Gestión de Repuestos

La inadecuada gestión de los repuestos es aún uno de los inconvenientes frecuentes en

las empresas para garantizar el oportuno mantenimiento y por tal la continuidad operativa de

sus equipos, plantas y/o instalaciones, problema que se evidencia con más frecuencia en el

país en la pequeña y mediana empresa en tanto muchos de sus directivos subestiman la

importancia de la adecuada gestión de inventarios y permiten, de entre otros casos, que recién

en los mantenimientos correctivos se identifiquen fallas para tomar decisiones, si es que lo

hacen, de tener programas de mantenimiento y niveles aceptables de repuestos que los

respalden.

El planteamiento correcto del mantenimiento de instalaciones y/o equipos, sea éste

predictivo, preventivo, correctivo, etc. contribuye en dimensionar correctamente los niveles

de inventario de repuestos a mantener, una vez con este input el gestionar los repuestos

correctamente ayudará a tener capacidad de respuesta ante los inconvenientes que puedan

aparecer en la operación y uso de las instalaciones y equipos.

Previo también a la gestión de inventarios es importante contar con proveedores

correctamente seleccionados en función de su capacidad para atendernos oportunamente y

que garanticen la disponibilidad de repuestos, tal como lo recomienda la Norma ISO 9001

Versión 2008 en la sub-sub-cláusula 7.4.1 Proceso de Compras “La Organización debe

evaluar y seleccionar proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de

acuerdo con los requisitos de la organización”.

Tener una perspectiva de Satisfacción al Cliente al momento de tomar nuestras

decisiones es crucial en el servicio de repuestos tal como refieren René Botter and Leonard

Fortuin en su caso de estudio: Stocking strategy for service parts.

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El proceso de selección de proveedores debe ayudarnos en el propósito señalado

anteriormente, y éste es un problema típico multicriterio que involucra factores tanto

cualitativos como cuantitativos según exponen Juan Carlos Osorio; Diana Carolina

Arango; Christian Ernesto Ruales, en su publicación Selección de proveedores usando el

despliegue de la función de calidad Difusa.

Recordemos que las personas y organizaciones no somos autosuficientes para auto-

abastecernos de las necesidades que tenemos, por tal nos vemos en la imperiosa necesidad de

que otros nos den bienes y servicios, allí aparecen los proveedores de repuestos y su

propósito es justo entregarnos esos productos esperando satisfacer expectativas de plazo,

calidad, precio, etc. de sus clientes. Si no se es consciente de esto es posible que la rotura de

stock de repuestos por falta de abastecimiento sea latente. Así:

Según Fortuin & Martin, en general tres situaciones de gestión de repuestos se distinguen:

1. Servicio de repuestos para mantener las propias instalaciones.

2. Servicio de repuestos para atender los sistemas en los sitios donde están los clientes.

3. Servicio de Repuestos para reparar productos del consumidor final.

Para cualquier situación de gestión y control de inventarios de repuestos, algunas

preguntas básicas como las siguientes deben ser resueltas para apoyarnos en el propósito de

gestionar adecuadamente estos inventarios:

Prov

eedo

r -Tiene o ha desarrollado las capacidades para entregarnos los repuestos de manera oportuna en tanto cuenta con una visión enfocada a satisfacer al Cliente (Organización)

Org

aniza

ción

-No se afecta por roturas de stock de repuestos debido a que su proveedor tiene la capacidad para atender oportunamente. -Gestiona correctamente los niveles de inventario de repuestos para garantizar la continuidad operativa de sus equipos, planta y/o instalaciones y así no efectar al producto que elabora para el Cliente Final.

Clie

nte

Fina

l No se ve afectado por alteraciones en la calidad del producto o en los plazos ofrecidos por parte de su Proveedor (La Organización) al no tener éste último inconvenientes en la operacion de sus equipos, plantas y/o instalaciones.

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1. ¿Qué repuestos deben almacenarse?

2. ¿Dónde los repuestos deben almacenarse?

3. ¿Cuánto stock debe haber por cada repuesto (punto de re-orden y cantidad a

comprar)?

Ya en la gestión del inventario de repuestos, errores administrativos como los listados a

continuación pueden afectar el mantenimiento y por tal la operación:

Atrasos de material:

Espera por materiales

Tiempo de viajes para obtener materiales

Tiempo requerido para transportar materiales

Tiempo requerido para identificar materiales

Tiempo requerido para encontrar materiales sustitutos

Tiempo requerido para encontrar los materiales en los almacenes

Tiempo requerido para tramitar una orden de compra

Pérdida de tiempo debido a:

Otras actividades con retraso debido a los materiales

Materiales equivocados planificados y entregados

Órdenes de compra con materiales equivocados

Materiales fuera de stock

La Planificación es un elemento importante que permitirá que la gestión de inventarios

se desarrolle convenientemente y sea eficaz. El asegurar el stock y disponibilidad de todos los

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materiales necesarios para realizar un trabajo de mantenimiento ayudará a que los retrasos

mencionados anteriormente sean eliminados, la pregunta se reduce a ¿qué es lo que se

necesita de inventario y de adquisiciones para ser eficaz en la gestión? La siguiente

información es la mínima requerida que puede ayudar en dicho propósito:

1. Información en tiempo real de los repuestos

2. Catálogo de inventario

3. Listado de los equipo “dónde se utiliza“ el repuesto

4. Piezas con orden de compra por centro de costo, departamento, equipamiento, etc.

5. Las cantidades disponibles que se precisan

6. Las fechas de entrega previstas

Otros puntos a considerar:

Saldos actualizados de todos los elementos, incluidos los repuestos, las reservas y las

devoluciones

Mantener un listado de piezas para cada equipo

Los costos de los repuestos y el historial del movimiento

Referencia cruzada de piezas de recambio con alternativos

Tener la capacidad de reserva de artículos para un trabajo

Poder notificar a un solicitante, cuando se recibe un ítem para un trabajo

Poder generar una orden de trabajo para fabricar o reparar un elemento

Tener la capacidad de notificar cuando es necesario reorganizar el ítem y hacer un

seguimiento de la recepción de reabastecimiento

Poder rastrear los pedidos, órdenes de compra, recibos y pedidos especiales

Tener la capacidad de producir informes de rendimiento, tales como la exactitud del

inventario, el volumen de movimientos, y agotamiento de las existencias

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La organización de los almacenes donde se tendrá los inventarios de repuestos también es

crítico para la productividad del mantenimiento y por tal de la operación, y tiene las

siguientes implicancias:

Almacenes Centralizados

Reducción de actualización de información en almacenes

Reducción de los costos laborales del personal

Aumento de viajes de operarios de Mantenimiento

Pérdida de productividad

Almacenes Descentralizadas

Reducido número de viajes para buscar repuestos

Aumento de la productividad

Aumento de actualización de información en almacenes

Aumento de costos laborales por almacén

Aumento de los niveles de inventario

Hay muchos tipos de repuestos que deben ser controlados a través de la Gestión del

inventario. Estas es una lista de algunas de las categorías más comunes, donde el análisis de

éstas ayudará a asegurar que los controles correctos se coloquen sobre los ítems más

importantes, mientras que los de menos importancia tienen menos controles:

Repuestos de libre uso, son materiales que tienen poco valor individual con gran

volumen de uso.

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Stock de ítems controlados, son similares a los elementos de ítem libre, a excepción

que su acceso es limitado, por tal requieren una aprobación previa con solicitud o el

número de orden de trabajo para el ítem

Repuestos críticos o piezas de recambio seguros, son los elementos que no tienen

mucho uso, pero debido al tipo de orden, la fabricación y los plazos de entrega se

debe mantener en stock en caso de que se necesitan

Piezas de recambio reparables, incluiría aquí elementos como bombas, motores, u

otros elementos que el costo de reparación (materiales y mano de obra) es menor que

el costo de reconstruirla. Estos artículos también son generalmente caros y estos

repuestos deben mantenerse en buenas condiciones ambientales

Consumibles, son elementos que se toman de los almacenes son usados y desechados

después de un período de tiempo de uso. Estos elementos pueden incluir baterías,

jabón, trapos, aceites, etc. No se realiza un seguimiento de uso.

Herramientas y equipos, en algunas empresas, herramientas y equipos se mantienen

en la ubicación de los almacenes o en un depósito de herramientas y anotados como

artículos de inventario. Sólo se rastrean las herramientas con un valor concreto alto o

donde hay relativamente pocas en toda la compañía. No se debe rastrear las

herramientas de mano común

Clasificación de los repuestos mediante el análisis ABC

1. Ítems “A” son el 20% del stock de ítems y 80% del total del inventario valorado

2. Ítems “B” son el 30% del stock de ítem de repuestos y 15% del total del valor del

inventario

3. Ítems “C” son el 50% del stock de repuestos y 5% del costo total del inventario

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Tipo “A” son de costo alto, elementos de este tipo con seguridad deben estar en el almacén.

Es bueno contar con políticas de inventario riguroso en el uso y circulación de estos artículos.

Dado que hay relativamente pocos ítems “A”, el control de éstos no es difícil. Los del tipo

“B” son más numerosos que los “A”, pero no tan costosos. Estos elementos también deben

ser controlados con un método de seguimiento estricto.

Mediante el control de los artículos “A” y “B”, se está controlando sólo aproximadamente el

50% del total de los artículos del inventario, pero alrededor del 95% de los costos.

La clase “C”, representa alrededor del 50% del número total de los elementos, pero sólo

alrededor del 5% de los costos. Es un desperdicio de tiempo y energía para tratar de controlar

elementos “C” para el nivel que hace con “A” y “B”.

Costos comunes en el inventario:

Costo de capital asociado en la pieza de recambio, 15%

Costo de funcionamiento del espacio de almacenamiento, alquiler, impuestos el costo de la

energía, agua, seguros, gastos de mantenimiento, 5%

Costo de la ocupación de espacio, alquiler y amortización, 8%

Costo de la contracción del inventario, obsolescencia, deterioro, robo, contaminación, 5-10%

Como consecuencia el costo real total de administrar los artículo de inventario por año, puede

llegar entre el 30 al 40% del valor del ítem.

Dado que los costos de los inventarios son tan altos, ayudará tener algunas

consideraciones para disminuir costos. ¿Qué otras actividades se pueden hacer para reducir o

controlar estos costos? :

Estandarización de equipos de la planta

Estandarización de los proveedores

Alianzas con proveedores

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Localización de almacenes en áreas clave

Especificación precisa de los repuestos y de proveedores

Reducir o eliminar piezas de repuesto obsoletas

Reducir la cantidad de desperdicio

Control de piezas de repuesto “desaparecidas”

El planeamiento y control del inventario apropiado de las piezas de repuesto es un

componente crítico de un programa eficaz de la gestión de los activos. Si las piezas correctas

no están al alcance cuando son necesitadas para el mantenimiento rutinario o las reparaciones

el tiempo muerto se prolongará más allá de lo necesario. Si muchas piezas están disponibles

en almacén, la empresa incurre en costos excesivos además de los gastos indirectos de llevar

el inventario, corresponde por tal implementar estrategias adecuadas para manejar el

inventario de repuesto para ayudar a la gerencia eficaz de los activos.

El stock de seguridad dependerá de dos factores que el responsable de gestionar el

inventario de repuestos deberá equilibrar.

De un lado está el riesgo de no tener el repuesto durante el período de abastecimiento

Por otro el costo que significa tener un inventario alto de repuestos.

El stock de seguridad está destinado para ser usado en caso que se produzca un alza en la

demanda media durante el período de espera por reposición del repuesto.

Para determinar el nivel del inventario de seguridad se usa el concepto del nivel de servicio.

Clasificación de los repuestos:

Los repuestos necesitan ser evaluados en términos de costos y criticidad. El análisis

ABC de Pareto entrega una buena alternativa para clasificar los repuestos de acuerdo a su

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costo. Para definir el criterio para la criticidad del repuesto puede analizarse de la siguiente

forma:

1. Criticidad Alta, CA. Repuestos que son esenciales para la operación.

2. Criticidad moderada, CB. Repuestos que podrían tener un impacto leve a moderado

negativamente en la operatividad si ellos no están disponibles.

3. Criticidad Baja, CC. Repuestos que no son absolutamente esenciales para la continuidad

operacional del equipo, planta o instalaciones.

Gestión del Inventario:

La clasificación eficiente de los productos apoya el establecimiento de los niveles de

existencias de seguridad. El correcto nivel de inventario de seguridad de cada producto

depende, entre otras cosas, del pronóstico de su demanda, su tiempo de entrega, así como

riesgo de la obsolescencia. Alcanzar el punto óptimo de los niveles de inventario específico

no es posible cuando la gestión de productos es en grupos.

Debido a la gran cantidad de repuestos de recambio, la gestión manual de los parámetros de

control de inventario para cada artículo y la ubicación de ítems no es factible. Esto significa

que al menos un cierto nivel de automatización se debe aplicar a la gestión de inventario. Los

métodos para el cálculo de los niveles de existencias específico de seguridad para piezas de

repuesto, deben ser analizados y adecuados para cada situación.

Para determinar los puntos de re-ordenamiento de los niveles de existencias y de seguridad

para las piezas de repuesto lo más adecuado es la ayuda de la simulación:

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Básicamente, un modelo de simulación para replicar el proceso de reposición de

inventario se crea teniendo, por ejemplo, los plazos de entrega y las limitaciones de

tamaño del lote.

Datos de la demanda real, con sus alzas naturales y los períodos, se utiliza como datos

de entrada cuando el software lleva a cabo numerosas simulaciones para encontrar el

punto más eficiente de los parámetros de control de inventario que cumplan los

objetivos de nivel de servicio deseado.

Así pues, la naturaleza del proceso de reposición, el patrón de la demanda individual

de cada elemento, así como el plazo real pueden tenerse en cuenta en la optimización

de los parámetros.

Las decisiones de Inventariar:

Las limitaciones del tiempo de demora en la entrega y la criticidad de los elementos

específicos hacen que sea necesario almacenar determinados repuestos para el usuario. Sin

embargo, para la mayoría de los artículos, es posible elegir la más rentable entre varias

opciones de entrega. La opción de entrega más eficiente depende de la demanda del

elemento, su valor, y los costos de la entrega o las opciones de almacenamiento.

La regla general es que almacenan ítems con bajo valor económico y con altos

volúmenes de uso, mientras que los artículos caros y que rara vez se usan se ordenan sólo

cuando hay demanda. Sin embargo, los costos específicos del producto y del proveedor a

menudo varían considerablemente y por lo tanto tienen un impacto sobre la opción de entrega

más eficiente para cada uno de los ítems específicos. Los costos y la demanda también

pueden cambiar con el tiempo, lo que hace necesario re-evaluar periódicamente las

decisiones de inventariar.

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Resumiendo, es posible minimizar el capital invertido en el inventario sin poner en

riesgo los equipos y el tiempo de inactividad de producción o de las interrupciones

ocasionadas por el mantenimiento, para lograr esto se debe:

1. Aislar las fuentes de demanda de piezas de repuesto.

2. Mejorar los procesos para la creación de un inventario de las necesidades previstas.

3. Mejorar el cálculo del stock seguridad.

4. Mejorar los procesos de necesidades de partes no previstas.

5. Optimizar pedido de partes y piezas.

1.- Aislar las fuentes de la demanda:

Existen dos tipos principales de demanda que impulsan el inventario de piezas de repuestos:

a) Los requerimientos planificados, que incluyen:

Piezas utilizadas durante el mantenimiento programado, la limpieza o la inspección de

calidad de los procesos de. La mayoría de estos artículos son de consumo, y los

requisitos para ellos son predecibles en el tiempo.

Las piezas de recambio cuya necesidad se puede predecir por la edad y condición de

los equipos y el tiempo medio entre fallos cuyos datos son proporcionados por el

fabricante.

b) Los requisitos no planificados, que se derivan de fallos imprevistos en el equipo o

accidentes.

2. Mejorar los procesos de planificación de requerimientos:

Los típicos inventarios de piezas de repuesto previstos pueden ser minimizados a través de:

El cumplimiento riguroso de los procesos de control de inventario.

Datos exactos sobre la cantidad en inventario.

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Datos con precisión sobre los tiempos de abastecimiento.

Datos precisos sobre tiempo medio entre fallos.

Ciclos de mantenimiento programado conocidos.

Listas de piezas con precisión para los requisitos de las de órdenes de trabajo de

mantenimiento preventivo.

Flexibilidad del sistema de inventario para hacer la actualización y sustituir las piezas

en forma oportuna a través del sistema formal.

3. Mejorar el cálculo del stock de seguridad

El cálculo de la cantidad del stock de seguridad implica múltiples variables, tales como:

Verificación si el equipo de apoyo se encuentra todavía en servicio.

Costo de la pieza.

El tiempo de entrega más corto de todas las fuentes, incluyendo el almacenamiento

fuera del almacén, los puntos de distribución de los proveedores, y otras instalaciones.

Tiempo medio entre fallos y desviación estándar de la vida de la parte.

Criticidad de los equipos de la parte o repuesto que se usa.

Disponibilidad de piezas de sustitución o de trabajo en torno a los procesos.

4: Mejora del proceso para requerimientos no planificados.

Es común en los inventarios de repuestos a menudo tener componentes principales para la

misión de los equipos críticos en una cantidad adicional. Estos componentes con frecuencia

se adquieren al mismo tiempo que el equipo y que se capitalizaron como parte de la compra

total. En todas las instalaciones muy a menudo en varios sitios se duplican estos componentes

y rara vez es necesario usarlas hasta que se retiran los equipos, resultando en la necesidad de

descartar esencialmente componentes nuevos.

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La comparación de las existencias de componentes disponibles en diferentes sitios y la

reducción de los inventarios de componentes cuando el equipo se acerca a su fecha de

sustitución puede reducir al mínimo esos gastos.

Para maximizar el intercambio entre múltiples sitios, el personal deberá aplicar rigurosamente

un sistema común de describir las partes de manera que las búsquedas de los inventarios de

los sitios devuelvan resultados correctos con rapidez.

Cada vez son más eficaces los programas de mantenimiento para reducir la demanda de los

inventarios no planificados de partes y repuestos. La realidad indica, sin embargo, que nunca

la demanda de estos componentes se reduce a cero.

5. Optimizar el pedido

Idealmente, cada parte se ordena cuando la demanda proyectada generada a partir de un

programa para trabajos de mantenimiento excede a la cantidad en la mano, menos existencias

de seguridad.

La orden de compra con fecha de vencimiento se calcula como sigue:

Empezar con la fecha requerida por el mantenimiento preventivo programado.

Adelantar esta fecha por el tiempo necesario para la recolección y armado del material

para la orden de trabajo de mantenimiento.

Adelantar esta nueva fecha por la recepción interna, la inspección, y el tiempo de

prueba.

Adelantar esta nueva fecha por el tiempo de entrega desde el sitio proveedor o punto

de distribución para el punto de recepción.

Adelantar esta nueva fecha exactamente al tiempo de abastecimiento del proveedor.

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Adelantar la nueva fecha por algún factor de seguridad de tiempo (en caso necesario

sobre la base de proveedor y la fiabilidad de transporte).

Adelantar la nueva fecha por el tiempo para el procesamiento interno de la orden de

compra y la aprobación.

Las Oportunidades para la reducción de costos incluyen:

Reducción al mínimo de los requisitos de la orden negociados con el proveedor.

Introducir iniciativas en la cadena de suministro, tales como la consolidación de

proveedores y pedidos electrónicos.

La eliminación de tiempos de seguridad utilizados para garantizar la entrega oportuna

de las partes. Tiempo de seguridad (que no debe confundirse con el stock de

seguridad) con frecuencia puede ser reducido o eliminado cuando los programas y

comunicación con el proveedor son buenos.

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Referencias

Traducción oficial de la Norma ISO 9001 Versión 2008, de la Organización Internacional de

Normalización.

Juan Carlos Osorio ; Diana Carolina Arango ; Christian Ernesto Ruales, Selección de

proveedores usando el despliegue de la función de calidad Difusa,

René Botter and Leonard Fortuin: Eindhoven University of Technology, Faculty for

Technology Management, Paviljoen F.18, P.O. Box 513, NL 5600 MB Eindhoven, The

Netherlands (e-mail: L. Fortuin@tm.tue.nl)