Gestión Administrativa - Portal ICBF · Instalación del comité 3. ... La directora realiza una...

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITE

.ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No 27

Hora: 8:00 Am Fecha: 27 y 28 de Agosto de 2014

Lugar: Haybore

Dependencia que Convoca: Coordinadora de Planeación y Sistemas

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo: Realizar la Revisión por Dirección con corte a junio de 2014

Agenda: 1. Quorum 2. Instalación del comité

3. Revisión por Dirección con corte a junio de 2014

Desarrollo:

1. Se da inicio a la revisión por dirección con corte a junio de 2014 con la presencia de la directora regional, coordinadores de grupo y centros zonales, profesional EPICO, promotores épicos regionales y zonales, profesionales de apoyo y técnicos de apoyo convocados por los coordinadores.

2. La directora realiza una introducción y se muestra el video ¡ese no es mi problema!

3. ENTRADA 1

La profesional EPICO indica el estado de las AC creadas como resultado de las auditorías internas.

Proceso Total ac abiertas

Reformuladas-

contestadas

Con análisis

de causas,

tratamiento y/o plan de acción

Cerradas ene-jun

Vencidas

Observaciones

Aseguramiento a estándares

0 0 0 1 0

Coordinación y articulación del sistema nacional

0 0 0 1 0

Direccionamiento estratégico

2 0 0 0 2

Se está realizando el Análisis De Causas para poder subirlo en el Isolución, pues este no permite subirlo pues se encuentran vencidas y no permite subir el análisis

Gestión administrativa 1 0 0 16 0

Gestión contratación 0 0 0 3 0

Gestión de adopciones 0 0 0 5 0




Gestión de atención a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

1 0 0 0 1

La AC 1191, el Isolución no permite subir las evidencias de un funcionario, se solicitó ayuda a Mis pero hasta el momento no se ha solucionado la situación para poderla cerrar.

Gestión servicio y atención 0 0 0 3 0

Gestión financiera 0 0 0 3 0

Gestión humana 0 0 6 0

Gestión jurídica 0 0 0 1 0

Gestión para la atención de la primera infancia

0 0 0 1 0

Gestión familias y comunidades

0 0 0 1 0

Gestión para la nutrición 0 0 0 1 0

Gestión para la prom niñez y la adolescencia

0 0 0 1 0

Gestión restablecimiento de derechos

0 0 0 10 0

Gestión tecnológica 3 0 0 8 3

LA AC 3945 corresponde a administración y políticas de cuenta de usuario y correo electrónico. Esto es administrado desde sede Nacional.

La AC 3748 se refiere a la revisión de la declaración de aplicabilidad de la ISO 27001:2006, actividad que es desarrollada por el nivel nacional.

La AC 3746 corresponde también a la declaración de aplicabilidad y su identificación dentro del proceso de Gestión Tecnológica, situaciones que no son administradas por la regional sino son direccionadas desde la sede Nacional

Mejoramiento continuo

3 0 1 3


Prevención 0 0 0 1 0

Evaluación y monitoreo de la gestión

1 0 0 0 1


TOTAL 11 0 0 63 10




La Directora consulta si las Acciones Correctivas vencidas se van a cerrar vencidas, a lo que la coordinadora de planeación y sistemas dice que se está a esperas del cambio de fecha de cierre para poder gestionarlas y realizar el cierre.

ENTRADA 2

Se indica que reclamos y sugerencias no se presentaron en el semestre de enero a junio.

QUEJAS

Se realiza un resumen por centro zonal de las quejas que han sido presentadas durante el primer semestre del año.

La referente de servicio y atención regional indica que a la fecha todas las quejas presentadas han sido gestionadas, se evidencia también que los motivos de las quejas más predominantes es Demora en la atención (omitir, negar, retardar o entrabar de asuntos a su cargo o prestación del servicio), Incumplimiento, abuso o extralimitación de deberes o funciones, maltrato y personal.

GESTION A RECLAMOS

Centro Zonal Villanueva

Informa que se realizó reunión con el operador para dar solución al reclamo presentado.

Centro Zonal Paz de Ariporo

Informa que la cantidad de reclamos se debieron a maltrato por parte de una persona vinculada con un operador pero que al reunirse con el operador el manifestó que tenía un contrato y tan pronto dicho contrato termino la persona fue cambiada de área.

Centro Zonal Yopal

La coordinadora solicita apoyo en vista que se ha presentado quejas recurrentes en contra del defensor Oscar Santiago Calixto que los usuarios manifiestan que no los envíen con él y las personas




que ya tienen procesos con el manifiestan que los cambien de defensor trato fuera de los límites del respeto, de igual manera se manifiesta repetidas quejas presentadas por el trato a los usuarios y compañeros por parte de la psicóloga Yeris Salamanca de servicio y atención.

El coordinador administrativo informa que el defensor Oscar Calixto está recurriendo a ámbitos como la procuraduría para presentar quejas como por ejemplo la falta de fluido eléctrico en la regional el día viernes 8 de agosto.

La directora manifiesta que se le deben dar a conocer las quejas que han llegado en su contra y establecer compromisos en el comité de protección, además que para el próximo integro de provisionalidad se debe contemplar realizar además una entrevista para identificar los casos puntuales y tomar medidas.

La coordinadora de Yopal solicita una reunión con Ana Patricia Ramos referente regional de servicio y atención y la oficina de atención del centro zonal ya que se han presentado quejas recurrentes que tienen que ver con el comportamiento de la psicóloga que se manifiesta que es conflictiva y que remite los casos a la policía y no atiende 20 minutos antes de la hora de salida.

La directora indica que se debe realizar el plan de mejoramiento donde se establezcan compromisos y que una vez no se cumpla si se dé a conocer a la dirección a lo que la coordinadora del centro zonal Yopal manifiesta que ya se realizó el plan y se establecieron compromisos con la psicóloga y se pactó una reunión de seguimiento

El coordinador jurídico manifiesta que la contratista está incurriendo a un incumplimiento contractual y la supervisora puede realizar un requerimiento en pro de solucionar los inconvenientes presentados, y para el caso del defensor indica que se deben continuar enviando los oficios a control interno con el fin de acumular y que se evidencie la gestión realizada

ENTRADA 3

Se realiza lectura de los indicadores que se encuentran en estado óptimo y en adecuado como reconocimiento a los buenos resultados presentados durante el periodo de la revisión.

Nombre de Macro-

Proceso

Código del

Indicador

Nombre del Indicador Rango

Nombre de Macro-

Proceso

Código del

Indicador

Nombre del Indicador Rango

primera infancia E-01 Niños y Niñas con Atención Integral

a la Primera Infancia Óptimo

gestión soporte-

administrativa

MPA1-P5-

09

Porcentaje de ejecución de planes de gestión ambiental

Óptimo

primera infancia E-03

Niños y Niñas atendidos en hogares ICBF que brindan educación inicial, cuidado y

nutrición

Óptimo

gestión soporte-

administrativa

MPA1-P5-

12

Variación en nivel de consumo de papel

Óptimo

niñez y adolescencia

E-05 Niños, niñas y adolescentes vinculados a programas de

prevención

Óptimo

gestión soporte-

contratación

MPA1-P6-

02

Porcentaje de solicitud de liquidación de Contratos

Adecuad

o

familias y comunidades

E-08

Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y jóvenes con

estudios de bachillerato terminado que estén vinculados a procesos

de formación.

Adecuado

gestión servicio y atención

MPA5-P2-

03

Porcentaje de quejas y reclamos solucionados

Óptimo




familias y comunidades

E-12 Familias beneficiadas por el

programa \"Familias con bienestar\"

Adecuado


MPA5-P2-

04

Porcentaje de constatación de Denuncias Proceso

Administrativo Restablecimiento de Derechos.

Adecuad

o

gestión para la protección-

restablecimiento de derechos

E-13

Porcentaje de niños, niñas y adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de

derechos.

Óptimo


MPA5-P2-

05

Porcentaje de atención de peticiones de Asuntos

Conciliables.

Adecuad

o

gestión para la protección-adopciones

E-15

Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme,

por consentimiento o por autorización, SIN características especiales presentados a comité

de adopciones, con familia asignada.

Óptimo

direccionamiento

estratégico

MPE1-01

Porcentaje de cumplimiento meta de presidencia frente a la ejecución presupuestal

compromisos

Óptimo


E-16

Niños, niñas y adolescentes en situación de adoptabilidad en firme,

por consentimiento o por autorización, CON características y

necesidades especiales y posibilidad de adopción presentados a comité de

adopciones, con familia asignada

Óptimo

direccionamiento

estratégico

MPE1-02

Porcentaje de cumplimiento meta de presidencia frente a la ejecución presupuestal

obligaciones

Óptimo


E-17

Porcentaje de niños, niñas y adolescentes que a partir de la

fecha de sentencia de adopción en firme, cumplen con el número de informes de seguimientos post

adopción en el periodo establecido.

Adecuado

mejoramiento continuo

MPE2-02

Porcentaje de acciones preventivas implementadas

eficazmente

Óptimo

gestión para la protección-

restablecimiento de derechos

E-18

Porcentaje de niños, niñas y adolescente víctimas del

desplazamiento forzado con proceso de acompañamiento

familiar por las unidades móviles para contribuir a la atención,

asistencia, reparación integral y al restablecimiento de sus derechos.

Óptimo

mejoramiento continuo

MPE2-08

Agentes educativos (madres comunitarias, maestras jardineras, operadores)

sensibilizados en Mejores Prácticas Ambientales del ICBF

Óptimo

primera infancia

E-22 Niños y niñas en primera infancia

con valoración y seguimiento nutricional

Óptimo

evaluación, monitoreo y control de la gestión

MPEV1-P1-05

Porcentaje de mesas públicas y eventos de rendición de cuentas

realizadas

Óptimo

sistema nacional de bienestar familiar

E-31 Número de municipios con los

Consejos Municipales de Política Social monitoreados

Óptimo

evaluación, monitoreo y control de la gestión

MPEV1-P2-04

Porcentaje de avance al Plan de Mejoramiento de la Contraloría

Adecuad

o


E-40 Porcentaje de quejas y reclamos

solucionados oportunamente Óptimo

aseguramiento de

estándares

MPEV2-P1-05

Modalidades con licencia de funcionamiento vigente durante la

ejecución del contrato con el ICBF.

Óptimo

gestión soporte-gestión humana

MPA1-P1-

02

Porcentaje de cupos ejecutados en actividades de seguridad y salud en

el trabajo

Óptimo

primera infancia

MPM1-03

Niños y niñas en primera infancia en familias que participan en

procesos de formación

Óptimo


MPA1-P1-

04

Porcentaje de cupos de Bienestar ejecutados

Óptimo

primera infancia

MPM1-04

Niños y niñas atendidos integralmente que cuentan con

registro civil

Óptimo


MPA1-P1-

06

Porcentaje de cupos de capacitación ejecutados

Óptimo

primera infancia

MPM1-07

Porcentaje de niños y niñas víctimas de conflicto armado atendidos en las diferentes

modalidades de atención a la primera infancia.

Adecuad

o





MPA1-P1-

07

Porcentaje de servidores públicos capacitados

Óptimo

niñez y adolescenci

a

MPM2-04

Número de horas de encuentros vivenciales realizadas en el

Programa \"Generaciones con Bienestar\"

Óptimo

gestión soporte-financiera

MPA1-P2-

02 Porcentaje de rezago presupuestal

Óptimo

familias y comunidad

es

MPM3-01

Porcentaje de Familias Red Unidos beneficiadas por el programa \"Familias con

bienestar\"

Adecuad

o


MPA1-P2-

03

Porcentaje de ejecución presupuestal compromisos

Óptimo

gestión para la

nutrición

MPM4-04

Porcentaje de niños y niñas reportados al Sistema de

Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI

y menores de 2 años) que permanecieron con Obesidad

Adecuad

o


MPA1-P2-

04

Porcentaje de ejecución presupuestal obligaciones

Óptimo

gestión para la

protección-restablecim

iento de derechos

MPM5-P1-

03

Porcentaje de niños, niñas o adolescentes con auto de

apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin

situación legal definida con fallos ejecutoriados.

Adecuad

o

gestión soporte-abastecimiento

MPA1-P4-

06

Porcentaje del valor de los bienes y servicios contratados por el ICBF.

Óptimo

gestión para la


iento de derechos

MPM5-P1-

04

Porcentaje de niños, niñas y adolescentes con auto de

apertura de investigación que llevan más de 180 días sin

situación legal definida con fallos ejecutoriados.

Adecuad

o


MPA1-P4-

07

Porcentaje de los recursos contratados, reportados en el Plan

Anual de Adquisiciones

Óptimo

gestión para la


iento de derechos

MPM5-P1-

13

Porcentaje de niños, niñas, adolescentes y mayores de 18

años con discapacidad atendidos en situación de inobservancia, amenaza o vulneración de sus

derechos

Óptimo


MPA1-P4-

09

Porcentaje de los recursos ejecutados por el ICBF.

Adecuado

gestión para la

protección-responsabilidad penal

MPM5-P3-

02

Porcentaje de Adolescentes con reiteración en el Sistema de responsabilidad Penal para

Adolescentes por el mismo delito u otro diferente.

Óptimo

gestión soporte-administrativa

MPA1-P5-

03

Porcentaje de cumplimiento del estándar de consumo de agua

Óptimo

Se informa que con corte al mes de junio la regional Casanare tiene un porcentaje de cumplimiento del 77% por lo que se encuentra catalogada como una regional que requiere mejora.




Se menciona que durante el primer semestre el porcentaje más alto alcanzado fue en el mes de mayo donde se obtuvo un 80% de cumplimiento, sin embargo para que la regional pase a estado satisfactorio debe superar el 90% de cumplimiento.

Se realiza un resumen de la cantidad de indicadores que se han medido de marzo a junio y los estados.

INDICADORES MEDIDOS ESTADO

CORTE TCP PLAN DE ACCION

TOTAL OPTIMO ADECUADO EN RIESGO CRITICO

MARZO 26 15 41 20 2 8 11

ABRIL 38 20 58 30 8 9 11

MAYO 40 20 60 35 6 10 9

JUNIO 47 26 73 34 13 13 13

Se informa que la sede divide los indicadores en 3 ámbitos de medición: Resultado, Producto y Gestión.

INDICADORES QUE REQUIEREN MEJORA.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MPE1-04-Porcentaje de ejecución de metas sociales de programas orientados a NNA y familias con amenaza, vulneración o inobservancia de derechos.

Se dice que la sede propone realizar traslado de los cupos a HS discapacidad

La coordinadora GAT informa que se va a realizar traslado de cupos de HS a víctimas del conflicto para quedar con 34 cupos.




Se dice también que se están pagando niños como vulnerabilidad y son discapacitados.

El contador del centro zonal Villanueva manifiesta que el cupo no ejecutado de hogar gestor discapacidad ya se tiene asignado.

MPE1-05-Porcentaje de ejecución de metas sociales de programas de promoción y prevención de vulneración derechos.

Uno de los casos que afectan dicho indicador es 618 cupos no ejecutados del programa DIA, ya que por error de programación tomaron como base ejecución del mes de marzo y no del mes de Junio.

Otro aspecto son las bajas coberturas por lo que la coordinadora de planeación y sistemas dice que las bajas coberturas en CDI están afectando el desempeño de dicho indicador.

La referente de primera infancia regional dice respecto a la baja cobertura en CDI de Recetor que desde la sede se dijo que se debe tomar la decisión con el ente territorial por lo que se citó al alcalde según compromiso pero no asistió.

La coordinadora de Yopal dice que el viernes 29 de agosto se tiene programada una reunión con la comunidad y el alcalde para explicarles y tomar una decisión al respecto ya que la comunidad quiere institucional pero las edades de los niños y la cantidad de asistentes que son 7 se tiene es para modalidad familiar.

MEJORAMIENTO CONTINUO

MPE2-02-Porcentaje de acciones preventivas implementadas eficazmente

La coordinadora de planeación y sistemas dice que este indicador está en estado óptimo pero para el próximo periodo va a estar mal en vista que no se han generado acciones y se manifiesta que todos pueden identificarlas y dárselas a conocer a sus coordinadores para que sean cargadas en el Isolucion.

MPE2-01-Porcentaje de acciones correctivas implementadas eficazmente

Se indica que la regional tiene 11 AC abiertas de las cuales se mencionan son 10 que están vencidas y se encuentran en trámite de solicitud de modificación de fecha de cierre para poder realizar tratamiento y plan de acción y cargar evidencias para su respectivo cierre, la coordinadora de planeación y sistemas manifiesta también la importancia de generar Acciones correctivas ya que el indicador también tiene en cuenta dicha generación además que es una actividad de la ruta EPICA.

MPE2-03 % de riesgos controlados

Se reitera que los primeros días del mes se debe realizar el reporte del PHVA de las actividades cumplidas.

La directora pregunta a los promotores EPICO si se tiene clara la metodología para realizar el reporte mensual de dichas actividades y la valoración de riesgos.




Yopal

Se manifiesta que se realizó al principio del año socialización de los mapas y las actividades con los responsables para concientizar que es plantear las acciones que se desarrollan día a día para evitar que se materialicen los riesgos.

La directora pregunta por proceso como son varios los responsables quien realiza el reporte.

Se indica que solo se ha tenido inconvenientes con protección pero con los demás no se ha tenido ningún inconveniente ya que cada profesional realiza el reporte a la promotora EPICO.

La directora dice que es mejor designar un responsable por proceso.

Se manifiesta que si a la fecha la estrategia utilizada ha funcionado ya que se ha realizado el reporte según lo solicitado se puede seguir realizando de igual forma y en protección la promotora EPICO se reúne con cada profesional para diligenciar el mapa.

PAZ DE ARIPORO

Se indica que los responsables realizan el reporte según lo que se requiere.

La directora pregunta cómo es la estrategia de trabajo de los mapas de riesgos

La promotora EPICO dice que se envía a los responsables por correo y se da una fecha límite luego se consolida y se envía a la regional.

La coordinadora de paz dice que desde el principio de la vigencia se estableció un responsable por mapa.

La promotora EPICO dice que las demoras también se deben a la carga laboral y los inconvenientes de conectividad presentados.

La coordinadora de planeación y sistemas dice que ya está en curso la solución del inconveniente de conectividad

VILLANUEVA

Se indica que se ha socializado el procedimiento de riesgos en vista que no se tenía pleno conocimiento del tema, aun no se ha determinado responsables por procesos, manifiesta que se han tenido demoras en vista que por ej en primera infancia en los primeros días del mes están en recepción de cuentas por lo que la directora manifiesta que se debe entonces solicitar el mapa de este proceso al 30 de cada mes con el fin de garantizar que se envié la información a tiempo..

La coordinadora de Villanueva dice que se encuentra de acuerdo que la principal causa es la carga laboral de los colaborares que en ocasiones no alcanza para cumplir con lo misional.

La coordinadora de planeación y sistemas dice que el reporte del mapa de riesgos no implica una carga más en vista que es solo decir lo que se ha realizado y reportar las evidencias y algunos mapas únicamente tienen un riesgo.




La directora manifiesta que es más tema de organización y planeación y verificar cuales son los inconvenientes que se presentan para poder establecer estrategias.

Se indica que se tiene actualización del formato del mapa de riesgos y de la guía por lo que la profesional épica manifiesta que realizara socialización del nuevo formato y la guía en el día EPICO.

COORDINACION Y ARTICULACION DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENETAR

E-29 Número de Municipios con Asistencia Técnica del ICBF en la Formulación de Política Diferenciales en Favor de Niños, Niñas y Adolescentes.

Se realiza intervención por parte de la encargada de realizar el reporte de análisis e inconsistencias en el aplicativo SIMEI donde se manifiesta que desde el mes de abril se ha venido realizando reporte al nivel nacional de la inconsistencia presentada ya que con corte a marzo se tenía un avance del 76% lo que ubicaba dicho indicador en estado óptimo e incluso garantizaba que para el corte del mes de junio también se tuviera un estado óptimo ya que según la hoja de vida para el mes de junio se está en optimo con un % de cumplimiento >= 75%, sin embargo en conversación con la sede manifestaron que no se va a realizar dicha modificación ya que desde la regional se debe enviar cada trimestre el consolidado de todos los municipios a los que se les ha realizado asistencia técnica, por lo que para el reporte con corte a septiembre el referente del SNBF debe realizar el reporte incluyendo lo que se reportó en marzo y en junio para que así dicho indicador para este corte este en estado óptimo.

EVALUACION Y MONITOREO

MPEVE1-P1-05: Porcentaje de Mesas Públicas y Eventos de Rendición de Cuentas Realizadas.

Se manifiesta que se envió en el mes de enero la programación de las mesas públicas en la que se indicaba que se realizarían: Una en marzo, una en abril y otra en mayo, sin embargo el indicador se encuentra en critico en vista que no se pudieron realizar según lo programado ya que no se tenía los recursos para la logística, por lo que las 3 mesas publicas pudieron ser realizadas hasta el mes de junio.

Se indica que para el mes de junio se debía reflejar en optimo el indicador ya que se realizó el reporte en la fecha programada.

Se informa que ya se tiene programadas las mesas del segundo semestre.

La directora manifiesta que es importante recalcar las actividades realizadas en las mesas publicas ya que se le manifestó en un principio por parte de algunos colaboradores que del ICBF la gente solo menciona las falencias por lo que en las mesas se quisiera tener mayor cobertura pero se tiene limitantes como los recursos y solo se programan 3 mesas por lo que se han variado los municipios.

GESTION PARA LA NUTRICION

E-21-Porcentaje de niños y niñas entre dos y cinco años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional (excluyendo FAMI, RN, RNEC) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.




Se indica que es importante aumentar la capacitación a los padres de familia en pro que se mantengan los hábitos alimenticios que se tienen en las unidades de servicio, como acciones de mejora se realiza planes de intervención individual y colectiva.

La directora pregunta cuál es la causa del estado en riesgo del indicador por lo que se indica que las causas son por enfermedades que se ha verificado que los niños que no presentan mejora se debió a que presentaron alguna enfermedad aguda en el periodo.

La directora pregunta si se tiene un indicador que mida el cumplimiento de la realización de los planes de intervención.

La coordinadora de Villanueva dice que en los estándares de supervisión se realiza revisión de los planes de intervención.

La coordinadora de planeación y sistemas dice que habría que revisar si se puede solicitar a los operadores los planes de intervención.

La coordinadora de Yopal manifiesta que si se está incurriendo en incumplimiento y que es tarea del icbf verificar el estado nutricional de los niños

La directora pregunta si ya se tiene el reporte de la información de los beneficiarios en el cuéntame en vista que ya está pronto a terminar el contrato.

El ingeniero Carlos indica que se está realizando depuración de la información en vista que se tiene inconvenientes con los números de los documentos ya que se presentan duplicidad de documentos y no se permite el registro errado.

La directora dice que se planteó reunión de pedagogos de los CDI para ponerse de acuerdo en temas de pedagogía y se indica que se puede reunir de igual forma a las nutricionistas bien sea regional o por centro zonal con el fin de evaluar los planes de intervención colectivos para hacer seguimiento a las actividades que realizan las nutricionistas en las unidades de servicio.

La referente de nutrición regional Diana cepeda informa que ya se tiene programada una reunión con las nutricionistas de la regional y se planteó que las decisiones ahí planteadas se deben dar a conocer a las nutricionistas de los CDI.

La directora dice que la idea es reunirse, plantear soluciones con las nutricionistas de los operadores y establecer compromisos.

Se plantea que en el comité técnico que se realiza mes a mes se establecen compromisos con el operador.

PRIMERA INFANCIA

MPM1-01-Niños y niñas atendidos por el programa de complementación nutricional \"Desayunos Infantiles con Amor -DIA-\"

En el 2013 se definió de acuerdo a reducciones solicitadas por los centros zonales que los cupos serian 7.401, sin embargo desde la sede se indicó a inicios del 2014 que se debían atender los que




se venían atendiendo en el 2013, sin embargo a la fecha se está atendiendo el 100% de los beneficiarios por lo que se solicitó a la sede se realice la modificación.

MPM1-09 Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades de Primera Infancia

Se indica que ya se solicitó ajuste en vista que el indicador debería estar en óptimo ya que se tomó por cada 50 y es por cada 75 el cumplimiento de los estándares básicos.

Por lo que se plantea que se debe realizar el reporte nuevamente de la inconsistencia en el indicador ya que la profesional de aseguramiento ya no está vinculada.

PROTECCION- RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

MPM5-P1-01-Porcentaje de Niños, niñas y adolescentes en Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos PARD ubicados en la modalidad del hogar sustituto con permanencia mayor a 12 meses

Se manifiesta que es la primera revisión por dirección en que no se tiene en critico los indicadores de definición jurídica en vista que se estableció un cronograma de trabajo con los centros zonales y este es el resultado de dicho trabajo apoyado por los lideres SIM de la regional y centros zonales.

PLAN DE MOVILIZACION

La directora indica que se les envió el plan de movilización y que en él se tiene una base de datos y en caso que se tengan casos que no estén incluidos se debe realizar una carta al comité indicando cuales son.

Se manifiesta que en el encuentro de defensores se pudo evidenciar que la regional Casanare es la que tiene más casos.

E-14-Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto de apertura de investigación con situación legal dentro de los 120 días definidos por la ley

Los procesos que continúan en este indicador corresponden a los casos que se le concedió ampliación de términos y fueron definidos entre el quinto y sexto mes.

El SIM no tiene en cuenta la prórroga de 2 meses.

GESTION DE ABASTECIMIENTO

MPA1-P4-05-Porcentaje de los recursos programados - asignados programables en PACCO por el ICBF.

El estado en crítico del indicador es debido a que la sede puso recursos para adicion de diferentes proyectos y en el aplicativo Pacco no se realizó el registro de programación dado que estaban en proceso de distribución de recursos para los diferentes contratos y/o resoluciones.

MPA1-P4-08-Porcentaje de los recursos ejecutados - asignados programables en PACCO por el ICBF.




Se indica que lo que más afecta el indicador es la no ejecución del programa familias con bienestar que indican aún faltan por focalizar familias en el centro zonal Yopal y Paz de Ariporo

La coordinadora de planeación y sistemas indica que PACCO mide es ejecución de recursos y no pagos por lo que la ejecución se reportara con corte a agosto y a la fecha se tienen 1.800 familias de 2.106, la coordinadora de asistencia técnica dice que a las personas no les interesa estar en el programa en vista que apunta a sacar a estas personas de la pobreza absoluta y eso quiere decir que se les dejan de dar los subsidios que están recibiendo.

Se indica que se está al día en los pagos y reducciones de primera infancia se manifiesta que falta los 38 millones del contrato de fundeupia con el centro zonal Villanueva ya que el operador no envió la carta de aceptación de la reducción por lo que la coordinadora de planeación y sistemas indica que esos son recursos asignados y no se van a ejecutar y afecta el resultado del indicador.

Se indica que PACCO mide que lo que se tiene programado si se está ejecutando por lo que también afecta al indicador Recuperación Nutricional que ya se planteó que no se va a contratar y se va a devolver a la sede, afecta el contrato de infraestructura de administrativa que no se puede devolver porque está en ejecución, familias que no se puede devolver porque también está en ejecución, y lo que se va a ejecutar para primera infancia hasta diciembre.

La coordinadora financiera indica que todo el presupuesto de la sede afecta en vista que los contratos salieron tarde.

La coordinadora de planeación y sistemas manifiesta que ya se ha venido haciendo en otros espacios el análisis de los recursos que se tienen para devolver como los 38 millones de fundeupia y los 310 de étnicos que se manifiesta que ya se encuentra en gestión con el gobernador del cabildo para la revisión del lineamiento.

El coordinador jurídico dice que es conveniente realizar un diagnóstico en los 12 cabildos en pro de verificar cuales son las necesidades para definir en que se pueden invertir los recursos pero esto implicaría un trabajo de 2 o 3 meses por lo que no se tiene un proyecto ya previo.

La directora indica que se debe dejar un tiempo para que se vea la gestión de la regional por lo que la coordinadora de planeación y sistemas indica que si se deja hasta septiembre se van a ver afectados los indicadores, la directora dice que se tiene un plan de salvaguarda el que hay que ejecutar ya que se tiene 3 líneas y si las otras entidades están trabajando por la línea de alimentos entonces el ICBF se puede centrar en las otras.

La coordinadora de Paz de Ariporo manifiesta que se deben garantizar los recursos para los desplazamientos de la persona que se designe como supervisor para que puede verificar que se cumpla con el proyecto en vista que ya se tienen varios proyectos por parte de ONG y otras entidades. La directora manifiesta que se debe montar le proyecto y definir supervisión para pasar a la sede lo que se requiere para poner en marcha dicho proyecto.

SERVICIO Y ATENCION

Constatación de denuncias

MPA5-P2-01-Porcentaje de oportunidad en la constatación de Denuncias Proceso Administrativo Restablecimiento de Derechos.




Se indica que la estrategia de realizar grupos de estudio ha dado resultados manifiestan las coordinadoras que les parece adecuada la estrategia y desde que se cuente con el transporte esto facilita mucho más la salida a realizar las constataciones.

La directora indica si no es complicado cuando se requiere constatar garantía de derechos se indica que no en vista que ya se tiene el cronograma y los colaboradores se programan.

Se manifiesta que en el centro zonal Yopal se está cumpliendo con el cronograma ya que las encargadas de constatar no se agendan para otras cosas ese día, Eymar Silva manifiesta que los profesionales también han estado asistiendo cumplidamente a los grupos de estudio programados.

MPA5-P2-02-Porcentaje de oportunidad en la atención de peticiones de Asuntos Conciliables

Se indica que se ha logrado mejorar gracias al trabajo de los líderes SIM en los centros zonales y de Eymar Silva en la regional.

Se indica que como parte del seguimiento se envían correos de alerta para que ingresen las actuaciones y editen la fecha para que al corte no afecte el indicador.

Se indica que se va a realizar una proyección de una solicitud a la seccional Casanare de la fiscalía para que realicen la liquidación de alimentos con el fin de descongestionar a las defensorías.

El coordinador jurídico indica que es responsabilidad del denunciante realizar la proyección de lo que adeuda el denunciado y que ya se elevó a la sede una consulta con respecto al tema pero la sede aún no ha contestado.

EXTRAPROCESALES

Se pregunta si se puede realizar un comunicado donde se indique que no hay cupos para atender solicitudes de cupo únicamente cuando haya disponibilidad, a lo que se reitera que siempre se debe atender los usuarios e ingresar como información y orientación en el SIM.

GESTION DE CONTRATACION

Se indica que se realizó consulta a la sede en vista que se tienen contratos de vigencias anteriores que no justifica pasarlos a control interno en vista que se tienen con el estado de cuenta en cero (0) y se tienen los soportes.

La sede contesto e indican que si el supervisor de liquidación es diferente al de ejecución este debe verificar que no se incurra en detrimento, que el estado de cuenta este en cero (0), y que estén cumplidas las actividades.

La directora indica que es necesario realizar un informe de la cantidad de informes enviados por los centros zonales para presentar el 28/08/2014 para definir las acciones, en vista que se relaciona que la principal causa de la demora es que a pesar del plan de choque del grupo jurídico son directamente los centros zonales quienes deben remitir el informe final de cada contrato.

ADMINISTRATIVA

MPA1-P5-13-Porcentaje de archivos de gestión en soporte físico organizados.




El coordinador administrativo indica que se encuentra en critico en vista que se tuvo un inconveniente generado por el mal estado de la bodega ya que se derrumbaron los estantes, y esto genera que en la nueva bodega se requiera iniciar desde cero y se requiere personal idóneo para armar la estantería metálica para empezar a organizar el archivo.

La coordinadora de Paz de Ariporo indica también que se debe a falta de carpetas ya que se han solicitado en repetidas ocasiones y no se les han enviado.

El coordinador administrativo informa que la próxima semana se va a empezar a recibir transferencias.

La directora indica que los centros zonales deben realizar transferencia antes del 20 de septiembre.

MPA1-P5-04-Porcentaje de cumplimiento del estándar de consumo de Energía.

Se dice que se está realizando concientización enfocada al uso racional de la energía en la regional y centros zonales sin embargo se presenta el inconveniente que los colaboradores borran los correos masivos y no se enteran de la información que se envía.

MPA1-P5-08-Porcentaje de ejecución Presupuestal de Gestión Ambiental.

Se informa que se demoró la parte pre- contractual y contractual, pero pese a esta demora a 30 de julio ya se ejecutó la totalidad de los recursos.

GESTION HUMANA

MPA1-P1-01-Porcentaje de Investigaciones de Accidentes de Trabajo

Se indica que se tiene un mes en estado crítico debido a un error del reporte por parte de la sede nacional.

El profesional SYSO indica que se deben reportar los accidentes de trabajo directamente a él inmediatamente ocurra.

El coordinador jurídico plantea que como AP se puede realizar la reubicación de la persona encargada de archivo en el centro zonal Yopal en vista que se expone a ácaros estando todo el tiempo en el mismo sitio que están las cajas.

GESTION TECNOLOGICA

MPA6-07-Porcentaje de uso de los sistemas de información en el ICBF

Se plantea que se está pasando a cada puesto para verificar el uso de las herramientas

La coordinadora de planeación y sistemas indica que se debe sacar el reporte de usuarios y enviar a los colaboradores solicitando se informe si los utilizan o no.

MPA6-09 Participación en procesos de apropiación en TIC




Se indica que el estado en riesgo del indicador es por una videoconferencia programada por la sede a la que no asistió la cantidad de colaboradores especificada, por lo que se indica que cuando se presenten estos eventos se debe garantizar la asistencia.

ASEGURAMIENTO A ESTANDARES

MPEV2-P1-01-Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempladas en la Guía de Verificación de estándares.

Se indica que el porcentaje de cumplimiento evidenciado en este indicador es el ponderado promedio de las calificaciones obtenidas por las EAS que han sido visitadas, de igual manera se dice que este mismo criterio aplica para los indicadores de cumplimiento de los estándares de las modalidades primera infancia y protección.

MPEV2-P1-03-Acciones Formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

Se informa que como se evidencia en el resultado se tienen 3 unidades con estándares por debajo del 60% a las cuales se les formularon las acciones pero estas son sujetas a una evaluación por parte del nivel nacional y se consideró que no daban solución a los resultados.

MPEV2-P1-04-Cierre de situaciones de reporte inmediato

Se da lectura a las 4 SRI las cuales son del centro zonal Yopal y la coordinadora manifiesta que ya se ha enviado el formato diligenciado en vista que estos reportes inmediatos ya fueron solucionados.

MEJORAMIENTO CONTINUO

MPE2-04 Porcentaje de avance de implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión

RUTA EPICA

La coordinadora de planeación y sistemas indica que la ruta es un compromiso de todos los colaboradores de la regional y manifiesta las actividades que están pendientes:

Socialización de Actualización de documentación por procesos: Se puede adelantar en días épico sin embargo en medio día no se alcanza a realizar la socialización de todos por lo que se deben realizar GET por grupos para realizar dicha actividad.

Cierre de Acciones Correctivas: se manifiesta ya se establecieron compromisos.

Rotulación de activos de SGSI: Se recuerda que ya se han enviado correos electrónicos con este tema y que se va a realizar una verificación en puesto de trabajo.

Socialización de la ruta: La cual se relaciona que se hará en los días EPICO por parte de la profesional.

SEGUNDO DIA




La directora realiza introducción para iniciar la jornada hablando de la importancia de la disposición y actitud de los funcionarios en el momento de asumir nuevas estrategias y el lenguaje asertivo en el momento de comunicarnos con los compañeros, posteriormente se presenta un video sobre comunicación asertiva y sobre la buena actitud.

ENTRADA 3.2

Servicios No Conformes

1695: Se indica que la petición ya tiene actuaciones en el sim y se debe verificar y sacar el reporte del SIM para cerrar el SNC.

La coordinadora de planeación y sistemas indica al épico que debe verificar el responsable del SNC para solicitar este a nombre de la coordinadora actual del centro zonal.

1562: Se verifica que la petición a la que hace referencia el SNC ya está cerrada por lo que se debe generar el reporte y verificar el responsable ya que debe estar a nombre de la actual coordinadora del centro zonal Villanueva.

1488: Se verifica que la petición 33312377 ya se encuentra cerrada por lo que se debe solicitar la modificación del responsable y cerrar el SNC

La coordinadora de planeación y sistemas aclara que un SNC es una inconformidad que tiene que ver con el usuario.

La EPICO regional dice que se ha venido realizando seguimiento a las NCS.

Eymar Silva dice que recomienda que la EPICO realice seguimiento ya que no tenía conocimiento de los SNC por lo que se afecta el seguimiento que en medio del desarrollo de su proceso debe realizar.

La directora indica que cada colaborador debe ingresar semanalmente al Isolucion y verificar que tiene pendiente en el aplicativo.

La coordinadora de asistencia técnica dice que cada líder regional por proceso debe verificar y comunicarse con los responsables en caso de evidenciar SNC pendientes en el Isolucion.

La referente de primera infancia dice que se requiere una capacitación en Isolucion ya que si la gente no ingresa la información es por desconocimiento en el aplicativo.

La promotora Epico de Paz de Ariporo dice que se puede aprovechar el día EPICO para verificar que se tiene pendiente y realizar cargue de evidencias y cierre de Acciones de mejora en el día EPICO del mes de septiembre.

ENTRADA 5

Se indica que únicamente se tiene una AC por fuente distinta a auditoria interna que se manifiesta es de servicio y atención y tiene pendiente el análisis de causa.




El coordinador administrativo indica que él tiene un responsable dedicado únicamente al tema de EPICO y no comprende porque aún se tiene pendientes por lo que solicita a la EPICO se le envié un listado de las cosas que se tienen pendientes en vista que el profesional va a salir del instituto.

Se realiza lectura de las 13 NCS abiertas en el Isolucion

Se manifiesta que es necesario realizar una jornada de cierre de acciones de mejora

ENTRADA 6 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

Se indica que se tiene incumplimientos en infraestructura de los centros zonales Paz de Ariporo y Villanueva que no se pueden mejorar hasta tanto se realice el cambio de inmueble que ya está aprobado para los 2 centros zonales, para la próxima vigencia Paz de Ariporo y para este mismo año en Villanueva.

Se plantea que se debe enviar un oficio a la sede para solicitar los sistemas de alarmas para los conatos de incendio y batería psicosocial.

Se indica que se venía trabajando en conjunto con el área jurídica según lo indicado por la sede nacional, para el diligenciamiento y reporte de la matriz.

ENTRADA 7 COMPROMISOS RXD ANTERIORES

La profesional EPICO relaciona que de los compromisos pendientes de las revisiones anteriores a junio de 2013 eran 131 y una vez realizado el seguimiento se evidencio el cumplimiento del 100%

Se informa que a la fecha se tienen 4 compromisos pendientes de la revisión por dirección con corte a diciembre de 2013.

Compromiso 1: Se informa que no se ha cumplido aún la meta establecida a junio de 2014 que es el 60% de los padres socializados.

La directora manifiesta que este compromiso se estableció en vista que se tenían muchas quejas por parte de los padres con respecto a la minuta y ciclos de menú

La coordinadora de Yopal dice que se han programado reuniones pero los padres no asisten.

El coordinador jurídico dice que en cada unidad de servicio se debe tener una cartelera visible donde se tenga la minuta la coordinadora de Yopal dice que esa cartelera se tiene ya que es un estándar.

La directora dice que se puede replantear el compromiso para diciembre para que alleguen las evidencias de las actividades realizadas con los padres de familia con referencia al componente nutricional; folletos, charlas, degustaciones, evidencia fotográfica de las carteleras ubicadas en las unidades de servicio.

Compromiso 2: Estándar de agua se informa que ya está cumplido.

Compromiso 3: Cumplido solo falta incluir evidencia con respuesta dada mediante memorando por la sede.




Compromiso 4: Se informa que las fechas concertadas se han cruzado por lo que ya se estableció para el día lunes 8 de septiembre entre la coordinadora del centro zonal Yopal y el coordinador jurídico en horas de la mañana y en la tarde con el gobernador del resguardo.

ENTRADA 4: DESEMPEÑO AMBIENTAL

Se informa que del PGA se ha logrado avanzar en educación ambiental gracias a la realización y participación en actividades como la jornada ecológica y la camita Ecológica.

El coordinador jurídica indica que se debe informa de donde parte las actividades que se vienen desarrollando.

La ingeniera ambiental dice que las actividades que se vienen desarrollando son acorde a lo que indica la sede nacional.

La coordinadora de planeación y sistemas dice que es importante recalcar que desde el año 2008 la regional viene trabajando en el tema ambiental solo que no se tenía un profesional únicamente para ese tema.

ENTRADA 8: CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Coordinación y Articulación del SNBF

Se indica que actualmente ya se vienen realizando las actividades planteadas por el referente del SNBF por lo que no quedan en las decisiones ya que el objetivo de la entrada es plantear actividades que no se estén realizando.

Gestión para la atención de las familias y comunidades

Se indica que lo propuesto no es válido en vista que no está en manos de la regional modificar el tipo de familias que se deben atender.

El segundo no pertenece al proceso

Primera Infancia

Se aprueban las 2 propuestas enfocadas a la mejora planteada por la referente regional.

La directora plantea que los términos del oficio enviado a la sede debe ser indagando con respecto a los cambios.

Gestión Humana

De la primera propuesta se indica que ya se viene realizando en conjunto con la ARL.

PAUSAS ACTIVAS: la directora dice que es falta de tiempo y desconocimiento con respecto a las actividades que se deben realizar la causa por la que no se realizan.

El profesional SYSO indica que es falta de conciencia y disposición del personal y que las actividades están definidas.




La coordinadora financiera dice que a ella le parecía conveniente el programa de positiva en los equipos ya que salía cada determinado tiempo y concientiza para realizar las pausas.

Dice el SYSO que a nivel nacional se evidencio que los funcionarios cierran el programa y no realizan la pausa.

La directora dice que no es suficiente que se designe un líder sino que hay que realizar seguimiento para que se realicen las pausas.

El coordinador jurídico dice que es conveniente que los coordinadores apoyen la realización de las pausas.

Se indica que se debe instalar y verificar en que equipos no se tiene instalado el programa de pausas activas de positiva.

Dice la coordinadora de planeación y sistemas que las demás propuestas no aplican en vista que son actividades que ya están en proceso.


Se indican actividades que ya se están implementando.

La coordinadora de planeación y sistemas indica que se debe mencionar únicamente las actividades que se van a realizar en torno a los cambios que se han presentado por ejemplo en cambios de aplicativos.

Gestión Financiera

Se indica que el soporte del aplicativo es competencia del ministerio de hacienda

Centro Zonal Villanueva

Coordinadora: Se plantea que en el cz Villanueva hace falta el referente del SNBF que se tiene en los otros 2 centros zonales

La referente de primera infancia regional indica que la falta del referente en el centro zonal afecta también a primera infancia por lo que se evidencia que está atrasado en el cumplimiento.

Centro Zonal Paz De Ariporo

Se manifiesta que la falta del tablero de control zonal es una dificultad en vista que no se cuenta con este que es el principal insumo para realizar el documento de la revisión por la dirección además que es importante en vista que realizando el análisis el centro zonal conoce el avance de su gestión por lo que se plantea la necesidad de realizar un memorando a la sede.

Centro Zonal Yopal

SNBF: Se indica que se viene trabajando en la construcción de la RIA haciendo auto capacitación con el lineamiento y documentación enviada por la sede.

La directora manifiesta que se tiene conocimiento de la falta de personal en las diversas dependencias por lo que manifiesta que ya se está realizando gestión al respecto ante el nivel




nacional sin embargo se cree que para esta vigencia no es posible contar con contratación de nuevo personal.

De igual forma se indica que la coordinación de SNBF es responsabilidad de todos y no únicamente de los referentes.

En cuanto a archivo se manifiesta que se ha logrado gestionar pasantes en el municipio de Yopal que apoyen este proceso en vista que se tiene el SENA y existe la carrera, en cuanto a los centros zonales Villanueva y Paz de Ariporo se indica que se tiene un compromiso para averiguar con los directores de núcleo si se pueden valer la participación en gestión de archivo como horas sociales para los jóvenes de decimo y once.

La coordinadora de Villanueva manifiesta si es posible la figura de sustanciador para que apoye a los defensores en el ingreso de información.

Ana patricia Ramos indica que es posible con convenios con universidades, la directora indica que se puede realizar gestión con las universidades para establecer un convenio interinstitucional.

ENTRADA 9: RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

Coordinación y Articulación del SNBF

El referente regional indica sus recomendaciones y se establece un compromiso.

Atención Integral a la Primera Infancia

Se menciona el inconvenientes con:

Inasistencias esporádicas presentadas en Chámeza, Recetor, la Salina.

Infraestructura debido a la falta de recursos y disposición de los entes territoriales para cualificar la atención.

Operatividad del cuéntame

Niñez Y Adolescencia

Se manifiestan algunos inconvenientes como:

Inasistencias de los usuarios

Problemas de orden publico

Por lo que se propone realizar planes de contingencias y realizar seguimiento.

Se manifiesta que es mejor establecer el compromiso en vista que a la fecha el programa ya termino y no se puede cumplir en el trascurso del año.

Gestión Humana




Se hace énfasis en la importancia de la asistencia de los colaboradores a las actividades de capacitación programadas para las cuales se realiza previa invitación.

Gestión Financiera

La coordinadora financiera dice que se tiene un inconveniente en vista que las cuentas de hogar sustituto se están demorando mucho en llegar a financiera.

ENTRADA 10: RIESGOS

Se realiza lectura de los riesgos que aún no han sido mitigados de los 4 ejes.

Queda pendiente la matriz de aspectos e impactos ambientales en vista que no se incluyó.

ENTRADA 11:VULNERABILIDADES O AMENAZAS NO TRATADAS ADECUADAMENTE EN LA VALORACION PREVIA DE RIESGOS SGSI

Se indica que se está haciendo una campaña pedagógica encaminada a realizar ciertas actividades en los equipos que se encuentren desatendidos para que el usuario tome conciencia de la importancia de bloquear sesión.

La coordinadora de planeación y sistemas pregunta si todas esas vulnerabilidades ya tienen actividades a lo que se indica que si y hacen parte del mapa de riesgos.

ENTRADA 12: DESEMPEÑO SYSO

Se presenta los resultados del indicador MPA1-P1-02-Porcentaje de cupos ejecutados en actividades de seguridad y salud en el trabajo durante el primer semestre.

ENTRADA 13: ESTADO DE LA INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES

Se indica que mes a mes los primeros 5 días se debe realizar reporte de ausentismo, accidentes de trabajo y actividades syso.

ENTRADA 14: RESULTADOS DE LA PARTICIPACIÓN Y CONSULTA DE LAS PARTES INTERESADAS EXTERNAS

Se informa que se tiene una lista de verificación de visita a unidades y la coordinadora de planeación y sistemas manifiesta que es importante que se retroalimente a los supervisores sobre las listas de verificación y los hallazgos.

La coordinadora del centro zonal Yopal dice que se han presentado quejas por parte de las unidades de servicio con respecto a las visitas.

ENTRADA 15: DESEMPEÑO Y EFECTIVIDAD DEL SGSI

Se informa sobre los controles a implementar y acciones con el fin de evitar que se materialicen los riesgos en el eje se seguridad de la información.




ENTRADA 16: Identificación de Técnicas, Productos o Procedimientos para mejorar el Desempeño del SGSI

Se indica que se realizara seguimiento a los controles definidos para mitigar los riesgos.

INFORME DE LIQUIDACION DE CONTRATOS

Se presenta el informe solicitado por la directora sobre las liquidaciones que se tienen pendientes sin informe final como complemento de la entrada 3 del indicador de liquidaciones.

La coordinadora del cz Paz de Ariporo dice que el informe del contrato 202 ya fue enviado por lo que indica que buscara el memorando.

Yopal: La coordinadora dice que ya envió el cto 210.

Se indica que se enviara el cuadro presentado a los coordinadores para que verifiquen.

El coordinador jurídico dice que las demoras han sido por el rezago que se tenía de las vigencias anteriores

ENTRADA 17: REVISIÓN DE LA POLÍTICA Y LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La directora solicita que se envié la tabla resumen de los objetivos del SIGE y los procesos que intervienen.

SEGUIMIENTO A HS

Se indica que se realizó un balance sobre las visitas que se han realizado por parte de los centros zonales a los hogares sustitutos, que incluye cuantos platines se han levantado quienes intervienen en las visitas y los hogares sustitutos que se han abierto.

Se informa que en el cz Paz de Ariporo se puede incluir más personas ya que están sobre cargados los que están realizando las visitas ya que tienen el mismo número de hogares que Villanueva.

Se indica que en resumen se ha realizado el 50% de las visitas programadas

Se presenta la distribución de hogares sustitutos.

Se indica quienes están participando en las visitas en cada centro zonal, se resalta que el centro zonal Paz de Ariporo se está realizando la visita con el equipo interdisciplinario completo como dice el lineamiento.

Se indica que se ha presentado un gran avance en la realización de los platines

Apertura de hogares sustitutos por centro zonal

Yopal: 3

Villanueva: 7: se informa que cerraron 2 de estos ya que las madres sustitutas se enfermaron y se retiraron.




Paz de Ariporo: 5

Villanueva: La directora indica que según compromiso adquirido en comité se planteó que se debía realizar una convocatoria con la secretaria de desarrollo y se vio según informe de seguimiento a compromisos que se realizo fue en el concejo de política social.

Paz de Ariporo: En la convocatoria realizada en Pore participaron 8 familias de las cuales la mayoría les pareció muy poco el pago y una familia si se encontraba interesada pero viven en una invasión.

Yopal: Se tenían 13 familias aspirantes y ya se tiene la distribución para realizar las visitas a dichos aspirantes.

En la reunión de Aguazul se presentaron 4 familias y se tiene una que posiblemente cumple con los requisitos.

La directora indica que se debe continuar realizando seguimiento a la creación de hogares sustitutos.

Decisiones:

Decisiones-Compromisos-Tareas

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

ENTRADA 1 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

1.Cerrar las Acciones Correctivas Grupos Administrativo y Planeación y Sistemas

30 de octubre de 2014

ENTRADA 2 Retroalimentación del Cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción).

2.Comunicar las quejas por escrito a los colaboradores

Coordinadores de Grupos y Coordinadores Zonales

30 de Diciembre de 2014

3. Levar a Comité PARD Regional Trimestral los casos de quejas de Equipos de Defensorías.

Coordinadores Zonales


4. Llevar a Comité PARD regional Trimestralmente los casos recurrentes que no se han subsanado con planes de mejora a nivel Zonal.

Profesional Servicio y Atención Regional


ENTRADA 3. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones realizadas al sistema de Gestión de Seguridad

5.Transladar 16 cupos de hogares sustitutos vulnerables a víctimas y hogares sustitos con discapacidad

Coordinadores de Grupo Técnica y Planeación y Sistemas y Coordinadores de Centros Zonales Yopal, Villanueva y Paz de Ariporo

30 de Agosto de 2014




6. Incluir En el Segundo Encuentro Regional el tema de avance del estado nutricional

Nutricionista de la Regional Noviembre de 2014

7. Realizar 2 reuniones de Nutricionistas del ICBF con Nutricionistas de los Operadores, para evaluar los Planes de Intervención.

Coordinadoras de los Centros Zonales Yopal , Paz de Ariporo y Villanueva y Nutricionistas de los Centros Zonales

Septiembre y Octubre de 2014

8.Realizar solicitud a Aseguramiento a la Calidad, ajuste del indicador MPMS-P1-01

Planeación y Sistemas Ingeniera Adela Torres

30 de Agosto de 2014

9. Realizar GET con profesionales que tienen dificultades para Registro SIM y sobre la Guía de Constatación


30 de Septiembre de 2014

10. Enviar Oficio con Proyección de solicitudes de liquidación a la Fiscalía Seccional Casanare, frente a procedimiento de ejecutivo de Alimentos, con el fin de descongestionar al equipo de Defensorías con este tipo de petición.

Coordinación Jurídica 30 de Septiembre de 2014

11. Realizar tres jornadas de cierre de peticiones


Septiembre. Octubre y Noviembre

12. Enviar solicitud a la oficina de Servicio y Atención para el cierre masivo a solicitudes de cupos de vigencias anteriores

Técnico de Apoyo Eymar Silva

15 de Septiembre de 2014+

13.Realizar Jornadas para cerrar solicitud de cupos de 2014, para el CZ Villanueva



14.Plan de Choque constatación de denuncias de vigencias anteriores al 2014 los listados serán enviados por el Profesional Servicio y Atención Regional

Coordinadores Zonales 30 de Noviembre de 2014

15. Enviar archivos para transferencia Grupos y Centros Zonales 20 de Septiembre de 2014

16. Memorando solicitando 3 días de ampliación de tiempo para reportar inconsistencias de los Indicadores, adicionalmente se solicita la Corrección de los Indicadores Día- Metas-Accidentes de Trabajo- SNBF

Planeación Proyecta, es firmado por la Dirección Regional

6 de Septiembre de4 2014

17. Enviar listado de usuarios de las 4 aplicaciones: ERP,SIM RACINS y CUENTAME; apara su aplicación

Ingeniero de Sistemas Marbiz Ducuara


18.Indicador de Estándares, consultar cuales Unidades no cumplieron con los Estándares pedir el cuadro de seguimiento de reportes inmediato

Centros Zonales 30 de Septiembre de 2014




19. Socializar Ruta EPICO Profesional EPICO 30 DE Septiembre de 2014

ENTRADA 3.2 SNC

20. Reportar evidencias de SNC 1695 y 1488 del CZ Yopal y del SNC 1562 DEL Centro Zonal Villanueva; el Profesional Épico revisara si el Responsable esta Actualizado y solicitar cambio si es Necesario a MIS

Coordinadores Centros Zonales de Yopal y Villanueva, Promotores Épicos de Centros Zonales de Yopal y Villanueva y Profesional Épico

30 de Octubre 2014 de 2014

21. Cada líder Regional del Área Misional hará seguimiento y control de las acciones de Isolución

Responsable de cada Proceso del GAT

30 Diciembre de 2014

ENTRADA 5 Estado de Acciones Correctivas y Preventivas

22. Incluir en el DÍA Épico Jornada de cierre de Acciones de Mejora: Servicio No Conforme SNC y No Conformidad del servicio NCS

Profesional Épico, Grupos y Coordinadores Centros Zonales y Promotores épico

Septiembre , Octubre y Noviembre de 2014

ENTRADA 6 Requisitos Legales Ambiental y S&SO

23. Incluir en la Programación 2015 recursos para alarmas contraincendios

Coordinación Administrativa 30 de Diciembre de 2014

24. Solicitar Cambio del sistema Eléctrico Regional para el 2015

Coordinación Administrativa 30 de Diciembre de 2014

ENTRADA 8 Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión.

25. GET de referentes del Min Educación Profesional Referente Primera Infancia Yulieth Paola Archila


26.Enviar Memorando solicitando conocer ajustes de Documentos de PI

Proyecta Referente Primera Infancia Yulieth Paola Archila, firma Dirección Regional


27.Instalar nuevamente en los PC el programa de pausas Activas

Planeación y Sistemas 30 de Octubre de 2014

28.Enviar memorando a la Subdirección de Evaluación, solicitando reporte de Tablero de Control Zonal

Proyecta Planeación y Sistemas y Firma Dirección Regional


29. Gestionar a través de universidades UNITROPICO y UNISANGIL, sobre la opción de recibir pasante de las áreas de Derecho- salud- administración, para posible convenio interinstitucional

Dirección Regional 30 de Diciembre de 2014

ENTRADA 9 Recomendaciones para la Mejora

30.Visita a los municipios para cargue de información de manera conjunta entre el referentes del SNBF y los Secretarios Técnicos de los CPS

Referente Regional, Referentes Centros Zonales

30 de Noviembre de 2014




31.Ajuste de Actos Administrativos que regulen los CPS y Comités de Infancia y Adolescencia

Referente Regional ,Referentes Centros Zonales


32.Realizar GET para definir intervención de Comité de Infancia y Adolescencia

Referente Regional ,Referentes Centros Zonales


33.Enviar memo solicitando que los recurso de la Nación sean colocados a las regionales para pago en 2 fechas probables 8 y 20 de cada mes

Coordinación Financiera 30 Octubre de 2014

ENTRADA 11 Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos.

34. Reportar avances los primeros cinco días del Mapas de Riesgos SGSI al Ingeniero Marbiz Ducuara

Promotores Épico Grupos y Centros Zonales


Gestión Administrativa - Portal ICBF · Instalación del comité 3. ... La directora realiza una...

Documents

Transcript of Gestión Administrativa - Portal ICBF · Instalación del comité 3. ... La directora realiza una...