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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Guatemala, Noviembre 2013

Aprobado con Resolución No. 1041 de

Gerencia General el 28-11-2013

Manual de Procedimientos de la Unidad de Administración de Recursos Humanos

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Índice

I Introducción 5

II Objetivos Generales del Manual 5

III Campo de Aplicación 5

IV Normas Generales del Manual 6

V Descripción de la Unidad de Administración de Recursos Humanos 6

VI Objetivos 7

VII Normativa General Unidad de Administración de Recursos Humanos 7

VIII Organigrama 8

IX Políticas de la Unidad de Administración de Recursos Humanos 8

X Simbología Utilizada 15

1. Siglas Utilizadas 15

XI Lista de Procedimientos 16

XII Procedimientos (Descripción y Diagramas de Flujo) 18

1. Recepción de Documentos 18

2. Nombramiento Judicial 20

2.1 Elaboración del Folio para Acta del Pleno (Plaza Fija, Área Judicial) 21

2.2 Elaboración del Folio para Acta del Pleno (Puesto Interino, Área Judicial) 25

2.3 Control de Interinos, Área Judicial 28

3. Nombramiento y Elaboración del Acta del Pleno 31

4. Nombramientos para ascensos ( Área Judicial) 34

5. Traslados Área Judicial 37

5.1 Traslados por Conveniencia del el Servicio (Área Judicial) 37

5.2 Traslados por Solicitud del Interesado (Área Judicial) 43

6. Permuta (Área Judicial) 45

7. Confirmación o Finalización de la Relación Laboral por Vencimiento

del Período de Prueba (Área Judicial) 48

8. Revocatoria de Nombramiento, Dejar sin Efecto, o Cancelación

de Nombramiento ( Área Judicial) 51

9. Renuncia (Área Judicial) 54

10. Notificación ( Área Judicial) 58


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11. Nombramientos Administrativos 62

12. Nombramientos Administrativos, Plaza Fija e Interino 63

13. Movimientos Administrativos (Traslado, Permuta) 67

13.1 Notificaciones Administrativas 72

13.2. Notificación del Acuerdo de Presidencia por Reclasificación 75

14. Actas y Cuadros de Toma de Posesión y Entrega del Cargo

Área Administrativa 78

14. Actas y Cuadros de Toma de Posesión del Cargo, del Área Administrativa 79

14.1 Actas y Cuadros de Entrega del Cargo, del Área Administrativa 83

15. Confirmación (Administrativa) 86

16. Finalización de la Relación Laboral Administrativa 90

17. Dejar sin Efecto el Nombramiento Administrativo 93

18. Revocatoria y/o Cancelación de Nombramiento Administrativo 96

19. Control de Interinos del Área Administrativa 99

20. Renuncia Administrativa 101

21. Contratación de Personal Bajo el Renglón 022 (Administrativo y Judicial) 105

XIII Acciones de Personal (Administrativo y Judicial) 109

22. Licencias 109

22.1 Trámite de Licencia 112

22.2 Trámite de Licencias Especiales 116

23. Vacaciones 120

23.1 Vacaciones del Personal Área Judicial 120

23.2 Vacaciones Personal en General 123

23.3 Vacaciones para Personal de Juzgados de Turno y Delegados

Departamentales de la Unidad de Antecedentes Penales 126

23.4 Elaboración de Certificación de Vacaciones Gozadas 129

24. Elaboración de Constancias y Certificaciones Laborales de Auxiliares

Judiciales y Personal Administrativo 131

25. Elaboración del Gafete de Identificación 135


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25.1 Emisión del Gafete de Identificación 136

26. Trámite del Carné de Recreación 139

27. Resoluciones de Régimen Disciplinario 142

27.1 Amonestación Verbal y/o Escrita 142

27.2 Suspensión sin Goce de Salario 145

27.3 Destitución Judicial 148

27.4 Destitución Administrativa 150

28. Suspensión de Labores a Empleado por estar Sujeto a Proceso Penal 153

29. Aplicación del Acuerdo 9-2011, Manual de Procedimientos Adminis-

trativos para el Sistema de Recursos Humanos del Organismo Judicial 158

29.1 Recepción y Trámite de la Notificación de Inasistencia del Personal

(Área Judicial y Administrativa ) 159

29.2 Notificación de Fallecimiento de un Laborante (Área Judicial y

Administrativa) 161

30. Trámite de Beneficios Post Mortem 163

30.1 Trámite del Pago de la Ayuda para Gastos Funerarios 165

31. Trámite del pago del Auxilio Post Mortem 168

32. Control del Horario de Ingreso y Egreso del Personal de la Gerencia de

Recursos Humanos 173

33. Solicitud de Prácticas 175

Glosario 179

Anexos 180


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I INTRODUCCIÓN

Este manual de procedimientos contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de la Unidad de Administración de Recursos Humanos, incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación, así como información que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la Unidad. Se presentan las operaciones dentro de los procedimientos que se desarrollan tanto a nivel del Departamento de Administración de Recursos Humanos, que están orientados al Área Judicial como los de la Coordinación de Administración de Recursos Humanos, orientados al Área Administrativa y a las Acciones de Personal de las dos áreas. Se complementa la información con diagramas de flujo que representan en forma gráfica la sucesión en que se realizan las operaciones de cada procedimiento y/o el recorrido en donde se muestran las unidades o los puestos que intervienen en cada operación descrita.

II OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL

Contar con un documento que permita al personal de la Unidad de Administración de Recursos Humanos visualizar en forma clara, sencilla y sistemática las actividades que realizan dentro de los procesos, así como

uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Servir de base para la capacitación técnica y orientar al personal sobre los procesos que se relacionan con las diferentes acciones administrativas de personal, desde su nombramiento, toma de posesión, licencias y prestaciones.

Controlar las diferentes actividades efectuadas dentro de cada procedimiento para evitar errores y constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Lograr eficiencia y eficacia en las actividades, que permitan una máxima utilización de los recursos existentes.

III CAMPO DE APLICACIÓN

El presente manual define cada una de las actividades que realiza un operador dentro de las áreas que componen la estructura organizacional de la Unidad de Administración de Recursos Humanos y está enfocado a su funcionamiento interno en lo que respecta al proceso de cubrir vacantes para plaza fija e interinatos, trámite de solicitudes de licencias, vacaciones, prestaciones y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilia en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal que integra la Unidad, ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto.

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/elme/elme.shtml#induccion

http://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml


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En tal sentido, los procedimientos tienen como propósito orientar al personal de la Unidad de Administración de Recursos humanos en la secuencia de las actividades que se realizan, con el fin que cada uno conozca el grado de responsabilidad que se le confiere en el puesto dentro de los procesos y subprocesos.

IV NORMAS GENERALES DEL MANUAL

El Manual deberá ser conocido por todos los empleados de la Unidad para que sirva de guía en la ejecución de todas sus actividades, para lo cual estará accesible para todos.

Deberá hacerse periódicamente una revisión del contenido, para mantenerlo actualizado con relación a los cambios que se presenten e informar a los empleados sobre el fiel cumplimiento de los procedimientos que se establecen.

Servirá como medio de comunicación entre los empleados y el Coordinador de la Unidad.

Deberá emplearse como herramienta de control.

Garantizará en todos los procedimientos el cumplimiento a los principios básicos que rigen la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, descritos en el artículo 2 de su Reglamento General.

V UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La Unidad de Administración de Recursos Humanos y su Departamento de Personal, es parte integrante del Sistema de Recursos Humanos, y dentro de sus principales actividades está el atender correctamente a las y los empleados del Organismo Judicial en sus gestiones administrativas referentes al trámite y notificación de nombramientos, renuncias, permutas, traslados, ascensos, licencias, suspensiones, vacaciones, indemnizaciones, pago de gastos funerarios y auxilio post mortem, en apego a lo que establece la Ley de Servicio Civil de este Organismo y su Reglamento General, el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente y demás leyes afines, que permiten la correcta administración de los mismos. Funciones Principales:

1. Atender solicitudes de nombramiento de auxiliares judiciales y administrativos. 2. Transcribir acuerdos de nombramientos regulares, provisionales, interinos,

judiciales y administrativos. 3. Gestionar el trámite a diversas acciones administrativas del personal del

Organismo Judicial. 4. Levantar actas de toma y entrega del cargo. 5. Controlar el flujo de documentos que ingresan para su trámite

correspondiente.


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6. Extender constancias de trabajo, a solicitud de las personas interesadas. 7. Gestionar el trámite de vacaciones y su notificación.

VI OBJETIVOS

Objetivo General Administrar la provisión del recurso humano del Organismo Judicial y ejecutar las gestiones del personal, en apego a lo que establece la Ley de Servicio Civil de este Organismo y su Reglamento General, el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente y demás leyes afines, que permiten la correcta administración de los mismos. Objetivos Específicos

1. Proveer oportunamente al Organismo Judicial, del personal mejor calificado que cumpla con los requisitos exigidos en el perfil del puesto.

2. Supervisar y coordinar oportunamente la ejecución de los folios para actas del Pleno, relacionados con movimientos de personal auxiliar judicial o administrativo.

3. Brindar en forma oportuna los servicios que sean requeridos por los funcionarios o empleados del Organismo Judicial, que de acuerdo a sus funciones le corresponden.

VII NORMATIVA GENERAL DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Las actuaciones de la Unidad de Administración de Recursos Humanos se regulan en el Decreto Número 48–99 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial y en el Acuerdo Número 31-2000 de la Corte Suprema de Justicia “Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial; así como en el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.

Además le son aplicables la Ley del Organismo Judicial, Decreto 2-89 del Congreso de la República de Guatemala y las leyes ordinarias siguientes:

1. Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto 101-97 del Congreso de la República de Guatemala.

2. Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas. 3. Código de Trabajo, Decreto 1441 del Congreso de la República de Guatemala. 4. Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos,

Decreto 89-2002 del Congreso de la República de Guatemala.

Los artículos que se relacionan con los procedimientos se mencionan al inicio de la descripción de cada uno, así como la normativa específica de los mismos.


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VIII ORGANIGRAMA IX POLÍTICAS DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Las políticas de la Unidad de Administración de Recursos Humanos, consisten en un conjunto de acciones encaminadas a establecer guías generales de acción, que son comunes para todos los encargados de las diferentes operaciones que componen los procesos de la Unidad, con el fin de que la misma marche de una manera unitaria y asegurar uniformidad en su conducta. Las políticas que se presentan a continuación son aplicables a la Delegación de la Gerencia de Recursos Humanos de la Regional de Quetzaltenango así como a las que puedan crearse posteriormente y en la medida que ésta realice las funciones que le competen.

Estas políticas facilitan además, la conducta dentro de la organización de la Unidad y permiten conocer cuáles son las reglas del juego de la misma, siendo las principales, las siguientes:

a) Es deber de todos los empleados de la Unidad de Administración de Recursos Humanos atender debidamente tanto al usuario externo como interno.


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b) Buscar constantemente la manera de agilizar los procesos.

c) Los nombramientos administrativos, quedan a cargo de la Coordinación de la Unidad de Administración de Recursos Humanos (nombramientos de primer ingreso, nombramientos provisionales, nombramientos interinos, ascensos, renuncias, permutas, traslados, traslados por conveniencia del servicio, supresiones, creaciones, ascensos, confirmaciones y revocatorias).

d) Los nombramientos judiciales quedan a cargo del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

e) La Unidad de Administración de Recursos Humanos en ningún momento podrá someter para aprobación de la Superioridad, nombramientos que no cuenten con la respectiva elegibilidad de la Unidad de Desarrollo Integral o Dotación según sea el caso.

f) Toda autorización de movimientos de personal será enviada por la Coordinación de la Unidad de Administración de Recursos Humanos, a través de la Gerencia de Recursos Humanos a la Presidencia de este Organismo, para su respectiva aprobación.

g) Todo movimiento de personal autorizado por el Presidente del Organismo Judicial deberá ser transcrito y notificado a las partes en forma inmediata.

h) Los notificadores informarán de inmediato al jefe de la Unidad de

Administración de Recursos Humanos, cuando una persona que habiendo sido nombrada en un puesto administrativo, no acepte, para que el mismo sea dejado sin efecto y se cubra la plaza vacante a la brevedad.

i) Las actas y cuadros de tomas y entregas de cargo administrativo se faccionan únicamente como consecuencia de la existencia de un Acuerdo de movimiento de personal firmado por la Presidencia de este Organismo.

j) El acta de toma o entrega de cargo deberá ser redactada y firmada en la Unidad de Administración de Recursos Humanos, la cual contendrá la información de acuerdo a los datos proporcionados por la parte interesada a través del formulario de “Datos Personales” y en los casos que amerite, deberá hacerse constar el juramento de fidelidad a la Constitución Política de la República de Guatemala y de cumplimiento de las leyes del país, que estipula el artículo 27 del Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial.

k) Las acciones de personal como suspensiones disciplinarias, trámite de gastos

funerarios y auxilio Post Mortem, quedan a cargo de la Sección de Nóminas y Planillas.

l) Certificación de Licencias gozadas y vacaciones quedan a cargo del Departamento de Administración de Recursos Humanos.


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m) El trámite de suspensiones del IGSS, Prestaciones laborales y Prestaciones

Post Mortem, estará a cargo de la Sección de Nóminas y Planillas.

n) De conformidad con la Ley de Presupuesto, no es factible nombrar personal para cubrir vacaciones, sólo en casos especiales, debidamente autorizados por la Presidencia de este Organismo.

o) Ningún nombramiento interino podrá excederse de seis meses, salvo casos

especiales, la Unidad de Administración de Recursos Humanos deberá remitir a la Autoridad Nominadora la renovación o prórroga del mismo para su autorización por un período igual.

p) De acuerdo al artículo 65 de la Ley del Organismo Judicial, toda destitución deberá ser impuesta por la Autoridad Nominadora, la cual es notificada al Departamento de Administración de Recursos Humanos únicamente para su conocimiento y para efectos del seguimiento correspondiente a la elaboración de los cuadros y actas de entrega del cargo, traslado a la Sección de Nóminas y Planillas, Sección de Archivo.

q) Es competencia exclusiva de la Unidad de Administración de Recursos

Humanos a través del Departamento de Administración de Recursos Humanos elaborar el Proyecto de Acuerdo del Pleno que contenga los movimientos de personal (nombramientos de primer ingreso, nombramientos provisionales, nombramientos interinos, renuncias, permutas, traslados, traslados por conveniencia del servicio, supresiones, creaciones, ascensos, confirmaciones y revocatorias), para ser aprobado por el Honorable Pleno de la Corte Suprema de Justicia.

r) El Departamento de Administración de Recursos Humanos, es el único facultado para elaborar proyectos de Acuerdo de Pleno para conocimiento y aprobación de los Magistrados, a través de la Cámara respectiva.

s) Las actas y cuadros de toma de posesión y entrega del cargo, se faccionan en cada Judicatura.

t) Los casos estrictamente especiales, que tengan como consecuencia la pérdida de la relación laboral, el acta y cuadro de toma de posesión y entrega del cargo se levantarán en la Unidad de Administración de Recursos Humanos.

Las operaciones del Departamento de Administración de Recursos Humanos soportan las políticas siguientes:


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Área de movimientos de personal auxiliar judicial:

a) Cuando se remiten folios para realizar movimientos de personal auxiliar judicial, contar con una propuesta por parte de la dependencia jurisdiccional es un requisito que no es indispensable, toda vez que debe velarse por la continuidad en el servicio.

b) Para la cobertura de interinatos, se puede tomar en cuenta a personal

laborante que cumpla con los requisitos académicos y experiencia en el puesto o bien a solicitantes elegibles que se encuentren en el banco de candidatos externos.

c) Si una persona favorecida con un nombramiento fijo o interino no acepta dicho

nombramiento, el notificador debe requerir oficio o bien informar por escrito al Coordinador del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

d) Al momento de realizar folios que serán autorizados por los Magistrados que

integran la Corte Suprema de Justicia, se vela porque las personas propuestas no posean familiares dentro del mismo órgano jurisdiccional en el cual pueden ser nombrados.

Acciones de Personal

Personal Técnico, Administrativo y Judicial Vacaciones

a) El personal técnico, administrativo y judicial tiene derecho, de acuerdo a los

artículos 37 literal g) y 49 de la Ley de Servicio de Servicio Civil del Organismo Judicial, a gozar veinte días hábiles de vacaciones, las cuales serán divididas en dos partes como máximo y únicamente se dará trámite a aquella solicitud en la que esté consignada la firma del trabajador y el visto bueno de su Jefe Inmediato, para gozar dichas vacaciones deberán ser solicitadas mediante oficio al Departamento de Administración de Recursos Humanos.

b) Las vacaciones del personal Auxiliar Judicial, se designarán de acuerdo con la

disposición que emita la Presidencia de este Organismo, quien por las razones del servicio no las pueda disfrutar en los turnos que se establezcan será la Gerencia de Recursos Humanos a través del Departamento de Administración de Recursos Humanos, quien autorice dichas vacaciones.

c) El personal que no ha cumplido el año laboral para gozar las vacaciones, será asignado a otra unidad o dependencia laboral, el tiempo que dure el período de vacaciones de la unidad donde labora, lo cual se debe hacer constar en su expediente laboral.


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d) Los períodos vacacionales requeridos únicamente pueden ser autorizados si cuentan con el visto bueno del jefe inmediato del solicitante.

Asuetos

a) El Departamento de Administración de Recursos Humanos reconoce como días de asueto con goce de salario los establecidos en los artículos 48 de la Ley de Servicio Civil de este Organismo y 42 de su Reglamento y por el artículo 36 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.

b) Todo asueto ordinario o especial será gozado de conformidad con lo

establecido en el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo suscrito entre el Organismo Judicial y el Sindicato de Trabajadores de este Organismo, vigente y permisos oficiales u otros otorgados por el Organismo, deberán autorizarse de acuerdo a lo estipulado en el artículo 43 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente.

Licencias

a) Las licencias a las que se refiere el artículo 53 de la Ley de Servicio Civil de este Organismo que sean negadas por el jefe inmediato, podrán ser autorizadas por la Gerencia de Recursos Humanos a través del Departamento de Administración de Recursos Humanos; siempre y cuando éstas sean por motivos especiales y debidamente justificadas con documentos de respaldo y quien deberá dejar constancia por escrito del permiso concedido.

b) Las licencias contempladas en el artículo 52 literal a) numerales romanos i, ii, iii y iv de la Ley de Servicio Civil de este Organismo y artículos 37 y 38 de su Reglamento, serán otorgadas exclusivamente por conducto de la Presidencia de este Organismo, debiendo presentar la solicitud con un mínimo de 15 días hábiles a la Unidad de Administración de Recursos Humanos y deberá adjuntar los requisitos establecidos en el Manual de Procedimientos del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

c) Toda solicitud de licencia con o sin goce de salario deberá ser debidamente

documentada y justificada, con la firma del solicitante y el visto bueno del Jefe Inmediato.

Sanciones Disciplinarias

a) La Unidad de Administración de Recursos Humanos deberá aplicar la sanción

que será impuesta por la Unidad del Régimen Disciplinario, previa notificación de la resolución correspondiente.


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Constancias de Relaciones Laborales a) El Departamento de Administración de Recursos Humanos únicamente

emitirá constancia de relaciones laborales cuando se trate de los siguientes casos:

a.1. Trámite de Indemnización por Renuncia o Finalización de la Relación

Laboral. a.2. Trámite de Prestaciones Laborales. a.3. Trámite de Prestaciones Post Mortem. a.4. Requerimiento de Jefes, Coordinadores o Autoridades del Organismo

Judicial y de la Corte Suprema de Justicia. a.5. Instituciones del Estado. a.6. Informes de carácter especial. a.7. Solicitud del propio empleado o ex empleado.

b) Salvo consentimiento por escrito de un laborante o ex laborante, se emitirá

una constancia de relación laboral a una persona ajena a este, de conformidad con su solicitud.

Gafete de Identificación:

a) La entrega del gafete de identificación laboral se realizará de manera

personal al interesado y salvo en casos especiales se entregará a un tercero previa autorización por escrito por parte del solicitante.

b) En ningún momento la Unidad y/o Departamento de Administración de Recursos Humanos enviará un carné de identificación por correo.

c) Al personal interino solamente se le extenderá un carné provisional con su fotografía reciente.

Carné de Recreación:

a) Para que un trabajador pueda gozar de los beneficios de los Centros Recreativos del Ministerio de Trabajo y Previsión Social debe solicitar por escrito la emisión del carné respectivo.

Prestaciones de Orden Cultural

a) Las prestaciones a las que hace referencia el artículo 63 del Pacto

Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente, suscrito entre el Organismo Judicial y el Sindicato de Trabajadores de este Organismo, podrá ser solicitado a través del Departamento de Administración de Recursos Humanos. A dicha solicitud se deberán adjuntar los documentos necesarios, en original o autenticados por un Notario, que comprueben el motivo de la solicitud.


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Tareas Varias Internas

Talleres de Capacitación

a) El Departamento de Administración de Recursos Humanos emitirá el acuerdo de licencia por los motivos establecidos en el artículo 52, literal a) numeral ii de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, de acuerdo a la información que se proporcione por parte de la Secretaría General de la Presidencia, la Unidad de Capacitación Institucional o Gerencia de Recursos Humanos y será trasladado para aprobación de la Presidencia de este Organismo.

b) Aprobado el acuerdo, deberá ser notificado vía escrita y vía telefónica a

las partes interesadas. Externas:

Solicitud de Prácticas de carrera a nivel medio

a) Toda solicitud para realización de práctica supervisada de carreras a nivel

medio, será canalizada exclusivamente por medio de la Unidad de Administración de Recursos Humanos a través de su Coordinación y deberá contar con el visto bueno del jefe de la dependencia donde ésta se realizará.

b) Las solicitudes que no cuenten con el visto bueno de ningún jefe de dependencia, será la Unidad de Administración de Recursos Humanos quien tratará de ubicar al estudiante de acuerdo a su profesión y a las necesidades del servicio del Organismo Judicial. Toda autorización para realización de prácticas será por escrito y será notificada a las partes interesadas. La autorización para el Centro Educativo será entregada al estudiante.

c) Todo practicante que sea admitido deberá sujetarse y cumplir a cabalidad

con la normativa interna de este Organismo. El incumplimiento de lo anterior, será motivo suficiente para dar por cancelada la práctica sin responsabilidad del Organismo Judicial.

d) El Organismo Judicial no queda obligado a contratar los servicios de un

practicante a nivel medio, posterior a la culminación de su práctica supervisada.

NOTA: Al inicio de cada Procedimiento aparecen las normas específicas para cada uno

de ellos.


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X SIMBOLOGÍA UTILIZADA Señala el inicio o el fin de un flujo.

Para representar las actividades, en su interior se describe en forma concreta la especificación de la actividad.

Para conectar actividades.

Para mostrar las actividades que requieren una decisión, dentro del procedimiento.

Para hacer referencia a otros diagramas de flujo, su contenido representa otro procedimiento y no se numeran.

Para conectar actividades y operaciones dentro del mismo procedimiento.

Para conectar actividades u operaciones dentro del mismo procedimiento en diferentes páginas.

X.1 SIGLAS UTILIZADAS:

LSCOJ: Ley de servicio Civil del Organismo Judicial RGLSCOJ: Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial RRHH: Recursos Humanos


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XI LISTA DE PROCEDIMIENTOS

No. 1 Recepción de documentos (Área Administrativa y Judicial) No. 2 Nombramiento Judicial No. 2.1 Elaboración del folio para acta del Pleno, (Plaza Fija, Área Judicial) No. 2.2 Elaboración del folio para acta del Pleno, (Puesto Interino, Área judicial) No. 2.3 Control de Interinos, Área Judicial No. 3 Nombramiento y Elaboración de Acta del Pleno No. 4 Nombramiento para Ascenso (Área Judicial) No.5 Traslado Área Judicial No. 5.1 Traslado por Conveniencia del Servicio No. 5.2 Traslado por Solicitud del Interesado (Área Judicial) No. 6 Permuta (Área Judicial) No. 7 Confirmación o Finalización de la relación Laboral, Por Vencimiento del

Período de Prueba (Área Judicial) No. 8 Revocatoria de Nombramiento, Dejar sin Efecto o Cancelación de

Nombramiento (Área Judicial) No. 9 Renuncia (Área Judicial) No. 10 Notificación (Área Judicial) No. 11 Nombramientos Administrativos, Plaza Fija e Interino No. 12 Movimientos Administrativos (Traslados, Permutas) No. 13 Notificaciones Administrativas No. 13.1 Notificación del Acuerdo de Presidencia por Reclasificación No. 14. Actas y cuadros de Toma de Posesión del Área Administrativa No. 14.1 Actas y Cuadros de Entrega del Cargo del Área Administrativa No. 15 Confirmación (Administrativa) No. 16 Finalización de la Relación Laboral (Administrativa) No. 17 Dejar sin efecto el Nombramiento Administrativo No. 18 Revocatoria y/o Cancelación de Nombramiento Administrativo No. 19 Control de Interinos (Administrativo y Judicial) No. 20 Renuncia Administrativa No. 21 Contratación de Personal Bajo el renglón 022 (Administrativo y Judicial) No. 22 Licencias No. 22.1 Trámite de Licencias No. 22.2 Trámite de Licencias Especiales No. 23 Vacaciones No. 23.1 Vacaciones del Personal, Área Judicial No. 23.2 Vacaciones del Personal en General No. 23.3 Vacaciones para Personal de Juzgados de Turno y Delegados

Departamentales de la Unidad de Antecedentes Penales No. 23.4 Elaboración de Certificación de Vacaciones Gozadas No. 24 Elaboración de Constancias y Certificaciones Laborales de Auxiliares

Judiciales y Personal Administrativo No. 25 Emisión del Gafete de Identificación No. 26 Trámite del Carné de Recreación


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No. 27 Resoluciones de Régimen Disciplinario No. 27.1 Amonestación Verbal y/o Escrita No. 27.2 Suspensión sin Goce de Salario No. 27.3 Destitución Judicial No. 27.4 Destitución Administrativa No. 28 Suspensión de Labores a empleado por estar sujeto a proceso penal No. 29 Aplicación del Acuerdo 9-2011, Manual de Procedimientos Administrativos,

para el Sistema de Recursos Humanos del Organismo Judicial No. 29.1 Recepción y Trámite de la Notificación de Inasistencia del Personal (Área

Judicial y Administrativa) No. 29.2 Notificación del Fallecimiento de un Laborante (Área Judicial y Administrativa) No. 30 Trámite de Beneficios Post Mortem No. 30.1 Trámite de Pago de la Ayuda para Gastos Funerarios No. 31 Trámite del Auxilio Post Mortem No. 32 Control del Horario de Ingreso y Egreso del Personal de la Gerencia de Recursos Humanos No. 33 Solicitud de Prácticas


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XII PROCEDIMIENTOS (Descripción y Diagramas de Flujo)

1) RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

A. Fundamento Legal Constitución Política de la República de Guatemala. Artículo 28.

B. NORMAS:

a) Recepción, recibe los documentos que se presentan en ventanilla. b) Previo a sellar de recibido, Recepción debe asegurase que la solicitud

cuente con los requisitos que debe llevar cada trámite y que la solicitud sea competencia de la Unidad.

DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

(Área Administrativa y Judicial) No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe, verifica que el documento sea competencia de la Unidad de

Administración de Recursos Humanos, revisa que cada expediente o solicitud cumpla con los requisitos establecidos y adjunte la documentación necesaria para el trámite que se solicita.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Sella de recibido, asigna número de correlativo e ingresa en el sistema

de correspondencia.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Elabora e imprime conocimiento de entrega.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Traslada documentación al destinatario que corresponda. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Destinatario DESCRIPCIÓN : Firma de recibido.


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2) NOMBRAMIENTO JUDICIAL

ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE ACTAS DEL PLENO, Y EJECUCIÓN DEL ACTA DEFINITIVA PARA NOMBRAMIENTOS

A. Fundamento Legal:

Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículos: 19, 20, 26, 28, 29, 30, 31, 32 y 33.

Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículos: 16, 17, 18, 24, 25, 26, 27 y 28.

B. NORMAS (Nombramiento):

a) Las propuestas de los Jueces y Magistrados deberán ser tomadas en cuenta siempre y cuando los interesados cumplan con el requisito de ELEGIBILIDAD.

b) Las propuestas procedentes de Jueces y Magistrados deberán ser trasladadas al pleno de la CSJ como OPCIÓN “A” y las propuestas de la Unidad de Administración de Recursos Humanos, como OPCIÓNES “B y C”.

c) La Unidad de Administración propone únicamente a personal elegible y nunca

al pendiente de elegibilidad.

d) Para cubrir ausencias temporales del personal, debe tomarse de preferencia como primera posibilidad, los ascensos internos de los trabajadores de la dependencia y que el interino del Banco de Elegibles ocupe la última posición en la escala de movimientos.

e) El interinato no podrá ser mayor de seis meses, (Artículo 32, Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial) para lo cual la Unidad de Administración de Recursos Humanos sigue un procedimiento específico para mantener este control.

C. NORMAS (Elaboración Acta del Pleno):

a) El Acta del Pleno se elabora en base al proyecto autorizado por el Pleno de Magistrados de la Corte Suprema de Justicia.

b) De toda Acta del Pleno, el Jefe de Personal debe enviar copia a:

Sección de Nóminas y Planillas, Unidad de Dotación, Unidad de Desarrollo Integral para dictamen sobre ascensos y traslados, Magistrados de la Corte Suprema de Justicia y Gerencia General.


21

c) Todo lo relacionado con asignación de partidas presupuestarias, deberá ser consultado y revisado en la Sección de Nóminas y Planillas antes de su inclusión en el acta definitiva.

Procedimiento No. 2.1 ELABORACIÓN DEL FOLIO PARA ACTA DEL PLENO

(PLAZA FIJA, AREA JUDICIAL) DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Juez/ Secretario del Órgano Jurisdiccional DESCRIPCIÓN : Traslada la solicitud con el motivo de la vacante, antes o en el momento

de producirse la ausencia. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Vacantes DESCRIPCIÓN : Elabora listado de vacantes, al momento de producirse, remite a

Encargado de Elaboración del Folio para proyecto de Acta. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Revisa el listado de vacantes y verifica si la solicitud trae candidato

propuesto del juzgado y propuestas de jueces. No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Si la solicitud tiene propuesta de candidato continúa con operación No

5. Si no tiene propuesta de candidato continúa con operación No. 8 (Artículo 19 LSCOJ).

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Verifica si el candidato propuesto es laborante. Si el candidato

propuesto es laborante, continúa con operación No. 6. Si el candidato

no es laborante continúa con operación No. 7.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Solicita la elegibilidad del candidato propuesto a la Unidad de

Desarrollo Integral. (Artículos 19 y 20 LSCOJ y 18 de RGLSCOJ).


22

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Consulta la base de elegibilidades o solicita la elegibilidad del candidato

propuesto a la Unidad de Dotación. (Artículos 19 y 20 LSCOJ y 18 de

RGLSCOJ).

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Solicita candidatos elegibles a las Unidades de Desarrollo Integral y

Dotación, para sustituir al personal que ocupará el puesto menor en la cadena de ascensos que se produzca, o para agregar a la propuesta, o sustituir en caso de que el candidato propuesto no sea elegible, o para los casos en que no se encontraron laborantes elegibles y traslada para firma. (Artículos 19, 20 y 25 LSCOJ y 18, 19 y 20 de RGLSCOJ.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Elabora el Folio incorporando el número de partida presupuestaria de

los puestos a ocupar, con el nombre del candidato propuesto y con candidatos elegibles proporcionados en el dictamen de elegibilidad emitido por la Unidad de Desarrollo Integral y los proporcionados por la Unidad de Dotación, traslada para firma del Coordinador del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Firma y autoriza envío del Folio a la Cámara correspondiente. No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Envía el Folio con candidatos a la Cámara correspondiente para su

autorización. (Artículos 26 y 27 LSCOJ). No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado o con enmiendas, por la Cámara

correspondiente, anota en sus controles y lo traslada para que se realice el proceso de elaboración de acta y nombramiento. (Artículos 26 y 27 LSCOJ) y a encargados de revisar nombramientos interinos para revalidarlos.


23

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe por correo electrónico los movimientos del acta autorizados,

actualiza en sus controles y elabora informe a las Unidades de Dotación y Desarrollo Integral indicando que candidatos fueron nombrados y quienes no, para que los incluyan nuevamente en su listado de elegibles.


24


25

Procedimiento No. 2.2 ELABORACIÓN DEL FOLIO PARA ACTA DEL PLENO

(PUESTO INTERINO, AREA JUDICIAL) DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Juez/ Secretario del Órgano Jurisdiccional DESCRIPCIÓN : Traslada la solicitud con el motivo de la vacante, antes o en el momento

de producirse la ausencia. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Vacantes DESCRIPCIÓN : Elabora el listado de vacantes, al momento de producirse o de recibir

correo electrónico de aviso de suspensión del IGSS y remite al Encargado de Elaboración del Folio para proyecto de Acta.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Revisa el listado de vacantes o correo electrónico de aviso de

suspensión del IGSS y verifica si hay solicitud con candidato propuesto por el juzgado y las propuestas de jueces, que puede ser un pasante elegible que se encuentre cubriendo el órgano jurisdiccional respectivo.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Si hay solicitud con propuesta de candidato, continúa con operación No.

5. Si no hay propuesta de candidato continúa con operación No. 7 (Artículo 19 LSCOJ).

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Verifica en banco de elegibilidades de la Unidad de Dotación si el

candidato propuesto es elegible. No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Si el candidato propuesto es elegible, continúa con operación No. 8. Si

el candidato no es elegible continúa con operación No. 7. No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Busca candidatos elegibles en el banco de elegibilidades de la Unidad

de Dotación. (Artículos 20 de LSCOJ y 18 de RGLSCOJ).


26

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Elabora el Folio incorporando el número de partida presupuestaria con

nombre del candidato propuesto y candidatos elegibles proporcionados por la Unidad de Dotación y se traslada para firma del Coordinador del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Firma y autoriza envío del Folio a la Cámara correspondiente.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Envía el Folio a la Gerencia de Recursos Humanos para su

autorización.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado o con instrucciones de la Gerencia de

Recursos Humanos, anota en sus controles y lo traslada a Encargado del Acta para su elaboración, transcripción y nombramiento y a encargados de revisar nombramientos interinos para revalidarlos, pasa a Procedimiento No. 3 para Elaboración del Acta.

No. OPERACIÓN

: PROCEDIMIENTO No. 3

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Continúa con el procedimiento de elaboración del acta.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe por correo electrónico los movimientos del acta autorizados,

actualiza en sus controles y elabora informe de todo lo actuado para trasladarlo con firma de la Gerencia de Recursos Humanos, a la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia, con la finalidad de incorporar los movimientos de personal auxiliar judicial que se hayan llevado a cabo en el Acta del Pleno de la Corte Suprema de Justicia que corresponda, en consonancia a lo establecido en los artículos 26 y 27 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada semanalmente a la Gerencia de Recursos Humanos, los

movimientos realizados para interinos de cada una de las Cámaras, para el informe que debe presentar a la Cámara correspondiente.


27


28

Procedimiento No. 2.3 CONTROL DE INTERINOS, ÁREA JUDICIAL

DESCRIPCIÓN No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Encargado de Plazas Vacantes DESCRIPCIÓN : Genera semanalmente informe de plazas vacantes, con base en las

notificaciones de ausencia temporal del titular de un puesto del Área Judicial, por diferentes motivos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de Recursos Humanos

DESCRIPCIÓN : Anota en el Sistema de Control, motivo de la ausencia y tiempo de duración de la misma y proporciona nombres de la persona que cubrirá interinamente.

No. OPERACIÓN

:

3

RESPONSABLE : Encargado del Control de Interinos DESCRIPCIÓN : Recibe notificación de la persona que ocupará la vacante en forma

interina y anota en el Sistema Control de Interinos.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado del Control de Interinos DESCRIPCIÓN : Revisa periódicamente (cada mes) en el control de interinos, para

establecer tiempos de finalización, en el control interno y en el Sistema Informático.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado del Control de Interinos DESCRIPCIÓN : Revisa periódicamente (cada mes) en la nómina para el caso de

traslados temporales. No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado del Control de Interinos DESCRIPCIÓN : Cuando el reporte del sistema se encuentre en el cuarto mes de

interinato y la situación que motivó la ausencia no ha sido resuelta, traslada informe al Coordinador, para que proceda.


29

No. OPERACIÓN

: 7


DESCRIPCIÓN : Revisa y solicita a los encargados del área, la revalidación del interinato

y continúa con el Procedimiento No. 8.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Sigue Procedimiento No. 8, para Revalidación del Nombramiento.

No. OPERACIÓN

: PROCEDIMIENTO No. 2.2

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Sigue procedimiento No. 2.2, para Autorización de Nombramiento.


30


31

Procedimiento No. 3 NOMBRAMIENTO Y ELABORACIÓN DEL ACTA DEL PLENO


: 0

RESPONSABLE : Encargado de elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Procedimiento No. 2.1 Elaboración de Folio para acta.

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Encargado de Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe de martes a lunes, los Folios aprobados incluyendo

documentación de soporte para cada uno de los movimientos propuestos y procede a elaboración del Acta del Pleno.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Elabora las transcripciones de los movimientos autorizados y los

traslada para firma del Coordinador del Departamento de Administración de RRHH.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Firma transcripciones y devuelve al Encargado de Redacción de Actas.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada a los notificadores las transcripciones en forma física y por

correo electrónico.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Elabora el acta incorporando los nombramientos regulares u ordinarios,

provisionales e interinos, modificaciones, confirmaciones, revocatorias, renuncias, traslados, permutas, ascensos, incluyendo partidas presupuestarias, Número del acta y fecha y traslada para revisión y firma del Coordinador.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa y solicita correcciones, si las hay.


32

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Si hay correcciones continúa con operación No. 8. Si no hay

correcciones continúa con operación No. 9.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Realiza correcciones por solicitud de Magistrados de la Corte Suprema

de Justicia. Se devuelve corregido a quien lo solicitó.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Firma y autoriza el envío del acta y devuelve a Encargado de

Elaboración de Actas del Pleno.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe por correo electrónico el Acta de la Región de Quetzaltenango,

para incorporarla al acta definitiva.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Envía copia del acta completa a la Secretaría de la Corte Suprema de

Justicia, Unidad de Administración, Regional de Quetzaltenango, Sección de Nóminas y Planillas, Unidad de Desarrollo Integral, Unidad de Dotación. (Arto. 26 LSCOJ).

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Presidencia de la Corte Suprema de Justicia y Magistrados DESCRIPCIÓN : Autorizan proyecto y envían acta autorizada a la Coordinación de

Unidad de Administración de Recursos Humanos. (Arto. 27 LSCOJ).

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada los movimientos del acta por correo electrónico al Coordinador

del Departamento de Administración de Recursos Humanos, al Encargado de Vacantes, al Notificador y a la Sección de Archivo de Recursos Humanos y continúa el Procedimiento para Notificación

No. OPERACIÓN

: Proceso No. 10 para Notificación


33


34

4) ASCENSOS (ÁREA JUDICIAL) A. FUNDAMENTO LEGAL.

Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículos 24 y 25.

Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículos 19 y 20.

Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente, suscrito entre el Organismo Judicial y el Sindicato de Trabajadores de este Organismo, artículos 51 y 52.

B. NORMAS:

a) Los acuerdos administrativos de Ascenso, se elaboran por dictamen de la Unidad de Desarrollo Integral de Recursos Humanos o por orden superior emanada de la Autoridad Nominadora que corresponde.

b) Los ascensos de personal administrativo son elevados a Presidencia y deberán ser anotados en la base de Control de acuerdos.

C. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 4 NOMBRAMIENTO PARA ASCENSOS

(ÁREA JUDICIAL) No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Unidad de Desarrollo Integral DESCRIPCIÓN : Realiza el procedimiento No. 2, para ascensos de su manual de

procedimientos, elabora dictamen y adjunta a la lista de candidatos elegibles que traslada a la Unidad de Administración de Recursos Humanos. (Artículo 25 LSCOJ).

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de elaboración de Folio para Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe dictamen de la Unidad de Desarrollo Integral como respuesta a

su solicitud de elegibilidad para una plaza vacante y continúa con el procedimiento No. 2 para Elaboración del Folio.


35

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Continúa con el procedimiento No. 3 para elaboración del acta del

Pleno de la Corte Suprema de Justicia.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Encargado de Notificaciones DESCRIPCIÓN : Continúa procedimiento para notificaciones y toma de posesión del

cargo.


36


37

5. TRASLADOS (ÁREA JUDICIAL)

Fundamento Legal: Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículos 34, 35 y 72 inciso 4; Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 20, Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente, artículo 30.

5.1) TRASLADOS POR CONVENIENCIA DEL SERVICIO.

A. NORMAS

a) Los procedimientos de traslado por conveniencia del servicio o motivados, se inician por órdenes superiores, emanadas de la Presidencia del OJ, Corte Suprema de Justicia y Gerencia de Recursos Humanos, en la Unidad de Desarrollo Integral de Recursos Humanos, en donde se corre audiencia de acuerdo a lo indicado en el inciso a) del artículo 35 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial.

b) Una vez firmada la resolución motivada por la Gerencia de Recursos

Humanos, la Coordinación o Jefatura de la Unidad de Administración de Personal lo eleva a la Presidencia o Secretaría de la Corte Suprema de Justicia según corresponda.

c) La resolución administrativa de traslado puede ser impugnada a través del recurso de revisión, que deberá ser presentado ante la autoridad administrativa dentro del plazo de tres días siguientes a la notificación de la resolución respectiva, quien resolverá dentro del plazo de cinco días. Contra esta resolución no cabe recurso alguno. (Artículo 73 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial)

B. DESCRIPCIÓN

Procedimiento No. 5.1 TRASLADOS POR CONVENIENCIA DEL SERVICIO

(Área Judicial)

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Unidad de Desarrollo Integral de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Como producto del procedimiento No. 4 de su Manual de

Procedimientos, traslada el expediente y dictamen al Asesor Laboral de la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Asesor Laboral de la Gerencia de Recursos Humanos. DESCRIPCIÓN : Recibe y elabora resolución motivada de traslado y pasa para

aprobación de la Gerencia de Recursos Humanos.


38

No. OPERACIÓN

:

3

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe y revisa. Si aprueba la resolución motivada continúa con

operación No. 6, si no aprueba continúa con operación No. 4.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Hace correcciones o sugiere cambios y devuelve.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Asesor Laboral de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Realiza correcciones o cambios sugeridos por la Gerencia y traslada

para firma.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Firma resolución y traslada a la Unidad de Administración.

No. OPERACIÓN

: 7


No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe y revisa la solicitud y asigna al Encargado de Elaboración del

Folio.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Elabora notificación de la resolución para el trabajador a trasladar y

traslada para firma del Coordinador del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 10


DESCRIPCIÓN : Revisa, firma notificación y traslada al Notificador.


39

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Notifica a interesados.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Espera el recurso de revisión interpuesto por trabajador ante la

Gerencia General.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Si el trabajador interpone recurso continúa con operación No. 14. Si el

trabajador no interpone recurso, continúa con operación No. 16.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Si el recurso procede continúa con operación No. 15. Si el recurso no

procede continúa con operación No. 16.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Elabora informe a la autoridad que solicita el traslado y finaliza el

procedimiento.

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Elabora el Folio por traslado, adjuntando la resolución motivada y

traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 17


DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y devuelve.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada el Folio por traslado a la Cámara correspondiente.

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio para Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado por la Cámara correspondiente y traslada.


40

No. OPERACIÓN

: 20

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe, el Folio autorizado por traslado, elabora transcripción del

punto y traslada para firma del Coordinador del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 21


DESCRIPCIÓN : Revisa, firma la transcripción y devuelve.

No. OPERACIÓN

: 22

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada la transcripción del punto para notificar.

No. OPERACIÓN

: 23

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Notifica a los interesados.

No. OPERACIÓN

: 24

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Incorpora al proyecto de acta a ser enviado a la Secretaría de la Corte,

de acuerdo al procedimiento No. 3, para Elaboración del Acta.

No. OPERACIÓN

: 25

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Opera el traslado de acuerdo al artículo 30 del Pacto Colectivo de

Condiciones de Trabajo vigente.

No. OPERACIÓN

:

PROCEDIMIENTOS PARA NOTIFICACIÓN Y ELABORACIÓN DEL ACTA DE TOMA DE POSESIÓN Y ENTREGA DEL CARGO

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Continúa con el procedimiento para Notificación, Toma de posesión y

Entrega del Cargo.


41


42


43

5.2) TRASLADOS POR SOLICITUD DEL INTERESADO

A. NORMAS:

a) La solicitud debe plantearse por escrito a la Unidad de Desarrollo Integral. b) Únicamente se tramitan previo dictamen de la Unidad de Desarrollo Integral. c) El dictamen de la Unidad de Desarrollo Integral, forma parte del informe de

elegibilidad solicitado para ocupar una vacante y va incluido dentro de la terna de candidatos, a ser enviado a la Unidad de Administración de Recursos Humanos, a solicitud de la misma.

B. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 5. 2 TRASLADOS POR SOLICITUD DEL INTERESADO

(ÁREA JUDICIAL) No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Unidad de Desarrollo Integral DESCRIPCIÓN : Desarrolla el procedimiento No.3 de su Manual de Procedimientos,

elabora dictamen y traslada a la Unidad de Administración de RRHH, dentro de la terna de elegibles que proponen para una plaza vacante, a solicitud de ésta.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada el dictamen al Coordinador.

No. OPERACIÓN

: 3


DESCRIPCIÓN : Recibe, margina y traslada al Encargado de Elaboración de Folio.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Continúa con el procedimiento No. 2.

No. OPERACIÓN

: PROCEDIMIENTO NO. 3

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta DESCRIPCIÓN : Continúa con el Procedimiento No. 3.


44


45

6) PERMUTA (ÁREA JUDICIAL)

A. Fundamento Legal

Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 36, Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente, artículo 30

B. NORMAS:

Todas las solicitudes de permuta deben incluir los siguientes requisitos:

a) Cumplir con lo establecido en el artículo 36 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial.

b) Contar con el visto bueno de cada uno de los Jueces. c) Tener la mesa de trabajo al día. d) El trámite se inicia en la Unidad de Desarrollo Integral.

C. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 6 PERMUTA (ÁREA JUDICIAL)

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Unidad de Desarrollo Integral DESCRIPCIÓN : Desarrolla el procedimiento No. 6 de su Manual de Procedimientos,

elabora providencia y traslada a la Unidad de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada el dictamen al Coordinador.

No. OPERACIÓN

: 3


DESCRIPCIÓN : Recibe, analiza, margina y traslada al Encargado de Elaboración de Folio para Acta del Pleno.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado Elaboración del Folio DESCRIPCIÓN : Elabora el Folio por permuta, adjuntando la documentación y dictamen

de la Unidad de Desarrollo Integral y traslada para firma.


46

No. OPERACIÓN

: 5


DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y devuelve.

No. OPERACIÓN

:

6

RESPONSABLE : Encargado Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada el Folio por permuta a la Cámara correspondiente.

No. OPERACIÓN

:

7

RESPONSABLE : Encargado Elaboración del Folio para Proyecto de Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado por la Cámara correspondiente, anota en sus

controles y traslada al Encargado de Elaboración del Acta.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado para permuta, elabora transcripción del

punto y traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 9


DESCRIPCIÓN : Revisa, firma la transcripción y devuelve.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado Redacción de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada la transcripción del punto al Notificador, para notificar.

No. OPERACIÓN

: 11


No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Incorpora al proyecto de acta que será enviado a la Secretaría de la

Corte Suprema de Justicia, de acuerdo al procedimiento No. 3.

No. OPERACIÓN

: PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE POSESIÓN Y ENTREGA DEL CARGO

RESPONSABLE : Judicatura Correspondiente DESCRIPCIÓN :


47


48

7) CONFIRMACIÓN O FINALIZACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL POR VENCIMIENTO DEL PERÍODO DE PRUEBA (ÁREA JUDICIAL)


Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, Capítulo V.

Acuerdo 003-2003 de la Corte Suprema de Justicia.

B. DESCRIPCIÓN

Procedimiento No. 7

CONFIRMACIÓN O FINALIZACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL POR VENCIMIENTO DEL PERÍODO DE PRUEBA

(ÁREA JUDICIAL)

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Desarrollo Integral de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Con producto de la aplicación del procedimiento No. 7 para Evaluación

del Período de Prueba para Confirmación de Puestos, remite las evaluaciones y copia de las transcripciones a la Unidad de Administración de Recursos Humanos, (artículo 34, Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial).

No. OPERACIÓN

: 2


No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, margina y analiza el dictamen.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Si aprueba el período de prueba continúa con la operación No 5. Si no

aprueba período de prueba continúa con la operación No. 9.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Traslada documentación al Encargado de Elaboración de Folio, para

que redacte oficio de confirmación en el puesto.


49

No. OPERACIÓN

:

6 RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio. DESCRIPCIÓN : Recibe la documentación y dictamen, registra y elabora oficio de

confirmación en el puesto dirigido al laborante, con copia al Jefe inmediato y traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Firma el oficio de confirmación y traslada al Notificador.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe, sella y traslada a los interesados.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Elabora la instrucción para redactar el Folio con acuerdo de finalización

de relación laboral del empleado, por no haber concluido satisfactoriamente el período de prueba o por instrucciones específicas de la superioridad y traslada para su redacción.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Folio. DESCRIPCIÓN : Incluye en el Folio del proyecto de Acta del Pleno como finalización de

la Relación Laboral por no haber aprobado el Período de Prueba y traslada a Encargado de Elaboración del Acta.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe, incorpora en la redacción del acta y continúa.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada la trascripción del Acta a los notificadores.

No. OPERACIÓN

: PROCEDIMIENTO NO. 13 PARA NOTIFICACIÓN.


50


51

8) REVOCATORIA DE NOMBRAMIENTO, DEJAR SIN EFECTO, O CANCELACIÓN DE NOMBRAMIENTO, ÁREA JUDICIAL

A. NORMAS:

Toda acción solicitada al Pleno de la Corte Suprema de Justicia, deberá estar plenamente justificada y documentada dentro de los motivos siguientes:

DEJAR SIN EFECTO:

El interesado no acepta el nombramiento.

El interesado no se presentó para ser notificado.

REVOCATORIA:

Finalización de interinatos por ascenso o para personal externo.

SE CANCELA

Cuando se va a emitir otro nombramiento regular u ordinario a favor de la misma persona por ascenso o por revalidación de interinato.

B. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 8 REVOCATORIA DE NOMBRAMIENTO, DEJAR SIN EFECTO, O CANCELACIÓN

DE NOMBRAMIENTO (ÁREA JUDICIAL)

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Recibe información de la finalización del interinato por ascenso o de

personal externo, o notificación de que el interesado no se presentó para ser notificado, o no aceptó el nombramiento, o que se emitió nombramiento regular u ordinario a favor de la misma persona, por ascenso o por revalidación de interinato.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Instruye al Encargado de Elaboración del Folio, que proceda a elaborar

el Folio para Revocatoria, Cancelación o Dejar Sin Efecto el Nombramiento, según sea el caso.


52

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Folio para Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Elabora Folio para Revocatoria, Cancelación o Dejar Sin Efecto el

Nombramiento, según sea el caso, adjuntando la documentación que sustenta el caso y traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y devuelve.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Folio para Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada el Folio a la Cámara Correspondiente.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Folio para Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado por la Cámara correspondiente y traslada al

Encargado de Elaboración del Acta.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe, el Folio autorizado, elabora transcripción del punto y traslada

para firma.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Revisa, firma la transcripción y devuelve.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado Redacción de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada la transcripción del punto al Notificador, para notificar.

No. OPERACIÓN

: 10


No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado Redacción de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Incorpora al Proyecto de Acta para ser enviado a la Secretaría de la

Corte Suprema de Justicia, de acuerdo al procedimiento No 3 operaciones Nos. 11, 12 y 13.


53


54

9) RENUNCIA AREA JUDICIAL


Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial: artículo 77 Causas de la terminación de la relación laboral y artículo 78: Facultad del empleado para dar por terminada la relación laboral.-

B. NORMAS:

a) Las renuncias deben presentarse ante la Autoridad Nominadora, con quince días de anticipación, por lo menos.

b) Las renuncias del personal administrativo se envían en proyecto de Acuerdo para firma del Presidente del Organismo Judicial.

c) Las renuncias del personal judicial se envían a la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia y se incluyen dentro del proyecto de Pleno.

C. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 9

RENUNCIA (ÁREA JUDICIAL)

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Solicitante DESCRIPCIÓN : Elabora solicitud de renuncia y la presenta con quince días de

anticipación.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud, registra y traslada al Encargado del Trámite de

Renuncia, con copia al Encargado de Elaboración del Folio.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado Trámite de Renuncia DESCRIPCIÓN : Recibe y analiza solicitud.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Elaborar el Folio para Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Cuando recibe la copia de la renuncia inicia proceso de búsqueda de

candidatos para cubrir la plaza y continuar con el procedimiento No. 2.


55

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado Trámite de Renuncia DESCRIPCIÓN : Solicita informes de queja a la Unidad de Régimen Disciplinario o

Supervisión de Tribunales según sea el caso.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Renuncia DESCRIPCIÓN : Completa el expediente con los informes y traslada al Encargado de

Elaborar el Folio para el Acta del Pleno.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Elaborar el Folio para el Acta del Pleno. DESCRIPCIÓN : Elabora el Folio por renuncia, adjuntando la documentación recibida y


No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de RRHH. DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y devuelve.

No. OPERACIÓN

:

9

RESPONSABLE : Encargado Elaboración del Folio para el Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada el Folio por renuncia a la Cámara correspondiente.

No. OPERACIÓN

:

10

RESPONSABLE : Encargado Elaboración del Folio para el Acta del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado por la Cámara correspondiente, anota en sus

controles y traslada al Encargado de Elaboración del Acta.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado por renuncia, elabora la transcripción del

punto y traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Coordinador Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Revisa, firma la transcripción y devuelve.


56

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada la transcripción del punto al Notificador.

No. OPERACIÓN

: 14


No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Incorpora al Proyecto de Acta para ser enviado a la Secretaría de la

Corte Suprema de Justicia, de acuerdo al procedimiento No. 3, operaciones Nos. 11, 12 y 13.

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno. DESCRIPCIÓN : Cuando regresa el Acta con los movimientos autorizados y aceptación

de la renuncia, elabora las transcripciones para trasladarlas a firma del Coordinador de la Unidad.

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Revisa, firma las transcripciones y devuelve al Encargado de

Elaboración de Actas.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Traslada la trascripción del punto y archivo digital al Encargado de

Vacantes, Unidades de Dotación, Desarrollo Integral y Sección de Nóminas y Planillas y Archivo de Personal.

No. OPERACIÓN

: PROCEDIMIENTO PARA TOMA DE POSESIÓN Y ENTREGA DEL CARGO

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de Acta de Toma de Posesión o Entrega del Cargo

DESCRIPCIÓN : Desarrolla Procedimiento para Elaboración del Acta de Toma de Posesión o Entrega del Cargo.


57


58

10) NOTIFICACION, AREA JUDICIAL A. Fundamento Legal

Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial . Artículo 28. Trámite de Nombramiento.

B. NORMAS:

a) Únicamente se notifican los movimientos ya ordenados por la Autoridad Nominadora que corresponda.

b) Todos los movimientos deben ser notificados al interesado y a la o las dependencias relacionadas.

c) Si el interesado no se presenta al Departamento de Administración para su notificación, se le cita mediante tres telegramas, antes de asentar una razón en la notificación.

C. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 10 NOTIFICACIÓN, ÁREA JUDICIAL

No. OPERACIÓN

: 0

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración del Acta DESCRIPCIÓN : Procedimiento No.3 para Elaboración del Acta.

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe vía electrónica el archivo digital del Acta que se conoció en

sesión anterior del Pleno de la Corte Suprema de Justicia, o transcripción de los movimientos aprobados en el Folio recibido.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Verifica en el Sistema de Recursos Humanos, en la nómina y en el

archivo electrónico de actas de movimientos de personal auxiliar judicial, si no se ha notificado otro movimiento de personal en el Área Judicial, similar al que se va a notificar.


59

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Si ya fue notificado de otro movimiento continúa con operación No. 4. Si

no ha sido notificado de otro movimiento continúa con operación No. 5.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : No realiza la notificación e informa al Coordinador del Departamento de

Administración de Recursos Humanos para que inicie nuevo proceso y finaliza procedimiento.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Ingresa a su control la transcripción del movimiento y consulta en

directorio telefónico y Sistema de Recursos Humanos, dirección y número de teléfono para notificar o solicita a la Unidad de Dotación estos datos.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Si la persona a notificar pertenece al área central y/o es de primer

ingreso, continúa con operación No. 7. Si no es del área central y/o no es de primer ingreso, continúa con operación No. 9.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Cita por teléfono o telegrama a la persona para que se presente a

recoger su notificación y la del Juzgado donde tomará posesión.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Entrega al interesado una copia de la transcripción y le pide que firme

de recibido.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Envía por fax a Juzgados de otras áreas de la República y les solicita lo

devuelvan por la misma vía, con sello de recibido.


60

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe la trascripción firmada por el interesado y si es por

nombramiento de primer ingreso, le entrega un formulario para apertura de cuenta, hoja de inventario, le informa sobre curso de Inducción, sobre la evaluación del período de prueba y lo envía a obtener gafete y a firmar el acta de toma de posesión, en donde corresponda.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Envía al laborante a firmar el acta de toma de posesión, en donde

corresponda y si es personal sujeto a lo que establece el artículo 20 de la Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, le entrega por escrito el requerimiento de su Declaración Jurada Patrimonial (Probidad) ante la Contraloría General de Cuentas.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Archiva copia de la trascripción firmada y envía copia a la Sección de

Archivo


61


62

11) NOMBRAMIENTOS ADMINISTRATIVOS

D. Fundamento Legal:

Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículo 29. Clases de nombramiento.

Artículo 30. Nombramiento regular u ordinario. Artículo.31. Nombramiento provisional.

Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículo 25. Nombramientos.

Artículo 16: Solicitud de candidatos; artículo 17: Presentación de candidatos, artículo 18: Informe de Elegibles; artículo 20: Registro de ascensos y traslados, artículo 24: Vínculos de relación laboral; artículo 25: Nombramientos; artículo 26: Nombramientos interinos; artículo 27: Toma de posesión; artículo 28: Trámite de nombramiento.

E. Normas específicas del procedimiento:

a) Los acuerdos administrativos se elaboran por órdenes del Presidente del Organismo Judicial.

b) Una vez elaborado un acuerdo, la Coordinación de la Unidad de

Administración de Recursos Humanos lo eleva a través de la Gerencia de Recursos Humanos a la Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial para firma.

c) Todo acuerdo debe ir acompañado de dos copias y cuatro juegos de

transcripción del mismo y documentación de requisitos.

d) Cada acuerdo elevado a la Presidencia del Organismo Judicial, deberá de ser anotado en el Sistema de Control de Recursos Humanos.

e) Los acuerdos originales se empastan agrupados por año.

f) Cuando regresa el acuerdo autorizado por la Presidencia del Organismo

Judicial se traslada copia al encargado de vacantes, quien debe firmar de enterado.

F. DESCRIPCIÓN


63

Procedimiento No. 11 NOMBRAMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PLAZA FIJA E INTERINO DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 0

RESPONSABLE : Encargado de Cubrir Plazas Vacantes Administrativas DESCRIPCIÓN : Se genera la vacante en el Sistema de Recursos Humanos, por

creación de plaza nueva, ascenso, traslado, renuncia, destitución, fallecimiento del titular o por cualquier tipo de suspensión.

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Encargado de Cubrir Plazas Vacantes Administrativas DESCRIPCIÓN : Consulta el control de vacantes en el Sistema de Recursos Humanos y

revisa si hay propuestas para la(s) vacante (s).

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Cubrir Plazas Vacantes Administrativas DESCRIPCIÓN : Solicita a las unidades de Dotación y Desarrollo Integral la elegibilidad

de la propuesta y de candidatos elegibles para el puesto, si hay. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Cubrir Plazas Vacantes Administrativas DESCRIPCIÓN : Recibe el informe de elegibilidad solicitado. No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Cubrir Plazas Vacantes Administrativas DESCRIPCIÓN : Consulta en la nómina el número de la partida presupuestaria de la

plaza vacante, para incorporarla a información del folio. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Cubrir Plazas Vacantes Administrativas DESCRIPCIÓN : Elabora folio con los candidatos elegibles para el puesto, incluyendo al

propuesto si lo es, anotando en observaciones porque no se incluye, cuando éste no es elegible; y traslada para firma del Coordinador de la Unidad.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y traslada a la Gerencia de Recursos Humanos.


64

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa, firma y eleva a la Presidencia del Organismo Judicial. No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe de la Presidencia del Organismo Judicial, el Folio aprobado y

traslada a la Coordinación de Administración de Recursos Humanos. No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinación de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio debidamente autorizado y traslada al Encargado de

Acuerdos Administrativos, para elaboración de acuerdo. No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio, lo ingresa en sus controles y solicita a la Unidad de

Dotación o al Archivo de Personal, el expediente de la persona a nombrarse.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Elabora e imprime el acuerdo, integra al expediente y traslada para

firma.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Coordinación de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa el acuerdo de nombramiento, firma y traslada a la Gerencia de

Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa el acuerdo de nombramiento, firma y lo eleva a la Presidencia

del Organismo Judicial.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe de la Presidencia del Organismo Judicial, el acuerdo de

nombramiento aprobado y traslada a la Coordinación de Administración de Recursos Humanos.


65

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Coordinación Administración de Recursos Humanos. DESCRIPCIÓN : Recibe el acuerdo debidamente firmado y solicita transcripciones al

Encargado de Acuerdos Administrativos.

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos. DESCRIPCIÓN : Elabora las transcripciones, anota en el control digital y las traslada al

Coordinador para firma.

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Coordinación Administración de Recursos Humanos. DESCRIPCIÓN : Firma las transcripciones y las traslada al Encargado de Acuerdos

Administrativos para notificar.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos. DESCRIPCIÓN : Recibe la transcripción firmada, anota en el control digital y las traslada

al Notificador.

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Localiza al interesado o propuesto para citarlo a firmar la trascripción del

acuerdo de nombramiento.

No. OPERACIÓN

: 20

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe firmada por el interesado la transcripción del acuerdo de

nombramiento.

No. OPERACIÓN

: 21

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Envía copia de las notificaciones a las unidades interesadas y continúa

con el Procedimiento de Acta de toma de Posesión o Entrega del Cargo.

No. OPERACIÓN

:

PROCEDIMIENTO No. 14 ACTA DE TOMA DE POSESIÓN DEL CARGO


66


67

12) MOVIMIENTOS ADMINISTRATIVOS:

a) Traslados por Conveniencia del Servicio, b) Traslados por Solicitud del Interesado y, c) Permuta

El proceso para el trámite de estos movimientos siempre se inicia en la Unidad de Desarrollo Integral, quien de acuerdo al artículo No. 35 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, realiza la audiencia al empleado Judicial emite un dictamen para cada movimiento, el cual es trasladado a la Unidad de Administración de Personal en donde se ejecuta el mismo. Este proceso es similar en los tres movimientos en mención, por lo que se describirán en un sólo procedimiento.

a) TRASLADOS POR CONVENIENCIA DEL SERVICIO

NORMAS:

Los procedimientos de traslado por conveniencia del servicio o motivados, se inician por órdenes superiores, emanadas de la Presidencia del Organismo Judicial, Corte Suprema de Justicia y Gerencia de Recursos Humanos.

Una vez autorizado por la Presidencia del Organismo Judicial el Folio con el movimiento a realizar, la Gerencia de Recursos Humanos elabora la resolución motivada, la firma y traslada a la Coordinación de Administración de Recursos Humanos para que proceda según corresponda.

b) TRASLADOS A SOLICITUD DEL INTERESADO

NORMAS:

La solicitud debe plantearse por escrito.

Para acceder a tramitar la solicitud, debe estar vacante la plaza solicitada.

Únicamente se tramitan previo dictamen de la Unidad de Desarrollo Integral.

c) PERMUTA

NORMAS:

Todas las solicitudes de permuta deben incluir los requisitos siguientes:

Cumplir con lo establecido en el artículo 36 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial

Contar con el visto bueno de cada uno de los Jefes de los solicitantes.

Tener la mesa de trabajo al día.


68

Procedimiento No. 12 MOVIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

(Traslados, Permutas) DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 0

RESPONSABLE : Unidad de Desarrollo Integral DESCRIPCIÓN : Como resultado de la aplicación de su Manual de Procedimientos para

Traslado por Conveniencia del Servicio, Traslado por Solicitud del Interesado y Permuta, emite el dictamen correspondiente y lo traslada a la Unidad de Administración de Personal para que ejecuten el movimiento especificado en el dictamen.

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Encargado de Folio Administrativo DESCRIPCIÓN : Recibe dictamen, ingresa al sistema y verifica que se cumpla con los

requisitos para el movimiento que se está solicitando.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Folio Administrativo DESCRIPCIÓN : Si cumple con requisitos continúa con operación No. 4. Si no cumple

con requisitos, continúa con operación No. 3.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Folio Administrativo DESCRIPCIÓN : Solicita a la Unidad de Desarrollo Integral, que complete los requisitos

que faltan.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Folio Administrativo DESCRIPCIÓN : Integra el expediente con los requisitos y elabora el Folio indicando el

movimiento que se está solicitando y traslada para firma del Coordinador de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y traslada a la Gerencia de Recursos Humanos. No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa, firma y eleva a la Presidencia del Organismo Judicial.


69

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe de Presidencia del Organismo Judicial, el Folio aprobado y

traslada a la Coordinación de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinación de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio debidamente autorizado y traslada al Encargado de

Acuerdos Administrativos, para elaboración de la resolución. No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe el Folio autorizado, lo ingresa en sus controles y solicita al

Archivo de Personal el expediente de la persona a quien se operará el movimiento.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Verifica que toda la papelería que respalda el movimiento esté

completa, elabora la resolución, la imprime y traslada para firma del Coordinador de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Coordinación de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa la resolución, la firma y traslada a la Gerencia de Recursos

Humanos.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa la resolución para que se opere el movimiento autorizado, la

firma y traslada al Coordinador de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Coordinación de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe la resolución firmada y traslada a Encargado de Acuerdos

Administrativos.


70

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos. DESCRIPCIÓN : Elabora la transcripción de la resolución, anota en el control digital y las

traslada al Coordinador para firma.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Coordinación Administración de Recursos Humanos. DESCRIPCIÓN : Firma la transcripción y traslada al Encargado de Acuerdos

Administrativos para notificar.

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos. DESCRIPCIÓN : Recibe transcripción firmada, anota en el control digital y la traslada al

Notificador.

No. OPERACIÓN

: PROCEDIMIENTO No 13

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Procedimiento No. 13, para Notificaciones Administrativas.

No. OPERACIÓN

: Procedimiento No. 14 Elaboración de Acta y Cuadro de Toma del Cargo


71


72

13) NOTIFICACIONES ADMINISTRATIVAS

Procedimiento No. 13

NOTIFICACIONES ADMINISTRATIVAS DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Como parte del procedimiento de nombramiento para plaza fija e

interina así como de movimientos de personal, traslada al Notificador la transcripción del movimiento a realizar, debidamente firmado por el Coordinador de la Unidad de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe trascripciones del movimiento y consulta en base de datos y en

el Sistema de RRHH, la dirección y número de teléfono para notificar o solicita a la Unidad de Dotación estos datos.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Para el caso de confirmaciones, ascensos, traslados, permutas y en

algunos casos nombramientos interinos, se envía por mensajero si es del área central y por fax para los juzgados del interior de la República o correo electrónico al interesado.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Si el interesado se presenta o responde por la misma vía que se le citó,

continúa con operación No. 5. Si no se presenta, no responde, o no acepta el nombramiento, continúa con operación No. 11.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Entrega al Interesado una copia de la transcripción y le pide que firme

de recibido o envía por fax si es de un departamento, requiriendo le regresen la copia firmada de recibido.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Si el interesado acepta firmar la transcripción continúa con operación

No. 7. Si no acepta firmar continúa con operación No. 12.


73

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe la trascripción firmada por el interesado. Y envía por correo

físico con guías de entrega, los originales de las transcripciones que envió por fax a los interesados.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Si la notificación es por nombramiento, le solicita al interesado la

papelería para el trámite respectivo, como copia de: carné del IGSS, NIT, DPI, una fotografía tamaño cédula, boleto de ornato y un cheque anulado del Banco G&T o de BANRURAL dependiendo de donde aperture su cuenta. Si no está afiliado al IGSS, le proporciona el formulario para afiliarse, le entrega formulario para apertura de cuenta, hoja de inventario, le informa sobre curso de Inducción y de la evaluación del período de prueba y lo envía a obtener gafete.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Envía al laborante a firmar el acta de toma de posesión y si es personal

sujeto a lo que establece el artículo 20 de la Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos, le entrega por escrito el requerimiento de su Declaración Jurada Patrimonial (Probidad) ante la Contraloría General de Cuentas.

No. OPERACIÓN

: 10 RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Traslada copia de la transcripción firmada a la Sección de Archivo y al

Encargado de Cuadros y Actas.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Sección de Archivo de Personal DESCRIPCIÓN : Recibe una copia de trascripción firmada por el interesado y archiva en

el expediente.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Solicita al interesado redacte un oficio indicando las razones por las que

no puede aceptar el nombramiento.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Informa al Encargado de Elaboración del Folio y a Encargado de

Acuerdos Administrativos.


74


75

Procedimiento No. 13 .1 NOTIFICACIÓN DEL ACUERDO DE PRESIDENCIA POR RECLASIFICACIÓN

DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Coordinación de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Como resultado del estudio realizado por la Unidad de Clasificación de

Puestos y Administración de Sueldos, recibe el acuerdo de aprobación de reclasificación de una o varias plazas de personal permanente e instrucción de realizar la notificación respectiva al ocupante de la plaza.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Coordinación de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Solicita a UCPAS el estudio que dio origen a la reclasificación y a UDI

el dictamen de elegibilidad, para fundamentar su resolución. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe estudio de UCPAS y dictamen de UDI y elabora resolución de

reclasificación y traslada al Coordinador para firma. No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinación de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa y firma la transcripción de la resolución. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Traslada la transcripción al Notificador. No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Notifica al Jefe de la dependencia solicitante y al ocupante de la plaza a

reclasificar para que se presente a firmar el acta respectiva. No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Elabora el acta y cuadro de toma de posesión y entrega del cargo por

Reclasificación, en base a la resolución y recibe al ocupante de la plaza reclasificada, para que firme.


76

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Traslada el cuadro y acta firmada a la Sección de Nóminas y Planillas,

Sección de Archivo de Personal y archiva copia en su archivo personal.


77


78

14) ACTAS Y CUADROS DE TOMA DE POSESIÓN Y ENTREGA DEL CARGAO, ÁREA ADMINISTRATIVA


Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 33. Efecto del nombramiento.

Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículo 27. Toma de posesión.

B. NORMAS:

a. Los empleados y funcionarios administrativos firman el Acta de Toma de Posesión del Cargo en el Departamento de Administración de Recursos Humanos.

b. Las Actas y Cuadros se faccionan únicamente como consecuencia de la existencia de acuerdo firmado por la Presidencia del Organismo Judicial.

c. Para llenar los cuadros de toma de posesión de primer ingreso, interinatos o ascensos, se provee un formulario de “Datos personales para toma de posesión” (ver formato) en virtud de ser necesarios los datos personales para el cuadro respectivo.

d. La toma de posesión puede hacerse efectiva únicamente el 1 o el 16 de cada mes, salvo casos especiales de urgencia por razones de servicio, debiendo quedar constancia a través del Acta respectiva.

e. Los sellos y firmas deben ser originales en los cuatro ejemplares del cuadro y en las cuatro certificaciones adjuntas.

f. Los datos del acta deben ser fieles y exactos al cuadro de toma de posesión y/o entrega, tanto en el original como en las copias:

Dependencia, número del acta, número de folios, número del libro, fecha del acta, hora de finalización del acta, fecha efectiva de toma o entrega de cargo, nombre del servidor, título oficial del puesto, partida presupuestaria, UNUM, motivo de toma o

entrega del cargo.

g. En el acta de toma de posesión, consignar el artículo 27 del Capítulo IV del Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, cuando la toma de posesión es en la fecha indicada en el inciso d.

h. En el acta de Toma de Posesión, para primer ingreso e interinato, consignar el artículo 12 del Decreto No. 121-96, Ley del arbitrio de Ornato Municipal.

i. Adjuntar al cuadro de toma de posesión por motivo de nombramiento (cualquier tipo) documento original de la cuenta corriente sellado por el Banco donde se le depositará su salario o cheque original anulado.

j. Si es toma de posesión, por finalización de licencia o suspensión disciplinaria, que la fecha sea la misma en la que se le venció la licencia o en que finalizó la suspensión.

k. Si es toma de posesión por ascenso o traslado debe contener acta de entrega del cargo anterior.


79

l. Al día siguiente de la toma de posesión de personal nombrado o ascendido, se deberá informar a la Dirección de Probidad, de la Contraloría General de Cuentas sobre dicho movimiento, adjuntando para el efecto una certificación del acta de toma de posesión del cargo, extendida por la Sección de Archivo de Personal, de acuerdo a los artículos 4 y 20 de la Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos y a los artículos 4 y 20 de su Reglamento.

Procedimiento No. 14 ACTAS Y CUADROS DE TOMA POSESIÓN DEL CARGO DEL ÁREA

ADMINISTRATIVA DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Envía copia de la trascripción del acuerdo o resolución firmada por el

Interesado al Encargado de Actas y Cuadros.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Recibe copia de la transcripción de toma de posesión del cargo.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Recibe al interesado y le entrega cuadro de datos personales para toma

de posesión del cargo y le solicita fotocopia de su boleto de ornato, para hacerlo constar en el acta y continúa con operación No. 10.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Elabora Acta de Toma de posesión del cargo.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Solicita al trabajador que lea y firme el acta y continúa.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Llena formulario para cuadro de toma de posesión del cargo en base a

los datos del acta.


80

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Elabora el cuadro, le adjunta tres juegos del acta y lo traslada para

firma.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración DESCRIPCIÓN : Revisa que contenga todos los requisitos, firma y traslada.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Compagina los juegos de cuadros con sus actas y sella.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Solicita a Notificador que verifique si el trabajador nombrado, se

presentó a tomar posesión.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Verifica por diferentes medios que el trabajador se presentó a tomar

posesión en la dependencia donde fue nombrado.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Informa sobre el resultado de la verificación.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Recibe informe del Notificador.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Si el trabajador se presentó, continúa con operación No. 15. Si el

trabajador no se presentó continua con operación No. 18.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Se da por enterado y traslada juego de cuadros a la Sección de

Nóminas y Planillas.


81

No. OPERACIÓN

:

16

RESPONSABLE : Sección de Nóminas y Planillas DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa y opera movimiento necesario.

No. OPERACIÓN

:

PROCEDIMIENTO No 1 DE LA SECCION DE NOMINAS Y PLANILLAS

RESPONSABLE : Sección de Nóminas y Planillas DESCRIPCIÓN : Aplica Procedimiento No. 1 de su Manual.

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Envía el informe del movimiento realizado, a la Dirección de Probidad de

la Contraloría General de Cuentas, al día siguiente de la toma de posesión adjuntando, la certificación del acta extendida por la Sección de Archivo de Personal, de acuerdo a los artículos 4 y 20 de la Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados Públicos y artículos 19 y 20 de su Reglamento.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Si el trabajador es de primer ingreso, continúa con operación No. 19. Si

no es de primer ingreso (traslado, permuta, asenso), continúa con operación No 20.

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Informa al Coordinador para que se anule el nombramiento y continúa

con operación No. 21.

No. OPERACIÓN

: 20

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Informa al Coordinador para que se proceda disciplinariamente.

No. OPERACIÓN

: 21

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Según el caso, autoriza la anulación del nombramiento o envía a la

Unidad de Régimen Disciplinario, para que se proceda como corresponde.

No. OPERACIÓN

: 22

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Procede de acuerdo a lo indicado y finaliza el procedimiento.


82


83

Procedimiento No. 14.1 ACTAS Y CUADROS DE ENTREGA DEL CARGO DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Envía copia de la trascripción del acuerdo o resolución firmada por el

Interesado al Encargado de Actas y Cuadros.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Recibe copia de la transcripción de entrega del cargo.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Verifica si el interesado se presenta físicamente, si se presenta continúa

con operación No. 4, si no se presenta continúa con operación No. 12.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Recibe al interesado para que lea y firme el acta y continúa.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Elabora Acta de Entrega de Cargo y solicita al interesado o testigos que

la firmen.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Llena formulario para cuadro de entrega en base a los datos del Acta.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Elabora el cuadro, le adjunta tres juegos del acta y lo traslada para

firma.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración DESCRIPCIÓN : Revisa que contenga todos los requisitos, firma y traslada.


84

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Compagina los juegos de cuadros con sus actas, sella y traslada a la

Sección de Nóminas y Planillas.

No. OPERACIÓN

:

10

RESPONSABLE : Sección de Nóminas y Planillas DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa y opera movimiento necesario.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Envía el informe del movimiento realizado, a la Sección de Archivo de

Personal y Unidades interesadas.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Revisa si la entrega es por abandono del cargo. Si no es por abandono

del cargo, continúa con operación No. 13. Si es por abandono del cargo, continúa con operación No. 14.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Se asocia de dos testigos de asistencia, para faccionar el acta y

continúa con operación No. 5.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Cuadros DESCRIPCIÓN : Recibe y revisa la providencia de la Unidad de Régimen Disciplinario,

para consignar esa fecha como la fecha efectiva de entrega y continúa con operación No. 5.


85


86

15) CONFIRMACIÓN (ADMINISTRATIVA)


Acuerdo 003-2003 de la Corte Suprema de Justicia.

Artículo 4º. Competencia.

La Gerencia de Recursos Humanos, a través de la Unidad de Desarrollo Integral,

será el órgano competente para la ejecución de dichos programas.

B. Normas específicas del procedimiento:

El envío y trámite de la evaluación del desempeño es competencia exclusiva de

la Unidad de Desarrollo Integral.

A esta unidad compete únicamente el traslado de las evaluaciones a la Autoridad

Nominadora que corresponda.

El empleado judicial o funcionario quedará confirmado en el cargo al haber

concluido el período de prueba, salvo que el jefe de la unidad a cuyo servicio

haya sido asignado, manifieste previamente su oposición razonada, la cual

servirá para dar por finalizada la relación laboral.

La confirmación en el cargo se hará con una notificación firmada por la

Coordinación de Administración de Recursos Humanos.

C. Descripción:


87

Procedimiento No. 15 CONFIRMACIÓN ADMINISTRATIVA

No. OPERACIÓN

: 0

RESPONSABLE : Unidad de Desarrollo Integral DESCRIPCIÓN : Con producto de la aplicación del procedimiento No. 7 para Evaluación

del Período de Prueba para Confirmación de Puestos, remite las evaluaciones y copia de las transcripciones a la Unidad de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada a la Coordinación de la Unidad de

Administración de Recursos Humanos, adjuntando formulario de evaluación de desempeño en original; para anotarlo en libro de control de acuerdos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe y analiza.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Si la evaluación fue aprobada, continúa con operaciones No. 4 al 10.

Si no fue aprobada sigue procedimiento No. 16, para Finalización de la relación laboral.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Traslada documentación al Encargado de Acuerdos Administrativos

para que elabore resolución de confirmación.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Elabora resolución de confirmación y traslada para revisión.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, autoriza y traslada para firma de la Gerencia de Recursos

Humanos.


88

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa y firma resolución de confirmación y traslada.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe y registra resolución firmada, elabora transcripción de la misma y


No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma la trascripción y traslada a notificadores.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y envía a los interesados.

No. OPERACIÓN

: PROCEDIMIENTO No 16

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Sigue procedimiento No. 16 para Finalización de Relación Laboral


89


90

Procedimiento No. 16 FINALIZACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL (Administrativa)


: 1 Viene de Procedimiento No. 15

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Elabora instrucción para redactar acuerdo de finalización de relación

laboral del empleado, por no haber concluido satisfactoriamente el período de prueba o por instrucciones específicas de la superioridad y traslada para su redacción.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe y registra la instrucción para elaborar Acuerdo de Finalización de

Relación Laboral.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Verifica que se cumpla con los documentos requeridos, elabora

proyecto de acuerdo de finalización de la relación laboral y oficio de traslado.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa el proyecto de acuerdo, firma oficio de traslado y rubrica

acuerdo.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa, rubrica y traslada, para que se resuelva en definitiva.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Resuelve en definitiva y traslada el acuerdo de finalización de la relación

laboral a la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada a la Unidad de Administración de Recursos

Humanos.


91

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe acuerdo firmado por la Presidencia del Organismo Judicial y

traslada al Coordinador de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, margina y traslada al Encargado de Acuerdos Administrativos.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe y registra el acuerdo firmado, elabora transcripción y traslada

para firma.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y traslada el acuerdo y transcripción al Encargado de


No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada las transcripciones al Notificador y copia del

acuerdo al Encargado de Vacantes.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Vacantes DESCRIPCIÓN : Recibe copia del acuerdo de finalización de la relación laboral, firma de

recibido e ingresa al sistema de vacantes.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Sigue procedimiento No. 13 para Notificación Administrativa.


92


93

17) DEJAR SIN EFECTO EL NOMBRAMIENTO ADMINISTRATIVO

A. NORMAS:

Los acuerdos administrativos para dejar sin efecto el nombramiento administrativo, se elaboran por orden superior, los cuales deberán estar plenamente justificados y documentados dentro de los motivos siguientes:

El interesado no acepta el nombramiento

El interesado no se presentó para ser notificado

Procedimiento No. 17.1

DEJAR SIN EFECTO EL NOMBRAMIENTO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1 Viene de Procedimiento No. 13

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe informe que el interesado no se presentó a firmar la transcripción

del acuerdo de nombramiento o nota firmada por el interesado, indicando que no acepta nombramiento, así como la transcripción del acuerdo.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Registra la información y elabora proyecto de acuerdo para dejar sin

efecto el nombramiento y oficio de envío y traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Coordinador de Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa proyecto de acuerdo, firma oficio de envío, rubrica acuerdo y

traslada a la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa, rubrica y traslada para autorización.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Autoriza y firma el acuerdo para dejar sin efecto el nombramiento y

traslada a la Gerencia de Recursos Humanos.


94

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe el acuerdo firmado, registra y traslada a la Unidad de

Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Secretaria DESCRIPCIÓN : Recibe el acuerdo firmado por la Presidencia del Organismo Judicial y

traslada al Coordinador de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 8


No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe y registra el Acuerdo firmado, elabora transcripción y traslada

para firma.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y traslada el acuerdo y transcripción al Encargado de

Acuerdos Administrativos

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada las transcripciones al Notificador y copia del

acuerdo al Encargado de Vacantes.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Vacantes DESCRIPCIÓN : Recibe copia del acuerdo de finalización de la relación laboral, firma de

recibido e ingresa al sistema de vacantes.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Traslada copia de la transcripción del acuerdo que deja sin efecto el

nombramiento, a las unidades interesadas.


95


96

18) REVOCATORIA Y/ O CANCELACIÓN DE NOMBRAMIENTO

ADMINISTRATIVO

A. REVOCATORIA:

Finalización de interinatos por ascenso o para personal externo.

B. SE CANCELA:

Cuando se va a emitir otro acuerdo a favor de la misma persona por: ascenso, revalidación de interinato, nombramiento regular u ordinario.

Procedimiento No. 18 REVOCATORIA Y/ O CANCELACIÓN DE NOMBRAMIENTO ADMINISTRATIVO


: 1

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Elabora instrucción para redactar el acuerdo de revocatoria del

nombramiento por finalización de interinato por ascenso, o cancelación de nombramiento por revalidación de interinato y traslada para su redacción.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe y registra la instrucción para elaborar el acuerdo de revocatoria o

cancelación de nombramiento, según el caso.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Verifica que se cumpla con los documentos requeridos y elabora el

proyecto de acuerdo de revocatoria o cancelación de nombramiento, oficio de envío y traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa el proyecto de acuerdo, firma el oficio de envío, rubrica el

acuerdo y traslada a la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 5



97

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Recibe, autoriza el acuerdo de revocatoria o cancelación de

nombramiento según se solicita, firma y traslada a Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe el acuerdo firmado, registra y traslada a la Unidad de

Administración de Recursos Humanos. No. OPERACIÓN

: 8


traslada al Coordinador de Administración de Recursos Humanos. No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, margina y traslada al Encargado de Acuerdos Administrativos. No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe y registra, elabora la transcripción y traslada para firma. No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y devuelve al Encargado de Acuerdos Administrativos. No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada transcripciones al Notificador y copia del

acuerdo a Encargado de Vacantes. No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Vacantes DESCRIPCIÓN : Recibe copia del acuerdo de revocatoria o cancelación de

nombramiento, firma de recibido e ingresa al sistema de vacantes.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Realiza el Procedimiento No. 13 para Notificación.


98


99

PROCEDIMIENTO No. 19

CONTROL DE INTERINOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Encargado de Vacantes DESCRIPCIÓN : Genera semanalmente informe de vacantes, con base en las

notificaciones de ausencia temporal del titular de un puesto del Área Administrativa por diferentes motivos, o correo electrónico recibido por suspensión del IGSS.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Anota en el Sistema de Control, motivo de la ausencia y tiempo de

duración de la misma y proporciona nombres de la persona que cubrirá interinamente.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Control de Interinos DESCRIPCIÓN : Recibe notificación de persona que ocupará la vacante en forma interina

y anota en el Sistema de Control de Interinos.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Control de Interinos DESCRIPCIÓN : Revisa periódicamente (cada mes) control de interinos para establecer

tiempos de finalización, en control interno y Sistema Informático.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado del Control de Interinos DESCRIPCIÓN : Revisa periódicamente (cada mes) en la nómina para el caso de

traslados temporales.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Control de Interinos DESCRIPCIÓN : Cuando en el reporte del sistema se encuentre en el cuarto mes de

interinato y la situación que motivó la ausencia no ha sido resuelta, traslada informe al Coordinador, para que proceda.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa y solicita a los encargados del área la revalidación del interinato.


100

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Continúa con el procedimiento No. 18 para cancelar el nombramiento y

No. 11 para autorización de nombramiento interino.


101

20) RENUNCIA ADMINISTRATIVA

A. NORMAS:

a. El interesado debe presentar su renuncia con un mínimo de 15 días de anticipación a la fecha en que desea entregar el cargo.

b. Debe presentarla en original. c. Indicar la fecha en que desea entregar el cargo. d. Debe indicar el cargo que ocupa y la dependencia donde labora. e. Si el interesado está suspendido por el IGSS, puede presentar su

renuncia. Se debe respetar su voluntad y libertad de hacer uso del derecho a renunciar

f. Si el interesado se encuentra gozando de una licencia sin goce de salario decretada por la autoridad nominadora, por estar privado de su libertad o sujeto a cualquier medida sustitutiva hasta obtener su libertad, sin estar ligado a proceso penal, puede presentar su renuncia.

g. Si el interesado tuviera pendiente audiencia ante la Unidad de Régimen Disciplinario, deberá esperar resolución de dicha unidad, en virtud que si le resuelven su falta con suspensión de salario, deberá cumplir la misma.

Procedimiento No. 20 RENUNCIA ADMINISTRATIVA

DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Solicitante DESCRIPCIÓN : Elabora solicitud de renuncia y la presenta en la Recepción de la Unidad

de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe solicitud, traslada al Coordinador para que margine.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, registra, margina y traslada al Encargado de Acuerdos

Administrativos.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe, analiza solicitud y solicita informes de queja a la Unidad de

Régimen Disciplinario.


102

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe y analiza los informes recibidos.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Si tiene procedimiento pendiente continúa con la operación No. 7, si no

tiene procedimiento pendiente continúa con la operación No. 9.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Informa al interesado para que solvente su situación antes de presentar

su renuncia.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Solicitante DESCRIPCIÓN : Solventa su situación antes de presentar su renuncia.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Completa el expediente con los informes, elabora el proyecto de

acuerdo de aceptación de renuncia, oficio de envío y traslada para revisión.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa el proyecto de acuerdo, firma oficio de traslado, rubrica el

acuerdo y traslada a la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 11


No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe el acuerdo de aceptación de la renuncia firmado por la

Presidencia del Organismo Judicial, registra y traslada a la Unidad de Administración de Recursos Humanos.


103

No. OPERACIÓN

: 13


traslada al Coordinador de Administración de Recursos Humanos

No. OPERACIÓN

: 14


No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe y registra el Acuerdo firmado, elabora la transcripción y traslada

para firma.

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y traslada el acuerdo y la transcripción al Encargado de


No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada las transcripciones al Notificador.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Realiza el Procedimiento No. 13, para notificación.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos administrativos DESCRIPCIÓN : Procedimiento No. 14 para acta y cuadro de entrega del cargo.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Traslada copia del acta y cuadro de entrega del cargo al Encargado de

Vacantes

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Encargado de Vacantes DESCRIPCIÓN : Firma de enterado la copia de acta y cuadro e ingresa a su sistema.


104


105

Procedimiento No. 21 CONTRATACIÓN DE PERSONAL BAJO EL RENGLÓN 022

(ADMINISTRATIVO Y JUDICIAL) DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe de autoridades superiores, el acuerdo de creación de plazas

bajo el renglón 022 para el año siguiente y traslada.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, margina y traslada al Encargado de Acuerdos Administrativos o

a Encargado de Elaboración de Folio para Acta del Pleno, según el caso.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos para Contratación del Área Administrativa o Encargado de Elaboración del Folio para Acta del Pleno

DESCRIPCIÓN : Elaboran los acuerdos para el personal administrativo o el folio del acta para el personal judicial de cada uno de los propuestos y traslada para firma del Coordinador.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma folios y acuerdos y traslada a Gerencia de Recursos

Humanos.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma y envía a la Presidencia del Organismo Judicial o a las

Cámaras que corresponda.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Presidencia del Organismo Judicial y de Cámaras de la CSJ

DESCRIPCIÓN : Proceden como corresponde y trasladan el acuerdo y acta firmados para elaboración de contratos.


106

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos para Contratación del Área Administrativa o Encargado de Folio para Acta del Pleno

DESCRIPCIÓN : Transcriben cada uno de los puntos del Acta del Pleno, para el personal judicial y los acuerdos para el personal administrativo y traslada para firma de Coordinador, adjuntando listado de personas para elaboración de contrato.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma las transcripciones y devuelve.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Acuerdos para Contratación del Área Administrativa o Encargado del folio para Acta del Pleno

DESCRIPCIÓN : Notifican a las personas que se contratarán y trasladan al Analista el acuerdo y acta firmados.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Analista DESCRIPCIÓN : Elabora el contrato para cada una de las personas y traslada para

revisión de el Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa los contratos y devuelve al Analista.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Analista DESCRIPCIÓN : Recibe revisado y traslada para firma del interesado y del Gerente de

Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Analista DESCRIPCIÓN : Elabora Actas y cuadros de toma y entrega del cargo, que incluyan el

número de contrato y traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Coordinador Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa y firma el acta y cuadros.


107

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Analista DESCRIPCIÓN : Traslada el acta y cuadro a la Sección de Nóminas y Planillas.

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Analista DESCRIPCIÓN : Escanea el contrato, lo guarda en una carpeta y traslada el contrato

original a la Sección de Archivo de Personal.

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Sección de Nómina y Planillas DESCRIPCIÓN : Recibe las actas y cuadros, opera en el sistema para incluir en la

nómina, ingresando el número de resolución, así como número de contrato y traslada copia de actas y cuadros a la Sección de Archivo de Personal.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Sección de Archivo de Personal DESCRIPCIÓN : Recibe y registra copia de las actas y cuadros de toma de posesión del

cargo así como del contrato respectivo.

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Sección de Archivo de Personal DESCRIPCIÓN : Solicita expediente de las personas a la Unidad de Dotación e incorpora

copia del acta, cuadro y el contrato original respectivo.

No. OPERACIÓN

: 20

RESPONSABLE : Sección de Archivo de Personal DESCRIPCIÓN : Anota en sus controles y archiva como corresponde.


108


109

XIII. ACCIONES DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y JUDICIAL 22) LICENCIAS:


Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículo 51: Licencias, artículo 52: Clasificación de Licencias, artículo 53: Autoridades que conceden las licencias.

Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente: artículo 37: Licencia Extraordinaria con Goce de Salario; artículo 38: Licencia por Suspensión Médica; artículo 39: Permisos por Motivos Especiales.

B. NORMAS:

a. El interesado deberá presentar solicitud dirigida al Presidente de la Corte Suprema de Justicia, incluyendo lo siguiente:

Justificar plenamente el motivo de manera documental,

Especificar si la solicitud es con goce o sin goce de salario,

Fecha de inicio y duración de la misma,

Firmada por el interesado con el visto bueno del Jefe Inmediato.

b. Las licencias son autorizadas o denegadas por la Gerencia de Recursos Humanos en el caso de que la misma no exceda los 30 días.

c. Las licencias que exceden los 30 días son autorizadas o denegadas por la Presidencia del Organismo Judicial, con excepción de las licencias por pre y post natal.

d. Todas las licencias, independientemente de su duración son tramitadas

por conducto de la Gerencia de Recursos Humanos.

e. La solicitud de licencia deberá presentarse con 15 días de anticipación. 22.1) LICENCIA POR MATRIMONIO

A. Fundamento legal:

Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 52: inciso a), literal iii, numeral 3.

B. NORMAS:

a) La persona interesada deberá presentar solicitud dirigida al Presidente del Organismo Judicial y entregarla en la recepción del Departamento de Administración de Recursos Humanos, firmada por el interesado con el visto bueno del Jefe Inmediato. Deberá indicar la fecha de inicio de la licencia.


110

b) Posteriormente el laborante deberá justificar la misma con copia del acta de matrimonio, la que será archivada en su expediente.

.

22.2) LICENCIA POR LACTANCIA

A. Fundamento legal: Reglamento General de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, Artículo 38. Descanso pre y post-natal.

B. NORMAS:

a) La interesada deberá presentar su solicitud dirigida al Presidente de la Corte Suprema de Justicia, firmada y con el visto bueno del Jefe Inmediato, y presentarlo en la recepción del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

b) La solicitud debe incluir el horario en el que se gozará de la licencia.

c) Se debe adjuntar a la solicitud la partida de nacimiento del menor o Informe de Alta del IGSS según convenga a la madre trabajadora.

22.3) LICENCIA POR EXAMEN TÉCNICO PROFESIONAL


Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículo 52, inciso a) literal iv: Licencias por estudios, numeral 1.

B. NORMAS

a) La persona interesada deberá presentar solicitud dirigida al Presidente del Organismo Judicial y entregarla en la recepción de documentos del Departamento de Administración de Recursos Humanos, indicando la fecha de inicio de la misma, debidamente firmada por el interesado con el visto bueno del Jefe Inmediato,

b) Es requisito indispensable adjuntar constancia original de la Facultad de Derecho correspondiente, indicando la fecha de realización de dicho examen. La licencia no excederá de la fecha programada y se calendarizará 30 días contados hacia atrás a partir de la fecha del examen.

22.4) LICENCIA POR MATERNIDAD Y ENFERMEDAD COMÚN


Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 52, inciso a) literal i: Por enfermedad, maternidad o accidente.


111

B. NORMAS:

a) La persona Interesada deberá presentar solicitud dirigida al Presidente del Organismo Judicial y entregarla en la recepción de documentos del Departamento de Administración de Recursos Humanos, debidamente firmada, con el visto bueno del Jefe Inmediato.

b) Es requisito indispensable adjuntar certificación médica original, donde indique fecha de inicio y duración de la misma,

c) La licencia por maternidad y/o por enfermedad común, se otorgará a los laborantes de los departamentos donde el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social no cubre esta prestación.

22.5 LICENCIA SIN GOCE DE SALARIO POR ASUNTOS DE ÍNDOLE PERSONAL


Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, Artículo 52, literal b) Licencias ordinarias, sin goce de salario.

B. NORMAS:

a) La persona interesada deberá presentar solicitud dirigida al Presidente del Organismo Judicial en la recepción de documentos del Departamento de Administración de Recursos Humanos, debidamente firmada, con el visto bueno del Jefe Inmediato.

b) Las solicitudes de licencia por un término menor o igual a 30 días las resuelve

la Gerencia de Recursos Humanos.

c) Las licencias por término mayor de 30 días, son enviadas a consulta a la Presidencia del Organismo Judicial y será la Presidencia quien decidirá cuales de dichas solicitudes por su naturaleza especial, deberán ser sometidas a conocimiento del Honorable Pleno y cuales serán rechazadas.

d) A esta solicitud es requisito adjuntar: Relación laboral, Constancia de licencias gozadas e Informe de quejas de la Unidad de Régimen Disciplinario.

C. DESCRIPCIÓN:


112


TRÁMITE DE LICENCIA (PARA TODOS LOS TIPOS DE LICENCIA CONTEMPLADAS EN LA LEY DE SERVICIO CIVIL

DEL ORGANISMO JUDICIAL)

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe solicitud e ingresa al sistema de recepción de documentos y

traslada al Encargado de Trámite de Licencias.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Verifica que la solicitud de licencia esté contemplada dentro de las

licencias otorgadas en la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias

DESCRIPCIÓN : Verifica que se cumpla con los requisitos correspondientes a la licencia que se solicita.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Si no cumple con los requisitos continúa con operación No. 5. Si

cumple con los requisitos, continúa con operación No. 6.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Devuelve para que se cumpla con los requisitos y vuelva a ingresar.

No. OPERACIÓN

: 6


DESCRIPCIÓN : Registra e ingresa al control temporal de vacantes.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Solicita a la Sección de Archivo el expediente, para elaborar la

constancia de licencias gozadas.


113

No. OPERACIÓN

: 8


DESCRIPCIÓN : Integra la constancia de licencias gozadas al expediente de solicitud.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Determina el motivo de la licencia para elaboración del proyecto de

resolución.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Elabora el proyecto de resolución, anota en el control de resoluciones y

traslada para revisión del Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa la resolución, aprueba y traslada al Coordinador de


No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa el proyecto, firma nota de envío y traslada a la Gerencia de

Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, registra, revisa, firma la resolución y traslada al Encargado de

Trámite de Licencias, para su trascripción y notificación.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Elabora transcripción de la resolución y traslada al Coordinador para

firma.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Coordinador Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Firma la transcripción y devuelve al Encargado de Trámite de Licencias


114

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Registra en su control y traslada al Notificador y Encargado de

Vacantes.

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Notifica al laborante y traslada las transcripciones a la Sección de

Archivo de Personal.


115


116


TRÁMITE DE LICENCIAS ESPECIALES (Para licencias con goce de salario que no están contempladas en la Ley de Servicio Civil

del Organismo Judicial, o es por más de 30 días, con o sin goce de salario) DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe solicitud de licencia especial, ingresa al sistema de recepción de

documentos y traslada al Encargado de Trámite de Licencias.

No. OPERACIÓN

: 2


DESCRIPCIÓN : Verifica que se cumpla con los requisitos correspondientes a la licencia que se solicita e ingresa al control temporal de vacantes.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Solicita Informe de quejas a la Unidad de Régimen Disciplinario.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Recibe informe, elabora providencia y envía solicitud para opinión del

Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, analiza y emite opinión.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Si la opinión es favorable continúa con operación No. 7. Si la opinión no

es favorable continúa con operación No. 19.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Si la solicitud es para más de 30 días, o es con goce de salario, pero no

está en la ley, continúa con operación No. 8. Si solicitud no es para más de 30 días, o no es con goce de salario, pero no está en la ley, continúa con operación No. 18.


117

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Elabora providencia para solicitar aprobación de la Presidencia del

Organismo Judicial y traslada a la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa la providencia, firma y traslada para consulta de la Presidencia

del Organismo Judicial.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe la respuesta de la Presidencia del Organismo Judicial, margina y

traslada a la Unidad de Administración de Recursos humanos.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada al Encargado de Trámite de Licencias.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y analiza la opinión de la Presidencia del Organismo

Judicial.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Si la opinión es favorable continúa con el Procedimiento No. 22,

operaciones No. 5 a 15 y finaliza procedimiento. Si la opinión no es favorable continúa operación No. 14.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Recibe, elabora un oficio para informar al interesado que la solicitud no

procede y traslada para firma del Coordinador.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa, firma el oficio y devuelve.


118

No. OPERACIÓN

: 16

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y traslada al notificador.

No. OPERACIÓN

: 17

RESPONSABLE : Notificador DESCRIPCIÓN : Notifica al laborante.

No. OPERACIÓN

: 18

RESPONSABLE : Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Responde con providencia que la licencia si procede y traslada al

Encargado de Trámite de Licencias, para que continúe con Procedimiento No. 22.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Licencias DESCRIPCIÓN : Continúa con el Procedimiento No. 22, operaciones No. 5 al 15 y finaliza

procedimiento.

No. OPERACIÓN

: 19

RESPONSABLE : Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Traslada el expediente con la solicitud al Encargado de Trámite de

Licencias para que notifique al interesado y continúa con operación No. 14.


119


120

23) VACACIONES

A. Fundamento Legal Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículo 49. Vacaciones. Reglamento General de la Ley del Servicio Civil del Organismo Judicial, Artículo 43. Vacaciones:

B. NORMAS:

a) Se concede a todo laborante que ha cumplido un año de labores ininterrumpido, o lo que se establezca por disposición de la superioridad.

b) Debe presentar solicitud con visto bueno. del jefe respectivo, indicar la fecha a partir de la cual desea gozar las mismas y presentar la solicitud con ocho días de anticipación.

c) Las vacaciones del personal judicial se establecen a través de disposición de la Presidencia del Organismo Judicial, en dos turnos durante los meses de diciembre y enero.

C. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 23 .1 VACACIONES DEL PERSONAL ÁREA JUDICIAL

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Emite y aprueba la disposición de vacaciones de acuerdo a los turnos

establecidos para personal de los juzgados y traslada a la Gerencia de Recursos Humanos y a cada Judicatura.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe la Disposición de los Turnos de Vacaciones aprobada para cada

Judicatura, margina y traslada al Coordinador del Departamento de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Coordinador de Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe la Disposición de los Turnos de Vacaciones aprobada y el listado

del personal de cada Judicatura, que le envían los secretarios de las mismas, margina y traslada al Encargado de Trámite de Vacaciones.


121

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Recibe la Disposición de Turnos aprobada y el listado del personal de

cada Judicatura, ingresa y opera en el sistema para autorizar en el mismo, el período que corresponde.

No. OPERACIÓN

:

5

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Elabora proyecto de notificación en base a disposición aprobada y

autorización que emite el sistema y traslada para firma del Coordinador.

No. OPERACIÓN

: 6


DESCRIPCIÓN : Revisa proyecto, firma y devuelve al Encargado de Trámite de Vacaciones, para que notifique.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Notifica al interesado, en forma personal, por fax, correo interno o

mensajero, recibe notificación firmada y traslada al Archivo de Personal.


122


123


VACACIONES DEL PERSONAL EN GENERAL DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud, la registra en el sistema de recepción de

documentos y la traslada al Encargado de Trámite de Vacaciones. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Verifica que el solicitante cumpla con los requisitos establecidos y

cuente con el visto bueno del Jefe Inmediato.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Verifica en el sistema si el solicitante tiene actualizados sus períodos

vacacionales.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Si tiene actualizados sus períodos de vacaciones continúa con

operación No 6. Si no los tiene actualizados continúa con operación No. 5.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Solicita el expediente al Archivo de Personal para verificar las fechas en

que gozó vacaciones en cada año laborado y si tiene vacaciones pendientes y actualiza en el sistema.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Elabora proyecto de notificación de vacaciones de acuerdo a lo

solicitado y traslada para firma.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Coordinador del Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Revisa proyecto, firma y traslada para notificar.


124

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Notifica al interesado, en forma personal, por fax, correo interno o

mensajero y recibe notificación firmada.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Traslada al Archivo de Personal la notificación firmada por el interesado

con la copia de la solicitud.


125


126


VACACIONES PARA PERSONAL DE JUZGADOS DE TURNO Y DELEGADOS DEPARTAMENTALES DE LA UNIDAD DE ANTECEDENTES PENALES


: 1

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud de vacaciones y propuesta del interino; registra en el

sistema de recepción de documentos y traslada al Encargado de Trámite de Vacaciones.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Verifica que el solicitante cumpla con los requisitos establecidos y que

la solicitud tenga el visto bueno de su Jefe Inmediato.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema de autorización de vacaciones y verifica si el

solicitante tiene actualizados sus períodos vacacionales.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Si tiene actualizados sus períodos de vacaciones continúa con

operación No 6. Si no los tiene actualizados continúa con operación No. 5.

No. OPERACIÓN

: 5



No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Elabora proyecto de notificación de vacaciones de acuerdo a lo

solicitado y traslada para firma, adjuntando solicitud y propuesta de interino.


127

No. OPERACIÓN

: 7


DESCRIPCIÓN : Revisa solicitud, autoriza el trámite y traslada la propuesta de interino al Encargado de Cubrir Vacantes Administrativas para que proceda de acuerdo al Procedimiento No. 11.

No. OPERACIÓN


RESPONSABLE : Encargado de Cubrir Vacantes Administrativas DESCRIPCIÓN : Aplica Procedimiento No. 11 para Nombramiento de Interino.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Recibe notificación de autorización de vacaciones firmada por el

Coordinador y copia de notificación del acuerdo de nombramiento del interino que cubrirá las vacaciones.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Traslada la notificación a la Unidad de Antecedentes Penales, o

Juzgados de Turno y al interesado, en forma personal, por fax, correo interno o mensajero y recibe notificación firmada.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Traslada al Archivo de Personal la notificación firmada por el interesado

con la copia de la solicitud.


128


129

Procedimiento 23.4

ELABORACIÓN DE CERTIFICACIÓN DE VACACIONES GOZADAS

DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud de constancia de vacaciones gozadas por el

laborante, registra en el sistema de recepción de documentos y traslada al Encargado de Trámite de Vacaciones.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Recibe, registra y verifica en el sistema de autorización de vacaciones si

el solicitante tiene actualizados sus períodos vacacionales.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Si no tiene actualizados sus períodos de vacaciones continúa con

operación No. 4. Si los tiene actualizados continúa con operación No. 5.

No. OPERACIÓN

: 4



No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Elabora proyecto de certificación de vacaciones gozadas y traslada

para firma.

No. OPERACIÓN

: 6


DESCRIPCIÓN : Revisa proyecto, firma y traslada.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Trámite de Vacaciones DESCRIPCIÓN : Entrega el original de la certificación firmada y sellada al interesado, en

forma personal, recibe firmada la copia y archiva.


130


131

24) ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES LABORALES DE AUXILIARES JUDICIALES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO

Las constancias y certificaciones se extienden a solicitud del interesado, en el Departamento de Administración de Recursos Humanos.

La Unidad de Administración de Recursos Humanos, no extiende constancias o certificaciones de Jueces y Magistrados.

A. Tipos de Constancias

a) Constancia Laboral:

. Debe contener los siguientes datos: nombre completo, fecha de ingreso, cargo y dependencia donde se desempeña actualmente.

b) Constancia de Licencias gozadas y Suspensiones:

Debe contener: nombre completo del trabajador, fecha de ingreso, cargo y dependencia actual y todas las licencias con o sin goce de sueldo disfrutadas a partir del 01 de enero de 1987 a la fecha.

B. Tipos de Certificaciones a) Certificación de Puestos: indica el historial del puesto.

b) Certificación de Puestos para jubilaciones, indemnización y prestaciones:

Deben contener: número y fecha de acuerdos o puntos de acta, cargo en que se le nombró, trasladó, permutó, ascendió, renunció o destituyó en orden cronológico ascendente.

C. DESCRIPCIÓN:


132

Procedimiento No. 24 ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES LABORALES DE

AUXILIARES JUDICIALES Y PERSONAL ADMINISTRATIVO

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Interesado DESCRIPCIÓN : Solicita en recepción el formulario de solicitud de Certificación Laboral,

lo llena con todos sus datos, indicando que tipo de certificación o constancia solicita, firma y entrega.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe formulario lleno, registra y traslada al Encargado de Elaborar

Constancias y Certificaciones. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Elaborar Constancias y Certificaciones. DESCRIPCIÓN : Recibe, registra e ingresa al Sistema de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Elaborar Constancias y Certificaciones DESCRIPCIÓN : Solicita al Archivo de Personal el expediente del interesado y verifica la

información solicitada, contra la información que proporciona el sistema. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Elaborar Constancias y Certificaciones DESCRIPCIÓN : Elabora e imprime el documento solicitado y traslada para firma de

Coordinador. No. OPERACIÓN

: 6


DESCRIPCIÓN : Revisa los datos registrados en las constancias o certificaciones solicitadas, firma y devuelve.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Elaborar Constancias y Certificaciones DESCRIPCIÓN : Recibe, registra en su control y archiva en orden alfabético para

entregar al interesado.


133

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Elaborar Constancias y Certificaciones DESCRIPCIÓN : Entrega al interesado original del documento y recibe copia firmada de

recibido.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Elaborar Constancias y Certificaciones DESCRIPCIÓN : Archiva la copia firmada de recibido y descarga de su control.


134


135

25) ELABORACIÓN DEL GAFETE DE IDENTIFICACIÓN

EMISIÓN DE GAFETE


Acuerdo 012/003 de la Presidencia del Organismo Judicial. Reglamento para el uso de Gafete de Identificación de funcionarios y empleados del Organismo Judicial.

B. NORMAS:

Para el personal de nuevo ingreso por nombramiento provisional, contrato 022 y planilla, el trámite de su gafete de identificación debe ser de manera personal, previo a la toma de fotografía y llenar boleta del inventario de Recursos Humanos (no efectúa pago).

a. Para cambio de gafete:

En los movimientos de ascensos en virtud del dictamen de la Unidad de Desarrollo Integral, para traslados y permutas, se les entregará su gafete después de que la Sección de Nóminas y Planillas ingrese la información de los cuadros de toma de posesión. Deberá entregar el gafete que contenga los datos del cargo y dependencia anterior (no efectúa pago).

b. Para reposición de gafete:

Por pérdida o extravío:

Deberán presentarse personalmente o por tercera persona autorizada por el titular del gafete, entregando denuncia al Ministerio Público o Policía Nacional Civil y efectuar el pago de Q15.00 en las ventanillas de BANRURAL con el recibo 220-C, entregado en el área de gafetes de la Unidad de Administración de Recursos Humanos

Por deterioro:

Deberán entregar su gafete anterior y efectuar el pago de Q15.00 en las ventanillas del BANRURAL, con el recibo 220-C, entregado en el área de gafetes.

Observaciones:

a. No se entregarán gafetes al personal nombrado mientras dure el proceso de selección, interinatos ni a personal contratado bajo el renglón 029.

b. Según recomendaciones de Auditoría Interna, no se permite el envío de fotografías por correo para ser registradas en el Sistema de Recursos Humanos.


136

c. La Unidad de Administración de Recursos Humanos, no envía por correo o cargo expreso los gafetes de identificación.

d. La Unidad de Administración de Recursos Humanos, no se hace responsable por el mal uso que le puedan dar terceras personas al gafete por pérdida o extravío, por lo que está bajo responsabilidad del trabajador del Organismo Judicial el cuidado y uso correcto de su identificación.

C. DESCRIPCIÓN:


EMISIÓN DE GAFETE DE IDENTIFICACIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Interesado DESCRIPCIÓN : Se presenta para solicitar emisión de gafete de identificación. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Consulta en el Sistema los Datos del solicitante, para verificar tipo de

nombramiento y determinar si se puede emitir el gafete de identificación. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Determina si el interesado es de nuevo ingreso o es reposición del

gafete por pérdida o deterioro, si es de nuevo ingreso, continúa con operación No. 7 si es reposición, continúa con operación No. 4.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Solicita al interesado constancia de la denuncia por pérdida o robo

presentada en la PNC o en el Ministerio Público según sea el caso o el gafete si es por deterioro.

No. OPERACIÓN

:

5 RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Elabora un recibo 220-C para que interesado cancele Q. 15.00 en el

Banco. No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Recibe constancia de la denuncia y recibo 220-C cancelado.


137

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Solicita llene formulario de solicitud de gafete.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Interesado DESCRIPCIÓN : Llena y firma formulario de solicitud.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Recibe el formulario, revisa datos consignados y si es personal nuevo

verifica acta o acuerdo de nombramiento.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Toma fotografía y registra o actualiza la firma del trabajador.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Elabora el gafete y conocimiento de entrega en el libro correspondiente.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Interesado DESCRIPCIÓN : Firma el conocimiento de entrega y recibe gafete.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Archiva la denuncia presentada y copia del recibo 220-C en caso de

pérdida o robo y en caso de deterioro, se destruye, elabora un conocimiento para la coordinación y lo archiva debidamente firmado.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Encargado de Emisión de Gafete DESCRIPCIÓN : Elabora reporte mensual y traslada al Departamento de Contabilidad.


138


139

26) TRÁMITE DEL CARNÉ DE RECREACIÓN

A. NORMAS:

a) El interesado o dependencia deberá solicitar los carnés que sean necesarios para ser llenados con los datos y en las casillas que corresponden. (Estos carnés no son obligatorios, queda a criterio de la persona o dependencia).

b) El objetivo de este carné es poder ingresar a los centros de recreación del Ministerio de Trabajo, ubicados en distintos lugares de la República.

c) El laborante debe adjuntar al formulario de solicitud una fotografía de estudio, tamaño cédula, en papel mate.

d) El Ministerio de Trabajo requiere para autorizarlo, que la fotocopia del carné se envíe escaneada en un disco compacto.

B. DESCRIPCIÓN

Procedimiento No. 26 TRÁMITE DEL CARNÉ DE RECREACIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Interesado DESCRIPCIÓN : Llena formulario de solicitud, adjuntando foto. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe la solicitud, ingresa al sistema de control y traslada al

Encargado de Carné de Recreación. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Carné de Recreación DESCRIPCIÓN : Recibe solicitud y verifica datos en el sistema.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Carné de Recreación DESCRIPCIÓN : Elabora carné y conocimiento para autorización y envía a firma.


140

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos. DESCRIPCIÓN : Recibe y firma el carné y el conocimiento de envío.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Carné de Recreación DESCRIPCIÓN : Envía el carné con conocimiento para autorización del Ministerio de

Trabajo.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Carné de Recreación DESCRIPCIÓN : Recibe el carné autorizado, elabora notificación y conocimiento de

entrega.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Interesado DESCRIPCIÓN : Recibe la notificación, firma el conocimiento de entrega y recibe carné.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Carné de Recreación DESCRIPCIÓN : Recibe el conocimiento de entrega debidamente firmado, archiva y

descarga de sus controles


141


142

27) RESOLUCIONES DE RÉGIMEN DISCIPLINARIO

27.1 AMONESTACIÓN VERBAL Y/O ESCRITA

A. Fundamento Legal.

Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial. Artículo 60. Amonestación. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, artículo 86. Procedimiento por Faltas Leves.

B. Normas específicas del procedimiento:

a. Estas sanciones deben ser notificadas al sancionado y a la dependencia donde presta sus servicios con copia a la Unidad de Régimen Disciplinario.

b. El original debe enviarse al expediente para su archivo personal.

C. DESCRIPCIÓN:


AMONESTACIÓN VERBAL Y/O ESCRITA No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe resolución de amonestación verbal o escrita de la Unidad de

Régimen Disciplinario, para el laborante. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema de recepción y traslada al Encargado de Sanciones

Disciplinarias. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Resoluciones de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Elabora oficio dirigido al sancionado, con copia al Jefe Inmediato del

sancionado para su conocimiento.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa oficio y firma.


143

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Resoluciones de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Envía oficio, con copia a la Jefatura donde labora el sancionado y a la

Unidad de Régimen Disciplinario.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Sancionado DESCRIPCIÓN : Recibe y firma la notificación.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Resoluciones de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Incorpora al expediente y traslada al Archivo de Personal.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Archivo de Personal DESCRIPCIÓN : Archiva como corresponde.


144


145

27.2 SUSPENSIONES SIN GOCE DE SALARIO


Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 61. Suspensión.

B. Normas específicas del procedimiento

a) La suspensión deberá ser programada siempre y cuando el fallo esté firme.

b) Para la suspensión se tomarán en cuenta todos los días incluyendo fines

de semana y asueto.

c) Si un trabajador está de vacaciones, con licencia o suspendido por el Seguro Social, no se podrá hacer efectiva la sanción sino hasta que el trabajador se haya incorporado nuevamente a sus labores.

C. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 27.2 SUSPENSIÓN SIN GOCE DE SALARIO

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe de la Unidad de Régimen Disciplinario, la resolución de

suspensión sin goce de salario, para el laborante. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema de recepción y traslada al Encargado de

Resoluciones de Régimen Disciplinario. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Resoluciones de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Recibe e investiga que el laborante no está suspendido por cualquier

otra razón y establece el lugar donde presta sus servicios.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Resoluciones de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Programa suspensión.


146

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Resoluciones de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Elabora oficios de notificación a todas las partes involucradas: Sección

de Nóminas y Planillas, Unidad de Régimen Disciplinario y Encargado de Vacantes.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa programación de suspensión, firma oficios y devuelve al

Encargado.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Resoluciones de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Envía oficio, con copia a la Jefatura donde labora el sancionado, a la

Unidad de Régimen Disciplinario, a la Sección de Nóminas y Planillas y al Encargado de Vacantes.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Jefatura donde labora el sancionado, Unidad de Régimen Disciplinario, Sección de Nóminas y Planillas y Encargado de Vacantes

DESCRIPCIÓN : Reciben, firman de recibido y operan en el sistema.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Resoluciones de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Incorpora al expediente las copias de los oficios y traslada al Archivo de

Personal.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Archivo de Personal DESCRIPCIÓN : Archivar como corresponde.


147


148

27.3 DESTITUCIÓN (JUDICIAL)


Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 62. Destitución. Artículo 77. Causas de terminación de la relación laboral.

B. Normas específicas del procedimiento

La Corte Suprema remite puntos de acta de destitución de la carrera judicial.

C. DESCRIPCIÓN: Procedimiento No. 27.3 DESTITUCIÓN JUDICIAL

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Unidad de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Aplica sanción de destitución y traslada a la Corte Suprema de Justicia. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Secretaría de la Corte Suprema de Justicia DESCRIPCIÓN : Notifica a la persona o laborante y remite copia de la Cédula de

notificación de la destitución a la Gerencia de Recursos Humanos. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Elabora conocimiento de envío a la Sección de Nóminas y Planillas,

Sección de Archivo, Coordinación de Administración de RRHH y Departamento de Administración de RRHH.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador de Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Recibe, conoce y envía copia con conocimiento al Encargado de

Vacantes.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de vacantes DESCRIPCIÓN : Incorpora al listado de vacantes y traslada al Encargado de Elaboración

de Actas del Pleno.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Elaboración de actas del Pleno DESCRIPCIÓN : Procede como corresponde.


149


150

27.4 DESTITUCIÓN ADMINISTRATIVA

A. Normas específicas del procedimiento

La Presidencia, remite resoluciones de destitución de la carrera administrativa

Procedimiento No. 27. 4 DESTITUCIÓN ADMINISTRATIVA


: 1

RESPONSABLE : Unidad de Régimen Disciplinario DESCRIPCIÓN : Aplica sanción de destitución y traslada a la Presidencia del Organismo

Judicial. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Aprueba la destitución y notifica a la persona o laborante y remite la

resolución de destitución a la Gerencia de Recursos Humanos. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe la resolución y la traslada al Coordinador de la Unidad de


No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Coordinador de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, margina y traslada al Encargado de Vacantes y Encargado de

Actas Administrativas.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de vacantes DESCRIPCIÓN : Incorpora al listado de vacantes.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Cita a la persona destituida, haciendo referencia al documento.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Elabora Acta en presencia de la persona destituida y solicita que firme.


151

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Si se niega a firmar continúa con Operación No. 9. Si la persona firma

continúa con operación No. 10.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Asienta razón en el Acta, certifica y notifica a la Gerencia de Recursos

Humanos y continúa paso siguiente.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Elabora cuadro de entrega del cargo y lo remite a la Sección de

Nóminas y Planillas.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Actas Administrativas DESCRIPCIÓN : Remite resolución original a la Sección de Archivo de Personal.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Sección de Archivo de Personal DESCRIPCIÓN : Recibe documento original y archiva como corresponde.


152


153

28. SUSPENSIÓN DE LABORES A EMPLEADO POR ESTAR SUJETO A PROCESO PENAL


En base al artículo 57, inciso “e” de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial y su Reglamento General, los jefes de Administración deberán velar por que se cumplan las disposiciones contenidas en los reglamentos, acuerdos y resoluciones que dicte la Presidencia del Organismo Judicial.

El artículo 61 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial establece, que la suspensión sin goce de salario consiste en la separación temporal del empleado o funcionario judicial del ejercicio de su cargo. Podrá acordarse hasta por un máximo de tres meses en un año, debiendo quedar constancia en el registro personal respectivo.

Procederá también en los casos en que el empleado o funcionario se encuentre privado de su libertad, durante el tiempo que ésta se mantenga. Cuando el empleado o funcionario recobre su libertad, será reinstalado en su puesto, si lo solicita, dentro de un término de dos días contados a partir de la fecha en que obtenga su libertad, siempre que el agraviado no fuese el Organismo Judicial.

Cuando un trabajador se encuentre sujeto a un proceso penal, que implique la suspensión de sus labores, el jefe inmediato deberá remitir inmediatamente un informe a la Gerencia de Recursos Humanos con los datos establecidos en la Circular No. 10-2011- GRRHH: (aparece como anexo).

1. Nombre completo del trabajador. 2. Cargo que desempeña. 3. Dependencia donde labora. 4. Fecha desde la cual se le dictó el auto de prisión preventiva, de medida

sustitutiva y de procesamiento. 5. Acompañar certificación de la resolución de mérito. 6. Otros datos que consideren importantes o necesarios.

El Procedimiento para suspensión de labores a un empleado por estar sujeto a proceso penal, fue aprobado por resolución de la Presidencia del Organismo Judicial, No. 959, de fecha 30 de junio de 2011 que aparece a continuación:


154

B. RESOLUCIÓN No. 959 DE APROBACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SUSPENSIÓN DE LABORES A EMPLEADO POR ESTAR SUJETO A PROCESO PENAL.


155


SUSPENSIÓN DE LABORES A EMPLEADO POR ESTAR SUJETO A PROCESO PENAL

DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Órgano Jurisdiccional / Dependencia Administrativa DESCRIPCIÓN : Elabora solicitud de suspensión con información específica del

empleado, adjuntando la resolución Judicial, tomando como referencia la circular No. 10-2011/GRRHH de la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción/ Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Previo a recibir, analiza si el informe y documentación cumplen con

todos los requisitos, tomando como referencia la circular No. 10-2011/GRRHH de la Gerencia de Recursos Humanos. 1. Nombre completo del trabajador; 2. Cargo que desempeña; 3. Dependencia donde labora; 4. Fecha desde la cual se le dictó el auto de prisión preventiva, de medida sustitutiva y de procesamiento; y 5. Certificación de la resolución de mérito.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Recepción/ Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Si la solicitud cumple con todos los requisitos, continúa en operación

No.5. Si la solicitud no cumple con todos los requisitos no recibe la solicitud y continúa en operación No. 4.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Órgano Jurisdiccional / Dependencia Administrativa DESCRIPCIÓN : Completa requisitos. Continúa en operación No. 1. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Recepción/ Departamento de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema informático de recepción y traslada a Coordinación. No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Coordinación/Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe expediente y solicita mediante oficio, el proyecto de resolución

por suspensión de labores al Asesor Legal de la Gerencia de Recursos Humanos.


156

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Asesoría Legal de la Gerencia de RRHH DESCRIPCIÓN : Recibe expediente, elabora proyecto de resolución adjuntándolo al

expediente y solicita visto bueno del Gerente de Recursos Humanos. No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Despacho /Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe expediente, firma de visto bueno y solicita autorización a

autoridad nominadora correspondiente. La autoridad nominadora, continúa con el procedimiento específico de emisión de resoluciones de autorización de suspensión de labores. Posteriormente continúa en operación No. 9.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Despacho /Gerencia de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Con base en la resolución de autorización, solicita notificar a las partes

involucradas. No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Coordinación/Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Elabora y remite los oficios de notificación a las partes involucradas. No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Coordinación/ Departamento de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Informa al encargado de vacantes y archiva el expediente físico, como

corresponde. No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Vacantes/ Departamento de Administración de Recursos Humanos.

DESCRIPCIÓN : Recibe notificación, actualiza control de vacantes y notifica a las secciones de Archivo y de Nóminas y Planillas de la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Sección de Archivo/ Sección de Nóminas y Planillas DESCRIPCIÓN : Reciben notificación, actualizan sus controles y proceden como

corresponda.


157


158

29) APLICACIÓN DEL ACUERDO 9/011 DE LA PRESIDENCIA: Manual de Procedimientos Administrativos para el Sistema de Recursos Humanos del Organismo Judicial.

29.1 NOTIFICACIÓN DE LA INASISTENCIA DEL PERSONAL Artículo 4 del Acuerdo 09/011

“INASISTENCIAS. Cuando exista inasistencia de un empleado por cualquier otro motivo que no sea suspensión del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, suspensión disciplinaria, vacaciones o por habérsele otorgado cualquiera de las licencias estipuladas en la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial; esta deberá ser informada de manera inmediata a la Unidad de Administración de Recursos Humanos indicando si el permiso le fue otorgado bajo los cinco días estipulados en el artículo 53 de la referida Ley. En los casos de abandono del cargo, después de dos días de inasistencia sin justificación, deberá constar mediante acta, enviando copia certificada de la misma a la Unidad de Administración de Recursos Humanos”.

29.2 NOTIFICACIÓN DE FALLECIMIENTO DE UN LABORANTE

Artículo 5 del acuerdo 09/011

“EN CASO DE FALLECIMIENTO: Cuando un laborante fallezca, el Secretario de la Judicatura o el Jefe de la Dependencia debe solicitar a los familiares, una copia de la partida de defunción y con ésta elaborar el acta respectiva así como el cuadro de entrega del cargo y trasladar a la Unidad de Administración de Recursos Humanos y a la Sección de Nóminas y Planillas, certificación y copia de la partida de defunción para efectos de nóminas y actualización”.

En el caso de las unidades del Área Administrativa, el acta de entrega del cargo por fallecimiento y el cuadro se elaboran en el Departamento de Administración de Recursos Humanos, previo aviso de los familiares con la certificación de la partida de defunción.

Es oportuno indicar que el incumplimiento a las anteriores disposiciones, será sancionado con lo que para el efecto establece el inciso e) del artículo 57 de la Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial.

Cuando se tenga conocimiento del fallecimiento de un laborante del Área Judicial y existen causas que no permiten en la judicatura, levantar el acta de entrega del cargo por fallecimiento, ésta se deberá levantar en el Departamento de Administración de Recursos Humanos, con base en la certificación original de la partida de defunción que deberán entregar los familiares.


159


RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA NOTIFICACIÓN DE INASISTENCIA DEL PERSONAL (ÁREA JUDICIAL Y ADMINISTRATIVA)

DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Coordinación DESCRIPCIÓN : Se entera de la inasistencia del trabajador después de dos días sin

causa justificada, solicita al Jefe de la Dependencia o Secretario de la Judicatura, que haga constar la inasistencia a través de un acta y envíe la certificación de la misma a la Unidad de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Coordinación DESCRIPCIÓN : Da aviso por vía electrónica a la Sección de Nóminas y Planillas para

que según proceda, se suspenda el pago de salario, en tanto recibe la documentación correspondiente.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe notificación de la inasistencia del trabajador, acompañado de la

certificación del acta. No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Verifica la información y documentos adjuntos e ingresa al control de

documentos. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Traslada inmediatamente a la Coordinación.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Coordinación DESCRIPCIÓN : Verifica la información y emite la orden de corte del salario, y traslada a

la Sección de Nóminas y Planillas quedando a la espera de la presentación en recepción de la documentación correspondiente, para revertir dicha instrucción o solicitar el complemento respectivo, en el caso de que se reciba una justificación verdadera o en su caso proceder disciplinariamente.


160


161


NOTIFICACIÓN DEL FALLECIMIENTO DE UN LABORANTE (ÁREA JUDICIAL Y ADMINISTRATIVA)

DESCRIPCIÓN

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Coordinación DESCRIPCIÓN : Se entera del fallecimiento de un laborante a través de Comunicación

Social u otro medio, verifica la información y emite la orden de corte del salario, quedando a la espera de la presentación en recepción de la documentación correspondiente.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe notificación del fallecimiento de una persona, acompañado de la

certificación del acta y copia de la partida de defunción, o certificación original, si es personal administrativo.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Verifica requisitos y documentos adjuntos e ingresa al control de

documentos. No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Si es del Área Judicial, continúa con operación No. 5, Si es del Área

Administrativa, continúa con operación No.6. No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Traslada certificación del acta y la copia de la partida de defunción al

Encargado de vacantes y continúa con operación No. 6. No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Traslada certificación original de la partida de defunción, para

elaboración de acta de entrega del cargo por fallecimiento. No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Elabora el acta de entrega del cargo por fallecimiento y el cuadro

respectivo, tomando como base los datos de la certificación original de la partida de defunción y traslada para firma.


162

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de RRHH DESCRIPCIÓN : Revisa y firma el cuadro y devuelve al Encargado de Actas Acuerdos.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Actas y Acuerdos Administrativos DESCRIPCIÓN : Traslada Cuadro a la Sección de Nóminas y Planillas y copias a

Encargado de Vacantes y Sección de Archivo.


163


164

30) TRÁMITE DE BENEFICIOS POST MORTEM

AUXILIO POST MORTEM Y AYUDA PARA GASTOS FUNERARIOS


Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente, artículo 60: Auxilio Post Mortem y artículo 61: Ayuda para Gastos Funerarios.

Auxilio Post Mortem. Esta prestación se hará efectiva a los beneficiarios de los trabajadores en los términos que establece el Acuerdo 9-91 de la Corte Suprema de Justicia.

B. Normas específicas del procedimiento :

a) La solicitud de pago de Ayuda para Gastos Funerarios y del Auxilio Post Mortem se ingresa en la Gerencia de Recursos Humanos.

b) Para la cancelación del Auxilio Post Mortem, es requisito tener un mínimo de

seis meses de aportación.

c) Cancelar a la persona que compruebe haber erogado los gastos funerarios ocasionados por la muerte del trabajador.

d) Las solicitudes de Prestaciones Laborales Post Mortem y de Indemnización Post Mortem, se ingresan en la Recepción de la Sección de Nóminas y Planillas.

C. REQUISITOS PARA SOLICITAR EL PAGO DE LA AYUDA PARA GASTOS

FUNERARIOS: 1. Solicitud del interesado quien paga la factura, 2. Fotocopia legalizada del documento de identificación del peticionario, 3. Certificación o fotocopia legalizada de la partida de defunción del trabajador

fallecido, 4. Factura original o fotocopia legalizada, extendida a nombre de la persona que

solicita el pago, 5. Fotocopia del documento de identificación Tributaria, extendido a nombre del

peticionario(a) por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- (NIT del solicitante).

D. DESCRIPCIÓN:


165

Procedimiento 30.1

TRÁMITE DE PAGO DE LA AYUDA PARA GASTOS FUNERARIOS

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Beneficiario (s) DESCRIPCIÓN : Entrega oficio solicitando el Pago de Gastos Funerarios, adjuntando

requisitos, en la Gerencia Financiera. 1. Solicitud del interesado quien paga la factura, 2. Fotocopia legalizada del documento de identificación del

peticionario. 3. Certificación o fotocopia legalizada de la partida de defunción del

trabajador fallecido, 4. Factura original o fotocopia legalizada, extendida a nombre de la

persona que solicita el pago, 5. Fotocopia del documento de Identificación Tributaria extendido a

nombre del peticionario(a) por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- ( NIT del solicitante).

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Gerencia Financiera DESCRIPCIÓN : Recibe, verifica requisitos y documentos adjuntos e ingresa al control de

documentos, traslada a Administración de Recursos Humanos con providencia, solicitando Relación Laboral.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Recepción la Unidad de Administración DESCRIPCIÓN : Recibe e ingresa al control de documentos y traslada al Encargado.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Gastos Funerarios DESCRIPCIÓN : Solicita a la Sección de Archivo el Expediente Laboral de la persona

fallecida.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Gastos Funerarios DESCRIPCIÓN : Elabora Relación Laboral.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Gastos Funerarios DESCRIPCIÓN : Integra el expediente con toda la información y requisitos, se abre fólder

con el nombre del interesado, se folea y se elabora providencia para enviarlo a Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial.


166

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Jefe del Departamento de Administración de RRHH. DESCRIPCIÓN : Revisa expediente y firma relación laboral y providencia.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Recibe expediente y resuelve.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Gastos Funerarios DESCRIPCIÓN : Si el pago es improcedente continúa con operación No. 10. Si es

procedente continúa con operación No. 11.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Gastos Funerarios DESCRIPCIÓN : Si el trámite es del Área Judicial, envía la resolución a la Secretaría de

la Corte Suprema de Justicia, si es del Área Administrativa, lo envía a la Sección de Archivo de Personal, quedando a la espera de que los beneficiarios resuelvan legalmente, para continuar con el procedimiento.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Encargado de Gastos Funerarios DESCRIPCIÓN : Recibe expediente autorizado, lo envía con oficio a la Sección de

Nóminas y Planillas para que continúen con el trámite. No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Sección de Nóminas y Planillas DESCRIPCIÓN : Recibe y revisa expediente y traslada a la Gerencia Financiera

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Gerencia Financiera DESCRIPCIÓN : Recibe, revisa y continúa con el trámite


167


168

31) TRÁMITE DE PAGO DEL AUXILIO POST MORTEM

A. BASE LEGAL: Acuerdo 9-91 de la Corte Suprema de Justicia.

Acuerdo 5-2011 de la Corte Suprema de Justicia y artículo 61 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo vigente. Procedimiento aprobado por resolución No. 2065 de la Presidencia del Organismo Judicial de fecha 8 de diciembre de 2011.

Para el trámite del pago del Auxilio Post Mortem es necesario adjuntar a la solicitud, los siguientes documentos:

1. Nota dirigida a la Unidad de Administración de Recursos Humanos, solicitando dicho beneficio, firmada por el o los beneficiarios.

2. Certificación de la partida de defunción (original o fotocopia autenticada). 3. Certificación del acta de matrimonio (original o fotocopia autenticada), si

es casado (a). 4. Certificación de la partida de nacimiento de los hijos menores de edad

(original o fotocopia autenticada) cuando se encuentran dentro de los beneficiarios.

5. DPI del fallecido, fotocopia autenticada. 6. DPI del solicitante, fotocopia autenticada. 7. Fotocopia del documento de identificación Tributaria a nombre del

peticionario(a) por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- (NIT del(los) solicitante(s)).

8. Certificación de las cuotas aportadas Post Mortem (mínimo seis cuotas consecutivas aportadas) extendida por la Sección de Nóminas y Planillas (Artículo 5 del Acuerdo 9-91de la Corte Suprema de Justicia).

9. Certificación de la Declaración de Beneficiarios, extendida por la Coordinación de Administración de Recursos Humanos.

B. DESCRIPCIÓN:


169

PROCEDIMIENTO No. 31 TRÁMITE DEL PAGO DEL AUXILIO MORTEM

No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Beneficiario (s) DESCRIPCIÓN : Entrega(n) solicitud escrita para que se haga efectivo el pago del Auxilio

Post Mortem, adjuntando los siguientes documentos:

a) Nota dirigida a la Unidad de Administración de Recursos Humanos, solicitando dicho beneficio, firmada por el o los beneficiarios.

b) Certificación de la partida de defunción (original o fotocopia autenticada).

c) Certificación del acta de matrimonio (original o fotocopia autenticada), si es casado (a).

d) Certificación de la partida de nacimiento de los hijos menores de edad (original o fotocopia autenticada) cuando se encuentran dentro de los beneficiarios.

e) DPI del fallecido, fotocopia autenticada. f) DPI del solicitante, fotocopia autenticada. g) Fotocopia del documento de identificación Tributaria a nombre del

peticionario(a) por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT- (NIT del (los) solicitante (s)).

h) Certificación de las cuotas aportadas Post Mortem (mínimo seis cuotas consecutivas aportadas) extendida por la Sección de Nóminas y Planillas (Artículo 5 del Acuerdo 9-91).

i) Certificación de la Declaración de Beneficiarios, extendida por la Coordinación de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Recepción de la Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, verifica requisitos y documentos adjuntos. No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Recepción de la Unidad de Administración de Recursos Rumanos DESCRIPCIÓN : Si la documentación está completa y correcta, continúa en operación

No. 5. Si la documentación no está completa continúa en operación No.4.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Recepción de la Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Devuelve a beneficiario (s) para que complete(n) o realice(n)

correcciones al expediente.


170

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Recepción de la Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe, integra el expediente con toda la información y requisitos, abre

fólder con el nombre del trabajador fallecido, el o los beneficiaros; lo folea y rotula.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Recepción de la Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Ingresa al control de documentos, sella copia de recibido y consigna la

fecha para iniciar el trámite con base al Acuerdo 5-2011 de la Corte Suprema de Justicia y traslada al Encargado de Prestación Post-Mortem.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Encargado de Prestación Post-Mortem DESCRIPCIÓN : Si el fallecido es Juez o Magistrado, continúa en operación No. 9. Si no

es Juez o Magistrado, continúa en operación No. 8. No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Prestación Post-Mortem DESCRIPCIÓN : Elabora providencia para enviar el expediente a la Gerencia Financiera,

para efectos del pago. No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Encargado de Prestación Post-Mortem

DESCRIPCIÓN : Establece si aplica el artículo 1º del Acuerdo 8-2001 de la Corte Suprema de Justicia. Si el fallecimiento es por causa violenta, continúa con operación No. 10. Si no es por causa violenta, continúa con operación No. 8.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Prestación Post-Mortem

DESCRIPCIÓN : Elabora providencia para trasladar el expediente a la Presidencia del Organismo Judicial.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial

DESCRIPCIÓN : Recibe y analiza el expediente según artículo 4º del Acuerdo 8-2001 de la Corte Suprema de Justicia.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Resuelve si procede la solicitud de la prestación. Si no procede esta

solicitud, continúa con operación No. 13. Si procede la solicitud, continúa con operación No. 14.


171

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Emite resolución con relación al pago de la prestación por Q. 80,000.00,

de acuerdo al artículo 61 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, suscrito por el Sindicato de Trabajadores del Organismo Judicial y la Corte Suprema de Justicia, vigente, la integra al expediente y continúa con operación No. 15.

No. OPERACIÓN

: 14

RESPONSABLE : Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Emite resolución con relación al pago de la prestación por Q.

150,000.00, según Acuerdo No. 8-2001 de la Corte Suprema de Justicia, a favor de beneficiarios de Jueces y Magistrados del Organismo Judicial.

No. OPERACIÓN

: 15

RESPONSABLE : Secretaría de la Presidencia del Organismo Judicial DESCRIPCIÓN : Traslada copia de la resolución a la Coordinación de la Unidad de

Administración de Recursos Humanos y el expediente a la Gerencia Financiera para efectos de pago. Continúa con Procedimiento de revisión, análisis, aprobación de gastos y solicitud de pago, en la Dirección de Contabilidad, Gerencia Financiera.


172


173


174


175

32) CONTROL DE HORARIO DEL PERSONAL DE LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

A. Fundamento Legal

Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 46: Horarios y Jornadas:

Ley de Servicio Civil del Organismo Judicial, artículo 56. Faltas Leves. Son faltas leves: a) La inobservancia del horario de trabajo sin causa justificada.

B. NORMAS:

a) Cada laborante deberá de marcar su ingreso y egreso en el reloj biométrico de control de entradas y salidas correspondiente a su unidad.

b) El Jefe de la Unidad podrá firmar (Vo. Bo.) las entradas tardes siempre y

cuando las mismas sean justificables. C. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 32 CONTROL DE HORARIO DE INGRESO Y EGRESO DEL PERSONAL

DE LA GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Encargado de Control de Horario DESCRIPCIÓN : Crea usuario en el sistema del reloj y registra la huella dactilar para

realizar el marcaje de la persona que toma posesión de un cargo en la Gerencia de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Control de Horario DESCRIPCIÓN : Ingresa al sistema del reloj la información de los usuarios registrados.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Encargado de Control de Horario DESCRIPCIÓN : Revisa periódicamente el registro electrónico de entradas y salidas del

personal. No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Encargado de Control de Horario DESCRIPCIÓN : Revisa las excusas presentadas por ingresos después de la hora o

inconsistencias de marcaje firmadas por el Jefe de la Unidad correspondiente y las descarga del reporte del sistema.


176

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Control de Horario DESCRIPCIÓN : Elabora informe mensual correspondiente al reporte del sistema y lo

traslada al Coordinador de la Unidad de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Coordinador de Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Recibe el informe mensual y determina el procedimiento a seguir según

reporte de incumplimiento de horario.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Coordinador de Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Traslada de oficio a la Unidad de Régimen Disciplinario el reporte de

personas que excedan el margen permitido para el cumplimiento del horario de inicio de labores y envía copia a Gerencia de Recursos Humanos.


177


178

33) SOLICITUD DE PRÁCTICAS SUPERVISADAS DE CARRERAS DE NIVEL MEDIO

A. NORMAS:

a) El interesado en realizar prácticas en el Organismo Judicial debe presentar solicitud e ingresarla en la Gerencia de Recursos Humanos.

b) Cada inicio de año, se elabora un oficio dirigido a las Unidades Administrativas

solicitándoles indiquen la cantidad de practicantes y profesión que necesitarán para el año que se inicia.

c) En base a la necesidad de las Unidades se tomarán en cuenta las solicitudes

presentadas.

B. DESCRIPCIÓN:

Procedimiento No. 33 SOLICITUD DE PRÁCTICAS SUPERVISADAS DE CARRERAS DE NIVEL MEDIO No. OPERACIÓN

: 1

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Solicita a las unidades indiquen la cantidad de practicantes que

necesitarán. No. OPERACIÓN

: 2

RESPONSABLE : Encargado de Solicitud de Prácticas DESCRIPCIÓN : Elabora oficio dirigido a las unidades y envía.

No. OPERACIÓN

: 3

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe respuesta de las unidades sobre cantidad de practicantes que

necesitan e ingresa a su control y traslada al Encargado de Solicitudes de Prácticas.

No. OPERACIÓN

: 4

RESPONSABLE : Recepción DESCRIPCIÓN : Recibe solicitudes de prácticas de las diferentes Instituciones educativas

e ingresa al sistema de recepción de documentos y traslada al Encargado.

No. OPERACIÓN

: 5

RESPONSABLE : Encargado de Solicitud de Prácticas DESCRIPCIÓN : Ingresa a su control la información recibida por las unidades sobre el

requerimiento de practicantes y las solicitudes para realizar prácticas de de las instituciones educativas.


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No. OPERACIÓN

: 6

RESPONSABLE : Encargado de Solicitud de Prácticas DESCRIPCIÓN : Asigna a los practicantes en cada unidad de acuerdo a lo indicado y a

las necesidades de las mismas, elabora informe de distribución y traslada a la Coordinación de la Unidad de Administración de Recursos Humanos.

No. OPERACIÓN

: 7

RESPONSABLE : Coordinador de la Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa distribución, aprueba y traslada al Encargado de Solicitud de

Prácticas.

No. OPERACIÓN

: 8

RESPONSABLE : Encargado de Solicitud de Prácticas DESCRIPCIÓN : Elabora oficio dirigido a la institución donde pertenece el solicitante, con

copia a la dependencia donde realizará sus prácticas.

No. OPERACIÓN

: 9

RESPONSABLE : Coordinador Unidad de Administración de Recursos Humanos DESCRIPCIÓN : Revisa, firma el oficio y devuelve al Encargado de Solicitud de Prácticas.

No. OPERACIÓN

: 10

RESPONSABLE : Encargado de Solicitud de Prácticas DESCRIPCIÓN : Registra en sus controles y envía oficio a las Instituciones, a través del

practicante.

No. OPERACIÓN

: 11

RESPONSABLE : Practicante DESCRIPCIÓN : Se presenta, recibe oficios y llena hoja de compromiso.

No. OPERACIÓN

: 12

RESPONSABLE : Encargado de Solicitudes de Prácticas DESCRIPCIÓN : Recibe hoja de compromiso e instruye al practicante sobre la unidad

donde realizará la práctica y lo presenta en la misma.

No. OPERACIÓN

: 13

RESPONSABLE : Encargado de Solicitudes de Prácticas DESCRIPCIÓN : Da el seguimiento respectivo al desarrollo del trabajo de los practicantes

y los controles que solicitan las instituciones educativas.


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GLOSARIO FOLIO

Documento emitido por la Unidad de Administración de Recursos Humanos mediante el cual se somete a consideración de la autoridad nominadora movimientos de personal auxiliar judicial o administrativo. El folio autorizado es el documento de respaldo que permite llevar a cabo una transcripción de movimiento de personal auxiliar judicial o un acuerdo de personal administrativo. Para el personal auxiliar judicial, la autoridad nominadora es la Corte Suprema de Justicia, a través de las tres Cámaras que la integran; en el caso del personal administrativo, la autoridad nominadora es la Presidencia del Organismo Judicial.

ACTA

Documento oficial mediante el cual queda plasmado que en reunión del Pleno de la Corte Suprema de Justicia se autorizan los movimientos de personal auxiliar judicial.

ACTA ADMINISTRATIVA

Documento oficial emitido por la Gerencia de Recursos Humanos mediante el cual queda plasmado los movimientos autorizados por la Presidencia del Organismo Judicial consistentes en Toma de Posesión y/o Entrega del Cargo.

ACUERDO DE NOMBRAMIENTO

Es el documento oficial firmado por la Presidencia del Organismo Judicial para emitir un nombramiento para personal administrativo.

SISTEMA DE VACANTES

Herramienta informática que permite el control de las plazas que quedan vacantes o disponibles para hacer propuestas de nombramientos, el cual se alimenta en base a los movimientos generados por el personal auxiliar judicial o administrativo.

ELEGIBILIDAD

Documento que emite la Unidad de Dotación de Recursos Humanos o de Desarrollo Integral, mediante el cual se establece para qué cargos es elegible una persona, en base a la experiencia y referencias laborales, pruebas psicométricas y técnicas y formación académica que posee.

ELEGIBLE

Se consideran elegibles únicamente a quienes llenen los requisitos de ingreso, superen las pruebas respectivas, y superen proceso de ascenso.

UNUM

Numero único que identificación de las plazas en el Sistema de Recursos Humanos


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