Formación en Finanzas de la PTA -...

California State PTA, 2327 L Street, Sacramento, CA 95816

2/5/2016

Formación en Finanzas 1

Formación en Finanzas de la PTA

2016 PTA del Estado de California

El Equipo de FinanzasEl Equipo de FinanzasEl Equipo de FinanzasEl Equipo de Finanzas

Miembros de la Asociación

ElPresidente

ElTesorero

MiembrosDe la Mesa Directiva

LaSecretaria

El Secretario de Finanzas

ElAuditor

2016 California State PTA Convention 2

Responsabilidad FinancieraResponsabilidad FinancieraResponsabilidad FinancieraResponsabilidad Financiera

La Mesa Directiva(Articulo V – elección de los oficiales)

Tesorero y Secretario de Finanzas(Articulo VI – deberes de los

oficiales)

Auditor(Articulo VI – deberes de los

oficiales)

Responsabilidad Fiduciaria

administrar, archivarY presentar informes

Mensualmente, -semestral,

Y continuamente-2016 California State PTA Convention 3


2/5/2016


• Aprobar programas • Aprobar el presupuesto

• Autorizar gastos

• Aprobar las actas

La asociación es la máxima autoridad(Normas de Funcionamiento Articulo VIII, Sección 3)

Responsabilidades de la AsociaciónResponsabilidades de la AsociaciónResponsabilidades de la AsociaciónResponsabilidades de la Asociación

• Entregar los fondos del presupuesto a la mesa directiva

• Ratificar cada cheque

• Aprobar cambios al presupuesto 2016 California State PTA Convention 4

• Obligaciones fiduciarias: cuidado, lealtad, obediencia

• Obligaciones de transparencia: simples, completas y precisas

Responsabilidades de la Mesa Directiva

La mesa directiva es dependiente de la asociación(Normas de Funcionamiento Articulo VIII, Sección 3)


Responsibilidades de la Mesa Directiva

La mesa directiva es dependiente de la asociación(Normas de Funcionamiento Articulo VIII, Sección 3)

• Conduce los asuntos tal y como los autoriza la asociación

• Autoriza el pago de las facturas dentro del limite del presupuesto

• Autoriza el pago de las facturas que no están en el presupuesto dentro de los límites aprobados



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• Recibe el dinero de la PTA

• Da un comprobante del dinero que recibe la PTA

• Deposita el dinero en una cuenta bancaria de la PTA

Secretario de FinanzasSecretario de FinanzasSecretario de FinanzasSecretario de Finanzas(Normas de Funcionamiento Articulo V)(Normas de Funcionamiento Articulo V)(Normas de Funcionamiento Articulo V)(Normas de Funcionamiento Articulo V)

• Registra el dinero recibido y los depósitos

• Presenta el informe en las reuniones de la mesa directiva y de la asociación

• Da una copia del comprobante de depósito al tesorero


• Revisar los registros financieros:

• a mitad de período y de fin de año

AuditorAuditorAuditorAuditor(Normas de Funcionamiento Articulo V)(Normas de Funcionamiento Articulo V)(Normas de Funcionamiento Articulo V)(Normas de Funcionamiento Articulo V)

• Presentar informes de auditoria tal y como lo indican las normas de funcionamiento

• Verificar que este completa y archivar la declaracion de impuestos

• en caso de que renuncie el tesorero o secretario de finanzas.

• en caso de que renuncie cualquier persona autorizada de firmar cheques

• Se recomienda: hacer una auditoria de 5-minutos a los estados de cuentas bancarias


El Presupuesto

Informes del TesoreroInformes del TesoreroInformes del TesoreroInformes del Tesorero

Prepuesto – Actual

“Informe del Tesorero”

Informe Financiero Anual



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Presupuesto de la PTA SunnyPresupuesto de la PTA SunnyPresupuesto de la PTA SunnyPresupuesto de la PTA SunnyAño Fiscal 2015Año Fiscal 2015Año Fiscal 2015Año Fiscal 2015

Recibos Cuotas Evento de Recaudación de Fondos #1

$1,000.00 $32,000.00

Total de recibos: $33,000.00

Gastos SuministrosDías de excursión

$500.00 $32,500.00

Total de gastos: $33,000.00

Estimado


PresupuestoPresupuestoPresupuestoPresupuesto----ActualActualActualActual

Recibos

Cuotas

Evento de Recaudación de Fondos #1

$1,000.00

$32,000.00

Total de recibos: $33,000.00

Gastos

Suministros

Dias de excursion

$500.00

$32,500.00

Total de gastos: $33,000.00

$300.00

$22,000.00

$22,300.00

$400.00

$3,500.00

$3,900.00

ActualEstimado


• preparar el presupuesto (comité y mesa directiva)

• Presentar el presupuesto-a-lo actual a la mesa directiva

• aprobar el presupuesto (asociación)

• modificar al presupuesto (asociación)

• entregar fondos a la mesa directiva (asociación)

El Proceso del PRESUPUESTOEl Proceso del PRESUPUESTOEl Proceso del PRESUPUESTOEl Proceso del PRESUPUESTO



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PresupuestoPresupuestoPresupuestoPresupuesto----aaaa----lo Actual y Reciboslo Actual y Reciboslo Actual y Reciboslo Actual y Recibos


PresupuestoPresupuestoPresupuestoPresupuesto----aaaa----lo Actual y Gastoslo Actual y Gastoslo Actual y Gastoslo Actual y Gastos


Informe del Tesorero de laInforme del Tesorero de laInforme del Tesorero de laInforme del Tesorero de laMesa Directiva SunnyMesa Directiva SunnyMesa Directiva SunnyMesa Directiva Sunny

IngresosCuotas Evento de Recaudación de Fondos # 1

$1,000.00 $22,000.00

Total de Ingresos: $23,000.00

Gastos

Cheque #500 – Suministros para la feria de libros Cheque #501 – excursión escolar para los niños en el tercer grado

$500.00 $2,500.00

Total de gastos $3,000.00

Balance previo en el 12 de abril, 2015 $6,510.00

Ending balance on May 12, 2015 $26,510.00 2016 California State PTA Convention 15


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Informe del Tesorero de laInforme del Tesorero de laInforme del Tesorero de laInforme del Tesorero de laPTA SunnyPTA SunnyPTA SunnyPTA Sunny


Informe del Tesorero Informe del Tesorero Informe del Tesorero Informe del Tesorero de la PTA Sunnyde la PTA Sunnyde la PTA Sunnyde la PTA Sunny


Informe Financiero Anual Informe Financiero Anual Informe Financiero Anual Informe Financiero Anual de la PTA Sunnyde la PTA Sunnyde la PTA Sunnyde la PTA Sunny

7/1/15 a 6/30/167/1/15 a 6/30/167/1/15 a 6/30/167/1/15 a 6/30/16

IngresosCuotas de membresíaDonaciones

$1,000.00 $22,000.00

Total de ingresos:$23,000.00

Gastos

Gastos del ProgramaGastos de administración

$20,000.00 $3,000.00

Total de gastos $23,000.00



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Informe Financiero Anual Informe Financiero Anual Informe Financiero Anual Informe Financiero Anual de la PTA Sunnyde la PTA Sunnyde la PTA Sunnyde la PTA Sunny


Informe Financiero AnnualInforme Financiero AnnualInforme Financiero AnnualInforme Financiero AnnualDe la PTA SunnyDe la PTA SunnyDe la PTA SunnyDe la PTA Sunny


• El total de miembros y cuotas mensuales

• una copia de todas declaraciones impuestos gubernamentales (990, 199 and RRF-1)

• una copia del presupuesto aprobado

• una copia de los programas aprobados

• una copia de la auditoria de medio-término y de fin de año

Enviar al Consejo/DistritoEnviar al Consejo/DistritoEnviar al Consejo/DistritoEnviar al Consejo/Distrito

• prima del seguro(anualmente en el otoño)

• informe de nóminas de compensación al trabajador (noviembre)2016 California State PTA Convention 21


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Manejo de Recibos (el dinero que se recibio)

Regla “Dos personas” (no familiares, ni vivir juntos)

– manejo del correo de la PTA que contiene dinero

– manejo de donaciones y de las cuotas de membresía

– manejo de dinero en efectivo en un evento de recaudación de fondos de la PTA


Manejo de Recibos (cont.)

• Proceso de efectivo y cheques que se recibe

– “Para Deposito Solamente ” y el número de la cuenta bancaria de la PTA

– Registrar todo el dinero en efectivo y cada cheque en la Forma de Verificación de Dinero en Efectivo (CVF)

– Incluir una cinta de máquina sumadora con los totales detallados con la Forma de Verificación de Dinero en Efectivo (CVF)


Manejo de Recibos (cont.)

• “Forma de Verificación de Dinero en Efectivo” (CVF)

– Regla de Dos personas – verificar y firmar la CVF

– Depositar/incluir el comprobante del deposito a la forma



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Cash Handling – Video Example


Autorización de Pagos

• asociación “entrega” los fondos a la mesa directiva

• la mesa directiva autoriza los pagos

• la asociación ratifica los cheques

• el presidente/secretario firma la Autorización de Pago

• tesorero escribe el cheque


Cómo Escribir Cheques

•Regla de “dos personas”

– las personas autorizadas para firmar no deben ser familiares ni vivir juntos

•Anote los cheques en el registro y hoja contabilidad

• Presentar una lista de los cheques a la asociación para que sea ratificada



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?2016 California State PTA Convention 28

Asuntos Bacarios

Depósitos

• Cada deposito tiene una Forma de Verificación de Dinero en

Efectivo correspondiente firmada por dos personas

• El deposito es contado por dos personas – la persona que esta haciendo el deposito y el bancario


Asuntos Bancarios (cont.)

Tarjetas ATM (cajero automático) y de Crédito

• Nunca para hacer comprars o retirar dinero

•Se permite usar la tarjeta para hacer depósitos solamente



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Estados de Cuentas Bancarias

• Enviadas por correo al domicilio de la PTA no a la casa de alguna persona

• Pida copias de los cheques que se escribieron

• Se abre e inspecciona por un oficial electo que no este autorizado a firmar cheques.



Auditoria de Cinco Minutos a los estados de cuentas bancarias

� Pagos en línea o retiros con la ATM

� Dos firmas de autorización en cada cheque

� Depósitos y cheques aparecen en el informe



Reconciliar los estados de cuentas bancarias

•Balance del Banco Vs. Registros del Tesorero

Los registros del tesorero reflejan la información actual



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– Cheques Sin Fondos– cheques devueltos

– Contactar a los pagadores INMEDIATAMENTE

- Colectar las cuotas- Cheque sin fondos = ingreso negativo en la cuenta- Cuando colecte las cuotas = use las misma cuenta deingresos

Cheques Sin Fondos (NSF)Cheques Sin Fondos (NSF)Cheques Sin Fondos (NSF)Cheques Sin Fondos (NSF)


PTAEZPTAEZPTAEZPTAEZ

• ¡Diseñado por la PTA para la PTA!

• Solución a las Formas 990 y 199

• Múltiple Usuarios

• Informes específicos para la PTA de California


PTAEZPTAEZPTAEZPTAEZ

• Sofware en línea

• Continuidad

•• Accesibilidad/Transparencia

• Su propia tienda web

• Administración de miembros y voluntarios2016 California State PTA Convention 36


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Declaraciones Gubernamentales Anuales

Paso 1: Preparar su Informe Financiero Anual

Paso 2: Presentar al IRS

Ingresos Brutos < $50,000 990N

Ingresos Brutos> $50,000 990EZ or 990


Paso 3: Archivar FTB

Ingresos Brutos (sin deducciones)< $50,000 199N

Ingreso Brutos (sin deducciones)> $50,000 199

Declaraciones Gubernamentales Anuales

Paso 4: Archivar con AG RRF-1


Rifas

• Rifa Legal –

• Pagina web del Fiscal General de California

• www.ag.ca.gov/charities/raffles.php

• Forma de Registración

• Numero de Organización Benéfica (CT) se requiere número



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Responsabilidad general $1,000,000

Directores y oficiales $1,000,000

Fianzas $15,000

Compensación al Trabajador 1st $1,000 (hay cobertura para los primeros mil)

Seguro



• Siga la Guía Verde, Amarilla o Roja

• Siga todos los procedimientos financieros y de aprobación de la PTA

Seguro



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Elección

Asignar Comités

Evaluaciones, Metas, Planes

Presupuesto

Preliminar

Auditoria de fin-de-término

1a Reunion de la PTA

• Aprobar la Auditoria de fin de término

• Informe Financiero Anual• Aprobar programas• Aprobar eventos de

recaudación de fondos • Aprobar el presupuesto

Enviar cuotas

mensuales

Auditoria de Medio Plazo

Septiembre

Marzo

Mayo

Julio

Noviembre

Enero

Febrero

Agosto

Abril

JunioOctubre

Diciembre

Fin de Término

Informe Financiero Anual

Medio-plazo

Al comienzo de

la escuela

Ultima reunión de la PTA • Aprobar el presupuesto preliminar

• Aprobar paga los gastos hechos

durante el verano

Pagar la prima del seguro

Forma de Compensación al Trabajador

Actualizar las firmas de las personas autorizadas para firmar con el banco

Asistir a Formaciones

Declaración de

organización no lucrativa

(990, 199, RRF-1)2016 California State PTA Convention 43

. 1 Reunir todos los registros financieros(ver la Verificación de Auditoria)

Resumen de los Pasos de AuditoriaResumen de los Pasos de AuditoriaResumen de los Pasos de AuditoriaResumen de los Pasos de Auditoria

2. Hacer una auditoria a los registros financieros

3. Hacer preguntas de clarificación apropiadas al tesorero

4. Reunirse con el presidente y los oficiales de finanzas para discutir recomendaciones y correcciones

5. Completar y firmar el Informe de Auditoria Anual

6. Presentar a la mesa directiva y a la asociación2016 California State PTA Convention 44

Reunir todos los registros financieros(ver la lista de verificación de auditoria):

• libro de contabilidad de los ingresos y gastos

Verificación de AuditoriaVerificación de AuditoriaVerificación de AuditoriaVerificación de Auditoria

• registro del libro de cheques

• estados de cuentas bancarias

• informes del tesorero

• formas de verificación de dinero en efectivo

• formas de autorización de pagos(con recibos, facturas, etc.

• actas de las reuniones(reuniones de la mesa directiva y la asociación)2016 California State PTA Convention 45


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Verificar el BALANCE DE ENTRADA

• en los estados de las cuentas bancarias


• en los informes del tesorero

• en el libro de registro de cheques

• en el presupuesto


Revisar LOS ESTADOS DE LAS CUENTAS BANCARIAS

• reconciliar mensualmente


• coincidir con los informes del tesorero

• coincidir con el libro de contabilidad

• coincidir con el libro de registro de los cheques


Revisar la MEMBRESIA Y CUOTAS

• verificar la cantidad que se colecto


• verificar la cantidad que se envio a la PTA del consejo o distrito



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Revisar los INFORMES DE LAS ACTAS

• todos los gastos aprobados están anotados en las actas de la mesa directiva


• Todos los gastos están aprobados/ratificados y anotados en las actas de la asociación

Revisar las AUTORIZACIONES DE PAGOS

Revisar las FORMAS DE VERIFICACIÓN DE DINERO EN EFECTIVO y los depósitos al banco

Revisar los INFORMES DEL TESORERO 2016 California State PTA Convention 49

Verificar que los impuestos que se han declarado.


Completar la Forma del Informe de Auditoria.

Presentar el informe a la asociación. Si la asociación tiene preguntas la mesa directiva debe dar respuesta y mantener en confidencialidad.

Presentar el informe a la mesa directiva y contestar preguntas según sea necesario.


Pago a un Contratista Independiente

2. Certificado de Seguro

1. W-9

3. 1099-MISC

Compensación a los Trabajadores



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Pago a un empleado

2. Personal Income Tax

1. Registrarse con el Estado EDD

3. State Disability Insurance



Pago a un empleado

5. Seguro de Desempleo

4. Impuestos de Formación Laboral

6. Depósito de Impuestos Salariales



Pago a un empleado

8. Seguro Social

7. Impuestos Federales de Ingresos Salariales

9. Impuestos de Medicare




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Pago de un empleado que trabaja como parte del personal escolar

1. Depositar el dinero con el

Distrito escolar

2. Forma de Acuerdo Fiduciario




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