Flujo de documentos electrónicos

Process Forum 2011, Madrid 25 de mayo / Pedro Soler Jaufer Slide 1

Flujo de documentos electr ónicos


� UNIQA es un proveedor de seguros líder en Europa Central

� Está constituido por un grupo de compañías aseguradoras que atienden a unos 15 millones de clientes de 20 países europeos.

� El grupo ofrece seguros de vida, de salud y de bienes y accidentes, asícomo todos los servicios financieros relacionados.

Sobre UNIQASobre UNIQA


2009:2009:

� Primas devengadas excluido la proporción ahorrada de 5.000 millones de Euros (la participación en las primas generadas en el exterior suma más del 37%)

� Beneficio (antes de impuestos): 82 m de Euros

� Inversiones de 22.600 millones de Euros

Cifras y datos de UNIQACifras y datos de UNIQA


Cifras y datos de UNIQACifras y datos de UNIQA

Österreich

Mercados de Europa Occidental

Europa Central y Oriental

Mercados emergentes de Europa del Este

Austria

Mercados de Europa Occidental

Europa Central y Oriental

Mercados emergentes de Europa Oriental

1 Grupo

40 Compañías aseguradoras

21 mercados objetivo

Aprox. 22.000 empleados y agentes

unos 7,4 millones de clientes

unos 15,3 millones de contratos


Cifras y datos de UNIQA Cifras y datos de UNIQA

División por segmentos

Primas devengadas excl.la proporción de ahorros 2009 (Local & Extranjero)

Salud18,7 %

Vida32,5 %

Bienes y accidentes: 2.446 m de Euros (+ 2,7%)

Vida: 1.628 m de Euros (- 1,5%)

Salud: 937 m de Euros (+ 3,3%)

Bienes y accidentes 48,8 %


Flujo de documentos electrFlujo de documentos electr óónicos nicos Punto de partida y RetosPunto de partida y Retos

Desafíos organizativos de UNIQA:

¿¿CCóómo mo ……

� eliminar los archivos físicos en papel de las oficinas y centros de trabajo?

� conseguir que, en pocos segundos, los agentes puedan disponer delos casos en sus propios países?

� transmitir de un modo rápido y eficiente la correspondencia entre el cliente y el agente?

� gestionar los procesos de negocio de un modo dinámico y transparente ?

� trabajar en casos de negocio independientemente de su ubicación ?


Punto de partida y RetosPunto de partida y Retos

� El gran volumen de documentación genera un coste muy elevado de almacenamiento

� No hay un acceso a la información en paralelo

� Poco control sobre el estado y ubicación de los documentos

� Muchos puntos de almacenamiento

� Grandes esfuerzos invertidos en localizar y compartir la información

� Muchos datos redundantes

� Muchas fuentes de datos diferentes (generalmente aplicaciones de seguros)

� Pérdida de información sobre la carga de trabajo real de los departamentos


1er paso: Desarrollar un "Caso virtual de seguros" e 1er paso: Desarrollar un "Caso virtual de seguros" e integrar aplicaciones de la lintegrar aplicaciones de la l íínea de negocionea de negocio

"Archivo virtual de seguros“

„Gestión de reclamaciones“

„Gestión de contratos“

„Vistas virtuales de contenidos“

„Respaldo

administrativo“

� "Archivo virtual de seguros" implementado

� Digitalizar y estructurar contenidos

� Poner los contenidos a disposición de los usuarios del negocio (vistas de contenidos)

� Enlazar los contenidos con las aplicaciones del negocio

� Proporcionar a los agentes un acceso paralelo a los contenidos donde sea preciso

� Crear condiciones para que la información esté disponible en los procesos de negocioAplicaciones de UNIQA


1er paso: Desarrollar "un caso virtual de seguros" e 1er paso: Desarrollar "un caso virtual de seguros" e integrar aplicaciones de la lintegrar aplicaciones de la l íínea de negocionea de negocio

¿Cómo …

� eliminar los archivos físicos en papel de las oficinas y lugares de trabajo?

� poner a disposición de los agentes los casos de seguros en sus países

y en pocos segundos?

Resuelto con la introducción de Enterprise Content Management.


22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidos n de contenidos Flujo de documentos electrFlujo de documentos electr óónicosnicos

� La automatización de los procesos es la respuesta para los demás retos:

¿Cómo …

� Distribuir la correspondencia de clientes y partners al agente de un modo rápido y eficiente?

� gestionar los procesos de negocio de forma dinámica y transparente?

� trabajar en casos de negocio independientemente de su ubicación?

Process Forum 2011, Madrid 25 de mayo / Pedro Soler Jaufer Slide 1119 de mayo 2011 | Software AG - Llegue más rápido | 11

22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosCombinando procesos y contenidosCombinando procesos y contenidos

CSP

BPMS

CONTENIDOS

• Automatización

• Integración

• Gestión

• Mejora

• Captura

• Archivado

• Conformidad

PROCESOS

• Transformación

• Automatización

• Gestión

• Control

• Análisis

• Auditoría

• Conformidad


CorreosClasificación�� ××××

Seg. daños

Seg. salud

Seg. vida

××××

Contrato

Reclam.

…

××××A-G

H-R

S-T

U-Z

Procesam.del caso

Envío correo

10.000 envíos correo / día

50.000 páginas / día

2.900 Agentes

500 Otros empleados

Tramitación manual de envíos de correo

Factura médico

22ºº paso: Conseguir el proceso de automatizacipaso: Conseguir el proceso de automatizaci óón de n de contenidos antes de EBFcontenidos antes de EBF


22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosAutomatizaciAutomatizaci óón del flujo de documentosn del flujo de documentos

Instancia deproceso

FACTURA DEL MÉDICO

��CARTA DOCUMENTO

DIGITAL

Ordenar

Escanear

Clasificar

Asignar Buzónelectrónico

Procesos de negocio

�modo de trabajo: como siempre

�única diferencia: documento electrónico

200 buzoneselectrónicos


wM BPMS

webMethodsBPMS

webMethodsMWS

DMS

Cliente

ServidorBrainTribe

Escaneo

Partner externo:Escáner

22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosDescripciDescripci óón de la arquitecturan de la arquitectura

Directorio

LDAP

CAPA DE PROCESAMIENTO

CAPA DE PRESENTACIÓN

��

FACTURADEL

MÉDICO

USUARIO

USUARIO

«caso de uso»Procesar instancia


22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosInterfaz de usuario: AplicaciInterfaz de usuario: Aplicaci óón EBFn EBF

Max ustermann


22ºº paso: Conseguir la automatizacipaso: Conseguir la automatizaci óón de contenidosn de contenidosComplementos EBF/BPMSComplementos EBF/BPMS

Informes BPMS

DWHWebFOCUS

cartas

Proceso EBF

Lotus Notes

E-MAILS


3er paso: Capacitar otros procesos para BPMS EBF 3er paso: Capacitar otros procesos para BPMS EBF ––Flujo de facturaciFlujo de facturaci óónn

DMS/EBF�� ××××carta

Proceso EBFDocumentos de seguros

complementación documentos

reglasde clasificación

archivadotarea EBF

aplicación - tarea EBF Documento DMS

de ReWF a EBF

transferencia

de EBF a ReWF(escáner)

Proceso flujo facturación

factura

contabilidad(SAP) archivado

Documento DMS

Comprobarviabilidad

firmaderecha

FirmaIzda.

gestiónfirmas

Factura wflista de tareas


DescripciDescripci óón Estructura de Trabajo n Estructura de Trabajo Paquetes de trabajo Paquetes de trabajo

Fase de definición Fase de ejecución

Concepto de organización

Flujo documentación técnica

Arquitectura

DMS

Seguridad

Concepto de formación

Planificación de recursos

Interfaz de usuario& Prototipo

Concepto de Comprobación y Revisión

Concepto de emergencia

Implementación

Comprobación

Formación interna

Pilotoen 1 oficina regional

Actualización tecnológica

nuevas ampliaciones� Actualizar si demasiado pequeño para pantallas de 24 pulgadas

� aprox. 1.500 Monitores� aprox. 600 portátiles/sobremesa


Factores clave de Factores clave de ééxitoxito

� Mayor velocidad envío de reglas claras de distribución por cada clic de ratón

� Flexibilidadbalance de carga a través de la gestión de procesos de negocio independientes de su ubicación � grupo CBS con amplio acceso a los documentos

� Transparencianúmero de documentos - “ubicación”

EBF ¡es la base para introducir nuevas mejoras técnicas y de organización!


Pedro Soler Jaufer

Braintribe IT Technologies

mail: [email protected]

http://www.braintribe.com

¡Gracias por su atención!

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