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UNIVERSITAS XXI®. VERSIÓN 4.0.

GUÍA RÁPIDA DEL MÓDULO DE TÍTULOS

SUMARIO

1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................7

2. MANTENIMIENTOS PREVIOS..............................................................................8

2.1. REVISIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS DE PLANES DE ESTUDIOS.......9

2.2. DEFINICIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA, CONCEPTOS Y PERIODOS10

2.3. OTROS MANTENIMIENTOS DEL RESTO DE MÓDULOS...........................11

2.4. MANTENIMIENTOS BÁSICOS DEL MÓDULO DE TÍTULOS.....................13

2.4.1.TIPOS DE TÍTULOS......................................................................................13

2.4.2.MANTENIMIENTO DE TIPOS DE FINALIZACIÓN..............................14

2.4.3.CAUSAS DE DUPLICADO...........................................................................14

2.4.4.CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES.............................................................15

2.4.5.MANTENIMIENTO DE CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y CAUSAS DE DUPLICADO......................................................................................................16

2.4.6.MANTENIMIENTO DE CARRERAS.........................................................17

2.4.7.MANTENIMIENTO DE CONVALIDACIONES........................................18

2.4.8.MANTENIMIENTO DE CAUSAS DE ERROR..........................................19

2.4.9.LENGUAS OFICIALES.................................................................................19

__________________________________________________________________________________________________GUÍA RÁPIDA MÓDULO DE TÍTULOS 2 VERSIÓN 4.0.__________________________________________________________________________________________________

2.4.10. CENTROS...................................................................................................20

2.4.11. DATOS DEL ALUMNO............................................................................20

2.4.12. PREMIOS....................................................................................................21

3. CÓMO SE DA DE ALTA LA PRESOLICITUD DE TÍTULO PARA UN ALUMNO............................................................................................................................22

3.1. PROCESOS CONTEMPLADOS EN EL ALTA DE UNA PRESOLICITUD...23

3.1.1.DATOS ACADÉMICOS BÁSICOS..............................................................23

3.1.2.DATOS ECONÓMICOS DE LA PRESOLICITUD...................................25

3.1.3.CONSULTAS DESDE LA PANTALLA DE PRESOLICITUD.................29

3.1.4.OTRAS CONSIDERACIONES SOBRE LA GESTIÓN DE LA PRESOLICITUD......................................................................................................30

3.2. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES QUE AFECTAN A LA TRAMITACIÓN DE UN TÍTULO: CAUSAS DE DUPLICADO.............................................................31

3.2.1.ESPECIALIDADES SIMULTÁNEAS..........................................................33

4. CÓMO SE GESTIONA LA SOLICITUD DE TÍTULO.......................................35

4.1. CÓMO ACCEDER A LA PANTALLA DE SOLICITUD DE UN TÍTULO......35

4.2. DATOS BÁSICOS DE LA SOLICITUD..............................................................36

4.2.1.EL ESTADO DE LAS SOLICITUDES.........................................................38

4.3. INFORMACIÓN QUE SE HA DE RECUPERAR O REGISTRAR EN LA SOLICITUD DE UN ALUMNO....................................................................................40


4.3.1.DATOS PERSONALES..................................................................................41

DATOS ESTUDIOS.................................................................................................42

4.3.3.REGISTRO TÍTULO.....................................................................................43

4.3.4.CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y CAUSAS DE DUPLICADO........44

4.3.5.PREMIOS........................................................................................................45

4.3.6.DOCTORADO.................................................................................................47

4.3.7.TÍTULOS PREVIOS......................................................................................48

4.4. OTRAS CONSULTAS...........................................................................................49

5. CÓMO SE GENERAN Y GESTIONAN LOS LOTES DE SOLICITUDES DE TÍTULOS PARA EL MECD.............................................................................................50

5.1. GENERACIÓN DE LOTES PARA EL MECD...................................................50

5.2. RECEPCIÓN DE LOTES DEL MECD...............................................................53

6. CÓMO SE GESTIONA LA IMPRESIÓN DE LOS TÍTULOS OFICIALES....55

6.1. IMPRESIÓN EXTERNA A LA UNIVERSIDAD...............................................56

6.1.1.GENERACIÓN DE LOTES PARA LA IMPRENTA.................................56

6.1.2.RECEPCIÓN DE LOTES DE LA IMPRENTA..........................................59

6.2. LA ASIGNACIÓN DE CLAVES ALFANUMÉRICAS A UNA SOLICITUD...60

6.2.1.ALTA MANUAL DE CLAVES ALFANUMÉRICAS.................................60


6.2.2.REGISTRO DE CLAVES ALFANUMÉRICAS..........................................62

7. INFORMACIÓN DE CONSULTA.........................................................................63

7.1. CONSULTA DE UNA SOLICITUD....................................................................63

7.2. HISTÓRICO DE TÍTULOS.................................................................................64

7.3. LIBRO DE REGISTRO........................................................................................66

8. GENERACIÓN DE LISTADOS Y CARTAS ASOCIADAS A LA GESTIÓN DE TÍTULOS............................................................................................................................67

8.1. SOLICITUD PRIMER Y SEGUNDO CICLO.....................................................67

8.2. SOLICITUDES DE TERCER CICLO.................................................................67

8.3. LISTADO REGISTRO DE ENVÍO AL MECD...................................................67

8.4. LISTADO DE SOLICITUDES POR ESTADO Y FECHA.................................68

8.5. CARTA DE AVISO AL ALUMNO.......................................................................69

8.6. CERTIFICACIÓN SUPLETORIA DE PRIMER Y SEGUNDO CICLO..........69

8.7. CERTIFICACIÓN SUPLETORIA DE TERCER CICLO..................................70


1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de este documento es proporcionar al usuario un apoyo para la gestión y la comprensión de todos aquellos procesos que afectan a la tramitación de títulos oficiales con UNIVERSITAS XXI®.

Para ello se ha estructurado este documento en los siguientes apartados funcionales: Alta y revisión de los mantenimientos previos al inicio de la gestión.

Antes de iniciar la gestión es necesario revisar los datos que figuran en determinados mantenimientos, no sólo del módulo de títulos, sino de otros módulos del sistema que tienen implicaciones en, por ejemplo, los datos que son solicitados por el Ministerio. Esta revisión debe garantizar que la información es correcta y completa, facilitando y agilizando así todo el proceso.

Gestión de la presolicitud del título: abono de los derechos de expedición.La presolicitud del título permite a la Universidad generar el movimiento correspondiente y emitir la carta de pago que el alumno debe abonar antes de iniciar los trámites de expedición. Todos estos procesos se realizan desde una única pantalla que da acceso a su vez a la pantalla de solicitud desde la que se inicia la gestión oficial propiamente dicha.

Alta y gestión de la solicitud del títuloUna vez realizado el trámite inicial de abono de los derechos de expedición y registrado en el sistema, la Unidad de títulos de la Universidad puede comenzar la revisión de los datos de los estudiantes y su validación. Dependiendo del tipo de título solicitado varía la información que es necesario procesar y enviar para la emisión del título. Estos datos están distribuidos en una única pantalla, organizada en pestañas de información, que permiten que el usuario pueda verificar la corrección de los mismos.

Emisión y gestión de lotes al MinisterioLas solicitudes que hayan sido procesadas y validadas, y cuyos datos sean correctos, pueden entrar a formar parte de un lote para su envío al MECD; la generación del lote se ajusta a las especificaciones oficiales establecidas sobre el formato del fichero. Del mismo modo, el sistema está preparado para procesar el fichero devuelto por el Ministerio filtrando las solicitudes correctas, a las que ha sido asignado Número de Registro Nacional, de las erróneas.

Impresión de los títulos (gestión de lotes)Aquellas solicitudes de título que ya cuenten con Número de Registro Nacional pueden ser enviadas a la imprenta para que allí sean impresas en la cartulina correspondiente. El fichero que se remite a la imprenta tiene el mismo formato que el enviado previamente al Ministerio incluyendo el NRN de las solicitudes; la Universidad puede generar un fichero para la imprenta que contenga varios lotes devueltos por el MECD. Los ficheros devueltos por la imprenta son procesados incorporándose a la solicitud la información sobre el número de cartulina finalmente asignado.


Pantallas de consulta de informaciónSe facilita la consulta de todo el proceso de gestión y tramitación de un título para un determinado alumno de tal forma que desde una pantalla se puede verificar el estado de la misma y su evolución.

Generación de cartas y listadosEl sistema está preparado para generar determinadas salidas de información de apoyo a la gestión. De este modo se emiten certificaciones supletorias de título, cartas de aviso a los alumnos, listados imagen de los envíos, etc.

2. MANTENIMIENTOS PREVIOS

Con objeto de garantizar un buen funcionamiento en la gestión de títulos, se deben haber definido una serie de valores de referencia antes de comenzar a tramitar la solicitud del alumno. Junto con estos valores, y como consecuencia de la integración de títulos en la Gestión del Alumnado, es necesario revisar determinados mantenimientos de otros módulos que interaccionan con éste.

La revisión de los mantenimientos previos se estructuran en tres partes: Mantenimientos del módulo de planes de estudios que afectan a la gestión de los títulos. Mantenimientos del módulo de gestión económica que afectan a la gestión de títulos. Otros mantenimientos del resto de módulos con repercusiones en la gestión de títulos Parametrización de los mantenimientos básicos del módulo de títulos.

Si alguna de estas cuestiones no está adecuadamente definida, el sistema no podrá ejecutar convenientemente los procesos que comprende la gestión de títulos.

2.1. REVISIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS DE PLANES DE ESTUDIOS

Esta revisión afecta únicamente a dos ámbitos: nodos y estudios.

Revisión de los nodos de finalización de un plan de estudios: para identificar la consecución de estos nodos con la obtención de un título, el nodo debe cumplir tres requisitos: estar asociado a un hito de finalización, permitir título y tener asociado una carrera. Esta revisión se realiza en el módulo de planes/plan/grafo/mantenimiento de nodos.

Hito de finalización: se debe comprobar que el hito asociado al nodo tiene marcada la casilla de Finalización y está asociado a un Tipo de finalización. Esta comprobación se realiza en el módulo de Planes de estudios/Estudios/Mantenimiento de tipos de estudios.


El hito, asociado al Tipo de estudio correspondiente, tiene que tener marcada la casilla de finalización, en el caso de que su obtención suponga la posibilidad de gestionar un título.

Deberá estar definido el tipo de finalización (Módulo de títulos/Mantenimientos/Mantenimiento de tipos de finalización). Este dato es solicitado por el MECD en la estructura del fichero.

Permite título: se debe comprobar que está activo el botón de selección de Permite título.

Carrera: igualmente se habrá asociado este campo al nodo de finalización; en este campo se recuperarán aquellas carreras dadas de alta en el mantenimiento básico del módulo de títulos. Cuando se trate de planes de estudios de primer y segundo ciclo se recuperarán únicamente aquellas carreras que no tengan chequeado en el mantenimiento de carreras la casilla de “doctorado; si se trata de programas de doctorado se recuperarán sólo aquellas que tengan marcada dicha casilla.

Revisión del Mantenimiento de estudios: se debe comprobar que los estudios asociados a primer y segundo ciclo y doctorado tienen asociados el Tipo de título correspondiente (Módulo de planes/estudios/estudios).

2.2. DEFINICIÓN DE ACTIVIDAD ECONÓMICA, CONCEPTOS Y PERIODOS

Para poder generar los documentos asociados a la emisión de títulos es necesario tener dadas de alta nuevas actividades económicas (no se podrán utilizar las reservadas a matrícula de primer y segundo ciclo, doctorado, etc.). Estas actividades económicas se encuentran comprendidas entre los códigos 50 y 53 y se darán precargadas a la Universidad (Módulo de Gestión económica/Básicos/Actividades económicas).

En principio serán para los títulos oficiales: Título de doctor Título de licenciado, arquitecto, ingeniero Título de diplomado, maestro, arquitecto técnico e ingeniero técnico Expedición e impresión de duplicados de títulos universitarios

Si la Universidad necesita nuevas actividades para la generación de movimientos de títulos, deberá indicarlo para que sean dadas de alta.

Cada actividad económica (por ejemplo, emisión del título de licenciado, arquitecto, ingeniero) llevará asociados los conceptos imputables correspondientes (Módulo de Gestión económica/Básicos/Conceptos imputables). Estos serán dados de alta por el usuario que deberá indicar cuáles son y si se han de incorporar automáticamente o no (por ejemplo, expedición de título). Igualmente será necesario asociar las tasas para cada concepto imputable, así como los descuentos para los alumnos (familia numerosa de


primera, familia numerosa de segunda, premios extraordinarios, centros adscritos). Estos descuentos se darán precargados a la Universidad y, en el caso de que se necesiten nuevos tipos de descuento (todos ellos estarán en el rango 750 - 800), se deberá comunicar a OCU por si fuera necesario implementar un tratamiento posterior (Módulo de títulos/Gestión económica/Tasas - Descuentos).

Al igual que con el resto de actividades deberá existir un periodo de actividad abierto para poder generar el movimiento (Módulo de Gestión económica/Básicos/Plazos de pago).

Cada tipo de título lleva asociada la actividad económica correspondiente (por ejemplo, el tipo de título Doctor deberá estar relacionado con la actividad que implicará el cobro de 133€.). Igualmente se indica la actividad asociada a la emisión de duplicados (en este caso, la que le generará un movimiento por 20,57€).

2.3. OTROS MANTENIMIENTOS DEL RESTO DE MÓDULOS

Existen igualmente otros mantenimientos del resto de módulos de UNIVERSITAS XXI® que deberán ser revisados debido a su implicación en la gestión y tramitación de títulos oficiales, especialmente en la correcta definición del fichero. A continuación se mencionan todos ellos indicando qué campo debe ser contrastado y verificado por la Unidad de títulos:

MÓDULO DE PLANES DE ESTUDIOS Mantenimiento de Centros (Módulo de títulos/Mantenimientos/Centros o Módulo de planes de estudios/Estudios/Centros)

Se deberá verificar que el campo Código MECD títulos está correctamente dado de alta.

En este mantenimiento deben figurar tanto los centros de la Universidad como centros externos pertenecientes a otras Universidades.

Mantenimiento de Universidad (Módulo de planes de estudios/Estudios/Mantenimiento de Universidades)

Se deberá comprobar la correcta definición del código MECD de la tabla de Universidades.

Se comprobará que la lengua oficial dada de alta para la Universidad es la correcta.

MÓDULO DE ACTAS Calificaciones (Módulo de Actas/Definición de calificaciones/Calificaciones)

Se deberá comprobar que las calificaciones que se van a utilizar en el Módulo de títulos tienen el código MECD correspondiente asociado (calificación de las pruebas complementarias).

MÓDULO DE TABLAS GENERALES Mantenimiento de Departamentos (Módulo de Tablas Generales/PDI y PAS/Departamentos)


Se deberá verificar que el código MECD de la tabla de Departamentos esté correctamente definido.

Provincias y Municipios (Módulo de Tablas Generales/Geografía/Provincias…/Municipios)

Se deberá comprobar que el código de la provincia coincide con el código MECD correspondiente así como que verificar los códigos de municipio que figuran en la tabla correspondiente y contrastarlos con la codificación MECD.

MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN Comprobación de los valores de los parámetros de Títulos (Módulo de Administración/Parametrización/Parámetros)

CERRAR_EXP= Si el parámetro = S, cuando se concilie manualmente el movimiento, el expediente del alumno se cerrará de forma automática. Por el contrario, si el parámetro = N, no se cerrará el expediente y el alumno podría seguir matriculándose o realizándose otras gestiones.

2.4. MANTENIMIENTOS BÁSICOS DEL MÓDULO DE TÍTULOS

Una vez revisados los mantenimientos de otros módulos que afectan a la gestión de títulos oficiales, se describen en este apartado los mantenimientos propios de este módulo que el usuario deberá revisar para confirmar que se adecuan a la gestión de la Universidad. La mayoría de ellos responden a tablas que el Ministerio envía a las Universidades y cuyos códigos son necesarios para la generación correcta del fichero. Estos mantenimientos irán precargados a la Universidad.

2.4.1. TIPOS DE TÍTULOS

FORMA DE ACCESO

Módulo de títulos Mantenimientos

Mantenimiento de tipos de títulos

Desde este punto de menú se va a realizar el mantenimiento de los diferentes tipos de títulos que se pueden obtener tras la superación de un plan de estudios, programa de doctorado, convalidación, etc., por ejemplo, licenciado, doctor, arquitecto técnico, etc.

Para dar de alta un tipo de título se debe especificar un código, una descripción y el código que asigna el MECD (alfanumérico de 2 caracteres). Es importante que este código, como los demás que vienen preestablecidos oficialmente, no se modifique, ya que va a ir incluido en el fichero que se envía al Ministerio; esta tabla la proporciona dicho organismo para el caso de los títulos oficiales y se dará precargada.


Para cada tipo de título hay que indicar la actividad económica asociada que determinará el precio que el alumno habrá de abonar por la gestión, y la actividad económica en el caso de que se trate de un duplicado. Cuando se va a generar el movimiento para un alumno, el sistema verifica de qué actividad económica se trata y comprueba en este mantenimiento si se debe o no generarlo.

2.4.2. MANTENIMIENTO DE TIPOS DE FINALIZACIÓN

FORMA DE ACCESO


Mantenimientos de tipos de finalización

Desde este punto de menú se dan de alta los modos en que un alumno puede finalizar sus estudios, es decir, los modos de obtención del título. Por ejemplo: superación de un plan de estudios, superación del proyecto de fin de carrera,…

El código será el que establezca el MECD para ese tipo de finalización (numérico de 2 posiciones). Este dato es importante porque irá incluido en el fichero que la Universidad envíe al Ministerio con las solicitudes de títulos, por ello es necesario que no se modifiquen los códigos grabados.

Los tipos de finalización de esta pantalla se deberán asociar a los hitos (Módulo de planes de estudios/Estudios/Mantenimiento de tipos de estudios). De este modo un nodo que esté asociado a un hito de finalización llevará implícito el tipo de finalización (si ha sido por superación de un plan de estudios, de la prueba de suficiencia, etc.)

2.4.3. CAUSAS DE DUPLICADO

FORMA DE ACCESO


Causas de duplicado

Se entenderá por registro duplicado aquel que se debe grabar más de una vez, manteniendo el Número de Registro Nacional asignado al título original, así como también el Número de Registro Universitario, aunque se le asignará un nuevo número de expediente (número de solicitud). Toda modificación que afecte a un registro que ya tiene asignado NRN se efectuará mediante la grabación de un duplicado.


Desde esta pantalla se realiza el mantenimiento de las causas de duplicado. Es necesario el Código MECD (alfanumérico de 2 posiciones) ya que este código se exige en el fichero de las solicitudes que envía la Universidad. Igualmente se podrá indicar si una determinada causa lleva implícito el pago de nuevas tasas o bastará con la simple tramitación de la solicitud.

2.4.4. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES

FORMA DE ACCESO

Títulos Mantenimientos

Circunstancias especiales

Si el estudiante ya ha solicitado con anterioridad la tramitación del título, no podrá tramitarse de nuevo la solicitud. Se consideran circunstancias especiales aquéllas establecidas por el MECD que, pese al impedimento anteriormente mencionado, permiten volver a tramitar una solicitud del título. Por tanto, circunstancias especiales son causas legales que afectan a la eficiencia del título.

La pantalla establece un código MECD y una descripción de la circunstancia.

La casilla Pag/exen se marcará cuando el solicitante deba pagar el importe normal por la expedición del título, debido a esa circunstancia especial, y estará desmarcada en caso de que la circunstancia exima del pago (por ejemplo, error en la grabación de datos).

2.4.5. MANTENIMIENTO DE CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y CAUSAS DE DUPLICADO

FORMA DE ACCESO


Mantenimiento de circunstancias especiales y causas de duplicado

En esta pantalla se van a poder dar de alta las asociaciones entre las circunstancias especiales y las causas de duplicado. En la parte izquierda de la pantalla se muestran, al desplegar la lista de valores, las circunstancias especiales; en la parte derecha se recuperan las causas de duplicado dadas de alta en los mantenimientos anteriormente mencionados.

Se van a poder realizar dos tipos de combinaciones: Únicamente circunstancias especiales.


Asociación entre circunstancias especiales y causas de duplicado.

No obstante, es importante tener en cuenta las siguientes combinaciones y restricciones que influirán en la correcta generación del fichero y que los usuarios deben dar de alta:

Se debe evitar dar de alta causas de duplicado sin la correspondiente circunstancia especial (01) de emisión de duplicados.

Se debe verificar que existe o, en caso contrario, dar de alta una asociación entre la Circunstancia especial 0X (Modificación interna del código de estudios ya cargado) y la Causa de duplicado 10 (Por corrección del código de estudios).

Igualmente existirá una relación entre el código 0Y de Circunstancias especiales (Modificación interna de datos excepto código de estudios) y la Causa de duplicado 03 (Por rectificación).

Se debe comprobar que existe la relación entre la Circunstancia especial 03 (Títulos cuyo poseedor haya fallecido) y la Causa de duplicado 11 (Por fallecimiento del titular).

Existirá una relación entre la Circunstancia especial 05 (Número de registro invalidado) y la Causa de duplicado 12 (Por anulación del título o registro).

Las relaciones que se den de alta en este mantenimiento son las que posteriormente se van a recuperar en la pantalla de presolicitud, por lo tanto, si una circunstancia especial o una causa de duplicado no se da de alta en esta pantalla, no se recuperará en la pantalla de la presolicitud del título.

2.4.6. MANTENIMIENTO DE CARRERAS

FORMA DE ACCESO


Mantenimiento de carreras

Desde este punto de menú se realiza el mantenimiento de las carreras (planes de estudios y programas de doctorado).

Estas carreras se van a asociar al plan a través de los nodos de finalización, en la pantalla de mantenimiento de nodos (Módulo de planes). Si un alumno obtiene dos nodos de finalización puede ser que esté obteniendo dos especialidades diferentes (dos códigos de carrera) o que el plan de estudios cuente con dos trayectorias diferentes que finalicen en el mismo título (un único código de carrera).

En el primer bloque se da de alta la carrera con el código que establece el MECD; si la carrera es de primer y segundo ciclo además va a ser obligatorio completar el campo de fecha BOE. También es posible dar de alta datos referentes a los niveles: siendo el primer


nivel la sección, el segundo nivel, la especialidad, y el tercer nivel la subespecialidad. Esto sólo es necesario si la carrera tiene estas divisiones.

En el anverso se establecerá el título que el alumno solicita y en el reverso, información referente a la sección, especialidad y subespecialidad, que también tienen que figurar en dicho título. Los datos de la segunda lengua oficial sólo son necesarios si la Comunidad Autónoma tiene más de una lengua oficial, porque si es así, el título también se imprimirá en dicha lengua oficial propia. También se da la posibilidad que esta información pueda definirse en femenino o en masculino.

En el segundo bloque de la pantalla se recuperan automáticamente los nodos del plan o planes de estudios que están asociados a dicho código de Carrera; el alumno deberá haber obtenido dicho nodo en dicho plan para poder solicitar el título. De este modo se podrá comprobar la relación existente entre el plan de estudios de UNIVERSITAS XXI® y el código de Carrera oficial otorgado por el MECD.

2.4.7. MANTENIMIENTO DE CONVALIDACIONES

FORMA DE ACCESO


Mantenimiento de convalidaciones

Cuando un alumno ha obtenido un título por un procedimiento distinto a la superación de un plan de estudios deberá convalidar dicho título para poder obtener un título oficial. Desde esta pantalla se van a dar de alta las convalidaciones de títulos que puede solicitar un alumno.

En el campo Código se reflejará el código MECD de cada convalidación; en el campo Nombre de la convalidación se darán de alta los estudios de los que se solicita la convalidación y en Codificación de la carrera se realizará la asociación entre la convalidación que se solicita y la carrera que ha sido dada de alta en la pantalla Mantenimiento de Carreras y que, por tanto, tiene derecho a la solicitud de título.

El sistema permite grabar más de una convalidación con el mismo código, siempre y cuando la carrera a la que se asocie sea diferente, por tanto, la clave va a ser la unión entre el código y la carrera.

2.4.8. MANTENIMIENTO DE CAUSAS DE ERROR

FORMA DE ACCESO



Mantenimiento de causas de error

En esta pantalla se va a realizar el mantenimiento de las causas por las cuales el MECD puede devolver el fichero sin estudiar la solicitud y, por tanto, sin conceder el número de registro nacional al alumno.

En la pantalla se establece la causa del error y el código que el MECD da a este error (numérico de 3 posiciones).

2.4.9. LENGUAS OFICIALES

FORMA DE ACCESO


Mantenimiento de lenguas oficiales

Desde este punto de menú se va a realizar el mantenimiento de las lenguas oficiales de las Universidades. Este mantenimiento es importante puesto que el título se puede expedir en más de una lengua, cuando la Universidad pertenece a una Comunidad autónoma con más de una lengua oficial.

La información que se dé de alta en esta pantalla, se va a recuperar en la pantalla Mantenimiento de Universidades del módulo de planes. En dicha pantalla el sistema va a obligar a introducir alguna lengua como oficial de cada universidad.

En la pantalla se establece la lengua oficial y el código que el MECD da a esta lengua (alfanumérico de 2 posiciones).

2.4.10. CENTROS

FORMA DE ACCESO


Centros

Desde este punto de menú se dan de alta los centros de la Universidad o de otras Universidades.


Este mantenimiento habrá sido dado de alta previamente por gestión académica ya que es un mantenimiento básico para la gestión de planes de estudios. Figurarán datos referidos a la denominación del centro, titularidad, año académico de inicio de la actividad, categoría docente, tipo de centro, la Universidad y campus al que pertenece, código del centro, código asignado por el MEC para becas, tipo de creación, etc.

Por parte de la unidad de títulos se deberá verificar que el campo específico para indicar el código MECD para títulos está dado de alta y es el correcto y que figuran centros de otras Universidades necesarios para gestionar títulos de alumnos externos.

2.4.11. DATOS DEL ALUMNO

FORMA DE ACCESO


Datos del alumno

Desde esta pantalla se pueden dar de alta los datos personales básicos para un alumno si se quiere gestionar el título y no es un alumno de la Universidad. Se trata de la misma pantalla conocida por los usuarios del resto de la aplicación (Módulo de expediente).

2.4.12. PREMIOS

Hay determinados premios que, dada su relevancia, van a aparecer en el título oficial del alumno; el sistema permite realizar un mantenimiento de estos premios susceptibles de figurar en el título.

La asociación de un premio determinado a un alumno se producirá directamente sobre la solicitud de título (Véase Apartado 4.3.5.).

2.4.12.1. ORGANISMO

FORMA DE ACCESO

Módulo de títulos Premios

Organismo

Desde este punto de menú se va a realizar el mantenimiento de los organismos que van a conceder los premios. Se dará de alta un órgano y el código que el MECD le haya asignado. Esta tabla se dará precargada a la Universidad.


2.4.12.2. MANTENIMIENTO DE PREMIOS

FORMA DE ACCESO

Módulo de títulos Premios

Premios

Desde este punto de menú se va a realizar el mantenimiento de los premios que van a figurar en el título. Se dará de alta el premio y el código que figura en la tabla remitida por el MECD. La casilla Título? se chequeará si se desea que el premio figure en el título.

3. CÓMO SE DA DE ALTA LA PRESOLICITUD DE TÍTULO PARA UN ALUMNO

Previo a la tramitación de la solicitud del título académico por parte de la Universidad, por lo general, el alumno debe abonar unas tasas1 de expedición del mismo. Estas tasas vienen especificadas en el Decreto de Precios Públicos que cada año publica cada Comunidad Autónoma. Por ello, antes de poder gestionar la solicitud, la Universidad debe asegurarse de que dichas tasas han sido abonadas. Esta información es la que recogerá la presolicitud en UNIVERSITAS XXI®.

Una presolicitud no es más que la petición de un título, por parte de un alumno que ha finalizado una carrera.

Existen tres causas por las que se puede dar de alta una presolicitud: Por emisión del título por primera vez. Por petición de duplicados. Por circunstancias especiales que obligan a volver a tramitarlo.

La primera de ellas implica siempre un pago por parte del alumno, las otras dos dependerá de la causa por la que se solicita el duplicado o de la circunstancia especial que lleva a la petición de un nuevo título, ya que existen causas por las que el alumno no se vea obligado a generar un pago (Véase Apartado 2.4.3. y 2.4.4. de este documento).

3.1. PROCESOS CONTEMPLADOS EN EL ALTA DE UNA PRESOLICITUD

FORMA DE ACCESO

Módulo de títulos

1 Por lo general, una petición de título lleva asociada un movimiento económico como consecuencia del pago de los derechos de expedición, aunque no siempre es así. Existen una serie de causas por las que el alumno podría pedir un nuevo título y que no necesariamente deberían implicar un pago por su parte. Estos casos se estudiarán más adelante.


Solicitud de título Mantenimiento de Presolicitudes

Para dar de alta una presolicitud hay que realizar los procesos siguientes: Introducir y verificar los datos académicos del alumno. Generar el movimiento correspondiente o asociar un movimiento ya generado Consultar datos personales o académicos (expediente) referidos al solicitante del título

3.1.1. DATOS ACADÉMICOS BÁSICOS

Los datos académicos del alumno se introducirán en el primer bloque de la pantalla (Presolicitud). Pueden existir varios casos:

El alumno TIENE EXPEDIENTE en el sistema: Si ha finalizado un plan de estudios que tiene un único nodo de

finalización: al introducir el D.N.I. del alumno, el sistema recuperará automáticamente todos los datos (nombre, apellidos, plan de estudios, número de expediente, tipo de título asociado al plan de estudios que ha terminado, así como la carrera que ha finalizado). En este caso, una vez verificados los datos, se puede proceder a grabar la presolicitud.

Si ha terminado un plan de estudios que tiene más de un nodo de finalización y por tanto más de una carrera y el alumno ha conseguido varios: al introducir el D.N.I. del alumno, se desplegará una ventana en la que se le dará al usuario la opción de elegir para cuál de los dos nodos se va a iniciar la tramitación del título. Una vez seleccionado el nodo correspondiente, el resto de los datos se recuperarán automáticamente y se procederá a grabar la presolicitud.

Si el sistema detecta que el alumno no ha finalizado su plan de estudios (no tiene nodo de finalización), avisará al usuario y le impedirá dar de alta la presolicitud para dicho tipo de título y carrera. No obstante, sí se permitirá dar de alta un presolicitud para un alumno que no tiene nodo de finalización, si se trata de una presolicitud para otro plan de estudios (por ejemplo un alumno que tramita una convalidación y que, a la vez, está cursando el doctorado). En este caso, el usuario deberá introducir manualmente los datos obligatorios.

El alumno ES EXTERNO (no tiene expediente en UNIVERSITAS XXI®): En este caso, al introducir el D.N.I. del alumno, el sistema avisará al usuario

de que éste no está registrado por lo que, pulsando el botón de enlace “Datos del alumno” (situado en la parte inferior izquierda de la pantalla), se accederá a la pantalla para dar de alta sus datos personales.

Una vez realizado este proceso, al introducir el D.N.I. del alumno se cargarán automáticamente su nombre y apellidos y, el usuario manualmente tendrá que completar el resto de campos obligatorios (tipo de título y carrera).


Finalmente procede a grabar dicha presolicitud. Si el alumno procede, por ejemplo, de un centro adscrito cuyo plan de

estudios no esté dado de alta en el sistema, deberá ser tratado como si fuera un alumno externo insertándose los datos antes mencionados.

Una vez que se han introducido los datos académicos, se deberá grabar antes de poder acceder a registrar los datos económicos en la pantalla. El usuario podrá visualizar la Fecha de grabación de la solicitud.

3.1.2. DATOS ECONÓMICOS DE LA PRESOLICITUD

GENERACIÓN DEL MOVIMIENTO Y LA CARTA DE PAGO En todos los casos antes mencionados, una vez grabados los datos académicos del alumno, se ha de proceder generar el movimiento correspondiente. Para ello se pulsa el botón “Genera Movim.” (situado en la parte inferior izquierda) y será el propio sistema el que realizará los cálculos correspondientes y generará un recibo con el importe a pagar por el alumno.


Respecto a la generación del movimiento pueden existir tres casos: El tipo de petición del título implica obligatoriamente el pago de un importe: al pulsar el botón “Genera Movim.”, el sistema generará el movimiento y recibo correspondiente. El tipo de petición no lleva asociado ningún pago: en este caso, al pulsar el botón “Genera movim.”, el sistema enviará un mensaje al usuario indicándole que no es necesaria la generación de ningún recibo. El tipo de petición lleva asociado un descuento:

Si bien se ha considerado que existen cuatro tipos de descuento que se pueden aplicar (Familia numerosa de primera, Familia numerosa de segunda, Premio Extraordinario y Centros Adscritos), la Universidad podrá necesitar asociar otros descuentos o eliminarlos, si fuera necesario, asociando desde la pantalla de Descuentos (Módulo de títulos/Gestión económica/Descuentos) los correspondientes a cada actividad económica y concepto imputable definido (Véase Apartado 2.2. de este documento).

Para aplicarlo, antes de pulsar el botón “Genera Movim.”, el usuario debe seleccionar el tipo de descuento que quiere aplicar en el campo “Descu.”. Una vez generado el movimiento, se puede comprobar como el sistema aplica directamente el descuento en el importe del movimiento.

En el caso de descuentos cuyo importe asciende al 100%, el recibo que se genere será de importe cero, y el sistema dará la presolicitud por cobrada automáticamente.

QUÉ SUCEDE SI EL RECIBO HA SIDO GENERADO PREVIAMENTE A LA SOLICITUD DEL TÍTULO

El sistema ofrece la posibilidad de generar recibos de abono de los derechos del título desde la pantalla de Mantenimiento de movimientos (Módulo de Gestión económica), sin haber dado de alta previamente la Presolicitud. En estos casos no existe ningún control sobre si el alumno realmente tiene derecho a solicitarlo (ha obtenido el nodo de finalización) o no, pero sí se puede asociar el recibo generado a la presolicitud correspondiente, a posteriori.

Si el usuario ha generado un movimiento para un alumno antes de dar de alta su Presolicitud, el procedimiento, que se deberá seguir, es el siguiente:

En primer lugar, procederá a registrar los datos académicos de la Presolicitud del alumno, tal y como se explica en el Apartado 3.1.1. de este documento. Una vez que ha grabado la presolicitud, se accederá al bloque de datos económicos de la pantalla y se pulsará el botón Movimiento, situado en la parte inferior izquierda de la pantalla. El sistema mostrará todos los movimientos asociados a ese alumno y para dicha actividad económica. No obstante, es muy importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

En el caso de que existan varios movimientos, el usuario deberá verificar cuál es el que debe asociar a la presolicitud ya que es posible que, por error,


se hayan dado de alta varios movimientos asociados a la misma actividad. Para ello bastará con que pulse el botón de enlace Mantenimiento de Recibos, situado en la parte inferior de la pantalla.

No se recuperarán movimientos que estén asociados a otras actividades económicas (por ejemplo, si el alumno tiene un movimiento generado para la solicitud de un título de licenciado y otro para un título de doctor, sólo se recuperará el que se corresponda con la presolicitud que se está dando de alta).

No se recuperarán movimientos cuyos recibos hayan sido invalidados. El movimiento generado puede tener uno o varios recibos asociados (por

ejemplo, se ha entregado el recibo al alumno para que abone los derechos de título como licenciado, pero dicho alumno era beneficiario de familia numerosa por lo que hay que corregir el movimiento y se genera un segundo recibo). En estos casos, en el campo Importe movimiento figurará una cantidad diferente a la reflejada en el campo Importe recibo. El usuario deberá consultar los recibos asociados (pulsando el botón de enlace Mantenimiento de recibos) para desde aquí imprimir el recibo que sea necesario.

Una vez seleccionado el movimiento, se pulsará el botón de Grabar y dicho movimiento quedará asociado a la presolicitud.

OTRAS OPERACIONESIgualmente desde este bloque de la pantalla se pueden realizar una serie de operaciones que se detallan a continuación:

Imprimir el recibo que se ha generado En el caso de que exista un único recibo para dicho movimiento (el importe

que figura en el campo "Importe movimiento" coincide con la cantidad que figura "en Importe recibo"), el usuario sólo deberá pulsar el botón de la Recibo (Impresora).

Si estos dos importes no coinciden, el usuario deberá acceder a la pantalla de Mantenimiento de recibos para poder elegir el recibo que desea imprimir. Pulsando el botón desde la pantalla de Presolicitud recuperará sólo los recibos asociados a dicho movimiento.

Conciliar manualmente el recibo generadoPara ello habrá que ir a la pantalla de “Conciliación manual”, pulsando el botón de enlace desde Presolicitud, en donde se recuperará el recibo correspondiente (siempre que no esté impreso o ya haya sido abonado). En el caso de que el recibo esté impreso y se quiera conciliar, será necesario modificar el número de impresiones =0 (Módulo de Gestión económica/Recibos/Mantenimiento de recibos). Al conciliarlo se dará por cobrada la presolicitud (apareciendo chequeada la casilla de “Cobrado”) y será posible dar de alta una solicitud.

Si el valor del parámetro CERRAR_EXP=S, en el momento en el que se concilie el recibo o se dé por Cobrado, el sistema avisará al usuario de que va a proceder a cerrar el expediente. A partir de ese momento, si se consulta


dicho expediente, figurará, en la parte superior derecha de la pantalla, un mensaje en rojo avisando de esta situación.

Modificar manualmente la fecha de cobro de un recibo.Cuando se concilia manualmente un recibo, la fecha de cobro es la fecha del sistema, es decir, la fecha en la que se ejecuta el proceso. Debido a que esta fecha es importante para la gestión de títulos y debe reflejar fielmente el día en el que el alumno realizó el pago, existe un campo para modificar la fecha del sistema denominado Fecha de Cobro manual en la que el usuario podrá introducir la fecha real, en el caso de que difieran ambas.

Para poder introducir un registro en este campo, la presolicitud debe estar marcada como Cobrada, bien porque ya se haya conciliado manualmente el recibo, bien porque el alumno no tenga que abonar ningún importe.

Deshacer el movimiento generado. Esta operación es posible desde la propia pantalla de Presolicitud pulsando el botón “Deshace Movim”. Cuando un movimiento se deshace, el recibo se invalida automáticamente siempre que no esté impreso o figure como cobrado. Esta opción se puede utilizar en el caso de que el usuario se equivoque al generar el movimiento y, por ejemplo, no haya introducido el descuento correspondiente.

Si el recibo está cobrado, el sistema avisará al usuario de esta circunstancia y le permitirá desasociarlo de la solicitud. No obstante, no se invalidará dicho recibo sino que quedará pendiente para que sea asociado a la nueva presolicitud, si fuera necesario.

3.1.3. CONSULTAS DESDE LA PANTALLA DE PRESOLICITUD

Desde esta pantalla se pueden realizar otra serie de procesos complementarios al alta y gestión del movimiento que permiten al usuario consultar desde una única pantalla todos los datos que necesita asociados a un estudiante. A continuación se describen dichos procesos:

Verificación de los Datos personales del alumno y consulta del Expediente Mediante los correspondientes botones de enlace de la pantalla, el usuario podrá comprobar si estos datos son correctos y realizar cualquier consultar sobre el expediente del alumno en el plan de estudios.

Generación de certificadoPulsando el botón correspondiente, situado en la parte inferior derecha de la pantalla, el usuario accederá a la pantalla de restricción de emisión en la que, realizando una consulta, podrá elegir el certificado que desea generar.

Acceso a la solicitud del títuloUna vez abonado el recibo correspondiente a la presolicitud de un título, desde esta pantalla se puede acceder a la Solicitud en la que se recuperarán, de forma automática, todos los datos del estudiante.


Consulta del histórico de una solicitudDesde el momento en que se produce el alta de una presolicitud de título para un alumno, el sistema realiza un control y gestión de todos los procesos que funcionan sobre la misma. El usuario puede consultar, tanto desde la presolicitud como desde la solicitud, esta información que le permitirá saber la fecha, tipo de modificación y estado de la solicitud de una petición.

3.1.4. OTRAS CONSIDERACIONES SOBRE LA GESTIÓN DE LA PRESOLICITUD

Existen una serie de consideraciones relacionadas con el registro de una presolicitud que es importante tener en cuenta:

Si el alumno tiene cantidades pendientes de abonar por cualquier concepto, le saltará un aviso al usuario con dicha información; no obstante, se podrá continuar dando de alta la presolicitud. Se puede borrar una presolicitud, que, por ejemplo, se ha dado de alta por error, del siguiente modo:

Si la presolicitud no tiene asociado ningún movimiento, bastará con situarse en el primer bloque de la pantalla y proceder al borrado.

Si la presolicitud tiene asociado algún movimiento y éste no está cobrado, bastará con pulsar el botón Deshace movimiento y el sistema procederá a invalidar el correspondiente recibo. Una vez que la presolicitud ya no tiene asociado movimiento, se podrá borrar sin ningún impedimento.

Si la presolicitud tiene asociado algún movimiento y éste está cobrado, será necesario proceder a desasociar el recibo. Para ello se pulsará el botón Deshace movimiento, pero el recibo no se invalidará sino que quedará asociado al alumno y la actividad económica, eliminando sólo la relación con la presolicitud. Finalmente se podrá borrar esta presolicitud.

En el caso de que la presolicitud lleve asociada alguna Circunstancia especial y Causa de duplicado será necesario borrar antes esta información y grabar dicho cambio. Una vez realizada esta operación, se podrá borrar la presolicitud.

Finalmente es importante tener en cuenta que si se quiere borrar una presolicitud para la que ya existe una solicitud asociada, será necesario proceder primero a borrar la solicitud.

Si un alumno tiene su expediente trasladado, no se le podrá dar de alta una presolicitud para dicho expediente; únicamente se le podrá tratar como alumno externo. Si un alumno tiene su expediente bloqueado, el sistema comprobará cuál es la causa de dicho bloqueo y las consecuencias asociadas a la misma. Si una de las consecuencias es que no se puedan gestionar los títulos (está marcada con TIT), el sistema impedirá el alta de una presolicitud para dicho alumno.


3.2. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES QUE AFECTAN A LA TRAMITACIÓN DE UN TÍTULO: CAUSAS DE DUPLICADO

Una circunstancia especial es cualquier causa legal que afecta a la eficacia del título incluyendo aquellas circunstancias que afecten al trámite de los registros. En el caso de que un título esté afectado por alguna de las especificadas por el Ministerio, se introducirá en la pantalla de Presolicitud (Segundo bloque), dicha circunstancia.

Entre las circunstancias especiales se encuentra la tramitación de un duplicado. Un registro duplicado es aquel que se debe grabar más de una vez manteniendo el mismo Número de Registro Nacional. A modo de ejemplo, son causas de duplicidad de un título:

Haber obtenido un nuevo acto académico (nueva especialidad, grado de licenciado, premio extraordinario). El estudiante abonará la tasa de reexpedición correspondiente y se emitirán por el sistema los documentos indicados. Robo o extravío: la gestión se inicia a petición del interesado. Para ello el estudiante debe publicar en el B.O.E. el anuncio correspondiente; si transcurrido el plazo de un mes desde la publicación no hubiese aparecido el citado documento, la secretaría iniciará la tramitación de un duplicado. Al expediente se unirá el anuncio publicado en el BOE y se dejará constancia de la fecha de publicación. Deterioro: el estudiante abonará la tasa de reexpedición correspondiente y se emitirá por el sistema. A la solicitud se unirá el título anterior. Cambio circunstancias personales, etc.

El proceso de gestión de una presolicitud para un duplicado de título no difiere de la que se ha explicado en el apartado anterior. La única diferencia reseñable es que, al darla de alta, hay que introducir cuál es la causa por la que el alumno solicita el duplicado (bloque “Causas de Duplicado”). Es obligatorio, siempre que se especifique una causa de duplicado, introducir como circunstancia especial la 01 (Títulos que se expiden con carácter de duplicados). Una presolicitud puede tener asociadas varias circunstancias especiales y/o causas de duplicado y la recuperación de las mismas en este bloque dependerá de cómo la Universidad haya dado de alta el Mantenimiento de Circunstancias especiales y Causas de duplicado (Véase Apartado 2.4.5. de este documento).

El acceso al bloque de Circunstancias especiales y Causas de duplicado podrá estar restringido para determinado tipo de usuarios, si la Universidad así lo establece.

Es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones: No se permite dar de alta un duplicado (mismo DNI y mismo tipo de título) con una

presolicitud previa no cobrada salvo que se trate de una solicitud de duplicado para especialidades simultáneas (Véase Apartado 3.2.1).


Como ya se ha comentado, en el apartado de generación del movimiento, no todas las circunstancias especiales ni las causas de duplicado tienen que implicar el cobro de un importe. Dependiendo de cómo se hayan definido ambas en los correspondientes mantenimientos, se generarán movimientos y recibos adicionales o no. No obstante, si la Circunstancia especial asociada a la presolicitud no implica el cobro pero ésta lleva a su vez una Causa de duplicado que sí supone la generación del movimiento, éste se generará, es decir, dependerá del nivel más fino de definición de la relación. Será posible borrar las circunstancias especiales y causas de duplicado si no hay movimiento económico asociado a la presolicitud; en caso contrario, será necesario primero proceder a desasociar el movimiento para poder proceder a su borrado.

3.2.1. ESPECIALIDADES SIMULTÁNEAS

En el caso de que un alumno obtenga dos especialidades simultáneas y el usuario desee dar de alta ambas aunque sólo pueda gestionar realmente una de ellas, el procedimiento que será necesario seguir es el siguiente:

Al introducir los datos del alumno, el sistema recuperará los dos nodos de finalización asociados a las dos carreras correspondientes. Se dará de alta una de ellas con los datos correspondientes (generación del movimiento, emisión del recibo, etc.). Ésta será la presolicitud que deberá figurar como Cobrada para poder iniciar el trámite de la solicitud del título. Una vez dada de alta la primera presolicitud, bastará con pulsar el botón de Especialidad simultánea para que el sistema recupere automáticamente los datos de la segunda especialidad y genere una segunda presolicitud para la segunda carrera. Ésta se dará por Cobrada, pero no se podrá gestionar la solicitud asociada hasta que la primera petición no tenga el correspondiente Número de Registro Nacional, tal y como establece el Ministerio. Igualmente, el sistema habrá introducido, de forma automática, la Circunstancia especial (01) y Causa de duplicado correspondiente.

Se podrá acceder a la Solicitud para continuar la gestión en el momento en que la primera presolicitud figure como Cobrada.

Si se intenta acceder a la Solicitud desde la segunda presolicitud, el sistema lo impedirá hasta que se detecte que la solicitud ya tiene NRN.


4. CÓMO SE GESTIONA LA SOLICITUD DE TÍTULO

4.1. CÓMO ACCEDER A LA PANTALLA DE SOLICITUD DE UN TÍTULO

En primer lugar, es importante tener en cuenta los controles previos para poder registrar una solicitud:

El alumno no puede tener el expediente ni bloqueado (con causa y consecuencia de bloqueo que afecte a la emisión de título, es decir, que esté marcada para el ámbito TIT), ni haberse trasladado de universidad. En este caso, el sistema no permitirá la gestión del título. El alumno ha de tener una presolicitud cobrada.

Se puede acceder a la pantalla de Solicitud de un título desde: Módulo de expediente (Expedientes/Expedientes).

En este caso, bastará con recuperar los datos del alumno y desplegar la lista de valores situada en la parte inferior derecha de la pantalla. Se ha de seleccionar Solicitud de título y pulsar la flecha correspondiente. Pueden existir tres casos diferentes:

El alumno no tiene nodos de finalización en el plan de estudios correspondiente. En este caso, el sistema impedirá acceder a la pantalla

correspondiente del módulo de títulos. El alumno tiene nodo de finalización, pero no tiene registrada ninguna

presolicitud. En este caso, al pulsar el botón de acceso, el sistema conducirá al usuario a la pantalla de presolicitud y no a la de solicitud.


El alumno tiene nodo de finalización y una presolicitud cobrada. El usuario podrá acceder directamente a la pantalla de solicitud.

Desde la pantalla de Presolicitud del Módulo de títulos: En este caso, si el alumno no tiene una presolicitud cobrada, no permitirá

acceder al registro de la solicitud.

Desde el punto de menú correspondiente del Módulo de títulos: El sistema no realizará ningún control para acceder a esta pantalla

directamente. Al introducir el DNI, si el alumno seleccionado tiene más de una presolicitud, se mostrarán todas las presolicitudes tramitadas por el alumno, simplemente moviéndose con el cursor. Al estar en el modo inserción, si se selecciona una presolicitud que ya tiene su correspondiente solicitud, el sistema avisará de la circunstancia impidiendo continuar. Si no existe la solicitud, el sistema cargará los datos relativos al alumno y a la presolicitud y permitirá dar de alta la nueva solicitud.

4.2. DATOS BÁSICOS DE LA SOLICITUD

FORMA DE ACCESO

Módulo de títulos Solicitudes de título

Solicitud de título

De forma automática y procedentes de la presolicitud registrada para un alumno, se recuperan los siguientes datos obligatorios en esta pantalla:

DNI, nombre y apellidos del alumno Tipo de título: se recupera automáticamente al introducir el DNI del alumno. Carrera: se recupera automáticamente al introducir el DNI del alumno. Plan/Programa del alumno. Estos campos se completarán automáticamente siempre y cuando el título solicitado corresponda a un expediente de la Universidad; en caso contrario, ambos campos permanecerán vacíos.

El usuario deberá introducir en esta primera pantalla: Número de solicitud: es un campo de libre disposición para la Universidad (alfanumérico de 13). No podrá haber dos números iguales de solicitud.

Figuran igualmente los siguientes datos: Responsable del título: se indica si se trata de un título oficial (MECD) o propio. Si la solicitud está o no afectada por circunstancias especiales o causas de duplicado (ambas casillas aparecerán marcadas si se ha registrado algún valor en la presolicitud del estudiante). NRU: se trata de un campo numérico, generado secuencialmente y de forma automática al acceder a la solicitud, pero modificable por el usuario (por ejemplo, para


cubrir huecos en la numeración). Para la generación secuencial se partirá siempre del número más alto introducido. En el caso de las solicitudes de duplicado, el NRU será el mismo que el de la solicitud original, no permitiéndose su modificación. NRN: campo que se recuperará en la pantalla si la solicitud ya se ha recibido del MECD y se le ha asignado el número correspondiente. La fecha de grabación de la solicitud se corresponde con la fecha de asignación del NRU.

4.2.1. EL ESTADO DE LAS SOLICITUDES

En la parte central de la pantalla, el usuario puede visualizar el estado de una solicitud. Dichos estados son los siguientes:

Registrada (R): la solicitud se ha dado de alta, pero aún no se han realizado las correspondientes validaciones. Se puede registrar cualquier modificación, pero estas solicitudes no podrán incluirse en un lote. Procesada (P): las solicitudes son sometidas a una serie de validaciones que se lanzan cuando el usuario pulsa el botón Procesar solicitud. Estas solicitudes son susceptibles de ser incluidas en un lote. Generada (G): la solicitud ha entrado a formar parte de un lote y puede ser enviada al MECD.


MECD (M): la solicitud ha sido enviada al MECD (figura fecha de envío en el lote correspondiente). A partir de este momento no se podrá realizar ninguna modificación sobre la solicitud. Devuelta (D): el fichero en el cual se encuentra la solicitud ha sido devuelto por el MECD. En este momento, la solicitud tendrá NRN. No se podrá modificar ningún dato. Errónea (E): es un subestado. Una solicitud ha sido devuelta, pero tiene algún error, por lo que el MECD la ha devuelto sin NRN y tendrá que revisarse y volverse a enviar; para ello se permitirá cambiar su estado. En imprenta (T): es el momento en que la solicitud es enviada a la imprenta (figura fecha de envío en un lote de imprenta). Impreso (I): cuando se registra la fecha de recepción desde la imprenta. Retenida (S): el usuario podrá indicar que una solicitud está retenida - por ejemplo, a la espera de la segunda especialidad -, lo que será detectado por la imprenta que no procederá a la impresión hasta que le lleguen los datos de esta segunda especialidad. En este estado pueden hacerse manualmente por el usuario los siguientes cambios de estado:

Una solicitud “Devuelta” puede pasarse manualmente a “Retenida” (interesa distinguirla de las solicitudes devueltas que pueden imprimirse sin más dilación)

Igualmente puede pasarse de “Retenida” a “Devuelta” (en el caso de que se quiera incluirla en un nuevo lote para la imprenta).

De “Retenida” a “En Imprenta” (dicha solicitud está en la imprenta y no hace falta distinguirla de las demás)

De “Retenida” a “Impreso” (se hará previo envío y recepción de la imprenta y no de forma manual).

Defectuosa (F): las solicitudes devueltas por la imprenta erróneas (por ejemplo, sin número de cartulina) pueden pasarse manualmente por el usuario a estado de “Defectuosa”. De Defectuosa puede pasarse a través de los botones habilitados en la pantalla de solicitud de título a:

“Devuelta” (para que vaya en un nuevo lote a la Imprenta) A “Impreso” (en el caso de que no sea necesario realizar un nuevo envío a

la imprenta). Notificación (C): la solicitud tiene fecha de notificación al alumno y se ha impreso la correspondiente carta de aviso. Entregado (A): la solicitud tiene fecha de entrega al alumno.

Existe un botón “Volver a estudiar” en esta pantalla que permite que una solicitud en estado Procesada o Generada pueda ser de nuevo estudiada (volvería a estado de Registrada):

Si la solicitud está en Estado MEC, Devuelta, En imprenta o Impreso no podrá volver al estado de Registrada.


Si la solicitud se encuentra en Estado Errónea (es decir, ha sido devuelta por el MECD y tiene algún error), se permitirá, desde la pantalla de “Recepción de lotes”, acceder a la solicitud y pasarla a estado de Registrada o desde esta misma pantalla. De este modo, se podrá volver a estudiar y corregir los errores que fuera necesario, iniciándose a continuación de nuevo el proceso.

El usuario puede consultar, en todo momento, qué solicitudes se encuentran en un estado concreto. Para ello bastará con pulsar el botón que figura al lado de los Estados para

situarse en Modo consulta y pulsar en un botón de Estado concreto (por ejemplo, Procesada): el sistema recuperará automáticamente todas las solicitudes que se encuentren en Estado Procesada.

4.3. INFORMACIÓN QUE SE HA DE RECUPERAR O REGISTRAR EN LA SOLICITUD DE UN ALUMNO

A continuación se describe la información contenida en la pantalla de solicitud de título que deberá ser revisada y actualizada, si fuera necesario, para garantizar la corrección de los datos del alumno que figurarán en su título. Los datos contenidos en las diferentes pestañas se recuperarán, siempre que sea posible, del expediente del estudiante y de acuerdo con su plan de estudios.

4.3.1. DATOS PERSONALES

Se recuperan los datos personales básicos del alumno. Hay que tener en cuenta que se están realizando las siguientes validaciones que son exigidas por las normas legales de expedición de títulos:

Los campos de Nombre y Primer apellido son siempre obligatorios. El campo de Segundo apellido sólo será obligatorio para nacidos en España y de nacionalidad española. El campo Departamento sólo permitirá grabarlo para los nacidos en el extranjero; pero no será obligatorio. El campo Localidad es también un campo obligatorio. Se permite la modificación de los Datos personales del alumno que figuran en esta pantalla; sin embargo, estos cambios no se grabarán en los datos personales del alumno (comunes a todos los posibles planes de estudios en los que estuviera matriculado). Si se considera necesario que queden reflejados y que sean iguales en el sistema (también para las secretarías), se deberá acceder a la pantalla de Datos personales pulsando el botón de Expediente. Si la Universidad ha establecido el valor del parámetro UPDALUTIT = S, en caso de que se produzca algún cambio en los datos personales desde el Expediente del alumno, se producirá la actualización automáticamente en los datos de la Solicitud siempre y cuando dicha solicitud esté en


estado Registrada. Si se encuentra en cualquier otro estado, e independientemente de qué valor tenga el parámetro, no se producirá dicha actualización.

Se validará desde esta pantalla que el alumno no tenga menos de 18 años de edad.

4.3.2. DATOS ESTUDIOS

Los datos que se recuperan en esta pantalla, en el caso de alumnos de la propia Universidad, o que se deben insertar, si el alumno es externo, son los siguientes:

Centro de finalización de estudios. Esta lista de valores sólo recupera los centros de impartición del plan o programa asociado a la solicitud. Tipo de finalización: se recuperará automáticamente del tipo de finalización asociado a cada hito y nodo del plan del alumno. Fecha de finalización: esta fecha se recupera automáticamente de la fecha de cierre de la última acta de la asignatura que le otorga al alumno el nodo de finalización en su plan de estudios; no obstante, se permitirá que el usuario modifique la misma. En el caso de Doctorado se recuperará automáticamente en este campo la fecha de calificación de la tesis doctoral, así como la calificación obtenida, y también se permitirá su modificación. Calificación: se grabará si así lo exige la norma que regula los requisitos de obtención del título, excluyéndose la calificación del grado de licenciatura. En la lista de valores se recuperan todas las calificaciones para las cuales se ha introducido un Código MECD en la pantalla “Calificaciones” del Módulo de actas.

Código de convalidación: se van a recuperar de las convalidaciones que se hayan dado de alta en “Mantenimiento de convalidaciones”; se recuperarán aquellas convalidaciones que estén asociadas a la carrera que tenga el alumno en la solicitud. Si se introduce un valor en esta campo se activará la pestaña de estudios previos. Fecha de publicación de la norma que regula la fecha de expedición del título en el BOE (para el caso de doctores y títulos obtenidos por convalidación se trata de un campo obligatorio).


Descripción de las pruebas complementarias: Grado de licenciatura, prácticas tuteladas, etc. Fecha de realización de las pruebas complementarias. Universidad en que realiza las pruebas complementarias en el caso de que sea distinta de la universidad que expide el título. Calificación obtenida en las pruebas complementarias

4.3.3. REGISTRO TÍTULO

Fecha de abono de los derechos de expedición del título: esta fecha se recupera automáticamente de la fecha de cobro del recibo correspondiente (conciliación del recibo siempre que no se haya modificado manualmente en el campo Fecha manual de cobro de la Presolicitud). En el caso de que el alumno no haya tenido que pagar ninguna tasa, figurará en este campo la Fecha de grabación de la presolicitud.

Se validará en todos los casos que la fecha de abono sea posterior a la fecha de finalización en todos los casos.

Fecha de expedición del título (2): este campo sólo se cumplimentará en el caso de que el alumno haya abonado los derechos de expedición con anterioridad a la fecha en la que es nombrado el cargo o funcionario que expide el título. Fecha del acto administrativo que ordena la expedición del título: En este campo se grabará el acto administrativo individualizado (generalmente una Orden Ministerial comunicada) dictado de acuerdo con una norma que ordena la expedición de un título. Por ejemplo; la expedición de un título español por convalidación de otro extranjero. Clave alfanumérica de la cartulina. Este campo se recuperará automáticamente una vez que la solicitud del título haya sido devuelta en el correspondiente fichero de la imprenta. No obstante, podrá ser modificada en previsión de que pudiera haber errores de asignación; en cualquier caso, el número de la cartulina debe existir en al base de datos. Fecha de notificación al alumno. Campo de inserción que servirá para que el estado de la solicitud cambie a Notificado.


Carta aviso: pulsando este botón se va a imprimir la carta que se ha de enviar al alumno para notificarle que ya puede recoger el título. Fecha de entrega del título al alumno. Campo de inserción que supondrá que el estado de la solicitud cambie automáticamente a Entregada.

Tanto la Fecha de notificación como la Fecha de entrega pueden ser actualizadas o borradas por el usuario produciéndose la actualización automática del estado de la solicitud.

Fecha y causa de anulación del título (cuando sea necesario).

4.3.4. CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES Y CAUSAS DE DUPLICADO

En esta pestaña se pueden consultar las circunstancias especiales y causas de duplicado asociadas a la emisión del título del alumno y dadas de alta en la Presolicitud. Es posible insertar nuevas circunstancias especiales y causas de duplicado siempre y cuando éstas no supongan ninguna modificación en la situación económica del alumno; pero no se podrán borrar las que se hayan insertado.

En el caso de que la solicitud del título corresponda un duplicado existen dos campos importantes que deben estar cumplimentados:

El NRN se recuperara automáticamente si se trata de un duplicado, es decir, de otra solicitud para el mismo alumno, carrera y tipo de título. Fecha de expedición correspondiente al título original.

Si la circunstancia especial/causa de duplicado consiste en un código de estudios grabado erróneamente, habrá que introducir el código de la carrera erróneo en la parte inferior de la pantalla.


4.3.5. PREMIOS

El usuario puede registrar los premios otorgados a un alumno y que deben figurar en la solicitud del título. Previamente será necesario haberlo dado de alta en los mantenimientos correspondientes indicando que el tipo de premio otorgado implica su impresión en el título del alumno (Premios/Premios). En el caso de las solicitudes correspondientes a dobles especialidades, el premio siempre irá asociado a una especialidad (o lo que es lo mismo a la solicitud de título correspondiente).


4.3.6. DOCTORADO

Esta pestaña sólo se va a activar si se trata de un alumno que solicita un título de tercer ciclo (doctor).

Los datos que se recuperan en esta pantalla, en el caso de alumnos de la propia Universidad, o que se deben insertar, si el alumno es externo, son los siguientes:

Programa (Nombre del plan). Se recuperará el programa en el que tiene expediente el alumno o se insertará el correspondiente, en el caso de alumnos externos. Fecha de lectura de la tesis. Esta información se recupera de la pantalla de “Calificación de tesis doctoral” del módulo de Doctorado; no se permite su modificación. En el caso de que se trate de un alumno externo, este dato se recupera del campo "Fecha de finalización" de la pestaña "Datos de estudios". Calificación de la tesis. Se recupera de la misma pantalla mencionada. Departamento o departamentos responsables del programa de doctorado. Se recupera automáticamente de los departamentos que figuran en la pantalla de Gestión de programas del Módulo de doctorado para el año académico de apertura del expediente del alumno. No obstante, es modificable por el usuario; se podrá borrar o insertar si fuera necesario. En el caso de que existan más de cuatro departamentos asociados al programa, se recuperarán aquellos cuyo porcentaje de dedicación sea mayor.


Departamentos no universitarios. Se dan de alta los departamentos o instituciones de fuera de la Universidad que participan en el programa de doctorado. Créditos o cursos monográficos. Se recuperará el número de créditos realizados por el alumno, previos a la lectura de la tesis, o se insertará el dato correspondiente. Puesto que en el fichero del MECD se trata de un campo numérico de 2 dígitos es necesario que el usuario lo revise por si el alumno hubiera superado, por ejemplo, 32.5 créditos; en este caso, deberá establecer cómo se ha de redondear. Igualmente es importante tener en cuenta que el sistema, al procesar la solicitud, verificará que, como mínimo, en este campo figure 32 o 02 dependiendo del año de publicación de la norma BOE que rige el programa de doctorado. Fechas de inicio y fin de los créditos o cursos monográficos (previos a la lectura de la tesis doctoral). El usuario deberá insertar estos datos.

4.3.7. TÍTULOS PREVIOS

Esta pestaña complementa la anterior y sólo se va a activar en el caso de solicitudes de títulos de doctor y convalidaciones. La información que se solicita se refiere a los datos sobre el título que ha posibilitado la obtención del título de doctor/convalidación:

Número de registro nacional del título previo (es decir, del título necesario para acceder al doctorado o a la convalidación de estudios totales o título). Tipo de título (del título previo) Fecha de obtención del título previo: fecha de expedición del título previo. Fecha de publicación BOE del plan de estudios en el caso de estudios previos finalizados mediante la superación de un plan. Fecha publicación en el BOE de la norma: cuando los estudios previos no fueron resultado de la superación de un plan. Código de Carrera asociado al título previo. Universidad en la que el alumno cursó el título previo. Centro de expedición del título previo. Provincia en la que se encuentra situado el centro de expedición del título previo. Municipio en el que se encuentra situado el centro de expedición del título previo


En el caso de que el alumno tenga expediente en un plan de primer y segundo ciclo en el sistema, todos los datos del estudio previo se recuperarán automáticamente.

4.4. OTRAS CONSULTAS

Desde la pantalla de Solicitud, el usuario puede consultar información adicional que le puede ser de utilidad. A esta información se accede desde los siguientes botones de enlace situados en la parte inferior de la pantalla:

Presolicitud: se accede a la presolicitud del alumno para ese tipo de título. Expediente: se pueden consultar los datos del expediente y asignaturas superadas del alumno con enlace también a los Datos personales del mismo. Histórico de títulos: el usuario puede consultar esta información que le permitirá comprobar cualquier modificación o cambio que se haya producido sobre la solicitud desde que fue registrada hasta el momento actual.

5. CÓMO SE GENERAN Y GESTIONAN LOS LOTES DE SOLICITUDES DE TÍTULOS PARA EL MECD

Desde las dos pantallas que se describen a continuación se generan y reciben tanto los ficheros para el MECD como para la imprenta. No obstante, se han independizado los procesos para que sea más clara su explicación y se puedan resaltar las diferencias entre ambos.

5.1. GENERACIÓN DE LOTES PARA EL MECD

Desde esta pantalla se permite la generación de lotes que contienen solicitudes para proceder a su envío al MECD.

FORMA DE ACCESO

Módulo de títulos Gestión de lotes

Generación de lotes

Para generar el fichero se han de introducir obligatoriamente los siguientes datos: Año: año de generación del lote Tipo de envío:

Lote MECD (habrá que seleccionar siempre este valor para los envíos de los ficheros con las solicitudes al MEC)

Número de orden: el sistema lo asigna automáticamente de forma correlativa; no obstante, es posible su modificación. El sistema impide asignar el mismo número de lote a dos distintos. Fecha de generación del lote: fecha en la que el responsable da de alta el lote.


Los campos Fecha de envío y Fecha de recepción no son obligatorios y se cumplimentarán teniendo en cuenta las condiciones siguientes:

El campo Fecha de envío ha de introducirla el usuario en el momento en que realmente se va a enviar el fichero de solicitudes de títulos al Ministerio.

El campo Fecha de recepción corresponde a la fecha de entrada del fichero procedente del Ministerio (sólo se podrá procesar un fichero procedente del Ministerio si se ha dado de alta la Fecha de envío).

Una vez grabados los datos básicos del fichero se ha de proceder a seleccionar las solicitudes de título que van a ir incluidas en el mismo. Para ello se dispone de un botón de filtro para seleccionar las solicitudes que se desea incluir/excluir en un lote. Estos filtros son los siguientes:

Rangos según el Número de Registro Universitario de las solicitudes Filtros según los campos de Circunstancias especiales y causas de duplicado

Una vez indicado el filtro, el sistema automáticamente recupera todas las solicitudes en Estado Procesadas (P) que se ajusten a dichas condiciones; éstas, una vez incluidas en el lote, pasarán a estado de Generadas (G).

En esta pantalla se ofrece adicionalmente la siguiente información:


Código de la solicitud del título del alumno DNI, nombre y apellidos del mismo Estado de la solicitud (en este momento estarán todas a estado G, generadas). Número de registro universitario. Número de registro nacional (en este momento este campo no devuelve ninguna información ya que se trata de solicitudes todavía no enviadas al MECD y por tanto sin NRN) Plan del alumno Centro del alumno Si se trata de una solicitud de un duplicado Si la solicitud responde a alguna circunstancia especial

Los botones Añadir solicitud/Excluir solicitud/Excluir todas y Generar fichero se encuentran activados.

El botón Añadir solicitud se pulsará si el usuario quiere incorporar alguna solicitud más (de las previamente extraídas) al fichero. Automáticamente en la lista de valores se recuperan los números de solicitud y datos personales básicos del alumno. Bastará con seleccionar una de ellas y la solicitud se incorpora al fichero en estado G. Mediante los botones Excluir solicitud y Excluir todas se pueden eliminar solicitudes incorporadas a un lote antes de que éste sea enviado. Las solicitudes eliminadas volverán al estado P (Procesadas). Pulsando el botón Generar fichero, el sistema indicará si el fichero se ha generado con éxito o si hay algún error. El formato del fichero generado coincide con las especificaciones establecidas por el MECD. Pulsando el icono de la impresora se puede emitir un listado de las solicitudes, imagen de las incluidas en el fichero.

Como paso final, y una vez generado el fichero, el usuario debe introducir una fecha de envío al MECD. Esto supone que el fichero ya no podrá ser modificado ya que se considera definitivamente ejecutado y procesado. El envío significa que ya no se podrá incluir ninguna nueva solicitud y, por tanto, los botones de Añadir/Excluir solicitudes y el filtro estarán desactivados.

Las solicitudes pasarán a estado M (Enviada al MECD).

5.2. RECEPCIÓN DE LOTES DEL MECD

FORMA DE ACCESO


Recepción de lotes

El MECD ha de procesar el fichero enviado por la Universidad asignando el Número de Registro Nacional de títulos. Si existiera alguna solicitud errónea procederá a su devolución a la Universidad que deberá proseguir con la tramitación.


En el primer bloque de la pantalla se recuperan los datos del lote enviado y procesado por el Ministerio:

Año Tipo de envío (MECD) Número del lote Fecha de generación: fecha en la que se generó el lote Fecha de envío: fecha en la que se envió el lote al MECD

Estos campos se recuperan de la información del lote en el momento de ser generado.

Para poder procesar el fichero enviado por el MECD hay que introducir la fecha de recepción y grabar. Pulsando el botón Cargar fichero (situado en la parte derecha superior de la pantalla) se validan todas las solicitudes procedentes del Ministerio:

Las solicitudes que se hayan recibido correctamente se recuperarán en la parte superior de la pantalla.

Estas solicitudes contarán con un Número de Registro Nacional. Su estado será D (devueltas) y estarán bloqueadas.

Las solicitudes en las que se haya detectado algún error, se recuperan en el segundo bloque de la pantalla.

Estas solicitudes estarán en estado E (erróneas). Si en el fichero del MECD viene informado el código de error de la solicitud, se cargará también en esta pantalla.

Como se trata de solicitudes enviadas al MECD estarán bloqueadas. Para resolver los posibles errores es necesario marcar la casilla de Desbloqueo y proceder a Grabar o pulsar el botón Desbloquear todas, si el proceso se quiere aplicar a todas las solicitudes erróneas. En este momento las solicitudes pasan a estado R (registrada) y podrán ser corregidas para su posterior inclusión en un nuevo fichero.


Igualmente se podrá acceder, pulsando el botón de Solicitud, a la solicitud de título del alumno.

6. CÓMO SE GESTIONA LA IMPRESIÓN DE LOS TÍTULOS OFICIALES

La cartulina soporte es el documento físico que el MECD. suministra a las Universidades (esta cartulina en este momento sólo tiene impreso el escudo nacional y el número de la cartulina asignado por el Ministerio), para que éstas por sus propios medios o a través de terceros, impriman (orla, escudo de la Universidad y la firma del Rector) y posteriormente personalicen el título con los datos del estudiante titulado. El contenido de lo que ha de imprimirse en los títulos, está preestablecido por diferentes normas legales.

La clave alfanumérica es el número de la cartulina que viene impreso en la misma; de este modo quedará constancia en la base de datos de la clave alfanumérica de cada título personalizado. Para dar de alta las claves alfanuméricas se utiliza esta pantalla.

El proceso será distinto según quien lleve a cabo la impresión: Imprenta externa a la Universidad: las claves alfanuméricas de las cartulinas se

cargan automáticamente al recibir y procesar el fichero que devuelve la imprenta. El alta de las claves y su asociación con la solicitud es automática.

La propia Universidad: primero es necesario dar de alta las claves alfanuméricas para posteriormente asociarlas a la solicitud de los alumnos correspondientes.

Un gran número de universidades españolas encargan el proceso de impresión física de los títulos oficiales a una imprenta externa que se responsabiliza de esta gestión y devuelve a la Universidad la cartulina para su entrega al alumno. En el apartado 6.1. de esta Guía se explica cómo deberían proceder las Universidades que siguen este procedimiento. No obstante, otras Universidades imprimen ellas mismas los títulos, una vez que las solicitudes han sido correctamente devueltas por el Ministerio. En estos casos se describen las funcionalidades de las que dispone el módulo en el apartados 6.2. de este documento.

6.1. IMPRESIÓN EXTERNA A LA UNIVERSIDAD

6.1.1. GENERACIÓN DE LOTES PARA LA IMPRENTA

Desde esta pantalla se permite la generación de lotes que contienen solicitudes para proceder a su envío a la imprenta.

El funcionamiento y la forma de acceso para la generación de lotes a la imprenta es el mismo que para la generación de envíos al MECD; el usuario deberá seleccionar, en este caso, el Tipo de envío "Imprenta".


FORMA DE ACCESO


Generación de lotes

Para generar el fichero se han de introducir obligatoriamente los siguientes datos: Año: año de generación del lote Tipo de envío: en este caso se deberá señalar

Lote Imprenta (para los envíos de las solicitudes a la imprenta) Número de orden: el sistema lo asigna automáticamente de forma correlativa; no obstante, es posible su modificación. El sistema impide asignar el mismo número de lote a dos distintos. Fecha de generación del lote: fecha en la que el responsable da de alta el lote. Los campos Fecha de envío y Fecha de recepción no son obligatorios.

El campo Fecha de envío ha de introducirla el usuario en el momento en que realmente se va a enviar el fichero de solicitudes de títulos a la imprenta ya que automáticamente se modificará el estado de las solicitudes a T (En imprenta).

El campo Fecha de recepción corresponde a la fecha de entrada del fichero procedente de la imprenta por lo que este campo sólo se podrá visualizar en esta pantalla si ya ha sido procesado el fichero devuelto por la imprenta.

Existe un botón de filtro mediante el cual el usuario puede indicar: Si desea o no incluir en el fichero para la imprenta las solicitudes en estado de “Retenida”. Los números de lote MECD (rango) que se quieren incluir en el envío a la imprenta.


Este botón de filtro es de Inclusión o de Exclusión según lo que el usuario chequee en los campos de la parte superior izquierda del botón.

Una vez validado el filtro automáticamente, el sistema recupera todas las solicitudes devueltas (D) que no se hayan incluido en otros ficheros y hayan pasado las correspondientes validaciones, así como las Retenidas, si así se ha especificado.

En esta pantalla se ofrece adicionalmente la siguiente información: Código de la solicitud del título del alumno DNI, nombre y apellidos del mismo Estado de la solicitud (en este momento estarán todas a estado T). Número de registro universitario. Número de registro nacional Plan del alumno Centro del alumno Si se trata de una solicitud de un duplicado Si la solicitud responde a alguna circunstancia especial

Los botones Añadir solicitud/Excluir solicitud/Excluir todas y Generar fichero se encuentran activados.

El botón Añadir solicitud se pulsará si el usuario quiere incorporar alguna solicitud más (de las previamente extraídas) al fichero. Automáticamente en la lista de valores se recuperan los números de solicitud y datos personales básicos del alumno. Bastará con seleccionar una de ellas y la solicitud se incorpora al fichero.


Mediante los botones Excluir solicitud y Excluir todas se pueden eliminar solicitudes incorporadas a un lote de imprenta antes de que éste sea enviado. Las solicitudes eliminadas volverán al estado D (Devuelta). Pulsando el botón Generar fichero, el sistema indicará si el fichero se ha generado con éxito o si hay algún error. El formato del fichero generado es similar al enviado al MECD (fichero txt), pero con el campo NRN cumplimentado. Mediante el icono de la impresora, se puede emitir un listado de las solicitudes, imagen de las incluidas en el fichero.

Como paso final, y una vez generado el fichero, el usuario debe introducir una fecha de envío a la imprenta. Esto supone que el fichero ya no podrá ser modificado ya que se considera definitivamente ejecutado y procesado. El envío significa que ya no se podrá incluir ninguna nueva solicitud y, por tanto, los botones de Añadir /Excluir solicitudes y el filtro estarán desactivados.

Las solicitudes pasarán a estado T (en imprenta).

6.1.2. RECEPCIÓN DE LOTES DE LA IMPRENTA

FORMA DE ACCESO


Recepción de lotes


La imprenta recibe el fichero enviado por la Universidad asignando el número de cartulina. Si existiera alguna solicitud errónea procederá a su devolución a la Universidad que deberá proseguir con la tramitación.

En el primer bloque de la pantalla se recuperan los datos del lote enviado y procesado por la imprenta:

Año Número del lote Fecha de generación Fecha de envío

Para recuperar el fichero enviado por la imprenta hay que introducir la fecha de recepción, grabar y a continuación pulsar el botón de “Cargar fichero” (situado en la parte superior derecha de la pantalla). De esta forma se validan todas las solicitudes procedentes de la imprenta:

Las solicitudes que se hayan recibido correctamente se recuperarán en la parte superior de la pantalla.

Estas solicitudes contarán con una clave alfanumérica Su estado será I (impreso)

Las solicitudes que tengan algún error detectado, se recuperan en el segundo bloque de la pantalla.


Estas solicitudes estarán en estado T (en imprenta). Para resolver los posibles errores es necesario ir a la solicitud del título del

alumno y pasar la solicitud al estado F (defectuosa). Las solicitudes defectuosas pueden pasarse a estado de D (devuelta por el

MECD) para poder enviarlas de nuevo a la imprenta o al estado de I (impreso).

6.2. LA ASIGNACIÓN DE CLAVES ALFANUMÉRICAS A UNA SOLICITUD

6.2.1. ALTA MANUAL DE CLAVES ALFANUMÉRICAS

FORMA DE ACCESO


Alta de códigos alfanuméricos

Por medio de esta pantalla, los usuarios podrán dar de alta manualmente las claves alfanuméricas asignadas a las cartulinas correspondientes.

La pantalla está estructurada en dos bloques independientes. En primer lugar se muestran la fecha de recepción, fecha de envío a la imprenta y fecha de recepción de la imprenta. Con ello se pretende facilitar el alta manual de las claves alfanuméricas, ya que cuando se inserte un registro en la parte inferior, automáticamente se rellenarán, de estos tres campos, aquellos que estén informados en la parte superior.

En el segundo bloque se introducirán los siguientes datos: Clave alfanumérica. Fecha de recepción, fecha de envío a la imprenta y fecha de recepción de la imprenta.

Se podrán rellenar automáticamente si están informados estos campos en el primer bloque de la pantalla.

Anulación: se permitirá asociar una causa de anulación a aquellas cartulinas que no resulten válidas por algún motivo (defecto, problemas de la imprenta, etc.). Esta cartulina no podrá asignarse, a partir de ese momento, a ningún alumno. La asignación de cartulinas a alumnos es única, es decir, una clave alfanumérica sólo podrá ser relacionada con un alumno; igualmente si la cartulina ha sido anulada, no se podrá dar de alta una nueva con el mismo número. Las causas de anulación van precargadas, si la Universidad necesita nuevas causas de anulación deberá indicarlo para que sean dadas de alta.

En caso de que la Universidad tenga una imprenta externa, las claves alfanuméricas podrán consultarse en esta pantalla, una vez que se haya cargado el fichero que devuelve la imprenta.


Si se desea borrar alguna clave se puede hacer de forma individual, seleccionando el registro y pulsando Borrar registro (aspa roja). Si alguna de las claves ya se ha asociado a algún alumno, no se permitirá su borrado.

Mediante el botón Modificar fechas se permite cambiar las fechas de envío a la imprenta y recepción de la imprenta.

Para ello se ha de recuperar en pantalla las claves que desean ser cambiadas. En el primer bloque se han de informar aquellos campos de fechas que desean modificarse. Los campos que se dejan en blanco, permanecerán invariables en los registros mostrados en pantalla. Pulsar el botón modificar fechas.

Es importante tener en cuenta que en este segundo bloque se recuperan todas las claves ya dadas de alta.

Pulsando el botón de enlace Datos de la imprenta se podrán recuperar los datos básicos (nombre, dirección, teléfono, etc.). Son meramente informativos.

6.2.2. REGISTRO DE CLAVES ALFANUMÉRICAS

FORMA DE ACCESO


Registro de claves alfanuméricas

En esta pantalla se asocian manualmente las claves alfanuméricas de las cartulinas a los alumnos. Bastará con recuperar el año y número del lote y ejecutar la consulta; de este modo, todos los alumnos cuyas solicitudes han sido devueltas por el MECD en dicho lote y sean correctas, se recuperarán en pantalla para asignar a la solicitud el número de cartulina.

Sólo se podrá asignar un número de cartulina que no esté anulada y que no haya sido asignada previamente a otro alumno.

En caso de que la Universidad tenga una imprenta externa, la asociación de la clave alfanumérica con la solicitud del alumno podrán consultarse en esta pantalla, una vez que se haya cargado el fichero que devuelve la imprenta.

7. INFORMACIÓN DE CONSULTA

7.1. CONSULTA DE UNA SOLICITUD

FORMA DE ACCESO



Consulta de solicitud de titulo.

Esta pantalla permite al usuario consultar el estado de la solicitud del título así como los datos más importantes referidos a los trámites de la misma. Todos los datos que se pueden consultar en ella, corresponden a información localizada en otras pantallas del módulo.

La pantalla está dividida en dos bloques. En el primer bloque se podrá consultar por:

Número de la solicitud DNI Nombre y apellidos Tipo de título Estado de la solicitud Estudio/ especialidad Plan Centro

En el segundo bloque se recuperarán los datos referidos a la solicitud del alumno en cuestión:

Clave alfanumérica Número de registro nacional


Número de registro universitario Fecha de expedición del título Fecha de notificación al alumno Fecha de entrega Fecha de anulación Fecha de notificación al MECD (destrucción) Causa de anulación Número de lote Año de lote Tipo de envío (MECD o imprenta) Fecha de envío del lote Fecha de recepción del lote MECD/imprenta

Desde esta pantalla se puede acceder a la pantalla de Solicitud del título del alumno.

7.2. HISTÓRICO DE TÍTULOS

FORMA DE ACCESO


Histórico de títulos

El sistema guarda un registro histórico de la evolución de la solicitud de título asociada al alumno. De este modo se puede consultar la información asociada a un alumno y solicitud recuperándose una relación de modificaciones con los siguientes datos:

Fecha en la que se ha producido una acción determinada sobre la solicitud. Acción que se ha ejecutado (por ejemplo, se ha actualizado presolicitud, se ha generado movimiento, etc.)


Estado de la solicitud: para cada una de las acciones se especifica en qué estado se encontraba la solicitud.

Es importante tener en cuenta que este registro no puede ser modificado por el usuario ya que es el sistema el que automáticamente realiza las actualizaciones desde el alta de la Presolicitud hasta el último estado registrado asociado a la solicitud.

7.3. LIBRO DE REGISTRO

FORMA DE ACCESO


Libro de registro

El objetivo de esta nueva pantalla es simular el libro de registro que existe en el Centro gestor o en el registro central de la Universidad. Contiene sólo aquellos datos esenciales que identifican un título.

La pantalla está dividida en tres bloques:

En el primero de ellos se puede consultar por los siguientes datos: Número de la solicitud NRU de la solicitud NRN

El segundo bloque permite al usuario consultar la siguiente información: DNI, nombre y apellidos del alumno Tipo de título Centro Fecha de expedición Fecha de recepción Fecha de entrega

Finalmente en el tercer bloque figura un campo de Observaciones en el que el usuario puede insertar la información que considere necesario.

El botón de Imprimir que figura en la parte inferior derecha de la pantalla permite la generación de un listado en la que sólo estarán incluidos los alumnos cuya solicitud de título se encuentre en Estado Notificada.


8. GENERACIÓN DE LISTADOS Y CARTAS ASOCIADAS A LA GESTIÓN DE TÍTULOS

FORMA DE ACCESO

Módulo de títulos Listados y cartas

A continuación se enumeran los listados disponibles en el módulo de títulos y su funcionamiento.

8.1. SOLICITUD PRIMER Y SEGUNDO CICLO

Se trata de un documento para que el alumno ratifique su solicitud del título. Es la función 309 del módulo de cartas.

Se recuperan los datos personales del alumno (nombre y apellidos, fecha de nacimiento, dirección completa) que solicita el título, así como el nombre del centro en el que ha cursado la carrera y los estudios que ha finalizado. Por último fecha, espacio para la firma del alumno y la del rector de la Universidad en cuestión.

8.2. SOLICITUDES DE TERCER CICLO

Se trata de la misma petición referida a alumnos de doctorado. Se trata de la función 310.

8.3. LISTADO REGISTRO DE ENVÍO AL MECD

En el encabezado recupera el nombre de la universidad activa y el nombre del listado.

Se van a recuperar a todos los alumnos que pertenecen a un lote determinado para un año determinado, centro y para un determinado tipo de envío (MECD o imprenta). Se puede comprobar el número de solicitud del título, que es el código que va a otorgar el sistema cuando el alumno solicite el título, y el número de registro de la Universidad, para el caso en el que la universidad llevara un registro histórico de los títulos que ha gestionado. Ambos números no tienen por que coincidir y serán modificables. Además se visualiza la información de la fecha en la que solicita el título (fecha en la que se grabó la solicitud), el DNI y el nombre y apellidos de los alumnos solicitantes.

Se incluye información sobre el año del lote, el número de lote y el centro para el cual se ha generado.


8.4. LISTADO DE SOLICITUDES POR ESTADO Y FECHA

En este listado se restringe por estado de las solicitudes (y por centro). En la cabecera aparecerá la Universidad activa y la descripción del estado de las solicitudes que aparecerán en el listado.

Se recupera la fecha de solicitud, el DNI de los alumnos cuya solicitud está en el estado para el que hemos restringido, el nombre y los apellidos, el número de solicitud, el número de registro de la universidad, que como en el caso anterior no tienen por qué coincidir y van a ser modificables.

Se visualiza el número del registro nacional, que es el número que devuelve el MEC. Este campo podrá aparecer vacío en función del estado de la solicitud (se recupera información en este campo sólo para solicitudes en estado devuelta y no errónea).

Por último se recupera la clave alfanumérica, que es la clave de la cartulina en la que se imprime el título. Igual que el código anterior sólo estará completo en función del estado en el que se encuentre dicha solicitud.

8.5. CARTA DE AVISO AL ALUMNO

La carta es la notificación de que el título se halla a disposición del alumno para que pase a recogerla. Mostrará el nombre y apellidos del alumno y su dirección completa. Es la función 308.

Para poder sacar esta carta es necesario que la solicitud esté en estado de I (impreso), o C (notificada). Es obligatorio restringir por los parámetros:

Año de lote Lote Tipo de envío Número de expediente (número de la solicitud)

8.6. CERTIFICACIÓN SUPLETORIA DE PRIMER Y SEGUNDO CICLO

Se trata de un documento que puede solicitar el alumno en el caso de que, por alguna circunstancia necesite el título y aún no se haya impreso éste. Es la función 305. Los parámetros que pueden introducirse son:

Titulación Centro Número de registro universitario Plan Número de la solicitud


Pueden emitirse dos tipos de modelos: uno reflejará el nombre del secretario del centro (modelo CENTROS) y otro reflejará el nombre del jefe de servicio de alumnos (modelo MSUPLETIT).

8.7. CERTIFICACIÓN SUPLETORIA DE TERCER CICLO

Se trata de un documento que puede solicitar el alumno en el caso de que, por alguna circunstancia necesite el título y aún no se haya impreso éste. Es la función 306. Los parámetros que pueden introducirse son:

Titulación Centro Número de registro universitario Plan Número de la solicitud

Pueden sacarse dos tipos de modelos: uno reflejará el nombre del secretario del centro (modelo CENTROSDOC) y otro reflejará el nombre del jefe de servicio de alumnos (modelo MSUPLEDOC).


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