GD PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE Vigente a …...GD PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES...

PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE

COMUNICACIONES OFICIALES

GD-pr-01 Vigente a partir de Diciembre de 2017 11a. Actualización

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1. OBJETIVO

Definir las actividades requeridas para el trámite de las comunicaciones oficiales, independiente de su

soporte o medio de ingreso, así como la gestión de las mismas dentro de la Entidad.

2. ALCANCE

Inicia desde la recepción de las comunicaciones oficiales de entrada, hasta el envío de comunicaciones oficiales de salida del COPNIA, incluyendo la generación y gestión de los memorandos.

3. NORMATIVIDAD

Tipo Número Titulo Fecha

Ley 527

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

18/08/1999

Ley 594 Ley General de Archivos 14/07/2000

Acuerdo

060 (Consejo Directivo del

Archivo General de la Nación)

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

30/10/2001

Ley 1369 Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones.

30/12/2009

Ley 1437 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

18/01/2011

Directiva Presidencial

04 Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública

03/04/2012

Ley 1755 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

30/06/2015

Norma Icontec

3393 Redacción de cartas y oficios comerciales

Norma Icontec

GTC 185 Documentación Organizacional 2009

4. DEFINICIONES

4.1.1. Comunicaciones Oficiales: Son todos los documentos recibidos o producidos

en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Entidad, independientemente del medio utilizado.




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4.1.2. Comunicaciones Oficiales Externas: Son las comunicaciones de entrada o

salida, provenientes o con destino a otras entidades o particulares, que requieren trámite por la Entidad.

4.1.3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan

a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

4.1.4. Correo Certificado: Es un servicio diseñado para el manejo de toda clase de

comunicaciones que requieren de tratamiento especial o con seguimiento y control

en todos sus procesos a nivel nacional. La distribución o entrega se realiza en cada dirección destino obteniendo la firma e identificación de quien recibe el envío en planillas de la empresa de correo y sirve como prueba judicial.

4.1.5. Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

4.1.6. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor

administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

4.1.7. Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el

desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona,

dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

4.1.8. Firma digital: De acuerdo con lo establecido por la Ley 527 de 1999, es un equivalente funcional de la firma manuscrita, para ello cuenta con los siguientes atributos jurídicos:

Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el origen del

mismo y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es realmente quien dice ser.

Integridad: garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no haya sido

alterado ni modificado. No repudio: el emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos ni los

compromisos adquiridos a partir de éste.

Confidencialidad: permite garantizar que un mensaje de datos no pueda ser conocido sino por su emisor y los receptores deseados. El contenido del mensaje de datos no podrá ser conocido por ningún tercero no autorizado

4.1.9. Foliar: Acción de numerar hojas.




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4.1.10. Folio: Hoja

4.1.11. Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax

4.1.12. Mensajería Especializada: Se entiende por mensajería especializada, la clase de servicio postal prestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, cuyas características especiales deben cumplir las empresas que prestan este servicio.

4.1.13. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del

cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas

o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

4.1.14. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de control, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

4.1.15. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

4.1.16. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

4.1.17. Tipo Documental: Nombre genérico de documentos, el cual se asigna

dependiendo la función o actividad a la que corresponda. Ej. Resolución, minuta de contrato, Comunicación, etc.

4.1.18. Tabla de retención documental: Listado de series y Subseries con sus

correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo o

permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos (archivo de gestión o de oficina, archivo central y archivo histórico).




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4.1.19. Unidad de Correspondencia Nacional: Oficina principal encargada de

gestionar de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones allegadas al COPNIA.

4.1.20. Unidades de Correspondencia Seccionales: Puntos satélites de atención,

encargados de gestionar los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones allegadas al COPNIA con la dirección de la Unidad de Correspondencia Nacional.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1.1. La Unidad de Correspondencia Nacional, actuará como oficina central del COPNIA, a través de la cual se coordinará toda la gestión y control de comunicaciones de

entrada y de salida de la Entidad. Conforme con la norma, los Consejos Seccionales actuarán como puntos satélites de atención.

Son funciones de dicha unidad:

a. Adoptar los proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de búsqueda y referencia de éstos documentos, acorde con la misión, visión, plan estratégico, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas

y principios establecidos en la ley, normas internas y reglamentación emanada por el Archivo General de la Nación - AGN.

b. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva y oportunidad.

c. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso

y los asuntos de su competencia.

d. Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y usos de nuevas

tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos de las unidades de

correspondencia.

e. Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las

dependencias que lo requieran.

f. Informar en coordinación con el Área de Atención al Ciudadano, con oportunidad a las

dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los tramites y solicitudes prestados por los ciudadanos.

g. Atender con prioridad a mujeres embarazadas o de niños de brazos, menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.




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h. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el

derecho de turno y la entrega del radicado correspondiente al usuario.

5.1.2. La coordinación y operación de la Unidad de Correspondencia Nacional está bajo

la supervisión del Profesional de Gestión Administrativa, apoyado por el Profesional Universitario del Área o quien haga sus veces del COPNIA Nacional y en lo de su competencia por el Profesional de Atención al Ciudadano o quien haga sus veces.

5.1.3. El objetivo de la figura de la ventanilla única es servir como unidad central de los

servicios de recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones,

por ende, debe contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería

interna y externa, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

5.1.4. Los procedimientos establecidos deben contribuir al desarrollo del programa de

gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, central e histórico.

5.1.5. Las unidades seccionales de correspondencia tendrán las siguientes funciones:

a. Adoptar los proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones

oficiales, el servicio de búsqueda y referencia de éstos documentos, acorde con la misión, visión, plan estratégico, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y reglamentación emanada por el

Archivo General de la Nación - AGN.

b. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre

todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva y oportunidad.

c. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

d. Atender con prioridad a mujeres embarazadas o de niños de brazos, menores de edad,

discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.

e. Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el

derecho de turno y la entrega del radicado correspondiente al usuario.




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5.1.6. La coordinación y operación de las Unidades de Correspondencia Seccional está

bajo la supervisión del Secretario Seccional, el Profesional de Gestión Administrativa y en lo de su competencia por el Profesional de Atención al Ciudadano.

5.1.7. Para realizar el proceso de anulación, archivo anormal o eliminación de

expedientes de comunicación oficial, se debe informar al área Administrativa

mediante correo electrónico por parte del funcionario que inicia el expediente o en el caso de que no sea posible debe ser el firmante (dependiendo el área donde se haya presentado la situación), justificando suficientemente el motivo de la solicitud

para que conforme con ella se analice y si es procedente se efectúe el procedimiento correspondiente, registrando reportando actividad en el sistema y finalización anormal del proceso.

5.1.8. En los siguientes casos se procederá a anular, eliminar o archivar un expediente creado para generar una comunicación:

Tipo Ejemplos / Casos UCN TIC

Eliminación

Expedientes vacíos, que se hayan creado por error y que no exista posibilidad de reutilizar ya sea por temas de fecha o trámite relacionado

X

Expedientes sin finalizar el trámite de firma y que se requiera abortar el proceso

X

Distribución duplicada o en copia X

Anulación

Comunicaciones de salida con el logo de calidad no autorizado, sin ser notificadas

X

Comunicaciones de salida con información incorrecta que no sea procedente comunicar al destinatario

X

Archivo

Registros de comunicaciones ya firmadas X

Registros recibidos efectivamente X

Expedientes de matrícula que no son competencia del Copnia X

Expediente de queja que sea necesario ser acumulado a otro

expediente X

Cuando el documento ya este distribuido, entregado o notificado y se requiera una corrección, se archiva el

documento y se genera un alcance sobre ese registro Nota: Esto quiere decir que la responsabilidad es del funcionario que genera el documento o expediente

Responsabilidad

UCN Unidad de Correspondencia Nacional

TIC Área de Tecnologías de la Información




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5.1.9. Conforme con los anteriores casos, la actividad en lo relacionado con memorandos

o comunicaciones oficiales, será desarrollada por el funcionario encargado del rol de distribuidor en la Unidad de Correspondencia Nacional y coordinada por el Profesional Universitario del Área Administrativa o quien haga sus veces. Es de

resaltar que conforme con la autorización del Subcomité de Archivo, lo que corresponda a procesos, la actividad continuará siendo ejecutada por parte del Área de TIC por medio del Sistema de Tickets.

6. COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS

6.1.1. La unidad de correspondencia controla las comunicaciones oficiales enviadas y

recibidas, por medios físicos, electrónicos, ópticos o similares, como página web y

correo electrónico (mensajes de datos), tanto internas como externas del COPNIA en cumplimiento de sus funciones.

6.1.2. Toda comunicación oficial interna y externa que sea enviada o recibida por medio

de mensajes de datos, en cumplimiento de las funciones de la Entidad, debe ser

registrada y radicada en el sistema. Los mensajes de datos que no requieren radicación son todos los mensajes de datos de carácter personal y/o que no se enmarcan en el contexto de una comunicación oficial para el COPNIA.

6.1.3. El correo electrónico institucional de la entidad es [email protected], el cual constituye el vínculo oficial de comunicación entre los ciudadanos y el COPNIA; sin embargo de acuerdo a la ley 1437 de 2011 se ha habilitado el correo

electrónico [email protected] como buzón exclusivamente para recibir notificaciones judiciales, estos dos canales serán los únicos que podrán ser mayormente divulgados a la sociedad en general (con excepción de los correos

de las Unidades de Correspondencia Seccional). Los siguientes correos institucionales con su correspondiente administración solo podrán ser usados para la recepción de temas relacionados a cada proceso o seccional y en ningún caso deben ser utilizados con fines personales ajenos a la actividad laboral:

Cuenta Administración

1. [email protected] Unidad de Correspondencia Nacional

2. Buzón electrónico página web Oficina de Atención al Ciudadano

3. [email protected] Área de Contratación

4. [email protected] Subdirección Jurídica

mailto:[email protected]





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5. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Antioquia

6. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Atlántico

7. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Bolívar

8. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Boyacá

9. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Caldas

10. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Cauca

11. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Cesar

12

[email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Córdoba

13. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional

Cundinamarca

14. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Guajira

15. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Nariño

16. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Norte de

Santander

17. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Quindío

18. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Risaralda

19. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Santander

20. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Tolima

21. [email protected] Unidad de Correspondencia Seccional Valle

22. [email protected] Impresora COPNIA Nacional

23. [email protected] Área de Tecnologías de la Información

24. [email protected] Oficina Atención al Ciudadano

25. [email protected] Comité de Convivencia

26. [email protected] Área de Comunicaciones




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27. [email protected] Comité Paritario de Seguridad y Salud en el

Trabajo

28. [email protected] Área de Tesorería

29. [email protected] Oficina de Atención al Ciudadano




33. [email protected] Unidad de Correspondencia Nacional

34. [email protected] Subdirección Jurídica




6.1.4. Para los siguientes correos electrónicos las comunicaciones recibidas serán

radicadas de acuerdo con las siguientes condiciones:

Correo electrónico institucional [email protected]: Por ser el canal oficial de comunicación de la Entidad, su administración estará a cargo de los funcionarios de la unidad de correspondencia Nacional, quienes revisarán cada una de las comunicaciones recibidas y

radicarán manualmente (mediante el botón de radicación) aquellas que lo requieran. De igual forma, estos funcionarios se encargarán de distribuir las comunicaciones a los jefes de área según corresponda mediante el aplicativo Invesicres.

Correo electrónico Secretarias Seccionales: Canal de comunicación establecido para los

procesos y trámites específicos de las Secretarias Seccionales, su administración estará a cargo

del Secretario Seccional, quien como responsable de la unidad de correspondencia en estas sedes, realizará la revisión de la competencia de las comunicaciones, radicará aquellas que lo requieran y por medio del aplicativo Invesicres realizará la distribución en de dichas

comunicaciones según corresponda.

Correo electrónico [email protected]: Canal de comunicación

exclusivamente para recibir notificaciones judiciales. Su administración estará a cargo del Subdirector Jurídico y el Profesional Universitaria de la Subdirección Jurídica quienes revisarán cada una de las comunicaciones y podrán radicar manualmente (mediante el botón de radicación

configurado en el sistema Outlook) aquellas que lo requieran, estas comunicaciones serán direccionadas automáticamente a la bandeja de distribución de Invesicres donde los funcionarios de la Unidad de Correspondencia Nacional se encargan de la distribución definitiva.

Correo electrónico [email protected]: Canal de comunicación establecido para

la recepción de observaciones a licitaciones o inquietudes en cuanto a procesos de contratación

que adelanta la Entidad. Su administración estará a cargo del Profesional de Gestión de Contratación quien revisará cada una de las comunicaciones y radicará manualmente (mediante







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el botón de radicación configurado en el sistema Outlook) aquellas que lo requieran, estas comunicaciones serán direccionadas automáticamente a la bandeja de distribución de Invesicres donde los funcionarios de la Unidad de Correspondencia Nacional se encargan de la distribución

definitiva.

6.1.5. Se dispondrá de un botón de radicación en todos los correos electrónicos con el fin de que a través de dicho mecanismo se puedan realizar la radicación de las

comunicaciones que consideren que requieran trámite y trazabilidad en la entidad, estas serán direccionadas automáticamente a la bandeja de distribución de Invesicres donde los funcionarios de la Unidad de Correspondencia Nacional o Seccional se encargarán de la distribución definitiva.

6.1.6. Los correos electrónicos recibidos en cuentas institucionales, que requieran

gestión, de acuerdo con el perfil se deberán radicar a través del sistema Outlook,

usando el botón de “radicar correo electrónico” de Invesicres, conservando así las cualidades de mensaje de datos válido y generando directamente un consecutivo cuya finalidad es poder realizar el seguimiento del documento, trámite o proceso en cuestión, por lo cual no se deberá imprimir dicho correo.

6.1.7. Los correos electrónicos personalizados por cada funcionario (nombre + apellido) no son el medio de comunicación oficial. Teniendo en cuenta lo anterior, en lo posible se debe informar a los usuarios que todas las comunicaciones con carácter

oficial, deben ser remitidas a los canales autorizados con el fin de realizar el registro y la radicación correspondiente.

6.1.8. En la sede nacional las comunicaciones radicadas serán direccionadas de forma

automática a la bandeja de distribución del aplicativo Invesicres donde los

funcionarios de la unidad de correspondencia se encargarán de la distribución definitiva a los jefes de área que corresponda, conforme al procedimiento establecido (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES).

6.1.9. Las comunicaciones recibidas mediante mensajes de datos serán radicadas directamente del correo electrónico receptor original, de forma manual en el sistema con el mecanismo creado para tal fin, en ningún caso podrán ser

reenviados a un tercero para su radicación, lo anterior con el fin de garantizar la validez y la veracidad de los atributos en los datos de la comunicación.

7. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

7.1. Consideraciones Generales

7.1.1 Las comunicaciones oficiales que ingresen al COPNIA deberán ser revisadas,

para verificar si son o no de carácter oficial, los anexos, los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite (nombre y dirección), y el destino (nombre del funcionario, dependencia, cargo y dirección donde se deba enviar respuesta)




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y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

7.1.2 En caso de que las comunicaciones recibidas no estén relacionadas con las

funciones y competencia de la entidad, se orientará al ciudadano sobre el

trámite a seguir, teniendo en cuenta el artículo 21 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el que se establece que “Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la

competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito”

7.1.3 El registro de ingreso de comunicaciones allegadas (física o electrónicamente)

se realiza a través del sistema Invesicres o mediante registro de contingencia,

atendiendo el procedimiento correspondiente (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES).

7.1.4 En el proceso de radicación, el funcionario encargado deberá digitalizar la

comunicación y los anexos, verificando que toda la información sea capturada usando las herramientas y mecanismos disponibles dependiendo del tamaño, tipo de papel y estado del documento con el fin de garantizar la mejor calidad posible en la imagen capturada.

7.1.5 Todas las comunicaciones, independiente del medio en que se reciban (entrega personal, entrega por mensajería, correo electrónico, portal web), son de carácter institucional, por lo que ningún funcionario podrá atender o despachar

directamente asuntos relacionados con documentos que no hayan sido previamente radicados.

7.1.6 El registro de comunicaciones recibidas se realizará siempre por un consecutivo

de radicación única e independiente. Al inicio de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de (1) uno.

7.1.7 Todos los sobres sellados, cuyo destinatario sea la entidad, serán abiertos por

el funcionario encargado de recepción de la documentación, para verificar su

contenido, los datos del destinatario y remitente, previo a su radicación. La apertura de los sobres se hará siempre y cuando no tenga ninguna anotación especial como: “no abrir”, “confidencial”, “privado” o “reservado”, entre otros; o se trate del sobre que contenga exclusivamente la oferta económica de un proceso de contratación.

7.1.8 Todas las comunicaciones recibidas se radicarán dentro del horario de atención

establecido para cada sede, en caso de que una comunicación sea recibida fuera de este horario será radicado al día siguiente.




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7.1.9 Toda comunicación oficial producida o recibida a través de mensajes de datos

se debe conservar en el soporte original en que se creó.

7.1.10 Cuando una comunicación oficial no esté firmada ni presente el nombre del

responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima; no

obstante, se radicará en el sistema Invesicres y será remitida a la oficina de su competencia, quien determinará las acciones a seguir.

7.1.11 En caso de recibir la misma comunicación oficial de un mismo remitente a un

mismo destinatario, por diferentes medios, como: correo electrónico,

documentos soporte papel u otro medio, se debe tener en cuenta la radicación y registro del primer documento recibido en la Unidad de Correspondencia, ya sea en el sistema manual o automatizado.

7.1.12 El Sistema de Gestión Documental genera el libro digital de comunicaciones oficiales (Salida o entrada). El archivo de estos libros se realiza automáticamente en el módulo Invesicres. (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES).

7.1.1. Los funcionarios con personal a cargo tienen la opción de consultar y reasignar, si

es del caso, los procesos asignados a estos, con el fin de monitorear y garantizar su atención oportuna.

7.1.13 Todas las comunicaciones asignadas a los funcionarios del COPNIA en el módulo

InvesFlow, sean estas comunicaciones oficiales internas o externas, o en su

defecto correspondencia (ésta última siempre y cuando no se visualice claramente el destinatario), deben ser abiertas y revisadas. Una vez gestionada o determinado el curso de atención o respuesta deberá siempre registrarse la acción de cierre ya sea en la respuesta o el archivo de la misma.

7.1.14 Las comunicaciones relacionadas con Derechos de Petición (PQRS), se registran

a través del sistema Invesicres, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Peticiones, Quejas y Reclamos. AC-pr-01.

7.1.15 La documentación recibida, radicada y que debe ser trasladada a otra oficina, a menos que requieran información o claridades adicionales para su trámite, no lleva memorando remisorio, el sistema InvesFlow informa de la asignación y traslado al interesado.

7.1.16 Los paquetes y cajas no deben ser abiertos; si contienen comunicación remisoria esta será radicada con el procedimiento normal, haciendo la observación en el sistema Invesicres. Si no tiene comunicación remisoria, se colocará el número

de radicado en el empaque del paquete y se anexará como digitalización del documento, la guía de envío.




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7.1.17 El funcionario encargado de la ventanilla única de correspondencia debe velar

por radicar todas las comunicaciones que se alleguen durante el día y en caso que no sea posible, reporte oportunamente al superior inmediato para definir medidas contingentes cuando estas se requieran.

7.1.18 Los derechos de petición deben ser radicados con prioridad, verificando que en ellos se registre la dirección de notificación y datos del remitente a donde se debe enviar la respuesta y remitir y asignar de manera inmediata al grupo de atención al usuario.

7.1.19 Las acciones de tutela, se deben digitalizar y radicar de manera inmediata, y deben ser asignadas a la Subdirección Jurídica, a quien se le deberá informar de forma inmediata la llegada del documento.

7.1.20 Los derechos de petición y acciones de tutela, se registran en el sistema Invesicres, en donde se selecciona el tipo de petición por medio del cual se establece el plazo de la respuesta.

7.1.21 Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas,

reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales, empiezan a contarse a partir

del día siguiente al de su radicación, según lo establecido en el Acuerdo No. 60 de 2011. Si se constata que el asunto es competencia de otra dependencia, se debe proceder a reasignar de manera inmediata al competente a través del sistema Invesflow.

7.1.22 Las ofertas de los procesos de selección presentadas por los oferentes, deberán ser radicadas inmediatamente sean presentadas, realizando la digitalización de la totalidad de los documentos contenidos en la oferta. Si se trata de una oferta

bajo la modalidad de subasta pública, la cual requiere presentación de la oferta en sobre sellado, la radicación se realizará digitalizando únicamente la comunicación de remisión y reportando en el sistema la novedad.

7.1.23 Todas las facturas que reciba el COPNIA para pago, deberán ser radicadas en el sistema Invesicres, seleccionando uno de los siguientes asuntos según sea el caso y se deberán distribuir a los funcionarios que se relacionan:

Facturas de Proveedores. Distribuir al Profesional de Gestión de Tesorería.

Facturas pagadas por Caja Menor. Distribuir a cada encargado de la caja menor. Facturas de servicios públicos pagados por el nacional. Distribuir al Profesional de

Gestión de Tesorería. Facturas de otros servicios (administración, cuotas extraordinarias, etc.),

pagados por el nacional. Distribuir al Profesional de Gestión de Tesorería.




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7.2. Las unidades productoras se identificarán en las comunicaciones mediante las

siguientes abreviaturas:

a. NAL = Sede Nacional b. WEB = Buzón en página web c. ANT = Seccional Antioquia. d. ATL = Seccional Atlántico

e. BLV = Seccional Bolívar f. BYC = Seccional Boyacá g. CLD = Seccional Caldas

h. CAU = Seccional Cauca i. CES = Seccional Cesar j. COR = Seccional Córdoba

k. CND = Seccional Cundinamarca l. GJR = Seccional Guajira m. NRÑ = Seccional Nariño

n. NTS = Seccional Norte de Santander o. QND = Seccional Quindío p. RIS = Seccional Risaralda

q. STD = Seccional Santander r. TLM = Seccional Tolima s. VLL = Seccional Valle

7.3. Registro de contingencia para Comunicaciones Oficiales Recibidas.

7.3.1. En caso de que se presenten fallas en el funcionamiento de la herramienta

Invesicres, se desarrollarán las siguientes actividades para la radicación de comunicaciones oficiales de entrada de la entidad:

a) La unidad de correspondencia recibe el documento verificando que tengan carácter

de comunicación oficial para proceder a la radicación.

b) La radicación se realizará ubicando el sello que únicamente tiene el logo de la entidad,

en la parte superior derecha de la comunicación sin que este oculte información

relevante de la misma y registrando en la parte inferior del logo fecha, hora, nombre

y apellido del funcionario que realiza la radicación.

c) Se digitaliza la comunicación y la totalidad de los anexos con el fin de realizar la

posterior actualización del registro en el Sistema Invesicres.

d) Se debe solicitar al usuario un correo electrónico de contacto, con el fin de indicarle

posteriormente el número de radicado que identifica su trámite en la entidad.

e) La Unidad de Correspondencia se encarga de generar una planilla de control o libro

de radicados con los siguientes datos:

Número de radicación Fecha de radicación




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Hora de radicación Remitente (Entidad y/o persona)

Correo electrónico del remitente Asunto (resumen)

Dependencia y funcionario Destinatario Número de folios y anexos

f) Una vez se restaure el funcionamiento de la herramienta Invesicres, las Unidades de

Correspondencia de cada seccional radicarán las comunicaciones recibidas en orden

cronológico de llegada, registrando en el campo de resumen y al final de las

observaciones la palabra “RADICACIÓN DE CONTINGENCIA”, fecha y hora del recibo

de la comunicación y el nombre y apellido del funcionario que realizó la radicación.

g) El área de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones emitirá una

comunicación donde autorizará el restablecimiento de las actividades de radicación

en las Unidades de Correspondencia.

7.3.2. El proceso de radicación mencionado usando el sello de la entidad, se autoriza

únicamente en los casos de contingencia cuando la herramienta Invesicres no esté en funcionamiento.

7.3.3. La fecha y hora de recepción registrada en de forma manual en la parte inferior

del sello, se entenderá como el dato oficial de radicado de las comunicaciones.

7.3.4. Una vez radicada la comunicación, se deberá enviar un correo electrónico a los usuarios indicando el número de radicado asignado con el fin de que pueda identificar y verificar la trazabilidad de su trámite en la entidad.

7.4. Descripción de la Actividad

No. Nombre de la

actividad Descripción Responsable

1 Inicio del Procedimiento

2 Radicar comunicaciones oficiales de entrada

Se diligencia formato de radicación en el sistema Invesicres de acuerdo con lo indicado en el instructivo GD-it-01 “Registro de comunicaciones oficiales de entrada en la herramienta INVESICRES” Se digitaliza en archivos independientes el documento principal (comunicado) y en otro los anexos (soportes) Nota: para el caso de los permisos temporales debe crearse una carpeta en la opción “añadir documento” y digitalizar requisito por requisito de forma independiente.

Técnico Administrativo encargado del proceso de recepción de comunicaciones




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No. Nombre de la


Nota: Recuerde que al asignar estos campos una copia del documento se anexará al expediente seleccionado, apoyando con la clasificación y ordenación digital. Se selecciona “IMPRIMIR ETIQUETA”, para impresión de sticker de radicación para documentos físicos en original

3 Distribuir comunicaciones

Se asigna y reparte las comunicaciones allegadas para los funcionarios designados de acuerdo con su ubicación geográfica y competencia sobre el tema.

En COPNIA NACIONAL: Técnicos Administrativos del Área Administrativa SECCIONALES: Secretario Seccional

4 Aceptar o rechazar registro

Si el documento es de competencia del funcionario se debe usar la opción de “aceptar, por el contrario si no es competente deberá utilizar la opción de “Rechazar”, con la respectiva justificación de la no aceptación, para que el registro vuelva al distribuidor, para que este realice el traslado correcto.

Usuario responsable

5

Redistribuir

documentos (Opcional)

En la lista de comunicaciones de entrada del Sistema

Invesicres se redistribuyen aquellos registros que hayan sido rechazados

a. Profesionales de gestión

b. Técnicos Administrativos del Área Administrativa (Nacional) Secretaria Seccional

(Técnico Administrativo Seccional o Profesional Universitario encargado del proceso)

6 Verificar asignación de comunicaciones

Se verifica si la documentación recibida del traslado es competencia del asignado, si es así pasa a la actividad 7 de lo contrario se realiza rechazo.

Director General, Jefe de Oficina Control Interno, Subdirectores y Profesional de gestión (Nacional) / Secretario Seccional (Seccionales)




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No. Nombre de la


7 Tramitar el documento

Se acepta el registro en el sistema InvesFlow y recibe el documento para trámite. Se gestiona y se da respuesta (si requiere). Para esto se abrirá un expediente en el sistema de acuerdo con el proceso que aplique.

Funcionarios del COPNIA a quienes se les asignó la actividad.

8 Archivo de documento

Tanto el documento digital como el documento físico se archivarán en la serie y subserie seleccionada inicialmente que le corresponda, de acuerdo con su temática y como soporte.

Funcionarios del COPNIA a quienes se les asignó la actividad.

9 Fin del procedimiento

8. COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (ENVIADAS)

8.1. Condiciones Generales

8.1.1. Todo documento de carácter oficial que se genere y envíe por mensajes de datos (Correo electrónico entre otros), servicios postales y de mensajería o notificación personal, deberá cumplir con la condición de radicación y registro en el sistema

de correspondencia y por ende debe ser suscrita por quienes la entidad ha definido como aquellos que tienen la autoridad para hacerlo.

8.1.2. El registro de comunicaciones oficiales de salida se realizará siempre por un

consecutivo de radicación única e independiente. Al inicio de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva del código a partir de (1) uno.

8.1.3. Está prohibido el envío por la unidad de correspondencia de elementos como dinero, encomiendas, comidas, estupefacientes, líquidos corrosivos, comunicaciones privadas (extractos bancarios, recibos de pagos, entre otras) de toda índole.

8.1.4. Los documentos que van a ser despachados no deben estar manchados, rotos,

con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros.

8.1.5. El funcionario de la Unidad de Correspondencia debe verificar que los documentos

estén correctamente empacados y sellados.

8.1.6. Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente:

Nombres y apellidos completos.




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Cargo (si aplica) Dirección, ciudad, departamento, teléfono. Número de Radicado (Proporcionado por el sistema).

8.1.7. Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario:

Nombres y apellidos completos. Entidad y/o Dependencia destinataria, dirección o correo electrónico, ciudad, departamento,

teléfono.

8.1.8. Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir paginadas o si es el caso, foliadas con sus anexos.

8.1.9. La redacción de documentos deben reunir las siguientes características: Breves, claras, corteses, estéticamente bien presentadas, con una sintaxis correcta, sin ningún error de ortografía y unificada la identificación del destinatario.

8.1.10. El texto se redacta en tiempo presente generalmente de manera impersonal, o en tercera persona señalando el responsable de la actividad.

8.1.11. Las comunicaciones oficiales de respuesta a peticiones, deben cumplir con la

estructura y condiciones dadas en este procedimiento, independientemente de

que su notificación o respuesta sea a través de correo electrónico. (Anexos 12.3 y 12.4).

8.1.12. Las comunicaciones oficiales de salida que tengan notificación por medio de correo

electrónico, no se deberán imprimir, ya que la constancia de envío quedará

automáticamente anexada en el expediente. Para las comunicaciones oficiales que se notifiquen personalmente, se imprimirán un (1) original y una (1) copia, la cual será remitida al funcionario encargado de despachar el correo para la respectiva

notificación. La prueba de entrega se adjuntará en forma digital en el campo provisto para tal fin en el sistema Invesflow.

8.1.13. El tiempo máximo establecido para la oportuna atención del trámite de

comunicaciones oficiales es el siguiente:

Comunicaciones oficiales de entrada (recibidas): 15 días Comunicaciones oficiales de salida (enviadas): Debe enviarse en un tiempo no mayor a

(5) cinco días hábiles. Memorandos: 15 días, a excepción de los memorandos que en dicho plazo no sea posible

gestionar o aquellos sobre información de competencia de profesionales correspondiente a quejas y procesos disciplinarios los cuales deben ser respondidos por los funcionarios designados en la sede Nacional en cinco (5) días.




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8.1.14. Para la resolución del objeto del comunicado, el funcionario asignado, debe realizar

las actividades que se requieran en el sistema InvesFlow, registrando en él, la trazabilidad necesaria y al final proceder a registrar en el sistema la acción a

ejecutar de acuerdo con las siguientes opciones: “archivar” o “gestionar” si no requiere un trámite, “iniciar expediente” en caso de que se requiera elaborar respuesta o “trasladar control de lectura” si el competente es otro funcionario para dar respuesta, siguiendo los pasos establecidos en el Instructivo GD-it-02 "Operación INVESFLOW”.

8.1.15. Toda comunicación oficial y/o acto administrativo que se emite en el COPNIA, debe

relacionar las radicaciones a las cuales hace referencia para efectos de garantizar

la trazabilidad de los procesos. Es obligatorio el uso, por parte de todos los usuarios, del mecanismo implementado en la plataforma InvesFlow que permite “relacionar expedientes” para asociar los comunicados y así realizar la trazabilidad al proceso.

8.1.16. En las comunicaciones oficiales de salida, la firma del funcionario autorizado debe indicar el nombre, apellido y el cargo sin agregar o identificar el Seccional, por cuanto el membrete de la comunicación ya lo identifica (Anexos 12.3 y 12.4)

8.1.17. Las comunicaciones oficiales externas del Consejo son firmadas oficialmente así:

COPNIA NACIONAL: Presidente, Director General, Jefe de la Oficina de Control Interno, Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario, Subdirectores, Profesionales

(en casos de supervisión de contratos, asuntos de administración de bienes inmuebles o certificaciones que deban dar y se relacionen con sus funciones). En el caso específico de la respuesta a Peticiones y Reclamos (PQRS), se autoriza al

Profesional de Atención al Ciudadano y a los Técnicos Administrativos grado 16 de dicha área, para que suscriban y firmen comunicaciones oficiales de salida externas. Los tipos de respuestas a PQRS que se autorizan a emitir por parte de los funcionarios del nivel

técnico (bajo el control y coordinación del profesional a cargo) serán en los siguientes casos:

Tipificación en el

sistema de la entidad

Tipos de PQRS para firmar por técnicos de atención

al ciudadano grado 16

Consulta o verificación de

registros

Consultas sobre profesionales inscritos

Información general de los trámites de la entidad, horarios sedes

Consulta de profesiones competencia de la entidad

Consulta estado de trámite

Información de entrega de tarjeta profesional

Solicitud de copias de documentos que obran en el archivo de la entidad.




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Derecho de Petición Solicitud de entrega de la tarjeta en un Seccional diferente al inicialmente solicitado.

Reclamo

Solicitudes de cambio de tarjeta por presentar problemas de

calidad o errores en la información contenida.

Incumplimiento en los tiempos de trámites de la entidad

No poder generar trámites o certificados de vigencia, por

indisponibilidad en el sistema.

No encontrar la profesión en la lista desplegable de

profesiones competencia del COPNIA, razón por la cual no ha podido realizar el trámite

Reiteración de solicitudes

CONSEJOS SECCIONALES: Presidente del Consejo Seccional, Secretario Seccional y

abogados (en cumplimiento de sus funciones y con pleno conocimiento del Secretario Seccional). En el caso puntual de las comunicaciones de notificación de requisitos

pendientes, se autorizará a un funcionario del nivel técnico para emitir y firmar dichos comunicados (Bajo ningún motivo éstos podrán extralimitarse a emitir información adicional y en todo momento se deberá reportar al Secretario Seccional para que éste controle la información de salida).

8.1.18. Las comunicaciones oficiales de salida de los Consejos Seccionales describe las

iniciales del título profesional del firmante (Ejemplo: Ing., Abg.,…) como se establece en la descripción del modelo de las cartas y oficios.

8.1.19. Toda comunicación oficial que se envía de forma electrónica conserva su

estructura, el sistema InvesFlow envía el documento en PDF con la firma digital y anexa el reporte de Outlook del envío respectivo.

8.1.20. Los oficios que se generan en el COPNIA Nacional o en los Consejos Seccionales se elaboran en el sistema InvesFlow, de acuerdo con los modelos anexos que serán la base para generar las plantillas automáticas del sistema InvesFlow.

Únicamente se imprimirá en el caso de que la entrega sea por empresa de correo o de forma personal. El archivo de las comunicaciones oficiales de salida se realizará automáticamente en el sistema de gestión documental en el consecutivo respectivo de manera digital.

8.1.21. Para la estructura de los oficios se adoptan recomendaciones de la norma de Icontec N° 3393 y GTC-185, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con las siguientes características indicadas por el Manual de Identidad Corporativa: (Ver anexos 12.5 y 12.6)

ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo.

TIPO DE LETRA: Tahoma a 10 pts.




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INTERLINEADO: Sencillo.

MARGENES: Superior 3 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 4 cm, lateral derecho 2 cm. El

encabezado será el mismo en todas las hojas a 2 cm.

LUGAR: Datos del nombre de la ciudad de origen, se imprime a cinco interlíneas del margen superior. A partir de la ciudad, se dejan de tres a cinco interlineas según la extensión de la

carta.

DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se expresan en forma determinada,

a un funcionario especifico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.

Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial: Señor, Señora, Doctor, Doctora, Licenciado, Ingeniero, Ingeniera, Economista, etc.

El nombre del destinatario, se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida y en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos.

En el siguiente renglón se escribe el cargo con mayúscula inicial, cuando los cargos son demasiados extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes, no se efectúa separación silábica.

Entidad, se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y

respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.

Dirección y/o correo electrónico o apartado, solo se utiliza uno, en la comunicación se registra

la misma dirección o apartado que en el sobre, entre el número de la calle y el de la puerta se emplea la abreviatura de número (N°). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás, en caso de que la dirección esté errada se deja copia anexa de la guía con la dirección

correcta.

Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de una ubicación

local. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en esta línea.

ASUNTO: Síntesis del tema de la comunicación, con mayúscula inicial y en negrilla. Se escribe a tres líneas de los datos del destinatario.

SALUDO: Apreciado, Respetado o Estimado, señor o doctor o ingeniero etc. (en minúsculas). Se escribe a dos interlíneas del asunto. El tratamiento o título debe ser consistente con el que

se utilizó en los datos del destinatario, por lo que si el interesado principal es una entidad se debe utilizar la frase en plural Ej. “Respetados señores”.

TEXTO: Se escribe en interlineado sencillo y doble entre párrafos. Comienza a tres interlineas del saludo, se utiliza el tipo de letra Tahoma Normal N° 10 pts. del programa Word, y se redacta




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en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque se representa a la entidad, así se trate de un único firmante.

Se utiliza tratamiento de usted, no deberá presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en

todas las hojas. El encabezado se ubica a 2 cms del borde superior de la hoja. Está constituido por el número de la página contra el margen derecho en letra Tahoma No. 10.

El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cms del borde superior de la hoja. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación solo aparezca la firma del remitente, se desplaza el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que

permanezca la estética en la comunicación.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, despedida breve

seguida de coma (Atentamente, o Cordialmente, o Sinceramente,); despedidas con frase de cortesía terminada en punto así: Agradecemos su gentil colaboración., Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta., etc.

REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida en negrilla. Para cartas y

oficios suscritos por Secretarios Seccionales, el nombre va precedido por las iniciales de su título profesional. El cargo se anota en la línea siguiente con Mayúscula inicial al margen izquierdo, sin centrar y sin indicar el Seccional al cual pertenece, ya que el membrete de las

comunicaciones de los Seccionales indican la sede a la cual pertenecen (Ejemplo: Secretario Seccional).

LINEAS ESPECIALES: Se escriben en Tahoma N°8, la palabra Anexo, si se requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se

clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o ( dos disquetes). Copia: a dos renglones del firmante o a una interlínea de anexos (si los hay), contra el margen

izquierdo, se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, nombre cargo y entidad, (uno en cada renglón), las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad.

IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA Y QUIEN TRANSCRIBE: A dos interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito, se anota con mayúscula fija el nombre y apellido, seguido de un guion y la identificación del cargo de la persona que proyecta en mayúscula

inicial. Si el documento requiere visto bueno de otro funcionario, se anota a dos interlineas la palabra visto bueno, seguido del nombre del funcionario bajo la misma estructura utilizada para el proyectante con las mismas características. Esta información se digita en letra Tahoma N°

8.




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NUMERO DE RADICACION: El número de registro y la fecha será impreso por el sistema InvesFlow en el momento de firma y radicación del documento, y quedará plasmado en el PDF con la firma digital.

8.1.22. En cuanto a la notificación a aplicar especialmente en lo relacionado con procesos

disciplinario ético profesional en los que se están enviando comunicaciones electrónicas de actos administrativos proferidos en el curso del proceso, sin que

se cumpla el requisito especificado en el párrafo resaltado de certificar la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, siendo una funcionalidad que el Invesflow no tiene en este momento y por tal razón

actualmente el mismo sistema no cumple con los requisitos legales para considerar surtida la Notificación Electrónica por parte de la administración de los actos administrativos.

8.1.23. Con el fin de que se cumpla legalmente con la Notificación Electrónica y como tal, la publicidad de los actos administrativos expedidos en el marco del proceso disciplinario ético profesional y demás comunicaciones que requieran dicho trámite, se establece lo siguiente:

Se debe solicitar al usuario su consentimiento para ser notificado electrónicamente, para lo cual se debe solicitar el correo electrónico, teléfono y dirección física, luego

dejar una constancia de que acepta ser notificado al correo electrónico que suministre y que enviará una constancia de haber recibido el correo y de haber accedido al acto administrativo con fecha y hora de acceso, al correo electrónico a la Unidad de

Correspondencia del caso, advirtiéndole que en caso de no confirmar el acuse de recibo en los términos descritos, se le enviará una citación electrónica para comparecer a notificarse personalmente del acto administrativo.

Si luego de haberse enviado electrónicamente el acto administrativo por el sistema de Invesflow, el usuario no emite el acuse de recibido en los términos previamente

descritos en el término de tres (3) días, el funcionario encargado (Secretario, Abogado Seccional, etc.) deben llamarlo al teléfono que hayan suministrado para solicitar que se emita el acuse de recibo en los términos previamente señalados.

Si no se logra establecer comunicación con el usuario por el teléfono, o finalmente no

envía el acuse de recibo el mismo día de la comunicación, se debe enviar la citación a

comparecer para la notificación personal por vía electrónica y a la dirección física suministrada, dentro de los dos (2) días siguientes, en los términos descritos por el artículo 68, del C.P.A.C.A.

Si al cabo de cinco (5) días de enviadas las citaciones electrónicas y físicas, el usuario

no comparece se hará la notificación por aviso, en los términos descritos por el artículo 70 del C.P.A.C.A.




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8.2. Registro de contingencia para Comunicaciones de Salida (Enviadas)

8.2.1. En caso que se presenten fallas en el sistema o hayan cortes de energía que

impidan proyectar y enviar comunicaciones oficiales y sea estrictamente necesario realizar dichas actividades, se deberá seguir el siguiente procedimiento; sin embargo, es de resaltar que las actividades de control serán desarrolladas por la Unidad de Correspondencia Nacional que unificará el registro de correspondencia en coordinación con las demás Unidades seccionales:

a) Verificar que las comunicaciones cumplan con los criterios establecidos por la entidad

para la proyección de oficios y que los documentos estén correctamente empacados

y sellados.

b) Todas las comunicaciones serán generadas en soporte físico, firmadas de forma

manuscrita por las personas que sean autorizadas para ello en forma expresa; y entregadas a la Unidad de correspondencia quien controlara el flujo de comunicaciones enviadas.

c) Los administradores del Sistema Invesflow e Invesicres suministraran a los

funcionarios de Unidad de Correspondencia Nacional, el número del ultimo radicado asignado en el sistema, con el fin de que está se encargue de coordinar y asignar los

consecutivos de radicado siguientes a las comunicaciones que deban ser radicadas a nivel nacional.

d) El funcionario de la Unidad de correspondencia, recibirá el documento y anexos, original y una copia, original para el destinatario, una copia para la serie consecutivo de comunicaciones oficiales con el cual se realizara la posterior actualización en el

sistema InvesFlow.

e) La Unidad de Correspondencia se encarga de generar una planilla de control o libro

de radicados de comunicaciones oficiales de salida con los siguientes datos:

Número de radicación

Fecha de radicación Hora de radicación

Dependencia y funcionario remitente.

Asunto Destinatario (Entidad y/o persona), dirección, teléfono, correo electrónico,

ciudad. Número de folios y anexos.

Forma de notificación (correo electrónico, mensajería o correo postal)

f) Para las comunicaciones enviadas por correo electrónico, el canal autorizado para el

envío será el correo institucional [email protected], por lo cual las dependencias y Seccionales entregarán a la Unidad de Correspondencia la comunicación y sus anexos digitalizados con la firma, con el fin de controlar el proceso

de envío.





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g) Para las comunicaciones enviadas por correo postal o notificación de forma personal, la Unidad de Correspondencia asignara el radicado y conservará la prueba de la

notificación (firma o sello de recibido o código postal de envío) con el fin de realizar la posterior actualización en el sistema.

h) El área de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones emitirá una

comunicación donde autorizará el restablecimiento de las actividades de radicación en las Unidades de Correspondencia.

i) Una vez vuelva en funcionamiento de la herramienta InvesFlow, las Unidades de Correspondencia de cada seccional radicarán las comunicaciones enviadas en orden cronológico de llegada, incluyendo la digitalización de los mismos de acuerdo al

procedimiento establecido para tal fin (Ver documento GD-it-02 Instructivo INVESFLOW) y registrando en el campo de anotaciones la palabra “radicación de contingencia de salida”, fecha y hora del recibo de la comunicación y el nombre y

apellido del funcionario que realizo la radicación.

8.2.2. Solo se enviarán aquellas comunicaciones que por su carácter y relevancia deban ser proyectadas y remitidas de forma inmediata.

8.2.3. La fecha y hora de envío registrada, se entenderá como el dato oficial de radicado de las comunicaciones.

8.2.4. La Unidad de Correspondencia Nacional (UCN) es la encargada de gestionar el

número de radicado a las comunicaciones oficiales enviadas, amparadas bajo ésta

figura de contingencia. Conforme con lo anterior y en caso de ser estrictamente necesario el envío de la comunicación en cuestión, las actividades subsecuentes deberán ser coordinadas y por lo tanto a dicha unidad se deberán comunicar y

remitir mediante correo electrónico los datos de radicación, documentos digitalizados y anexos a fin de conservar un solo esquema de radicación ante la eventualidad.




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8.3. Descripción de la Actividad

No. Nombre de la



2 Proyectar comunicación de salida

Se proyecta la comunicación a enviar, seleccionando en el sistema InvesFlow la opción “INICIAR EXPEDIENTE” (En caso que sea comunicación iniciadora y no sea respuesta de una petición previa o asociada a un expediente ya creado). Si se trata de una respuesta a una comunicación oficial recibida se

aceptara el registro distribuido y se iniciará expediente. Se diligencian los campos correspondientes en el sistema InvesFlow: destinatario, asunto, texto de la comunicación, información remitente y anexos. Se selecciona el firmante de acuerdo con los roles establecidos. Se configura la plantilla conforme la estructura normalizada de comunicaciones. Se termina el trámite y si es el caso se delega la siguiente actividad al firmante para lo de su competencia.

Proyectante

3 Relacionar expediente Se crea o relaciona el título del expediente en el cual se archivara dicha comunicación, de acuerdo a la serie y subserie que corresponde.

Proyectante

4 Editar comunicación (opcional)

Si el texto de la comunicación tiene errores, se edita el documento en el aplicativo InvesFlow

Proyectante

5 Firmar comunicación

El usuario responsable abre el proyecto de comunicación en el sistema InvesFlow, verifica y edita de ser necesario el contenido del documento. Si el firmante no está de acuerdo con el contenido del documento devuelve el trámite para que se realicen las correcciones del caso (vuelve a paso 2). Si está de acuerdo con el contenido, el firmante selecciona “firmar y registrar de salida” en el sistema.

Responsable de firmar




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No. Nombre de la


Selecciona la firma digital a utilizar y estampa su aceptación

6 Envío y Notificación

Se registra en el sistema Invesflow el envío del documento, según medio utilizado:

“NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA” “NOTIFICACIÓN POSTAL ”

Si se selecciona la notificación electrónica el sistema automáticamente remitirá el mensaje a la dirección electrónica del destinatario y el registro de notificación en el sistema lo realizará el usuario que tramita. Si se selecciona la opción de notificación postal, este registro lo realizará el usuario que tanga el rol de distribución en cada oficina, para cual se deben diligenciar manualmente los campos de:

Estado Notificación: Fecha de envío: Fecha Estado Notificación: Nº Guía Transporte: Tipo Transporte:

Recuerde que el sistema no permite seleccionar una fecha anterior a la actual por lo que la fecha de cierre debe realizarse el mismo día de entrega. Se cierra la actividad en el sistema Invesflow como “TERMINAR”

Técnicos Administrativos del Área Administrativa (Nacional) Técnicos Administrativos (Seccionales

7 Archivar

Puesto que no se debe imprimir copia del documento firmado digitalmente el sistema guarda la copia de archivo respectiva, para el caso de las comunicaciones cuya notificación sea física, el documento con la prueba de entrega debe ser digitalizado y subido al sistema, el físico se devolverá al funcionario de competencia para que lo anexe al expediente de la serie o subserie del caso.

Técnicos Administrativos Unidades de Correspondencia





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9. TRÁMITE DE ENVÍO DE COMUNICACIONES OFICIALES POR EL SERVICIO DE

MENSAJERÍA EXTERNO.

9.1.1. De acuerdo a las normas postales vigentes y las recomendaciones de la empresa prestadora el servicio de mensajería postal 4-72, los sobres y paquetes (sin importar su tamaño o material) deben diligenciarse correctamente sin tachones y sin enmendaduras (Ver gráfico 1 y 2).

REMITENTE: Se escribe en la parte superior izquierda del sobre o paquete: Número

de radicación, nombres y apellidos completos, cargo, dirección, teléfono, departamento/país.

DESTINATARIO: Se escribe en la parte central del sobre o paquete, con mayúscula:

Nombres y apellidos completos, cargo, nombre de la entidad, dirección con la nomenclatura, teléfono, ciudad y departamento/país.

9.1.2. Las unidades de correspondencia deben coordinar la hora de recogida para el

servicio de correspondencia simple (documentación) con el personal de 4-72, una

vez establecido el horario, debe informar a los funcionarios de la sede del COPNIA correspondiente con el fin de que realicen la entrega de correspondencia para el envío con el tiempo suficiente para el desarrollo de actividades de embalaje y envío.

9.1.3. En cuanto al envió de paquetería (mercancías, equipos, suministros) ya que este un servicio diferente al de documentación es necesario que se solicite a 4-72 cada vez que lo requieren antes de las 10 am para que salga el mismo día al lugar de destino, de lo contrario quedara pendiente para el proceso del siguiente día.

9.1.4. Si los funcionarios entregan las comunicaciones para envío a la Unidad de

Correspondencia posterior a la hora indicada, esta será despachada al día siguiente de la recepción.

9.1.5. Servicios Postales Nacionales devolverá la correspondencia que no cumpla con los requisitos, por lo tanto, las Unidades de Correspondencia a Nivel Central como a Nivel Desconcentrado, no recibirán comunicaciones oficiales que incumplan con lo señalado.




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Gráfico 1. Diligenciamiento de sobres

Gráfico 2. Diligenciamiento de empaques.

9.1.6. CORRA es un servicio de recolección y entrega a domicilio que facilita el intercambio confidencial de correspondencia entre las diferentes sedes del COPNIA a nivel nacional a través del continuo envío y recepción de valijas selladas por medio de precintos.

9.1.7. El hecho de intercambiar correo implica que una vez se reciba la valija, se debe verificar y extraer el contenido y enviarla de vuelta al Seccional de origen preferiblemente NO vacía; aunque tiene carácter confidencial, las prohibiciones mencionadas para el envío de correspondencia también aplican para este servicio.

9.1.8. La coordinación de la recolección de las valijas debe ser coordinada desde cada

Seccional con los mensajeros de 4-72 o la regional correspondiente.

9.1.9. El servicio debe realizarse de acuerdo al siguiente procedimiento:




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a) Empacar lo que se tenga para enviar, cuidando la integridad del contenido usando carpetas, sellando e identificando los elementos adecuadamente; el servicio de CORRA

es bidireccional, ósea se debe enviar, recibir y devolver, por lo que el flujo de las valijas entre los seccionales debe ser constante y la comunicación entre las Unidades de Correspondencia continua, con el fin de evitar la acumulación de correspondencia y retrasar los procesos de envío.

b) Una vez se tenga empacados los elementos se procede a sellar las tulas con un precinto

de seguridad (Ver gráfico 3) suministrados por la empresa 4-72, se recomienda

utilizarlos en forma consecutiva por el número asignado. Es importante cuando se reciban las tulas verificar este número con el fin de detectar cualquier violación del contenido.

Grafico 3. Precinto de Seguridad

c) Con el fin de generar un control interno de los elementos enviados a través del servicio

CORRA, la Unidad de Correspondencia genera las guías de cada valija en el sistema SIPOST, de acuerdo a los siguientes criterios:

Fecha de envío.

Seccional de destino. Numero de Valija Numero de Precinto.

Contenido de la Valija (Descripción de cada uno de los elementos enviados)

d) Se generan las ordenes de servicio y guías necesarias, parte de 4-72, donde se

relacionan los datos de ruta como ciudad de destino, numero de valija, contenido, peso y numero de precinto asignado a cada una, posteriormente el funcionario de la Unidad de Correspondencia imprime dos copias y las firma en la parte inferior.

e) Entregar la(s) tulas correspondientes al operador, quién debe firmar y sellar las

planillas de imposición con su firma, nombre y cédula y devolver una copia a la Unidad

de Correspondencia.

f) Como mecanismo de control de lo que se remite, es importante que los funcionarios

encargados de la remisión en cada unidad de correspondencia (Seccional / Nacional), lleven el control internamente e informen al destinatario el contenido de cada valija a fin de que se facilite la actividad de verificación y reporte de novedades de forma

oportuna.




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g) Al momento de recibir las tulas es necesario verificar que los datos de identificación de las valijas concuerden con los relacionados en la planilla de entrega de 4-72,

igualmente el estado de las valijas y de ser posible el contenido e informar cualquier anomalía con todos los datos relevantes (Número de precinto, descripción de la novedad, fecha de recibo, etc.) para escalar dicha información al Ejecutivo de Cuenta de la Empresa 4-72.

h) Es importante resaltar que cada Seccional debe mantener en su custodia en todo

momento una (1) tula del servicio CORRA de cada Seccional, puesto que el servicio

completo es envío y retorno de cada valija, cuando se reciba una se debe retornar la otra para completar el flujo correspondiente.

i) Las ordenes de servicio generadas en las Unidades de Correspondencia Seccional de todos los servicios utilizados, deben ser organizadas por fecha de generación, compiladas por mes y enviadas a la Unidad de Correspondencia de la Sede Nacional

los primeros cinco (5) días del mes siguiente con el fin de realizar el proceso de conciliación de la factura.

10. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

10.1. Memorandos

10.1.1. Las comunicaciones oficiales internas emitidas mediante memorando del Consejo son suscritas oficialmente así:

CARGO DIRIGIDO A OBSERVACIONES

Director General Todos los funcionarios del COPNIA

Jefe de Oficina de Control Interno

Todos los funcionarios del COPNIA

Jefe de Oficina de Control

Disciplinario

Todos los funcionarios del COPNIA

Subdirectores Todos los funcionarios del COPNIA

Secretarios Seccionales

Director General Jefe de Oficina de Control Interno Jefe de Oficina de Control

Disciplinario Subdirectores Secretarios Seccionales

Profesionales de Gestión Funcionarios a su cargo

Los memorandos para el COPNIA Nacional según el tema de que se traten se dirigen a la jefatura

correspondiente. (Ej. Envío de documentos físicos como informes al Director General,

envío de documentos contables al Subdirector Administrativo y Financiero, envío de expedientes




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CARGO DIRIGIDO A OBSERVACIONES

de procesos disciplinarios al Subdirector Jurídico)

Profesionales de

Gestión / Profesionales

Especializados/

Profesional Universitario del

área

Administrativa

Director General

Subdirector del que dependen jerárquicamente. Jefe de Oficina de Control Interno

Jefe de Oficina de Control Disciplinario Profesionales de Gestión

Secretarios Seccionales Personal a cargo.

Suscribir comunicaciones

internas, únicamente de remisión de documentos y aquellas que el jefe inmediato

delegue como apoyo. No podrán emitir memorandos

con directrices, ni llamados de atención.

Abogados Regionales

Director General Subdirector Administrativo y Financiero

Subdirector Jurídico Secretarios Seccionales Abogados Regionales

Están autorizados para firmar memorandos que tengan que ver exclusivamente con la gestión

realizada en cuanto a procesos disciplinarios consultados, siempre y cuando el Secretario

Seccional correspondiente tenga conocimiento de las comunicaciones a emitir.

Funcionarios que estén obrando

como supervisores

de contrato

Director General Secretarios Seccionales Funcionarios que corresponda

Comunicaciones relacionadas con las funciones asignadas como supervisor del contrato

10.1.2. Las comunicaciones oficiales internas se manejan a través de memorandos y

aquellas de carácter externa se denominan “oficios”.

10.1.3. El Correo electrónico corporativo, la página web e intranet son medios de comunicación autorizados, sin embargo el medio de comunicación oficial que permite el control de las comunicaciones es aquella que se genera por medio del Sistema de Información dispuesto para tal finalidad (Invesflow / Invesicres).

10.1.4. Teniendo en cuenta que todos los funcionarios tienen habilitado el sistema

Invesflow, es responsabilidad de cada uno gestionar las comunicaciones allegadas a su bandeja de usuario.

10.1.5. En los memorandos en el campo del destinatario, los cargos de los funcionarios de los Seccionales deben identificar el Seccional al cual pertenecen (Ejemplo: Secretaria Seccional – Valle del Cauca, Abogado Regional - Valle del Cauca, Secretaria-Valle del Cauca)..




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10.1.6. Los memorandos internos se radican automáticamente por el sistema Invesflow una vez se firman digitalmente por el funcionario autorizado.

10.1.7. Los memorandos generados por el sistema Invesflow no se imprimen, se generan

documentos digitales con firma digital y se archivan dependiendo del objeto en su respectiva serie y Subserie. El sistema genera una copia automática para el consecutivo de comunicaciones oficiales internas, por lo que no se debe seleccionar dicha serie como sitio de archivo.

10.1.8. No se deben tratar temas de procesos diferentes en un el mismo memorando para efectos de poder garantizar la trazabilidad en el sistema. Por ejemplo si se remite una “solicitud de elementos de almacén” y en la misma se remiten “guías

imposición de correo”; en este caso, aunque los dos temas tiene que ver con el Área de Gestión Administrativa, las primeras van para el proceso de administración de bienes y las guías para el proceso de gestión documental. Dado que la

asignación en el sistema Invesflow solo puede ser para un funcionario, se estaría perdiendo la trazabilidad del funcionario al cual no se le asignó el memorando, en este caso se deben generar dos memorandos uno con cada tema.

10.1.9. Todos los funcionarios tienen habilitada la opción de proyectar memorandos, pero

solo algunos la autoridad para firmar el documento, de acuerdo con lo establecido en este manual. Una vez se firme el documento quedará registrado en el sistema. No está permitido emitir comunicaciones oficiales sin firma digital y sin radicación en el módulo INVESFLOW.

10.1.10. Los memorandos dirigidos a grupos específicos como Secretarios

Seccionales, Funcionarios del COPNIA Nacional, Profesionales de Gestión,

Abogados Regionales, o los otros que estén configurados en el sistema Invesflow, se deberán seleccionar y generar mediante el aplicativo. Todas las comunicaciones oficiales internas (memorandos), deberán ser proyectadas, firmadas y radicadas a través del aplicativo Invesflow.

10.1.11. Para la estructura de documentos se adoptan recomendaciones de la norma de Icontec N° 3393, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con las siguientes características indicadas por el Manual de Identidad Corporativa: (Ver anexo 12.5):

HOJA: En blanco ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo.

INTERLINEADO: Sencillo.

MÁRGENES: Superior 3 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm.




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DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior, a dos interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida, centrado y en negrilla.

RADICACIÓN: Se escribe a dos interlíneas de la palabra MEMORANDO, en negrilla el radicado, el cual es generado automáticamente por el sistema Invesflow.

LUGAR Y FECHA: Datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se imprime a tres interlíneas de la radicación, en orden de día, mes y año sin separar con punto.

ENCABEZAMIENTO: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el nombre del funcionario en mayúscula sostenida y negrilla, a renglón seguido, el cargo con

mayúscula inicial. A dos interlineas del cargo se ubica la preposición DE al margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) Al frente el cargo del remitente, con mayúscula inicial.

A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:), al frente se anotará la síntesis del tema del memorando, con mayúscula inicial, o el número de radicación de la comunicación a que se refiere o le dio origen

(tabular según el modelo). TEXTO: Comienza a tres interlíneas del ASUNTO. Se escribe en interlineado sencillo entre

renglones y a doble entre párrafos. El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y con la cortesía requerida. Se expresa en primera persona del singular. Se utiliza tratamiento de usted y no debe presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas, utilizar hojas en blanco. El encabezado se ubica a 2 cm del borde superior, el

número de página contra el margen derecho. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cm del borde superior. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación sólo aparezca la firma del remitente, se debe desplazar el último párrafo o parte de éste a la

última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto

(Atentamente o Cordialmente o Sinceramente), seguido por una coma. REMITENTE: El nombre del funcionario que envía el memorando se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, se escribe con mayúscula sostenida y negrilla.

LÍNEAS ESPECIALES: Anexo, si se requieren se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlíneas del firmante, se anota la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:). A

dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifica el número de folios o el tipo de anexo. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o (dos disquetes). Copia: a dos renglones del firmante o de la linea de anexos (si la hay), contra el margen

izquierdo, se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan uno en cada renglón, los destinatarios, nombre y cargo, las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad.




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IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA: A dos interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito, se anota con mayúscula fija el nombre y apellido, seguido de un guion y

la identificación del cargo de la persona que proyecta en mayúscula inicial. Si el documento requiere visto bueno de otro funcionario, se anota a dos interlineas la palabra visto bueno, seguido del nombre del funcionario bajo la misma estructura utilizada para el proyectante con las mismas características. Esta información se digita en letra Tahoma N° 8.

10.1.12. Registro de contingencia para comunicaciones oficiales Internas

En caso de que se presenten fallas en el funcionamiento de la herramienta InvesFlow y sea

estrictamente necesario, el trámite de comunicaciones internas se desarrollara por medio de los correos electrónicos institucionales autorizados para cada proceso o seccional, siguiendo los canales y lineamientos mencionados anteriormente para su proyección.

El documento será enviado vía correo electrónico dejando registro en el asunto el tema de la comunicación precedido por la palabra “memorando” con el fin de facilitar la posterior

identificación de las mismas.

10.1.13. Descripción de la actividad.

No. Nombre de la



2 Proyectar comunicación de salida

Se proyecta la comunicación a enviar, seleccionando en el sistema Invesflow la opción “INICIAR EXPEDIENTE” (En caso que sea comunicación iniciadora y no sea respuesta de una petición previa). Se diligencian los campos correspondientes en el sistema InvesFlow: destinatario, asunto, texto de la comunicación, información remitente y anexos. Se selecciona el firmante de acuerdo con los roles establecidos. Se configura la plantilla conforme la estructura normalizada de comunicaciones. Se AVANZA ACTIVIDAD y termina el trámite. (Si es el caso se delega la siguiente actividad al firmante para lo de su competencia).

Funcionario que transcribe el memorando

3 Editar comunicación (opcional)

Si el texto de la comunicación tiene errores, se edita el documento en el aplicativo InvesFlow

Proyectante

4 Firmar comunicación

El usuario responsable abre el proyecto de comunicación en el sistema InvesFlow, verifica y edita de ser necesario el contenido del documento.

Responsable de firmar




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No. Nombre de la


Si el firmante no está de acuerdo con el contenido del documento devuelve el trámite para que se realicen las correcciones del caso (vuelve a paso 3). Si se está de acuerdo con el contenido el firmante selecciona “firmar y registrar interno” en el sistema. Selecciona la firma digital a utilizar y estampa su aceptación

5 Distribuir

La distribución del documento es automática al terminar el trámite anterior por lo que cada usuario receptor debe abrir el documento En la opción “CONTROL DE LECTURA” se escoge una de las acciones a realizar: Si no es de su competencia, escogerá la opción “Reasignar Control de Lectura” para trasladar a otro funcionario la resolución del trámite.

Usuario receptor

6 Gestión y trámite de documentos

En la opción “CONTROL DE LECTURA” se escoge una de las acciones a realizar:

GESTIONAR ARCHIVAR RESPONDER

Las primeras dos opciones cerraran el expediente y la última generara el ciclo de respuesta como una nueva comunicación (paso 1, 2, 3 y 4) El expediente pasará a Fase de Archivo automáticamente cuando todos los memorandos distribuidos hayan sido leídos o gestionados. Los memorandos se cierran mediante las opciones señaladas y posterior a ello se archivan automáticamente en forma digital en el sistema

Responsable


10.2. Circulares

10.2.1. Las Circulares son comunicaciones internas o externas de carácter general

informativa o normativa con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Entidad, así como las normas generales, cambios, políticas, proposiciones, órdenes y asuntos de interés común.




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10.2.2. Las circulares solo pueden ser suscritas por el Director General, por lo tanto la Dirección General conservará dichos documentos de acuerdo con los parámetros establecidos en la Tabla de retención Documental.

10.2.3. Para la estructura de documentos se adoptan recomendaciones de la norma de Icontec N° 3234, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con las siguientes características:

Número Consecutivo: La numeración es consecutiva, única e independiente para la circular,

le antecede el año de publicación. Se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra CIRCULAR. Al inicio de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de uno

Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas del código asignado. En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y

año sin separarlo con punto. Ejemplo: Bogotá D.C, 13 de marzo de 2015.

Destinatario: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo; en mayúscula sostenida, se escribe el grupo destinatario de la circular. Ejemplo:

PARA SECRETARIOS SECCIONALES

Nota: La preposición PARA; no va seguida de dos puntos (:). Asunto: Constituye la síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras. A tres renglones

del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos. Ejemplo:

Asunto: Cambio de horario. Texto: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y a

doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. Ejemplo:

La Dirección General tiene el gusto de... Con agrado, informamos a los funcionarios del COPNIA...

Páginas siguientes:

Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social. La calidad y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.




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El encabezado se ubica de 2 a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial, está constituido por la línea

de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho. Ejemplo: Para Secretarias Seccionales del COPNIA.

El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado. En caso de que termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan

mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente. La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.

Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto. Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas después de la despedida en

mayúscula sostenida. El cargo se anota a un renglón del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.

Líneas especiales: A dos interlíneas de la línea del cargo se escriben los anexos, si los hay, y a dos renglones los datos del transcriptor.

La circular no lleva línea de copias.

10.2.4. Descripción de la actividad.

No. Nombre de la


1 Inicio del

Procedimiento

2 Proyectar

comunicación.

Se proyecta la comunicación determinando el carácter

interno o externo de la misma y siguiendo los parámetros

establecidos para su proyección.

Se configura la plantilla conforme la estructura normalizada

de comunicaciones y las necesidades del contenido de la

circular a proyectar.

Dirección General

4 Firmar

comunicación

El Director General es el único que puede suscribir

circulares, por lo tanto la actividad de firma, es de su

competencia únicamente.

Director General




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5 Distribuir

La distribución del documento será realizada por la

Dirección General mediante correo electrónico, pagina Web,

o publicación en la cartelera institucional con el apoyo del

Área de Comunicaciones.

Dirección General

/ Área de

Comunicaciones

6 Archivar

Se debe conformar una carpeta para conservar las

Circulares emitidas por la Entidad de acuerdo con los

parámetros establecidos en la Tabla de Retención

Documental.

Técnico

Administrativo de

la Dirección

General

7 Fin del

procedimiento

11. ANEXOS

11.1.1. Modelo, Libro de registro de comunicaciones de entrada

11.1.2. Modelo, Libro de registro de comunicaciones de salida

11.1.3. Modelo, Oficio persona natural

11.1.4. Modelo, Oficio persona jurídica

11.1.5. Modelo, Memorando

11.1.6. Modelo, Circular

11.1.7. Listado varios destinatarios

11.1.8. Formato, Planilla de Control recorridos mensajería Interna

12. CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Mar /03 Emisión de Manual de Archivo y Correspondencia

2 Sep. /04 Actualización del Manual de Archivo y Correspondencia

3 Sep. /07 Ajuste a estructura de Procedimientos y Sistema WorkFlow

4 Abr /08 Ajustes del proceso según implementación del Sistema WorkFlow

5 Abr/10

Ajustes establecidos en el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno realizado el 4 de noviembre de 2009. Se modificó el formato de libro de Correspondencia para que este reflejara los nombres de los destinatarios, como se informó mediante NAL-CI-2010-00520 de febrero de 2010. Además se incluyeron los modelos de los libros de Correspondencia enviada, memorandos y peticiones y reclamos, los cuales no estaban relacionados ni codificados. Se incluyó la autorización de la firma de memorandos por parte de los Abogados Regionales como se informó mediante NAL-CI-2010-00923 de marzo de 2010.




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No. Fecha Descripción del cambio o modificación

6 May/11

Actualización solicitada por el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno según acta 01-2011 (establecer en las comunicaciones el registro del radicado interno del documento al cual se hace referencia) y acta 02-2011 (aclarar en las comunicaciones quien transcribe y quien proyecta). Se aclaró que el pantallazo que se debe conservar en los consecutivos de CR en los casos de traslado es el de “Gestión de comunicación oficial recibida” el cual indica el destino del documento.

7 Mar/12

Dada la modificación de la Estructura Orgánica, la adopción de la Planta de Personal y la adopción del Manual de Funciones se actualiza el procedimiento de control de documentos: con cambio de responsables,

Se ajustan los anexos 6.6, 6.7, 6.8 y 6.9 para incluir la columna que permita ver el estado del radicado, en especial, cuando han sido anulados, para el control que debe ejercer el Área de Gestión Administrativa, dentro del proceso de Gestión Documental.

Se actualizan los anexos 6.3 y 6.4 con el membrete que refleja el sello de Certificación de Calidad del COPNIA.

Se incluyen las últimas instrucciones dadas por el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno, en especial la del memorando NAL-CI-2012-00621 del 13 de febrero de 2012.

8 Sep./12 Se incluye la autorización para que el Profesional de Gestión Administrativa firme respuestas a Peticiones y reclamos y la autorización para que el Técnico o el Auxiliar de Archivo y Correspondencia del Co Nacional puedan asignar comunicaciones.

9 Sep./15 Se modifica el procedimiento incluyendo los lineamientos del nuevo sistema de Gestión documental y sus módulos InveSicres e InvesFlow y se realiza el cambio de nombre del Procedimiento de correspondencia por Procedimiento de Trámite de Comunicaciones Oficiales.

10 Abril/16

Se modifica el procedimiento incluyendo la figura de “unidades de correspondencia”, las pautas para el diligenciamiento de sobres y paquetes, el trámite de envío de comunicaciones oficiales y todos los lineamientos necesarios para la creación y trámite de circulares. Adicionalmente se actualizaron los cargos de acuerdo al último cambio de Estructura Organizacional adoptado por la Entidad, mediante la Resolución Nacional 363 del 30 de marzo de 2016.

11 Dic./17

Se modifica el procedimiento incluyendo novedades derivadas de hallazgos de la auditoría interna y actualizando cargos. Adicionalmente se hicieron modificaciones en cuanto a cargos autorizados para firmar comunicaciones teniendo en cuenta lo aprobado en el Subcomité Interno de Archivo como consta en el acta 03 del 26 de octubre de 2017

DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ

GLORIA MATILDE TORRES CRUZ

FRANCISCO LUIS VALENCIA CARVAJAL

Profesional de Gestión Administrativa

Subdirectora de Planeación, Control y Seguimiento

Subdirector Administrativo y Financiero

ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ

NACIONAL

NAC-NACIONALDestino:

28/04/15Dia:

Núm. registro Fecha de registro Origen Asunto Resumen

Registro de entrada Pág.núm:1

Relacion: 2

Remitente

EMAIL.PQR-PQRS Email2015NAL00006644 4/28/15 4:03 AM LA INVITACIN DE ALEXANDRACARDENAS PINZON ESPERA TURESPUESTACORREO ELECTRONICO RECIBIDOEL: TUE, 28 APR 2015 04:00:34 -0500

ALEXANDRA CARDENAS PINZONA TRAVS DE LINKEDIN<[email protected]>,

EMAIL.PQR-PQRS Email2015NAL00006645 4/28/15 5:06 AM LA INVITACIN DE CSAR SNCHEZESPERA TU RESPUESTACORREO ELECTRONICO RECIBIDOEL: TUE, 28 APR 2015 05:00:25 -0500

CSAR SNCHEZ A TRAVS DELINKEDIN<[email protected]>,

EMAIL.PQR-PQRS Email2015NAL00006646 4/28/15 5:43 AM LAS 3 LLAVES MAESTRAS PARAALCANZAR EL XITO PROFESIONALCORREO ELECTRONICO RECIBIDOEL: TUE, 28 APR 2015 05:38:08 -0500

ZIGURAT <[email protected]>,





EMAIL.PQR-PQRS Email2015NAL00006649 4/28/15 6:03 AM INSCRIBASE SEMINARIO-TALLERIMPLEMENTACIN DE UNA PMOCORREO ELECTRONICO RECIBIDOEL: TUE, 28 APR 2015 06:02:05 -0500

ACIS<[email protected]

EMAIL.PQR-PQRS Email2015NAL00006650 4/28/15 7:36 AM MEJORE EL DESEMPEO DE SUSEMPLEADOSCORREO ELECTRONICO RECIBIDOEL: TUE, 28 APR 2015 07:35:48 -0500

GERENCIA GENERAL, GESTINHUMANA, GERENCIAADMINISTRATIVA<[email protected]

SICRES 103 28/04/2015,11:46:38

ANEXO 11.1

NACIONAL

Destino:

27/04/15Dia:


Registro de salida Pág.núm:1

Relacion: 0

NAC-NACIONAL2015NAL00002677 4/27/15 9:45 AM Expediente: EXP2015/012790

NAC-NACIONAL2015NAL00002678 4/27/15 2:31 PM Respuesta PQRS - Ref.Exp.:EXP2015/012742

NAC-NACIONAL2015NAL00002679 4/27/15 4:35 PM Expediente: EXP2015/009547










SICRES 203 28/04/2015,11:54:34

ANEXO 1.2

NACIONAL

Destino:

27/04/15Dia:


Registro de salida Pág.núm:2

Relacion: 0

DILIGENCIA: SE HAN RECIBIDO TODOS LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS EN ESTA HOJA

Fdo.:

SICRES 203 28/04/2015,11:54:34

ANEXO 1.2

Bogotá, xx de xxx de 2017 *Ciudad y fecha de remisión Señor *(también se puede utilizar Doctor, Ingeniero, etc. solo uno) NOMBRES Y APELLIDOS *(Mayúsculas sostenidas) Cargo del funcionario Entidad * si la tiene o si el destinatario es en representación de ella Dirección Ciudad Asunto: Mayúscula inicial y en negrilla *(Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada con el mínimo de palabras y debe visualizarse los datos de trazabilidad) Estimado señor: (también se puede utilizar Doctor /Ingeniero, etc. solo uno y se puede utilizar cualquier tipo de saludo corto, siempre y cuando conserve la cortesía) Para cualquier texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe utilizarse el tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto dejar doble espacio. Las páginas subsiguientes llevan el mismo formato de la página inicial, el número de hoja va en el margen superior derecho. El píe de página es personalizado de acuerdo con la sede o Seccional. El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario que firma la comunicación debe ir en negrilla. Cordialmente, NOMBRES Y APELLIDOS Cargo del funcionario Anexo: *Se enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplos sin comillas y en Mayúscula Inicial “Uno (10 hojas)” o “Tres (dos disquetes y un cheque)” Copia: NOMBRE - Cargo y Empresa* si lo tiene Proyectó: NOMBRES Y APELLIDOS - Cargo * De igual forma para los demás colaboradores

ANEXO 11.3

Personalizado de acuerdo con la sede o Seccional e incluir el logo de certificación de calidad aprobado

Bogotá, xx de xxx de 2017 *Ciudad y fecha de remisión Señores ENTIDAD DESTINATARIA *(Mayúsculas sostenidas) Atención señor XX XX *depende del título del interesado identificado y si se dispone de ésta información / Mayúscula Inicial Cargo del funcionario * si la tiene en Mayúscula Inicial Dirección Ciudad Asunto: Mayúscula inicial y en negrilla *(Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada con el mínimo de palabras y debe visualizarse los datos de trazabilidad) Estimados señores: * Se puede utilizar cualquier tipo de saludo, siempre y cuando conserve la cortesía Para cualquier texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe utilizarse el tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto dejar doble espacio. Las páginas subsiguientes llevan el mismo formato de la página inicial, el número de hoja va en el margen superior derecho. El píe de página es personalizado de acuerdo con la sede o Seccional. El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario que firma la comunicación debe ir en negrilla. Cordialmente, NOMBRES Y APELLIDOS Cargo del funcionario Anexo: *Se enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplos sin comillas y en Mayúscula Inicial “Uno (10 hojas)” o “Tres (dos disquetes y un cheque)” Copia: NOMBRES Y APELLIDOS - Cargo y Empresa* si lo tiene Proyectó: NOMBRES Y APELLIDOS - Cargo * De igual forma para los demás colaboradores

ANEXO 11.4


MEMORANDO

Bogotá, xx de xxx de 2017 *Ciudad y fecha de remisión PARA: NOMBRE DEL FUNCIONARIO (EN MAYUSCULAS) Cargo del funcionario DE: Cargo del funcionario que remite el memorando ASUNTO: Descripción breve del tema a tratar en el memorando El texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe utilizarse el tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto dejar doble espacio. El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario que firma la comunicación debe ir en negrilla. Cordialmente, NOMBRES Y APELLIDOS Anexo: *Se enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplos sin comillas y en Mayúscula Inicial “Uno (10 hojas)” o “Tres (dos disquetes y un cheque)” Copia: NOMBRE - Cargo y Empresa* si lo tiene Proyectó: NOMBRES Y APELLIDOS - Cargo * De igual forma para los demás colaboradores

ANEXO 11.5


CIRCULAR

001-2017

Bogotá, xx de xxx de 2017 *Ciudad y fecha de remisión PARA SECRETARIOS SECCIONALES Asunto: Cambio de horario. La Dirección General tiene el gusto de... Número Consecutivo: La numeración es consecutiva, única e independiente para la circular, le antecede el año de publicación. Se escribe de dos a tres interlíneas de la palabra CIRCULAR. Al inicio de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de uno VDVBD de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas del código asignado. En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y VDVB con punto. Ejemplo: Se inicia de tres a cuatro interlíneas del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y a doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se DVD interlineación de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del DG en primera DG. Cordialmente, NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Anexo: *Se enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplos sin comillas y en Mayúscula Inicial “Uno (10 hojas)” o “Tres (dos disquetes y un cheque)” Proyectó: NOMBRES Y APELLIDOS - Cargo * De igual forma para los demás colaboradores

ANEXO 11.6


EMPRESA NOMBRE CARGO *ENTREGADO

DESTINATARIOS

* Espacio para firma y/o sello de recibido en caso de entrega personal; cuando la entrega se realiza por correo certificado se debe relacionar el número de la guía con el que fue remitido, de lo contrario colocar visto bueno de entrega una vez se haya realizado el envio de la comunicación.

LISTADO DE DESTINATARIOS

RADICADO:

ASUNTO:

ANEXO 11.7

PLANILLA No.: ______________Sede / Seccional

FECHA : ___________________

Nombre Mensajero:NOMBRE DESTINO (PERSONA

/ EMPRESA / SEDE / SECCIONAL / ÁREA)

ASUNTO DEL TRÁMITE DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS O RADICADOS ENTREGADOS

GASTOS DE MOVILIZACIÓN

HORA LLEGADA

HORA SALIDA

FIRMA / SELLO DE QUIEN RECIBE

INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO DE LA PLANILLA Se deberá exigir la firma o sello del funcionario encargado inmediatamente se reciba el documento Esta planilla no se podrá dejar en ninguno de los sitios con el fin de que se realicen las firmas con posterioridad Ésta planilla se deberá entregar al finalizar la jornada o a más tardar a primera hora al profesional de gestión administrativa o al secretario seccional según sea el caso En la casilla de hora deberá registrarse la hora de entrega real del documento En los casos de entrega de correspondencia se deben registrar uno a uno los radicados que se entregan, en caso de tratarse de traslado de expedientes se deberá registrar el radicado del memorando remisorio En el caso que se envíen elementos o equipos del Seccional a la sede Nacional o viceversa o de almacén a puntos de mantenimientos, se debe registrar el número de placa o serial de los mismos.

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA

PLANILLA DE CONTROL RECORRIDOS MENSAJERÍA INTERNA

ANEXO 11.8

Verificado: ________________ Página 1 de 1GD-fr-12

v.1 Sep.14

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