Fundación entrega 3

ANÁLISIS DE PROCESOS

TERCERA ENTREGA: IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS CRÍTICOS DESDE LA

PERSPECTIVA OPERATIVA

EQUIPO DE TRABAJO:

HERLY TATIANA RODRÍGUEZ REYES-2112109

CRISTIAN ADRIAN GRANADOS DUQUE-2120375

JENNIFER PATRICIA SANCHEZ SANDOVAL-2102059

PAOLA ANDREA LIZARAZO BALLESTEROS-2102058

1. Estimaciones y pronósticos de la demanda del servicio de la empresa.

FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI - COLEGIO HERMANO GABRIEL

TABORIN

Para calcular el pronóstico de la demanda de la fundación Piccoli Saggi, se recopiló la siguiente

información de demandas de años anteriores:

Año Demanda

2012 185

2013 236

2014 386

2015 160

Se utilizaron dos métodos de pronóstico de demanda, Promedio Móvil Simple y Suavizado

Exponencial:

Promedio Móvil Simple: El Promedio Móvil o PM es el indicador más utilizado en análisis

técnico, ya que es uno de los indicadores experimentados más antiguos que existen. La

utilización de un promedio móvil muestra la dirección y la duración de una tendencia; el

propósito de un promedio móvil es el de ilustrar la tendencia, de una manera más suavizada.

Debido al hecho que el promedio móvil es uno de los indicadores más versátiles y de mayor

uso dentro de todos los indicadores, es la base del diseño de la mayoría de sistemas y

estrategias utilizados hoy en día. (UNAD, Datateca UNAD, s.f.)

A continuación se calcula la demanda para el año 2016:

Gráfica 1. Promedio móvil simple

Fuente: Elaboración propia a partir de plantilla de Excel

Tabla N°1. Pronóstico Demanda Promedio Móvil Simple

Time Moving-

Average

Foreca

sting

Number of

previous

Period Data Forecast Error periods to consider

1 185 n = 3

2 236 #N/A

3 386 #N/A Mean Absolute

Deviation

4 160 269 109 MAD = 109

5 261


Promedio Demanda 2016: 261

Desviación media Absoluta: MAD = 109

Suavizado Exponencial: El método de suavización exponencial es un método de promedio

móvil ponderado muy refinado que permite calcular el promedio de una serie de tiempo,

asignando a las demandas recientes mayor ponderación que a las demandas anteriores. Es

el método de pronóstico formal que se usa más a menudo, por su simplicidad y por la

reducida cantidad de datos que requiere.

A diferencia del método de promedio móvil ponderado, que requiere n periodos de demanda

pretérita y n ponderaciones, la suavización exponencial requiere solamente tres tipos de

datos: el pronóstico del último periodo, la demanda de ese periodo y un parámetro

suavizador, alfa, cuyo valor fluctúa entre 0 y 1.0. (UNAD, Datateca UNAD, s.f.)

En donde el valor de alfa más cercano a 1,0 da referencia de que la demanda del producto

es muy variable y es relativamente nuevo por eso para este caso de estudio utilizamos

alfa=0,8. A continuación por medio de una plantilla de Excel aplicamos el método:

Gráfico 2. Pronóstico de demanda por Suavizado exponencial


Tabla N°2. Pronóstico Demanda Suavizado Exponencial

Time

Data

Exponential

Smoothing Forecasting

Period Forecast Error Smoothing

Constant

1 185 242 57 a 0,8

2 236 196 40

3 386 228 158 Initial Estimate

4 160 354 194 Average 241,75

5 199


Promedio Demanda 2016: 199

Desviación media Absoluta: MAD = 112

Al analizar los dos métodos anteriormente utilizados podemos concluir que el mejor para la

fundación Piccoli Saggi es el Promedio Móvil ponderado ya que su Desviación Media Absoluta

es menor comparado con el obtenido por Suavizado Exponencial.

Con esto se concluye que el pronóstico de la demanda para el año 2016 es de 261.

2. Capacidad instalada: número máximo de clientes atendidos.

A partir de las preguntas realizadas al auxiliar de dirección, se tiene que la capacidad máxima

promedio de niños que se pueden atender es de 300 niños; el auxiliar declara que nunca antes se

ha llegado a ocupar esta capacidad máxima.

3. Flujo operativo del servicio (Diagrama de operaciones y de flujo de proceso)

A continuación se muestran los diagramas de operaciones y de flujo para los procesos de

matrícula y programación académica, considerados como procesos misionales para la fundación.

ÁREA DE DIRECCIÓN

Diagrama N°1 Hoja: 1 de 3 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar

dirección

DIAGRAMA DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA

FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN

1

Dividir el proceso de matrícula en estudiantes antiguos y

nuevos ingresos.

Realizar visitas domiciliarias a las personas inscritas y

seleccionar a las personas que se les va a brindar el

servicio.

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE

Inicio

2

3Diligenciar documentación física y virtual de los niños y

su núcleo familiar.

Dirección

constanteÁrea de psicología y

dirección

120 min

30 min

1

NO

Estudiante antiguo?

SÍ

Promover el programa educativo con el fin de atraer

nuevos estudiantes para el siguiente año académico,

brindar información y documentación a los interesados.

Área de psicología y

dirección


dirección

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección




1

4 15 min

Realizar reporte de los niños matriculados en la

institución


dirección

25 min5

Fin

Cancelar costos de matrícula


dirección

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección



ACTIVIDADES CANTIDAD

Operaciones

Decisiones

5

1

Tiempo total 285 min

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección

DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA


1

Dividir el proceso de matrícula en estudiantes antiguos y

nuevos ingresos.

Indicar los requisitos, documentación a los padres

interesados en realizar la inscripción


Inicio

2

3 Diligenciar formulario de inscripción

Dirección

constanteProfesoras, área de

psicología y dirección

15 min

30 min Padres de familia

2

NO

Estudiante antiguo?

SÍ

Promover el programa educativo con el fin de atraer

nuevos estudiantes para el siguiente año académico.

Profesoras, área de


1

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección




2

4 30 min

Realizar la visita domiciliaria


dirección

60 min5

3

60 min

15 min

Verificar datos del formulario y establecer cronograma de

visitas domiciliarias

SÍ

Cumple los requisitos?

Realizar filtro según datos arrojados por la visita

domiciliaria con el fin de que el servicio llegue a las

personas que realmente lo necesitan.

1

Estudiante No

admitido

NO


dirección

6Diligenciar formato con los datos arrojados por la visita y

notificar a los padres de familia la admisión del niño.


dirección


dirección

1

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección




3

7 10 min

Consignar la tarjeta acumulativa de matricula en el libro

y subir los datos en el sistema de información.


dirección

25 min8

Fin

15 min

25 min

Recibir documentación del niño y formatos diligenciados

por los padres de familia

Cancelar costos de matrícula

1


dirección

9

Enviar reporte de los niños inscritos en la institución

(Base de datos)


dirección


dirección10

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección




Operaciones

Decisiones

10

2


ÁREA DE DIRECCIÓN

Diagrama N°1 Hoja: 1 de 3Método: Actual

Frecuencia: Semestral

Lugar: Oficina de Dirección-aula

de claseFecha: 24/05/2016

Responsable: Auxiliar

Dirección

DIAGRAMA DE OPERACIONES PROGRAMACIÓN ACADÉMICA


1

Reunión colectiva de la profesoras para evaluar los logros

que se trabajaron y que se van a trabajar este semestre.

Entrega de planeadores y cronogramas describiendo las

actividades a desarrollar día a día con los estudiantes y

los logros que se van a obtener con dichas actividades.


Inicio

2

3

6o min

Dirección10 min

Profesoras, área de


480 minEjecutar las actividades del día a día según lo planeado.

Esta actividad corresponden a lo planeado anteriormente.Profesoras

30 minPsicologíaRevisión de los planeadores semanal, dándole

seguimiento al logro de objetivos.

1

1

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección




1

4Coordinar las actividades del siguiente día, revisar la

ejecución de las ya realizadas y que la temática planeadas

previamente fuesen satisfactoria.

30 min

Entrega plan del día siguiente a Dirección. La Dirección

revisa el plan

Profesoras

Profesoras10 min2

Fin

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección




Operaciones

Inspecciones

4

2


ÁREA DE DIRECCIÓN

Diagrama N°1 Hoja: 1 de 3Método: Actual

Frecuencia: Semestral

Lugar: Oficina de Dirección-aula

de claseFecha: 24/05/2016

Responsable: Auxiliar

Dirección

DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROGRAMACIÓN ACADÉMICA


1 Establecer fecha de taller de profesoras por grados.

Ejecutar el taller en el cual se evalúan los indicadores

trabajados con los estudiantes en el semestre

inmediatamente anterior y establecer los indicadores para

el nuevo semestre académico.


Inicio

2

3

Establecer temáticas para la nueva semana de clase y

actividades para el primer día de la semana. Esta

actividad se realiza el último viernes antes del inicio de

clase

5 min Dirección

480 minProfesoras, área de


90 min

Ejecutar las actividades del día según lo planeado. Esta

actividad corresponde al primer día de la semana.4

Profesoras

510 min Profesoras

1

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección




1

5 Coordinar actividades del siguiente día según temáticas

planeadas previamente.

30 min

Entrega plan del día siguiente a Dirección

Profesoras

Profesoras2 min6

Revisar la ejecución del día y la planificación del día

siguiente.1

Ejecutar actividades del día siguiente y revisar si es fin de

semana. Si no es fin de semana, regresar a la actividad

número 5; si es fin de semana verificar si es fin de

semestre. Si no es fin de semestre, se regresa a la

actividad 3; Si es fin de semestre acaba el proceso.

Fin

30 min

510 min

Dirección

ProfesorasO-7

I-2

ÁREA DE DIRECCIÓN


dirección




Operaciones

Inspecciones

7

2


Bibliografía

UNAD. (s.f.). Datateca UNAD. Obtenido de

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/104561/Metodos_Probabilisticos_2013/MODULO_2013

_ACTAUALIZADO/leccin_4_suavizacin_exponencial.html

UNAD. (s.f.). DATATECA UNAD. Obtenido de

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/104561/Metodos_Probabilisticos_2013/MODULO_2013

_ACTAUALIZADO/leccin3_modelo_de_promedio_mvil.html

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