ANÁLISIS DE PROCESOS
TERCERA ENTREGA: IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS CRÍTICOS DESDE LA
PERSPECTIVA OPERATIVA
EQUIPO DE TRABAJO:
HERLY TATIANA RODRÍGUEZ REYES-2112109
CRISTIAN ADRIAN GRANADOS DUQUE-2120375
JENNIFER PATRICIA SANCHEZ SANDOVAL-2102059
PAOLA ANDREA LIZARAZO BALLESTEROS-2102058
1. Estimaciones y pronósticos de la demanda del servicio de la empresa.
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI - COLEGIO HERMANO GABRIEL
TABORIN
Para calcular el pronóstico de la demanda de la fundación Piccoli Saggi, se recopiló la siguiente
información de demandas de años anteriores:
Año Demanda
2012 185
2013 236
2014 386
2015 160
Se utilizaron dos métodos de pronóstico de demanda, Promedio Móvil Simple y Suavizado
Exponencial:
Promedio Móvil Simple: El Promedio Móvil o PM es el indicador más utilizado en análisis
técnico, ya que es uno de los indicadores experimentados más antiguos que existen. La
utilización de un promedio móvil muestra la dirección y la duración de una tendencia; el
propósito de un promedio móvil es el de ilustrar la tendencia, de una manera más suavizada.
Debido al hecho que el promedio móvil es uno de los indicadores más versátiles y de mayor
uso dentro de todos los indicadores, es la base del diseño de la mayoría de sistemas y
estrategias utilizados hoy en día. (UNAD, Datateca UNAD, s.f.)
A continuación se calcula la demanda para el año 2016:
Gráfica 1. Promedio móvil simple
Fuente: Elaboración propia a partir de plantilla de Excel
Tabla N°1. Pronóstico Demanda Promedio Móvil Simple
Time Moving-
Average
Foreca
sting
Number of
previous
Period Data Forecast Error periods to consider
1 185 n = 3
2 236 #N/A
3 386 #N/A Mean Absolute
Deviation
4 160 269 109 MAD = 109
5 261
Fuente: Elaboración propia a partir de plantilla de Excel
Promedio Demanda 2016: 261
Desviación media Absoluta: MAD = 109
Suavizado Exponencial: El método de suavización exponencial es un método de promedio
móvil ponderado muy refinado que permite calcular el promedio de una serie de tiempo,
asignando a las demandas recientes mayor ponderación que a las demandas anteriores. Es
el método de pronóstico formal que se usa más a menudo, por su simplicidad y por la
reducida cantidad de datos que requiere.
A diferencia del método de promedio móvil ponderado, que requiere n periodos de demanda
pretérita y n ponderaciones, la suavización exponencial requiere solamente tres tipos de
datos: el pronóstico del último periodo, la demanda de ese periodo y un parámetro
suavizador, alfa, cuyo valor fluctúa entre 0 y 1.0. (UNAD, Datateca UNAD, s.f.)
En donde el valor de alfa más cercano a 1,0 da referencia de que la demanda del producto
es muy variable y es relativamente nuevo por eso para este caso de estudio utilizamos
alfa=0,8. A continuación por medio de una plantilla de Excel aplicamos el método:
Gráfico 2. Pronóstico de demanda por Suavizado exponencial
Fuente: Elaboración propia a partir de plantilla de Excel
Tabla N°2. Pronóstico Demanda Suavizado Exponencial
Time
Data
Exponential
Smoothing Forecasting
Period Forecast Error Smoothing
Constant
1 185 242 57 a 0,8
2 236 196 40
3 386 228 158 Initial Estimate
4 160 354 194 Average 241,75
5 199
Fuente: Elaboración propia a partir de plantilla de Excel
Promedio Demanda 2016: 199
Desviación media Absoluta: MAD = 112
Al analizar los dos métodos anteriormente utilizados podemos concluir que el mejor para la
fundación Piccoli Saggi es el Promedio Móvil ponderado ya que su Desviación Media Absoluta
es menor comparado con el obtenido por Suavizado Exponencial.
Con esto se concluye que el pronóstico de la demanda para el año 2016 es de 261.
2. Capacidad instalada: número máximo de clientes atendidos.
A partir de las preguntas realizadas al auxiliar de dirección, se tiene que la capacidad máxima
promedio de niños que se pueden atender es de 300 niños; el auxiliar declara que nunca antes se
ha llegado a ocupar esta capacidad máxima.
3. Flujo operativo del servicio (Diagrama de operaciones y de flujo de proceso)
A continuación se muestran los diagramas de operaciones y de flujo para los procesos de
matrícula y programación académica, considerados como procesos misionales para la fundación.
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 1 de 3 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
1
Dividir el proceso de matrícula en estudiantes antiguos y
nuevos ingresos.
Realizar visitas domiciliarias a las personas inscritas y
seleccionar a las personas que se les va a brindar el
servicio.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
Inicio
2
3Diligenciar documentación física y virtual de los niños y
su núcleo familiar.
Dirección
constanteÁrea de psicología y
dirección
120 min
30 min
1
NO
Estudiante antiguo?
SÍ
Promover el programa educativo con el fin de atraer
nuevos estudiantes para el siguiente año académico,
brindar información y documentación a los interesados.
Área de psicología y
dirección
Área de psicología y
dirección
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 2 de 3 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
1
4 15 min
Realizar reporte de los niños matriculados en la
institución
Área de psicología y
dirección
25 min5
Fin
Cancelar costos de matrícula
Área de psicología y
dirección
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 3 de 3 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES CANTIDAD
Operaciones
Decisiones
5
1
Tiempo total 285 min
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 1 de 4 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
1
Dividir el proceso de matrícula en estudiantes antiguos y
nuevos ingresos.
Indicar los requisitos, documentación a los padres
interesados en realizar la inscripción
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
Inicio
2
3 Diligenciar formulario de inscripción
Dirección
constanteProfesoras, área de
psicología y dirección
15 min
30 min Padres de familia
2
NO
Estudiante antiguo?
SÍ
Promover el programa educativo con el fin de atraer
nuevos estudiantes para el siguiente año académico.
Profesoras, área de
psicología y dirección
1
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 2 de 4 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
2
4 30 min
Realizar la visita domiciliaria
Área de psicología y
dirección
60 min5
3
60 min
15 min
Verificar datos del formulario y establecer cronograma de
visitas domiciliarias
SÍ
Cumple los requisitos?
Realizar filtro según datos arrojados por la visita
domiciliaria con el fin de que el servicio llegue a las
personas que realmente lo necesitan.
1
Estudiante No
admitido
NO
Área de psicología y
dirección
6Diligenciar formato con los datos arrojados por la visita y
notificar a los padres de familia la admisión del niño.
Área de psicología y
dirección
Área de psicología y
dirección
1
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 3 de 4 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
3
7 10 min
Consignar la tarjeta acumulativa de matricula en el libro
y subir los datos en el sistema de información.
Área de psicología y
dirección
25 min8
Fin
15 min
25 min
Recibir documentación del niño y formatos diligenciados
por los padres de familia
Cancelar costos de matrícula
1
Área de psicología y
dirección
9
Enviar reporte de los niños inscritos en la institución
(Base de datos)
Área de psicología y
dirección
Área de psicología y
dirección10
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 4 de 4 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROCESO DE MATRÍCULA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES CANTIDAD
Operaciones
Decisiones
10
2
Tiempo total 285 min
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 1 de 3Método: Actual
Frecuencia: Semestral
Lugar: Oficina de Dirección-aula
de claseFecha: 24/05/2016
Responsable: Auxiliar
Dirección
DIAGRAMA DE OPERACIONES PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
1
Reunión colectiva de la profesoras para evaluar los logros
que se trabajaron y que se van a trabajar este semestre.
Entrega de planeadores y cronogramas describiendo las
actividades a desarrollar día a día con los estudiantes y
los logros que se van a obtener con dichas actividades.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
Inicio
2
3
6o min
Dirección10 min
Profesoras, área de
psicología y dirección
480 minEjecutar las actividades del día a día según lo planeado.
Esta actividad corresponden a lo planeado anteriormente.Profesoras
30 minPsicologíaRevisión de los planeadores semanal, dándole
seguimiento al logro de objetivos.
1
1
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 2 de 3 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE OPERACIONES PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
1
4Coordinar las actividades del siguiente día, revisar la
ejecución de las ya realizadas y que la temática planeadas
previamente fuesen satisfactoria.
30 min
Entrega plan del día siguiente a Dirección. La Dirección
revisa el plan
Profesoras
Profesoras10 min2
Fin
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 3 de 3 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE OPERACIONES PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES CANTIDAD
Operaciones
Inspecciones
4
2
Tiempo total 612 min
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 1 de 3Método: Actual
Frecuencia: Semestral
Lugar: Oficina de Dirección-aula
de claseFecha: 24/05/2016
Responsable: Auxiliar
Dirección
DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
1 Establecer fecha de taller de profesoras por grados.
Ejecutar el taller en el cual se evalúan los indicadores
trabajados con los estudiantes en el semestre
inmediatamente anterior y establecer los indicadores para
el nuevo semestre académico.
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
Inicio
2
3
Establecer temáticas para la nueva semana de clase y
actividades para el primer día de la semana. Esta
actividad se realiza el último viernes antes del inicio de
clase
5 min Dirección
480 minProfesoras, área de
psicología y dirección
90 min
Ejecutar las actividades del día según lo planeado. Esta
actividad corresponde al primer día de la semana.4
Profesoras
510 min Profesoras
1
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 2 de 3 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
1
5 Coordinar actividades del siguiente día según temáticas
planeadas previamente.
30 min
Entrega plan del día siguiente a Dirección
Profesoras
Profesoras2 min6
Revisar la ejecución del día y la planificación del día
siguiente.1
Ejecutar actividades del día siguiente y revisar si es fin de
semana. Si no es fin de semana, regresar a la actividad
número 5; si es fin de semana verificar si es fin de
semestre. Si no es fin de semestre, se regresa a la
actividad 3; Si es fin de semestre acaba el proceso.
Fin
30 min
510 min
Dirección
ProfesorasO-7
I-2
ÁREA DE DIRECCIÓN
Diagrama N°1 Hoja: 3 de 3 Método: Actual Lugar: Oficina de Dirección Fecha: 24/05/2016Responsable: Auxiliar
dirección
DIAGRAMA DE FLUJO DE OPERACIONES PROGRAMACIÓN ACADÉMICA
FUNDACIÓN HOGAR PICCOLI SAGGI-COLEGIO HERMANO GABRIEL TABORÍN
ACTIVIDADES CANTIDAD
Operaciones
Inspecciones
7
2
Tiempo total 1657 min
Bibliografía
UNAD. (s.f.). Datateca UNAD. Obtenido de
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/104561/Metodos_Probabilisticos_2013/MODULO_2013
_ACTAUALIZADO/leccin_4_suavizacin_exponencial.html
UNAD. (s.f.). DATATECA UNAD. Obtenido de
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/104561/Metodos_Probabilisticos_2013/MODULO_2013
_ACTAUALIZADO/leccin3_modelo_de_promedio_mvil.html
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