FORMATO DE SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE … · ... seleccionado este completa según el Formato...
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Efectividad de los Controles Observaciones Cód. Descripción Código Descripción SI NO SI NO Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas, realiza el bloqueo los puertos USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control no se aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado. x x El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo en evaluación y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad El Grupo TIC, cumple con el control a través del Software Kaspersky Advanced, el cual se instala en todos lo computadores y bloquea lo puertos USB y CD. Se realiza verificación de los computadores asignados al Area de Aseguramiento de la Calidad realizando pruebas de reconocimiento de puerto USB al equipo del señor Carlos Acuña. Frente a la observación del pasado informe, se evidencia que la Administración realiz verificación de equipos y bloqueos del puerto de CD, solo el Coordinador del Aseguramiento de la Calidad tiene los puertos habilitados por Política de la Gerencia y es controlada por el Área de Planeacion y Sistemas. En la Oficina de Seguridad Integral, Operacional e Industrial, solo el jefe del proceso tiene habilitado el puerto USB y el computador tiene clave de acceso que solo él maneja. Tienen a cargo 4 computadores y 1 portátil que también están bloqueados los puertos USB. No se puede extraer información de los equipos, se realizó verificación del computador de la señora FARFAN MEDINA SUSY YANETH encontrando que cumple con el control. La Oficina de Control Interno tiene a su cargo 3 computadores, dos de mesa y un portátil en donde uno de los computadores esta habilitado para el manejo de USB que es el que esta acargo de la Jefe de la Oficina de Control interno, lo que significa que se cumple el control. Para los demás computadores, se pudo evidenciar portátil con puertos USB que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT SECURITY 10 PARA WINDOWS control de dispositivos Operación con el dispositivo prohibida. La Oficina de Control Calidad tiene asignados 4 computadores y solo el Jefe de Control Calidad tiene permiso de tener El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo y de acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica que entre los documentos se encuentre el formato único de hoja de vida del DAFP, Declaración juramentada DAFP donde conste la identificación de los bienes, Compromiso de usos de activos informáticos, Exámenes médicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A., fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de experiencia laboral expedidos por la autoridad competente de la respectiva entidad oficial o privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo acrediten, de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en los casos reglamentados por la ley, Información sociodemográfico de CIAC S.A, Solicitud de Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares de Colombia); Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios, Registro único tributario - Rut , Certificación de afiliación a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar documentación faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentación faltante o las aclaraciones pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación recibida. x x El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo en evaluación y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad El Grupo de talento Humano, tiene una lista de chequeo que incluye el diligenciamiento del Acuerdo de Confidencialidad que se exige para la firma de los contratos, cumplen con el control evidenciando que para el personal nuevo estan ejecutando el control y se deja los documentos exigidos tanto fisicos como digital segun lo exigido por su lista de chequeo. El control por parte de la Oficina de Seguridad Integral se cumple ya que todo el personal a cargo cumple con la documentación requerida por el área de Talento Humano se verifica carpeta del personal que ingreso para este segundo cuatrimestre FARFAN MEDINA SUSY YANETH, quien cumplen con la lista de chequeo, carpeta que reposa en el archivo de Talento Humano. La Oficina de Control Interno, Control Calidad y Aseguramiento de la Calidad, cumple con los controles de enviar a Talento Humano la documentación requerida a comienzo de año del personal a cargo de planta, dando cumplimiento a lo establecido en el manual de contratación de personal de planta. Para el segundo cuatrimestre se evidencia cambio de grado y funciones al señor Miguel Carbonel. En el Área de Talento Humano en la hoja de vida del señor Carbonel reposa la información y la resolución del cambio de grado. El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditoría revisa los planes de mejoramiento o las acciones de mejora generados por los líderes de proceso, estas para el caso de auditorías internas incluyen el análisis de causa. En la revisión se verifica que las acciones o planes establecidos mitiguen la causa identificada y en consecuencia den tratamiento adecuada a la no conformidad y/o la debilidad presentada. Asesora a las áreas en caso de identificar planes no alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso a los Jefes Directos, Dirección, Subgerencia o Gerencia, según aplica. Como evidencia se conservan las comunicaciones enviadas a las áreas y los planes de acción definitivos o redacción de acciones de mejora. x x El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo en evaluación y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad La Jefe de la Oficina de Control Interno revisa la información dispuesta por los auditores, antes, durante y previo al cierre de la auditoria para asegurar que la auditoria ha sido objetiva y basada en evidencia. El Jefe de Control Interno, verifica que las acciones o planes establecidos mitiguen la causa identificada. Es importante resaltar que para este cuatrimestre se realizo capacitación a todo el personal auditor en redacciión de no conformidades y a los dueños de proceso y auditores enla metodología de análisis de causasa bajo elmétodo de ISHIKAWA. Los dueños de proceso son quienes se encargan de redactar los planes de acción para la superación de hallazgos, no conformidades y oportunidades de mejora. La Oficina de Control Interno también realiza un asesoramiento tanto a los auditores, como a los dueños de proceso. Se evidencian carpetas de los planes de acción definitivos y de correos electrónicos de conversaciones entre los auditores y los dueños de proceso para poder evidenciar el cumplimiento del control. Tambien se evidencia Carpeta con las no conformidades y oportunidades de mejora de las auditorias realizadas en este segundo cuatrimestre a los procesos Gestion Logística y Seguimiento y Control. El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad y/o El Auditor una vez finalizada cada auditoría revisa los planes de acción o respuesta a las no conformidades generadas por los líderes de proceso, . En la revisión se verifica que la causa raíz identificada sea la adecuada y que los planes de acción sean acordes y en consecuencia den tratamiento adecuada a la no conformidad y/o la debilidad presentada. Asesora a las áreas en caso de identificar planes no alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso al Comité de Gerencia. Como evidencia se conservan las comunicaciones enviadas a las áras y los planes de acción definitivos. x x El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo en evaluación y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad El Coordinador de Aseguramiento de la calidad supervisa y se asegura de que se cumplan los planes accion que se dejan a los auditados, el auditor tambien verifica y dan visto bueno de las evidencias de cumpliento de plan de accion que generan el personal auditado. El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad revisa los planes de acción o respuestas de las no conformidades generadas por los lÍderes de proceso, en donde se evidencian correos con los diferentes cambios solicitados; si el plan de acción de la auditoria es acorde a la causa RAIZ, se dá por aceptado. Si son auditorias externas, se envía comunicado informando la aceptación. Para la evidencia de este control se observaron auditorias internas al proceso de calidad del producto no conforme, donde el Coordinador de Aseguramiento hace verificaciones y anotaciones sobre los planes de accion. Para el control de proveedores se observó matriz de seguimiento a auditorias verificando 25 realizadas para este cuatrimestre. Se verificó fisicamente: * El oficio 201713000 18321, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al señor Jose Bernabé Cortes de la empresa Aerotapiz, * El oficio 20171300025781, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al señor Antares Señal Yoselin Torres * El oficio 20171300024541, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al señor Julio Fonseca de la empresa Helicentro * El oficio 20171300022531, donde se presenta el informe de auditoria dirigido a la señora Ana maria garrido benavides de la empresa ESLYM S.A.S Todos los oficios cuentan con las firmas de Gerente CIAC, Coordinador Aseguramiento CIAC y Subgerente CIAC. Se revisó lo concerniente a la firma Cunamet y se evidencia auditoria documental en donde se aparece reporte de auditoria con fecha 25-07-2017, informe lista de chequeo y las impresiones de los certificados de las capacidades aprobadas para prestar los servicios. Publicación Dependencia que ejerce el control Convenciones de Efectividad El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo en evaluación y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad FORMATO DE SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo en evaluación y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad, sin embargo es importante tener en cuenta la recomendación dada por la Oficina de Control Interno, para mejorar su eficiencia El control apunta al riesgo identificado. El riesgo no se ha materializado, pero se insiste en la necesidad de cuidar aplicar el control en el 100% de las contrataciones realizadas. En otros informes se ha evidencia fallas reincidentes en la aplicación del control 28/02/2017 Mapa de Riesgos de Corrupción Cronograma MRC Acciones Proceso Riesgos Mapa Actual Causas y/o Fallas Controles Elaboració n Se ejerció el control Se materializó el riesgo Acciones Adelantadas Direccionamiento Estratégico Sin riesgos de corrupción identificados en nuevo mapa 28/02/2017 No hay riesgo identificado, por lo tanto no aplica control Se sugiere identificar los riesgos de corrupción que puedan afectar este proceso C1-Uso indebido de la información recibida en el desarrollo de la Auditoria 28/02/2017 * Oficina de Planeación y Sistemas. * Subgerencia x SEGUIMIENTO Y CONTROL R7 R7- Recibir dadivas o beneficios a nombre propios o de terceros por la divulgación de información confidencial obtenida durante las auditorías o por reportar resultados favorables para los auditados C2- Falta de objetividad e independencia en la realización de la auditoria y comunicación de los resultados. 28/02/2017 * Oficina de Planeación y Sistemas. * Subgerencia
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Efectividad de los Controles Observaciones
Cd. Descripcin Cdigo Descripcin SI NO SI NO
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o porttil) para un funcionario, un administrador de
plataforma del rea de sistemas, realiza el bloqueo los puertos USB con lo que impide la conexin de dispositivos a la red por este
medio. Este control no se aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de divisin. Solo se permite el desbloqueo de un
puerto USB, mediante autorizacin escrita del gerente o del subgerente (en caso de ausencia del primero). Como evidencia de este
control queda el puerto bloqueado.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El Grupo TIC, cumple con el control a travs del Software Kaspersky
Advanced, el cual se instala en todos lo computadores y bloquea lo puertos
USB y CD.
Se realiza verificacin de los computadores asignados al Area de Aseguramiento de la Calidad realizando pruebas de
reconocimiento de puerto USB al equipo del seor Carlos Acua. Frente a la observacin del pasado informe, se
evidencia que la Administracin realiz verificacin de equipos y bloqueos del puerto de CD, solo el Coordinador del
Aseguramiento de la Calidad tiene los puertos habilitados por Poltica de la Gerencia y es controlada por el rea de
Planeacion y Sistemas.
En la Oficina de Seguridad Integral, Operacional e Industrial, solo el jefe del proceso tiene habilitado el puerto USB y el
computador tiene clave de acceso que solo l maneja. Tienen a cargo 4 computadores y 1 porttil que tambin estn
bloqueados los puertos USB. No se puede extraer informacin de los equipos, se realiz verificacin del computador
de la seora FARFAN MEDINA SUSY YANETH encontrando que cumple con el control.
La Oficina de Control Interno tiene a su cargo 3 computadores, dos de mesa y un porttil en donde uno de los
computadores esta habilitado para el manejo de USB que es el que esta acargo de la Jefe de la Oficina de Control
interno, lo que significa que se cumple el control. Para los dems computadores, se pudo evidenciar porttil con
puertos USB que al ingresar un dispositivo muestra el KASPERSKY ENDPOINT SECURITY 10 PARA WINDOWS control de
dispositivos Operacin con el dispositivo prohibida.
La Oficina de Control Calidad tiene asignados 4 computadores y solo el Jefe de Control Calidad tiene permiso de tener
puerto USB habilitado, los dems controles se evidenciaron con el sistema operativo de bloqueo, en los computadores
El Asistente de Contratacin / Contratista Auxiliar de Contratacin para cada vinculacin de personal de planta o contratistas, verifica
que la documentacin recibida para formalizar la contratacin del aspirante seleccionado este completa segn el Formato Lista de
Chequeo y de acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica que entre los documentos
se encuentre el formato nico de hoja de vida del DAFP, Declaracin juramentada DAFP donde conste la identificacin de los bienes,
Compromiso de usos de activos informticos, Exmenes mdicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A., fotocopia
de la cdula de ciudadana, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de experiencia laboral expedidos por la autoridad
competente de la respectiva entidad oficial o privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo
acrediten, de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en los casos reglamentados
por la ley, Informacin sociodemogrfico de CIAC S.A, Solicitud de Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares
de Colombia); Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios, Registro nico tributario - Rut , Certificacin de
afiliacin a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar
documentacin faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentacin faltante o las aclaraciones pertinentes, antes de
proceder con la formalizacin del contrato. Como evidencia del control el Asistente de contratacin / Contratista Auxiliar de
Contratacin diligencia la lista de chequeo y anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la
documentacin recibida.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El Grupo de talento Humano, tiene una lista de chequeo que incluye el
diligenciamiento del Acuerdo de Confidencialidad que se exige para la firma
de los contratos, cumplen con el control evidenciando que para el personal
nuevo estan ejecutando el control y se deja los documentos exigidos tanto
fisicos como digital segun lo exigido por su lista de chequeo.
El control por parte de la Oficina de Seguridad Integral se cumple ya que todo el personal a cargo cumple con la
documentacin requerida por el rea de Talento Humano se verifica carpeta del personal que ingreso para este
segundo cuatrimestre FARFAN MEDINA SUSY YANETH, quien cumplen con la lista de chequeo, carpeta que reposa en
el archivo de Talento Humano.
La Oficina de Control Interno, Control Calidad y Aseguramiento de la Calidad, cumple con los controles de enviar a
Talento Humano la documentacin requerida a comienzo de ao del personal a cargo de planta, dando cumplimiento
a lo establecido en el manual de contratacin de personal de planta. Para el segundo cuatrimestre se evidencia
cambio de grado y funciones al seor Miguel Carbonel. En el rea de Talento Humano en la hoja de vida del seor
Carbonel reposa la informacin y la resolucin del cambio de grado.
El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditora revisa los planes de mejoramiento o las acciones de mejora generados por
los lderes de proceso, estas para el caso de auditoras internas incluyen el anlisis de causa. En la revisin se verifica que las acciones o
planes establecidos mitiguen la causa identificada y en consecuencia den tratamiento adecuada a la no conformidad y/o la debilidad
presentada. Asesora a las reas en caso de identificar planes no alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso a los
Jefes Directos, Direccin, Subgerencia o Gerencia, segn aplica. Como evidencia se conservan las comunicaciones enviadas a las reas y
los planes de accin definitivos o redaccin de acciones de mejora.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
La Jefe de la Oficina de Control Interno revisa la informacin dispuesta por
los auditores, antes, durante y previo al cierre de la auditoria para asegurar
que la auditoria ha sido objetiva y basada en evidencia.
El Jefe de Control Interno, verifica que las acciones o planes establecidos mitiguen la causa identificada. Es importante
resaltar que para este cuatrimestre se realizo capacitacin a todo el personal auditor en redacciin de no
conformidades y a los dueos de proceso y auditores enla metodologa de anlisis de causasa bajo elmtodo de
ISHIKAWA. Los dueos de proceso son quienes se encargan de redactar los planes de accin para la superacin de
hallazgos, no conformidades y oportunidades de mejora. La Oficina de Control Interno tambin realiza un
asesoramiento tanto a los auditores, como a los dueos de proceso. Se evidencian carpetas de los planes de accin
definitivos y de correos electrnicos de conversaciones entre los auditores y los dueos de proceso para poder
evidenciar el cumplimiento del control. Tambien se evidencia Carpeta con las no conformidades y oportunidades de
mejora de las auditorias realizadas en este segundo cuatrimestre a los procesos Gestion Logstica y Seguimiento y
Control.
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad y/o El Auditor una vez finalizada cada auditora revisa los planes de accin o respuesta
a las no conformidades generadas por los lderes de proceso, . En la revisin se verifica que la causa raz identificada sea la adecuada y
que los planes de accin sean acordes y en consecuencia den tratamiento adecuada a la no conformidad y/o la debilidad presentada.
Asesora a las reas en caso de identificar planes no alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso al Comit de
Gerencia. Como evidencia se conservan las comunicaciones enviadas a las ras y los planes de accin definitivos.
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El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El Coordinador de Aseguramiento de la calidad supervisa y se asegura de que
se cumplan los planes accion que se dejan a los auditados, el auditor
tambien verifica y dan visto bueno de las evidencias de cumpliento de plan
de accion que generan el personal auditado.
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad revisa los planes de accin o respuestas de las no conformidades generadas por los lderes de proceso, en donde se evidencian correos con los diferentes cambios solicitados; si el plan de accin de la auditoria
es acorde a la causa RAIZ, se d por aceptado. Si son auditorias externas, se enva comunicado informando la aceptacin. Para
la evidencia de este control se observaron auditorias internas al proceso de calidad del producto no conforme, donde el
Coordinador de Aseguramiento hace verificaciones y anotaciones sobre los planes de accion. Para el control de proveedores se
observ matriz de seguimiento a auditorias verificando 25 realizadas para este cuatrimestre.
Se verific fisicamente:
* El oficio 201713000 18321, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al seor Jose Bernab Cortes de la empresa
Aerotapiz,
* El oficio 20171300025781, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al seor Antares Seal Yoselin Torres
* El oficio 20171300024541, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al seor Julio Fonseca de la empresa
Helicentro
* El oficio 20171300022531, donde se presenta el informe de auditoria dirigido a la seora Ana maria garrido benavides de la
empresa ESLYM S.A.S
Todos los oficios cuentan con las firmas de Gerente CIAC, Coordinador Aseguramiento CIAC y Subgerente CIAC.
Se revis lo concerniente a la firma Cunamet y se evidencia auditoria documental en donde se aparece reporte de auditoria con
fecha 25-07-2017, informe lista de chequeo y las impresiones de los certificados de las capacidades aprobadas para prestar los
servicios.
Publicacin
Dependencia
que ejerce el
control
Convenciones de Efectividad
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad
FORMATO DE SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIN
El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad, sin embargo
es importante tener en cuenta la recomendacin dada por la Oficina de Control Interno,
para mejorar su eficiencia
El control apunta al riesgo identificado. El riesgo no se ha materializado, pero se insiste en
la necesidad de cuidar aplicar el control en el 100% de las contrataciones realizadas. En
otros informes se ha evidencia fallas reincidentes en la aplicacin del control
28/02/2017
Mapa de Riesgos de Corrupcin Cronograma MRC Acciones
Proceso
Riesgos Mapa Actual
Causas y/o Fallas
ControlesElaboraci
n
Se ejerci el controlSe materializ el
riesgoAcciones Adelantadas
Dir
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Sin riesgos de corrupcin
identificados en nuevo mapa
28/02/2017
No hay riesgo identificado, por lo
tanto no aplica controlSe sugiere identificar los riesgos de corrupcin que puedan afectar este proceso
C1-Uso indebido de la informacin recibida en el
desarrollo de la Auditoria
28/02/2017
* Oficina de
Planeacin y
Sistemas.
* Subgerencia
x
SEG
UIM
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CO
NTR
OL
R7
R7- Recibir dadivas o
beneficios a nombre propios
o de terceros por la
divulgacin de informacin
confidencial obtenida durante
las auditoras o por reportar
resultados favorables para los
auditados
C2- Falta de objetividad e independencia en la
realizacin de la auditoria y comunicacin de los
resultados.
28/02/2017
* Oficina de
Planeacin y
Sistemas.
* Subgerencia
-
Efectividad de los Controles Observaciones
Cd. Descripcin Cdigo Descripcin SI NO SI NOPublicacin
Dependencia
que ejerce el
control
Mapa de Riesgos de Corrupcin Cronograma MRC Acciones
Proceso
Riesgos Mapa Actual
Causas y/o Fallas
ControlesElaboraci
n
Se ejerci el controlSe materializ el
riesgoAcciones Adelantadas
R7
R7- Recibir dadivas o
beneficios a nombre propios
o de terceros por la
divulgacin de informacin
confidencial obtenida durante
las auditoras o por reportar
resultados favorables para los
auditados
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad una vez finalizada cada auditora interna verifica los informes de las auditoras
elaborados por los Auditores, revisa en detalle las no conformidades identificadas, si identifica correcciones necesarias realizan los
ajustes identificados y posteriormente el Auditor firma cada informe y lo enva al Auditado. Para auditoras a proveedores, el
Coordinador de Aseguramiento de la Calidad verifica la documentacin soporte del proveedor, revisa que est completa de acuerdo
con la lista de chequeo y tipo de organizacin, verifica que la lista de chequeo est diligenciada y revisa la consistencia de las no
conformidades, finalmente el Coordinador de Aseguramiento de la Calidad, prepara oficio que es firmado por el Coordinador, Gerencia
y Subgerencia que se adjunta al informe remitido al proveedor.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad una vez finalizada cada
auditora interna verifica los informes de las auditoras elaborados por los
Auditores, revisa en detalle las no conformidades identificadas, si identifica
correcciones necesarias realizan los ajustes identificados y posteriormente el
Auditor firma cada informe y lo enva al Auditado.
El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad revisa los planes de accin o respuestas de las no conformidades generadas por los lderes de proceso, en donde se evidencian correos con los diferentes cambios solicitados; si el plan de accin de la auditoria
es acorde a la causa RAIZ, se d por aceptado. Si son auditorias externas, se enva comunicado informando la aceptacin. Para
la evidencia de este control se observaron auditorias internas al proceso de calidad del producto no conforme, donde el
Coordinador de Aseguramiento hace verificaciones y anotaciones sobre los planes de accion. Para el control de proveedores se
observ matriz de seguimiento a auditorias verificando 25 realizadas para este cuatrimestre.
Se verific fisicamente:
* El oficio 201713000 18321, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al seor Jose Bernab Cortes de la empresa
Aerotapiz,
* El oficio 20171300025781, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al seor Antares Seal Yoselin Torres
* El oficio 20171300024541, donde se presenta el informe de auditoria dirigido al seor Julio Fonseca de la empresa
Helicentro
* El oficio 20171300022531, donde se presenta el informe de auditoria dirigido a la seora Ana maria garrido benavides de la
empresa ESLYM S.A.S
Todos los oficios cuentan con las firmas de Gerente CIAC, Coordinador Aseguramiento CIAC y Subgerente CIAC.
Se revis lo concerniente a la firma Cunamet y se evidencia auditoria documental en donde se aparece reporte de auditoria con
fecha 25-07-2017, informe lista de chequeo y las impresiones de los certificados de las capacidades aprobadas para prestar los
servicios.
El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditora interna verifica los informes elaborados por los Auditores, revisa que se haya
recibido el plan de auditora, la hoja de verificacin o lista de chequeo, reporte de no conformidades y acciones de mejora. acta de
reunin de cierre con el auditado y el informe de auditora. Para cada documento verifica que tenga las firmas establecidas, que se haya
mantenido los objetivos y criterios determinados para la auditora, la redaccin de las no conformidades y oportunidades de mejora. En
caso de identificar mejoras requeridas avisa al auditor para que realice los ajustes correspondientes o allegue la informacin faltante.
Posteriormente basado en esta informacin realiza el informe consolidado de la auditora.
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El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
La Jefe de la Oficina de Control Interno revisa la informacin dispuesta por
los auditores, antes, durante y previo al cierre de la auditoria para asegurar
que la auditoria ha sido objetiva y basada en evidencia.
El Jefe de Control Interno, verifica que las acciones o planes establecidos mitiguen la causa identificada. Es importante
resaltar que para este cuatrimestre se realizo capacitacin a todo el personal auditor en redacciin de no
conformidades y a los dueos de proceso y auditores enla metodologa de anlisis de causasa bajo elmtodo de
ISHIKAWA. Los dueos de proceso son quienes se encargan de redactar los planes de accin para la superacin de
hallazgos, no conformidades y oportunidades de mejora. La Oficina de Control Interno tambin realiza un
asesoramiento tanto a los auditores, como a los dueos de proceso. Se evidencian carpetas de los planes de accin
definitivos y de correos electrnicos de conversaciones entre los auditores y los dueos de proceso para poder
evidenciar el cumplimiento del control. Tambien se evidencia Carpeta con las no conformidades y oportunidades de
mejora de las auditorias realizadas en este segundo cuatrimestre a los procesos Gestion Logstica y Seguimiento y
Control.
El Asistente de Contratacin / Contratista Auxiliar de Contratacin para cada vinculacin de personal de planta o contratistas, verifica
que la documentacin recibida para formalizar la contratacin del aspirante seleccionado este completa segn el Formato Lista de
Chequeo y de acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica que entre los documentos
se encuentre el formato nico de hoja de vida del DAFP, Declaracin juramentada DAFP donde conste la identificacin de los bienes,
Compromiso de usos de activos informticos, Exmenes mdicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A., fotocopia
de la cdula de ciudadana, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de experiencia laboral expedidos por la autoridad
competente de la respectiva entidad oficial o privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo
acrediten, de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en los casos reglamentados
por la ley, Informacin sociodemogrfico de CIAC S.A, Solicitud de Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares
de Colombia); Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro nico tributario - Rut , Certificacin de
afiliacin a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar
documentacin faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentacin faltante o las aclaraciones pertinentes, antes de
proceder con la formalizacin del contrato. Como evidencia del control el Asistente de contratacin / Contratista Auxiliar de
Contratacin diligencia la lista de chequeo y anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la
documentacin recibida.
x x
El control apunta al riesgo
identificado. El riesgo no se ha
materializado, pero se insiste en
la necesidad de cuidar aplicar el
control en el 100% de las
contrataciones realizadas
El Grupo de talento Humano, tiene una lista de chequeo que incluye el
diligenciamiento del Acuerdo de Confidencialidad que se exige para la firma
de los contratos.
El Coordinador de Investigacin y Proyectos ejerce este control en el momento en que mediante un "ECO" solicita
una contratacin de personal. En este instrumento se especifica las funciones y el perfil que debe cumplir el personal
que se necesita para cubrir la necesidad. Este ECO es pasado a la Oficina Jurdica en donde revisan la coherencia y
correcto dligenciamiento del ECO, para luego pasarlo al Grupo de Talento Humano, quin es la dependencia encargada
de ejecutar el control con la verificacin de todos los documentos solicitados segn lista de chequeo.
Para obtener evidencia de lo anterior, se revisa carpeta de Laura Pea Feo, Alejandra Echeverry, Maira Geraldi Bogot,
Andres Felipe Chapetn, Manuel Jess Quiroga, Javier Andrs Moreno, Ivn Jos Snchez, Nicols Vargas, Sebastin
soler, Miguel Antonio Rodrguez, David Rodrguez Gamboa, Andrs Felipe Guzmn, Francisco Rivera, Juan Osma,
encontrando que todas tienen la lista de chequeo con sus repectivos documentos del proceso de seleccin por
contratacin simplificada, pero es importante revisar las carpetas porque hay formatos como la hoja de vida DAFP a la
que le falta la firma y formato de compromiso uso de equipos informticos F-13-00-6.3-001 vs 3 del 07-10-2016, mal
diligenciados, porque lo firmaron mal.
El contrato del seor Ivan Jose Sanchez Serna no tiene firma del Jefe de talento humano.
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o porttil) para un funcionario, un administrador de
plataforma del rea de sistemas realiza el bloquea los puertos USB con lo que impide la conexin de dispositivos a la red por este
medio. Este control no se aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de divisin. Solo se permite el desbloqueo de un
puerto USB, mediante autorizacin escrita del gerente o del subgerente (en caso de ausencia del primero). Como evidencia de este
control queda el puerto bloqueado.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El Grupo TIC, cumple con el control a travs del Software Kaspersky
Advanced, el cual se instala en todos lo computadores y bloquea lo puertos
USB.
El control para el computador asignado al Coordinador de Proyectos tiene habilitado el puerto USB por ser este un
cargo directivo. Se revisaron los computadores de los colaboradores evidenciando que s cumplen con el control de
tener bloqueado los puertos USB y La unidad de CD.
La informacin confidencial del rea est custodiada de tal forma que slo los funcionarios del equipo de trabajo tienen acceso a dicha
documentacin fsica y/o electrnica y cuando se requiere compartir la informacin con alguna otra dependencia se verifica para qu se
realiza la solicitud y el uso a dar a dicha informacin y en todos los casos se aclara que al ser informacin confidencial debe darse el
manejo adecuado. No obstante el control frente a este tema debe ser centralizado y desde polticas de seguridad de la informacin y
controles establecidos desde TI
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
Auque se conoce el riesgo no se apresentado hasta el moemnto.
El Proceso de Investigacin y Desarrollo de manera directa no ha recibido solicitudes de entrega de informacin.
Cuando las partes interesads solicitan informacin, la solicitud se canaliza por el buzn de PQRS (Peticiones, quejas,
reclamos y solicitudes) y el Grupo Jurdico responde comunicando que la informacin sobre investigacin y desarrollo
es de carcter confidencial. Se evidencio carpeta compartida con la informacion confidencial de los proyectos en
curso disponible solo para uso de los integrantes del Proceso de Investigacin y Desarrollo.
C2- Falta de objetividad e independencia en la
realizacin de la auditoria y comunicacin de los
resultados.
42794
* Oficina de
Planeacin y
Sistemas.
* Subgerencia
* Oficina de
Planeacin y
Sistemas.
* Subgerencia
* Subgerencia
INVESTIGACIN
DESARROLLO Y PROYECTOSR5
R5 - Recibir dadivas o
beneficios por la entrega a
terceros de informacin
confidencial relacionada con
nuevos desarrollos o diseos
de la CIAC
C1 - Manejo inadecuado de la informacin
confidencial de investigaciones y desarrollos de
la CIAC
28/02/2017 28/02/2017
Gestion Comercial, ejecuta el control llevando para verificacin y aprobacin
las cotizaciones y estudios de mercado a Subgerencia y posteriormente a
Gerencia antes de ser enviados al cliente final.
Se est ejecutando el control. Se evidencia carpetas en donde reposan las cotizaciones de los contratos. Se identifica
cotizacin o estudio de mercado con las aprobaciones correspondientes y el soporte del anlisis con los
requerimientos del proceso misional y de Gestin Logstica, as como el Cuadro con la Estructura de Costos del
Sistema SAP, visualizado por la transacion ZHC73. El Coordinador del Grupo de Negocios valida la informacion
respecto a porcentajes, de acuerdo con lo estipulado por gerencia. Se verifica utilidad (tanto con aliado, como con
tercero), gastos de administracin y si el contrato tiene servicio pos venta o no.
Luego se revisa la sabana de costos C73 con la transacin SAP ZHC73. Se vuelve a verificar segn N588. Se revisa
denominacin de la cotizacin fsica 20000609 en SAP contra lo que tiene el sistema en su hoja de costos. El
Coordinador manifiesta que en el Grupo de Negocios solo hay dos personas autorizadas para realizar el ingreso de
porcentajes, con la transaccion ZSD_0002, la cual ofrece un reporte de ofertas o cotizaciones. Con este se puede
verificar el total de cotizaciones creadas en todo el flujo.
Se evidencia transacin VA25N usada para la verificacin de cotizaciones y reporte de ofertas. Es importante que se
revisen las ofertas que estn saliendo con fechas de julio por valor 0 y determinar como se puede manejar el
consecutivo de la cotizacin, dado que su situacin en el sistema es incierta, porque no tienen datos completos que
permitan su trazabilidad.
Se manejan cotizaciones o informes tecnicos cuando son imprevistos y se genera una nueva cotizacion. Es
importante resaltar que al implementar este nuevo control en el sistema SAP permite al Proceso llevar el control de
porcentajes bien ejecutados en las cotizaciones, evitando que una mala cotizacion pueda generar prdidas para la
Empresa.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad, sin
embargo es importante tener en
cuenta la recomendacin dada
por la Oficina de Control Interno,
para mejorar su eficiencia
El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo y la Subgerencia o Gerencia General revisan cada cotizacin u oferta proyectada por
el Asesor de Soporte Comercial, quien las elabora a partir de la informacin recibida del Jefe del Proceso Misional (relacionada con
horas hombre, material requerido (repuestos e insumos), servicios NDT, recursos tcnicos y fsicos, equipo y herramientas, costos de
transporte, nacionalizacin, y otros requeridos de acuerdo con la solicitud del cliente) y del Jefe de Gestin logstica - Contractual
(cuadro comparativo de costos, tiempos de entrega del proveedor, condicin de los elementos ofrecidos). La liquidacin de costos es
realizada por l Asesor de Soporte Comercial presentando varios escenarios con base en la estructura de costos establecida por Gerencia
General, para determinar el valor final de cotizacin de acuerdo a la estructura de costos aprobada por Gerencia General. Como
resultado de la revisin la Subgerencia / Gerencia General, realizan sus observaciones, solicitan los cambios pertinentes y finalmente
aprueban la estructura de costos y gastos definitiva. Como evidencia del control se conserva la cotizacin o estudio de mercado con las
aprobaciones correspondientes y el soporte del anlisis con los requerimientos del proceso misional y de gestin logstica as como el
Cuadro con la Estructura de Costos. En el caso de modificatorios o adiciones a los contratos ya existentes se realiza nuevamente el
anlisis y aprobacin de acuerdo con la estructura de costos establecida por Gerencia General.
SEG
UIM
IEN
TO Y
CO
NTR
OL
28/02/2017 28/02/2017
* Oficina de
Planeacin y
Sistemas.
* Subgerencia
GESTIN COMERCIAL R3
R3 - Recibir ddivas o
beneficios a nombre propio o
de terceros por la venta de
productos o servicios de la
CIAC en condiciones
comerciales desfavorables
para la Entidad (precio,
especificaciones del producto
o servicio, servicio postventa,
garanta)
C1 - Subestimacin de costos y gastos asociados
al producto o servicio ofrecido42794
https://www.google.com.co/imgres?imgurl=http://www.ciac.gov.co/aym_image/aym_logo/aym_logo_ciac.jpg&imgrefurl=http://www.ciac.gov.co/&h=109&w=300&tbnid=XQUkdcrvjz09oM:&docid=MKsVz-tTCP_HyM&hl=es&ei=EOD6VuSjFYSqet7ziVA&tbm=isch&ved=0ahUKEwjk68Xr2ObLAhUElR4KHd55AgoQMwgaKAAwAAhttps://www.google.com.co/imgres?imgurl=http://www.ciac.gov.co/aym_image/aym_logo/aym_logo_ciac.jpg&imgrefurl=http://www.ciac.gov.co/&h=109&w=300&tbnid=XQUkdcrvjz09oM:&docid=MKsVz-tTCP_HyM&hl=es&ei=EOD6VuSjFYSqet7ziVA&tbm=isch&ved=0ahUKEwjk68Xr2ObLAhUElR4KHd55AgoQMwgaKAAwAAhttps://www.google.com.co/imgres?imgurl=http://www.ciac.gov.co/aym_image/aym_logo/aym_logo_ciac.jpg&imgrefurl=http://www.ciac.gov.co/&h=109&w=300&tbnid=XQUkdcrvjz09oM:&docid=MKsVz-tTCP_HyM&hl=es&ei=EOD6VuSjFYSqet7ziVA&tbm=isch&ved=0ahUKEwjk68Xr2ObLAhUElR4KHd55AgoQMwgaKAAwAAhttps://www.google.com.co/imgres?imgurl=http://www.ciac.gov.co/aym_image/aym_logo/aym_logo_ciac.jpg&imgrefurl=http://www.ciac.gov.co/&h=109&w=300&tbnid=XQUkdcrvjz09oM:&docid=MKsVz-tTCP_HyM&hl=es&ei=EOD6VuSjFYSqet7ziVA&tbm=isch&ved=0ahUKEwjk68Xr2ObLAhUElR4KHd55AgoQMwgaKAAwAA -
Efectividad de los Controles Observaciones
Cd. Descripcin Cdigo Descripcin SI NO SI NOPublicacin
Dependencia
que ejerce el
control
Mapa de Riesgos de Corrupcin Cronograma MRC Acciones
Proceso
Riesgos Mapa Actual
Causas y/o Fallas
ControlesElaboraci
n
Se ejerci el controlSe materializ el
riesgoAcciones Adelantadas
C1 - Subestimacin de costos y gastos asociados
al producto o servicio ofrecido
El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo y el Grupo Comercial semanalmente presentan al Gerente General todos los
procesos de cotizacin en curso, quien verifica los parmetros de costos de cada proceso. Durante la reunin se revisan todos las
cotizaciones en proceso y el Gerente General en cada caso da su visto bueno o instrucciones para cambios en las cotizaciones. Como
evidencia del control se dejan las actas de reunin con las anotaciones sobre cada cotizacin revisada.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, pero se observa
diferencia entre el control
documentado y lo relacionado en
el procedimiento que lo aplica,
por lo que no observa aplicacin
completa del mismo. El riesgo no
se ha materializado.
Gestion Comercial ejecuta el control y para esto actualiz el procedimiento
Ventas y Comercializacin de Productos y Servicios de la CIAC S.A.,
incluyendo la reunin semanal con la Gerencia y deja evidencia en las
asistencias de control que reposan en la Oficina del Coordinador del Grupo
de Negocios y Mercadeo.
En el seguimeinto anterior se evidenci que este control se cumpla, pero no se estaban dejando actas como
evidencia, sino que slo se llevaba control de asistencia. En este seguimiento se evidencia que el Proceso realiz
plan de accion e hizo la modificacion al control, dejando para reuniones con Gerencia como evidencia nicamente el
Registro de Asistencia, ya que en este se deja consignado qu agenda se trat y las conclusiones a las que se lleg en
la reunin. Se evidencia folder AZ con los formatos de socializacion dando cumplimiento a lo establecido en el
control.
Como evidencia de las reuniones con el equipode trabajo del Grupo Comecial, s se dejan actas. Se revisan
selectivamente las actas de 16 de agosto, 26 de julio, 12 de junio y 30 de mayo, todas de la vigencia 2017, encontrando
conformidad.
C2 - Inclusin de clusulas comerciales
desfavorables para la CIAC o que obligan a
servicios postventa no rentables
El Tcnico del rea Financiera, el Asesor Jurdico del rea Jurdica y Jefe del rea Tcnica (misional) encargada del objeto del contrato,
cada vez que se va a suscribir un contrato por la venta de productos o servicios de la CIAC revisan la minuta del contrato y emiten
concepto sobre el mismo. En el caso de existir observaciones y/o correcciones, el Asesor de Soporte Comercial las enva al cliente para
su anlisis y correccin, una vez recibidos los cambios se emiten nuevamente los conceptos. Generados los conceptos sin salvedades el
Gerente General firma el contrato. Como evidencia del control se conservan los conceptos emitidos por cada una de las reas. En el
caso de modificatorios o adiciones a los contratos ya existentes se realiza nuevamente el anlisis y se emite concepto por parte de las
reas Financiera, Jurdica y Tcnica.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
En Gestin Comercial se cumple con el control llevando un formato de
conceptos jurdicos, tcnicos y econmicos de acuerdo con el
procedimiento, el cual se evidencia en la carpeta fsica y digital de cada uno
de los contratos.
El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo indica la ruta de carpeta virtual en donde se pueden evidenciar los
contratos que a la fecha tiene la Entidad; en cada una de ellas se puede encontrar los escner de los otros o
modificatorios que han tenido los contratos. Como evidencia del control se conservan correos entre las reas que
detallan los antecedentes de las respectivas modificaciones que se han realizado en este Segundo Cuatrimestre. La
documentacin fsica de estos modificatorios reposan en la carpeta de contratos que es llevada por cada gestor
comercial. El control del concepto jurdico se evidencia en la carpeta de contratos 2017. Los conceptos juridicos se
encuentran digitalizados con firmas y recomendaciones, segn sea el caso. Se evidenci contrato Ncto ,08400
suscitro con Acofac-diplo.
C3 - Prestacin de servicios amparados en
garantas no vigentes o que no cubren la
reparacin o servicio solicitado
El inspector del rea del proceso misional al que corresponda el servicio, para cada solicitud de garanta, realiza inspeccin tcnica del
bien, emite concepto del dao reportado por el cliente y notifica al Jefe del proceso misional quien determina la pertinencia de la
aceptacin de la garanta e informa por escrito la decisin al cliente y al Grupo Negocios y Mercadeo. Si no aplica la garanta por el dao
reportado y/o el tiempo establecido en la negociacin, el dueo del Proceso Misional informa al Coordinador del Grupo Negocios y
Mercadeo el tipo de servicio de inspeccin prestado y el costo del mantenimiento y/o reparacin que requiera el bien. En caso de
aplicar la garanta el dueo del Proceso Misional establece plazo de entrega del bien. Como evidencia del control se conserva el
formato de solicitud de garanta que incluye el concepto tcnico del inspector y la aceptacin o negacin de la garanta por parte del
Jefe del proceso misional.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
En Gestion Comercial, la Coordinadora lleva el control de las solicitudes de
garanta a tarvs de un consecutivo en el formato de solicitud, el cual es
remitido al rea Misional para su respectiva verificacin y concepto. De
acuerdo con sta revisin, se emite concepto al cliente.
Se observa AZ de control de garantias, en donde se evidencia fsicamente en qu estado estn las garantias.
Adicionalmente se lleva un control en excel, en donde se registra tambin la informacin de cules estn cerradas y
cules estn abiertas y las respuesta dadas. Cada 15 dias se muestra en el Comit Directivo el estado de garantas. Se
cuenta con el respaldo de la Gerencia en la gestion de respuesta. en este cuatrimestre se evidenciaron 25 garantias.
Una vez aprobada la cotizacin por parte del cliente, se enva la documentacin soporte al rea contractual y financiera, el Analista
Financiero adelanta reunin de socializacin con todos los funcionarios que intervienen en la ejecucin del contrato (Gestin Logstica
Director Divisin Ventas y Servicios y Gestor asignado, Divisin Administrativa y Financiera Tcnico de Apoyo Financiero de
Contratos y Proceso Misional El que aplique segn el objeto del contrato) en la cul se establece el costo y la utilidad planificada. Con
esta informacin el rea Financiera genera la Disponibilidad presupuestal en el sistema de acuerdo con el costo planificado. Durante la
ejecucin del servicio el proceso misional, cada vez que se requiera realizar cargos a dicha disponibilidad, el Coordinador de
presupuesto y/o Asistente Tcnico de Presupuesto, verifica que el objeto del gasto corresponda al rubro presupuestal correcto y que
cuente con apropiacin disponible sin exceder el costo establecido en la disponibilidad. En caso de existir disponibilidad genera y firma
el certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), de lo contrario si la disponibilidad presupuestal se ha agotado y el servicio no ha
finalizado, el proceso misional debe solicitar ante la Gerencia General o Subgerencia la ampliacin de la disponibilidad, justificando las
causas para la ampliacin.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
Gestion Comercial realiza la reunin de socializacin previo al inicio de cada
contrato donde se estable e informa al rea Financiera el costo planificado
para la emisin de la disponiblidad presupuestal a las reas Misionales
dejando evidencia en el acta que reposa en los contratos fsicos y digitales.
El control se esta ejecutando. Se realizan reuniones con los funcionarios que intervienen en la ejecucin del contrato.
Se evidencia lista de asistencia. Los funcionarios que se deben encargar de algo especifico, como por ejemplo, ser
supervisor del contraro, realizan sus respectivas responsabilidades para que se vea la ejecucin del contrato.
Adicionalmente este control se lleva en la carpeta de contratos en donde reposan las listas de asistencia de
socializacion de los contratos. Se observa carpeta Policia Nacional N02-05-10526-17 del 28-08-2017.
El supervisor nombrado mediante resolucin para cada contrato realiza seguimiento durante la ejecucin de los diferentes trabajos del
contrato verificando que se hayan ejecutado las actividades de acuerdo con lo contratado y segn lo establecido en los manuales y
procedimientos relacionados con el servicio a prestar. Como evidencia del control se diligencia y firma el documento reporte
programado
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
Gestion Comercial frente a este control no lo puede ejercer, ya que los
encargados de ejecucin y seguimiento del contrato son el Supervisor o
Gestor Contractual nombrado para tal fin.
Gestion Contratual cumple con este control mensualmente, antes de dar
trmite a cuentas de cobro. El contratista realiza un formato en donde
especifica las actividades realizadas y cumplimiento de objeto para el cual
fue contratado. Esta funcion la realiza el Jefe de la Division de Ventas y
Servicios.
Se cumple al tener un supervisor de contratos en algunos casos, en los que
se necesita y se nombra mediante resolucion solo cuando se determina que
el contrato necesita un supervisor. Para todos los contratos tienen un gestor
asignado quien son los encargados de llevar el control de lo relacionado con
el servicio contratado.
Se evidencian carpetas de contratos. Mediante resolucin son asignados los gestores para el seguimiento a la
ejecucin de los mismos.
C1 - Incumplimiento por parte de los
funcionarios de la CIAC de los lineamientos para
el manejo de los activos de informacin de
acuerdo con su clasificacin
Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o porttil) para un funcionario, un administrador de
plataforma del rea de sistemas realiza el bloquea los puertos USB con lo que impide la conexin de dispositivos a la red por este
medio. Este control no se aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de divisin. Solo se permite el desbloqueo de un
puerto USB, mediante autorizacin escrita del gerente o del subgerente (en caso de ausencia del primero). Como evidencia de este
control queda el puerto bloqueado.
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El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El Grupo TIC, cumple con el control a travs del Software Kaspersky
Advanced, el cual se instala en todos lo computadores y bloquea lo puertos
USB.
Se realizo verificacin del control de de bloqueo del puerto de USB, evidenciado que solo el computador del
Coordinador Comercial tiene accceso al uso de la USB. Los dems computadores tienen las restricciones de uso de
USB y Puerto de CD.
El Asistente de Contratacin / Contratista Auxiliar de Contratacin para cada vinculacin de personal de planta o contratistas, verifica
que la documentacin recibida para formalizar la contratacin del aspirante seleccionado este completa segn el Formato Lista de
Chequeo y de acuerdo con los documentos requeridos para personal de planta y para contratistas. Verifica que entre los documentos
se encuentre el formato nico de hoja de vida del DAFP, Declaracin juramentada DAFP donde conste la identificacin de los bienes,
Compromiso de usos de activos informticos, Exmenes mdicos pre-ocupacionales, Acuerdo de confidencialidad CIAC S.A., fotocopia
de la cdula de ciudadana, fotocopia libreta militar (hombres), Certificado de experiencia laboral expedidos por la autoridad
competente de la respectiva entidad oficial o privada a la cual ha estado vinculado, Fotocopia de los certificados de estudios que lo
acrediten, de conformidad con los requisitos exigidos para cada cargo y tarjeta y/o matricula profesional en los casos reglamentados
por la ley, Informacin sociodemogrfico de CIAC S.A, Solicitud de Ingreso Estudio de Seguridad (suministrado por las Fuerzas Militares
de Colombia); Adicionalmente para contratistas, verifica que tenga Propuesta servicios , Registro nico tributario - Rut , Certificacin de
afiliacin a la EPS y Fondo de Pensiones y copia de pago de seguridad Social correspondiente al mes de ingreso). En caso de identificar
documentacin faltante o inconsistente solicita sea entregada la documentacin faltante o las aclaraciones pertinentes, antes de
proceder con la formalizacin del contrato. Como evidencia del control el Asistente de contratacin / Contratista Auxiliar de
Contratacin diligencia la lista de chequeo y anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la
documentacin recibida.
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El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
Gestin Humana tiene un funcionario delegado para la revisin de las listas
de chequeo que reposan en cada carpeta del personal contratado, sean
contratistas o personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se les
realiza verificacin de la documentacin segun lista de chequeo.
El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo indica que para este cuatrimestre solo se ha contratado el personal
que inicio en el mes de enero. Como Jefe del Proceso, solicit al rea de Talento Humano el personal capacitado con el
perfil y funciones a desempear en esta rea y ste fue contratado. As mismo ayud a gestionar la documentacin
que reposa en cada carpeta. Se evidencia carpetas que reposan en Talento Humano del personal de Negocios y
Mercadeo, con cumplimiento de requisitos.
El Asistente de contratacin / Contratista Auxiliar de Contratacin para cada vinculacin de personal de planta o contratista, verifica en
las pginas web destinadas por las diferentes entidades los Antecedentes Fiscales, Antecedentes Disciplinarios y el Certificado Judicial
de la Polica Nacional de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC. Posteriormente, verifica la
experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus observaciones sobre la certificacin recibida. Por ltimo verifica la informacin
de las tarjetas profesionales y licencias en las pginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este servicio). En caso de
identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes, inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas
profesionales o licencias se suspende el proceso de vinculacin. Como evidencia de la verificacin se conserva el resultado de la
consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones sobre las certificaciones laborales y los resultados de la verificacin de
tarjetas y licencias. Toda la documentacin es anexada a la Hoja de Vida del empleado o contratista.
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
Gestin Humana tiene un funcionario delegado para la revisin de las listas
de chequeo que reposan en cada carpeta del personal contratado, sean
contratistas o personal de planta. Se evidencia que a las carpetas se les
realiza verificacin de la documentacin, segn lista de chequeo. El tema de
antecedentes se revisa ante las pginas autorizadas y como evidencia se deja
archivo virtual en carpeta interna que maneja el rea de Talento Humano.
El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo indica que para este cuatrimestre solo se ha contratado el personal
que inicio en el mes de enero. Como Jefe del Proceso, solicit al rea de Talento Humano el personal capacitado con el
perfil y funciones a desempear en esta rea y ste fue contratado. As mismo ayud a gestionar la documentacin
que reposa en cada carpeta. Se evidencia carpetas que reposan en Talento Humano del personal de Negocios y
Mercadeo, con cumplimiento de requisitos.
C4 - Entrega de productos, fabricacin o
prestacin de servicios adicionales a los pactados
contractualmente
C2 - Vinculacin de personal no idneo a la
Corporacin
R4
R4 - Recibir dadivas o
beneficios por la entrega de
informacin comercial
confidencial relacionada con
los precios y estructura de
costos a ser incluidas en las
cotizaciones de la CIAC
GESTIN COMERCIAL
R3
R3 - Recibir ddivas o
beneficios a nombre propio o
de terceros por la venta de
productos o servicios de la
CIAC en condiciones
comerciales desfavorables
para la Entidad (precio,
especificaciones del producto
o servicio, servicio postventa,
garanta)
28/02/2017 28/02/2017
* Oficina de
Planeacin y
Sistemas.
* Subgerencia
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Efectividad de los Controles Observaciones
Cd. Descripcin Cdigo Descripcin SI NO SI NOPublicacin
Dependencia
que ejerce el
control
Mapa de Riesgos de Corrupcin Cronograma MRC Acciones
Proceso
Riesgos Mapa Actual
Causas y/o Fallas
ControlesElaboraci
n
Se ejerci el controlSe materializ el
riesgoAcciones Adelantadas
El aplicativo SAP cuenta con control al acceso, registro y modificacin de los datos a travs de la definicion de perfiles y roles de acceso
al aplicativo, los cuales son aprobados por el Jefe de la Divisin Administrativa y Financiera.x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
La Divisin Administrativa y Financiera realiza el control mediante, la
creacin de terceros en el Sistema de Informacin. Esta tarea est asignada
a un slo funcionario quien verifica la documentacin soporte suministrada
por las dems reas de la Corporacin.
Se evidencia formato F-13-00-6.3-002 de solicitud de roles y perfiles en donde la persona que solicita acceso deja por
escrito la transaccin que necesita y el por qu de su necesidad. El uso de estos formatos son firmados por el dueo
de proceso y por el lider funcional, segun el modulo de SAP. Tambin se verific matriz de roles y perfiles actualizado.
Mensualmente el Coordinador de sistemas ennva al Grupo Administrativo y Financiera la matriz con los usuarios y los
tipos de transsacciones que tienen asignadas.
El Contador y/o Asistentes Tcnicos Contables de la Divisin Financiera, verifican mensualmente los saldos de todas las cuentas
contables, terceros, proveedores, tanto nacionales como del exterior y efectivo. Se realiza cruce de cuentas de contabilidad donde se
verifica los saldos pendientes de cancelar; as como cruce de cuentas entre contabilidad y convenios, activos fijos, facturacin,
inventarios, tesorera. Si identifica errores, solicita los ajustes correspondientes al responsable del rea y revisa nuevamente los saldos.
Como evidencia del control se generan actas con la justificacin del saldo que muestra los Estados Financieros.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
La Divisin Administrativa y Financiera realiza el control mediante conservar
las respectivas actas que se encuentran archivadas en AZ que estan bajo la
custodia del area administrativa y financiera.
El control se cumple ya que se revisan las evidencias en donde estn las respectivas actas de cruces, las cuales permiten que se
haga un anlisis de cruces de los saldos que hay en las respectivas cuentas de contabilidad. Se verifican saldos pendientes de
cancelar y cruce de cuentas entre contabilidad y convenios, activos fijos, facturacin, inventarios, tesorera. Se evidencian acta
de arqueo de Tesoreria por parte de contabilidad, as:
20172200017661 del 23-05-2017 del mes de mayo,
20172200030883 del 19-07-2017 mes de julio,
20172200033513, mes de septiembre.
Se estn realizando arqueos a las cajas menores de la CIAC. Se entregan informes subgerencia con oficios emitidos desde Orfeo
donde se evidencia:
Formatos de arqueo de mayo, julio y septiembre 20172200033713
Acta de activos fijos del 24 de agosto 2017 20172200029483, 2017220030573,
Actas conciliacin de ejecucin del rubro de servicios personales 20172200019443,20172200023543,20172200028173,
2017220001473,
Flujo de caja de efectivo
Acta reunin conciliacin de ingresos de convenios 20172200019413,20172200023483, 20172200028133,20172200031453
Acta reunin conciliacin de pagos por convenios 20172200019433, 20172200023473,20172200028153, 20172200031433
Acta reunin conciliacin de ingresos 20172200019403, 20172200023523, 20172200028123,20172200031443
Acta de conciliacin de giros Cuentas por Pagar vigencia 2016 20172200019453, 20172200024433, 20172200028163,
20172200027913, 20172200031463,
Acta reunin conciliacin de pagos 20172200019423, 20172200023463,20172200028143,20172200031423
Acta de cumplimiento de obligaciones fiscales 20172230029313,
Reunin de control facturacin Vs libro fiscal 20172220031773, 20172220032153,
Acta conciliacin de Giros cuentas por pagar vigencia 2016 presupuesto-contabilidad 20172200019473, 20172200023533
El Contador, analiza el saldo de cada una de las cuentas que componen el balance, con su anexo, y las notas a los Estados Financieros,
sus correspondientes certificaciones y actas de cruce. Analiza y se corrobora los saldos de todas las cuentas contables con sus soportes
y anexos. Verifica que la informacin registrada en los Estados Financieros sea igual a lo soportado y justificado en los informes y
anexos y al Plan General de Contabilidad pblica. Como evidencia del control genera las observaciones y solicita las observaciones a las
que haya lugar, firma los Estados Financieros y se conservan las actas de cruce y certificaciones.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
La Divisin Administrativa y Financiera realiza el control mediante conservar
las respectivas actas que se encuentran archivadas en AZ que estan bajo la
custodia del area administrativa y financiera.
El control se cumple ya que se revisan las evidencias en donde estn las respectivas actas de cruces, las cuales permiten que se
haga un anlisis de cruces de los saldos que hay en las respectivas cuentas de contabilidad. Se verifican saldos pendientes de
cancelar y cruce de cuentas entre contabilidad y convenios, activos fijos, facturacin, inventarios, tesorera. Se evidencian acta
de arqueo de Tesoreria por parte de contabilidad, as:
20172200017661 del 23-05-2017 del mes de mayo,
20172200030883 del 19-07-2017 mes de julio,
20172200033513, mes de septiembre.
Se estn realizando arqueos a las cajas menores de la CIAC. Se entregan informes subgerencia con oficios emitidos desde Orfeo
donde se evidencia:
Formatos de arqueo de mayo, julio y septiembre 20172200033713
Acta de activos fijos del 24 de agosto 2017 20172200029483, 2017220030573,
Actas conciliacin de ejecucin del rubro de servicios personales 20172200019443,20172200023543,20172200028173,
2017220001473,
Flujo de caja de efectivo
Acta reunin conciliacin de ingresos de convenios 20172200019413,20172200023483, 20172200028133,20172200031453
Acta reunin conciliacin de pagos por convenios 20172200019433, 20172200023473,20172200028153, 20172200031433
Acta reunin conciliacin de ingresos 20172200019403, 20172200023523, 20172200028123,20172200031443
Acta de conciliacin de giros Cuentas por Pagar vigencia 2016 20172200019453, 20172200024433, 20172200028163,
20172200027913, 20172200031463,
Acta reunin conciliacin de pagos 20172200019423, 20172200023463,20172200028143,20172200031423
Acta de cumplimiento de obligaciones fiscales 20172230029313,
Reunin de control facturacin Vs libro fiscal 20172220031773, 20172220032153,
Acta conciliacin de Giros cuentas por pagar vigencia 2016 presupuesto-contabilidad 20172200019473, 20172200023533
El Jefe de Divisin Financiera, mensualmente verifica que los informes asociados a los EEFF sean coherentes y correspondan con las
cifras consagradas en los Estados Financieros. Si identifica inconsistencias solicita las aclaraciones o modificaciones necesarias y una
vez realizadas, firma los informes y procede con la presentacin segn aplique.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El Jefe de la division administrativa y financiera cumple con en control y
realiza los respectivas verificaciones a los estados financieros a poyado por
los jefes de las areas que compone este proceso.
De acuerdo al artculo 207 del Cdigo de Comercio, los nicos que firman Estados Financieros son el Representante
Legal, Contador Pblico y el Revisor Fiscal cuando haya obligacin de este. El jefe de la Divisin Financiera, previa
revisin, aprueba la presentacion de los estados financieros y los presenta ante Junta Directiva y Comit Directivo.
El Asistente Tcnico Contable, realiza mensualmente el cruce de los extractos bancarios con el auxiliar de contabilidad, para efectuar el
anlisis y la generacin de la conciliacin bancaria. Si se encuentran partidas sin identificar, se informa el rea de Tesorera para realizar
la verificacin de ingresos y/o egresos e identificar y registrar las partidas. La conciliacin bancaria es firmada por el Asistente Tcnico
Contable en calidad de preparador y es revisada posteriormente por el Contador, quien realiza las observaciones necesarias o solicita
aclaraciones y finalmente la firma en calidad de aprobacin.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
La division administrativa y financiera cumple con el control y entrega a
control interno las respectivas conciliaciones bancarias, se evidencio
soportes que cumplen con lo solicitado.
El Control se est realizando y se puede verificar mediante las conciliaciones que son entregadas a la Oficina de
Control Interno, evidenciando las firmas de las personas que realizan las verificaciones. Se observan anexos de
extractos bancarios y libros auxiliares emitidos por SAP.
Los jefes de cada una de las dependencias anualmente, de acuerdo con los plazos fijados por Planeacin, realizan el anlisis de las
necesidades presupuestales para el rea, de acuerdo con la informacin histrica, la programacin de los gastos desagregados de
funcionamiento y de operacin y las actividades detalladas a desarrollar durante la vigencia orientadas al cumplimiento de los objetivos
de la dependencia. Una vez realizado el anlisis plasman el resultado en los formatos establecidos y los envan al rea de planeacin.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
el control se cumple y se gestiona median directiva permanete generada por
el area de planeacion y dirigida a todos los dueos de proceso esta
informacion se presento a planeacion el 17 de agosto del 2017.
Como evidencia de este control se observa que el rea de Planeacin enva a todas las dependencias los formatos
anexos a la directiva 09/GE/OP/CIAC del 10 de abril del 2017, correspondientes al anteproyecto de presupuesto de la
siguiente vigencia. Estos formatos son revisados por el Jefe de la Divisin quien consolida y verifica las necesidades
para el ao siguiente. De esta manera se controlan los requerimientos para la siguiente vigencia.
El Profesional de la Oficina de Planeacin anualmente verifica la informacin recibida de cada dependencia para la elaboracin del
anteproyecto del presupuesto de Ingresos y Gastos de la Corporacin. Revisa que cumpla con los parmetros establecidos en las
circulares expedidas para la programacin de los gastos de funcionamiento y de operacin comercial, y los formatos establecidos por el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin. Si identifica inconsistencias solicita las
modificaciones necesarias a las reas. Cuando toda la informacin cumple con los parmetros definidos la consolidada y la remite al
Gerente para su revisin y aprobacin.
X X
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
el control se cumple y se gestiona median directiva permanete genrada por
el area de planeacion y dirigida a todos los dueos de proceso
Como evidencia de este control se observa que el rea de Planeacin emite una directiva con un cronograma de
cumplimiento de entregas, donde se compromete a las dependecias para consolidar la informacin requerida y as
efectuar el Informe a Gerencia. Con base en esto se aprueban las distintas necesidades de la Corporacin en cuanto a
Ingresos y Gastos, contratacin e inversin.
El Gerente de la Corporacin anualmente revisa el anteproyecto del presupuesto, realiza las observaciones pertinentes de acuerdo con
los gastos presupuestados y solicita los ajustes necesarios. Una vez el Gerente aprueba el Anteproyecto del presupuesto se emite al
Viceministerio del Grupo Social y Empresarial de la Defensa del Ministerio de Defensa para Revisin, (GSED). Si hay observaciones por
parte del Viceministerio del GSED se modifica y se remite nuevamente. Emitido el concepto favorable por parte del Viceministerio del
GSED se presenta a la Junta Directiva para aprobacin. Una vez aprobado por la Junta Directiva el presupuesto se remite (antes del 31
de Octubre), al Departamento de Planeacin Nacional y al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. El presupuesto es sustentado por
el Jefe de la Oficina de Planeacin, ante el DNP y Ministerio de Hacienda. Una vez aprobado el por parte del CONFIS mediante
Resolucin, el presupuesto de Ingresos y Gastos es desagregado por parte de la Oficina de Planeacin mediante resolucin interna
firmada por el Gerente de la Corporacin. La desagregacin es presentada a ms tardar el 01 de Febrero de cada ao para sus
observaciones modificaciones y refrendacin a la Junta Directiva mediante acuerdo.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
el area de planeacion y la gerencia generan la resolucion y la emiten para
toda la entidad informando el presupuesto desagregado por rubros para la
vigencia.
Este control se realiza y se evidencia en la Resolucin 001 del 03 de enero del 2017, por la cual se desagrega el
presupuesto de ingresos y gastos de la corporacin de la industria aeronutica colombiana CIAC S.A para la vigencia
fiscal 2017. En la Oficina de Planeacin reposan las actas de la reuniones con Gerencia, donde se presenta la
aprobacin del ante proyecto de presupuesto que es enviado al GSED, para su revisin y aprobacin.
C1 - Realizar registros fraudulentos de hechos
econmicos
R6
* Oficina de
Planeacin y
Sistemas.
* Subgerencia
R6 - Recibir ddivas o
beneficios a nombre propio o
de terceros por la
manipulacin de la
informacin financiera y
contable de la Corporacin
C2 - Generacin de informes y/o reportes
alterados o tergiversados
C1 - Incluir partidas presupuestales no alineadas
con los objetivos de la Corporacin
direccionando recursos para beneficio particular
o de terceros
GESTIN ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
R9
R9 - Recibir ddivas o
beneficios a nombre propio o
de terceros por realizar una
ejecucin presupuestal en
detrimento de la CIAC.
28/02/2017 28/02/2017
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Efectividad de los Controles Observaciones
Cd. Descripcin Cdigo Descripcin SI NO SI NOPublicacin
Dependencia
que ejerce el
control
Mapa de Riesgos de Corrupcin Cronograma MRC Acciones
Proceso
Riesgos Mapa Actual
Causas y/o Fallas
ControlesElaboraci
n
Se ejerci el controlSe materializ el
riesgoAcciones Adelantadas
C2 - Traslados, adiciones y/o modificaciones al
presupuesto incumpliendo los requisitos legales
(autorizaciones, procedimiento, soportes)
Cada vez que se requiere realizar traslados presupuestales, el Coordinador de Presupuesto de la Divisin Financiera analiza los rubros
con insuficiencia de recursos y determina el rubro del cual se puede realizar el traslado presupuestal. Elabora la solicitud de traslado
presupuestal, con la justificacin y el certificado de disponibilidad presupuestal que indica que los recursos a trasladar existen. El
Profesional y el Coordinador de la Oficina de Planeacin y Sistemas analizan y revisan la solicitud, se prepara el proyecto de acuerdo
con la justificacin correspondiente, adjuntando certificado de disponibilidad que garantiza la existencia de los recursos a trasladar,
constancia y justificacin del traslado firmado por el Jefe de la oficina de Planeacin y Sistemas as como el Concepto jurdico emitido
por el funcionario designado del rea Jurdica. El Gerente de la Corporacin revisa la solicitud, realiza sus observaciones o solicita las
modificaciones necesarias y posteriormente aprueba el proyecto de acuerdo a presentar ante la Junta Directiva, MHCP o CONFIS segn
aplique.
X X
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El area de Financiera y planeacion son los encargados de mostrar ante la
gerencia los cambio que necesiten en el presupuesto para realizar los
trasnlados, se evidenci comunicados y reuniones con gerencia.
El rea de Planeacin, despus de recibir del rea Financiera la solicitud de traslado presupuestal, revisa y verifica los
soportes que despus son enviados al rea Jurdica para su revisin y aprobacin. Tambin se realiza reunin con
Gerencia, notificando los cambios a solicitar en el presupuesto asignado por el CONFIS. Se deja evidencia en actas de
las reuniones que reposan en Planeacin. Para este Cuatrimestre no se han realizado translados.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedicin de certificado de disponibilidad presupuestal, el Asistente Tcnico de Presupuesto,
verifica que el objeto a contratar corresponda al rubro presupuestal (Gastos de Funcionamiento, Gastos de Operacin Comercial, y
Gastos de Inversin) a afectar, y la apropiacin existente. Genera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) el cul es revisado
por el Coordinador de Presupuesto quien verifica nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto del gasto. Si corresponde a
Gastos de Inversin, se verifica que tenga visto bueno del responsable del proyecto o rubro presupuestal. En caso que el Jefe de
Proceso o Responsable, no sea Ordenador del Gasto, verifica que la solicitud tenga visto bueno del respectivo Ordenador del Gasto,
segn sea la necesidad a suplir. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se garantiza
la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos con cargo al presupuesto de
la respectiva vigencia fiscal.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, segn lo solicitado
por las otras areas en esta dependencia reposan todos los documentos
soportes para este tramite, los cuales tambien estan en SAP.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creacin de CRP. El Gestor realiza un orden para que el
Grupo Presupuesto libere y revise el tipo de cambio, valor, fecha y nombre del tercero. Luego se libera para firmas, y
el gestor la hace firmar. Todo se est llevando mediante correos que son los que soportan la ejecucin de los
procedimientos internos, ya que se apruebe o se devuelva la solicitud.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedicin del Certificado de Registro Presupuestal (CRP), el Tcnico de Presupuesto verifica la
documentacin soporte de la solicitud (firmas, fecha de aceptacin y elaboracin de la orden). Verifica que el objeto del compromiso
guarde coherencia con el CDP emitido, que la orden se encuentre aprobada en el sistema de informacin, que el CDP tenga apropiacin
libre para afectarse, que ste corresponda al No. de CDP registrado en la orden de la solicitud y que el tercero beneficiario esta creado
en el sistema de informacin. Posteriormente ,el Coordinador de Presupuesto verfica el Certificado de Registro Presupuestal (CRP) y
revisa que la documentacin soporte, el objeto del contrato o acto administrativo, que este de acuerdo con la definicin y clasificacin
de los gastos y revisa de que la fecha del compromiso sea igual o posterior a la firma del acto administrativo y previo a la ejecucin del
mismo. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CRP.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, segn lo solicitado
por las otras areas en esta dependencia reposan todos los documentos
soportes para este tramite, los cuales tambien estan en SAP.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creacin de CRP. El Gestor realiza un orden para que el
Grupo Presupuesto libere y revise el tipo de cambio, valor, fecha y nombre del tercero. Luego se libera para firmas, y
el gestor la hace firmar. Todo se est llevando mediante correos que son los que soportan la ejecucin de los
procedimientos internos, ya que se apruebe o se devuelva la solicitud.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedicin de certificado de disponibilidad presupuestal, el Asistente Tcnico de Presupuesto,
verifica que el objeto a contratar corresponda al rubro presupuestal (Gastos de Funcionamiento, Gastos de Operacin Comercial, y
Gastos de Inversin) a afectar, y la apropiacin existente. Genera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) el cul es revisado
por el Coordinador de Presupuesto quien verifica nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto del gasto. Si corresponde a
Gastos de Inversin, se verifica que tenga visto bueno del responsable del proyecto o rubro presupuestal. En caso que el Jefe de
Proceso o Responsable, no sea Ordenador del Gasto, verifica que la solicitud tenga visto bueno del respectivo Ordenador del Gasto,
segn sea la necesidad a suplir. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se garantiza
la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos con cargo al presupuesto de
la respectiva vigencia fiscal.
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El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, segn lo solicitado
por las otras areas en esta dependencia reposan todos los documentos
soportes para este tramite, los cuales tambien estan en SAP.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creacin de CRP. El Gestor realiza un orden para que el
Grupo Presupuesto libere y revise el tipo de cambio, valor, fecha y nombre del tercero. Luego se libera para firmas, y
el gestor la hace firmar. Todo se est llevando mediante correos que son los que soportan la ejecucin de los
procedimientos internos, ya que se apruebe o se devuelva la solicitud.
Cada vez que se recibe una solicitud de expedicin del Certificado de Registro Presupuestal (CRP), el Tcnico de Presupuesto verifica la
documentacin soporte de la solicitud (firmas, fecha de aceptacin y elaboracin de la orden). Verifica que el objeto del compromiso
guarde coherencia con el CDP emitido, que la orden se encuentre aprobada en el sistema de informacin, que el CDP tenga apropiacin
libre para afectarse, que ste corresponda al No. de CDP registrado en la orden de la solicitud y que el tercero beneficiario esta creado
en el sistema de informacin. Posteriormente ,el Coordinador de Presupuesto verfica el Certificado de Registro Presupuestal (CRP) y
revisa que la documentacin soporte, el objeto del contrato o acto administrativo, que este de acuerdo con la definicin y clasificacin
de los gastos y revisa de que la fecha del compromiso sea igual o posterior a la firma del acto administrativo y previo a la ejecucin del
mismo. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CRP.
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El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
El area de presupuesto es el encargado de emitir los CDP, segn lo solicitado
por las otras areas en esta dependencia reposan todos los documentos
soportes para este tramite, los cuales tambien estan en SAP.
Se evidencia que por el sistema SAP, se esta ejecutando la creacin de CRP. El Gestor realiza un orden para que el
Grupo Presupuesto libere y revise el tipo de cambio, valor, fecha y nombre del tercero. Luego se libera para firmas, y
el gestor la hace firmar. Todo se est llevando mediante correos que son los que soportan la ejecucin de los
procedimientos internos, ya que se apruebe o se devuelva la solicitud.
Los jefes de cada una de las dependencias anualmente, de acuerdo con los plazos fijados por Planeacin, realizan el anlisis de las
necesidades presupuestales para el rea, de acuerdo con la informacin histrica, la programacin de los gastos desagregados de
funcionamiento y de operacin y las actividades detalladas a desarrollar durante la vigencia orientadas al cumplimiento de los objetivos
de la dependencia. Una vez realizado el anlisis plasman el resultado en los formatos establecidos y los envan al rea de planeacin.
x x
El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
el control se cumple y se gestiona median directiva permanete generada por
el area de planeacion y dirigida a todos los dueos de proceso
Como evidencia de este control se observa que el rea de Planeacin enva a todas las dependencias los formatos
anexos a la directiva 09/GE/OP/CIAC del 10 de abril del 2017, correspondientes al anteproyecto de presupuesto de la
siguiente vigencia. Estos formatos son revisados por el Jefe de la Divisin quien consolida y verifica las necesidades
para el ao siguiente. De esta manera se controlan los requerimientos para la siguiente vigencia. Para la actual
vigencia, segn la Directiva, los dueos deproceso debieron entregar la informacin a Planeacin el 16 de agosto de
2017.
El Profesional de la Oficina de Planeacin anualmente verifica la informacin recibida de cada dependencia para la elaboracin del
anteproyecto del presupuesto de Ingresos y Gastos de la Corporacin. Revisa que cumpla con los parmetros establecidos en las
circulares expedidas para la programacin de los gastos de funcionamiento y de operacin comercial, y los formatos establecidos por el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento Nacional de Planeacin. Si identifica inconsistencias solicita las
modificaciones necesarias a las reas. Cuando toda la informacin cumple con los parmetros definidos la consolidada y la remite al
Gerente para su revisin y aprobacin.
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El control apunta al riesgo
identificado, se ha venido
aplicando durante el periodo en
evaluacin y no se ha
materializado el riesgo, lo que
demuestra su efectividad
el control se cumple y se gestiona median directiva permanete generada por
el area de planeacion y dirigida a todos los dueos de proceso
Como evidencia de este control se observa que el rea de Planeacin emite una directiva con un cronograma de
cumplimiento de entregas, donde se compromete a las dependecias para consolidar la informacin requerida y as
efectuar el Informe a Gerencia. Con base en esto se aprueban las distintas necesidades de la Corporacin en cuanto a
Ingresos y Gastos, contratacin e inversin.
El Gerente de la Corporacin anualmente revisa el a
