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Formación del personal y los usuarios en el manejo adecuado del material de archivo:

un estudio del R A M P con instrucciones

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1991

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Original: Inglés PGI-91/WS/17 PARIS , octubre de 1991

FORMACIÓN DEL PERSONAL Y LOS USUARIOS EN EL MANEJO ADECUADO DEL MATERIAL DE ARCHIVO:

UN ESTUDIO DEL RAMP CON INSTRUCCIONES

preparado por

H E L E N F O R D E

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

Noticia bibliográfica recomendada:

Forde, Helen

Formación del personal y los usuarios en el manejo adecuado del material de archivo: un estudio del R A M P con instrucciones / preparado por Helen Forde [para el] Programa General de Información y el UNISIST - París, U N E S C O , 1991, iv, 33 págs., 30 cm - (PGI-91/WS/17)

I - Título

II - U N E S C O . Programa General de Información y UNISIST

HI - Programa de Gestión de Documentos y Archivos ( R A M P )

© - UNESCO, 1991

INDICE

Página

1. INTRODUCCIÓN 1

2. EL CONTEXTO 2

2.1 Problemas del siglo X X 2 2.2 Aumento del costo de la conservación 2 2.3 Tratamiento en masa: la laminación 3 2.4 Tratamiento en masa: vaciado de la hoja 3 2.5 Tratamiento en masa: desacidificación 3 2.6 La preservación en primer plano 3 2.7 Demasiada demanda para los presupuestos 3 2.8 Mayores exigencias de los usuarios 4 2.9 Efectos de la tecnología moderna 4

3. EL MATERIAL DE ARCHIVO 4

3.1 Material de una sola hoja 4 3.2 Archivadores 5 3.3 Mapas, planos y cartas 5 3.4 Volúmenes 6 3.5 Materias textiles 7 3.6 Fotografías 7 3.7 Registros audiovisuales y de lectura mecánica 8

4. SOLUCIONES 8

4.1 Auxiliares materiales 8 4.2 Auxiliares de la sala de lectura 10 4.3 Preparación de copias 13 4.4 Mobiliario de la sala de lectura 14 4.5 Guías de manipulación del material de archivo 15 4.6 Cumplimiento de las normas 22

5. CAPACITACIÓN 23

5.1 Capacitación de los lectores 23 5.2 Capacitación del personal 25

6. RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES 30

7. CONCLUSIONES 32

8. OTROS TEXTOS DE CONSULTA 32

PREFACIO

L a División del Programa General de Información de la U N E S C O creó el Programa de Gestión de Documentos y Archivos ( R A M P ) para prestar ayuda a largo plazo a los Estados Miembros, sobre todo a los países en desarrollo, con vistas a satisfacer sus necesidades en las esferas especializadas de la administración de archivos y registros.

Los objetivos generales del R A M P son:

- fomentar la conciencia y la comprensión de los gobiernos de los Estados Miembros y entre ellos respecto del valor y la utilidad de los documentos y los archivos c o m o recursos esenciales de la información;

- asistir a los países y a las regiones que lo soliciten en la organización y el desarrollo de los sistemas y servicios de administración de registros y archivos necesarios para la plena y efectiva utilización de esos recursos esenciales de la información;

- promover el progreso y la difusión de los conocimientos y contribuir a ellos mediante la formación de profesionales en el campo de la administración de archivos y documentos, que es la base para una política acertada respecto de los archivos y para su eficaz desarrollo.

Las actividades del R A M P se centran en la elaboración de infraestructuras, la formación y la enseñanza; la protección del patrimonio archivístico; y el fomento del desarrollo y la aplicación de las modernas tecnologías de la información y de la investigación en materia de teoría y práctica archivísticas.

El presente estudio, elaborado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CÍA), se propone informar a los archivistas, los conservadores y los usuarios en el manejo y cuidado del material de archivo. El estudio propone un análisis de los problemas y formula sugerencias sobre las técnicas de manejo y la capacitación en ellas y conclusiones acerca de la utilidad de un manejo acertado.

Pueden dirigirse comentarios y sugerencias acerca del estudio a: División del Programa General de Información, U N E S C O , 7 , place de Fontenoy, 75700 París, Francia. A la misma dirección pueden solicitarse otros estudios elaborados en el marco del programa del R A M P .

PGI-91/WS/17

1. INTRODUCCIÓN

1.1 El material de archivo corre riesgo debido a su naturaleza misma y al hecho de que lo maneja el público en general. Es ésta la diferencia entre este material y el de biblioteca o los objetos de museo, que suelen ser dos clases diferentes de material.

1.2 A d e m á s , los materiales con que se crean los archivos son de utilización corriente. El papel es un producto perecedero, el lápiz se puede borrar con una goma , y la tinta de imprenta o de máquina puede borrarse con líquido de corrección. D e ahí que los periódicos, las fotografías y el material audiovisual modernos puedan parecer históricamente menos valiosos que los que han adquirido cierta dignidad gracias a su antigüedad.

1.3 La proliferación desde la última guerra de las oficinas depositarías de documentos y de los archivos abiertos al público en general ha hecho que el uso de esos registros se extendiera a una gama mucho más amplia de usuarios. La imagen del anticuario especialista en actas y registros notariales que celosamente va filtrando los documentos a los que sólo él tiene acceso ha cambiado porque las fuentes archivísticas son la base de actividad no sólo de los historiadores y los investigadores profesionales sino también de los historiadores de familias, los historiadores municipales, los estudiantes adultos, los escolares y colegiales, los periodistas, los economistas y los simples curiosos. La creciente demanda ha llevado a que cuantos tienen a su cargo archivos reclamen mayores recursos, pero aumentar los recursos en materia de personal y de servicios de almacenamiento resulta caro y es raro que se considere una prioridad.

1.4 Sin embargo, a causa de la creciente demanda el material de archivo que por muchas razones se halla ya en peligro en estos finales del siglo X X está por desgracia expuesto a un mayor desgaste y a más frecuentes desgarramientos. Al mismo tiempo el costo de la conservación tradicional ha aumentado. Ello ha impulsado a centrar la atención en las técnicas de preservación. Las prácticas de manejo cuidadoso se cuentan entre las más importantes y eficaces.

1.5 Las diferencias del material exigen distintas soluciones para el buen manejo. Los elementos aparte tienen varios formatos: planos, enrollados, grandes, pequeños, perfectamente almacenables de forma independiente o entre otros documentos. E n cambio, los archivadores suelen estar atiborrados y pueden contener material ajeno o accidental insuficientemente protegido. Los mapas y los planos plantean problemas especiales de manejo debido a su tamaño, mientras que los libros son a menudo voluminosos, les puede faltar parte de la encuademación y pueden sufrir daños debido a la presión a que se les somete en las junturas. Los textiles pueden tener trozos en vías de desintegración pegados en libros de patrones o en prendas de vestir. Corren peligro especialmente en el manejo las fotografías que pueden hallarse en álbumes de material malo o que frecuentemente se almacenan sueltas. Los registros y las grabaciones audiovisuales y de lectura mecánica pueden tener una resistencia aparente que quizás engaña y tal vez sufren daño con el uso.

1.6 Las soluciones prácticas adoptadas en bibliotecas y archivos incluyen el suministro de equipo especializado tal c o m o cajas en que se presenta el material a los lectores, carritos de libros con estantes en ángulo, carritos de mapas con apoyo para los objetos que superan el tamaño normal, almohadillas o soportes en que apoyar los libros, cadenas o pesos forrados para sujetar las páginas o los objetos enrollados, y láminas transparentes para proteger los mapas o los planos que los lectores deseen calcar. A los lectores se les puede ofrecer

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información acerca del manejo cuidadoso en forma de instrucciones que deben leerse en el momento de inscribirse, notas en las mesas o volantes explicativos y cintas de vídeo sobre las precauciones necesarias. E n las instrucciones debería indicarse lo relativo al manejo del material, a la lectura, al calco y a la copia (según los casos), advirtiendo al usuario del derecho a negarle el permiso para realizar alguna de esas operaciones. Que el personal mismo dé el ejemplo es probablemente la forma más convincente de persuadir al público para que actúe con cuidado y precaución.

1.7 Naturalmente, habría que formar al nuevo personal en el cuidado del material archivado. La formación periódica del personal ya contratado en el manejo del material de archivo debería ser obligatoria e incluir no sólo al personal que normalmente trabaja llevando el material o c o m o asistentes de repositorio sino también al personal que trabaja con los documentos, al de reprografía y a cualquiera que tenga ocasión de manejar el material de archivo. Esto debe considerarse aplicable a todo el mundo. Las costumbres laxas del personal superior se reflejarán en el personal subalterno, que puede no sentirse especialmente obligado a tener cuidado. Entre las reglas básicas deberían aplicarse las relativas a la forma de cargar el material, transportarlo, leerlo, copiarlo, prestarlo y exponerlo.

Debe tenerse m u y presente la importancia de un manejo cuidadoso para la eficacia actual del servicio y para la futura preservación del material de archivo.

2. EL CONTEXTO

2.1 Problemas del siglo X X

E n los últimos años del siglo actual se observa una preocupación creciente por la supervivencia del material de archivos y de bibliotecas. Este material se halla amenazado por la combinación de los agentes de contaminación atmosférica como el dióxido sulfúrico, de la mala calidad del papel a base de pulpa de madera y de la mayor utilización del material por haberse popularizado. C o n la creciente alfabetización ha aumentado la cantidad de material disponible pero se ha incrementado mucho la demanda de servicios de archivo y se han agravado los problemas de preservación. E n Estados Unidos, donde los efectos acumulados de la contaminación, del almacenamiento deficiente y de la calefacción central se han observado antes que en Europa, el "síndrome del libro frágil" puso en guardia a las bibliotecas en general sobre los enormes problemas que se les presentan. E n numerosos casos las oficinas de archivos y de registros ya habían tenido que enfrentarse con estos problemas pero no en tan gran escala. Los conservadores, los reparadores o los técnicos de archivos estaban acostumbrados a tratar con material frágil y la manera cómo lo trataban era cada vez más profesional. Los talleres de encuademación y las bibüotecas tenían aún mucho que aprender pero su experiencia sirvió para poner de relieve la enormidad del problema.

2.2 A u m e n t o del costo de la conservación

L a primera cuestión es la del tamaño mismo del material. Otra es la de los costos de m a n o de obra. Junto con la creciente importancia de la profesión de conservación se ha producido un déficit de mano de obra y un aumento de los costos de personal. Las operaciones que eran relativamente esenciales pero ejecutadas por personal no calificado exigían mucho tiempo y en muchos casos su coste resultaba prohibitivo. El optimismo que siguió a la Segunda Guerra Mundial acerca de las posibilidades de manejar la masa de

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material que necesitaba ser cuidado ha disminuido y hoy se tiene conciencia de que, de todas las modalidades de preservación, la conservación tradicional del papel es la más cara. Y esto vale incluso para los programas actuales de tratamiento generalizado de desacidificación o de conservación mecánica.

2.3 Tratamiento en masa: la laminación

E n algunos archivos y bibliotecas la laminación se considera un método que puede aplicarse adecuadamente como último recurso a gran cantidad del material del siglo actual, puesto que de ella pueden encargarse trabajadores semicalificados y, por tanto, relativamente poco costosos. Sin embargo, presenta una desventaja consustancial: de someter al calor un material que debe utilizarse con sumo cuidado para evitar cualquier daño.

2.4 Tratamiento en masa: vaciado de la hoja

El vaciado de la hoja, un proceso mediante el cual se llenan los huecos del papel con pulpa de celulosa utilizando una mesa de vacío, es un método de conservación bastante más rápido que la reparación tradicional de papel, pero tiene un uso limitado en los archivos. Su aplicación generalizada es más apropiada en las bibliotecas, donde todo un libro puede repararse utilizando la misma pulpa. Es necesario seguir formando personal en este método, tarea que suelen llevar a cabo los conservadores, con lo que se pierde la ventaja del bajo costo de la m a n o de obra.

2.5 Tratamiento en masa: desacidificación

L a desacidificación generalizada ha resultado también más útil en las bibliotecas que en los archivos. La diversidad del material de los archivos ha impedido hasta ahora toda economía de escala, aunque la investigación ha dado algunos resultados prometedores que podrán aplicarse en el futuro.

2.6 L a preservación en primer plano

D e ahí que, obligados a recurrir a los métodos tradicionales, los archivistas se hayan inclinado más por prevenir que por curar. Gradualmente, el término preservación ha pasado a formar parte del vocabulario, significando esencialmente todas las medidas que pueden tomarse para asegurar la supervivencia del material de archivo. Esas medidas son el almacenamiento apropiado, la regulación de las condiciones ambientales, la reducción de la intensidad de la luz, la confección de copias institutorias cuando ello sea posible, los buenos métodos de manejo, y, en última instancia, el trabajo de conservación.

2.7 Demasiada d e m a n d a para los presupuestos

Otros dos factores han obligado a adoptar este cambio de actitud. N o sólo la conservación se ha vuelto un trabajo más costoso sino que además tiene que competir contra otras necesidades dentro de un presupuesto cada vez más reducido para archivos. Los archivos públicos y los privados han sufrido de la inflación de los costes en los años ochenta, a lo que ha venido a añadirse para mayor conciencia de la fragilidad de los edificios en que están instalados no sólo los archivos sino también los museos y las bibliotecas. A falta de un activo movimiento filantrópico equivalente al del siglo X I X , sólo queda el legado de los

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edificios de aquella época, algunos de los cuales no se contruyeron suficientemente fuertes. El mantenimiento ordinario según las adecuadas normas archivísticas pasa por la preservación; la rehabilitación de edificios bastante envejecidos representa un gasto de capital que corroe el presupuesto. E n una sociedad donde toda iniciativa adoptada por las instituciones que viven de un presupuesto en lugar de producir dinero necesita justificación, es difícil escoger entre financiar un trabajo urgente de conservación y un trabajo de reparación de edificios no menos esencial.

2.8 Mayores exigencias de los usuarios

El otro factor son las mayores exigencias aceptables de los usuarios. La variedad de personas que acuden a los archivos aumenta de año en año y la posibilidad de disponer de m á s tiempo libre ha permitido el incremento de las investigaciones históricas de todo tipo. N o es raro que entre 70% y 80% de los lectores de algunos archivos estén estudiando la historia de la familia y son muchos los archivistas que reconocen que es sólo la presión de los usuarios persistentes c o m o ésos lo que ha permitido la expansión de los servicios que pueden ofrecer. El hecho de ver aumentar la curva de demanda en un gráfico fortalece la sensación de ser necesario, pero esa curva ilustra también la carga que pesa sobre los archivos.

2.9 Efectos de la tecnología moderna

L a tecnología moderna ha creado otras dificultades, en particular por la práctica generalizada de la fotocopia. Para el estudiante universitario que se afana por terminar un doctorado dentro de un determinado plazo, las fotocopias son un elemento esencial cuando no dispone localmente de material de archivo o cuando el horario de apertura es limitado. Al escolar se le enseña que está bien considerado conocer el uso del material original, el profesor de historia local espera poder dar a sus alumnos copias para el estudio de la paleografía, el periodista espera llevarse los textos a fin de poder citarlos con precisión. La microfilmación puede ser una alternativa cuando la fotocopia no es posible. A m b o s procesos son probablemente más nocivos para el original que el mero manejo por el lector, pero las expectativas del público son tan considerables que suprimir esos servicios levantaría una marca de protestas.

E n esta situación de mayor capacidad profesional, mayores costos, mayores oportunidades de estudio y mayores expectativas respecto de las exigencias que pueden surgir para ayudar a la investigación, el problema del manejo del material se vuelve fundamental c o m o medida de preservación.

3. EL MATERIAL DE ARCHIVO

El material de archivo tiene diferentes cualidades y, por lo mismo, puede necesitar diferentes formas de almacenamiento, distintas temperaturas y varios métodos para su manejo.

3.1 Material de una sola hoja

Al lector generalmente se le da un solo documento. El documento puede estar almacenado con otros, pero si tiene número individual de referencia hay que contarlo c o m o

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un pedido. Puede tratarse de material plano o enrollado, grande o pequeño, almacenado en su propia caja o en una caja con otro material similar. Este tipo de material plantea problemas de seguridad si es pequeño y de manejo si es grande. Frecuentemente puede sufrir daños al sacarlo o cuando se le devuelve a su sitio si no está protegido con tapas. También puede estropearse si se maneja junto con otros elementos. La mala calidad del papel de artículos grandes tales c o m o los carteles suele ser causa de que se produzcan inadvertidamente daños en ellos al transportarlos. Las cartas selladas con cera presentan a menudo rasgones que se les hicieron al abrirse por primera vez, lo que expone el papel a un mayor desgarramiento. Los sellos añadidos corren también peligro si se les somete a un duro trato ya que la cera de lacrar suele volverse quebradiza y se descascarilla. En los casos en que los usuarios piden elementos constituidos por una sola hoja pero que se hallan juntos en una caja con otro material similar, una manipulación prolongada durante la búsqueda, entraña grave riesgo.

3.2 Archivadores

L a mayor parte de los archivos públicos modernos se guardan en archivadores, anotándose el contenido de cada uno con una sola referencia. El lector que está buscando un solo elemento, no el que está leyendo toda la historia de un proyecto, tendrá la tentación de leer hojeando rápida y descuidadamente el contenido del archivador. Durante este tipo de búsqueda pueden encontrarse un periódico, mapas, planos, fotografías y a veces incluso pequeños documentos. Es probable que se les haya prestado poca atención al manejarlos durante su vida activa. Las tapas de los archivadores suelen estar hechas de cartulina delgada en que se indican detalles sobre la distribución o notas. Esas tapas, que tienen que dar cierta protección al contenido, pueden también sufrir daños, sobre todo en las junturas. La tendencia a recargar los archivadores hace más necesario su manejo cuidadoso por parte del personal y de los lectores. Los papeles pueden sujetarse dentro de carpetas con argollas o con un sistema de pinzas, según la costumbre local. E n cualquiera de los casos, los papeles resultarán más vulnerables en el punto en que se perforan y hay que tener cuidado al pasar las hojas. Los archivadores se fabrican a veces con bolsillos para anexos a fin de guardar material que por una u otra razón no se puede proteger en la forma ordinaria. A veces se incluyen con los demás papeles sobres llenos de pequeños elementos o fotografías, y la ineficacia del material adhesivo usado en la fabricación del sobre o la falta de la tapa de éste pueden hacer que se pierda el contenido.

3.3 M a p a s , planos y cartas

D e todo el material de archivo son tal vez estos elementos los que más pueden sufrir daños, incluso antes de su llegada a los locales del archivo. Si se trata de elementos solos, pueden haber sido doblados muchas veces, utilizados en el campo o transportados por el mar, y las partes de los pliegues serán normalmente débiles, si es que no se estén rasgando ya. Por eso son vulnerables si se trasladan sin soporte de los cajones de los mapas a la sala de lectura. Si están almacenados en rollos son menos vulnerables pero hay muchos depósitos en que la profundidad de los estantes no es suficiente para poder almacenar los mapas enrollados sin que vayan acumulándose demasiado unos encima de otros. L a dificultad de sacar uno que se encuentre en la parte de abajo del montón puede producir fácilmente daños.

Los mapas y los planos encuadernados en volúmenes se hallan a menudo en malas condiciones debido a que no se sustituyen cuidadosamente. Tales documentos suelen estar confeccionados en papel delicado, incompatible con los papeles que les rodean, lo cual crea tensiones en la parte en que ambos se juntan. Al doblarlos los pliegues pueden no

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corresponder con los normales y las partes que sobresalen se deterioran al volver a guardar el m a p a en la caja o en la estantería. Los mapas, planos y cartas de gran tamaño guardados verticalmente se hallan en peligro cuando cuelgan de los elementos de protección si se ha utilizado un tipo de papel o de adhesivo inadecuado. A veces resulta también difícil sacarlos cuando se emplea el viejo método de colgarlos. Nunca debería recurrirse al almacenamiento vertical cuando el papel tenga algún defecto, a menos que los objetos estén bien envueltos y tengan un soporte adecuado.

3.4 Volúmenes

H a y dos clases de volúmenes: los que son en sí mismos registros c o m o los diarios, los cuadernos de bitácora y los libros ordinarios, y los creados para proteger registros considerados en peligro. Los repositorios no se pueden permititr ignorar los problemas de ninguna de estas dos clases.

L a costumbre vigente en el siglo X I X de encuadernar el material de archivo en volúmenes uniformes ha dado c o m o resultado que los volúmenes se desgasten y se rasguen bastante, aunque es difícil saber si se habrían producido mayores o menores daños si no se hubieran protegido los objetos. Los daños que al principio pueden causarse a un volumen al manejarlo es más probable que afecten a la encuademación que al contenido, pero a medida que se va estropeando la encuademación el contenido queda también expuesto a mayores riesgos. La mala calidad de los materiales agrava el problema.

El punto débil de la mayoría de las encuademaciones es la juntura entre las tapas y el lomo, tanto en la parte extema c o m o en la interna, allí donde la hoja final está pegada a las cartulinas. U n a vez que las cartulinas se han desprendido, el contenido no está ya protegido adecuadamente. Otra parte de frecuente desgaste es la parte superior del lomo, porque al extraer los libros sin cuidado tirando de ellos por su parte superior se puede ir dañando el lomo que finalmente puede desprenderse. Si el encuadernador primitivo no usa cartulina suficientemente gruesa para proteger todo el contenido, los volúmenes pueden estropearse al sacarlos o volverlos a poner en la estantería. Si el bloque de las páginas se cae debido a su peso o a que no está bien cosido, los bordes inferiores de las hojas pueden sufrir daños. D e idéntica manera, si se trata de documentos que se guardan plegados y se despliegan sobresaliendo de las tapas, pueden estropearse. El celo en la protección de los documentos mediante la encuademación ha hecho que a menudo se colocaran todas juntas diferentes clases de material; el papel, el pergamino, las obras de arte en papel, las materias textiles, las fotografías, los calcos y las guardas en que van montados, pueden contribuir a la inestabilidad de un volumen si se intenta que todos esos elementos sobrevivan juntos. Los volúmenes de tamaño excepcional corren peligro al ser manejados simplemente por sus dimensiones. Pocas encuademaciones son suficientemente fuertes para resistir el desgaste del uso frecuente cuando el contenido es pesado o voluminoso.

Incluso sacar de los estantes esos volúmenes entraña riesgos a causa de su tamaño y de la posibilidad de que caigan al suelo.

Los volúmenes que son objeto de una utilización intensa (generalmente, aquellos a los que se tiene acceso libre en las salas de lectura) sufren desgaste en el borde inferior de las tapas. Ello se debe al roce con los estantes, en especial los estantes metálicos o de madera no tratada.

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3.5 Materias textiles

Estas materias son a menudo frágiles y especialmente sensibles a las malas condiciones de almacenamiento y al exceso de luz. Tratándose de materiales de uso corriente, el usuario puede atribuirles una solidez que no tienen. Mientras está pegada sobre un soporte, una tela puede mantenerse; pero su fragilidad se manifiesta cuando se la despega. Su fragilidad puede obedecer a los pigmentos, en especial los utilizados en el siglo X I X , que terminan por atacar la trama; a la exposición a la luz, que es nociva; al material adhesivo con que se la pegó; a un soporte ácido; o a la reacción que se establezca con otra tela. Las muestras, en particular, están expuestas a estos riesgos y a ellas se aplican también las observaciones formuladas con respecto a los ejemplares de gran tamaño.

Los materiales de cubierta utilizados en la encuademación (por ejemplo, el terciopelo) pueden haberse gastado o presentar puntos débiles en los bordes. L a manipulación de esos objetos plantea problemas, tanto in situ c o m o cuando hay que desplazarlos por razones de seguridad. Por definición, esos materiales se utilizaban en los libros de valor (tratados o documentos reales); a veces incluían hilos de oro o plata que tienen un peso específico elevado y pueden dañar los materiales adyacentes.

Las telas procedentes de vestimentas que forman parte de los archivos y colecciones pueden presentar una gran fragilidad según el tiempo y las condiciones de su exposición. Al manipularlas pueden romperse hilos o partes enteras que se han vuelto frágiles.

Las cuerdas que unen los sellos a los documentos también pueden romperse si se las somete a tirones bruscos. Cuando se trata de cuerdas de hilos multicolores, los hilos oscuros pueden resultar frágiles, especialmente los negros y marrones a causa de los pigmentos. N o debe pues permitirse que el peso del sello (y, a veces, la caja metálica que lo contiene) tire de la cuerda pues ello puede dañar tanto el sello c o m o el documento.

3.6 Fotografías

Son también objetos tan familiares que resulta particularmente difícil introducir técnicas adecuadas para su manejo. Todos manipulamos una fotografía en algún momento de nuestra vida; pero rara vez pensamos en las técnicas de preservación.

Toda fotografía consiste en un soporte cubierto de una película de productos químicos sensibles a la luz; ambos elementos son vulnerables durante la utilización. La base puede ser de metal, vidrio, papel, nitrato de celulosa, acetato de celulosa o poliéster. El metal y el papel son materiales orgánicos, expuestos por lo tanto a los mismos errores de manipulación que otros materiales de archivo de idéntica composición; el vidrio tiene el inconveniente de la fragilidad y, al igual que los otros tres soportes sintéticos, puede sufrir rayaduras. La película de emulsión en que se ha retenido la imagen también es vulnerable y puede ser dañada cuando en ella se deposita aceite o polvo.

También el formato en que se presentan las fotografías plantea problemas de manipulación. Las fotografías antiguas pueden presentarse en marcos pequeños, simples o dobles, cubiertos con una placa de cristal. Se acostumbraba montar las fotografías en álbumes para protegerlas; pero los materiales de fijación pueden resultar inadecuados o puede excederse la capacidad del álbum. Las fotografías generales (por ejemplo, de un paisaje o del conjunto de los niños de una escuela) pueden enrollarse para facilitar su almacenamiento.

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Ocurre a veces que una pequeña fotografía se ha insertado entre las páginas de un libro o conservado en un sobre. Si en una caja se ha guardado un número excesivo de negativos de vidrio, éstos pueden romperse al manipularlos.

3.7 Registros audiovisuales y de lectura mecánica

L a introducción de tecnologías nuevas en el siglo X X ha permitido contar con nuevos materiales audiovisuales y de lectura mecánica que se encuentran en los archivos. E n las salas de lectura se conservan microfilmes, microfichas, grabaciones para gramófono, películas y cintas magnéticas, que pueden ser copias de los que se conservan en los archivos o copias sustitutorias realizadas con fines de seguridad y preservación. Muchas veces estos materiales presentan un aspecto estable que no corresponde a la realidad.

C o n la posible excepción de los discos ópticos que aún no han sido normalizados para los lectores, estos registros, c o m o cualquier otro material, pueden sufrir daños al ser manipulados. Las grabaciones sonoras pueden haberse efectuado en cilindros de cera, rollos de papel para pianolas, g o m a laca o cloruro de polivinilo. Los registros informáticos y las cintas de vídeo se realizan con películas de treftalato de polietileno recubiertas por un pigmento magnético. Estos materiales, orgánicos o no, pueden ser dañados muchas veces durante su manipulación por las rayaduras, las distorsiones, la luz, el calor y el campo magnético. Dado que la manipulación se efectúa por medio de máquinas, también existe la posibilidad de causar daños mecánicos.

4. SOLUCIONES

Las soluciones que se adopten para mejorar las técnicas de manipulación dependerán de las circunstancias de cada archivo individual y del tipo de material de archivo de que se trate. Aunque no se hayan contemplado todos los casos, las soluciones que se presentan a continuación pueden ser adaptadas a cada situación particular. La publicidad es uno de los aspectos más importantes de un buen método de manejo; corresponde también poner a disposición del usuario en forma visible los medios auxiliares, por ejemplo, atriles para los libros u hojas transparentes. Las normas y consejos deben ser accesibles y estar expresados con claridad.

4.1 Auxiliares materiales

Por su mera presencia, los auxiliares materiales para el manejo recuerdan que el archivo cuida sus registros y espera que el lector haga lo mismo. N o debemos olvidar que el desgaste de los registros es el resultado de un manejo excesivo y que es probable que el personal manipule los registros más que el público. El desplazamiento de documentos es un problema que concierne mucho más al personal que a los lectores. Es indispensale contar con los medios de transporte adecuados. Esos medios dependerán del tamaño de las salas, de su configuración y de la disposición y forma de los anaqueles. Es preferible que todo se encuentre en un mismo piso.

4.1.1 Los dispositivos mecánicos de manipulación son necesarios para desplazar el material de archivo de un piso a otro o transportarlo a distancia. El transporte a distancia efectuado a m a n o o en carrito entraña riesgos; pero puede ser necesario recurrir al mismo cuando se trata de objetos voluminosos. Los rieles o cadenas equipados con recipientes

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rígidos para el transporte vertical u horizontal pueden resultar prácticos, pero no deben utilizarse nunca para los documentos frágiles.

Es probable que en la mayoría de los archivos se utilicen ascensores y carritos. Los primeros deben tener el tamaño suficiente para alojar los carritos que se usan en el transporte de documentos y deben poder acceder a todos los pisos del edificio. Hay que recordar que los documentos se desplazan no sólo al servicio de los lectores, sino también en las tareas de ingreso, realmacenamiento, conservación y reprografía. E n un edificio pequeño puede bastar con un montacargas para libros; en ese caso se diseña de m o d o que los documentos no puedan caerse por el hueco.

Los carritos normales deben ser de construcción sólida, a base de acero inoxidable o materiales inertes, y llevar ruedas de g o m a para amortiguar los golpes. Deben tener no más de dos estantes cuyos bordes no estarán sobreelevados pues ello podría dañar los documentos en tránsito. Es preferible tener varios carritos pequeños, pues el transporte de un número elevado de objetos en un solo carrito presenta mayores riesgos de accidente. El personal debe recibir instrucciones acerca de la manera de transportar las cajas de documentos en los carritos; la manipulación imprudente de la carga de un carrito puede ocasionar daños múltiples.

Los carritos para libros deben estar construidos de m o d o que puedan transportarse en posición vertical; los estantes estarán inclinados con respecto a la horizontal (Figura 1).

Figura 1

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Los carritos para mapas están destinados al transporte de documentos de diferentes tamaños en carpetas rígidas especiales. Cada vez que se extrae del depósito un mapa , plano o cartel, se coloca en una carpeta de este tipo. Los carritos deberán ser profundos, con un soporte central y abiertos en los extremos para que puedan sobresalir los objetos m u y largos (Figura 2).

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Figura 2

4.2 Auxiliares de la sala de lectura

4.2.1 Las bandejas o cajas planas cubiertas de papel libre de ácido o tela resultan útiles para entregar los documentos al lector. La bandeja instalada sobre un pupitre cumple las funciones de soporte de lectura y permite que el documento sea manipulado lo menos posible. Al mismo tiempo, el material de archivo es preservado del contacto con agentes nocivos. Se debe indicar al lector la finalidad de esa bandeja para que la use tanto en la sala de lectura como al devolver el documento. Por consiguiente, se debe contar con un número suficiente de esas bandejas para que el transporte de y hacia el depósito pueda efectuarse en ellas.

4.2.2 Soportes de libros

Ciertos modelos de soportes de libros no sostienen en forma adecuada el canto o las páginas o presentan en la parte inferior retenes metálicos que pueden dañar las páginas (Figura 3).

Figura 3

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Los cojines, cunas y cuñas de espuma permiten un mejor apoyo de las tapas, los cantos y las páginas. Los cojines, moderadamente rellenos de un material inerte, por ejemplo bolitas de poliestireno, y recubiertos de tela suave propia para archivos, pueden adaptarse a cualquier forma de m o d o que la encuademación no sufra tracciones (Figura 4).

Figura 4

Las cuñas de espuma, por ejemplo las que ha elaborado la Bodleian Library, pueden insertarse en la cantidad necesaria bajo las tapas a fin de permitir una apertura correcta. L a utilización adecuada de esas cuñas permite que el canto no sufra tensiones. También las cuñas deben estar hechas de material inerte (Figura 5).

Figura 5

Las cunas constituyen una tercera posibilidad. Se las usa con frecuencia en las exposiciones donde un libro va a estar abierto durante un cierto tiempo en posición fija; se construyen a medida, de m o d o que sostengan todos los puntos necesarios. Hechas de madera o aglomerado, se les da el ángulo conveniente para permitir una lectura fácil. Su preparación caso por caso estará a cargo de conservadores o técnicos expertos (Figura 6).

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Figura 6

4.2.3 Retenes

Para retener las páginas se pueden utilizar cadenas y materiales pesados, envueltos. D e ese m o d o se evita que el lector trate de retener las páginas o de sostener un mapa para que no vuelva a enrollarse, y se le dejan las manos libres para su trabajo. Los retenes deben estar claramente a disposición del público para favorecer su utilización. E n general, las manos pueden causar más daño que los retenes.

Las cadenas, o "serpientes" de segmentos de plomo, cubiertas de una tela suave propia para archivos, pueden disponerse sobre las páginas para evitar que se muevan (Figura 7).

Figura 7

Los pesos, trozos de plomo envueltos en tela o cuero, se colocan de m o d o que se evite que los documentos grandes se vuelvan a enrollar. Son preferibles los pesos del tipo "vaina de fríjol" que se amoldan al documento y carecen de bordes rígidos que podrían dañar los documentos (Figura 8).

Figura 8

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4.2.4 Las horas transparentes están destinadas a proteger los mapas, planos o dibujos que el lector desea calcar. Deben estar hechos de un material plástico inerte transparente, por ejemplo melinex, y tener la suficiente rigidez para impedir toda presión sobre el documento original.

4.2.5 Lámparas de rayos ultravioleta

Se pueden usar para permitir una mejor visión de la tinta descolorida o los sectores raspados y evitar que el lector manipule excesivamente el documento en sus esfuerzos por descifrarlo. Existen modelos manuales, más modernos, y otros fijos.

4.2.6 Cajas de iluminación

Los historiadores que se interesan por las marcas de agua del papel necesitan una fuente luminosa para mirar el papel por transparencia. Las cajas de iluminación de intensidad apropiada son ideales para evitar una excesiva manipulación del documento; en conjunción con una placa de melinex transparente, se prestan también al calcado.

4.3 Preparación de copias

La preparación de copias permite reducir el desgaste de los documentos originales.

4.3.1 Microformatos

Probablemente la forma más común de copia es el microfilm o la microficha. Estas copias reducen el desgaste de los documentos originales y permiten practicar una política mucho más abierta en beneficio del lector. A éste se le debe suministrar una copia positiva efectuada a partir del negativo de archivo; este último se guardará en condiciones apropiadas y será examinado periódicamente para comprobar su buena conservación.

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4.3.2 Copias electrostáticas

Se utilizan cuando el empleo de microformatos resultaría inadecuado o antieconómico. Esta forma de copia puede aplicarse a los índices, pues se puede efectuar un número elevado de copias a bajo costo.

4.3.3 Lectores/impresores de microfilm

N o se recomienda permitir que el lector fotocopie los documentos originales; la realización de copias a partir de una película satisface las necesidades del lector y reduce el trabajo del personal de archivo. Se debe instruir al lector sobre la manera de utilizar una máquina que funcione con monedas o fichas que el propio lector se puede procurar.

4.4 Mobiliario de la sala de lectura

U n buen diseño de los muebles permite un buen sostén de los documentos y evita los accidentes de manipulación.

4.4.1 Los pupitres destinados a los lectores y al personal deben tener la superficie adecuada para que los documentos se puedan extender y sea posible tomar notas.

4.4.2 Las mesas que soporten los aparatos para leer microfilmes y microfichas dispondrán también de un espacio para que el lector pueda tomar notas. Para los mapas, planos y pergaminos conviene contar con mesas grandes, cubiertas de cuero o tela propios para archivos que evitan la erosión.

4.4.3 Los caballetes permiten sostener los conjuntos de pergaminos medievales unidos por su parte superior; puede haber pergaminos de longitudes diferentes, y de todos modos es difícil manipular el conjunto sobre una mesa. El caballete permite mover el documento sin someter a tracción los elementos de unión (Figura 9).

Figura 9

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4.5 Guías de manipulación del material de archivo

Para poner en conocimiento de los lectores y del personal los mejores métodos de manipulación y las razones de su adopción se deben distribuir guías impresas sobre la utilización del material de archivo. Es necesario contar con la cooperación del usuario y persuadirlo con argumentos adecuados para que tome las medidas necesarias. Los archivos o bibliotecas que poseen desde hace tiempo ese tipo de guías deben actualizarlas y publicarlas de nuevo. Aunque en general sigan vigentes las normas de antes de la Segunda Guerra Mundial, han variado las prioridades y el número de lectores ha aumentado en forma espectacular. Además, es necesario ahora comunicar esas normas a públicos no habituados a los archivos. Quienes se ocupan cotidianamente de los archivos tienden a suponer que esas normas son conocidas. Pero se ha terminaco por comprender que es necesario recalcar constantemente, tanto al público como al personal, la importancia de la preservación.

4.5.1 Normas

Es evidente que toda institución tiene sus normas: los archivos no tienen por qué avergonzarse de establecer normas y directrices claras, que deben estar bien a la vista de m o d o que toda persona nueva, lector o miembro del personal, las conozca. Se las puede formular de diversas maneras; pero un texto claro, enunciado en forma sencilla, tendrá los mejores resultados directos. Pueden añadirse otras explicaciones o directrices en forma de folleto explicativo. Algunos archivos imprimen las normas en papel de color, para que se las distinga fácilmente; también se pueden escribir en caracteres destacados; cabe dejar un ejemplar sobre cada mesa, de m o d o que los usuarios no dejen de verlas. También se pueden exponer ejemplares ampliados en las paredes de la oficina y las salas de lectura. El personal debe dirigirse a los lectores en forma amable, invitándolo a respetar las normas en vez de establecer una atmósfera autoritaria.

A continuación presentamos una lista de las normas que deben respetar los lectores y los empleados para lograr un buen funcionamiento de los archivos:

1. Antes de tocar un documento, verifique que sus manos están limpias.

2. Manipule los documentos lo menos posible.

3. N o altere nunca la disposición original de los documentos.

4 . N o toque nunca el texto ni la superficie de los documentos.

5. N o ponga los documentos en el suelo.

6. N o doble, enrolle o pliegue los documentos.

7. Señale al personal los desperfectos que observe en los documentos.

8. Vuelva a unir, envasar o envolver los documentos con cuidado.

9. Utilice siempre lápiz.

10. N o marque los documentos ni borre nada en ellos.

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11. Al sacar punta al lápiz, hágalo siempre lejos de los documentos.

12. Pida siempre permiso para sacar copias.

13. Al tomar notas, no apoye el papel sobre el documento ni se incline sobre el mismo.

14. N o utilice aparatos que deban pasarse a mano rozando la superficie del documento (copiadoras manuales, etc.).

15. N o tome fotografías.

16. N o coma, beba ni fume mientras consulta un documento.

17. N o utilice instrumentos cortantes cerca de los documentos.

18. N o utilice cola, cinta adhesiva ni líquido corrector en la proximidad de los documentos.

Esta lista, que puede parecer excesivamente detallada e intimidante, contiene en realidad las normas básicas indispensables, que desde luego podrían formularse con menos contundencia.

4.5.2 Explicaciones

Las instrucciones pueden formularse como sigue:

1. Asegúrese de que tiene las manos limpias antes de consultar los documentos. Es una precaución dictada por el sentido común para evitar que la suciedad de las manos pase al documento. Todo archivo habrá de contar con instalaciones adecuadas para lavarse, debiendo aconsejarse su uso. La prensa escrita estará prohibida en las salas de lectura por razones de seguridad y por el riesgo que implica que la suciedad que deja la tinta se traslade a los documentos. Pueden facilitarse guantes de algodón para manipular fotografías con objeto de impedir que la grasa de las manos pase a ellas. Estos guantes serán de algodón fino y han de lavarse o sustituirse con regularidad. Es una buena idea disponer de guantes de reserva en las salas de lectura y proponerlos a los usuarios. Debe también señalarse en particular que el personal de los archivos ha de hacer todo lo posible por mantener los documentos limpios y evitar que la suciedad pase de uno a otro.

2. Maneje los documentos lo menos posible. Esta prescripción merece una explicación más amplia, pero conviene señalar que el manejo repetido de los documentos es una de las causas principales de su deterioro. Cuando se busca un documento en particular deben tomarse las precauciones necesarias de manera que tal operación no tenga que repetirse. Para trasladar documentos se utilizarán cajas (véase la página 13) con objeto de evitar el contacto excesivo. Cuando las páginas de un volumen se encuentren pegadas o el tomo no se abra lo suficiente para que puedan leerse los márgenes internos, el lector solicitará del archivista o del conservador la asistencia necesaria.

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N o altere nunca la disposición de los documentos. Los documentos pueden presentarse de distinta manera, ya sea como piezas individuales en una caja, en una carpeta de argollas o sujetos con un hilo o tira de cuero cuando se trate de documentos medievales, o con una horquilla metálica cuando se trate de los modernos. Los papeles sueltos han de enumerarse y almacenarse en orden; si el orden llega a alterarse, habrá que poder reordenarlos fácilmente, tarea que en realidad representa una pérdida de tiempo para el personal. Cuando los documentos están sujetos de alguna manera, hay menos probabilidades de que sea necesario numerarlos; un método de almacenamiento de carácter permanente garantizará la seguridad de la clasificación y ordenación de los documentos. L a reordenación de éstos puede plantear problemas considerables si el lector retira alguna pieza sin la debida autorización. La clasificación y ordenación del material de archivo puede perder su sentido e importancia y existe entonces serio peligro de que se pierda algún documento.

N o toque nunca el texto en la superficie de los documentos. Las personas familiarizadas con el uso de documentos de archivo saben que la tinta de la superficie de los mismos puede ser frágil, algo mucho menos evidente para los usuarios impacientes. Entre los hábitos modernos está el de mojarse la punta de un dedo con saliva para dar vuelta a las páginas; esto es algo que no debe permitirse, como tampoco recorrer los renglones con un dedo para guiar la lectura. Para seguir un texto con la vista renglón por renglón se empleará un trozo de papel limpio (Figura 10).

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Los manuscritos iluminados o las obras de arte en papel o pergamino son más aptos para su exposición en museos o galerías y no resisten el manejo frecuente. E n lo posible conviene presentarlos dentro de una caja protectora; si forman un volumen, conviene tomar otras precauciones. Las piezas de esta calidad requieren medidas de seguridad especiales. Su manejo puede causarles daños, por ejemplo, la pérdida o fragmentación del pigmento o los desperfectos inherentes al contacto con los dedos de la mano . Incluso el uso de guantes puede resultar peligroso si el pigmento está desprendiéndose. Jamás deben emplearse lámparas ultravioleta cuando se manejan documentos iluminados.

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Los materiales modernos, como negativos fotográficos y ampliaciones en papel, microfotografías en película, microfichas, cintas y grabaciones sonoras, cintas magnéticas y discos flexibles, corren peligro de estropearse con el aceite o las partículas de suciedad que pueden depositarse en la superficie al entrar en contacto con las manos. Hay que sostenerlos siempre por los bordes y usar guantes para el caso de contacto accidental. Los documentos originales audiovisuales o los legibles por máquina deben ser manipulados únicamente por el personal y se facilitarán al lector las copias de los mismos en formato simple, como los casetes.

Las instrucciones para el uso de los aparatos lectores de microfotografías en película y de microfichas o los magnetófonos estarán a disposición de los usuarios en las salas de lectura a fin de evitar los daños que puedan ocasionar estos mecanismos.

5. N o ponga nunca los documentos en el suelo. El suelo es un lugar sucio y los documentos corren el riesgo de ser pisados o golpeados accidentalmente con los pies. Debe preverse otro espacio en caso de que en la mesa o escritorio no haya lugar suficiente para apoyar los documentos. Si los usuarios de las salas de lectura persisten en colocar cajas o documentos en el suelo, lo mejor es reducir el número de documentos que estarán autorizados a retirar cada vez.

6. N o arrugue, pliegue ni doble nunca los documentos. Los lectores bien intencionados pero mal informados suelen volver a plegar los documentos ya alisados para su almacenamiento pero que ostentan todavía las marcas de püegues anteriores. Otros documentos se doblan o se arrugan por descuido. L a tinta de los documentos en pergamino que se doblan o se pliegan puede estropearse. L a naturaleza del pergamino es tal que la tinta no se impregna en él del mismo m o d o que lo hace en el papel, de manera que puede saltar con facilidad. Las arrugas y los dobleces vuelven frágiles las fibras del pergamino y del papel, que pueden romperse o rasgarse más fácilmente.

7. Notifique al personal competente la existencia de documentos dañados. Es difícil explicar a los lectores que el hecho de notificar la existencia de un documento dañado no significa necesariamente que se les vaya a retirar de inmediato. La mayor parte de los repositorios agradecen ese tipo de información y se muestran dispuestos a hacer lo necesario para que se pueda seguir utilizando el documento en cuestión cuando se trata de material fundamental. E n ese caso puede formularse una petición urgente a los conservadores o prever condiciones especiales de utilización del documento. N o obstante, es imprescindible preparar y almacenar toda la información relativa a todo el documento que requiera un tratamiento de preservación, ya se trate de mejores condiciones de almacenamiento, disposiciones especiales para su uso o un tratamiento de conservación. Es importante que exista una buena relación entre el personal destinado a las salas de lectura y el público, pues muchos archivos dependen de la información que los usuarios puedan proporcionarles.

8. Vuelva a colocar con cuidado los documentos en sus cajas, a reunirlos o a atarles con cuidado. Es poco frecuente que el cuidado del personal encargado del ambalaje de los documentos condiga con la capacidad del usuario para colocarlos

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de nuevo tal como los encontró. Debe alentarse al lector a que pida ayuda cuando la necesite, y procurarse que los envoltorios sean sencillos. E n algunos casos será indispensable emplear cintas o embalajes sueltos, pero en otros, c o m o en el caso de los mapas sujetos con una catirvana o enrollados dentro de un cilindro protector, se puede optar por una envoltura integral que requiere una simple atadura. Se debe sustituir las cintas que aseguran los lomos o las tapas sueltas de los volúmenes, pero puede ser necesario que el personal explique al lector el propósito de tales cintas. El documento debe almacenarse de nuevo con mucho cuidado sin tratar de forzarlo para que penetre en un espacio exiguo. Los papeles deben volver a colocarse en orden de m o d o que quepan perfectamente y sustituirse cualquier soporte, como las tapas. El embalaje es una medida de preservación de los documentos y la participación de todos los usuarios redundará en beneficio del conjunto del programa de preservación.

9. Utilice siempre un lápiz. Esta recomendación vale para todas las tareas de archivo cada vez que se trabaja con documentos. Se aplica pues cuando se solicitan fotocopias y se toman notas de libros de referencia, y también cuando se hacen transcripciones o se toman notas de documentos. Las estilográficas, los bolígrafos o lapiceros de fibra y los rotuladores pueden producir manchas de tinta y todos, en caso de producirse un derrame accidental, dejan marcas indelebles en el papel. El lápiz es el único instrumento de escritura que ocasiona un daño mínimo y su trazo puede borrarse con facilidad. Pero incluso en ese caso una g o m a de borrar suave o tampón secador puede dejar también restos de partículas en las fibras de papel.

10. N o haga marcas ni borre nada escrito en los documentos. El valor histórico o jurídico del material de archivo puede correr peligro si se hacen marcas en el papel o se borran partes de su escritura. Se trata de documentos históricos que registran hechos contemporáneos y no deben despertar la más mínima sospecha de falsificación. A ú n cuando un lector crea haber descubierto que falta una palabra, no debe bajo ningún concepto añadirla; los lectores posteriores podrían creerse capaces de idénticas deducciones o poseer otra información que invalidara la suposición primera. Los documentos que estén sucios no deben limpiarse jamás en la sala de lectura; para ello, se solicitará asistencia técnica al personal de los servicios técnicos o de conservación capacitados para emplear materiales de limpieza inocuos.

11. N o haga uso de sacapuntas en las inmediaciones de los documentos. Es indispensable sacar punta a los lápices corrientes, pero esta operación debe hacerse lejos de los documentos para que no queden en las páginas marcas del polvillo de grafito. Sería conveniente facilitar los medios adecuados para que los lectores no tengan que usar sus propios sacapuntas. Los lápices modernos de mina continua no plantean estos problemas.

12. Pida siempre autorización para calcar documentos. Se pueden emplear diversos métodos para calcar mapas y planos, pero es m u y fácil estropear el original al hacerlo. Resulta preferible obtener una buena copia, pero, cuando ello no es posible en razón del tamaño, lo mejor es colocar una hoja limpia y dura entre el original y el papel de calcar. Esta hoja puede ser de algún material inerte, c o m o el melinex transparente. El calcado se ha de hacer con un lápiz de mina

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blanda y el usuario no debe inclinarse sobre el documento mientras lo calca. La presión sobre éste debe ser mínima. Para colorear la copia se utilizará un lápiz después de haber retirado el original.

Las solicitudes para obtener por frote calcos de la encuademación requieren supervisión especial para que no se presione demasiado el cuero. Se colocará el volumen sobre una mesa o taburete recubierto con una tela y se cubrirá enteramente con papel abrasivo fino pero fuerte. Para obtener la impresión del dibujo se frotará sobre la superficie con una pasta de cera y negro de h u m o o con un lápiz m u y blando. Debe evitarse el uso de papel m u y fino.

Los archivos se reservarán el derecho de negar un permiso para calcar directamente o por frotación un documento si considerasen que estas operaciones podrían estropear el original. Las fotocopias pueden dar mejores resultados.

13. N o coloque papeles ni se incline sobre un documento mientras toma apuntes. Cuando el lector tiene que manejar documentos m u y grandes y voluminosos y el espacio de que dispone es exiguo suele usar el documento para apoyar el papel donde toma sus notas, y, de cuando en cuando, se inclina sobre la parte del documento que no está leyendo. Estos hábitos someten a los documentos a un desgaste innecesario y también al riesgo de que se estropeen. Es preciso convencer al lector de que desista de tales prácticas.

14. N o utilice copiadoras o exploradores manuales. Estos aparatos pequeños y manuales se encuentran fácilmente en el comercio y la publicidad los presenta c o m o de fácil manejo para realizar copias instantáneas o para analizar rápidamente documentos. Están concebidos para utilizarlos con páginas de periódicos divididas en columnas o ilustraciones, y no son m u y apropiados para su uso con material de archivo. Sin embargo, presentan la ventaja de ser económicos y no originar demoras. Operan por presión o por luz fuerte. Debe prohibirse su uso en los archivos en razón de los daños que podrían ocasionar, advirtiéndose con toda claridad que la obtención de fotocopias de un original debe estar a cargo de técnicos capacitados en el manejo del material archivístico y bajo la supervisión del personal del archivo. D e lo contrario, se corre el riesgo de estropear el original e infringir la legislación relativa a los derechos de autor.

15. N o tome fotografías. El archivo debe supervisar tanto la toma de fotografías c o m o las copias con copiadora electrostática. N o debe permitirse la introducción de cámaras fotográficas en la sala de lectura, y lo mejor es prohibir que se tomen fotografías dado que los lectores suelen ignorar que las emisiones de luz de un flash pueden estropear el material escrito. La tentación de infringir estas normas surge generalmente cuando el archivo no ha previsto un servicio fotográfico o cuando este servicio es lento y caro. E n tales circunstancias, lo mejor es contratar los servicios de un fotógrafo comercial, de probada experiencia con material escrito.

16. N o debe comer, beber o fumar cerca de los documentos. L a prohibición de comer, en la que deben incluirse las gomas de mascar y los caramelos o pastillas para la tos, suele ser difícil de hacer cumplir. Para ilustrar el riesgo que estas actividades entrañan para los documentos conviene insistir en lo que puede ocurrir

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al dar vuelta a las páginas con los dedos pegajosos o cuando se dejan caer migas sobre un documento. El personal debe poder acceder con más facilidad que los lectores a los servicios de comida y bebida, y es importante que el café y la comida del mediodía no se tomen en los despachos donde se trabaja con los documentos. Las bebidas constituyen una amenaza particular ya que pueden disolver algunas tintas modernas y dañar gravemente los pergaminos. Fumar entraña al mismo tiempo un peligro de incendio y un riesgo para la salud y no debe permitirse bajo ningún concepto en los archivos, excepto en determinadas áreas situadas m u y lejos de los documentos. Las marcas de ceniza o la quemadura de un cigarrillo en un documento tal vez indiquen los hábitos del autor, pero no debe permitirse que otras personas las produzcan después. Por otro lado, existen pruebas sobradas de los peligros en que incurre el fumador pasivo, de manera que la opinión pública podría estar a favor de una prohibición absoluta de fumar tanto en los archivos como en las bibliotecas.

17. N o debe utilizar instrumentos afilados cerca de los documentos. Tijeras, cuchillos Stanley, hojas de afeitar, escalpelos, grapadoras y cortaplumas han aparecido a menudo en las salas de lectura como indicios de las actividades a las que pudieron entregarse sus propietarios. N o es práctico revisar a cada lector que llega a una sala de lectura por si llevara consigo instrumentos afilados, pero se deben facilitar indicaciones m u y claras acerca de la prohibición de usar este tipo de instrumentos en los archivos. La operación de recortar fotocopias debe realizarse fuera del recinto; las grapas para sujetar o coser documentos han de utilizarse una vez que los lectores se hayan marchado del establecimiento, y se deben usar los sacapuntas admitidos en lugar de cortaplumas. Hay que hacer comprender al personal de que estos instrumentos de oficina deben utilizarse lejos de los originales.

18. N o debe emplear pegamentos, cintas autoadhesivas o líquidos correctores cerca de los documentos. El peligro que entraña para los originales el pegamento o el engrudo es evidente y, sin embargo, a veces se tiende a usar cualquiera de estas dos sustancias o cintas autoadhesivas para pegar notas o reparar resgaduras en los índices. En los casos del pegamento o del engrudo pueden no conocerse los componentes de las distintas marcas comerciales, de m o d o que podría resultar difícil la reversibilidad en caso de accidente. E n cuanto a las cintas autoadhesivas, existe un auténtico peligro de producir manchas indelebles en el documento, además del riesgo de eliminar parte del texto al tratar de despegar la cinta. Por su parte, el líquido corrector resulta también difícil, cuando no imposible, de quitar.

4.5.3 Vídeos y exposiciones

Vídeos. La necesidad de manejar correctamente los documentos y las consecuencias que puedan tener los costos elevados de las tareas de conservación pueden ponerse de relieve mediante la exhibición de vídeos de información, que son útiles porque muestran los métodos apropiados. Existen ya varios vídeos comerciales que se pueden adquirir tanto en el Reino Unido c o m o en los Estados Unidos de América; puede obtenerse información sobre ellos en la Oficina Nacional de Conservación de la Biblioteca Británica y en la Oficina Nacional de Conservación de la Biblioteca del Congreso.

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Exposiciones. Las exposiciones de fotografías que ilustren los procedimientos para el manejo correcto de los documentos, acompañadas de textos explicativos breves, pueden ser la forma más económica de informar al público. Podrían incluirse fotografías ilustrativas de las tareas de conservación, que son complejas y, por tanto, m u y costosas, a fin de incitar al público a que actúe con responsabilidad.

4.6 Cumplimiento de las normas

El grado en que estas normas se adopten primero y se expliquen posteriormente dependerá del tamaño y de los recursos de cada archivo. El grado en que puede asegurarse su cumplimiento dependerá del número de empleados encargados de vigilar no sólo las salas de lectura sino también los sectores del edificio abiertos al público. Es importante también que el personal cumpla con dichas normas, aunque asegurar su cumplimiento en este caso es más difícil; incumbe a cada individuo la responsabilidad de velar porque las normas se cumplan.

Lectores. El mejor momento para dar a conocer instrucciones de orden práctico es cuando el lector las recibe impresas en su billete de entrada. Son pocos los archivos que admiten lectores ocasionales en un régimen distinto al de "visitantes", de manera que el mostrador de inscripción es el lugar más adecuado para su presentación. Las modalidades de presentación difieren según las circunstancias, entre la simple entrega de un ejemplar de las normas, pedir al visitante que les eche un vistazo o que las lea en voz alta. Esta última modalidad es tal vez la más eficaz, pero también la que requiere más tiempo. Otra forma podría ser que los lectores asistan a la proyección de un vídeo introductorio sobre el archivo, que, además de explicar el funcionamiento de la institución, proporcione algunos buenos ejemplos relativos al manejo correcto de los documentos. El personal podría volver a presentar en las salas de lectura las normas, insistiendo en algunas de ellas al explicar c ó m o se producen los documentos.

L a cuestión de determinar las sanciones compete a cada archivo. Si el lector entrara en la sala de lectura llevando consigo algún objeto inapropiado, a menudo bastará con retirárselo para devolvérselo cuando abandone el local. U n empleado de categoría superior hablará con el infractor que persista en sus prácticas de maltratar los documentos y lo pondrá al comente de la gravedad de la infracción cometida.

Personal. Al comenzar el desempeño de sus funciones todos los integrantes del personal entrarán en conocimiento de las normas y recibirán una explicación sobre las razones que justifican su cumplimiento. Es m u y importante que instrucciones tan importantes no queden reservadas al momento en que tengan lugar las reuniones de capacitación, puesto que las prácticas correctas deben inculcarse desde el principio. Es indispensable que el personal que trabaja en los sectores abiertos al público comprenda las razones por las cuales deben cumplirse tales normas, a fin de que pueda responder a todas las preguntas que los usuarios deseen formular al respecto. Las normas deben observarse escrupulosamente tanto en los sectores reservados al personal como en las salas de lectura. Los accidentes que sufren los documentos se deben más a negligencias del personal que de los lectores. E n principio, la vigilancia de cada sector está a cargo del personal directivo, pero luego los demás miembros del personal deben velar por una manipulación correcta de los documentos. Es m u y importante que el personal superior cumpla con las normas y que el subalterno vigile también que todos sin excepción las acaten. La cuestión de las sanciones al personal incumbe también a cada archivo en particular.

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5. C A P A C I T A C I Ó N

5,1 Capacitación de los lectores

La capacitación en relación con un archivo al que no se supone que el lector vaya para recibir una instrucción sino para hacer uso de los documentos presenta dificultades. Es probable que la asistencia a los cursos en este tipo de especialización no sea numerosa, pero, por los comentarios de los lectores, se sabe que el usuario se percata del m o d o c ó m o el personal trata los documentos. D e manera que lo mejor es que cada uno proceda a explicar las prácticas de manejo correcto cada vez que se le presente la oportunidad.

5.1.1 El lector

El lector puede aprender a tratar correctamente los documentos en la sala de lectura cada vez que el empleado se los entregue en mano o los deje a su disposición para que los recoja. El personal no debe trasladar más de un documento a la vez y ha de depositarlos con cuidado sobre el mostrador o el pupitre.

L a entrega de los documentos al lector debe efectuarse en una bandeja, dentro de una caja, encapsulados en polietileno transparente o intercalados en un fascículo, explicándosele al mismo tiempo que estos procedimientos sirven para proteger los documentos. Durante su lectura el documento se dejará en la bandeja, si ésta tiene el tamaño adecuado, o se extraerá del ambalaje con cuidado, colocándolo sobre la mesa aparte de los demás papeles.

Podría ser necesario dar alguna explicación sobre el material encapsulado: el documento se presenta en el interior de una bolsa, cerrada por calor o soldadura ultrasónica, de melinex transparente para que el usuario pueda leer ambas caras del original sin necesidad de tocarlo. Algunos archivos o bibliotecas insertan los documentos en fascículos (cuadernillos de papel no ácido), lo cual permite consultar el material pasando las hojas protectoras sin tocar las páginas del documento. El encapsulado se emplea sobre todo para valiosos manuscritos musicales o literarios que suelen ser m u y consultados por los lectores.

El manejo de archivadores o legajos de documentos también requiere ciertas directivas. El personal advertirá al usuario que debe mostrarse m u y cuidadoso al volver las hojas de los documentos sujetos por un costado o por la parte superior, especialmente si han estado expuestas a la luz durante cierto tiempo o si el papel presenta señales de desgaste o desgarramiento debido a la horquilla metálica o el clip que sujeta el legajo. Se exhortará a los lectores a que señalen la presencia de clips o alfileres. Los legajos de documentos atados con cintas o cuerdas deberán desatarse con cuidado, separando uno por uno los documentos; puede ocurrir que estén pegados si han permanecido atados mucho tiempo. Se debe conservar la cinta o la cuerda y señalar los envoltorios originales. N o debe desatarse más de un legajo cada vez para no mezclar sus contenidos.

E n cuanto a los rollos de pergamino, se los alisará y desenrollará con precaución, enrollándolos al mismo tiempo por el otro extremo, con cuidado de no exponer mucho tiempo un trozo demasiado grande de pergamino.

El documento en pergamino sujeto por la parte superior se apoyará suavemente contra el respaldo delantero inclinado de un caballete (véase página 17) y se pasarán los pergaminos uno por uno hasta que todo el documento se mantenga en equilibrio sin mayores problemas.

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El caballete dispondrá de estantes colocados a media altura de los respaldos delantero y posterior de manera que el documento, bien apoyado por su parte inferior, no se caiga por su propio peso. Habrá que proceder con sumo cuidado porque el manejo de documentos de este tamaño siempre entraña riesgos.

Los trozos de tela o prendas se desenvuelven sobre una mesa grande, y lo mismo debe hacerse con todos los objetos no planos, como cofrecitos, cajas o guardasellos, materiales de escritura o recordatorios que aparecen de vez en cuando entre los objetos archivados.

Se entregarán atriles a los lectores que lo soliciten en el momento de entregarles el volumen pedido. Al colocar éste sobre una almohadilla (véase pág. 14) asegurándose de que las tapas y el lomo queden bien apoyados, el lector comprenderá que debe tratarlo con cuidado. L o mismo sucederá si se prepara un soporte adecuado colocando cuñas de espuma debajo de ambas tapas y dejando espacio suficiente para el lomo. Conviene mostrar al lector c ó m o se quitan y se vuelven a insertar las cuñas para que el libro se mantenga abierto en la posición correcta todo el tiempo. (Véase la pág. 15).

El personal explicará la forma de utilizar el papel de calcar, las lámparas ultravioleta y las cajas de iluminación, según corresponda.

También puede hacerse una demostración del m o d o correcto de extraer un volumen de referencia de una anaquel. El usuario lo asirá por el lomo y tirará suavemente hacia afuera en lugar de tirar de la cabecera sacudiéndolo para sacarlo. Para ello, los libros no deben colocarse demasiado apretados en el estante, pues en tal caso habrá que empujar hacia el fondo los dos libros situados a ambos lados del que se desea retirar, de m o d o tal que haya espacio suficiente para asir el lomo del volumen. (Figura 11).

Figura 11

Se colocará el volumen sobre la mesa o el soporte y se abrirá con suavidad para no resquebrajar el lomo. Los tomos perfectamente encuadernados, hechos de hojas pegadas al lomo con una capa gruesa de adhesivo, pueden estropearse fácilmente si se los abre forzándolos. N o se debe dejar jamás un tomo abierto boca abajo sobre una superficie.

Algunos usuarios no están familiarizados con los aparatos lectores de microfilms y microfichas, de m o d o que es preciso enseñarles cómo se hace para no estropear la película o la cinta colocándola correctamente en el aparato.

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El personal de vigilancia se encargará de velar por el cumplimiento de las normas en la sala de lectura. Es importante que los lectores sepan que las normas existen para ser cumplidas; de lo contrario, probablemente no las acatarían. Al mostrar a un lector c ó m o se trata correctamente un documento, es probable que los demás lectores presten atención y cambien entonces de hábitos.

5.1.2 Visitas en grupo

N o debe perderse nunca una ocasión de convencer al público de la necesidad de tratar bien los documentos, y las visitas en grupo son el momento ideal para ello. A diferencia del lector individual, el grupo que visita un archivo desea conocer los instrumentos de referencia o las fuentes que alberga el establecimiento sobre un determinado tema. E n todo caso, un grupo está integrado por personas normalmente sensibles. Puede que se sorprendan si el personal, antes de pasar a explicarles los originales, les pide que se dirijan a los servicios a lavarse las manos, pero comprenderán de inmediato.

5.1.3 Vídeos

E n este contexto, los vídeos constituyen una ayuda didáctica m u y útil. H a n de ser breves y evitarán presentar demasiada información. Los vídeos producidos en el establecimiento mismo presentan la ventaja de exponer circunstancias especiales, mientras que el enfoque de los vídeos comerciales es más profesional.

5.1.4 Demostraciones a cargo del personal

Cuando se organiza una exposición de documentos para un grupo de visitantes, se puede aprovechar la ocasión para explicarles cuáles son las partes más frágiles de un original y las causas de esa fragilidad; la mayoría de los lectores tendrían más cuidado si comprendiera las razones de las normas recomendadas para el manejo correcto de los documentos.

5.2 Capacitación del personal

El manejo de los documentos debería ser una parte principal del programa de formación de cualquier archivo. Deben impartirse conocimientos sobre ciertos aspectos esenciales a todos los miembros del personal, pero el personal de los repositorios y el de reprografía necesitan una capacitación adicional especial.

5.2.1 Instrucciones esenciales

1. Asegúrese de que tiene las manos limpias cuando trabaje con originales.

2 . Asegúrese de que dispone de suficiente espacio al retirar los documentos de sus cajas y colocarlos sobre la mesa de trabajo. E n ningún momento deben colocarse los documentos en el suelo, sueltos o en cajas.

3. Maneje los documentos lo menos posible. Los mayores daños causados a este tipo de material se deben a negligencias del personal e inquieta pensar en la cantidad de veces que se manipula un documento cada vez que alguien lo solicita. Habrá

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que prever una sala de depósito para uso del personal de manera que no sea necesario devolver el material al depósito principal al término de cada jornada. Deben evitarse los pedidos innecesarios; si fuera posible disponer de áreas apropiadas para la consulta de los documentos en el mismo lugar, la manipulación de los mismos sería menor. Deberá preverse una mesa especial para ios documentos de manera que no haya que desplazarlos para dejar lugar para otras cosas.

4 . Maneje los documentos con cuidado. Ello puede parecer evidente, pero las personas familiarizadas con los bordes lesionados o las encuademaciones que se desintegran pueden terminar por mostrarse más descuidadas que otras. Los documentos en legajos deben manipularse con mucho cuidado para evitar que se rasgue el papel. Si están sujetos con anillos o argollas de metal o encuadernados, habrá que asirlos por un ángulo y no acercar los dedos al margen izquierdo. Los conservadores aconsejarán acerca del trato correcto de los documentos que se están desintegrando.

5. Evite tocar el texto sobre la superficie de los documentos y especialmente la superficie de los manuscritos iluminados y el material fotográfico o audiovisual.

6. N o coloque nada encima de los documentos que no sean pesas de retención, las cuales no deben colocarse encima de los texos.

7. Emplee lápices siempre que trabaje con documentos originales.

8. Utilice los sacapuntas únicamente en determinados sectores.

9. N o ingiera alimentos o bebidas ni fume cerca de los documentos. Las comidas, el té o el café deben tomarse lejos de la mesa de trabajo.

10. Mantenga los instrumentos afilados y los líquidos correctores guardados en un cajón especial, bien separados de los documentos.

11. N o practique un tratamiento de emergencia en un documento estropeado sin consultar previamente al conservador. Tampoco utilice pegamentos, engrudos o cintas autoadhesivas en el papel.

12. N o arrugue, pliegue ni doble los documentos. Habrá que volver a guardar los originales en las cajas, y a reunirlos o atarlos. Cuando el material no sea el apropiado, habrá que pedir asesoramiento al conservador o al personal del repositorio.

13. El personal no trasladará más de dos cajas de tamaño estándar a la vez para evitar que se caigan. Si fuera necesario trasladar un número mayor, las colocará en un carrito evitando formar pilas de más de dos cajas.

14. Los documentos de gran tamaño deben trasladarse por separado, y preferentemente en carritos. Es preciso evitar el traslado de documentos demasiado pesados; en caso necesario, se recurrirá a la ayuda de dos empleados.

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Deben observarse las instrucciones de higiene y seguridad relativas al mejor método para recoger volúmenes pesados.

15. El personal no debe trasladar más de tres tomos de tamaño estándar a la vez; para cantidades mayores se servirá de un carrito para libros.

16. El libro que se desea retirar de su estante debe asirse por el lomo. Cuando sea necesario trasladar muchos libros, deberán retirarse dos o tres al mismo tiempo y colocarse en el carrito en el mismo orden.

17. Los carritos deben empujarse asegurándose de no golpearlos contra las paredes o las estanterías.

5.2.2 Conocimientos y técnicas para el manejo correcto de los documentos por el personal de los depósitos. Este tipo de conocimientos y técnicas deben impartirse al personal de los depósitos, especialmente a los conserjes y mensajeros. Estos empleados manejan muchos más documentos que los que trabajan en los demás sectores del archivo. Es indispensable enseñarles las técnicas esenciales insistiendo especialmente en todo lo concerniente a los requisitos de salud y seguridad. Es esencial saber adoptar la postura correcta y conocer las técnicas para levantar los documentos.

son:

Los principales conocimientos y técnicas para el manejo correcto de los documentos

1. Retirar de los estantes las cajas o documentos de gran tamaño y volver a colocarlos en su sitio con las dos manos; conviene sacar la pieza del estante colocando otra debajo que le sirva de apoyo. D e esta manera se tendrá la seguridad de que la caja o el volumen encuadernado no caerá.

2 . Trasladar los tomos en carritos.

3. Sarcar los mapas, planos y demás documentos de gran tamaño de sus gabinetes y volver a colocarlos con sumo cuidado. Si en el interior del cajón hay alguna solapa de retención, se procede a levantarla antes de intentar extraer o volver a colocar la pieza.

4 . Retirar mapas enrollados de sus estantes y volver a colocarlos en su sitio sosteniendo con una m a n o los mapas que estén junto al que se desea sacar, y asir el mapa con la otra. Si los rollos apilados fueran muchos, no extraer ninguno sin retirar primero los de arriba.

5. Guardar los mapas, planos y documentos de gran tamaño en carpetas que sirvan de apoyo y trasladarlos en un carrito para mapas.

6. Usar cajas especiales y forradas para los materiales frágiles, c o m o los negativos fotográficos de vidrio o tejidos delicados.

7. Cuando haga falta trasladar a otro edificio cajones con gran número de tomos, por ejemplo en camión, se colocarán en posición horizontal o con el lomo hacia abajo a m o d o de soporte. Se debe evitar disponerlos con el lomo hacia arriba para

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identificarlos; deberá añadirse al envío una lista de las referencias. E n el embalaje se ordenarán los volúmenes en una sola hilera. Conviene emplear también esta técnica al retirar los volúmenes de lugares donde se haya producido una inundación o incendio.

8. Usar ascensores para trasladar materiales de un piso a otro, y no trasladar nunca más de una pieza por las escaleras.

9. Colocar con cuidado en los anaqueles los documentos destinados a los lectores. Los documentos de distinto tipo y tamaño se depositarán unos juntos a otros proveyéndose el soporte adecuado para las piezas sueltas.

10. Colocar sobre una mesa, y no en estantes, los mapas, planos o documentos alisados de gran tamaño.

11. El traslado de originales de un edificio a otro debe hacerse en furgones por motivos de seguridad y para protegerlos de las condiciones atmosféricas. Es imprescindible que cada una de las piezas vaya envuelta en una bolsa a prueba de agua.

12. El embalaje de los documentos que han de trasladarse en furgones se hará con gran cuidado, teniendo la precaución de asegurarlos con soportes. Se usarán furgones especiales, de ser posible provistos de abrazaderas y casilleros para documentos de tamaño corriente. N o se trasladará ningún documento que no lleve una cubierta protectora; los documentos individuales irán en cajas, carpetas, bolsas o carteras.

13. El uso de vagonetas con elevador de carga para trasladar documentos sobre plataformas es adecuado para el transporte de grandes cantidades de un lugar a otro, pero las sobrecargas y los dispositivos eléctricos entrañan riesgos para los originales.

5.2.3 Conocimientos y técnicas para el manejo de los documentos por el personal encargado de la reprografía. El personal encargado de fotografiar, fotocopiar o microfilmar originales debe recibir una formación adecuada en estas formas poco comunes del manejo de documentos. El material en sus manos está expuesto a usos y abusos que pueden dañarlos.

Al copiar un documento es importante, en caso necesario, retirar las horquillas metálicas de los legajos a fin de filmar las hojas una por una o, en casos extremos, desencuadernar el volumen. Esto último no es recomendable; de ser necesario, convendrá que se ocupe de ello un conservador. El desmonaje del documento retirando las horquillas metálicas y la ulterior colocación de las horquillas en los documentos sujetos por el ángulo superior izquierdo debe llevarse a cabo con mucho cuidado para evitar rasgar el papel; a menudo el papel es frágil, ha sido doblado y el agujero dejado por la perforadora está demasiado abierto o rasgado.

Conviene subrayar que el empleo de la reprografía puede entrañar daños, aunque el mero hecho de hacer una copia reduce la necesidad de consultar el original. Sin embargo, no resulta sencillo manipular correctamente los documentos en las máquinas de uso corriente.

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Fotografía. El manejo correcto de las fotografías es más sencillo cuando se trata de métodos fotográficos tradicionales: los originales se colocan sobre una superficie adecuada y se pueden dejar allí. Según las instrucciones generales, lo mejor es manipular este material lo menos posible.

Fotocopias. Hasta la fecha no han aparecido sistemas bien adaptados a los archivos para fotocopiar materiales. Existen varios buenos métodos, pero ninguno es enteramente satisfactorio. Por lo tanto, son pocos los archivos que posean estas máquinas. E n realidad se encuentran con más frecuencia en las bibliotecas, que las emplean para reproducir tomos de tamaño corriente, más aptos para este tipo de máquinas. N o conviene reproducir documentos originales en una máquina dotada de una platina móvil; estos aparatos están concebidos para copiar documentos de oficina. E n la mayor parte de los archivos se emplean todavía copiadoras de platina fija y se procura disminuir los daños que puede acarrear la necesidad de volver el documento para reproducir su otra cara. A menudo este proceso se considera una tarea mecánica que puede llevar a cabo personal sin la preparación suficiente. Sin embargo, en este caso es vital conocer la técnica para el manejo correcto del documento.

Pese a la necesidad de trabajar con rapidez, conviene fotocopiar los documentos con sumo cuidado para evitar tener que repetir las copias; la primera copia del original deberá almacenarse después de obtenida una segunda copia del mismo documento. Las copias subsiguientes se obtendrán a partir de esta segunda generación, que es sustituible.

Habría que establecer principios normativos para determinar cuál es el material que se puede copiar y atenerse a ellos. Por ejemplo, no se recomienda copiar:

los documentos en malas condiciones los documentos en pergamino los documentos iluminados o pintados los documentos de tamaño más grande que la platina de la máquina los documentos con sellos los mapas o planos grandes los volúmenes con lomos, junturas o tapas estropeados los volúmenes grandes o pesados

El material que se desee copiar debe colocarse del revés sobre la platina; se volverá con cuidado cada una de las hojas y, una vez lista la copia, se las colocará en una mesa situada junto a la máquina. Es importante contar con un número suficiente de mesas en el sector reprográfico.

Conviene asegurarse de que los volúmenes no contienen hojas sueltas que podrían caerse al darles vuelta. La platina debe tener el tamaño adecuado para abarcar bien dos páginas. Cuando haya que reproducir páginas dobles, no conviene forzar el lomo del volumen al abrirlo sobre la platina, pues ello podría dañarlo. Lo mejor es sacar una copia de cada página, sosteniendo la otra mitad del volumen con mucho cuidado.

Microfilmación. Las ventajas de la microfotografía de documentos en película es que el material permanece estático en un soporte. Su desventaja, en cambio, es que el operador debe trabajar según un programa basado en imágenes fotográficas por minuto. Es probable, además, que el carácter repetitivo de la tarea aburra a los operadores, al punto de que podrían descuidar el manejo del documento. Es imprescindible que el empleado aplique todos sus

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conocimientos prácticos, pero, sobre todo, debe prestar atención a la técnica de dar vuelta a las páginas. Es importante que el operador mantenga la platina de la máquina en una posición que le resulte cómoda para manejar con facilidad el documento.

6. RESUMEN DE LAS INSTRUCCIONES

Entre paréntesis se indica la referencia a los párrafos anteriores.

A y u d a s materiales (4.1). E n lo que respecta al manejo de los documentos, es importante disponer de los auxiliares adecuados tanto en los depósitos c o m o en las salas de lectura:

- Dispositivos mecánicos (4.1.1): los montacargas, ascensores y carritors son elementos necesarios para el traslado de los documentos en condiciones de seguridad;

- conviene utilizar carritos especialmente preparados para ese fin.

El equipo disponible en las salas de lectura (4.2) permitirá a los lectores el manejo correcto de los documentos:

- bandejas o cajas poco profundas (4.2.1) para trasladar documentos y sostenerlos, evitando así su manipulación excesiva;

- soportes para los volúmenes (4.2.2), c o m o cojines, cuñas de espuma o cunas para los tomos pesados, de gran tamaño o voluminosos;

- retenes o elementos de retención (4.2.3) c o m o cadenas o pesas para retener las últimas páginas o impedir que se doblen los mapas o los documentos de gran tamaño, evitante asila manipulación excesiva de los mismos;

- hojas transparentes (4.2.4) para calcar documentos sin ocasionar daños al original;

- luces ultravioleta (4.2.5) para realzar un texto desteñido o borrado y evitar los daños ocasionados por el uso frecuente del documento;

- cajas de iluminación (4.2.6) que faciliten la identificación de marcas de agua sin necesidad de aproximar una luz brillante al original;

- lectores, impresoras de microfotografías en película (4.2.7) para que el lector pueda hacer una fotocopia a partir de una película y evitar así recurrir al original para copiarlo más de una vez.

Mobiliario de la sala de lectura (4.3): debe resultar apropiado para el uso frecuente y correcto del material de archivo:

- mesas de trabajo (4.3.1) idóneas para trabajar con este tipo de documentos;

- mesas (4.3.2) propias para documentos de gran tamaño;

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- caballetes (4.3.3) idóneos para sostener documentos medievales en pergamino consistentes en varias hojas de pergamino unidas por la parte superior.

C o n destino a los lectores y a los miembros del personal deben prepararse guías para el manejo correcto de los documentos:

- las normas o disposiciones prácticas (4.4.1) sobre el manejo de los documentos deben aparecer en lugar visible;

- las explicaciones de esas normas (4.4.2) y la razón de ser de las mismas deben constar por escrito en un folleto o memorándum de referencia que pueda consultarse siempre que sea necesario;

- los vídeos y las exposiciones (4.4.3) pueden contribuir a mostrar la necesidad de manejar correctamente los documentos.

El cumplimiento de las normas (4.5) es importante para la conservación de los documentos y demuestra la seriedad de la institución en lo que respecta a las prácticas de manejo correcto de los documentos:

- lectores (4.5.1) - los momentos más adecuados para impartirles conocimientos sobre el manejo correcto de los documentos;

- personal (4.5.2) - la importancia de impartir los conocimientos prácticos adecuados al entrar en funciones el empleado.

Capacitación (5): L a capacitación es fundamental ya que probablemente ni los lectores ni el personal utilicen los procedimientos correctos para el manejo de los documentos si no se les enseña a valorar la importancia de tratarlos con esmero.

Capacitación de los lectores (5.1)

- cada lector individual (5.1) - convendría distribuir a cada uno de los lectores las instrucciones para el uso de las distintas clases de materiales y categorías de archivos;

- visitantes en grupo (5.1.2) - la ventaja de poder dirigirse a un público atento;

- vídeos (5.1.4) - la utilidad de proyectarlos para estos grupos;

- demostraciones a cargo del personal (5.1.5) - es una de las mejores formas de destacar la importancia que tienen los procedimientos y prácticas correctas de manejo de los documentos.

Capacitación del personal (5.2) - conocimientos fundamentales para todos los miembros del personal y otros conocimientos complementarios para el personal de los repositorios y de los servicios reprográficos:

- instrucciones esenciales (5.2.1) haciendo hincapié en el uso de los documentos en los sectores reservados al personal;

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- conocimientos y técnicas para el manejo de los documentos por el personal de los repositorios (5.2.2) - conocimientos necesarios para trasladar los documentos desde los estantes a las salas de lectura;

- conocimientos y técnicas para el manejo de los documentos por el personal encargado de la reprografía (5.2.3) - conocimientos necesarios para garantizar la seguridad de los documentos al copiarlos.

7. CONCLUSIONES

Las conclusiones que cabe extraer de la adopción de métodos de manejo cuidadoso de los documentos pueden formularse c o m o sigue:

7.1 Prolongan la vida de los documentos.

7.2 Economizan dinero al demorar la necesidad de someterlos a tratamientos de conservación.

7.3 Se trata de técnicas que los lectores o los miembros del personal pueden aprender.

7.4 Dependen de la actitud que se adopte respecto del material de archivo.

7.5 Elevarán el aprecio de los archivos y manuscritos a la categoría de objetos de museo.

7.6 Para los lectores y el personal será menor el tiempo de búsqueda de los documentos.

7.7 El tiempo que el personal dedica a redactar instrucciones y a explicar a los lectores los procedimientos para el manejo correcto de los documentos cuesta dinero.

Tal vez en esta lista se refleje el conflicto entre la preservación de los documentos y el acceso a los mismos, pero no cabe duda de que elevar la categoría de los documentos acarrearía un cambio de actitudes, lo cual podría traducirse en que el usuario se impacientara y protestara menos cuando se produjeran demoras en la búsqueda del material solicitado. Los archivos han aceptado las exigencias de los lectores durante tanto tiempo que resulta extraño oponer alguna resistencia a este tipo de presiones. Es hora de establecer un equilibrio entre las necesidades propias de este tipo de documentación, los recursos de la institución y las necesidades de los lectores.

8. OTROS TEXTOS DE CONSULTA

L a literatura sobre el manejo de los documentos de los archivos es escasa comparada con la que existe acerca del material de las bibliotecas. N o cabe duda de que ello se debe en parte a la diferencia entre el material de libre acceso y aquel que es preciso ir a buscar especialmente. Sin embargo, se han incluido referencias a los manuales de biblioteca, ya que las instrucciones relativas al manejo de este material son las mismas que las referentes a los

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volúmenes guardados en los archivos. Los manuales de tipo general contienen otras recomendaciones pero se incluyen en la lista a fin de ampliar las lecturas posibles.

Baynes-Cope, A D

British Library

Caring for books and documents (British Library, 1988)

It just came apart in m y hands (British Library Preservation Guide N ° 1)

British Standards Institution Recommendations for the storage and exhibition of archival documents ( B S 5454,1989)

Buchanan, S. y Henry, W .

Greenfield, J.

Lowry, M D

Pederson, A . (ed.)

Ritzenthaler, M . L .

Roper, M .

CINTAS Y VIDEOS

Users' guide to the conservation of library materials (Stanford University Libraries, 1980)

The care of fine books (Nick Lyons Books, Nueva York, 1988)

Preservation and Conservation in the small library (Small library publications N ° 15) (Chicago, Library Administration and Management Association, American Library Association, 1989)

Keeping archives (Society of Australian Archivists, 1987)

Archives and manuscripts conservation, a manual on physical care and management (Chicago, Society of American Archivists, 1983)

Planificación, equipo y provisión de personal de un servicio de preservación y conservación de archivos: un estudio del R A M P con directrices. P G I - 8 9 / W S / 4 ( U N E S C O , Pans, 1989)

Handling books in general collections (Library of Congress, Washington, 1984) Handling printed books (National Preservation Office, British Library, 1989) Handling with care (Society of Archivists, London, 1987).