GESTIÓN DEL EMPLEO PAGINA: CARACTERIZACIÓN FLOTA SUGAMUXI/GES… · La administración de los...

CARACTERIZACIÓN

PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

CÓDIGO: TH.1

VERSIÓN: 6

SUBPROCESO:

GESTIÓN DEL EMPLEO

FECHA DE ÚLTIMA REVISIÓN: 09/07/2019

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Consulte en el listado maestro de documentos si está utilizando la versión más reciente

A. OBJETIVO

Seleccionar al personal competente de acuerdo con los requisitos educación, formación, habilidades y

experiencia requeridas por la empresa y garantizar el cumplimiento de las necesidades de personal.

B. ALCANCE

Inicia con el reclutamiento de personal, la planificación de las necesidades de talento humano, la

contratación hasta la desvinculación del empleado en la empresa.

C. RESPONSABLE

Comité de Selección

Subgerente Administrativo

Jefe Departamento de Talento Humano

Auxiliar Departamento de Talento Humano

D. REQUISITOS

Norma ISO 9001

Ley 50

Ley 80

Ley 100

Código Sustantivo de Trabajo.

E. POLÍTICAS

Cuando se actualicen o modifiquen documentos (formatos) o políticas del proceso de selección se

debe analizar si el cambio impacta en gran medida las competencias (Educación, Formación y

Habilidades) de los conductores y personal administrativo contratado antes de aprobados estos

cambios, en caso afirmativo implica que las solicitudes de conductores de reingreso deben volver a

aplicar todo el proceso completo con los nuevos documentos, en caso contrario se deben mantener las

evidencias registradas en los documentos autorizados durante sus últimos procesos de selección, a

menos que sean documentos que tengan vigencia; en caso de nuevos requisitos de educación o

formación se debe dar un tiempo de máximo un año para que los conductores con contrato activo lo

realicen.

POLÍTICAS DE PLANIFICACIÓN DE TALENTO HUMANO

La administración de los puestos del personal administrativo estará a cargo del Jefe de Talento

Humano.

Todas las políticas lineamientos generales y específicos que se generen en cuanto a la gestión del

talento humano deberán estar aprobadas por el direccionamiento estratégico de la sociedad.

Los requerimientos del personal se realizarán al Jefe del departamento de talento humano, por los

jefes de las distintas dependencias de la sociedad, previo visto bueno del Subgerente

Administrativo, Subgerente Operativo y Gerente General de la sociedad

Los requisitos de competencia del personal: educación (preparación formal), formación (nivel de

formación sobre un área determinada), habilidades y experiencia de acuerdo con el cargo, están

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definidas en los Perfil de cargo y manual de funciones; se diseñará un documento por cada cargo

establecido en la organización teniendo.

Todas las políticas y requisitos que se generen en cuanto a la administración del talento humano

deberán estar aprobadas por el Gerente General

Los requerimientos de conductores se realizarán teniendo en cuenta las solicitudes realizadas por

los afiliados.

Dentro del proceso de gestión del empleo no se incluye el personal bajo contrato de Prestación de

Servicios, ya que hace parte del subproceso gestión de compras de tipo C.

POLÍTICAS DE RECLUTAMIENTO

Solo se recibirán hojas de vida de aspirantes de Lunes a Viernes entre las 8:00 am a 12:00 m en el

departamento de talento humano de la empresa Flota Sugamuxi S.A.

POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE CONDUCTORES

Las hojas de vida de los conductores ya sean Ingresos nuevos o reingresos, deberán tener el

100% de los documentos solicitados en el documento FS.021 Requisitos de ingreso de

conductor, la prueba de conducción aprobada y la prueba teórica aprobada para ser evaluados

por el comité de selección.

La prueba de conducción se realizará y evaluará de acuerdo con lo establecido en el formato

FS.024 examen práctico aspirantes conductores.

La prueba teórica se realizará y evaluará de acuerdo con lo parametrizado en el aplicativo examen

teórico Flota Sugamuxi instalado en uno de los computadores de Talento Humano, de esta

actividad se imprime un registro con el resultado de la prueba Aprobó o No Aprobó.

A todos los aspirantes se les deber realizar la Batería para Conductores (BC) y una entrevista

psicológica según lo establecido en el formato FS.086 Entrevista psicológica de conductores,

los resultados con el concepto de Apto o No Apto deben ser entregados por la psicóloga al

departamento de talento humano en el formato FS-091 Formato concepto psicológico; las

pruebas y lo registrado en la entrevista debe ser archivado en el consultorio de psicología bajo

custodia del profesional.

Los vehículos afiliados a la sociedad Flota Sugamuxi S.A deben tener conductor titular y relevador

de acuerdo al tipo de vehículo y al grupo de trabajo operativo.

Para los conductores que soliciten reingresos se evaluara en cada caso la situación de documentos

que requieran actualización, en todo caso se debe adjuntar a la documentación solicitada, el

expediente con el historial de sus contratos anteriores y el resumen de los procesos disciplinarios

que haya tenido para ser evaluados por el comité de selección.

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Teniendo en cuenta la alta rotación de conductores, la empresa ha establecido la siguiente

vigencia para los exámenes del proceso de selección:

TIPO VIGENCIA OBSERVACIONES

Examen Practico 3 AÑO Se deja a criterio del subgerente operativo

Examen Teórico 1 AÑO Aplica nuevamente para los reintegros

Examen

Psicosensometrico

3 AÑOS N/A

Examen Psicológico 1 AÑO Aplica nuevamente para los reintegros

Examen Médico

ocupacional

1 AÑO Después de culminado el año se realiza los

exámenes periódicos, el examen médico pierde

vigencia automáticamente en el momento que

el empleado es retirado de la nómina de la

empresa, en toda solicitud de reingreso debe

volver a practicarse los exámenes médicos

ocupacionales.

Certificado de

inducción

1 AÑO Después de culminado el año se realiza una re

– inducción, también aplica para los reintegros

Anualmente se deben verificar los siguientes documentos del expediente laboral de los

conductores: SIMIT; MOVILIDAD DE BOGOTÁ; RUNT.

La licencia de transito se actualizará de acuerdo a las fechas de vencimiento, directamente en el

sistema y luego archivarla en su correspondiente expediente.

Los expedientes laborales de los empleados de Flota Sugamuxi S.A. (Administrativo y

Conductores) se deben organizar de la siguiente manera:

o Lado izquierdo de la carpeta:

Formato de selección

Expediente laboral

Recomendaciones de Afiliados

Documentos legales como: Runt, Simit, movilidad Bogotá Certificado de la

Policía.

Documentos personales: Cedula, Licencia, Libreta, Certificación de estudios,

Referencias laborales

Examen teórico, practico, concepto entrevista y examen psicológico

Orden de exámenes médicos

Resultados de exámenes médicos

Soportes de: Inducción, evaluación de inducción, reglamento interno.

o Lado derecho de la carpeta:

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Certificaciones de EPS, Pensión y Cesantías.

Radicados de afiliaciones.

Contrato.

Orden de despacho.

Otros documentos (procesos disciplinarios) en orden cronológico.

POLÍTICAS DE SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO

Los cargos nombrados por Junta Directiva serán informados al Gerente General a través de las

comisiones expedidas por este órgano administrativo con el fin de iniciar el proceso de

incorporación y capacitación.

Las hojas de vida del personal administrativo seleccionado deberán cumplir con los requisitos de

competencia establecidos en los perfiles de cargo.

La validación de los requisitos de experiencia se realiza a través de llamadas a empleadores

anteriores la cual se registra en el formatoFS.023 confirmación de referencias

Para validar las habilidades frente al cargo el aspirante debe aprobar una prueba teórico-práctica

que estará a cargo del Jefe de departamento a la cual está presentando proceso.

A todos los aspirantes se les deber realizar las 2 pruebas psicológicas, un Cuestionario De

Personalidad De EYSENCK: EPQ-R y una entrevista psicológica según lo establecido en el formato

FS.205 Entrevista psicológica para administrativos y operativos, los resultados con el

concepto de Apto o No Apto deben ser entregados por la psicóloga al departamento de talento

humano en el formato FS-091 Formato concepto psicológico; las pruebas y lo registrado en la

entrevista debe ser archivado en el consultorio de psicología bajo custodia del profesional.

POLÍTICAS DE INDUCCIÓN

La inducción se realizara antes de firmar contrato y cuando haya cumplido un año de haber

ingresado a la empresa y deberá garantizar el conocimiento de las políticas y procedimiento del

sistema de gestión de calidad, el sistema de seguridad y salud en el trabajo y el plan estratégico de

seguridad vial, para lo anterior se utilizara el documento FS.016 Inducción y reinduccion, para

cada empleado la auxiliar de talento humano que se delegue debe colocar en las casillas

correspondientes con la expresión N/A en esfero frente a los temas que no aplican según las

funciones y el perfil de cargo de la persona que va a iniciar el proceso.

Se realizará re inducción en las políticas de seguridad y salud en el trabajo a empelados que se

reintegren a sus labores luego de incapacidades superiores a 15 días ya sea por enfermedad

general o accidente de trabajo.

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Se realizará inducción específica al cargo cuando se presenten novedades de otro si para el

personal administrativo.

Se programará mínimo un curso de actualización anual a las políticas del servicio Libertadores para

los empleados nuevos y de reintegro en el cual deberán estar incluidos los siguientes temas:

- REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

- MANUAL DEL CONDUCTOR (Protocolo de servicio)

- PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL

- SALUD OCUPACIONAL

- PROCESO DISCIPLINARIO

- REGLAMENTO OPERATIVO

Los conductores deberán presentarse a entrevista con psicólogo para seguimiento y reinducción en

el siguiente caso:

- Luego de un accidente laboral o de transito severo (con heridos y/o muertos)

independiente de la responsabilidad demostrada del conductor.

POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

Solo se podrá iniciar el proceso de contratación de conductores cuando el formato FS.018

Resumen proceso de selección tenga el visto bueno del Subgerente Administrativo.

El personal administrativo iniciara proceso de contratación cuando tenga visto bueno de Gerencia

su contratación, luego de la validación de la idoneidad del cargo.

Todo personal operativo (conductores), se debe ingresar al software de transporte pasajeros CTA

después de realizada la contratación y vinculación a la empresa.

POLITICA DE DESVINCULACION DEL PERSONAL.

La desvinculación inicia al presentarse alguna de las causales de terminación de contrato

establecidas en el código sustantivo de trabajo.

Los conductores deben presentar paz y salvo según formato FS.025 Paz y Salvo

El personal Administrativo y operativo recibirá carta de examen de egresos o carta de

desistimiento.

Se realiza liquidación y pago de prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el trabajador.

Se formaliza la salida del trabajador en el sistema Helisa y del software de transporte pasajeros

CTA (este último solo aplica para conductores).

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F. ACTIVIDADES: El Subproceso de Gestión del empleo de procesos está compuesto por las siguientes actividades

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /

RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD

Todos los procesos

Licitación,

Políticas Junta directiva

Necesidades de

afiliados y áreas de la

empresa

Planificación de Talento

Humano

Establecer las normas y

perfiles idóneos para cada

cargo

Identificar las políticas y

parámetros establecidos

por la compañía

Recursos Humanos Según

Requerimientos

Todos los procesos Afiliados, distintas áreas

de la empresa Reclutamiento

Cumplir con prontitud las

necesidades de personal de

acuerdo con criterios

preestablecidos por la

administración de la empresa

y disponer de un amplio

grupo de vacantes para

determinar la mejor opción

Publicar por varios medios

las vacantes necesitadas Todos los procesos

Según

Requerimiento

Todos los procesos Empresa Selección de personal

administrativo

Contribuir a que la empresa

posea personal altamente

calificado, que llenen todas

las expectativas del puesto

en lo referente a experiencia,

capacidad, habilidades y

destrezas.

Que se caracterice por

cumplir con los

parámetros asignados por

la empresa

Todos los procesos Según

requerimiento

Aspirantes a conductores Los afiliados Selección de

conductores

Seleccionar personal idóneo

para el cargo requeridos

según las normas

establecidas por la empresa

Cubrir los vacantes

Recursos Humanos

Según

Requerimientos

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PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO /

RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD

Todos los procesos Todos los procesos Contratación

Contratar de forma adecuada

según las leyes que nos

rigen, con el fin de garantizar

a nuestros empleados un

proceso transparente

conforme a los lineamientos

legales.

Cumplir con el

requerimiento de las áreas

solicitadas

Recursos Humanos Según

Requerimientos

Todos los procesos Ingreso del personal Inducción de personal

Dar a conocer los

procedimientos de calidad,

riesgos a los cuales se

encuentran expuestos

durante sus labores, deberes

y derechos del trabajador.

Minimizar las no

conformidades y

accidentes

Recursos Humanos

Afiliados a la

organización

Al ingreso y

Anual

G. INDICADORES

Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo)

H. REGISTROS CONTROLADOS

IDENTIFICACIÓN DEL

REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ARCHIVO

GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

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IDENTIFICACIÓN DEL

REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

FS.021 Requisitos de

ingreso de conductor Papel Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la

vinculación laboral

Diez años Escanear y eliminar

originales Diez años

FS.087 Verificación de

documentos administrativo y

operativo

Papel Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales Diez años

FS.018Resumen proceso de

selección PAPEL Expediente laboral Por proceso de selección. abierto

hasta cuando se

publique nueva

gestión


originales

FS.023 Confirmación de

referencias Papel Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

FS.036 Evaluación De

inducción de calidad

personal administrativo y

operativo


Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

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IDENTIFICACIÓN DEL

REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

FS.037Evaluación de

inducción calidad

conductores


Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

FS.024 Examen práctico de

aspirantes conductores PAPEL Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

Resultado Examen Teórico PAPEL Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

FS.091formato concepto

psicológica Papel

Expediente laboral

/medio magnético

computador psicólogo

Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

psicólogo

Hasta cuando

culmine la



originales

Formatos EPS Papel Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

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IDENTIFICACIÓN DEL

REGISTRO

ALMACENAMIENTO

ACCESO



GESTIÓN

ARCHIVO

CENTRAL

Formatos CCF Papel Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

Formato afiliación ARL Papel Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

Cambio de contrato cambio

vehículo Papel Expediente laboral Por proceso de selección

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la



originales

FS.025Paz y salvo

trabajador Papel Expediente laboral

Por terminación de

contrato

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la

vinculación labora


originales

Carta exámenes médicos

egreso Papel

Expediente laboral

/medio magnético

computador talento

humano

Por terminación de

contrato

Subgerente

Administrativo

Talento Humano

Coordinadora Salud

Ocupacional

Hasta cuando

culmine la

vinculación labora


originales

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I. DOCUMENTOS CONTROLADOS

CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN

FS.016 INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN 3 02/07/2015

Jefe Departamento TH

Salud Ocupacional

Gestión de calidad

Subgerencias

FS 018 RESUMEN PROCESO DE SELECCIÓN 5 01/05/2015 Jefe Departamento TH, Comité de

Selección

FS 021 REQUISITOS DE INGRESO DE CONDUCTOR 9 01/05/2015 Jefe Departamento TH, Comité de

Selección, Subgerente Administrativo

FS 023 CONFIRMACIÓN DE REFERENCIAS 3 01/05/2015 Jefe Departamento TH, Comité de


FS 024 EXAMEN PRÁCTICO ASPIRANTES CONDUCTORES 5 01/05/2015 Jefe Departamento TH, Comité de


FS 0.25 PAZ Y SALVO TRABAJADOR 6 01/05/2015 Jefe Departamento TH, Comité de


FS 036 EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN DE CALIDAD PERSONAL

ADMINISTRATIVO Y OPERATIVO 2 05/03/2015

Jefe Departamento TH, Comité de


FS 037 EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN DE CALIDAD CONDUCTORES 2 05/03/2015 Jefe Departamento TH, Comité de


FS.086 ENTREVISTA PSICOLÓGICA DE CONDUCTORES 4 11/03/2019 Jefe departamento TH -

Psicólogo

http://www.flotasugamuxisa.com.co/sistemas/SGC%20FLOTA%20SUGAMUXI/DOCUMENTOS%20FS/FS.016%20Induccion%20y%20reiduccion.xls

http://www.flotasugamuxisa.com.co/sistemas/SGC%20FLOTA%20SUGAMUXI/DOCUMENTOS%20FS/FS.086%20ENTREVISTA%20PSICOLOGICA%20DE%20CONDUCTORES.pdf

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FS.087 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (ADMINISTRATIVO Y

OPERATIVO) 5 02/07/2015

Jefe departamento TH - Auxiliar

de talento humano

FS.205 ENTREVISTA PSICOLÓGICA PARA ADMINISTRATIVOS Y

OPERATIVOS 4 12/03/2019

Jefe departamento TH -

Psicólogo

FS.091 FORMATO CONCEPTO PSICOLÓGICO 3 12/03/2019 Psicólogo - Auxiliar de Talento

Humano

http://www.flotasugamuxisa.com.co/sistemas/SGC%20FLOTA%20SUGAMUXI/DOCUMENTOS%20FS/FS.087%20VERIFICACION%20DE%20DOCUMENTOS%20(Administrativo).pdf

http://www.flotasugamuxisa.com.co/sistemas/SGC%20FLOTA%20SUGAMUXI/DOCUMENTOS%20FS/FS.087%20VERIFICACION%20DE%20DOCUMENTOS%20(Administrativo).pdf

http://www.flotasugamuxisa.com.co/sistemas/SGC%20FLOTA%20SUGAMUXI/DOCUMENTOS%20FS/FS.088%20ENTREVISTA%20PERSONAL%20ADMINISTRATIVO%20Y%20OPERATIVO.pdf

http://www.flotasugamuxisa.com.co/sistemas/SGC%20FLOTA%20SUGAMUXI/DOCUMENTOS%20FS/FS.088%20ENTREVISTA%20PERSONAL%20ADMINISTRATIVO%20Y%20OPERATIVO.pdf

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J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 01/05/2015

Se levanta la información del proceso de acuerdo con los nuevos requisitos del sistema de

gestión, se modifican los códigos de los documentos que soportan la ejecución de las

actividades del proceso.

2 9/07/2015

Se crea el formato FS.091 Concepto psicológico con el fin de asegurar que la información

que se archiva en el expediente laboral del empleado no es utilizada inadecuadamente, se

modifica control de registros de Entrevista Psicología personal administrativo y Entrevista

psicológica conductores, se agrega control de registros del formato FS.091

3 12/10/2016 Se adiciona los pasos para la desvinculación del personal de la empresa

4 01/10/2017 Se adiciona examen psicosensométrico

4 18/06/72018 Se revisa sin cambios.

6 15/03/2019

De acuerdo a la sección Políticas de selección de personal administrativo se elimina el

formato FS.088, se modifica y aplicarán las pruebas descritas en el Formato FS.205

Entrevista psicológica para administrativos y Operativos en el cual se cambiarán las pruebas

psicológicas establecidas en la organización (PIP-G y Wartegg) por un Cuestionario De

Personalidad De EYSENCK: EPQ-R.

De acuerdo a la sección Políticas de selección de Conductores se modifican las psicológicas

establecidas en la organización (PIP-G y Wartegg) por la Batería para Conductores (BC)

6 09/07/2019 Revisión y actualización de los documentos controlados.

APROBACIONES

ELABORADO REVISADO APROBADO

Andrés Varcalcer Jefe Dpto. Talento Humano

Ing. Fabián Rodríguez Coordinador de Calidad

Ing. Oscar Javier Cuadros Gerente General

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