FORMACIÓN Y SELECCIÓN

DEL PERSONAL DE LA UGC DE

FARMACIA DE GRANADA

Procedimientos Normalizados

Carmen Arquelladas Ruiz

FEA Farmacia Hospitalaria

Servicio de Farmacia

Hospital Universitario San Cecilio

FORMACIÓN

SELECCIÓN

INDICE 1.- Seleccción. Propósito y alcance.

2.- Procedimiento de selección.

3.- Requisitos para los diferentes puestos.

– 3.1. Generales.

– 3.2. Específicos.

4.- Contratos en periodo vacacional.

5.- Formación continuada.

- Del Hospital.

- Planificada en la UGC.

- No planificada.

6.- Evaluación competencias del personal.

7.- Especificaciones.

8.- Registros de calidad.

SELECCIÓN 1.- PROPÓSITO Y ALCANCE

El objetivo es que cada persona, integrante de la UGC, esté capacitada y formada para desempeñar las funciones específicas de su puesto de trabajo y de esta manera garantizar la calidad en todas las etapas del proceso.

2.- PROCEDIMIENTO DE

SELECCIÓN

A) Personal de enfermería

(Enfermeras y Técnicos de Farmacia)

Se sigue la normativa vigente en el SAS y se realiza por la Subdirección de Recursos Humanos del HUSC. En caso necesario, se pedirá cumplimento de las competencias exigidas para cada puesto de trabajo definido en los correspondientes procedimientos operativos o de gestión a través del perfil establecido por parte del Director de la UGC.

2.- PROCEDIMIENTO DE

SELECCIÓN

B) Personal facultativo

Se sigue la normativa vigente en el SAS y se realiza

por la Subdirección de Recursos Humanos del HUSC. Es necesario estar en posesión del título de Especialista en Farmacia Hospitalaria y reunir, en su caso, las competencias exigidas para cada puesto de trabajo definido en los correspondientes procedimientos operativos a través del perfil establecido por parte del Director de la UGC.

En caso de ser necesario, el personal facultativo será sustituido por otro personal facultativo de la UGC que asumirá temporalmente sus funciones o bien, se contratará a nuevo personal a través de la Subdirección de Recursos Humanos.

3.1. Requisitos generales para los diferentes

puestos

Están descritos en los diferentes mapas de competencias:

Farmacéutico Enfermero Técnico de Farmacia Celador de Farmacia Técnico administrativo

La evidencia del cumplimiento de dichos requisitos

queda reflejada en la propia ficha de empleado, tras su

comprobación por parte del farmacéutico responsable del

área o bien por responsable de calidad.

3.2. Requisitos específicos para los

diferentes puestos

Estos requisitos se determinan en el documento “Requisitos específicos para puestos de trabajo”. (F-PG-F-03-04) aprobado por el director de la UGC. La revisión del cumplimiento de dichos requisitos es realizado por el farmacéutico responsable del área o bien por responsable de calidad, dejando evidencia sobre la propia ficha de empleado, a través de la actividades realizadas y firma de la persona que lo supervisa.

3.2. Requisitos específicos para los

diferentes puestos

Las fichas de empleado (F-PG-F-03-01) pueden ser en

formato papel o electrónico, pero al menos contendrán los siguientes datos:

Datos personales (nombre, dirección y teléfono)

Puesto/s de trabajo

Formación y experiencia anterior al ingreso en la UGC de Farmacia

Formación y experiencia posterior al ingreso en la UGC de Farmacia

4.- Contratación en periodo vacacional del

Personal de enfermería y gestión del personal

facultativo.

Para el personal facultativo: El Director de La UGC elaborará un Plan de vacaciones con el objetivo de que queden cubiertos todos los puestos necesarios durante el periodo.

Para el caso de personal de enfermería, se tendrá en cuenta:

- Se seleccionará entre el personal contratado a aquellas personas con experiencia en Farmacia.

- Cuando esto no sea posible, y sea necesario contratar personal sin experiencia, se establecerá un periodo previo de formación tutelada antes del comienzo del periodo vacacional, o en caso de no ser posible, al inicio de la incorporación al puesto.

En ambos casos, el supervisor mediante valoración de currículum y entrevista, determinan el tiempo de formación necesario para que la persona adquiera la formación específica, dejando evidencia en la ficha de empleado.

5.- FORMACIÓN CONTINUADA

5.A) Programa de Formación Continuada del Hospital San Cecilio.

En el HUSC existe un Plan Integral de Formación. Desde la Subdirección de Recursos Humanos y a través de la Unidad de Formación Continuada se realiza la Planificación, Gestión Acreditación de las actividades de formación interna para los profesionales del HUSC. Anualmente se elabora un Programa de Formación que incluye acciones formativas sobre diferentes campos de la atención sanitaria dirigidas tanto al personal técnico y de Enfermería, como al personal facultativo.

5.- FORMACIÓN CONTINUADA

5.B) Formación planificada en la UGC Anualmente se establece un Plan de Formación por el

del Director de la UGC, el Responsable de Calidad y

Supervisor que abarca todas las categorías profesionales.

Para su elaboración se tienen en cuenta las solicitudes de

formación planteadas por el personal, las necesidades de

formación detectadas, la evaluación del desarrollo

profesional y su objetivo es conseguir la máxima

adecuación del personal al puesto de trabajo.

En dicho Plan se indican temas de formación, personal docente (de

la Unidad o externo) y fechas previstas. De forma que

trianualmente se realice formación que alcance a todos los

puestos de trabajo.

B.1 Personal de enfermería.

Cuando la formación sea interna, queda reflejada en el listado de asistencia (F-PG- F-03-06) donde se indica: actividad docente, ponente, fecha y asistentes.

En caso de ser externa, será necesario certificado expedido por la entidad docente, que se archiva en expediente personal.

B.2 Personal facultativo

Existe una planificación de actividades de formación interna:

- La planificación mensual de sesiones, elaborado por el Director de La UGC, se coloca en la biblioteca.

Estas actividades quedan reflejadas en un archivador donde se guardan las actas de las sesiones con el tema, fecha, ponente, anotándose los nombres de las personas que se encuentran presentes.

Durante el mes agosto y otros periodos vacacionales se suspenden estas actividades.

- Las necesidades de formación para el personal facultativo se establecen anualmente, quedando registradas en la Revisión del Sistema por la Dirección en función del mapa de competencias para cada puesto y los objetivos recogidos en el acuerdo de gestión de la UGC.

B.3 Formación vía FIR

Nuestra UGC tiene dotadas 2 plazas por año para formación en la especialidad de FH vía FIR, que sigue las directrices del Programa Docente de Formación en la Especialidad Farmacia Hospitalaria.

La planificación de las rotaciones se realiza anualmente y de forma individualizada, para cada uno de los farmacéuticos residentes por parte de su tutor.

Esta planificación es entregada a cada residente al comienzo de año, indicándose los cursos y congresos a lo que deberá asistir y asignándole una tarea específica de contribución al desarrollo del área por la que rota.

5.1 Prescripción electrónica

B.3 Formación vía FIR

Cada una de estas rotaciones comprende la adquisición de una serie de conocimientos teóricos y habilidades prácticas que son evaluados por el farmacéutico especialista responsable del área donde rotan, en el formato de evaluación oficial (Ficha I: Evaluación de la rotación).

Anualmente se realiza una evaluación del residente en el formato oficial (Ficha II: Evaluación anual del residente) y se establece una calificación global que firma el jefe de estudios del HUSC.

B.4 Formación de pregrado para alumnos de la facultad de Farmacia.

La formación de alumnos que realizan en la UGC de Farmacia su periodo de prácticas tuteladas se planifica semestral o trimestralmente, en función del periodo de tiempo que permanecerán en la unidad y del número de alumnos por turno. Esta planificación establece un área troncal de formación y la rotación por las diferentes secciones de la UGC de Farmacia durante el periodo de estancia.

La Facultad de Farmacia remite por correo postal a la UGC de Farmacia el listado de alumnos que cursarán en la misma su periodo de estancias. Una vez conocida esta relación se realiza la asignación de tutores de los alumnos aceptados en cada grupo por parte del responsable de docencia y se remite dicha asignación por fax a la Facultad de Farmacia, guardando copia de dicho envío.

5.C) Formación no planificada

La UGC de Farmacia ofrece formación (interna o externa) a todo el personal cuando surjan necesidades derivadas de cambios en la organización, implantación de nuevas técnicas, información sobre innovaciones en tecnología, etc. Dichas necesidades pueden ser detectadas por cualquier personal de la UGC y comunicadas al Director de la UGC, que junto con los Farmacéuticos y Supervisora, determinarán si se emprenden actividades de formación.

El Responsable de Calidad de la UGC de farmacia se queda con copia de dicha solicitud.

La formación externa del personal se lleva a cabo por cursos, asistencia a congresos, rotaciones en otros centros, etc. Se acreditará mediante certificado expedido por la entidad correspondiente, quedando copia en el expediente personal y reflejado en la ficha de personal de la UGC.

6.- EVALUACION PERIODICA DE LA

COMPETENCIA DEL PERSONAL

Anualmente es realizada por el Director de la UGC para

el personal facultativo y por el supervisor para el personal

de enfermería en base al desempeño de las funciones

específicas de cada puesto de trabajo, en relación con el

cumplimiento de los objetivos específicos establecidos para

cada profesional, dejando evidencia a través de entrevista

personal.

A PROPÓSITO DE UN CASO

7.- ESPECIFICACIONES

Todo el personal de la UGC de Farmacia tiene su correspondiente carpeta informática o física donde se archiva sus certificados, cv, etc es decir su formación académica y experiencia profesional, además de la formación específica en la UGC.

Todo el personal de la UGC de Farmacia, tiene el compromiso y la obligación de respetar la confidencialidad de cualquier información sobre los pacientes. Para ello, la Farmacia posee un compromiso personal (F-PG-F-03-03) de cada uno de los profesionales contratados, de cumplimiento de documento de “Buenas Prácticas para garantizar la confidencialidad y la

custodia de la información personal”.

8.- REGISTROS DE CALIDAD

Certificados de formación externa Fichas de personal de la UGC Farmacia (F-PG-F-03-01)

Encuestas de evaluación de actividades formativas (F-PG-F-03-02)

Compromisos de confidencialidad (F-PG-F03-03)

Requisitos específicos para puestos de trabajo (F-PG-F-03-04)

Planes anuales de formación para las diferentes categorías profesionales (FPG- F-03-05)

8.- REGISTROS DE CALIDAD

Listado de asistente a actividades de formación interna (F-PG-F-03-06)

Archivador de actas de sesiones internas UGC

Ficha I: Evaluación rotación (F-PG-F-03-08)

Ficha II: Evaluación anual residente (F-PG-F-03-09)

Control asistencia alumnos prácticas farmacia (F-PG-F-03-11)

Valoración alumno (F-PG-F-03-10)

Evaluación actividades formativas no planificadas y capacitación del personal (F-PG-F-03-11)

Evaluación anual de competencias del personal

EQUIPO DE TRABAJO EFICAZ. 7

VARIABLES: (John Careu)

Objetivo común: aunar esfuerzos, visión.

Óptimo rendimiento: dedicación,esfuerzo.

Capacitación: conocer puntos fuertes y débiles, aprovechar diferencia individual.

Flexibilidad: asumir distintas funciones.

Relación y COMUNICACIÓN: apoyo y escucha áctiva.

Reconocimiento y aprecio:

Motivación: entusiasmo, espíritu equipo