Gestión Administrativa - Instituto Colombiano de ... · Gestión Administrativa ACTA DE REUNION...

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITE

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 23

Hora: 8:00 AM Fecha: 03 – 04 - 05 – 06 de Septiembre de 2013

Lugar: Auditorio Regional – Aula Virtual

Dependencia que Convoca: Dirección Regional

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo:

Ajustar hallazgos de Contraloría 2013, emitidos por Control interno Nivel Nacional. Revisar sistema integrado de gestión e implementar las acciones necesarias para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.

Agenda:

1. Verificación de Quórum.

2. Ajustar hallazgos de Contraloría 2013, emitidos por Control Interno Nivel Nacional.

3. Revisión por Dirección con Corte a 30 de Junio de 2013.

Desarrollo:

1. Se verifica Quórum y se procede a realizar el comité Estratégico.

2. Se procede a revisar y ajustar los hallazgos de Contraloría 2013.

3. Se inicia con la lectura del Objetivo de la Revisión por Dirección con corte a Junio 2013, donde se revisan las siguientes entradas:

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al sistema de Gestión de Seguridad.

2. Retroalimentación del Cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción).

3. Desempeño de Macroprocesos/procesos y Conformidad del servicio.

4. Desempeño Ambiental.

5. Estado de Acciones Correctivas y Preventivas.

6. Requisitos Legales Ambiental y S&SO.

7. Acciones de Seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección.

8. Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión.

9. Recomendaciones para la Mejora.




10. Resultados de la Gestión realizada sobre los riesgos para la entidad.

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos.

12. Desempeño de SYSO.

13. Estado de Investigación de accidentes.

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas.

15. Desempeño y efectividad del SGSI.

16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI.

17. Revisión de la Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Los compromisos quedaron en la entrada N°17. En el Formato para Registro de la Información de Revisión por Dirección del Sistema Integrado de Gestión.

FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión

Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos

No. Hallazgos cerrados No. Hallazgos abiertos

Auditoría Interna Noviembre de 2012

15 9 6

Auditoría Interna Febrero de 2012

22 6 16

Auditoría Interna 2009 - 2011

22 21 1

Auditoría Externa Diciembre 2011

1 1 0




No Conformidad Acción Implementada Estado de Avance

Logros Dificultades

AI-SIGE2012-CAS001 – CSC ISOLUCION 1786. La Entidad no establece, implementa y mantiene un(os) programa(s) para lograr sus objetivos, como se evidencio en la siguiente situación: - No se cuenta con programas de vigilancia epidemiológica para identificar claramente los riesgos.

Las acciones planeadas fueron cumplidas, se cargaron las evidencias en la Ruta: http://intranet/contenido/ contenidoAspx?catID=645& conID=1624&pagID=3967-programas de vigilancia epidemiológica ocupacional de prevención de riesgo psicosocial y ergonómico.

CERRADA Las acciones adelantadas solucionaron el hallazgo.

Ninguna.

AI-SIGE2012-CAS002 – CSC ISOLUCION 1787 La entidad no ha proporcionado el recurso financiero necesario para implementar y mantener el SYSO y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin asignación de recursos esenciales para llevar a cabo la implementación y ejecución de las actividades del S&SO

Se evidencia cumplimiento de la actividad propuesta.

CERRADA

Fueron asignados recursos a la regional para implementación del sistema de gestión SISO como: vinculación de 1 profesional, viáticos y gastos de viaje, para elementos, entre otros

Ninguna.

25%

36%

37%

2%

ACCIONES CORRECTIVAS AUDIOTRIAS INTERNAS Y EXTERNA

Auditoría Interna Noviembre de 2012 Auditoría Interna Febrero de 2012

Auditoría Interna 2009 - 2011 Auditoría Externa Diciembre 2011

http://intranet/contenido/




para la vigencia 2012.

AI-SIGE2012-CAS003 – CSC ISOLUCION 1788. La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: Infraestructura inadecuada DIRECCION REGIONAL - Espacios reducidos y puestos de trabajo inadecuados (oficina de pagaduría, área asistencia técnica) - Poca iluminación (oficina pagaduría, cobro coactivo) - Puerta en mal estado (oficina de recaudo) - No se cuenta con un espacio adecuado para el archivo (Regional, se encuentran archivos debajo de escritorios, detrás de las puertas, sobre las mesas de reuniones, escritorios). - Enredadera en la pared y sobre equipo aire acondicionado (oficina de Adopciones) - Generación nido de avispas (área oficina de correspondencia –cámara de seguridad) - Obstáculo en ladrillo salida de evacuación. - Archivo de eliminación sin puerta. - Parqueadero con demarcación en mal estado - Rendija de desagüe sin rejilla de seguridad. - Cuarto de Bomba de agua sin seguridad (puerta abierta) - Piso en mal estado (faltan baldosas pasillo parqueadero) - Cuarto de aseso sin seguridad (puerta abierta) - Puerta en mal estado- Planta Eléctrica CENTRO ZONAL YOPAL - Espacios reducidos y puestos de trabajo inadecuados - No

Realizar Solicitud al nivel Nacional de las necesidades que se tienen para Regional. Realizar redistribución de puestos trabajo. Realizar sensibilización a los colaboradores con el plan de ahorro y el buen uso del recurso energético para comodidad de los colaboradores. Solicitar a los responsables de procesos de los grupos de la Regional que realicen la transferencia del archivo inactivo, según la guía de gestión documental, las TRD y cronograma establecido para tal fin. Realizar campañas de descongestión de Políticas oficinas y escritorios limpios a colaboradores Regional Casanare. Realizar seguimiento y control a las actividades de servicios generales. Realizar inspecciones generales a nivel de la Regional y Centros Zonales en la parte Ambiental aplicando las metodologías estandarizadas por el ICBF. Incluir en el contrato de mantenimiento de inmuebles y suministro de ferretería los insumos necesarios para suplir necesidades y actividades faltantes de la infraestructura a cargo de la Regional Casanare.

ABIERTA

Se enviaron las solicitudes al Nivel Nacional. Se redistribuyeron los puestos de trabajo en las oficinas de la Regional. Se han realizado las diferentes sensibilizaciones a través de correos electrónicos y envió de memorando a Colaboradores de la Regional. Se envió Cronograma para la transferencia documental a los Coordinadores de Grupo y Centros Zonales, procedimiento y requisitos. Se realizó jornada de Descongestión tanto en la Regional como en los Centros Zonales. Aplicación de Cheeklist para realizar seguimiento al cumplimiento de las actividades – se les brindo sensibilización en la utilización de los EPP. Ninguno. Inclusión de insumos necesarios en el contrato de mantenimiento de inmuebles y suministro de ferretería.

De la actividad N°7. No se han cargado las evidencias de ejecución y no cuenta con Plan de Acción.




se cuenta con un espacio suficiente para el archivo (archivos en los escritorios, debajo de los escritorios) - Cables atravesados en el archivo.

AI-SIGE2012-CAS004 – CSC ISOLUCION 1789. La Entidad no identifica las necesidades de formación relacionada con sus riesgos y su sistema de gestión S&SO, como se evidencio: - Sin plan de capacitación para la vigencia 2012.

Se cumplió la actividad de elaborar el plan y contratar un profesional para el grupo administrativo que garantice el cumplimiento del plan. Con respecto a la actividad de solicitar capacitación la evidencia reporta que recibió asesoría a través presentaciones recibidas por correo electrónico.

CERRADA

Se dio cumplimiento a las actividades planeadas. El plan de capacitación fue presentado en comité estratégico el día 26 de abril, se realizaron ajustes y se presentó nuevamente en comité estratégico ampliado el 29 de mayo en donde se aprobó.

AI-SIGE2012-CAS005 – CSC ISOLUCION 1790. No se han realizado las inspecciones adecuadas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -Botiquines con elementos vencidos (suero fisiológico vencido julio de 2012- vaselina -vencida septiembre 2012.) - botiquín primer piso cerca oficina administrativa; botiquín cerca oficina correspondencia). - Extintor pasillo segundo piso Dirección Regional con fecha Noviembre 2011. - Extintor Centro de Cómputo con fecha Agosto 2011.

Se dio cumplimiento a las actividades de inspección a botiquines y extintores.

CERRADA

Se realiza verificación de solución del hallazgo el 25 de Abril de 2013 por parte de Planeación y Sistemas, se revisa la carpeta del proceso de mínima cuantía N°027-2012 que constituye el contrato N°097 del 13 de Julio de 2012, se corrobora con el comprobante de ingreso de inventario donde se recibió dotación de Siete (7) Botiquines. Se revisa la carpeta de aceptación de oferta del proceso de mínima cuantía N°041-2012 que constituye el contrato N°172 de 07 de Noviembre de 2012, se recargaron y se distribuyeron en la Regional y los tres centros zonales. Se realizaron las inspecciones mensualmente a cargo de los brigadistas de primeros auxilios y control de Incendios, estas inspecciones son reportadas al profesional SISO quien vela por el cumplimiento de estas actividades de acuerdo al PP3.MPA1.P1 Programa de Inspecciones de Seguridad V.3, los reportes de las inspecciones reposan en el archivo de Gestión de la carpeta de Salud Ocupacional.

AI-SIGE2012-CAS006 – CSC ISOLUCION 1791. La Entidad no cuenta con la inclusión en su documentación del Plan de Tratamiento de los Riesgos como se evidencio en la Revisión realizada al informe de valoración de los riesgos.

Se dio cumplimiento a valoración de riesgos del eje SGSI y envío a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.

CERRADA

Se realizó valoración de riesgos con la participación de la coordinadora administrativa, ingeniero de sistemas, profesional de EPICO y coordinadora de planeación y sistemas.

AI-SIGE2012-CAS007 – CSC ISOLUCION 1794. La Entidad no tiene adoptada una política de escritorio despejado y de

Sensibilización e inspecciones en Política de escritorios y pantallas despejadas a los colaboradores de la Regional y Centros Zonales.

ABIERTA

Aun no se cuenta con los soportes de las Evidencias de la actividad del tratamiento lo cual




pantalla despejada para los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -Documentación y archivos sobre escritorios y áreas de trabajo (Oficinas de Administrativa, Asistencia Técnica, Planeación y Sistemas, Centro Zonal Yopal en el proceso de Protección y Prevención).

no ha permitido cerrar la AC.

AI-SIGE2012-CAS008 – CSC ISOLUCION 1793. La Entidad no cumple con las buenas prácticas de seguridad en el uso de las contraseñas, como se evidencia en la muestra aleatoria: Sin control en el manejo de la contraseña asignada al servidor público 46.374.348 para el uso del escáner (Centro Zonal Oficina de Prevención).

Sensibilización del uso adecuado e importancia de las contraseñas a través presentación. Enviar por correo electrónico Video y encuesta en Línea. Enviar Cuestionario en Línea a colaboradores. (Las actividades programadas se ejecutaran para la vigencia 2013 en el mes de Enero.

CERRADA

Se realizan presentaciones, correos electrónicos masivos, y un video sobre el uso de claves. Se realiza una encuesta para medir el grado de penetración de la sensibilización, y de acuerdo a los resultados se invidencia que en algún momento se cometieron faltas, pero al igual el personal ya es consciente de las implicaciones de no tener una adecuada aplicación de la política SGSI. Se realiza verificación de uso de scanner en los grupos de trabajo de la Regional y Centro Zonal Yopal, mediante Acta No. 03 de fecha 17 de Abril de 2013.

Ninguna.

AI-SIGE2012-CAS009 – CSC ISOLUCION 1795 La Entidad no cuenta con perímetros de seguridad para proteger las áreas que contienen información y servicios de procesamiento de información como se evidencio en la muestra aleatoria: - Sin seguridad y protección de la documentación del personal interno y externo. (Expedientes de adopciones en pasillo, expedientes sobre escritorios Oficina Defensoría de familia primer piso, oficina de Nutrición segundo piso Centro Zonal Yopal,). - Sin cierre de sesión en el PC (Oficina de Nutrición segundo piso Centro Zonal Yopal). - Sin protección, ni control de los Archivos información

Solicitar y gestionar al Nivel Nacional el apoyo para que se ampliara la infraestructura actual o la aprobación para tomar en arriendo inmuebles más amplios y con espacios tanto para la Regional y Centros Zonales. Sensibilización y divulgación de la Política de Seguridad de la Información y tips de cuidados con la seguridad de los equipos de Computo a Nivel de Grupos de la Regional y Centros Zonales

ABIERTA

Se envió solicitud de ampliación al Nivel Nacional. Se realizó visita por sede nacional y dirección administrativa, dando como alternativa la ampliación de la infraestructura dentro del mismo predio. Durante el Primer semestre se han realizado las sensibilizaciones a los colaboradores en el SGSI.

.




UNAFA. (Caja No.1 (14) carpetas y caja No.2 (11) carpetas) en el piso- Centro Zonal Yopal) del personal interno y externo.

AI-SIGE2012-CAS010 – CSC ISOLUCION 1796. La entidad no cuenta con registro físico del seguimiento al mantenimiento preventivo de 120 equipos, como se evidencio en la muestra aleatoria. - Sin evidencia de las Hojas de vida de los equipos, ni bitácora de los mantenimientos realizados a la fecha (Planeación y Sistemas).

Elaboración de base de datos para control y registro de los equipos de computo

ABIERTA Se Inicio a construir la base de de datos por parte del Ingeniero de Sistemas de la Regional

Ninguna.

AI-SIGE2012-CAS011 – CSC ISOLUCION 1797. La Entidad no cuenta con la protección de fallas de suministro de energía en cuanto a la trasferencia en los equipos de aire acondicionado, como se evidencio en la muestra aleatoria: - No se cuenta con la trasferencia de fluido eléctrico entre la planta y la CA para uso de aire acondicionado del centro de computo de la Regional.

Realizar Gestión por parte del Grupo Administrativo en la consecución o el suministro de la Transferencia de Energía para la Regional.

CERRADA El día 1/12/2012 fue instalada transferencia de planta eléctrica.

AI-SIGE2012-CAS012 – CSC ISOLUCION 1798. La entidad no cuenta con un control de ingreso y retiro de Portátiles por parte del personal interno y externo, como se evidencio en la muestra. - Serie 60Q1 Marca Dueño de propietario Cedula 9.430.703 No se está registrado en portería la entrada y salida del mismo los días: 16-11-2012 no registra entrada ni salida 19-11-2012 registrada entrada pero no salida 20-11-2012 no registra entrada (evidencia tomada en portería vehicular con cedula 47.442.433 a las 11:00 am el día 20-11-2012)

Requerir un informe mensual a la empresa de vigilancia de control de ingreso y salida de vehículos y portátiles.

ABIERTA

La empresa ha entregado los informes mensuales de ingreso y salida de vehículos y portátiles requeridos por el supervisor del contrato.

Se viene haciendo registro efectivo de vehículos y portátiles.

AI-SIGE2012-CAS013 – Elaboración de formato de CERRADA EL formato evidencia que se solicita




CSC ISOLUCION 1799. La entidad no cuenta con controles de accesos apropiados para asegurar que solo se permite el ingreso a personal autorizado en las áreas aseguras, como se evidencia en: - No se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal al centro de cómputo.

registro de ingreso y envió a la subdirección de mejoramiento Organizacional para su aprobación y estandarización. Registro de Ingreso y Salida al cuarto de computo.

previa autorización del Ing. Regional para acceder al rack, donde el solicita y consulta la actividad y la justificación para analizar en casos posteriores que actividades pudieron afectar el normal funcionamiento del cuarto. Se remite correo electrónico a los centros zonales de Villanueva y Paz de Aríporo, con el formato y las indicaciones de que se deben hacer con el mismo. Se cuenta con control de acceso en el cuatro de computo de la Regional y CZ Yopal, se igual forma se socializó para implementación en los centros zonales Villanueva y Paz de Aríporo.

AI-SIGE2012-CAS014 – CSC ISOLUCION 1800. La entidad no cuenta con controles de accesos apropiados para asegurar que solo se permite el ingreso a personal autorizado en las áreas aseguras, como se evidencia en: - No se evidencia un estricto control y revisión del baúl a la entrada y salida de los vehículos. -Sin evidencia de los controles necesarios para el acceso de personal autorizado al área del archivo de asuntos conciliables (Centro Zonal Yopal préstamo de la llave a personal no autorizado).

Requerir un informe mensual a la empresa de vigilancia de control de ingreso y salida de vehículos. Asignar un responsable que maneje las llaves del archivo de asuntos conciliables y lleve un registro de préstamo de los expedientes.

ABIERTA

Se asigno persona exclusiva para el manejo del archivo del centro zonal Yopal. Se realiza control estricto al ingreso y salida de personal y vehículos.

AI-SIGE2012-CAS015 – CSC ISOLUCION 1801. No se evidencia el estricto cumplimiento del protocolo de aseguramiento como se observo en el PC de pagos asignado a la Coordinación Financiera de la Regional (programas de Word, Excel y correo electrónico instalados).

Solicitar al Nivel Nacional el protocolo de aseguramiento. Aplicación y Verificación de protocolo de aseguramiento en equipos de pago Grupo Financiero. Desinstalación de programas (Word, Excel y correo electrónico instalados).

CERRRADA

Se emitió Protocolo de Seguridad. Se desinstalan los aplicativos Ofimáticos, según evidencia de la actividad 3 de la presente, únicamente se deja Outlook en el equipo preparador para sacar los soportes de los pagos, lo cual es permitido por la guía de procedimientos financiero. Se realiza reunión y se adjunta el acta de la misma donde se evidencia en un Cheeklist los ítems que cumplen el protocolo de aseguramiento y se establecen los respectivos




compromisos para mejorar las condiciones de uso de los mismos.

AI-SIGE2012-CS002. CSC ISOLUCION 1211. La entidad no ha proporcionado el recurso humano necesario para implementar y mantener el SIGE y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Equipos técnicos interdisciplinarios incompletos en las Defensorías de asuntos conciliables y no conciliables (oficio de solicitud No. 010271 del 29 de noviembre de 2011) (CZ Yopal). - Sin contratar profesional área contable y unidades móviles (CZ Paz de Aríporo).

Búsqueda de profesionales en la región con perfil contador público o afine a administración. Reorganizar los grupos internos de profesionales para completar equipos psicosociales

CERRADA

Se designo supervisor del contrato 074 – 2012 a la Coordinadora del Centro Zonal Paz de Aríporo. Se organizan las defensorías con los equipos psicosociales. Durante la vigencia 2012 se contrato el total del personal autorizado por el nivel nacional. En el 2013 se cuenta con la contratación de los equipos defensoría, contadores y unidad móvil regional autorizada por el nivel nacional. Ninguna

AI-SIGE2012-CS004. CSC ISOLUCION 1212. La entidad no ha proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin estanterías fijas o móviles en el archivo central (Regional). - Sin espacio suficiente para archivo de gestión (CZ Paz de Aríporo). - Extintor sin fecha de vencimiento. (Ej.: primer piso Regional). - Sin adecuación de espacio para archivo (Ej.: archivo de gestión del Grupo Jurídico que se encuentra en la bodega de almacén de la Regional). - Sin espacios adecuados para atención de usuarios (CZ Paz de Aríporo). - Sin ventilación en sitios de almacenamiento de archivos (CZ Paz de

Realizar Solicitud al nivel Nacional la necesidad de las estanterías fijas y móviles para el archivo central de la Regional. Solicitar a los responsables de procesos en los centros zonales que realicen la transferencia del archivo inactivo, según la guía de gestión documental, las TRD y cronograma establecido para tal fin. Realizar inspecciones toda vez que se realice la recarga de extintores, exigir al contratista que las fichas técnicas deberán llevar registrada la fecha de cargue y fecha de vencimiento vigentes. Realizar solicitud e igualmente informar sobre el estado y condición de los sitios para almacenamiento y ventilación, entre otros de la Regional y los centros zonales.

ABIERTA

Se realizó el comité de archivo el día 21 de marzo de 2013. Dando cumplimiento a las actividades planteadas en dicho comité. Se verificó fechas de vencimiento de los extintores existentes, donde a la fecha vencen en el mes de noviembre de 2013, lo anterior con el fin de contratar la recarga de los mismos.




Aríporo). - Sin acceso para población en situación de discapacidad física (Regional, CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo). Retoma hallazgo AIC2009-CS004 (solamente en el último ítem).

AI-SIGE2012-CS005. CSC ISOLUCION 1213. La entidad no ha determinado ni gestionado el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del servicio: - Altas temperaturas (CZ Villanueva). - Ruidos constantes (CZ Villanueva). - Contaminación visual (CZ Villanueva).

Realizar solicitud e igualmente informar sobre el estado y condición de los sitios para ventilación, ruidos, entre otros de la Regional y los centros zonales. Sensibilizar y concientizar a los colaboradores en evitar la contaminación visual. Realización de visita por parte de Dirección Administrativo o su delegado con el fin de verificar las necesidades del Centro Zonal Villanueva. Establecer tratamiento por parte del Nivel Nacional.

ABIERTA

No se consiguieron resultados con el tratamiento implementado. La AC fue reformulada.

AI-SIGE2012-CS019. CSC ISOLUCION 1210. La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Incumplimiento de los términos de entrega del expediente de cobro persuasivo a cobro coactivo. (Ej.: Expediente No. 2 de 2012, con Resolución del 28 de agosto de 2011 que declara deudor, remite a cobro coactivo el 06 de enero de 2012, tres meses y medio después). - Sin seguimiento a la notificación de resolución cuando se comisiona al Personero Municipal. (Ej.: Resolución de cierre de HCB del 30/11/2010, se comisionó la notificación al Personero de Maní y no

Se dio cumplimiento a las actividades programadas

CERRRADA

El 06 de Mayo de 2013 muestra aleatoria expedientes procesos coactivos en el grupo jurídico por parte de Planeación y Sistemas encontrando lo siguiente: Verificación de Expedientes vigencia 2012: Expediente No. 004 de 2012 (Maria Eugenia Rodriguez Bernal): 1. Constancia de Ejecutoria de fecha 7 de Junio de 2012. 2. Remisión cobro persuasivo de fecha 9 de Julio de 2012 (a partir de este término se cuentan los 2 meses referenciados en la resolución). 3. Memorando remisión documentos para cobro coactivo al grupo jurídico: Radicado 006978 de fecha 16 de Agosto de 2012. Verificación de Expedientes vigencia 2013: Expediente No. 004 de 2013 (EJS Ingeniería Ltda.): 1. Constancia de Ejecutoria de fecha 13 de Marzo de 2013. 2. Remisión cobro persuasivo de fecha 19 de Marzo de 2012 (a partir de este término se cuentan los 2 meses referenciados en la resolución). 3. Memorando remisión documentos para cobro coactivo al grupo jurídico: de fecha 12 de Abril de 2012. Nota: Una vez revisados los expedientes 004 de 2012 y 2013 respectivamente se corrobora que el Grupo Financiero – Área de Cartera está

Ninguna.




se hizo seguimiento a la misma).

cumpliendo los términos establecidos para enviar los expedientes de cobro persuasivo a cobro coactivo. 2. Sin seguimiento a la notificación de resolución cuando se comisiona al Personero Municipal. (Ej.: Resolución de cierre de HCB del 30/11/2010, se comisionó la notificación al Personero de Maní y no se hizo seguimiento a la misma). Se evidencia que los folios Nos. 64 a 69 del expediente “Cierre HCB Travesuras Infantiles y Enanitos”, hacen parte de un proceso administrativo que no es objeto de verificación pública, razón por la cual no se cargaron como anexos para soporte de evidencias AC 1210. En el aplicativo ISOLUCION se verifica cargue de evidencias según lo siguiente: 1. Solicitud copia actas de notificación personal emitido por la Coordinadora del Grupo jurídico a personería Municipal de Maní. 2. Seguimiento solicitud mediante correo electrónico. 3. Envío oficios y notificaciones por parte de personería Municipal a grupo Jurídico a través de correo electrónico, con los respectivos anexos de folios mencionados anteriormente.

AI-SIGE2012-CS021. CSC ISOLUCION 1209. La entidad no determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad del SIGE impidiendo evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra verificada: - Sin acciones de mejora efectivas derivadas del seguimiento y medición de procesos cuando no se alcancen los resultados planificados (CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo y CZ Villanueva). - Sin registro en el aplicativo SIM del

Incluir en la minuta de contratos de prestación de servicios obligación contractual con respecto a medición y análisis de indicadores. Socializar tablero de control, hojas de vida, importancia de medición y análisis de indicadores. Asignar responsables por procesos para medir y analizar indicadores a nivel zonal. Realizar retroalimentación de análisis de indicadores para verificar acciones de mejora. Cada centro zonal realizó medición y análisis de indicadores durante la vigencia 2012.

CERRADA

Con el cumplimiento de las acciones establecidas se logró que cada centro zonal realizara medición y análisis de indicadores.




resultado de los indicadores de los procesos de gestión institucional (Regional, CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo y CZ Villanueva). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS021, que retoma hallazgo AIC2008-CS14, en lo que aplique. AIC2009-CS021. Los análisis de los resultados de las diferentes mediciones de la gestión, no permiten demostrar la idoneidad, eficacia y efectividad del SGC, no determinar las acciones de mejora continua (Resultados TCP). AIC2008-CS14. No se evidenció análisis documentado y cualitativo de la medición de indicadores por parte de los responsables de los procesos.

AI-SIGE2012-CS020. CSC ISOLUCION 1208. La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE impidiendo demostrar la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin reporte de avance metas sociales y financieras (CZ Paz de Aríporo). - Sin reporte de avance del plan de acción 2011 (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Sin reporte cuantitativo y cualitativo del TCP junio a diciembre 2011 (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Sin seguimiento al TCP (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Sin realización de cálculo de los indicadores (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Reporte de cálculo de TCP de enero a junio

Asignar supervisión de contrato de clubes a nivel zonal. Socializar a los colaboradores de los CZ el plan de acción zonal. Coordinar con centros zonales designación de un enlace a nivel zonal para cada proceso responsable de reportar avances del plan de acción; y un enlace para consolidar los avances del plan de acción zonal. Realizar visita de verificación de evidencias del plan de acción a los centros zonales. Definir Excel para medir indicadores del tablero control a nivel zonal.

Cada centro zonal reportó durante la vigencia 2012 tablero control de procesos y plan de acción.

CERRADA

Se realizo grupo de trabajo el día 06 de Agosto de 2012, con el coordinador del centro zonal Yopal donde asigno responsable de alimentar indicadores del Plan de acción que le corresponden al c entro zonal Yopal. Durante la vigencia 2012 se evidencio registro de metas sociales y financieras, medición y análisis indicadores tablero control de procesos y reporte plan de acción 2012




2011 por Regional y no por CZ (CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo y CZ Villanueva).

AI-SIGE2012-CS022. CSC ISOLUCION 1207. La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SIGE por cuanto no evidencia el desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS: - Sin respuesta por parte del responsable. (Ej.: NCS 1856-2011 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). - Sin la evaluación para proceder al cierre y verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las mismas. (Ej.: NCS 1651-2011 CZ Paz de Aríporo). - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables. (Ej.: NCS 1856 - 2011 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). - Sin evidencia física o magnética de respuesta a las acciones de mejora. (Ej.: 8 No Conformidades del Sistema, generadas de abril de 2011 a enero 26 de 2012, en el CZ Yopal). Incluye el hallazgo de no conformidad AIC2009-CS022, que retomó el hallazgo AIC2008-CS15, en lo que aplique. No se evidencia desarrollo sistemático de acciones correctivas y preventivas, para promover el mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

Realizar capacitación a los promotores EPICOS sobre procedimientos AC, AP, SNC, NCS-ISOLUCIÓN. Realizar seguimiento a las acciones mejora y gestionar respuesta, cargue de evidencias, verificación del tratamiento y cierre. Elaborar informe mensual de estado de acciones de mejora para presentar en GET en su dependencia, para gestionar generación de acciones, respuesta, cargue de evidencias, verificación de tratamiento y cierre.

ABIERTA

Se han realizado las capacitaciones a los Promotores EPICO de los Grupos de la Regional y Centros Zonales. Se realiza seguimiento a través de correos electrónicos y mediante la verificación personal (actas de verificación).

Los responsables de procesos y de actividades asignadas mediante el aplicativo no cargan las evidencias de dichas actividades lo que no hace posible dar cierre oportuno a la AC.

AI-SIGE2012-CS006. CSC ISOLCUION 1206.La Entidad no planifica ni desarrolla los procesos

Realizar reunión con los enlaces referentes de los programas, para establecer compromisos en la elaboración del plan de

CERRADA

Se logró prestar el servicio durante la vigencia 2012. Para 2013 se contrataron el 98% de los cupos asignados a la Regional con vigencia




necesarios para la prestación del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin inclusión en el plan de asistencia técnica de todos los componentes requeridos Ej.: SNBF (CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo, CZ Villanueva). - Sin contratación de la modalidad PAE para vigencia 2012 a la fecha de la auditoría.

asistencia técnica regional 2013 como referente para los planes zonales. Incluir como obligación contractual la necesidad de elaboración y seguimiento del plan de asistencia técnica regional y apoyo en la formulación de los zonales. Verificar la contratación de PAE vigencia 2012 – 2013. Se evidencia para 2013 plan de asistencia técnica con inclusión de componentes del SNBF. Contratación 2012 del total de cupos asignados para la Regional. Contratación en el 2012 zonas 1,2 y 3 y comunidad indígena Caño mochuelo con vigencia futura para atención en la vigencia 2013, quedando pendiente contratación con dos comunidades indígenas.

futura, y se están adelantando acciones para contratación de los cupos pendientes.

AI-SIGE2012-CS006. CSC ISOLUCION 1205. La Entidad no planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin inclusión en el plan de asistencia técnica de todos los componentes requeridos Ej.: SNBF (CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo, CZ Villanueva). - Sin contratación de la modalidad PAE para vigencia 2012 a la fecha de la auditoría.

Envió de memorando y correo electrónico realizando la solicitud para capacitación en gestión documental. Verificar que se lleven a cabo las sensibilizaciones mediante los formatos de asistencia e informes de comisión de la profesional encargada de liderar el tema Contratar el profesional de apoyo para Gestión Documental. Generación de NCS por las inconsistencias encontradas. Envió de memorando y correo electrónico realizando la solicitud para ampliación o toma en arriendo infraestructura para la Regional y Centros Zonales Paz de Aríporo y Villanueva.

ABIERTA

Se solicito mediante memorando N° 001694 de fecha 20 de marzo de 2013, solicitando capacitación del tema. Se realizo sensibilización a servidores públicos y contratistas el 24 de abril en Regional y centro zonal Yopal, el 25 de abril en centro zonal Paz de Aríporo y el 26 de abril en centro zonal Villanueva. Se contrato la profesional para apoyo al proceso de gestión documental el día 15 de Febrero de 2013

No se ha generado la NCS por parte del responsable. Se envió solicitud de ampliación de oficinas para la Regional Casanare en mayo 3 de 2013, igualmente se solicito a la Gobernación de Casanare y alcaldía un inmueble para recibir en comodato.

AI-SIGE2012-CS003. CSC ISOLUCION 1204. La Entidad no se asegura de controlar el cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia y

Realizar solicitud mensual a los Coordinadores de Grupo y Centros de las capacitaciones asistidas a los colaboradores y contratistas. Realizar solicitud mensual

ABIERTA

A través de correos electrónicos y memorando se han realizado las solicitudes a los responsables. A través de memorandos y correos electrónicos.

No se han cargado evidencias de dos actividades por parte de los responsables de Procesos.




formación y toma de conciencia del recurso humano como se evidenció en las siguientes situaciones: - Sin evaluaciones de impacto de las capacitaciones practicadas en el año 2011. - Sin evidencia de la realización de inducción de nuevos servidores públicos (Ej. CC 23 795 406 y CC 47 442 149).

recordando a los coordinadores practicar la evaluación de impacto de las capacitaciones de acuerdo al PR2.MPA1.P1 V.8 seguimiento a la recepción de certificados de inducción y re inducción de los colaboradores

AI-SIGE2012-CS017. CSC ISOLUCION 1201. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: COMITÉ RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS: - Comité de Restablecimiento de Derechos Regional sin cumplimiento de las decisiones. (Ej.: SIM 33302016 se recomendó traslado de HA a la regional Meta, en el SIM aparece en Comité de Adopciones, Regional). - Actas de Comité de Restablecimiento de Derechos sin firmas. (Ej.: Actas de fechas 28 de enero, 3 de febrero, 23 de septiembre de 2011, CZ Yopal). - Sin realización del comité PARD. (Ej.: Sin acta enero 2012 CZ Yopal). Ej.: (Sin actas abril, junio y diciembre de 2011, CZ Paz de Aríporo). - Sin realización del comité PARD con la periodicidad establecida. (Ej.: 3 reuniones por mes, a excepción del mes de noviembre de 2011, CZ Villanueva). - Sin seguimiento a compromisos en comités PARD anteriores. (Ej.: Actas de 03/01/11, 02/02/11, 28/02/11,

Comunicar a equipos de defensoría que todos los jueves de cada semana se realizará comité de restablecimiento de derechos. Elaborar Cronograma Anual de Comité de Restablecimiento de Derechos a nivel zonal. Delegar técnico de apoyo para elaboración de Acta de Comité PARD por centro zonal. Realizar GET para socializar Aplicación Guía de gestión Documental y Tabla de retención documental por dependencias.

ABIERTA

Se emitió memorandos y correos electrónicos a los profesionales de los grupos interdisciplinarios informando sobre la sesión de los comités de restablecimiento de derechos. La Coordinadora de Centro Zonal Paz de Aríporo emitió Cronograma anual de comité de Restablecimiento de Derechos.

El no cargue de evidencias de actividades por parte de los responsables de Procesos.




30/03/11, 29/04/11 y 23/09/11 CZ Yopal); (Ej.: Actas de 16/05/2011, 24/05/2011, 31/05/2011, 10/07/2011,14/07/2011, 29/07/2012 CZ Paz de Aríporo). - Sin orden cronológico documentos archivados. (Ej.: Actas de comité PARD de 16/05/2011, 24/05/2011 y 31/05/20, 10/07/201, 14/07/2011 y 29/07/2011 CZ Paz de Aríporo). - Sin numeración consecutiva. (Ej.: Actas comité PARD de fecha 16/05/2011, 24/05/2011 y 31/05/20, 10/07/201, 14/07/2011 y 29/07/2011, CZ Paz de Aríporo). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS015, que retomó hallazgo AIC2008-CS10, en lo que aplique. AIC2009-CS015. La regional no lleva a término la prestación del servicio bajo condiciones controladas como se observa en las siguientes HA: -Remisión tardía a comité de adopciones (EJ 85C002388-98 con resolución de adoptabilidad e 11/08 emitida al comité el 07/09, 85C00600051 con resolución de adoptabilidad del 2402/06 presentado al comité el 30/03/09 AIC2008-CS10. En las HSF revisadas se evidenció lo siguiente: Remisión tardía al comité de adopciones de HSF con declaratoria de adoptabilidad (HSF85A00076200601 con fecha de resolución 21/03/2007 y de envío 27/02/2008, 85B002190200501/02 con fecha de Resolución 25/06/07, sin enviar a la fecha. 85C00015200701 con fecha de resolución 9/11/2007 y enviada al comité en 28/02/08.




AI-SIGE2012-CS016. CSC ISOLUCION 1200. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PROCESO: - Sin verificación de la garantía de derechos. (Ej.: Peticiones 2131 y 2133 CZ Yopal); (Ej.: HA1029662973 CZ Villanueva). - Sin auto de reapertura porque estaba cerrada la historia mediante auto. (Ej.: HA 000501-02 CZ Yopal). - Sin traslado en el SIM de 46 casos que tenia asignados Defensora de Familia que fue reubicada en noviembre de 2010 (CZ Yopal). - Sin solicitud de prórroga para la permanencia en Hogar Sustituto. (Ej.: NUIP 1027525949 y 1006446768 CZ Yopal). - Sin valoraciones ordenadas por el Defensor de Familia. (Ej.: Peticiones 2133 y 2131, SIM 33306241, 33302418, 33304649 CZ Yopal). - Sin solicitud ni valoración de medicina legal ordenada en auto de apertura. (Ej.: SIM 33401378, presunto maltrato físico, CZ Paz de Aríporo). - Sin denuncia penal. (Ej.: SIM 33302402, 33306507, 33306241, 33302418, presunto abuso sexual, CZ Yopal); (Ej.: SIM 33403516 CZ Paz de Aríporo). - Sin concepto integral PARD. (Ej.: SIM 33306241 CZ Yopal); (Ej.: HA 1118537185 CZ Villanueva). - Sin seguimiento a medidas de protección o de restablecimiento adoptadas, a cargo del Coordinador Zonal. (Ej.: CZ Yopal y CZ Villanueva). - Sin

Verificar que se realice el seguimiento a procesos por Defensoría, desde el Centro Zonal mediante el Comité de Restablecimiento de Derechos. Verificar que se efectué el seguimiento desde la Regional mediante el Comité de Restablecimiento de Derechos. Verificar que se realicen los GET con equipos de defensoría revisando los lineamientos del PARD.

ABIERTA Se cuenta con actas de los comités de los centros zonales Yopal y Villanueva.

El no reporte y cargue de evidencias de las actividades por parte de los responsables de procesos no ha permitido cerrar el hallazgo.




definición jurídica PARD. (Ej.: HA 94072715297, auto apertura investigación del enero 25 de 2011, CZ Paz de Aríporo). - Pérdida de competencia. (Ej.: HA 94072715297, auto de apertura de investigación enero 25 de 2011, CZ Paz de Aríporo). - Sin seguimiento postegreso. (Ej.: SIM 33401378, 33403516 CZ Paz de Aríporo). - Sin radicación del oficio remisorio de los documentos de solicitud de adopciones. (Regional). Incluye el hallazgo de no conformidad AIC2009-CS016 que retomó el hallazgo AIC2008-CS02, en lo que aplique. TODOS LOS ITEM DE 2008 Y 2009 SE HAN RETOMADO EN EL HALLAZGO AI-SIGE2012-CS014

AI-SIGE2012-CS015. CSC ISOLUCION 1199. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ASISTENCIA TÉCNICA CZ Villanueva - Modalidad Hogar Sustituto - Incumplimiento lineamiento hogares sustitutos por sobre cupo desde 2011. - Sin evidencia de aplicación de pruebas para la selección de nuevas familias. - Sin plan de formación para las familias sustitutas antiguas. - Sin avances y soportes de ejecución del plan de formación para las familias sustitutas antiguas. CZ Yopal - Modalidad Hogar Sustituto - Sin evidencia de asesoría / asistencia técnica para la prestación

Verificación del plan de capacitación permanente a madres sustitutas. Verificación de entrega de actas en los centros zonales. Verificar informes de divulgación mensuales por centro zonal

ABIERTA

Se realizó gestión con centro zonal y para la vigencia 2012 se realizó plan de capacitación permanente a las madres sustitutas.

El no cargue de las evidencias de ejecución de las actividades en su totalidad no ha permitido el cierre oportuno de la AC.




del servicio, relacionada con el cumplimiento de responsabilidades y compromisos adquiridos y en general para que se brinde una atención de calidad en Hogares Sustitutos.

AI-SIGE2012-CS014. CSC ISOLUCION 1198. La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: HISTORIAS DE ATENCIÓN - HA: - HA en archivadores que no salvaguardan su privacidad (CZ Yopal y CZ Villanueva). - HA sin transferencia al archivo central (CZ Yopal). - HA con documentos sin firma y sin fecha: (Ej.: HA 1.129.244.490 CZ Yopal); (Ej.: HA 96012624961 CZ Villanueva). - HA con documentos archivados sin orden cronológico. (Ej.: HA1029662973, HA 1092181859 CZ Villanueva). - HA con documentos sin foliar. (Ej.: Total de la muestra CZ Villanueva). - HA con documentos sin diligenciamiento completo. (Ej.: HA 118537185, HA 1092181859 incompleto documento verificación de derechos folio 3, CZ Villanueva). - Documentos repetidos y foliados en archivo físico. (Ej.: SIM 33401559 folios 142 y 144; 143 y 145; 149 y 150; 152 a 171 y 172 a 192; 199 y 201; 200 y 202; SIM 33402147 folios: 30 y 31; 32 y 33; 72 y 74; 73 y 75 CZ Paz de Aríporo). - Sin uso de la Guía de afuera para el préstamo de las HA. (Ej.: CZ Paz de Aríporo). REGISTRO - Sin número de identificación

Realizar solicitud a Administrativa del Nivel Regional de mobiliario y adecuación de lugar para el archivo de gestión del centro zonal. Implementar jornadas de organización e inventario de archivo de gestión una vez a la semana para realizar la transferencia de archivo al archivo central de la Regional. (Actas de las carpetas organizadas y formatos de acuerdo a ley de archivo). Actualización de los datos y las carpetas de los casos estudiados en Comité de Restablecimiento en los Centros Zonales y en las Jornadas de organización de archivo. Realización de Grupos de estudio para unificación de conceptos para Registro de actuaciones en SIM con los equipos psicosociales. Designar personal responsable en los centros zonales para que realicen el control y seguimiento al préstamo de las HA.

ABIERTA

Se emitió mediante memorando del 19 de Febrero de 2013 radicado 440103027 – 186 y correo electrónico a la Coordinadora Administrativa inmobiliario para el archivo del Centro Zonal Villanueva. Se emitió correo electrónico por parte de los Coordinadores Yopal y Paz de Aríporo de los 11 y 21 de Febrero realizando solicitud de Inmobiliario para archivo al grupo administrativo. Los centros zonales realizaron grupos de estudios en la Guía de Gestión Documental y organización de Archivo (actas de GET). Se ha venido realizando la actualización de las carpetas por parte de los Grupos Interdisciplinarios de los Centros Zonales. Los profesionales de los grupos interdisciplinarios recibieron capacitación para manejo de la herramienta SIM dentro del proyecto de acompañamiento de la Regional. Cada Coordinadora de Centro Zonal delego un responsable para el préstamo y control de las Historia Socio familiar entrega y recibo. En el Centro Zonal Yopal se logro la contratación de una persona exclusivamente para el manejo y préstamo de carpetas y archivo.

Se presenta que de las actividades programadas para subsanar el hallazgo los responsables no han cargado en su totalidad las evidencias en el aplicativo.




en HA. (Ej.: SIM 33302402, 33306507, 33304649, 2133, 33303409, 33306241, 33302418, 33303193, 33305841 CZ Yopal). - Sin firma del progenitor de NNA. (Ej.: En la entrevista realizada por el defensor de familia SIM 33306241 CZ Yopal). - Sin firma en actuaciones de profesionales. (Ej. HA 98010365015 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: HA 96012624961 CZ Villanueva). - Sin firma del Defensor de Familia. (Ej.: HA 1129244490 CZ Villanueva).

AI-SIGE2012-CS013. CSC ISOLUCION 1197. La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PRESTACIÓN DEL SERVICIO CZ Paz de Aríporo - Modalidad Clubes Juveniles y Pre juveniles - Inicio extemporáneo en la prestación del servicio de clubes juveniles y pre juveniles 2011. - Sin cumplimiento de los lineamientos de programación respecto de la operación del programa de clubes juveniles y/o pre juveniles por parte de operador. - Sin constitución de los Comités Técnicos Operativos de la modalidad de clubes juveniles y pre juveniles. ASISTENCIA TÉCNICA CZ Yopal - Modalidad Hogares Infantiles - Sin evidencias de seguimiento, monitoreo, análisis y retroalimentación al desarrollo del programa de capacitación. - Sin

Realizar los requerimientos a operadores en la oportunidad de entrega de informes. Solicitar capacitación a colaboradores del centro zonal Yopal en la Guía de gestión documental y de archivo. Delegar un profesional responsable para la divulgación e implementación de las Guías de mejores prácticas ambientales. Capacitar a operadores en Lineamientos de operación de programa clubes juveniles y/o pre juveniles (ahora generaciones con bienestar). Realizar seguimiento a los comités técnicos- operativos de la modalidad de clubes juveniles y/o pre juveniles (ahora generaciones con bienestar), en centros zonales y Regional.

ABIERTA

Se emitió memorando solicitando la capacitación en gestión documental. Se realizo entrega de la cartilla de la guía de mejores prácticas ambientales a operadores mediante correo electrónico. Se ha realizado por seguimiento por parte del profesional a los comités técnicos – operativos.





informes cualitativos y cuantitativos de la ejecución presentados por el supervisor del contrato. - Sin evidencia de asesoría / asistencia técnica a los operadores del servicio. - Sin evidencia de las acciones realizadas para apoyar la implementación de los programas de emergencia (preparación y respuesta ante emergencias). - Sin evidencia de seguimiento a la implementación de las Guías de Mejores Prácticas ambientales (abastecimientos, uso de recursos, generación residuos).

AI-SIGE2012-CS007. CSC ISOLUCION 1196. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: REGISTRO: - Sin registro de actuaciones en el SIM. (Ej.: SIM 33401559, 33403369, 33403516 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: SIM 33503190, SIM 33503156 CZ Villanueva); (Ej. En el aplicativo SIM no se registra la totalidad de las actuaciones realizadas en la Regional, CZ Yopal, CZ Paz de Aríporo, CZ Villanueva); (Ej.: SIM 33501985S presunta violencia sexual, sin registro en el SIM de apertura de PARD, CZ Villanueva). - Sin registro de peticiones en el SIM (Ej.: a 31 de diciembre de 2011 se tienen 400 peticiones sin registrar, algunas desde 2009 en la Regional). - Peticiones sin cerrar en el sistema. (Ej.: SIM 33302423 Derecho

Realizar grupo de estudio por centro zonal para adquirir compromisos por parte de los profesionales encargados de constatación de denuncias y responsables de respuesta y cierre peticiones. Realizar seguimiento a reporte de inconsistencias de registro de peticiones diario. Realizar jornadas de cierre con los centros zonales

ABIERTA

El seguimiento a las peticiones se ha venido realizando por parte de los responsables a Nivel de Centros zonales Y Regional.





de petición por reintegro familiar presenta 269 días de retraso Regional); (Ej.: SIM 33403156 y SIM 33403176 CZ Paz de Aríporo). - Inoportunidad en el registro de las actuaciones (Ej.: SIM 33306241 CZ Yopal); (Ej.: SIM 33502956 recibido el 24 de octubre de 2011, presunto abuso sexual, direccionado y sin más gestión en el SIM pero con gestión en HA en físico CZ Villanueva); (Ej.: SIM 33502498 en el SIM no aparece el registro de aceptación, presunto maltrato a niño en HCB, aparece gestión de petición pero no coincide lo registrado en el SIM con lo actuado y archivado en físico CZ Villanueva). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que retomo hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006. La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes situaciones: - Sin ingresó al SIAC las peticiones encontradas en el buzón de sugerencias. Registros vencidos sin cierre en el SIM. (Ej.: CZ Yopal: Reporte de enero a diciembre de 2011: Denuncias se recibieron 643 y continúan abiertas 288 a enero 9 de 2012; Peticiones se recibieron 23 se dio respuesta a 7 de manera posterior al tiempo establecido. SIM 33302874 sin cierre por 239 días y SIM 1758394579 con 129 días. Quejas se recibieron 17 continúan abiertas 5 entre estas las SIM 33305517 y SIM 33305787); (Ej.: CZ Paz de Aríporo: Reporte




de enero 1 de 2011 al 31 de enero de 2012: Denuncias se recibieron 220 continúan abiertas 65; Derechos de Petición se recibieron 7 continúan 2 en gestión. SIM 33403156 y SIM 33403176 con respuesta sin cierre en el SIM; Reclamos se recibieron 32 continúan 5 en gestión.

AI-SIGE2012-CS010. CSC ISOLUCION 1195. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE - Sin apertura semanal del buzón. (Ej.: No se dio apertura durante el mes de enero de 2012, CZ Yopal). - Sin numeración consecutiva. (Ej.: Actas de apertura de buzón CZ Paz de Aríporo). - Actas de apertura del buzón sin firmas de los servidores públicos responsables. (Ej.: Actas del 3, 10, 17 y 24 de enero, 7 de febrero, 26 de septiembre de 2011, CZ Yopal). - Sin evidencia de respuesta al peticionario. (Ej.: SIM 33402978, 33402283, 33403516 CZ Paz de Aríporo); (Ej.: SIM 33502611 CZ Villanueva). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que retomo hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006.La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes

Socialización de resolución 3264-2009 frente a procedimiento de apertura de buzón de sugerencias, quejas y reclamos a responsables de macro proceso de servicio y atención. Realizar seguimiento a reporte de inconsistencias de registro de peticiones diario. Realizar grupos de estudio con responsables de Macroproceso de servicio y atención de centro zonal, con el fin de desarrollar temas relacionados con seguimiento, inconsistencias, indicadores, gestión de respuestas y registro SIM. Realizar grupo de estudio por centro zonal para adquirir compromisos por parte de los profesionales encargados de constatación de denuncias y responsables de respuesta y cierre peticiones. Realizar jornadas de cierre con los centros zonales.

ABIERTA

El seguimiento a las peticiones se ha venido realizando por parte de los responsables a Nivel de Centros zonales Y Regional.





situaciones: - Sin publicación mediante edicto respuesta a las peticiones anónimas de los usuarios.( CZ Villanueva)

AI-SIGE2012-CS009. CSC ISOLUCION 1192. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: CONTROLES - Ausencia de controles a la oportunidad en la constatación. (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Ausencia de controles al seguimiento de respuesta a las peticiones. Ej.: (SIM No. 33200922 creado el 24/08/2011, sin seguimientos, Regional); Ej.: Reporte de enero 1 de 2011 al 31 de enero de 2012: Denuncias se recibieron 220 continúan abiertas 65, CZ Paz de Aríporo). - Ausencia de controles a los tiempos de respuesta a las peticiones. (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Ausencia de controles al cierre de las peticiones. (CZ Yopal y CZ Paz de Aríporo). - Sin seguimiento efectivo a los registros en el SIM. (Ej.: SIM 33502694 derecho de petición, CZ Villanueva).

Realizar tramite de contratación de trabajadora social centro zonal Villanueva. Realizar grupo de estudio y trabajo con responsables de macro proceso de servicio y atención de Regional y centro zonal para seguimiento de peticiones. Brindar asistencia Técnica con responsable de servicio y atención con el fin de fortalecer competencias de servidora publica del CZ Paz de Aríporo frente al macro proceso y sus procedimientos. Realizar grupos de estudio y trabajo con servidores públicos y contratistas, buscando aumento de conocimiento frente a la importancia del macro proceso en las labores diarias.

ABIERTA


AI-SIGE2012-CS008. CSC ISOLUCION 1191. La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada durante la auditoría: TRÁMITE Y TRATAMIENTO - Inoportunidad en la

TRATAMIENTO: Verificar corrección de las peticiones citadas en el hallazgo. Y requerir a profesionales actualización al evidenciar incumplimiento. PLAN DE ACCIÓN: Adelantar tramite de contratación de trabajo social para el centro zonal Villanueva. Grupo de estudio por centro zonal para adquirir

ABIERTA

Se realiza el seguimiento diario a las peticiones se adjunto evidencia. Se realiza el seguimiento semanal a las inconsistencias de las peticiones por parte del responsable del Proceso de Servicio y Atención a Nivel Regional.





constatación de denuncia. (Ej.: SIM 33303409 de fecha de registro 11 de abril de 2011 y fecha de visita de verificación 29 de julio de 2011 CZ Yopal). - Sin evidencia de trámite correspondiente a los anónimos. (Ej.: SIM 1758319087,1758190773, 1758307191, 30605635, 33201139, 33306031, 33309332, 33304331 CZ Yopal). - Trámite a 17 peticiones anónimas recibidas entre enero y octubre de 2011 en formato institucional con logo que entró en vigencia en noviembre de 2011 (CZ Paz de Aríporo). - Derecho de petición sin respuesta efectiva (Ej.: SIM 33502694 CZ Villanueva). - Derecho de petición sin respuesta o con términos de respuesta vencidos.(Ej.: SIM 33502611 sin respuesta CZ Villanueva); (Ej.: Se recibieron 23 peticiones, se dio respuesta a 7 de manera posterior al tiempo establecido; Ej.: SIM 33302874 sin cierre por 239 días; Ej.: SIM 1758394579 con 129 días; Derechos de Petición se recibieron 7 continúan 2 en gestión; Reclamos se recibieron 32 continúan 5 en gestión, CZ Paz de Aríporo). Incluye los hallazgos de no conformidad AIC2009-CS006, que retomo hallazgo AIC2008-CS05, en lo que aplique. AIC2009-CS006.La regional no ha implementado disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes como se observa en las siguientes situaciones: - Cierres no efectivos de las peticiones: se cierran con el traslado al encargado de resolver la petición ( Ej.

compromisos por parte de los profesionales encargados de constatación de denuncias y responsables de respuesta y cierre peticiones. Seguimiento a reporte de inconsistencias de registro de peticiones diario. Seguimiento a reporte de inconsistencias de registro de peticiones semanal. Realizar jornadas de cierre con los centros zonales. Solicitud al nivel nacional adición de recursos para transporte para la vigencia 2012.




3616 - CZ Paz de Aríporo, 835 - y CZ Yopal ). AIC2008-CS05. En el proceso de recepción y Direccionamiento se evidenciaron las siguientes situaciones que afectan la eficacia de la comunicación con los clientes: - Falta de actuaciones documentadas, de constatación de denuncias por maltrato físico: 128 del 30/04/2008 y 225 de 3/06/08 (CZ Yopal), 459 de 6/05/2008 y 470 del 7/05/2008 (CZ Villanueva), por abuso sexual 203 del 23/05/2008 (CZ Yopal, por negligencia 13 del 5/5/08 y 14/05/08 (CZ Paz de Aríporo) y del reclamo 121 del 30/04/08 sobre desempeño hogar sustituto (CZ Yopal). - Incumplimiento de las fechas establecidas para el cierre de las referidas peticiones (continúan abiertas e Cz Yopal).

AI-SIGE2012-CS012. CSC ISOLUCION 1167. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados o las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO: - Sin reporte de publicación del contrato en el SECOP (3 días hábiles siguientes). (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64, 133, 136 y 138 de 2011). - Sin póliza o garantía adecuada. (Ej.: Contrato 49). - Sin acta de iniciación del contrato (cuando aplique o sea establecida como requisito). (Ej.: Contrato

Enviar documentación al grupo jurídico tendiente a liquidar los contratos Números: 23,25,27,30,31,32,35,36,41,73, 76,83,100,101,104,152,169, 77,82,85 de 2012; 40,129,133 de 2011; 104 de 2010. CZ PAZ DE ARIPORO. Enviar documentación al grupo jurídico tendiente a liquidar los contratos Números: 29,33,34,51,88,92,140,143,167, 168,174, 77, 82, 85 de 2012; 54,132 de 2011, 80 de 2010. CZ VILLANUEVA. Enviar documentación al grupo jurídico tendiente a liquidar los contratos Números: 10,45,50,52,54,56,68,91,93,96 , 102, 103, 137, 159, 161, 82,85 de 2012; 20 de 2011. CZ YOPAL Enviar documentación al grupo

ABIERTA

CZ PAZ DE ARIPORO: Mediante Memorando No.680 de fecha 9 de Abril radicado No 3529, el CZ. envió documentación para liquidar el contrato No 032; Los días 12 y 15 de Abril se envió planilla con documentos de liquidación de los contratos No. 23,25,27,30,35,36,100,101,104 de 2012 y 133 de 2011. Pendientes por enviar al Grupo Jurídico los documentos de liquidación de los contratos No.31,41,73,76,83,152,169,77,82,85 de 2012 40 y 129 de 2011 y 104 de 2010. Se envió documentación al Grupo jurídico mediante memorando radicado bajo el No. 926 tendiente a liquidar el contrato No.129 de 2011, mediante memorando radicado bajo el No. 925 tendiente a liquidar el contrato No.85. GAT: La documentación fue enviada al Grupo Jurídico tendiente a liquidar el contrato 67 de 2012, se envió con memorando el día 15 de Marzo 2013,

No contar con todas las actas de liquidación de todos los contratos no ha permitido subsanar el hallazgo.




138 de 2011 no la tiene; Ej.: Contrato 49 de 2011 tiene el acta de inicio pero con error en la fecha (7 de febrero de 2010); Ej.: Contrato 74 de 2011 tiene el acta de inicio pero con error en la fecha (18 de abril de 2010). - Sin comunicación al Contratista (oficio de legalización). (Ej.: Contratos 1, 4, 23, 58, 63, 80 y el 138 la tiene sin radicar). - Sin comunicación al Supervisor. (Ej.: Contratos 4 y 80 de 2011, Contrato 23 de 2011 la tiene sin radicar). - Sin comunicación al Coordinador Financiero de inicio de ejecución del respectivo contrato. (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64 y 133 de 2011 y Contrato 80 la tiene pero sin radicar). - Sin radicación del concepto técnico para el trámite de la adición, modificación o prórroga. (Ej.: Contrato 138 de 2011). - Sin informes de supervisión pactados en el contrato. (Ej.: Contrato 39 de 2011). - Sin informes presentados por el contratista (según las obligaciones pactadas en el contrato). (Ej.: Contratos 39, 40, 47, 49, 133, 136 y 138). - Sin informe final rendido por el contratista. (Ej.: Contratos 40, 47 y 49 de 2011). - Sin estado de cuenta del respetivo contrato expedido por el área Financiera. (Ej.: Contratos 39, 49, 64, 65 y 118). - Sin certificación final de cumplimiento expedida por el supervisor o interventor del respectivo contrato. (Ej.: Contratos 39, 49, 54, 64 y 118). - Sin acta de liquidación bilateral, firmada por el contratista, el supervisor y el ordenador del gasto

jurídico tendiente a liquidar los contratos N 70,71,75,87,89,120,136,162,172 de 2012; 134 de 2011; 170 y 172 de 2010. ADMINISTRATIVA. Enviar documentación al grupo jurídico tendiente a liquidar el contrato N 67 de 2012. GAT

con numero de radicación 002407. El grupo de asistencia técnica logro liquidar dentro de los 4 meses los contratos a su cargo.




(dentro de los 4 meses siguientes a la terminación del plazo de ejecución). (Ej.: Contrato 39, 54 y 64). - Sin foliación en la totalidad ó parte de la documentación contractual. (Ej.: Contratos 49, 54, 65, 74, 79 y 80 de 2011).

AI-SIGE2012-CS011. CSC ISOLUCION 1166. La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados o las disposiciones aplicables, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: FASE PRECONTRACTUAL - Sin solicitud de trámite contractual dirigida al coordinador jurídico, radicada en correspondencia. (Ej.: Contratos 4 y 80 de 2011). - Sin radicar solicitud de trámite contractual. (Ej.: Contrato 23 de 2011). - Sin que se hubiese hecho la invitación pública, se encontró solicitud de trámite contractual radicada a folio 100 de la carpeta del Contrato 54 de 2011 relacionando documentos de un proponente). - Sin estudios previos. (Ej.: Contratos 58, 133 y 136 de 2011, no tienen firma del ordenador del gasto ni de la coordinadora del Grupo que solicita la contratación). - Sin coherencia en las fechas de los Estudios Previos E.P y los CDP. (Ej.: Contrato 133 de 2011 EP del 12-12-2011 y CDP del 13-12-2011); (Ej.: Contrato 135 suscrito el 27-12-2011, EP del 11-07-2011 y CDP del 13-12-2011); (Ej.: Contrato 138 de 2011 EP del 22-12-2011 y CDP del

Realizar GET al interior del grupo jurídico a fin que todos los profesionales de este conozca los procesos y procedimientos. Aplicar correctamente las herramientas establecidas para cada modalidad. Socializar la fase precontractual teniendo en cuenta las diferentes modalidades

CERRADA

Se realizó verificación de solución del hallazgo con muestras aleatorias de contratos el 26 de abril de 2013: 1. Sin solicitud de trámite contractual dirigida al coordinador jurídico, radicada en correspondencia. (Ej.: Contratos 4 y 80 de 2011). Sin radicar solicitud de trámite contractual. (Ej.: Contrato 23 de 2011). Se realiza verificación de contratos Nos. 37, 207, 190 de 2012 y Contratos Nos. 009, 017, 051 y 058 de 2013 los cuales cuentan con la solicitud de trámite contractual y la respectiva radicación en la carpeta correspondiente. 2. Sin estudios previos. (Ej.: Contratos 58, 133 y 136 de 2011, no tienen firma del ordenador del gasto ni de la coordinadora del Grupo que solicita la contratación). Verificación de contratos Nos. 037 y 207 de 2012 y contratos Nos. 017, 051 y 058 de 2013 los cuales cuentan con los documentos relativos a estudios previos. 3. Sin coherencia en las fechas de los Estudios Previos E.P y los CDP. (Ej.: Contrato 133 de 2011 EP del 12-12-2011 y CDP del 13-12-2011); (Ej.: Contrato 135 suscrito el 27-12-2011, EP del 11-07-2011 y CDP del 13-12-2011); (Ej.: Contrato 138 de 2011 EP del 22-12-2011 y CDP del 26-12-2011). Vigencia 2012: El formato de estudios previos no contenía la fecha, lo cual no era requisito. Vigencia 2013: Contrato No. 033, tiene fecha vigencia 2012, Contrato 017 el campo de fecha está sin diligenciar. Se realiza nueva verificación el 30 de abril y se subsanó la fecha de los estudios previos. 4. Sin publicación en la página Web del ICBF o en el SECOP de los estudios previos ó de los documentos que deben publicarse. (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64, 133, 136 y 138 de 2011). Durante la Vigencia 2011 no se publicó ningún




26-12-2011). - Sin publicación en la página Web del ICBF o en el SECOP de los estudios previos ó de los documentos que deben publicarse. (Ej.: Contratos 54, 58, 63, 64, 133, 136 y 138 de 2011). - Sin el certificado de idoneidad emitida por el supervisor. (Ej.: Para contratista de aporte que ya había contratado en la vigencia anterior Contrato 138 de 2011). - Sin el certificado de idoneidad ó sin certificación de experiencia de 2 años. (Ej.: Para contratista de aporte nuevo Contrato 49 de 2011). - Sin invitación (es) a ofertar o invitación sin firma. (Ej.: Contratos 54, 58 y 63 de 2011). - Sin certificado de idoneidad para contratos de aporte con calificación superior a 80 puntos. (Ej.: Contratos 49 y 138 de 2011). - Sin firma de la Ordenadora del Gasto en adenda publicada. (Ej.: Contrato 63 de 2011). - Sin convocatoria a veedurías ciudadanas. (Ej.: Contratos 49 y 65 de 2011). - Sin propuesta(s) radicada(s). (Ej.: Contratos 39, 40 y 49 de 2011). - Sin radicar propuesta en el término establecido en la invitación a ofertar. (Ej.: Contrato 79 de 2011). - Sin evaluación de la propuesta ó evaluación sin firmas. (Ej.: Contrato 63 de 2011 falta evaluación Jurídica; Ej.: Contratos 49, 54, 58, 133 y 136 sin firma de evaluador ó evaluadores). - Sin formato Hoja de Vida DAFP firmado por el Coordinador del Grupo de Contratos o Servidor Público responsable de la constatación de documentos. (Ej.:

contrato en el SECOP, para el año 2012 la sede nacional contrató directamente una persona para que realizara dicha labor, se publicaron pero no dentro de los 3 días hábiles siguientes, en la vigencia 2013 si se está realizando dicha actividad en los términos establecidos (Ejm contratos Nos. 058 y 076). 5. Sin el certificado de idoneidad emitida por el supervisor. (Ej.: Para contratista de aporte que ya había contratado en la vigencia anterior Contrato 138 de 2011), Sin el certificado de idoneidad ó sin certificación de experiencia de 2 años. (Ej.: Para contratista de aporte nuevo Contrato 49 de 2011). Se verifica contratos Nos. 190 y 207 de 2012 y contratos Nos. 033 y 058 de 2013, se evidencian que tienen dicho documento de certificado de idoneidad emitida por el supervisor. En contrato No. 017 se identifica error en la fecha. 6. Sin invitación (es) a ofertar o invitación sin firma. (Ej.: Contratos 54, 58 y 63 de 2011). De acuerdo a la resolución 2690 de 2012 Por la cual se expide el Manual de Contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, no exige dicho documento. 7. Sin firma de la Ordenadora del Gasto en adenda publicada. (Ej.: Contrato 63 de 2011). - Sin convocatoria a veedurías ciudadanas. (Ej.: Contratos 49 y 65 de 2011), Sin propuesta(s) radicada(s). (Ej.: Contratos 39, 40 y 49 de 2011), Sin radicar propuesta en el término establecido en la invitación a ofertar. (Ej.: Contrato 79 de 2011). Sin evaluación de la propuesta ó evaluación sin firmas. (Ej.: Contrato 63 de 2011 falta evaluación Jurídica; Ej.: Contratos 49, 54, 58, 133 y 136 sin firma de evaluador ó evaluadores). Verificación contrato 076 de 2013 (Express Ltda.) conforme a lo evidenciado en el requerimiento. 8. Sin formato Hoja de Vida DAFP firmado por el Coordinador del Grupo de Contratos o Servidor Público responsable de la constatación de documentos. (Ej.: Contratos 1, 133, 136 de 2011). Vigencia 2012: Contrato 037 posee formato Hoja de Vida DAFP firmado por el supervisor. Vigencia 2013: carpetas de contratos Nos. 009, 017, 033 contienen dicho formato. Y el contrato No. 051 no tiene la




Contratos 1, 133, 136 de 2011). - Sin declaración de bienes y rentas para contratos superiores a 3 meses. (Ej.: Prestación de servicios Contratos 80 y 118 de 2011). - Sin copia del Registro Único Tributario - RUT. (Ej.: Contrato 138 de 2011). - Sin pacto de integridad firmado por el representante legal para persona jurídica o proponente persona natural. (Ej.: Contratos 1, 4, 23, 54, 65, 74, 79, 80 de 2011). - Sin afiliación a salud, persona natural (certificación o planilla de pago). (Ej.: Contrato 63 de 2011). - Sin afiliación a pensiones, persona natural (certificación o planilla de pago). (Ej.: Contrato No. 4 de 2011). - Sin formato de abono directo en cuenta bancaria. (Ej.: Contratos 65, 118 y 138 de 2011). - Sin certificaciones académicas del contratista (persona natural). (Ej.: Contratos 1, 4, 79 y 80 de 2011). - Sin certificaciones de experiencia laboral (para persona natural y con relación al objeto del contrato para persona jurídica). (Ej.: Contratos 1 y 49 de 2011).

documentación solicitada. Vigencia 2013: carpetas de contratos Nos. 009, 017, 033 contienen dicho formato. El contrato No. 051 no tiene la documentación solicitada.

AI-SIGE2012-CS018. CSC ISOLUCION 1164. La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SIGE, por las siguientes situaciones encontradas: - Sin ajustar diferencia por valor de $13.643.494 en el formato 3 (Propiedad, Planta y Equipo) de la conciliación inter áreas en el periodo correspondiente al corte del 30 de septiembre de 2011 (Regional). - Sin legalizar la comisión de servicios dentro de los 5

Realizar Comité de Bienes para presentar diferencias de saldos de depreciación entre almacén y contabilidad y presentar la propuesta de ajuste. Enviar Memorando a todos los funcionarios y contratistas para recordarles el cumplimiento de la resolución 4040 de 2012. Enviar requerimiento a funcionarios y contratistas que están tramitando nuevas comisiones sin han haber legalizado las anteriores comisiones concedidas.

ABIERTA

Se realizo comité de bienes de fecha 27 de junio de 2013, ajustando las diferencias de depreciación entre contabilidad y Almacén. Se cuenta con acta de comités la cual se encuentra cargada en la siguiente Ruta en el NAS \\172.16.9.31\ ArchivosICBF\Regional Casanare\ Regional\Grupo_Administrativo\ EVIDENCIAS ACCION CORRECTIVA 1164 ACT. P.A Ya que el aplicativo no permite realizar el cargue de las evidencias porque la Acción Correctiva fue reformulada. Se realizó requerimiento a




días posteriores a la terminación. (Ej.: Res 0582 del 27-04-2011 y Res 0930 del 24-06-2011, por las cuales se autoriza el cumplimiento de comisiones de servicios y se ordenan los pagos correspondientes (Regional). - Sin evidencia del envío del requerimiento de un presunto moroso dentro del periodo establecido. (Ej.: carpeta CC 47438862 Regional). - Sin firma de certificación por parte del ordenador del gasto de la nómina del mes de Noviembre de 2011. Sede Regional

colaboradores sobre el trámite de nuevas comisiones.

Hallazgo AIC2008-CS11. CSC ISOLUCION 892. En la selección y preparación de familias para la adopción no se evidenció documentación de: un modelo definido para su desarrollo, plan de preparación de los NNA asignados, seguimiento post adopción; por tanto se configura no conformidad menor con el numeral 7.5.1 que exige prestar los servicios bajo condiciones controladas. Hallazgo AIC2008-CS11 En la selección y preparación de familias para la adopción no se evidenció documentación de: un modelo definido para su desarrollo, plan de preparación de los NNA asignados, seguimiento post adopción; por tanto se configura no conformidad menor con el numeral 7.5.1 que exige prestar los servicios bajo condiciones controladas.

Desarrollar las capacitaciones a los equipos de los centros zonales por parte del equipo de adopciones de GAT. Verificar en expedientes de NNA de adopciones que se encuentren los planes de preparación y los seguimientos post- adopciones.

ABIERTA

Se realizó revisión aleatoria de expedientes y se encontró que los documentos de plan de preparación y seguimientos post-adopción se encuentran en los mismos.

Se cuenta con las evidencias de la primera actividad pero no ha realizado el cargue de soportes para tramitar el cierre de la AC. No se cierra la AC debido a que no se ha logrado superar los hallazgos encontrados, se debe realizar nuevo análisis de causas y plan de acción.

CSC ISOLUCION 891. La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en la ubicación del NNA según HA en un

Verificación del cambio de planillas en centro zonal Yopal. Realizar verificación si se realizo base de datos del pago mensual de los hogares sustitutos, resaltando NNA

CERRADA

Una vez realizada la verificación aleatoriamente de los meses de Mayo a Diciembre 2012, no se encontraron inconsistencias en el cambio de las planillas, por tanto el tratamiento realizado efectivamente ayudo a que el hallazgo haya sido subsanado.




HS que no corresponde a la madre a la cual se le realiza el pago, según planilla de septiembre (CZ Yopal).

ubicado, defensoría de familia responsable y el no del SIM Hacer la verificación del diseño de la planilla de reporte de ubicación de los NNA en cada hogar a nivel mensual.

Se realizó la verificación y se encontró la planilla actualizada con la registros requeridos, (NNA ubicados, Defensor de familia, SIM), A la fecha se utiliza la base de datos como herramienta para realizar seguimiento a la ubicación de los niños. Se realizó verificación de planillas de cada hogar sustituto, se encontró las planillas diligenciada y firmada por cada madre sustituta con el reporte mensual de NNA a su cargo, la evidencia de la planilla está cargada en la actividad número 4 del tratamiento.

Con el acta 19 de 18 de febrero de 2013 anexa en la primera acción del plan se evidencia que la ubicación del NNA según HA en un HS corresponde a la madre a la cual se le realiza el pago, según planilla.

2. Retroalimentación del Cliente

2.1. Encuesta: En el periodo evaluado no se aplican encuestas de satisfacción. 2.2. Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias) QUEJAS

1. Resultados Generales

SUCURSAL ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTAL

8500- REGIONAL CASANARE 1 - 1 - 1 - 3

8501 - CZ YOPAL - 2 6 1 5 1 15

8502- PAZ DE ARIPORO - - - - - - 0

8503 - CZ VILLANUEVA 3 - 1 - 1 1 6

4 2 8 1 7 2 24




2. Clasificación de resultados por servicio afectado

SERVICIO AFECTADO 8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL

8502- PAZ DE ARIPORO

8503 - CZ VILLANUEVA

Centros de desarrollo infantil para la primera infancia - - - 1 Diligencias Administrativas

- - - 1 Fijación de Cuota de Alimentos

- 3 - 1 Fijación de Custodia y Cuidado Personal - 1 - - Hogares Comunitarios de Bienestar - - - 1 Hogares Sustitutos

1 - - - Impugnación de Paternidad/Maternidad - 1 - - Otras Instituciones

1 1 - 1 Proceso Restablecimiento de Derechos - 3 - - Reconocimiento voluntario de paternidad / maternidad - 1 - - Servicio al Ciudadano 1 5 - 1

3 15 0 6




3. Clasificación de resultados por Estados de peticiones

ESTADOS

8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Cerrada 2 15 - 6

Direccionada 1 - - -

3 15 0 6

4. Clasificación de resultados por Motivo Del Queja

MOTIVO DE PETICION 8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio) 1 7 - 2 Incumplimiento, abuso o extralimitación de deberes o funciones. - 6 - - Maltrato a Compañeros de Trabajo

- 1 - - Maltrato al Ciudadano

2 1 - 4

3 15 0 6




Análisis de resultados: En el semestre se registran 24 quejas. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal 8501 Centro zonal Yopal con un 63% (15 peticiones), en segundo lugar sucursal 8503 Centro zonal Villanueva con un 25% (6 peticiones); la 8500 Regional Casanare con 12% (3 peticiones) y la en centro zonal Paz de Aríporo no se registran este tipo de peticiones. Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que existen una (1) queja abierta en sucursal 8500 regional Casanare la cual requiere inmediato trámite. Igualmente teniendo en cuenta los resultados de la tabla Numero 4 “Clasificación de resultados por Motivo De la Queja”, se evidencia que los motivos de las quejas más predominantes son “Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio)” con un 41% y “Maltrato al Ciudadano.” con un 29%; siendo los servicios más afectados el de Fijación de Cuotas de Alimentos y proceso de restablecimiento de derechos. Con respecto al informe de revisión por dirección anterior en cuanto a estados de peticiones, cabe resaltar que del total de quejas presentas en el segundo semestre de 2012 se reportó el 13% abierto; en el presente informe del total de quejas del primer semestre de 2013 solo se registra el 4% abierto que corresponde a una queja. RECLAMOS



8500- REGIONAL CASANARE 3 2 - - 2 - 7

8501 - CZ YOPAL 6 5 - 8 6 2 27




8502- PAZ DE ARIPORO - 3 2 2 2 - 9

8503 - CZ VILLANUEVA - - - 3 4 1 8

9 10 2 13 14 3 51

2. Clasificación de resultados por servicio afectado

SERVICIO AFECTADO 8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Apoyo al Fortalecimiento a las Familias de Grupos Étnicos (Indígenas, Afrocolombianos, Raizales, Rom) - - 1 - Centros de desarrollo infantil para la primera infancia 2 8 2 - Constatación presunta vulneración de derechos - 1 - - Desayunos Infantiles con Amor

- 2 - 1 Hogares Comunitarios de Bienestar - 6 3 - Hogares Comunitarios de Bienestar FAMI - 1 - - Hogares Infantiles - Lactantes y Preescolares - 1 1 - Hogares Sustitutos - 4 1 1 Jardines Sociales - 1 - - Programa Alimentación Escolar PAE

- - 1 6 Servicio al Ciudadano

5 3 - -

7 27 9 8





ESTADOS


8501 - CZ YOPAL



cerrada 5 24 8 7

cerrada sin AAC-060 - - - 1

Direccionada - 3 - -

En Gestión 2 - 1 -

7 27 9 8

4. Clasificación de resultados por Motivo Del Reclamo / Queja

MOTIVO DE PETICION


8501 - CZ YOPAL



Cobros No Autorizados - 2 - - Demora en la asignación de cupos - 3 1 - Demora en los pagos - 1 1 - Idoneidad del Recurso Humano - 2 2 - Incumplimiento de Obligaciones 5 10 2 - Incumplimiento en Calidad de producto o servicio

1 6 6 -




Incumplimiento en Cantidad de producto o servicio - 1 - - Incumplimiento en Oportunidad de producto o servicio - 1 1 - Instalaciones Físicas Inadecuadas - 1 - - Maltrato a Niños, Niñas y Adolescentes

1 - - 1 Maltrato a Usuarios del Programa

- - 1 1 Programa de Alimentación Escolar – PAE Industrializado - - 1 -

7 27 15 2

Análisis de resultados: En el semestre se registran 51 reclamos. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal 8501 Centro zonal Yopal con un 53% (27 peticiones), la sucursal 8502 centro zonal Paz de Aríporo 17% (9 peticiones), sucursal 8503 Centro zonal Villanueva con un 16% (8 petición); 8500 Regional Casanare con 14% (7 peticiones). Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que existen nueve (6) Reclamos abiertos, presentando más registros abiertos la sucursal 8501 centro zonal Yopal con 3 registros (33312807, 33201337 y 33310959) y centro zonal Villanueva un reclamo cerrado sin gestión (33505877), se requiere inmediata trámite. Igualmente teniendo en cuenta los resultados de la tabla Numero 4 “Clasificación de resultados por Motivo Del Reclamo / Queja”, se evidencia que los motivos de los reclamos más predominantes son “Incumplimiento de Obligaciones” con un 33% correspondiendo a 17 reclamos y “Incumplimiento en Calidad de producto o servicio” con un 25% correspondiendo a 13 reclamos; siendo los servicios más afectados




Centros de desarrollo infantil para la primera infancia y Hogares Comunitarios de Bienestar. Con respecto al informe de revisión por dirección anterior en cuanto a estados de peticiones, cabe resaltar que del total de reclamos presentados en el segundo semestre de 2012 se reportó el 17% abierto; en el presente informe del total de reclamos del primer semestre de 2013 solo se registra el 13% abierto. SUGERENCIAS



8500- REGIONAL CASANARE - - 1 - - - 1

8501 - CZ YOPAL 1 - - - - - 1

8502- PAZ DE ARIPORO 1 - - - - - 1

8503 - CZ VILLANUEVA - 3 - - 4 - 7

2 3 1 0 4 0 10

2. Clasificación de resultados por Motivo de petición

Motivo de petición 8500- REGIONAL CASANARE

8501 - CZ YOPAL



Centros de desarrollo infantil para la primera infancia - - - 3 Desayunos Infantiles con Amor - - - 1 Hogares Comunitarios de Bienestar - - - 1 Proceso Restablecimiento de Derechos - - - 1 Servicio al Ciudadano - 1 1 1 Servidores Públicos - 1 - -

0 2 1 7





ESTADOS


8501 - CZ YOPAL



Cerrada 1 1 1 5

creada - - - 2

1 1 1 7

Análisis de resultados: En el semestre se registran 10 sugerencias. El mayor porcentaje de peticiones lo presenta la sucursal 8503 Centro zonal Villanueva con un 70% (7 peticiones), las sucursales 8502 centro zonal Paz de Aríporo, 8501 Centro zonal Yopal y 8500 Regional Casanare con un 10% correspondiente a 1 petición. Se puede evidenciar en la tabla Numero 3 “Clasificación de resultados por Estados de peticiones”, que dos sugerencias en centro zonal Villanueva no se han cerrado. Dichas sugerencias se requiere inmediata trámite. Ya se notifica por correo electrónico al responsable de servicio y atención de centro zonal. Acciones Implementadas: CZ Villanueva: Se realizaron las acciones pertinentes de respuesta inmediata a reclamos, a continuación se relaciona las de más transcendencia:




Por parte de la psicóloga del centro zonal se imparte orientaciones y pautas para un buen servicio a l ciudadano , explicando alguno tips para el buen servicio

Se realizó reunión del procedimiento de focalización y se analizaron estrategias para mayor celeridad en la asignación de cupos,

Se realizó una jornada de focalización el día sábado para focalización y atención a niños, niñas para asignar cupos teniendo en cuenta que las inconformidades son por la no asignación de cupos.

Se realizó reunión de comités técnicos de seguimiento PAE con el objetivo de comprometer a cada uno de los actores

CZ Yopal: Teniendo en cuenta este resultado, se realizaron requerimientos a los operadores y agentes educativos encargados de la prestación del servicio de atención para que siempre estén dispuestos en atender con calidez, afecto, transparencia, oportunidad, eficiencia y eficacia, propendiendo por el mejoramiento de la imagen institucional en la prestación de los servicios, - Mejoras Respecto a Resultados Anteriores: Con respecto al informe de revisión por dirección anterior en cuanto a estados de peticiones, cabe resaltar que del total de quejas presentas en el segundo semestre de 2012 se reportó el 13% abierto; en el presente informe del total de quejas del primer semestre de 2013 solo se registra el 4% abierto que corresponde a una queja. CENTRO ZONAL YOPAL: Que con los operadores y la interventoría contratada para PAE y DIA hay un valor agregado a la calidad de la atención de los NNA en los diferentes programas sin desconocer que por el número tan amplio de cupos se presentan aun inconformidades con los servicios brindados. CENTRO ZONAL VILLANUEVA:

En la revisión anterior se evidencia reclamos frente al programa hogares comunitarios de bienestar que hacían referencia de infraestructura, lo cual ya mejoro ya que las dificultades presentadas eran con el hogar grupal donde teníamos hallazgos porque no se cumplía con este requerimiento. Actualmente con la implementación centro de desarrollo infantil mejoro CENTRO ZONAL PAZ DE ARIPORO: Mejoró el tiempo de cierre con respecto al periodo anterior, se siguió implementando las medidas para garantizar la respuesta al peticionario (control en el momento de cierre); disminuyeron la cantidad de reclamos de PAE y no se presentaron por DIA.

3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:




Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso (ENERO A JUNIO 30 DE 2013):

MACROPROCESOS ESTRATEGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Nombre del indicador: MPE1-01. Eficiencia ejecución presupuestal compromisos.

Mes % Avance Meta 2013

ENERO - Óptimo 140% 100%

FEBRERO - Óptimo 127% 100%

MARZO - Óptimo 125% 100%

ABRIL - Óptimo 118% 100%

MAYO - Óptimo 114% 100%

JUNIO - Óptimo 111% 100%

Análisis: Estado óptimo del indicador, la eficiencia en la ejecución de los recursos vistos desde los compromisos con relación a los meses de Enero a Junio estuvo por encima de la meta propuesta de 78%, alcanzando un 87%. Se comprometieron $24.565.061.168, se destaca recursos comprometidos de Atención Integral $12,132,506,716 (correspondiente al 90.22% de la apropiación vigente, comprometido mediante 13 contratos de aportes por vigencias futuras hasta julio del 2014), Alimentación Escolar $2,463,701,082, Atención modalidades tradicionales $612,424,337 (100% comprometido de la apropiación vigente), Estrategia de Recuperación Nutricional $157,856,079, Generaciones con Bienestar $450,660,000, Familias con Bienestar $745,193,771.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

ENERO -Óptimo

FEBRERO -Óptimo

MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPE1-01/Eficiencia ejecución presupuestal compromisos % Avance

Meta 2013




Nombre del indicador: MPE1-05. Ejecución de metas sociales.


ENERO 0% 100%

FEBRERO - Crítico 78% 100%

MARZO - Crítico 79% 100%

ABRIL - Crítico 79% 100%

MAYO - Crítico 78% 100%

JUNIO - Riesgo 78% 100%

En este indicador se tienen en cuenta los proyectos 4, 6, 10, 11 y 13 de Metas Sociales. En el primer semestre Los servicios con bajas coberturas son los siguientes: PAE: 1157 cupos corresponden al resguardo caño mochuelo se están ejecutando pero por parte del operador no allega el reporte de ejecución oportunamente,400 cupos no se contrataron en esta vigencia por lo tanto se hizo la solicitud en el mes de julio para modificar la meta social, y 286 cupos en una unidad no se prestó el servicio que pertenece al centro zonal paz de Aríporo por motivo de logística se realizaron las acciones pertinentes por parte de la supervisión y el operador, se tiene previsto reanudar la prestación del servicio el día 29 de julio de la vigencia. GENERACIONES CON BIENESTAR: se suscribió el contrato el día 11 de junio y se da inicio al programa el día 14 de junio dentro de la ejecución del programa y teniendo en cuenta los lineamientos del mismo, se estipula que a partir de la legalización del contrato se cuenta con un mes de alistamiento, el cual comprende la focalización de beneficiarios, la entrega de cronograma de actividades y contratación de talento humano; esta etapa no acarrea costo alguno para el ICBF, por lo cual no se ejecuta ningún recurso este mes. FAMILIAS CON BIENESTAR: Se suscribió el contrato el día 25 de mayo y se da inicio al programa el día 6 de junio 2013 se cuenta con un mes de alistamiento. RECUPERACION NUTRICIONAL: En los centros zonales Villanueva y paz de Aríporo no se cuenta con el total de beneficiarios debido a dificultades en la focalización y asignación de Cupos para un total de 18 cupos.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO -Crítico

MARZO -Crítico

ABRIl - Crítico MAYO -Crítico

JUNIO -Riesgo

MPE1-05/Ejecución de metas sociales% Avance

Meta 2013




CDI - INSTITUCIONAL CON ARRIENDO- CDI - INSTITUCIONAL SIN ARRIENDO: durante el primer semestre en el mes de junio el centro zonal Villanueva no se prestó la atención a los NN de 520 cupos en los municipios de Sabanalarga (50 Cupos CDI-SIN ARRIENDO y Villanueva (480 cupos CDI-CON ARRIENDO) por tal motivo se está adelantando audiencia debido proceso para determinar las causas de los posibles incumplimiento. Los municipios (NUNCHIA-S/PALENQUE-OROCUE-YOPAL-AGUAZUL-CHAMEZA-RECETOR-PAZ DE ARIPORO) de Jurisdicción del centro zonal Yopal-Paz de Aríporo durante el primer semestre se presentaron bajas coberturas en razón a que se presento inasistencia por el periodo de vacaciones Escolar. PLAN DE ACCIÓN

Nombre del indicador: MPE1-02. Eficiencia ejecución presupuestal obligaciones.


ENERO - Crítico 60% 100%



ABRIL - Riesgo 98% 100%

MAYO - Riesgo 90% 100%


Análisis: Estado optimo del indicador, la eficiencia en la ejecución de los recursos con relación al mes de Junio estuvo por encima del 28% (meta establecida por el nivel nacional para el mes citado), con un valor de $8.403.561.017 de obligaciones presupuestales en el periodo de corte, siendo importante resaltar que se tramitaron cuentas de Atención Integral a la Primera Infancia por valor de $3.689.767.652. En Comité Estratégico Regional se hace seguimiento a la

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

ENERO -Crítico

FEBRERO -Óptimo

MARZO -Óptimo

ABRIL -Riesgo

MAYO -Riesgo

JUNIO -Óptimo

MPE1-02/Eficiencia ejecución presupuestal obligaciones

% Avance

Meta 2013




ejecución presupuestal y conforme a resultados, se determinan acciones a seguir. MEJORAMIENTO CONTINUO

Nombre del indicador: MPE2-01. % de Acciones correctivas y preventivas eficaces.


ENERO 0% 75%

FEBRERO 0% 75%




JUNIO - Crítico 6% 75%

Análisis: Para el tercer trimestre del año 2013, de Veintiséis (26) AC Abiertas de las cuales 22 corresponden a auditoria SIGE y están sin gestión el 50% (13 de 26 sin plan de acción-es decir solo se plantean correcciones). En el Cuarto trimestre se contaba con Veinticuatro (24) AC Abiertas de las cuales 22 corresponden a auditoria SIGE (De las 24 AC, dos (2) se encuentran sin plan de acción porque no han sido respondida por los responsables de Proceso. Se han realizado los Grupos de Trabajo con los Promotores EPICO de los Grupos de la Regional y Centros Zonales donde se han capacitado en el Aplicativo ISOLUCION y Procedimientos de AC, AP, SNC/NCS para poder gestionar a través de ellos mejores resultados frente a las Acciones de Mejora, la Regional le apunta a obtener resultados adecuados.

Punto(s) Crítico(s): El no cierre oportuno y cargue de las evidencias por parte de los profesionales y responsables a quienes se les ha asignado acciones correctivas y preventivas.

Nombre del indicador: MPE2-02. Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

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ENERO FEBRERO MARZO -Crítico

ABRIL -Crítico

MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

MPE2-01/% de Acciones correctivas y preventivas eficaces

% Avance

Meta 2013





ENERO 0% 10%

FEBRERO 0% 10%





Análisis: Para el primer trimestre del año 2013, durante los meses de Enero y Febrero no se reportaron actividades de sensibilización, se realizaron las convocatorias por parte del Centro Zonal Villanueva para realizar la sensibilización en Buenas Prácticas ambientales donde la actividad fue apoyada y dictada por un Ingeniero Ambiental que la Coordinadora gestiono para que dictara la conferencia y Participaron (16) Agentes de Hogares Tradicionales y Fami. En el mes Febrero se llevo a cabo Capacitación en Fundamentos Norma ISO 14001 - 2004 - En convenio con el SENA donde participaron (19) agentes educativos.

PLAN DE ACCIÓN

Nombre del indicador: MPE2-03. % de riesgos controlados.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

ENERO FEBRERO MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPE2-02/Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, operadores) sensibilizados en Mejores Prácticas

Ambientales del ICBF % Avance

Meta 2013





ENERO 0% 75%

FEBRERO 0% 75%

MARZO 0% 75%

ABRIL 0% 75%

MAYO 0% 75%


Análisis: No se presentan porcentajes de avances del Indicador en los meses de Enero a Mayo debido a que las Valoraciones e Identificación de Riesgos de Anticorrupción y Calidad no se adelantaron debido a que se recibieron orientaciones el día 06 de Mayo de 2013, la Subdirección de Mejoramiento Organizacional emitió Los Riesgos de Corrupción para que los Grupos y Centros Zonales de la Regional realizaran los aportes y observaciones de los Macroprocesos. Así mismo se realizó valoración de los Mapas de Riesgos calidad y corrupción con corte a Junio 30 de 2013 con los responsables de Procesos, se cargaron 17 Mapas de Riesgos en el repositorio de Mejoramiento Continuo quedando pendiente Cuatro (4) Mapas de Riesgos por cargar al repositorio. Del Total riesgos identificados que tenían previsto implementar todo el tratamiento para el periodo Junio se controlaron de manera eficaz el 70%. Los riesgos identificados que tenían previsto implementar todo el tratamiento con corte a 30 de Junio de 2013, se cuenta con resultado de = 92 acciones programadas y se dio cumplimiento a 77 acciones quedando pendiente 15 Acciones por dar cumplimiento en el Mes de Julio de 2013, e igualmente los responsables de procesos tanto del Nivel Regional y Zonal han realizado ejecución de las acciones propuestas para mitigar los Riesgos, pero no se han cumplido al 100% a la fecha se encuentran trabajándolas; Por parte del Grupo de Planeación y Sistemas se está realizando seguimiento y Verificación a la ejecución de las acciones.

Nombre del indicador: MPE2-04. Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.

0%

10%

20%

30%

40%

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60%

70%

80%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -Riesgo

MPE2-03/% de riesgos controlados

% Avance

Meta 2013





ENERO 100%

FEBRERO 100%

MARZO 100%

ABRIL 100%

MAYO 100%


Análisis: La ruta de implementación se empieza a reportar a partir del mes de Junio de 2013, durante los meses de Enero a Junio se ejecutaron actividades de sensibilización, socialización De treinta y Dos (32) actividades que aplican a la fecha de corte del mes de Junio de 2013, se cumplieron 29 actividades quedando el porcentaje de avance de 52% en estado de Riesgo, no se reportaron tres (3) actividades en la meta II. Se reporto y cargo la Ruta EPICA el día 10 de Julio de 2013 con corte a 30 de Junio de 2013.

Punto(s) Crítico(s): La no ejecución de las actividades al 100% afecta el resultado de la Regional quedando de esta manera en estado en critico.

Nombre del indicador: MPEV1-P2-05. % de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -Crítico

MPE2-04/Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de

Gestión

% Avance

Meta 2013





ENERO SIN DATOS 100%

FEBRERO SIN DATOS 100%

MARZO SIN DATOS 100%

ABRIL SIN DATOS 100%

MAYO SIN DATOS 100%

JUNIO SIN DATOS 100%

Análisis: Durante el primer semestre del año 2013 no se obtuvieron datos de este indicador, para el segundo semestre se empieza a reportar avances de la ejecución de los hallazgos de Auditoria de la contraloría.

COORDINACIÓN Y ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

Nombre del indicador: E-29. Número de municipios con asistencia técnica del ICBF el desarrollo de Políticas diferenciales en favor de Niños, Niñas y Adolescentes.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

SIN DATOS SIN DATOS SIN DATOS SIN DATOS SIN DATOS SIN DATOS

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

MPEV1-P2-05/% de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento

Meta 2013





ENERO 0 11

FEBRERO 0 11

MARZO - Óptimo 10 11

ABRIL - Óptimo 10 11

MAYO - Óptimo 10 11

JUNIO - Óptimo 13 11

Análisis: Atendiendo a las orientaciones que fueron suministradas por parte de la Subdirección de Articulación Territorial (SAT) de la Dirección del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) de la Sede Nacional del ICBF y que éstas a su vez fueron replicadas por parte de la Regional Casanare a través del Referente de SNBF, el objetivo fundamental fue cumplir con la meta establecida para la vigencia 2013, la cual fue realizar Asistencia Técnica en formulación de Políticas Públicas de Infancia y Adolescencia en once (11) municipios ubicados en los tres (3) Centros Zonales del ICBF Regional Casanare; el trabajo adelantado fue el siguiente durante el primer semestre del año: Primer Trimestre de 2013:

En el mes de Febrero en el municipio de Nunchía y en el mes de Marzo en el municipio de San Luis de Palenque, sólo el Referente Regional de SNBF realizó asistencia técnica a estos dos (2) municipios pertenecientes a la jurisdicción del ICBF Centro Zonal Yopal dando las primeras orientaciones sobre como iniciar con el desarrollo del proceso de formulación de Política Pública de Infancia y Adolescencia en el ámbito local o municipal.

Segundo Trimestre de 2013.

0123456789

1011121314


ABRIL - Óptimo MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

E-29/Número de municipios con asistencia técnica del ICBF el desarrollo de Políticas diferenciales en favor de Niños, Niñas y

Adolescentes

% Avance

Meta 2013




Ya para lo correspondiente al segundo trimestre del presente año, en el mes de abril el Centro Zonal Yopal a través del funcionario que apoya los temas de SNBF realizó la primera asistencia técnica a los municipios de Maní y Orocue los 8 y 12 de abril respectivamente, en la que se realizó reunión con los miembros de los Comités de Infancia y Adolescencia, espacios en lo que se dieron orientaciones generales para iniciar con el proceso de la Política Pública y se socializó una serie de pasos a seguir como metodología a desarrollar. En el municipio de Yopal el día 18 de Abril interior del Comité de Infancia y Adolescencia se dio asistencia técnica en el tema realizando la misma la actividad. El día 30 de abril de abril, nuevamente se realiza el desplazamiento hacia el municipio de Maní y se realizó una mesa de trabajo para continuar con el proceso y se socializó la Guía Metodológica elaborada por el ICBF Sede Nacional denominada el ABC de la Política Pública de Infancia y Adolescencia. En relación con lo ocurrido en este punto con algunos municipios pertenecientes la jurisdicción del ICBF Centro Zonal Paz de Aríporo vale la pena destacar que para el mes de Marzo municipios como Hato Corozal y Pore, fueron visitados al interior de espacios como los Comités Locales de Infancia y Adolescencia y el Consejo Municipal de Política Social, respectivamente, para llevar a cabo la entrega de orientaciones de tipo general a los representantes de estos Entes Territoriales para que empezaran a realizar sus procesos de formulación de Política Pública de Infancia y Adolescencia. Ya para el mes de Mayo se plantearon una serie de recorridos los cuales también se llevaron a cabo en jurisdicción del ICBF Centro Paz de Aríporo y contribuyeron al desarrollo de este proceso en municipios como Trinidad el día 17 de Mayo, Sácama el día 20 de Mayo y La Salina el día 21 de Mayo. Durante el mes de Junio otro de los municipios visitados fue Támara, con quien se trabajó el tema de Política Pública el día 11 de Junio al interior del Consejo de Política Social de esta municipalidad. Para el caso del Centro Zonal Villanueva municipios como Sabanalarga, Monterrey y Villanueva también han recibido orientaciones generales en torno a este tema de asistencia técnica. En relación con lo ocurrido sobre el particular en Sabanalarga se llevó a cabo visita para el día 10 de Abril, al igual que Monterrey fue visitado el día 23 de Mayo y por último, en la ciudad de Yopal se estableció reunión con la Secretaría de Desarrollo Social del Municipio de Villanueva para tratar este tema, lo cual se desarrolló el día 27 de Junio del año en curso. También en los meses de Mayo y Junio en los municipios de Recetor y Chameza respectivamente, al interior de la segunda sesión ordinaria de Consejo de Política Social, se realizó socialización del ABC de la Política Pública, con la cual se explicaron los cuatro componentes como pasos y momentos a seguir durante el desarrollo del proceso de formulación ( 1. Sensibilización y análisis contextual situacional territorial, 2. Decisiones de Política, 3. Plan de Gestión de la Política Pública, 4. Seguimiento y Evaluación), igual que en el mes de junio en el municipio de Chameza y se concertaron fechas para realizar mesas de trabajo para el mes de junio (25 de junio en Chameza, 27 de junio en San Luis de Palenque y 17 de julio en Recetor).

Con el municipio de Nunchía el día 05 de junio al interior de la segunda sesión de CPS se realizaron observaciones al informe de avance de la Política Pública el cual fue expuso por pate de la Secretaría de Desarrollo Social. También en el municipio de Yopal el día 24 de junio de 2013 al interior de la segunda sesión de Comité de Infancia y Adolescencia se presentó y socializo el ABC de la Política Pública y se explicaron las primeras ocho cláusulas del Convenio MARCO que la Alcaldía de Yopal firmó con el ICBF, de las cuales se hizo énfasis en la cláusula




tercera que habla de las obligaciones del municipio y de la cláusula séptima que habla del Comité Operativo de seguimiento al desarrollo del Convenio el cual debe sesionar una vez cada seis meses, del mismo se informó e hizo invitación a participar en un taller regional de capacitación sobre formulación de Políticas Públicas de Infancia y Adolescencia que el ICBF programó para el día 11 de julio de 2013.

En los municipios de San Luis de Palenque y Orocue los días 27 y 28 de junio de 2013, se realizó asistencia técnica en construcción del Diagnóstico Social Situacional de Infancia y Adolescencia explicando y dando orientaciones sobre los siguientes aspectos: 1)Se socializaron y explicaron aspectos reguladores para la construcción de los Diagnósticos como: Constitución Política de 1991, artículos del 339 al 334 que indican que las Entidades Territoriales elaborarán y adoptarán Planes de Desarrollo (autonomía, eficiencia en recursos y desempeño funciones) y que los Planes de Desarrollo estarán conformados por: una parte general de Carácter Estratégico y por un Plan de Inversiones de carácter operativo. 2) Ley 152 de 1994 (Estructura Plan de Desarrollo) que debe contener una Parte general de carácter estratégico que marca el rumbo y señala propósitos, objetivos y metas, lo cual se basa en el análisis del estado actual de la economía, la sociedad, el medio ambiente y las instituciones y una parte de Diagnóstico General de los aspectos económicos, sociales, institucionales y ambientales del municipio. 3) Ley 1098 de 2006 en su Artículo 204 que indica que el Gobernador y el Alcalde dentro de los primeros cuatro (4) meses de su mandato realizarán el diagnóstico de la situación de la niñez y la adolescencia en su departamento y municipio con el fin de establecer las problemáticas prioritarias que deberán atender en su Plan de Desarrollo, así como determinar las estrategias a corto, mediano y largo plazo que se implementarán para ello. De todo lo anteriormente descrito, se deja claridad que de las diferentes actividades realizadas de asistencia técnica a los municipios, se cuenta con todos los soportes como actas de reunión, registros de asistencia, registros fotográficos, comunicaciones oficiales escritas y correos electrónicos, los cuales reposan en medio magnético y físico en los archivos del Centro Zonal Yopal y algunos en los archivos de la Regional Casanare que lleva el Referente Regional del SNBF.

Del mismo modo se concluye que durante el primer semestre de 2013 en los tres (3) Centro Zonal se llegó a un total de dieciséis (16) municipios con actividades concernientes a apoyar técnicamente a los Entes Territoriales en sus procesos formuladores de Política Pública. En cuanto a los municipios de Aguazul, Tauramena y Paz de Aríporo, se aclara que las Administraciones Municipales de estos Entes Territoriales adelantaron su trabajo de manera individual desde el año 2012 y presentaron el documento final de Política Púbica de Infancia y Adolescencia en el primer trimestre de 2013, razón por la cual no se adelantaron acciones significativas de asistencia técnica sobre el asunto, pero se tiene planeado para el segundo semestre de 2013, realizar las diferentes actividades de seguimiento a la ejecución de la Política Pública, teniendo en cuenta que están inmersas dentro del proceso.

Punto(s) Crítico(s):

Compromiso de la Administración Municipal.

A pesar de que en las diferentes reuniones de asistencia técnica siempre se ha contado con suficiente personal para trabajar y de que las Secretarías y Oficinas de despacho de los municipios visitados son conscientes de la responsabilidad que les asiste sobre éste asunto, en algunos municipios con algunos funcionarios se evidencia falta compromiso para realizar y adelantar las diferentes actividades que se dejan para ir avanzando en el proceso.




Del mismo modo en algunos Municipios se cree que por ser un asunto que lleva el nombre de Política Pública de Infancia y Adolescencia, es algo que sólo le compete llevar a las Secretarías de Desarrollo Social y éstas su vez recargan todo el trabajo sobre las Comisarías de Familia o las mismas Referentes de Infancia y Adolescencia Municipales, dejándolas como únicas responsables de liderar y llevar cabo todo el proceso.

Levantamiento de la Información para el Diagnóstico.

Frente a este aspecto también se ha notado que en la mayoría de los Municipios se tiene bastante dificultad para realizar el levantamiento de la información pertinente a partir del año del año 2008 para alimentar los indicadores sociales de gestión y posteriormente construir el diagnóstico, esto obedece a que en el departamento de Casanare no se cuenta con los mejores sistemas de Información, no tampoco ha existido una cultura o un hábito de sistematizar la información y así reportarla a las diferentes entidades.

Nombre del indicador: E-31. Número de municipios con los Consejos Municipales de Política Social monitoreados.


ENERO 0 19

FEBRERO 0 19





Análisis: Este tema radica en brindar Asistencia Técnica y realizar seguimiento al funcionamiento y organización de los Consejos de Política Social (CPS) que funcionan en los diecinueve Entes Territoriales del Departamento de Casanare. En el mes de Enero de 2013 mediante comunicaciones oficiales escritas, se solicitó el cronograma de fechas y número de sesiones a realizar de los Consejos de Política Social (CPS) en la vigencia 2013 a los municipios que aún no habían enviado esta información a los Centros Zonales. Una vez se logró consolidar todas las fechas de programación de los

02468

101214161820

ENERO FEBRERO MARZO - ÓptimoABRIL - ÓptimoMAYO - ÓptimoJUNIO - Óptimo

E-31/Número de municipios con los Consejos Municipales de Política Social monitoreados

% AvanceMeta 2013




CPS, se recibió el Cronograma Oficial de las fechas de realización de los CPS. Sin embargo, por los diferentes sucesos, acontecimientos y circunstancias que se presentan en diversos asuntos tanto laborales como sociales en cada territorio, estas sesiones inicialmente programadas no se llevaron a cabo de acuerdo al cronograma establecido.

Teniendo en cuenta que por Sistema de Monitoreo a los Consejos Municipales de Política Social se entiende como aquel mecanismo para hacer seguimiento a la eficiencia de los Consejos de Política Social en los municipios y por consiguiente su acción de monitoreo implica hacer seguimiento a la realización o no del Consejo de Política Social y que este organismo posea o no plan de acción con enfoque en políticas públicas de Niños, Niñas, Adolescentes y Familias. Para el caso del fortalecimiento de los Consejos de Política Social tanto en el escenario departamental como en los ámbitos locales y municipales, es importante destacar que durante los primeros meses del año, de manera continua y reiterada, se ha brindado la correspondiente labor de asistencia técnica, en atención a las metas establecidas por la Subdirección de Articulación Territorial (SAT) del SNBF Sede Nacional lo cual se refleja en lo siguiente:

Monitoreo al Consejo Departamental de Política Social (CDPS) de Casanare y a los Consejos Municipales de Política Social (CMPS) de los diecinueve (19) Entes Territoriales que componen la división político-administrativa del Departamento. En cuanto a la periodicidad y cumplimiento de la programación de reuniones ordinarias de los CPS, durante el primer trimestre de la vigencia 2013 sesionaron dieciocho (18) Consejos de este tipo, de los cuales, trece (13) realizaron el correspondiente ejercicio de autoevaluación en el formato establecido por parte del ICBF, según lo establece la Resolución 3231 de 2011, emanada de la Dirección General del dicho Instituto. Durante el segundo trimestre del año, un total de catorce (14) Municipios llevaron a cabo sus sesiones de CPS al igual que la Gobernación de Casanare, de igual manera los catorce (14) municipios aplicaron la respectiva autoevaluación de su gestión durante el periodo objeto de estudio e indagación. La labor de asistencia técnica que se ha dado en el marco del proceso de fortalecimiento de los Consejos de Política Social a nivel departamental y municipal también ha centrado sus esfuerzos en apoyar a los Entes Territoriales y niveles de Gobierno en la construcción de Agendas Políticas y su consecuente desagregación a través de Planes de Acción de periodicidad anual. Por otra parte, de cada una de las sesiones que se realizaron, el ICBF lideró en su mayoría la realización del ejercicio de autoevaluación, lo cual se consolido para armar el Informe Trimestral de tipo Cuantitativo y que fue reportado al suscrito Referente Regional de SNBF mediante correo electrónico. La realización de este ejercicio se registró en el denominado Formato de Autoevaluación de los CPS, el cual se compone de dos (2) categorías, la primera de Legitimidad de 40 puntos, que califica si el CPS está normado, y es reconocido institucional y socialmente como la instancia para la formulación, implementación y ajuste de políticas públicas territoriales. La segunda categoría llamada Efectividad de 60 puntos, que califica la gestión de la Agenda Política del CPS y si éste obtiene los resultados esperados frente al mejoramiento de las condiciones de calidad de vida de la población.

Punto(s) Crítico(s): Continuidad en la Representación de Actores ante los CPS.




Si bien es cierto que los Consejos de Política Social obtuvieron muy buenas calificaciones en su funcionamiento y gestión, un aspecto que se ha evidenciado es, por un lado, que no existe la continuidad del mismo miembro permanente y activo que debe asistir a todas las sesiones del Consejo de Política Social, especialmente en los Secretarios de Despacho. Lo anterior se presenta por asuntos de gobernabilidad que generan cambios organizacionales en las Administraciones Municipales, sin embargo, es un asunto que frena el avance de la gestión de los CPS en las temáticas que se han definido como prioritarias. Por otro lado también se evidencia que la asistencia y participación por parte de los miembros del CPS, no se da al 100% en la mayoría de los Municipios y en ocasiones es tan débil que no alcanza a haber Quórum para llevar a cabo la reunión o en otras ocasiones los asistentes se retiran minutos después de haber iniciado la sesión, aspecto que debilita el desarrollo óptimo de cada una de las reuniones.

MACROPROCESOS MISIONALES

GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

Nombre del indicador: MPM1-02 Número de niños y niñas entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados con el Programa - DIA-

Mes %Avance Meta 2013

ENERO 7948

FEBRERO-Óptimo 7948 7948





Análisis: La atención de los niños y niñas beneficiarios del programa desayunos infantiles con

02000400060008000

10000

MPM1-02. Numero de niños y niñas entre 6 meses a 4 años 11 meses de edad beneficiados con el Programa - DIA-

%Avance

Meta 2013




Amor “DIA” para la vigencia 2013 inicio a partir del mes de febrero con beneficiarios tipo II (de 1 a 1 años 11 meses de edad) logrando durante 5 meses hasta el mes de junio el 100% de la cobertura asignada para el departamento de Casanare.

Nombre del indicador: MPM1-07 Número de niños y niñas víctimas de conflicto armado atendidos en las diferentes modalidades de atención a la primera infancia.


ENERO 0 1.355

FEBRERO 0 1.355

MARZO - Riesgo 53 1.355

ABRIL - Riesgo 53 1.355

MAYO - Riesgo 53 1.355

JUNIO - Crítico 45 1.355

Análisis: Se ha presentado dificultad para tener acceso a la verificación de la información en la base de datos actualizada de la población desplazada, debido a que no se cuenta con clave de acceso para la validación de la información oportunamente. Y de esta manera no se permite precisar la condición de desplazado en las bases de datos SIPOD, y al momento del registro para el ingreso a los programas en las diferentes modalidades.

Punto(s) Crítico(s): No se cuenta con clave para consulta directa y oportuna a la base de datos actualizada de la población desplazada, lo que impide caracterizar con exactitud la condición de desplazado.

PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: E-01 Niños y niñas con atención integral a la primera infancia

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

ENERO FEBRERO MARZO -Riesgo

ABRIL -Riesgo

MAYO -Riesgo

JUNIO -Crítico

MPM1-07. Número de niños y niñas víctimas de conflicto armado atendidos en las difentes modalidades de atención a la primera

infancia. %Avance

Meta 2013





ENERO 0 5876

FEBRERO - Óptimo 5708 5876





Análisis: El resultado del indicador nos muestra una cobertura del 98% alcanzando un porcentaje optimo por lo cual se ha permitido garantizar la prestación del servicio en las diferentes modalidades de atención integral, sin embargo no se logra cubrir la totalidad de cupos debido a las distancias en los territorios que son un impedimento para el acceso a los servicios, estas novedades se presentan específicamente en la comunidad de caño mochuelo modalidad familiar, también en el municipio de recetor modalidad institucional no se logra totalidad de cobertura.

Punto(s) Crítico(s): Baja cobertura.

Nombre del indicador: E-03 Número de niños y niñas atendidos en hogares comunitarios de bienestar -hcb familiares, fami, grupal y en establecimientos de reclusión y otras formas de atención.

0400800

1.2001.6002.0002.4002.8003.2003.6004.0004.4004.8005.2005.6006.000

ENERO FEBRERO -Óptimo

MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

E-01/ Nińos y Nińas con atención integral a la primera infancia

% Avance

Meta 2013





ENERO 0 926

FEBRERO - Óptimo 826 926


ABRIL - Adecuado 917 926

MAYO - Adecuado 919 926

JUNIO - Adecuado 919 926

Análisis: Se tiene el 99% de cubrimiento lo cual arroja una calificación de ADECUADO. Ha sido una constante la baja cobertura en los municipio de SALINA y SACAMA por la ubicación de la población en su mayoría en el área rural y el desplazamiento es de difícil acceso; además el índice de desempleo es muy alto por lo tanto la población ha tenido una migración del área urbana al área rural y a diferentes municipios, buscando opciones de trabajo. Otro aspecto a considerar es el presentado con el centro zonal Yopal durante los primeros meses del año presentándose retraso en el proceso de contratación del servicio para esta modalidad (HCB) por la falta de operador, dándose solución a partir de mediados de marzo de 2013.

Punto(s) Crítico(s): Falta de potenciales beneficiarios por situación socioeconómica del municipio SACAMA y SALINA.

Nombre Del Indicador: E-04 Numero de nuevos agentes educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención integral.

090

180270360450540630720810900990


MARZO -Óptimo

ABRIL -Adecuado

MAYO -Adecuado

JUNIO -Adecuado

E-03/ Numero de nińos y nińas atendidos en Hogares Comunitarios de Bienestar -HCB Familiares, Fami, Grupal y en

Establecimientos de Reclusión y otras formas de atención.

% Avance

Meta 2013





ENERO 0 40

FEBRERO 0 40

MARZO 0 40

ABRIL 0 40

MAYO 0 40

JUNIO - Riesgo 13 40

Análisis :se tiene un cubrimiento del 33% que arroja una calificación en riesgo; al respecto del indicador se puede precisar que para el 2013 fueron programados 3 grupos( Tamara, Trinidad y Hato Corozal) de los cuales a la fecha de corte del indicador, únicamente un grupo inicio el proceso de capacitación como fue el municipio de Tamara. Los dos faltantes no han podido dar inicio debido a que se han presentado dificultades por las demora en los procesos administrativos entre COLSUBSIDIO y SENA que retraso el inicio, una vez autorizado para su inicio se presentaron dificultades con las personas que se tenían focalizadas (caso madres comunitarias de Sácama y Salina), inhabilidades para el registro en la plataforma SENA y en otros casos deserción del proceso.

Punto(s) Crítico(s): Baja cobertura de agentes educativos que trabajan en las modalidades de atención integral a la primera infancia en estos municipios.

0

10

20

30

40

50

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -Riesgo

E-04/Numero de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral

% Avance

Meta 2013




Inhabilidades de algunas madres comunitarias para realizar el proceso de formación de técnica en primera infancia. (Por presentar procesos pendientes con el Sena, que no les permitió el registro para la formación).

Nombre Del Indicador: E-22 Número de niños y niñas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional.


ENERO 0 5876

FEBRERO 0 5876





Análisis: Como lo muestra la gráfica anterior no existe reporte de valoración nutricional de

niños y niñas en primera infancia ya que para la vigencia 2013, se inició atención en las diferentes unidades de servicio en el mes de Febrero, a partir de este mes las nutricionistas de los operadores realizaron la toma de datos antropométricos y de información de salud y nutrición que fueron reportados para el mes de marzo con un resultado óptimo para este indicador, dando cumplimiento a los plazos establecidos para la primera toma correspondiente al primer trimestre del año, como lo establece el Sistema de Seguimiento Nutricional que hace referencia a 4 tomas trimestrales anuales. Cabe mencionar que no se logró valorar el 100% de los beneficiarios debido en gran medida a la baja cobertura reportada por los operadores

0400800

1.2001.6002.0002.4002.8003.2003.6004.0004.4004.8005.2005.6006.0006.400


ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Adecuado

E-22/Número de nińos y nińas en primera infancia con valoración y seguimiento nutricional

% Avance

Meta 2013




durante este primer trimestre de atención y retrasos en el trámite contractual para la operatividad de HCB. A partir del mes de abril observamos un aumento en la meta de niños y niñas a valorar nutricionalmente debido a la contratación e inicio de atención en la modalidad HCB y CDI en el municipio Yopal, Recetor y la Comunidad Indígena de Caño Mochuelo. Aunque el operador menciona la toma de datos antropométricos con un resultado óptimo del indicador, equivalentes al segundo trimestre los mismos no fueron reportados al mes de junio, teniendo en cuenta las dificultades presentadas frente a la implementación del módulo de Salud y nutrición del Sistema de Información Cuéntame. Para el mes de Junio se dio corrección a la totalidad de los Documentos de Cargue Masivo en Salud y Nutrición correspondientes a la primera toma por parte del Operador; Los cuales fueron enviados a los centros zonales, y a su vez los mismos se remitieron a GAT de la Regional. Posterior al envío de la información a la Dirección de Nutrición, se esperaba el reporte del análisis de la misma por la Dirección para poder remitir a los Operadores. Pero de esta finalmente no se obtuvo resultados durante el mes de Junio. Teniendo en cuenta que el aplicativo no ha funcionado y que no llegó el reporte de la Dirección de Nutrición; Se orientó a los operadores para que acudieran a otras herramientas para el diagnóstico Nutricional y elaboraran el informe semestral de SSN; El cual deberá ser presentado en comité técnico Operativo en el mes de Julio, por los Nutricionistas de los Operadores.

Punto(s) Crítico(s): Cabe mencionar que no se logró valorar el 100% de los beneficiarios debido en gran medida a la baja cobertura reportada por los operadores durante este primer trimestre de atención y retrasos en el trámite contractual para la operatividad de HCB y CDI en algunos municipios del departamento. Dificultades en la implementación del Módulo de Salud y Nutrición del Sistema de Información Cuéntame, que permite el cargue masivo de información procesamiento y análisis de resultados del estado nutricional de beneficiarios en primera infancia ICBF.

GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

Nombre del indicador: MPM2-01 Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el programa de alimentación escolar.





ENERO - 597

FEBRERO - 597





Análisis: Se evidencia ejecución del 100%, de Niños Niñas y Adolescentes en situación de Desplazamiento atendidos por el Programa de Alimentación Escolar en la Regional Casanare. El indicador se encuentra en Óptimo.

Nombre Del Indicador: MPM2-02 Días promedio de atención del programa de alimentación escolar

-

100

200

300

400

500

600

700

800


ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPM2-01. Niños, niñas y adolescentes en situación de desplazamiento atendidos por el Programa de

Alimentacion Escolar % Avance

Meta 2013





ENERO - 130

FEBRERO - 130

MARZO - Riesgo 62 130

ABRIL - Riesgo 62 130

MAYO - Riesgo 62 130


Análisis: Con corte a 30 de Junio el Programa de Alimentación Escolar ha brindado 83 días de atención a estudiantes matriculados en Instituciones Educativas Publicas en el Departamento de Casanare. El indicador se encuentra en Óptimo. Sin embargo no se prestó el servicio durante 5 días del mes de Enero puesto que se debía iniciar el 21 de Enero e inicio el 28 de Enero de 2013.

PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: E-06 Niños, niñas y adolescentes atendidos por el programa de alimentación escolar

0

20

40

60

80

100

120

140

ENERO FEBRERO MARZO -Riesgo

ABRIL -Riesgo

MAYO -Riesgo

JUNIO -Óptimo

MPM2-02. Días promedio de atención del Programa de Alimentación Escolar % Avance

Meta 2013





ENERO 0 33775

FEBRERO 0 33775

MARZO - Adecuado 32218 33775

ABRIL - Adecuado 32218 33775

MAYO - Adecuado 32218 33775


Análisis: Se evidencia ejecución del 95% , el indicador es adecuado, debido a que el contrato 202 de 2012 del Resguardo Indígena Caño Mochuelo con 1157 cupos que se encuentran en ejecución, pero por problemas de distancia y al no contar con sistemas de telefonía celular e internet disponibles para conocer la asistencia de los NNA al programa, no ha sido posible incluirlos en el SIM no presentan reporte de ejecución a tiempo, esta información ha sido requerida por parte de la Supervisora para su cumplimiento, de otra parte No se contrataron 113 cupos del Resguardo Chaparral Barronegro, y 287 Cupos de la Comunidad Indígena Orocue, después de varias reuniones con estas comunidades Indígenas en la reunión del 02-04-2013 con autoridades Indígenas, Directora Regional y Secretaria de Educación Departamental, Estas comunidades deciden No firmar con ICBF y firmar con Gobernación.

Punto(s) Crítico(s): Se evidencia dificultades en las certificaciones para pago, lo cual ha demorado los pagos, generando mala ejecución en los informes.

Existe debilidad en los compromisos del sector educativo y por parte del ente territorial frente a las responsabilidades con el programa de alimentación escolar

02.5005.0007.500

10.00012.50015.00017.50020.00022.50025.00027.50030.00032.50035.000

ENERO FEBRERO MARZO -Adecuado

ABRIL -Adecuado

MAYO -Adecuado

JUNIO -Adecuado

E-06/ Nińos, nińas y adolescentes atendidos por el Programa de Alimentacion Escolar

% Avance

Meta 2013




GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES

Nombre del indicador: MPM3-01 Familias de red unidos beneficiadas por el programa "familias con bienestar"


ENERO 0% 100%

FEBRERO 0% 100%

MARZO 0% 100%

ABRIL 0% 100%

MAYO 0% 100%

JUNIO - Adecuado 22% 100%

Análisis: De las familias 2390 Red Unidos programadas para la vigencia 2013 por el Programa "Familias con Bienestar”, el 22 % (675) fueron beneficiadas; entiéndase por beneficiarias las familias que tienen intervención directa durante la vigencia, de alguna modalidad definida en Familias y comunidades. El presupuesto asignado para la regional para la ejecución del programa FAMILIAS CON BIENESTAR fue situado desde el mes de enero mediante la resolución de presupuesto regional, el proceso contractual fue detenido en los tres primeros meses debido a que la focalización estaba centrada en un 90% de las familias de red Unidos logro 37, para el cumplimiento de este objetivo el nivel nacional atreves de procesos de articulación con ANSPE adelanto las acciones necesarias para que ANSPE suministrara las bases de datos de familias beneficiarias necesarias para definir los cupos y lugares donde se llevaría el programa, este aspecto fue viabilizada hasta el mes de abril mediante memorando N° 013768 del fecha 11 de abril de 2013, con base en este soporte se proyectaron los estudios previos y se remitió a la coordinación jurídica la solicitud de contrato con la totalidad de soportes mediante memorando del N° 003455 del 16 de abril de 2013, el 23 de abril la coordinación

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -Adecuado

MPM3-01. Familias de Red Unidos beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

% Avance

Meta 2013




jurídica convoca a comité contractual, la directora regional encargada informar que el nivel nacional había enviado nuevas instrucciones que hacía necesario modificar el contrato, finalmente el contrato fue suscrito el 31 de mayo de 2013.

Punto(s) Crítico(s): El contrato debió ser suscrito en el mes de abril pero por decisiones de la dirección regional encargada el proceso se dilato generando la pérdida de recursos para el programa por valor de $106.000.000 y la iniciación tardía de la prestación del servicio afectando gravemente la ejecución.

Nombre Del Indicador: MPM3-02 Familias víctimas, PARD, vulnerables beneficiadas por el programa "familias con bienestar"


ENERO 0% 100%

FEBRERO 0% 100%

MARZO 0% 100%

ABRIL 0% 100%

MAYO 0% 100%

JUNIO -ÓPTIMO 140% 100%

Análisis: De las familias 297 víctimas, PARD, Vulnerables, programadas para la vigencia 2013 por el Programa "Familias con Bienestar”, el 140 % fueron beneficiadas con el programa. El proceso de entrega de bases de datos de los centros zonales y unidades móviles fue oportuna permitiendo con esto agilizar la vinculación de los beneficiarios.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -ÓPTIMO

MPM3-02. Familias Victimas, PARD, Vulnerables beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

% Avance

Meta 2013




Punto(s) Crítico(s): No se registró dificultades. PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: E-12 Familias beneficiadas por el programa "familias con bienestar"


ENERO 0 2687

FEBRERO 0 2687

MARZO 0 2687

ABRIL 0 2687

MAYO 0 2687

JUNIO - Crítico 0 2687

Análisis: El presupuesto asignado para la regional para la ejecución del programa FAMILIAS CON BIENESTAR fue situado desde el mes de enero mediante la resolución de presupuesto regional, el proceso contractual fue detenido en los tres primeros meses debido a que la focalización estaba centrada en un 90% de las familias de red Unidos logro 37, para el cumplimiento de este objetivo el nivel nacional atreves de procesos de articulación con ANSPE adelanto las acciones necesarias para que ANSPE suministrara las bases de datos de familias beneficiarias necesarias para definir los cupos y lugares donde se llevaría el programa, este aspecto fue viabilizada hasta el mes de abril mediante memorando N° 013768 del fecha 11 de abril de 2013, con base en este soporte se proyectaron los estudios previos y se remitió a la coordinación jurídica la solicitud de contrato con la totalidad de soportes mediante memorando del N° 003455 del 16 de abril de 2013, el 23 de abril la coordinación jurídica convoca a comité contractual, la directora regional encargada informar que el nivel nacional había enviado nuevas instrucciones que hacía necesario modificar el contrato, finalmente el contrato fue suscrito el 31 de mayo de 2013.

0300600900

1.2001.5001.8002.1002.4002.700

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -Crítico

E-12/Familias beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

% Avance

Meta 2013




Punto(s) Crítico(s): El contrato debió ser suscrito en el mes de abril pero por decisiones de la dirección regional encargada el proceso se dilato generando la pérdida de recursos para el programa por valor de $106.000.000 y la iniciación tardía de la prestación del servicio afectando gravemente la ejecución.

GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: E-21 Niños y niñas reportados al sistema de seguimiento nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo Fami, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado nutricional.


ENERO 0% 80%

FEBRERO 0% 80%

MARZO 0% 80%

ABRIL 0% 80%

MAYO 0% 80%

JUNIO 0% 80%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%


E-21/Nińos y nińas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 ańos y

mayores de 5 ańos) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional. miento.

% Avance

Meta 2013




Análisis: Para la vigencia 2013 según las indicaciones impartidas por la Subdirección de Atención a la Primera Infancia, junto con la Dirección de Nutrición, se defino para el seguimiento del estado nutricional de los niños y niñas de 2 a 5 años beneficiarios de las modalidades de atención HI –HCB y CDI, utilizar el Sistema de Información CUENTAME, que permitiría ingresar mediante cargue masivo el formato de Salud y Nutrición por unidad de servicio, la información correspondiente a datos antropométricos que determinarían el estado nutricional inicial y su posterior seguimiento trimestral. Con base a lo anterior se brindó por parte de las nutricionistas de los 3 centros zonales asistencia técnica y capacitación al operador en el adecuado diligenciamiento de información propia del módulo Beneficiarios – Componente Salud y Nutrición. Posteriormente los operadores reportaron la información de salud y nutrición correspondiente a la primera toma de datos antropométricos (mayo) la misma fue revisada corregida y remitida a la subdirección de Primera Infancia de la sede nacional quienes a su vez remitieron informe cualitativo de las inconsistencias encontradas por Regional, que a su vez fueron revisadas e identificadas por GAT junto con el administrador regional del sistema Cuéntame y enviadas a las nutricionistas zonales para su respectiva modificación con el apoyo de los operadores. Por lo anterior y teniendo en cuenta que a la fecha de este informe no se encuentra habilitado el módulo de salud y nutrición no ha sido posible generar informe del estado nutricional inicial de los niños y niñas beneficiarios, por lo que el indicador no muestra avance alguno frente a la meta mensual, del segundo semestre del año 2013.

Punto(s) Crítico(s): El sistema de Información Cuéntame no tiene habilitado el módulo de salud y Nutrición que permita el ingreso, cargue masivo y procesamiento de datos antropométricos como insumo para determinar el estado nutricional de los niños y niñas beneficiarios, lo que genera retrasos en el análisis y elaboración de informes en el marco del sistema de seguimiento nutricional. Inconsistencias en la unificación de formatos y comunicados enviados por la Subdirección de Atención a la Primera Infancia y la Dirección de Nutrición, lo que generó confusión y retrasos en el envío oportuno de la información.

GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN GESTIÓN RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

Nombre del indicador: MPM5-P1-01 Porcentaje de niños, niñas y adolescentes en PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses.





ENERO 0% 0%

FEBRERO 0% 0%





Análisis: aunque el indicador se encuentra en Optimo a Junio de 2013, la cifra no corresponde a la realidad de la Regional, teniendo en cuenta que en el Programa Hogares sustitutos se encuentran tres (03) NNA, con una permanencia superior a 12 meses; estos niños corresponden al centro zonal de Yopal. Caso Especial relacionado con PARD a nombre de los Hermanos Gualteros Tumay y su madre que es mayor de edad, obedecen a una situación excepcional por orden judicial, reportada en el No de petición y beneficiarios en SIM. Mediante Sentencia de fecha 17/02/10, el Juzgado Segundo Promiscuo de Familia de Yopal dispuso que los niños ANGIE LUCIA, KEVIN ALEXIS, LIZETH KATHERINE, se declararan en situación de vulneración de derechos y quedarán ubicados junto con su madre en el mismo Hogar, con el fin de que el Instituto apoyara su proyecto de vida y brindara a la joven las herramientas necesarias, para que pudiera independizarse con sus hijos.

Punto(s) Crítico(s): La situación está siendo evaluada por la Defensoría de Familia para establecer los avances que se tienen frente al proyecto de vida de la joven. Por parte de la regional se han hecho requerimientos para conocer la situación actual de la misma, se está a la espera de respuesta por parte del Centro Zonal Yopal.

Nombre del indicador: MPM5-P1-03 Porcentaje de niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida

0%

20%

40%

60%

80%

100%


ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPM5-P1-01. Porcentaje de niños, niñas y adolescentes en PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con

permanencia mayor a 12 meses % Avance

Meta 2013





ENERO - Critico 18% 0%


MARZO - Riesgo 7% 0%

Abril - Riesgo 6% 0%



Análisis: durante el periodo de Enero a Junio de 2013, se observa que el indicador ha estado en riesgo y finalizando el periodo en Crítico, se establece que de 113 casos que ingresaron a PARD, hay 39 que se encuentran sin definir situación Jurídica entre 120 y 180 días, esto equivale al 35%. De los 39 casos 29 corresponden al Centro Zonal Yopal, 4 al Centro Zonal Paz de Aríporo, 2 al Centro Zonal Villanueva y 4 casos parecen registrados a la Regional.

El comportamiento del indicador se debe a que no se realizan los registros en el SIM oportunamente, desde la Regional se ha requerido, por medio de los Comités consultivos y con memorandos, sin embargo reportan las Defensorías que los casos se encuentran definidos en el documento físico.

También se presenta una situación en particular en el Centro Zonal Paz de Aríporo y Yopal, ya que varios Defensores de Familia renunciaron, aumentando la carga laboral, dentro de la redistribución de procesos se ha generado crisis, lo cual ha afectado significativamente el indicador, sin embargo existe el compromiso de las Defensorías de familia de realizar el registro de la Información el SIM.

Punto(s) Crítico(s): Falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Nombre del indicador: MPM5-P1-04 Porcentaje niños, niñas y adolescentes con auto de

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

ENERO -Critico

FEBRERO -Crítico

MARZO -Riesgo

ABRIl -Riesgo

MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

MPM5-P1-03. Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180

días sin situación legal definida % Avance

Meta 2013




apertura de investigación que llevan más de 180 días sin situación legal definida.





Abril - Crítico 13% 0%



Análisis: durante el periodo de Enero a Junio de 2013, se observa que el indicador ha estado en crítico, se establece que de 113 casos que ingresaron a PARD, hay 14 que se encuentran sin definir situación Jurídica con más de 180 días, lo cual equivale al 12%. De los 14 casos, 7 corresponden al Centro Zonal Yopal, 2 al Centro Zonal Paz de Aríporo, 5 al Centro Zonal Villanueva.



Punto(s) Crítico(s): falta de actualización de actuaciones en el SIM.

0%

5%

10%

15%

20%

25%

ENERO -Critico

FEBRERO- Crítico

MARZO -Crítico

ABRIl -Crítico

MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

MPM5-P1-04. Porcentaje Niños, niñas y adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan más de 180 días sin

situación legal definida % Avance

Meta 2013




Nombre del Indicador: MPM5-P1-05 Porcentaje de niños y niñas menores de 6 años con situación legal definida en menos de 6 meses.


ENERO 100%

FEBRERO 100%





Análisis: durante el periodo de Enero a Junio de 2013, se observa que el indicador ha estado en crítico, se establece que de 84 casos que ingresaron a PARD, hay 14 que se encuentran sin definir situación legal definida en menos de 6 meses , lo cual equivale al 83%. De los 14 casos, 10 corresponden al Centro Zonal Yopal, 3 al Centro Zonal Villanueva y 1 que se encuentra a nombre de la Regional.



0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1,2


ABRIl -Crítico

MAYO -Riesgo

JUNIO -Crítico

MPM5-P1-05. Porcentaje de niños y niñas menores de 6 años con situación legal definida en menos de 6 meses

% Avance




Punto(s) Crítico(s): falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Nombre del indicador: MPM5-P1-06 Porcentaje niños, niñas menores de 6 años que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos


ENERO 0%

FEBRERO 0%

MARZO - Adecuado 1% 0%

Abril - Adecuado 1% 0%

MAYO - Adecuado 1% 0%


Análisis: Del total de niños y niñas menores de seis años que ingresaron al PARD en el último año el 1% reingresan a medidas de protección, estado del indicador adecuado.

Punto(s) Crítico(s): Posiblemente se presenta la falta de seguimiento a las medidas tomadas o la medida fue inadecuada. Es probable que el reingreso obedezca al cambio de circunstancias respecto de las cuales se tomó la medida de restablecimiento.

Falta de actualización de actuaciones en el SIM.

0

0,002

0,004

0,006

0,008

0,01

0,012

MPM5-P1-06. Porcentaje niños, niñas menores de 6 años que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos

% Avance

Meta 2013




PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: E-08 Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y jóvenes vinculados a procesos de formación.





ABRIL - Riesgo 58% 100%



Análisis: Desde el año pasado y los cuatro (4) primeros meses del mes el indicador venía siendo mal medido, se presentaban inconsistencias ej.: NNA que tenían actuación de seguimiento post adopción seguían siendo medidos por este indicador, o NNA que se encontraban evadidos y la actuación pertinente, también venían siendo medidos en el reporte, lo cual afectaba el mismo. Igualmente el indicador para este año cambio y sin embargo continuo siendo medido bajo los parámetros del año pasado, es decir, el año pasado la población objeto de medición era NNA mayores de 9 años sin discapacidad y/o desvinculados, para este año se mide mayores de 15 años sin discapacidad, desvinculados o de SRPA, lo cual también seguía afectando la medición y objetividad del mismo. A partir del mes de mayo entro en producción en el SIM la medición del indicador bajo los criterios que se cambiaron para este año, lo cual mejoro ostensiblemente el reporte, encontrándose en óptimo los meses siguientes.

Punto(s) Crítico(s): cultura de actualización de actuaciones de los beneficiarios en el SIM, lo

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO -Crítico

FEBRERO -Crítico

MARZO -Crítico

ABRIL -Riesgo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

E-08/Porcentaje de nińos, nińas, adolescentes y jóvenes vinculados a procesos de formación % Avance

Meta 2013




cual afecta el reporte debido a que no aparecen los NNA que realmente se encuentran con los criterios de medición.

Nombre del Indicador: E-13 Niños, niñas y adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos.


ENERO - Óptimo 0% 0%



ABRIL - Adecuado 1% 0%



Análisis: del total de niños y niñas y adolescentes que ingresaron al PARD en los últimos seis meses, el 1% reingresan a mediadas de protección, estado del indicador adecuado.

Punto(s) Crítico(s): Posiblemente se presenta la falta de seguimiento a las medidas tomadas o la medida fue inadecuada. Es probable que el reingreso obedezca al cambio de circunstancias respecto de las cuales se tomó la medida de restablecimiento.

Se presenta falta de actualización de actuaciones en el SIM.

Nombre Del Indicador: E-14 Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en 120 días o menos.

0%

0%

0%

1%

1%

1%

1%

ENERO -Óptimo

FEBRERO -Óptimo

MARZO -Adecuado

ABRIL -Adecuado

MAYO -Adecuado

JUNIO -Adecuado

E-13/Niños, niñas y adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos % Avance

Meta 2013






FEBRERO - Riesgo 81% 100%





Análisis: Durante el periodo de Enero a Junio de 2013, se observa que el indicador ha estado en crítico, se establece que de 123 casos que ingresaron a PARD, hay 54 que se encuentran sin definir situación legal definida en menos de 6 meses , lo cual equivale al 56%. De los 54 casos, 42 corresponden al Centro Zonal Yopal, 8 al Centro Zonal Paz de Aríporo y 4 al Centro Zonal Villanueva.

El comportamiento del indicador se debe a que no se realizan los registros en el SIM oportunamente, desde la Regional se ha requerido, por medio de los Comités consultivos y con memorandos, sin embargo reportan las Defensorías que los casos se encuentran definidos en el documento físico. También se presenta una situación en particular en el Centro Zonal Paz de Aríporo y Yopal, ya que varios Defensores de Familia renunciaron, aumentando la carga laboral, dentro de la redistribución de procesos se ha generado crisis, lo cual ha afectado significativamente el indicador, sin embargo existe el compromiso de las Defensorías de familia de realizar el registro de la Información el SIM.

Punto(s) Crítico(s): falta de actualización de actuaciones en SIM.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO -Crítico

FEBRERO -Riesgo

MARZO -Crítico

ABRIL - Crítico MAYO -Crítico

JUNIO - Crítico

E-14/Porcentaje de nińos, nińas y adolescentes menores de 18 ańos en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en

120 días o menos

% Avance

Meta 2013




Nombre Del Indicador: E-18 Porcentaje de niños, niñas y adolescente víctimas del desplazamiento forzado con proceso de restablecimiento de derechos por vulneraciones adicionales al desplazamiento.

GESTIÓN DE ADOPCIONES

Nombre del indicador: MPM5-P2-01 niños y niñas menores de 6 años en situación de

adoptabilidad en firme, sin características y necesidades especiales presentadas a comité de adopciones, con familia asignada.


ENERO 0%

FEBRERO 0%

MARZO 0%




0%

1%

1%

2%

2%

3%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Adecuado

E-18/Porcentaje de Nińos, nińas y adolescente víctimas del desplazamiento forzado con proceso de restablecimiento de derechos por vulneraciones adicionalesal desplazamiento.

% Avance

Meta 2013




Análisis: Del total de los NNA menores de seis años en situación de adoptabilidad en firme sin

características y necesidades especiales presentados a comité el 100% cuenta con familia asignada por lo tanto el estado del indicador es óptimo.

Nombre del indicador: MPM5-P2-02 Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, con características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada.


ENERO - Optimo 100% 100%

FEBRERO - Optimo 100% 100%

MARZO - Optimo 100% 100%

ABRIL - Optimo 100% 100%

MAYO - Optimo 100% 100%

JUNIO - Optimo 100% 100%

0%

50%

100%

150%

ENERO -Optimo

FEBRERO- Optimo

MARZO -Optimo

ABRIl -Optimo

MAYO -Optimo

JUNIO -Optimo

MPM5 - P2 -01. Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, SIN características y necesidades especiales presentados a comité de adopciones, con familia

asignada % Avance

Meta 2013











Análisis Del total de NNA en situación de adoptabilidad en firme con características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones el 0% tiene familia asignada, hay en este momento 1 niño en valoración por organismo internacional, se está a la espera de asignación de familia. Estado del indicador crítico.

Punto(s) Crítico(s): Es necesario que los Defensores de Familia y sus equipos continuamente verifiquen la garantía de derechos de niños y niñas que cuentan con declaratoria de adoptabilidad, ya que se han presentado inconvenientes, porque no se puede tramitar la práctica de exámenes ante la desafiliación del sistema de seguridad social y se requiere que se efectúe gestión con mayor empeño a través de la articulación del sistema nacional de Bienestar familiar y acciones legales pertinentes.

PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: E-15 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, SIN características especiales presentados a comité de adopciones, con familia asignada.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

ENERO -Critico

FEBRERO -Crítico

MARZO -Crítico

ABRIl -Crítico

MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

MPM5 - P2 -02. Niños y niñas menores de 6 años en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y

posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada Meta 2013

% Avance





ENERO 100%

FEBRERO 100%

MARZO 100%




Análisis: del total de los NNA menores de seis años en situación de adoptabilidad en firme sin características y necesidades especiales presentados a comité el 100% cuenta con familia asignada por lo tanto el estado del indicador es óptimo.

Punto(s) Crítico(s): El indicador, evidencia que se ha restituido efectivamente el derecho a la familia por vía de adopción, para todos los niños sin características especiales presentados a comité.

Nombre del indicador: E-16 Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, con características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

E-15/Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, SIN características especiales presentados a comité

de adopciones, con familia asignada

% Avance

Meta 2013





ENERO 36%

FEBRERO 36%

MARZO 36%




Análisis: del total de NNA en situación de adoptabilidad en firme con características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones el 0% tiene familia asignada, hay en este momento 7 niños en valoración por organismo internacional, se está a la espera de asignación de familia. Estado del indicador crítico.

Punto(s) Crítico(s): Falta de gestión de los Defensores para articulación del SNBF y apoyo de la Sede Nacional, para atención adecuada a estos niños, en cuanto a la oportuna autorización de exámenes especializados y prestación de apoyo terapéutico, físico, ocupacional y de lenguaje, para hacer más recuperable su condición y ampliar la posibilidad de ser adoptados.

Además, a pesar de efectuarse el envío de los soportes solicitados por los organismos, no ha habido asignación de familias, ni por IAPAS, temas tratados en comités de adopciones con el encargado del seguimiento a la Regional.

Nombre Del Indicador: E-17 Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número e informes de seguimientos post

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL -Crítico

MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

E-16/Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme, CON características y necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de adopciones, con familia asignada % Avance

Meta 2013




adopción en el periodo establecido.


ENERO - Adecuado 91% 100%

FEBRERO - Adecuado 92% 100%





Análisis: del total de los niños y adolescentes con sentencia de adopción en firme de Enero a Junio de 2013, el 81% cumple con el número de informes de seguimiento post adopción, el restante 19%, no cuenta con los seguimientos, teniendo en cuenta que los informes no han sido enviados por los organismos internacionales y las Familias Colombianas, también se ha evidenciado que algunos informes no cumplen con los ítems estipulados en el Lineamiento , por lo que se han devuelto para su ampliación.

Punto(s) Crítico(s): Incumplimiento de los Organismos internacionales y mayor control o sanción a los Organismos por parte de la Subdirección de Adopciones, ya que el incumplimiento genera afectación a la Regional, igualmente ante el incumplimiento de las familias colombianas es necesario continuar los requerimientos o efectuar directamente el seguimiento.

Últimamente, se han recibido informe de seguimientos que no cumplen los requisitos

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO -Adecuado

FEBRERO -Adecuado

MARZO -Riesgo

ABRIL -Crítico

MAYO -Riesgo

JUNIO -Riesgo

E-17/Niños, niñas y adolescentes que a partir de la fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número e informes

de seguimientos post adopción en el periodo establecido

% Avance

Meta 2013




establecidos en el lineamiento de Adopciones y posiblemente, son enviados por cumplir el requisito de remisión a la Regional, pero no en Comité de Adopciones, se estableció que no se ingresarían a SIM, hasta tanto no sean ampliados y corregidos con la inclusión de datos por áreas de derecho, para su análisis integral y verificación del estado de los NNA.

GESTIÓN DE RESPONSABILIDAD PENAL

Nombre del indicador: MPM5-P3-03 Reiteración del delito en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes.


ENERO

FEBRERO

MARZO - Optimo 0% 0%

JUNIO - Optimo 0% 0%

Análisis: según reporta el equipo de Defensoría de CESPA, Centro Zonal Yopal, el impacto del cumplimiento del indicador ha sido favorable debido a los procesos de prevención, atención y protección adelantados conjuntamente desde la Defensoría de Familia y el Centro Juvenil Amigoniano; lo cual ha permitido mitigar significativamente la reincidencia de los adolescentes a escenarios de delito y ruptura de la norma. Mediante la vinculación a otros espacios de socialización e interacción social y familiar, se ha logrado no solo cumplir la meta de reducción del 3%, sino se ha favorecido los procesos de inclusión social Durante el primer semestre de 2013 los índices de reincidencia se remitieron a un total de 3 adolescentes que reincidieron en la realización de conductas delictivas e infracción de la norma frente a un total de 82 adolescentes que ingresaron al sistema, ante lo cual es importante

0%

20%

40%

60%

80%

100%

ENERO FEBRERO MARZO -Optimo

JUNIO -Optimo

MPM5 - P3 -03. Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

Meta 2013

% Avance




rescatar dos elementos: uno de los factores de reincidencia de los adolescentes se refiere obedece a la falta de garantías por parte de los diferentes sistemas a nivel social, educativo, laboral, familiar y cultural los cuales aún no han avanzado para favorecer los procesos de inclusión de este grupo poblacional; otro aspecto es referido a la necesidad de brindar herramientas para el reconocimiento de la conducta y alternativas de reparación. Sin embargo pese a estas dificultades el impacto social ha sido favorable respecto a la prevención de la reincidencia frente a la ruptura de la norma, observando un bajo índice de reincidencia por parte de adolescentes vinculados a procesos pedagógicos terapéuticos adelantados desde el sistema.

Punto(s) Crítico(s): La falta de articulación interinstitucional en pro de la garantía de derechos y oferta de oportunidades obstaculiza el adecuado y definitivo proceso de integración del adolescente al sistema familiar y social.

La falta de instituciones y medidas de protección impiden adelantar un proceso de restablecimiento de derechos pertinente, efectivo y oportuno con los adolescentes vinculados al sistema. No hay registro competo en SIM, que permitan visibilizar a todos los Adolescentes que cuentan con medidas dentro del SRPA.

MACROPROCESOS DE APOYO GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN HUMANA

Nombre del indicador: MPA1-P1-01. Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO.





ENERO NA 50%

FEBRERO NA 50%

MARZO NA 50%

ABRIL NA 50%



Análisis: Se han realizado 26 actividades SYSO de los cuales convocados 459 personas y participantes 343 que equivale al 70%. Actividades como sensibilización en comité de convivencia 2h; COPASO 3h; brigadas 8h; análisis de puesto de trabajo 20h; higiene postural 3h; iluminación 20h; riesgo psicosocial 18h y charlas de seguridad a operadores servicios generales, mantenimiento, todero.

Nombre del indicador: MPA1-P1-04. Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPA1-P1-01/Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO % Avance

Meta 2013





ENERO NA 9%

FEBRERO NA 9%

MARZO NA 9%




Análisis: Se realizó capacitación en fundamentos SYSO capacitación programada por parte de la sede nacional con capacitador del SENA, convocados 30 y participantes 25.

Nombre del indicador: MPA1-P1-05. Colaboradores capacitados en el Eje de Seguridad de la Información.

0%

5%

10%

15%

20%

25%


MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPA1-P1-04/Colaboradores capacitados en el Eje de SYSO % Avance

Meta 2013





ENERO NA 3%

FEBRERO NA 3%

MARZO NA 3%




Análisis: En el primer semestre del año 2013 se inició las capacitaciones y sensibilizaciones a colaboradores en los temas de: Política SGSI - Recomendaciones para Proteger Información - Plan Ciudadano Digital; Socialización LINK - Mesa de Servicios y su Uso - Plan Ciudadano Digital – Clausulas EPICO dentro de la Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional.

Nombre del indicador: MPA1-P1-06. Colaboradores capacitados en el Sistema Integral de Gestión (SIGE).

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%


MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPA1-P1-05/Colaboradores capacitados en el Eje de Seguridad de la Información. % Avance

Meta 2013





ENERO NA 6%

FEBRERO NA 6%

MARZO NA 6%

ABRIL NA 6%

MAYO NA 6%


Análisis: Durante el primer semestre del año 2013, se han realizado las capacitaciones y sensibilizaciones a colaborares en los Sistemas Integrados de Gestión, se llevan a cabo las actividades de manera lúdica y practica donde participan los colaboradores de la Regional, los profesionales que lideran o están a cargo de los Cuatro (4) Ejes del Sistema realizan en conjunto estas actividades para promocionar y divulgar el SIGE al interior de los Grupos y Centros Zonales, es de resaltar que se ha logrado ganar un espacio dentro de la Regional realizando el día EPICO el cual fue instaurado para que todos los colaboradores participen de las actividades de nuestro SIGE.

Nombre del indicador: MPA1-P1-07. Colaboradores capacitados en el Eje Ambiental.

0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -Óptimo

MPA1-P1-06/Colaboradores capacitados en el Sistema Integral de Gestión (SIGE).

% Avance

Meta 2013





ENERO NA 7%




MAYO -Óptimo 28% 7%


Análisis: Se inició capacitaciones en el primer semestre del año 2013 en los temas de Fundamentos Norma ISO 14001:2004 a 34 Colaboradores de la Regional dictada por el SENA; socialización de las Clausulas Epico del eje Ambiental; Socialización de las Guías de Mejores Prácticas ambientales – taller práctico de ahorro del agua y luz a Colaboradores; Fundamentos del eje ambiental y Guías de Mejores Prácticas Ambientales para Hogares Comunitarios – Hogares Infantiles – Multimedia Interactiva dentro la Estrategia Permanente de Innovación y cambio organizacional.

Nombre del indicador: MPA1-P1-08. Colaboradores capacitados en el eje de Calidad.

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%


MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPA1-P1-07/Colaboradores capacitados en el Eje Ambiental. % Avance

Meta 2013





ENERO NA 7%

FEBRERO NA 7%

MARZO NA 7%

ABRIL NA 7%

MAYO NA 7%

JUNIO NA 7%

Análisis: Para este Primer Semestre No Aplica este Indicador.

Nombre del indicador: MPA1-P1-09. Eficacia de la Capacitación.


ENERO NA 80%

0%

2%

4%

6%

8%


MPA1-P1-08/Colaboradores capacitados en el eje de Calidad.

% Avance

Meta 2013

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%


MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPA1-P1-09/Eficacia de la Capacitación.

% Avance

Meta 2013









Análisis: Del total de Colaboradores con evaluación de eficacia, para los meses de Febrero y Marzo se cuenta con un 91% lo cual significa que se obtuvieron evaluaciones satisfactoria a la fecha de corte, de igual forma los resultados para los bimestres siguientes registran un 82% lo que posiciona la Eficacia de las Capacitaciones en Optimo.

Punto(s) Crítico(s): Se presenta debilidad por parte de algunos Coordinadores en la entrega oportuna de las evaluaciones de la eficacia de los colaboradores, repercutiendo en la demora para reportar los registros al nivel nacional.

Nombre del indicador: MPA1-P1-10. Frecuencia de accidentes de trabajo.


ENERO NA -5%

FEBRERO - Óptimo 0% -5%

MARZO - Óptimo 0% -5%

ABRIL - Óptimo 0% -5%

MAYO - Óptimo 0% -5%

JUNIO - Adecuado 0% -5%

Análisis: Para el corte del año anterior y de este año no ocurrieron accidentes de trabajo. ACCIONES A IMPLEMENTAR, se realizó capacitación al copaso en

-6%

-5%

-4%

-3%

-2%

-1%

0%


MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Adecuado

MPA1-P1-10/Frecuencia de accidentes de trabajo.

% Avance

Meta 2013




investigación de accidentes, se identificaron los peligros a los que están expuestos los colaboradores por medio de la matriz de riesgos.

Nombre del indicador: MPA1-P1-11. Frecuencia de Ausentismo.


ENERO NA -2%

FEBRERO -50% -2%

MARZO - Crítico 100% -2%




Análisis: Para la fecha de corte de vigencia actual 2013 se presentaron tres (3) incapacidades R51; G470: HERIDA DE LA PARED ANTERIOR DEL TORAX. ACCIONES DE MEJORA se realizaron desde la sede los exámenes ocupacionales para los colaboradores herramienta para identificar grupos de enfermedades.

Punto(s) Crítico(s): La regional no tiene un ausentismo pronunciado de algunas áreas para reducir el indicador en algunos meses, porque las incapacidades son aisladas y no son de un grupo puntual para manejarlos con exámenes específicos, capacitación, charlas, sensibilizaciones. PLAN DE ACCIÓN

Nombre del indicador: MPA1-P1-02. Cupos del programa de bienestar social ejecutados.

-60%

-40%

-20%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Adecuado

MPA1-P1-11/Frecuencia de ausentismo.

% Avance

Meta 2013





ENERO NR 90%

FEBRERO - Crítico NR 90%

MARZO - Crítico NR 90%

ABRIL - Crítico NR 90%

MAYO- Crítico NR 90%


Análisis: El indicador se encuentra en estado óptimo por cuanto se realizaron actividades donde se presento participación de los servidores, actividades tendientes a mejorar la calidad de vida laboral. El compromiso es el de lograr la mayor participación de los servidores con el fin de mantener el 100%.

Nombre del indicador: MPA1-P1-03. Cupos de capacitación ejecutados.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MARZO -Crítico

ABRIL -Crítico

MAYO-Crítico

JUNIO -Óptimo

MPA1-P1-02/Cupos del programa de bienestar social ejecutados % Avance

Meta 2013





ENERO 0% 90%






Análisis: Se logra un resultado de óptimo dado que se adelantaron capacitaciones en las cuáles se logró participación de los colaboradores públicos, capacitaciones brindadas en los temas de eje s&so y ambiental.

GESTIÓN FINANCIERA

PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: MPA1-P2-03 Ejecución de PAC

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPA1-P1-03/Cupos de capacitación ejecutados% Avance

Meta 2013




Análisis: De acuerdo a lo informado por el Grupo de Asistencia Técnica en comité de ejecución con corte al mes de junio tenemos el siguiente análisis: de los trece contratos de primera infancia 9 de estos están al día en pagos y 4 contratos sin haber realizado el segundo pago de 11 %. De ALIMENTACIÓN ESCOLAR se radicaron en Financiera los informes correspondientes a Enero, Febrero y Marzo de los Contratos Nos. 202, 210, 211 y 214 de 2012, Se debe tener en cuenta que éstos contratos tienen anticipo y estos informes son para amortizar dicho anticipo; los informes correspondientes al mes de abril de los contratos 210, 211 y 214 se encuentran en revisión por parte de la Interventora C&M Consultores, el Operador del contrato 202 Resguardo Indígena Caño Mochuelo no ha radicado lo del mes de Abril, y están pendientes de entrega los informes correspondientes al mes de Mayo de Todos los contratos PAE. En modalidades tradicionales se presenta un total de 6 contratos, de los cuales 3 presentan demoras en la legalización de cuentas. El programa APOYO Y ACOMPAÑAMIENTO A FAMILIAS se inicio el 04 de Junio, el 1o y 2o pago están sujetos a la entrega de soportes a la supervisión por parte del Operador, y la radicación de la cuenta respectiva.

Punto(s) Crítico(s): El mayor peso del PAC programado y no ejecutado se encuentra de febrero a junio en los subproyectos de ASISTENCIA A LA PRIMERA INFANCIA A NIVEL NACIONAL y APOYO NUTRICIONAL A LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA REGISTRADOS EN MATRICULA OFICIAL AL NIVEL NACIONAL.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MAYO -Crítico

JUNIO -Riesgo

MPA1-P2-03/Ejecución PAC% Avance

Meta 2013




GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

Nombre del indicador: MPA1-P4-03. Solicitud de liquidación de Contratos


ENERO 0% 100%

FEBRERO - Adecuado 86% 100%





Análisis: Este indicador presenta dentro de todo el semestre un nivel adecuado, por cuanto las solicitudes de liquidación allegadas al grupo jurídico fueron atendidas dentro de los términos establecidos para ello, aquellas que no se lograron liquidar dentro de los términos obedecen a falta de firmas por parte de los operadores y/o contratistas.

Punto(s) Crítico(s): Sólo hay una persona en el grupo jurídico que apoya este proceso. PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: MPA1-P4-02. Liquidación De Contratos

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO -Adecuado

MARZO -Adecuado

ABRIL -Adecuado

MAYO -Adecuado

JUNIO -Adecuado

MPA1-P4-03/Solicitud de liquidación de Contratos % Avance

Meta 2013





ENERO 0% 100%






Análisis: Durante los meses de febrero y marzo se observa un avance en la liquidación de contratos por encima de la meta, esto en razón a que durante estos meses se liquidaron todos los contratos de prestación de servicios terminados con corte a 31 de diciembre de 2012. Mientras que entre abril y junio de 2013 no hubo avance significativo bajando de nivel óptimo a crítico.


Los supervisores de contratos no solicitaron dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato la liquidación del mismo.

Hubo cambio en el formato de informe final dificultándose para los centros zonales y dependencias la elaboración de éste sin errores. Los informes finales que presentaban errores e inconsistencias se corrigieron desde el grupo jurídico y enviaron escaneados a la respectiva dependencia para que fuesen ajustados; en la mayoría de los casos la corrección no se envió con prontitud retrasando así el proceso.

Se había programado a raíz de esta situación, que la persona a cargo de las liquidaciones del grupo jurídico se desplazara de a los respectivos centros zonales a fin de apoyar en este tema; pero debido

0%20%40%60%80%

100%120%140%160%180%200%


MARZO -Óptimo

ABRIL -Crítico

MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

MPA1-P4-02 / Liquidación de contratos

% Avance

Meta 2013




a que toda la documentación soporte del contrato reposa en la dependencia del grupo jurídico, se replanteó, solicitando a cada coordinador de centro zonal asigne a un profesional para que se desplace a la regional a trabajar este tema de liquidaciones y así dar celeridad a esta etapa pos contractual.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Nombre del indicador: MPA1-P5-01. Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua.


ENERO NA 100%

FEBRERO NA 100%





Análisis: Para el primer semestre de la vigencia 2013, se observa que estamos en el promedio estándar autorizado, no sobrepasamos dicho porcentaje en la Regional Casanare.

Nombre del indicador: MPA1-P5-02. Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPA1-P5-01/Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua % Avance

Meta 2013





ENERO NA 100%

FEBRERO NA 100%





Análisis: Para el primer semestre de la vigencia 2013, se observa que estamos en el promedio estándar autorizado, no sobrepasamos dicho porcentaje en la Regional Casanare.

Nombre del indicador: MPA1-P5-09. Ejecución presupuestal de gestión ambiental.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


ABRIL -Adecuado

MAYO -Adecuado

JUNIO -Óptimo

MPA1-P5-02/Nivel de cumplimiento estándar de consumo del recurso energético.

% Avance

Meta 2013

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


ABRIL - Crítico MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

MPA1-P5-09/Ejecución presupuestal de Gestión Ambiental % Avance

Meta 2013





ENERO NA 100%

FEBRERO NA 100%



MAYO - Crítico NR 100%


Análisis:


Nombre del indicador: MPA1-P5-10. Ejecución de Planes de Gestión Ambiental.


ENERO NA 100%

FEBRERO NA 100%





Análisis: Durante los primeros seis meses del año no se reportó información de ejecución del Plan de Gestión Ambiental por cuanto no se tenía conocimiento de la persona encargada para la entrega de la misma y a su vez no se contaba con personal encargado para esa actividad específica, por cuanto la persona que maneja el PGA es quien también tiene asignada las funciones de Almacén. A partir del mes de Mayo se adelantaron actividades así: a) Comunicación y Sensibilización Ambiental: Se enviaron email alusivos al medio

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


ABRIL -Crítico

MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

MPA1-P5-10/Ejecución de Planes de Gestión Ambiental

% Avance

Meta 2013




ambiente las fechas son: 04/05/2013, 17/05/2013, 05/06/2013, 21/06/2013, En el mes de julio se envió correo electrónico carteleras relativa a reciclaje de pilas 15/07/2013, luminarias 23/07/2013 y manejo adecuado del agua 30/07/2013.

b) Manejo de Infraestructura. se revisó el correcto funcionamiento de los equipos eléctricos. Desde el 1 de mayo se viene haciendo seguimiento permanente al funcionamiento de los mismos. Se vienen realizando mantenimientos a las luminarias, a la fecha se han cambiado 24 (ahorradoras de energía) 5 balastros. Por otra parte todas las instalaciones sanitarias se les incluyo botella llena de arena a los tanques para generar bajo consumo, se viene realizando el correspondiente mantenimiento a las baterías sanitarias cuando se requiere. Los contratos realizados por la regional se hizo inclusión a las cláusulas contractuales ambientales y su posterior cumplimiento estos contratos están asociados a los proyectos de remodelación, adecuación y mantenimiento de infraestructura, de acuerdo a los formatos establecidos.

c) Formulación e Implementación de Programas de Residuos Sólidos

Se viene realizando reciclado de papel mensualmente salen entre 12 a 15 kilos de papel y 8 a 14 kilos de cartón y se cambia por bolsas plásticas negras para la basura desde enero. Por otra parte los residuos peligrosos se vienen implementando controles para separación, bodegaje en almacén, devolución a los proveedores o entrega a gestores autorizados. La regional Casanare recibe de los Centros Zonales los tóner HP, los cuales son recogidos por HP dentro del programa Planet Partnes Colombia, recolección de pilas, periféricos, computadores, luminarias. En el pasado mes de mayo se realizó contrato No. 093 de Mayo 2013 con el Ingeniero Sanitario y Ambiental para el levantamiento e implementación del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos para La Regional Casanare.

d) Manejo de Sustancias Químicas: El profesional SYSO realizo capacitación al personal de servicios generales (aseadoras) en el manejo de sustancias químicas y a su vez recibieron capacitación del Sena en los meses de Enero y Febrero de 2013. La capacitación fue sobre almacenamiento, etiquetado y fichas de seguridad de las sustancias químicas en las fechas: 07/02/2013 en Centro Zonal Yopal y Regional, en Centro Zonal Villanueva el 14/06/2013 y Centro Zonal Paz de Aríporo el día 12/06/2013 y seguimiento los días 23/05/2013 Regional, 13/05/2013 CZ Villanueva. Punto Crítico: A la fecha la Regional Casanare no posee un lugar apropiado para el almacenamiento de estas sustancias, pero se viene adelantando la adecuación de un espacio para el correcto almacenaje de estas sustancias.

e) Manejo de Zonas Verdes. Desde el mes de mayo se han realizado dos




mantenimientos a las zonas verdes. Punto Crítico:

Formulación e Implementación de Programas de Residuos Sólidos: En la región de Casanare no hay empresas especializadas y autorizadas para la recolección de luminarias, baterías y elementos electrónicos, se ofició a la empresa de aseo de Yopal y su respuesta fue negativa ante esta consulta. La empresa que recoge los cartuchos de tóner no está ubicada en la región por lo tanto solo recoge cantidades superior a una caja con más de 30 unidades y siempre que sean cartuchos de la marca HP. El contrato No. 093 de Mayo 2013 con el Ingeniero Sanitario y Ambiental solicitó liquidación del contrato, está pendiente por contratar otro profesional para continuar con la consultoría del programa de Residuos Sólidos.

a) Manejo de Sustancias Químicas: A la fecha la Regional Casanare no posee un lugar apropiado para el almacenamiento de estas sustancias, pero se viene adelantando la adecuación de un espacio para el correcto almacenaje de estas sustancias.

b) Manejo de Zonas Verdes: No se ha podido realizar inventario al 100% de los individuos forestales que se encuentren en las instalaciones del ICBF, con el fin de determinar su estado fitosanitario y recomendaciones de manejo, por cuanto no se cuenta con profesional idóneo para realizar dicho levantamiento.

PLAN DE ACCIÓN

Nombre del indicador: MPA1-P5-07. Organización de archivos de Gestión.


ENERO 0% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


ABRIL - Crítico MAYO - Crítico JUNIO - Crítico

MPA1-P5-07/Organización de archivos de Gestión % Avance

Meta 2013




FEBRERO 0% 100%





Análisis: Se recibieron transferencias al archivo Central de la Regional por parte de los Grupos y el centro Zonal Paz de Aríporo en este trimestre, en el mes de enero a mayo se ha reportado archivo organizado debido a que no había una persona encargada.

INDICADOR

MES ORGANIZADOS EN LA REGIONAL RESULTADO

Enero 0 7 Febrero 0 7

Marzo 0 7

Abril 0 7

Mayo 0 7

Junio 14,4 ml 7

GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO

Nombre del indicador: MPA1-P6-05. Porcentaje de los recursos contratados por el ICBF.


ENERO 0% 100%

FEBRERO 0% 100%

MARZO 0% 100%

ABRIL 0% 100%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO -Óptimo

JUNIO -Óptimo

MPA1-P6-05/Porcentaje de los recursos contratados por el ICBF % Avance

Meta 2013






Análisis: De los recursos programados en el Plan Anual de compras y contratación, el 97% se encuentra contratados en el ICBF con corte a Junio de 2013 (pendiente contratación transito PAIPI a CDI). en relación al mes de Mayo se observa una disminución del 4% de los recursos destinados a la contratación y que tienen un registro presupuestal en el sistema de información financiero.

Nombre del indicador: MPA1-P6-06. Porcentaje de los recursos contratados, reportados en plan compras y contratación.


ENERO 0% 100%

FEBRERO 0% 100%

MARZO 0% 100%

ABRIL 0% 100%



Análisis: Durante el primer semestre de la vigencia 2013, el monto asignado a cada Rubro presupuestal con corte Junio, del 100% de recursos programados en el Plan Anual de Compras y Contratación, el 86 % de contratos se encuentran reportados en el aplicativo. Durante los meses de mayo y Junio se presenta diferencia de 3%, que surgen por la necesidad de modificar el plan de compras y contratación inicial, ya sea por el aumento en la asignación presupuestal por rubros, inconsistencia en los consecutivos de contratación, devolución de consecutivos (cambio de estado) para ajustes entre otros; es importante aclarar que desde inicio de la vigencia por solicitud de los grupos responsables de reportar la información se han cambiado el

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

MPA1-P6-06/Porcentaje de los recursos contratados, reportados en plan compras y contratación

% Avance

Meta 2013




estado de los consecutivos programados con el fin de realizar ajustes, de los cuales si no están en estado de aprobación no son tenidos en cuenta como programados.

Nombre del indicador: MPA1-P6-07. Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF.


ENERO 0% 100%

FEBRERO 0% 100%

MARZO 0% 100%

ABRIL 0% 100%



Análisis: Con corte a Junio, se reporta el 37% de ejecución, frente a la contratación registrada

en el Plan de Compras y Contratación. Durante los meses de Enero a Abril no se reportan datos, sin embargo en los meses de Mayo y Junio se observa un incremento del 8% en reporte de recursos ejecutados, donde su estado al final del primer semestre es: en Riesgo, situación que se ve afectada por la no entrega oportuna de información por parte de los centros zonales específicamente de HG y HS, demora en el trámite de cuentas Programas Atención Integral y PAE. Nota: De acuerdo a las directrices de la Dirección de Logística y Abastecimiento, para el mes de Mayo el mínimo de avance en ejecución es del 40% y para el mes de Junio el 50%.

GESTIÓN JURIDICA

Nombre del indicador: MPA2- 01. Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el funcionario ejecutor.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO -Riesgo

JUNIO -Riesgo

MPA1-P6-07/Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF % Avance

Meta 2013





ENERO 0% 100%

FEBRERO 0% 100%

MARZO- Crítico 0% 100%




Análisis: De tres (3) procesos recibidos, durante el primer trimestre no se expidieron los autos de avocación en los términos y condiciones establecidos para ello por cuanto no se contaba con funcionario ejecutor para esta fecha; finalizando el semestre se logró llegar a la meta fijada quedando en nivel óptimo por cuanto de 12 procesos recibidos, se avocó la totalidad dentro de los cinco días establecidos para ello.

Punto(s) Crítico(s):El grupo jurídico no se contaba con abogado de planta que asumiera como funcionario ejecutor

GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN

GESTIÓN DE ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

Nombre del indicador: MPA5-P2-01Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO-Crítico

ABRIL -Crítico

MAYO -Crítico

JUNIO -Óptimo

MPA2-01/Oportunidad en la expedición del auto de avocación por el funcionario ejecutor.

% Avance

Meta 2013









MAYO 100%


Análisis: En el presente Indicador se puede presentar una inconsistencia con el reporte de denuncias y el resultado de la constatación. En el reporte de tiempo de respuesta del modulo SIM atención al ciudadano, no evidencia para la mayoría peticiones los resultados de constatación los cuales son tomados del indicador, así que en el cálculo obvia dichas peticiones. muestra aleatoria peticiones: 33313466, 1758955008, 1758951517, 1758952245, 33313334. Para el mes de Junio se pudo evidenciar la inconsistencia en aproximadamente 70 peticiones. Meses de Enero y febrero resultado inconsistente y fuera de rango. Dichas inconsistencias imposibilitan la identificación de peticiones pendientes de resultado de constatación para toma de decisiones.


Por otro lado se puede evidenciar problemáticas que causaría un bajo rendimiento en el resultado como lo son:

o Demora en contratación de Transporte regional o Centro zonal Villanueva: contratación de segunda trabajadora social mes de mayo.

Enero-Mayo una profesional para constatación con funciones en equipo de defensoría de familia.

o Centro zonal Paz de ariporo: Distancias de veredas y dificultad en el Acceso a las

0%

100%

200%

300%

400%

500%

600%

700%

ENERO -Crítico

FEBRERO- Crítico

MARZO -Crítico

ABRIL -Crítico

MAYO JUNIO -Crítico

MPA5-P2-01. Oportunidad en la constatación de Denuncias PRD. % Avance

Meta 2013




mismas. o Recursos insuficientes para continuidad de contrato de transporte. o Regional en general ingreso inoportuno de resultados de constatación debido a que las

profesionales pertenecen también a equipos de defensoría de familia, lo que acarrea sobre carga laboral.

Nombre del indicador: MPA5-P2-02 Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables


ENERO - Riesgo 77% 100%

FEBRERO - Riesgo 72% 100%



MAYO 100%


Análisis: En el presente Indicador se puede presentar una inconsistencia con el reporte de peticiones de trámites extraprocesales y el resultado de audiencia de consolidación. En el reporte de tiempo de respuesta del modulo SIM atención al ciudadano, no evidencia para la mayoría peticiones los resultados de audiencias los cuales son tomados del indicador, así que en el cálculo obvia dichas peticiones. muestra aleatoria peticiones: 33312293, 33312906, 33311330, 33311376, 33311401. Dichas inconsistencias imposibilitan la identificación de peticiones pendientes de resultado de audiencia de conciliación para toma de decisiones. De acuerdo a revisión aleatoriamente se evidencia que las peticiones con estados Cerrada sin

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO -Riesgo

FEBRERO- Riesgo

MARZO -Riesgo

ABRIL -Crítico

MAYO JUNIO -Críitico

MPA5 -P2 -02. Oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables

% Avance

Meta 2013




gestión, Direccionada, Direccionamiento aceptado, Direccionamiento rechazado, En gestión, Pendiente gestión no tienen actuaciones de proceso extraprocesal, por lo que se cataloga como peticiones abiertas vencidas, para el periodo evaluado se pudo evidenciar 124 de la totalidad de peticiones, distribuidas por centro zonal así:

Sucursal / estados

Cerrada sin gestión

Creada Direc. Direc. Aceptado

Direc. Rechazado

En gestión

Pendiente gestión

Total

centro zonal Yopal

1 0 10 34 0 9 22 76

centro zonal paz de Aríporo

1 1 1 0 1 0 15 19

centro zonal Villanueva

1 0 1 5 0 20 2 29

TOTAL

124

Teniendo en cuenta el segundo semestre de la vigencia 2012, se evidencia una mejora de un 7% en centro zonal paz de Aríporo, un 23% en centro zonal Villanueva, centro zonal Yopal evidencia un gran aumento de recepción de peticiones extraprocesales (2012-2: 164 – 2013-1: 252) y una mejora de 14%.


No existe utilización efectiva de la herramienta tecnológica. Desinterés de algunos servidores en la atención, seguimiento y cierre de las peticiones. CZ Paz de Aríporo: recurso humano y falta de reporte en SIM del resultado de las

audiencias.

Nombre del indicador: MPA5-P2-03 Porcentaje de constatación de Denuncias PRD (Acumulado)





ENERO 0% 100%

FEBRERO 0% 100%

MARZO 0% 100%


MAYO 100%


Análisis: Se evidencia indicador adecuado, pero vale la pena manifestar las inconsistencias presentas en el reporte tiempo de respuesta, lo que imposibilita la identificación de peticiones pendientes de resultado de constatación para toma de decisiones.


Por otro lado se puede evidenciar problemáticas que causaría un bajo rendimiento en el resultado como lo son:

o Demora en contratación de Transporte regional o Centro zonal Villanueva: contratación de segunda trabajadora social mes de mayo.

Enero-Mayo una profesional para constatación con funciones en equipo de defensoría de familia.

o Centro zonal Paz de Aríporo: Distancias de veredas y dificultad en el Acceso a las mismas.

o Recursos insuficientes para continuidad de contrato de transporte. o Regional en general ingreso inoportuno de resultados de constatación debido a que las

profesionales pertenecen también a equipos de defensoría de familia, lo que acarrea sobre carga laboral.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

MPA5-P2-03. Porcentaje de constatación de Denuncias PRD (Acumulado)

% Avance

Meta 2013




Nombre del indicador: MPA5-P2-04 Quejas y Reclamos cerrados


ENERO 0% 100%

FEBRERO 0% 100%

MARZO 0% 100%


MAYO 100%


Análisis: Se puede evidenciar para el presente indicador una constante en la vigencia; el ingreso inoportuno de las actuaciones de gestión de las quejas y reclamos registrados en el SIM, lo cual genera retraso en el cierre de las mismas. Desde la oficina de servicio y atención regional se ha recomendado por correo electrónico a los servidores públicos y contratistas de la regional y centros zonales el ingreso oportuno de las actuaciones de gestión en todos los tipos de petición y la posibilidad de edición de la fecha de ingreso de actuaciones al registrarlas extemporáneamente. Lo anterior con el fin de buscar el mejoramiento de los indicadores los cuales evalúan nuestro quehacer diario. Para Avance de actualización de peticiones se programa proyección de cronograma de trabajo con profesionales que posean gran número de peticiones sin registro de actuaciones. Igualmente se manifiesta en el presente espacio, la necesidad de revisión de los reportes del SIM por parte de la dirección de servicio y atención

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MAYO JUNIO -Riesgo

MPA5-02-04. Quejas y reclamos cerrados

% Avance





No existe utilización efectiva de la herramienta tecnológica. Desinterés de algunos servidores en la atención, seguimiento y cierre de las

peticiones. PLAN DE ACCION

Nombre del indicador: E-40 Quejas y Reclamos Solucionados


ENERO 100%




MAYO 0% 100%


Análisis: Para el presente indicador que registra el plan de accion, se evidencia en los meses de marzo y abril un comportamiento optimo que cae a crítico en el mes de junio, sin conocer el cálculo del mes de mayo. Desde la oficina de servicio y atención regional se ha recomendado por correo electrónico a los servidores públicos y contratistas de la regional y centros zonales el ingreso oportuno de las actuaciones de gestión en todos los tipos de petición y la posibilidad de edición de la fecha de ingreso de actuaciones al registrarlas extemporáneamente. Lo anterior con el fin de buscar el mejoramiento de los indicadores los cuales evalúan nuestro quehacer diario. Para Avance de actualización de peticiones se programa proyección de cronograma de trabajo con profesionales que posean gran número de peticiones sin registro de actuaciones. Igualmente se manifiesta en el presente espacio, la necesidad de revisión de los reportes del SIM por parte de la dirección de servicio y atención

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO JUNIO -Crítico

E-40/Quejas y reclamos solucionados.% Avance

Meta 2013




Realizando revisión de peticiones con tipología quejas y reclamos, actualmente se encuentran sin gestión 5 peticiones de 75 totales:

NÚMERO DE

PETICIÓN

FECHA DE REGISTRO

TIPO DE PETICIÓN

SUCURSAL DIRECCIONADA

PROFESIONAL AL QUE SE

DIRECCIONA LA PETICIÓN

ESTADO DÍAS HÁBILES TRANSCURRIDOS

33310959 1/18/2013 Reclamos CZ YOPAL Oscar Santiago Calixto Rincon

Direccionada 146

33312807 5/2/2013 Reclamos CZ YOPAL YULIETH PAOLA CALDERON MEDINA

Direccionada 76

33505877 6/21/2013 Reclamos CZ VILLANUEVA

Maria Del Pilar Caro Vega

Cerrada Sin AAC-060

43

33311912 3/6/2013 Quejas REGIONAL CASANARE

Denis Yaneth Ardila Galan

Direccionada 113

33201337 4/15/2013 Reclamos CZ YOPAL Oscar Santiago Calixto Rincon

Direccionada 88


No existe utilización efectiva de la herramienta tecnológica. Desinterés de algunos servidores en la atención, seguimiento y cierre de las

peticiones. GESTIÓN TECNOLÓGICA

Nombre del indicador: MPA6-01. Aplicación de las Herramientas Informáticas en el ICBF.

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%


MAYO -Óptimo

JUNIO -Riesgo

MPA6-01/Aplicación de las Herramientas Informáticas en el ICBF% Avance

Meta 2013





ENERO 0% 80%

FEBRERO 0% 80%

MARZO 93% 80%




Análisis: El resultado del indicador en los meses marzo, abril y mayo refleja el resultado de las

actividades que se vienen realizando con el fin de obtener mejor respuesta por parte de los

Colaboradores en cuanto a la Aplicación de las Herramientas Informáticas que el ICBF pone a

su disposición.

Sin embargo, el valor colocado en el mes de junio no es un valor lógico de acuerdo al

comportamiento que se viene presentando, El Indicador Tiene un comportamiento Optimo, ya

que el manejo de los usuarios se viene centralizando por la DIT generando eficiencia en la

asignación de los mismos.

Nombre del indicador: MPA6-03. Número de Incidentes de seguridad atendidos oportunamente.


ENERO 0% 70%

FEBRERO 0% 70%

MARZO 0% 70%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


MPA6-03/Número de Incidentes de seguridad atendidos oportunamente

% Avance

Meta 2013




ABRIL 0% 70%

MAYO 0% 70%

JUNIO 0% 70%

Análisis: Este indicador No Aplica para la regional en el primer semestre.

MACROPORCESOS DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN, MONITOREO Y CONTROL DE LA GESTIÓN

Nombre del indicador: MPEV1-P2-03. %NC Por Proceso con Cierre Efectivo.






MAYO SIN DATOS 100%


Análisis: Durante el primer semestre no se contaron con Datos para este Indicador. PLAN DE ACCIÓN

Nombre del indicador: MPEV1-P1-05: Mesas públicas y eventos de rendición de cuentas realizadas.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%



MPEV1-P2-03% NC Por Proceso con Cierre Efectivo

Meta 2013





ENERO 100%

FEBRERO 100%

MARZO 100%

ABRIL 100%

MAYO 100%


Análisis: Por otra parte durante la vigencia 2013 se desarrollaron tres (3) Mesas Públicas en los municipios de Tauramena (Centro Zonal Villanueva, 24 de Abril de 2013), Orocue (Centro Zonal Yopal, 13 de Junio de 2013) y Paz de Aríporo (Centro Zonal Paz de Aríporo, 28 de Junio de 2013). El Centro Zonal Villanueva llevó a cabo su evento de Mesa Pública el día veinticuatro (24) de Abril del año en curso. Dicha reunión tuvo lugar en el Municipio de Tauramena (Casanare), el cual es uno de los cuatro (4) Entes Territoriales que componen la división o jurisdicción del ICBF Centro Zonal Villanueva. Frente a las diferentes acciones concernientes a la fase de preparación y alistamiento de este evento de rendición de cuentas direccionado a los usuarios de los programas ICBF del Municipio de Tauramena, debe decirse que se adoptaron distintas estrategias de divulgación y socialización con miras a vincular a actores institucionales, comunitarios y beneficiarios de programas del ICBF en el escenario local. El tema que fue tocado durante la reunión hizo referencia a la Atención Integral brindada a la Primera Infancia en el Municipio.

Dando cumplimiento a la realización de la primera Mesa Pública que el ICBF Centro Zonal Yopal tenía programado llevar a cabo durante el primer semestre del año cabe resaltar que este evento fue programado para ser llevado a cabo en el municipio de Orocue (Casanare), el cual se encuentra ubicado en la zona norte del Departamento. Ya en materia de desarrollo de la reunión de Mesa Pública, en la mañana del día trece (13) de Junio se realizó la apertura del

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO -Óptimo

MPEV1-P1-05/Mesas públicas y eventos de rendición de cuentas realizadas

% Avance

Meta 2013




evento y se dio la bienvenida a todas las personas que se encontraban presentes para ser partícipes del evento de rendición de cuentas. Seguidamente, se apoyó la presentación y la socialización de la Gestión del ICBF durante la vigencia 2013 en el tema de Atención en Primera Infancia en el municipio de Orocue. Los contenidos de las presentaciones socializadas durante la mañana de este día hicieron énfasis en los programas de Atención Integral a la Primera Infancia que son ejecutados en el Municipio (Desayunos Infantiles con Amor, Centro de Desarrollo Infantil Modalidad Institucional y Familiar). Al mismo tiempo se presentaron los objetivos relacionados la implementación de la Estrategia "De Cero a Siempre" en los Entes Territoriales del País. Cabe indicar que al evento de Mesa Pública asistieron un total de treinta (30) personas. Al finalizar el evento un total de veintidós (22) personas del grupo total de asistentes diligenció el respectivo formato de encuesta de evaluación de Mesa Pública de Rendición de Cuentas. Con lo cual se dio por finalizada la actividad.

Para el caso de la Mesa Pública que tuvo lugar en el Municipio de Paz de Aríporo una vez fue informado la nueva fecha, desde el Centro Zonal, la Referente de Primera Infancia fue la encargada de llevar a cabo todo el proceso de convocatoria y divulgación del evento. Al respecto, cabe mencionar que dentro de los medios y estrategias utilizados cabe destacar la generación invitaciones oficiales escritas al señor Alcalde Municipal, doctor Edgar Bejarano García, así como a los secretarios de Gestión y Bienestar Social, Secretaría General y de Gobierno, Gestora Social, Concejo Municipal, Personería Municipal, Coordinación del CDI Institucional y Familiar, Representante Legal de FUNDEXPO. Igualmente para hacer masiva la invitación se estableció comunicado el cual fue difundido por la Emisora "Caporal Estéreo". Ya en lo concerniente a la realización del evento de Mesa Pública, participaron en ella un total de cuarenta y siete (47) personas, dicha actividad se llevó a cabo a partir de las 2:30 p.m. y los puntos que se desarrollaron en este espacio de encuentro estuvieron relacionados con la Atención Integral a la Primera Infancia y temas como ¿Que es la estrategia de Cero a Siempre?, como se garantiza la atención integral a niños y niñas, como se debe dar la atención a madres gestantes y lactantes, en que consiste el Programa Desayunos Infantiles con Amor en cuanto a objetivos, población a atender, cobertura, acciones, funcionamiento del Programa y mejoras. Como finalización del evento se entregaron formatos de Evaluación de Mesas Públicas, los que a su vez fueron diligenciados por treinta y cuatro (34) de los asistentes. Además de ello, se distribuyeron formatos de pregunta los cuales también fueron utilizados por dos (2) de los participantes de la Mesa Pública, quienes a través de este medio manifestaron sus correspondientes interrogantes.

Asistencia y Participación por parte de la Comunidad:

A pesar de que se realizaron muy buen los ejercicios de convocatoria por parte de los Centros Zonales involucrados en este proceso, durante un mes con comunicaciones oficiales escritas, mensajes por medios de comunicación (Radio) y tarjetas de invitación entregadas personalmente a los padres, los día de los eventos se evidenció tanto en Orocue (Centro Zonal Yopal) como en Paz de Aríporo (Centro Zonal Paz de Aríporo), que la asistencia fue baja, aunque en ambas reuniones asistieron en promedio treinta (30) personas, y si bien este es el número mínimo de personas que es aceptado por la Subdirección de Evaluación y Monitoreo, se considera que la baja asistencia es un aspecto que no permite que se pueda trasmitir efectivamente un mensaje de conocimiento a toda la comunidad para mostrar la gestión que tiene el ICBF en un territorio frente a su oferta programática y de servicios.




Nombre del indicador: MPEV1-P2-05. % de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento.






MAYO SIN DATOS 100%


Análisis: En el primer semestre del año 2013 no hay datos reportados de este Indicador por parte del Nivel Nacional. ASEGURAMIENTO ESTANDARES

Nombre del indicador: MPEV2-P1-01. Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempladas en la Guía de Verificación de estándares.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%



MPEV1-P2-05/% de Procesos y Regionales con Seguimiento a Plan de Mejoramiento Meta 2013





ENERO NA 100%

FEBRERO NA 100%


ABRIL NA 100%

MAYO NA 100%

JUNIO- Adecuado 90% 100%

Análisis: Para las modalidades de verificación de estándares durante el semestre se tiene un avance del 90% para los dos trimestres. La meta 100% para el mes de junio la cual no se cumplió debido a no terminación de las visitas en el proyecto 4 Primera infancia por parte del operador C&M.

Punto(s) Crítico(s): Incumplimiento por parte del operador.

Nombre del indicador: MPEV2-P1-02. Acciones Ejecutadas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


ABRIL MAYO JUNIO-Adecuado

MPEV2-P1-01/Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempaldas en la Guia de Verificacion de estandares.% Avance

Meta 2013

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL - MAYO JUNIO- Critico

MPEV2-P1-02/Acciones Ejecutadas frente a los resultados de estandares por debajo del 60%.

% Avance

Meta 2013





ENERO NA 100%

FEBRERO NA 100%

MARZO NA 100%

ABRIL - NA 100%

MAYO NA 100%

JUNIO- Critico 50% 100%

Análisis: Para el mes de junio la meta es del 100% con un cumplimiento de avance de 50% de dos acciones ejecutadas se dio cierre a 1 acción.

Punto(s) Crítico(s): No se ejecutan acciones efectivas para dar cierre a las variables por debajo del 60%.

Nombre del indicador: MPEV2-P1-03. Acciones Formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.


ENERO NA 100%

FEBRERO NA 100%

MARZO NA 100%

ABRIL - NA 100%

MAYO NA 100%

JUNIO- Critico 100% 100%

Análisis: Las acciones formuladas fueron efectivas para mitigar el riesgo.

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL - MAYO JUNIO- Critico

MPEV2-P1-03/Acciones Formuladas frente a los resultados de estandares por debajo del 60%. % Avance

Meta 2013




Nombre del indicador: MPEV2-P1-04. Cierre de situaciones de reporte inmediato.

Análisis: Para los meses de Enero y Febrero no aplica este indicador ya que no se realizaron visitas de verificación de estándares. Para los meses de Marzo, Abril y Mayo se dieron cierre a las situaciones de reporte inmediato y para el mes de Junio de 7 SRI se dio cierre a 5 SRI.

Punto(s) Crítico(s): Se evidencian carpetas de NNA sin la documentación completa.

Nombre del indicador: MPEV2-P1-05. Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante la ejecución del contrato con el ICBF.


ENERO 100% 100%

FEBRERO 100% 100%


0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO -OPTIMO

ABRIL -OPTIMO

MAYO -OPTIMO

JUNIO -CRITICO

MPEV2-P1-04/Cierre de situaciones de reporte inmediato

% Avance

Meta 2013

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

ENERO FEBRERO MARZO - ÓptimoABRIL - Óptimo MAYO - ÓptimoJUNIO - Óptimo

MPEV2-P1-05/Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante la ejecución del contrato con el ICBF. % Avance

Meta 2013







Análisis: Para el primer semestre se cuenta con 11 modalidades cada una con su licencia de funcionamiento vigente.

3.2 Conformidad del Servicio:

Conocer los servicios no conformes que se han identificado en los Macroproceso/procesos misionales y el Macroproceso de apoyo Gestión Servicio y Atención y las acciones que se han tomado posteriormente.

Graficar por Macroproceso/proceso el total de SNC describiendo el número y (%) de SNC cerradas y abiertos por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.

MACROPROCESOS/PROCESOS SNC ABIERTOS

SNC CERRADOS

TOTAL SNC

GESTIÓN DE SERVICIO Y ATENCIÓN

1 0 1

GESTIÓN DE ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

1 0 1

PREVENCION 1 0 1

MISIONAL 0 1 1

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

GESTIÓN DESERVICIO YATENCIÓN

GESTIÓN DEATENCIÓN APETICIONES,

QUEJAS,RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

PREVENCION MISIONAL

1 1 1

00 0 0

1

SNC ABIERTOS SNC CERRADOS




- Resultados comparativos con el periodo anterior: (Presentar un análisis del comportamiento de los servicios no conformes frente al reporte de la revisión anterior). En el primer semestre del año 2013 se generaron dos (2) SNC y Uno (1) que viene abierto del año 2011 el cual fue direccionado al Nivel Nacional fue reformulado y a la fecha no ha sido contestado por los responsables, se logro cerrar Una (1) SNC, quedando tres (3) Abiertos, se han realizado los Seguimientos y la asistencia técnica a los responsables al interior De la Regional y el Nivel Nacional, se presenta la dificultad en la oportunidad de dar respuesta y cargar las evidencias lo que no ha permitido un cierre eficaz.

4. Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:

Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso (Período Evaluado de Enero a Junio de 2013):

Nombre del indicador: MPA1-P5-10. Ejecución de Planes de Gestión Ambiental.


ENERO NA 100%

FEBRERO NA 100%





0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%


ABRIL -Crítico

MAYO -Crítico

JUNIO -Crítico

% Avance

Meta 2013




Análisis: Durante los primeros seis meses del año no se reportó información de ejecución del Plan de Gestión Ambiental por cuanto no se tenía conocimiento de la persona encargada para la entrega de la misma y a su vez no se contaba con personal encargado para esa actividad específica, por cuanto la persona que maneja el PGA es quien también tiene asignada las funciones de Almacén. A partir del mes de Mayo se adelantaron actividades así: a). Comunicación y Sensibilización Ambiental: Se enviaron email alusivos al medio ambiente las fechas son: 04/05/2013, 17/05/2013, 05/06/2013, 21/06/2013, En el mes de julio se envió correo electrónico carteleras relativa a reciclaje de pilas 15/07/2013, luminarias 23/07/2013 y manejo adecuado del agua 30/07/2013.

b). Manejo de Infraestructura. se reviso el correcto funcionamiento de los equipos eléctricos. Desde el 1 de mayo se viene haciendo seguimiento permanente al funcionamiento de los mismos. Se vienen realizando mantenimientos a las luminarias, a la fecha se han cambiado 24 (ahorradoras de energía) 5 balastros.

Por otra parte todas las instalaciones sanitarias se les incluyo botella llena de arena a los tanques para generar bajo consumo, se viene realizando el correspondiente mantenimiento a las baterías sanitarias cuando se requiere. Los contratos realizados por la regional se hizo inclusión a las clausulas contractuales ambientales y su posterior cumplimiento estos contratos están asociados a los proyectos de remodelación, adecuación y mantenimiento de infraestructura, de acuerdo a los formatos establecidos.

c). Formulación e Implementación de Programas de Residuos Sólidos

Se viene realizando reciclado de papel mensualmente salen entre 12 a 15 kilos de papel y 8 a 14 kilos de cartón y se cambia por bolsas plásticas negras para la basura desde enero. Por otra parte los residuos peligrosos se vienen implementando controles para separación, bodegaje en almacén, devolución a los proveedores o entrega a gestores autorizados. La regional Casanare recibe de los Centros Zonales los tóner HP, los cuales son recogidos por HP dentro del programa Planet Partnes Colombia, recolección de pilas, periféricos, computadores, luminarias. En el pasado mes de mayo se realizo contrato No. 093 de Mayo 2013 con el Ingeniero Sanitario y Ambiental para el levantamiento e implementación del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos para La Regional Casanare.

d). Manejo de Sustancias Químicas: El profesional SYSO realizo capacitación al personal de servicios generales (aseadoras) en el manejo de sustancias químicas y a su vez recibieron capacitación del Sena en los meses de Enero y Febrero de 2013. La capacitación fue sobre almacenamiento, etiquetado y fichas de seguridad de las sustancias




químicas en las fechas: 07/02/2013 en Centro Zonal Yopal y Regional, en Centro Zonal Villanueva el 14/06/2013 y Centro Zonal Paz de Aríporo el día 12/06/2013 y seguimiento los días 23/05/2013 Regional, 13/05/2013 CZ Villanueva. Punto Crítico: A la fecha la Regional Casanare no posee un lugar apropiado para el almacenamiento de estas sustancias, pero se viene adelantando la adecuación de un espacio para el correcto almacenaje de estas sustancias.

e). Manejo de Zonas Verdes. Desde el mes de mayo se han realizado dos mantenimientos a las zonas verdes.

Punto(s) Crítico(s): Formulación e Implementación de Programas de Residuos Sólidos: En la región de Casanare no hay empresas especializadas y autorizadas para la recolección de luminarias, baterías y elementos electrónicos, se oficio a la empresa de aseo de Yopal y su respuesta fue negativa ante esta consulta. La empresa que recoge los cartuchos de tóner no está ubicada en la región por lo tanto solo recoge cantidades superior a una caja con más de 30 unidades y siempre que sean cartuchos de la marca HP. El contrato No. 093 de Mayo 2013 con el Ingeniero Sanitario y Ambiental solicitó liquidación del contrato, está pendiente por contratar otro profesional para continuar con la consultoría del programa de Residuos Sólidos.

Manejo de Sustancias Químicas: A la fecha la Regional Casanare no posee un lugar apropiado para el almacenamiento de estas sustancias, pero se viene adelantando la adecuación de un espacio para el correcto almacenaje de estas sustancias.

Manejo de Zonas Verdes: No se ha podido realizar inventario al 100% de los individuos forestales que se encuentren en las instalaciones del ICBF, con el fin de determinar su estado fitosanitario y recomendaciones de manejo, por cuanto no se cuenta con profesional idóneo para realizar dicho levantamiento.

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.1 Acciones Correctivas

Graficar por Macroproceso/proceso el total de Acciones Correctivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y por fuente. La fuente de Información Isolucion.

MACROPROCESO/PROCESO - 2013 AC ABIERTAS AC VENCIDAS FUENTE

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 0 0 AUDITORIA SIGE

MEJORAMIENTO CONTINUO 0 1 AUDITORIA SIGE




EVALUACIÓN Y MONITOREO DE LA

GESTION 0 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN ADMINISTRATIVA 1 3 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN CONTRATACIÓN 0 1 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN DE ADOPCIONES 0 1 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN DE ATENCIÓN A

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS

0 4 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN HUMANA 0 1 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN DE RESTABLECIMIENTO DE

DERECHOS 0 4 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN TECNOLOGÍCA 0 2 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN JUIRIDICA 0 0 AUDITORIA SIGE

PREVENCIÓN 0 1 AUDITORIA SIGE

PROTECCIÓN 0 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN FINANCIERA 1 0 AUDITORIA SIGE

ATENCIÓN AL CIUDADANO 0 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN PARA LA PROMOCION Y

PREVENCION PARA LA PROTECCION

INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA

ADOLESCENCIA

0 0 Incumplimiento de Requisitos Legales y/o Reglamentarios

GESTIÓN DE ADOPCIONES 0 2 Incumplimiento de Requisitos Legales y/o Reglamentarios




- Resultados comparativos con el periodo anterior:

• Causas por la cuales no se han podido cerrar dichas acciones correctivas.

- Falta de oportunidad en el seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos y en la repuesta y el cargue de las evidencias no ha permitido un eficaz cierre para los AC.

- Falta de Compromiso e interés con el proceso por parte de Colaboradores. - Falta de seguimiento al estado de las AC por parte de los responsables de los Procesos y

promotores EPICO. - Alta carga laboral por parte de los Coordinadores. - Falta de práctica en el manejo de la herramienta ISOLUCION.

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.2 Acciones Preventivas

Graficar por Macroproceso/proceso el total de Acciones Preventivas describiendo el número y (%) de acciones cerradas, abiertas y vencidas por Macroproceso/proceso y por fuente. La fuente de Información Isolucion.

MACROPROCESOS/PROCESOS AP

ABIERTAS SNC

CERRADOS VENCIDAS FUENTE TOTAL SNC

GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN

1 1 1

Incumplimiento de Requisitos Legales y/o Reglamentarios

2

GESTIÓN ADMINISTRATIVA 0 1 0 Mapa de Riesgos (para

1

0 0 0

1

0 0 0 0 0 0 0 0 0

1

0 0 00

1

0

3

1 1

4

1

4

2

0

1

0 0 0 0

2

ACCIONES CORRECTIVAS AC ABIERTAS AC VENCIDAS




los riesgos que aun no se han materializado)


• Causas por la cuales no se han podido cerrar dichas acciones preventivas.

- Falta de oportunidad en el seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos y en la repuesta y el cargue de las evidencias no ha permitido un eficaz cierre para los AP: - Falta de Compromiso e interés con el proceso por parte de Colaboradores. - Falta de seguimiento al estado de las AP por parte de los responsables de los Procesos y promotores EPICO. - Alta carga laboral por parte de los Coordinadores. - Falta de práctica en el manejo de la herramienta ISOLUCION.

5.3 No Conformidad del Sistema:

Graficar por Macroproceso/proceso el total de NCS describiendo el número y (%) de NCS cerradas y abiertas por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion.

MACROPROCESO/PROCESO - 2012 NCS ABIERTAS TOTAL NCS CONSECUTIVOS ASIGNADO A

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 2 2 2939 - 2937 Sandra Milena Gonzalez Cardenas

- Maria del Pilar Caro Vega

0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

1 2 3

1 1 1

0

1

0

GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN GESTION ADMINISTRATIVA




MEJORAMIENTO CONTINUO 2 2 2796 - 2559 Carlos Enrique Garzon - Denis

Yaneth Ardila Galan

GESTIÒN PARA LA PROTECCIÒN 6 6 2266 - 2263 - 2264 - 2263 -

2154 - 2154 -5148

Sandra Patricia Carreno Rivera -

Herli Lucero Rivera Gomez - Oscar

Santiago Calixto Rincon -

GESTIÒN PARA LA NUTRICIÒN 1 1 2705 Denis Yaneth Ardila Galan

GESTIÒN SERVICIO Y ATENCIÒN 1 1 2565 Blanca Dilma Garzon

ABASTECIMIENTO 1 1 2073 Sandra Milena Gonzalez Cardenas

GESTIÒN ADMINISTRATIVA 5 5 2437 - 2298 - 2087 - 2083 -

2082

Sandra Patricia Avila - Maria del

Pilar Caro - Elsy Magali Silva -

Myriam Tobar -

GESTIÒN FINANCIERA 2 2 2940 - 2812

Laura Del Pilar Hernandez

Espinosa - Denis Yaneth Ardila

Galan

GESTIÒN HUMANA 2 2 2941 - 1652 Sandra Milena Gonzalez Cardenas

- Maria del Pilar Caro Vega

TOTAL 22

22


• Causas por la cuales no se han podido cerrar las No Conformidades del Sistema Abiertas.

- La falta de oportunidad en el seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos y en la repuesta y el cargue de las evidencias no ha permitido un eficaz cierre para los NCS.

- Falta de Compromiso e interés con el proceso por parte de Colaboradores. - Falta de seguimiento al estado de las NCS por parte de los responsables de los Procesos y

promotores EPICO.

0

5

10

15

20

25

2 2

6

1 1 1

52 2

22




- Alta carga laboral por parte de los Coordinadores. - Falta de práctica en el manejo de la herramienta ISOLUCION.

5.4 No Conformidad del Sistema Ambiental:

Graficar por Macroproceso/proceso el total de NCS describiendo el número y (%) de NCS cerradas y abiertos por Macroproceso/proceso. La fuente de Información Isolucion. Para el Primer semestre del año 2013, no se generaron No Conformidades Ambientales.

6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

• Análisis: 1. Señalización 2. certificados psicofísicos. 3. iluminación. 4. sistemas eléctricos. 5. hidrantes. 6. alarmas contraincendios. 7. lugar herramientas. 8. perfiles del cargo a medico ocupacional. 9. factores extra laborales. 10. riesgo en alturas. 11 prevenciones consumo sustancias.

• Decisiones para la mejora 1. sede nacional enviara señalización para rutas de evacuación 2. se envió correo 26/abril. 3 estudios de iluminación. 4. a la espera sede nacional. 5. oficiar a entidad. 6. contrato ferretería. 7. contrato ferretería. 8. exámenes siguientes. 9. Elaboración base de datos. 10. plan positiva. 11. sede nacional.

130

20

35

REQUISITOS LEGALES REGIONAL Y CZ YOPAL CASANARE

CUMPLE 70%

NO CUMPLE 11%

N.A 19%




• Análisis: 1. Paredes buen estado grietas humedades. 2 baños separados por sexos. 3 compartimiento separado por baño. 4. desniveles de sumideros baños. 5. Bodegas y servicios sanitarios deberán mantenerse en buenas condiciones.

• Decisiones para la mejora: 1. solicitar al arrendatario adecuaciones pertinentes. 2. Contratación de todero para adecuaciones posibles.

• Análisis: 1. intensidad del ruido sobrepase el nivel máximo permisible, efectuar un estudio ambiental por medio de instrumentos que determinen el nivel de presión sonora y la frecuencia. 2. En las oficinas y lugares de trabajo en donde predomine la labor intelectual, los niveles sonoros (ruidos) no podrán ser mayores de 70 decibeles, independientemente de la frecuencia y tiempo de exposición.

• Decisiones para la mejora: 1. solicitar al arrendatario adecuaciones pertinentes. 2. realizar audiometrías.

126

26

33

REQUISITOS LEGALES CZ PAZ DE ARIPORO CASANARE

CUMPLE 68%

NO CUMPLE 14%

N.A 18%

124

28

33

REQUISITOS LEGALES CZ VILLANUEVA CASANARE

CUMPLE 67%

NO CUMPLE 15%

N.A 18%




Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no cumplimiento

Ley 009/1979 código

sanitario nacional

Artículo 93º.- Las áreas de

circulación deberán estar claramente

demarcadas, tener la amplitud

suficiente para el tránsito seguro de

las personas y estar provistas de la

señalización adecuada y demás

medidas necesarias para evitar

accidentes.

Artículo 94º.- Todas las aberturas de

paredes y pisos, foros, escaleras,

montacargas, plataformas, terrazas y

demás zonas elevadas donde pueda

existir riesgo de caídas, deberán

tener la señalización, protección y

demás características necesarias

para prevenir accidentes.

Artículo 206º.- Toda edificación o espacio que pueda ofrecer peligro para las personas, deberá estar provisto de adecuada señalización.

Por parte de la sede nacional se

enviara señalización para rutas de

evacuación en el mes de mayo de

2013 y las que no supla la sede se

evidenciaron dentro la matriz de

riesgos la señalización de

escaleras y distribuidores

eléctricos, planta eléctrica y se

procederá a realizar con

administrativa dicho plan.

Decreto 738/2013

Artículo 2. La expedición del

certificado de aptitud psicofísica para

el porte y tenencia de armas de fuego

del personal vinculado a la actividad

de vigilancia y seguridad privada

(vigilantes, escoltas y supervisores),

sólo podrá efectuarse mediante

solicitud que realice la persona

jurídica licenciada por la

Superintendencia de Vigilancia y

Seguridad Privada ante la

Administradora de Riesgos Laborales

a la cual se encuentre afiliada.

Artículo 8. Las personas jurídicas o naturales, que presten servicios de vigilancia y seguridad privada, con vigilantes, escoltas o supervisores, tendrán un plazo de 12 meses a partir

Se enviara oficio a operador de

seguridad para que realice y

cumpla con el requisito de aptitud

psicofísica.




de la expedición del presente Decreto para que el personal vinculado cuente con el citado certificado.

Resolución 2400/1979 ARTÍCULO 7o. Todo local o lugar de

trabajo debe contar con buena

iluminación en cantidad y calidad,

acorde con las tareas que se realicen;

debe mantenerse en condiciones

apropiados de temperatura que no

impliquen deterioro en la salud, ni

limitaciones en la eficiencia de los

trabajadores. Se debe proporcionar la

ventilación necesaria para mantener

aire limpio y fresco en forma

permanente.

ARTÍCULO 79. Todos los lugares de

trabajo tendrán la iluminación

adecuada e indispensable de acuerdo

a la clase de labor que se realice

según la modalidad de la industria; a

la vez que deberán satisfacer las

condiciones de seguridad para todo el

personal.

ARTÍCULO 126. En los sistemas

eléctricos las entradas y controles de

alta tensión deberán estar localizados

en sitios seguros para tal efecto y

protegidos convenientemente, para

evitar todo riesgo, y se prohibirá al

personal no autorizado el acceso a

dichos sitios.

ARTÍCULO 229. Los hidrantes para

incendios deberán ser fácilmente

asequibles y estarán situados o

protegidos de tal manera que no

estén expuestos a daños inferidos por

vehículos, etc. Los hidrantes y las

tuberías deberán ser desaguados a

intervalos frecuentes para eliminar

sedimentos.

En el artículo 7 y 79 se evidencia que se realizaron los estudios de iluminación y señala que el nivel de luminosidad está por debajo de los 300 lux, para esto se realizara jornadas de limpieza a las luminarias y cambio de las luminarias fundidas. En el artículo 126 se informara a

la coordinación administrativa

sobre la falta de señalización en el

cuarto donde se encuentra la

planta eléctrica y de los tacos de

distribución eléctrica en toda la

regional.

En el artículo 229 no se evidencia

hidrantes, se oficiara a la entidad

que aplique para evidenciar la falta

de dispositivo y la posibilidad de

establecer un punto o hidrante.

En el artículo 231 no se cuenta

con alarma de incendio, pero lo

suplimos con la capacitación en

las brigadas de evacuación y

rescate en la que se establece los

pasos a seguir para la

identificación del fuego y pronta

evacuación del personal interno y

externo.




ARTÍCULO 231. Los sistemas de

alarmas para los conatos de incendio,

como medida de seguridad y

actuación rápida para extinguir el

fuego, deberán reunir los siguientes

requisitos:

a) Deberán trasmitir señales dignas de confianza. b) Las señales deberán llegar a las personas capacitadas para que respondan a ellas. c) Deberán llamar inmediatamente la atención "fuego" en forma inequívoca. d) Deberán indicar el lugar del incendio. e) Los medios para trasmitir la alarma deberán ser accesibles y muy simples, no dando ocasión a demoras o errores, por parte de la persona encargada. f) La alarma será fuerte para que los ocupantes del edificio o local de trabajo, etc. queden advertidos. ARTÍCULO 361. Todo sitio de trabajo tendrá un lugar apropiado para guardar las herramientas. El transporte de las herramientas de mano deberá hacerse de tal forma que no ofrezca riesgo a los trabajadores.

Resolución 2346/2007

Artículo 4°. El empleador tiene la

obligación de informar al médico que

realice las evaluaciones médicas pre

ocupacional, sobre los perfiles del

cargo describiendo en forma breve

las tareas y el medio en el que se

desarrollará su labor.

En el caso de que se realice la

contratación correspondiente, el

empleador deberá adaptar las

condiciones de trabajo y medio

laboral según las recomendaciones

sugeridas en el reporte o certificado

resultante de la evaluación médica

Se entregara al médico ocupacional antes de realizar exámenes los perfiles del cargo y sus tareas, como también para los colaboradores que aplique como personal de archivo o por disconfort acústico exámenes específicos.




pre ocupacional.

Artículo 7°. Información básica requerida para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales. Para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales, el empleador deberá suministrar la siguiente información básica: 1. Indicadores epidemiológicos sobre el comportamiento del factor de riesgo y condiciones de salud de los trabajadores, en relación con su exposición. 2. Estudios de higiene industrial específicos, sobre los correspondientes factores de riesgo. 3. Indicadores biológicos específicos con respecto al factor de riesgo.

Artículo 13. Evaluaciones médicas específicas según factores de riesgo. El empleador está obligado a realizar evaluaciones médicas ocupacionales específicas de acuerdo con los factores de riesgo a que esté expuesto un trabajador y según las condiciones individuales que presente, utilizando corno mínimo, los parámetros establecidos e índices biológicos de exposición (BEI), recomendados por la ACGIH.

Resolución 2646/2008

Artículo 7°. Factores psicosociales extra laborales que deben evaluar los empleadores. Los empleadores deben contar como mínimo con la siguiente información sobre los factores extra laborales de sus trabajadores: a) Utilización del tiempo libre: Hace referencia a las actividades realizadas por los trabajadores fuera del trabajo, en particular, oficios domésticos, recreación, deporte, educación y otros trabajos. b) Tiempo de desplazamiento y medio de transporte utilizado para ir de la

Elaborar en conjunto con la coordinación administrativa y profesional syso información de factores extra laborales e información socio demográfico, y para el PVE está en trámite la aplicación de las baterías en riesgo psicosocial que enviara la sede para ajustarlo a la regional.




casa al trabajo y viceversa Artículo 8°. Factores psicosociales individuales que deben ser identificados y evaluados por el empleador. Los empleadores deben contar, como mínimo, con la siguiente información sobre los factores psicosociales individuales de sus trabajadores: a) Información socio demográfica actualizada anualmente y discriminada de acuerdo al número de trabajadores. Esta información debe incluir datos sobre: sexo, edad, escolaridad, convivencia en pareja, número de personas a cargo, ocupación, área de trabajo, cargo, tiempo de antigüedad en el cargo. b) Características de personalidad y estilos de afrontamiento mediante instrumentos psicométricos y clínicos aplicados por expertos. Artículo 16. Vigilancia epidemiológica de factores de riesgo psicosocial en el trabajo. Los empleadores deben adelantar programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo psicosocial, con el apoyo de expertos y la asesoría de la correspondiente administradora de riesgos profesionales.

Resolución 3673/2008 ARTÍCULO 6. CAPACITACIÓN. La capacitación debe realizarse a dos tipos de población objeto: las personas que realizan labores de tipo administrativo (empleadores, jefes y supervisores) y a las personas que realizan labores operativas (trabajadores en alturas, jefes y supervisores). Esta capacitación debe ser realizada por entrenadores certificados.

Se realizara capacitaciones dentro el plan con positiva en riesgo en alturas para brigadas y personal que aplique como todero y servicios generales.

Resolución 1409/2012 Artículo 7º. Contenido. El programa debe contener medidas de prevención y protección contra caída de alturas y debe hacer parte de las medidas de seguridad del Programa

se realizara capacitaciones dentro el plan con positiva en riesgo en alturas para brigadas y personal que aplique como todero y servicios generales y se




de Salud Ocupacional que de ahora en adelante se llamará Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

evidenciara la necesidad de establecer con la sede nacional prevención y protección contra caídas

Circular 00038/2010 Las empresas con fundamento en la Resolución 1016 de 1989, Resolución 1075 de 1992, y la Resolución No 1956 de 2008, deben diseñar e implementar un programa de prevención adecuado a las características del sector económico, del perfil socio demográfico de los trabajadores y de los factores de riesgo y de protección a los que naturalmente están expuestos los trabajadores en la empresa, en una política de prevención del consumo de sustancias psicoactivas en las empresas.

Gestionar por medio de las EPS capacitaciones en prevención de sustancias psicoactivas e implementar con la sede el programa de prevención aplicado a las condiciones y perfiles sociodemográficos de la regional.

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

Macroproceso/proceso: ESTRATEGICO-MEJORAMIENTO CONTINUO

Compromisos Acciones

Adelantadas Estado(Cumplido / Pendiente)

Fecha de Cumplimiento

Dificultades

Revisión de procesos y generar acciones de mejora con los resultados de esta. RXD con corte 31/12/2011

Se hizo revisión de proceso de gestión de servicio y atención, Evaluación y Seguimiento al Estado Nutricional se genera No Conformidad Nº2669 del 07 de Diciembre de 2012 al Centro Zonal Paz de Aríporo por los incumplimientos encontrados.

Cumplido

Responder las acciones correctivas de AIC. RXD con corte a 30/8/2012

Asistencia Técnica: De 11 acciones no se han respondido 3 y ya tienen evidencias de cumplimiento se subirán en la fecha. Financiera: ya dieron respuesta y cargue de

Parcialmente




los hallazgos en el aplicativo ISOCULION Planeación y Sistemas: ya se dio respuesta y se ha tramitado cargue de evidencias en el aplicativo.

Macroproceso/proceso: ESTRATEGICO-DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO




Dificultades

Realizar seguimiento a los contratos con corte a abril y agosto para liberar recursos no ejecutados y reportar a la regional al grupo de asistencia técnica y planeación y sistemas.RXD con corte a 31/12/2011

Se realizo la revisión de los saldos y se está proyectando las reducciones, a septiembre teniendo en cuenta, que ya estaban las documentaciones para ser remitida a oficina jurídica, pero a raíz del paro de madres comunitarias se descontaron raciones, lo cual se ajustan el valor a reducir. Se proyecta realizar las respectivas reducciones antes del 25 de septiembre del año 2012

Cumplido

Implementar acta de compromisos de asistir, replicar las capacitaciones y asesorías recibidas. Tomar firmas de inicio y final. RXD con corte a 31/12/2011

CZV: Actualmente se ha participado en las siguientes capacitaciones, ley de víctimas, encuentros defensores que se proyecta replicar en reunión del 27 de septiembre del año 2012.

Parcialmente

Hacer verificación de focalización los nuevos cupos de CDI. RXD con corte a 30/08/2012

Se realizo en la primera semana y se envió mediante correo electrónico De 11 de Diciembre de 2012.

cumplido




Macroproceso/proceso: ESTRATEGICO-COORDINACION Y ARTICULACION DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR




Dificultades

Socializar con los equipos de centros zonales el papel de los COMPOS, y su rol en el mismo. RXD con corte 30/8/2012

se reprograman tres encuentros para el mes de enero del 2013 con cada uno de los tres zonales para tratar el tema relacionado con el funcionamiento y la organización de los consejos de política social atendiendo a las orientaciones brindadas por la sede nacional a través de la resolución 3231 del 2011.

Pendiente

Realizar taller de política pública a municipios priorizados RXD con corte 30/8/2012

En el municipio de san Luis se llevo a cabo el 13/12/2012, en el municipio de Nunchía se hizo el 11/12/2012 y Tauramena se hizo el 14/12/2012.

cumplido

Macroproceso/proceso: APOYO-GESTION SERVICIO Y ATENCION




Dificultades

• Presentar videos en la sala de espera del CZ Yopal • Proyectar video CZ Villanueva y Paz de Aríporo 1 vez a la semana y elaborar cartelera de promoción del uso del buzón.RXD

La cartelera se realizo, explicando que es una queja, sugerencia o reclamo Y se explica que se pueden depositar en el buzón. Se coloco en un lugar visible.

Cumplido




con corte a 31/12/2011

Indagar qué acciones se han adelantado en la gestión de quejas y reclamos para la próxima revisión por dirección.RXD con corte a 31/12/2011

Se ha realizado control de la gestión de reclamos, se analizo en reunión de coordinación del centro zonal, las causas de la contestación inoportuna de los reclamos y se reorganizo, los responsables de atención de reclamos.

Parcialmente

Que la servidora que ejercía las funciones de coordinación Cz 1 ya no lo es y no los gestiono en su tiempo y ahora los debe direccionar al nuevo servidor pero no lo ha hecho, descociéndose el por qué de ello.

Establecer estrategia para disminuir el tiempo de asignación de citas de atención de asuntos conciliables en el CZ Yopal para mejoramiento de indicador oportunidad en las peticiones de asuntos conciliables.RXD con corte a 31/12/2011.

En cuanto a este punto, se planteo por parte de la Dirección Regional, una organización para poder mejorar el indicador de Asuntos conciliables del centro zonal Yopal, al respecto las cuatro defensorías de familia de protección del centro zonal Yopal, recibirán todo asunto que llegue, sea conciliable o no, durante un mes, estarán en turno y las citas para asuntos conciliables se atenderán en este mes, y dentro de los 10 días que ordena la Ley, lo cual ha venido mejorando el indicador en un alto porcentaje.

Pendiente

Replicar principios de las personas que atienden al ciudadano y los principios de los servidores públicos. RXD

Tema que fue tratado en la re inducción que debió realizarse por cada uno de los servidores públicos y contratista en el mes de diciembre.

Cumplido




con corte a 30/08/2012

Asistencia técnica: mediante memorando de fecha 10/01/2013 con radicado 000154 se dan a conocer los principios y los valores y principios

Apertura del buzón del Cz Yopal y entrega de la llave RXD con corte a 30/08/2012

pendiente Centro Zonal Yopal no reporto avances de Compromisos

Implementar elaborar informes del estado de peticiones – (asuntos conciliables, denuncias, quejas, reclamos) por cada funcionario quincenal. RXD con corte a 30/08/2012

Correos electrónicos 11/27/2012 Natalie Rojas solicitud gestión reclamos 11/30/2012 Grimaldo Malaver solicitud quejas y dp 12/05/2012 Natalie Rojas gestión reclamo 12/12/2012 Blanca Dilma Garzon y Mayra Alejandra Ibarra gestión peticiones rechazadas 12/13/2012 Kenyari neme solicitud direccionamiento peticiones 12/18/2012 Grimaldo Malaver peticiones TS Nidya Kenath parra Harold López ingreso de actuaciones en peticiones Maria del Pilar Caro solicitud direccionamiento de peticiones Rosa Milena Garcia solicitud registro de actuaciones en peticiones 12/21/2012 solicitud direccionamiento peticiones a defensora Nidya Andrade SRPA.

cumplido




Implementar reunión de gestión y servicio el día 25 de cada mes para seguimiento al proceso a nivel Regional. RXD con corte a 30/08/2012

CZ 1. 11/15/2012 Acta No: 184 CZ 1. 11/21/2012 Acta No. 187 CESPA CZ 2. 11/23/2012 Acta No. 190 CZ 3. 11/16/2012 Acta No. 41

cumplido

Colocar al día las peticiones por cada Servidor Público y profesionales contratados (reportar en el análisis las peticiones por cada SP). RXD con corte 31/8/2012

CZ 1. 11/15/2012 Acta No: 184 CZ 1. 11/21/2012 Acta No. 187 CESPA CZ 2. 11/23/2012 Acta No. 190 CZ 3. 11/16/2012 Acta No. 41 Se ha venido trabajando en esta tarea dispendiosa. Teniendo en cuenta que se realizó análisis de la peticiones sin gestión del Periodo 01/01/2009 – 30/04/2013 se decidió "Realizar cronograma jornada para actualizar el registro en SIM de las peticiones en los casos de pocas peticiones acompañamiento por Lync y en los casos de elevado numero de peticiones acompañamiento presencial por parte del responsable del proceso regional previa concertación con los profesionales". Se decide dejar este compromiso para cumplir a 31 de Diciembre de 2013.

parcialmente




Realizar gestión a quejas vencidas 33308005, 33306896, 1758548603, 33307995. RXD con corte 31/8/2012

de acuerdo al reporte sacado del SIM de fecha 9-01-2013 por la TS Nohora Yamile se evidencia que no se ha realizado gestión en los quejas vencidas. Teniendo en cuenta que se realizó análisis de la peticiones sin gestión del Periodo 01/01/2009 – 30/04/2013 se decidió "Realizar cronograma jornada para actualizar el registro en SIM de las peticiones en los casos de pocas peticiones acompañamiento por Lync y en los casos de elevado numero de peticiones acompañamiento presencial por parte del responsable del proceso regional previa concertación con los profesionales". Se decide dejar este compromiso para cumplir a 31 de Diciembre de 2013.

parcialmente

Realizar gestión a reclamos vencidos: 33308218, 1758520504, 33308350, 33308753, 33308698, 33308712, 33201187, 33307957, 33308845,

de acuerdo al reporte sacado del SIM de fecha 9-01-2013 por la TS Nohora Yamile se evidencia que de los 12 reclamos vencidos sean cerrado 4 (33308845, 33201187, 33307957, 1758545676). Teniendo en cuenta

parcialmente




1758545676, 1758520173 Y 33308633.RXD con corte 31/8/2012.

que se realizó análisis de la peticiones sin gestión del Periodo 01/01/2009 – 30/04/2013 se decidió "Realizar cronograma jornada para actualizar el registro en SIM de las peticiones en los casos de pocas peticiones acompañamiento por Lync y en los casos de elevado numero de peticiones acompañamiento presencial por parte del responsable del proceso regional previa concertación con los profesionales". Se decide dejar este compromiso para cumplir a 31 de Diciembre de 2013.

De las 335 denuncias vencidas de periodos anteriores, se enviara archivo a los servidores públicos encargados de revisarlas y realizar gestión. RXD con corte 30/8/2012.

Se le envió mediante correo electrónico en el mes de Noviembre la relación de las denuncias vencidas del centro zonal Yopal, se verificaron en el SIM y de las 335 denuncias vencidas hacen falta Dieciséis (16) por darles su trámite correspondiente. Teniendo en cuenta que se realizó análisis de la peticiones sin gestión del Periodo 01/01/2009 – 30/04/2013 se decidió "Realizar cronograma jornada para actualizar el registro en SIM de

parcialmente




las peticiones en los casos de pocas peticiones acompañamiento por Lync y en los casos de elevado número de peticiones acompañamiento presencial por parte del responsable del proceso regional previa concertación con los profesionales". Se decide dejar este compromiso para cumplir a 31 de Diciembre de 2013.

Organizar la asignación de citas de atención a asuntos extrajudiciales. RXD con corte 30/8/2012.

pendiente El Centro Zonal Yopal no reporto avances

Macroproceso/proceso: GESTION PARA LA PROTECCION-RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS




Dificultades

Volver a enviar los casos de los NNA con características y necesidades especiales a comité de adopciones para valoración por IAPAS – en entregas periódicas.RXD con corte a 31/12/2011

por medio de acta no: 34 de fecha agosto 17 de 2012 en comité de adopciones se registra que los NNA quedan en lista de espera debido a que son de difícil adopción

Cumplido

Evaluar el caso de Ayda Zuleima Tumay (mayor de edad) y de helena

CZ PAZ DE ARIPORO: acta comité PARD de fecha 14/11/2012 se analizo

parcialmente




campo (caso por salud) en comité pard zonal. RXD con corte a 30/8/2012

la situación de la niña HELENA CAMPO. CZ YOPAL: no reporto

Realizar seguimiento del avance de registros de beneficiarios en SIM por cada indicador por servidor público y presentar en comité pard zonal y comité Regional.RXD con corte a 30/8/2012

con fecha 3 de agosto se enviaron 3 memorandos a cada coordinador de Cz referenciando el estado de los indicadores por cada uno de los profesionales, radicados Cz 2 004432, Cz 3 004433 y Cz 1 004431 y reposan en el archivo de gestión de macro proceso de servicio y atención Memorando con radicado 007025 de fecha 22/11/2012 para defensores del cz1 solicitando agendar jornada de acompañamiento SIM, acta no. 187 de fecha 21/11/2012 acompañamiento SIM con el equipo de cespa. Acta no. 188 de fecha 26/11/2012 con el centro zonal Yopal defensora Sandra Carreño, acta no. 189 de fecha 29/11/2012 con cz1 y equipo de caivas, memorando con radicado 007319 de fecha 4/12/2012 entrega de indicadores regionales a defensoría de caivas, acta de fecha 13/12/2012 acompañamiento cz1 con la defensora de

cumplido




familia Herly lucero rivera. y se enviaron correo electrónicos solicitando ingreso de actuaciones en peticiones para realizar avance de fechas: 12/12/2012,28/11/2012 solicitud apoyo indicador 5 21/12/2012,26/12/2012 apoyo registro peticiones de SRPA 27/12/2012,20/12/2012,18/12/2012 envió consolidado de indicadores por defensoría 5/12/2012,17/12/2012,26/12/2012 envió de ruta SIM a los defensores de familia de los cz1, cz2 y a equipos psicosociales del cz1.

Se realizará asistencia técnica a los centros zonales nuevamente con el fin de explicar la ruta de ingreso de la información y así mismo revisar casos particulares, para que el equipo de defensoría correspondiente realice el ingreso de las evasiones presentadas para que no se alteren los reportes en el semáforo.RXD con corte a 30/8/2012

Mediante grupo de estudio de fechas con CZY 16/10/2012; 12/12/2012,czp 18/10/2012, CZV 19/10/2012, CAIVAS 19/11/2012,

cumplido

Citar a comité pard regional a

Actas de Comité Pard Regional: Nº43 del 29

cumplido




coordinadores zonales. Corte a 30/08/2012.

Noviembre y Nº46 - 47 del 19 y 20 de Diciembre de 2012.

Macroproceso/proceso: GESTION PARA LA PROTECCION-GESTION DE ADOPCIONES




Dificultades

Solicitar a adopciones ajuste de la hoja de vida de indicadores porque los centros zonales no cuentan con acceso al modulo de adopciones posterior a la asignación a familia y actas de comité de adopciones.RXD con corte a 30/8/2012

Se modificaron el 04 de Abril de 2012 ajustes a la hoja de Indicadores.

Cumplido

promover la presentación de familias en medio masivo de comunicación – Directora Regional.RXD con corte a 30/8/2012

Mediante memorando expedido por la Dirección Regional de fecha 15 de Enero de 2013, con Radicado 000281.

Cumplido

Realizar un muestreo y hacer la revisión los casos pard para agilizar la remisión de los NNA a comité de adopciones de niños que no han sido enviados a comité. RXD con corte a 30/8/2012

04/12/2012 remisión niña lady carolina achagua niña luz Adriana sibo corredor niños Nelson Felipe y Jimmy Alejandro Ardila arenas 09/15/2012 solicitud correo electrónico de envió NNA en Adoptabilidad al comité 10/05/2012 en comité

Cumplido




de restablecimiento de derechos se solicito nuevamente 11/16/2012 en comité de restablecimiento de derechos Cz 3.

Macroproceso/proceso: GESTION PARA LA PROTECCION-GESTION DE RESPONSABILIDAD PENAL




Dificultades

Verificar acta de restablecimiento de derechos – brindar asistencia técnica al equipo de CESPA en SIM modulo SPR. .RXD con corte a 30/8/2012

La trabajadora Social Nohora Yamile brindo la asistencia técnica con fechas 16 de noviembre y 21 de diciembre de 2012 al equipo de la defensoría CESPA.

cumplido

Verificar acta de restablecimiento de derechos y realizar a seguimiento a compromisos adquiridos.RXD con corte a 30/8/2012

Se reviso en coordinación con coordinador Cz 1 y se envió correo a la defensoría de familia con fecha diciembre 27 indicándole el estado de las peticiones y lo que debe registrar para actualizar las peticiones y los indicadores de SRPA.

cumplido

Reportar en matriz las actas de comité PARD por parte de responsable de centro zonal al GAT.RXD con corte a 30/8/2012

ASISTENCIA TECNICA: a la fecha ninguno de los 3 cz han reportado fechas ni nos de actas de comité zonales. CZV: Durante el mes de enero se enviara al grupo de asistencia técnica la matriz de las actas de comité PARD

pendiente

Publicar las actas de comité PARD por parte de responsable de centros zonales y

GAT: están ubicadas en la ruta compartida de archivos a nivel nacional de la vigencia 2012

parcialmente




Regional..RXD con corte a 30/8/2012

CZV: se publicaran a la ruta establecida durante el mes de enero.

Macroproceso/proceso: MISIONALES- GESTIÓN PARA LA PROMOCIÒN Y PREVENCIÒN PARA LA PROTECCIÒN INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA




Dificultades

Participar en jornada de registro y garantía de derechos en los cuales se incluye educación, para mejorar la matricula de población en edad escolar en resguardo Caño Mochuelo .RXD con corte a 30/8/2012

se gestionó con el defensor ante la alcaldía de paz de Aríporo para poder hacer registro, vacunas y afiliación a salud de los NNA que faltaran en Caño Mochuelo, jurisdicción Paz de Aríporo. pero eso finalmente no se llevó a cabo porque la registraduría municipal dijo que no podía desplazarse al resguardo en diciembre mediante acta de reunión de fecha 04 de Diciembre de 2012 citada por la alcaldía del Municipio de Paz de Aríporo y a la vez se le paso un listado de esos estudiantes que no aparecían en el SIMAT , el memorando salió de la dirección regional el día 3 de diciembre con radicado 007285.

Cumplido

Socializar en CPS responsabilidades de acuerdo a las modalidades de atención en el programa de alimentación escolar .RXD con corte a 30/8/2012

CZV: se realizara en el primer trimestre del año 2013 en donde se socializara el tema.

parcialmente

Los Centros Zonales Paz de Aríporo y Yopal no reportaron avances del compromiso

Macroproceso/proceso: MISIONALES- GESTIÓN PARA LA NUTRICION







Dificultades

• Presentar informe de avances de plan de intervenciones en el caso de los niños que no mejoran su estado nutricional al grupo de asistencia técnica. • Verificar avances del plan de intervenciones y generar NC en caso de incumplimiento.RXD con corte a 31/12/2011

El último trimestre se envió mediante correo electrónico de fecha 01/09/2013 a la Dra. Elisa Maria cadena Gaona contratista del grupo de seguimiento y análisis del nivel nacional.

Cumplido

Realizar foro de salud y nutrición con los padres de familia usuarios de programas ICBF.RXD con corte a 30/8/2012

mediante memorando con radicado de la regional 010961 de fecha 6/12/2012 presenta el primer informe foro municipal de salud y nutrición "alimentación y nutrición en promoción de la salud".

Cumplido

En reuniones COVE revisar el diagnostico nutricional en un municipio de cada centro zonal.RXD con corte a 30/8/2012

CZP: En cuanto a COVE no se asistió a ninguna reunión de estas en ninguno de los municipios de afluencia, por lo tanto creo que ese compromiso no se pudo cumplir

pendiente

Se decide eliminar compromiso porque no hay sistema de información para la medición del estado de seguimiento Nutricional.

Macroproceso/proceso: APOYO- GESTIÓN ADMINISTRATIVA




Dificultades

Realizar convenio para entrega de papel reciclado, incluir medición del papel

no se cumplió en la vigencia 2012

Pendiente Debido a la carga de trabajo. Verificar forma de convenio




entregado. RXD con corte a 31/12/2011

Hacer campaña de descongestión de mobiliario en Cz y regional .RXD 31/12/2012

se tiene programado para el día 25/7/2013

Cumplido 25 de Julio de 2013

Enviar memorando a la dirección regional informando turnos de los contratistas y/o servidores públicos asegurando atención a usuarios en el horario 7:30 a 5:30pm

RXD 31/12/2012

la nueva fecha de cumplimiento para el centro zonal paz de Aríporo es el día 7/6/2013

Cumplido Parcialmente

Macroproceso/proceso: APOYO- GESTIÓN JURIDICA




Dificultades

Genera No conformidades del Sistema a los grupos que no presenten contratos sin liquidar con los términos vencidos. RXD con corte 31/12/2011

Se realizo una NCS al Grupo Administrativo la cual ya fue contestada, pero no se han subido las evidencias al sistema.

Pendiente

Macroproceso/proceso: APOYO- GESTIÓN FINANCIERA




Dificultades

Generar AP para controlar la

No se genero la AP dentro los términos

Pendiente La Coordinadora Financiera




ejecución del PAC. RXD con corte 31/12/2011

establecidos al cumplimiento del compromiso.

Manifiesta que se de cierre o se anule el Compromiso pues ya no amerita la realización de la AP, ya se dio termino la ejecución del PAC de esa vigencia 2012.

8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión

Macroproceso/proceso: _Mejoramiento Continuo_

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones

Formulación e Implementación de Programas de Residuos Sólidos: En la región de Casanare no hay empresas especializadas y autorizadas para la recolección de luminarias, baterías y elementos electrónicos, se oficio a la empresa de aseo de Yopal y su respuesta fue negativa ante esta consulta. La empresa que recoge los cartuchos de tóner no está ubicada en la región por lo tanto solo recoge cantidades superior a una caja con más de 30 unidades y siempre que sean cartuchos de la marca HP. El contrato No. 093 de Mayo 2013 con el Ingeniero Sanitario y Ambiental solicitó liquidación del contrato, está pendiente por contratar otro profesional para continuar con la consultoría del programa de Residuos Sólidos.

Manejo de Sustancias Químicas: A la fecha la Regional Casanare no posee un lugar apropiado para el almacenamiento de estas sustancias, pero se viene adelantando la adecuación de un espacio para el correcto almacenaje de estas sustancias.

Manejo de Zonas Verdes: No se ha podido realizar inventario al 100% de los individuos forestales que se encuentren en las instalaciones del ICBF, con el fin de determinar su estado fitosanitario y recomendaciones de manejo, por cuanto no se cuenta con profesional idóneo para realizar dicho levantamiento. Macroproceso/proceso: _Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia_


Posibles Acciones

Preparación de las madres comunitarias para el proceso de transito.

Positivo: se mejora la calidad del servicio. Negativo: algunas madres comunitarias se resisten al cambio y no aceptan el proceso de transito. *Socialización de la información y aclaración a los temores y dudas manifestados por las madres comunitarias sobre el proceso de transito.




Agentes educativos vinculados al proceso de formación en técnica de primera infancia.

Positivo: Se ofrece calidad en la prestación del servicio. Negativo: A la fecha no se cumple con el indicador. Posibles Acciones. *Nueva focalización de personas para conformar el cupo mínimo y poder dar inicio. *Habilitación de la plataforma SENA que permita el registro de las personas para conformar los grupos en su totalidad.

Identificación de niños y niñas víctimas del conflicto armado atendido en las diferentes modalidades de atención a la primera infancia.

Positivo: Garantizar el restablecimiento de derechos y priorizar la atención dirigida a los niños y niñas víctimas del conflicto armado. Negativo: No se logra verificar con facilidad la condición de desplazado. Posibles Acciones. Se genere y asigne la clave por parte de la entidad competente, para que se facilite el manejo de la información por parte de las personas encargadas del proceso. Solicitud directa desde la dirección regional a la [email protected] o a quien corresponda, para que sea asignada la clave oportunamente y en el menor tiempo posible.

Macroproceso/proceso: _Gestión Financiera_


Posibles Acciones

No renovación de contrato para vigencia 2014 de dos personas de apoyo por ser de carácter temporal.

Efecto negativo por cuanto los procesos en el aplicativo SIIF NACION son más que en el antiguo aplicativo; razón por la cual se necesita del personal de apoyo, dado que por la gran cantidad de registros, como mínimo se necesitan dos personas en cada área: Presupuesto, Pagaduría y Contabilidad.

La falta de tiempo para levantar NCS, dado al incremento de carga operativa por el manejo de dos sistemas financieros con escaso recurso humano.

Incumplimiento de procesos, afectaría resultados de gestión, porque no hay tiempo para realizar seguimiento y control.

Macroproceso/proceso: _Gestión Tecnológica_


Posibles Acciones

Implementación de Office 365.

Positivo: Mejora en el trabajo colaborativo, y acceso de los documentos en la nube.




Negativo: No todas las maquinas cuentan con capacidad para esta implementación. Responsable Migración: Subdirección de Recursos Tecnológicos. Responsable Implementación en Sitio: INDRA e Ingeniero Regional donde Indra no tenga cubrimiento. Fechas: 30 de Octubre, Migración de cuentas que tengan equipos con la capacidad Indicada. 31 de Diciembre, Migración del 100% de Cuentas de acuerdo al relevo de equipos obsoletos que va a realizar la SRT. Posibles Acciones. Migrar los usuarios que estén con equipos que tengan las Capacidades Técnicas de acuerdo a directriz de la SRT para responder a este nuevo aplicativo ofimático.

Macroproceso/proceso: _Gestión Jurídica_


Posibles Acciones

No existencia de coordinador del grupo jurídico ni profesional de planta que asumiera funciones de ejecutor.

Negativo: Los procesos que requieren actuación del funcionario ejecutor se truncan.

Macroproceso/proceso: _Aseguramiento Estándares_


Posibles Acciones

Incumplimiento por parte de los operadores para dar cumplimiento con las visitas de verificación de estándares a los programas de proyecto 4.

No se cuenta con información de la verificación de estándares.

9. Recomendaciones para la Mejora

Macroproceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado

Mejoramiento Continuo Para el aplicativo ISOLUCION se debería contemplar en el modulo de mejoramiento para las AC que cuando se reformulen y se diligencie el Plan de Acción se pueda

Que este habilitado o de la opción de poder registrar o adjuntar las evidencias de las Actividades.




10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

cargar las evidencias de las Actividades programadas.

Gestión para la Protección Destinar semanalmente jornada para actualización SIM en los centros zonales, con el fin de tener información actualizada, ya que es el insumo para generación de indicadores en Tablero de Control de Procesos y Plan de Acción Regional.

Actualización de procesos de restablecimiento y reporte de información / Lograr Cumplir con los resultados esperados establecidos en el proceso de protección.

Análisis de indicadores de restablecimiento de derechos y Adopciones en los comités consultivos.

Mejorar la calidad en los análisis (Comportamiento del dato e inconvenientes presentados con el avance de indicadores).

Gestión Humana Por parte de la dirección formar cultura de asistencia a las diferentes capacitaciones establecidas dentro del plan con positiva.

Todos los colaboradores se deben actualizar por competencias en las diferentes capacitaciones talleres y encuentros para tomar acciones dentro de un marco establecido.

Gestión Financiera: SIIF NACION II.

Homologación del SIF ICBF al SIIF NACION II. Reduce la simplificación de procedimientos y/o procesos, carga operativa y demoras en pagos

Desmonte del sistema financiero SIF ICBF

Gestión de Contratación Solicitar a cada coordinador de centro zonal asigne a un profesional para que se desplace a la regional a trabajar el proceso de liquidaciones de contratos.

Dar celeridad a esta etapa pos contractual.

Evaluación, Monitoreo y Control de la Gestión

Eliminación y/o racionalización del Tablero de Control de Procesos, ya que contamos con el Plan de Acción y se diligencia prácticamente la misma información.

Contar con una sola Herramienta donde podamos llevar a cabo la medición de nuestros procesos.

Aseguramiento Estándares Dar cumplimiento a las visitas de verificación de estándares en cada uno de los programas.

Realizar plan de mejora para proyecto 4, dando soluciones a las variables afectadas en pro del bienestar de los NNA.




Macroproceso/proceso: _Direccionamiento Estratégico_

Riesgos de mayor dificultad para su control o no controlados

Causas

Pérdida de confianza de la sociedad en el ICBF. MODERADO 6.

Falta de una estrategia integrada de atención al ciudadano. Cuestionamientos de entes de control y denuncias ciudadanas ante la gestión del ICBF. Falta de estrategias de comunicación efectiva y asertiva. Dificultades en la contratación por falta de oferta de operadores.

Concentración de poder (planeación). MODERADO 3.

Carencia de conciencia social, excesiva concentración de poder y de decisión en ciertas actividades a un solo funcionario.

Abuso de Poder. (Focalización). MODERADO 6.

Falta de profesionalismo, crisis de valor y principios, no hay instrumentos fuertes para la focalización.

Macroproceso/proceso: _Mejoramiento Continuo_


Causas

Desarticulación del sistema integrado de gestión. ALTA IMPORTANTE 8.

Demora en la implementación de las estrategias para la mejora. Desinterés de los colaboradores. Falta de conocimiento del Sistema Pluralidad de conceptos (falta unificar criterios) Los colaboradores no visualizan la bondad del Sistema Integrado de Gestión. No se evidencian mejoras tangibles en los procesos/ prestación del servicio.

Inadecuada utilización y apropiación de las metodologías e instrumentos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. ALTA – IMPORTANTE 9.

Débil cultura al Autocontrol. Falta de compromisos en todos los niveles. Renuencia a los Sistemas de Gestión.

Macroproceso/proceso: _Coordinación y Articulación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar_


Causas

No suficiente articulación de los actores del SNBF y la consiguiente no coordinación para la elaboración del Plan Nacional del Servicio Público de Bienestar Familiar. ALTA IMPORTANTE 8.

No existe una visión compartida colectivamente de la verdadera función y operación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Falta claridad conceptual y unidad de criterio político y técnico con relación al propósito del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF. Falta de comprensión del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF y Servicio Público de




Bienestar Familiar - SPBF y su funcionalidad tanto al interior del ICBF como de otros agentes del Sistema.

Macroproceso/proceso: _Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia_


Causas

Invisibilización de la Estrategia Fiesta de la Lectura a nivel local y Regional como programa ICBF. MODERADO 3.

Bajo empoderamiento por parte de la Regional y Centros Zonales de la Estrategia. Escasa asistencia técnica por parte del nivel Regional al Zonal y este a los Agentes Educativos. Los Agentes Educativos cualificados no aplican los aprendizajes entorno a la lectura y el arte con niños y padres de familia. Recursos logísticos insuficientes para realizar divulgación, asistencia técnica, acompañamiento, seguimiento y evaluación en la implementación de la estrategia.

Niños y niñas atendidos, que no cumplen con los criterios de selección a las modalidades de Primera Infancia y/o presentan concurrencia. MODERADO 3.

Deficiencia en la focalización. Niños y niñas en concurrencia. Desactualización de bases de referencia de focalización. Beneficiarios que no cuentan con el conocimiento sobre las condiciones de uso de los programas (concurrencia).

Resistencia al Cambio de la Actividad Laboral de las Madres Comunitarias. MODERADO 6.

Las madres se resisten a quedarse en casa sin actividad laboral. La madres se sienten en buenas condiciones física para continuar laborando así tengan la pensión. Las madres se sienten desplazadas laboralmente.

Apropiación deficiente por parte de las regionales, centros zonales y entidades administradoras del servicio (EAS) de los lineamientos técnicos de la Comisión Intersectorial de Primera Infancia y documentos del ICBF para su respectiva operación. ALTA – IMPORTANTE 8.

Retraso en la aprobación, publicación y socialización de documentos, por parte de la Comisión Intersectorial a nivel regional y zonal. Retraso en la aprobación, publicación y socialización de documentos, por parte de la Dirección de Primera Infancia del ICBF a nivel regional y zonal. Ausencia de competencias para la comprensión de los documentos de la Comisión Intersectorial y del ICBF, por parte del talento humano de los territorios y las EAS. Deficientes canales de comunicación entre el nivel nacional y direcciones regionales y zonales, para divulgar oportunamente los lineamientos de




la Comisión Intersectorial y documentos del ICBF. Falta de seguimiento y acompañamiento técnico para la apropiación de documentos por parte del ICBF nacional y de la Comisión Intersectorial.

Celebración indebida de contratos. EXTREMA IMPORTANTE 12.

Desconocimiento en evaluación de capacidad técnica, financiera y jurídica. Escaso personal idóneo para la elaboración de estudios previos. Escaso personal idóneo para la evaluación y selección de contratistas. Injerencia política en la selección de personal encargado del proceso precontractual. Inexistencia y/o escasa oferta del perfil profesional requerido en determinadas regiones del país. Deficiente estructuración de los estudios previos, en los aspectos.

Abuso de Confianza. EXTREMA – INACEPTABLE 16.

Comités técnicos que se extralimitan en sus funciones. Desconocimiento de las funciones y competencias de los comités técnicos. Deficiente seguimiento técnico, administrativo y financiero a la ejecución de los contratos. Escaso personal idóneo para realizar la supervisión de los contratos. Desarticulación al interior de los equipos de trabajo que realizan la supervisión. Concentración de la supervisión de múltiples contratos en poco personal. Deficiente acompañamiento jurídico y financiero a la supervisión.

Pérdida de competencia para liquidar. EXTREMA – INACEPTABLE 16.

Falta de documentación e información soporte para realizar la liquidación. No coinciden los estados financieros con los soportes presentados. Exceso de carga laboral por parte de los equipos y el supervisor para realizar los informes de supervisión. Falta de trabajo en equipo con los profesionales encargados de los contratos a liquidar. Deficientes canales de comunicación entre los equipos de trabajo. Falta de compromiso para liquidar, especialmente los casos de cambio de supervisor, por varias administraciones.

Macroproceso/proceso: _Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y Adolescencia_

Riesgos de mayor dificultad para su control o Causas




no controlados

Deserción de los niños, niñas y adolescentes del programa. MODERADO 6.

Ausencia de espacios físico para la interacción de los NNA. Actividades derivadas del contratista con deficiente calidad y oportunidad. Monitoreo, seguimiento y control inadecuados del programa. Procesos pedagógicos e informativos inadecuados. Enfoque diferencial no aplicado. Condiciones familiares, sociales, de orden público y climáticas que impiden que al NNA permanecer en el programa. El cese de actividades escolares al final de año.

Baja vinculación de los NNA al programa Generaciones con Bienestar. MODERADO 6.

Programa poco atractivo para los NNA. Utilización de medios de comunicación insuficiente. Fenómenos sociales de la comunidad a la que pertenecen los NNA. Falta de gestión del operador para la vinculación de NNA.

Suspensión de la implementación del programa. MODERADO 6.

Cambios en la situación política, sistemas de gobierno o cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato (Paros, huelgas, actos terroristas, actos vandálicos, entre otros). Retrasos en la presentación de facturas por el periodo correspondiente de acuerdo a fechas establecidas. Mayor valor al estimado en costos de operación por circunstancias externas que afecten el correcto desarrollo del Programa.

Indebida destinación de recursos. MODERADO 6.

Inadecuada focalización de los beneficiarios en los programas. Ausencia de parámetros de priorización y focalización desde los lineamientos. Desconocimiento de la necesidad real de los municipios Mala planeación. Desactualización en los sistemas de información. Ausencia de seguimiento monitoreo y control.

Peculado por Apropiación. ALTA – IMPORTANTE 4.

Los contratos se designan con criterios Políticos y no técnicos. No se da publicidad a las convocatorias pública. No se da cumplimiento de garantías establecidas en el Manual de Contratación. Falta de Sensibilización a los actores que tienen corresponsabilidad en los programas,




limitaciones de situación geográfica, orden público y conflicto armado contingencia por causa de fuerza mayor o caso fortuito. Mala planeación para la destinación de los recursos. Baja competencia y Desconocimiento de los funcionarios Negligencia por parte de los funcionarios; Falta de herramientas y metodologías de seguimiento, monitoreo y control internas desde el punto de vista preventivo.

Macroproceso/proceso: _Gestión para la Atención de las Familias y Comunidad_


Causas

Atención desarticulada a las familias. MODERADO 6.

Falta de política nacional e institucional dirigida a las Familias. Falta de coordinación y articulación interinstitucional. Diferentes interpretaciones y aplicaciones del concepto de familia a nivel institucional. No contar con diagnósticos sobre las problemáticas familiares.

Macroproceso/proceso _Gestión para la Nutrición_


Causas

Niños, niñas, adolescentes, mujeres gestantes, madres lactantes y adultos mayores sin acceso a la Bienestarina. MODERADO 6.

Inoportunidad y falta de calidad en el envío de la información por las Regionales ICBF. Desabastecimiento de Bienestarina por situaciones de producción.

Inseguridad Alimentaria y Nutricional. ALTA IMPORTANTE 8.

Desinterés por parte de los entes territoriales en tema de SAN. Falta de Voluntad política para la aprobación del Plan Municipal de SAN. Desarticulación de las entidades territoriales para el desarrollo de estrategias para el cumplimiento de la política SAN. Falta de gestión por parte del SNBF, para la articulación nacional y territorial en pro de la política de SAN. Demora en la toma de decisiones en la CISAN Dificultades para programar y coordinar la asistencia a nivel territorial.

Minuta Patrón sin cualificar y suministro de alimentación que incumple la minuta patrón. ALTA IMPORTANTE 8.

Falta de claridad en la solicitud original de cualificación de la minuta patrón (demoras). Limitación en la asignación de recursos para el suministro de alimentos, diferenciado por




Regionales. Ausencia de capacitación permanente a los Nutricionistas ICBF y de operadores en cumplimiento de minuta patrón.

Dificultades en la operación del programa por falta de lineamientos ajustados. MODERADO 3.

Lineamientos sin estructura integral. Falta de claridad en la metodología aplicada para la construcción de lineamientos técnicos. Los lineamientos no contemplan una estructura de costos de los programas como base, donde clarifique como tal la operación del mismo y el aporte presupuestal dificultando su cumplimiento en la realidad. Los lineamientos son extensos y densos lo que impide la lectura y estudio para ejecutarlo.

Detección inoportuna de casos de desnutrición graves que exigen intervención inmediata. EXTREMA INACEPTABLE 12.

Niños y niñas desnutridos sin identificar para iniciar el programa de atención por falta de focalización Atención inoportuna. El interés de la Dirección de Nutrición de generar una ruta de atención integral que recoja las diferentes formas de atención de la desnutrición que funciona actualmente. La estrategia de atención a la desnutrición en los niños y niñas menores de 5 años, se encuentra actualmente sin un lineamiento integral de atención. Temor de los usuarios al visibilizar un niño, niña o adolecente desnutrido ante el ICBF. Ausencia de corresponsabilidad de otros actores gubernamentales para definir la atención de niños y niñas menores de 5 años con desnutrición severa. Falta de recurso financiero y humano.

Destinación diferente de los alimentos para el fin establecido, en este caso contribuir a mejorar y/o recuperar el estado nutricional de niños y niñas menores de cinco (5) años de edad. ALTA IMPORTANTE 5.

Los alimentos incluidos dentro del paquete nutricional se destinan al consumo familiar. Falta de información de los ciudadanos y comunidad beneficiaria sobre los deberes y derechos en el tema de la veeduría de los programas del ICBF. Nos se brinda información completa del servicio a la comunidad beneficiaria sobre el uso y manipulación de los paquetes.

Desviación del producto para fines diferentes a los establecidos. ALTA IMPORTANTE 4.

La operación y logística es muy amplia. El control social por parte de la comunidad beneficiaria, no se cumple en todo el territorio nacional. En épocas electorales se puede utilizar la Bienestarina con fines políticos.




Macroproceso/proceso: _Gestión de Restablecimiento de Derechos__


Causas

Fallo Errado. MODERADO 6.

Desconocimiento y no aplicabilidad de lineamientos, procedimientos y legislación. Equipos psicosocial incompleto que no permite realizar seguimiento y buena elaboración de pruebas.

Omisión del supervisor del contrato frente al incumplimiento de los lineamientos técnicos por parte de los operadores. MODERADO 3.

Falta de ética profesional (beneficio económico). Desconocimiento de algunos aspectos técnicos a supervisar. Interpretación inadecuada de los lineamientos. Sobrecarga laboral (demasiadas Instituciones a supervisar).

Macroproceso/proceso: _Gestión de Responsabilidad Penal_


Causas

Carencia de operadores para la atención de las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal. ALTA IMPORTANTE 5.

El incremento de cupos tanto en las medidas privativas como en las no privativas de la libertad y el no incremento del valor de los cupos. Exigencia de mejores condiciones en la infraestructura para la atención de más medidas tanto privativas como no privativas de la libertad y cumplimiento de los estándares establecidos.

Insuficiencia de cupos para la atención de adolescentes en sistema de responsabilidad penal. ALTA IMPORTANTE 8.

El no uso por parte de los Jueces de las medidas privativas como alternativas a las no privativas de la libertad. Debilidad en los procesos de prevención.

Omisión del supervisor del contrato frente al incumplimiento de los lineamientos técnicos por parte de los operadores. MODERADO 6.

Desconocimiento de algunos aspectos técnicos a supervisar Interpretación inadecuada de los lineamientos Falta de ética profesional (beneficio económico) Falta asignación presupuestal.

Macroproceso/proceso: _Gestión de Adopciones _


Causas

Asignación Fallida. MODERADO 6.

Experiencias de vida del niño, niña y adolescente no superados. Poca intervención psicosocial en la preparación del Niño, niñas y adolescente para el encuentro con la familia Elementos no evidenciados durante la preparación de la familia.

Macroproceso/proceso: _Gestión Financiera_

Riesgos de mayor dificultad para su control o Causas




no controlados

Perdida de Recurso Financiero. MODERADO Falta de tiempo para chequear y puntear cuentas antes de autorizar el pago. Personal insuficiente, el coordinador no alcanza realizar esta labor en un tiempo record dado que el pago debe ser evacuado dentro del mismo día en un horario de 10am a 3pm, incluido las labores de preparación y autorización pagos en los diferentes bancos. Falta de control a las partidas conciliatorias reflejadas en conciliación bancaria.

Macroproceso/proceso: _Gestión de Logística y Abastecimiento_


Causas

La información registrada por las regionales y las áreas de la Sede de la Dirección General no cumple con las directrices dadas por la Dirección de Logística y abastecimiento. MODERADO 6.

Desconocimiento del Manual, procedimiento de programación. Definición incompleta, errónea e inexacta de los bienes o servicios a adquirir. Los valores Unitarios reportados no corresponden con la unidad de medida.

Definición incompleta, errónea e inexacta de los requerimientos del abastecimiento (ACSCIR). MODERADO 6.

Las personas del área solicitante no son las indicadas, no cuentan con la experiencia ni con el conocimiento del diligenciamiento de la ficha técnica. Demora en la toma de decisiones del dueño del proceso y del ordenador del gasto.

Valor de requerimientos superior al valor del presupuesto o viceversa. ALTA IMPORTANTE 8.

Asignación de presupuesto, previo a un estudio de costos o mercados. No tener en cuenta los hábitos alimentarios de la Región para la asignación de presupuesto.

Incumplimiento por parte del Proveedor. MODERADO 3.

Programación de producción y/o entrega errada Falta de planes de contingencia. Falta de seguimiento a las entregas. Falta de procedimientos, indicadores, reportes, informes etc. Falta de comunicación con el proveedor.

Entregar productos que afecten la salud de los beneficiarios. MODERADO 6.

Inadecuada manipulación, almacenamiento y rotación de alimentos. Retraso en la entrega de alimentos al beneficiario. Incumplimiento de las BPM durante la producción Uso de materias primas o insumos que incumplen con las especificaciones Fallas en el proceso de producción y/o empaque




Entrega de lotes no homogéneos por parte del proveedor. Incumplimiento de las BPM durante el almacenamiento y/o distribución del producto Formulación errónea del producto.

Entregar productos que no sean aceptables sensorialmente. MODERADO 6.

Formulación errónea del producto Estudio de aceptabilidad inadecuado o inexistente Variedad de productos insuficiente Entrega de lotes no homogéneos por parte del proveedor Incumplimiento del proveedor al aplicar inadecuadamente la formulación o el proceso.

Entregar productos que no cumplan con el aporte nutricional esperado. MODERADO 6.

Formulación errónea del producto Muestreo inadecuado o inexistente por falta de recursos Incumplimiento del proveedor al aplicar inadecuadamente la formulación o el proceso. Recursos insuficientes para inspeccionar todos los lotes Entrega de lotes no homogéneos por parte del proveedor.

Macroproceso/proceso: _Gestión Administrativa_


Causas

Pérdida de bienes. MODERADO 6.

Falta de cultura en el ahorro del gasto del herario público (presupuesto). Robos en la Institución. Infraestructura Insegura. Falta de Comunicación interareas. Inventarios desactualizados. Incumplimiento de procedimientos para realizar la toma física de inventarios.

Infraestructura inadecuada para la prestación de los servicios. MODERADO 6.

Falta de implementación de la Estrategia de Centros Zonales y Regional con Calidad. No hay oferta de demanda con inmuebles en condiciones mínimas para oficinas en el municipio. Aumento de Personal para los programas y dependencias de la Regional y Centros Zonales.

Pérdida del patrimonio documental. ALTA IMPORTANTE 9.

No devolución del documento o expediente prestado. Deterioro de los Documentos. Por la afectación climática y las condiciones de almacenamiento. La no transferencia oportuna de la Documentación por parte de las Dependencias. El no seguimiento a los archivos de Gestión. Desconocimiento en la aplicación y apropiación




de la norma archivística, y escasa dedicación de recurso humano dedicado a estos procesos.

Daños de obra en garantía. MODERADO 6.

Materiales de Mala Calidad para construcción de Infraestructuras. Supervisión e Interventoría Deficientes en los Contratos de Obras. Baja asignación de presupuesto para la realización de obras.

Macroproceso/proceso: _Gestión de Contratación_


Causas

Paralización en la prestación del servicio. MODERADO 3.

La Rotación de Personal y falta de personal. Los Reprocesos. Falta de planeación. Deficiencia en la construcción de los estudios previos y pliegos de condiciones Falta unificación de criterios sobre contratación con las demás dependencias/procesos Falta de una herramienta para sistematizar la información de contratación Mala presentación de la propuesta de los proponentes.

Interés indebido en la celebración de contratos. MODERADO 6.

No identificar claramente las necesidades de la contratación que se requiere por parte del ICBF y desconocer el plan anual de Compras Estudios previos o de factibilidad superficiales Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratación.(Estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular) Falta de control entre la dependencia que requiere el bien y/o servicio a contratar con el resto de los servidores y dependencias de la Entidad que intervienen en el proceso de contratación en la Entidad Falta de control y de seguimiento a la elaboración de los pliegos por parte de quienes tienen la función de realizarlo o, excesiva confianza en los servidores que elaboran estos documentos Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular.

Prevaricato por Omisión. MODERADO 6.

Desconocimiento de la normatividad vigente. Desconocer las características intrínsecas del




bien y/o servicio que se desea contratar además de la falta de control asociado al proceso de Contratación. Deficiencias en la elaboración de estudios previos por falta de claridad o ambigüedad en las características técnicas requeridas. Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en particular. Deficiencia en la verificación de requisitos técnicos habilitantes, por parte de las áreas correspondientes. Deficiencia en la elaboración del Estudio de Mercado.

Prevaricato por acción. MODERADO 6.

Desconocimiento de la Normatividad Vigente. Constantes modificaciones a la Normatividad. Falta de control sobre la calidad de los documentos previos. Adendas que cambian condiciones generales del proceso para favorecer a grupos determinados.

Tráfico de influencias. MODERADO 6.

Situaciones subjetivas del servidor o servidores que intervienen en el proceso regulatorio que le permiten incumplir los marcos legales y éticos. Colaboradores de la actividad contractual que por interés particular o amiguismo podrían favorecer a determinadas personas naturales o jurídicas.

Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. MODERADO 6.

Verificación, evaluación y selección de ofertas inadecuadas. Evaluación de ofertas que no se encuentran alineadas con lo establecido en el pliego de condiciones.

Macroproceso/proceso: _Gestión Jurídica_


Causas

Perdida de oportunidad en la recuperación de recursos para los programas misionales. MODERADO 6.

Error en la valoración de causales para saneamiento de cartera (Remisión y Prescripción). Falta de oportunidad en el impulso del proceso. Falta de designación de funcionario ejecutor. Rotación de personal de planta.

Macroproceso/proceso: _Gestión Servicio y Atención_


Causas

Falta de apropiación para la estandarización en la ruta de atención y servicio. ALTA IMPORTANTE

Falta de conocimiento en los estándares para ejecutar el proceso en los diferentes puntos de




12.

atención. Falta de claridad y profundidad de los programas, servicios, Procesos y Procedimientos de Servicio al ciudadano del ICBF. Falta de capacitación, sensibilización y divulgación de la manera correcta de ejecutar el proceso. Por no cumplimento del perfil de la persona de atención al ciudadano. No se reconoce la importancia del primer contacto del Ciudadano con la institución. Falta de Recursos que impiden cumplir con las exigencias de la estandarización. Los recursos están mal distribuidos. Por falta de planeación de los recursos (Incluida la inexistencia de un lineamiento de programación de metas sociales y financieras para servicio al ciudadano). Por falta de estadísticas reales y oportunas de usuarios al momento de la planeación. Falta de Cultura de registro de la información y uso de herramientas tecnológicas institucionales.

Denuncias No constatadas oportunamente. ALTA IMPORTANTE 8.

Clasificación errada de las peticiones. Falta de conocimiento de los programas y servicios del ICBF. Por no cumplimento del perfil de la persona de atención al ciudadano. No se reconoce la importancia del primer contacto del Ciudadano con la institución. Problemas en el traslado de los funcionarios a la constatación. Por falta de disponibilidad del vehículo. No se da prioridad e importancia a la labor. Por falta de planeación de los recursos (Incluida la inexistencia de un lineamiento de programación de metas sociales y financieras para servicio al ciudadano). Por falta de estadísticas reales y oportunas de usuarios al momento de la planeación. Falta de Cultura de registro de la información y uso de herramientas tecnológicas institucionales. Dificultades para acceso al lugar de constatación. No existe dirección catastral definida y las condiciones del terreno y/o de orden público no facilitan el acceso al lugar de constatación. Falta de tiempo de los funcionarios encargados. No existe dedicación exclusiva a la labor de constatación. Por sobrecarga laboral. Por falta de planeación de los recursos. Por falta de estadísticas reales y oportunas de usuarios al momento de la planeación. Imposibilidad de Registrar actuaciones en tiempo real en terreno. PQ? Falta de Cultura de registro de la información y uso de herramientas tecnológicas institucionales.

Los servidores pueden ser objeto de soborno para El Sistema de Información Misional no tiene las




obtener información confidencial propia de la entidad. EXTREMA INACEPTABLE 16.

condiciones de seguridad requeridas para preservar la confidencialidad de la información que es propiedad del cliente. Los perfiles existentes no tienen restricciones de seguridad que garanticen que la información solo pueda ser consultada por el profesional a cargo del caso. Los casos que llegan a la entidad deben ser tratados por diferentes perfiles profesionales, los cuales en su momento requieren registrar y consultar actuaciones en la petición. Los usuarios están ligados a perfiles pero no al acceso a las funcionalidades. No existe control de los registros que efectúa cada usuario y las modificaciones a la información por cada uno de los perfiles indicando fecha y hora de modificación y generando un histórico de los mismos.

Macroproceso/proceso: _Gestión de Comunicaciones_


Causas

Desinformación generada sobre la entidad en los medios de comunicación. ALTA IMPORTANTE 4.

Demora en la atención a los medios de comunicación por parte del ICBF. Por falta de definición de voceros oficiales para cada programa. No contar con información oportuna sobre la prestación irregular de los servicios del ICBF PQ. Por no contar con mecanismos eficientes para la denuncia oportuna. Información de los programas desactualizada en la página Web del ICBF PQ. Porque no se ha definido la información a publicar para cada uno de los procesos, ni los responsables de ello, ni la periodicidad de la actualización de misma para su publicación.

La comunicación no llega de manera oportuna, y/o no se enteran los posibles interesados de los niños y niñas. ALTA IMPORTANTE 4.

Falta ajustar el procedimiento para publicar la información de los niños en el programa los niños busca su hogar, y los emplazamientos en la página Web. Se envían las solicitudes sobre el tiempo para el vencimiento de los términos. La comunidad no conoce los medios que el ICBF tiene para buscar a padres o familia extensa de los niños y niñas a su cuidado.

Amiguismo y/o Clientelismo. MODERADO 6.

Favorecer a un tercero. Por conveniencia propia. Por intereses personales.

Macroproceso/proceso: _Evaluación, Monitoreo y Control de la Gestión_





Causas

Fraude y/o uso indebido de la información. EXTREMA INACEPTABLE 12.

Presión política y/o administrativa en el desarrollo y cumplimiento de la gestión. La permanencia en los cargos de los Directivos y sus equipos de trabajo depende de los resultados de la gestión. Necesidad de presentar resultados óptimos de la Gestión. Favorecerse a sí mismo y/o un Directivo.

Información recibida es inoportuna, incompleta y de baja calidad. EXTREMA INACEPTABLE 12.

Existen muchos Sistema de Información los cuales no son controlados por la Subdirección de Monitoreo y Evaluación. Multiplicidad de solicitudes de información simultaneas. Desarticulación del sistema de información misional (SIM, SIIF, PACCO, entre otros) en el nivel Nacional. Registro y flujo de información (inoportuno - baja calidad) en todos los niveles. Falta de una visión integral en el uso de herramientas y líneas de acción para hacer más eficiente y efectivo el Sistema de Monitoreo y Evaluación de la Gestión Institucional. Bajo nivel de acompañamiento en asistencia técnica a Nivel Nacional y Regionales, para que a su vez las metodologías sean aplicadas en los cetros zonales. Falta de liderazgo y toma de decisiones por parte de los Responsables de los Procesos frente a la adecuación de las líneas de acción y herramientas que garantice que el Sistema de Monitoreo y Evaluación cumpla con su propósito. Desconocimiento y mal manejo de las herramientas que se tienen para registro y consolidación, por parte de los Procesos en la Sede de la Dirección General y Regionales.

Macroproceso/proceso: _Evaluación Independiente_


Causas

Conflicto de intereses. MODERADO 6.

Mantener relación directa o indirecta con el proceso o las personas auditadas.

Revelación o entrega de información confidencial. MODERADO 6.

Los auditores faltan al principio de ética.

Recurrencia de no conformidades. EXTREMA INACEPTABLE 12.

Las acciones de mejora formuladas por los responsables de los procesos auditados, no son eficaces para eliminar las causas de las no




conformidades identificadas en auditoría. El seguimiento al plan de mejora no es lo suficientemente frecuente. La falta de gestión en los procesos por parte de los involucrados es muy demorada.

Macroproceso/proceso: _Aseguramiento Estándares__


Causas

Deficiencia en el alcance o revisión de las variables verificadas a los operadores de los servicios. EXTREMA INACEPTABLE 16.

Profesionales sin el criterio o falta de este, para realizar la revisión. Falta de capacitación a los profesionales que realizan la verificación. Falta de recursos. Falta de un instrumento que de línea sobre la verificación.

Diferencia del concepto de declaración de conformidad entre el ICBF y el ente Certificador. MODERADO 6

Capacitación a los profesionales vinculados a las personas jurídicas que se contratan para hacer verificación de estándares. Verificación aleatoria de soportes de visitas de verificación de estándares con el fin de corregir conceptos equivocados y retroalimentar a los profesionales correspondientes.

Otorgamiento de personerías jurídicas y licencias de funcionamiento, y organismos acreditados sin el rigor técnico, administrativo, financiero y legal requerido. MODERADO 6.

Asesoramiento a las entidades gubernamentales y no gubernamentales frente a la aplicación de la Resolución 3899 emitida el 8 de septiembre. Capacitaciones a los equipos interdisciplinarios responsables del procedimiento de personerías jurídicas, reformas estatutarias, licencias de funcionamiento y autorizaciones.

Instituciones que presten servicios de protección integral sin personerías jurídicas y licencias de funcionamiento y organismos acreditados vigentes. ALTA IMPORTANTE 5.

Determinar las acciones que requieren las instituciones que prestan el servicio público de bienestar familiar, que no se tienen identificadas a la fecha. Implementar un sistema de información.

Servicios sin una intervención técnica, administrativa, financiera y legal adecuada, respecto a los resultados de supervisión. EXTREMA INACEPTABLE 16.

Asesoría técnica permanente en los aspectos técnicos, administrativos, financieros y legales afrente a la supervisión. Sistema de información implementado para el registro, control y seguimiento al desempeño de las entidades contratistas y unidades aplicativas. Herramientas de seguimiento y control para la supervisión de contratos. Seguimiento a las actividades definidas en el Plan de Asistencia Técnica en las regionales.




11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

Vulnerabilidades encontradas. De acuerdo a la última evaluación remitida a continuación se exponen las vulnerabilidades nuevas detectadas este año y que están pendientes por tratar:

VULNERABILIDAD DETECTADA

OBSERVACIONES Y/O ACTIVIDADES

Daño en Impresoras Compartidas en pasillos o puntos de acceso públicos.

Para esta Vulnerabilidad se va a elaborar un documento de recomendaciones a las personas que tienen a cargo Impresoras que son de uso público, ya que las mismas deben concientizar al personal del grupo sobre el uso adecuado y cuidado de las mismas. Así mismo se han realizado capacitaciones de uso de las impresoras a los funcionarios de Centros Zonales, y este semestre se hará en la Regional, dentro del marco de la Campaña de Salud Informatica.

Perdida de Información por acceso no autorizado a las oficinas.

Se debe evaluar por parte del Grupo Administrativo que cada oficina de la Regional y Centros Zonales cuente con su debida protección es decir puerta en buen funcionamiento y funcionario responsable de la misma con llave de acceso asignada para poder cerrar bajo llave en los momentos que no se encuentre en la misma.

Se debe evaluar por parte del Grupo Administrativo las oficinas que deban contar con su debida polarización de ventanas de acuerdo a la responsabilidad del proceso que se lleve, como por ejemplo la oficina donde se realiza la autorización de pagos.

12. Desempeño de SYSO

12.1 Desempeño de los procesos:

Resultados de Indicadores por proceso (Período Evaluado):

Nombre del indicador MPA1.P1 -01. Ejecución del Programa de Salud Ocupacional. Periodicidad Semestral.

Análisis: En el primer semestre del año, dado que no se contaba con las herramientas suficientes para avanzar en las actividades como capacitaciones exámenes periódicos, simulacros y demás actividades reportadas en el avance indicador grado de cumplimiento del plan de salud ocupacional. Por lo anterior se evidencian las metas mínimas por regional y se logra realizar la cantidad esperada a diciembre en actividades como videoconferencias, reuniones de copaso, capacitaciones a brigadas e inspecciones, exámenes periódicos, semana de la salud, simulacro y reportes de indicadores




ausentismo e incidentes, alcanzando 100% de la meta.

Punto(s) Crítico(s): capacitaciones: no se evidencian plan de capacitaciones o acompañamiento con suficientes horas de capacitación a los diferentes grupos como brigadas, copaso y atención en riesgo psicosocial y ergonómico.

13. Estado de la investigación de accidentes


Resultados de Indicadores por proceso (Período Evaluado): De Enero a Junio de 2013.

Nombre del indicador: MPA1.P1 -04. FRECUENCIA DE ACCIDENTES DE TRABAJO.


ENERO NA -5%

FEBRERO - Óptimo 0% -5%

MARZO - Óptimo 0% -5%




Análisis: Para el corte del año anterior y de este año no ocurrieron accidentes de trabajo. ACCIONES A IMPLEMENTAR, se realizó capacitación al copaso en investigación de accidentes, se identificaron los peligros a los que están expuestos los colaboradores por medio de la matriz de riesgos.

Punto(s) Crítico(s): El no reporte de accidentes de trabajo.

-6%

-5%

-4%

-3%

-2%

-1%

0%


MARZO -Óptimo

ABRIL -Óptimo

MAYO -Óptimo

JUNIO -Optimo

MPA1-P1-10/Frecuencia de accidentes de trabajo.

% Avance

Meta 2013




14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.

Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros seguimiento a inspecciones, a las reuniones se traen requerimientos que se presentan de salud ocupacional, investigación de incidentes, propuestas en materia del S&SO. Actas de COPASO: Acta 21/01/2013, Acta 28/02/2013, Acta 19/03/2013, Acta 15/04/2013, Acta 20/05/2013, Acta 19/06/2013. Capacitaciones COPASO: Funciones y responsabilidades, Legislación en riesgos laborales, Investigación de incidentes. Se realizaron las reuniones establecidas como determina la resolución 2013 de 1986 artículo 7, y se establecieron compromisos en cada una de los encuentros. Reporte de indicadores: Ausentismo, Accidentes de trabajo, actividades SYSO, se generó un reporte por mes, como lo establece la sede. Capacitaciones con la ARP: se elaboró plan de trabajo con positiva el cual se cumplió con lo establecido. Avance: Comité Convivencia 2h, Copaso 3h, Brigadas 8h, Ergonomía 23h, Psicosocial 18h, Iluminación 20, Asistencia gestora 7h total: 81 de 150. 54%. Capacitación operadores clausulas SYSO: se han generado 3 convocatorias destinada para la socialización de operadores en el mes de abril mayo y junio. Estrategias: Evidencias de las acciones adelantadas en el marco del Calendario EPICO, campañas, jornadas de bienestar, capacitaciones con la ARL, realización de simulacros, socialización de la Cartilla de Seguridad y de la Cartilla de Controles Operacionales y demás documentos similares generados por el Eje SYSO.

15. Desempeño y efectividad del SGSI


Resultados de Indicador de accidentes (Período Evaluado): De Enero a Junio de 2013.

Nombre del indicador: MPA6-03 Número de Incidentes de seguridad atendidos oportunamente.




Mes Resultado Reportados Atendidos Rango

ENERO 0% 0 0 N/A

FEBRERO 0% 0 0 N/A

MARZO 0% 0 0 N/A

ABRIL 0% 0 0 N/A

MAYO 0% 0 0 N/A

JUNIO 0% 0 0 N/A

Análisis: De acuerdo al Indicado de Incidentes Reportados desde Enero a Junio, se evidencian cero casos de Incidentes de Seguridad, lo cual indica la efectividad en las medidas y controles tomados por Sede Nacional y Regional. En el semestre comprendido entre Enero y Junio no se han presentado Incidentes que afecten el Desempeño y Efectividad del SGSI.

16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

16.1 Planes de Trabajo:

Necesidad Actual: Mejorar la organización del cableado dentro de las oficinas.

Objetivos: Proteger el Cableado de intercepción o daño Objetivos.

Alcance: Regional y Centros Zonales de Yopal, Paz de Aríporo y Villanueva.

Recurso: 36 Cajas de espiral x 10 metros.

Actividades de Implementación:

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


Reportados

Atendidos




Envió del Requerimiento por parte de Planeación a grupo Administrativo.

Compra del Recurso.

Instalación del Recurso en Regional y Centros Zonales.

DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

El resultado de la revisión debe incluir decisiones y acciones relacionadas con: 1. La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión 2. La mejora en el servicio en relaciona con los requisitos de los usuarios de las poblaciones atendidas 3. Cambios en la política, objetivos, metas del Sistema Integrado de Gestión 4. Necesidades de recursos para atender las decisiones 5. La actualización de la evaluación de riesgos y del plan de tratamiento de riesgos 6. La modificación de los procedimientos y controles que afectan la seguridad de la información, según

sea necesario, para responder a eventos internos o externos que pueden tener impacto en el Sistema Integrado de Gestión

7. La mejora en la medición de la eficacia de los controles aplica 27001:2006

Nota: Las decisiones se refieren aquellas determinaciones que agregan valor y mejoran el sistema relacionados con los puntos citados anteriormente las cuales deben tener acciones que conlleven a su cumplimiento. A continuación algunos ejemplos de lo que son decisiones: 1. Reestructurar o reorganizar los equipos interdisciplinarios 2. Alianzas estratégicas con las entidades del SNBF en su región 3. Definir estrategias para prestar los servicios 4. Ampliación de coberturas

Decisiones

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

Presentar avances de las acciones de mejora y realizar análisis en comité estratégico.

Responsables de las acciones de

mejora

Próximo Comité

Estratégico

Enviar oficio a la empresa de vigilancia con las indicaciones (requisitos e instrucciones) para el acceso a las instalaciones de los usuarios.

Coordinadora Administrativa

06 de Septiembre de

2013

Socializar resolución 6707 de 2013. Responsable Servicio de

Atención Regional

15 de Septiembre de

2013

Solicitar a la dirección de servicio y atención asignación de los Coordinadora 03 de




recursos para vincular profesional para cumplir resolución 6707 de 2013.

Asistencia Técnica Septiembre de 2013

Reportar a través de los Promotores EPICO avances del cumplimiento a los controles a Planeación y Sistemas, mensualmente.

Promotores EPICO de Grupos y

Centros Zonales

31 de Enero de 2014

Implementación de jornadas de trabajo con cada uno de los Centros Zonales a los cuales ya se les envió el memorando con las peticiones pendientes de registro de actuaciones.

Responsable Servicio de

Atención Regional

30 de Noviembre de

2013

Continuidad en el seguimiento diario y semanal por parte de los responsables de la oficina de servicio y atención.


Atención Regional y Centros Zonales

31 de Diciembre de

2013

Enviar cada semana tips de Gestión documental, por correo electrónico a todos los colaboradores.

Coordinadora Administrativa – Profesional de

Apoyo a la Gestión Documental

31 de Diciembre de

2013

Socialización formato reporte ejecución “seguimiento mes a mes” con los operadores por parte del Grupo de Planeación para el mes de octubre de 2013 para que en centros zonales reporten la ejecución de cada uno de los programas por contrato y se envíe máximo el 8 día (calendario) de cada mes a los enlaces regionales con el fin de cotejar los datos y proceder al reporte.

Coordinadora de Planeación y

Sistemas

31 de Octubre de 2013

Fijar política de estímulos con defensores de familia para incentivar el registro en SIM y reuniones con los defensores de Familia a nivel de la regional.

Coordinadora de Asistencia Técnica

En comités consultivos zonales se realice revisión de las visitas a hogares sustitutos mensuales.

Coordinadoras de Centros Zonales

Mensualmente

El ingeniero Álvaro generara plan de asistencia técnica con operadores de Centros de Desarrollo Infantil, Hogares Infantiles y Hogares Comunitarios de Bienestar Familiar para resolver inconvenientes en el cargue de la información.

Ingeniero Álvaro Iván Vásquez

Tovar – Administrador Del

Sistema de Información de

Primera Infancia Grupo de

Asistencia Técnica

30 de Septiembre de

2013

Remisión a cada uno de los Coordinadores de los Centros Zonales los listados de los reportes para análisis de cada una de las peticiones.


Atención Regional

06 de Septiembre de

2013

Consultar con el nivel nacional indicación para la compra de canecas para oficinas o puntos ecológicos aclarando que no se cuenta con recursos suficientes y espacios.

Coordinador Administrativo

15 DE Septiembre de

2013

Enviar un listado de necesidades de productos de aseo del Centro Zonal Paz de Aríporo, con este listado Administrativa hace el requerimiento.


15 DE Septiembre de

2013




Realizar las inspecciones de las oficinas sin canecas para separación en la fuente para incluir en el contrato de los recursos de recurso de mejoramiento.


30 de Septiembre de

2013

Gestionar la respuesta de la sede nacional ante el tema de arriendo del Centro Zonal Villanueva.

Coordinador Grupo Administrativo

30 de Septiembre de

2013

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