Actividad 1. Diagnóstico preliminar GAAD_U2_A1_RIGM

En esta actividad elaborarás un diagnóstico preliminar que señale los puntos principales a considerar para realizar una auditoría en una PyME.

Acude a una pequeña o mediana empresa de tu localidad y realiza una investigación sobre su proceso administrativo.

Con la información obtenida, realiza un diagnóstico sobre los problemas de las etapas del proceso administrativo encontrados en la PyME.

Al finalizar guarda tu documento con la siguiente nomenclatura GAAD_U2_A1_XXYZ. Envíalo a la sección de Tareas y espera retroalimentación de tu Facilitador(a).

Empresa a investigar

Nombre de la empresa

Laboratorio de Diagnostico y Refacciones Automotrices reparación de vehículos

Domicilio:

Calle Rep. de Costa Rica N°160 Colonia, Centro Ciudad Cd. México tel.(55)59720749

Municipio Distrito Federal Código postal 15100

Nombre del propietario/representante legal

Martha Elvia Estrada Ramos

Giro comercial de la empresa

Compra , Venta de Refacciones Automotrices y reparación de vehículos

Sector al que pertenece

Comercial

Número de empleados

10 Empleados (2 Empleados de Mostrador, 2 Almacenistas, 4 Mecánicos, 2 Supervisores)

Departamento a investigación de una Auditoria Interna

Suspensión y dirección (taller)

JEFE DEL DEPERTAMENTO

SR. LUCIANO GARCIA

PROCESO ADMINISTRATIVO DE SUSPENSIÓN Y DIRECCION

Empresa dedicada a la compra, venta, comercialización y distribución de partes automotrices en materia de suspensión y dirección.

Su proceso administrativo está compuesto por la fase mecánica y la dinámica de esta forma:

La fase Mecánica comprende la parte de la planeación y se trata más o menos de que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, objetivos

y la otra parte es la organización en esta fase se define como sé van a realizar los planes, los programas, objetivos y se cuenta con los organigramas, recursos y funciones de cada área.

En la parte Dinámica se lleva a cabo lo que es la dirección que se encarga de ver que se realizan las tareas y para ello cuenta con la supervisión, liderazgo, comunicación, y motivación

después, tenemos el control que es el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, como se hizo, y comparar.

JEFE DE

DEPARTAMENTO

RESPONSABLE

ADMINISTRATIVO

EMPLEADO DE

MOSTRADOR

RESPONSABLE

OPERATIVO

ALMACEN

REFACCIONES

4 MECÁNICOS

ESPECIALISTAS

EMPLEADO DE

MOSTRADOR

ALMACEN MATERIA PRIMA

PROCESO ADMINISTRATIVO EN DETALLE:

Podemos decir que en la fase mecánica se llevan a cabo estas actividades:

Planeación:

Propósitos, objetivos, estrategias, políticas, programas, presupuestos, procedimientos.

Organización:

División del trabajo y de la coordinación; jerarquización, departamentos, descripción de funciones.

Y en la fase Dinámica:

Dirección:

Toma de decisiones, integración, motivación, comunicación, y supervisión

Control:

Establecimiento de estándares, medición, retroalimentación y corrección.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

Dentro del departamento de Suspensión y Dirección se encontraron pequeños detalles y claro dentro de la información a la que pude tener acceso en esta visita

En las etapas de Organización y Control

En la etapa de Organización, la división y distribución de funciones que tienen establecida observe que no es la más adecuada pues hay personal que tiene pocas actividades y hay quienes tienen más, además de que las actividades no son regularmente supervisadas

Etapa de Control: en esta etapa por lo que pude observar y escuchar, continuamente el personal administrativo reporta las situaciones que observan y que están mal o pueden llegar a afectar a sus actividades diarias o las actividades de otra área, pero el problema es que regularmente no se les da continuidad y esto general desinterés en el personal y se han llegado a reportar situaciones que pudieron evitar.

Por otro lado en la parte de la Planeación

Los niveles no están bien definidos en su organigrama, pues está el Gerente General, Gerente de Operaciones y después varios supervisores que se encargan de cada área, hasta esta parte todo está bien, en la porque en la parte operativa todo fluye, pero en la parte administrativa, el personal no está bien identificada, ya que la mayoría de ellos son personas con nivel de estudios medio, y no tienen habilidad de toma de decisiones siempre están a la deriva.

Pienso que el problema que se tiene es en el área administrativa, pues ellos realizan su trabajo prácticamente como creen que está bien.

Y los Gerentes se han enfocado a la parte operativa, que aunque marcha bien, pienso que están detenidos porque no fluye el circulo pues la empresa es un todo, no solo la parte operativa. Bueno esto solo una parte de lo que pude observar y de lo que pude escuchar de empleados.