Gestión Administrativa - Instituto Colombiano de ... · ACTA DE REUNION COMITE definitivos, la...

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION COMITE

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No.09

Hora: 9:00am Fecha: 18 de abril de 2013

Lugar: Aula virtual regional

Dependencia que Convoca: Dirección Regional

Proceso:

Evaluación y Monitoreo de la Gestión – Direccionamiento Estratégico –

Mejoramiento Continuo – Gestión Administrativa - Gestión para la

promoción y prevención para la protección integral de la niñez y

adolescencia – Gestión de Contratación

Objetivo:

Presentar plan de acción Regional para la vigencia 2013 y avances a

febrero

Presentar informe de ejecución de metas sociales y financieras a marzo

de 2013 y nueva funcionalidad del SIM para modificaciones de metas

sociales y financieras

Presentar estado actual de acciones de mejora para motivar la

generación, respuesta y cargue de evidencias de tratamientos y planes y

cierre

Presentar estado de liquidación de contratos con el fin de agilidad en el

tramite a supervisores

Agenda:

1. Verificación del quorum

2. Plan de acción

3. Acciones de Mejora

4. Intervención Dirección Administrativa - Necesidades identificadas en la regional para solicitar a la

dirección administrativa

5. PAE

6. Metas sociales y financieras

7. Liquidación de contratos

8. Reubicación y traslados

9. Varios

Desarrollo:

1. Verificación del quorum. Siendo las 9:00am se hacen presentes la Directora Regional, la Directora

Administrativa, los coordinadores de grupo Planeación, Administrativa, Asistencia Técnica y

Financiera, los coordinadores zonales Yopal y Paz de Ariporo. La coordinadora de CZ Villanueva

presenta escusas porque hay paro de estudiantes en la vía de acceso a Yopal y no alcanza a llegar al

inicio del comité, se hace presente siendo las 2:00pm. Dentro de la programación de comité este

encuentro era comité regional, con la visita de la Directora Administrativa y asesor de la Dirección

de Niñez y Adolescencia se hizo necesario convocar comité en ampliado.

2. Plan de acción. La coordinadora de planeación y sistemas presenta el plan de acción para la

vigencia 2013, indicadores, metas y cada una de las actividades. El plan de acción ya fue socializado en los

grupos de la regional y los centros zonales. Se anexa. Se ha reportado avances con corte a enero y a febrero.

La coordinadora técnica da claridad sobre:

Generaciones con bienestar, se celebrará un solo contrato la supervisión estará a cargo de los tres

coordinadores zonales en este momento se encuentran el proceso de contratación en publicación de pliegos

http://svlnxportalapp:8090/portal/page/portal/IntranetICBF/macro_procesos/MP_misionales/GPP_proteccionintegral_ninezyadolescencia






definitivos, la focalización la realiza el nivel nacional y los operadores son capacitados por el nivel

nacional. Familias con bienestar, se celebrará un contrato, supervisión estará a cargo del Director Regional.

Indicador E13 Niños, niñas y adolescentes que reingresan al proceso de restablecimiento de derechos, el

año anterior se evidenció falta de registro en SIM porque el indicador arroja cero que es la meta del

indicador pero no es la realidad de la regional, la coordinadora de CZ Paz de Ariporo dice que se puede

identificar los NNA que reingresan verificando las planillas de pago de hogares sustitutos.

En el indicador E-29 - Número de municipios con asistencia técnica del ICBF el desarrollo de Políticas

diferenciales en favor de Niños, Niñas y Adolescentes, la Directora Regional que el referente de SNBF

orienta y asesora a los centros zonales, pero es el responsable de la gestión con los municipios.

Los resultados con corte a febrero son los siguientes:

PROCESO ESTADO RESULTADO Numerador Denominador

Quejas y Reclamos Crítico 29% 5 17

Seguimiento Post adopción Adecuado 92% 61 66

Definición juridica En Riesgo 81% 56 69

Reingreso al proceso de

restablecimiento de derechos Optimo 0% 0 30

Jovenes con proyecto de vida Crítico 33% 16 48

Programa PAE Optimo 95% 32218 33775

Primera infancia sin el componente de

educación inicial Optimo 89% 826 926

Atención integral a la primera infancia Optimo 97% 5708 5876

Análisis indicadores en estado crítico y riesgo realizado por los centros zonales y asistencia técnica:

Quejas y Reclamos: El aplicativo SIM está presentando inconvenientes en los reportes y en los rangos de

evaluación de tiempos. Los datos que arroja el indicador no son datos confiables ya que no son acordes al

seguimiento de la Regional, por lo cual no se podría realizar una medición real del indicador en el periodo

de corte. Por parte de los responsables de servicio y atención de regional y centros zonales se viene

realizando seguimiento de inconsistencias de acuerdo al instructivo dispuesto por la dirección de servicio y

atención. Se han emitido correos a la Dirección de Servicio y Atención.

Jóvenes con Proyecto de Vida: Los datos del indicador corresponden a la vigencia anterior, reportaba desde

los nueve años de edad y sin SRP. No se presenta posible solución en el análisis por parte del nivel

nacional.

La coordinadora de Cz Yopal pide asesoría en el tema de proyecto de vida por parte del grupo asistencia

técnica, la coordinadora de asistencia técnica responde que se ha enviado las inconsistencias identificadas

en el registro SIM, este correo se reenviará el 19 de abril.

Definición Jurídica: El Indicador se encuentra en RIESGO, por sub-registro en la información, por falta de

compromiso institucional y apatía a la cultura de registro oportuno de actuaciones en SIM, por parte de

Defensores de Familia, por tanto es necesario, revisar si no se presenta perdida de competencia. Posible

solución: Efectuar evaluación de desempeño, fijando un mayor porcentaje al ingreso de actuaciones en el

SIM.

Actividades de indicadores realizadas 85 y vencidas 3.

Vencidas por indicador:

Niños y Niñas con atención integral a la primera infancia. Actividad: contratación de Adelantar la




contratación de cupos de atención no programados en las vigencias futuras 2013-2014. La coordinadora de

asistencia técnica manifiesta que se encuentra en proceso que los recursos se recibieron en el mes de marzo.

La coordinadora Jurídica manifiesta que recibió solicitud de adición para el CZ Villanueva pero que no se

ha realizado porque es el mismo operador que presentó la situación de pérdida de dinero. La coordinadora

de CZ Paz de Ariporo informa que hoy el equipo del CZ realizará visita de la infraestructura para la

prestación del servicio.

Niños y niñas atendidos en Hogares ICBF que brindan atención, cuidado y nutrición sin el

componente de educación inicial. Actividad: Adelantar la contratación de los cupos de atención para la

vigencia 2, la causa fue que el operador de la vigencia anterior no acepto esta contratación sin previo aviso,

se celebró contrato en el mes de marzo.

Niños, niñas y adolescentes atendidos con el programa PAE: Contratar la operación del PAE, Está

pendiente Contratación de 287 Cupos Comunidad Indígena del municipio de Orocue y 113 cupos

Resguardo Chaparral Barronegro municipio Sacama, porque la comunidad indígena no acepta la

contratación del programa a pesar de las gestiones realizadas por los centros zonales y la regional.

La coordinadora de planeación y sistemas comenta que en el encuentro EPICO realizado la semana anterior

se estableció el compromiso de la subdirección de Monitoreo y Evaluación de revisión de hojas de vida de

indicadores con un equipo de tres regionales.

3. Acciones de mejora. La profesional de EPICO presenta estado de acciones de mejora a 17 de abril

de 2013.

SNC: 1 abierto. Causa: Falta de respuesta por parte del Nivel Nacional, sin embargo se emitió correos a las

profesionales Cristina Hincapié de Gestión de Nutrición y Sandra García Martínez de la Subdirección de

Mejoramiento Organizacional para gestionar nuevamente la respuesta ya que el Servicio No Conforme fue

reformulado. El 17 de abril se generó uno por parte del CZ Yopal.

AC: Entre Marzo y Abril de 2013, se han cerrado SEIS (6) AC.

MACROPROCESO/PROCESO – 2012 - 2013 AC CERRADAS AC ABIERTAS AC VENCIDAS TOTAL SIN RESPUESTA FUENTE

MEJORAMIENTO CONTINUO 0 1 0 1 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÒN ADMINISTRATIVA 0 1 5 6 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÒN ATENCIÒ PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

0 0 4 4 0 AUDITORIA SIGE

ADOPCIONES 0 2 1 3 0

AUDITORIA SIGE –INCUMPLIMIENTO DE REQUISIITOS LEGALES REGLAMENTARIOS

GESTIÒN PROMOCIÒN Y PREVENCIÒN DE LA NIÑEZ Y ADOLESCENCIA

0 0 1 1 0 AUDITORIA SIGE

RESTABELCIMIENTO DE DERECHOS 1 0 4 5 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÒN HUMANA 2 0 4 6 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÒN TECNOLOGICA 5 3 0 8 0 AUDITORIA SIGE

EVALUACIÒN Y MONITOREO 0 0 2 2 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÒN CONTRATACIÒN 0 1 1 2 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÒN JURIDICA 0 0 1 1 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÒN FINANCIERA 0 1 0 1 0 AUDITORIA SIGE

GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

0 0 1 1 0Auditorias de Calidad y/o Ambiental Externa

TOTAL 8 9 24 41 0

Causas por la cuales no se han podido cerrar las acciones: Falta de oportunidad en la respuesta y en el




seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos el cargue de las evidencias no ha permitido un

eficaz cierre para las AC. Falta de Compromiso e interés con el proceso por parte de Colaboradores. Se dio

la respuesta porque entre febrero y marzo a las acciones pero como esta tarea estaba atrasada las actividades

de los tratamientos están después de la fecha prevista de cierre. La solución es agilizar los tratamientos para

solucionar los hallazgos y dar cierre.

AP. 1 vencida proceso de gestión humana. Entre Marzo y Abril de 2013, se han cerrado 2 AP.

NCS: Entre Marzo y Abril de 2013, se han cerrado Siete (7) NCS.

MACROPROCESO/PROCESO - 2012 NCS ABIERTAS TOTAL NCS SIN RESPUESTA A 17 – 04 - 13 ASIGNADO

MEJORAMIENTO CONTINUO 2 2 0SMO – DENIS YANETH ARDILA

GALAN

GESTIÒN PARA LA PROTECCIÒN 6 6 1DEFENSOR OSCAR SANTIAGO

CALIXTO CZ YOPAL

GESTIÒN PARA LA NUTRICIÒN 1 1 1DENIS YANTEH ARDILA GALAN

GESTIÒN SERVICIO Y ATENCIÒN 1 1 0DEFENSORA DE FAMILIA BLANCA

DILMA GARZON

ASEGURAMIENTO ESTANDARES 1 1 0 MARIA DEL PILAR CARO VEGA

ABASTECIMIENTO 2 2 0SANDRA MILENA GONZLAEZ

CARDENAS – LAURA DEL PILAR HERNANDEZ ESPINOSA

EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTIÓN

1 1 1SANDARA MILENA GONZALEZ

CARDENAS

GESTIÒN ADMINISTRATIVA 6 6 0NATALIE ROJAS – MARIA CARO –ELSY MAGALY SILVA - DIRECCIÒN

GESTIÒN FINANCIERA 1 1 0 DENIS YANETH ARDILA GALAN

GESTIÒN HUMANA 1 1 0 MARIA DEL PILAR CARO VEGA

TOTAL 22 22 3 -

Causas:

La falta de oportunidad en el seguimiento por parte de los responsables de Macroprocesos en la repuesta y

el cargue de las evidencias no ha permitido un eficaz cierre para los NCS. Se requiere participación de los

coordinadores de grupo y CZ.

Falta de seguimiento al estado de las NC por parte de los responsables de los Procesos y promotores EPICO

y falta de práctica en el manejo de la herramienta ISOLUCION. Se realizó capacitación en el mes de abril

en procedimientos AC, AP, SNC- NCS e ISOLUCION, asistieron los promotores EPICO de CZ Villanueva

y Paz de Ariporo, asistencia técnica y parcialmente jurídica; se va a convocar nuevamente para quienes no

lograron asistir, se requiere el apoyo d elos coordinadores, la intensión es que los promotores apoyen,

orienten en sus grupos y CZ la generación, respuesta y cierre de las acciones, sin olvidar que la

responsabilidad es de todos.

Alta carga laboral por parte de los Coordinadores para realizar seguimiento.

La coordinadora de CZ Yopal dejo un compromiso con su equipo de trabajo que al 15 de abril se debía

tener respuesta a las acciones de mejora pero los defensores dicen que requieren acompañamiento del

promotor épico de CZ Yopal. Por cambio de promotor épico se tiene programado capacitación el 19 de abril

de 2012 dado que no pudo asistir a la actividad convocada por planeación para todos los promotores

EPICO.




4. Intervención Dirección Administrativa - Necesidades identificadas en la regional para

solicitar a la dirección administrativa. Se presenta y comparte su número de celular 3202605273.

La directora regional comenta que en la regional Nariño tienen un hallazgo de Contraloría por falta de

seguimiento a los recursos de cofinanciación, esto lo trae para que se tome en cuenta para los casos de

contratos de comodato. La directora de la Dirección Administrativa asesora el comodato , es un contrato de

préstamo de uso, firmado por la Secretaria General o por delegación del Director General a los Directores

Regionales, para que se perfeccione debe haber acta de entrega, los servicios públicos, vigilancia y seguro

es deber de comodatario.

La coordinadora de CZ Yopal realiza la siguiente consulta a la Directora Administrativa: Hay un convenio

con la Alcaldía de Aguazul de cofinanciación para mantenimiento de la infraestructura donde funcionaba un

HCB, pero ahora funciona CDI, qué se debe hacer con este convenio?, porque la alcaldía dice que ya no

está vigente porque ya no funciona HCB. La respuesta de la Directora es que se debe liquidar el convenio.

La directora regional comenta el caso de dos municipios que han manifestado hacer entrega en comodato de

infraestructuras para el funcionamiento de programas de primera infancia. La directora Administrativa dice

que se debe hacer comité de bienes regional donde se analice y si se acepta se envía a la Dirección de

Primera Infancia para analizar la conveniencia y corresponsabilidad.

Bienes: Esta regional tiene dos bienes inmuebles, sede CZ Yopal- Regional y hogar infantil

esteritos, se está adelantando un proceso para un tercero realice el avalúo, la guía de gestión de bienes dice

que cada 2 años se debe actualizar, la coordinadora administrativa menciona en la regional no se hace desde

el 2004, es un hallazgo de Contraloría, la regional ha solicitado a Agustín Codazzi pero no ha recibido

respuesta. En el nivel nacional siempre se ha tenido un contrato con un tercero para hacer los avalúos, más o

menos en 1 mes y medio se tendrá este contrato, la regional debe enviar la solicitud.

Todos los bienes tienen que estar asegurados, la granja Manare no lo está. Estos son bienes flotantes, no

están legalizados porque en el proceso de seguros solo se tomaba los bienes que estaban en propiedad del

instituto, no incluía los que estaban en comodato o sin legalizar, actualmente se están incluyendo los bienes

representativos pendientes por legalizar cuenta 1615 y pendientes por liquidar convenios; los entregados en

comodato no están asegurados.

La coordinadora administrativa manifiesta que uno de los problemas que ha tenido es la legalización de la

cámara gesell.

Sobre los bienes muebles, el nivel nacional va a celebrar un contrato con un tercero para tasar los precios de

los inservibles. Para la entrega de un bien en comodato se debe autorizara en comité regional y nacional. La

Directora Regional, se tienen unas motos en los centros zonales pero no hay personal que tenga estas

funciones asignadas, estos vehículos no tienen vigente la revisión técnico-mecánica; con respecto a este

tema la directora Administrativa dice que el ICBF tiene un contrato con un corredor; también recomienda

que se haga consulta con la Dirección de Gestión Humana sobre las funciones de uso de la motocicleta

como herramienta de trabajo; la Directora Regional manifiesta que para la regional lo mejor es devolverlas

al nivel nacional.

Se pregunta cómo se hace la actualización de los bienes muebles? El avalúo lo tiene que hacer un

evaluador, estos bienes se van depreciando, se hace amortización cuando son entregados en comodato.

Infraestructura, se realiza la siguiente consulta: en contrato de arrendamiento quien asume los

gastos de arreglos, como goteras, entre otros? La directora Administrativa responde que es responsable el




arrendador.

Se justifica la necesidad de un inmueble para la regional, por cumplimiento de procesos, hacinamiento, la

Directora Administrativa dice que se revise y se envíe propuesta. Ya se consultó con la Alcaldía y la

Gobernación sobre la posibilidad de donación o entrega de un lote o un inmueble y la respuesta fue

negativa. La coordinadora de CZ Yopal, pregunta en el evento que la regional se traslade es viable romper

el drywall para ampliar las oficinas? Y encerrar es espacio de cafetería para convertirlo en bodega de

alimentos?, teniendo en cuenta que la bodega actual está fuera del CZ, la respuesta de la Directora

Administrativa es que si el inmueble tiene garantía no se puede y si ya no tiene garantía se puede mientras

lo avale el coordinador de Infraestructura. Con base en esta respuesta se pregunta por si CZ con calidad

aprueba estos cambios? y la respuesta es nada tiene limitantes mientras se mejore la prestación del servicio.

La regional debe buscar un bien para comprar o para arrendar, que no sea de tres pisos a menos que tenga

ascensor para el acceso de las personas con situación de discapacidad.

Necesidades CZ Villanueva, división de oficinas de nutricionistas, de servicio y atención, aislamiento del

ruido, no descargo de los pagos de servicio telefónico y sin servicio de agua y elevado costo en la factura,

se han realizado revisiones pero no se ha identificado el problema del servicio de agua. La directora

Administrativa sobre el tema de los servicios públicos es responsabilidad del arrendador, para esto son las

multas, se debe revisar cómo se estableció el contrato, se debe levantar acta de las reuniones que se realicen

con los arrendadores, el supervisor y jurídica deben exigir el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

Para obras menores se puede contratar y justificar a la sede los recursos.

La directora regional informa que el lugar donde funciona CESPA, no es un sitio conveniente, se pueden

hacer módulos?, no tiene acondicionado?, la alcaldía no cumple puntualmente con el pago de los servicios

públicos y arrendamiento. En CAIVAS no hay aire acondicionado. Respuesta: sobre aires acondicionados

se está adelantando a nivel nacional un proceso de subasta inversa, la regional puede actualizar sus

necesidades y reportarlas a la sede. Se debe revisar el convenio.

En CZ Yopal hay necesidades de cortinas o persianas, la directora Administrativa dice que está pendiente

por el nivel nacional adelantar este trámite.

Se realiza desplazamiento a CESPA Y C.A.E, GRANJA MANARE

CESPA: se le presenta a la Directora Administrativa la necesidad de realizar división entre las oficinas de

los profesionales y los dormitorios de los adolescentes, así como también dar apertura de ingreso de los

adolescentes por otra área que no sea por las mismas oficinas de los profesionales y aire acondicionado por

cuanto el área es muy caloroso. Ante estas necesidades la Directora Administrativa propone que la división

de las oficinas de los dormitorios se adelante con paredes en drywall, lo cual se debe estudiar la posibilidad

de adelantarlo con el contrato de mantenimiento; para que el ingreso de los adolescentes no sea por las

oficinas, ella ve como alternativa más viable la de acondicionar la entrada que hay por el lado del área de

lavado, lo que requiere de cortar las rejas existentes y acondicionarlas de manera tal que se pueda dar la

entrada por esta área y de esta manera se llega directo a las habitaciones; para solucionar los problemas de

calentamiento de la oficina, propone hacer la solicitud de 2 aires acondicionados mini Split, para que de

esta manera también pueda beneficiar al área de los dormitorios.




C.A.E, GRANJA MANARE: Para este centro la Directora Administrativa informa que se está adelantando

un convenio con FONADE para la ampliación de 30 cupos más, que para ello se requiere del poder de la

Gobernación que se ha venido adelantando desde la Sede Nacional, durante el recorrido se evidencia que

hay servicio de vigilancia a lo cual la Directora expone que se debe revisar bien el tema por cuanto el ICBF

no debe estar costeando este servicio, ya que es un deber del operador y no del Instituto, se le solicita a la

Coordinadora Administrativa revisar bien el tema, pues si fue por un compromiso adquirido como solicitud

de la contraloría si lo podemos financiar, de lo contrario se debe suspender. Se dio a conocer por parte del

Padre Henry – Representante legal del operador Terciarios Capuccinos, la problemática que se tiene con el

pozo séptico, ya que presenta malos olores y en ocasiones se han presentado alergias en los adolescentes

recluidos, a lo que la Directora Administrativa responde que dentro del proyecto a desarrollarse en la

ampliación de los 30 cupos se tiene contemplado la construcción de un nuevo sistema de aguas residuales.

Gestión documental, la directora Administrativa informa que se está adelantando un proyecto por

un profesional de su equipo que se ganó un premio por política cero papel, se hizo un estudio de mercadeo

73 mil millones de pesos, se va a adquirir un software de correspondencia donde todo se a digitalizar y

organizar virtualmente, todos estaremos interconectados para solucionar el tema de trazabilidad. Se aprobó

en comité de bienes nacional compra de bodega para archivo inactivo, donde se paga arriendo en las

regionales se va a trasladar a Bogotá, se elimina lo que se puede, lo demás se custodia y se digitaliza. La

regional solicita personal para organizar el archivo antes de enviar a Bogotá, la Directora Administrativa se

compromete a enviar. La regional debe tener en correspondencia en cada CZ y regional: puntos de red, 1

computador, espacio para personal exclusivo para correspondencia. Se está negociando arrendamiento de

escáner para Ley de Victimas, se van a ubicar en correspondencia. Se solicita un escáner adicional para el

CZ Yopal, la directora administrativa aprueba la petición. Se hace énfasis en ninguna oficina de defensoría

deben haber expedientes.

La Directora Regional indica que la correspondencia de la regional y CZ Yopal se debe dividir, la regional

trabaja con relojes y los CZ con fechador. Y hace un llamado de atención porque esta decisión ya se había

tomado en un comité anterior y no ha cumplido.

Vigilancia. La directora Administrativa informa que no se ha decidido si van a casar un nuevo

proceso nacional o si se va adicionar el contrato vigente, está pendiente reunión con el Director de

Contratación.

Aseo. Hay contrato hasta noviembre de 2013. Lo asignado para la regional no suple las

necesidades, la Directora Administrativa recomienda escribir a la coordinadora de Planeación Amparo

Cardenas.

Transporte. Se hizo un estudio a nivel nacional hay déficit de 11 mil millones de pesos, los

Directores de Protección y Primera Infancia van a dar recursos, se harán los traslados a las regionales.




5. PAE

Se hacen presente asesora del nivel nacional, operadores, interventoría. Se analiza la situación de cada uno

de los contratos:

Contrato 202. Caño mochuelo. No se ha recibido cuentas por parte del operador, ni reunión entre operador.

Asesora de la sede pregunta al operador si tiene capacidad para funcionar sin que les pague?, responden que

si por el anticipo. Se lleva dos meses de atraso, pueden contar con alguna información, como en este

momento hay dificultad con SIMAT, operador pase los listados de los niños que están atendiendo mientras

se normaliza el ingreso al SIMAT, se harían pagos parciales de febrero y marzo. La interventoría está

enterada que se harán pagos parciales para solucionar la contingencia.

Pregunta de CZ Paz, solo se paga lo que cruza con SIMAT?, respuesta, se paga los que tengan en planilla,

pagos parciales con un máximo de dos parciales al mes. La secretaria de educación debe informar cuando se

normaliza SIMAT, a nivel nacional indicaron que a marzo estaría, pero la regional debe realiza contacto

con secretaria de educación regional y municipal para saber cuándo se normaliza SIMAT.

El valor de la factura que presenta el operador debe corresponder el número de cupos que se atendieron. En

compra local no hay problema, no deben presentar soportes porque es convenio y no se oferto compra local.

El anticipo, se amortiza cupo atendido. En el proceso de legalización de cuentas lo va hacer la interventoría,

ellos hacen una certificación de pagos que se pasa a la directora regional.

Se pregunta a la asesora, cuánto se amortiza mes a mes con la legalización de cuentas?. Se hace durante los

primeros tres meses de la ejecución del contrato no limita porcentajes, los porcentajes es autónomo de

negociarse con la interventoría y el operador, se amortiza con valor facturado. De acuerdo al contrato los

desembolsos posteriores al anticipo se pueden realizar trimestralmente.

CONTRATO 211- 214. Inicio 28 de enero, interventoría recibo cuentas del mes de enero y del mes de

febrero, la interventoría tiene plazo para hacer el proceso de legalización de cuentas el 25 de abril, durante

esta semana pueden solicitar subsanar los documentos.

CONTRATO 210. El operador ya tiene listo los documentos pero la interventoría estaba a la espera de esta

reunión para conocer los cambios.

La asesora del nivel nacional presenta los cambios en la legalización de cuentas.

El operador presenta informe financiero y técnico de forma conjunta, solo se presenta documentos de

legalización de cuentas que se encuentra a interventoría e informe de gestión que se entrega al supervisor

como insumo para comité técnico operativo.

Informe mensual de ingresos y gastos, queda abolido, porque este formato no aporta información muy

exacta para los recursos de ICBF no aplica 80- 20%, ICBF hace un aporte integral, esto solo aplica para

recursos de SGP. El manual de legalización hasta abril de 2012 pedía que se presentara facturas de acuerdo

a este informe ya no se presentan facturas que soportan este gasto. Solo se presentan facturas para compras

locales y la cuenta de cobro. No es necesario soportar las pólizas.

Proveedores, continua vigente paz y salvo, un informe por parte del revisor fiscal o representante legal que

dice que está a paz y salvo con todos los proveedores. ICBF no tiene injerencia entre el operador ye el

proveedor de este.

Formato de cobertura atendida, solo va ser uno en el que se resume todas las instituciones educativas que

tiene el operador, va firmado por el operador. El respaldo con las planillas de asistencia diario que lleva

firma del coordinador y/o director de la institución educativa, cada planilla debe estar firmada. Los

operadores manifiestan que se presenta dificultad con los coordinadores y/o directores para la firma de las

planillas.

Se hace claridad que la atención no puede ser superior a los cupos contratados, puede ser inferior porque de

acuerdo a las planillas algunos niños no asistan, desde marzo y lo que le haga falta por legalizar con planilla




de asistencia diaria, lo que no se haya entregado a la interventoría lo cubre este nuevo procedimiento.

Certificación de compras locales, cambio el formato con relación del año anterior.

En enero de 2013 salió resolución que se publico en marzo 1363 de 2013 manual de legalización de

cuentas. Pero se encuentra en proceso de derogación las nueva propuesta establece los siguientes soportes

para legalización y certificación de pagos:

Contratos de aporte: certificación de cobertura atendida expedida por el representante legal de la entidad

contratista; registro control diario de NNA firmado por el operador y coordinación de la institución

educativa; certificado de cumplimiento de pago oportuno a proveedores expedida por el representante legal

y/o revisor fiscal del operador; factura de venta o cuenta de cobro que cumpla con los requisitos de la

DIAN; soportes de pago a asociaciones de padres de familia según el formato establecido por el ICBF;

planilla de pago de retención en la fuente correspondiente al formato establecido por la DIAN firmado por

el representante legal de la entidad contratista y constancia de pago en la entidad bancaria, solo si aplica.

Contratos o convenios con comunidades étnicas: registro de control diario de asistencia de NNA firmado

por el operador y coordinación de la institución educativa; certificado de cumplimiento de pago oportuno a

proveedores expedida por el representante legal y/o revisor fiscal del operador; factura de venta o cuenta de

cobro que cumpla con los requisitos de la DIAN; planilla de pago de retención en la fuente correspondiente

al formato establecido por la DIAN firmado por el representante legal de la entidad contratista y constancia

de pago en la entidad bancaria, solo si aplica.

6. Metas sociales y financieras. No se alcanzó a tratar este tema se tratará en un próximo comité.

7. Liquidación de contratos. No se alcanzó a tratar este tema se tratará en un próximo comité.

8. Reubicación y traslados. No se alcanzó a tratar este tema se tratará en un próximo comité.

9. Varios:

Se presenta caso de presunto abuso sexual en el municipio de aguazul por parte de la coordinadora

jurídica, la coordinadora de CZ Yopal realizó gestión verificando información con la emisora violeta

estéreo y con la comisaria de familia, el comisario del municipio de Aguazul que este caso ya está siendo

atendido.

La coordinadora de centro zonal Yopal solicita asistencia técnica en hogar de paso, los centros

zonales manifiestan que no reciben asistencia técnica por parte de la regional.

La directora informa que ayer estuvo en proceso de entrega de certificaciones ambiental y siso y

renovación de calidad, el compromiso continuar con el cumplimiento. Reconocimiento al grupo

administrativo y planeación por el cumplimiento.

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Reportar número de extensiones que se

requieren en la regional y centros zonales

Coordinadora Planeación y

sistemas 19/04/2013

Estudiar contrato de aporte tripartita

(ICBF, Alcaldía y Caja de compensación

familiar) del inmueble donde opera CDI del

municipio de Yopal. Y hacer consulta a la

Dirección de Contratación sobre contrato

de aporte sobre liquidación de dicho

contrato.

Coordinadora jurídica-

administrativa y Cz Yopal 23/04/2013




Solicitar a la alcaldía de Yopal copia del

convenio con la caja de compensación

familiar del inmueble del CDI la Saranda

Coordinadora Cz Yopal 23/04/2013

Verificar cumplimiento de obligaciones del

convenio los inmuebles del CDI Ana

Cecilia Suarez.

Coordinadora Cz Yopal 23/04/2013

Presentar en el próximo comité ampliado

avances del plan de asistencia técnica de

todos los procesos

Coordinadores de grupo 17/05/2013

Enviar a planeación y sistemas análisis

sobre cómo visualiza a la regional, qué

dificultades han evidenciado?, posibles

causas y posibles soluciones, para toma de

decisiones en el próximo comité ampliado.

Coordinadores de grupo y

CZ 10/05/2013

Verificar reingresos a protección con las

planillas de hogares sustitutos Coordinadora de CZ Yopal 24/04/2013

Brindar asistencia técnica al CZ Yopal

sobre registro en SIM de reingresos

Coordinadora de Asistencia

Técnica 3/05/2013

Solicitar a mis; corrección de NCS proceso

que afecta de gestión para la nutrición a

cargo de Denis Ardila. Cambios aún no se

han realizado a responsables de acciones y

solicitar a mis. Cambio de responsables en

los casos de personas que ya no están

vinculadas o cambiaron de dependencia de

acuerdo a la indicación de los

coordinadores

Profesional de EPICO 30/04/2013

Hacer memorando dirigido a la Dirección

de Primera Infancia con copia a la

coordinadora Administrativa solicitando

concepto sobre entrega de inmuebles en

comodato para atención a primera infancia.

Coordinadora Asistencia

Técnica y Administrativa 22/04/2013

Hacer memorando al nivel nacional

reportando inconsistencias de los reportes

SIM del indicador quejas y reclamos


Técnica 19/04/2013

Realizar acompañamiento en seguimiento

SIM en comité consultivo en los 3 CZ


Técnica 30/05/2013

Realizar consulta con Javier Bernal

Amezquita sobre el plan de acción con las

motos porque se han subastado dos veces

Coordinadora administrativa 19/04/2013

Realizar consulta a la dirección de

contratación para solucionar la dificultad

de la legalización de la cámara gesell


Hacer consulta por escrito sobre si la granja

manare está asegurada Coordinadora administrativa 15/05/2013

Revisar inventarios y costos de los

inmuebles en contabilidad y enviar informe

al grupo administrativo

Coordinadora financiera 17/05/2013




Actualizar reporte de necesidades de aires

acondicionados a Infraestructura (incluir 2

aires acondicionados mini Split CESPA)

(Jorge Eliecer Ramirez – Gabriel Erazo)


Consultar a Infraestructura (Gabriel Erazo)

si aún está vigente la garantía del CZ Yopal Coordinadora administrativa 15/05/2013

Requerir al contratista de aseo exámenes de

manipulación de alimentos Coordinadora administrativa 25/04/2013

Sustentar ante la Dirección de Protección

contratación de una persona responsable de

Ley de Victimas, dado que el criterio fue

número de unidades móviles y de apoyo,

pero en Casanare este no debe ser el

criterio.


Técnica Por definir

Gestionar a la Dirección de Humana

personal para correspondencia Coordinadora administrativa 15/05/2013

Justificar las necesidades no satisfechas de

aseo a la coordinadora de Planeación

Amparo Cardenas Coordinadora administrativa 15/05/2013

Informar a Mónica Castro y Amparo

Cardenas los costos de transporte de la

Regional


Enviar concepto al grupo jurídico para

cambio de supervisión de profesional SISO

al grupo administrativo


CESPA: Estudiar la posibilidad de

adelantar con el contrato de mantenimiento

división de las oficinas de los dormitorios

con paredes en drywall, acondicionar la

entrada por el área de lavado lo que

requiere de cortar las rejas existentes y

acondicionarlas.


Revisar si la vigilancia en CAE- Granja

Manare es un compromiso adquirido como

solicitud de la contraloría para continuar

financiando, de lo contrario se debe

suspender el pago de este servicio por parte

de ICBF.


Gestión Administrativa - Instituto Colombiano de ... · ACTA DE REUNION COMITE definitivos, la...

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