I N T R O D U C C I O N

1

Organigrama Funcional. Gestión enfocada en el valor agregado

Syslen fue creado con el fin de solucionar deficien-cias administrativas o de gestión. El sólo hecho de analizar gran flujo de información, en la actualidad, implica una gran estructura administrativa, lo que incurre en mayor probabilidad de deficiencia. Mien-tras menor sea el número de partes intervinientes en cualquier gestión, más eficiente y dinámico será el resultado, ya que se disminuye la posibilidad de

errores de interpretación o de coordinación. Con lo cual, el objetivo principal de Syslen es simpli-ficar el área administrativa y de gestión de una empresa, pudiendo contar con información feha-ciente, detectando posibles puntos de fallas, programando trabajos, realizando seguimientos de los mismos y monitoreando eficiencia de los proce-sos y recursos.

Objetivo de Syslen

El organigrama sugerido por Syslen comprende tres funciones básicas que una empresa debe manejar e interrelacionar, para lograr la eficiencia:

• Producción• Comercialización• Financiamiento

En su desarrollo, Syslen propone identificar como un área cada una de estas funciones e interrelacio-narlas mediante un sistema de gestión que permita la implementación eficiente de: manejo de inventa-rios; programación de trabajos y necesidades;

registro de actividades; detección de posibles puntos de fallas o ineficiencia de la organización.

El organigrama propuesto, se enfoca en las funciones y no en la estructura organizacional. Serán las funcio-nes las que demanden las actividades de la organiza-ción, haciendo flexible la delegación de responsabili-dades sobre los miembros de la misma, mejorando la interacción, facilitando el dinamismo y reduciendo tiempos de gestión. La administración estaría integrada al sistema operativo de la empresa, dismi-nuyendo así la necesidad de estructuras administra-tivas complejas para el manejo de información.

El nombre “Syslen” se obtuvo analizando el organigra-ma funcional que se propone. En el Organigrama funcional, la organización o empresa sería una esfera. Dentro de esa esfera se encuentran otras esferas que representan las áreas funcionales. Para identificar la interacción entre las diferentes áreas o funciones hacemos que estas esferas se solapen entre sí. La intersección entre dos esferas forma un lente. Entonces, en el organigrama, el lente hace referencia a la interacción e interpretación de datos entre las diferentes áreas. A su vez, físicamente un lente es utilizado, entre otras cosas, para observar detalles visuales donde el ojo humano no puede hacerlo. Los conceptos de lente y de sistema es algo que se acentuó mucho en este desarrollo, y el nombre “Syslen” sale como consecuencia de combinar ambos términos,

donde podríamos interpretar a Syslen como el “lente del sistema”.Se podría identificar a una organización como un siste-ma, que dentro de ese sistema hay otros sistemas que trabajan en forma combinada. A su vez la organización forma parte de un sistema más general, que es su entorno. Esta complejidad de componentes, o interre-laciones entre sistemas dentro de otro sistema, son los que complican la interpretación de datos, ya que para el análisis hace falta clasificarlos y organizarlos. Para simplificar las clasificaciones, y retomando las ideas de sistemas y lentes, hemos definido los conceptos de SYS y de LEN para organizar la información y las interrela-ciones de las partes de una organización. En resumen un SYS interpreta un recurso con que la empresa cuenta y un LEN es una clasificación que lo identifica.

Por qué Syslen

El razonamiento convencional actual para organizar información dentro de una empresa (mediana o grande) genera estructuras administrativas muy complejas y burocráticas, que generan grandes costos, limitan la sinergia y no terminan siendo del todo eficientes. Las empresas chicas, por lo general no cuentan con un sistema de gestión, lo que las lleva a ser deficientes por falta de anticipación, son personalistas y en consecuencia, les cuesta el creci-miento.

Para lograr que las áreas funcionen, y que la admi-nistración sea intrínseca al sistema de gestión que se propone, es necesario generar un método de procesamiento de información que sea flexible y que exima, a los miembros de la organización, de proce-sar la información recopilada.

Syslen busca quebrantar la complejidad de los siste-mas actuales de información, basándose en los conceptos de SYS y LEN. A grandes rasgos podría decirse que SYS es un ítem y LEN es su clasificación para identificarlo.

El objetivo de usar nuevos términos es para evitar cualquier preconcepto que el usuario pueda llegar a

tener sobre cualquier palabra que utilicemos y para generar un idioma de gestión unificado.

La estructura del software se basa en procesar como SYS todo lo de existencia física (recursos visibles) y como LEN lo que lo identifica, para que el usuario pueda adaptar el software a sus necesida-des. Es decir, la identificación queda al criterio del usuario según las necesidades o la complejidad de la actividad.

Esta interpretación de SYS y LEN facilitaría la vincu-lación de los recursos con las tareas que se realizan en una organización, pudiendo:

• Asentar un inventario calificado• Registrar tareas o trabajos realizados (trazabilidad para análisis)• Programar trabajos o tareas• Hacer seguimiento de trabajos o tareas (control de rendimiento y eficiencia)• Identificar trazabilidad y manejo de inventarios de repuestos e insumos• Definir costos • Detectar puntos de posibles fallas, ineficiencia, amenaza, a través del entrecruzamiento de datos.

Por qué usar Syslen…

P R E C O N C E P T O S

C L A S I F I C A C I Ó N D E I N V E N T A R I O

2

Como se anticipó en la Introducción, el primer paso para organizar e interpretar la información es dar de alta los LEN y los SYS.

Los SYS son la interpretación de los recursos exis-tentes con que cuenta la organización. Un SYS puede identificar desde un sistema físico hasta un componente (o compuesto) de un sistema. De esta manera, se puede calificar como un SYS a la exis-tencia de una línea de producción, un motor, un rodamiento, una estantería, una superficie de un establecimiento, un principio activo, o un insumo. Un SYS puede contener otro/s SYS y puede ser conte-nido por otro SYS. Un SYS representa una unidad, que en conjunto con otros SYS cumplen una función dentro de la empresa.

Para identificar el SYS, es necesario encuadrarlo dentro de una clasificación, con lo cual, Syslen permite el alta de clasificaciones acorde a las nece-sidades de información que demande la organiza-ción o empresa. Estas clasificaciones las denomi-namos LEN. El LEN, además de ser una clasificación que identificaría al SYS, debe contener los campos que lo determinaránCon lo cual, previo a dar de alta un SYS, se debe generar un LEN que lo identificará. Al dar de alta un LEN, se deben especificar los campos que deman-darán información del SYS para poder determinar-lo, calificarlo, compararlo o analizarlo. Los campos del LEN, harán referencia a las propiedades del SYS, que pueden o no, diferenciarlos de otros SYS clasificados es el mismo LEN.

SYS y LEN

Un SYS debe adaptar una de dos modalidades para la interpretación del mismo. Esta modalidad está dada de acuerdo a la esencia del sistema que representa. Existen dos esencias de SYS que inter-preta Syslen, esencia de CODIGO y esencia de LOTE. El SYS de esencia CODIGO (SYScod) se lo identifica como una unidad, heterogénea que no

puede transformarse ni racionalizarse, sí puede contener o ser contenida por otro SYS (ejemplo, una camioneta, un tractor, un tanque, etc). El SYS de esencia de LOTE (SYSlot) puede racionalizarse (fraccionarse), transformarse al mezclarse (ejem-plo, lote de combustible, lote de cemento, etc).

Esencia del SYS: SYScod o SYSlot

Los SYS deben contener una propiedad que indiquen, o hagan referencia a su estado o disponibilidad. El mismo puede, o debería, variar con el paso del tiempo. En el caso de los SYScod, el marcador puede ser el dato de horas de uso (ejemplo: para una máquina o

tractor), el dato de kilómetros utilizados (ejemplo: para una camioneta o automóvil), el tiempo desde su adqui-sición, etc. Para un SYSlot el marcador debe hacer referencia a la cantidad (que podrían ser en valores de peso, volumen, cantidad de unidades, etc).

Marcador

El último concepto de Syslen que el usuario debe interpretar antes de usar el software, es el concepto de LOCACION. En Syslen la LOCACION hace referen-cia la ubicación física que ocupa el SYS dentro de la empresa. Ahora bien, el SYS estará ocupando un espacio, o una ubicación, que puede tomar diferentes interpretacio-nes a la hora de procesar los datos. Con lo cual se contemplan cuatro tipos de LOCACION, para inter-pretar el estado del SYS en esa LOCACION:

TEMPORAL: El SYScod o SYSlot está locado en un SYScod, en reposo, estado de almacenamiento. El SYS puede cambiar de LOCACION. Estas locaciones desaparecen o cambian al quitarse un SYS

FUNCIONAL: El SYScod o SYSlot está locado en un SYScod y cumple una función en el mismo. El SYS puede cambiar de LOCACION, pero la LOCACION nunca desaparece.

SUSTANCIAL: El SYSlot es un compuesto de otro SYSlot. El SYSlot está locado en otro SYSlot y el mismo no podrá cambiar de LOCACION. La LOCA-CION SUSTANCIAL hace referencia a un Compuesto del SYSlot continente.

CONSUMO: El SYSlot será consumido y dejará de estar disponible para re-locarlo.

Locación

A L T A D E I N V E N T A R I O

3

Para que la aplicación de Syslen sea del todo eficiente, es necesario que en el alta de inventario, se detallen todos los SYS, desde lo más general a lo más específico. Es decir, si la empresa cuenta con dos plantas industriales y tres almacenes, lo óptimo sería cargar estos cinco establecimientos, previo a

cargar los SYS con lo que se dispone en cada uno de ellos. En el presente capítulo se detallarán las instrucciones para generar el alta de inventario, pero la organización y clasificación del mismo estará condicionado a la interpretación que tiene el usuario de su organización.

Introducción al Inventario de Syslen

Antes de comenzar a generar las Categorías para ubicar los LEN que identificarán a los SYS, es nece-sario que se interprete que la organización de los LEN en diferentes Categorías, es para simplificar la búsqueda de los mismos y lo que realmente impor-ta es poder identificar los SYS. Como se planteó, los SYS representan los recursos con que cuenta la empresa. Por ejemplo: Hay en existencia una Camioneta Toyota Hilux 3.0 tdi, 2010, patente HWE123. La empresa la identifica como Camioneta 1. Para el razonamiento simplificado de

Syslen Camioneta 1 sería un SYS. Camioneta 1 está identificado como un recurso de tipo Camioneta. Camioneta sería el LEN. El LEN Camioneta contem-pla que deben definirse 4 propiedades que identifi-carían el SYS; Marca; Modelo; Año del modelo; Patente. Las propiedades de Camioneta 1 serían Marca Toyota; Modelo Hilux 3.0 tdi; Año del modelo 2010; Patente HWE123. La ubicación del LEN camioneta podría estar ubicado dentro de una categoría llamada Móviles, creada por el usuario.

SYS, LEN: Categorías

Lo primero que debe hacerse es generar las catego-rías. Para dar el alta a una Categoría debe ingresarse a la solapa Categorías, se selecciona el botón Agre-gar y se completan los campos solicitados.

Una Categoría puede contener uno o varios LEN y subcategorías al mismo tiempo. Las categorías y subcategorías sirven para que el usuario pueda organizar los LEN, pero no condicionan o limitan las relaciones de locación entre SYS. Es fundamental, que para identificar un mismo tipo o conjunto de SYS, se dé de alta un solo LEN. Por lo que, el usuario, debe prever no dar de alta dos LEN, para un mismo tipo de SYS, en diferentes Categorías, ya que perjudicaría el eficiente análisis de datos. Tanto la denominación de las categorías, como la de los LEN, es a criterio del

usuario, de acuerdo a la organización que estima correcta para su empresa.

En torno a esto, un SYS de cualquier LEN, puede estar locado en otro SYS de cualquier otro LEN sin importar en que categoría están organizados los LEN.

Ejemplo práctico, (Imagen 3.1) podemos tener por un lado la Categoría Maquinaria y por otro la Categoría Repuesto/componente. Dentro de la categoría Maquinaria se puede cargar el LEN extrusora y dentro de la Categoría Repuesto/componente se puede cargar el LEN Rodamiento. De estos LEN puedo dar de alta el SYS extrusora1 (del len extrusora) y luego dar alta el rodamiento1 (del LEN rodamiento) que se podrá locar en extrusora1.

Generar Categorías

Maquinaria

CATEGORIA

LEN

Extrusora

SYS

Locado

Extrusora 1

Repuesto/Componente

Rodamiento

Rodamiento 1

Para agregar un LEN, el usuario debe dirigirse a la solapa de LEN, pulsar el botón agregar y completar los requisitos solicitados. Tener en cuenta que, si se selecciona la categoría en el árbol que se encuentra a la izquierda de la ventana, el sistema preselecciona esa categoría para hacer el alta del LEN. Al LEN debe asignarse un código y un nombre. El nombre sirve para el usuario pueda identificar el LEN

y el código será tomado por Syslen para generar el ID SYS (identificador del SYS). Para tener en cuenta, el ID SYS estará compuesto por el código del LEN seguido por un número correlativo al alta del SYS.Hay que tener en cuenta que el LEN será la unidad de análisis para el tipo de recurso que identifica. El LEN, solicita la carga de Campos y de le LOCACIONES o COMPUESTOS de ser necesario.

Generar un LEN

Los campos del LEN serán las unidades que demanden información a la hora de dar de alta un SYS de esa clasificación. El enfoque que deben buscar los campos del LEN es que cuando el usua-rio requiera información de un SYS estén disponi-bles y de fácil acceso.

Por ejemplo, tenemos un LEN que es “DECANTER” a este LEN le podemos agregar los campos

“Modelo”; “Nro de Serie”. A la hora de dar el alta a un SYS “DECANTER” se deben cargar los datos de Modelo y de Nro de Serie del DECANTER que se esté cargando. A modo de ejemplo, esto facilitaría al momento de pedir un repuesto, para dicha máquina, donde el proveedor solicita el Nro de Serie y Modelo (para determinar los repuestos), y el usuario pueda acceder rápido a estos datos para transmitírselo al proveedor.

Campos del LEN

Syslen prevé una función que al dar de alta un SYS, se den de alta automáticamente SYS que están incorporados al mismo. En algunos casos no se justificaría su aplicación pero en otros sí. Dentro de la ventana de alta de LEN, en LOCA-CIONES se deben cargar los LEN de los SYS que estarán en una LOCACION FUNCIONAL del SYS continente, que se está dando de alta; en COM-PUESTOS se pueden preestablecer los LEN de los SYS que ocuparán una LOCACION SUSTANCIAL

en dicho SYS. Por ejemplo, damos de alta el LENlot NUT306s. NUT359s es un fertilizante que contiene 8%N;2%P2O5;5%K2O;3%S;1%OMg. Lo que permite el LENlot NUT306 es que cuando demos de alta un lote de este fertilizante, al generar un SYSlot NUT306s1, va a generar los SYSlot de los compuestos en la proporción de referencia, que van a estar locados sustancial-mente en NUT306s1.

Locaciones / Compuestos de LEN

Para dar el alta a un SYS, se debe ir a la solapa de “SYS”, seleccionar el LEN en el árbol de la parte izquierda de la ventana, y pulsar el botón “Agregar”. Luego se deben completar los campos correspon-dientes al LEN para terminar de definir el SYS que se está incorporando.

Hay que tener en cuenta, que cada SYS que se da de alta debe estar asignado a una locación, a no ser que sea un SYS exclusivamente locatario como

puede ser “PLANTA INDUSTRIAL 1” por ejemplo.

Los SYS contenidos se dan de alta automática-mente, y se deberán completar los campos de LEN correspondiente a cada SYS contenido (si es que el LEN así lo demanda). Estos SYS tendrán el mismo tratamiento posterior que cualquier otro SYS de la misma naturaleza (es decir, los SYScod contenidos pueden cambiar de locación, los Compuestos no)

Generar un SYS

Cada SYS tendrá dos códigos de identificación, uno corresponderá a su código correlativo de LEN (ID SYS) y el otro corresponderá a un código que hace referencia a su ubicación o locación física presente (ID LOCACION).

ID SYS: CODIGOLENNROCORRELATIVO

ID LOCACION: La identificación de locación estará compuesta por una codificación de acuerdo al ID de LOCACION del SYS en el que está incluido. Por ejemplo. Tenemos el SYS “TQ15” (tanque 15). EL tanque 15 es el primer tanque que se coloca en el SYS “AL2” (almacén 2), el Almacén 2 es el primer Almacén que se construye en la “F2” (Finca 2). El ID LOCACION sería: TQ1-AL1-F2. Se leería el tanque 1 del Almacén 1 de la Finca 2.

Al dar de alta un SYSy, debe seleccionarse la

LOCACION donde estará ubicado y el tipo de LOCACION que ocupa. Para lo mismo debe selec-cionarse otro SYSx ya generado, si el mismo no tiene ninguna LOCACION dada de alta, deberá generarse una nueva LOCACION, donde se puede ingresar por teclado un Nombre de Referencia para la misma. (El ID LOCACION se generará automáti-camente según descripción previa)Si el SYSx donde se locará un SYSy ya tiene locacio-nes, el nuevo SYSy puede ocupar una de esas loca-ciones preexistente, y el SYSz que estaba ubicado en esa LOCACION en cuestión, deberá cambiar de LOCACION. Es decir, una LOCACION puede conte-ner un único SYS, el SYS contenido puede contener varias Locaciones.Las Locaciones de un SYSx pueden darse de alta al dar el alta/editar el SYSx o cuando se intenta locar un SYSy en el SYSx y no está dada la LOCACION necesaria.

ID SYS / ID Locación