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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
Código: FS.161
Versión: 5
Fecha de actualización:
31/05/2019
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST
NTC ISO 45001: 2018 – DECRETO 1072/2015
FLOTA SUGAMUXI S.A.
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Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................4 1. OBJETIVO ...................................................................................................................................................5 2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA .......................................................................................................5
2.1. Actividad Económica ................................................................................................................... 5 2.2. Información Legal. ........................................................................................................................ 5 2.3. Información demográfica del personal .................................................................................... 6
2.3.1 NúmerodeTrabajadores. ............................................................................................................... 6 2.4. Jornadas laborales. ...................................................................................................................... 6 2.5. Estructura organizacional. .......................................................................................................... 6 2.6. Procesos desarrollados. ............................................................................................................. 6 2.7. Materias primas e insumos. ...................................................................................................... 7 2.8. Maquinaria y equipos. ................................................................................................................. 7 2.9. Reglamento interno de trabajo .................................................................................................. 7 2.10. Reglamento de higiene y seguridad industrial .................................................................. 8
3. TERMINOS Y DEFINICIONES ....................................................................................................................8 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................................................8
4.1. Comprensión de la organización y de su contexto ................................................................... 8 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y de otras partes interesadas ................................................................................................................................................. 10 4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST .............................................. 10 4.4. Sistema de gestión de la SST .................................................................................................... 11
5. LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES ........................................................ 11 5.1. Liderazgo y compromiso ............................................................................................................. 11 5.2. Política de la SST ......................................................................................................................... 12 5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización .................................................. 13 5.4. Consulta y participación de los trabajadores ........................................................................... 13
5.4.1. Procedimiento de comunicación, participación y consulta ................................................... 13 5.4.2. Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo – COPASST ....................................... 14 5.4.3. Comité convivencia laboral ....................................................................................................... 14
6. PLANIFICACIÓN ...................................................................................................................................... 15 6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades ..................................................................... 15 6.2. Objetivos de la SST y planificación para lograrlos .................................................................. 16
7. APOYO ..................................................................................................................................................... 17 7.1. Recursos ................................................................................................................................... 17
7.1.1. RecursosHumanos. ............................................................................................................. 17 7.1.2. Recursos Técnicos. ............................................................................................................ 17 7.1.3. Recursos Financieros. ........................................................................................................ 17
7.2. Competencia ................................................................................................................................. 18 7.3. Toma de conciencia ..................................................................................................................... 18 7.4. Comunicación ............................................................................................................................... 19 7.5. Información documentada .......................................................................................................... 19
8. OPERACIÓN ............................................................................................................................................ 20 8.1. Planificación y control operacional ....................................................................................... 20 8.1.1. Generalidades...................................................................................................................... 20 8.1.2. Eliminar peligros y reducir riesgos para la SST ............................................................. 20 8.1.3. Gestión del cambio ............................................................................................................. 20 8.1.4. Compras ............................................................................................................................... 20 8.2. Preparación y respuesta ante emergencias........................................................................ 20
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .......................................................................................................... 21 9.1. Seguimiento, medición análisis y evaluación del desempeño ......................................... 21 9.1.1. Generalidades...................................................................................................................... 21 9.1.2. Evaluación del cumplimiento ............................................................................................. 22
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9.2. Auditoria interna ....................................................................................................................... 22 9.3. Revisión por la dirección ........................................................................................................ 22
10. MEJORA ................................................................................................................................................... 23 10.1. Investigación de accidentes e incidentes de trabajo ......................................................... 23 10.2. No conformidades y acciones correctivas ........................................................................... 24 10.3. Mejora continua ....................................................................................................................... 24
11. LISTADO DE DISTRIBUCIÓN Y/O DIVULGACIÓN ................................................................................ 24 12. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 24 13. APROBACIONES ..................................................................................................................................... 25
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INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene la finalidad de establecer y describir el sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo basado en la norma NTC ISO 45001:
2018, con el fin de permitir y facilitar la dirección y evaluación de Flota Sugamuxi
S.A. en términos de la gestión en seguridad y salud en el trabajo para lograr
mantener las condiciones laborales de los trabajadores.
La salud de la población trabajadora esunodeloscomponentesfundamentalesdel
desarrollodeunpaís ya suvezreflejael estadodeprogresodeuna sociedad;vistoasí,
unindividuosanoseconstituyeen elfactormásimportantedelosprocesos productivos.
Eltrabajotieneuna función constructora dela individualidadyserelaciona
estrechamentecon lasalud,dadoquelas condiciones laboralespredominantes enun
lugardetrabajoafectarán,modificando el estadodesaluddelindividuo;detalmanera
quetrabajandosepuedeperder lasalud,circunstanciaqueconllevaalapérdidadela
capacidaddetrabajaryportantorepercutetambiéneneldesarrollosocioeconómico de
un país.
Loanteriorseevidenciaen la situacióndelapersona, yatodaenfermedad eincidente
dejasecuelas eincapacidades queinciden enlos procesosdeproduccióny sobreel
bienestar dela familia,lasociedad yel país.
Lascircunstanciasmencionadasjustificanla existenciadeunSISTEMA DE GESTIÓN
DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJOalinterior de FLOTA SUGAMUXI
S.A,que planee,
ejecuteyevalúelasaccionesencaminadasaasegurarelbienestarintegraldetodos
susempleados y su ambiente.
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1. OBJETIVO El presentemanual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG -
SSTha sido elaborado basándose enla NTC ISO 45001 versión 2018, teniendo en
cuenta el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6y la resolución 0312 de 2019, y tiene por
objeto describir lasdisposiciones aplicables tomadas por laorganización para:
planear, organizar y orientar todas las actividades que contribuyan al bienestar
integral del trabajador y generen procesosdeculturaenseguridad y salud en el
trabajo con énfasisenla prevenciónyel control delos riesgos asociados a las
actividades y operaciones desarrolladas porFLOTA SUGAMUXI S.A.
2. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
2.1. Actividad Económica
LaactividadeconómicaprincipaldeFLOTA SUGAMUXI S.A,eslaprestacióndel
transporte intermunicipal colectivo regular de pasajeros; de acuerdo con el
Decreto 1607 de 2002.
2.2. Información Legal
CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA
Nombre de la empresa FLOTA SUGAMUXI S.A
NIT: 891.800.075 –8
Representante Legal OSCAR JAVIER CUADROS QUIROZ
Departamento Boyacá
Municipio Sogamoso
Dirección cede principal Cra 12 N° 47 – 85
Teléfono 770 24 40
ARL Positiva compañía de seguros S.A
Clase de Riesgo I y IV
ACTIVIDAD ECONÓMICA
Código 4602201 Transporte intermunicipal colectivo regular de
pasajeros; de acuerdo con el Decreto 1607 de 2002.
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2.3. Información demográfica del personal
2.3.1 NúmerodeTrabajadores.
FLOTA SUGAMUXI S.Acuentaconun totalde trabajadores, distribuidos
delasiguiente manera:
Área Hombres Mujeres Total
Administración 16 25 41
Operativa 575 0 575
Total 591 25 616
2.4. Jornadas laborales.
Área Días Horarios Descansos
Administración Lunes a Viernes
Sábados
8:00 ama5:30 pm
8:00 ama12:00 m
UnaHoray media
dealmuerzodiaria
Operativa
Conductores Lunes aDomingo
Turnos mixtos de acuerdo
a rotación. De acuerdo a rotación
2.5. Estructura organizacional.
En el organigrama de Flota Sugamuxi S.A, se evidencia que la empresa ha
designado el cargo de Coordinador de Seguridad y Salud en el trabajo para la
coordinación de las actividades relacionadas con seguridad y salud en el trabajo:
DOCUMENTO Código documento
Organigrama FS.005
2.6. Procesos desarrollados.
Flota Sugamuxi S.A, empresa de transporte terrestre de pasajeros y carga, el
serviciodetransporte de pasajeros se divide en servicio especial y básico
siempre utilizando vehículos en óptimas condiciones no solo estéticas si no
también mecánicas, además de esto siempre cuenta con personal
especializado en la operación de vehículos de transporte intermunicipal en
busca de prestar siempre el mejor de los servicios para todos nuestros
clientes.
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2.7. Materias primas e insumos.
La empresapara eldesarrollo de su actividad laboralutiliza productosterminados,
aun así utiliza una diversa cantidad de insumos para dar cumplimiento a la misión
de principal entre los más destacados están:
ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS
Implementos de Papelería Buses
Perforadoras Busetones
Calculadoras Busetas
Tónerpara fotocopiadora Taxis
Cartuchos paraimpresoras ACPM
Cintaparaimpresoradepunto Repuestos varios para vehículos
Tónerpara fotocopiadora
Losmaterialeseinsumosque seutilizancomoproductosquímicosseencuentranen el
programadealmacenamientoy manipulación desustancias químicas.
2.8. Maquinaria y equipos.
Para la prestación del servicio de transporte la empresa cuenta con un parque
automotor compuesto de la siguiente forma:
TIPO DE VEHÍCULOS UTILIZADOS
Bus
Busetas
Microbús
Camioneta
Automóvil
2.9. Reglamento interno de trabajo
La empresa cuenta con un reglamento interno de trabajo el cual se encuentra
publicado en lugares visibles de la empresa.
DOCUMENTO
Reglamento interno de trabajo
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2.10. Reglamento de higiene y seguridad industrial
Se tiene elaborado el reglamento de acuerdo a las normas emitidas por la
Dirección de Empleo y Seguridad Social del Ministerio de la Protección Social y se
encuentra publicadoen dos lugares de la empresa, es visible para todos los
trabajadores.
DOCUMENTO
Reglamento de higiene y seguridad industrial.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES Consultar capítulo 3 Norma NTC ISO 45001:2018 y Artículo 2.2.4.6.2 del decreto 1072 de 2015 capítulo 6. 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.1. Comprensión de la organización y de su contexto
Las cuestiones externas e internas (partes interesadas) que son pertinentes para el propósito de Flota Sugamuxi S.A. y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo se han identificado mediante la herramienta TASCOI que por las iniciales del acrónimo significa:
Transformación Son las actividades que la organización hace día a día para producir sus bienes y/o servicios
Actores Son las personas de la organización que hacen la transformación.
Suministradores o Proveedores
Personas que proporcionan los recursos, información e insumos para hacer la transformación.
Clientes o Usuarios Aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organización.
Organizadores / Owners (Dueños)
Pueden decidir cambios en la transformación de la organización.
Intervinientes Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor.
Y se relacionan en el siguiente cuadro:
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TRANSFORMACIÓN
Administración de rutas habilitadas por el ministerio de transporte y de una flota de vehículos de unos inversionistas para la prestación del servicio de transporte terrestre automotor de pasajeros y servicio de transporte terrestre automotor especial
ACTORES
Empleados
Representantes de agencia
Asesor jurídico
Coordinador de calidad
Supervisor de ruta
SUMINISTRADORES
Propietario de vehículos (Afiliados - inversionistas)
Ministerio de transporte
Ministerio de trabajo
Estaciones de servicio
Corredores de seguros
Empresas de mantenimiento
Instituto de tránsito (licencia de conducción)
IPS exámenes médicos
Centros de reconocimiento de conductores CRC
Centros de diagnóstico automotriz CDA
Fabricantes de carrocerías
proveedores de equipos y repuestos
Contratistas y proveedores de servicios
CLIENTES Usuarios de los servicios
ORGANIZADORES
Junta directiva
Gerente general
Subgerente administrativo
Subgerente operativo
INTERVINIENTES
Ministerio de transporte
Ministerio de trabajo
Administradora de riesgos laborales
Superintendencia de puertos y transportes
Asociaciones de terminales de transportes
Policía nacional de carreteras
Competencia (Flota Macarena)
Entes certificadores
Policía de transito
Agencia nacional de seguridad
Organismos de Socorro
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Flota Sugamuxi S.A. ha identificado los procesos, actividades y funciones de la organización que afectan la seguridad y salud en el trabajo, determinando como primera instancia las interacciones de sus procesos. Los procesos asociados al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se encuentran identificados en el documento FS.004 Cadena de Valor (Mapa de procesos) y sus caracterizaciones en el Sistema de Gestión de Calidad.
4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de los
trabajadores y de otras partes interesadas Una vez definidas todas las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, la organización define sus necesidades y expectativas en el documento FS. 216 matriz de identificación de necesidades y expectativas de las partes interesadas, el seguimiento de esta matriz se realizará anualmente en la actividad de revisión por la dirección, si llegasen a surgir nuevas partes interesadas o necesidades y expectativas que afecten a la organización se tomaran acciones y se actualizara el documento. Los requisitos legales de la organización y de la norma NTC ISO 45001: 2018, sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, se han definido a través de la matriz de requisitos legales que hace parte de cada uno de los procesos. Ver FS. 019 Matriz de requisitos legales y de otra índole.
4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de la SST
Los límites y aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo en Flota Sugamuxi S.A. se especifican en el siguiente alcance: U Dicho alcance, cubre todos los procesos determinados en el mapa de procesos de la empresa, cumpliendo con los requisitos establecidos en la norma NTC ISO 45001:2018, respondiendo a las necesidades y expectativas de los clientes y partes interesadas.
TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR DE PASAJEROS POR CARRETERA TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR ESPECIAL
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4.4. Sistema de gestión de la SST
Para llevar a cabo el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo en FLOTA SUGAMUXI S.A. se aplicó el enfoque de ciclo PHVA para los capítulos auditables de la norma NTC ISO 45001:2018 así: PLANEAR: Capítulo 4, 5 y 6 (Contexto de la organización, Liderazgo y participación de los trabajadores, Planificación). HACER: Capítulo 7 y 8 (Apoyo y Operación). VERIFICAR: Capitulo 9 (Evaluación de desempeño). ACTUAR: Capítulo 10 (Mejora). Flota Sugamuxi S.A. a través de su sistema de gestión de calidad define los procesos en el documento FS.004 Cadena de valor de Flota Sugamuxi S.A, en donde se evidencian las interacciones generales entre los procesos. Para todos los procesos de Flota Sugamuxi S.A. se ha diseñado unas fichas de caracterización donde se evidencia la interacción de cada proceso con sus proveedores internos – externos, entradas, actividades, salidas y clientes. Ver caracterizaciones de cada proceso. (Ver caracterizaciones de cada proceso). 5. LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES
5.1. Liderazgo y compromiso
Deseando responder a los desafíos que se presentan en el sector transporte, La gerencia de Flota Sugamuxi S.A. ve la necesidad de implementar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que le ayude a proyectarse como una empresa enfocada en el cuidado de sus trabajadores y en busca de su bienestar integral. Siguiendo el enfoque que da el Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, se ha planeado lo siguiente:
Designar como representante de la alta dirección para sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, al subgerente administrativo.
Asumir la total responsabilidad y rendición de cuentas para la prevención de lesiones y el deterioro de la salud relacionada con el trabajo, así como la provisión de actividades y lugares de trabajo seguros y saludables.
Definir y dar a conocer a cada uno de los colaboradores de Flota Sugamuxi S.A. sus responsabilidades con relación al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo – SGSST.
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Promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo en los trabajadores de la empresa, creando la conciencia de que la seguridad y salud en el trabajo es responsabilidad de todos.
Asignar los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Asegurar que la metodología de mejoramiento continuo: Ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) se aplique en todos los procesos de la empresa.
Establecer canales de comunicación claros que permitan que la información llegue a todos los niveles de la empresa y demás partes interesadas.
Revisar periódicamente el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para determinar oportunidades de mejora, realizar cambios y asegurar la adecuación del mismo en la empresa.
5.2. Política de la SST
La gerencia con la participación del COPASST han definido la siguiente política
de SST, directriz fundamental para la correcta gestión de aspectos relacionados
con la Seguridad y salud en el trabajo la cual es comunicada y divulgada a través
de procesos de inducción, re inducción, y por medio de carteleras informativas de
la sede de trabajo.
La política es revisada periódicamente en la revisión por la dirección; en caso que
se requiera y de acuerdo con los cambios que se presenten en materia de SST
será actualizada.
DOCUMENTO Código documento
Política de seguridad y salud en el trabajo FS.065
Adicionalmente se han establecido las siguientes políticas de control y
prevención:
DOCUMENTO Código documento
Política de prevención de consumo de alcohol drogas y tabaco
FS.066
Política de seguridad vial FS.067
Política de orden y aseo FS.068
Política de prevención de acoso laboral FS.069
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El área de seguridad y salud en el trabajo es la responsable de mantener actualizadas las copias de la política de SST distribuidas por la empresa y dadas a conocer a todo el personal propio y subcontratado.
5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización Lasresponsabilidadesenseguridadysalud en el trabajodetodosloscolaboradoresde
Flota Sugamuxi S.A,se encuentran establecidas enlos perfiles de cada uno de los
cargos. Ver listado maestro – perfiles de cargo.
De la misma manera la Gerencia GeneraldeFLOTA SUGAMUXI S.A
hadesignadocomo responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo ala coordinadora de seguridad y salud en el trabajo quien cuenta con
licencia de salud ocupacional vigente, a través de la siguiente acta:
DOCUMENTO Código documento
Acta de nombramiento responsable del SG SST FS.074
Rendición de cuentas: A todos los trabajadores que se les hayan delegado
responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación
con su desempeño, según lo establece el siguiente procedimiento.
DOCUMENTO Código documento
Procedimiento de rendición de cuentas en SST FS.166
5.4. Consulta y participación de los trabajadores
5.4.1. Procedimiento de comunicación, participación y consulta Flota Sugamuxi S.A busca fomentar la participación activa de todos los
trabajadores por medio de buenas prácticas en todo lo relacionado con seguridad
y salud en el trabajo,
Para esto cuenta con el procedimiento comunicación, participación y consulta,
dentro del cual se contempla la matriz de comunicación del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo que describe los mecanismos de comunicación en
SST (información a comunicar, Emisor, Canal, Frecuencia y Receptor) de los
diferentes aspectos a socializar, incluyendo la comunicación interna entre los
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diferentes niveles y funciones de la organización; la comunicación con
contratistas, visitantes y partes interesadas externas.
DOCUMENTO Código documento
Procedimiento de comunicación, participación y
consulta. FS.167
5.4.2. Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo – COPASST
Flota Sugamuxi S.A cuenta con un Comité Paritario de Seguridad y salud en el
trabajo, dandocumplimiento a la resolución 2013 de 1986, el Decreto 1072 de 2015
y la resolución 0312 de 2019.El comité paritario se reúne mensualmente y
desarrolla actividades en seguridad y saluden el trabajo participando de manera
activa en el funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad y salud en el
trabajo.
DOCUMENTO Código documento
Acta de conformación del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo Copasst
N/A
Manual de conformación y funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo - Copasst
FS. 000
5.4.3. Comité convivencia laboral
La empresa cuenta con un comité de convivencia laboral dando cumplimiento a
loestablecido en las resoluciones 652 y 1356 de 2012, creado como medida
preventiva parael acoso laboral y los riesgos psicosociales. Sesiona de manera
trimestral o en casos que requieran intervencióninmediata. El comité de
convivencia cuenta con un manual en donde se establecen lasfunciones y
responsabilidades de los miembros y describe el funcionamiento del mismo.
DOCUMENTO Código documento
Acta de conformación comité de convivencia laboral
N/A
Manual de conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral
FS. 000
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6. PLANIFICACIÓN
6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades La gestión de riesgos en Flota Sugamuxi S.A. se documenta y se hace seguimiento en la “herramienta de gestión de riesgos, identificación de riesgos y oportunidades FS. 217”. Con esta herramienta se hace la identificación de riesgos que permite a la organización poner en descubierto situaciones y tomar conciencia de las posibilidades y peligros que pueden enfrentar al prestar los servicios, una vez identificados los riesgos, es necesario determinar su magnitud, es decir, establecer qué tan representativos son para la organización. Para ello se analiza la probabilidad de ocurrencia o frecuencia y el impacto o potencial de pérdida que puede causar en caso de su materialización. De esta evaluación se identificaran las opciones de tratamiento (no afrontar el riesgo, reducir la posibilidad de la ocurrencia, reducir las consecuencias, transferir el riesgo, retener el riesgo) de acuerdo a lo descrito en la matriz de respuesta. Igualmente como punto de partida necesario de todo Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo la empresa cuenta conla identificacióndepeligros, valoración delriesgoydeterminacióndecontroles queconstituyeelproceso ydiagnósticoparareconocer si existenpeligros, situacionesde riesgospotencialesqueconelaportedeunfactordesencadenantepuedanproducir incidentes,enfermedades o causardañosalasaludintegraldeltrabajador,al sistema productivo, equipos o instalaciones físicas. La matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos FS. 070 Esel
resultado de la aplicación de técnicasy procedimientosparala recolección de la
informaciónsobre los factoresderiesgolaborales,la deltiempode
exposiciónaqueestánsometidos
losdistintosgruposdetrabajadores,asícomoloscontrolesexistentesalmomentode
laevaluación,lacualserealiza con el apoyo de la encuesta de identificación de
peligros FS. 160 y se realiza bajo la metodología GTC 45y se detalla en el
procedimiento IPVRDC FS. 163.
DOCUMENTO Código documento
Matriz IPVRDC FS. 070
Matriz de condiciones inseguras FS. 071
Formato de reporte de actos, condiciones inseguras y sugerencias al Copasst
FS. 072
Encuesta de identificación de peligros FS.160
Procedimiento de actos y condiciones inseguras FS.162
Procedimiento IPVRDC FS.163
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FLOTA SUGAMUXI S.A en cabeza del Gerente general cumple y atiende los
requisitos en materia de seguridad y salud en el trabajo, como los exigidos en la
parte legal y de otra índole para el desarrollo de sus actividades.
La identificación de los requisitos legales y de otra índole aplicable a la
organización garantizando su inclusión, análisis, comunicación y evaluación
oportuna, para asegurar su cumplimiento.
DOCUMENTO Código documento
Listado maestro de requisitos legales FS. 019
Procedimiento Identificación Requisitos Legales y de otra Índole
FS.165
6.2. Objetivos de la SST y planificación para lograrlos
Teniendo en cuenta la política de seguridad y salud en el trabajo, se tiene los
siguientes objetivos:
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Con el fin de lograr los objetivos de la seguridad y salud en el trabajo Flota
Sugamuxi S.A. mantiene los planes para lograrlos mediante los documentos:
DOCUMENTO Código documento
Matriz de planificación de indicadores de gestión FS. 163
Plan de trabajo FS.034
7. APOYO
7.1. Recursos
7.1.1. Recursos Humanos
Losrecursoshumanosquegarantizanelcumplimiento estrictoyla planeacióny
programacióndecadaunadelasactividadesquesedesarrollarandentrodelmarco
delsistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo,seráncontratadospor
laempresadeacuerdoa las necesidades y crecimientodelaempresa y tendrán un
perfil acorde a las actividades a desarrollar.
7.1.2. Recursos Técnicos
Los recursos técnicoscon quecuentalaorganización son:
Documentaciónlegalytécnica aplicable seguridad y salud en el trabajo
yoperacional requerida.
Serviciodemantenimientovehicular.
Programademantenimientoparqueautomotor.
Asesoríatécnicapermanentede laARL POSITIVA
Recursos técnicos paralacontingenciaporemergencias
Sistemade control de vehículos porGPS.
7.1.3. Recursos Financieros.
La asignación de recursos es responsabilidad de la Gerencia General, para el
desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, en
concordancia con las actividades planteadas, para la parte administrativa y
operativa y losdiferentes centros de trabajo a nivel nacional. Se cuenta con un
presupuesto, el cual se puede consultar en el documento presupuesto de
seguridad y salud en el trabajo Flota Sugamuxi S.A
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Presupuesto del SG SST FS.073
7.2. Competencia
Flota Sugamuxi S.A. determina la competencia del personal a través delos perfiles de cargo, la selección, formación y evaluación, acorde a lo establecido en los procesos de talento humano. Así mismo con el fin de garantizar que todo el personal que labora en la empresa
sea idóneo para desempeñar las funciones y responsabilidades correspondientes
a su perfil de cargo. Flota Sugamuxi S.A en el reclutamiento exige que los
aspirantes cumplan con los atributos, formación mínima y se encuentren dentro
del perfil establecido para el cargo a ocupar.
7.3. Toma de conciencia
Flota Sugamuxi S.A. garantiza la toma de conciencia del personal a través diversos mecanismos de comunicación, sensibilización y formación, acerca del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SGSST y la importancia de prevenir los riesgos presentes en las actividades diarias. De igual forma se debe tomar en consideración las capacitaciones que deberá
suministrársele de acuerdo a los riesgos a que está expuesto según el trabajo a
realizar, para lo cual se han definido las competencias organizacionales, de
proceso y de nivel del personal de acuerdo a los requisitos del sistema de
gestión en seguridad y salud en el trabajo y están descritas dentro del Programa
de capacitación y formación funcionarios Flota Sugamuxi S.A. liderado por el
área de Talento Humano.
Los temas relacionados con seguridad y salud en el trabajo, se han definido según
los resultados obtenidos en la matriz de identificacióndepeligros,valoraciónde
riesgosydeterminacióndecontroles, el diagnóstico de condiciones de salud entre
otros.
DOCUMENTO Código documento
Cronograma de programa de capacitación FS. 035
Programa de capacitación y formación
funcionarios Flota Sugamuxi S.A. FS. 044
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7.4. Comunicación Para promover la eficacia de las comunicaciones, Flota Sugamuxi S.A. ha desarrollado una matriz en la que se presentan la información a comunicar, quién, cómo y cuándo se desarrollan los procesos de comunicación en la empresa, la cual se presenta dentro del procedimiento comunicación, participación y consulta.
DOCUMENTO Código documento
Procedimiento de participación, comunicación y consulta
HSEQ.10
7.5. Información documentada
Sehanestablecidolasdirectricesparala elaboración,presentación, modificación,
controlyeliminacióndelosdocumentosdelsistemadegestiónde FLOTA SUGAMUXI
S.A, bajolosrequisitosde la Norma ISO9001:2015, y el SistemadeGestión en
Seguridad y salud en el trabajo, se cuenta con un listado maestro de documentos
y registros de SST quepermite controlar las versiones vigentes de los mismos, y
define directrices dealmacenamiento, conservación y disposición final de los
registros de acuerdo a sucriticidad e importancia para el sistema, mediante
DOCUMENTO Código documento
Subproceso administración documental de los procesos de la empresa
HSEQ.1
Procedimiento control de documentos HSEQ 1.1
Listado Maestro de Documentos FS.009
Igualmente FLOTA SUGAMUXI S.Ahadeterminadolospasosparalaidentificación,
elalmacenamiento,la protección, larecuperación,
eltiempoderetenciónyladisposicióndelosregistrosdel sistemadegestióndecalidad,
sistemadegestióndeSeguridady Salud en el trabajo,medianteeldocumento:
DOCUMENTO Código documento
Subproceso administración documental de los
procesos de la empresa HSEQ.1
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8. OPERACIÓN
8.1. Planificación y control operacional
8.1.1. Generalidades Flota Sugamuxi S.A. planifica, implementa, controla y mantiene los procesos necesarios para cumplir los requisitos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
8.1.2. Eliminar peligros y reducir riesgos para la SST
Se establecelametodologíaquepermita identificaryaplicarlasmedidasdecontrol necesarias identificadas para operaciones yactividadesasociadas con riesgosy peligrosacordea laactividad económicadela empresa,paragarantizarlagestióndel riesgoentiempoymagnitud bajoeldocumentoprocedimientodecontrol operacional.
8.1.3. Gestión del cambio
Los cambios identificados en el contexto organizacional, la revisión por la dirección o planeación estratégica, se planificarán a través del procedimiento gestión del cambio y su registraran en el formato para tal fin, en el cual se plasmarán el cambio, su impacto, las actividades que se deben desarrollar, con fechas, recursos y responsables de su ejecución. De la misma manera, se dispondrán fechas para realizar seguimientos parciales y evaluación final de la gestión del cambio.
DOCUMENTO Código documento
Procedimiento de gestión del cambio FS.164
Formato de Gestión del Cambio FS.194
8.1.4. Compras
Para garantizar una adecuada gestión de compras de bienes y de servicios, se ha definido, documentado y aplicado el subproceso de compras.
DOCUMENTO Código documento
Subproceso compras GA.1
8.2. Preparación y respuesta ante emergencias
Identificarlassituacionesdeemergencia posibles,paraconstruirlacapacidadde
respuestaacordecon losriegosypeligrosquesegeneran en la ejecucióndelas
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actividades propias de Flota Sugamuxi S.A,quepuedan potencializar una
emergencia.
Elplan deemergencia, seestructura comomodelodeaplicación en losdiferentes
centrosdetrabajo, perocaberesaltar quepara cada unodeellosse establece la
matriz de vulnerabilidadde acuerdo a lasactividades,
instalacioneslocativas,riesgosy peligros identificados.
Losdiferentesplanes de emergenciaspara cada unodelos centrosdetrabajo
establecidos enelalcancedelsistema degestiónenseguridadysalud en el trabajo.
DOCUMENTO Código documento
Análisis de vulnerabilidad FS.168
Plan de emergencias Flota Sugamuxi FS.169
Pons de emergencias FS.171
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
9.1. Seguimiento, medición análisis y evaluación del desempeño
9.1.1. Generalidades Todas las actividades realizadas para el adecuado funcionamiento del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser medibles de tal manera
que en cualquier momento se pueda evaluar el cumplimiento de los objetivos
trazados, así como de la eficacia de los controles establecidos con el fin de
garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores de Flota Sugamuxi S.A.
Dentro del marco del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el Trabajo se
estableció una Matriz en la cual se relacionan los objetivos junto con sus
indicadores de gestión planteados para facilitar la medición del desempeño del
sistema.
El seguimiento al desempeño se realiza también por medio del diagnóstico de
condiciones de salud de los trabajadores según las patologías encontradas en los
exámenes de ingreso, exámenes periódicos.
DOCUMENTO Código documento
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Sub proceso gestión de indicadores. HSEQ.4
Matriz de planificación de indicadores de gestión FS.032
Herramienta del sistema de gestión en SST FS.184
Adicionalmentealsistemaselehacenseguimientosperiódicos almomentodela
realizacióndemediciones higiénicasy la implementacióndelasrecomendaciones,la
realizaciónde los exámenesmédicos deingreso y periódicos,remisión a EPSde
acuerdoacondicionesdesalud, lasjornadasdesalud en el trabajoyseguridadvial, la
implementacióndelas inspeccionesa instalaciones,EPP,botiquines, larealizaciónde
lossimulacros, entrelosmétodosdecontrol, seguimientoyverificaciónmásrelevantes
del sistema.
9.1.2. Evaluación del cumplimiento
La evaluación de requisitoslegalesse realiza utilizando el formato listado maestro
de requisitos legales FS.019 con una frecuencia semestral.
9.2. Auditoria interna
Laempresahaestablecidolametodologíaparahacerseguimientoyverificacióna
travésdeauditoríasinternas,alaimplementacióneficazdelSistemadeGestiónbajolosr
equisitosdelaNormaNTC ISO 45001: 2018 y el decreto 1072 de 2015 y
resolución 0312 de 2019bajo elprocedimiento:
DOCUMENTO Código documento
Subproceso gestión de auditorías internas HSEQ.2
9.3. Revisión por la dirección
Para garantizar una adecuada planificación y revisión del Sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo se ha documentado e implementado el
subproceso de seguimiento y evaluación empresarial, Flota Sugamuxi S.A.
teniendo en cuenta la legislación vigente,asume la frecuencia de realización del
mismo mínimo una vez al año. De esta manera, se asegura la mejora continua y
la eficacia del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, también se
incluye la revisión de la política y los objetivosdel sistema.
De esta revisión se deja constancia en el Acta de Revisión del sistema de gestión.
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DOCUMENTO Código documento
Subproceso de seguimiento y evaluación
empresarial. PESG.2
Acta de Revisión del sistema de gestión FS. 043
10. MEJORA
10.1. Generalidades La medición del desempeño de los procesos, se realiza mediante el control de los indicadores de gestión establecidos en cada proceso y para ello se ha desarrollado una matriz de planificación en la que se interrelacionan la política de seguridad y salud en el trabajo, los objetivos, los procesos del sistema de gestión que están relacionados con los objetivos y los indicadores de los procesos que miden el logro de los objetivos. Para cada indicador se define la periodicidad de medición y la meta en un período determinado, de acuerdo con lo documentado en la ficha técnica del Indicador. Periódicamente y de acuerdo con la frecuencia de medición de cada indicador, esta matriz se mantiene actualizada desde cada uno de los procesos involucrados y en general desde el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Flota Sugamuxi S.A. realiza un completo esquema de medición, control y seguimiento mediante los indicadores establecidos en la matriz de planificación e integrados a los objetivos integrales.
10.2. Investigación de accidentes e incidentes de trabajo Flota Sugamuxi S.A. establece, implementa y mantiene unos procedimientos para
reporte e investigación de accidentes laborales y analizar de incidentes con el fin
de identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora aplicables con miras a
salvaguardar la salud de los trabajadores.
Por lo anterior se establece un procedimiento para la Investigación de Incidentes y
accidentes de trabajo mediante un formato diseñado teniendo en cuenta los
parámetros establecidos en la resolución 1401 de 2007 para tal fin.
DOCUMENTO Código documento
Procedimiento de reporte e investigación de accidentes e incidentes de trabajo.
FS.172
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Código: FS.161
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Fecha de actualización:
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Formato para investigación de accidentes e incidentes
FS.173
10.3. No conformidades y acciones correctivas Lametodologíapara eliminar lascausasde noconformidadesreales opotenciales,a
travésdeaccionescorrectivas,preventivasodemejora eficaces enprodeuna
implementacióneficazdelSistemadeGestiónbajolosrequisitosdelaNormaISO
9001:2015, elsistemadegestiónycontroldeseguridad y salud en el trabajo bajola
normaNTC ISO 45001: 2018Seencuentraestablecidoeneldocumento:
DOCUMENTO Código documento
Registro de acciones para la mejora FS.015
Subproceso de acciones de mejora HSEQ. 3
10.4. Mejora continua
La mejora continua se evidencia con las acciones de mejora efectivamente aplicadas, el control a los objetivos del sistema de gestión, los resultados de las auditorías internas, seguimiento al desempeño de los procesos, acciones correctivas y de mejora y los resultados de la Revisión por la Dirección mejorando así el comportamiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con el fin de evitar la materialización de los riesgos. 11. LISTADO DE DISTRIBUCIÓN Y/O DIVULGACIÓN
VERSIÓN CARGO VERSIÓN CARGO
5 Junta directiva. 5 Gerencia General.
5 Subgerente Administrativa 5 Subgerente Operativo
5 Todos los empleados
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
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Código: FS.161
Versión: 5
Fecha de actualización:
31/05/2019
1 12/12/2014 Original según decreto 1443 2014
2 06/11/2015 Se realizan modificaciones según decreto 1072 2015
3 10/09/2016 Se adiciona los requisitos de OSHSAS 18001
4 20/10/2017 Se cambian algunos códigos de documentos, y se cambia el nombre al documento “documento que contiene los programas de salud ocupacional”
5 27/05/2019
Actualización del documento de acuerdo a la estructura de la norma NTC ISO 45001: 2018, en la articulación con el decreto 1072 de 2015 y la resolución 0312 de 2019. Se cambia el nombre del documento.
13. APROBACIONES
ELABORO REVISO APROBÓ
Leydi Geraldine Rodríguez Coordinadora SST
Segundo Emiliano Ramírez Subgerente Administrativo
Ing.Oscar Javier Cuadros Gerente General