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FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA Código: PAC.0059 Versión: 3.0

Administración de Intercambios Estudiantiles

Proceso-Procedimiento

Fecha

implementación:

Marzo 2015 Página 0 de 25

Áreas involucradas :

Dirección de

Relaciones

Internacionales

FORMACIÓN PROFESIONAL Y DOCENCIA



Área: Relaciones Internacionales

Versión: 3.0




Fecha

implementación:



Dirección de

Relaciones

Internacionales

1.- DEFINICIÓN ................................................................................................. 2

2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ....................................................... 3

3.- DESCRIPCIÓN DE ROLES .......................................................................... 3

4.- PROCESO RELACIONES INTERNACIONALES ......................................... 4

4.1. Procedimiento Intercambio ...................................................................... 6

4.1.1. Procedimiento Saliente (Intercambio) ................................................ 8

4.1.2. Procedimiento Entrante (Intercambio) ............................................. 11

4.1.3. Procedimiento Cursos Cortos .......................................................... 13

4.2. Campañas .............................................................................................. 15

4.3. Seguimiento Estudiantil Internacional .................................................... 17

4.4. Procedimiento Comunicación................................................................. 19

4.5. Procedimiento Convenios Internacionales ............................................. 22

5.- GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................................................ 23




Fecha

implementación:



Dirección de

Relaciones

Internacionales

Procedimiento de Administración de Intercambios Estudiantiles – Dirección de Relaciones Internacionales

1.- DEFINICIÓN

La Internacionalización de la Educación Superior pretende estar alineada y

entregar respuestas efectivas a la globalización; el constante crecimiento de

los países en los campos de la economía, el saber, la movilidad, la tecnología,

entre otras permite proyectarse hacia

Nuevos horizontes.

Es así que la Universidad de Las Américas a través de sus programas de

intercambio, brindan a los estudiantes experiencias relevantes; además de la

oportunidad de conocer nuevos entornos sociales, culturales y académicos.

Adquirir estas experiencias, contribuye al fortalecimiento de sus conocimientos

académicos, formar su perfil profesional, observar como son las culturas en

otros lugares del mundo, adaptarse a ellas y buscar alternativas para aportar a

las mismas.

El objetivo principal, es gestionar eficientemente los intercambios estudiantiles

que se realizan entre los estudiantes de la Universidad de Las Américas y

otras universidades del mundo.

El objetivo específico es lograr un registro formal de todos los movimientos que

se generan en todas las instancias universitarias durante el proceso que realiza

el estudiante para irse de intercambio.




Fecha

implementación:



Dirección de

Relaciones

Internacionales


2.- ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Inicia con el acercamiento de los estudiantes al Área de Programas

Internacionales, para conocer las condiciones y los requisitos de las

Universidades a las que pueden aplicar, además; se revisa el estado

académico y financiero en la universidad de origen y finaliza con el registro en

la universidad de destino (decisión positiva o negativa).

3.- DESCRIPCIÓN DE ROLES

Programas Internacionales.- Responsable de asesorar y orientar a los

estudiantes que deseen aplicar a un intercambio, coordinar con las autoridades

académicas de la universidad de origen y la de destino, todo el proceso de

acompañamiento al estudiante para que el mismo sea exitoso.

Universidad de origen.- Responsable de validar a través de sus autoridades

académicas de facultad, carrera, etc.; las condiciones académicas que el

estudiante deberá cumplir cuando regrese para continuar sus estudios. El área

financiera debe comprobar que el estudiante esté al día en el pago de sus

aranceles.

Universidad de destino.- Responsable de coordinar y verificar la situación

académica, financiera del estudiante que llega, controlando que se cumplan las

condiciones pactadas entre las partes originalmente.

Estudiante.- Responsable de cumplir todos los requisitos que se hayan pedido

para su proceso de intercambio.




Fecha

implementación:



Dirección de

Relaciones

Internacionales


4.- PROCESO RELACIONES INTERNACIONALES

MACRO PROCESO RELACIONES INTERNCIONALES Versión:

Área: DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERNACIONLAES Código:

Ficha de Proceso Páginas: 1

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Definir los procesos que la Universidad desarrolla los intercambios

ALCANCE: El departamento inicia con la planificación de intercambios, campañas, seguimiento estudiantil, convenios internacionales y comunicación

NORMATIVA Y MARCO LEGAL- CONTROLES

Reglamento Régimen Académico

RELACIONADO PROCESOS DE EJECUCIÓN USUARIO

Programas Internacionales 1.Dar la posibilidad de intercambio cultural 2.Intercambio 3.Campañas 4.Seguimiento Estudiantil 5.Convenios Internacionales 6.Comunicación

Programas Internacionales Personal de servicio estudiantil

ENTRADAS SALIDAS

Registro de posibles postulantes Registro de universidades para posibles convenios Registro de eventos por semestre Registro de charlas de orientación

Registro de estudiantes dentro y fuera del país Base de datos de convenio de universidades Registro de fechas para difusión de información

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS FÍSICOS

Personal de Programas Internacionales Equipos Informáticos Oficinas Dirección de Programas Internacionales

SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR

DENOMINACIÓN FORMULA

MODIFICACIÓN RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR

Actualizado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Bárbara Maldonado Cargo: Asistente de Normativa y Procesos

Nombre: Jenny Viracocha Cargo: Jefe de Normativa y Procesos

Nombre: Jennifer Mullin Cargo: Coordinadora de Programas Internacionales

Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015 Fecha: 15/02/2015




Fecha

implementación:



Dirección de

Relaciones

Internacionales


MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:

Área: DIRECCIÓN DE PROGRAMAS INTERNACIONALES Código:

Diagrama Páginas: 2

DIAGRAMA

DETALLE DE ACTIVIDADES No. Actividad Descripción Responsable Registro

1 Dar la posibilidad de intercambio cultural

Crear programas para intercambios estudiantiles o docentes

Programas Internacionales

2 Intercambio Proceso en el cual se trabaja el intercambio de alumnos que salen de la Universidad de Las Américas o ingresan a la misma


3 Campañas Proceso en el cual se realiza la difusión de los programas, eventos o cualquier tipo intercultural.


4 Seguimiento Estudiantil Proceso para mantener un contacto con las personas que salieron de la universidad o entraron


5 Convenios Internacionales Procesos en el cual se mantienen o se crean nuevos convenios con universidades internacionales.


6 Comunicación Proceso el cual mantendrá al tanto de cualquier hecho que ocurra.





Fecha

implementación:



Dirección de

Relaciones

Internacionales


4.1. Procedimiento Intercambio

MACRO PROCESO PROGRAMAS INTERNACIONALES Versión:1


Ficha de Proceso Páginas:1

Proceso: Intercambio

Sub Proceso:

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Dar la oportunidad a los estudiantes a abrir nuevas fronteras, para crecer como profesionales, adquiriendo un conocimiento más amplio.

ALCANCE: Inicia con la oferta de intercambios y cursos para estudiantes y termina con la aprobación de documentos y finaliza con la aprobación o no.



RELACIONADO ACTIVIDADES PRINCIPALES USUARIO

Programas Internacionales 1.Ofrecer oportunidades de estudio Internacionales 2.Saliente 3.Entrante 4.Cursos Cortos


ENTRADAS SALIDAS

Registro de posibles postulantes Registro de estudiantes dentro y fuera del país

RECURSOS


Personal Programas Internacionales Equipos Informáticos Oficinas Dirección de Programas Internacionales

SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR


Tiempo de ciclo: Tiempo de desarrollo de las actividades del sub proceso.

Tiempo de ciclo = Tiempo promedio de ejecución de las actividades.










Fecha

implementación:



Dirección de

Relaciones

Internacionales






Sub Proceso:

DIAGRAMA

DETALLE DE ACTIVIDADES

No. Actividad Descripción Responsable Registro

1 Ofrecer oportunidades de estudio Internacionales

Promover los intercambios Dep. Programas Internacionales

2 Saliente Ayudan en los trámites de los estudiantes para poder ir a un intercambio el cual ayude a obtener más conocimiento sobre su carrera.

Dep. Programas Internacionales

3 Entrante Permitir a estudiantes que cumplan los requerimientos a conocer nuestra cultura y

nuestro nivel académico


4 Cursos Cortos Promover cursos para extranjeros que quieran aprender el español, dando la ayuda

de búsqueda de hospedaje.





Fecha

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Dirección de

Relaciones

Internacionales


4.1.1. Procedimiento Saliente (Intercambio)





Sub Proceso: Saliente (Intercambio)

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Apoyar a los estudiantes en el intercambio, supervisando el cumplimiento de los requerimientos correctamente.

ALCANCE: Inicia solicitando información para postularse, en el cual debe tener todos sus datos y pagos al día para poder aplicar sin mayor problema, y finalizar con la aprobación de la universidad de destino mediante la revisión de los documentos enviados.




Normativa Universitaria 1.Solicitar participar en el programa 2.Entregar formularios y brindar información 3.Entrega de formularios de aplicación 4.Solicitar información de postulante 5.Preparar información del postulante 6.Tramitar intercambio con universidad de destino 7.Pagar colegiatura 8.Verificar obligaciones pendientes y emitir factura colegiatura

Carga académica

ENTRADAS SALIDAS

Directrices Registro de materias transferidas

RECURSOS


Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos Oficinas Dirección de Programas Internacionales

SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR













Fecha

implementación:



Dirección de

Relaciones

Internacionales






Sub Proceso: Saliente (Intercambio)

DIAGRAMA



1 Solicitar participar en el programa

El estudiante se acercará a la Dirección de Programas Internacionales para solicitar información. (A que Universidades puede postular o a cual quiere):

Estudiantes

2 Entregar formularios y brindar información

Entregar los formularios a los postulantes con los requerimientos para aplicar a los programas de intercambio.


3 Entrega de formularios de aplicación

El estudiante debe entregar la información solicitada a la Dirección de Programas Internacionales

Estudiantes

4 Tramitar intercambio con universidad de destino

Se enviará la información a la Universidad de destino ¿Universidad de destino acepta? No. Termina. Sí. Actividad 7.


5 Solicitar información de postulante

Se solicita información del postulante a Secretaría Académica para verificar que todo esté en orden


Preparar información del

Se debe verificar que el estudiante mantenga un nivel académico bueno,

Secretaría Académica




Fecha

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Marzo 2015

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25


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Relaciones

Internacionales


6 postulante que no presente ninguna falta grave o tenga algún pendiente. ¿La colegiatura tiene el mismo precio de la Universidad de Las Américas? No. Actividad 9. Sí. Actividad 7.

7 Pagar colegiatura Pagar colegiatura en la Universidad de Las Américas, ya sea para Laureate o no, en el caso que exista alguna diferencia de pago se lo realizará en la universidad de destino; esto podría pasar solo en la Universidades Europeas.

Estudiantes

8 Verificar obligaciones pendientes y emitir factura colegiatura

Finanzas verifica el estado de cuentas del estudiante y emite la factura de la colegiatura próxima a realizar.

Dep. Finanzas

9 Pagar la diferencia en la universidad de destino

Se pagará la diferencia en la Universidad de destino y la diferencia en la Universidad de origen (UDLA).

Estudiante

10 Registrar las condiciones de intercambio RA

Se registra lo requerido para el intercambio, así se tendrá un registro Académico


11 Informar a la universidad de destino la aprobación

Se informará a la Universidad de destino la confirmación del estudiante que va en camino





Fecha

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Marzo 2015

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Relaciones

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4.1.2. Procedimiento Entrante (Intercambio)





Sub Proceso: Entrante (Intercambio)

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Apoyar a los estudiantes en el intercambio, supervisando el cumplimiento de los requerimientos correctamente.

ALCANCE: Inicia con la información para estudiantes que tengan el interés de venir a la Universidad de Las Américas a realizar sus estudios, los cuales serán evaluados para ver si cumplen los requerimientos y finaliza con la aceptación o no por parte de la Universidad




Normativa Universitaria 1.Solicitar aprobación 2.Entregar formularios y brindar información 3.Entregar documentación solicitada 4.Evaluar aplicación 5.Entregar información a secretaría académica 6.Registrar al estudiante de intercambio en el sistema 7.Registrar la llegada, hacer carga de horario

Carga académica

ENTRADAS SALIDAS

Directrices Registro de materias

RECURSOS


Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos

SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR













Fecha

implementación:

Marzo 2015

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Dirección de

Relaciones

Internacionales






Sub Proceso: Entrante (Intercambio)

DIAGRAMA



1 Solicitar aprobación El estudiante solicitará la aprobación a la Universidad de Las Américas la cual será la universidad de destino.

Dep. Programas Internacionales (Convenio)

2 Entregar formularios y brindar información

Se entregará información requerida y los formularios para verificar su aceptación por medio de la web.


3 Entregar documentación solicitada Entregar documentos solicitados a la Universidad


4 Evaluar aplicación Se evalúa la información solicitada, para ver si cumple con los requerimientos. ¿Aprueba? No. Termina el proceso. Sí. Actividad 5.


5 Enviar carta de admisión Se le enviará al postulante una carta sellada desde la Universidad de Las Américas, para la solicitud de la visa.


6 Realizar pago Se realizará el pago, las Universidades que estén dentro de la Red Laureate pagará el mismo valor que paga en la Universidad de origen.


7 Entregar información a secretaría académica

Se entregará la documentación para ingresar en el sistema al nuevo alumno


8 Registrar al estudiante de intercambio en el sistema

Debe registrar al estudiante que llegó de intercambio


9 Registrar la llegada, hacer carga de horario

Solicitar carga de las materias requeridas Secretaría Académica

10 Registrar notas académico Se registrará las notas académicas del estudiante





Fecha

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Marzo 2015

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4.1.3. Procedimiento Cursos Cortos





Sub Proceso: Cursos Cortos (Entrantes-Salientes)

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Permitir a los estudiantes aprender nuevos idiomas, en el país natal.

ALCANCE: Inicia con la aplicación ya sea para un grupo o individual, se realizará e pago en la universidad de destino cuando sea grupal y en la universidad de origen cuando sea individual, finaliza con la llegada a la universidad de origen para iniciar el curso.




Normativa Universitaria 1.Aplicar al programa curso temporal 2. Verificar la documentación del estudiante 3.Pagara en la universidad de destino 4.Pagar en la Universidad de origen 5.Ingresar en el sistema los estudiantes que están en curso 6.Recibir a los estudiantes

Relaciones Internacionales

ENTRADAS SALIDAS

Directrices Registro de estudiantes dentro y fuera del país

RECURSOS



SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR













Fecha

implementación:

Marzo 2015

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Dirección de

Relaciones

Internacionales






Sub Proceso: Cursos Cortos (Entrantes-Salientes)

DIAGRAMA


1 Aplicar al programa curso temporal

El estudiante adjuntará la información requerida para solicitar el curso. ¿Es grupo institucional? No. Actividad2. Sí. Actividad 4.

Dep. Programas Internacionales (Emisora)

2 Verificar la documentación del estudiante

Se verificará la información del estudiante, para evitar recibir a un estudiante con un compartimiento impropio.

Dep. Programas Internacionales (Receptora)

3 Pagará en la universidad de destino

Cuando es una aplicación individual el pago se lo hará en la universidad de destino.

Finanzas

4 Pagar en la Universidad de origen

Cuando la aplicación es grupal se pagará en la universidad de origen.

Finanzas

5 Ingresar en el sistema los estudiantes que están en curso

Se ingresará en el sistema los alumnos que se vayan a un curso de verano para aprender o practicar otro idioma y los estudiantes que ingresen a los cursos cortos en la Universidad de Las Américas.

Secretaría Académica (Gestión Estudiantil)

6 Recibir a los estudiantes

La universidad de destino será la responsable de recibir a los estudiantes, los cuales ayudarán al estudiante a encontrar una familia anfitriona, o un lugar seguro donde pueda permanecer durante el curso.

Dep. Programas Internacionales (Receptora)




Fecha

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Marzo 2015

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Internacionales


4.2. Campañas




Proceso: Campañas

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Promover los cursos o intercambios con universidades internacionales, con el objetivo conocer nuevas culturas.

ALCANCE: Inicia con la planificación de lo que se quiere dar a conocer y como captar la atención y finaliza con la difusión de la campaña.




Programas Internacionales 1.Planificar lo que se quiere y cómo se quiere la campaña 2. Crear el diseño para la web boletines, entre otros. 3.Aprobar diseño presentado 4.Difundir la campaña

Personal de servicio estudiantil

ENTRADAS SALIDAS

Registro de eventos por semestre Registro de fechas para difusión de información (campaña)

RECURSOS



SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR













Fecha

implementación:

Marzo 2015

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Dirección de

Relaciones

Internacionales





Proceso: Campañas

Sub Proceso:

DIAGRAMA


1 Planificar la campaña Planificar que se quiere difundir en la campaña y sobre qué temas

Dirección Programas Internacionales

2 Crear el diseño Se crea el diseño y se envía a Marketing para su aprobación. (Sin la aprobación no se podrá realizar la difusión)


3 Aprobar diseño presentado Se realizará las correcciones en el caso que fuera necesario o se aprueba directamente.


4 Difundir la campaña Se difunde la campaña, ya sea a través de folletos, pancartas, hojas volantes, entre otros.





Fecha

implementación:

Marzo 2015

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Dirección de

Relaciones

Internacionales


4.3. Seguimiento Estudiantil Internacional




Proceso: Seguimiento Estudiantil Internacional

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Mantener un contacto con los estudiantes que estén dentro o fuera de la Universidad de Las Américas, con el fin de saber su situación académica y la experiencia intercultural.

ALCANCE: Inicia con una charla de orientación, información requerida por el estudiante o cualquier inquietud al respecto, se creará un perfil académico y finalizará con el apoyo académico, para su mejora profesional.




Programa Internacional 1.Realizar un charla de orientación para cualquier Intercambio 2.Crear un perfil de cada estudiante 3.Validar que el seguro médico este vigente 4.Brindar apoyo académico


ENTRADAS SALIDAS

Registro de charlas de orientación Registro de estudiantes dentro y fuera del país

RECURSOS



SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR













Fecha

implementación:

Marzo 2015

Página 18 de

25


Dirección de

Relaciones

Internacionales





Proceso: Seguimiento Estudiantil Internacional

DIAGRAMA


1 Realizar un charla de orientación para cualquier Intercambio

Se dar una charla de orientación, se brinda explicación sobre los lugares que deberían conocer o en los cuales deberán tener cuidado, qué es necesario tener siempre a la mano en cada salida, y responder a las inquietudes que el estudiante tenga.


2 Crear un perfil de cada estudiante

Se crea un perfil académico, con la información personal, la carrera a donde fue, los objetivos planteados para el estudiante y un contacto de emergencia para ubicarlos.


3 Validar que el seguro médico este vigente

Se debe validar que el seguro médico con el que viaja el estudiante esté vigente, para evitar cualquier inconveniente en el caso de entrada o salida.


4 Brindar apoyo académico Se da apoyo académico en el caso que el estudiante lo requiera, dando un respaldo para la motivación del estudiante.

Servicios Estudiantiles




Fecha

implementación:

Marzo 2015

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Relaciones

Internacionales


4.4. Procedimiento Comunicación




Proceso: Comunicación

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Mantener la información actualizada y que sea veraz, para cualquier circunstancia en la cual interfiera con las personas de intercambio

ALCANCE: Inicia con un listado de los estudiantes, se planifica una estrategia para alertar en cualquier caso de emergencia y finaliza con la comunicación vía e-mail o telefónica para verificar que se tenga un enlace en caso de emergencia.




Programas Internacionales 1.Crear una lista de los alumnos de Intercambio 2.Planificar una estrategia de emergencia 3.Tener los contactos de los estudiantes 4.Mantenerce en contacto una vez por semana 5.Entregar números de emergencia a estudiantes 6.Buscar una estadía cercana a un lugar de evacuación 7.Mantener contacto con la universidad de convenio


ENTRADAS SALIDAS

Registro de charlas de orientación Registro de estudiantes

RECURSOS



SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR













Fecha

implementación:

Marzo 2015

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25


Dirección de

Relaciones

Internacionales





Proceso: Comunicación

Sub Proceso:

DIAGRAMA



1 Crear una lista de los alumnos de Intercambio

Tener una lista con todos los alumnos de intercambio, la cual se divide en entrantes y salientes.


2 Planificar Planificar una estrategia en casos de emergencia. Dep.




Fecha

implementación:

Marzo 2015

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Dirección de

Relaciones

Internacionales


una estrategia de emergencia

¿Está en la UDLA? No. Actividad 8. Sí. Actividad 3.


3 Tener los contactos de los estudiantes

Mantener vigente los contactos de los estudiantes, correo o algún número para poder comunicarlos.


4 Mantenerse en contacto una vez por semana

Dos o tres veces por semana se enviará un correo para saber cómo va su estadía en el país de destino.


5 Entregar números de emergencia a estudiantes

Se entrega una tarjeta a los estudiantes que ingresan a la Universidad de Las Américas, con los números de emergencia.


6 Buscar una estadía cercana a un lugar de evacuación

Se busca una estadía cercana a un lugar de evacuación. Dep. Programas Internacionales

8 Mantener comunicación vía e-mail

Se debe mantener contacto una vez por mes vía e-mail Dep. Programas Internacionales

9 Mantener contacto con la universidad de convenio

Se debe tener contacto con la universidad de destino, para saber cómo va el estudiante, si está asistiendo a clases o si tuvieron algún inconveniente.





Fecha

implementación:

Marzo 2015

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Dirección de

Relaciones

Internacionales


4.5. Procedimiento Convenios Internacionales




Proceso: Convenios Internacionales

CARACTERIZACIÓN

OBJETIVO: Crear nuevos lazo con Universidades extranjeras.

ALCANCE: Planificar reuniones con universidades interesadas en tener convenios, realizar acuerdos y socializar.




Programas Internacionales 1.Planificar reunión de convenio 2.Intercambiar acuerdo en borrador 3.Socializar


ENTRADAS SALIDAS

Registro de universidades para posibles convenios

Base de datos de convenio de universidades

RECURSOS


Personal Relaciones Internacionales Equipos Informáticos Dep. Programas Internacionales

SOPORTE DOCUMENTAL

INDICADOR













Fecha

implementación:

Marzo 2015

Página 23 de

25


Dirección de

Relaciones

Internacionales





Proceso: Convenios Internacionales

DIAGRAMA


1 Planificar reunión de convenio Se deberá realizar una planificación con lo que se requiera para establecer un convenio con universidades extranjeras.


2 Intercambiar acuerdo en borrador Se crea un acuerdo en borrador en el cual se revisa y se realiza las modificaciones requeridas para un acuerdo de parte y parte.


3 Socializar Se procede a promocionar el nuevo convenio para intercambios.


5.- GLOSARIO DE TÉRMINOS

Entrantes (Intercambio): Estudiantes extranjeros que ingresan a la Universidad

de Las Américas.

Salientes (Intercambio): Estudiantes de la Universidad de Las Américas que

van a estudiar a una universidad del exterior.

Acuerdo: Decisión sobre algo tomada en común con varias personas.




Fecha

implementación:

Marzo 2015

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25


Dirección de

Relaciones

Internacionales


Socializar: Promover las condiciones sociales que favorezcan el desarrollo

igualitario de todas las personas o la extensión de cierta cosa a toda la

sociedad.

Seguimiento estudiantil: mantener un contacto, ya sea personalmente como por

cualquier otro medio de comunicación.

Cursos Cortos: Cursos de verano para aprender otros idiomas en el país natal,

ya sean estudiantes que salgan de la Universidad de Las Américas a otro país

como estudiantes que ingresen a la universidad.

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