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Formulación de Manuales de Procedimientos Contables para el Centro Comercial Terraplaza Lady Johanna Oquendo García Fundación Universitaria de Popayán Pasantía Popayán Cauca 2019
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Formulación de Manuales de Procedimientos Contables para el Centro Comercial
Terraplaza
Lady Johanna Oquendo García
Fundación Universitaria de Popayán
Pasantía
Popayán Cauca
2019
ii
Formulación de Manuales de Procedimientos Contables para el Centro Comercial
Terraplaza
Lady Johanna Oquendo García
Presentado A: Deisy Fernanda Henao Andrade
Fundación Universitaria de Popayán
Pasantía
Popayán Cauca
2019
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Nota de aceptación
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
Directora de grado
__________________________________________
Jurado
____________________________________________
Jurado
____________________________________________
Ciudad, Fecha de sustentación (con Día de Mes de año).
iv
Dedicatoria
Al terminar este proyecto, quiero agradecer en primer lugar a Dios por darme salud, vida
y fortaleza para continuar y conseguir con éxito lo que me propongo. En segundo lugar, a mi
familia, que son los seres más importantes en mi vida, quienes han sido mí soporte en cada
momento recorrido, por último, a mi esposo por ser mi apoyo incondicional en cada etapa de
mi vida.
v
Agradecimientos
A mi directora, Deisy Fernanda Henao Andrade, agradezco sinceramente por sus
conocimientos impartidos, sumados a la generosidad, que con su acompañamiento marcaron
el camino en la construcción y consolidación con éxito este proyecto. A la Fundación
Universitaria de Popayán por su excelente proyecto educativo, ofreciendo la oportunidad de
seguir avanzando en nuestros propósitos académicos y personales. Al Centro Comercial
Terraplaza, inmensa gratitud por acoger mis ideas y permitir desarrollar la pasantía en su
organización.
vi
Tabla de contenido
1 Introducción 1
2 Situación en estudio problema 3
2.1 Formulación del problema 4
2.2 Delimitación del problema en actividad y tiempo 4
3 Objetivo de la pasantía 6
3.1 Objetivo general 6
3.2 Objetivo específico 6
4 Justificación 7
5 Consideraciones teóricas 10
5.1 Teoría de la administración 10
5.2 Teoría de desarrollo económico 10
5.3 Teoría de la decisión 12
5.4 Manual de procedimiento 13
5.5 Importancia de los manuales de procedimiento contable 13
5.6 Antecedentes de la investigación 14
5.6.1 Internacionales. 14
5.6.2 Nacionales. 14
5.7 Marco conceptual 15
5.7.1 Manuales de procedimientos contables. 15
5.7.1.1 Procedimiento contable. 16
5.7.1.2 Objetivos de los manuales de procedimiento contables. 16
5.7.1.3 Contenido. 18
vii
5.7.1.4 Diagrama de flujo. 18
5.7.1.5 Ventajas de los manuales de procedimientos contables. 17
5.7.3 Información financiera. 20
5.7.4 Estados Financieros. 20
5.7.5 Usuarios de la información. 21
5.7.5.1 Usuarios externos. 21
5.7.5.2 Usuarios internos. 21
5.7.6 Diagnóstico situacional. 22
5.7.7 Organigrama. 22
5.8 Marco legal 23
5.8.1 Constitución política de Colombia. 23
5.8.2 Código del comercio. 23
5.8.3 Ley del régimen de propiedad horizontal. 24
5.8.4 Normatividad contable. 25
6 Metodología 26
6.6 Diseño de la investigación 26
6.7 Tipo de investigación 26
6.8 Método de investigación 27
6.9 Población 27
6.10 Técnicas de recolección de datos 27
6.10.1 La entrevista. 28
6.10.2 Observación directa. 28
6.10.3 Procedimiento. 28
viii
7 Resultados 27
7.6 Análisis de datos 27
7.6.1 Entrevista. 27
7.6.2 Observación directa. 30
7.7 Importancia de los manuales de procedimiento contable 31
7.8 Diagnóstico de la empresa 34
7.8.1 Matriz DOFA. 34
7.8.2 Organigrama. 36
7.8.2.1 Asamblea de socios. 36
7.8.2.2 Consejeros. 37
7.8.2.3 Gerente. 38
7.8.2.4 La administración. 38
7.8.2.4.1 Dirección financiera. 39
7.8.2.4.1.1 Área de contabilidad. 39
7.8.2.4.1.2 Área de facturación. 40
7.8.2.4.2 Dirección de mercadeo. 40
7.8.2.4.3 Operaciones. 40
7.8.2.4.4 Mantenimientos. 41
7.8.2.4.5 Área de salud ocupacional. 41
7.8.2.4.6 Área de sistemas. 41
7.8.3 Mapa de procesos del Centro Comercial. 44
7.9 Estructuración del contenido de los manuales de procedimientos contables 45
7.9.1 Manual de procedimiento de cuentas por pagar. 46
ix
7.9.2 Manual de procedimiento de cuentas por cobrar. 46
7.9.3 Manual de procedimiento de conciliaciones bancarias. 47
7.9.4 Manual de procedimiento de caja menor. 47
8 Conclusiones 49
9 Recomendaciones 51
6 Bibliografía 52
x
Lista de tablas
Tabla 1 Simbología de diseño ............................................................................................... 18
Tabla 2 Actividades y productos a obtener en el desarrollo de la pasantía .......................... 26
Tabla 3 Matriz DOFA del área contable del Centro Comercial Terraplaza ......................... 34
Tabla 4 Guía de observación................................................................................................. 59
xi
Lista de figuras
Figura 1 Contadora realizando actividad de programación de pagos ................................... 31
Figura 2 Organigrama ........................................................................................................... 43
Figura 3 Mapa de procesos ................................................................................................... 44
Figura 4 Procedimiento de solicitud de compras .................................................................. 65
Figura 5 Formato de solicitud de compra o pedido .............................................................. 66
Figura 6 Formato de Davivienda .......................................................................................... 68
Figura 7 Procedimientos de cuentas por pagar para facturas y cuentas de cobro ................. 69
Figura 8 Procedimiento de las Cuentas por Cobrar .............................................................. 74
Figura 9 Procedimiento de conciliaciones bancarias ............................................................ 78
Figura 10 Constitución .......................................................................................................... 84
Figura 11 Proceso del responsable ........................................................................................ 85
Figura 12 Solicitudes de pago por caja menor ...................................................................... 86
Figura 13 Reembolso de caja menor ..................................................................................... 87
xii
Lista de anexos
Anexo A Guía de Entrevista ................................................................................................. 56
Anexo B Guía de observación .............................................................................................. 58
Anexo C Manual de Procedimientos de Cuentas por pagar ................................................. 60
Anexo D Manual de procedimientos de Cuentas por cobrar ................................................ 70
Anexo E Manual de procedimientos contables de las conciliaciones bancarias .................. 75
Anexo F Manual de Procedimientos contables de caja menor ............................................. 79
xiii
Resumen
Durante el desarrollo de esta pasantía, se formularon manuales de procedimientos
contables para las cuentas por pagar, cobrar, conciliaciones bancarias y caja menor; en el
Centro Comercial Terraplaza.
El presente trabajo se desarrolló bajo el diseño cualitativo, realizando una investigación
descriptiva y explicativa, siguiendo el método inductivo; la técnica de recolección de datos
utilizada análisis documental, apoyada con la entrevista y observación directa, aplicados al
área contable.
Como propósito, se diseñaron manuales de procedimientos contables anteriormente
mencionados, ajustados a la normatividad contable colombiana vigente al cierre del periodo
2019; cada uno de ellos detalla las actividades que se deben realizar. La empresa fue
diagnosticada por medio de la matriz DOFA, y se estructuró a manera de recomendación un
organigrama y mapa de procesos.
Finalmente se recomendó a Terraplaza, la importancia de implementar los manuales
formulados en esta pasantía.
Palabras claves: Manuales de procedimientos, diagrama de flujo, empresa jurídica,
propiedad horizontal.
xiv
Abstract
During the development of this internship, accounting procedures manuals were
formulated for accounts payable, accounts receivable, bank reconciliations and petty cash
from the Terraplaza Shopping Center.
The present work was developed under the qualitative design, a descriptive and
explanatory research was carried out following the inductive method; the data collection
technique used was documentary analysis, supported by the interview and direct observation,
applied to the accounting area.
As a purpose, previously mentioned accounting procedures manuals were designed,
adjusted to the Colombian accounting regulations in force at the end of the 2019 period; each
of them details the activities that must be carried out. The company was diagnosed using the
DOFA matrix, and an organizational chart and process map were structured as a
recommendation.
Finally, we recommend to Terraplaza the importance of implementing the manuals
formulated in this internship.
Key words: Manuals of procedures flow diagram, legal company, horizontal property.
1 Introducción
El Centro Comercial Terraplaza es una empresa nueva, y se ha establecido como el
segundo centro comercial de la ciudad de Popayán, entró en funcionamiento en el mes de
noviembre del año 2017 con la razón social de Proyectar Consultores y Constructores SAS,
sin embargo, a partir del mes de marzo del año 2019, se consolido, como Centro Comercial
Terraplaza Popayán, empresa jurídica, según la resolución número 20191200032764.
En las empresas privadas y públicas, el control interno es un componente esencial para el
desarrollo de las diferentes actividades operativas, administrativas y contables; inmerso a
este se encuentran los manuales de procedimientos contables que se establecen como
herramienta para la realización de las diversas tareas que se requieren; manuales que
comprenden las políticas, las normas, y los pasos, que proporcionan toda la información
necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la organización.
La pasantía, se desenvolvió en el Centro Comercial Terraplaza, empresa de carácter
privado, durante seis meses del año 2019, entre el 23 de abril hasta el 23 de octubre del año
2019, en este periodo se diseñaron y aplicaron técnicas de recolección de datos como el
análisis documental, complementado con la entrevista y la observación, donde se revisaron
documentos necesarios para la investigación, con todo esto, se desarrolló un diagnóstico
situacional, a través de la matriz DOFA, la cual permitió identificar las debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas relacionadas en el aspecto contable, determinándose la
ausencia de manuales de procedimientos, falta que ha impactado en que se generen demoras
en los procesos o actividades, y ha interferido para alcanzar las metas y objetivos planteados,
incidiendo negativamente en el crecimiento de la organización.
2
Para establecer el manual de procedimientos, se hace imperioso identificar los procesos
contables que se llevan a cabo, las políticas de la empresa, además, se requiere de una lectura
minuciosa de las diferentes normas que rige cada actividad, acompañado de diagramas de
flujo los cuales gráficamente contemplan cada procedimiento dirigido al cumplimiento de las
diversas tareas.
Considerando lo anterior, la pasantía tiene como objetivo general formular manuales de
procedimientos contables para las cuentas por cobrar, por pagar, conciliaciones bancarias y
de caja menor, con el fin de coordinar y documentar las actividades que permitan el
procesamiento de la información financiera económica del Centro Comercial Terraplaza. La
pasantía se estructuró a través del desarrollo de diez títulos, en su orden: introducción,
situación problema, objetivos, justificación, marco teórico, metodología, resultados,
conclusiones, recomendaciones y bibliografía.
Adicionalmente, se propuso un organigrama para la empresa, el cual contiene la estructura
organizacional y jerárquica del Centro Comercial Terraplaza, igualmente se planteó el mapa
de procesos, en él, se presentan los métodos que se llevan a cabo en el centro comercial y
que están interrelacionados, con los cuales sus colaboradores se informan de sus tareas,
reduciendo tiempo y mejorando la calidad de sus servicios.
3
2 Situación en estudio problema
La contabilidad es una “disciplina que recopila, clasifica, registra y comunica en unidades
monetarias toda la información cuantificable relacionada con el ejercicio de la actividad de
una empresa; con el fin de permitir a los usuarios la toma de decisiones” (Ayala, Fino, 2015,
p. 20). Es decir, brinda la información confiable y óptima necesaria para la organización, que
a su vez permite realizar el informe, a través del juego completo de estados financieros que
deben brindar información relevante y oportuna. También comprende una serie de políticas
y normas establecidas las cuales deben implementarse para la buena realización de procesos,
entre los cuales se encuentran los manuales de procedimientos contables, administrativos,
entre otros.
En la actualidad, para lograr un desarrollo exitoso, todas las organizaciones se manejan
mediante procesos, siendo necesario controlar cada paso; para que este se desarrolle de una
manera eficiente y eficaz, se hace imperioso llevar un control preciso de todos los
movimientos contables y financieros que se realicen en la misma; por lo que es importante
tener un sistema de control interno aplicado a los manuales de procedimientos “Los Manuales
de Procedimientos son herramientas efectivas del Control Interno las cuales son guías
prácticas de políticas, procedimientos, controles de segmentos específicos dentro de la
organización”. (Vergara, 2017, p. 248), es decir que, “estos ayudan a minimizar los errores
operativos financieros, lo cual da como resultado la toma de decisiones óptima dentro de la
institución”. (p.248)
En el Centro Comercial Terraplaza no existe una trazabilidad en las operaciones
económicas que se realizan, como consecuencia, la empresa impacta negativamente en la
uniformidad y en la comparabilidad de la información, teniendo como propósito el diseño de
4
un manual de procedimientos contables, mediante la aplicación de la normativa legal vigente
para el procesamiento de la información financiera económica.
Considerando lo anterior, se crea la necesidad de establecer un manual de procedimientos
contables, para las cuentas por cobrar, para las cuentas por pagar, conciliaciones bancarias y
de caja menor, en el Centro Comercial Terraplaza, los cuales se convierten en herramientas
que facilitan el desempeño del personal y el cumplimiento de metas y objetivos. Es así, que,
al establecer un manual de procedimientos contables, en conformidad con los requerimientos
y necesidades que Terraplaza demande en tiempos actuales, se constituye en una necesidad
de la sociedad, que rige el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de la misma, durante su
ejecución y control de sus operaciones, esto le permitirá proporcionar una solidez en el área
contable, para el éxito de la gestión de Terraplaza.
2.1 Formulación del problema
¿Cuáles son los procedimientos contables ajustados a la normatividad vigente para el
periodo 2019 que deben quedar plasmados en un manual contable del centro comercial
Terraplaza de la ciudad de Popayán, Colombia?
2.2 Delimitación del problema en actividad y tiempo
La investigación se llevó a cabo en el Centro Comercial Terraplaza de la ciudad de
Popayán, durante el periodo comprendido entre el 23 de abril hasta el 23 de octubre del año
2019, trabajo que vinculó el área contable de la empresa, vale la pena comentar que
Terraplaza es una organización relativamente nueva, la cual se creó en marzo del año 2019,
y en la cual se evidencia, que no cuenta con manuales de procedimiento para esta área, lo que
se traduce en falta de trazabilidad en las operaciones económicas que realiza, como
consecuencia la empresa impacta negativamente en la uniformidad y la comparabilidad de la
5
información, lo que permitió formular manuales de procedimientos contables, mediante la
aplicación de la normativa legal vigente para el procesamiento de la información financiera
económica.
6
3 Objetivo de la pasantía
3.1 Objetivo general
Formular manuales de procedimientos contables para las cuentas por cobrar, por pagar,
conciliación bancaria y de caja menor en el Centro Comercial Terraplaza, ajustados a la
normatividad contable colombiana al cierre del periodo 2019.
3.2 Objetivo específico
● Resaltar la importancia en la implementación de manuales de procedimientos
contables a través de un recorrido teórico y bibliográfico
● Realizar un diagnóstico para conocer el estado actual de los procesos contables en
la entidad.
● Estructurar el contenido de los manuales de procedimientos contables.
7
4 Justificación
De acuerdo a la asociación de centros comerciales de Colombia (Acecolombia), el
crecimiento de estos establecimientos, van en aumento, todo esto, por la gama de
oportunidades que en un solo lugar encuentra el cliente, con gastronomía diversa, actividades
de recreación, paisajismo y naturaleza, diversidad de tiendas, integración digital, espacio
público y áreas comunes, en fin, es coyuntural el abanico de opciones que las familias y
amigos eligen para sus encuentros (Ofipartes, 2018).
De donde resulta que, en estas áreas comerciales, con una sociedad que busca satisfacer
los requerimientos de los consumidores, ante la rigurosa amplia oferta de mercado, se
desarrolla una estructura contable, lo que demanda fortalecimiento y organización, de ahí
que, los manuales de procedimientos se constituyen en una guía para que los procesos que se
realicen en estos centros comerciales tengan una documentación base, que facilite y
contribuya al mejoramiento de las actividades en el área contable, como su organización.
El Centro Comercial Terraplaza es una empresa nueva, y se ha establecido como el
segundo centro comercial de la ciudad de Popayán, entró en funcionamiento en el mes de
noviembre del año 2017 con la razón social de Proyectar Consultores y Constructores SAS,
sin embargo, a partir del mes de marzo del año 2019, se consolidó Centro Comercial
Terraplaza Popayán, empresa jurídica, según la resolución número 20191200032764.
Esta organización tiene como misión” Ser el Centro Comercial eje del crecimiento y
desarrollo de Popayán, cercano y cálido con sus invitados, comprometido con anfitriones e
inversionistas; ofreciendo experiencias de entretenimiento basadas en la inclusión familiar,
el factor sorpresa y la responsabilidad social”. (Terraplaza C. C., 2019). Como visión “para
8
el año 2022, nos convertiremos en el Centro Comercial # 1 de entretenimiento y experiencia
en Popayán; siendo el CLUB inspiracional de la ciudad”. (Terraplaza C. C., 2019)
De esta manera, este centro comercial, con área construida de 67.000 m2, con arquitectura
de vanguardia, oferta integral de compras y entretenimientos y terrazas con espacios para
vivir al aire libre y cálidamente, ofrece al norte de la capital caucana, nuevas formas de
entretenerse y de adquirir bienes y servicios, otras formas de compartir mientras, realiza
compras a través de áreas de descanso, relajación, paisajismo, restauración, juegos y
diversión.
Esta organización, está constituida como empresa jurídica de propiedad horizontal sin
ánimo de lucro; dentro de la cual se encuentran diferentes áreas como la de mantenimiento,
operaciones, mercadeo, y la de contabilidad, en esta última, se manejan los estados
financieros, elaboración de nómina y liquidaciones, facturación, pago a proveedores, recaudo
por concepto de administración de los locales del centro comercial y alquiler de zonas
comunes entre otras, ya que la contabilidad maneja muchos aspectos.
El Centro Comercial Terraplaza no cuenta con manuales de procedimiento contable, lo
que se traduce en falta de trazabilidad en las operaciones económicas que realiza, lo que
impacta negativamente en la uniformidad y la comparabilidad de la información financiera.
Por lo tanto, la importancia de realizar la pasantía en esta organización, se fundamenta en
que, al establecer un manual de procedimientos contables, en conformidad con los
requerimientos y necesidades que Terraplaza demande en tiempos actuales, se constituye en
una guía y orientación, que rige el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de la misma,
durante su ejecución y control de sus operaciones, esto le permitirá proporcionar una solidez
en el área contable, para el éxito de la gestión de Terraplaza. Además, el diseño de estos
9
manuales ajustados a la normatividad contable colombiana al cierre del periodo 2019,
permiten el mejoramiento continuo de sus actividades y el aprovechamiento óptimo de los
recursos que disponen.
10
5 Consideraciones teóricas
5.1 Teoría de la administración
Su principal referente Henry Fayol, quien hizo énfasis en la estructura y en las funciones
que debe tener una organización para lograr la eficiencia e incluyó las cuatro funciones de la
administración planear, organizar, dirigir y controlar (Fayol, 1916). Para Henry, la
administración se podía ilustrar y por tal razón creo varios principios, entre ellos la división
de trabajo, jerarquía, equidad, y espíritu de trabajo, no obstante, manifestó que los mismos
no son rígidos, son flexibles y se adaptan a cada una de las situaciones en la que se involucra
a la administración, siendo sus orientadores universales. Este enfoque sistémico de Henry,
valió para integrar todas las esferas de la empresa, dentro de la cadena productiva, de ahí,
que es igual de importante lo que se vende, como lo que se produce, es igual un empleador
como el jefe, incluyendo un componente de desarrollo social, que es imprescindible en la
teoría de la administración contemporánea, aun con los retos y desafíos que se tienen.
La planeación, la organización, la dirección y la verificación, son elementos de la
administración, por lo tanto, se pueden encontrar en cualquier empresa u organización,
constituyéndose en pilares del proceso administrativo; siendo referentes dentro de una
empresa para que exista eficiencia y organización, conexos que hacen parte de los manuales
de procedimientos contables, de ahí, que se pueden encontrar en cualquier nivel o área de
una empresa.
5.2 Teoría de desarrollo económico
La teoría del desarrollo “busca explicar desde el punto de vista macroeconómico, las
causas, el mecanismo del continuado aumento de la productividad del factor trabajo y las
repercusiones de tal hecho de la organización [...], como se distribuye y utiliza el producto
11
social” (Furtado, 2006, p. 1), es decir, se requiere de una “evolución económica, un cambio
estructural transformando las actividades primarias en otras más productivas como la de
industrias y de servicios” (p. 129); para que puede haber un aumento de la productividad y
de la mano de obra, lo que genere mayor rendimiento, constituyéndose en un camino para
superar condiciones de pobreza y de desempleo imperante hoy en Colombia y en esta ciudad.
Los centros comerciales “son propiedades privadas de uso público, esto con lleva a mayor
regulación y una inducción sobre el comportamiento de los usuarios clientes, creando polos
de desarrollo que generan empleos” (Regazzoli, 2019, p. 1). No se puede desconocer el
impacto que los centros comerciales han traído al desarrollo económico del país, siendo
generadores de empleo dentro del sector no residencial, generándose una ocupación mayor a
la que brinda la labor de otros sectores. Estas instalaciones dinamizan el desarrollo de las
ciudades, trasladando áreas del comercio y financieras a un solo punto, donde convergen las
zonas de esparcimiento, permitiendo a la ciudadanía encontrarse y distraerse. Popayán ha
sido privilegiada con dos centros comerciales, sobresaliendo las zonas de esparcimiento, la
prestación de servicios como las áreas de descanso, relajación, paisajismo, restauración,
juegos y diversión; todas ellas, eje central de las actividades del Centro Comercial de
Terraplaza.
La teoría del desarrollo, involucra otras disciplinas, dado que la situación analizada
envuelve otros elementos de tipo social, político, cultural y ambiental; coyunturales para
lograr la sostenibilidad del crecimiento económico, es decir, el equilibrio económico se puede
lograr satisfaciendo las necesidades actuales, sin afectar los recursos y las posibilidades de
las futuras generaciones, en consecuencia “Buscar una alternativa integradora tal vez sea uno
de los pasos a seguir en el futuro. Esto señalaría la posibilidad de construir un nuevo enfoque
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sobre la base de una relación entre factores externos e internos” (Mora, 2006, p. 72); para
llegar a un estado de crecimiento.
5.3 Teoría de la decisión
La teoría de la decisión “se ocupa de analizar cómo elige una persona aquella acción que,
de entre un conjunto de acciones posibles, le conduce al mejor resultado dadas sus
preferencias” (Aguilar, 2004, p.139), en otras palabras, en esta teoría se “analiza tanto la
selección racional de alternativas dentro de las organizaciones, como la conducta del sistema
al desarrollar el proceso de toma de decisiones” (Johansen, citado en Ramírez, 2002, p. 44).
La toma de decisiones es un proceso que a diario las empresas deben asumir, del tipo de
decisiones que tomen las compañías, en determinada situación dependerá el desarrollo de la
organización en su éxito o en su fracaso; los manuales de procedimientos permiten minimizar
errores operativos y financieros, dando como resultado la toma de decisiones eficientes
dentro de la sociedad, es decir, que los manuales, apoyan a una óptima toma de decisiones
dentro de la organización.
La teoría de la decisión, tiene como finalidad “analizar una situación determinada de modo
que su resultado sea la acción más racional” (Céspedes, 2009, p. 55), un elemento importante
en una decisión es el sujeto, es decir, el que toma la decisión. Los manuales de procedimiento
son instrumentos que facilitan la toma de decisiones de sus dirigentes, para obtener
información oportuna, razonable, relevante y comprensible, en dicha organización; el aporte
de esta teoría, se encuentra en la relación que existe en toda entidad para tomar decisiones,
constituyéndose en una de las mayores responsabilidades, sobre quien lo hace, como debe
hacerse, cuando y donde se hace, decisiones que puede ser apoyadas con los manuales de
procedimientos.
13
5.4 Manual de procedimiento
El manual de procedimientos es un “documento del sistema de control interno, el cual se
crea para obtener información detallada, ordenada, sistemática, e integral, contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las operaciones, actividades que realiza una organización” (Cardoso,
2012, p. 5), es decir, que estos instrumentos “facilitan el aprendizaje del personal,
proporcionando la orientación que requieran las unidades administrativas, con el propósito
de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal, [...], de una manera clara y
sencilla” (Poder Legislamiento del Estado de México, 2012, p. 5), en otras palabras, dicho
instrumento adquiere significancia para las personas que trabajan en la organización y para
que la misma, logre un desarrollo exitoso, eficiente y eficaz.
En consecuencia, esta herramienta facilita el desarrollo de las actividades de la
organización, puesto que, en él, se documentan las funciones y responsabilidades de los
funcionarios de la empresa, facilitando el desempeño de los empleados lo que permite mayor
gestión empresarial.
5.5 Importancia de los manuales de procedimiento contable
La importancia de los manuales de procedimientos contables radican en su función, tal
como lo mencionan Rodríguez, Valencia (2002) “consiste en describir la secuencia lógica y
cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas, señalando quién, cómo,
cuándo, dónde y para qué han de realizarse” (Citado en Charris, Gasparine, 2018, p.40), Por
lo tanto, estos manuales se constituyen en herramientas para la toma de decisiones,
proporcionando la orientación necesaria a los empleados para su desempeño, logrando el
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desarrollo de las actividades de forma ordenada y precisa, se consideran un instrumento
valioso para la mejora continua dentro de cualquier organización o grupo de trabajo.
5.6 Antecedentes de la investigación
5.6.1 Internacionales.
Dentro del referente internacional se toma la investigación realizada por Enríquez (2017),
quien desarrollo el trabajo denominado” Manual de procesos administrativos para el Centro
Comercial Chiriyacu” la propuesta se fundamentó considerando que el centro comercial no
cuenta con un manual de procesos administrativos lo que significa que el personal ignora las
actividades y las reglas que tienen que seguir para cumplir de una manera eficaz y eficiente
las metas y objetivos planteados.
Esta investigación, presenta coincidencia en relación con la actual pasantía laboral, puesto
que la misma, fue desarrollada ante la ausencia de manuales de procesos en centros
comerciales, lo que repercute en que, su información no sea minuciosa ni sistemática. En tal
virtud, contar con estos manuales en las organizaciones, les da prioridad para alcanzar las
metas estratégicas diseñadas, les permite regir el quehacer cotidiano de las diferentes áreas,
durante su ejecución y control de sus operaciones, lo que proporciona una solidez en el área
contable, para el éxito de la gestión de los centros comerciales.
5.6.2 Nacionales.
Como referente nacional se toma el trabajo realizado por Escobar (2014), quien desarrollo
el trabajo denominado “Manual de procesos y procedimientos del Centro Comercial
Unicentro, es así, que con el fin de diseñar directrices y políticas que afecten directamente en
los cargos con sus funciones y en la forma de realizar las actividades, la autora elaboró
manuales de procesos para la selección y contratación de personal, para la realización de
15
pagos, para ingresos, elaboración de nómina, modificación de las instalaciones del centro
comercial y cobro de parqueadero en el punto de pago entre otros.
Este trabajo aportó en el desarrollo de la pasantía, puesto que el mismo se realizó en un
centro comercial, que implica el crecimiento de las actividades similares, sin embargo, en él,
se diseñaron manuales para toda el área de gestión administrativa, no obstante, como aporte
en este trabajo, se destacan algunos procedimientos del área contable, que tienen incidencia
en el desempeño de este trabajo como son, la realización de pagos, ingresos, los cuales se
constituyen en los procedimientos influyentes de una organización.
5.7 Marco conceptual
5.7.1 Manuales de procedimientos contables.
El desarrollo de esta pasantía, comprende la formulación de manuales de procedimiento
contable en el centro Comercial Terraplaza, para las cuentas por pagar, por cobrar,
conciliaciones bancarias y de caja menor, en este contexto, es importante situarse
argumentado, sobre qué es un Manual de Procedimientos Contables.
Manual de procedimientos contables es un protocolo escrito sobre las normas técnicas contables,
procedimientos de trabajo y archivo, sistemas de informe contable y medidas de seguridad que
deben guiar la labor del personal contable de la empresa, para establecer los criterios y tareas que
deben observarse en la elaboración de la contabilidad, a fin de evitar errores, arbitrariedades y
fraudes en la información contable, y para que la información contable que se obtiene resulte
veraz, adecuada y segura. (Vazquez, Navarros, Llanes, Paz, 2017, p. 5)
En consecuencia, la formulación de estos manuales en el centro comercial, contribuyen a
garantizar la gestión empresarial de la organización, lo que implica que exista mayor control
en cada uno de los procedimientos contables, con los cuales se obtiene información
económica, veraz , fiable y oportuna; y a la vez, permite que su personal sepa la forma de
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hacer sus tareas, siendo aspectos muy relevante para el establecimiento, lo que le permitirá
proporcionar una solidez en el área contable, siendo exitoso para la gestión de Terraplaza.
5.7.1.1 Procedimiento contable.
Un procedimiento es un “documento que contienen información sobre la sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una
unidad para la realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización”
(Franklin, 2009, p. 245). Por lo tanto, un procedimiento contable se define como “la
secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad”. (Ortiz, 2004, pág. 28)
Para este caso, los procedimientos contables que realiza la empresa de Terraplaza son:
Causación de nómina, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, notas de contabilidad,
comprobantes de egreso y recibos de caja entre otros, sin embargo, ninguno de estos registros
contables cuenta con manuales de procedimiento; lo que genera en la empresa impacte
negativamente en la uniformidad y la comparabilidad para el procesamiento de la
información financiera y económica. En tal virtud, surge como propósito de eta pasantía la
elaboración de manuales de procedimiento contable para la cuentas por pagar, por cobrar,
conciliaciones bancarias y caja menor.
5.7.1.2 Objetivos de los manuales de procedimiento contables.
Los procedimientos contables se enmarcan dentro de unos objetivos, entre los cuales se
destacan “Servir de guía para la ejecución de las labores y tareas de los empleados,
sistematizar los procedimientos contables, facilitar la interpretación de políticas y
procedimientos contables”. (Lenin, 2017), propósitos en los que se fundamentan los
manuales del centro comercial del Terraplaza, en este aspecto, los procedimientos para las
cuentas por cobrar, por pagar, conciliaciones bancarias y de caja menor, su fin se basa en
17
identificar el proceso detallado para desarrollar la actividad, lo que conlleva a que el
responsable sepa la forma de desempeñarse, evitando cometer errores y duplicidad en sus
funciones, generado información oportuna para la empresa.
5.7.1.3 Ventajas de los manuales de procedimientos contables.
Contar con manuales de procedimiento contables en una organzación, ofrece una
diversidad de beneficios tanto para la empresa, como para el recurso humano que labora en
ella. A continuación se describen las prinicipales ventajas.
Permiten fundamentar los procedimientos bajo un marco jurídico administrativo establecido.
Contribuyen a la unificación de los criterios en la elaboración de las actividades y uniformidad en
el trabajo. Estandarizan los métodos de trabajo. Ayudan al desarrollo de las actividades de manera
eficiente y permiten conocer la ubicación de los documentos en general. Delimitan las funciones
y responsabilidades del personal. Son documentos de consulta permanente que sirven de apoyo
para la mejora continua de las actividades. Establecen los controles administrativos. Facilitan la
toma de decisiones. Evitan consultas continuas a las áreas normativas y eluden la implantación
de procedimientos incorrectos. Eliminan confusiones, incertidumbre y duplicidad de funciones y
Sirven de base para el adiestramiento y la capacitación al personal de nuevo ingreso. (Vivanco,
2017, p. 2)
Los manuales de procedimiento, generan ventajas en la organización que repercuten en
el procesamiento de la información financiera y económica del centro comercial Terraplaza,
por el contrario, su ausencia generan en la empresa, falta de trazabilidad en las operaciones
económicas, lo que impacta negativamente en la uniformidad y en la comparabilidad de la
información financiera.
18
5.7.1.4 Contenido.
Un manual de procedimientos contables, se estructura en tres partes básicas para su
formulación, tal como lo plantea Franklin (2009); “identificación, introducción y contenido”
(Citado en Sánchez, 2014, p. 40); como resultado, en la identificación se detalla el logotipo
de la organizacíon, el nombre de la organización; y dentro del contenido se describen el
objetivo, responsables, descripcion del procedimiento y diagrama de flujo (p.43).
El planteamiento de los manuales de procedimiento contable para el centro comercial de
Terraplaza, se cimientan, siguiendo el postulado citado por los anteriores autores:
identificación, la cual cuenta con el logo de Terraplaza, nombre del procedemiento, área, y
versión. Introducción y como parte del contenido, se describe el objetivo, glosario,
definición, responsable, perfil, descripción del procedimiento y por último el diagrama de
procesos.
5.7.1.5 Diagrama de flujo.
Tabla 1 Simbología de diseño
Función Símbolo Descripción
Proceso Representa una instrucción que debe
ejecutarse. Operación.
Decisión
Elección. Representa una pregunta e indica
el destino del flujo de información con base
en respuestas alternativas de sí y no.
Preparación
Preparar. Acondicionar. Implica un proceso
predefinido. Puede ser parte o un todo de
otro sistema.
Documento
Indica lectura de algún documento. Casi
siempre se refiere a un producto impreso.
Entrada / Salida
Trámite u operación burocrática de rutina.
Implica entrada o salida de información por
cualquier parte del sistema.
Archivo
Implica guardar o almacenar documentos,
productos, materiales u otros.
Extracción
De archivo
Significa “sacar del archivo” o des-
almacenar productos, materiales u otros.
19
Función Símbolo Descripción
Flechas
Representan flujo de información. Indican
dirección que sigue el flujo en el sistema.
Fuente (Ugalde, 2005)
En la anterior tabla, se condensan la función, el símbolo y la descripción de los diagramas
de procesos, que para el desarrollo de la pasantía se incluirán dentro de la elaboración de los
manuales de procedimientos contables.
5.7.2 Contabilidad.
La contabilidad, comprende una serie de políticas y normas establecidas, las cuales deben
implementarse para la buena realización de procesos, entre los cuales se encuentran los
manuales de procedimientos contables, estos manuales contienen información detallada,
ordenada sobre las políticas, sistemas, procedimientos y actividades que se realizan en el área
de contabilidad. La contabilidad “expresa en términos cuantitativos y monetarios, las
transacciones que realiza una entidad, así como determinados acontecimientos económicos
que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos para
la toma de decisiones”. (Guajardo, Andrade, 2008, p. 18), es así, que dentro de la cadena de
operaciones de una empresa se encuentran los procedimientos contables, esta secuencia de
operaciones se aplican para el registro de las actividades comerciales que realiza la empresa
en los libros de contabilidad.
Por su parte, para Lara, la contabilidad “es la disciplina que enseña las normas y los
procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades
económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles”. (Lara,
20
1999, p. 9), donde los manuales permiten controlar y mantener actualizados los registros
contables de las operaciones financieras y económicas de la organización.
5.7.3 Información financiera.
La información financiera, es la información que genera la contabilidad, para la
administración y el desarrollo de la empresa, la cual se refleja en los estados financieros
“tiene como objetivo generar y comunicar información útil de tipo cuantitativo para la
oportuna toma de decisiones de los diferentes usuarios externos de una organización
económica” (Guajardo, Andrade, 2008, p. 34). Es decir, que la información obtenida de la
contabilidad, es útil para evaluar a la empresa y tomar decisiones favorables para la misma;
los manuales contables avalan que la información financiera sea transparente, ya que estos,
son documentos que sirven de guía para realizar los procedimientos contables en una
organización en el cual se detallan las políticas a seguir para el correcto manejo de cada
cuenta o procedimiento contable.
5.7.4 Estados Financieros.
Los estados financieros se constituyen en “una representación estructurada de la situación
financiera y del desempeño financiero, de una entidad, su objetivo es suministrar información
de la situación y desempeño financiero de los flujos de efectivo de la entidad, siendo útiles
para tomar decisiones económicas”. (Guajardo, Andrade, 2008, p. 44), en tal sentido, toda
organización debe presentar en su contabilidad el estado de resultados básicos, de los cuales
hacen parte cinco estados, el balance general, estado de resultados, estado de cambios en el
patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y el estado de flujos de efectivo. Los
manuales de procedimientos contables se aprovechan como guías, en el registro contable, en
la elaboración y presentación de los estados financieros, así como en la asignación de
responsabilidades de los empleados que actúan en el proceso contable.
21
5.7.5 Usuarios de la información.
Una vez se tiene clara la importancia de la contabilidad, también es significativo, saber
quiénes son los usuarios de la información contable, siendo los usuarios financieros a quienes
pretende servir la contabilidad, en este sentido, “la información que proporciona el sistema
de contabilidad tiene por objetivo cubrir las necesidades de dos diferentes tipos de usuarios:
los externos y los internos”. (Guajardo, Andrade, 2008, p. 15), en otras palabras, como la
función básica de la contabilidad es la medición y el registro de los hechos económicos, es
su deber, también de informar sobre estas situaciones a personas e instituciones que usan la
información contable para tomar decisiones.
5.7.5.1 Usuarios externos.
La información financiera dirigida a usuarios externos tiene como propósito satisfacer las
necesidades de inversión de un grupo diverso de usuarios. Entre estos, se destacan los
inversionistas, acreedores, proveedores, clientes; cada uno de estos usuarios hacen parte del
Centro Comercial Terraplaza, es decir, todas las personas que tienen una vinculación
comercial, económica o de control en la organización.
5.7.5.2 Usuarios internos.
Así, como los usuarios externos tienen necesidades de información contable, también, los
“administradores de una entidad económica, representados por funcionarios de los niveles
superiores, como directores generales, gerentes de área, jefes de departamento, etc., necesitan
monitorear el desempeño de la entidad para la cual trabajan y el resultado de su propio
trabajo”. (Guajardo, Andrade, 2008, p. 17). Es de aclarar, que esta información es de un nivel
de detalle superior al proporcionado a los usuarios externos.
22
5.7.6 Diagnóstico situacional.
Dentro del desarrollo de esta pasantía se elabora un diagnóstico situacional, producto de
la aplicación de instrumentos como el análisis documental, apoyado con la entrevista y la
observación directa del área de contabilidad, con esta información, se podrá estructurar el
organigrama, mapa de procesos, y los manuales de procedimientos para las actividades
contables. Un diagnóstico situacional es “Una herramienta que ayuda en el proceso de
análisis de la operación de una empresa es el análisis situacional también conocido como
diagnóstico DOFA por sus siglas (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas)”
(Ramírez, 2012, p. 54), en otras palabras, este instrumento permite realizar un análisis de
cualquier tipo de empresa, para saber cómo se encuentra, en torno a sus fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas; lo que permite tomar decisiones.
5.7.7 Organigrama.
Un organigrama se constituye en una herramienta que permite visibilizar, cada uno de los
cargos que existen en una empresa y sus líneas de comunicación entre ellas, de ahí, la
importancia que en el Centro Comercial Terraplaza exista esta figura, en la cual se
determinen los órganos de dirección y su administración. El organigrama hace referencia a
la “representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas,
en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, […]”. (Franklin, 2009, p.
124)
23
5.8 Marco legal
5.8.1 Constitución política de Colombia.
La carta magna, contienen artículos con temáticas que tienen relación con el Centro
Comercial Terraplaza, y con las áreas en las que desarrolla su actividad comercial y de
servicios, como son la de operaciones, mantenimiento, mercadeo, facturación y contabilidad,
siendo esta última, donde se desenvuelve la pasantía laboral. El Artículo 14. Estipula que
“Toda persona tiene derecho al reconocimiento de su personalidad jurídica”, en
consecuencia, el Centro Comercial Terraplaza es una empresa jurídica, es decir, que tiene
reconocimiento formal. En su artículo 38 “Se garantiza el derecho de libre asociación para el
desarrollo de las distintas actividades que las personas realizan en sociedad” tal como, se
presentan en la organización de Terraplaza la cual cuenta con diferentes áreas para la
relajación y el paisajismo, y el desarrollo de su actividad comercial. En el artículo 78. “La
ley regulará el control de calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la comunidad”,
así, como la información que debe suministrarse al público en su comercialización
(Constitución Nacional, 1991).
5.8.2 Código del comercio.
En este código, se encuentran varios artículos que se expiden en torno al comercio y que
son referentes para el desarrollo de la pasantía laboral en el centro comercial Terraplaza. En
el artículo 10, se determina la calidad de comerciante, en tal virtud, esta calidad se adquiere,
aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta
persona. En el artículo 19. Determinan las obligaciones del comerciante; entre ellas
matricularse en el registro mercantil con todos los actos, libros y documentos respecto de los
cuales la ley exija esa formalidad, llevar contabilidad regular de sus negocios; conservar, con
24
arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o
actividades y abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal (Decreto 410, 1971).
Por otro parte, en el artículo 515, define el concepto del establecimiento del comercio y
en su artículo 516, elemento que forman parte del establecimiento de comercio, en
consecuencia, el nombre comercial y las marcas de productos y de servicios, los derechos del
empresario sobre las invenciones o creaciones industriales o artísticas, las mercancías en
almacén o en proceso de elaboración, los créditos y los demás valores similares, el mobiliario
y las instalaciones, los contratos de arrendamiento, el derecho a impedir la desviación de la
clientela y a la protección de la fama comercial, y los derechos y obligaciones mercantiles
derivados de las actividades propias del establecimiento (Decreto 410, 1971).
5.8.3 Ley del régimen de propiedad horizontal.
Al tener en cuenta que el Centro Comercial Terraplaza, es una empresa jurídica de
propiedad horizontal sin ánimo de lucro, esta ley ofrece los lineamientos, por lo cual la
empresa está constituida. En efecto, la misma estipula el objeto, “regula la forma especial de
dominio denominada propiedad horizontal, en la que concurren derechos de propiedad
exclusiva sobre bienes privados y derechos de copropiedad sobre el terreno y demás bienes
comunes” y define el régimen de propiedad horizontal como “Sistema jurídico que regula el
sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse”
(Ley 675, 2001).
Profundizando en la ley, se encuentra la constitución, en tal sentido, “un edifico o conjunto
se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la
Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona
jurídica a que se refiere esta ley”. Por otra parte,” las funciones de la asamblea general, del
25
administrador del edificio o conjunto, del consejo de administración, del revisor fiscal del
edificio o conjunto” (Ley 675, 2001).
5.8.4 Normatividad contable.
La normatividad contable, para el caso de esta pasantía se fundamenta en la Ley 1314,
2009, a través de la misma, se regulan los principios y normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de investigación aceptados en Colombia, además, se señalan
las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las
entidades responsables de vigilar su cumplimiento. Con esta Ley, el Gobierno Nacional
encargó al Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) para el proceso de
normalización técnica de las normas en Colombia y por ello, emitió el documento
“Direccionamiento Estratégico” el cual busca el desarrollo efectivo del proceso de
convergencia y ha orientado al mercado para que las empresas colombianas se clasifiquen en
alguno de los siguientes tres grupos (Deloitte, 2019).
Grupo 1. Hacen parte de este grupo, los emisores de valores, entidades de interés público
entidades que tengan activos totales o superiores, a treinta mil (30.000) SMMLV o planta de
personal superior a doscientos (200) trabajadores; que no sean emisores de valores ni
entidades de interés público, reglamentado a través del Decreto 2784 de 2012. Grupo 2.
Regulados en el Decreto 3022 de 2013, donde establece, que son aquellos que no pertenezcan
ni al grupo 1 ni al grupo 3, en este grupo, está inmerso el Centro Comercial Terraplaza. Grupo
3. Para microempresas con régimen simplificado de contabilidad fundamentado en las
NIIF/IFRS, consagradas en el Decreto 2706 de 2012.
26
6 Metodología
6.6 Diseño de la investigación
La metodología utilizada para desarrollar esta pasantía, involucró el diseño cualitativo,
“considerando que, en esta investigación, interesa lo que la gente dice, piensa, siente o hace;
[…], su función es la de describir, o la de generar una teoría a partir de los datos obtenidos”.
(Lerma, 2016, p. 71), es decir, que la investigación e información obtenida, servirá para
resolver la problemática, relacionada a la inexistencia con una trazabilidad en las operaciones
económicas que realiza la empresa, como consecuencia la empresa impacta negativamente
en la uniformidad y la comparabilidad de la información, por lo tanto, esta investigación
permitirá abrir nuevos cambios de prospectiva, que conlleven al diseño de manuales de
procedimientos contables, mediante la aplicación de la normativa legal vigente para el
procesamiento de la información financiera económica.
6.7 Tipo de investigación
El tipo de investigación, para este trabajo es el descriptivo, el cual tiene como objetivo
“evaluar cómo es y cómo se manifiesta un fenómeno de estudio y sus componentes que
ocurren de forma natural, en la realidad, por medio de la descripción del estado, las
características, los factores y procedimientos”. (Lerma, 2016, p. 63), en este sentido, se
describe la problemática como resultado de la investigación, la cual detectó las falencias que
intervienen en el desarrollo de las operaciones económicas, con el fin de corregirlas y buscar
alternativas para el buen funcionamiento del Centro Comercial Terraplaza.
Y explicativos, teniendo en cuenta que estos, “parten de problemas bien identificados en
los cuales es necesario el conocimiento de relaciones causa- efecto”. (Jiménez, 1998, p. 13),
en tal sentido, se sabe cuál es el problema de la empresa relacionado con la falta de
27
trazabilidad en las operaciones financieras, lo que genera que la información impacta
negativamente en la uniformidad y la comparabilidad, situación que puede tener su origen
debido al poco tiempo que lleva la organización de creada, desde el mes de marzo de 2019.
6.8 Método de investigación
El método de investigación es el inductivo, considerando que este método “se observa,
estudia y conoce las características genéricas o comunes que se reflejan en un conjunto de
realidades para elaborar una propuesta o ley científica de índole general”. (Abreu, 2014, p.
200), es decir, que a partir de una realidad observada como es la falta de trazabilidad en los
movimientos económicos de la empresa, se generaliza para la organización unos
procedimientos contables que permiten el procesamiento de la información financiera
económica.
6.9 Población
Teniendo en cuenta que la empresa Terraplaza, donde se realizó la investigación es una
organización nueva, creada en el mes de marzo del año 2019, su área contable cuenta con
una persona de profesión contadora, por tal razón, para obtener la información requerida en
esta investigación se abordó a la empresa a través de la encargada de este departamento. De
ahí, que para este caso la muestra, se constituye en el 100% de la población debido a que la
entrevista fue realizada en la empresa, directamente a la contadora que presta sus servicios
profesionales en el Centro Comercial en el área contable.
6.10 Técnicas de recolección de datos
La técnica de recolección de datos utilizada para esta investigación, es el análisis
documental, la cual, a partir de los documentos y de los procesos que maneja la entidad y
28
apoyado en la entrevista y la observación directa, se obtiene información de la empresa,
utilizada para soportar la investigación y para resolver la problemática de la organización.
6.10.1 La entrevista.
La entrevista es la “técnica orientada a establecer contacto directo con las personas que
se consideren fuente de información”. (Bernal, 2010, p. 194), es decir, que consiste en tener
acercamiento con la empresa, a través de la persona encargada del área contable del Centro
Comercial, en este caso, con la contadora, con el fin de obtener información de primera mano
(Anexo A).
6.10.2 Observación directa.
Por su parte, la observación directa “cada día cobra mayor credibilidad y su uso tiende a
generalizarse debido a que permite obtener información directa y confiable, siempre y cuando
se haga mediante un procedimiento sistematizado y controlado […]”. (Bernal, 2010, p. 194),
en otras palabras, para realizar la observación, es necesario el acercamiento del pasante con
la organización, para no perder de vista y detallar la forma como hacen las actividades y los
procedimientos contables (Anexo B).
6.10.3 Procedimiento.
Una vez desarrolladas la técnica de recolección de datos, con la información obtenida,
producto de la investigación, a través del análisis documental, apoyada con la entrevista y la
observación directa, se realizó el cumplimiento de los tres objetivos propuestos “Resaltar la
importancia en la implementación de manuales de procedimientos contables a través de un
recorrido teórico y bibliográfico, realizar un diagnóstico para conocer el estado actual de los
procesos contables en la entidad y estructurar el contenido del manual de procedimientos
contables”.
Tabla 2 Actividades y productos a obtener en el desarrollo de la pasantía
Objetivos propuestos Actividades a desarrollar Productos a obtener
Resaltar la importancia en la
implementación de manuales de
procedimientos contables a través de
un recorrido teórico y bibliográfico
Análisis del marco teórico Recorrido teórico sobre importancia
de la implementación de los
Manuales de procedimiento
Realizar un diagnóstico para conocer
el estado actual de los procesos
contables en la entidad
Análisis de documentos Diagnóstico situacional (DOFA)
Organigrama
Mapa de procesos
Observación directa
Entrevista
Estructurar el contenido ajustado del
manual de procedimientos
contables”.
Análisis de documentos Manual de procedimientos contables
(Cuentas por pagar y cuentas por
cobrar, conciliaciones bancarias y
caja menor)
Observación directa
Entrevista
Fuente: (Oquendo, 2019)
7 Resultados
7.6 Análisis de datos
7.6.1 Entrevista.
La entrevista fue aplicada al Centro Comercial Terraplaza, a través de la profesional
encargada del área de contabilidad, la contadora Lizeth Natalia Fernández Beltrán, el día dos
de julio de 2019, esta se inició a las 10: AM y fue terminada a las 11:00AM, del mismo día,
para esto, se le realizaron trece preguntas estructuradas; de las cuales se extrae la siguiente
información.
Los registros contables que se realizan en el Centro Comercial Terraplaza son: causación
de nómina, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, servicios públicos, notas de contabilidad,
comprobantes de egreso, recibos de caja y conciliaciones bancarias entre otras, sin embargo,
ninguno de estos registros contables cuentan con manuales de procedimiento contable; lo que
genera, que la empresa impacte negativamente en la uniformidad y la comparabilidad de la
información, para el procesamiento financiero y económico, siendo el propósito de esta
investigación la elaboración de manuales de procedimiento contable para las cuentas por
pagar, conciliaciones bancarias, cuentas por cobras y caja menor. Estos cuatro manuales se
documentan y sirven como guía para el trabajador o empleador en la realización de sus
funciones, ya que reflejan información de cómo y cuándo se debe realizar cada actividad.
En cada uno de estos registros contables, de acuerdo a la naturaleza de cada registro, se
lleva su respectiva causación, pago y luego se archivan en las carpetas correspondientes para
mantener un orden ya que es pieza clave en la contabilidad, lo que demuestra que siguen un
reglamento de acuerdo a la norma, no obstante, al contar con manuales de procedimientos
28
contables para las cuentas por pagar, conciliaciones bancarias, cuentas por cobras y caja
menor; estos servirán de guía para el desarrollo de estas actividades.
En el momento que llega el soporte o documento equivalente de cada una de las
actividades, este se ingresa inmediatamente en el software contable, para tener un orden y
buen manejo de los documentos que se reciben; lo que permite mayor control de los
movimientos contables que se realizan en la organización, facilitando la presentación de
informes de las respectivas cuentas.
Los registros relacionados con causación y pagos de nómina, planilla, provisión de
imprevistos; conciliaciones bancarias, subir pagos programados al portal y demás funciones
inherentes al cargo están bajo la responsabilidad del auxiliar contable, lo relacionado con la
facturación de administración de locales y cartera está a cargo de la auxiliar de facturación.
Los documentos son recepcionados de acuerdo a su origen, los administrativos, los ingresa
la asistente de gerencia, los contables como facturas y demás, el auxiliar contable y los
estados de cartera entre otros, el auxiliar de facturación.
Las herramientas que se utilizan en la organización, para realizar los registros contables
son el software contable, Word Office y en algunos casos para mostrar indicadores se utiliza
la plantilla de PowerPoint, indicadores que se muestran semanalmente en comité financiero,
los cuales son intervenidos a través del equipo de cómputo disponible en la oficina.
La manera como se controlan y se corrigen los registros contables, es por medio de los
informes que arroja el software contable, en el cual se determina en cada asiento realizado,
los posibles errores para su posterior ajuste. Estos registros se controlan para tener una mejor
vigilancia de todos los movimientos que se generan en un periodo determinado.
29
Los procedimientos, se realizan de acuerdo a su naturaleza, es decir, la nómina se causa y
paga quincenalmente, la facturación el primer día de cada mes, las cuentas por pagar se hace
la programación de pagos cada jueves con la aprobación de gerencia y posterior a ello se
consigna a los distintos proveedores, las causaciones se realizan a medida que va llegando la
factura o documento equivalente; el tiempo es inmediato para evitar posibles omisiones en
los ingresos o registros al sistema.
El tiempo de permanencia de archivados y ordenados los documentos contables, responde
a la política interna de la empresa, por lo tanto, los documentos o soportes deben archivarse
durante cinco años y después se almacenan en una bodega; esto con el fin, de custodiar dichos
documentos ante posibles auditorias.
La empresa por el momento, no cuentan con el organigrama, lo que puede generar
problemas relacionados con la ausencia de una organización interna definida, creando el
propósito a través del desarrollo esta pasantía, de proponer un organigrama, en la que se
plasmen de forma clara la estructura de la organización, permitiendo visualizarla
gráficamente.
Es positivo el hecho de que, toda su planta de nómina de empleados se encuentra afiliados
a la seguridad social y riesgos laborales, lo que trae beneficios no solo al recurso humano, el
cual saca provecho de este sistema de bienestar y protección ciudadana; también gracias a
este sistema, los empleadores y las empresas pueden tener una mano de obra estable y
motivada, adaptada a los cambios laborales de la organización.
Como producto de esta entrevista, se cuenta con el apoyo y aprobación para realizar los
manuales de procedimientos contables, para las cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
conciliaciones bancarias y caja menor, puesto que estos manuales, facilitan el desarrollo de
las actividades contables y permiten analizar la estructura de cada actividad.
30
7.6.2 Observación directa.
La observación directa, se hizo utilizando una guía de observación (Anexo B), proceso
que se realizó en la oficina del área de contabilidad, su análisis partió de un enfoque
descriptivo, así, que a través de su desarrollo, se prestó atención al comportamiento interno
de la dependencia de contabilidad, concretamente a la persona encargada de esta actividad
(la contadora), justo en el momento de mayor movimiento, participando en las diferentes
actividades diarias, como por ejemplo programación de pagos. Esta investigación permitió
conocer el entorno y el funcionamiento del área contable (Figura 1), como es su organización,
las políticas contables con que cuenta la empresa, el control de actividades diarias, los
procedimientos de registros de actividades, cumplimiento con obligaciones tributarias,
legales y contables, seguridad social de empleados, sistema de seguridad y salud en el trabajo
y reglamento interno de la empresa.
En definitiva, se pudo observar que la organización del área contable se encuentra
estructurada, lo que está en proceso de conformación es el área de facturación, la cual contará
con auxiliar, la empresa no cuenta con un organigrama, las actividades son asignadas por
departamentos, cuentan con guías para documentar las actividades, cumplen con las
obligaciones legales, tributarias y contables, todos los empleados tiene seguridad social, el
reglamento de control interno se está reestructurando.
31
Figura 1 Contadora realizando actividad de programación de pagos
Fuente: (Oquendo, 2019)
7.7 Importancia de los manuales de procedimiento contable
Esta investigación se fundamenta en formular manuales de procedimientos contables, para
las cuentas por cobrar, por pagar, conciliaciones bancarias y de caja menor, en el Centro
Comercial Terraplaza ajustados a la normatividad contable colombiana al cierre del periodo
2019, ya que la misma, no cuenta con estos manuales, lo que se traduce en falta de
trazabilidad en las operaciones económicas que realiza, lo que impacta negativamente en la
uniformidad y la comparabilidad de la información financiera, lo que trae consecuencia
lentitud y dificultad para el alcance tanto de las metas como de los objetivos propuestos por
la empresa.
El principal aporte de este manual, es que sirva de guía tanto para el área de contabilidad
como para su personal de apoyo y el de toda la organización, ya que, con su implementación,
se pueda obtener información oportuna, lo que permite avanzar con rapidez, desarrollo y
desenvolvimiento de la empresa.
32
Estos manuales se diseñan, con el fin, de que dicha empresa siga la normatividad vigente
hasta la fecha de su elaboración, permitiendo el mejoramiento continuo de sus actividades y
el aprovechamiento óptimo de los recursos que dispone; para esto, su formulación se
fundamentó en un recorrido con soporte teórico y bibliográfica que sirvió de apoyo y de
complementación en la realización del trabajo, lo que implicó revisar la teorías en la que se
sustenta la investigación; la teoría de la administración, desarrollo económico, y la teoría de
la decisión; y la revisión de conceptos de contabilidad, de los manuales de procedimiento
contables posibilitando el encuentro entre estas bases teóricas y el objetivo de la pasantía,
mediante la aplicación de la normativa legal vigente para el procesamiento de la información
financiera económica.
La importancia de estos manuales de procedimientos contables radican en su función, tal
como lo mencionan Rodríguez, Valencia (2002) “…consiste en describir la secuencia lógica
y cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas, señalando quién,
cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse” (Citado en Charris, Gasparine, 2018,
p.40), por lo tanto, estos manuales se constituyen en herramientas para la toma de decisiones,
proporcionando la orientación necesaria a los empleados en su desempeño, logrando el
desarrollo de las actividades de forma ordenada y precisa, se considera un instrumento
valioso que incrementa el trabajo para la mejora continua dentro de cualquier organización o
grupo de trabajo, permitiendo el aprovechamiento óptimo de los recursos que dispone.
De acuerdo a este recorrido teórico, según escobar, la importancia en la elaboración de los
manuales, también se cimenta en poder enfocar los procesos de las compañías, pero aún más,
es la actualización constante, debido a la mejora continua en la forma de desarrollar el trabajo,
en la actualidad las organizaciones no son estáticas, por el contrario tienen cambios
33
instantáneos que obligan a corregir, implantar o eliminar algunas actividades y formas de
ejecutarlas, para poder afrontar los nuevos retos. (Escobar, 2014, p. 23). Por lo tanto, se hace
necesario, la actualización periódica de acuerdo a la normativa contable vigente, de los
manuales de procedimientos como también su divulgación a nivel de la organización, para
conocerlos y llevarlos a la práctica.
La formulación de los manuales de procedimiento contables para las cuentas por pagar,
cuentas por cobrar, conciliaciones y de caja menor en el Centro Comercial de Terraplaza, se
fundamentan en una fuente de información al alcance del personal sobre las actividades de
la empresa mediante la aplicación de la normativa legal vigente y tienden a que el personal
se haga responsable de sus deberes, es un registro importante que facilita la revisión,
evaluación y actualización de las actividades. También, es una herramienta que entrena el
empleado para el buen desarrollo de sus actividades, siendo una guía, que da facilidad para
que el personal cumpla con las funciones y procesos establecidos por la entidad, el manual
permite claridad en el proceso, creando un historial, como memoria de la empresa, para el
procesamiento de la información financiera económica.
El no diseño e implementación de procedimientos contables trae como consecuencia, el
desgaste de tiempo y pérdida de esfuerzo en el desempeño de las funciones de los empleados
de la organización, además, trae consigo costos vinculados al mismo. En una organización
es muy importante acatar correctamente los lineamientos establecidos, de ahí, que se hace
necesario que los procedimientos se registren por escrito y se pongan a disposición del
personal en un documento que se constituye en una valiosa guía de trabajo, tal como se
plantea en esta investigación, donde se han formulado cuatro manuales de procedimiento
para las cuentas por cobrar, por pagar, de conciliaciones y de caja menor en el Centro
34
Comercial de Terraplaza, recomendado su implementación en este establecimiento
comercial.
7.8 Diagnóstico de la empresa
Para dar cumplimiento con el segundo objetivo propuesto “Realizar un diagnóstico para
conocer el estado actual de los procesos contables en la entidad”. Se obtuvo información de
a través del análisis documental, apoyado con la entrevista realizada a la persona encargada
del área de contabilidad y la observación directa que se realizó en la empresa. Fue así, que
producto de esta información se elaboró la matriz DOFA, con la cual se dan a conocer las
debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la organización en relación con los
procesos contables (Tabla 3).
Igualmente se propuso la estructura organizacional, a través de un organigrama, el cual
“define claramente los niveles de autoridad de cada empleado” (Paiva, 2013, p. 38), siendo
necesario para la estructura de la empresa. Además, se elaboró el mapa de procesos para
facilitar la identificación e interrelación de los procesos en la empresa.
7.8.1 Matriz DOFA.
A |continuación, se presenta la matriz DOFA, como diagnóstico situacional de la empresa
Centro Comercial Terraplaza (Tabla 3).
Tabla 3 Matriz DOFA del área contable del Centro Comercial Terraplaza
Debilidades Fortalezas Oportunidades Amenazas Inexistencia de
procedimientos contables
Falta de organización y
control de las actividades
No hay organigrama
No cuenta con una planta
de energía
Hay disponibilidad del
administrador y personal
del área contable
Personal capacitado en el
área de trabajo
Hay responsabilidad en el
equipo de trabajo
Equipo de trabajo abierto
al cambio
Convenio con la
fundación universitaria
para el desarrollo de
pasantía
Asesoría jurídica
Revisoría fiscal
Implementación del
Software contable
Aumento demanda
de trabajo
Aumento de costos
Suspensión del servicio
de energía
Competencia con otro
centro comercial
35
Debilidades Fortalezas Oportunidades Amenazas
En proceso de
restructuración el área de
facturación
Ubicación estratégica al
norte de la ciudad
Facturación electrónica
Crédito por parte de
proveedores
Fuente: (Oquendo, 2019)
De acuerdo a los resultados de la matriz DOFA, en cuanto a debilidades, se logró
determinar que el Centro Comercial de Terraplaza, no cuenta con manuales de
procedimientos para el área contable, por lo tanto, se generan demora en los procesos o
actividades relacionadas en el ámbito contable, lo que interfiere para alcanzar las metas y
objetivos planteados, y para el mejor crecimiento de la organización. Esta falta de
procedimientos contables, incide en la falta de organización y en el control de las actividades
de cada proceso, adicionalmente no se cuenta con un organigrama que visibilice la estructura
de la organización, que indique los niveles y áreas jerárquicas de la empresa entre los
empleados.
En cuanto a fortalezas se destaca la disponibilidad del administrador y del personal del
área contable, el cual se encuentra capacitado para realizar su trabajo, también se enfatiza en
la responsabilidad del equipo de trabajo, abiertos al cambio lo que repercute positivamente
en la empresa. Por otro lado, la ubicación estratégica del centro comercial, al norte de la
ciudad, donde la ciudad de Popayán se está expandiendo, se constituye en una coyuntura
comercial. Como oportunidades se destaca el convenio con la Fundación Universitaria,
documento que tiene un beneficio común entre el centro comercial y la Fundación, puesto
que pasantes de la facultad de contaduría y de otras facultades puedan realizar su experiencia
laboral, lo que redunda en el crecimiento de la organización. Además, cuenta con el software
36
contable que le da agilidad al proceso contable, encausando todas las transacciones contables,
al mismo tiempo, se cuenta con la factura electrónica que permite la disminución del uso de
papel y el archivo físico de documentos.
En cuanto a las amenazas, al no contar con procedimientos contables hay un aumento de
la demanda de trabajo, la organización tiene mayores costos de funcionamiento,
adicionalmente hay otras amenazas como la competencia con el centro comercial
campanario, que también se localiza en el norte de la ciudad y la suspensión del servicio de
energía que afecta el funcionamiento de la empresa, pues no se cuenta con planta eléctrica
propia.
7.8.2 Organigrama.
Se propone el siguiente organigrama (Figura 2), el cual contiene la estructura
organizacional y jerárquica de la Centro Comercial de Terraplaza. A continuación, se
describen las funciones de los principales de su organización.
7.8.2.1 Asamblea de socios.
Como órgano principal, se encuentra la asamblea de socios, la cual se constituye en el
miembro más importante de la empresa, está conformada por los socios o copropietarios, sus
funciones están consagradas en la Ley 675, 2001, en su artículo 38, las cuales se adaptan para
el caso particular del Centro Comercial Terraplaza.
1) Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso,
para períodos determinados, y fijarle su remuneración.
2) Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos.
37
3) Aprobar el presupuesto anual del centro comercial y las cuotas para atender las
expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando
fuere el caso.
4) Elegir y remover al administrador y al revisor fiscal, para los períodos establecidos en
el reglamento de propiedad horizontal que, en su defecto, será de un año.
5) Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
6) Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o
división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de
un bien común.
7) Decidir, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones
previstas en esta ley y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido
proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de
propiedad horizontal.
8) Aprobar la disolución y liquidación de la persona jurídica.
9) Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al
Fondo de Imprevistos de que trata la presente ley.
10) Las demás funciones fijadas en esta ley, en los decretos reglamentarios de la misma,
y en el reglamento de propiedad horizontal.
7.8.2.2 Consejeros.
La consejera es la encargada de elaborar el presupuesto, verifica que el presupuesto se
ejecute de acuerdo a los rubros establecidos y aprobados, además hace seguimiento a la
ejecución de presupuesto.
38
7.8.2.3 Gerente.
El gerente está facultado, para organizar, dirigir, gestionar el conjunto de la organización,
mediante procesos de administración, en cumplimiento de las políticas normas y
procedimientos aprobados para el funcionamiento de la empresa.
7.8.2.4 La administración.
Por su parte, la administración igualmente sus cargos, están reglamentadas en la Ley 675,
2001, articulo 51.
1) Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su
aprobación el inventario y balance general, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos.
2) Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la
asamblea y de registro de propietarios y residentes.
3) Poner en conocimiento de los propietarios las actas de la asamblea general y del consejo
de administración, si lo hubiere.
4) Preparar y someter a consideración las cuentas anuales, el informe para la asamblea
general anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el
balance general los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
5) Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que
surgen, como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos
a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad
con el reglamento de propiedad horizontal.
6) Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración,
conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones
fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
39
7) Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y
extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de
los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del centro comercial.
8) Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal
aprobadas por la asamblea general de propietarios, representar judicial y extrajudicialmente
a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo
exija.
9) Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo
reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea
general, por incumplimiento de obligaciones.
7.8.2.4.1 Dirección financiera.
7.8.2.4.1.1 Área de contabilidad.
Dentro de esta área, se encuentra la contadora quien realiza las siguientes funciones
1) Dirigir el área contable
2) Realizar ejecución presupuestal
3) Presentar informe semanal de recaudo
4) Participar en el comité semanal de líderes
5) Manejar caja menor
6) Realizar y certificar estados de cartera para clientes
7) Realizar certificaciones necesarias dentro de la operación normal del centro comercial
8) Realizar estrategia y planeación financiera
9) Presentar estados financieros y notas a los mismos
10) Presentación de impuestos
40
7.8.2.4.1.2 Área de facturación.
1) Emisión y causación de facturas.
2) Presentación de informe semanal del comportamiento de la cartera de cada cliente
3) Realización de indicadores de cartera.
4) Gestión de cartera, dentro de esta gestión se ejecutan llamadas al cliente y seguimiento
en Excel.
5) Elaboración de cartas a clientes, en caso de ser necesario enviar a pre jurídico y a
jurídico.
7.8.2.4.2 Dirección de mercadeo.
1) Realizar eventos de mercadeo y publicidad.
2) Proponer sistema de mercadeo, promoción, comunicación y de publicidad.
3) Mantener informado a la administración de todas las actividades publicitarias que se
realicen.
4) Responder por la buena imagen del centro comercial.
5) Llevar registro fotográfico y fílmico de las actividades realizadas.
7.8.2.4.3 Operaciones.
1) Dirigir coordinar y verificar toda operación que se realice en el centro comercial.
2) Ejecutar planes de trabajo diario, semanal, mensual, semestral y anual.
3) Comunicar a la administración de todas las actividades y obras que sean necesarias
de ejecutar.
4) Vigilar para que todos los materiales y herramientas que necesite el personal de
mantenimiento y de aseo, sea suficiente, este en buen estado.
41
7.8.2.4.4 Mantenimientos.
1) Programar, dirigir y supervisar el mantenimiento general del centro comercial.
2) Solucionar los problemas técnicos que se presenten.
3) Presentar órdenes de trabajo para arreglos locativos.
4) Revisar planillas del personal de aseo.
7.8.2.4.5 Área de salud ocupacional.
1) Implementar y ejecutar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo SG-
SST del centro comercial Terraplaza.
2) Coordinar y ejecutar el subprograma de medicina preventiva en el trabajo.
3) Coordinar y ejecutar el subprograma de higiene industrial.
4) Conocer, aplicar y socializar el plan de emergencias y de evacuación.
5) Presentar informes de ejecución de las actividades a la administración
6) Mantener en orden y buen estado las herramientas a su cargo.
7.8.2.4.6 Área de sistemas.
1) Regular el inicio y el cierre de los locales y del centro comercial.
2) Verificar constantemente el funcionamiento de los sistemas de información,
comunicación
3) Revisar continuamente las cámaras de seguridad y de monitoreo, con el fin de tomar
las medidas pertinentes, en caso de algún riesgo sobre el patrimonio del centro
comercial.
4) Reportar cualquier novedad, que se presente durante el tiempo de turno.
5) Mantener contacto con el jefe de seguridad, autoridades locales y equipos de socorro,
frente alguna emergencia
42
6) Conocer planes de emergencia y de evacuación
7) Responder y mantener en buen estado, todos los equipos a su cargo
Figura 2 Organigrama
Fuente: (Oquendo, 2019)
7.8.3 Mapa de procesos del Centro Comercial.
En el siguiente mapa de procesos propuesto, se presentan los métodos que se llevan a cabo
en el Centro Comercial Terraplaza y que están interrelacionados, con los cuales sus
colaboradores se informan de sus tareas, reduciendo tiempo y mejorando la calidad de sus
servicios.
Figura 3 Mapa de procesos
Fuente: (Oquendo, 2019)
De acuerdo al mapa de procesos anteriormente graficado (Figura 3), los procesos del
centro Comercial Terraplaza son dirección estratégica, procesos misionales y procesos
soporte y apoyo. La dirección estratégica está representada por la gestión de calidad y la
gestión estratégica. Los procesos misionales, están constituidos por operaciones y
mantenimientos, gestión administrativa, mercadeo y comunicaciones. Y los procesos de
soporte y de apoyo, se tienen la gestión contable, gestión financiera, revisoría fiscal, asesoría
jurídica y gestión del punto de información.
45
El procedimiento para aplicar este modelo (Figura 3.), se presenta en los siguientes pasos:
1) La empresa, reconoce la clasificación de los procesos: Estratégicos, misionales, de soporte
o apoyo, 2) La empresa analiza cada una de sus actividades y las incluye en las tres clases,
priorizando la categoría misional, y el 3) La empresa relaciona los procesos en secuencias
ordenadas, agrupadas alrededor de los procesos prioritarios, la cual requiere
desenvolvimiento detallado de cada uno, para lo cual desarrolla subprocesos con sus
interrelaciones (Zaratiegui, 1999, p.85).
Esta técnica de mapa de procesos “es más necesaria que nunca para afinar el rendimiento
de los procesos, […], de modo que toda decisión política o estratégica de la empresa se
despliega y ejecuta por medio de la red de procesos, que conforman sus actividades”
(Zaratiegui, 1999, p.88), en tal circunstancia, los procesos que desarrolla la empresa son
considerados la plataforma de su gestión estratégica, los cuales facilitan la flexibilidad y la
adaptación a diferentes cambios comerciales.
7.9 Estructuración del contenido de los manuales de procedimientos contables
Los procedimientos contables que se realizan en el Centro Comercial Terraplaza,
corresponden a: causación de nómina, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, notas de
contabilidad, comprobantes de egreso y recibos de caja entre otros, sin embargo, ninguno de
estos registros contables cuenta con manuales de procedimiento; lo que genera en la empresa
impacte negativamente en la uniformidad y la comparabilidad para el procesamiento de la
información financiera y económica.
En consecuencia, durante el proceso de la pasantía se formularon cuatro manuales de
procedimientos contables, mediante la aplicación de la normativa legal vigente, los cuales se
relacionan con: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, conciliaciones bancarias y de caja
46
menor. Para cada manual de procedimientos contables, se ha estructurado un contenido, el
cual está conformado por una identificación, la cual cuenta con el logo de Terraplaza, nombre
del procedemiento, área, y versión; una introducción, un objetivo, un glosario de términos
contables, una definición del manual, el perfil de la persona encargada del procedimiento,
responsables y el procedimiento de forma descriptiva y finalmente en gráfico, a través del
diagrama de proceso.
7.9.1 Manual de procedimiento de cuentas por pagar.
El procedimiento de cuentas por pagar tiene como objetivo identificar el proceso detallado
de los documentos o soportes que se deben verificar, para el pago de las respectivas cuentas,
sus responsables son: Área solicitante, la delegada de diligenciar la descripción de la compra
de forma detallada en la solicitud de pedido. Secretaria de gerencia, encargada de analizar
las cotizaciones y calcular el ahorro. Contadora, responsable de describir el porcentaje del
presupuesto ejecutado por área. Gerente, es el encargado de aprobar o no la solicitud de
pedido y firmarla y el Auxiliar contable, quien recepciona las facturas o cuentas de cobro, y
documentos del proveedor, verifica la información de la empresa, que la factura venga
acompañada de la orden de compra, que la solicitud de pedido este aprobada por parte de
gerencia y archiva los documentos, los cuales se detallan en el Anexo C.
7.9.2 Manual de procedimiento de cuentas por cobrar.
El procedimiento de cuentas por cobrar, permite determinar la secuencia lógica de las
actividades que demanda el proceso de registro de las cuentas por cobrar; en este caso el
responsable, es la auxiliar de facturación quien es la encargada de realizar las facturas de
administración y zonas comunes que se efectúan durante la operatividad del Centro
Comercial Terraplaza, además es la comisionada de realizar el respectivo cobro, mediante
47
correos y llamadas. Adicionalmente, la contadora, también es otra responsable, quien es la
delegada de supervisar la facturación y sus procesos (Anexo D).
7.9.3 Manual de procedimiento de conciliaciones bancarias.
Las conciliaciones bancarias permiten confrontar los valores que la empresa tiene
registrados en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por
medio del extracto bancario, en el manual de procedimiento de conciliaciones bancarias, se
muestra la guía de como se hace el proceso en la organización del Centro Comercial
Terraplaza. El manual establece el procedimiento adecuado que permite a los responsables
de esta actividad, tener una orientación y llevar un control y manejo adecuado de las
conciliaciones bancarias. La responsable de este procedimiento es la auxiliar contable, quien
tiene la función de realizar las comparaciones entre la contabilidad que la empresa, lleva
registrada a través de libros de extractos de sus cuentas y corrientes y los ajustes que la propia
entidad bancaria realiza sobre la misma cuenta (Anexo E).
7.9.4 Manual de procedimiento de caja menor.
El procedimiento de caja menor, consiste, en contar con un instrumento que facilite
aplicar, de manera apropiada, los conceptos básicos para el manejo de estos fondos, a través
de la unificación de criterios; en este procedimiento se establecen los lineamientos generales
para la apertura, manejo, reembolso, legalización y control adecuado de esta caja menor.
Este procedimiento en el Centro Comercial Terraplaza será administrada por el empleado
que se estipule en el acta de constitución, el cual tendrá administración de la operación y
supervisión del buen manejo y funcionamiento de estos fondos; dentro de sus funciones se
tienen: a) Llevar los documentos soporte de manera cronológica de todos los movimientos
que se ejecuten y consecuente a ello manejar el dinero al día. b) En un formato Excel llevar
48
de forma ordenada todos los gatos separados por rubros, es decir; restaurante y cafetería,
materiales y suministros, papelería y fotocopias, transportes, fletes y acarreos. Bajo este
mismo formato clasificar los gastos correspondientes a cada área, es decir; mantenimiento,
operaciones, mercadeo, facturación, contabilidad. c) Salvaguardar todos los documentos
soporte y dinero a cargo. d). Realizar los pagos de bienes o servicios autorizados al momento
de ser informado del giro del fondo. e) Realizar las legalizaciones oportunamente, para su
posterior reembolso, cumpliendo con la liquidez requerida del 40% del monto inicial.
f). Responder de acuerdo a lo tributario, disciplinario, fiscal y penalmente, por el adecuado
manejo de los fondos. g). Al presentarse ausentismo del responsable, el administrador
delegará dichas funciones a un segundo encargado mediante un arqueo, el cual deberá
responsabilizarse mediante acta. h) Presentar una conciliación bancaria mensual de todos los
movimientos bancarios realizados, justificando los gastos con los documentos soporte. Toda
su estructura se detalla en el Anexo F.
49
8 Conclusiones
Se formularon manuales de procedimiento para el área contable del Centro Comercial
Terraplaza, relacionados con las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, conciliaciones
bancarias y de caja menor; los cuales permitieron tener un conocimiento profesional sobre
cada una de las actividades que se desarrollan en estos procesos; manuales que al ser
implementados, se constituyen en una herramienta para medir la productividad, para delegar
responsabilidades a empleados, para ahorrar tiempo en la capacitación de nuevo empleados
lo cual repercute en la calidad y prestación del servicio en Terraplaza.
Se resaltó la importancia de los manuales de procedimientos contables a través de un
recorrido teórico, constituyéndose en una fuente de información al alcance del personal sobre
las actividades contables de la empresa, mediante la aplicación de la normativa legal vigente,
tendiente a que el personal se haga responsable de sus deberes, es un registro importante que
facilita la revisión, evaluación y actualización de las actividades. También, es una
herramienta que entrena el empleado para el buen desarrollo de sus deberes, siendo una guía
de trabajo, que da facilidad para que el personal cumpla con las funciones y procesos
establecidos por la entidad, el manual permite claridad en el proceso, creando un historial,
como memoria de la empresa para el procesamiento de la información financiera económica.
Se realizó un diagnóstico situacional de la empresa a través de la matriz DOFA, apoyados
en el análisis documental, la entrevista y la observación, en la cual se determinó que en el
área contable la organización no cuenta con manuales de procedimientos contables, en tal
virtud, se formularon cuatro procedimientos, para las cuentas por pagar, las cuentas por
cobrar, conciliaciones bancarias y de caja menor; estos manuales muestran de manera
detallada y ordenada la secuencia lógica, que se debe desarrollar para obtener cada
50
documento, permiten que cada actividad se realice de manera coordinada, que haya eficiencia
y eficacia de cada movimiento.
Se propuso un organigrama que incluye las áreas de dirección financiera, dirección de
mercadeo, operaciones, mantenimiento, salud ocupacional, y sistemas para el centro
comercial de Terraplaza, con el fin de determinar las diferentes funciones de cada área y
visibilizar las jerarquías de la empresa.
Se planteó un mapa de procesos, cuyos métodos son dirección estratégica, procesos
misionales y procesos soporte y apoyo. La dirección estratégica está representada por la
gestión de calidad y la gestión estratégica. Los procesos misionales, están constituidos por
operaciones y mantenimientos, gestión administrativa, mercadeo y comunicaciones. Y los
procesos de soporte y de apoyo, tienen la gestión contable, gestión financiera, revisoría
fiscal, asesoría jurídica y gestión del punto de información.
51
9 Recomendaciones
Se recomienda al Centro Comercial Terraplaza adoptar los manuales de procedimientos
para el área contable de las cuentas por pagar, por cobro, conciliaciones bancarias y de caja
menor, considerando que su implementación permite agilizar los procesos productivos y
administrativos de la organización, lo que repercute en el desarrollo de métodos eficientes y
eficaces que inciden en el buen funcionamiento de la empresa. Esto manuales de
procedimiento deberán seguirse ajustando, de acuerdo a las normas contables vigentes.
Adoptar el organigrama propuesto, con el cual, el equipo de trabajo del Centro Comercial
Terraplaza podrá tener mayor claridad sobre la estructura de la organización, identificando
su cargo y su rol, el cual redundará en el mejor desempeño de cada funcionario y en el
mejoramiento de la organización.
Adoptar el mapa de procesos propuesto, con el cual se podrá visibilizar la forma como se
desarrollan las labores contables y administrativas en el Centro Comercial Terraplaza,
reduciendo tiempos y mejorando la calidad del servicio.
52
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56
Anexo A Guía de Entrevista
57
Con la finalidad de obtener información relevante para la realización de la Pasantía Laboral,
previa a la Obtención del Título contadora público, solicito a usted responder la siguiente
entrevista.
Cargo: Contadora Centro Comercial Terraplaza Popayán
Fecha:
Hora de Inicio:
Hora de finalización:
1) ¿Qué tipo de registros contables se realizan en el Centro Comercial Terraplaza?
2) ¿Qué debe hacerse en cada uno de estos registros contables?
3) ¿Cuánto es el tiempo estimado para cada una de las actividades?
4) ¿Quién debe hacerlo?
5) ¿Quién recepciona los documentos?
6) ¿Qué herramientas utiliza?
7) ¿Qué equipos utiliza?
8) ¿Cómo debe controlarse y corregirse?
9) ¿Cuándo debe realizar los procedimientos?
10) ¿Cuánto tiempo mantiene archivados y ordenados los documentos contables?
11) Cuentan con organigrama
12) ¿Los trabajadores se encuentran afiliados a la seguridad social y riesgos laborales?
13) ¿Está de acuerdo con que se diseñe un manual de procedimientos contables en la
empresa?
58
Anexo B Guía de observación
59
Tabla 4 Guía de observación
Aspectos Si No Observaciones
Organización del área contable
La empresa tiene establecido un
organigrama
Se cuenta con un control de las
actividades diarias
Se cuenta con procedimientos
para el registro de actividades
Se cumple con las obligaciones
(legales, tributarias y contables).
Los empleados cuentan con
seguridad social
Se cuenta con reglamento de
control interno
Fuente: (Oquendo, 2019)
60
Anexo C Manual de Procedimientos de Cuentas por pagar
61
Manual de Procedimientos Contables del
Centro Comercial Terraplaza Popayán
Área:
contable
Procedimiento
de Cuentas por
Pagar
Versión: 0.1
Introducción: Dentro del proceso contable del Centro Comercial Terraplaza, se realizan
compras a proveedores de carácter contractual, las cuales crean pagos, que se evidencian en los
estados financieros y que corresponden a las cuentas por pagar, estos desembolsos en su mayoría
son a corto plazo. En el siguiente procedimiento se define de manera ordenada, ágil y confiable
las actividades del proceso de cuentas por pagar, estableciendo un manejo y control de dichos
documentos.
Objetivo: Identificar el proceso detallado de los documentos o soportes que se deben verificar,
para el pago de las respectivas cuentas.
Glosario:
Deducciones: Son los gastos efectuados necesariamente dentro de la actividad productora de
renta y las provisiones normalmente acostumbradas para la protección del capital (Universidad
Eafit, 2016)
Factura: Soporte externo de las respectivas operaciones ejecutadas por los comerciantes, o por
las personas asimiladas a dicha calidad. Para efectos tributarios, las facturas deberán contener:
Apellidos y nombres, o razón social, y número de identificación tributaria del vendedor, o de
quien presta el servicio; Número de fecha de la factura; Descripción específica, o genérica de
los artículos vendidos o servicios prestados; Valor de la operación. Además de estos requisitos,
las facturas expedidas por los responsables del IVA deberán contener la discriminación del
correspondiente impuesto sobre las ventas, cuando el enajenante sea un responsable del régimen
común y el adquiriente de los bienes o prestación del servicio sea responsable, y así lo solicite
al vendedor. En estos casos, se identificará al adquiriente (Universidad Eafit, 2016)
IVA: Es un impuesto de naturaleza indirecta porque recae sobre una manifestación indirecta de
la capacidad económica, concretamente, el consumo de bienes y servicios. Este impuesto grava
tres clases de operaciones distintas, a saber: 1) Entregas de bienes y prestaciones de servicios
realizadas por empresarios y profesionales en el desarrollo de su actividad. 2) Adquisiciones
intracomunitarias de bienes que, en general, también son realizadas por empresarios o
profesionales, aunque en ocasiones pueden ser realizadas por particulares. 3) Importaciones de
bienes, cualquiera que sea quien las realice, ya sea empresario, profesional o particular
(Universidad Eafit, 2016)
Empresario mercantil: Aquella persona que se dedica a toda actividad económica organizada
para la producción, transformación, circulación, o custodia de bienes o prestación de servicios
(Universidad Eafit, 2016)
62
Establecimiento comercial: Es el conjunto de bienes organizados por el empresario para
realizar los fines de la empresa. Una misma persona puede tener varios establecimientos de
comercio y a su vez un solo establecimiento de comercio puede pertenecer a varias personas
(Universidad Eafit, 2016).
Gastos: Son los pagos que hace la empresa para funcionar y que no tienen que ver con el proceso
productivo o el objeto social de la misma. Por ejemplo, papelería, sueldos de los empleados de
la administración y ventas, servicios públicos de la oficina, etc. (Universidad Eafit, 2016)
Nómina: Es el registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus empleados,
bonificaciones y deducciones (Debitoor, sf).
Nota de contabilidad. Documento interno utilizado para respaldar movimientos en la
contabilidad (Universidad Eafit, 2016)
Orden de compra: Conocida como pedido de compra o nota de pedido, es un documento
emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor (Debitoor, sf)
Retención en la fuente: Es un mecanismo que tiene por finalidad conseguir que el impuesto de
renta se recaude en forma gradual del mismo ejercicio gravable en que se cause. Opera a partir
de las operaciones económicas que realizan las personas, denominándosele a un retenedor y al
otro retenido o beneficiario (Universidad Eafit, 2016)
RUT: Inscripción ante la DIAN para que sea asignada la identificación tributaria (Universidad
Eafit, 2016)
PYME: Anacrónico de micro, pequeña y mediana empresa (Ley 590, 2000)
Definición: Es el pasivo o deuda que se obtiene a cambio de un bien o un servicio prestado por
una persona natural o jurídica.
Perfil: la persona designada para este cargo deberá tener conocimientos básicos en:
a. Manejo de Excel, Word y PowerPoint.
b. Manejo de servicio al cliente.
c. Con mínimo técnica o tecnología en contabilidad o carreras afines.
d. Disposición para el cargo.
e. Conocimientos de impuestos como IVA, retenciones
f. Conocimiento en contratos por prestación de servicios
63
Responsables: los responsables del procedimiento de cuentas por pagar son:
a. Área solicitante: diligenciar la descripción de la compra de forma detallada en la
solicitud de pedido.
b. Secretaria de gerencia: analizar las cotizaciones y calcular el ahorro.
c. Contadora: describir el porcentaje del presupuesto ejecutado por área
d. Gerente: encargado de aprobar o no la solicitud de pedido y firmarla
e. Auxiliar contable. Recepciona las facturas o cuentas de cobro, y documentos del
proveedor, verifica la información de la empresa, que la factura venga acompañada de
la orden de compra, que la solicitud de pedido este aprobada por parte de gerencia y
archiva los documentos.
Procedimiento de la cuenta por pagar para solicitud de compras (Figura 4)
a. Se debe generar la necesidad de comprar en los diferentes departamentos como lo son
mercadeo, mantenimiento, administración, operaciones o contabilidad.
b. Si la compra es de 0 a 200.00 es 1 cotización; de 200.001 a 1.000.000 2 cotizaciones;
superior a 1.000.001 3 cotizaciones
c. Se diligencia un formato de solicitud de pedido la cual está compuesta de los siguientes
aspectos (Figura 5):
d. Colocar fecha, solped (solicitud de pedido) con su respectivo consecutivo, centro de
costo, área solicitante, nombre y apellido del solicitante, valor de la compra y proveedor
elegido, lo diligencia el solicitante.
e. Descripción de la compra detallada, señalando el objeto y necesidad de la compra, lo
diligencia el solicitante.
f. Se remite el formato a la asistente de gerencia, donde deberá señalar si cumple el proceso
o no, respecto a las cotizaciones. Ella coloca un sello el cual comprende la casilla de
fecha, proveedor elegido, ahorro en porcentaje el cual consiste en comparar los
descuentos que realizo la persona solicitante, valor de la compra.
g. Se remite el formato a la parte contable en esta parte se involucra el presupuesto en el
cual se le asigna a cada área un rubro, en esta fase la contadora realiza la ejecución anual
en porcentaje. En ocasiones ocurre que se ajusta la compra es decir aumenta o disminuye
el valor de la compra por ende la ejecución presupuestal cambia si esto sucede se marca
en reajuste, se debe informar la ejecución anual y mensual en porcentaje, el porcentaje
se saca dividiendo el valor de la compra entre el rubro asignado mensual.
h. Se remite el formato a gerencia aquí se determina fecha en que llega la solicitud y el
gerente determina si la aprueba o no., basándose en el análisis de toda la solicitud de
pedido. si el gerente no lo aprueba se envía con concepto a la asistente de gerencia, quien
lo envía a departamento que creo la necesidad de copra
i. Deberá recoger el formato el solicitante en la oficina de gerencia y remitirla a el área de
compras donde se estipula fecha de recibido y aquí se genera la orden de compra en el
software contable Word Office el cual se genera con su consecutivo y estipular la fecha
de elaboración.
64
j. Se remite el formato al área de tesorería donde se escribe la fecha de recibido, escribir el
número de factura y fecha de radicado, posterior a ello deberá archivarla los viernes y
hacer llegar una copia a la auxiliar contable para que ella la anexe a la solicitud de pedido
k. El solicitante deberá enviar la orden de compra al proveedor y solicitar los requisitos
básicos que exige el Centro Comercial Terraplaza Popayán como son:
Rut actualizado (5 hojas)
Certificación bancaria no superior a 30 días
Cedula del representante legal o de quien presta el servicio
Cámara de comercio actualizada para los que estén obligados como lo establece
el artículo 1 del decreto 650 de 1996
l. El proveedor deberá radicar la factura con la orden de compra los días jueves de 8am a
1pm y de 2pm a 6pm.
m. El auxiliar contable deberá recibir la factura y orden de compra que lleva el proveedor
verificando los datos allí consignados como el NIT, razón social, teléfono, dirección, que
los valores coincidan con la solicitud de pedido.
n. En el caso que al momento que llegue el proveedor y se haga la respectiva verificación
de los documentos y no cuente con la orden de compra se llama al jefe de área encargado
de la compra que solucione dicho tema directamente con el proveedor.
o. La factura se envía al área contable donde el auxiliar deberá causarla en el software
contable Word Office en una nota de contabilidad con sello de causación la cual se
imprime y se anexa con la factura en la carpeta de cuentas por pagar
p. Las cotizaciones y órdenes de compra se archivan en otra carpeta
Figura 4 Procedimiento de solicitud de compras
Fuente: (Oquendo, 2019)
CENTRO COMERCIAL TERRAPLAZA CONT 001
SOLICITUD DE COMPRA O PEDIDO VERSIÓN: 002
FECHA: 04-09-2019
FECHA: SOLPED Nº. CENTRO DE
COSTO:
AREA:
SOLICITANTE:
VALOR
COMPRA: PROVEEDOR
DESCRIPCION DE SOLICITUD
APROBACION PROCESO ADMINISTRATIVO APROBACION PRESUPUESTO
CUMPLE PROCESO SI NO
⮚ 0-$200.000: 1 COTIZACION ⮚ $200.001 A $1.000.000: 2
COTIZACIONES ⮚ MAYOR A $1.000.001: 3
COTIZACIONES
EJECUCION
ACUMULADA:
REAJUSTE SI NO
EJECUCION MES:
EJECUCION AÑO:
APROBACION GERENCIA GESTION DE COMPRAS
APROBADA: SI NO
FECHA:
FECHA RECIBIDO:
ORDEN DE COMPRA
Nº:
FECHA
ELABORACION:
TESORERIA
FECHA RECIBIDO:
FACTURA Nº:
FECHA RADICADO:
Figura 5 Formato de solicitud de compra o pedido
Fuente: (Centro Comercial Terraplaza, 2020)
67
Procedimientos de cuentas por pagar para facturas y cuentas de cobro
a. El auxiliar contable deberá tener semanalmente una programación de pagos con las
siguientes prioridades:
● Servicios públicos
● Nomina
● Aseo
● Seguridad
● Planilla
b. Los servicios públicos son pagos que se deben realizar en su totalidad; los siguientes
proveedores se realizan acuerdos de pago los cuales no mayor a 90 días.
c. Factor a tener en cuenta para este proceso es el flujo de efectivo con el que se cuente
en el momento de la programación, el cual se verifica en el portal pymes de
Davivienda mediante token.
d. El objetivo con la cartera es pagar las cuentas o facturas más antiguas, para lograr un
equilibrio con los proveedores
e. El auxiliar contable deberá diligenciar en una plantilla con los requisitos que el banco
Davivienda requiere y se muestra a continuación: formato de Davivienda (Figura 6)
f. El auxiliar se reúne con el gerente para relacionar los pagos seleccionados y dar su
aprobación o señalar las correcciones necesarias para la realización de la
programación de los pagos.
g. Enviar por correo electrónico al gerente el cual deberá decir en el asunto el mismo
nombre del archivo a enviar, y en su contenido explicar la solicitud de pago y
adjuntarla, con copia a contabilidad.
h. Esperar la aprobación mediante correo electrónico por par parte de gerencia.
i. Al recibir la aprobación se deberá ingresar al portal pymes Davivienda con el usuario
registrado por parte de la gerencia, con el número de producto, con su número de
identificación, clave asignada y respectivo token, y subir dicha plantilla para
programar el pago se debe guardar sin aprobación.
j. Luego el gerente verifica dicha transacción con el correo eléctrico anteriormente
mencionado y le da aprobar o rechazar si no coincide algún valor.
k. Para programar dichos pagos primero deberá inscribir el proveedor en el portal pymes
Davivienda con los datos requeridos como nombre del proveedor, cuenta bancaria, si
es ahorros o corriente, NIT, correo electrónico
l. El soporte del pago llegara al correo del auxiliar contable y este se debe enviar al
proveedor por correo electrónico dicho soporte.
m. Cuando ya se realizó el pago se deberá adjuntar la factura o cuenta de cobro con el
soporte del pago en una carpeta que se llama facturas pagas, dichas facturas deberán
llevar sello de cancelado.
68
Figura 6 Formato de Davivienda
Fuente: Davivienda
69
Figura 7 Procedimientos de cuentas por pagar para facturas y cuentas de cobro
Fuente: (Oquendo, 2019)
70
Anexo D Manual de procedimientos de Cuentas por cobrar
71
Manual de Procedimientos Contables del
Centro Comercial Terraplaza Popayán
Área:
contable
Procedimiento
de Cuentas por
Cobrar
Versión: 0.1
Introducción: Las cuentas por cobrar del Centro Comercial Terraplaza, representan los activos
o ingresos obtenidos de expensas, cobro de la administración de las zonas comunes, burbujas y
locales; los cuales hacen parte de la liquidez de la empresa. En el siguiente procedimiento, se
determina de manera ordenada, sistemática ágil y eficientes el proceso de las cuentas por cobrar,
estableciéndose el manejo y control de las actividades relacionadas con dicho documento.
Objetivo: Determinar la secuencia lógica de las actividades que demanda el proceso de registro
de las cuentas por cobrar
Glosario:
Cliente: Es una persona física o jurídica que recibe un servicio o adquiere un bien a cambio de
un dinero u otro tipo de retribución (Debitoor, sf)
Cuentas por cobrar: Es la deuda a crédito que un cliente contrae con su proveedor por la
adquisición de un bien o servicio. La deuda puede ser a corto o a largo plazo (Debitoor, sf)
Factura: Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un
bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal (Debitoor, sf)
Categoría de cliente A: Clientes buenas pagas (Terraplaza C. C., 2019)
Categoría de cliente AB: Clientes que pagan en las fechas vencidas (Terraplaza C. C., 2019)
Categoría de cliente C: Clientes que pagan (Terraplaza C. C., 2019)
Categoría de cliente D: Clientes que no pagan (Terraplaza C. C., 2019)
Contador. Profesional que lleva las cuentas de una entidad. Quien ejerce la contaduría
(Terraplaza C. C., 2019)
Cobro. Acción para obtener la satisfacción de una obligación, cualquiera que ella sea
(Terraplaza C. C., 2019)
Definición: Es el activo o ingreso que se obtiene a cambio de un bien o un servicio prestado por
una persona natural o jurídica.
72
Responsables: El personal que intervienen en el proceso son: el auxiliar de facturación y la
contadora
a. Auxiliar de facturación: es la encargada de realizar las facturas de administración y zonas
comunes que se efectúen durante la operatividad del Centro Comercial Terraplaza y
comisionada para realizar el respectivo cobro, mediante correos, llamadas.
b. Contadora: es la encargada de supervisar la facturación y sus procesos
Procedimiento para el cobro: Las facturas se generan por concepto de administración de
expensas del Centro Comercial Terraplaza, arrendamiento de zonas comunes (son todos los
espacios publicitarios), burbujas (son todos los stands que se encuentran en los pasillos del
Centro Comercial)
a) Se genera la factura
b) La verifica la contadora (inspecciona daros generales, valor y fecha)
c) Si esta correcta la factura se procede a firmar, en caso de que no cumpla se corrige
d) Se entrega la factura en los respectivos locales, hay unas facturas que se envían por
correo certificado, otras se entregan directamente en los locales, esto se clasifica de
acuerdo al tipo de contrato que existe con el propietario, en este contrato se estipula si la
administración está incluida o no
e) Se procede a diligenciar los sobres para él envió de las facturas, se envían por
Servientrega y Saferbo
f) Se debe verificar a diario los pagos realizados, el auxiliar contable deberá entregar diario
un informe de los pagos con sus respectivos documento y referencia
g) Los locatarios se clasifican por categorías de acuerdo a su constancia de pagos;
categorías:
● A: Clientes buenas pagas ● AB: Clientes que pagan en las fechas vencidas ● C: Clientes que pagan ● D: Clientes que no pagan
h) Las facturas de administración tienen 10 días hábiles para su pago, después del 11 día
hábil se procede a generar los intereses de mora corrientes que corresponden al 2.4%
efectiva anual
i) El día 11 al 20 se procede a llamar a los de categoría A, AB, C, D; que no han cancelado
con llamada se solicita el pago de una forma muy cordial y si lo han hecho que envíen
el soporte al correo para proceder a descargar en el sistema, se envía un correo en el cual
diga que no se ha visto reflejado su pago y que se cobraran intereses de mora del 2.45
efectiva anual.
j) Del día 20 al 30 se envía un segundo correo donde se cita el texto que reposa en el
reglamento de propiedad horizontal, donde se estipula el pago oportuno de cada
locatario.
k) Del 31 a 60 días se envía la 1 carta certificada y firmada por la contadora donde se
estipulan los saldos e interese hasta la fecha.
l) Del 61 al 90 día la 2 carta certificada y firmada por la contadora donde se estipulan los
saldos e interese hasta la fecha.
73
m) El día 90 se pasa a pre jurídico en donde el abogado ya realiza los procedimientos legales
pertinentes
n) El abogado se encarga de los respectivos cobros con procesos legales
o) Cada lunes se deben presentar indicadores mediante diapositivas mostrando los pagos
semanales
p) Cada locatario al que le cobran la administración tiene una hoja de vida que reposan en
unas carpetas folder y se archivan allí todos los oficios que se le envían.
q) Aparte reposa una AZ con las facturas que se generan cada mes
Figura 8 Procedimiento de las Cuentas por Cobrar
Fuente: (Oquendo, 2019)
Anexo E Manual de procedimientos contables de las conciliaciones bancarias
76
Manual de Procedimientos Contables del
Centro Comercial Terraplaza Popayán
Área:
contable
Procedimiento
de
conciliaciones
bancarias
Versión: 0.1
Introducción: La conciliación bancaria, permite confrontar los valores que la empresa tiene
registrados en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por
medio del extracto bancario, en el siguiente Manual de procedimiento de conciliaciones, se
muestra la guía como se hace el proceso en la organización del Centro Comercial Terraplaza.
Objetivo: Establecer un procedimiento adecuado que permita a los responsables, llevar un
control y manejo de las conciliaciones bancarias.
Glosario:
Nota de contabilidad. Documento interno utilizado para respaldar movimientos en la
contabilidad (Universidad Eafit, 2016)
Gravamen: Es una carga impuesta sobre un inmueble o sobre un caudal. Obligación que pesa
sobre alguien. (Universidad Eafit, 2016)
Extractos: Soportes contables válidos (Ariza, sf)
Partida conciliatoria: Son todas aquellas diferencias que se identifican en el proceso de
conciliación bancaria y que son objeto de análisis. (Ariza, sf)
Definición: Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene
registrados en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por
medio del extracto bancario. (Ariza, sf)
Perfil: la persona designada para este cargo deberá tener conocimientos básicos en:
a. Manejo de Excel.
a. Con mínimo técnica o tecnología en contabilidad o carreras afines.
b. Disposición para el cargo.
Responsable:
La responsable de este procedimiento es la auxiliar contable, quien tiene la función de realizar
las comparaciones entre la contabilidad que la empresa, lleva registrada a través de libros de
extractos de sus cuentas y corrientes y los ajustes que la propia entidad bancaria realiza sobre la
misma cuenta.
Proceso:
a. Para descargar los extractos tenemos dos formas la primera es solicitarlos a tesorería que
los descarga mediante el portal de Davivienda o el mismo banco los envía mes a mes al
correo electrónico registrado.
b. Los extractos son enviados al auxiliar contable.
c. Mediante una nota de contabilidad en el software contable Word Office se registran
todos los gatos bancarios los cuales comprende los siguientes parámetros: comisiones,
IVA y gravámenes.
77
d. Se exporta el libro auxiliar de bancos del software contable a un archivo Excel.
e. Se digita el extracto en un archivo Excel.
f. Se comparan y marca con color los valores en común.
g. Aquellos valores que no se encuentran en el extracto o en el libro auxiliar de bancos se
relacionan aparte ya que estos valores deben identificarse en la próxima conciliación, es
debido a transacciones que se realizan a fin de mes y no los incluye el banco.
h. En esta hoja de Excel se debe anteponer el número de cuenta, tipo de cuenta si es ahorros
o corriente, fecha de la conciliación y quien elaboro, reviso y aprobó.
i. Se imprime el archivo de Excel y se anexa con el libro auxiliar y el extracto.
j. Se informa vía correo electrónico a la contadora las novedades de dicha conciliación.
Explicación formato de conciliación:
a. Saldo en libros: se escribe el saldo final que resulte de la cuenta a conciliar.
b. Cheques girados y no cobrados: son los cheques emitidos por gerencia y no han sido
cobrados por el beneficiario, por lo tanto, el valor pactado en dicho cheque no será
descontado de la cuenta hasta que el tenedor no lo cobre, deben llenarse los campos
como beneficiario, concepto,
c. Cheques girados y no contabilizados: aplica cuando el cheque ha sido cobrado por el
beneficiario y en contabilidad no ha sido registrada dicha operación.
78
Figura 9 Procedimiento de conciliaciones bancarias
Fuente: (Oquendo, 2019)
79
Anexo F Manual de Procedimientos contables de caja menor
80
Manual de Procedimientos Contables del
Centro Comercial Terraplaza Popayán
Área:
contable
Procedimiento
de caja menor
Versión: 0.1
Introducción: La caja menor consiste, en contar con un instrumento que facilite aplicar, de
manera apropiada, los conceptos básicos para el manejo de estos fondos, a través de la
unificación de criterios; en este procedimiento se establecen los lineamientos generales para la
apertura, manejo, reembolso, legalización y control adecuado de esta caja menor, con el cual
puede funcionar el Centro Comercial Terraplaza.
Objetivo: Establecer los lineamientos generales para la apertura, manejo, reembolso,
legalización y control adecuado de la caja menor.
Glosario:
Arqueo: Control Interno para verificar el control del efectivo y de caja (Ariza, sf)
Factura: Una factura es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un
bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal (Debitoor, sf)
Extracto: Soporte contable válido (Ariza, sf)
Conciliación bancaria: Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa
tiene registrados en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra
por medio del extracto bancario. (Ariza, sf)
Legalización: Proceso de certificación de un documento, de forma que sea reconocido
oficialmente por un sistema legal. (Universidad Eafit, 2016)
Rubro: Es el apartado que permite agrupar diferentes cuentas. (Debitoor, sf)
Reembolso: Operación económica mediante la cual una persona o entidad recibe de vuelta
alguna cantidad de dinero o de bienes materiales que había entregado como pago de un servicio
o producto. (Universidad Eafit, 2016)
Definición: la caja menor es un fondo disponible, para desembolsos pequeños a cargo de un
responsable, de su manejo y operatividad.
Perfil: la persona designada para este cargo deberá tener conocimientos básicos en:
a. Manejo de Excel, Word y PowerPoint.
b. Agilidad para contar el dinero.
c. Con mínimo técnica o tecnología en contabilidad o carreras afines.
d. Disposición para el cargo.
Constitución: La caja menor del centro comercial Terraplaza está constituida por fondos
rotatorios, que están destinados por la gerencia por un valor de ($ 1.000.000) un millón de pesos
m/cte. (Figura 10).
81
Para su constitución se deberá levantar un acta donde se especifique aspectos como son: fecha,
responsable, cuantía, gasto máximo autorizado, la cual deberá ir firmada por el administrador o
quien haga sus veces y el responsable; documento que deberá realizarse de enero a diciembre
de cada año.
Responsables: El procedimiento de las cajas menores designadas en el Centro Comercial
Terraplaza serán administradas por el empleado que se estipule en el acta de constitución, el
cual tendrá administración de la operación y supervisión del buen manejo y funcionamiento de
estos fondos; dentro de sus funciones están las siguientes (Figura 11).
a. Deberá llevar los documentos soporte de manera cronológica de todos los movimientos
que se ejecuten y consecuente a ello manejar el dinero al día.
b. En un formato Excel llevar de forma ordenada todos los gatos separados por rubros, es
decir; restaurante y cafetería, materiales y suministros, papelería y fotocopias,
transportes, fletes y acarreos. Bajo este mismo formato clasificar los gastos
correspondientes a cada área, es decir; mantenimiento, operaciones, mercadeo,
facturación, contabilidad.
c. Deberá salvaguardar todos los documentos soporte y dinero a cargo.
d. Realizar los pagos de bienes o servicios autorizados al momento de ser informado del
giro del fondo.
e. Realizar las legalizaciones oportunamente, para su posterior reembolso, cumpliendo con
la liquidez requerida que es el 40% del monto inicial.
f. Responder de acuerdo a lo tributario, disciplinario, fiscal y penalmente, por el adecuado
manejo de los fondos.
g. Al presentarse ausentismo del responsable, el administrador delegará dichas funciones a
un segundo encargado mediante un arqueo, el cual deberá responsabilizarse mediante
acta.
h. Deberá presentar una conciliación bancaria mensual de todos los movimientos bancarios
realizados, justificando los gastos con los documentos soporte.
Políticas internas:
a. Se utilizarán los fondos únicamente para gastos menores, extraordinarios u ocasionales
que surgen en el transcurso de la operación.
b. Los pagos efectuados por caja menor no deberán exceder una cuantía de $137.000,
MCTE, puesto que el gobierno determina para efectos de retención en la fuente por
servicios, 4 UVT ($137.080) y por compras 27 UVT ($925.290).
c. Cada dos meses o esporádicamente se realizarán arqueos sin previo aviso a los
documento y dinero que estén en el momento, por el administrador o quien sea
designado.
d. Dada la situación de que la empresa no cuenta con cajas fuertes para resguardar el
dinero, se autoriza al responsable de portar el dinero, por tal motivo cada reembolso se
realizara en una cuenta llamada Daviplata del banco Davivienda.
e. también deberán estar firmadas por el administrador.
f. Todas las facturas, documentos soporte deberán ser en original.
g. Todos los soportes o documentos equivalentes a la factura deben ir firmadas por el
administrador a cargo.
82
h. Se hará legalización de caja menor cada vigencia fiscal es decir anualmente, también
dado el caso de surgir cambio de responsable designado en el acta y/o por cancelación
de la caja menor, con previa autorización del administrador.
Primer giro: para realizar el primer giro de caja menor se debe tener en cuenta como requisitos
mínimos los siguientes aspectos:
a. Diligenciar el acta.
b. Firmada por el administrador y responsable.
c. El responsable de la caja menor deberá firmar un pagare donde se estipula el monto
pactado inicialmente, el cual será garante en caso de un inadecuado manejo de dichos
fondos; este documento se destruirá al momento de culminar el manejo de forma
definitiva de la caja menor y dejar a paz y salvo el monto con sus respectivos documentos
soporte.
Solicitud de pagos por caja menor: bajo este concepto están los pagos que se requieren por las
diferentes áreas como lo son mantenimiento, operaciones, mercadeo, facturación cartera o
contabilidad; tanto su naturaleza como cuantía son las permitidas para hacer su desembolso por
caja menor (Figura 12).
a. El área que realice la solicitud de un bien o servicio deberá hacerlo mediante correo
electrónico. b. Deberá especificar o justificar el por qué es necesario realizar el pago por medio de este
fondo. c. El responsable deberá aprobar o no estos pagos bajo el criterio descrito en el manual de
procedimientos contables de caja menor. d. Si el gasto es aprobado por el responsable, el área solicitante deberá firmar un recibo de
caja por el monto asignado. e. Dada la situación en la que un funcionario realiza directamente algún pago los soportes
que entreguen como facturas, vales entre otros para su reembolso, deberán llevar visto
bueno del administrador y el término de legalización de este dinero será de 2 días hábiles
ante el responsable de la caja menor.
Reembolso: Para el reembolso se solicitará mediante correo electrónico al administrador, bajo
los siguientes parámetros (Figura 13):
a. Se realizará una vez que el fondo llegue a un 40% del monto inicialmente pactado, para
este paso se deberá soportar con los documentos y/o facturas equivalentes que
relacionen los gastos o pagos.
b. Los soportes como las facturas deberán contener los requisitos que reposan en el código
de comercio en su artículo 774, y el artículo 617 de Estatuto Tributario.
c. Los recibos de caja deberán contener fecha de pago, estar numerados, concepto del
egreso, nombres y apellidos, cedula de ciudadanía, ciudad, dirección, teléfono, del
beneficiario, valor pagado en números y letras. Se propone un diseño de recibo de caja
menor ver anexo.
d. El administrador deberá revisar uno a uno cada soporte, verificar su correcta realización
y que cada documento cuente con los requisitos de ley anteriormente nombrados;
posteriores a ello deberá llevar su visto bueno.
e. Dado el caso que algún soporte no esté justificado o soportado legalmente, el
responsable deberá dentro de 2 días hábiles reportar dicho documento, en caso de no
hacerlo deberá restituir el dinero.
83
f. El administrador deberá aprobar mediante correo electrónico, el visto bueno de dicha
revisión de documentos, y su respectiva autorización para el siguiente giro de caja
menor.
Conceptos por los cuales se realizarán pagos de caja menor: Los gastos deben obedecer a
situaciones excepcionales en relación con la operatividad de la empresa dentro de los cuales
tenemos:
a. Restaurante y cafetería; este servicio se destinará para los casos de alimentación en
reuniones, comités.
b. Materiales y suministros; este rubro aplica a compras de requerimiento del jefe de
operaciones y/o mantenimiento, de menor cuantía del Centro Comercial Terraplaza.
c. Papelería y fotocopias; en caso de que las herramientas de la administración no estén en
condiciones de uso.
d. Transporte de empleados desempeñando funciones propias del cargo; fletes y acarreos,
de documentos o paquetes relacionados con la operatividad de la empresa. Siempre y
cuando no se disponga de un contrato por prestación de servicios.
e. Otros rubros no contemplados, pero que cumplan con los objetivos de la caja menor, y
que sea necesarios y/o urgentes para el cumplimiento operativo del Centro Comercial
Terraplaza.
84
Figura 10 Constitución
Fuente: (Oquendo, 2019).
85
Figura 11 Proceso del responsable
Fuente: (Oquendo, 2019)
86
Figura 12 Solicitudes de pago por caja menor
Fuente: (Oquendo, 2019)
87
Figura 13 Reembolso de caja menor
Fuente: (Oquendo, 2019)
