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FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DE LAS DEPENDENCIAS DEL REGISTRO

GENERAL DE LA PROPIEDAD, RGP.

DESPACHO DEL REGISTRADOR GENERAL − El Despacho está a cargo del Registrador General y el Registrador Sustituto. − Las funciones del Registrador General de la Propiedad están determinadas por ley,

especialmente en el Código Civil y en el Reglamento de los Registros de la Propiedad. − El Registrador Sustituto asume las funciones del Registrador General de la Propiedad

en caso de ausencia de éste. − Dependen directamente del Despacho del Registrador General: la Secretaría General;

la Dirección Jurídica; la Dirección de Informática; la Dirección Financiera y Administrativa; la Dirección de Servicios Registrales; la Dirección de Seguridad Registral y la Dirección de Coordinación Catastral y de Asuntos Agrarios. Asimismo dependen del Despacho del Registrador General la Auditoría Financiera Interna y la Auditoría de Sistemas Interna.

COMISIÓN NACIONAL REGISTRAL − Creada como alto nivel de los Registros, en el Reglamento de los Registros de la

Propiedad (Acuerdo Gubernativo 30-2005). − Actúa como órgano asesor del Despacho, y tiene dentro de sus principales funciones,

la contratación de la Auditoría Financiera Externa y la Auditoría de Sistemas Externa, tanto para el Registro General de la Propiedad como para el Segundo Registro.

− La Comisión Nacional Registral tiene bajo su responsabilidad la aprobación de los

informes de las Auditorías que contrate.

ASESORES Y CONSULTORES − El cuerpo de asesores y consultores del Despacho del Registrador General de la

Propiedad, dependen directamente del Registrador General, y desempeñan las funciones que éste les asigne.

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AUDITORÍA FINANCIERA INTERNA − Depende directamente del Registrador General − Tiene la responsabilidad de mantener un control interno fortalecido, mediante

actividades que permitan preservar los activos de la institución, tanto de la sede central como de las sedes regionales, verificando la exactitud y confiabilidad de los datos contables, la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas administrativas.

− Sus funciones principales son:

� Arqueos de cajas

� Revisión de conciliaciones bancarias

� Revisión de todo tipo de ingresos y egresos

� Revisión de recuentos físicos de activos fijos

� Verificación de inversiones

� Recuentos físicos de documentos listos a devolver

� Verificación y análisis de honorarios cobrados por el Registro

� Verificación y análisis de los honorarios cobrados por los operadores.

� Análisis de los estados financieros

� Revisión de liquidaciones laborales

� Colaboración en la elaboración de presupuestos

� Observaciones y recomendaciones a las operaciones contables y operativas.

� Otras que le asigne el Registrador General

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AUDITORÍA DE SISTEMAS INTERNA − Depende directamente del Registrador General − Para el desempeño de las funciones se podrá subcontratar a personas naturales o

jurídicas. − Funciones principales:

� Evaluar los sistemas de información desde sus entradas, procedimientos,

controles, archivos, seguridad y obtención de información.

� Revisar y evaluar de los controles, sistemas, procedimientos de tecnología.

� Revisar la eficiencia, seguridad y eficiencia de los equipos de tecnología.

� Revisar el recurso humano que participa en el procesamiento de la información.

� Proporcionar los controles necesarios para que los sistemas sean confiables y con

un buen nivel de seguridad.

� Otras funciones que le asigne el Registrador General.

SECRETARÍA GENERAL − El titular depende directamente del Registrador General. − Dirige y supervisa el trámite y el proceso de operación de los documentos que

ingresan al Registro. − Coordina a la Dirección Jurídica, a la Dirección de Servicios Registrales, a la Dirección

de Seguridad Registral y a la Dirección de Coordinación Catastral y Asuntos Agrarios Registral. Asimismo, coordina la Sub-Dirección de Operación Registral y los Departamentos de Control y Seguimiento, Departamento de Estudio de Fincas, Departamento de Documentación y Departamento de Publicidad Registral.

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− Recibe y atiende la correspondencia enviada por las instituciones del Estado (certificaciones oficiales; informes y anotaciones del Ministerio Público y el Organismo Judicial; oficios del Fondo de Tierras; solicitudes de informes testamentarios y otros).

− Recibe, atiende y/o cursa, las solicitudes de los usuarios en general. − Recibe, atiende y/o cursa, la correspondencia que le envíen las dependencias internas

del Registro. − Supervisa que se respete el derecho de prelación de los documentos que se presenten

al Registro General de la Propiedad. − Supervisa que se realice, controlada y ágilmente, el traslado de los documentos, que

así lo ameriten, a los diferentes satélites de apoyo (estudio de fincas, recuperación de imágenes, requerimiento de medio electrónico, rectificaciones, titulaciones y despachos, fondo de tierras, y correcciones de área).

− Verifica que el reparto electrónico de documentos de honorarios altos se realice de

acuerdo a los lineamientos preestablecidos. − Dicta y aplica las medidas de seguridad, al alcance del Registro, respecto a la

verificación e investigación de los documentos con indicios de anomalías en protección del derecho de propiedad.

− Lleva control de los casos de excepción. − Levanta las Actas Administrativas que correspondan, ya sea de oficio o a

requerimiento del Registrador General, Notarios y otros usuarios. − Revisa y aprueba el plan de vacaciones y licencias del personal de Secretaría General

y de las Subdirecciones. − Adicionalmente desempeña las otras funciones que le asigne el Registrador General. SUB-DIRECCIÓN DE OPERACIÓN REGISTRAL − Depende de la Secretaría General. − Dirige, administra y coordina las áreas de Registradores Auxiliares y de Operadores.

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− Supervisa el rendimiento y productividad de los Registradores Auxiliares y de los

Operadores registrales. − Mantiene el control de las ausencias del personal y adopta las medidas para que no se

incurra en retrasos en el flujo de los documentos registrales. − En la búsqueda de homogeneidad en la manera y calidad de la operación registral,

tiene a su cargo las siguientes funciones:

� Velar porque la operación registral se desarrolle en forma eficaz y eficiente.

� Requerir y facilitar las herramientas que necesiten los Registradores Auxiliares y

Operadores

� Definir y coordinar las actividades de los módulos registrales.

� Unificar criterios de calificación y operación registral con Registradores

Auxiliares y Operadores.

� Atender, resolver o tramitar, las consultas de los Registradores Auxiliares y los

Operadores sobre asuntos relacionados con la operación registral.

� Velar porque el proceso de rectificaciones se desarrolle en forma ágil, completa y

correctamente y se hagan los correctivos del caso para minimizarlas.

� Trasladar los casos especiales al Departamento Jurídico y darles seguimiento.

� Convocar y dirigir sesiones de trabajo de las áreas bajo su administración.

� Llevar control de ausencias y coordinar con la Secretaría General el programa de

las vacaciones del personal a su cargo.

� Otras que le sean asignadas por la Administración Superior.

− Para el desarrollo de sus funciones cuenta con el apoyo de dos Coordinadores de

Registradores Auxiliares. COORDINADORES DE REGISTRADORES AUXILIARES − Dependen de la Subdirección de Operación Registral.

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− Sus principales funciones son:

� Colaborar con la Subdirección en el desarrollo de las funciones de ésta.

� Contribuir con mecanismos que coadyuven a la unificación de criterios de

calificación y operación registral

� Coordinar el trabajo de los Registradores Auxiliares

� Asignar apoyos a los Registradores Auxiliares

� Atender las consultas que le presenten los Registradores Auxiliares y los

Operadores

� Elaborar templates

� Someter a consideración del Subdirector de Operación Registral los casos que a

su criterio así lo ameriten

� Atender los casos especiales en conjunto con el Subdirector de Operación

Registral

� Sustituir, en caso de ausencia, al Subdirector de Operación Registral cuando así

se le requiera por el Secretario General y/o Registrador General.

� Otras que le asigne el Sub-director de Operación Registral

REGISTRADORES AUXILIARES − Su actividad es coordinada y supervisada por los Coordinadores de Registradores

Auxiliares y la Sub-dirección de Operación Registral. − Comunican a los operadores a su cargo las decisiones administrativas o de criterio

jurídico. − Revisan el trabajo de los operadores. − Avalan y legalizan, con su firma, las inscripciones realizadas por los operadores. − Velan porque la operación registral se desarrolle en forma eficaz y eficiente.

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− Participan en las capacitaciones y reuniones que las autoridades convoquen. − Atienden al público, cuando así sea necesario. − Atienden otras funciones que les sean asignadas por los Coordinadores y/o la

Subdirección de Operación Registral. OPERADORES − Para el desarrollo de sus funciones dependen de su respectivo Registrador Auxiliar. − Son los responsables de analizar la información registral para determinar los derechos

que se establecen en los bienes muebles e inmuebles, para poder calificar debidamente el título.

− Son los responsables de inscribir, suspender o rechazar lo solicitado en los títulos

registrales. − En el proceso de inscripción de documentos, deberán observar la aplicación correcta

de lo estipulado en las leyes. − Participan en las capacitaciones y reuniones que la institución organice para la mejor

formación del personal. − Atienden público en los horarios establecidos en el Pacto de Condiciones de Trabajo. − Atienden las instrucciones que les sean indicadas por los Registradores Auxiliares

y/o autoridades superiores. BLOQUE DE DEPARTAMENTOS DE APOYO A LA OPERACIÓN REGISTRAL − Este bloque de departamentos depende de la Secretaría General. − El bloque de apoyo está integrado por el Departamento de Control y Seguimiento, el

Departamento de Estudio de Fincas, el Departamento de Documentación y el Departamento de Publicidad Registral.

− Sus principales funciones, son:

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� Garantizar que el flujo de documentos sea expedito, rápido y controlado:

a) desde la etapa en que la Sección de Caja entrega los documentos que ingresan a

la Sección de Escáner, hasta su entrega a los operadores, y,

b) desde la salida de la operación registral, hasta su entrega al usuario.

� Llevar los registros necesarios para conocer la situación de cada documento

registral e impulsar su proceso a fin de que no existan retrasos en el flujo

registral, así como preparar los reportes correspondientes.

� Disponer se atiendan con prontitud y calidad los requerimientos de estudio de

fincas que así lo ameriten.

� Mantener una actitud permanente de revisar los procedimientos, tiempos y

movimientos que se ejecuten por parte de las dependencias a su cargo, a fin de

proponer medidas que mejoren la precisión, calidad y rapidez del flujo registral.

� Atender otras funciones que le asignen las autoridades superiores

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO − Depende del Secretario General. − Dirige, coordina, administra y supervisa a la Sección de Reparto y Verificación, y la

Sección de Asistentes de Módulo. − Con el apoyo de las Secciones bajo su dirección, tiene las siguientes funciones

principales:

� Verificar que el reparto físico de documentos sea rápido y aleatorio.

� Velar, y llevar control, porque se cumplan los protocolos de recepción y envío de

documentos entre las diferentes oficinas del Registro, cuando se necesite llenar

prerrequisitos antes de la operación registral.

� Velar, y llevar control, del cumplimiento de protocolos de prelación.

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� Garantizar que la recepción de documentos, que ya han sido operados

registralmente, se realice en forma controlada y con prontitud, lo mismo que su

entrega a la dependencia que le sigue en el flujo del proceso registral.

� Establecer los controles, registros, y reportes que le permitan visualizar, en

tiempo real, la situación de los documentos, adoptando y/o sugiriendo de

inmediato las medidas convenientes para superar cualquier dificultad que

impida un flujo expedito y rápido de los documentos.

� Otras que le sean asignadas por el Secretario General.

Sección de Reparto y Verificación. − Depende del Jefe del Departamento de Control y Seguimiento. − Principales funciones:

� Servir de soporte a los operadores para la agilidad y seguridad de la

operación de los documentos, en relación a problemas que puedan

presentarse, direccionándolos, si procede, a los departamentos que

correspondan.

� Controlar los duplicados para saber donde se encuentra física y

electrónicamente cada documento y a quien le corresponde.

� Controlar dónde se encuentra cada batch y cada documento.

� Distribuir los batchs a los departamentos que correspondan según lo

procedente.

� Cumplir con los protocolos de la prelación.

� Otras que le sean asignadas por el Jefe del Depto. de Control y

Seguimiento.

Sección de Asistentes de Módulo. − Depende del Jefe del Departamento de Control y Seguimiento.

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− Desempeña la función de apoyo a los Registradores Auxiliares y a los operadores. − Recibe duplicados de los operadores y los entrega al Registrador Auxiliar. − Imprime copia de las razones para los duplicados, ya firmados electrónicamente. − Compagina la razón y el duplicado y los lleva al Archivo de Duplicados. − Atiende otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Control y Seguimiento. DEPARTAMENTO DE ESTUDIO DE FINCAS − Depende del Secretario General. − Sus principales funciones, son:

� Efectuar con prontitud, exactitud y certeza, los estudios de las fincas que les sean

requeridos por la Secretaría General , en cuanto al establecimiento de las áreas.

� Incluir en sus informes lo relativo a gravámenes, limitaciones o anotaciones que

se deriven de las inscripciones registrales, aún cuando la responsabilidad de la

verificación de tal información es del personal de operadores.

� Implementar los registros y controles que sean necesarios para informarse e

informar de la situación de los expedientes sometidos a su consideración.

� Atiende otras funciones que le asigne el Secretario General.

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN − Depende del Secretario General. − Dirige, administra, coordina y supervisa a las Secciones de Escáner, de

Compaginación, y la de Archivo de Duplicados. − Sus principales funciones, son:

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� Garantizar que el proceso de los documentos originales que le sean entregados

por la Sección de Caja, se procesen en el mismo día, de una manera ordenada,

controlada y rápida.

� Verificar que, de los documentos originales, se custodien debidamente los valores

fiscales.

� Responsabilizarse de que la firma electrónica y compaginación de los

documentos, se realice prontamente, y con los controles y orden suficientes, para

efectos de la entrega de la documentación al usuario.

� Verificar que se cumplan las medidas de seguridad que se hayan dispuesto

respecto a las razones registrales.

� Establecer los controles y los mecanismos a fin de que la entrega de documentos

registrales a la Sección de Caja, sea pronta y ordenada.

� Garantizar el adecuado control, ordenamiento y archivo de los originales de los

testimonios que son presentados al Registro, debiéndose tener especial atención a

la conservación de los mismos, su resguardo y utilización.

� Atender otras funciones que le asigne el Secretario General.

Sección de Escáner − Depende del Departamento de Documentación − Sus principales funciones, son:

� Recepción de los documentos, en original y copia, que le entrega la Sección

de Caja debidamente marcados.

� Clasificación, por separado, de los originales y las copias, adhiriéndoles las

respectivas pegatinas.

� Escaneo de los originales de los documentos.

� Garantizar que los documentos sean escaneados juntamente con los planos

que les acompañen.

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� Ejercer el control de calidad del escaneo en un 100%

� Llevar controles sobre el número de documentos recibidos y escaneados

� Llevar controles sobre el número de documentos escaneados y los

trasladados a la etapa siguiente, así: los originales hacia la Sección de

Compaginación y los duplicados a la sección de Reparto y Verificación.

� Desempeñar otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.

Sección de Compaginación − Depende del Departamento de Documentación. − Sus principales funciones, son: � Recibir y archivar los originales de los documentos ingresados al Registro, y

clasificarlos adecuadamente, a la espera de que los Registradores Auxiliares

autoricen la operación registral correspondiente.

� Editar las razones que contienen las operaciones registrales.

� Garantizar que las razones estén debidamente firmadas electrónicamente por los

Registradores Auxiliares.

� Compaginar las razones con sus respectivos documentos originales.

� Habilitar la edición de razones a la Sección de Asistentes de Módulo para su

incorporación a los respectivos duplicados.

� Llevar estricto control de la documentación que recibe y entrega.

� Desempeñar otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.

Sección de Archivo de Duplicados − Depende del Departamento de Documentación. − Sus principales funciones, son:

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� Recibir de los Asistentes de Módulo los duplicados de los títulos registrales con su

correspondiente razón.

� Clasificar y archivar los duplicados para su conservación permanente.

� Mantener un archivo dinámico y eficiente, que permita la localización pronta de su

contenido.

� Atender los requerimientos, de las dependencias internas, como los operadores,

Dirección Jurídica, y otras.

� Atender los requerimientos de consulta de duplicados de los usuarios externos.

� Informar al Jefe del Departamento de Documentación de las necesidades que haya

que cubrir para garantizar el buen estado del archivo.

� Desempeñar otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.

DEPARTAMENTO DE PUBLICIDAD REGISTRAL − Depende de la Secretaría General. − Dirige, coordina y supervisa a la Sección de Certificaciones, a la Sección de Biblioteca

de Libros Mayores de Inscripciones, y a la Sección de Consultas Electrónicas.

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− Este departamento se relaciona con el usuario en función de poner a su disponibilidad la documentación física y/o electrónica que consta en el Registro.

− Organiza su departamento para desempeñar la función de recuperación de imágenes. − Desempeña otras funciones que le asigne el Secretario General. Sección de Certificaciones: − Depende del Departamento de Publicidad Registral. − Le corresponde la expedición de las certificaciones que se solicitan sobre la

información registrada en la institución, ya sea constancias de inscripciones, de documentos, y otros.

− Despacha diligentemente y en orden de presentación, las certificaciones que se

soliciten, ya sea en la modalidad de forma completa, que hace referencia a todos los asientos que corresponden a un bien registrado, o en la modalidad de primera y/o última inscripción.

− Atiende las solicitudes que se presentan en las sedes del Registro, así como las que se

reciben por vía correo electrónico. − Desempeña otras funciones que le asigne su Jefe inmediato superior. Sección de Biblioteca de Libros Mayores de Inscripciones − Depende del Departamento de Publicidad Registral. − Le corresponde la atención al usuario interno y externo por medio de exhibir la

información contenida en los libros físicos y electrónicos. − Tiene la responsabilidad de conservar y preservar los libros físicos (en soporte papel). − Presta el servicio de consulta electrónica del contenido de los libros físicos, por medio

de la Biblioteca Virtual. − Desempeña otras funciones que le asigne su Jefe inmediato superior.

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Sección de Consultas Electrónicas − Depende de la jefatura del Departamento de Publicidad Registral. − Su función principal es la de expedir información registral digitalizada, por medio de

copias simples que no constituyen una certificación legal. − Desempeña otras funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Publicidad

Registral.

DIRECCIÓN JURÍDICA − El titular de la Dirección depende del Secretario General, y para sus funciones contará

con el apoyo del personal que se le asigne. − Su responsabilidad principal es asesorar al Registrador General, al Secretario General,

al Sub-director de Operación Registral y a los Coordinadores de los Registradores Auxiliares, para la determinación de los criterios jurídicos generales y específicos, aplicables, tanto a casos concretos como en temas o asuntos de aplicación general de carácter jurídico-registral.

− Atiende y responde, personalmente o vía electrónica, a notarios y usuarios en razón

de documentos cuya operación haya sido suspendida, o que la misma se hizo equivocadamente o de manera incompleta.

− Atiende y responde, a las consultas internas que se le dirijan por medio de la

Secretaría General; del módulo de consulta jurídica; y del correo interno. − Atiende las relaciones interinstitucionales que le sean asignadas. − Coordina y supervisa al Departamento de Rectificaciones. − Atiende otras funciones que le asigne el Registrador General. SUBDIRECCIÓN JURÍDICA

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-Depende del Director Jurídico. -Realiza las labores que le asigne el Director Jurídico. -Ejerce las funciones del Director Jurídico ante la ausencia de éste. DEPARTAMENTO DE RECTIFICACIONES − Depende de la Dirección Jurídica. − Recibe las solicitudes de rectificación presentadas física o electrónicamente. − Realiza y/o supervisa que se efectúen las diversas rectificaciones que proceden como

consecuencia de los errores registrales en las inscripciones. − Canaliza las solicitudes de rectificación que procedan, y que se deban a errores

incurridos por operadores que se encuentran activos al momento de recibir las solicitudes, hacia el respectivo operador para que las efectúe.

− Opera las rectificaciones que procedan, cuando éstas se deban a errores incurridos

por operadores que, al momento de recibir la solicitud de rectificación, se encuentran inactivos por período mayor de 3 días o ya no laboran en la institución.

− Verifica que las rectificaciones se hayan hecho correctamente. − Realiza otras funciones que le asigne la Dirección Jurídica.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS REGISTRALES − Depende del Secretario General. − Dirige, coordina y supervisa al departamento de Atención al Usuario con sus

respectivas Secciones; así como a la Sección de Agencias y a la Unidad de Testamentos.

− Promueve la constante y efectiva comunicación y atención a usuarios internos y

externos del Registro de la Propiedad.

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− Proporciona orientación administrativa y jurídica en los servicios que presta el Registro y los procesos que se llevan.

− Coordina la atención a usuarios en las oficinas regionales y las agencias del Registro. − Organiza y promueve los programas de capacitación y actualización dirigida a

notarios y usuarios externos del Registro. − Administra los proyectos de publicaciones, documentación registral y todo lo

referente a la divulgación interna y externa, previa aprobación del Registrador General.

− Se informa y supervisa la actividad de las Oficinas Regionales. − Atiende los requerimientos de las Oficinas Regionales. − Recibe y tramita conforme a los trámites establecidos, la documentación que se recibe

y/o envía a las oficinas regionales. − Transmite los lineamientos administrativos y de política del Registro a las Regionales. − Sirve de enlace entre las oficinas regionales y el Jefe del Depto. de Control y

Seguimiento. − Supervisa que se ejecuten adecuadamente las funciones de las Oficinas Regionales,

cuyas principales actividades son:

a) La captación de los ingresos que por operaciones registrales, certificaciones,

consulta a distancia, consulta electrónica y por todos los otros conceptos,

percibe el Registro General de la Propiedad.

b) Recepción y Devolución de los documentos registrales.

c) Cálculo de honorarios.

d) Cobro y recepción de honorarios anticipados.

e) Cobro y recepción de honorarios definitivos (cuando los inicialmente

cobrados resultan menores).

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f) Trámite de devolución de honorarios anticipados (cuando los inicialmente

cobrados resultan mayores que los definitivos).

g) Cortes de Caja a final de la jornada diaria.

h) Elaboración diaria del “Cuadro de Control de Ingresos” con detalle del

nombre del cajero, número de documentos, valor y devoluciones.

i) Envía diariamente el “Reporte General de Ingresos” a la Jefatura del

Departamento de Tesorería, para que éste lo envíe posteriormente al

Departamento de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera,

“UDAF”, acompañado de los comprobantes de depósito en banco para

comprobación y elaboración del CUR de ingreso respectivo.

j) Efectúa las otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Atención al

Usuario.

− Mantiene la comunicación interinstitucional, en adecuada coordinación con el resto

de Direcciones del Registro. − La característica esencial de esta Dirección, su Departamento, y sus Secciones, es la

vinculación directa con el usuario. − Desempeña otras funciones que le asigne el Secretario General y/o el Registrador

General DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN AL USUARIO − Depende del Director de Servicios Registrales. − Dirige, coordina y supervisa a la Sección de Información, a la Sección de Servicio a

Distancia y a la Sección de Oficinas Regionales. Asimismo, supervisa los servicios que se prestan en la Sala de Atención a Notarios.

− Este departamento se relaciona con el usuario en general, en función personalizada.

Atiende sus necesidades de información y le orienta sobre la utilización de los servicios registrales de que dispone la institución, los requisitos a llenar, así como

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responde a las consultas que se presenten en forma directa o por la vía de correo electrónico.

− Hace presentaciones y visitas guiadas a los visitantes al Registro. − Ejecuta los programas de capacitación y actualización dirigida a notarios y usuarios

externos del Registro. − Atiende los diversos servicios que presta el Registro en la “Sala de Atención a

Notarios”. − Lleva el Registro de Notarios en forma automatizada en coordinación con la

Secretaría General, respecto al estatus de los mismos. − Mantiene actualizado el Registro de Notarios, en cuanto a la información de datos,

firma, sello y fotografía digital y se coordinada al respecto con el Organismo Judicial y el Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala.

− Coordina con las oficinas regionales y las agencias del RGP, así como con el Segundo

Registro de la Propiedad y sus agencias, los servicios del Registro de Notarios. − Coordina con el Colegio de Abogados y Notarios, Corte Suprema de Justicia, y

Archivo General de Protocolos, lo relacionado con los servicios del Registro de Notarios.

− Desempeña otras funciones que le asigne el Director de Publicidad Registral Sección de Información − Depende del Jefe del Departamento de Atención al Usuario − Proporciona información, avisos, comunicaciones, atención y orientación en forma

personal o vía electrónica a los usuarios en general. − Es responsable de guiar a los usuarios para que sean atendidos por la dependencia

que corresponda de acuerdo a la gestión que deseen realizar en el Registro.

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− Le corresponde la administración y gestión de los formularios para uso de los servicios que presta el Registro, así también de los documentos o publicaciones que edita el Registro.

− Proporciona al usuario el servicio de visado. − Repone constancias de entrega de documentos, cuando así lo amerite el caso, en

coordinación con el Departamento de Tesorería. − Desempeña otras funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Atención al

Usuario. Sección de Servicios a Distancia − Depende del Jefe del Departamento de Atención al Usuario. − Administra el contenido y actualizaciones de la página Web del Registro, en

coordinación con la Dirección de Informática y la Sección de Información. − Atiende, analiza, resuelve, y/o canaliza a donde corresponda, las consultas que

realicen los usuarios por la vía electrónica. − Desempeña otras funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Atención al

Usuario. Sección de Oficinas Regionales − Depende del Jefe del Departamento de Atención al Usuario. − Se informa y supervisa la actividad de las oficinas regionales. − Atiende los requerimientos de las Oficinas Regionales. − Recibe y tramita conforme a los trámites establecidos, la documentación que se recibe

y/o envía a las oficinas regionales. − Transmite los lineamientos administrativos y de política del Registro a las Oficianas

Regionales.

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− Sirve de enlace entre las oficinas regionales y el Jefe del Depto. de Control y Seguimiento.

− Reportar a la Auditoría Interna del Registro, cualesquiera discrepancias y/o

anomalías, coadyuvando a que se realice la adecuada fiscalización de las cajas chicas

y demás fondos de las Regionales, coordinando su arqueo y liquidación con la

Sección de Caja del Registro.

− Coordinar con la Gerencia Administrativa el adecuado equipamiento de las

Regionales.

− Supervisa que se ejecuten adecuadamente las funciones de las Oficinas Regionales,

cuyas principales actividades son:

a) La captación de los ingresos que por operaciones registrales, certificaciones,

consulta a distancia, consulta electrónica y por todos los otros conceptos, percibe

el Registro General de la Propiedad.

b) Recepción y Devolución de los documentos registrales.

c) Cálculo de honorarios.

d) Cobro y recepción de honorarios anticipados.

e) Cobro y recepción de honorarios definitivos (cuando los inicialmente

cobrados resultan menores).

f) Trámite de devolución de honorarios anticipados (cuando los inicialmente

cobrados resultan mayores que los definitivos).

g) Cortes de Caja a final de la jornada diaria.

h) Elaboración diaria del “Cuadro de Control de Ingresos” con detalle del

nombre del cajero, número de documentos, valor y devoluciones.

i) Envía diariamente el “Reporte General de Ingresos” a la Jefatura del

Departamento de Tesorería, para que éste lo envíe posteriormente al

Departamento de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera,

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“UDAF”, acompañado de los comprobantes de depósito en banco para

comprobación y elaboración del CUR de ingreso respectivo.

j) Efectúa las otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Atención al

Usuario.

Sección de Agencias. Depende del Director de Servicios Registrales. − Se informa y supervisa la actividad de las Agencias que el RGP establezca en el

Departamento de Guatemala. − Atiende los requerimientos de las Agencias. − Recibe y tramita conforme a los trámites establecidos, la documentación que se recibe

y/o envía a la sede central. − Transmite los lineamientos administrativos y de política del Registro a las Agencias − Sirve de enlace entre las agencias y el Jefe del Depto. de Control y Seguimiento. − Supervisa que se ejecuten adecuadamente las funciones de las Agencias, cuyas

principales actividades son:

a) La captación de los ingresos que por operaciones registrales, certificaciones,

consulta a distancia, consulta electrónica y por todos los otros conceptos,

percibe el Registro General de la Propiedad.

b) Recepción y Devolución de los documentos registrales.

c) Cálculo de honorarios.

d) Cobro y recepción de honorarios anticipados.

e) Cobro y recepción de honorarios definitivos (cuando los inicialmente

cobrados resultan menores).

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f) Trámite de devolución de honorarios anticipados (cuando los inicialmente

cobrados resultan mayores que los definitivos).

g) Cortes de Caja a final de la jornada diaria.

h) Elaboración diaria del “Cuadro de Control de Ingresos” con detalle del

nombre del cajero, número de documentos, valor y devoluciones.

i) Envía diariamente el “Reporte General de Ingresos” a la Jefatura del

Departamento de Tesorería, para que éste lo envíe posteriormente al

Departamento de Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera,

“UDAF”, acompañado de los comprobantes de depósito en banco para

comprobación y elaboración del CUR de ingreso respectivo.

j) Efectúa las otras funciones que le asigne el Director de Servicios Registrales.

Unidad de Registro de Testamentos − Depende del Director de Servicios Registrales. − Principales funciones:

� Atiende el registro de avisos de los notarios sobre la existencia de testamentos o

donaciones por causa de muerte.

� Emite informe sobre si se otorgó o no testamento sobre determinada persona.

� Procede a anotar los testimonios de escrituras de testamentos.

� Otras funciones que le asigne su jefe inmediato superior.

DIRECCIÓN DE COORDINACIÓN CATASTRAL Y DE ASUNTOS AGRARIOS

El titular de la Dirección depende directamente del Secretario General, y para el desarrollo de sus funciones contará con el apoyo del personal que se le asigne. - Su principal atribución es asesorar al Registrador General y al Secretario

General, en el tema catastral y agrario y en las relaciones del Registro General de la Propiedad con el Registro de Información Catastral;

- Participar en instancias de coordinación interinstitucional para el desarrollo

del Registro-Catastro;

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- Coordinar las relaciones del Registro de la Propiedad con el Registro de

Información Catastral y otras entidades competentes en el tema agrario;

- Mantener la comunicación interinstitucional, en el tema catastral y agrario en adecuada coordinación con el resto de Direcciones del Registro;

- Recibir, atender y/o cursar, las solicitudes del Registro de Información

Catastral;

- Desempeñar otras atribuciones que le asigne el Registrador General de la Propiedad y el Secretario General.

DIRECCIÓN DE SEGURIDAD REGISTRAL Y APOYO A OPERADORES DE JUSTICIA PENAL.

El titular de la Dirección depende directamente del Secretario General, y para el desarrollo de sus funciones contará con el apoyo del personal que se le asigne. - Su atribución principal es facilitar y coadyuvar con los operadores de justicia,

a efecto de proveer información ágil, verídica y segura, que contribuya a prevenir y erradicar actos delictivos contra la seguridad registral y el derecho de propiedad.

- Formular propuestas estratégicas para mejorar la seguridad registral y

mejorar continuamente el apoyo a los operadores de justicia que así lo requieran.

- Coordinar con otras instituciones privadas y públicas que contribuyan con

información, acciones y capacitación para la seguridad registral, - Emitir dictámenes técnicos acerca de documentos, firmas, huellas dactilares y

otros, tanto al interno del Registro General de la Propiedad como para los Operadores de Justicia, la Procuraduría General de la Nación y otras personas individuales o jurídicas que así lo requieran.

- Asistir en juicio al Ministerio Público y la Procuraduría General de la Nación

cuando así lo requieran o lo ordene el juez o tribunal correspondiente. - Atender a todo aquel usuario que haya sufrido agravio en sus derechos reales

inscritos o inscribibles en el Registro General de la Propiedad, o a aquel que

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crea que es susceptible de agravio, y orientarlo acerca de las acciones correspondientes para evitar ser agraviado o restablecer su derecho real, sean estas en el Registro General de la Propiedad o en otras instituciones.

- Desempeñar otras atribuciones que le asigne el Registrador General de la

Propiedad y el Secretario General.

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

− El titular depende directamente del Registrador General. − En tanto la administración del sistema de cómputo esté subcontratada, lleva a cabo la

Gestión de Servicios Tecnológicos en el Registro General de la Propiedad, por medio de:

� Planificación de Proyectos e Implementaciones

� Administrar la Infraestructura: Configuraciones y cambios, Servidores,

dispositivos centrales, PC’s e impresoras, Respaldos, Redes y

Comunicaciones, Mantenimientos, Identidades y Accesos.

� Administrar Medidas de Seguridad: Correo Electrónico, Anti Spam,

FireWall, Antivirus, Parches, VPN, Active Directory, Parches, Filtrado de

Contenidos, Anty Spyware, IPS

� Administrar los Servicios: Soporte de Servicios Tecnológicos y Administrar

Soporte de Servicios Tecnológicos

� Administrar Aplicaciones y proyectos de Desarrollo: Requerimientos,

Análisis y desarrollo, implementaciones, y no conformidades.

− Ser enlace entre la o las empresas que se subcontraten para mejorar la seguridad

informática registral, para realizar las auditorías externas en el área informática y para establecer mejoras en esta área, entre el sub-contratante, la empresa administradora del sistema y el Registro.

− Supervisa y ejecuta la relación tecnológica Registro-Empresa administradora del

sistema de cómputo.

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− Las funciones de la Dirección de Informática podrán ser ejecutadas por medio de departamentos internos del Registro, o de subcontrataciones de empresas nacionales o extranjeras.

− Realiza otras funciones que le asigne el Registrador General.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA − La Dirección Administrativa y Financiera depende directamente del Registrador

General. − Tiene las siguientes funciones:

a) Dirige, administra, coordina y supervisa las actividades a cargo de las Sub-

direcciones: Financiera, Administrativa y Recursos Humanos. Supervisa las

actividades de los Departamentos a cargo de las Sub-direcciones.

b) Revisa las propuestas de la política financiera y las normas para elaboración de

los anteproyectos de presupuesto, sometiéndolas a consideración y aprobación

del Registrador General de la Propiedad

c) Revisa el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Egresos de la Institución,

las Normas de Ejecución propuestas y el proyecto de Acuerdo, previo a

presentarlos a la consideración y aprobación del Registrador General de la

Propiedad, quien deberá trasladar los proyectos a la aprobación de la Comisión

Nacional Registral.

d) Autoriza los Comprobantes Únicos de Registro (CUR) de ingresos, contables y

regularizaciones, así como los correspondientes para la emisión de los cheques de

pago.

e) Firma, en forma mancomunada con otro funcionario autorizado para el efecto, los

cheques que emite el Departamento de Tesorería.

f) Verifica los ingresos percibidos diariamente por los diferentes servicios que

presta el Registro General de la Propiedad (RGP).

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g) Determina la programación financiera mensual de gastos, previamente preparada

por los Departamentos de Presupuesto y Tesorería.

h) Vela porque exista equilibrio entre ingresos y gastos a fin de que no se contraigan

compromisos u obligaciones exigibles que no puedan cubrirse con los ingresos

corrientes.

i) Analiza los estados financieros y el estudio de los mismos efectuado por el

Departamento de Contabilidad, realizando consideraciones especiales sobre: i) el

seguimiento y evaluación de la política financiera; ii) la gestión presupuestaria,

de caja y patrimonial; y iii) los resultados económicos y financieros de la

Institución.

j) Revisa y aprueba la política de vacaciones y licencias.

k) Supervisa la prestación de apoyo en caso de ausencias de personal.

l) Coordina con la Subdirección de Apoyo a la Operación Registral la atención a las

necesidades físicas de las Oficinas Regionales.

m) Otras funciones que le asigne el Registrador General

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA − Depende del Director Financiero y Administrativo. − Dirige, supervisa y coordina a los departamentos de Presupuesto, Contabilidad, Caja

y Tesorería. − Apoya al Director Financiero y Administrativo fundamentalmente en el área

financiera, y vela porque los registros, operaciones y liquidaciones, así como el manejo de fondos en general, se realice de acuerdo a los lineamientos establecidos que garanticen la probidad y exactitud en tal manejo.

− Realiza otras funciones que le asigne el Director Financiero y Administrativo.

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DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO − Depende del Subdirector Financiero − Tiene las siguientes funciones.

� La formulación y programación presupuestaria y el control de la ejecución.

� Desarrolla el proceso administrativo para la formulación del Proyecto de

Presupuesto;

� Formula normas para la elaboración de los proyectos de presupuesto de las

Unidades Administrativas del Registro, sometiéndolas a consideración y

aprobación de la Dirección Administrativa y Financiera;

� Formula y propone a la Dirección Administrativa y Financiera el proyecto de

presupuesto anual de la institución;

� Elabora, en coordinación con el Departamento de Tesorería, la programación de

la ejecución financiera del Presupuesto, elevándola a consideración y aprobación

de la Gerencia Administrativa y Financiera.

� Realiza otras funciones que le asigne su superior jerárquico.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD − Depende del Subdirector Financiero. − Tiene las siguientes funciones:

� Realiza el seguimiento de la ejecución financiera del Registro de la Propiedad por

medio del Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN), a través del cual se

registran las transacciones, generando información de la ejecución

presupuestaria, de la contabilidad patrimonial y de los flujos de fondos.

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� Revisa el Balance General y los demás Estados Financieros de la Institución

generados por el SICOIN.

� Aplica la metodología contable y la periodicidad, así como la estructura y

características de los estados financieros que produce la Institución, de acuerdo a

las normas de contabilidad integrada gubernamental.

� Administra el sistema contable, sustentado en el “SIAF” que permite conocer, en

tiempo real, la ejecución presupuestaria, las operaciones de caja y la situación

patrimonial, así como los resultados operativo, económico y financiero de la

Institución.

� Mantiene actualizado el registro integrado de los bienes durables y el archivo de

la documentación contable y financiera de la Institución, y en esta función, por

medio del personal a su cargo:

� Se encarga de mantener actualizado el registro de los bienes durables de la

institución, así como el registro individualizado de los mismos,

� con datos sobre fecha de adquisición, precio, origen de la compra o

donación, características, y otros datos similares.

� Tiene la responsabilidad de disponer de la tarjeta de responsabilidad

individual de los bienes asignados a cada trabajador del Registro.

� Actualiza los registros de los bienes fijos y durables que se vayan

adquiriendo: inmuebles, maquinaria, equipo, mobiliarios, herramientas y

otros enseres de mediana o larga duración.

� Lleva registro sobre todos aquellos bienes que por su deterioro u

obsolescencia se determine su retiro (baja de inventario).

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA − Depende de la Subdirección Financiera.

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− Le concierne el control de los flujos financieros del Registro, programando adecuadamente dichos flujos con los pagos a efectuar, con el propósito de coadyuvar al eficiente y eficaz cumplimiento de las actividades registrales, compatibilizando el ritmo de la ejecución presupuestaria con el flujo efectivo de los ingresos.

− Elabora en conjunto con el Departamento de Presupuesto la programación de la

ejecución financiera determinando las cuotas mensuales de pagos en relación con las bimestrales de compromisos y devengados.

− Formula el presupuesto anual, mensual y semanal de caja sometiéndolo a

consideración de la Dirección Administrativa y Financiera. − Emite cheques con base en los Comprobantes Únicos de Registros, CUR, provenientes

del Departamento de Contabilidad firmándolos mancomunadamente con los funcionarios autorizados para ello.

− Administra el Fondo Rotativo Global de la Institución y las Cajas Chicas creadas en

las sedes regionales del Registro. − Efectúa diariamente las conciliaciones bancarias. − Ejecuta las operaciones de inversión, des-inversión y reinversión de recursos,

ordenadas por la Gerencia Administrativa y Financiera. − Custodia los títulos, valores y otros documentos propiedad del Registro o de terceros

que se pongan bajo su responsabilidad. − Coordina y supervisa las actividades a cargo de la Sección de Caja − Realiza otras funciones que le asigne su superior jerárquico. DEPARTAMENTO DE CAJAS − Depende del Sub-Director Financiero. − Supervisa y dirige las actividades de la Unidad de Archivo de Entrega de Originales

y Razones, (esta responsabilidad la desempeñará en tanto las condiciones de espacio físico limiten la integración de esta Unidad al Departamento de Documentación).

− Funciones principales:

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− La captación de los ingresos que por operaciones registrales, certificaciones, consulta

a distancia, consulta electrónica y por todos los otros conceptos, percibe el Registro General de la Propiedad.

− Las atribuciones generales son las siguientes:

a) Recepción y Devolución de los documentos registrales.

b) Cálculo de honorarios.

c) Cobro y recepción de honorarios anticipados.

d) Cobro y recepción de honorarios definitivos (cuando los inicialmente cobrados

resultan menores)

e) Trámite de devolución de honorarios anticipados (cuando los inicialmente

cobrados resultan mayores que los definitivos)

f) Recepción y trámite de documentos provenientes de las Sedes Regionales.

g) Entrega, debidamente controlada, a la Sección de Escáner de los originales y los

duplicados presentados por los usuarios.

h) Cortes de Caja a final de la jornada diaria.

i) Elaboración diaria del “Cuadro de Control de Ingresos” con detalle de nombres

de cajeros, número de documentos, valor y devoluciones.

j) Entrega diaria del “Reporte General de Ingresos” a la Jefatura del Departamento

de Tesorería, para que éste lo envíe posteriormente al Departamento de

Contabilidad de la Unidad de Administración Financiera, “UDAF”, acompañado

de los comprobantes de depósito en banco para comprobación y elaboración del

CUR de ingreso respectivo.

j) Efectúa las otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Tesorería

Unidad de Archivo de Entrega de originales y razones

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− Depende de la Sección de Caja, (en tanto se integra físicamente al Departamento de

Documentación). − Las principales funciones de la Unidad, son:

� Recibir de la Sección de Compaginación, los originales y sus respectivas

razones.

� Archivar y clasificar los originales y razones, utilizando los controles

mecánicos y electrónicos que le permitan atender eficientemente las

devoluciones de originales que deben hacerse a los usuarios, conforme los

requerimientos de la Sección de Caja.

� Desempeñar otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.

SUB-DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Depende del Director Administrativo y Financiero -Es la dependencia responsable de ejecutar eficaz y eficientemente el apoyo administrativo, logístico y operativo del resto de dependencias del Registro General de la Propiedad. -Para el desarrollo de sus funciones dirige y coordina la labor del Departamento Administrativo y del Departamento de Compras y Adquisiciones, así como de las Secciones de Almacén y Proveeduría y de la Secretaría Administrativa. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO. Depende de la Sub-Dirección Administrativa. -Proporciona el soporte logístico y operativo de carácter administrativo que requieran las dependencias del Registro para el adecuado cumplimiento de sus funciones. -Atiende las actividades del área de seguridad en coordinación con la Policía Nacional, así como las de mantenimiento, servicios básicos (energía eléctrica, teléfonos, agua, etc.) y las labores de conserjería en general.

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DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES. Depende de la Sub-dirección Administrativa. -Es la dependencia responsable de los procesos de compras y adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo a los procedimientos establecidos y a la legislación vigente. -Su objetivo es adquirir en las mejores condiciones de precio, calidad y tiempo de entrega los materiales e insumos que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la administración del Registro General de la Propiedad. -Sus funciones son: Recibir y tramitar requerimientos, cotizar los artículos solicitados, elaborar pedidos, elaborar órdenes de compra y pago. -Presentará los informes que le sean solicitados por sus superiores. Sección de Almacén y Proveeduría Depende de la Sub-Dirección Administativa. -Es la sección responsable de custodiar, controlar y mantener existencia de bienes consumibles, materiales y proveeduría en general. -Debe garantizar el mantenimiento de la calidad de los insumos y de las mejores condiciones para su almacenamiento. -Debe garantizar la entrega de material que le sea requerido en la cantidad correcta y tiempo oportuno. Sección de Secretaría Administrativa Depende de la Sub-Dirección Administrativa. -Es la Sección responsable de coordinar los procesos de recepción y despacho de correspondencia interna y externa del Registro General de la Propiedad. -Proporciona información general al usuario que ingresa al edificio. -Supervisa la atención adecuada por medio de la planta telefónica, y cuida el mantenimiento físico de dicha planta. -Organiza y ejecuta las labores de mensajería en general.

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SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS − Depende de la Dirección Administrativa y Financiera. − Dirige, coordina y supervisa al Departamento de Personal. − Efectúa otras actividades que le asigne el Director Administrativo y Financiero DEPARTAMENTO DE PERSONAL. Depende de la Sub-Dirección de Recursos Humanos. − Funciones:

a) Tiene a su cargo la administración y control del personal del Registro General de

la Propiedad.

b) Formula, coordina, revisa y actualiza las políticas de personal

c) Elabora los nombramientos de personal y los contratos por servicios técnicos y

profesionales, que determinen las autoridades superiores.

d) Lleva registro de las altas, bajas, permisos, suspensiones e índices de rotación del

personal.

e) Supervisa el mantenimiento adecuado de la disciplina del personal del RGP.

f) Efectúa las llamadas de atención al personal que así lo amerite, ya sea por razones

de impuntualidad u otras faltas. Aplica las sanciones que correspondan

conforme al Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, la ley laboral y las

instrucciones recibidas de las Autoridades Superiores del RGP.

g) Realiza la calendarización de las vacaciones del personal

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h) Lleva control detallado de la información personal y laboral de cada uno de los

laborantes de la institución.

i) Propone las evaluaciones psicométricas del personal cuando sea necesario.

j) Tiene a su cargo la coordinación y supervisión de la actividad de evaluación del

desempeño.

k) Propone las políticas de capacitación del personal.

l) Supervisa la elaboración y trámite de la nómina quincenal de pago del personal

permanente, contratistas, operadores y certificadores.

-Por medio del personal a su cargo, también es responsable de ejecutar las siguientes funciones:

− Elaborar y tramitar la nómina quincenal de pago del personal permanente, contratistas, operadores y certificadores.

− Supervisar las Clínicas Médicas, cuya función fundamental es la prestación de

servicios odontológicos y de medicina general a los trabajadores del Registro y a los miembros de su núcleo familiar con derecho a los mismos (cónyuges, hijos menores de edad y padres mayores de sesenta años.

− Responsabilizarse de los programas que se destinen a favor del personal del

Registro. -En materia de evaluación de desempeño:

� Elabora y ejecuta un plan de evaluación de desempeño del personal que

mida el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los laborantes

respecto a los objetivos establecidos para cada puesto de trabajo.

� Elabora y ejecuta un plan permanente de mejoras en el desempeño.

� Revisa y oficializa las descripciones de puestos

� Realiza un inventario de las capacidades y habilidades individuales

� Retroalimenta al trabajador sobre su rendimiento y áreas de mejora

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� Orienta a los empleados sobre la forma en que deben desempeñar su

trabajo, para que éste satisfaga las expectativas de la organización.

� Establece posibilidades de promoción y aplicación de programas de

estímulo y reconocimiento.

� Define un diagnóstico de necesidades de capacitación

� Comprueba la eficacia de los sistemas de selección y promoción interna.

� Obtiene información sobre el clima laboral existente

� Efectúa otras funciones que le asigne el Jefe del Depto. de Recursos

Humanos.

Guatemala, mayo de 2008.