Gerencia de proyectos efectiva

At Project Consultores, C.A.

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Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

Gerencia de Proyectos Efectiva: 5 leyes que encaminan hacia el éxito


5 leyes que encaminan hacia el éxito

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Demencia...

“Es hacer las mismas cosas todo el tiempo y esperar resultados

diferentes”.

Albert Einstein.



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En la actualidad...

Los proyectos siguen fracasando por las mismas razones.

¿Porque?...

¿Es que no estamos respetando los fundamentos principales que determinan el EXITO de los mismos?...



¿Qué es éxito en proyectos?

Entregables a tiempo y dentro del presupuesto.

Entregables alineados con la estrategía de la organización.

Entregables plenamente aceptados por el cliente/beneficiario.

Equipo de proyecto cree que su participación fue valiosa.

Validar resultados versus el Caso de Negocio que lo soporta.

Otros...

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Para el Éxito en proyectos es necesario...

La definición previa del éxito al arranque del proyecto.

Debe ser acordada para todos los proyectos, o inclusive para cada proyecto de la organización.

Debe poder ser objetivamente medible.

Todos los involucrados en el proyecto deben saber cuáles son los criterios de éxitos definidos.

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Algunas estadísticas...

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0%

25%

50%

75%

100%

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ctos

16%27% 26% 28% 34% 29% 35% 32%

53% 33%46%

49%51%

53% 46%44%

31%40%

28% 23%15% 18% 19% 24%

1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009

Año de Estudio

Exitosos Retrasados Fracasos

Fuente: Chaos Reports, Estadísticas en proyectos de TI

Conflictos, Liderazgo y Comunicación.

Carencia de Metodología o mala aplicación.

Cambios en los objetivos estratégicos del negocio.

Serie Cápsulas de Gerencia de Proyectos

Las Leyes...

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Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos

La ambigüedad es enemiga de los

proyectos exitosos.

En los proyectos es muy fácil que se presenten

confusiones.

Claridad es lo que se necesita




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¿Cómo cambiar una triste realidad?




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Objetivos

Alcance

Roles y Responsabilidades

Estimados

Plan de comunicaciones

Involucrados

¿Qué debe estar claro?




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Fuente: PMBOK 2008 Cuarta Edición




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El Reto



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Ley # 2: Credibilidad implica detallar

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Los detalles son la base de la exactitud

en los proyectos. Planes con carencia de

detalles no son creíbles.




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Poca importancia al proceso de planificar.

Mayoría de proyectos están subplanificados.

Arrancan atrasados.

No hay tiempo para dedicarlo a planificar.

En consecuencia, trabajaremos horas extras para tratar de

cumplir con las fechas estimadas

¿En qué fallamos?...




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Pensamos en un Gantt?

Y eso es solo una parte del plan que nos muestra la

expectativa de ocurrencia en el tiempo de las secciones

del proyecto y se llama Programación/Cronograma

del proyecto

¿Qué es un plan?...




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Va mas allá de solo construir el cronograma del proyecto.

Planes asociados a: Comunicaciones Riesgos Calidad Adquisiciones RRHH, entre otros.

El plan de proyecto, es la herramienta más crítica que tiene

un Gerente para entregar sus productos de manera exitosa.




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Qué deseamos producir

Entregables

Criterios de Calidad

Recursos

Comunicación

Hitos

Tolerancia

Dependencias

Cronograma




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Definir bien qué se debe completar en cada actividad o entregable definido

Analizar riesgos como forma de evitar sorpresas (Ley de Murphy)

Tomarse el tiempo para PLANIFICAR

Detallar, detallar, detallar hasta que sea necesario

Pero no vayas tan lejos, recuerda que “lo perfecto es enemigo de lo

bueno”...

¿Qué hacer?




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Si fracasas al planificar, estás planificando fracasar.

Anónimo



Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza

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Los proyectos lo llevan a cabo las personas.

Y las personas trabajan mucho mejor cuando

existe confianza mutua.

Trust me! I´m aProject Manager




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Estimar cantidades de recursos sin manejar el alcance del proyecto.

Precisar sin base al plan el tipo de recurso que se necesita.

Definir el equipo de proyecto oportunamente.

Carencia de un plan de reconocimiento hacia el equipo de proyecto.

Carencia de un plan de adiestramiento.





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La verdadera motivación proviene de los logros alcanzados, desarrollo personal, satisfacción

profesional y del reconocimiento.Frederick Herzberg




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1 Propósito claro

10 Compromiso5 Orientado al logro

2 Comunicación Efectiva

3 Voluntad de aprender

4 Participación activa 9 Romper Paradigma

8 Innovación

7 Celebración

6 Búsqueda de la excelencia

Equipos de Alto desempeño



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Manejar la Información

Confiar pero validar

Delegar

Definir quién debe rendir cuentas y por qué aspectos

Realizar reuniones de seguimiento

Enfocarse en las cosas correctas/importantes

Manejar los conflictos

¿Qué hacer?



Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto

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Los planes no son bolas de cristal.

Los planes son vistas incompletas del futuro, lo cual significa que de

antemano están ligeramente equivocados.



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Incertidumbre: Desconocimiento seguro y claro de algo.

Riesgo (según la real académica): Contingencia o proximidad de un daño.

Riesgo (según PMBOK cuarta edición): Evento que puede suceder e impactar positiva o negativamente la consecución de los objetivos del proyecto.

Gestión de Riesgos (PMBOK cuarta edición): Conjunto de procesos que permiten Identificar, Evaluar, Controlar y Responder a los riesgos identificados.

Definiciones...



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Fuentes de Riesgos

Cambios, cambios, cambios

Vulnerabilidad entorno

¿De dónde proviene la incertidumbre?



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Tomar tiempo para definir estrategia de manejo de la incertidumbre.

Definir un proceso de control de cambios.

Identificación oportuna de las fuentes de riesgos.

Oportunidades de mejoras...



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Ley # 4: La incertidumbre es algo ciertoFuentes de Riesgos...

Contratación de terceros.

Necesidad de Importar o Exportar.

Regulaciones.

Uso de nuevas tecnologías.

Equipos multiculturales.



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+ / -

Impacto

Probabilidad de Ocurrencia

Baja Media Alta

Bajo

Medio

Alto

¿Que pasa una vez identificado los

potenciales eventos de riesgos?




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¿Qué hacer?



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No ignorar los riesgos; primer y mas grande error.

Entender que No Existen proyectos Libres de Riesgos.

Categorizar los riesgos.

Tener la contingencia lista.

Esperar lo inesperado.

¿Qué hacer?



Ley # 5: La satisfacción no está garantizada

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Independientemente de lo que el cliente/

beneficiario quiera oir, los proyectos no traen consigo GARANTIAS.

La satisfacción depende de las 3C´s:

Compromiso Competencia

Comunicación



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Planes de Calidad????




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Conocer nuestros clientes (Cuando ejecutamos).

Concientizar que no hay garantía plena (Cuando solicitamos).

Precisar los factores críticos de satisfacción para el cliente.

Involucramiento continuo y oportuno durante todo el proyecto.



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Ausencia de las 3C´s mata cualquier tipo de proyecto.

Gerencia de Proyectos es una disciplina que debe ser trabajada progresivamente.

Aprende más y más en cada proyecto.

Para energizarte a ti y al equipo de proyectos en el próximo proyecto en donde estés involucrado



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Comunicación enfocada y con sensibilidad.

Alinear todos los intereses de los involucrados en el proyecto con las necesidades del mismo.

No es SIMPLE!!! pero Si quieres ser un gran Gerente de Proyectos, entonces tendrás que ser un excelente comunicador.

¿Qué hacer?



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Recordemos el RETO...

Esto es un paso para construir esto...



De ahora en adelante...

Las leyes no son la solución absoluta a todos los problemas a las que se enfrentan los proyectos en tu organización, sin embargo, representan las fuerzas que encaminaran al éxito o al fracaso en

la mayoría de las veces y en la mayoría de los proyectos.

Deten la demencia...

RESPETA LAS LEYES!!!...

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Llevate tu cápsula...

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Claridad, Claridad, Claridad.

Detalla tus planes de proyecto.

Promueve la confianza dentro del equipo del proyecto.

Maneja la incertidumbre en tu proyecto.

Construye progresivamente la satisfacción de tu cliente.



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Ideas que vale la pena DIVULGAR



GRACIAS...

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Dime y se me olvidará, Muestrame y quizás me recuerde, involucrame y entenderé.

Proverbio Chino

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