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FUNCIÓN NOTARIAL Y LOS RETOS TECNOLÓGICOS

MARIO CÉSAR ROMERO VALDIVIESO

DECANO DEL COLEGIO DE NOTARIOS DE LIMA

PRESIDENTE DE LA JUNTA DE DECANOS DE LOS COLEGIOS DE NOTARIOS DEL PERÚ

NOVIEMBRE 2016Agosto 2019

INTRODUCCIÓN

• El permanente avance de las nuevas tecnologías de lainformación y comunicación (TIC’s) constituyen, a la vez,mayores retos para la función notarial.

• Es hoy innegable el impacto social que generan las nuevastecnologías, con herramientas como el Internet, el correoelectrónico, el blockchain, redes sociales como Facebook oWhatsApp, Telegram, o mecanismos como la firmaelectrónica y la firma digital, entre muchos otros.

• Sin embargo, resulta de suma importancia que se observe condebida responsabilidad por los gobiernos y Estados el uso deaquellas tecnologías en protección y seguridad de quienes loutilizan y de quienes pueden verse involucrados en los efectosque se generen a partir de ellos.

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INTRODUCCIÓN

• En la sociedad moderna es exigible mayor eficiencia,menores costos y el cuidado del medio ambiente,filosofía que representa la eliminación del soporte papel(cultura del paperless), que trae consigo indicadoresimportantes:

- Reducción de la huella ecológica (políticasmedioambientalistas).

- Aumento de la productividad (automatización delos procesos).

- Ahorro de costos (uso de papel, impresiones,envíos físicos, almacenaje).

- Mayor seguridad (datos cifrados y a buen recaudode forma digital)

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EL DOCUMENTO

• En el desarrollo tecnológico, adquieren especial dimensión losprincipios de eficiencia, eficacia y transparencia.

• No significa que tal orientación se concentre solamente en ladebida valoración de la autenticidad de forma (que en algunamedida lo puede garantizar la tecnología de la firma electrónica yla firma digital, a partir del no repudio), sino que el contexto debesignificar la necesaria preocupación en la autenticidad defondo, en la que la participación del notario resulta trascendente,pues no solamente se debe agotar los esfuerzos en alcanzarseguridades en el entorno del soporte como documento sino,principalmente en la declaración o declaraciones que forman partede aquel y cuya validez y eficacia deben estar sólidamentegarantizadas.

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EL DOCUMENTO

• Tal como lo describe puntualmente Antonio RodríguezAdrados “Ninguna duda debería caber de que losinstrumentos públicos, además de la autenticidad corporal –scripta publica probant seipsa- tienen una autenticidadinterna, de fondo o de contenido, autenticidad ideológica,atinente al pensamiento documentado” (…) “…la autenticidadde fondo, que para otros documentos públicos se produceautomáticamente, es para los documentos notariales unacuestión de ser o no ser. Y no hay más que una manera delograrla; hacer que el autorizante no se encierre en eldocumento, sino que su actividad penetre en el contenidodocumental, se extienda al acto o contrato documentado, en laforma negativa de control de legalidad y especialmente en lasformas positivas del consejo y de la adecuación.”

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EL DOCUMENTO

• En ese mismo sentido, Isidoro Lora Tamayo, enatención a las presunciones de validez ylegitimidad que concede la fe pública, señala conacierto que “ambas presunciones encuentranfundamento en la autoría del documento. Eldocumento notarial es auténtico y se presumeválido y legítimo porque su autor es un notarioque ha ajustado el negocio en cuanto a su fondoy forma a la legalidad vigente.”

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EL DOCUMENTO

• El documento presenta dos elementos: la corporalidad y la docencia. La primera se refiere al elemento físico empleado por el documento, y la docencia hace referencia al pensamiento humano reflejado en el mismo.

• Rafael Núñez Lagos indica con precisión que el documento expresa pensamientos humanos, manifestaciones ideológicas del mundo real.

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DOCUMENTO PÚBLICO Y DOCUMENTO

PRIVADO• Por definición, la diferencia en la calidad de público o privado

de un documento radica en que en el primero de ellos existeen su origen la intervención de un funcionario público, unjuez o un notario, ausente en el segundo de ellos.

• En esa virtud, la presunción de validez está presente sólo en eldocumento público, que no depende de la corporalidad delmismo (papel o conjunto de bits), sino de la presencia depersona especialmente facultada por el Estado para dar fe delcontenido del mismo.

• Documento público: máximo valor probatorio y méritoejecutivo.

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DOCUMENTO ELECTRÓNICO

• A diferencia del tradicional soporte papel, lo quecaracteriza al documento electrónico es que elmensaje, el contenido, el negocio jurídico, estáconformado por una serie de datos, un conjuntode bits, un conjunto de códigos binarios alojadosen un dispositivo de almacenamiento de datos(Falbo y Pérez Cosentino).

• Adquiere características de autenticidad,integridad y no repudio cuando es firmadodigitalmente.

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FUNCIÓN NOTARIAL Y TECNOLOGIA

• El notario mantiene vigencia ante el desarrollotecnológico a través del valor agregado de ser actorimparcial, tercero de confianza, facultado porimperio de la ley como depositario de fe pública,responsable en verificar la capacidad, libertad yconocimiento con el que actúan y se obligan losotorgantes o contratantes de un negocio jurídico.

• Puede extender sus actuaciones en documentoelectrónico, utilizando firma digital.

• En la actualidad se hace en el caso de los trasladosinstrumentales (partes notariales, testimonios).

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PROPUESTAS TECNOLÓGICAS

• Ante los retos de las nuevas tecnologías, el notariado enel Perú viene impulsando una serie de herramientastecnológicas que permiten el mejor ejercicio de lafunción hacia el interior de la institución notarial y fuerade ellas.

• Cuestionamiento a intentos legislativos de prescindir dela función notarial a través del uso de plataformaselectrónicas (Garantías mobiliarias, SociedadesAnónimas Cerradas Simplificadas, Contratación delEstado).

• Se encuentran en desarrollo nuevas propuestas.

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1. BASE CENTRALIZADA DE DOCUMENTOS NOTARIALES

2. INFONOT Y EL USO DE LA FIRMA DIGITAL

3. AUTORIZACIONES DE VIAJE Y VERIFICACIÓN VÍA QR

ÍNDICE

5. SIGILLUM Y SU INTEGRACIÓN CON LAS ENTIDADES

6. DIRECTORIO NOTARIAL

7. SISTEMA DE DOMICILIO ELECTRÓNICO

8. DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

4. SISNOT

9. NOTARTEC - SISTEMA NOTARIAL Y CENTRO DE CAPACITACION

10. MIGRACIONES – CONSULTA DE EXTRANJEROS

11. RENIEC – DOCUMENTOS FIRMADOS DIGITALMENTE

12. BLOCKCHAIN DE PODERES Y PROTESTOS

Construir, implementar y mantener un software integralpara la Prevención del Lavado de Activos y delFinanciamiento del Terrorismo (PLA/FT) que permitaminimizar el riesgo que los Notarios se vean involucradosen dichas actividades, mediante la integración ycentralización de la información que consta en losinstrumentos públicos notariales protocolares. Asimismo,registrar, generar y enviar la información para el PDTNotarios utilizando la información centralizada en nuestrabase de datos.

Objetivo General

Integrar en una única Base de Datos los actos (Operaciones)realizados en cada Oficio Notarial y de ahí posibilitar el manejo de lainformación generada en el Registro de Operaciones, paraactividades de filtrado y monitoreo de los actos que se realizan susclientes, generando las alertas correspondientes, para su posterioranálisis y determinar si se trata de una Operación Sospechosa.

Calificar dichas alertas (scoring o puntaje) según el nivel de riesgo delcliente o de la operación que realice, considerando: tipo de clientes,productos/servicios, ubicación geográfica; lo que permitirá priorizar elanálisis de aquellas alertas con mayor riesgo, optimizando losrecursos involucrados en dichas labores. La base de datos permitirárealizar una auditoría eficiente y sustentada (trazabilidad), cubriendolos requerimientos de las normas de los organismos nacionales(SBS, SMV), con el apoyo de los Colegios de Notarios, einternacionales (OEA, OECD, GAFI, ONU, Unión Europea, etc.).

Objetivos Específicos con UIF

Integrar en una única Base de Datos toda la informaciónrequerida por SUNAT para el PDT Notarios y que cadaOficio Notarial tiene la obligación de enviar en los plazosdeterminados.

Disponibilidad permanente de consulta en líneareduciendo tiempos y costos administrativos.

Adaptabilidad de la plataforma para establecer losperíodos de entrega de información según lasnecesidades de la SUNAT.

Atender requerimientos de información para fines deanálisis y estadísticas.

Objetivos Específicos con SUNAT

BASE DE DATOSNOTARIAL

COLEGIO DE NOTARIOS

NOTARIA

NOTARIA

NOTARIA

NOTARIA

Autenticación con certificados electrónicos o usuario/contraseña según perfil de usuario.

Captación de información de los documentos firmados en las notarías.

Comunicación de operaciones a organismos.

Autoridad de certificación.

Base de datos corporativa (Base de datos de Notarios).

Base de datos de documentos notariales.

Envío de información a organismos.

Gestión de solicitudes de información.

BASE DE DATOSCORPORATIVA

Autenticación

Intr

oduc

ción

de

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cum

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taria

les

GESTOR DE SOLICITUDES

OR

GA

NIS

MO

S

SISGEN

Consulta

SISGEN BASES DE DATOS EXPLOTACIÓN DE LOS DATOS

AUTORIDAD DECERTIFICACIÓN

Gestión de certificadoselectrónicos

Nuevo Escenario

Nuevo Escenario

Remisión de información a terceros organismos,flexible y adaptable a cada uno de los destinatarios.

Se trata la información y posteriormente es enviadade forma periódica a los diferentes organismos.

La información contenida en la base de datosnotarial se envía de forma estructurada (XML).

NUEVO ESCENARIOEXPLOTACIÓN DE LOS DATOS

GESTOR DE SOLICITUDES

Los organismos se autentican en el sistemamediante certificado electrónico.

Se permite solicitar información acerca depersonas (naturales y jurídicas) y escrituras (copiaselectrónicas y hojas de cotejo).

BASE DE DATOSNOTARIAL

ORGANISMOS

ENVÍO DE INFORMACIÓN

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

OR

GA

NIS

MO

S

Solicitud de información

Canal seguro mediante acceso HTTPS

USO DEL SCORING PARA LA EVALUACIÓN DEL

RIESGO Y FORMULACIÓN DE UN ROS

• El scoring es una calificación del riesgo que advierte deuna posible presencia de actividad irregular, asistiendo aloficial de cumplimiento en las labores de identificación deoperaciones sospechosas.

• Normalmente, se establece “puntajes” de riesgo enrelación a diversas características de los intervinientes oen los actos notariales materia de formalización, que conel uso de diversas fórmulas y tablas anexas sobre elmayor o menor riesgo LAFT, arroja una calificaciónfinal, de 0 a 100, a partir de los datos notariales y unsistema de reglas.

• Es aplicable a nivel de documento notarial o un conjuntode documentos, siendo este último caso de utilidad parala búsqueda de patrones de comportamiento.

• Normalmente se obtiene a través de “programasexpertos” que analizan automáticamente los datos.

SISGEN

Gestor de Solicitudes

Salto cualitativo del notariado en el uso de las nuevas tecnologías.

Aumento del valor y posicionamiento del notariado en la sociedad peruana yen el cono latinoamericano.

Avance significativo respecto a otros colectivos peruanos posicionando alnotariado como actor principal en su posición de función pública y ampliandosus funciones a otras actividades asociadas a las escrituras (gestión,ventanilla única de la administración, creación de nuevos servicios, propuestasde valor a la administración, etc.).

La creación de una base de datos agregada traslada al notariado un mayorposicionamiento como generador de información de calidad convirtiendo comoen España en la mayor base de datos privada y la segunda pública quepermitiría ceder gratuita o no la información contenida y hacer valer la fuerzade la información en la administración y en terceros organismos.

Ventajas que se busca lograr




ÍNDICE





4. SISNOT





INFONOTUSO DE LA FIRMA DIGITAL

• Objetivo: Consultar la información que remiten los colegiosde notarios a todos sus agremiados.

• Solución: Centralizar los oficios cursados por los Colegios deNotarios del país a todos sus agremiados, dichos oficios sonfirmados digitalmente por cada decano y/o vicedecano.

• Ventajas:

Tener una única plataforma, a nivel nacional, para tener unaherramienta de intercambio de información de todos losoficios enviados por los colegios de notarios a los notarios,dicha documentación es firmada digitalmente para evitar elenvío físico a todas las zonas del país, evitar el uso del papel ydarle valor legal con el uso de la firma digital.




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4. SISNOT





Autorizaciones de Viaje

• Objetivo: Evitar el tráfico de menores, colaborar con laseguridad jurídica del país y dar un servicio a laciudadanía.

• Solución: Emisión de Autorización de Viaje convalidación en línea a través de un aplicativo móvil.

• Ventajas:▫ Migraciones cuente con información para la validación

en línea de las Autorizaciones.▫ Implicará cumplimiento de comunicación e

información en línea, ya que actualmente se comunicacada 6 meses.

▫ Importará una herramienta segura de validación parala ciudadanía y el notariado.




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4. SISNOT





Sistema Notarial (SISNOT)• Objetivo: Centralizar información de actos

protocolares y extraprotocolares notariales, a nivel nacional, para verificar su autenticidad.

• Solución: Todos los actos generados en los oficios notariales, sea generado con su QR, de tal manera se pueda verificar dicha información en línea.

• Ventajas:

▫ Contar con un sistema integrado a nivel nacional que se pueda consultar en línea vía QR.

▫ Evitar las falsificaciones de los documentos.




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4. SISNOT





Sigillum (Registro de sellos y firmas)

• Objetivo: Verificar autenticidad de sellos y firmas de los notarios.

• Solución: Centralizar las firmas y sellos de los notarios a nivel nacional.

• Ventajas:

▫ Sistema integrado con los notarios del Perú.

▫ Acceso para consultas en línea vía web servicescon entidades externas (SUNARP, Ministerios, entre otros).




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4. SISNOT





TRÁMITES Y REQUISITOSAPLICATIVO MÓVIL

BÚSQUEDAS POR COLEGIOS Y NOTARIOSAPLICATIVO MÓVIL

NOTARIAS MAS CERCANAS A TU UBICACIÓN GPS DEL CELULAR




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4. SISNOT





Sistema de Domicilio

Electrónico con Firma

Digital mediante

Certificados Digitales

El gran número de notificaciones que realizan las administraciones a los ciudadanos ypersonas jurídicas conlleva una gran pérdida de tiempo y dinero.

Actualmente se utilizan herramientas y procesos no alineados con el modelo de ceropapel y con plataformas de comunicaciones no seguras, ya que utilizan mecanismos denotificación no válidos jurídicamente sin firmas digitales.

Lo que se pretende es poner en marcha una solución de Domicilio Electrónico Seguro,que utilice de forma nativa los Certificados Digitales y la Firma Digital.

SISTEMA DE DOMICILIOS ELECTRÓNICOSESTADO ACTUAL

Poner a disposición de los ciudadanos y personas jurídicas un domicilio electrónico enuna plataforma web para la recepción de notificaciones, que permita realizar de formamás eficiente, segura y con validez jurídica la emisión y recepción de notificacioneselectrónicas en el estado, con plataformas orientadas al cero papel y sistemas decomunicaciones seguras.

SISTEMA DE DOMICILIOS ELECTRÓNICOSSOLUCIÓN PROPUESTA




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4. SISNOT





eSigna® Digital Scan Docu.

Digitalización certificadaEscanee sus documentos de forma

segura

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DIGITAL SCAN DOCU

“Digitalizar y firmar electrónicamente los protocolos de los archivos de ex notarios que están a cargo de los colegios de

notarios del Perú”




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4. SISNOT





El Sistema Notarial del Perú, donde se centraliza todos los aplicativos realizadosen el notariado.

Uso de herramientas y procesos alineados con el modelo de cero papel y conplataformas de comunicaciones seguras con mecanismos válidos jurídicamentecon firmas digitales.

Poner en marcha una plataforma de comunicación notarial que utilice losCertificados Digitales y la Firma Digital.

El Centro de Capacitación Notarial, es una iniciativadel Colegio de Notarios de Lima, que tiene el objetivode difundir y profundizar en el conocimiento de diversostemas del notariado, a través de la FormaciónContinua, en las modalidades A Distancia yTeleformación E-learning, con la finalidad decontribuir al desarrollo de las capacidades de las personasinteresadas acrecentando sus habilidades y conocimientos.




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4. SISNOT





Consulta en línea (migraciones)• Objetivo: Intercambio de Información con

Migraciones para evitar el fraude de los extranjeros.• Solución: Cuente con un registro de todos los

extranjeros con pasaporte que quieran realizar un trámite en las notarías, registrando al extranjero, con ello se tendría los datos del extranjero, incluyendo foto, firma y huella..

• Ventajas: ▫ Los notarios podrán consultar la base de datos que

Migraciones posee de los documentos de identidad de los extranjeros residentes y no residentes que quieran realizar algún trámite en las notarías.

▫ Poder realizar la identificación del extranjero con su huella a través del biométrico.

SERVICIOS EN LÍNEA

NOTARÍAS

1.1. Tasa Anual de Extranjería

SERVICIOS EN LÍNEA

NOTARÍAS

1.2. Ver Imágenes

SERVICIOS EN LÍNEA

NOTARÍAS

1.3. Ficha de Datos

SERVICIOS EN LÍNEA

NOTARÍAS

1.4. Ficha de Datos

SERVICIOS EN LÍNEA

NOTARÍAS

2.1. Permiso para Firmar Contrato

SERVICIOS EN LÍNEA

NOTARÍAS

2.2. No registra Movimiento Migratorio




ÍNDICE





4. SISNOT





Documentos firmad0s notarialmente

• Objetivo: Intercambio de Información entre Reniec y las notarías.

• Solución: Enviar los documentos firmados digitalmente, tales como Divorcios, Rectificación de Partidas, entre otros a través de los buzones electrónicos del CNL o mediante una plataforma web.

• Ventajas:

▫ Evitar el envío físico de los documentos .

▫ Uso de plataformas orientadas al cero papel y sistemas de comunicaciones seguras.




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4. SISNOT





Blockchain notarial

• Objetivo: Centralizar los poderes y protestos realizados en los oficios notariales del Perú.

• Solución: La cadena de bloques es usable para probar, identificar y corroborar de forma segura los poderes y protestos, verificando la autenticidad del documento que difícilmente sea falsificado.

• Ventajas:

▫ Son altos los retos que presenta blockchainpara complementar la función notarial.

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