UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Integrantes

Jorge NaranjoMayra MontalvánCésar Montalván Juan Pablo Angamarca José Miguel MaldonadoAngel Feijo

Agenda

ObjetivosPlantillasHerramientas y Técnicas

Objetivos

Presentar una lista de plantillas que pueden ser utilizadas en el proceso de Gestión de Adquisiciones.

Presentar una herramienta para la Gestión de Proyectos, la cual contiene un modulo para el proceso de compras.

Plantillas

A continuación se presenta las plantillas a utilizar con su respectiva descripción.

Plan de Adquisiciones

Debe describir cómo permanecerá la gestión del proceso de adquisiciones desde la planeación hasta el cierre del contrato

Actividades:

1. Considerar las políticas, normas, regulaciones y guías para las adquisiciones y/o compras dentro de la organización

2. Revisar y analizar los riesgos de las adquisiciones y/o compras del proyecto

3. Revisar y analizar el cronograma del proyecto, considerando tiempos y recursos para la adquisiciones del proyecto

4. Analizar las premisas, supuestos y restricciones del proyecto que puedan afectar el plan de adquisiciones

Descripción Producto Cantidad Costos Condiciones de Mercado Especificaciones Técnicas

Nombre Costos Capacidad Financiera Capacidad Técnica Criterios de Evaluación

Tipo de Contrato Costos Términos y Condiciones Forma y/o formato Documentación

Elaborado por :

Información Producto

Información Proveedores Potenciales

Plan de Adquisiciones

Información Contrato

Observaciones:

Declaración de Trabajo

Descripción de los elementos de las adquisiciones de manera detallada.

Descripción Especificaciones

técnicasCantidad deseada

Niveles de Calidad

UbicaciónDocumentación de

la forma del contrato

Reportes de Desempeño

Periodo Desempeño

Soporte requerido

Entregables

Realizado por:

Declaración de TrabajoAcerca del Producto, Servicio o Resultado

Observaciones :

Otras Especificaciones

Requerimientos de Cambio Surgen como resultado del proceso de plan de

compras o adquisiciones.

Alta ___ Media ___ Baja ___ Crítico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___

Observaciones y/o recomendaciones :

Fecha autorización

Autorizador Fecha Implementación (en

caso de aprobación)

Trámite de autorización del requerimiento

Aprobado Rechazado Postergado

REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS

Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio

Fecha solicitud del cambio:Originador del cambio:

Descripción del cambio :Razón del cambio :

OtrasOrganización

Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento

Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Cronograma

Plan de contratación

El plan de contratación consiste en preparar los documentos necesarios para soportar las respuestas de los proveedores a los requerimientos de adquisiciones y seleccionar los proveedores con las mejores propuestas.

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para el plan de contratación y las salidas generadas en el proceso.

Plan de contratación

Plan de Contratación

• Plan deadquisiciones

• Declaraciones detrabajo

•Toma de decisiones

• Plan del proyecto

• Documentaciónde adquisiciones

• Criterios de evaluación

• Actualizaciones

Insumos Salidas

Insumos

Plan de Contratación

• Plan de adquisiciones• Declaraciones de trabajo• Toma de decisiones• Plan del proyecto

Plan del proyecto: Proporciona una serie de documentosresultado de otros procesos de planeación que pueden contenermodificaciones y requieren ser revisados como parte del procesodel plan de contratación.

Técnicas para el plan de contratación

Se pueden utilizar formas estándar como contratos, descripciones para la adquisición de elementos, o versiones estandarizadas de todos o parte de los documentos necesarios de la oferta, como base para el plan de contratación.

Salidas

Documentación de Adquisiciones: Los documentos de adquisiciones se utilizan para solicitar propuestas a los posibles vendedores.

Salidas

Técnicos FuncionalesContractuales, legales y

reglamentariosCondiciones Comerciales

Fecha Entrega

Análisis requisitos de Producto, Uso y Ley

Preparación respuesta en formato Cliente

Trámite referencias y pólizas de Cumplimiento

Estimación de tiempo, recursos y esfuerzos

Estimación de Costos

Propuesta Técnica Propuesta Económica Sustentación Propuesta

Elaborado por :

Observaciones:

Respuesta inicial del Proveedor

Documentación de Adquisiciones

Requerimientos para la Oferta

Valores Agregados

Invitación a Cotizar

Requerimientos para la Propuesta

Nombre Proveedor :Descripción del Producto o Servicio:Especificaciones Técnicas del Producto o Servicio:Niveles de calidad del Producto o Servicio:

Salidas

Criterios de Evaluación: Se utilizan para estimar o darle puntuación a las propuestas.

Salidas

Habilidades y capacidades

Disponibilidad del Producto

Manuales Técnicos y de

Usuario

Entendimiento de las necesidades

Procedimientos Administrativos

Procedimientos Técnicos

Garantías a Procedimientos

TécnicosDocumentación

Criterios EmpresarialesCapacidad Financiera

Tamaño y tipo del Negocio

Referencias Propiedad intelectualCapacidad de Producción

Costos Operación

Observaciones :

Elaborado por:

Criterios Metodológicos

Metodologías

Otros Costos Costo TotalElemento Costos Compra

Criterios Económicos

Tipo de Solución Mantenimiento y Soporte

Criterios Técnicos

Fecha análisis de la propuesta:

Criterios de Evaluación

Nombre del Proveedor :Descripción del producto:

Salidas

Actualizaciones: Durante desarrollo de las adquisiciones se pueden presentar una o más modificaciones a las declaraciones de trabajo.

Herramientas y Técnicas

Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas

y Técnicas

CONFERENCIA DE OFERENTES

Incluyen conferencias de contratistas y de proveedores.Son reuniones para asegurar el entendimiento común.

Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas

y Técnicas

PUBLICIDAD

Las listas de posibles vendedores deben ampliarse poniendo anuncios en publicación de circulación general

Solicitar respuestas de Vendedores. Herramientas

y Técnicas

LISTA DE VENDODORES CALIFICADOS

El objetivo es tener una mayor cantidad de información detallada.

Lista de Proveedores Seleccionados

Información de los proveedores que fueron invitados para presentar propuestas o cotizaciones.

Casa Oficina Celular Casa OficinaCorreo Electrónico

Lista de Proveedores SeleccionadosTeléfono Dirección

Nombre del Proveedor Producto o Servicio HabilidadesExperiencia

Herramientas y Técnicas

Negociación de Contratos

Mutuo acuerdo sobre la estructura y requisitos de contrato antes de la firma.

Responsabilidades y autoridad, condiciones y leyes aplicables, enfoques de gestión comercial y técnica, precio, condiciones de pago, garantías, etc.

El contrato debe incluir y dejar constancia de todos los acuerdos

Sistemas de Ponderación

Cuantificación de datos cualitativos para minimizar los efectos de prejuicio por el evaluador.

Incluye cuatro pasos- Asignación de un peso numérico a cada criterio

de evaluación.- Determinación de la calificación de cada ofertante

en cada criterio.- Multiplicación del peso numérico por la

calificación correspondiente. - Totalización de los productos correspondientes a

cada ofertante.

Sistemas de Cribado

Eliminación de aquellos ofertantes que no cumplan con unas calificaciones mínimas en uno o más de los criterios de evaluación.

Estimaciones Independientes

Determinación de un coste razonable para el producto a adquirir.

Las desviaciones respecto a lo esperado pueden evidenciar insuficiencias de entendimiento de lo solicitado por parte del ofertante.

Juicio de Expertos

Evaluar las propuestas del suministrador.

Equipo de revisión multidisciplinario.

Áreas cubiertas por los documentos de la adquisición y el contrato propuesto.

Disponibilidad de Recursos Humanos

La cantidad y disponibilidad de recursos y las fechas en que cada recurso estará activo o inactivo deben ser documentadas.

Periodo 1 Periodo 2 Periodo N Vacaciones Incapacidad Licencias Otros

Realizado Por:

Periodos No Disponibles

Disponibilidad de Recurso Humano

OBSERVACIONES:

Código Identificación Actividad

Nombre del Recurso Rol Disponibilidad