Gestión Administrativa - Portal ICBF · Gestión Administrativa ACTA DE REUNION COMITÉ...

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITÉ ESTRATEGICO

REGIONAL

ACTA DE COMITÉ ESTRATEGIO REGIONAL No.002

Hora: 8:00 am Fecha: 23 de Enero de 2014

Lugar: Dirección.

Dependencia que convoca

Dirección Regional.

Proceso: Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación.

Objetivo:

Realizar seguimiento al Proceso Direccionamiento Estratégico, con el fin de planear, coordinar, controlar y evaluar las políticas, objetivos y lineamientos para la focalización, registro y programación de los beneficiarios; la implementación y uso de los sistemas de información; el comportamiento financiero de la Regional; la implementación, seguimiento, control y evaluación de los programas y servicios del Instituto y la gestión de desarrollo del talento, así como los demás procesos definidos para el ICBF, estableciendo compromisos para la mejora continua.

Agenda:

1. Seguimiento a compromisos de Acta anterior. 2. Seguimiento a ejecución Metas Sociales y Financieras. 2.1. Informe de ejecución de Metas Sociales y Financieras. 2.2. Solicitud de anulaciones o reducciones de compromisos presupuestales 2.3. Seguimiento a Ejecución Presupuestal. - Revisión saldos disponibles de apropiación. - Análisis de saldos de certificados de disponibilidad con saldos sin usar. - Seguimiento de Obligaciones y cumplimiento de PAC 3. Seguimiento al cumplimiento de Planes. 3.1 Plan de Acción - 2013. 3.2 Plan de Contratación y Compras PACCO. 3.3 Plan de Mejoramiento CGR. 4. Sistema Integrados de Gestión SIGE. 4.1. Informe Acciones de Mejora. 4.2. Seguimiento a Acciones de Mejora resultado Auditoría interna SIGE. 4.3. Tablero de Control 4.4. Resultados Ruta de Implementación del SIGE. 4.5. Mapa de Riesgos 5. Informe de Supervisión y Liquidación de contratos. 5.1 Estados Convenios y Comodatos. 6. Evaluación de la Gestión. 6.1 Resultado de Indicadores de Gestión Grupo Administrativo. 6.2 Resultado de Indicadores de Gestión Grupo Financiero. 6.3 Seguimiento a la oportunidad de entrega de informes al nivel Regional. 6.4 Informe de seguimiento a reporte de informes de Valija. 6.5 Análisis indicadores de protección (Semáforo) a partir del SIM.




REGIONAL

7. Informes de Proyectos y Servicios. 7.1 Aprobación Plan de Asistencia Técnica 2014 7.2 Seguimiento y monitoreo a la transferencia niños y niñas al Sistema Educativo. 7.3 Informe del Sistema de Responsabilidad Penal. 8. Proceso Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones. 8.1 Conectividad. 8.2 Seguimiento Políticas de Seguridad informática. 9. Informe mensual seguimiento al SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DE USO DE VEHÍCULOS 10. Informe De Salud Ocupacional. 11. Informe de Atención al Ciudadano. 12. Informe de Austeridad del Gasto. Indicadores Ambientales. 13. Administración del Talento Humano. 14. Evaluación de la Gestión 2013. 14. Proposiciones y varios. - Socialización informe cursos virtuales 2013. - Socialización módulo PAC, herramienta diseñada para la programación, reprogramación y control del PAC. Desarrollo:

REVISIÓN Y SEGUIMIENTO A COMPROMISOS DE ACTAS ANTERIORES: Revisado los 24 compromisos del acta No. 01 del 9 de Enero del año 2014, en la cual quedaron 5 compromisos con fechas no vencidas equivalentes al 20%; se cumplieron 13 compromisos equivalente al 54% y 6 compromisos fueron reprogramados equivalentes al 25% correspondiente a: Comp3: incumplido por parte del Grupo Jurídico. Comp6: El Grupo Jurídico no ha realizado ninguna Gestión, quedando reprogramado el compromiso para para 27/01/2014. Comp7: la Coordinadora del Centro Zonal manifiesta que ha realizado acercamientos con el Alcalde para la exoneración del pago impuesto del Hogar Infantil Remolinos, pero no a obtenidos una respuesta concreta, por lo anterior queda reprogramado el compromiso para el próximo 30/01/2014. Comp12: incumplido por los todos los coordinadores de Centros Zonales. Comp13: Cumplimiento parcial, reprogramado el compromiso para el CZ Belén, CZ Puerto Rico, Grupo de Planeación y Sistemas y Asistencia Tecnica. Comp14. Incumplido por los 4 Centros Zonales. AMPLIACION DE PUNTOS: PRINCIPALES ALERTAS DERIVADAS DEL PROCESO DE METAS SOCIALES Y

FINANCIERAS REGIONAL CAQUETA Corte 31 de Diciembre de 2013.




REGIONAL

Fuente: SIM Modulo Ejecución MSF – Grupo de Planeación y Sistemas 15/01/2014.

a. PRIMERA INFANCIA

Atención a la Primera Infancia para el mes de Diciembre su ejecución es del 100%.

EJECUCION FINANCIERA – PRIMERA INFANCIA.

DESCRIPCION APR.

VIGENTE CDP

APR.

DISPONIBLE COMPROMISO %

ATENCIÓN INTEGRAL $ 16.805.821.263 $ 16.805.821.263 $ 0 $ 16.805.821.263 100%

ATENCIÓN INTEGRAL $ 8.771.196 $ 8.771.196 $ 0 $ 8.771.196 100%

ATENCIÓN MODALIDADES TRADICIONALES

$ 5.216.558.515 $ 5.216.020.040 $ 538.475 $ 5.216.020.040 100%




REGIONAL

ATENCIÓN A POBLACIÓN VÍCTIMA - FONDO PARA EL PAGO DE CUOTAS DE PARTICIPACIÓN Y TASAS COMPENSATORIAS

$ 492.762.183 $ 487.636.744 $ 5.125.439 $ 487.636.744 99%

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - APOYO EN CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

$ 293.458.330 $ 293.458.330 $ 0 $ 293.458.330 100%

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

$ 166.581.140 $ 126.204.659 $ 40.376.481 $ 126.204.659 76%

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - DE TIPO ADMINISTRATIVO

$ 82.757.100 $ 82.757.100 $ 0 $ 82.757.100 100%

b. NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

ALIMENTACION ESCOLAR. Para el periodo de Diciembre la Regional Caquetá no presenta ejecución debido a que el programa transitó al MEN desde el 15/10/2013.

GENERACIONES CON BIENESTAR. De los 3.800 cupos asignados para la Regional Caquetá, en el mes de Diciembre el Operador cumplió con la atención del 100% de los encuentros vivenciales dirigido a los NNA y se garantizó la asistencia y participación de los mismos, contando con la participación de grupos Pre juveniles y Juveniles en 13 municipios.

EJECUCION FINANCIERA – NIÑEZ Y ADOLESCENCIA.

DESCRIPCION APR.

VIGENTE CDP

APR.


ALIMENTACIÓN ESCOLAR $ 1.119.666.138 $ 1.017.703.185 $ 101.962.953 $ 1.017.703.185 91%

ALIMENTACIÓN ESCOLAR $ 8.271.400.817 $ 7.967.712.868 $ 303.687.949 $ 7.967.712.868 96%


$ 46.283.132 $ 46.283.132 $ 0 $ 46.283.132 100%


$ 36.694.637 $ 30.765.533 $ 5.929.104 $ 30.765.533 84%

Fuente: Modulo SIIF – Grupo de Planeación y Sistemas 15/01/2014.

c. FAMILIA Y COMUNIDAD FAMILIAS CON BIENESTAR Durante el mes de Diciembre fueron focalizadas y vinculadas al programa 4.011 familias (12.033 usuarios), correspondiente al 100% de la población vinculada. Las Familias fueron atendidas mediante encuentros familiares en los módulos "Vínculos de Cuidado", "Hábitos de vida Saludable", "Genero, Generaciones y Convivencia", "Derechos Sexuales y Reproductivos" y "Ciudadanía" completando la ejecución de los 5 módulos de la Fase de Atención Familiar y Comunitaria. Así mismo se completó todo el proceso de caracterización y elaboración de Línea Base Final de las familias, a través de la aplicación de la Ficha de Caracterización Socio familiar Final. Es de aclarar que en el Centro




REGIONAL

Zonal Florencia 2 se evidenció una reducción de 4 familias en el municipio de Florencia, las cuales fueron retiradas del programa desde el mes de Noviembre debido a cambio de ciudad de residencia. Sin embargo, estas familias fueron certificadas ya que cumplieron con el programa hasta el mes de noviembre y conforme a lo establecido en los lineamientos técnicos de la modalidad, se certificarán las familias que hayan cumplido hasta un 80% de ejecución del programa. Durante el mes de Diciembre se realizó el evento de certificación final de las familias. FORTALECIMIENTO A FAMILIAS DE GRUPOS ETNICOS. FORTALECIMIENTO A FAMILIAS DE GRUPOS ETNICOS. Durante el mes de Diciembre fueron atendidas el 100% de las familias (267) distribuidas así: Centro Zonal Florencia 2, fueron atendidos 44 familias en el municipio de Florencia, pertenecientes a la comunidad Honduras, cumpliendo con el cronograma de actividades aprobado. Con estas familias se completó la atención de los 211 cupos (633 usuarios) programados como meta para el Centro Zonal. Centro Zonal Belén cuenta con 56 cupos los cuales presentan una ejecución del 100%.


EJECUCION FINANCIERA – FAMILIA.

DESCRIPCION APR.

VIGENTE CDP

APR.


APOYO Y ACOMPAÑAMIENTO A FAMILIAS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS VÍNCULOS, EL CUIDADO Y LA CONVIVENCIA ARMÓNICA

$ 1.271.294.472 $ 1.266.828.672 $ 4.465.800 $ 1.266.828.672 100%

FORTALECIMIENTO A FAMILIAS DE GRUPOS ÉTNICOS.

$ 147.436.000 $ 147.436.000 $ 0 $ 147.436.000 100%




REGIONAL


$ 30.868.791 $ 30.868.791 $ 0 $ 30.868.791 100%


$ 11.249.965 $ 10.308.350 $ 941.615 $ 10.308.350 92%


$ 2.032.277 $ 2.032.277 $ 0 $ 2.032.277 100%


*Protección incluye Apoyo a Víctimas.


d. PROTECCIÓN APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA FAMILIA - ATENCION TERAPEUTICA, Se brindó atención de 180 sesiones de Atención Terapéutica, durante el mes de Diciembre de 2014. Las cuales corresponden al 100% de las programadas para el mes. VULNERABILIDAD O ADOPTABILIDAD - HOGAR SUSTITUTO ONG – VULNERACIÓN presenta baja cobertura en 34 Cupos así: CZ Florencia 1 de 70 cupos programados se ejecutó 66 cupos, se atendieron 81. Usuarios, 61 totalmente utilizados y 14 parcialmente utilizados. Lo anterior por motivo de ingresos, evasión, traslado de Niños, niñas y adolescentes a otros Hogares sustitutos o reintegro al núcleo familiar, total del valor ejecutado en el mes de diciembre de $42.540.612, valor programado $ 43.399.930 queda un sobrante de 859.318, saldo que se liberará al terminar el trimestre o para cubrir faltante del mismo periodo.. CZ Florencia 2, atendió 58 cupos de 76, se




REGIONAL

generó un saldo de $11.376.982 equivalente a 18 cupos no utilizados. Se reconocerá por cupo no utilizado el 70% del 33% del Costo Fijo (619.999*70%*33%)". CZ Puerto Rico Con relación a los cuarenta (40) cupos contratados, se utilizaron 34 equivalente a $ 21,079,966 no se utilizaron 6 Cupos , pero de acuerdo a la CLAUSULA 6, PARAGRAFO TERCERO del contrato se paga el 33% de cupo No utilizado por valor $ 3,919,994. Se incluye la adicción de la bonificación a las madres sustitutas por valor de $ 5.773.825. Los cupos fueron utilizados por diversas situaciones presentadas como el traslado de NNA, evasión, la rotación, durante el mes de Diciembre de 2013 y el reintegro de algunos NNA. CZ Belén en el mes de Diciembre se atienden 47 cupos de 52. Se continua atendiendo menos cupos de lo programado teniendo en cuenta que se ha venido definiendo la situación legal de los NNA dentro de los términos de Ley. VIVIANA ANDREA ROMERO ORTIZ: Niña de La Defensoría de Familia, la cual fue reintegrada al núcleo familiar; YURI FERNANDA OSPINA CALDERON Y ESNEIDER JOVEN VARGAS: Niños de Comisaria de Familia del Municipio de Belén de los Andaquies, los cuales fueron reintegrados al núcleo familiar. VICTIMA DE CONFLICTO ARMADO HOGAR GESTOR - DESPLAZAMIENTO FORZADO CON DISCAPACIDAD - AUTO 006 DE 2009, de 99 cupos contratados para la vigencia 2013 se ejecutaron al 100%. HOGAR GESTOR - DESPLAZAMIENTO FORZADO HUERFANOS POR VIOLENCIA ARMADA - AUTO 251 DE 2009, presentan una ejecución del 100%. HOGAR GESTOR - OTRAS VICTIMAS DE LA VIOLENCIA ARMADA- MINAS, ANTIPERSONA, HUERFANOS AMENAZADOS DE RECLUTAMIENTO, presentan una ejecución del 100%. RESTABLECIMIENTO EN LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA INTERVENCION DE APOYO - RESTABLECIMIENTO: Durante el mes de Diciembre/2013, fue atendido un cupo, debido a que no se presentaron más casos que requirieran esta atención en la modalidad de restablecimiento de derechos. PRESTACIÓN DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD: En el mes de diciembre de 2013, de los 10 cupos contratados para la atención de los adolescentes sancionados con Prestación de Servicios Sociales a la Comunidad, fueron utilizados 5 cupos por adolescentes y jóvenes (4 hombres, 1 mujer) quienes asisten a la Secretaria de Educación Municipal, a su vez reciben apoyo y acompañamiento interdisciplinario por las profesionales de la Fundación. Finalizando el mes se sanciono un joven con prestación de servicios sociales pero dada la época de fin de año no ha sido admitido aun en una de las oficinas del ente territorial por lo cual iniciará el cumplimiento de la sanción en enero de 2014 LIBERTAD VIGILADA, En el mes de diciembre de 2013, su utilizaron los 26 cupos contratados con Horizontes Fundación para el Amor y la Salud para la atención de los adolescentes sancionados con Libertad Vigilada y fueron atendidos (24 hombres, 2 mujeres). Todos están dando cumplimiento a la sanción según lo establecido en el Código de Infancia y Adolescencia INTERNAMIENTO PREVENTIVO, En el mes de diciembre de 2013, en los 20 cupos contratados para la atención en la modalidad de internamiento preventivo con Horizontes Fundación para el Amor y la Salud, se atendieron 15 usuarios de sexo masculino, de los cuales 1 fue trasladado a Neiva para su ubicación en CAE, 1 recobro la libertad por vencimiento




REGIONAL

de términos y uno porque fue sancionado con libertad vigilada CENTRO TRANSITORIO, En el mes de diciembre de 2013, en los 3 cupos contratados en modalidad Centro Transitorio, con Horizontes Fundación para el Amor y la Salud se le brindo atención 8 usuarios hombres, los cuales fueron aprehendidos en flagrancia por delitos como hurto en las diferentes modalidades, tráfico, fabricación, tráfico o porte de estupefacientes, violencia contra servidor público, lesiones personales y fabricación, tráfico o porte de armas de fuego o municiones a quienes se les garantió la atención interdisciplinaria e integral.


EJECUCION FINANCIERA – PROTECCION.

DESCRIPCION APR.

VIGENTE CDP

APR.


UBICACIÓN INICIAL $ 79.014.515 $ 66.808.837 $ 12.205.678 $ 66.808.837 85%

APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA FAMILIA

$ 33.128.100 $ 33.128.100 $ 0 $ 33.128.100 100%

VULNERABILIDAD O ADOPTABILIDAD

$ 3.279.520.001 $ 3.124.173.512 $ 155.346.489 $ 3.124.173.512 95%

VICTIMA DE CONFLICTO ARMADO

$ 565.368.735 $ 565.200.757 $ 167.978 $ 565.200.757 100%

RESTABLECIMIENTO EN LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

$ 495.095.509 $ 481.722.169 $ 13.373.340 $ 481.722.169 97%

EMERGENCIAS EN CASOS DE RESTABLECIMIENTO

$ 103.368.535 $ 94.759.931 $ 8.608.604 $ 94.759.931 92%

DOTACIÓN DE UNIDADES APLICATIVAS

$ 24.641.298 $ 24.641.298 $ 0 $ 24.641.298 100%




REGIONAL


$ 1.154.790.093 $ 1.135.790.093 $ 19.000.000 $ 1.135.790.093 98%


$ 230.188.078 $ 228.555.666 $ 1.632.412 $ 228.555.666 99%


$ 116.633.633 $ 116.633.633 $ 0 $ 116.633.633 100%

SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - DE TIPO LOGÍSTICO

$ 8.155.369 $ 8.155.369 $ 0 $ 8.155.369 100%


e. NUTRICION

MATERNO INFANTIL, La Regional Caqueta Presenta un total de 12.936 cupos programados

de los cuales para el periodo de Diciembre presentan una ejecucion del 100%. RECUPERACION NUTRICIONAL - PAQUETE TIPO I y II, no presenta ejecucion una vez que

el el contrato finalizo el 30/09/2013.

EJECUCION FINANCIERA – NUTRICION.

DESCRIPCION APR.

VIGENTE CDP

APR.


ESTRATEGIA DE RECUPERACIÓN NUTRICIONAL

$ 105.259.087 $ 105.257.904 $ 1.183 $ 105.257.904 100%

ADMINISTRACIÓN PARA LA PRODUCCIÓN, COMPRA Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL

$ 55.800.000 $ 55.800.000 $ 0 $ 55.800.000 100%


$ 6.478.115 $ 5.547.899 $ 930.216 $ 5.547.899 86%


$ 4.310.545 $ 4.310.545 $ 0 $ 4.310.545 100%

DESCRIPCION APR.

VIGENTE CDP

APR.



$ 28.180.680 $ 25.767.052 $ 2.413.628 $ 25.767.052 91%




REGIONAL

INVESTIGACIÓN Y EVALUACIÓN

$ 50.000.000 $ 49.800.000 $ 200.000 $ 49.800.000 100%

GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS. GMF.

$ 200.000 $ 60.000 $ 140.000 $ 60.000 30%

CAPACITACIÓN FORMAL Y NO FORMAL

$ 9.800.000 $ 9.800.000 $ 0 $ 9.800.000 100%


$ 28.956.450 $ 26.805.751 $ 2.150.699 $ 26.805.751 93%

DESCRIPCION APR.

VIGENTE CDP

APR.


TOTAL REGIONAL CAQUETA

$ 45.920.832.153 $ 45.105.615.087 $ 815.217.066 $ 45.105.615.087 98%

SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL:

El Coordinador del Grupo Financiero, presenta el informe de la ejecución presupuestal al cierre de la vigencia 2013, conforme se relacionada a continuación.

Presupuesto Gastos de Personal

Gastos Generales

Inversión Total

Gastos de Personal

$2.879.757.624 $335.788.235.oo $42.705.286.294.oo $45.920.832.153.oo

Gastos Generales

$2.855.686.428 $321.664.285.79 $41.928.264.373.68 $45.105.615.087.47

Saldo de Apropiación

$24.071.196 $14.123.949.21 $777.021.920.32 $815.217.065.53

Porcentaje ejecución

99% 96% 98% 98.22%

CUMPLIMIENTO DEL PAC:

PAC Gastos de Personal

Gastos Generales

Inversión Total

Aprobado $2.879.757.624 $321.389.096.00 $41.842.469.753.00 $45.043.616.473.0

0

Ejecutado/pagos $2.855.686.428 $295.868.072.79 $41.738.854.097.68 $44.890.408.598.4

7

Saldo disponible $24.071.196 $25.521.023.21 $103.615.655.32 $153.207.874.53

Porcentaje Ejecución

99% 92% 99.75% 99.70%

Revisión saldos disponibles de apropiación.

Una vez revisados los saldos disponibles de apropiación con corte a la fecha 21/01/2014, el Comité




REGIONAL

aprueba efectuar la devolución de los saldos conforme se relacionan a continuación.

Identificador Presupuestal

Descripción Valor

A-1-0-2-14 Remuneración Servicios Técnicos $3.529.408

C-123-300-1-0-103 Soporte a la Gestión del Proyecto-Apoyo en Contratación de Servicios

$2.401.549


$1.709.040

C-310-300-2-0-110 Soporte a la Gestión del Proyecto de Tipo Administrativo $29.900.000


$630.493


$3.634.927

C-320-1504-4-0-101 Atención Integral $24.397.473

C-320-1504-4-0-102 Atención Modalidades Tradicionales $24.043.040


$5.648.550


$630.493

C-320-1504-7-0-102 Apoyo y Fortalecimiento a la Familia $9.963

C-320-1504-11-0-101 Promoción y Prevención para la Protección Integral de NNA

$16.550


$1.210.240

C-320-1504-13-0-117 Apoyo en Contratación de Servicios- Atención Directa a la Comunidad

$3.077.545


$1.606.552

Con respecto al Identificador Presupuestal C-320-1504-7-0-112 Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios, que registra saldo a la fecha en la suma de $70.822.636.oo, se debe hacer la devolución del saldo una vez se concluyan los procesos de trámites contractuales de apoyo en contratación de servicios. De la misma manera el Comité aprueba la devolución del recurso identificador presupuestal C-310-300-2-0-110 Soporte a la Gestión del Proyecto de Tipo Administrativo, por valor de $29.900.000.o, soportado en el análisis presentado por el Coordinador del Grupo Financiero, relacionado con la no conveniencia de contratar el servicio de transporte para el área de Recaudo debido a que el número de empresas del sector público que son objeto de visitas por parte del fiscalizador no justifica la contratación de este servicio. Revisada la base de datos del sector público 22 se encuentran ubicadas en el área urbana del municipio de Florencia y las restantes se encuentran ubicadas en los municipios vecinos cuyo gasto de transporte ocasionado en desarrollo de las visitas son sufragados a través de la resolución de desplazamiento en comisión. Con respecto al saldo que registra el identificador presupuestal C-320-1504-4-0-101 Atención Integral en la suma de $1.260.725.902.oo, la Coordinadora del Grupo de Asistencia Técnica debe consultar a la Dirección de Primera Infancia, sobre los recursos asignados y no comprometidos correspondiente al funcionamiento de Hogares Infantiles para el periodo de




REGIONAL

Agosto a Diciembre de 2014. Análisis de saldos de certificados de disponibilidad con saldos sin usar. Se presenta la relación de los saldos de los certificados de disponibilidad con saldos sin usar con corte al 22/01/2014, los certificados vigentes respaldan procesos contractuales, servicios públicos, comisiones de servicio. Los certificados de disponibilidad presupuestal que son objeto de liberaciones corresponde al identificador presupuestal Soporte a la Gestión del Proyecto- Apoyo en Contratación de Servicios, de los Centros Zonales Florencia 1 No 5614, Florencia 2 No 9414, 9814, Puerto Rico No 6014 y Belén de los Andaquíes No 5914. Seguimiento de Obligaciones y cumplimiento de PAC

No se han recepcionado cuentas para trámite de pago. Las únicas cuentas para pago corresponden al pago de servicios públicos. Se les recuerda a los Centros Zonales el trámite de las cuentas para pago de la modalidad Atención Integral y Atención Modalidades Tradicionales, sobre las cuales se programó PAC de recurso 11, 16 y 21, para pago en el mes de enero de 2014. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE PLANES Plan de acción: Los indicadores del Plan de Acción con corte al mes de Diciembre no han sido publicados a la fecha. Plan de Compras y Contratación PACCO. REGISTRO DE PROGRAMACIÓN PACCO Vigencia 2014 a la fecha presenta un avance del 98.61%.




REGIONAL

A que obedece la diferencia $393.791.454?.




REGIONAL

Ejecución Noviembre: informe detallado de Ejecución PACCO con corte a 30 de Diciembre 2013, el cual presenta un avance del 99% (Acumulativo) con respecto a la Asignación ubicándolo en estado Adecuado. Plan de mejoramiento CGR. Se envió plan de mejoramiento de la Contraloría a la Dirección de Control Interno el día 5 de Enero a la Dirección de Control Interno. SISTEMA DE GESTION INTEGRADO SIGE Informe Acciones de Mejora. Acciones correctivas:

De las 92 acciones correctivas se encuentra 1 con estado a vierto que corresponde a la Acción No. 3055 del Macro proceso de Primera Infancia, la cual vence el 31/01/14 y está pendiente que desde el CZ Puerto Rico, se reporte el resultado y las evidencias en una actividad que venció el 20/01/14. Las 2 acciones vencidas corresponden a la AC 1553 en la cual persiste el incumplimiento por parte de la Dirección Administrativa, frente a la necesidad de registrar el análisis de causas y el plan de acciones a realizar, dada la evaluación de resultados no eficaces que conllevó la necesidad de reformular la acción de mejora, procedimiento realizado por la Dirección Regional en el mes de diciembre del 2013. La AC 3313 generada desde Asistencia Técnica al CZ Belén de los Andaquíes, se encuentra vencida, porque desde el mes de diciembre porque el aplicativo ISOLUCION no permitió el registro, situación que fue notificada en varias oportunidades a MIS, sin respuesta satisfactoria. Acciones preventivas:




REGIONAL

De las 18 acciones preventivas, solamente la Acción Preventiva No 637, generada en el mes de diciembre de 2013, se encuentra con estado abierto, porque la persona registrada para aplicar el procedimiento ya no se encuentra vinculada al ICBF, y el aplicativo impide continuar el procedimiento por persona diferente a la que corresponde. La situación fue reportada a Mis, por lo que se espera asesoría para dar continuidad al procedimiento. Servicios no conformes:

El 100% de los Servicios No Conformes se encuentran cerrados. No conformidades del sistema:

De las 41 No conformidades del sistema presentadas en el aplicativo, solamente la NCS No. 3538 se encuentra con estado abierto, pendiente de ejecución del procedimiento desde el Centro Zonal Florencia 1.




REGIONAL

Seguimiento a Acciones de Mejora resultado Auditoría interna SIGE. Continúa vencida la AC No. 1553, por la ausencia en la aplicación del procedimiento, desde la Dirección Administrativa, a pesar de las reiteradas solicitudes realizadas al respecto. Tablero de Control A la fecha no se ha publicado el Tablero de Control de diciembre de 2013. Resultados Ruta de Implementación del SIGE. La regional Caquetá dio cumplimiento al 100% de las actividades de la Ruta de Implementación del SIGE, información que fue reportada mensualmente a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. Mapa de Riesgos

Se adelanta la revisión de los mapas de riesgo del eje de calidad, valorados a diciembre de

2013, que ya estaban publicados en el repositorio de mejoramiento, por parte de cada

responsable del proceso con la profesional Epico, en atención a solicitud que realizó la

Subdirección de Mejoramiento a todas las regionales, para aplicación de directrices sobre la

Guía de Identificación y Valoración de riesgos.

Seguimiento compromisos de Revisión por Dirección:

De los 45 compromisos, a diciembre del 2013 se cumplieron 43 y 2 fueron reprogramados para

el 2014, correspondientes al macro proceso SNBF:

Socialización del manual operativo del SNBF en los CPS, en las mesas que los

conforman y en la mesa de Infancia y Adolescencia. Reprogramado para el 30/04/14.

Seguimiento a la implementación del Manual Operativo del SNBF. Reprogramado para

el 30/06/14.

Las causas que conllevaron la reprogramación de estos compromisos, fueron analizadas por lo

integrantes del Comité, y se encuentran descritas en el formato de Seguimiento a compromisos

de la Revisión por Dirección con corte a 30/06/13, documento que se adjunta a la presente acta.

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN.

Informe de seguimiento a reporte de informe de valija.

Revisado el informe de valija del mes de Diciembre, se evidencia cumplimiento en el reporte de información de los Grupos Asistencia Técnica, Jurídico, Administrativo y Financiera; de esta forma se evidencia el cumplimiento de remisión de informes en la fecha establecida según Resolución 6684 del 15 de Agosto de 2013.




REGIONAL

Seguimiento y monitoreo a la transferencia niños, niñas al Sistema Educativo – Vigencia 2014.

Después de realizar el cruce de base de datos SIMAT Caquetá con corte a 19 de Noviembre de 2013 (la Secretaría de Educación Municipal no generó nueva base de datos) con la base de datos de Transferencia niños y niñas al Sistema Educativo 2014, se encuentra los siguientes resultados:

MUNICIPIOS NIÑOS A

TRANSITAR AVANCE A LA

FECHA FALTANTES %

ALBANIA 4 0 4 0%

BELEN 39 2 37 5%

SAN JOSE DEL FRAGUA 68 15 53 22%

CURILLO 78 3 75 4%

SOLITA 60 0 60 0%

VALPARAISO 29 0 29 0%

TOTAL CZ BELEN DE LOS ANDAQUIES 278 20 258 7%

SAN VICENTE DEL CAGUAN 242 3 239 1%

PUERTO RICO 117 6 111 5%

CARTAGENA DEL CHAIRA 162 9 153 6%

EL DONCELLO 55 4 51 7%

EL PAUJIL 83 0 83 0%

TOTAL CZ PUERTO RICO 659 22 637 3%

FLORENCIA 424 0 424 0%

LA MONTAÑITA 50 0 50 0%

TOTAL CZ FLORENCIA 1 474 0 474 0%

FLORENCIA 397 0 397 0%

SOLANO 56 17 39 30%

TOTAL CZ FLORENCIA 2 453 17 436 4%

TOTAL REGIONAL 1864 59 1805 3%

De acuerdo a la información relacionada en el cuadro que antecede se puede concluir que de




REGIONAL

1864 Niños y Niñas a transitar, 59 ya fueron matriculados, lo que equivale a un 3% de avance. Se inicia el seguimiento a la transferencia de los niños y niñas usuarios de programas ICBF vigencia 2013, al sistema Educativo 2014, donde la Secretaría de Educación Departamental se compromete a remitir la base de datos de matriculados 2014 para realizar el respectivo cruce de base de datos (SIMAT – Transito Sistema Educativo 2013 al 2014). Análisis indicadores de protección (semáforo) a partir del SIM.

ESTADO DE INDICADORES PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESTABLECIMEINTO DE

DERECHOS:

INDICADOR MPM5.P1-03: NNA CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACION SIN DEFINICION DE LA SITUACION JURIDICA ENTRE 120 -180 DIAS. 0/113

INDICADOR MPM5.P1-04 NNA CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACION SIN DEFINICION DE LA SITUACION JURIDICA CON MAS DE 180 DIAS: 0/113

INDICADOR PM03-04: No. NNA UBICADOS EN HOGAR SUSTITUTO CON PERMANENCIA MAYOR A 12 MESES. 0/38

INDICADOR PM03-05: No. NNA ubicados en medio institucional con permanencia mayor a 12 meses: 0/4.




REGIONAL

INFORME DEL SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL.

En el mes de Diciembre de 2013, a través de las Defensorías de Familia del SRPA se atendieron 14 casos de adolescentes que ingresaron al SRPA, de los cuales 5 casos por hurto, 5 casos por Rebelión, 1 caso por Lesiones personales, 1 caso por Tráfico, fabricación o porte de estupefacientes, 1 caso por Tráfico, fabricación o porte de armas de fuego o municiones y 1 caso de violencia contra servidor público. De los 14 casos ingresados, 12 son hombres y 2 mujeres y de acuerdo a las edades 1 es de 14 años, 1 de 15 años, 7 son de 16 años y 3 son de 17 años. 1 adolescente menor de 14 años fue remitido a Defensoría especializada y 1 joven mayor de 18 años pasó a Justicia Ordinaria. De la totalidad de ingresados el Juez Penal Municipal con funciones de control de garantías, ordenó el Reintegro al Hogar de 1 sin proceso judicial, 12 con Reintegro al Hogar con proceso judicial y en 1 caso paso a justicia ordinaria. Los 14 casos se atendieron de acuerdo con la competencia; así: 14 en el municipio de Florencia. NNA PENDIENTES DE INGRESO A COMITÉ DE ADOPCIONES: Fueron declarados en situación de Adoptabilidad y se encuentran pendientes de ingreso a comité de Adopciones, los siguientes NNA del Centro zonal Belén de los Andaquíes:

Reinaldo Quinayas Muñoz: Declarado en situación de Adoptabilidad el día: 13/01/14.

Anyela Yuriana Ceballos: Será declarada en Adoptabilidad en Audiencia programada

para el día 23/01/14.

Marly Rosa Medina Declarado en situación de Adoptabilidad el día: 12/12/13, mediante

Resolución No. 060.

Seguimiento y monitoreo a la transferencia niños, niñas al Sistema Educativo – Vigencia 2014.

Se realizó el cruce de base de datos SIMAT Caquetá con corte a 19 de Noviembre de 2013 (la Secretaría de Educación Municipal no generó nueva base de datos) con la base de datos de Transferencia niños y niñas al Sistema Educativo 2014.

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN 2013.

Con el objetivo de definir mejoraras en la gestión 2014, se analizó el Diagnostico y se evidenciaron puntos críticos de la vigencia 2013 por Macro procesos: Primera Infancia - Dificultades tiene para la operación de los servicios de primera infancia




REGIONAL

Falta de infraestructura para la atención integral a la primera infancia. Bases de datos de focalización Nacionales desactualizadas. Falta de transporte para la supervisión de las modalidades de primera infancia, que

permita cumplir con el número de visitas de asistencia técnica establecidas para las diferentes modalidades.

Falta de unidad entre los estándares de calidad de atención integral establecidos por la Comisión Intersectorial y los definidos por el ICBF.

La vulnerabilidad del departamento debido a que se cuenta con una sola vía de comunicación con el resto del país, y el cierre de ella, por paros manifestaciones o condiciones climáticas genera desabastecimiento de alimentos y combustibles necesarios para la operación.

La dispersión de unidades dificulta la recolección de soportes necesarios para la entrega de cuentas y oportunidad en los pagos.

Bases de datos de focalización Nacionales desactualizadas. La situación de orden público en el departamento dificulta los procesos de seguimiento

y asistencia técnica a los programas ubicados en las áreas rurales. Baja Oferta de Entidades prestadoras de Servicio que cumplan con los requisitos

exigidos por el ICBF para la contratación.

Nutrición - Demanda real de atención de los servicios en nutrición en el departamento y como está

frente a la atención actual.

Se realizan cálculos con base con información del DANE, y los insumos de focalización. Para la vigencia 2014, la población menor de 5 años es de 64.457) de ellos 13.254 son atendidos en diferentes programas de Nutrición como son: Recuperación Nutricional: 183 beneficiarios. Materno Infantil: 12.936 beneficiarios Bienestarina por convenios: 135, siendo necesaria la ampliación de cobertura del programa de recuperación nutricional

- Dificultades que tiene para la operación de los servicios de nutrición.

Bases de datos de focalización Nacionales desactualizadas. Falta de profesional en Nutrición para la realización del seguimiento a cada una de las

unidades Bajas coberturas de atención. La situación de orden público en el departamento y la dispersión de la población

dificulta los procesos de seguimiento y asistencia técnica a los programas ubicados en las áreas rurales.

Baja Oferta de Entidades prestadoras de Servicio que cumplan con los requisitos exigidos por el ICBF para la contratación.

Familia y Comunidades - Demanda real de atención de los servicios en familia y comunidad en el departamento y

como está frente a la atención actual. En el departamento del Caquetá según los insumos de focalización la demanda de

atención es de 9.515 familias, de las cuales se atendieron 3.295 en la vigencia




REGIONAL

20103. Logrando un porcentaje del 31.35% de atención.

- Dificultades tiene para la operación de los servicios de familia y comunidades.

Bases de datos de focalización Nacionales desactualizadas que dificultan la ubicación y vinculación de las familias.

Difícil ubicación de familias focalizadas debido a que muchas de ellas tienen la característica de ser “flotantes”, cambiando con cierta regularidad su ubicación y datos de contacto (teléfonos, dirección) y desplazándose en ocasiones a otras ciudades.

La situación de orden público en el departamento y la dispersión de la población en las áreas rurales dificulta los procesos de seguimiento y asistencia técnica a los programas.

Comunidades Étnicas- enfoque diferencial, No se cuentan con lineamientos técnicos con enfoque diferencial para todos los programas.

Los lineamientos impiden la contratación de personal perteneciente a las comunidades étnicas, que cumplan con un perfil acorde a sus usos y costumbres.

Deficiencia de profesionales calificados para la atención de la población indígena. Baja Oferta de Entidades prestadoras de Servicio que cumplan con los requisitos

exigidos por el ICBF para la contratación.

Niñez y Adolescencia. - Demanda real de atención de los servicios en niñez y adolescencia en el departamento y

como está frente a la atención actual.

Se tiene conocimiento de la demanda de atención en el Departamento del Caquetá. En total son 133.372 posibles beneficiarios a atender entre las edades de 6 a 17 años 11 meses; de los cuales se atienden 72.802 Niños Niñas y Adolescentes en sus dos modalidades, correspondientes al 54.58 % de la población.

- Dificultades tiene para la operación de los servicios de niñez y adolescencia.

Dispersión de la ubicación de la población dificulta la atención en las comunidades.

La situación de orden público en el departamento y dispersión de la población en las

áreas rurales dificulta los procesos de seguimiento y asistencia técnica a los programas

ubicados en las áreas rurales.

Bases de datos de focalización y del SIMAT desactualizadas. Falta de transporte para la supervisión, que permita realizar visitas de asistencia técnica

y seguimiento establecidas para las diferentes modalidades Bajas coberturas de atención en Generaciones con Bienestar que permita atender

Alertas tempranas de prevención del reclutamiento La vulnerabilidad del departamento debido a que se cuenta con una sola vía de

comunicación con el resto del país, y el cierre de ella, por paros manifestaciones o condiciones climáticas genera desabastecimiento de alimentos y combustibles necesarios para la operación.

La dispersión de unidades dificulta la recolección de soportes necesarios para la entrega de cuentas y oportunidad en los pagos.

Baja Oferta de Entidades prestadoras de Servicio que cumplan con los requisitos exigidos por el ICBF para la contratación.




REGIONAL

Protección - Demanda real de atención de los servicios en Protección en el departamento y como está

frente a la atención actual.

No se cuenta con herramientas que muestren la demanda de atención real de los Servicios de Protección, únicamente se cuenta con la información de las Bases de datos de Victimas.

Durante el año 2013 fueron atendidos 2101 NNA por parte de los Centros zonales del Departamento del Caquetá, siendo atendidos y definida su situación jurídica dentro de los términos señalados en el artículo 100 de la Ley 1098/06.

Así mismo, durante la vigencia 2013, se han atendido a través de las Unidades Móviles para la atención psicosocial a la población víctima del conflicto a 12.864 personas,

- Dificultades tiene para la operación de los servicios de protección.

Baja Oferta de operadores para la prestación de los servicios de protección. La situación de orden público en el departamento dificulta los procesos de seguimiento

y asistencia técnica a los programas ubicados en las áreas rurales. Falta de transporte para la atención inmediata de denuncias PARD. Bajas coberturas de atención. Baja oferta de servicios en el departamento para articular acciones de proyecto de vida

para adolescentes den PARD: Falta de oportunidad en la atención de los grupos familiares beneficiarios del Programa

de Asistencia Alimentaria en la Transición para Hogares desplazados, dada la escasa fidelidad de las direcciones de contacto

Carencia de datos actualizados en el RUV, y la movilidad permanente de la población víctima de desplazamiento forzado en el marco del conflicto.

Equipos de profesionales de las Unidades Móviles, incompletos, por ausencia de Nutricionistas

Demoras en los trámites de contratación de los profesionales de Unidades Móviles por parte de la OIM.

PROCESOS GESTION TECNOLOGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES.

Informe de gestión sistemas

Cantidad de equipos de cómputo eliteone 800 instalados durante el mes de diciembre de 2013 y enero de 2014.

SEDE REGIONAL / CENTRO ZONAL CANTIDAD DE PCs

Dirección Regional 3

Grupo de Planeación y Sistemas 5

Grupo de Asistencia Técnica 5

Grupo Administrativo 5

Grupo Financiero 7

Grupo Jurídico 3

Centro Zonal Florencia 1 4




REGIONAL


Centro Zonal Puerto Rico 5

Centro Zonal Belén de los Andaquíes 2

TOTAL: 45 PCs CANTIDAD DE EQUIPOS DE COMPUTO HP DC 5750, HP 6005 PRO, LENOVO 7303BD8, REASIGNADOS DURANTE EL MES DE ENERO DE 2014.

SEDE REGIONAL / CENTRO ZONAL CANTIDAD DE PCs

Grupo de Asistencia Técnica 5

Grupo Jurídico 1




Centro Zonal Belén de los Andaquíes 2

TOTAL: 17 PCs BACKUP MENSUAL APLICATIVOS. Se realizó copia de seguridad en DVD de todos los aplicativos ubicados en la Regional Caquetá y se envió mediante memorando No. 000111 del 09/01/2014 al Ing. Carlos Fabián Camacho Araque Subdirector de Recursos Tecnológicos. Se consolido las BD de los aplicativos Protección y Servicios de los cuatro (4) Centros Zonales, posteriormente se copia el backup en la ruta indicada y se le informo mediante correo electrónico a la Ing. Ingrid Rossana Ferrer Buitrago que las copias de respaldo fueron ubicadas en la respectiva dirección. HERRAMIENTA DE GESTION REMEDY Desde el 02/01/2014 hasta el 22/01/2014 se han atendido 140 Tickets.

DEPENDENCIA CANTIDAD DE PCs

Sede Regional 98




SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. CONTROL SOBRE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS ASIGNADOS A LOS COLABORADORES DEL ICBF. Dando cumplimiento a una de las cláusulas contractuales de los colaboradores del ICBF, cuyo texto es el siguiente:




REGIONAL

“TERCERA: -OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 12. Devolver los bienes que hayan sido entregados por el ICBF para el desarrollo del contrato al finalizar el plazo de ejecución del mismo, y durante la ejecución contractual propender por su conservación y uso adecuado, incluidos los recursos informáticos suministrados en el momento del ingreso y su permanencia, y presentar al Supervisor del Contrato el visto bueno del Coordinador/a del Grupo de Planeación y Sistemas. No obstante el contratista deberá contar con su propio material y herramienta de trabajo (equipos de cómputo) y prestará sus servicios de manera independiente y autónoma.” Y con el fin de garantizar el CID de la Información y la devolución del PC de los profesionales que no continúan laborando en la institución debido a la culminación del contrato; en el mes de diciembre de 2013 se realizó el procedimiento para la devolución del equipo de cómputo, en esta tarea se solicitó apoyo técnico a MIS para que procedan a verificar el estado del PC, igualmente a realizar backup de la información almacenada en el mismo. Por último la Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas emitió Certificado de Paz y Salvo por concepto de entrega de PC en buenas condiciones físicas y lógicas. Esta activad es de estricto cumplimiento debido a que fue un hallazgo dejado por la auditoría interna realizada en el mes octubre de 2012. Acción Correctiva No. 1628. LEVANTAMIENTO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN La Regional Caquetá cumplió al 100% con el proceso del levantamiento de Activos de Información y rotulado de la misma. Para realizar esta actividad se socializaron las siguientes guías, con cada colaborador en su respectiva estación de trabajo:

1. “Guía para desarrollo de inventario y clasificación de activos”. 2. “Guía para la rotulación de la información”. 3. “Pasos para registrar contraseña a un documento”.

El proceso de rotulado de información se está ejecutando debido a que fue un hallazgo dejado por la auditoría interna realizada en el mes octubre de 2012, por encontrarse los activos de información no rotulados. Acción Correctiva No. 1559.

Administración del talento humano.

GESTION HUMANA –Indicador de Gestión.

En el mes de diciembre no hubo ingresos y continúan pendientes los siguientes cargos

1 VACANTE PROFESIONAL ESPECIALIZADO GRUPO JURIDICO ABOGADO

1 Número de empleos provistos

Total de empleos vacantes

0 3% ANARGENIS

6




REGIONAL

CODIGO 2028-14

2 VACANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

C.Z. FLORENCIA 1 BACHILLER CODIGO 4044-12

3 VACANTE PROFESIONAL UNIVERSITARIO

C.Z. FLORENCIA 2 PSICOLOGA CODIGO 2044-06

4 VACANTE DEFENSORA DE FAMILIA

C.Z.BELEN DE LOS ANDAQUIES ABOGADA CODIGO 2125-17

Se reitera a todos los Jefes inmediatos que deben cumplir con la realización de

evaluaciones del desempeño (carrera administrativa) del periodo 01 de febrero de 2013 al 31 de enero de 2014, así como la concertación de objetivos para el periodo del 01 de febrero de 2014 al 312 de enero de 2015, este proceso inicia el 01 de febrero de 2014 y tiene plazo máximo el 14 de febrero de 2014, deben hacer llegar al Grupo Administrativo las evaluaciones en físico debidamente firmadas por el evaluado y los evaluadores.

Se les solicita a los Coordinadores tener en cuenta que cuando requieran asignarles las funciones de coordinación por semana compensatoria, vacaciones, incapacidades, licencias etc., aun servidor público, este debe cumplir los requisitos para el cargo.

Se da a conocer propuesta del Plan de Bienestar Familia Vigencia 2014, y se informa sobre la nueva directriz para elaborar el Plan de Capacitación 2014, lo cual debe contener capacitación de todas las áreas de la Regional.

APLICATIVO SIGUV: Se socializa que según correo recibido por el Ing. Gonzalo, informa que por el momento para esta vigencia no han instalado el software del aplicativo, debido a que el personal de desarrolladores de Sistemas todavía no los ha contratado. Actualmente está el del 2013, por el cual es NO DIGITAR NADA, porque los pueden visualizar pero no les va a grabar correctamente. La Sede Nacional informará cuando se habilita porque hay una versión nueva, de acuerdo a los estándares gestionados por el DIT y hay que hacer una nueva relación del personal indicando la actualización (Nuevos y Activación). Socialización informe cursos virtuales 2013. La regional Caquetá para la vigencia 2013, se destacó en el Indicador de Capacitación (cursos virtuales), donde la meta establecida en la hoja de vida es del 79% y la Regional obtuvo el 100% sumando las capacitaciones presenciales que se realizaron en nuestra Regional lo que ubico a la Regional en el Primer Puesto. Informe enviado por la Sede Nacional.




REGIONAL

INFORME DE CAPACITACION CURSOS VIRTUALES AÑO 2013 REGIONAL CAQUETA

NOMBRE DEL EVENTO PROGRAMADO PLAN DE CAPACITACIÓN

TOTAL PLANTA

TOTAL CONTRATISTAS

TOTAL DE PARTICIPANTES

CURSOS VIRTUALES

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN MODULO 1 25 32 57

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN MODULO 2 17 16 33

BUENAS PRACTICAS DE MANIPULACION DE ALIMENTOS 4 3 7

DIPLOMADO EN LINEAS DE PRODUCTIVIDAD 4 6 10

DIPLOMADO EN PROYECTO DE VIDA 1 20 21

MICROSOFT EXCELL 2007 2 8 10

TOTAL DE PARTICIPANTES CURSOS VIRTUALES 53 85 138

INDICADORES GESTION AMBIENTAL:

Se realiza la presentación del Consumo Hídrico del segundo semestre 2013, lo que permite evidenciar que el estándar en promedio para el segundo semestre está por debajo del consumo real: estándar actual 170m3. Se espera que la Sede Nacional reevalúe este estándar de consumo para la Regional.

Posteriormente el Grupo Administrativo presenta el consolidado del consumo del recurso energético así:

Lo que permite evidenciar que en promedio el estándar para el segundo semestre está por debajo del consumo real: estándar actual 16.282 KW. Se espera que la Sede Nacional reevalúe este estándar de consumo para la Regional




REGIONAL

INFORME SALUD OCUPACIONAL:




REGIONAL




REGIONAL

*La profesional SYSO presenta el Cronograma del Programa de Salud Ocuapacional para la vigencia 2014.

Proposiciones y varios.

ARCHIVO: Los compromisos pendientes, se vencen el 30 de enero/2014, pero se recomienda a todos los Centros Zonales culminar prontamente el cierre de Historias de Atención inactivas, con el fin de que la Sede las revise y las traslade al archivo central único, (informe sobre el correo enviado a Betty Bula Espacio, mesas y sillas para arreglar estos archivos). Con el fin de que sean informados todos los colaboradores del ICBF y facilitar las tareas a cumplir, durante el mes febrero, la servidora pública Albenis Sánchez, en cumplimiento del Cronograma de Actividades de Gestión Documental 2014, realizará las siguientes actividades:




REGIONAL

CAPACITACION "ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS" Y VERIFICACION ARCHIVOS ORGANIZADOS

Puerto Rico 10 y 11 de febrero/14

Belén 13 y 14 de febrero/14

CAPACITACION "ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS"

Sede Regional Florencia 1 y 2

20 de febrero de 2014? POR CONFIRMAR O DEFINIR (1 o 2 días para

todos o 1 día en cada dependencia?)

VERIFICACION ARCHIVOS ORGANIZADOS 2013 y apertura vigencia

2014

Sede Regional Florencia 1 y 2

Del 24 al 28 de febrero de 2014

Como fuimos informados que el reporte del indicador MPA1-P5-07 ARCHIVOS ORGANIZADOS 2014, se reportará mensualmente a partir del mes de marzo, se recomienda iniciar la organización de los archivos, junto con el INVENTARIO DOCUMENTAL, utilizando el nuevo formato que fue enviado a todos los colaboradores en el día de ayer, el cual fue colgado en Intranet y no debe modificarse por encontrarse codificado. El próximo 5 de febrero, se realizará el refuerzo de capacitación en el Gestor Documental (INVESDOC), en el auditorio de la Sede Regional, para el cual se debe tener en cuenta, los siguientes parámetros establecidos por la Secretaría General:

1. No se reconocerán viáticos, ni gastos de viaje, pero se debe hacer la Resolución de comisión de servicios, sin viáticos.

2. Los centros zonales que tienen contratado vehículo, deberán apoyar a los colaboradores participantes.

3. Los colaboradores que tengan portátil, deben traerlo para facilitar el aprendizaje de esta capacitación, porque no se cuenta con equipos de cómputo.

Socialización módulo PAC, herramienta diseñada para la programación, reprogramación y control del PAC.

El Coordinador del Grupo Financiero, soportado en la Videoconferencia realizada por la Dirección Financiera el 20 de enero de 2014, socializa el Módulo de PAC , el cual establece como nueva responsabilidad el previsado de PAC, actividad que está a cargo del Gerente del Proyecto o responsable de área en las regionales, consiste en que todas las cuentas que se van a tramitar para pago deben contar previamente con el previsado de PAC ingresado al aplicativo programación de PAC, para su posterior visado por parte del área de Contabilidad, sin el cumplimiento de este trámite SIIF NACION no permite continuar con el proceso de pago.

Decisiones:

1. La Directora Regional Luz Alba Montes Cárdenas, da apertura al Comité Estratégico explicando el trabajo exitoso que se viene realizando gracias al esfuerzo realizado con la Contratación de Personal de planta y contratistas. Hace un llamado a los Coordinadores de Grupo y Centros Zonales para llevar a cabo la contratación con responsabilidad y así lograr el 100% ingreso del personal antes del 24 de Enero de 2014.

2. Realizar solicitud de liberación saldos de CDP sin utilizar, por parte de Coordinadores de Grupo y Centros Zonales analizados en Comité Regional.




REGIONAL

3. Gestionar ante el municipio de Cartagena del Chaira, exoneración del pago del impuesto Predial 2012 y 2013 del Hogar Infantil Remolinos del Caguan.

4. Dada la importancia del nuevo procedimiento establecido para el cargue de información del PAC en la herramienta Oracle, se hace necesario realizar Grupo estudio de trabajo encabezado por el Coordinador del Grupo Financiero, con el fin de socializar y despejar dudas del mismo.

5. Remitir de carácter urgente los Informes de supervisión y legalización de los contratos Finales pendientes.

6. Reportar mensualmente en el Comité Estratégico Regional, la ejecución de la programación de comisiones, por parte de los Coordinadores de Centro Zonal

7. Realizar seguimiento permanente a la Ejecución PACCO con corte a Diciembre de 2013 y seguir reportando las novedades de las fallas Técnicas del aplicativo Plan de Compras y Contratación a la Sede Nacional.

8. Realizar seguimiento por parte de la Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas, al informe de valija en especial al indicador de oportunidades que permita su mejora.

9. Luego de revisados los planes de visitas a Unidades de Servicio presentados por cada uno de los Centros Zonales, y con el fin de fortalecer la gestión Misional, de hace necesario realizar ajustes de visitas por Modalidad para toda la vigencia conforme con presupuesto asignado y Número de visitas a realizar por parte de los Coordinadores Zonales.

10. El incumplimiento presentado por parte de algunos contratistas del ICBF que se desvinculan de la institución sin realizar la devolución de los bienes que se les entregó para el desarrollo de sus obligaciones laborales, conlleva a la necesidad de tomar acciones de mejora para los Coordinadores de Grupos y Centros Zonales que omitan la responsabilidad de exigir el cumplimiento de la cláusula contractual, cuyo texto es el siguiente: “TERCERA: -OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: Devolver los bienes que hayan sido entregados por el ICBF para el desarrollo del contrato al finalizar el plazo de ejecución del mismo, y durante la ejecución contractual propender por su conservación y uso adecuado, incluidos los recursos informáticos suministrados en el momento del ingreso y su permanencia, y presentar al Supervisor del Contrato el visto bueno del Coordinador/a del Grupo de Planeación y Sistemas. No obstante el contratista deberá contar con su propio material y herramienta de trabajo (equipos de cómputo) y prestará sus servicios de manera independiente y autónoma.”

11. Teniendo en cuenta que en el mes de diciembre del 2013 el aplicativo ISOLUCION no permitió registrar los resultados en las actividades de la AC 3313, la cual se encuentra con estado vencido, se hace necesario que el CZ Belén de los Andaquíes intente nuevamente la aplicación del procedimiento en el aplicativo y proceda de conformidad.

12. Se requiere la aplicación del procedimiento en la No Conformidad del Sistema No. 637 generada el 26/11/13 desde el CZ Florencia, que se encuentra con estado abierto.

No Compromisos / tareas Responsables Fechas

1

Hacer devolución a los operadores, de todos los soportes de los contratos de aporte que se encuentran represados en los Centros Zonales y que correspondan a la vigencia 2010 y anteriores.

Coordinadores de Centro

zonal Florencia 1, Puerto Rico

y Belén

30/01/2014

Escanear, organizar y guardar los archivos de manera virtual y hacer la devolución a los operadores de las

Coordinadores de Centros

30/01/2014




REGIONAL

2 planillas de programas del ICBF que por duplicidad reposan en los centros zonales.

zonales

3

Remitir al Grupo de Planeación y Sistemas: Actas y listas de asistencia de GET para socialización de ajustes y/o novedades en documentación del SIGE.

Coordinador Grupo Jurídico

29/01/2014

4

Remitir el último día de cada mes al Grupo de planeación y Sistemas :

Actas y listas de asistencia de GET para socialización de ajustes y/o novedades en documentación del SIGE.

Informe de reportes en Eureka y/o bitácoras de innovaciones registradas en el periodo, indicando nombre del proponente y título de la idea.

Mapas de riesgo, con reporte de resultados de actividades programadas para su mitigación durante el mes.

Coordinadores de Grupo y

Centros Zonales

MENSUAL

5 Enviar oficio a los Alcaldes Municipales para gestionar la Exoneración del Impuesto Predial de los inmuebles donde funcionan los programas de Bienestar Familiar.

Coordinadora Grupo

Administrativo y

Coordinadores Zonales

15/02/2014

6 Remitir oficio al representante del CDI Remolinos, solicitando el pago del impuesto predial, en cumplimiento de cláusulas contractuales.


27/01/2014

7 Enviar al Grupo Administrativo el soporte de pago de impuesto predial de los Hogar Infantil de Remolinos del Caguan.

Coordinadora Centro Zonal Puerto Rico

30/01/2014

8 Remitir a los Coordinadores de Grupos y Centros Zonales, informe de contratos de supervisión que a la fecha no se encuentren legalizados.


03/02/2014

9 Realizar consulta a la Dirección de Primera Infancia, sobre los recursos asignados y no comprometidos correspondiente al funcionamiento de Hogares Infantiles para el periodo de Agosto a Diciembre de 2014.

Coordinadora del Grupo de

Asistencia Tecnica

28/01/2014

10 Reportar al Grupo de Asistencia Tecnica, informe del Avance de ingreso mensual al Sistema Educativo de los niños y niñas de Primera Infancia que ingresaron a los Programas del ICBF a Diciembre de 2013.


Zonales 13/02/2014

11

Socializar el manual operativo SNBF en consejos de política social a los referentes del sistema y a los consejos de política social que se desarrollaran en los meses de noviembre y diciembre.

Coordinador de Centro Zonal Puerto Rico y Florencia 2

28/02/2014

12

Realizar presentación sobre de compromisos de convenios suscritos para el SRPA y CDI en Concejo Departamental de Política Social.

Líder SRPA 01/02/2014




REGIONAL

13

Remitir con copia a la Dirección, oficio a la Alcaldía de Florencia, realizando seguimiento al cumplimiento de obligaciones pactadas en los convenios del SRPA y CDI.


Zonales Florencia 1 y 2.

31/01/2014

14

Realizar solicitud de ajustes a la Programación de Metas Sociales y Financieras de las modalidades Recuperación Nutricional y Generaciones con Bienestar.

Coordinadora Centro

Florencia 1, 31/01/2014

15

Remitir al Grupo jurídico el Informe final de todos los contratistas.

Coordinadores de CZ Puerto Rico, Belén,

Grupo de Planeación y

Asistencia Técnica

27/01/2014

16

Remitir al Grupo Jurídico Informes de supervisión y legalización de los contratos pendientes descritos en Matriz que será remitida el 27 de enero por parte del coordinador del Grupo jurídico a todas las dependencias


Zonales

30/01/2014

17 Enviar al Grupo Jurídico las liquidaciones de los contratos que terminan en Diciembre 2013.


Centros Zonales

24/01/2014

18 Remitir a pagaduría, las cuentas para pago del mes de Enero de 2014, de acuerdo al PAC programado con recurso 11, 16 y 21


Zonales 24/01/2014

19

Iniciar trámites de contratación de logística para UNAFAS, SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO - DE TIPO LOGÍSTICO, Transporte aéreo de servidores ´públicos y NNA en PARD, capacitación no formal y Haz PAZ.

Centro Zonal Florencia 1 y 2,

Belén de los Andaquies, Grupo de Asistencia Técnica y

Administrativo.

27/01/2014

20

Realizar solicitud de liberación de saldos de CDP sin utilizar.


Centros Zonales

29/01/2014




REGIONAL

21 Convocar a las dependencias a GET para socializar tema relacionado con el manejo del PAC 2014. Y nuevo modelo financiero

Coordinador Grupo

Financiero 28/01/2014

22

Remitir al Grupo de Asistencia Técnica, Planes de Seguimiento a los Programas, discriminando las visitas que se realizan directamente por los supervisores conforme con recomendaciones impartidas


Zonales 03/02/2014

23

Remitir oficio a la Contraloría Departamental, solicitando seguimientos a la inversión de recursos CONPES asignados al municipio de Currillo.

Coordinadora del Grupo de

Asistencia Técnica

30/01/2014

24

Remitir al Grupo de Asistencia Técnica, cronograma de realización de Consejos de Política Social por municipio para la vigencia 2014.


Zonales 15/02/2014

25 Ingresar la Ejecución del Plan de Compras y Contratación corte a Diciembre de 2013.

Coordinadores de Grupo de Asistencia Técnica,

administrativo y GP&S.

07/02/2014

26 Realizar registro de programación en PACCO de los últimos recursos asignados a la Regional Caquetá 2014.

Coordinadores de Grupo de Asistencia Técnica y

Administrativo.

24/01/2014

27

Presentación a Comité de Adopciones de Marly Rosa Medina, Reinaldo Quinayas Muñoz y Anyela Yuriana Ceballos.

Equipo interdisciplinario asuntos no conciliables

Centro Zonal Belén de los Andaquíes.

21/02/2014 15/03/2014 27/03/2014

28

Emitir Acciones de Mejora para los Coordinadores de Grupos y Centros Zonales que no exigen el Certificado de Paz y Salvo por concepto de entrega de equipo de cómputo emitida por la Coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas, a los profesionales que no continúan laborando en la institución.

Coordinadora del Grupo de Planeación y

Sistemas

Permanente

29 Retomar el procedimiento pendiente en la acción correctiva 3313, para el registro de los resultados y las evidencias.

Coordinadora CZ Belén de

los Andaquíes 31/01/2014




REGIONAL

30

Dar aplicación al procedimiento “Servicios No Conformes/No Conformidades del Sistema”, en la NCS No. 3538.

Coordinadora CZ Florencia 1

31/01/2014

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