GESTIÓN DE LOS PROVEEDORES

Gestión de Calidad

PROVEEDOR-CLIENTE

Compañía APROVEEDOR

Suministra materiales, servicio e

información a la compañía B

CLIENTE

CATEGORÍAS DE CLIENTE

• Laboratorio usuario

• Recibe producto final

EXTERNO

• Recibe de usted un producto o servicio

• Proveedor

INTERNO

PR

OV

EED

OR

EX

TER

NOLaboratorio

químico o farmacéutico que suministra reactivos

CLI

EN

TE

INTER

NOÁrea

administrativa encargada de la recepción de materiales comprados

PROVEEDOR INTERNO: área de preparación del paciente,

identificación y toma de muestra.

CLIENTE INTERNO: área de

conservación y transporte de muestras

CLIENTE INTERNO:

Laboratorio de química

clínica

CLIENTE INTERNO:

Laboratorio de virología

• Laboratorio de radiologíaPROVEEDOR

INTERNO

• Secretaria área de elaboración del informe con resultado

CLIENTE INTERNO

PROVEEDOR-CLIENTELa red realiza de muestras para la confirmación de

casos y caracterización de cepas (patrones de resistencia a los antimicrobianos, serotipificación, genotipificación por ejemplo) que permita la notificación de casos confirmados por el laboratorio de referencia.

A su vez, el laboratorio de referencia al confirmar y caracterizar la muestra o la cepa, respectivamente puede ser el proveedor de información para su cliente interno de la red.

• Laboratorio de diagnóstico por VIH/sida

¿?

• Área de emisión de informes

¿?

Área de emisión de informes

Servicio de terapia intensiva

Paciente Profesional médico

PROVEEDORES INTERNOS

SATISFACCIÓN DEL

CLIENTE EXTERNO

Los siguientes son otros ejemplos de errores controlables que también proveen un alto grado de insatisfacción:

• Emisión de resultado falso negativo para la prueba de serología de un paciente infectado con VIH-1• Confusión de tubos con muestras positivas y negativas de serologías en estudios de histocompatibilidad en programa de diagnóstico de transplantes renales.• Deficiente identificación del paciente en la realización de una ecotomografía.• Extravío o pérdida de muestras para diagnóstico de infección por virus hepatitis C en el Laboratorio.• Reciclaje de tubos de muestra plásticos o puntas de micropipetas por falta de recursos económicos para disponer de material fungible en cantidad suficiente. Normalmente esta costumbre genera problemas de resultados erróneos por contaminación de muestras, alteración de parámetros físico-químicos de las muestras y gastos por concepto de lavado y esterilización de material fungible

PROVEEDORES EXTERNOSSuministran equipos y materiales

En salud pública los proveedores externos de los laboratorios se pueden ampliar a las fuentes proveedoras de información clínico-epidemiológica, unidades bioestadísticas del Ministerio, sistemas de alerta, centros colaboradores internacionales para el desarrollo de programas de evaluación externa del desempeño o de capacitación, bibliotecas virtuales, donantes internacionales para el fortalecimiento institucional de las redes de laboratorios, etc.

Entre el cliente y el proveedor debe existir confianza mutua y cooperación, así como la decisión de vivir y dejar vivir, con base a las responsabilidades que las empresas tienen respecto del público. Con este espíritu, ambas partes deben practicar los diez principios siguientes:

• Principio 1: Tanto el cliente como el proveedor son totalmente responsables por la aplicación del control de calidad, con comprensión recíproca y cooperación entre sus sistemas de control de calidad.

• Principio 2: El cliente y el proveedor deben ser independientes uno del otro y respetar esa independencia de manera recíproca.

• Principio 3: El cliente tiene la responsabilidad de suministrar al proveedor información clara y adecuada sobre lo que se requiere, de modo que el proveedor sepa con toda precisión qué es lo que debe fabricar.

• Principio 4: Antes de entrar en transacciones de negocios, el cliente y el proveedor deben celebrar un contrato racional en cuanto a cantidad, calidad, precio, condiciones de entrega y forma de pago.

• Principio 5: El proveedor tiene la responsabilidad de suministrar una calidad que sea satisfactoria para el cliente, así como de entregar los datos necesarios y actualizados a solicitud del cliente.

• Principio 6: El cliente y el proveedor deben acordar previamente un método de evaluación de los artículos que sea aceptable y satisfactorio para ambas partes.

• Principio 7: El cliente y el proveedor deben incluir en el contrato los sistemas y procedimientos que les permitan solucionar amistosamente las posibles discrepancias cuando surja algún problema.

• Principio 8: El cliente y el proveedor, teniendo en cuenta el punto de vista de la otra parte, deben intercambiar la información necesaria para ejercer un mejor control de calidad.

• Principio 9: El cliente y el proveedor deben siempre controlar las actividades comerciales, tales como los pedidos, la planificación de la producción y los inventarios, los trabajos de oficina y los sistemas, de manera que sus relaciones se mantengan sobre una base amistosa y satisfactoria.

• Principio 10: En el desarrollo de sus transacciones comerciales, el cliente y el proveedor deben prestar siempre la debida atención a los intereses del consumidor.

PROVEEDORES EXTERNOSLa importancia del proveedor en la

consecución de los objetivos de la organización.

El desarrollo de relaciones que beneficien a las dos partes, mediante la aplicación de negociaciones del tipo "gana-gana".

La adopción de una conducta de confianza, transparencia y honestidad.

CONTRATACIÓN

La contratación y subcontratación deben cumplir con la reglamentación de la organización y la legislación nacional o internacional, según sea el caso. Por ejemplo, las compras por parte del Estado deben ser realizadas de acuerdo con las leyes y disposiciones vigentes, en las que se precisan aspectos como:

Características de la contratación de acuerdo con el monto de la compra.

Tipos de compra: centralizadas y descentralizadas.

CONTRATACIÓN

Tipos de compra: centralizadas y descentralizadas.

Requisitos de inscripción, evaluación y calificación de ofertas.

Compras directas, cotizaciones cerradas y licitaciones públicas.

Adjudicación del contrato.

Términos de referencia.

Sistema de control.

Régimen de contratación.

PLANIFICACIÓN TECNOLÓGICA DE LA INTERACCIÓN CON LOS PROVEEDORES

La cooperación entre proveedores y clientes demanda múltiples canales de comunicación, aun antes de elaborar el contrato, cuando ambas partes tienen que desarrollar la planificación tecnológica de los sistemas de comunicación y control que regirán sus actividades conjuntas.

La planificación debe incluir:

El significado de los requisitos de desempeño planteados en las especificaciones.

La cuantificación de los requisitos de calidad, confiabilidad y sostenibilidad.

La preparación de un plan de control de procesos para la elaboración. Dicho plan debe incluir técnicas de control estadístico del proceso que faciliten la detección temprana de problemas, la adopción de buenas prácticas de manufactura, etc.

La definición clara de defectos.

La estandarización de los métodos y pruebas de inspección para comprador y proveedor.

El establecimiento de planes de muestreo.

El establecimiento de los niveles de calidad.

El establecimiento de un sistema de identificación, detección y rastreo de lotes.

El establecimiento de un sistema de contingencia frente a la posibilidad de que se presente un problema, especialmente de calidad.

ACTIVIDADES DE COOPERACIÓN

La cuestión de confiabilidad entre las dos organizaciones no significa la aceptación de cualquier entrega del proveedor, sino más bien que el proveedor tiene la responsabilidad de verificar que los suministros satisfagan los requerimientos del cliente.

Evaluación de las muestras iniciales del producto (cuando corresponda).

Manejo de la información sobre los diseños y cambios.

Vigilancia de la calidad del proveedor; es decir, supervisión de procedimientos, métodos, condiciones, procesos y registros, con el fin de asegurar que se cumplirán los requisitos especificados.

ACTIVIDADES DE COOPERACIÓN

se debe entregar la evaluación de cada lote, tanto al recibirlo, como sobre su comportamiento en el proceso.

Acciones sobre productos que no están conformes. En este caso debe contarse con procedimientos precisos que agilicen y definan los pasos a seguir, sin causar daño adicional a las partes, y que respondan, entre otras, las siguientes preguntas: ¿Qué se hará con ellos? ¿Quién los clasificará? ¿Cómo son los costos? ¿Cuál será el proceso para identificar las causas y evitar la recurrencia?

Mejoramiento de la calidad del proveedor.

ACTIVIDADES DE COOPERACIÓN

SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

Proporcionar productos o servicios de la calidad requerida.

Hacer las entregas a tiempo.

Hacer las entregas completas y en las condiciones de transporte necesarias.

Ofrecer un buen precio.

Prestar un buen servicio.

SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

Verificar en el mercado la reputación del posible proveedor.

Verificar la experiencia de otros clientes.

Evaluar proveedores, lo que puede incluir visitas para estudiar su capacidad para cumplir con los requisitos.

FUENTES PARA IDENTIFICAR LOS PROVEEDORES

El propio personal de la organización, bien porque en el pasado trabajaron como proveedores o porque lo hicieron en organizaciones que tenían otros proveedores (en ambos casos contamos con referencias).

Las publicaciones en revistas científicas de prestigio internacional, de los gremios o asociaciones de proveedores.

Los catálogos de productos.

Las asociaciones de compradores y productores.

El directorio telefónico (páginas amarillas).

Internet.

Otros directorios

CALIFICACIÓN DE LOS PROVEEDORES

La calificación de un proveedor tiene por finalidad garantizar que los productos o servicios que ofrece cumplen con ciertos estándares de calidad.

PRECALIFICACIÓNCRITERIOS

LEGALES Registro del establecimiento proveedorRegistro sanitario de los productos

ADMINISTRATIVOS Estructura organizacional y funcional.Alcance de las responsabilidades.Certificado de constitución.Referencias comerciales.

FINANCIEROS Referencias bancarias y Solidez económica.Capacidad de inversión.Proyecciones económicas.Sistema de pagos y descuentos.Pólizas de cumplimiento.Alcance de la responsabilidad financiera.Liquidez.

TÉCNICOS Sistema de producción y distribución. Sistema de calidad.Capacidad de planta. Control de los procesos y capacidad de los mismos. Documentación de los procesos.Garantía de calidad con los documentos de evaluaciones desensibilidad, especificidad, valores predictivos positivos y negativos Métodos de inspección y ensayo. Servicio técnico.Especificaciones de productos o servicios.Velocidad de respuesta. Evidencias de sensibilidad y especificidad, etc.

INDICADORES DEDESEMPEÑO

Porcentaje de lotes rechazados.

Porcentaje de unidades defectuosas.

Costos por calidad deficiente.

Tiempo promedio para resolver un problema.

Porcentaje de pedidos incompletos.

Porcentaje de compras al precio más bajo.

Calidad del Servicio de entrega de productos (tiempo, cantidad y forma)

Número de visitas o asistencia en terreno (laboratorio o área de adquisiciones) para resolver reclamos

GRACIAS

http://www.youtube.com/watch?v=7Fv_j9-lpiw