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Fundamentos de bases de datos

Fundamentos de bases de datos MÓDULO II. LA TECNOLOGÍA COMO MEDIO PARA EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Introducción a las bases de datos Redundancia e integridad. Excel y bases de datos Interpretación y análisis de la información en Excel Definición de indicadores en Excel


MÓDULO II. LA TECNOLOGÍA COMO MEDIO PARA EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Este módulo pretende presentar el significado real del procesamiento de la información principalmente a través de sistemas de bases de datos. Para esto se abordan los siguientes temas:

Introducción a las bases de datos Redundancia e integridad. Excel y bases de datos Interpretación y análisis de la información en Excel Definición de indicadores en Excel

El módulo pretende ser práctico por lo que se desarrollan actividades en Excel, la intensión de esta herramienta no es profundizar en su uso, sino servir de medio para comprender conceptos del procesamiento de la información.

Introducción a las bases de datos Una base de datos es una colección de datos organizados y almacenados de forma segura que ofrece herramientas para el acceso y consulta de la información. Típicamente las bases de datos se organizan en archivos de información relacionada a una entidad del mundo real, comúnmente estos archivos son llamados tablas que están conformadas por registros o filas y cada uno de éstos por campos o columnas1. Un ejemplo de tabla puede ser la tabla CLIENTES, los campos o columnas de esta tabla pueden ser: nombre del cliente, apellido del cliente, número de identificación, tipo de identificación, género, estado civil, fecha de nacimiento y fecha de registro como cliente. Un ejemplo de registro de esta tabla puede ser: 1 DATE. C.J. Introducción a los sistemas de bases de datos. Volumen 1. Quinta Edición. ADDISON – WESLEY. Delaware (EE.UU.). 1993. Pág. 3 - 14.

Fundamentos de bases de datos TABLA: CLIENTES REGISTRO 1:

Nombre José David Apellidos Lozano Forero Número Identificación

78.654.345

Tipo Identificación Cédula Género Masculino Estado civil Soltero Fecha de nacimiento

12/Junio/1968

Fecha de registro 15/Noviembre/2008 a las 12:01:45

La tabla con varios registros podría ser:

Nombre Apellidos Núm. Ident. Tipo Ident. Género Estado

civil

Fecha de nacimien

to

Fecha de Registro

José David

Lozano Forero 78.654.345 CC Masculino Soltero 12-Jun-68

15-Nov-08

12:01:45

Danna Isabella

Pérez Gutiérrez 52.567.345 CC Femenino Casada 12-Jun-78

15-Nov-08

15:09:56

Sara Juliana

López Ramírez 52.456.293 CE Femenino Separada 12-Sep-

70

12-Nov-08

8:34:23

Luisa Fernanda

Rodríguez Fonseca

12.154.345.678 TI Femenino Soltera 12-Sep-

82 10-Oct-08 20:32:00

Las operaciones que pueden ser realizadas para la MANIPULACIÓN sobre los datos, por parte del sistema de bases de datos, son:


Insertar nuevos registros en una tabla. Borrar nuevos registros en una tabla. Actualizar campos específicos de una tabla con nueva información. Consultar registros de una tabla con base en diferentes criterios y

utilizando operaciones de conjuntos, ya que una tabla puede ser vista como un conjunto de datos. Por estas operaciones entendemos a la unión, intersección, diferencia, etc.

Estas operaciones en la mayoría de sistemas de información se realizan mediante un lenguaje, llamado SQL o lenguaje de consultas estructuras (traducción del inglés de Structured Query Language). Este lenguaje también maneja operaciones de DEFINICIÓN de las mismas tablas como:

Crear y borrar tablas. Alterar la estructura de una tabla para incluirle nuevos campos o

elementos. Borrar todos los datos de una tabla simultáneamente.

SQL es un lenguaje universal de las bases de datos que, en conclusión, ofrece dos clases de operaciones, operaciones de manipulación DML (Data manipulation lenguaje) y operaciones de definición o DDL (Data definition lenguaje). El DDL requiere que las tablas sean definidas a través de metadatos. Los metadatos hacen referencia a la información que caracteriza cada columna de una tabla y a la tabla en sí misma, como: el tipo de datos que va a almacenar una tabla, la longitud de cada campo, si es el campo tiene información que siempre debe existir o puede ser opcional, si el campo hace parte de las columnas que permiten identificar unívocamente a cada registro. Sobre los tipos de datos y en concordancia con lo que se presentó en el módulo anterior, en una base de datos pueden existir datos de los siguientes tipos:

Numéricos: Datos cuya representación es realiza por medio número enteros.

Decimales: Datos cuya representación se realiza por medio de número reales.


Alfabéticos: Datos cuya representación se realiza por medio de las letras del alfabetos y algunos símbolos especiales como el punto, la coma, el punto y coma, etc.

Alfanuméricos: Datos cuya representación es la mezcla de caracteres numéricos y alfabéticos.

Binarios: Datos cuya representación solo permite dos opciones 1 o 0, si o no, verdadero o falso.

Blobs: Es un tipo de dato que permiten almacenar campos muy grandes como gráficos y sonidos.

Fechas: Datos que representan fechas y horas.

Cada campo tiene una longitud o precisión determinada, esta característica le indica al sistema de base de datos la longitud del campo o el nivel de detalle que almacenará. Por ejemplo, el nombre es un campo de tipo alfabético de longitud 50, es decir, permitirá almacenar hasta 50 caracteres. La cédula es una número con precisión 9 es decir permite el almacenamiento de datos de hasta 9 nueve dígitos, la fecha de nacimiento es de tipo fecha con precisión de días, es decir la fecha contiene información hasta el día mientras que la fecha de registro es una fecha con precisión de segundos es decir almacena hasta la hora (incluidos los segundos) en la que se realiza el registro. Otro metadato es si la columna es o no requerida. Para nuestro ejemplo de cliente, nótese que obligatoriamente cada registro, para que tenga sentido, debe tener información sobre: Nombre, Apellidos, Número Identificación, Tipo Identificación y Fecha de registro. Pero las columnas Género, Estado civil y Fecha de nacimiento pueden ser opcionales. Finalmente, otro de los metadatos más comunes es si el campo hace parte de los campos que identifican unívocamente cada registro. Una característica requerida para las tablas es que tengan definidos campos que hagan que cada registro sea único, estos campos son llaves y tienen el mismo sentido que la información que identifica a las entidades del mundo real2, por ejemplo, en el caso de las personas su tipo de documento y su número de documento de identidad, por lo que podríamos decir que en la tabla clientes estos dos campos son parte de la llave del registro. Es posible a nivel de base de datos invertarse llaves artificiales que identifiquen el registro, como por ejemplo un código de cliente. 2 Ibid. Date. Pág. 270.

Fundamentos de bases de datos En la siguiente tabla se resumen los principales metadatos de la tabla cliente. Dato Tipo de Dato Precisión Requerido Llave Nombre Alfabético 50 Si No Apellidos Alfabético 70 Si No Número Identificación Numérico 12 Si Si Tipo Identificación Alfabético 2 Si Si Género Alfabético 8 No No Estado civil Alfabético 11 No No Fecha de nacimiento Fecha Día No No Fecha de registro Fecha Segundos Si No La definición de las llaves es esencial en las bases de datos porque es a través de estas que se pueden relacionar las diferentes tablas. Además obsérvese que las llaves siempre son campos requeridos.

Redundancia e integridad En la anterior sección mencionábamos que un sistema de bases de datos está compuesto por tablas que representan datos organizados que referencian una entidad o suceso del mundo real (clientes, direcciones, vendedores, productos, ventas, etc.). Estas entidades están interrelacionadas de tal manera que la generación de información es posible mediante el sistema de base de datos. Por ejemplo, un sistema que tenga una tabla de clientes, una tabla de ventas y una tabla de productos, podría responder preguntas como:

1. Cantidad de clientes en un periodo determinado. 2. Consumo de productos. 3. Nivel de venta por productos. 4. Principales productos consumidos por género de cliente.

Supongamos que las tablas de clientes, productos y ventas tienen la siguiente estructura: CLIENTES Dato Tipo de

Dato Precisión

Requerido

Llave Ejemplos

Fundamentos de bases de datos Nombre Alfabético 50 Si No Danna Apellidos Alfabético 70 Si No Forero Número Identificación Numérico 12 Si Si 53.765.245

Tipo Identificación Alfabético 2 Si Si

CC (Cédula) CE (Cédula Extranjería) TI (Tarjeta Identidad) PP (Pasaporte)

Género Alfabético 8 No No Masculino Femenino

Estado civil Alfabético 11 No No

Casado Soltero Viudo Separado Unión Libre

Fecha de nacimiento Fecha Día No No 20/Junio/1967

Fecha de registro Fecha Segundo

s Si No 12/Noviembre/2008 12:45:32

Suceso real representado: Registro del cliente durante una compra. Se ingresa la información personal del cliente Danna Forero identificada con CC 53.765.245, el 12 de Noviembre de 2008 a las 12:45:32. PRODUCTOS Dato Tipo de

Dato Precisión Requerido Llave Ejemplos

Código Numérico 12 Si Si 452534 Nombre Alfanumérico 70 Si No Arroz

Presentación Alfabético 12 Si No

Paquete Cajas Bolsa Bulto Botella

Unidad de medida Alfabético 10 Si No

Libras Mililitros Litros Kilos

Medida Numérico 8 Si No 2

Marca Alfanumérico 20 No No

Diana Roa Casanare Supremo


Costo Decimal

10 enteros 2 decimales

Si No $1500,00

Precio Decimal

10 enteros 2 decimales

Si No $1800,00

Fecha de registro Fecha Segundos Si No 12/Noviembre/2008

12:45:32 Suceso real representado: Registro de un producto para la venta. Arroz en bolsa por dos kilos marca Roa registrado el 12 de Noviembre de 2008 a las 12:45:32 con código 452534. VENTAS Dato Tipo de

Dato Precisión

Requerido

Llave Ejemplos

Código Venta Numérico 12 Si Si 345662 Código de Producto Numérico 12 Si Si 452534

Tipo Identificación Cliente

Alfabético 2 Si Si CC

Número Identificación Cliente

Numérico 12 Si Si 53.765.245

Cajero Numérico 8 Si No 23423 Cantidad Vendida Numérico 20 Si No 3

Fecha de registro Fecha Segundo

s Si Si 12/Noviembre/2008 10:30:32

Suceso real representado: Compra realizada por el cliente Danna Forero de 3 bolsas de arroz por dos kilos marca Roa el 12 de noviembre de 2008 a las 10:30. Transacción atendida por el cajero 23423.

Fundamentos de bases de datos Observe el suceso asociado a la tabla de ventas. ¿Cómo sabemos que la compra fue realizada por el cliente Danna Forero, si la tabla de ventas solo indica que la compra fue realizada por el cliente identificado con CC 53.765.245? o ¿Cómo sabemos que la compra fue de arroz Roa por 2 kilos, si la tabla solo indica una compra del producto 452534? La respuesta a estas preguntas es posible porque el sistema de base de datos debe ir y a la tabla de clientes y productos e identificar el cliente y producto de acuerdo con la llave de estas tablas. Por esta razón es importante que las tablas tengan bien definidas sus llaves para que puedan ser relacionadas por otras y así el sistema logre identificar y describir correctamente los sucesos del mundo real. Por ejemplo, si quisiéramos saber exactamente quién es el cajero que atendió a este cliente, necesitaríamos de una tabla de CAJEROS cuya llave debe ser el código del cajero, adicionalmente en esta tabla debe existir un registro para el cajero 23423. Si no existiera este cajero, se dice que hay una inconsistencia en la integridad referencial entre la tabla de VENTAS y la tabla de CAJEROS. Los sistemas de bases de datos deben ser diseñados de tal manera que se minimice el riesgo de inconsistencias a nivel de integridad referencial, para esto SQL permite definir restricciones a nivel de las tablas, como esta clase de relaciones que en SQL son llamadas llaves foráneas. Una tabla con una llave foránea exige que la información que está siendo insertada se encuentre previamente registrada en la tabla de la que se depende3. Por ejemplo, si se está registrando la venta y no existe el cajero 23423, el sistema no permitirá registrar este movimiento hasta que se registre en la tabla CAJEROS el registro correspondiente a esta llave. Otra característica importante en las bases de datos es que se debe minimizar la redundancia de información (información repetida), se podría pensar en que la tabla de VENTAS se almacenara la información del cliente, es decir, la tabla sería algo como lo siguiente: Dato Tipo de

Dato Precisión Requerido Llave Ejemplos

Código Venta Numérico 12 Si Si 345662 Código de Producto Numérico 12 Si Si 452534

3 Ibid. Date. Pág. 275.

Fundamentos de bases de datos Tipo Identificación Cliente

Alfabético 2 Si Si CC

Número Identificación Cliente

Numérico 12 Si Si 53.765.245

Cajero Numérico 8 Si No 23423 Cantidad Vendida Numérico 20 Si No 3

Fecha de registro Fecha Segundos Si Si 12/Noviembre/2008

10:30:32 Nombre Cliente Alfabético 50 Si No Danna

Apellidos Cliente Alfabético 70 Si No Forero

Género Cliente Alfabético 8 No No Masculino

Femenino

Estado civil Cliente Alfabético 11 No No

Casado Soltero Viudo Separado Unión Libre

Fecha de nacimiento Cliente

Fecha Día No No 20/Junio/1967

Sin embargo nótese que si el cliente realiza 100 compras tendremos la información repetida 100 veces. Esto desde el punto de vista de almacenamiento es ineficiente y adicionalmente, si el cliente cambia, por ejemplo de estado civil, el cambio se debe reflejar en todos los registros asociados a él en la tabla de VENTAS, siendo esta operación más compleja. Por esta razón es que solo se incluye la llave del cliente en la tabla de VENTAS para optimizar el espacio y garantizar que un cambio en la información del cliente se refleje de manera inmediata en todas aquellas tablas en donde esté relacionado. En diseño de bases de datos, garantizar que una tabla no tenga información redundante, se logra a través de un proceso llamado de normalización. La normalización pretende disminuir la redundancia de la información al máximo, generando nuevas tablas y relaciones entre estas. Existen seis formas normales, siendo las tres primeras las que generalmente son necesarias para garantizar la no redundancia de la información. Una breve introducción de las tres primeras se presenta a continuación4: 4 Ibid. Date. Págs. 522 – 529.


1. Primera forma normal (1FN). Se dice que una tabla está en primera formal normal si cumple las siguientes condiciones:

Cada columna es atómica. Es decir cada columna toma un único valor. Por ejemplo una columna llamada Teléfonos que almacena el teléfono fijo y el teléfono celular, sebe ser reemplazada por dos columnas una teléfono fijo y otra teléfono celular.

La tabla tiene una llave primaria, es decir, alguno o algunos atributos permiten identificar unívocamente cada registro.

2. Segunda forma normal (2FN). Una relación está en 2FN si está en

1FN y si los atributos que no forman parte de de la llave dependen de forma completa de ésta. Es decir que no existen dependencias parciales. Este es el caso que presentábamos en el ejemplo de la tabla de ventas que incluía la información del cliente. Aunque la información del cliente está relacionada con la venta, realmente esta información personal depende solo del cliente, por lo que debe ser parte de una tabla diferente.

3. Tercera forma normal (3FN). Una relación está en 3FN si está en

segunda forma normal y si cada columna que no hace parte de la llave depende directamente de la llave primaria y no transitivamente de está. Un ejemplo de esta forma normal puede ser el siguiente:

LISTA DE PRECIOS

Año Código Producto

Precio Autorizado por (Código Empleado)

Área Autorizador

Fecha de Registro

2008 10121475 $15.400

145265 Mercadeo 15/Nov/2007

2008 11201256 $3.000 102356 Contabilidad 10/Nov/2007


2008 10125689 $25.000


2008 10455263 $45.000


El suceso del mundo real que se representa es el registro de cada precio de un producto por parte de un empleado identificado por un código que pertenece a un área de la empresa. En este caso se puede ver que la llave de la tabla está compuesta por el año y el código del producto. Aunque hay un área que autoriza la definición de este precio, realmente se puede ver que el área depende del empleado que autorizó, es decir, el área que autoriza depende del año y código del producto pero a través del empleado. Esta dependencia transitiva debe eliminarse generando dos tablas relacionadas por el código de empleado, la columna área autorizador debe ser parte de la tabla empleado.

Nótese que el proceso de normalización parte de una propuesta de tablas de base de datos y a través de reglas definidas refina el modelo identificando las tablas y sus relaciones necesarias. Gráficamente es posible representar las tablas y sus relaciones, ofreciendo de esta manera una visión general de la base de datos. El diagrama utilizado es el diagrama físico de la base de datos. En este diagrama las tablas son representadas mediante rectángulos y las relaciones entre éstas mediante líneas con terminaciones con un significado especial (Se debe tener en cuenta que las relaciones tienen un significado bidireccional), así: Relación Descripción

Fundamentos de bases de datos Esta relación indica una relación 1 a 1, es decir, una relación de esta

naturaleza entre tablas indica que cada registro de una tabla es detallado mediante otro registro de la otra tabla. A manera de ejemplo, supongamos que tenemos una tabla de información comercial del cliente, llamada REFERENCIAS COMERCIALES que tiene los siguientes campos: REFERENCIAS COMERCIAL

Esta tabla tendrá una relación 1 a 1 con la tabla de CLIENTES, indicando que cada cliente tiene una referencia comercial y que cada REFERENCIA COMERCIAL es exclusiva de un cliente. Su representación gráfica es así:

Número Identificación Número de identificación del cliente

Nombre Referencia Personal

Persona indicada como referencia personal

Dirección Referencia Personal

Dirección de la referencia personal

Teléfono Referencia Personal

Teléfono asociado a la referencia personal

Nombre Referencia Comercial

Persona indicada como referencia personal

Dirección Referencia Comercial

Dirección de la referencia personal

Teléfono Referencia Comercial

Teléfono asociado a la referencia personal

Nombre Referencia Bancaria

Nombre del Banco

Dirección Referencia Bancaria

Dirección de la referencia bancaria

Teléfono Referencia Bancaria

Teléfono asociado a la referencia bancaria

Producto con el banco Número de Producto contratado con el Banco.


Esta línea indica una relación 1 a muchos. Por ejemplo la relación entre la tabla de productos y ventas. La tabla de VENTAS relacionará varios productos y cada producto relacionado en un registro de la tabla de VENTAS hace referencia a un único producto definido en la tabla de PRODUCTOS, por lo que su representación se realizaría de la siguiente manera:

La línea vertical representa una relación que es obligatoria, mientras que el círculo representa una relación opcional. Supongamos que tenemos el siguiente diagrama:

Este diagrama se interpreta de la siguiente manera: 1. Un cliente puede tener una referencia comercial (opcionalidad). 2. Una referencia comercial debe referenciar un cliente existente. Otro ejemplo puede ser:

Un producto puede ser vendido en varias ocasiones y las ventas deben relacionar un producto existente de la base de datos.

Esta línea indicaría una relación muchos a muchos, sin embargo, este tipo de relación debe ser representada en una tabla para que se almacene toda la información que surge de esta relación. Analicemos el siguiente diagrama:

Este diagrama representa la relación que se da en la empresa entre los


clientes y los productos, es decir las ventas. Como hemos visto en el ejemplo que hemos desarrollado, la tabla de ventas precisamente relaciona productos con clientes e incluye toda la información relevante a esta relación como la cantidad de producto comprado, el vendedor, etc.

En síntesis el diagrama que representaría el ejemplo que hemos venido desarrollando es el siguiente:

Figura 1. Diagrama Físico de una base de datos. Lograr un modelo físico de base de datos requiere de una adecuada experiencia y de conocimiento en el modelamiento de las bases de datos, que se escapa al alcance definido para este curso. La labor que en compañía de un ingeniero se debe desarrollar para modelar adecuadamente una base de datos se puede resumir en las siguientes actividades:

1. Levantamiento de información.


2. Identificación de requerimiento de la base de datos. 3. Identificación de entidades del mundo real de las que se debe

almacenar la información. En general pueden ser los sustantivos principales mencionados en los requerimientos: clientes, empleados, ventas, compras, etc.

4. Identificación de los atributos de las entidades que deben ser almacenados, de acuerdo con los requerimientos. Por ejemplo: del cliente se registra durante la venta: su nombre, apellidos, dirección, teléfono.

5. Identificación de relaciones entre las entidades del mundo real. En general son los verbos o acciones que conectan los sustantivos. Por ejemplo un cliente compra productos, un cliente es atendido por unos empleados, un cliente tiene una referencia comercial, los productos se venden a los clientes, etc.

1. Identificación del tipo de relación, cardinalidad (1 a 1, 1 a muchos, muchos a muchos) y de la obligatoriedad u opcionalidad de ésta.

2. Generación de un diagrama denominado, diagrama Entidad Relación. En donde las relaciones se presentan como rombos y las entidades como rectángulos, cada uno debidamente etiquetados y descritos con la información identificada en los puntos anteriores. Por ejemplo:


Figura 2. Diagrama E/R de una base de datos.

3. Análisis del diagrama Entidad – Relación para:

Eliminar las relaciones muchos a muchos, creando las nuevas entidades.

Realizar el proceso de normalización. Eliminar las relaciones que esté repetidas o que sean

redundantes del diagrama. 4. Generación del modelo físico de la base de datos. 5. Definición de la metadata de cada tabla. 6. Desarrollo del código para la creación de la base de datos,

utilizando el lenguaje SQL. 7. Instalación de la base de datos. 8. Pruebas de la base de datos mediante SQL.

Hasta este punto se puede observa que el levantamiento de información permite llegar hasta la construcción de la base de datos, de esta manera se debe garantizar que la base de datos satisfaga las necesidades del negocio.

Fundamentos de bases de datos Es importante que comprenda el proceso que se debe realizar de manera integral ya que durante su desarrollo profesional seguramente se verá involucrado en la fase de levantamiento de la información, la definición de los requerimientos y las pruebas del sistema. Además que deberá utilizar herramientas como Excel y de bases de datos caseras como Access para realizar procesamientos de información, que de igual manera deben ser completos para garantizar que se dispone de información de calidad. Para concluir esta sección, se debe recordar que la base de datos es solo uno de los componentes del sistema de información, porque si el sistema fuera únicamente la base de datos, los usuarios deberían saber SQL para manipular la información y esto es no es viable. El sistema de información, junto con la base de datos está conformado por aplicaciones que permiten la entrada y la salida de la información mediante formas de uso común por los usuarios como aplicaciones Windows u orientadas a Internet en las que los usuarios a través del teclado, Mouse y botones en pantalla pueden manipular la información de la base de datos. Estas aplicaciones transforman las peticiones de los usuarios en código SQL que envían a la base de datos, la base de datos ejecuta y envía los resultados a la aplicación para que esta lo presente en forma de tablas o registros por pantalla, los almacene en formatos más conocidos por los usuarios como archivos de texto o de Excel, los imprima, los grafique, etc.

Excel y bases de datos Los sistemas especializados en el manejo de bases de datos son denominados motores o manejadores de bases de datos. las características técnicas que debe cumplir un sistema de este tipo, de acuerdo con Date5, son:

1. Permitir la definición de datos a través de un lenguaje de definición de datos o DDL.

2. Permitir la manipulación de datos a través de un lenguaje de manipulación o DML.

3. Ofrecer características de seguridad e integridad de los datos, el motor debe ser el único medio de acceso a la información de la

5 Ibid. DATE. Pág. 43 – 46.


base de datos y éste debe ser capaz de controlar la integridad de los datos mediante restricciones como las llaves primarias.

4. El sistema de base de datos debe permitir la recuperación de los datos ante eventos en los que se requiera devolver completamente el procesamiento realizado. Por ejemplo, supongamos que un evento del mundo real es realizar una transferencia de fondos entre dos cuentas, el proceso que se intentará realizar es restar del saldo de una cuenta una cantidad de dinero para sumárselo a otra. El sistema inicia la resta, pero si detecta un problema como que la cuenta destino está bloqueada, debe devolver la resta realizada para que la información siga siendo consistente. Esta clase de operaciones en bases de datos se denomina rollback. Cuando la operación se confirma y es exitosa se dice que el sistema hace commit.

5. El sistema de bases de datos permite la concurrencia de usuarios. Esta clase de sistemas están diseñados de tal manera que permite a múltiples usuarios consultar información consistente y garantiza que operaciones que afectan a los mismo datos se realicen consistentemente. En el ejemplo anterior de la transferencia, cuando se realiza la resta, el sistema de base de datos debe ser capaz de bloquear este registro para validar que el monto a restar sea inferior al saldo de la cuenta, si lo es resta y sino indica que el saldo es insuficiente. En caso que otro proceso simultáneamente intente tomar la misma cuenta para realizar otra transferencia encontrará el registro bloqueado, esperará a que la otra transacción termine y el sistema automáticamente tratará de realizar la nueva transacción. El sistema siempre tratará de garantizar que la información se mantenga coherente.

6. Diccionario de datos. El sistema de bases de datos permite el mantenimiento y consulta de los metadatos de los objetos del sistema. Recordemos que los metadatos son los datos sobre objetos de la base de datos, por ejemplo para los campos de las tablas su tipo de datos, si es parte de la llave o no, si es requerido u opcional, etc.

7. El motor de base de datos debe ser capaz de ejecutar las operaciones de la forma más óptima posible y debe ofrecer herramientas para mejorar las respuesta del sistema.

En términos precisos herramientas como Excel o Access no pueden ser consideradas como manejadores de bases de datos pues no cumplen muchas de las características que técnicamente deben tener esta clase de

Fundamentos de bases de datos sistemas. Realmente esta clase de herramientas se especializan en el procesamiento de datos y pueden ser utilizadas para analizar pequeños volúmenes de información. En general los costos de un manejador de bases de datos son altos, por lo que puede ser una restricción para que empresas pequeñas puedan montar un sistema de información con bases de datos y aunque existen motores con licenciamiento de software libre como MySQL (cero costo de licenciamiento, cumpliendo ciertas condiciones que puede profundizar en http://www.gnu.org/philosophy/free-sw.es.html), se requiere que la empresa invierta en un proceso de desarrollo de software para que especialistas en bases de datos puedan determinar las necesidades del sistema, construir la solución e instalarla en la empresa. Esto no quiere decir que las pequeñas empresas no puedan analizar los datos que generan sus procesos para generar la información que necesitan. Por esta razón se quiere presentar en este módulo, como herramientas de uso común como hojas de cálculo pueden ser utilizadas para almacenar pequeños volúmenes de información y realizar procesos de análisis y presentación de la información, siendo este el propósito de esta sección. Se va a tomar como base Excel6 para presentar la forma como se puede utilizar esta herramienta para realizar análisis de los datos. Se va a asumir que posee conocimiento básico en el uso de Excel. Si considera necesario nivelar primero su conocimiento en Excel, se recomienda abordar tutoriales. Por ejemplo, en la página http://www1.ceit.es/asignaturas/Informat1/AyudaInf/ encuentra un tutorial de EXCEL 2000 preparado por la Escuela Superior de Ingenieros de la Universidad de Navarra. También encuentra tutoriales para versiones anteriores de Excel como la versión 7 y 97. Excel es una aplicación tipo hoja de cálculo que permite trabajar y procesar datos organizados en forma de tabla mediante una amplia variedad de funciones y herramientas para realizar operaciones financieras, matemáticas, estadísticas, etc. Particularmente para lo que atañe a esta sección. Excel ofrece funcionalidad básica para búsqueda y referencia de información y algunas funciones de bases de datos.

6 Tenga en cuenta que si no dispone de Excel, puede utilizar la herramienta de uso libre Calc de OpenOffice para poder realizar este tipo de práctica. Puede descargarla en http://download.openoffice.org/other.html.

Fundamentos de bases de datos A continuación se va a desarrollar una práctica con ejemplos preconstruidos para que usted pueda observar cómo se podría utilizar Excel como un medio para el análisis de la información.

Práctica 1. Identificación de las entidades de información. Tomando como base una empresa del mundo real y un proceso particular identifique las entidades de las que desea almacenar datos. Por ejemplo para una comercializadora es necesaria la información de:

Clientes: Cliente de la comercializadora. Referencias comerciales de clientes: Información de referencias

comerciales del cliente. Productos: Productos en venta de la comercializadora. Empleados: Empleados de la comercializadora. Facturas: Relación del consecutivo de facturas. Ventas por factura y producto: Discriminación de cada ítem de la

factura, cada ítem se asocia a cada producto vendido en la factura. Lista de precios: Lista de precios de los productos de la

comercializadora.

A manera de práctica, tome una pequeña empresa del mundo real e identifique las entidades más importantes sobre las que se desea almacenar información.

Práctica 2. Describa los atributos de cada tabla. Analice que atributos o campos debe registrar para cada entidad para definir las tablas. Empiece por aquellos que le permitirán identificar cada registro. Campos Llave. Para la práctica se identifican los siguientes campos por tabla. Se resaltan en amarillo los que son llave: CLIENTES

Código Código interno asignado por la comercializadora al Cliente.

Nombre Nombres del cliente Apellidos Apellidos del cliente Número Identificación

Número de identificación

Tipo Identificación Cédula (CC), NIT (NIT), Cédula Extranjería (CE),


Pasaporte (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil (RC).

Género Masculino (M), Femenino (F) Estado civil Casado, Soltero, Separado, Viudo, Unión Libre Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del cliente

Fecha de registro Fecha de ingreso del cliente a la base de datos de la empresa.

REFERENCIAS COMERCIALES

Código Cliente Código interno del cliente Nombre Referencia Personal Referencia personal Dirección Referencia Personal Teléfono Referencia Personal Nombre Referencia Comercial Referencia comercial Dirección Referencia Comercial Teléfono Referencia Comercial Nombre Referencia Bancaria Referencia bancaria Dirección Referencia Bancaria Teléfono Referencia Bancaria

Producto con el banco Número de cuenta, tarjeta o producto de la referencia bancaria

PRODUCTOS

Código Código interno del producto Nombre Nombre del producto

Presentación Forma de presentación del producto: Caja, Tarro, Bolsa, Bulto, Pinta, Unidad, Botella, etc.

Unidad de medida

Unidad de medida del producto: Unidad, Docena, Litros, ml., etc.

Medida

Indica la media de la presentación del producto. Por ejemplo si el producto tiene una presentación de 500 ml, este campo almacenará 500.

Marca Marca del producto Fecha de registro

Fecha de registro del producto

EMPLEADOS

Código Código Interno del Empleado Nombre Nombres del Empleado Apellidos Apellidos del Empleado Número Identificación

Número de identificación del empleado

Tipo Identificación Cédula (CC), NIT (NIT), Cédula Extranjería (CE), Pasaporte (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil


(RC). Fecha de ingreso Fecha de ingreso a la empresa.

Cargo Cajero, Administrador, Supervisor, Vendedor, Contabilidad, Auxiliar, Almacenista.

Área Ventas, Compras, Contabilidad, Gerencia, Almacén Fecha de registro Fecha de registro del empleado en el sistema.

FACTURAS

Código Factura Consecutivo DIAN de la Factura Código de Cliente

Código del cliente

Código de Cajero Código del cajero Fecha de registro Fecha de Registro Total Venta Total de la venta

VENTAS

Secuencial

Secuencia para cada factura. Cada secuencia hace referencia a un producto relacionado en la factura de venta.

Código Factura Número DIAN de la factura Código de Producto

Código del producto

Fecha de registro Fecha de registro del ítem Cantidad Vendida Cantidad vendida del producto

LISTA DE PRECIOS

Año Año Fiscal Código Producto Código del producto Precio Precio del producto Autorizado por (Código Empleado)

Empleado que definió el precio

Fecha de Registro Fecha de registro o actualización del precio

INVENTARIO DE COMPRAS

Código Producto Código del producto Cantidad Ingreso Cantidad que ingresa al inventario Cantidad Salida Cantidad de salidas del inventario Cantidad Actual en Inventario Cantidad de Ingreso – Cantidad de Salida

Fecha Ingreso Inventario Fecha del último ingreso del producto al inventario

Fecha Salida Inventario Fecha de la última salida del inventario



Práctica 3. Diagrama físico de relaciones entre las tablas. Genere un diagrama físico de las tablas y sus relaciones, tenga en cuenta la notación utilizada en la sección anterior. Para su ayuda, tenga en cuenta aquellos campos que identificó en las tablas y que referencian a otras. Para la práctica, vea los campos en verde. CLIENTES

Código Código interno asignado por la comercializadora al Cliente.

Nombre Nombres del cliente Apellidos Apellidos del cliente Número Identificación

Número de identificación

Tipo Identificación

Cédula (CC), NIT (NIT), Cédula Extranjería (CE), Pasaporte (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil (RC).

Género Masculino (M), Femenino (F) Estado civil Casado, Soltero, Separado, Viudo, Unión Libre Fecha de nacimiento Fecha de nacimiento del cliente

Fecha de registro Fecha de ingreso del cliente a la base de datos de la empresa.

REFERENCIAS COMERCIALES

Código Cliente Código interno del cliente (Referencia la tabla de clientes)

Nombre Referencia Personal Referencia personal Dirección Referencia Personal Teléfono Referencia Personal Nombre Referencia Comercial Referencia comercial Dirección Referencia Comercial Teléfono Referencia Comercial Nombre Referencia Bancaria Referencia bancaria Dirección Referencia Bancaria Teléfono Referencia Bancaria

Producto con el banco Número de cuenta, tarjeta o producto de la referencia bancaria

PRODUCTOS

Código Código interno del producto


Nombre Nombre del producto

Presentación Forma de presentación del producto: Caja, Tarro, Bolsa, Bulto, Pinta, Unidad, Botella, etc.

Unidad de medida


Medida

Indica la media de la presentación del producto. Por ejemplo si el producto tiene una presentación de 500 ml, este campo almacenará 500.

Marca Marca del producto Fecha de registro

Fecha de registro del producto

EMPLEADOS

Código Código Interno del Empleado Nombre Nombres del Empleado Apellidos Apellidos del Empleado Número Identificación

Número de identificación del empleado

Tipo Identificación


Fecha de ingreso Fecha de ingreso a la empresa.


Área Ventas, Compras, Contabilidad, Gerencia, Almacén Fecha de registro Fecha de registro del empleado en el sistema.

FACTURAS

Código Factura Consecutivo DIAN de la Factura Código de Cliente

Código interno del cliente (Referencia la tabla de clientes)

Código de Cajero Código del cajero (Referencia la tabla de empleados) Fecha de registro Fecha de Registro Total Venta Total de la venta

VENTAS

Secuencial

Secuencia para cada factura. Cada secuencia hace referencia a un producto relacionado en la factura de venta.

Código Factura Número DIAN de la factura Código de Producto

Código del producto (Referencia la tabla de productos).

Fecha de registro Fecha de registro del ítem Cantidad Vendida Cantidad vendida del producto

Fundamentos de bases de datos LISTA DE PRECIOS

Año Año Fiscal

Código Producto Código del producto (Referencia la tabla de productos)

Precio Precio del producto Autorizado por (Código Empleado)

Empleado que definió el precio (Referencia la tabla de empleados)


INVENTARIO DE COMPRAS

Código Producto Código del producto (Referencia la tabla de productos)

Cantidad Ingreso Cantidad que ingresa al inventario Cantidad Salida Cantidad de salidas del inventario Cantidad Actual en Inventario Cantidad de Ingreso – Cantidad de Salida

Fecha Ingreso Inventario Fecha del último ingreso del producto al inventario

Fecha Salida Inventario Fecha de la última salida del inventario


Para la práctica, el diagrama es:


Figura 3. Modelo Físico de la práctica Si durante el proceso de identificación de atributos (práctica 2) e identificación de relaciones (Práctica 3) identifica más tablas o atributos faltantes o redundantes, refine su propuesta hasta que lo considere necesario. Recuerde que el objetivo es tener toda la información requerida por la empresa y que no sea redundante.

Práctica 4. Estructuración de las tablas en Excel. Tome el modelo refinado y prepare un libro Excel como el que se adjunta a continuación Práctica 4.

Práctica 5. Generación de tablas paramétricas. Observe que existen algunas columnas que tomarán valores preestablecidos como el tipo de identificación, que toma los valores de: Cédula (CC), NIT

Fundamentos de bases de datos (NIT), Cédula Extranjería (CE), Pasaporte (PA), Tarjeta Identidad (TI), Registro Civil (RC). Esta clase de información la llamaremos tabla paramétrica. Analice todos los campos de las tablas e identifique todos las tablas paramétricas. Para la práctica tenemos:

Tabla Descripción Tipo Identificación


Género Masculino (M), Femenino (F) Estado civil Casado, Soltero, Separado, Viudo, Unión Libre

Presentación Forma de presentación del producto: Caja, Tarro, Bolsa,Bulto, Pinta, Unidad, Botella, etc.

Unidad de medida



Área Ventas, Compras, Contabilidad, Gerencia, Almacén Código Factura Consecutivos autorizados de la DIAN para la Factura Año Relación de años fiscales

Genere una nueva hoja en el libro llamada Parámetricas. Cada fila tendrá una tabla paramétrica y todos los valores posibles de esta tabla. Vea la siguiente figura.


Seleccione cada columna, desde de su título hasta el último valor y escoja la opción Insertar Nombre Crear.

Fundamentos de bases de datos El sistema presentará la siguiente pantalla:

Seleccione la opción del nombre en la fila superior y oprima aceptar. Mediante esta operación, el rango seleccionado estará disponible para que otras hojas del libro puedan referenciarlo. Cree un nombre para cada columna que representa una tabla paramétrica. Si en un futuro surgen nuevos valores para el rango, es suficiente con volver a realizar la misma operación y reemplazar el rango definido previamente. Práctica 5.

Práctica 6. Preparación de la tabla para el ingreso de los datos. El propósito de la práctica anterior era la creación de un nombre que permitirá obligar al usuario a ingresar únicamente los valores permitidos por estas tablas paramétricas, en las columnas que son de tipo paramétrico. Para esto se realiza el siguiente proceso: En cada hoja que corresponde a una tabla ubíquese en la primer fila de la columna que procede de un tipo paramétrico y escoja la opción Datos Validación:


En la pantalla que presenta se va a configurar que el campo solo permita valores de una lista. Adicionalmente se escriben los mensajes pertinentes cuando el usuario ingrese al campo y el mensaje de error que se le presentaría en caso que ingrese un valor incorrecto. La pantalla que se presenta es como la que sigue:

Fundamentos de bases de datos Realice esta misma operación para todas las columnas que son de tipo paramétrico para que referencien adecuadamente los posibles valores. Esta misma operación debe ser realizada en cada hoja (tabla) del libro. Tenga en cuenta que puede utilizar la funcionalidad de copiar y pegar la celda que ya tiene la característica paramétrica definida, en otra columna de otra hoja que tenga el mismo comportamiento. Todos los campos pueden tener la validación que desee, no solamente los paramétricos. Por ejemplo, para las fechas se puede definir una validación que solo acepte fechas dentro de un rango determinado. También se puede validar que el campo solamente acepte números enteros, decimales, horas, alfanuméricos de determinada longitud o una validación personalizada mediante una fórmula. De esta manera la metadata de los campos puede ser utilizada en Excel para crear una validación.

En el Excel adjunto podrá ver cómo quedó configurado el primer registro en todas las tablas. Analice la validación de cada campo y compárela contra los metadatos descritos en el módulo. Práctica 6.

Práctica 7. Definición de un registro por defecto.

Fundamentos de bases de datos Es una buena práctica crear el primer registro de toda tabla, que sea referenciada por otras, con valores por defecto para que puedan ser siempre referenciadas, así sea con valores por defecto, mientras se define correctamente. En el caso de la práctica que se está desarrollando, las tablas que van a ser referenciadas por otras son: clientes, productos, empleados y facturas. Por ejemplo, un registro por defecto para la tabla clientes sería: Código 1 Nombre Sin Definir Apellidos Sin Definir Número Identificación Tipo Identificación Género Estado civil Fecha de nacimiento Fecha de registro Para que Excel pueda validar que las relaciones de integridad referencial no se violen, se requiere realizar el mismo proceso que se hizo para las tablas paramétricas. En este caso dado que se ingresarían clientes a diario, es necesario ir actualizando los rangos en la medida que se van ingresando nuevos registros hasta el límite posible en Excel que es 65536 filas, siendo esta una de las razones del porque no se puede considerar a Excel una base de datos. No maneja altos volúmenes de información y el mantenimiento de las restricciones de integridad no es automático. Visualmente lo que se va a realizar, por ejemplo, para los clientes es:


En el Excel adjunto, para las columnas en color curuba ( ), se definió el rango indicado. Estos rangos van a ser relacionados, tal como se hizo con las tablas paramétrica en los campos de las demás tablas que lo referencian. Por ejemplo, el cliente es referenciado en la tabla de facturas y referencias comerciales, el producto es referenciado en la tabla de facturas, lista de precios e inventario. En la siguiente figura se puede observar la referencia al cliente creada en la tabla referencias comerciales.


De esta misma manera se deben crear todas las referencias a las tablas en el libro. Puede observar en el libro adjunto las columnas resaltadas en verde. De esta manera ha configurado el primer registro de cada tabla. Obsérvese que el propósito de lo realizado hasta aquí es el de tratar de ayudar al usuario a ingresar datos de calidad a la hoja de cálculo de tal manera que lo que resta es copiar y pegar el primer registro de cada tabla en las primeras 1000 filas, igualmente, esto se podrá extender hasta el máximo de Excel. Práctica 7. Recuerde que de esta manera Excel ofrece una forma sencilla de mantener información, pero no es una base de datos, por lo que su funcionalidad es limitada. Sin embargo, puede permitir realizar análisis de estos datos para generar información que aporte valor a la empresa.

Práctica 8. Ingreso de información

Fundamentos de bases de datos Con base en la siguiente hoja de cálculo ingrese datos, asumiendo y pensando en los procesos reales que se realizarían. Los datos que se han ingresado previamente corresponden a los datos de una empresa distribuidora de productos de panadería. Identifique ventajas y debilidades del uso del ingreso de datos mediante el uso de Excel. Práctica 8.

Interpretación y análisis de la información en Excel Las prácticas desarrolladas hasta este punto han permitido explorar el proceso de proponer a la empresa una forma de mantener la información de acuerdo con las necesidades propias de su proceso empresarial. En la medida en que las empresas y sus procesos sean más complejos requerirán de soluciones más estructuradas y el uso de tecnologías adecuadas. Después que una empresa tiene un medio para el almacenamiento de la información, los sistemas de información deben facilitarle herramientas que permitan su análisis para realizar, entre otros, procesos de:

1. Búsqueda de información. 2. Análisis de información. 3. Generación de gráficos que permitan ver el comportamiento de la

información. Para ilustrar los procesos mencionados anteriormente, se van a desarrollar prácticas cuyo propósito es lograr la comprensión de estos procesos.

Práctica 1. Búsqueda de información Cómo pudo haberse dado cuenta en la última práctica de la sección anterior, ingresar el código del producto en la tabla de VENTAS puede ser dispendioso, porque cuando se está ingresando una factura no se conoce el código del producto, sino su nombre y marca, entonces lo primero que se debe realizar es ir a la tabla de productos identificar el código respectivo

Fundamentos de bases de datos para poder ingresar el registro en esta tabla. Esto será más crítico en la presentación de informes. Los sistemas de información deben ofrecer herramientas para buscar la información. En Excel existe una función que permite identificar información relacionada a un código, es la función BUSCARV. En este caso, se van a incluir dos columnas en la tabla de Facturas que a partir del código del producto busquen el respectivo nombre y marca. Para lograrlo se realiza el siguiente proceso. 1.Se crean las dos columnas. Se resaltan con color anaranjado.

2.Incluir una fórmula BUSCARV para cada columna.


Esta función tiene cuatro parámetros:

Valor_buscado: corresponde al código del producto del que se desea realizar la búsqueda. Matriz_buscar_en: debe hacer referencia a la tabla de productos, la primera fila de esta matriz debe corresponder a la fila de códigos y se deben incluir todas las columnas hasta donde está la información que se quiere buscar. En

Fundamentos de bases de datos este caso de la A a la F porque se quiere buscar el nombre columna B y la marca columna F. A B C D E F Código Producto Nombre Presentación Unidad de medida Medida Marca Indicador_columnas: Es la posición relativa de la columna que se quiere presentar. Para el caso del nombre será 2 y para la marca será 6. 1 2 3 4 5 6 Código Producto Nombre

Presentación

Unidad de medida Medida Marca

Ordenado: Se coloca en 0 para que Excel busque exactamente el producto. En el siguiente Excel puede ver el resultado de esta operación. Práctica 1. De esta manera se podrá presentar mejor la información de cada tabla y se podrán generar informes más comprensibles. Si se presentara un informe con únicamente la información de la tabla se tendría algo como lo siguiente, que a simple vista no es fácil de comprender: Código Factura

Código de Producto

Fecha de registro

Cantidad Vendida

1000000001 2 12/11/2008 101000000001 3 12/11/2008 121000000001 4 12/11/2008 51000000001 5 12/11/2008 11000000001 6 12/11/2008 21000000001 7 12/11/2008 31000000001 8 12/11/2008 61000000001 9 12/11/2008 41000000001 10 12/11/2008 8

Mientras que realizando las operaciones de búsqueda necesarias se podría presentar el informe así:

Fundamentos de bases de datos Código Factura

Código de Producto

Fecha de registro

Cantidad Vendida

Nombre Producto

Marca Producto Por

10000000

01 2 12/11/2008 10Leche Alpina 1Lt

1000000001 3 12/11/2008 12Leche Alpina 1Lt

1000000001 4 12/11/2008 5Leche Alqueria 1Lt

1000000001 5 12/11/2008 1Leche El Pomar 1Lt

1000000001 6 12/11/2008 2Chocolate Sol 1

unidad

1000000001 7 12/11/2008 3Chocolate Corona 1

unidad

1000000001 8 12/11/2008 6Chocolate Quesada 1

unidad

1000000001 9 12/11/2008 4Pan Blandito 1

unidad

1000000001 10 12/11/2008 8Brownie 0 1

unidad

Esta clase de informes se denomina tabular.

Práctica 2. Consolidación o totalización Supongamos que en la tabla de ventas se busca el precio definido actualmente al producto. La tabla de ventas sería algo como lo siguiente:

Secuencial

Código Factura

Código de Producto

Fecha de registro

Cantidad Vendida

Nombre Producto

Marca Producto Por Precio

1 1000000001 2 12/11/2008 10Leche Alpina 1Lt $ 2.200 2 1000000001 3 12/11/2008 12Leche Alpina 1Lt $ 2.100 3 1000000001 4 12/11/2008 5Leche Alqueria 1Lt $ 2.250 4 1000000001 5 12/11/2008 1Leche El Pomar 1Lt $ 2.000

5 1000000001 6 12/11/2008 2Chocolate Sol 1unidad $ 3.500

6 1000000001 7 12/11/2008 3Chocolate Corona 1unidad $ 3.450

7 1000000001 8 12/11/2008 6Chocolate Quesada 1unidad $ 3.500


8 1000000001 9 12/11/2008 4Pan Blandito 1unidad $ 200

9 1000000001 10 12/11/2008 8Brownie 0 1unidad $ 1.000

1 1000000002 11 12/11/2008 2Pan Frances 1unidad $ 1.000

2 1000000002 12 12/11/2008 7Pan Rollo 1unidad $ 500

3 1000000002 13 12/11/2008 5Pan Hojaldre 1unidad $ 2.000

4 1000000002 14 12/11/2008 2Galleta Mermelada 1

unidad $ 500

5 1000000002 15 12/11/2008 3Galleta Figuras 1unidad $ 1.000

6 1000000002 16 12/11/2008 6Negros 0 1unidad $ 500

7 1000000002 17 12/11/2008 9Leche Asada 0 1

unidad $ 2.500

8 1000000002 18 12/11/2008 5Torta 0 5lb $ 15.000 9 1000000002 19 12/11/2008 2Torta 0 10lb $ 30.000

10 1000000002 20 12/11/2008 14Tamal 0 1unidad $ 3.000

1 1000000003 2 12/11/2008 5Leche Alpina 1Lt $ 2.200 2 1000000003 2 12/11/2008 7Leche Alpina 1Lt $ 2.200 3 1000000003 3 12/11/2008 82Leche Alpina 1Lt $ 2.100 4 1000000003 4 12/11/2008 5Leche Alqueria 1Lt $ 2.250 5 1000000003 5 12/11/2008 2Leche El Pomar 1Lt $ 2.000

6 1000000003 8 12/11/2008 1Chocolate Quesada 1unidad $ 3.500

7 1000000003 2 12/11/2008 32Leche Alpina 1Lt $ 2.200 8 1000000003 5 12/11/2008 3Leche El Pomar 1Lt $ 2.000

Con base en estos datos, se podría pensar en sacar la siguiente información como el valor total por factura o el valor total por producto. Para esto se pueden utilizar las tablas dinámicas de Excel. Para definirlas se realiza el siguiente proceso. 1.Se selecciona el rango de análisis.


2. Se selecciona la opción Datos Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos.

Fundamentos de bases de datos 3. Se indica que se quiere realizar una tabla dinámica, se acepta el rango previamente seleccionado y se escoge si se desea la tabla en una nueva hoja o en la hoja actual.

4. El sistema presenta la tabla dinámica vacía para que se arrastren las columnas de acuerdo con lo que se quiere presentar. Por ejemplo para totalizar el precio por factura. Se arrastra el código de factura a los campos de fila y el precio a los datos.


5. Se obtiene la siguiente tabla:

Fundamentos de bases de datos 6. Como se puede observar la tabla presenta un conteo de productos por factura. Para totalizar el precio se da doble clic en Contar de Precio y se escoge Resumir por Suma.

7. Dando el formato adecuado se obtiene el siguiente resultado: Suma de Precio Código Factura Total

1000000001 $ 107.6001000000002 $ 222.0001000000003 $ 337.4501000000004 $ 133.5001000000005 $ 213.6001000000006 $ 77.0001000000007 $ 13.0001000000008 $ 171.5001000000009 $ 83.000

0000000000 Total general $ 1.358.650 8. De esta misma manera se puede realizar el total por producto, Obteniendo los siguientes resultados. Suma de Precio Nombre Producto Total Brownie $ 35.000 Chocolate $ 265.350 Galleta $ 83.500 Leche $ 516.600 Leche Asada $ 35.000 Negros $ 43.500 Pan $ 28.700 Tamal $ 81.000 Torta $ 270.000

Fundamentos de bases de datos (vacías)

Total general $

1.358.650 9. Esta misma información puede ser presentada gráficamente. El proceso es similar al realizado para la tabla dinámica y el resultado que se puede lograr es como el siguiente:

En el excel adjunto puede ver las tablas generadas. Práctica 2.

Práctica 3. Graficación La presentación tabular de la información permite analizar puntualmente las cifras presentadas para realizar operaciones matemáticas y estadísticas

Fundamentos de bases de datos (promedios por ejemplo). Sin embargo, las gráficas pueden aportar valor para el análisis de la información ya que pueden mostrar tendencias o identificar factores críticos o relevantes. Por ejemplo, en la última figura de la práctica anterior podemos ver que los productos con mayor aporte al total de ventas son las tortas, la leche y el chocolate. Esta gráfica le puede aportar al administrador información importante para que se traten de diseñar estrategias que permitan incrementar el volumen de ventas de los demás productos como el pan, negros, brownies y galletas. Por ejemplo, la gráfica podría estar indicando que algo pasa con los productos de panadería, ¿Son de mala calidad?, ¿El volumen de ventas está muy bajo?, etc. Con base en esta gráfica el gerente tendría que entrar a analizar las causas del problema y entrar a proponer soluciones. Observe que la gráfica permitió ver la tendencia inmediatamente, mientras que los datos tabulares no. Esa es la riqueza de las gráficas en el procesamiento de la información. Las gráficas deben ser pensadas para mostrar mayor valor agregado que los datos tabulares, se debe buscar presentar tendencias o comportamientos de manera resumida y concreta. Existen diversos tipos de gráficas, por ejemplo Excel ofrece una amplia variedad, tal como lo presenta la siguiente figura:


La selección del tipo de gráfica debe ser escogida cuidadosamente para lograr presentar adecuadamente la información que se quiere mostrar. Por ejemplo un gráfico de anillo para representar la información de ventas x producto es difícil de entender y realmente no aportará valor. Talvez se requiera un gráfico tipo Pie con indicación de porcentajes y productos para que se logre presentar realmente la participación. Por

Fundamentos de bases de datos ejemplo:

En el excel adjunto podrá ver la configuración de la gráfica tipo Pie generada. Práctica 3. Finalmente, para concluir esta práctica, por favor realice una investigación sobre los tipos de gráficas y utilizando el Excel anterior presente ejemplos de uso de estos tipos de gráfica que aporten valor a las personas que las tengan que consultar.

Definición de indicadores en Excel

Fundamentos de bases de datos De acuerdo con Graciela González7, un indicador es una expresión cuantitativa que permite evaluar con que eficiencia, efectividad y eficacia se está desarrollando una tarea. Para el diseño de un indicador es preciso tener en cuenta elementos como:

Definición: Es la expresión matemática que cuantifica la característica o el hecho que se quiere controlar. Debe ser expresada de manera específica y exhaustiva, sin incluir las causas y las soluciones relacionadas con el hecho. Debe contemplar sólo la característica o el efecto que se va a observar y medir, expresados en porcentajes, cantidades, etc.

Objetivo: El objetivo debe expresar para qué se va a utilizar la información obtenida mediante ese indicador.

Niveles de referencia: Es obvio que no disponer de una referencia contra la cual comparar el valor actual de un indicador, es lo mismo que no tener información alguna. La respuesta que brinda el indicador depende de la información de referencia contra la cual se lo compare.

Responsabilidad: Es necesario especificar quien o quienes son los responsables de analizar la información que está suministrando el indicador y de actuar en consecuencia. Pero teniendo presente que los indicadores de gestión tienden a identificar responsabilidades de mejora y no a establecer culpables.

Medición: La medición que brindan los indicadores debe ser transparente y entendible para quienes la utilicen. Para eso se necesita verificar que sea: pertinente, válido, preciso, específico, sensible (reflejar exactamente los hechos), simple y oportuno, confiable y económico (fácil de calcular).

El sistema de procesamiento que calcula el indicador debería ser automático y transformable de acuerdo con los cambios de la información.

El indicador debe apoyar la toma de decisiones a todo nivel: operativo, táctico y estratégico.

7 GONZALEZ, Graciela. Diseño de Indicadores de Gestión Institucional. [Artículo en Línea]. UCES Universidad de Ciencias Empresariales y Sociales. 2004. [Fecha de Consulta: 21 de Noviembre de 2008]. www.inpeau.ufsc.br/coloquio03/Completos/GONZALEZ.doc

Fundamentos de bases de datos Por ejemplo un indicador puede ser la relación entre ventas facturadas sobre total de ventas que tiene el objetivo de controlar que el valor facturado sea coherente con el valor vendido. Es decir, el indicador va a ser calculado así:

1. A = Suma del precio de la tabla Factura 2. B = Suma del precio de la tabla Ventas 3. Indicador = A/B

Se supone que esta razón debe ser igual a 1 (o 100%), si hay una variación indica algún tipo de problema en la información o alguna falla en el proceso como:

1. Mal registro de la información por parte de las personas que ingresan la información al sistema.

2. Información incompleta. 3. Problemas en los procesos de la empresa. Por ejemplo se está

realizando la facturación por un menor o mayor valor frente a lo realmente vendido, lo que realmente es un grave problema para esta porque puede indicar indicios de fraude.

El propósito de los indicadores es el de servir de elementos inmediatos de control para la administración de la empresa. Para el ejemplo que se ha venido desarrollando en las prácticas se tienen los siguientes resultados:

A TOTAL POR FACTURACION $ 1.286.650

B TOTAL POR VENTAS $ 1.358.650 INDICADOR 94,70%

Como se puede ver, el indicador expresa de manera inmediata un problema en el registro de las ventas. De hecho indica un menor valor facturado, frente a lo vendido. Cuando la administración detecta este problema a través del indicador, se debe proceder a realizar un análisis de las causas, por ejemplo, se debería entrara a analizar factura por factura hasta que se identifiquen las facturas del problema, se verifique el registro físico de la factura, se hable con el cajero, etc.

Fundamentos de bases de datos En las prácticas desarrolladas se generó la tabla dinámica de VENTAS X PRODUCTO. Cuyo resultado fue: Suma de Precio Código Factura Total

1000000001 $ 107.6001000000002 $ 222.0001000000003 $ 337.4501000000004 $ 133.5001000000005 $ 213.6001000000006 $ 77.0001000000007 $ 13.0001000000008 $ 171.5001000000009 $ 83.000

0000000000 Total general $ 1.358.650 Al contrastar este resultado con la tabla de facturas se identifica: Código Factura Ventas

Código de Cliente

Código de Cajero

Fecha de registro

Total Venta

Total por Ventas

Diferencia

0000000000 1 1 1000000001 2 9 11/11/2008 107600 107600 01000000002 3 9 11/11/2008 225000 222000 30001000000003 4 9 11/11/2008 337450 337450 01000000004 5 10 11/11/2008 133500 133500 01000000005 6 10 11/11/2008 203600 213600 -100001000000006 7 10 11/11/2008 77000 77000 01000000007 8 11 11/11/2008 15000 13000 20001000000008 9 11 11/11/2008 101500 171500 -700001000000009 10 11 11/11/2008 86000 83000 3000

Como se puede observar la situación se presenta en todas las ventas del cajero con código 11 y un caso para el cajero 10. Hasta aquí, el sistema de información puede aportar en el análisis de la información, esta sería la base para continuar el análisis causal para determinar la causa de la diferencia y tomar acciones para evitar este problema. Ver anexo práctica 1 La definición de los indicadores es crítica y debe ser realizada teniendo en cuenta las necesidades de control de la empresa. Para lograr el cálculo de

Fundamentos de bases de datos los indicadores se deben realizar procesos de consolidación y totalización de los datos del sistema que permitan generar los elementos necesarios para el cálculo del indicador. Gráficamente los indicadores pueden ser representados por medio de un gráfico tipo Pie, así:

95%

5%

INDICADORDIFERENCIA

Para el ejemplo, este indicador debería estar completamente violeta. El administrador al ver el grado de morado en el indicador sabe que tan mal están los procesos de donde proceden los datos con los que fue calculado. Una práctica usual en la presentación de los indicadores de control es presentar en una sola pantalla un grupo de indicadores relacionados por área o procesos para que el gerente pueda observar de manera general el estado del área o de la empresa. Esta clase de informes se llama tableros de control o dashboard.


Figura 4. Ejemplo dashboard8 Como se indicaba al comienzo del curso, lograr que una empresa obtenga información de sus procesos, requiere que este recurso sea procesado adecuadamente mediante herramientas que permitan almacenar, consolidar, calcular, procesar, e integrar los datos que surgen de los procesos. Con este módulo se espera que a través de las prácticas se haya podido comprender lo que realmente significa el procesamiento de la información, independientemente de la herramienta escogida para las prácticas (Excel) y de todos los procesos que se requieren, desde el levantamiento, el desarrollo del sistema de información, sus consultas, gráficas e indicadores.

8 Fuente: The AdminExchange. Increase Adoption Through Dashboards. [Artículo en Línea]. The AdminExchange. [Fecha de Consulta: 21 de Noviembre de 2008]. http://adminexchange.wordpress.com/2007/07/12/increase-adoption-through-dashboards/


Bibliografía COHEN, Daniel. Sistema de información para la toma de decisiones. McGrawn Hill/Interamericana México S.A., 1996. CORNELLA, Alfons. Información Digital para la Empresa. Alfaomega, México, 1997. DATE. C.J. Introducción a los sistemas de bases de datos. Volumen 1. Quinta Edición. ADDISON – WESLEY. Delaware (EE.UU.). 1993. GONZALEZ, Graciela. Diseño de Indicadores de Gestión Institucional. [Artículo en Línea]. UCES Universidad de Ciencias Empresariales y Sociales. 2004. [Fecha de Consulta: 21 de Noviembre de 2008]. www.inpeau.ufsc.br/coloquio03/Completos/GONZALEZ.doc

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