Gestion creativa del_tiempo

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Creatividad en laCreatividad en laAdministración del Administración del

Tiempo Tiempo

Componente DocenteComponente Docente

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“Hay un tiempo para cada cosa y un

momento para hacerla bajo el cielo”.

El sabio Rey Salomón

Para la Para la reflexiónreflexión

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¿Se puede “administrar” el tiempo?¿Se puede “administrar” el tiempo?

El tiempo: ¿aliado o El tiempo: ¿aliado o enemigo?enemigo?

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Conceptos claves en la Conceptos claves en la administración efectiva del administración efectiva del

tiempotiempoChronos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos, vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave está en el tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. La idea de tiempo kairos, también deriva de la antigua Grecia.

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Dominar el tiempo Dominar el tiempo supone…supone…

Dar un propósito a la vida.

Decidir qué es lo más importante; y llevarlo a cabo.

Establecer prioridades y actuar en función de ellas.

Dedicar a cada actividad la cantidad de tiempo

adecuada para alcanzar los objetivos.

Aceptar que no se puede controlar todo; pero que se

pueden controlar algunas situaciones.

Mejorar lo que es posible y aceptar lo inevitable.

Actuar según el propio y libre albedrío.

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Plan personal para Plan personal para administrar creativamente el administrar creativamente el

tiempotiempo Descubrir lo que ocurre:Descubrir lo que ocurre:En esta fase debemos analizar tres aspectos:

El tiempotiempo como recurso.La personapersona y sus hábitos de uso del tiempo.El entornoentorno y su influencia en el uso del tiempo.

Fuente: Programa de Fortalecimiento Gerencial. TQM.

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tiempotiempoLa persona y el tiempoLa persona y el tiempo

Me interrumpen.Me interrumpen. Me convocan a reuniones de dudosa Me convocan a reuniones de dudosa

utilidad.utilidad. Me llaman por teléfono sin cesar.Me llaman por teléfono sin cesar.

Me rompen los programas.Me rompen los programas. Me distraen con charlas innecesarias.Me distraen con charlas innecesarias.

Fuente: Programa de Fortalecimiento Gerencial. TQM.

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Complacer a los demás.Complacer a los demás. Sentirse culpables.Sentirse culpables.

Perfeccionismo.Perfeccionismo. Dejar para luego.Dejar para luego.

Hacer o atender varios asuntos Hacer o atender varios asuntos a la vez.a la vez.

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Complacer a los demás

Hagamos un test rápido:Hagamos un test rápido:Plantéese qué es lo que más importa en la vida:Plantéese qué es lo que más importa en la vida:

Su trabajoSu trabajoSu familiaSu familiaSu personaSu persona

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Definitivamente se puede dar más, en cantidad y en calidad, si se empieza por sí mismo. Pero esta no es la idea que nos han vendido de pequeños.

TTRRAABBAAJJOO

FFAAMMIILLIIAA

PPEERRSSOONNAA

PPEERRSSOONNAA

FFAAMMIILLIIAA

TTRRAABBAAJJOO

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Comienza con una lista omienza con una lista pequeña con los puntos pequeña con los puntos

más prioritarios.más prioritarios.

Evita también comenzar un proyecto y dejarlo a

medias para empezar otro.


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tiempotiempo

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Está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.


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Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión.

La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno.


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" Lo que resulta " Lo que resulta verdaderamente urgente, es verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante."ocuparse de lo importante."

ParadoParadojaja

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Planificar: Planificar: implica decidir qué se va a hacer y cuándo debe quedar terminado.

Programar: Programar: es decidir cuándo hacerlo y qué recursos se necesitan.

““No planifico porque no tengo tiempo, No planifico porque no tengo tiempo, peropero

No tendré tiempo hasta que planifique mejor”. No tendré tiempo hasta que planifique mejor”.


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Planificarel trabajo

del día siguiente.Responder un email.

Haceralgunasllamadas

pendientes.

Leer algún informe,Revisar

presupuestos o

correspondencias.

Leer algúnlibro o revista

para mantenerseactualizado.

Respirar.

Plan personal para administrar Plan personal para administrar creativamente el tiempocreativamente el tiempo

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Ladrón 1: Interrupciones

Estrategias: a. Aprenda a decir NO.b. Separe el tiempo en su calendario.c. Ponga un letrero en la puerta: por favor no interrumpa.d. Saque las sillas de la oficina para que no tengan dónde sentarse.e. Cuando llegue alguien a interrumpir, párese y dé vueltas alrededor del escritorio. Esto denota que usted necesita continuar en su actividad.

Estrategias para abordar 5 de los ladrones de tiempo más comunes.


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Ladrón 2: Postergaciones

a. Hágalo ahora.b. Haga lo que más le cuesta trabajo primero.c. Regálese un premio por lograrlo.d. Divida lo que tiene que hacer en pequeñas partes.



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Ladrón 3: Prioridades conflictivas

a. Definir cuáles son nuestros valores.b. Establecer su orden de importancia.c. Definir los comportamientos relacionados con ese valor.



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Ladrón 4: Reuniones

a. Conduzca las reuniones con un objetivo específico.b. Incluya a las personas que realmente son necesarias y aportan para lograrlo.c. Defina roles para cada una de las personas que asisten, para que exista un claro manejo del tiempo: toma de notas, control del proceso.d. Inicie y termine a tiempo la reunión.e. No permita interrupciones. Evite los celulares, entrada y salida de personas.f. Asegúrese de que el resultado de las reuniones tenga seguimiento.



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Ladrón 5: Delegación ineficaz

a. Precisar los objetivos a alcanzar.b. Definir el alcance de la responsabilidad que asume el delegado.c. Delimitar la autoridad y las atribuciones. e. Facilitar los medios necesarios.f. Comunicarlo a los terceros relacionados con el proceso.g. Establecer los controles oportunos.h. Conceder el derecho al error.



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tiempotiempoLas leyes del tiempoLas leyes del tiempo

Nos ayudan a entender y sobre todo a utilizar un recurso tan atípico. Han de tenerse en cuenta tanto al programar como al ejecutar las tareas.

El principio de Pareto

La Ley de Parkinson

Las tres leyes de Murphy

Las Leyes de Acosta

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El principio de ParetoEl principio de Pareto

Aplicándolo al tiempo:

““El 20 por ciento de las actividades -tiempo El 20 por ciento de las actividades -tiempo de trabajo- de una persona origina el 80 por de trabajo- de una persona origina el 80 por ciento de los resultados que obtiene”.ciento de los resultados que obtiene”.

Estas actividades deben recibir prioridad absoluta.

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La Ley de ParkinsonLa Ley de Parkinson

Las cosas llevan más tiempo del que deberían:

““Toda tarea tiende a dilatarse Toda tarea tiende a dilatarse indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización”.disponible para su completa realización”.

Esta ley reclama poner fin de forma deliberada a cada actividad o tarea, presionándola con otra.

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Las tres leyes de MurphyLas tres leyes de Murphy

1.1.Nada es tan sencillo como pareceNada es tan sencillo como parece. Y por

consiguiente,

2.2.Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba

al principio.al principio.

3.3.Si algo puede ir mal, irá mal.Si algo puede ir mal, irá mal. Resulta mucho más útil de lo que su interpretación humorística da a

entender.

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Las leyes de AcostaLas leyes de AcostaPrimera Ley:Primera Ley:

“El tiempo que requiere una tarea resulta tanto mayor cuantas más veces la interrumpimos y reanudamos”

Segunda Ley:Segunda Ley:

“Para una tarea corta, siempre se encuentra un minuto. Para una larga, nunca hay tiempo”.

Tercera Ley:Tercera Ley:

“Lo perfecto no resulta rentable”.

Cuarta Ley:Cuarta Ley:

“Los grupos eficaces dedican a los asuntos urgentes que no son importantes cuatro veces menos tiempo que las unidades normales. y cuatro veces más tiempo a los asuntos importantes que no son urgentes”.

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““El tiempo de Dios es El tiempo de Dios es perfecto”perfecto”

Reflexión final

Lisandro Muñoz

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Jesús Alvarado Julio César Rodríguez Jeams Coroba

César Bastidas

Yethzneia Ostas

Profesor Elvis Morillo

Créd

itos

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