UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERRECTORADO ACADEMICO

COORDINACION GENERAL DE PREGRADO

COORDINACION DE PASANTIA

SIDOR C.A.

ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO,

MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE LOS DATOS DE PROVEEDORES

PARA LAS COMPRAS CENTRALIZADAS Y DESCENTRALIZADAS DE

SIDOR C.A.

Informe de Pasantía para Optar al Título de Contador Público

Tutor Industrial:

Lic. Jesús Salom Autor:

Br. Hernández Lárez, Jesús Daniel

Tutor Académico: C.I-19.419.942

Lic. Mary Muñoz

Ciudad Guayana, Julio 2012

2

ÍNDICE

Pág.

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………. 4

1.- Descripción de la empresa………………………………………………. 6

1.1.- Siderúrgica del Orinoco “Alfredo Maneiro” (SIDOR)………….. 6

1.2.- Misión……………………………………………………………. 6

1.3.- Visión……………………………………………………………. 7

1.4.- Objetivos de la empresa…………………………………………. 7

1.5.- Estructura organizativa…………………………………………... 7

1.6.- Objetivos de la Dirección de Administración y Finanzas……….. 8

2.- El problema……………………………………………………………... 9

3.- Objetivos………………………………………………………………... 10

3.1.- Objetivo general…………………………………………………. 10

3.2.- Objetivos específicos…………………………………………….. 11

4.- Plan de trabajo…………………………………………………………... 11

5.- Descripción del procedimiento de registro, modificación y eliminación

de los datos de los proveedores…………………………………………….. 12

5.1.- Recopilación previa de la información de los proveedores……… 13

5.2.- Registro, modificación y eliminación de proveedores…………... 14

5.2.1.- Registro de datos de proveedores……………………….. 14

a) Proveedores nacionales………………………………… 15

b) Proveedores extranjeros………………………………... 24

b.1) Registro de bancos intermediarios…………….... 28

5.2.2.- Modificación de datos de proveedores…………………... 31

5.2.3.- Eliminación de datos de proveedores……………………. 32

6.- Situación actual del registro y modificación de datos de proveedores….. 33

6.1.- Proveedores extranjeros………………………………………….. 33

6.2.- Proveedores nacionales………………………………………….. 34

7.- Detección de fallas en el proceso de registro y modificación de datos de

proveedores………………………………………………………………….. 35

3

8.- Planteamiento de soluciones ante fallas en el registro y modificación de

datos de proveedores………………………………………………………... 37

9.- Facilidades y Dificultades……………………………………………….. 39

9.1.- Facilidades………………………………………………………... 39

9.2.- Dificultades………………………………………………………. 39

10.- Aportes dados a la organización………………………………………. 40

11.- Conocimientos adquiridos……………………………………………… 40

CONCLUSIONES…………………………………………………………... 41

RECOMENDACIONES…………………………………………………… 42

REFERENCIAS……………………………………………………………. 43

ANEXOS…………………………………………………………………… 44

4

INTRODUCCIÓN

Por su naturaleza la empresa Siderúrgica del Orinoco Alfredo Maneiro

(SIDOR).C.A, tiene una gran cantidad de proveedores de bienes y servicios. Lo cual

exige que esta disponga de un sistema que permita llevar los registros, las

modificaciones y eliminaciones de los datos de proveedores.

El Sector de Contraloría de la Dirección de Finanzas de SIDOR, es el ente

encargado del registro, modificación y eliminación de datos de los proveedores de la

empresa, previo requerimiento de información por parte de la Dirección de

Abastecimiento, que es a su vez la encargada de la selección y búsqueda de

proveedores.

En la actualidad se presentan unas series de anormalidades en el proceso de

registro y modificaciones de datos de los proveedores, referentes a los números de

cuenta bancarias de dichos proveedores, lo cual repercute en transferencias de fondos

incorrectas o mal direccionadas, que sucesivamente significa pérdidas monetarias

para la empresa Siderúrgica del Orinoco Alfredo Maneiro.

Este informe técnico está estructurado de la siguiente manera: breve descripción

de la empresa, en el cual se contempla la identificación de la misma, misión, visión,

objetivos y estructura organizativa; el planteamiento del problema, el cual explica los

problemas observados en la organización empresarial, además de objetivos de la

pasantía y explicación del plan inicial de trabajo, donde se muestra el desglose de

facilidades y dificultades que se presentaron en el proceso de desarrollo de la

pasantía. Por último las conclusiones consideradas relevantes luego del desarrollo de

la pasantía y las recomendaciones pertinentes a los efectos de afrontar la situación

del problema.

Este trabajo tiene como objetivo general hacer un análisis exhaustivo referente a

los registros, modificaciones y eliminaciones de datos de proveedores, que permita

generar las recomendaciones para la corrección de las desviaciones que se presentan

actualmente en el sector de contraloría y estados financieros de SIDOR.C.A.

5

A través del plan de trabajo realizado, se estimaron la ejecución de cuatro (4)

actividades, las cuales permitirán abordar los procesos de auditoría que se realizan en

la institución.

Las auditorías efectuadas en la empresa, en las que se evidenció la no existencia

de documentación oficial de la misma referente al proceso de registro de datos de

proveedores, trajeron a la luz la necesidad de establecer la situación actual del

proceso de registro y modificación de datos de proveedores, así como, la necesidad

del desarrollo de un trabajo investigativo, que brindara como resultado estrategias a

seguir para la subsanación de las fallas.

Se describió el procedimiento actual utilizado para el registro y modificación de

datos de proveedores, el cual es empírico pues se basa en la experiencia del personal

que efectúa la labor. Este proceso no está reglamentado ni cuenta con práctica

operativa alguna, con lo que se genera la posibilidad de incurrir en errores de índole

humana.

Además se observó, de acuerdo a la forma en la que se colecta la información de

proveedores internacionales por parte de la Dirección de Abastecimiento, que no

existe forma de verificar la información bancaria de los mismos. El procedimiento

actual obliga a solicitar la información bancaria original (papel firmado y sellado del

banco en el que el proveedor asocie cuentas bancarias), lo cual puede ser efectivo si

no existen presiones por parte de otros departamentos para hacer el registro y/o

modificación de datos para efectuar los pagos.

En base a lo observado del proceso actual de registro y modificación de datos (la

eliminación no se efectúa en la actualidad) se emitieron recomendaciones que implica

acciones por parte de todos los departamentos involucrados en el trato con

proveedores (Abastecimiento, Contraloría, Cuentas por Pagar y Tesorería).

6

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Siderúrgica del Orinoco “Alfredo Maneiro” (SIDOR)

SIDOR, C.A, es un complejo siderúrgico integrado que utiliza tecnologías de

reducción directa y hornos eléctricos de arco. Los procesos de esta siderúrgica se

inician con la fabricación de pellas y culminan con la entrega de productos finales

largos, barras y alambrón, y planos, en forma de láminas en caliente, láminas en frío y

recubiertos. Este complejo está ubicado en la zona industrial de Matanzas, Estado

Bolívar, región suroriental de Venezuela, sobre la margen derecha del río Orinoco, a

282 kilómetros de su desembocadura en el océano Atlántico. (Ver Anexo 1).

Esta siderúrgica ubica a Venezuela en cuarto lugar como productor de acero

integrado de América Latina y el principal de la región Andina, con un nivel de

producción en torno a los 4 millones de toneladas de acero líquido por año, con

indicadores de productividad, rendimiento total de calidad, oportunidad en las

entregas y satisfacción de sus clientes, comparables con las empresas más

competitivas de Latinoamérica. Es reconocida además por ser el primer exportador no

petrolero del país. Desde el 12 de mayo del 2008, SIDOR, C.A es una empresa

perteneciente al Estado venezolano, cuya restitución se logra a través del Decreto

6.058.

Misión

Comercializar y fabricar productos de acero con altos niveles de productividad,

calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector transformador

nacional como base del desarrollo endógeno, con eficiencia productiva y talento

humano altamente calificado, comprometido en la utilización racional de los recursos

naturales disponibles; para generar desarrollo social y bienestar a los trabajadores, a

los clientes y a la nación

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Visión

Ser la empresa socialista siderúrgica del estado venezolano, que prioriza el

desarrollo del mercado nacional con miras a los mercados del ALBA, andino,

caribeño y del MERCOSUR, para la fabricación de productos de acero con alto valor

agregado, alineada con los objetivos estratégicos de la nación, a los fines de alcanzar

la soberanía productiva y el desarrollo sustentable del país.

Objetivos de la empresa

Optimizar la producción en función de las exigencias, requerimientos y

necesidades del consumidor en cuanto a volumen, calidad y costo.

Optimizar los beneficios de la empresa mediante la venta de sus productos,

cumpliendo con los requisitos del mercado y prestando a sus clientes el mejor

servicio.

Procesar el mineral de hierro para obtener los productos semi-elaborados y

productos acabados de acero, los cuales son destinados a cubrir la demanda

del mercado nacional y gran parte del mercado internacional.

Alcanzar una estructura financiera sana, tomando en cuenta las necesidades de la

empresa y las políticas financieras del país.

Estructura organizativa (Unidad Donde se desarrolló la pasantía)

La estructura organizativa de SIDOR C.A, es de tipo funcional, conformada por 8

directivos y 3 Gerencias, conectadas directamente con una Presidencia Ejecutiva.

Esta estructura obedece a los cambios organizacionales y de visión del negocio de

la empresa y permite un mayor control sobre los diversos entes que la conforman.

Direcciones que conforman la Estructura Organizativa de SIDOR y sus funciones

principales:

8

Junta Directiva de SIDOR: Es la encargada de planificar, discutir y aprobar las

estrategias a seguir en la empresa. Formula decisiones importantes dentro de las

políticas del directorio.

Presidencia Ejecutiva: Se encarga de dirigir, organizar, coordinar y controlar

todas las actividades de la empresa. Es la representante de SIDOR C.A en los

aspectos legales y sociales.

Dirección Servicios Generales y Protección de Planta.

Dirección de Recursos Humanos.

Dirección Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial.

Dirección Legal.

Dirección Comercial.

Dirección Producción Industrial.

Dirección de Abastecimiento.

Dirección de Administración y Finanzas: Es la dirección encargada de velar por

la administración y aseguramiento del requerimiento de los recursos financieros

de la empresa, además presta los servicios de contabilidad, costos y sistemas de

información (Ver Anexo 2).

Objetivos de la Dirección de Administración y Finanzas

Medir los recursos

Reflejar los derechos de las partes.

Medir los cambios de los recursos y de los derechos.

Determinar los periodos específicos de dichos cambios.

Tener la información usando la unidad monetaria como común denominador.

Controlar las propiedades de la entidad

Programar el uso que se de a estas propiedades

9

EL PROBLEMA

La Siderúrgica del Orinoco, C.A. (SIDOR, C.A.), creada por el Estado venezolano

en 1960, responde a un complejo de procesos de transformación de materiales y

energía, amparados en diferentes perfiles tecnológicos, con maquinarias y equipos

asociados, métodos, y personal capacitado, para la conversión del mineral de hierro

en productos de acero, sujetos a un portafolio previamente definido, con la calidad

según especificaciones del mercado, de sus clientes, manteniendo una satisfactoria

relación con proveedores, nacionales e internacionales, y con el ambiente inmediato.

En el marco del complejo de procesos de transformaciones, asociadas al acero,

adquirió relevancia, el ingreso de los Proveedores a SIDOR; ya que los proveedores

son los encargados de abastecer a la empresa con materiales, los cuales serán

transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su

venta.

La Dirección de Abastecimiento recopila la información de los nuevos

proveedores por medio de planillas, en las cuales se anexan los datos generales y

datos de pago de los mismos. Toda la información recopilada se vierte en un formato

(ver Figura 1) que posteriormente se entrega al Sector de Contraloría de la Dirección

de Administración y Finanzas para su registro en el sistema de manejo de datos que

maneja la empresa denominado sistema SAP. Una vez efectuado el registro de los

proveedores, el Departamento de Cuentas por Pagar valida el pago, que

posteriormente Tesorería efectúa.

Es importante mencionar que el registro en el Sistema SAP de los datos hace que

los mismos sean de disposición y uso por parte de departamentos validados por

SIDOR (Cuentas por Pagar y Tesorería) para el procesamiento de pagos en caso de

suministro de bien o servicio por parte de los proveedores, de allí la importancia de la

actividad del registro que efectúa el Sector de Contraloría.

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El siguiente cuadro refleja la secuencia de actividades que involucran la creación

de un nuevo proveedor hasta el momento en que se efectúa el pago al mismo.

En el Sector de Contraloría y Estados Financieros, se han venido presentando

casos eventuales de irregularidades en los registros de las cargas de las cuentas

bancarias de los proveedores de bienes y servicios extranjeros, lo cual ha generado

reclamos de estos a SIDOR, por motivos de falta de pago, con el consecuente riesgo

de congelación de transferencias de fondos.

Es por ello necesario hacer un análisis del procedimiento utilizado para el registro,

modificación y eliminación de datos de proveedores para compras centralizadas y

descentralizadas de SIDOR que genere mayor confianza en los procesos de pago y

que además se traduzcan en una relación más cordial entre la empresa y sus

proveedores, así como, en una optimización de la gestión de los recursos financieros

de la empresa.

OBJETIVOS

Objetivo general

Analizar el procedimiento para el registro, modificación y eliminación de los Datos

de Proveedores para las compras centralizadas y descentralizadas de la empresa

Siderúrgica del Orinoco “Alfredo Maneiro”.

Recopila información de

nuevos proveedores

Registra, modifica y elimina los datos de

proveedores (nacionales y extranjeros)

Valida el pago Efectúa el pago

Abastecimiento Contraloría

Cuentas por Pagar Tesorería

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Objetivos específicos

1. Describir el procedimiento de registro, modificación y eliminación de datos de los

proveedores.

2. Explicar la situación actual en el registro y modificación de datos de

proveedores.

3. Determinar fallas en el proceso de registro y modificación de datos de

proveedores.

4. Plantear posibles soluciones a las fallas detectadas en el proceso de registro y

modificación de datos de proveedores.

PLAN DE TRABAJO

Contempla el desarrollo de las siguientes actividades (Ver Anexo 3):

1. Inducción: Tuvo una duración de tres días por la empresa, en el cual se

propusieron charlas, videos; referentes a todas aquellas normativas, reseña histórica,

riesgos, políticas, misión, visión, procesos productivos que maneja la Siderúrgica del

Orinoco Alfredo Maneiro.

2. Presentación formal al equipo de trabajo en el Sector de Contraloría y Estado

Financieros adscrita a la Dirección de Administración y Finanzas de SIDOR, en el

cual se encuentra el tutor industrial y el lugar exacto en donde se desarrolló la

pasantía.

3. Adquisición de la contraseña del sistema SAP, para el ingreso al sistema, mediante

solicitud a la Gerencia de Informática, la cual ameritó una espera de una semana para

asignación de dicha clave.

4. Capacitación para el uso del sistema SAP, utilizando el modulo de contabilidad.

12

5. Describir el procedimiento de registro, modificación y eliminación de los datos de

proveedores, para tener conocimiento de cómo se realiza el proceso actualmente.

6. Explicar la situación actual en el registro y modificación de datos de proveedores,

con el fin de enfocar los elementos que generan la problemática en el proceso de

registro y modificación de datos de proveedores.

7. Determinar fallas en el proceso de registro y modificación de datos de proveedores,

con la finalidad de señalar en que área del proceso, se están produciendo las

irregularidades.

8. Plantear posibles soluciones a las fallas detectadas en el proceso de registro y

modificación de datos de proveedores, para detener el surgimiento de futuras

irregularidades al momento en el que se desarrolle la actividad.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, MODIFICACIÓN

Y ELIMINACIÓN DE LOS DATOS DE LOS PROVEEDORES

Los proveedores son todas aquellas personas y empresas que abastecen a SIDOR

con artículos tales como materias primas, insumos, equipos, herramientas y demás

elementos necesarios en los procesos productivos y administrativos.

En un sentido amplio un proveedor es la persona que provee o

proporciona algún bien o servicio sin que interesen las condiciones con

que éstos se proporcionan. En contabilidad se utiliza el concepto

proveedores, para designar a las personas físicas o morales que proveen

a las entidades económicas de bienes y servicios, siempre y cuando

vendan a crédito sin exigir documento alguno para llevar a cabo la

operación (López, 2003, p. 172).

13

SIDOR maneja los términos de proveedores nacionales y extranjeros, los primeros

tal como su nombre lo indica son proveedores del ámbito nacional, es decir, aquellos

ubicados en Venezuela; los extranjeros, internacionales.

Es importante mencionar que el procedimiento de registro es una operación

totalmente empírica en la actualidad, puesto que no está reglamentado en el sistema

interno de SIDOR. No existe manual ni práctica operativa alguna que especifique el

proceso de registro y modificación de datos de Proveedores Nacionales y Extranjeros.

Recopilación previa de la información de los proveedores

La Dirección de Abastecimiento es la encargada de tramitar el ingreso de

Proveedores a SIDOR, por lo cual es de ellos la responsabilidad de recolectar la

información que será ingresada al Sistema SAP por el Sector de Contraloría y

Estados Financieros.

De acuerdo a la descripción dada del Manual de Utilización de SAP R/3 “SAP es

un sistema de racionalización de operaciones para empresas. Pertenece a los sistemas

de empresa catalogados como Planificador de Recursos de Empresa”. Es una solución

modular, ya que el cliente puede contratar cualquiera de los módulos que constituyen

la totalidad de herramientas para la empresa, integrándose con sus sistemas actuales

mediante el uso de interfaces.

Los datos requeridos de los proveedores son:

Datos Generales: son datos comunes a toda la empresa (Ej.: Razón Social,

direcciones, teléfonos, idioma, registro de información fiscal, entre otros).

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Datos de Pagos: contiene datos de pagos (cuenta contable asociada, condición

de pago, vía de pago, etc.) y datos bancarios (EJ.: País, Banco, tipo y número

de cuenta, titular).

Registro, modificación y eliminación de proveedores

La información recolectada por Abastecimiento es enviada a Contraloría para ser

ingresada al sistema. El sistema utilizado en SIDOR para efectuar todas estas

operaciones de proveedores es el Sistema SAP, específicamente el módulo “Maestro

de Proveedores”. Sobre este módulo existen tres funciones esenciales, las cuales son:

Registro, modificación y eliminación de datos.

Registro de Datos de Proveedores

En primera instancia se recibe el formato de registro de datos con todo los soportes

pertinentes (carta bancaria, documentación de la conformación de la empresa, entre

otros). Ver figura 1.

Figura 1. Formato para el registro de datos de proveedores.

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a) Proveedores nacionales

1.- Se verifica la información fiscal a través del portal web del Servicio Nacional

Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

Figura 2. Verificación y autentificación de la información brindada por el proveedor

en la planilla de los datos por medio de la página del SENIAT.

Se ingresa en el portal, el número de Registro de Información Fiscal (RIF) del

proveedor a verificar. Se compara la información que indica el portal con la que

indica el proveedor en la planilla detallada de datos a registrar (ver Figura 2)

2.- Una vez verificada y validada la información del proveedor se accede al sistema

SAP (Ver Figura 3)

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Figura 3. Acceso al sistema SAP.

3.- Se accede al Sistema SAP, y se direcciona al Módulo CONTABILIDAD, el cual

es el utilizado en el Departamento de Contraloría y Estados Financieros, que se

encarga de efectuar el registro de datos (Ver Figura 4)

Figura 4. Selección del Módulo CONTABILIDAD.

4.- Se habilita el ingreso al sistema SAP, por medio del registro de Usuario y

Contraseña asignada por el departamento de informática, así como la selección del

idioma a utilizar en el sistema (Ver Figura 5).

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Figura 5. Ingreso al Sistema SAP.

5.- Luego, se selecciona la ventana de comandos para efectuar la habilitación de los

Registros, Modificaciones, entre otras actividades (Ver Figura 6).

Figura 6. Selección de la ventana de comandos.

6.- Se ingresa el código de transacción FK01 para la habilitación de la función del

registro de lo datos de proveedores (Ver Figura 7)

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Figura 7. Ingreso de transacción para habilitación en el sistema SAP de Registros de

datos de proveedores.

7.- Se ingresa el código de sociedad, en la cual se está efectuando el ingreso del

proveedor, se utiliza el código S000 que es el código de SIDOR, ya que ésta es la

Sociedad que está contratando el servicio. La opción Grupos de Cuentas hace

referencia al sector encargado del control y registro de proveedor, se anota (PFIN)

señalando al Sector de Finanzas como centro de control (Ver Figura 8).

Figura 8. Registro del código de sociedad y grupo de cuenta del sector encargado

para el control y supervisión de los datos de proveedores.

8.- Se ingresan los Datos Generales, en sus correspondientes casillas, se incluyen en

estos datos el Nombre de la Organización del proveedor, Dirección, País del

19

domicilio, Idioma utilizado, Número de teléfonos, Apartado y Código Postal, así

como una palabra clave para agilizar la localización del proveedor (Ver Figura 9)

Figura 9. Registro de la dirección en el que se encuentra localizado el proveedor.

9.- Se ingresan luego los datos fiscales, la casilla N.I.F. (Número de Identificación

Fiscal) o también catalogado como R.I.F. (Registro de Información Fiscal) del

proveedor (Ver Figura 10)

Figura 10. Registro de la Información Fiscal del Proveedor.

20

10.- Se cargan los datos bancarios: el país, los primeros tres dígitos del Número de

Cuenta, los dígitos siguientes que complementan el Número de Cuenta Bancaria y

marca la tilde en el cuadro Aut. Domic. (Esto genera de forma inmediata el

reconocimiento del domicilio y Banco al que pertenecen los dígitos del Número de

cuenta bancaria) (Ver Figura 11).

Figura 11. Registro de los Datos Bancarios del Proveedor.

11.- En la sección de Gestión de Cuenta Contabilidad, se anota en la casilla “Cuenta

Asociada” el código “21105001” para Proveedores Nacionales y “21105002” para

Proveedores Internacionales. En la casilla “Autorización” se indica el ente

encargado de autorizar los pagos, el cual es Cuentas Por Pagar (CXPA).

En la casilla “In. Minorías” se hace la catalogación del proveedor. Para Proveedores

Provisionales se asigna “01”, y para Proveedores Definitivos “02”; es importante

resaltar que en la asignación de nuevos proveedores es atípica la indicación de

Proveedor Definitivo, por lo cual para la mayoría de todos proveedores nuevos a

registrar se les asigna el código “01”. En la casilla “Gr. Tesorería” siempre se

aplicara el código “GT-11” el cual tiene la denominación de cuenta “otros pagos” y

por último en la casilla de “Fecha Certific.” Se indica la fecha en que se efectuó el

registro (Ver Figura 12).

21

Figura 12. Registro de la cuenta contable y ente autorizado para efectuar el pago del

proveedor.

12.- En la sección Pagos Contabilidad, específicamente en la casilla “Cond. Pago”

se indica “PF05”, que significa que el tiempo de pago al proveedor es de cinco días

hábiles presentando facturas establecidas por Cuentas por Pagar.

En la casilla “Verif. Fra. dob.” se marca la tilde para establecer la condición del

pago. En la casilla de “Vías de pago” se anota “A” haciendo referencia de que la

cancelación del pago del proveedor será mediante abono en cuenta. Por último en la

casilla “Bloqueo de pago” se escribe “T” indicándose que Tesorería es el único

capacitado para bloquear los pagos de proveedores (Ver Figura 13).

22

Figura 13. Registro de las condiciones, vías y bloqueo de pagos a proveedores.

13.- En la sección Correspondencia de Contabilidad, se indica en la casilla “Telefax

encarg.” el Número telefónico o de Telefax del proveedor. Finalmente, en la casilla

“Internet resp.” se indica el correo electrónico en minúscula o mayúscula, tal como

se indique en la planilla de datos del proveedor (Ver Figura 14)

Figura 14. Registro del Telefax y Correo Electrónico del Proveedor.

14.- Luego de indicar la información de correo electrónico del proveedor, se guarda

en sistema el proceso de registro (Ver Figura 15).

23

Figura 15. Guarda del registro de los datos de proveedores.

16.- Una vez efectuado el registro de los datos del proveedor, se indica un número de

cuenta, el cual será su código Asignado por el sistema SAP (Ver Figura 16).

Figura 16. Asignación del código de Proveedor por el sistema SAP.

24

b) Proveedores Extranjeros

Para proveedores extranjeros el proceso de registro es muy similar, se diferencia

del registro de proveedores centralizados en lo siguiente:

La verificación de la empresa por medio de la página del SENIAT no se

realiza puesto que la misma no está radicada en el territorio nacional.

En la sección de Gestión de Cuenta Contabilidad (ver etapa 11 del Registro

de Proveedores centralizados), se indica en la casilla “Cuenta Asociada” el

código “21105002” que corresponde a proveedores internacionales.

Para el registro de datos bancarios, los números de cuenta son una

combinación de letras y números.

Para la codificación del número de cuenta bancaria se aplican las tablas:

o IBAN, nombre utilizado por las instituciones bancarias de los países

europeos (permite determinar el número de cuenta bancaria de cada

país del ámbito europeo).

o ABA, nombre utilizado por las instituciones bancarias norteamericanas

(Estados Unidos).

o BIC (SWIFT), a nivel globalizado.

Se crea el registro de bancos intermediarios para los procesos en que se

necesite realizar una conversión monetaria para la cancelación del pago de un

proveedor.

En vista de que los proveedores extranjeros están asociados en SIDOR desde su

creación, casi la totalidad de ellos están incluidos en el sistema SAP. La acción que

generalmente se toma en ellos es básicamente la modificación de datos de cuentas

bancarias (en caso de que dichas empresas creen nuevos números de cuenta o se

asocien a bancos distintos).

En el caso de alguna modificación de datos, el proveedor extranjero debe enviar a

SIDOR la carta bancaria original que indique el nuevo número de cuenta bancaria

25

para que el Sector de Contraloría efectúe la modificación en el sistema. Es muy

atípico el caso en el que se deban registrar proveedores internacionales, sin embargo,

en el caso que se requiera efectuar esta operación, debe indicarse en la casilla

“Cuenta Asociada” de la sección Gestión de Cuenta Contabilidad el código que

corresponde a proveedores internacionales, y en la sección Pagos se indican los datos

bancarios.

Para el registro de los datos bancarios de proveedores Extranjeros se siguen los

siguientes pasos:

1.- En el cuadro “País” se indica el país de origen en el que se encuentra registrado el

número de cuenta bancaria (ver figura 17).

Figura 17. Modificación de datos de cuentas bancarias asociadas a proveedores

extranjeros.

2.- Se indica en la casilla “Clave Banco” la nomenclatura del banco, esta

nomenclatura usada es la BIC (también llamada código SWIFT) (Ver figura 18).

26

Figura 18. Registro del banco asociado al proveedor, según nomenclatura BIC

3.- Se indica el número de cuenta bancaria. En caso de ser un banco europeo el

número se indica según la tabla IBAN, donde se detallan los dígitos de la cuenta

bancaria a registrar. En caso de ser un banco estadounidense se utilizan los números

indicados por la ABA (Asociación Americana de Bancos, por sus siglas en inglés) o

por la misma institución financiera (ver Figura 19).

Figura 19. Registro de la cuenta bancaria, en base a IBAN (Europa), ABA (América)

o la institución financiera (Resto del Mundo).

27

4.- En la casilla “Referencia” se indica una “S” antecediendo al mismo BIC utilizado

(ver figura 20).

Figura 20. Adición de referencia a la cuenta bancaria.

5.- Dependiendo del origen de la institución bancaria, se especifica en la casilla

inferior “Titular Cta.” el código IBAN o ABA completo (ver figura 21). Una vez

efectuada esta operación se guarda en el sistema, quedando, de esta manera,

modificado el dato bancario del proveedor extranjero.

Figura 21. Registro de casilla “Titular Cta.”

28

Puesto que los proveedores (centralizados y descentralizados) pueden contar con

varios números de cuenta, el sistema SAP permite la adición de los mismos

repitiendo la operación indicada anteriormente tantas veces como números de cuenta

bancaria asocie el proveedor a SIDOR al momento de recibir los pagos por la

prestación de sus servicios. La casilla “TpBc” indica el orden de prioridad que dará

SIDOR al momento de efectuar el pago al proveedor.

b.1) Registro de Bancos Intermediarios

Consiste en la carga de datos de una institución bancaria que va a servir de enlace

o vía de depósito; para así efectuar la transferencia de fondos de una o varias cuentas

bancarias de valoraciones de monedas diferentes, por medio de un solo banco. Esta

operación se realiza principalmente con proveedores que operan diversas cuentas

bancarias en diversas partes del mundo donde las divisas que manejan son distintas

(euros, dólares, yenes, yuanes, entre otras), específicamente en empresas proveedoras

muy grandes que no tienen un único domicilio fiscal; todo ello con el objetivo de

facilitar el pago por parte de SIDOR.

Para registrar bancos intermediarios debe ejecutarse la transacción ZCOR en la

ventana de comandos del sistema SAP. Una vez indicada dicha transacción, se

ejecutan las siguientes acciones:

1.- En la sección “País” se indica el país del banco al que se asocia la cuenta bancaria

en la que se espera el depósito

Figura 22. Se indica en la casilla “País” el país al cual está asociado el banco sobre la

cual está la cuenta bancaria en la que se espera el depósito.

29

2.- En la casilla “Clave Banco” se indica el código SWIFT de la cuenta principal a

depositar (ver Figura 23).

Figura 23. Se indica el código SWIFT del banco sobre la cual está la cuenta principal

a depositar.

3.- Se indica en la casilla “Fe. Creac.” la fecha de creación del banco intermediario

para el depósito bancario de la cuenta del banco asociado (Ver figura 24).

Figura 24. Se indica la fecha de creación del banco intermediario (en el sistema SAP).

4.- Se indica en la casilla “Autor” el código SIDOR del autor de la carga de datos del

banco intermediario (ver figura 25)

Figura 25. Indicación del autor de la carga de datos del banco intermediario.

30

5.- En la casilla “Nombre de la institución financiera” se indica el nombre del banco

intermediario (ver figura 26).

Figura 26. Indicación del nombre del banco intermediario.

6.- Se indica en la casilla “Calle” el domicilio del banco intermediario (ver Figura 27)

Figura 27. Asignación de domicilio del banco intermediario.

7.- Luego de haber indicado el domicilio, se indica la ciudad del banco intermediario

en la casilla “Población” (ver Figura 28).

Figura 28. Asignación de la ciudad y el país donde se ubica el banco intermediario.

31

8.- Se indica el código SWIFT del banco intermediario en la casilla “Cód. SWIFT”

(ver figura 29).

Figura 29. Asignación del código SWIFT del banco intermediario.

9.- Se indica el número de cuenta del banco intermediario en la casilla “Código

bancario” (en el caso de ser un banco europeo, el número de cuenta viene indicado en

el mismo código IBAN. En el caso de ser un banco estadounidense se indica en el

código ABA o el número de cuenta que indiquen) (ver figura 30).

Figura 30. Indicación del número de cuenta bancario

Modificación de Datos de Proveedores

Consiste en la modificación a solicitud del proveedor de parte de la información

que está contenida en el código asignado al proveedor por medio de la función

FK02. Se debe indicar el número de proveedor previamente registrado.

32

Al modificarse algún campo sensible de los datos del proveedor (Nº de cuenta

bancaria, RIF, Razón Social, etc.), el número de proveedor se bloquea. La

autorización para el desbloqueo debe solicitarla el Sector de Cuentas por Pagar al

Sector de Contraloría y Estados Financieros.

La diferencia en la Modificación de los Datos de proveedores extranjeros con los

proveedores nacionales:

Para proveedores extranjeros en más común la modificación de los datos

bancarios que su registro, ya que en su gran mayoría existen en el sistema. Las

operaciones que se efectúan principalmente sobre los datos de proveedores

extranjeros es la de adición o modificación de números de cuentas bancarias.

A nivel de proveedores nacionales, en virtud de la creación de nuevas

empresas o surgimiento de nuevos proveedores nacionales para SIDOR, se

efectúan principalmente registros de datos generales. Esto no excluye la

opción de modificación de datos.

Eliminación de Datos de Proveedores

Consiste en la eliminación de alguna información requerida por el Proveedor en el

sistema (SAP) de la empresa; es decir la eliminación de uno o varios datos, ya sean

generales o de pago.

La operación de eliminación de datos de proveedores, no se realiza en SIDOR, ya

que los proveedores no se eliminan, sino que se mantienen en el sistema pero

inhabilitados, previendo la habilitación a futuro de la prestación de servicios de dicho

proveedor.

33

SITUACIÓN ACTUAL DEL REGISTRO Y MODIFICACIÓN DE DATOS DE

PROVEEDORES

Proveedores Extranjeros

SIDOR establece entre sus políticas internas la necesidad de contar con cartas

bancarias originales (con sello húmedo del banco emisor, a modo de comprobar la

legalidad del documento). Dicha situación es contrastante con la forma en que se

establecen las comunicaciones entre la empresa y los proveedores descentralizados.

En vista de que son extranjeros, es inevitable el uso de herramientas de comunicación

vía Internet tales como correos electrónicos para los contactos entre SIDOR y sus

proveedores.

Las cartas bancarias originales que recibe SIDOR toman tiempos

considerablemente altos en llegar a la empresa, lo cual genera retrasos en el registro

de datos de los proveedores, que a su vez causa retrasos en posibles negociaciones así

como en el despacho de productos requeridos por la empresa.

La presión que ello implica para el sector encargado de efectuar el registro de

datos, obliga en ocasiones a omitir las normativas, haciendo los registros y/o

modificaciones de datos sin los documentos originales, mediante copias no

verificadas o sobre informaciones brindadas a SIDOR de manera extra-oficial, que

genera una situación de posible irregularidad puesto que no existen soportes legales

que validen dichos registros y/o modificaciones, por ejemplo: carga de números de

cuenta bancaria erróneos de un proveedor.

Las posibles irregularidades en las que se puede incurrir tal como se menciona

anteriormente producto de una comunicación no confiable con los proveedores

incluyen también la carga de países erróneos a los que se asocian los números de

cuenta bancaria (domicilios) indicadas por los proveedores y la no validación de las

34

transacciones financieras por parte de los Departamentos de Cuentas por Pagar y

Tesorerías (estas son las encargadas de validar y hacer efectivas las transacciones,

respectivamente). Estas irregularidades, debido al tiempo que pueden tomar las

operaciones de pago por parte de la empresa, generan una posibilidad de reincidencia

de pagos a cuentas erróneas.

La diferencia idiomática que existe entre la empresa y los proveedores extranjeros

representa también un punto de incidencia en irregularidades puesto que la

información que envían (cartas bancarias) puede malinterpretarse por el encargado de

realizar el registro y/o modificación de datos de los proveedores, generando

confusión en números de cuenta bancaria y en domicilios en el sistema SAP.

Proveedores Nacionales

Las cartas bancarias originales emitidas por parte de proveedores nacionales son

de rápida adquisición por parte de SIDOR, de la misma manera que la comunicación

es más efectiva y económica puesto que se hace dentro del ámbito del mismo

territorio nacional, esto se traduce en la eliminación automática de la irregularidad en

el domicilio de la cuenta bancaria. No existen diferencias idiomáticas que representen

amenaza en el proceso de registro y/o modificación de datos.

Dado que existe una verificación previa de la información de la empresa a través

del portal web del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y

Tributaria (SENIAT), se genera un mayor grado de confianza en el proceso de

registro de datos de proveedores.

El sistema SAP, así como el sistema bancario nacional ofrece suficiente respaldo

al operador del registro de datos de proveedores de SIDOR, puesto que un registro

bancario con número de cuenta errónea, se evidencia con la cancelación de la

operación de transferencia de fondos de forma inmediata.

35

DETECCIÓN DE FALLAS EN EL PROCESO DE REGISTRO Y

MODIFICACIÓN DE DATOS DE PROVEEDORES

Tal como se mencionó en la situación actual, los principales problemas en el

registro de datos se presentan con los proveedores extranjeros, puesto que sobre los

mismos el proceso es más complejo y requiere mayor documentación validada

legalmente.

Las fallas generalmente se presentan a nivel de:

Carga de datos bancarios como números de cuenta bancaria y domicilios.

Registro de bancos intermediarios.

El hecho de que el trato de la empresa con sus proveedores involucre a diversos

sectores, hace que sea un proceso en cadena (ver figura 31) sobre el que un error en

algún sector se reflejará en errores subsiguientes en demás sectores.

Figura 31. Cadena de operación de registro y pago a proveedores.

La información que recibe Abastecimiento es enviada en un formato interno al

Sector de Contraloría para efectuar el registro de los datos, al momento de recopilar

información ésta no se valida apropiadamente, por ello se solicita información

general al proveedor e información bancaria la cual tarda considerablemente en ser

Recopila información de

nuevos proveedores

Registra, modifica y elimina los datos de

proveedores (nacionales y extranjeros)

Valida el pago Efectúa el pago

Abastecimiento Contraloría

Cuentas por Pagar Tesorería

36

recibida. Esto representa un punto importante de falla pues el Sector de Contraloría

no tiene forma de garantizar que la información suministrada sea válida.

Si bien el sector de Contraloría requiere de documentación original con basamento

legal, el mismo se presta para análisis que puede generar resultados erróneos. El

procesamiento brindado por el Departamento de Abastecimiento es deficiente y

limitado a la simple información ofrecida en documentos dispersos.

No existen formularios detallados para registros por parte de Contraloría por lo

cual este sector debe analizar la información recibida y sintetizarla a lo requerido por

el sistema SAP. La información de datos bancarios no es requerida en el formulario

general de recopilación teniéndose para esto solo como base la carta bancaria.

En base a lo comentado anteriormente, la carta bancaria indica una codificación

dependiendo del origen del banco al que el proveedor se asocia (IBAN, para el

ámbito europeo, ABA para el estadounidense). Del análisis de dicha codificación se

determina el número de cuenta, lo cual vuelve a este proceso de registro, un proceso

netamente manual de dependencia exclusiva del nivel de entendimiento del operador.

El proceso de registro se hace entonces propenso a fallas de origen humano, que

nunca dejan de existir cuando no está presente un sistema de verificación confiable.

Además, los departamentos de Cuentas por Pagar y Tesorería no tienen

establecidos en sus procesos internos la verificación de la información bancaria

pertinente a los Proveedores descentralizados, ocasionando fallas al momento de

efectuar la transferencia de fondos, la cual no se logra efectivamente, o surgiendo así

reclamos por parte del proveedor; por lo tanto, se inicia el proceso investigativo que

culmina en la detección de fallas sobre el proceso de registro de datos efectuado por

Contraloría.

37

La falta de control de la documentación recibida por el departamento acarrea

problemas de organización y metodología del trabajo perjudicando la consecución de

las actividades que realizan, lo cual genera descoordinación de la información

recibida que se traduce en fallas de registro y modificación de datos.

Estas fallas, se traducen en falta de prestigio de la empresa ante los proveedores

pues se genera falta de confianza en el pago, además de la seriedad que pierde la

empresa por concepto de no cumplir con los compromisos adquiridos. De forma

interna, estas fallas se traducen en paro de despacho de productos requeridos por la

empresa en sus procesos productivos, que puede llevar a caídas en la producción y

por consiguiente en ingresos económicos para la organización.

PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES ANTE FALLAS EN EL REGISTRO Y

MODIFICACIÓN DE DATOS DE PROVEEDORES

En vista a las fallas mencionadas anteriormente se proponen ciertas soluciones que

buscan eliminar o reducir a su mínima expresión la posibilidad de recurrencia en

irregularidades en el registro. En base al hecho, de que el trato de la empresa con

proveedores se efectúa a diversas escalas con diversos sectores, se menciona la

necesidad de abarcar las soluciones en cada uno de estos ámbitos.

Es importante generar una información confiable desde el punto de partida, que es

la recolección de información por parte de la Dirección de Abastecimiento. La

elaboración de un formato para recolección de datos bancarios, agiliza y simplifica el

proceso de registro posterior que realiza el Sector de Contraloría. Los datos generales

tienen a causar efectos secundarios, lo verdaderamente primordial es la verificación

de los errores producidos casi exclusivamente sobre el número de cuenta y

domiciliación de dicho número de cuenta.

38

El registro de bancos intermediarios es crucial para la empresa puesto que la figura

de bancos intermediarios es la que permite la operación de pago de la empresa a

proveedores que manejan diversos tipos de divisas al mismo tiempo. Es una forma

simplificada de pago que puede representar una desventaja en el momento de que no

se asocien efectivamente los bancos de destino al banco intermediario.

La información procesada por el Sector de Contraloría se obtiene exclusivamente de

la gestión realizada por la Dirección de Abastecimiento, ante al hecho de alguna

situación de irregularidad, cada uno de los entes participantes es corresponsable; es

indispensable, la verificación por parte de Contraloría de lo datos registrados. Se

sugiere entonces la figura de verificación de información mediante el mismo sistema

SAP, o mediante alguna otra forma que genere confianza en el proceso de registro.

El proceso de registro de datos, es realizado por el personal que labora en el Sector

de Contraloría, por lo tanto, la presión aplicada al personal, que puede existir entre los

entes internos de la empresa es un factor importante en la transcripción de datos

erróneos, ocasiona problemas de transferencia de fondos. Es importante garantizar

una sinergia entre estos entes que garantice el mejor de los resultados.

La inexistencia de un manual de procedimientos del registro y modificación de

datos de proveedores surge como la base de fallas. El proceso de registro se hace de

forma empírica, haciéndola sujeta a la experticia del operador. En base a los sistemas

de calidad implementados en la organización, la documentación de los procesos es

vital y fundamental, de forma que, no escapa la necesidad e importancia de la

documentación del proceso de registro y modificación de datos de proveedores.

La necesidad de auditoría interna del proceso de registro y modificación de datos,

así como de pagos a proveedores extranjeros es notoria, pues de dicha manera se

garantiza la corresponsabilidad en las acciones de cada uno de los entes internos

involucrados. La corresponsabilidad es necesaria pues implica que cada ente vele por

la efectividad de los procesos en el que todos se involucran.

39

El hecho de que se obtengan resultados, tales como, registros erróneos de números

de cuenta o registros incorrectos de bancos intermediarios, afecta a la empresa como

un todo haciendo necesario evitar la reincidencia de estos hechos, considerando que

las pérdidas que representan para la empresa van tanto en el aspecto financiero como

en la reputación de la organización, esto se evidencia en la seriedad que proyecta la

empresa ante los proveedores.

FACILIDADES Y DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE EL

DESARROLLO DE LA PASANTÍA

Facilidades

1. Normativas y reglamentos bien específicos y con fácil redacción para ser

comprendido en su totalidad.

2. Destreza con respecto a la práctica, gracias a los conocimientos adquiridos

en nuestra casa de estudio la Universidad Nacional Experimental de

Guayana.

3. Apoyo del personal humano existente en la dirección del Sector de

Contraloría y Estado Financiero.

4. Un plan de trabajo acorde a nuestros conocimientos, para así lograr los

objetivos con éxito total.

5. Adaptación y Comprensión del Sistema Contable SAP, utilizando para

ejecutar las actividades, gracias a las inducciones recibidas.

6. Capacidad de comprensión sobre las actividades asignadas, lo que permitía

el desarrollo continuo del informe de pasantía.

7. Apoyo de las diferentes áreas en el Sector De Contraloría y Estados

Financieros para obtener información relacionada con las materias cursadas.

Dificultades

1. Retrasos en el desarrollo del trabajo porque se esperaba información por

validar.

40

2. Confusión en el uso del sistema SAP.

APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN

1. Análisis de la situación actual del registro y modificación de datos de

proveedores centralizados y descentralizados en el cual se presentan fallas y

posibles soluciones.

2. Recomendaciones para la empresa en base a las fallas detectadas en el proceso

de registro y modificación de datos de proveedores, aportadas en el presente

informe técnico.

CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS

1. Manejo del sistema SAP, en el modulo de contabilidad, mediante el uso de

una clave de acceso que me fue asignada.

2. Registrar los Datos de Proveedores Nacionales y Extranjeros.

3. Modificar los Datos de Proveedores Nacionales y Extranjeros.

4. Cargar los Datos de los números de cuenta bancarios de cada proveedor.

5. Facilidad de comunicación al momento de interactuar con un nuevo grupo

de trabajo.

41

CONCLUSIONES

1. Se describió el procedimiento actual (de carácter empírico) por el cual se efectúa

el registro y modificación de datos de proveedores de SIDOR. Remarcándose el

carácter empírico del mismo por no existir respaldo en escrito y por basarse en el

conocimiento adquirido por el operador en el transcurso del tiempo.

2. Se explicó la situación actual al respecto del proceso de registro y modificación

de datos de proveedores de SIDOR, en el cual se evidencia mucha participación

humana sin auditoría interna de por medio, que se manifiesta en altas

probabilidades de falla sin posibilidad de corrección en tiempo oportuno.

3. Se detectaron fallas en el procedimiento, ya que la falta de auditoría y la nula

documentación sobre el procedimiento colocan al mismo bajo un carácter

empírico. El cual es inaceptable para una empresa de prestigio como SIDOR.

4. Se plantean diversas soluciones a las fallas detectadas, donde básicamente se

solicita en carácter de necesidad, la sinergia entre los entes internos partícipes en

el proceso de inscripción, registro y pago de proveedores, la documentación del

procedimiento a nivel oficial dentro de los estándares de la empresa y la creación

de un sistema de auditoría interna que valide las operaciones de registro y

modificación de datos.

42

RECOMENDACIONES

1. Elaborar un manual de procedimientos y/o práctica operativa pertinente al registro

y modificación de datos de Proveedores.

2. Actualizar, según sea necesario, el manual de procedimientos una vez elaborado.

3. Designar un grupo de trabajo encargado de la auditoría en el proceso de registro

de datos de proveedores que involucre a las áreas de Abastecimiento, Contraloría,

Cuentas por Cobrar y Tesorería, a fin de evitar errores que pueden ser previstos

antes de efectuar la transferencia de fondos.

4. Capacitar al personal encargado en el registro de datos, primordialmente sobre

cada una de las variables a asignar en el sistema SAP. En especial, sobre manejo

de codificación bancaria internacional (BIC, IBAN, ABA).

5. Capacitar al personal encargado en el manejo del idioma inglés, a fin de evitar

confusiones en la interpretación de documentos suministrados por los bancos de

los proveedores extranjeros.

6. Organizar toda la información que sirva de soporte referente a la actividad de

registro, modificación y eliminación de datos de proveedores, al momento de

generarse cualquier auditoría.

7. Desarrollar desde la Dirección de Abastecimiento una herramienta eficaz para la

recolección de datos bancarios de los proveedores, a efectos de simplificar la

actividad de registro por parte del Sector de Contraloría.

8. Establecer cronogramas de trabajo en torno al registro y modificación de datos de

proveedores a efectos de evitar presiones por parte de entes internos de la

empresa. Estos cronogramas deben ser claros y basados en la realidad de la

interacción entre la empresa y los proveedores.

9. Generar una mayor dinámica entre proveedores extranjeros y la empresa, y

habilitar niveles más rápidos de comunicación entre ellos, para obtener los datos

bancarios en oportunidad.

43

REFERENCIAS

BALESTRINI, M. (1997). Como Elaborar Proyectos de Investigación. (1era ed.).

Venezuela: Editorial BL. Consultores Asociados.

LOPEZ, A. (2003). Proceso Contable I. (3era ed.).

México: Cengage Learning Editores.

Wikipedia [Página Web En Línea]. Disponible:

http://es.wikipedia.org/wiki/SAP_R/3[consulta: 2012, junio 29]

Manual de Utilización de SAP R/3, Universidad Pontificia Comillas.

44

ANEXOS

45

ANEXO 1

Ubicación geográfica de SIDOR, C.A.

Fuente: SIDOR, C.A.

46

ANEXO 2

Organigrama SIDOR C.A.

Dirección

Administración y

Finanzas

Asistente Dir,.

Administración y

Finanzas

Departamento de

Administración

Departamento de

Costo

Departamento de

Impuestos

Gerencia

Finanzas

Departamento

Crédito y

Cobranzas

47

ANEXO 3