Universidad del QuindíoCiencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Documentos Digitales G1Agosto, 2011

Profesor:Jorge Mario Zuluaga C.Ingeniero de Sistemas Especialista en Desarrollo de SoftwareEje temático Nº 2

INTRODUCCIÓNEl desarrollo tecnológico que vivimos en esta era de la información y el mundo informático o la web a enmarcado la creación y manejo de documentos en una nueva era digital, lo que nos permite a través de nuevas tecnologías analizar la era de la nueva gestión documental bajo el escenario de lo digital y su adecuado manejo para la preservación y autenticidad de los documentos, de acuerdo a las características de cada soporte electrónico y sus áreas de acción.

GENERAL:

Conocer la importancia y trascendencia que tiene el archivo digital con funciones propias de cualquier archivo, en la que su finalidad es incrementar la capacidad de la recuperación de la información y la visibilidad de ésta.

ESPECÍFICOS:

Conocer la importancia de los archivos digitales como generadores de información.Identificar los archivos digitales como contenedores de información de ágil y fácil acceso.Adquirir conocimiento del proceso de preservación de la información en los formatos digitales.Conocer los procesos legales que lleva la utilización de los archivos digitales.

El desarrollo tecnológico ha permitido incorporar en la gestión administrativa de las organizaciones nuevos formatos y soportes donde se almacena la información, estos archivos son electrónicos y accesibles gracias a la combinación de hardware y software. Sin embargo, siguen siendo documentos de archivo, haciendo necesario aplicarle una gestión archivística que permita su conservación, preservación, acceso y uso.

Se entiende como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos en el desarrollo de una actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conserva y se trasmite mediante medios electrónicos en depósitos de conservación permanente tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuadas, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso mediante las tecnologías de la información.

Informatización de archivos es un término que se utiliza con mayor precisión para denotar la aplicaciónde las tecnologías de la información al desarrollo de las actividades administrativas y de gestión documental en los archivos, automatizando el mayor número de procesos y de tareas posibles.

Hoy en día la gestión documental se centra en el desarrollo de métodos y procedimientos eficaces de almacenamiento y recuperación de la información. Proporcionar servicios que requieran la utilización de nuevas tecnologías que almacenen, procesen y distribuyan información.

Resulta evidente que los archivos hanprofundizado en la aplicación de las tecnologías de la información a ritmoespectacular durante los últimosveinticinco años. La creación de nuevasestructuras informáticas que no sólo soncapaces de solucionar eficazmente losprocesos archivísticos tradicionales, sinode añadir nuevas funcionalidades basadasfundamentalmente en el acceso y la difusióninteligente de la información. De ésta forma es posiblecrear/producir (y no sólo adquirir/consumir) nuevos recursoselectrónicos que estén al servicio de todos los usuarios y delarchivo mismo.

Áreas de acciónÁreas de acción

Preservación:— Planificar y crear depósitos acordes con las directrices y normasinternacionales de conservación.— Un reglamento para el uso y lamanipulación de los documentos.— Planes de emergencia para actuarante desastres como incendios einundaciones.— Medidas de seguridad contra el robo que deberán ampliarse

también a sistemas de seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que puedan modificar los documentos.

Conservación preventiva:

— Protección de los soportesde los agentes de deteriorofísicos y bióticos.— Defensa de los contenidosde los virus informáticos.— Reproducción de los documentos, tanto paradisponer de copias de seguridad como para lucharcontra la obsolescencia.

Reproducción masiva y continua:

— Salvaguarda de la especificaciónde las versiones de los formatosjunto con los documentos parapermitir su futura decodificación.— Migración de formatos.— Eliminación de las dependencias no esenciales de los

documentos con los programas que los crearon para facilitar su recuperación por tecnología estándar.

— Desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento de hardware y software obsoletos.

Representación y organización

De la información basadaen su procedencia y el modo de producción de los documentos, garantizando la integridad de los fondos y elrespeto a la estructura orgánica

Descripción y acceso

Por medio de procesosde análisis de los documentos que permitansu identificación,localización y recuperación, para la gestióno la investigación.

Autentificación:

Garantizar a lo largodel tiempo la integridadfísica y lógica de losdocumentos digitalespor medio de controlesque den calidad en los procesos de captura,conservación, legitimidad, identificación yselección de las series.

Preservación

De la información digital, paranuestra era tecnológica sebasa primordialmente en tenerrepositorios robustos y quemigren de una tecnología aotra sin perder autenticidad lainformación tanto física comodigital en sus diferentessoportes.La preservación debe basarse en combatirlos agentes externos del medio ambiente yvirus informáticos.

Organización

Es la base primordial para eladecuado almacenamiento y recuperación de la informacióndigital; basado sobre las normascomo la ISADG; SAAR, las TRDde las instituciones, y laLegislación o normatividad vigente para el manejode información digital, con el fin de seleccionar yclasificar los documentos de manera ordenada adecuada.

Acceso

A la información, se garantiza conel adecuado y coherente manejode las tecnologías y suaplicabilidad en la gestión de losdocumentos digitales, en el manejode los diferentes registros oformatos con el fin de acceder ygarantizar la operatividad de losdocumentos electrónicos a través de lostiempos.

La identificación y el conocimiento que se adquiera con el proceso de trabajo de los archivos digitales permite el buen desempeño de la profesión con visión a los cambios de las Nuevas Tecnologías de la Comunicación; donde prima estar a la vanguardia de cada actualización, de su manipulación y conservación, radicándole la importancia y trascendencia que se le debe a la información en la variedad de formatos que se van desarrollando día a día.

BIBLIOGRAFIA• Esteban Navarro, Miguel Ángel. “Los archivos de documentos electrónicos”. En: El profesional de la información, 2001, diciembre, v. 10, n. 12, pp. 41-45.

• Casanovas, Inés (Author). Gestión de archivos electrónicos. Argentina: Alfagrama Ediciones, 2009. p 74. – Base de Datos EBSCOhttp://site.ebrary.com/lib/biblioumbsp/Doc?id=10345376&ppg=7

• Archives in the digital age: the problem (and solution) of electronic resources. (English) By: de Acuñ, María José; Agenjo, Xavier. El Profesional de la Información, nov/dic2005, Vol. 14 Issue 6, p407-413, 7p; Language: Spanish; (AN 19970080) – Base de Datos E-Libro

• Esteban, Miguel Ángel . Los Archivos de Documentos Digitales. Recurso electrónico disponible en:[http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_2.pdf]