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RevistaGERENTE publicada para el mes de Abril, año 2013. En Venezuela,Edo Lara

Por Sara E. Reyes y Willis E. diaz.

gerente

Abril 2013

Tus empleados esperan lo mejor de ti...

Según estudios realizados, se ha determinado que todos los empleados siempre esperan que los cambios comiencen desde sus superiores y que todo gerente es el que debe comenzar por aplicarlos.

Descubre cómo gerenciar el Control de Gestión dentro de tu empresa

Conoce las fases a seguir en el Control de Gestión para obtener una mejor gerencia

Sé más que un simple

GERENTE

Sé más que un simple

GERENTE

gerente

Editorial

La actividad de las organizaciones así como sus técnicas para el control de gestión se han visto sometidas a una serie de cambios en las últimas décadas, debido a la globalización de los mercados y el incremento de la competitividad de las empresas. Las condiciones en que se compite en la actualidad por acceder a los recursos necesarios, por reducir gastos y costos, por aumentar la calidad de los productos o servicios, y el colosal desarrollo de las comunicaciones así como el transporte, han modificado la forma de actuar e interactuar de las organizaciones. Los procesos de dirección han evolucionado, de igual forma, a un sistema superior, exigiendo técnicas más efectivas para el control de gestión.

La estabilidad política -económica y social, así como también todos aquellos factores que influyen en el mercado hoy en día, han generado una intrínseca necesidad de controlar los procesos y discernir en todas decisiones que se toman esperando obtener buenos y nuevos resultados óptimos para los confines de la organización. Estos cambios de entorno han desencadenado en las empresas un gran número de cambios internos, en variables tales como la orientación hacia el cliente, el desarrollo tecnológico y la innovación, el papel rector de la dirección estratégica, los enfoques de calidad, el rol de los recursos humanos en la organización, la gestión de la información y otros. Se puede decir que el éxito de la organización hoy en día, exige una continua adaptación de la empresa a su entorno y la competitividad se convierte en el criterio económico por excelencia para orientar y evaluar el desempeño dentro y fuera de la empresa.

Esta Revista fue diseñada para todo aquel GERENTE que siempre quiere conseguir un buen manejo y rendimiento de la compañia.

Editores

Sara E. Reyes V-19.639.302

Willis E. Diaz V-18.421.989

El Control de Gestión en las Empresas es la herramienta mas importante para la medición de sus actividades.

El empresario, el directivo, el gerente o los mandos medios basan su trabajo en administrar la empresa o unidad organizativa bajo su responsabilidad. Para ello, premeditada o intuitivamente, llevan adelante los procesos propios de la administración. Estos procesos fueron estudiados desde los comienzos de la administración como disciplina científica y técnica; llamados procesos administrativos y presentados, entre otros, por Henri Fayol como las funciones de prevención, organización, comando, coordinación y control; o por las escuelas clásicas y neoclásicas de la administración en las funciones de planeación, organización, dirección y control.

“No se puede mejorar lo que no se controla; no se puede controlar lo que no se mide; no se puede medir lo que no se define”.

Se puede decir que estas palabras muy famosas y reconocidas muchos las han tomado a la ligera y se dan a la tarea de definir por doquier indicadores, sí, intentan medir cualquier cosa con tal de medir, sin entender que si se miden cosas equivocadas, se puede llegar a fomentar un comportamiento incorrecto por parte de la o las personas afectadas por dicha medición.

En el control de gestión el secreto está en definir bien el concepto de Éxito, objetivos y metas, es decir, no necesariamente todos manejamos la misma acepción del término por ende, es necesario construir una visión única. Es fundamental buscar el consenso de todo el equipo gerencial en pro de un beneficio mutuo, el éxito.

CONTROL DE GESTIÓN

organización, coordinación, y control

Por, Willis E. DIaz.

Implantación del Control de Gestión

Las empresas están obligadas a definir estrategias que le permitan el acceso al mundo competitivo de hoy, y si estas estrategias no van acompañadas de las herramientas de gestión que garanticen su materialización, los esfuerzos serán inútiles. En tal sentido un adecuado diseño del Sistema de Control de Gestión es de vital importancia.

Existen tres criterios comúnmente utilizados en la evaluación del desempeño de un sistema, los cuales están muy relacionados con la calidad y la productividad: eficiencia, efectividad y eficacia. Sin embargo, a veces, se les mal interpreta, mal utilizan o se consideran sinónimos; debido a ello, se cree conveniente puntualizar estas definiciones.

La eficiencia: se le utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera, como relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se había estimado o programado utilizar; la segunda, como grado en el que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en productos.

La efectividad: es la relación entre los resultados logrados y los resultados que nos habíamos propuestos, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos planificado: cantidades a producir, clientes a tener, órdenes de compras a colocar, etc.

La eficacia: valora el impacto de lo que se hace, del producto o servicio que presta la organización. No basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el adecuado, aquel que logrará realmente satisfacer al cliente o impactar en nuestro mercado.

El comportamiento de estos tres criterios en conjunto nos da de forma global la medida de competitividad de la empresa.

La Competitividad es la habilidad de una empresa para posesionarse en una parte del mercado, sostenerse a lo largo del tiempo y crecer. Se mide en función de la participación en el mercado.

El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos.

Por, Sara E. Reyes.

Indicadores en el Control de Gestión

La definición errada de un indicador, la mala selección de los parámetros, en fin, el manejo deportivo de éste, tiene un impacto negativo en el clima psicológico que impacta, trasciende y se extiende a toda la organización. Y así, lejos de mejorar y optimizar nuestros procesos, obtendremos el efecto contrario; la medición incorrecta hace más daño de lo que usted se imagina.

El objetivo no es buscar la cantidad, más bien, es buscar la calidad de los indicadores a medir y por otro lado, no se debe usar siempre el mismo indicador; un indicador es una herramienta que nos permite medir la efectividad, eficacia y eficiencia de las acciones emprendidas a objeto de resolver un problema. Efectivamente, un indicador nace y se desvanece junto con el problema, no puede ni debe tener un indicador eterno pues cada uno de ellos, se amolda y está acorde a las necesidades y al problema existente o en su defecto, a lo que se quiere medir. Cuidado, la perentoriedad de un indicador dice mucho más de lo que se puede creer

Por, Willis E. DIaz.

Cuando se evalúa el control de gestión de una empresa es importante contar con elementos que permitan determinar los grados de complejidad del sistema de control.

Las etapas o fases tendrán como características:

* Calidad y confiabilidad en la contabilidad y en la cultura organizativa.

* Complejidad en la actividad y la posibilidad de la formalización del proceso

* Especialización de la actividad y de los centros de responsabilidad

A su vez el control de gestión tendrá distintas fases en su aplicación como se detallan a continuación:

La situación inicial:

Compuesto por:

* Los pedidos de los clientes

* La cifra de las ventas

* La tesorería a corto plazo

Los sistemas de evaluación estáticos e informales de los resultados

Las acciones simultáneas

Consiste en la creación de un cuadro de mando que esté basado en los indicadores financieros y organizativosSe realiza una puesta en marcha de una contabilidad que está orientada a la gestión, la cual supone una organización administrativa de cierto nivel. También propone la creación y puesta en marcha de una contabilidad analítica que identifica y formaliza los centros de responsabilidad y la considera los factores críticos del éxito del negocio.Con respecto al  cuadro de mando:

Contiene datos contables de mayor calidad

Trata resultados analíticos

Presenta indicadores NO financieros de los centros de responsabilidad

La puesta en marcha de previsiones a corto plazoSe trata de los presupuestos anuales por meses y de los estados financieros anuales previsionalesSe realiza una integración en el cuadro de mando de los presupuestos y el análisis de las desviaciones. Se utiliza el cuadro de mande como un detector de las desviaciones.

La extensión del proceso presupuestado a dos o tres años:

Es el alargamiento del plan operativo en donde existen planes de acción con su correspondiente traducción en términos financieros.Concordancia en el tiempo de:

* El plan estratégico mayor de 5 años

* El plan operativo mayor de 1 año y menor que 3

El presupuesto a 1 año

La integración formalSe trata de la integración de los resultados presentes en los planes de acción con un horizonte de tiempo que esté en el mediano y largo plazo.

La delegación de las responsabilidades de gestiónSe trata de un sistema de seguimiento provisional integrado bajo la forma de delegación de responsabilidades de gestión.

Es necesario el seguimiento y aplicación de las fases del Control de Gestión para evaluar correctamente los elementos del sistema de control, y así poder medir las actividades y resultados deseados en cada organización.

fases del control de gestión

Por, Sara E. Reyes.

Es necesario crear estratégias para poder alcanzar los objetivos de la organización

El Sistema de Control es un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización.

Debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en definitiva su razón de ser.

El hecho de que el sistema de control se defina y oriente por los objetivos estratégicos de una organización, le otorga un carácter eminentemente estratégico, pues estará diseñado para pulsar el comportamiento de las distintas partes del sistema en función del cumplimiento de esos objetivos y a la vez aportará información para la toma de decisiones estratégicas.

Cada objetivo debe estar debidamente conformado y ajustado a las características del entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la organización. El seguimiento de la evolución del entorno permite reaccionar, y reajustar si es necesario, la forma en que se lograrán esas metas planteadas e incluso replantearlas parcial o totalmente. Para lograrlo es necesario que el Sistema de Control funcione de tal forma que permita obtener la información necesaria y en el momento preciso.

Un sistema de control con un enfoque estratégico, debe ser capaz de medir el grado de cumplimiento de los objetivos

Menguzzato y Renau 1986

Los sistemas de control deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:

Ser entendibles.

la forma de organización.

Rápidos.

Flexibles.

Económicos.

Es la herrmamienta más importante para gerenciar la organización

sistema de CONTROL

Por, Sara E. Reyes.

Edición

Abril 2013

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