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GESTIÓN DE RECURSOS

MATERIALES

EDUCADORES ASOCIADOS

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5. GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES

Conjunto interrelacionado de criterios, procedimientos y normas orientadas a la racional adquisición, suministro, empleo y conservación de los bienes y servicios que requiere la institución educativa. Bienes y servicios que constituyen parte de los factores que hacen posible la labor educativa.

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5.1. LOS RECURSOS MATERIALES

Como puede observarse, están dados por los bienes y servicios. Veamos en qué consiste cada uno de ellos:

5.1.1. BIENES

Están constituidos por aquellas cosas materiales, físicamente tangibles y mensurables, cuyo uso está destinado a satisfacer necesidades o requerimientos de quienes operan dentro de una organización. Los bienes requeridos por una institución educativa están dados por la infraestructura, el mobiliario escolar, los equipos, útiles y materiales.

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En torno a la infraestructura se desenvuelven las funciones administrativas de adquisición o construcción, mantenimiento y seguridad de terrenos y edificaciones como aulas, locales administrativos e instalaciones deportivas.

En lo que concierne a los locales educativos debemos tomar nota que responden a una serie de características como el nivel educativo, la zona geográfica, los diversos servicios que ofrece, etc.

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Factores que han sido estudiados y difundidos por la UNESCO y la OEA y que han sido buscado ser aplicados por los Ministerios de Educación de América Latina y el Perú.

En cuanto a la construcción de locales, si bien los directivos de las instituciones educativas no tienen que ser expertos en el tema, deben conocer los referentes normativos básicos como el Reglamento Único de Licitaciones y Contratos de Obras Públicas (RULCOP), el Reglamento Nacional de Construcciones y la Ley Anual de Presupuesto, que orientan el manejo de los recursos económicos del Estado

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Las principales etapas del proceso de construcción de locales son las siguientes:

Diagnóstico: consiste en el estudio de la situación (demanda y déficit) de aulas, locales, servicios, etc.

Planeamiento y Presupuesto: que implica la elaboración del proyecto acompañado de planos, especificaciones, medios para cada partida, costo unitario de materiales y presupuestos por partidas.

Licitación y Buena Pro: convocatoria para cubrir con los requisitos de construcción del local escolar.

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Adjudicación y contrato: Proceso formal de suscripción oportuna del contrato, en la fecha y lugar adecuados.

Ejecución y supervisión: La obra debe iniciarse dentro de los 30 días de firmado el contrato y su vigencia rige a partir de la fecha de entrega del terreno o del adelanto en efectivo.

Recepción y liquidación: Se designa una comisión de recepción, la cual previa verificación, da su opinión. La entidad constructora puede corregir los errores.

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Corresponde a los materiales diferencias aquellos destinados para sostener la labor administrativa de aquellos cuyo destino es la labor educativa. En el caso de estos últimos, por su uso y destino se diferencian en material audiovisual, biblioteca virtual (internet, e-mail, data display, multimedia, videoconferencia). Modernamente dichos materiales se clasifican en:

• Sonoros: casetes, radios, etc.

• Visuales: de material impreso, libros, separatas, manuales, revistas, etc., de lenguaje icónico directo (pizarra, rotafolios); y de imagen proyectable (retroproyector, proyector de slides o de filminas).

• Audiovisuales: cine, audiovisión o sonovisión).

• Materiales electrónicos: correo electrónico, internet, CD.ROM, multimedia, DVD, software.

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En cuanto al mobiliario, poco a poco se ha ido evolucionando de las grandes carpetas, para dos o tres alumnos, a las carpetas unipersonales, que siguen teniendo importancia para eventos de aprendizaje tipo conferencia o exposiciones; al mobiliario actual compuesto por sillas y mesas personales, cuyo uso otorga mayor flexibilidad y adaptación a las dinámicas de los procesos pedagógicos.

Finalmente en cuanto a los medios debe considerarse equipos inherentes a los requeridos en las exposiciones, los talleres de diversas especialidades, laboratorios, gabinetes de cómputo, ciencias e idiomas y la biblioteca escolar.

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5.1.2 Los Servicios

En términos generales, están constituidos por las prestaciones laborales que los trabajadores de planta (docentes y administrativos), como terceras personas brindan a la institución educativa. Se trata de recursos no tangibles que se miden y cuantifican en razón al tiempo o al resultado producido, pero también se valoran como componentes claves del ambiente social que aquellos genera.

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En ese sentido, la buena actitud docente para con los alumnos y padres de familia, tanto como la gentileza, el buen trato del personal administrativo pueden marcar la diferencia de una institución educativa respecto de otra.

Esto reviste mayor importancia cuando se trata de entidades prestadoras de servicios como las instituciones educativas. Los servicios internos resultan clave y fundamental, al punto que, de aquellos depende la calidad de las mismas.

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Ahora bien, los únicos servicios que cuentan financieramente son los servicios laborales que prestan terceros o servicios de terceros, asumiendo que los servicios de maestros y administrativos de planta son financiados por el estado.

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5.2 EL SISTEMA

Dependiendo del tamaño y grado de complejidad de la institución educativa, pueden darse tres situaciones: de un lado, el manejo realizado directamente por la dirección o la secretaría, de otro lado, el manejo por un área o unidad de abastecimiento, o cuando se trate de instituciones de gran desarrollo y complejidad o el manejo por dependencias diferenciadas de abastecimiento y de almacén.

Cuando se involucra todo un sistema se sustenta en tres subsistemas:

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5.2.1 Subsistema de Información

Es el conjunto de procesos destinados a garantizar el flujo de información que requiere y genera la previsión de requerimientos, la catalogación, provisión, registro y control de bienes y servicios que deben satisfacerlos.

Como se puede apreciar en la siguiente tabla que se presenta a continuación, reviste diversidad de procesos técnicos, criterios y el uso de instrumentos.

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PROCESO TÉCNICO CRITERIOS INSTRUMENTOS

Programación del AbastecimientoPrevé los requerimientos de bienes y servicios y su correspondiente satisfacción, dependencia por dependencia.

PriorizaciónAusteridad

- Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)- Orden de Servicio

CatalogaciónContiene, depura, homogeniza y codifica la información referida a los bienes y servicios disponibles.

CatalogaciónClasificaciónCodificación

- Catalogo Nacional

Registro de proveedoresRecoge, analiza, evalúa y archiva la información referida a los ofertantes o vendedores y/o prestadores de bienes y servicios.

Análisis Evaluación

- Listado de proveedores- Cuadro comparativo de cotizaciones.

Registro y ControlDiseña y adecúa formularios destinados a asentar y verificar la información referida a los bienes y servicios previstos o disponibles.

SupervisiónMonitoreo

- Formularios- Relación de PECOSAS- Registro proceso de órdenes de compra.- Registro proceso de órdenes de servicios.

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Si bien todos los procesos técnicos son importantes, merece un comentario especial el de registro de proveedores que gravita sobre las adquisiciones.. Allí radica la información sobre los ofertantes de bienes y servicios, punto de partida de las decisiones en torno a unos y otros, así como del riesgo de comprometerse incorrectamente.

MBA.CPCC. JOSÉ M. PUICAN C. 17

5.2.2 Subsistema de Negociación

En este caso se trata de procesos destinados a formalizar y consolidar la tenencia o disponibilidad de los bienes y servicios, en base a las necesidades previstas y la capacidad económica del centro Educativo (CE).

PROCESO TÉCNICO CRITERIOS INSTRUMENTOS

Adquisiciones (compras)Proceso que formaliza y garantiza la tenencia o disponibilidad de los bienes y servicios requeridos.Modalidades principales:-Licitación pública o concurso- Adjudicación o compra directa

PrecioCalidadOportunidadEspecificaciones técnicas

Ley de PresupuestoRegistro Único de Adquisiciones (RUA)CotizacionesOrdenes de compraOrdenes de Servicio

Recuperación de bienesProceso por el cual es posible tener dominio de aquellos bienes cuya propiedad fue perdida por descuido, deterioro, abandono, robo, uso indebido, merma u obsolescencia

Preservación-Reportes- Informes

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5.2.3 Subsistema de Utilización y Preservación

Es el conjunto de procesos orientados al almacenamiento, preservación, distribución y empleo final de los bienes y servicios del que dispone el centro Educativo (CE).

Conforme se puede apreciar en el siguiente cuadro esquemático:

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PROCESO TÉCNICO CRITERIOS INSTRUMENTOS

AlmacenamientoProceso que ubica y custodia temporalmente los bienes adquiridos, en un determinado espacio físico o almacén

OrdenamientoClasificaciónSeguimiento

- Bin card- Kardex o Existencias valorada de almacén- Auxiliar estándar

MantenimientoProceso destinado a preservar el óptimo estado de los bienes disponibles para garantizar su operatividad y período útil de duración.

ConservaciónMinimizaciónde costos

-Reportes- Informes

SeguridadProceso mediante el cual se previene y evita situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas y los bienes institucionales.

AnálisisEvaluación

- Listados- Reportes

DistribuciónProceso referido al traslado, reparto y reposición de los bienes y servicios requeridos a las dependencias solicitantes.

CoordinaciónVariaciones en las necesidadesOportunidad

- Formularios

Disposición FinalProceso destinado a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes y servicios distribuidos.

Preservación - Reportes- Informes

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La dinámica y movimiento que sustentan tales procesos implican un flujo procedimental, que en su versión simplificada reproducimos en el esquema que presentamos a continuación:

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REQUERIMIENTOS(Dependencias)

ABASTECIMIENTO(Unidad de Abastecimiento)

ALMACÉN

CONTABILIDAD• Giro

de cheque

BIENES• Bienes Corrientes

- Solicitud- PECOSA

• Bienes de capital- Solicitud- PECOSA

SERVICIOS- Solicitud de Servicios de

terceros

- Programación

BIENES• Consolidado de

requerimientos (verifica si pueden o no ser atendidos total o parcialmente por

almacén) (considera stock)

• Cotizaciones (solicitud de cotizaciones, cuando es

de menor cuantía)• Formulación de Orden de Compra (considerar la necesidad de stock)

SERVICIOS• Formulación del Pedido de Servicio y la Orden de

Servicio

- Catalogación- Registro de proveedores

- Distribución- Disposición final

• Cuadro comparativ

o de cotizacione

s• Ejecución

de la compra.

Adjudicación

SERVICIOS• Contratación

dependiendo del monto

• Adquisición• Recuperación

de bienes

FORMALIZACIÓN Adquisiciones

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Como puede observarse, el flujo se inicia con los requerimientos generados a partir de las necesidades de las dependencias y sus correspondientes puestos de trabajo. Requerimientos de bienes y servicios, explicitados en solicitudes y las tradicionales PECOSA’s (Pedidos Comprobantes de Salida).

El paso siguiente corresponde al abastecimiento, que en el caso de los bienes tiene como primer componente procedimientos de formalización como la consolidación de los requerimientos, la solicitud de cotizaciones y la formulación de las órdenes de compra.

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Asimismo, la formulación de pedidos de servicios y la correspondiente orden de servicio, en el caso de los servicios.

El soporte principal, como veremos luego, corresponde a las adquisiciones en torno a las cuales se definen los cuadros comparativos de cotizaciones, la ejecución de las compras y la adjudicación de los bienes, que luego van a ser ingresados al almacén.

Por supuesto, nos estamos limitando a las adquisiciones de bienes de menor cuantía.

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El paso siguiente corresponde al almacén, cuando se trata de bienes, correspondiéndole la recepción, custodia y distribución, así como el mantenimiento y control de los bienes adquiridos.

Cuando se trata de servicios, el paso concierne a la oficina encargada de girar el cheque por los servicios prestados.

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5.3 EL ABASTECIMIENTO

Constituye el epicentro de la gestión de los recursos materiales, y, como su nombre lo indica, es responsable del aprovisionamiento de los bienes y servicios que la institución educativa requiere.

Entiéndase por adquisición a la forma de obtener un bien o un servicio, incluyéndose las donaciones, para lo cual se debe tener en cuenta la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado que permite el suministro de bienes y prestación de servicios no personales del sector público.

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Como es conocido, existen tres modalidades de adquisición: licitación pública, concurso público y adjudicación directa.

Como hemos señalado anteriormente, la licitación pública tiene que ver con obras de infraestructura o la adquisición de materiales y medios a gran escala. Su ejecución es conducida directamente por el Ministerio de Educación, sus órganos intermedios o por instancias administrativas internas en el caso de las Universidades.

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En algunos casos cuando los montos de las adquisiciones no superen el monto fijado por la Ley de Presupuesto, será necesario solicitar tres (3) cotizaciones, elaborar un cuadro comparativo con las propuestas obtenidas que permita elegir la más conveniente. El valor a pagarse deberá guardar coherencia con los precios del mercado. Los criterios que deben tenerse en cuenta para la adquisición de bienes y servicios son:

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Calidad del producto.

Durabilidad.

Precio.

Requerimientos técnicos específicos.

Tiempo de entrega.

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5.4 ALMACÉN

Constituye el ambiente o establecimiento donde se depositan y custodian los bienes adquiridos, así como se llevan a cabo los procesos mediante los cuales se ponen a disposición de quiénes los requieren.

En instituciones educativas más o menos complejas pueden involucrar un movimiento que da pie a un flujo administrativo previamente diseñado y debidamente ordenado.

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El punto de partida de las actividades que se desarrollan en el almacén, corresponde a la recepción de los bienes la cual se sustenta en las características de la orden de compra respectiva, siguiéndole la custodia, distribución y su correspondiente control.

Paralelamente le corresponden acciones de ordenamiento y preservación de los bienes, preservación que debe tener carácter preventivo y no solo correctivo, así como brindar la seguridad a las instalaciones, mobiliario y equipos, finalmente el registro y control de los bienes debidamente codificados.

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En cuanto a la distribución y control, los procedimientos básicos tienen que ver con los registros de entrada y salida, bien por bien, a través del control visible de almacén (Bin Card) y su correspondiente registro en tarjetas valoradas por cada bien o grupo de bienes a través del Kardex o Existencias Valoradas de Almacén.

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A L M A C É N

RECEPCIÓN Y ORDENAMIENTO

CONTROLMENSUAL

DISTRIBUCIÓNY

CONTROL DIARIO

• Verificación (Guía de remisión, orden de compra y bien físico)• Ingreso (firma de Guía de remisión) • Ordenamiento

• Distribución (PECOSA )

• Control Visible de Almacén (Bin Card) (registro de entrada y salida bien por bien)

• KARDEX o Existencias Valoradas de Almacén (para la valoración o importe bien por bien)

• Informe de órdenes de compra

• Informe de PECOSAS

• Informe de órdenes de servicios

-Registro y control- Almacenamiento-Mantenimiento- Seguridad

-Distribución- Disposición- Recuperación de bienes