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Código: 00.10.57 .09 - No 5, año 2009

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GESTIÓN más transparente

Desde ese momento se desarrollaron múlti-ples actividades orientadas por las Oficinas Asesoras de Planeación y de Comunicaciones y se evidenció el compromiso de los procesos involucrados como Seguimiento y Evaluación, Talento Humano, Gestión Contractual, Comu-nicación Estratégica y Gestión de la Calidad.

Pues bien, por estos días en que la prensa na-cional ha calificado de preocupante la situa-ción de alto riesgo de corrupción en las en-tidades del Estado, hay una excelente noticia para alegría de sus funcionarios: el ICA ocupó el cuarto lugar entre los mejores puntajes que la ubican en riesgo bajo de corrupción y en uno de los mejores índices de transparencia.

Según la Corporación Transparencia por Co-lombia, del total de 158 entidades evaluadas sólo cuatro entidades públicas nacionales, en-tre ellas el ICA, tienen mejores puntajes en la edición 2007-2008 y se ubican en el rango de riesgo bajo de corrupción que va de 100 hasta 89.5 puntos.

En el proyecto estratégico 6.1, este gran logro se había definido como meta para el año 2012, lo que quiere decir que se cumplió el objetivo tres años antes de lo previsto.

La calificación obtenida por el ICA para el perio-do 2007-2008 es de 89,5 sobre 100; 2,4 puntos menos que el Banco de la República, entidad

En el marco del Plan Estratégico 2008 - 2012 del ICA, se definió como Área Clave la Transparencia y se formuló el proyecto estratégico 6.1 “Implementar una política institucional de transparencia que posicione al ICA entre las 10 entidades públicas

más transparentes del país”.

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Los buenos resultados obtenidos exigen mayor responsabilidad con el país y el compromiso es trabajar en establecer procesos técnicos y admi-nistrativos más claros, racionales y transparentes. Al haber cumplido la meta programada para el 2012, el desafío en los próximos años es man-tener esta excelente posición, asumiendo todos los retos que implica generar transparencia y transmitirla a los usuarios, clientes y funciona-rios.

Este reconocimiento, sumado a la Certifica-ción al Sistema de Gestión de la Calidad, son los primeros pasos para mejorar en todos los aspectos que la entidad se proponga, con dedicación y compromiso.

Finalmente, exhortamos a todos los funcionarios a mantener este logro y a continuar trabajando con transparencia y entusiasmo en búsqueda de la Excelencia diaria de la gestión institucional.

ÍNDICE DE TRANSPARENCIA ICA 89,50

1. FACTOR VISIBILIDAD 97,35 1.1 Publicidad en el sitio web y entrega oportuna de información 100,00 1.2 Trámites 100,00 1.3 Sistema de quejas y reclamos 100,00 1.4 Publicidad en la contratación 100,00 1.5 Audiencia pública de rendición de cuentas 87,912. FACTOR SANCIÓN 92,50 2.1Fallosderesponsabilidadfiscal 80,50 2.2 Fallos de responsabilidad disciplinaria 95,80 2.3 Gestión de control interno disciplinario 100,003. FACTOR INSTITUCIONALIDAD 81,70 3.1 Gestión de la contratación 100,00 3.2 Gestión del recurso humano 79,40 3.3 Selección por mérito NA 3.4 Evaluación y capacitación de funcionarios 99,39 3.5Desempeñocontable,financieroydegestión 56,05 3.6 Avances en control interno 56,30

que ocupó el primer lugar. La calificación previa a esta, 2005-2006, fue de 73,2 sobre 100, obte-niendo el puesto 106 en el escalafón nacional, entre 158 entidades.

CALIDAD certificada

L as certificaciones ISO9001 y NTCGP1000, otor-gadas por ICONTEC al Sistema de Gestión de

la Calidad del ICA, son resultado de la participación de todas las dependencias en el diseño o ajuste de los elementos de planificación, operación, verifica-ción y mejora, que en su conjunto son el Sistema y el mejor camino para brindarle a los ciudadanos

los productos y servicios que realmente necesitan, usando eficientemente los recursos y generando impacto socioeconómico significativo. Ya concluidas unas fases del proyecto y obte-nidos los reconocimientos, el trabajo no puede detenerse allí, y el reto al que ahora se enfrenta

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el ICA es el sostenimiento del Sistema de Gestión y su consolidación como cimiento para la integra-ción de otros Sistemas complementarios, como el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001, Mode-lo Estándar de Control Interno MECI, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001, Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración NTC-ISO/IEC 17025 y otros Sistemas que activarán ciclos de mejoramiento continuo de temas críticos para la gestión, además de llevar a la Entidad al cumpli-miento de estándares mundialmente reconocidos.

Las certificaciones a los Sistemas de Gestión de la Ca-lidad tienen tres años de vigencia, que pueden pro-rrogarse a voluntad de las partes siempre y cuando la organización mantenga su Sistema de Gestión confor-me con los requisitos, situación que es verificada por el certificador anualmente a partir de la fecha de la auditoría de otorgamiento, mediante mínimo dos au-ditorías de seguimiento y una auditoría de renovación.

Asumir responsablemente el sostenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad certificado, signi-fica que todos los colaboradores, funcionarios, con-tratistas, pasantes y partes interesadas, deben man-tener fuertes compromisos con el mejoramiento continuo, con la modernización institucional y con la prestación de servicios coherentes con las nece-sidades de los clientes, con calidad y oportunidad.

IQNet es el organismo acreditador en Ca-lidad más importante del planeta y esta certificación significa que el certificado ISO 9001 otorgado por ICONTEC tiene re-conocimiento en el contexto mundial.

Esta certificación significa que ICONTEC evaluó una muestra representativa del ICA y aprobó el grado de cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO9001.

Esta certificación significa que ICONTEC evaluó una muestra representativa del ICA y aprobó el grado de cumplimiento de los requisitos de la Norma NTCGP1000.

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¿Dónde está la CALIDAD?Un Sistema de Gestión de la Calidad funciona

cuando la organización y los colaboradores cumplen con los requisitos de sus clientes, los requisitos legales y los requisitos adicionales que se autoimpone la organización para su adecua-da planificación, operación y control.

Los requisitos de los clientes se satisfacen me-diante algunas características de los produc-tos y servicios que ofrece la organización. Por ejemplo, el tiempo de entrega oportuna de los resultados de laboratorio, el cumplimiento del horario de atención en una oficina local, el for-mato en papel de seguridad de un permiso para exportación de productos, la confiabilidad del cliente en el buen uso de la información confi-dencial que suministra, etc.

Los requisitos legales se satisfacen mediante el cabal cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reso-luciones, Conpes, Contratos, Convenios, Acuer-dos y otros documentos de carácter legal que en-marquen la misión y administración institucional.

Los requisitos adicionales que se autoimpone la organización, se satisfacen básicamente de dos formas:

Primero, mediante la formulación, ejecución y control de los elementos de planificación, a tra-vés de los cuales la Alta Dirección comunica a sus colaboradores hacia dónde deben orientar sus acciones, cuáles son las metas estratégicas, qué actividades y tareas deben ejecutar para lograrlas, cuándo las deben ejecutar y cuántas veces.

El ICA cuenta con diversos elementos de pla-nificación, como: Plan estratégico, proyectos, cronogramas, acuerdos de gestión, contratos, convenios, concertación de objetivos, planes de compras, planes de capacitación, asignación presupuestal, política y objetivos de calidad, etc.

Y segundo, mediante el establecimiento y uso de los elementos de operación, a través de los cuales la Alta Dirección comunica a sus colabo-radores cómo opera la organización y cuáles son las mejores prácticas estandarizadas para llevar a cabo las actividades y tareas, encomendadas a través de los elementos de planificación ante-riormente mencionados.

El ICA, además, cuenta con diversos elementos de operación, que se diferencian en el nivel de detalle en que presentan la manera como funciona la organización, estos son: Mapa de procesos, caracterizaciones de procesos, pro-cedimientos documentados, métodos analíti-cos o de ensayo, instructivos, registros de ac-tividades desempeñadas con el cumplimiento de requisitos, etc.

Si la Calidad es directamente proporcional al cumplimiento de los requisitos mencionados, re-sulta de suma importancia que las organizacio-nes cuenten con adecuados elementos de verifi-cación, que garanticen la detección oportuna de los incumplimientos también llamados No Con-formidades.

Atendiendo lo dispuesto en las Normas ISO9001 y NTCGP1000, el ICA cuenta con los siguientes elementos de verificación: Auditorías internas y externas, control al producto no conforme, atención de quejas, encuestas de satisfacción del cliente, seguimiento y evaluación de proce-sos y mapa de riesgos operativos.

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Cuando la organización a tra-vés de los elementos de verifi-cación detecta incumplimiento de requisitos, los responsables de los procesos deben actuar usando los elementos de ac-ción para mejorar: correccio-nes, acciones correctivas y ac-ciones preventivas.

El ICA además cuenta con un procedimiento documentado llamado “Implementación de Acciones de Mejora” Códi-go: GMC-GC-P-005, disponi-ble en el DocManager y cuyo objetivo es el tratamiento de las “No Conformidades” de-tectadas, mediante la imple-mentación de acciones correc-tivas y preventivas que eliminen sus causas.

La implementación de acciones de mejora re-quiere la participación y seguimiento directo de los Subgerentes, Jefes de Oficinas Asesoras, Ge-rentes Seccionales, Directores Técnicos y Coor-dinadores de Grupos, quienes deben formular correcciones, acciones correctivas o preventivas ante los incumplimientos detectados en las au-

ditorías, indicadores de gestión en rojo, riesgos operativos identificados, detecciones de pro-ductos No Conformes, quejas y resultados des-favorables de las encuestas de satisfacción de los clientes. El compromiso y participación directa de los altos funcionarios genera cultura de calidad y no per-mite que la mejora continua pierda importancia en la entidad.

INDICADORES de gestión

E l Sistema de Gestión de la Calidad le exige al ICA el seguimiento y medición de la eficacia,

eficiencia y efectividad de sus procesos, mediante la recolección y análisis de datos que indiquen el nivel en que se alcanzan los resultados planificados.

Para facilitar dicho seguimiento y medición, la Entidad cuenta con un Cuadro de Mando Ge-neral de Indicadores, que contiene todos los parámetros de medición e indicadores estable-cidos para el Plan Estratégico 2008 – 2012, Sis-tema de Gestión de la Calidad y Plan de Desarro-llo Administrativo.

Los responsables de procesos y actividades, Subge-rentes, Jefes de Oficinas, Directores Técnicos, Coor-dinadores de Grupos y Gerentes Seccionales, deben reportar periódicamente a la oficina de Planeación datos e información relacionada con los logros al-canzados frente a lo planificado. Allí se alimenta el Cuadro de Mando, se generan las alarmas para los indicadores que muestran incumplimiento de me-tas y se hace la respectiva publicación en las pági-nas de Internet e Intranet institucional.

Cuando los indicadores publicados muestran que no se logran los resultados planificados, los

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responsables de los procesos, usando la meto-dología pertinente, deben analizar las causas del incumplimiento y formular correcciones y acciones correctivas, siguiendo el procedimien-to “Implementación de Acciones de Mejora” Código: GMC-GC-P-005, disponible en el Doc-Manager y bajo la orientación del Líder de Cali-dad de la dependencia responsable.

Se invita a todos los funcionarios a conocer el Cuadro de Mando de Indicadores, disponible en las páginas de Intranet e Internet institucio-nal, accediendo a través del menú horizontal principal, desplegando el menú vertical de Ges-tión de la Calidad y dando “Clic” en Indicadores de Gestión. Allí usted podrá consultar los indica-dores que miden el desempeño de los procesos y actividades de su interés.

La consulta del Cuadro de Mando de Indicado-res y el análisis de su información permite:

Recibir advertencias tempranas, cuando las cosas marchen mal,

Reducir la variación en sus procesos y activi-dades,

Hacer mejoras,

Hacer el proceso más interesante para el op-erador y

Aumentar el conocimiento de sus procesos y actividades.

Lo que no se mide, no se controla y lo que no se controla, no se puede mejorar.

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Documento se define como “Información y su medio de soporte” y algunos ejemplos

de documentos son: procedimientos documen-tados, registros, manuales, mapa de procesos, mapa de riesgos, caracterizaciones de procesos, informes y normas, cuyos medios de soporte pueden ser: papel, medios magnéticos, ópticos, electrónicos o una combinación de estos.

¿Para qué sirven los documentos?

Exista o no un Sistema de Gestión de la Calidad implementado, los documentos le sirven a una or-ganización para atender tres necesidades básicas:

1. Comunicación de la información: Los documentos son una herramienta para la comunicación y la transmisión de la infor-mación. El tipo y la extensión de la docu-mentación dependerán de la naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de formalidad de los sistemas de

¿Qué es el control de documentos?

Es un conjunto de tareas necesarias para que la organización se asegure de la pertinencia, vigen-cia y disponibilidad en los lugares de uso de los documentos. Dicho control se ejerce en todas las etapas del ciclo de vida de un documento, es decir, en la planificación, aprobación, publi-cación, uso, revisión y actualización cuando sea pertinente, de los documentos necesarios para lograr el cumplimiento de los requisitos de ISO 9001, NTCGP 1000 y MECI.

Atendiendo los requisitos contenidos en los nu-merales 4.2.3 y 4.2.4 de las normas ISO9001 y NTCGP1000, el ICA ha documentado los procedi-mientos GMC-GC-P001. Control de Documen-tos y GMC-GC-P002. Control de los Registros, que establecen cómo se administra la documen-tación del SGC en el aplicativo DocManager, a través del cual se elaboran, revisan y aprueban los documentos antes de su emisión, se publi-

¿Qué es un DOCUMENTO?comunicación y de la capacidad de las personas para comunicarse, así como de su cultura.

2. Evidencia de la Conformidad: Al-gunos documentos aportan eviden-cia objetiva de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente. Es de-cir, evidencia de que la operación fue conforme con los requisitos estableci-dos en la planificación y en los proce-dimientos.

3. Compartir conocimientos: Los docu-mentos también sirven para preservar y difundir las experiencias de una or-ganización. Ejemplos típicos son los “Procedimientos Documentados” e “Instructivos”, que contienen las bue-nas prácticas para llevar a cabo una actividad, desarrolladas por una orga-nización a través del tiempo.

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can las versiones más recientes, se controlan los cambios y se actualiza permanentemente el lis-tado maestro de documentos y registros.

El primer paso en el control de documentos es definir para la organización una estructura do-cumental lógica y organizada, que permita cla-sificar los documentos y jerarquizarlos respecto a su funcionalidad y el nivel de detalle en la in-

formación que contienen. Por tal razón, el ICA ha definido su PIRÁMIDE DOCUMENTAL, que plasma las categorías de los documentos, tanto del Sistema de Gestión de la Calidad como del Modelo Estándar de Control Interno, MECI.

La Pirámide Documental está compuesta por seis niveles, cada uno de los cuales se describen en la siguiente figura:

Pirámide Documental

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Invitamos a los funcionarios, contratistas y co-laboradores a consultar las caracterizaciones de los procesos, procedimientos y todos los docu-mentos necesarios para asegurar la adecuada planificación, operación y control de la Entidad, a través del software DocManager, que encon-trará en la página intranet institucional www.ica.gov.co/Icaintranet.

Las personas que adicional a la consulta de documentos ejecuten tareas directamente sobre el DocManager relacionadas con elaboración de documentos o auditorías internas, tendrán claves personales de “Usuario y contraseña”, que se asignarán en la medida que los jefes de dependen-cias lo soliciten a calidad@ica.gov.co.

En la parte inferior de la página encontrará el ban-ner color naranja “DocManager”, que con un solo “clic” activará una página emergente de acceso al aplicativo. Desde allí podrá ingresar diligenciando en los espacios:

Usuario: icaContraseña: consulta

Otra opción para ingresar al DocManager la encontrará en la parte superior de la página intranet, donde visualizará un menú horizontal con la opción “Gestión de la Calidad”, allí podrá desplegar un menú vertical con la opción “DocManager”.

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En atención a los requisitos establecidos en las Normas ISO9001 y NTCGP1000, la enti-

dad definió cinco procedimientos de obligatoria documentación, divulgación y uso, que se rela-cionan y describen a continuación:

1. Procedimiento para el Control de Documentos.2. Procedimiento para el Control de los Registros.3. Procedimiento para la Administración y De-

sarrollo de Auditorías Internas.4. Procedimiento para el Control del Producto y/o

Servicio No Conforme.5. Procedimiento para la Implementación de Accio-

nes de Mejora.

El procedimiento para el “control de docu-mentos” explica en detalle la manera como la entidad garantiza que los documentos re-lacionados con el Sistema de Gestión Integral Calidad – MECI se mantengan vigentes y dis-ponibles en los lugares de uso, teniendo como método el ciclo de vida del documento que consiste en: Elaboración, discusión, revisión, aprobación, publicación, actualización y dispo-

sición en los lugares de uso, etapas y activida-des que se llevan a cabo por medio del aplicati-vo DocManager.

La evidencia objetiva de la operación eficaz y de actividades desempeñadas con el cumplimiento de requisitos se encuentra en los registros, do-cumentos especiales que deben ser controlados en cuanto a su identificación, almacenamien-to, recuperación, retención y disponibilidad. Su control se lleva a cabo a través del DocManager y el método está consignado en el procedimien-to documentado para el “control de los regis-tros” disponible en dicha herramienta.

Las auditorías internas son una herramienta de autoevaluación y retroalimentación a la gestión institucional y el tercer procedimiento obligato-rio. Tal y como su nombre lo indica, contiene en detalle las directrices para llevar a cabo su ad-ministración y desarrollo, desde la selección de los auditores, programación, ejecución, consoli-dación, análisis y presentación de informe final.

PROCEDIMIENTOS indispensables

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Según la Norma NTCGP 1000, los requisitos están definidos como las necesidades o expec-tativas establecidas. En otras palabras, son cri-terios establecidos por el cliente, por la Ley o por la misma organización, a los que hay que dar cumplimiento para garantizar la conformi-dad del producto o servicio.

Un producto y/o servicio No Conforme está definido como aquel que no cumple con los requisitos que le fueron establecidos. Bajo este concepto, se elaboró el cuarto procedimiento documentado obligatorio que explica en detalle la manera de asegurar que el producto y/o ser-vicio que no sea conforme con los requisitos, es identificado y controlado para prevenir su uso o entrega no intencional.

La gestión por procesos permite identificar aquellos productos y/o servicios susceptibles de ser declarados como No Conformes, por ser considerados una entrada crítica de algún pro-ceso. A dichos productos se les deben establecer

unos criterios de recepción, para controlar que el proceso no utilice insumos que no cumplen con los criterios establecidos.

Para dar tratamiento a una No Conformidad detectada, o una No Conformidad Potencial, se pueden ejecutar diferentes acciones de me-jora, dependiendo de la fuente que la genera. Los numerales 8.5.2 y 8.5.3 de la NTCGP 1000 describen Acciones Correctivas y Acciones Pre-ventivas, por lo tanto es fundamental antes de explicar el quinto procedimiento obligatorio, recordar los conceptos relacionados con el tratamiento a una No Conformidad detectada o potencial.

Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. NTCGP 1000:2004.

Acción Correctiva: acciones tomadas para eli-minar las causas de una no conformidad de-tectada u otra situación indeseable. NTCGP 1000:2004.

Control de documentos

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Foto

PMA.

EDITORIAL

Producción y redacción:Hernando Pérez Mendivil JefedelaOficinaAsesoradePlaneación

Andrés Merizalde Maldonado Líder del proyecto estratégico 8.1 “Sistema de Gestión de la Calidad” OficinaAsesoradePlaneación

Valezka Quintero Medina Profesional de apoyo OficinaAsesoradePlaneación

Luz Dary González Martín Profesional de apoyo OficinaAsesoradePlaneación

William Caraballo Mercado Profesional de apoyo OficinaAsesoradePlaneación

Producción editorial: Impresión y encuadernación:

Diseñográfico:

CALIDOSCOPIO es el medio informativo oficial del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA y su objetivo es informar a los ciudadanos, funcionarios, colaboradores y otras partes interesadas, las noticias y temas de interés relacionados con la mejora continua de la gestión. Es una producción de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Dirección ante los funcionarios y organismos externos, en los asuntos relacionados con el Sistema. Se publica como medio impreso y electrónico, con el apoyo de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Acción Preventiva: acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad potencial u otra situa-ción potencialmente indeseable. NTCGP 1000:2004.

El procedimiento para la Implemen-tación de Acciones de Mejora clasi-fica las Oportunidades de Mejora de acuerdo con la fuente donde se ori-ginan y explica detalladamente los pasos a seguir para dar tratamiento a cada una, en el siguiente orden ge-neral:

1. Identificar su origen2. Identificar el requisito que se incum-

ple3. Aplicar una Corrección4. Realizar un Análisis de Causas me-

diante una metodología aprobada.5. Aplicar una Acción Correctiva o Pre-

ventiva dado el caso.6. Verificar la Conveniencia, Adecua-

ción, Eficacia, Eficiencia y Efectivi-dad de las acciones tomadas.