FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA Variables Internas ETAPA TRES Marzo 16 de 2007.

FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICAVariables Internas

ETAPA TRES

Marzo 16 de 2007

Focalización Estratégica

La Focalización Estratégica es el complemento al análisis de variables que se hace en el proceso de Direccionamiento Estratégico.

Recordemos que realizamos un análisis de las variables externas.

Identificamos variables, luego seleccionamos las dos (tres) más importantes de cada contexto (10). Posteriormente, seleccionamos las que tienen un alto impacto positivo o negativo, lo cual da origen a los Escenarios Futuros de la Superintendencia de notariado y registro en el año 2011

Revisar las tendencias.

La cadena de valor: Variables internas y externas

Ubicación Estratégica. Recordar Variables externas


Ubicación Estratégica.

Análisis de la ventaja competitiva:

1. Análisis de la cadena de valor: Ya es mirar las actividades internas y externas de la SNR y

su relación con las fuerzas competitivas.

2. Análisis de las competencias nucleares: Las competencias nucleares son aquellas que determinan

de manera crucial la ventaja competitiva de una organización y son difíciles de imitar por la competencia. Son diferentes dependiendo de la posición de la empresa y de las estrategias que aplica. Ej.: El servicio personalizado al cliente, entrega a domicilio, apertura de otros horarios, etc.


Ubicación Estratégica.Análisis de la ventaja competitiva:

3. Análisis del liderazgo en costos, la diferenciación, la proximidad al cliente, la curva de experiencia y el enfoque.

4. La efectividad: Medida de valor que se puede crear con determinados recursos.

5. El conocimiento. 6. El benchmarking.7. La comparación con los estándares del sector.8. El análisis DOFA.9. Identificación de los aspectos clave. FCE


Ahora veremos cómo analizar las variables internas de la SNR de forma que podamos identificar los Factores Críticos de Éxito (FCE) y los Factores Críticos Negativos (FCN).

Recordemos que una variable es un elemento que se puede medir; es decir, que se puede verificar su estado (status) y que además puede cambiar en el tiempo.

La Focalización Estratégica busca identificar aquellas variables que representan Fortalezas de la organización frente a su competencia y dentro de su sector y a la vez, identificar también aquellas variables que representan una Debilidad frente a la competencia dentro del sector en que opera la organización.

Finalmente, la Focalización Estratégica nos debe mostrar en qué somos competitivos y en qué no lo somos actualmente y cómo el entorno afecta dichas variables.

Variables Internas


Veamos lo que es un FCE y un FCN:Veamos lo que es un FCE y un FCN:

Factor Crítico de Éxito (FCE):

Es una variable interna de la organización que se comporta de forma positiva. Es decir; tiene alto impacto positivo para la organización. Se identifica como una Fortaleza.

Generalmente, un FCE es positivo porque ayuda o contribuye a crear “una posición estratégica única y sostenible” por uno o varios de los siguientes comportamientos: Liderazgo en costos, valor para el cliente, sostenible en el tiempo, difícil de imitar, ser mejor frente a la competencia, eliminación de restricciones, curva de experiencia, diferenciación, ganar más dinero que la competencia


Factor Crítico de Éxito (FCE):

Son aquellos componentes de la estrategia en los que la organización se destaca para superar a sus competidores.

Están soportados por las competencias nucleares en las actividades específicas o en la gestión de los vínculos entre actividades

Ejemplos de FCE: rapidez en la respuesta al cliente, capacidad de respuesta al cliente, productos adaptados a requerimientos del cliente, personal competente y de desempeño superior. Utilidad por acción, Participación en el mercado, relación pasivo capital.

Si un FCE consiste en acelerar la introducción en el mercado de un nuevo producto, este factor puede venir determinado por las competencias centrales de la logística de la distribución física y por las habilidades de negociación con los clientes y proveedores.

Factor Crítico Negativo (FCN):

Es una variable interna de la organización que se comporta de forma negativa. Es decir, tiene alto impacto negativo para la organización.

Se identifica como una Debilidad. Generalmente, un FCN, es negativo porque contribuye a destruir valor para la empresa por uno o varios de los siguientes comportamientos: Incrementar costos, destruir valor de cara al cliente, no ser sostenible en el tiempo, ser fácil de imitar, ser igual o de menor desempeño frente a la competencia, consumir recursos en exceso, restringir la operación, tener un talento humano desmotivado, entre otros.

Ejemplos de FCN: clientes insatisfechos, baja rotación cartera, personal no competente (diferente a incompetente), incremento de las perdidas



Los FCE o Fortalezas y los FCN o Debilidades se pueden identificar a partir de varias fuentes de la operación de la SNR tales como:

1. Recursos: Capacidad Financiera, Talento Humano, Infraestructura Física/Tecnológica, Proveedores. Flujos esenciales de valor

2. Procesos: Métodos de Trabajo, Flexibilidad, Tiempo, Costos, Canales de distribución, Clientes, Eficiencia.

3. Resultado (Producto o Servicio): Calidad, Servicio al Cliente, Valor Agregado, Mercados en que opera, Eficacia, Efectividad.


Podemos tomar tres caminos para identificar los FCE y los FCN así:

• Revisar la Cadena de Valor en sus Actividades Primarias y en las de Soporte: integralmente, es decir, el grupo de procesos como un todo. REVISAR EL MAPA DE PROCESOSREVISAR EL MAPA DE PROCESOS

• Revisar la Cadena de Valor en los procesos más críticos: aquellos que usan los recursos más importantes, usan los métodos de trabajo más críticos y le dan la cara al cliente.

• Revisar la Cadena de Valor en cada uno de sus procesos constitutivos.

Finalmente, deberemos obtener un listado de los FCE y los FCN de toda la SNR a lo largo de toda su operación.

Focalización EstratégicaFocalización Estratégica

Cuatro pasos sencillos para definir Factores críticos de éxito:

• Conozca las relaciones importantes o articulaciones de los procesos: Las interrelaciones de la cadena de valor:

• Defina las áreas de éxito: Áreas de éxito definidas por la cadena de valor. Dar una visión general al cuadro de mando integral, mirar las cuatro perspectivas: Financiera, del cliente, de los procesos internos y de Aprendizaje.

• Identificar los FCE-FCN por cada área de éxito: Hacer el listado de FCE- FCN.

• Determinar el Status de los FCE- FCN: Reunir información. Hechos, registros, datos e información útil para cada Factor.


Cuando se contrastan los FCE y los FCN con respecto de

las variables externas (las de los Escenario del SNR 2011), debemos identificar el conjunto de elementos que al operacionalizarse posibilitan la competitividad de la organización, es decir, posibilitan que se logren resultados centrados y con valor agregado para el cliente, medibles y mejores que los de la competencia.

En resumen, un Foco Estratégico es la confluencia de variables externas e internas que permiten el logro de la posición estrategica única y sostenible para la organización a través de acciones unificadas, dirigidas y de desempeño superior.


En consecuencia, la Focalización Estratégica es la combinación de los elementos que nos hacen/harán fuertes, con una calificación mayor y con una mayor aceptación frente a las alternativas que ofrecen los competidores. Con diferenciación y con unas competencias nucleares que frente a la competencia.

Es la acción de orientar el conjunto de FCE para hacer más fuerte y vigorosa la organización, para el logro de lo que se propone en el término de un tiempo específico.

Cuando tenemos todos los Focos podemos entonces definir el Mapa de Focos Estratégico, el cual no es más que la relación entre los diferentes focos. Es la esencia de la dirección estratégica, es la

“estructura vital de lo que se hará y para qué lo hará la SNR”.


ETAPA 3.

APLICACIÓN PRÁCTICA

FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

La Metodología para definir los Focos Estratégicos se realiza a través de 6 pasos principales así:


Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar los FCE y los FCN. Formato 1.los FCN. Formato 1.

Tener en cuenta los criterios de selección:

a) FCE: Es una variable interna de la organización que se comporta de forma positiva. Tiene alto impacto positivo para la organización. Se

identifica como una Fortaleza. FCN: Es una variable interna de la organización que se comporta de forma negativa. Es decir, tiene alto impacto negativo para la organización. Se identifica como una

Debilidad.

b) Identificar para los procesos, los FCE y FCN: Revisar la cadena de valor

c) Los cuatro pasos para la identificación de los FCE: Conozca las relaciones importantes o articulaciones de los procesos. Definir las áreas de éxito-Procesos. Identificar los FCE-FCN por cada área de éxito. Determinar el Status de los FCE- FCN:

PROCESO(sigla)

Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN)

Gestión Gestión Servicio Servicio RegistralRegistral

a. La seguridad y confianza jurídica soportada en el conocimiento del talento humano (11)

b. Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica (13)

a. Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física.(13)

b. Inadecuada distribución de círculos regístrales que no permite la prestación efectiva del servicio e insuficiente asignación de recursos (13)

c. Rigidez de la estructura organizacional (6)

Gestión Gestión Documental Documental RegistralRegistral

a. Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria (14)

b. Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral) (14)

c. Contribuir con la guarda de la fé pública en la transacción inmobiliaria (14)

a. Falta de tecnología para la administración documental (14)

b. Falta de conectividad interna y externa (14).

Gestión Gestión orientación, orientación, inspección, inspección, vigilancia y vigilancia y controlcontrol

a. Pautas y lineamientos en materia registral (9)

b. Se evalúan aspectos administrativos, jurídicos y operativos.(10)

a. Diversidad de criterios jurídicos y administrativos (4)

b. Falta de cobertura en las visitas y problemas de orden público en algunas zonas. (4)

Paso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificarPaso 1. Revisar la Cadena de Valor e identificar

los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.los FCE y los FCN POR PROCESO. Formato 1.

PROCESO(sigla)


Administración Administración notarialnotarial

a. Compensación económicas a notarios de menores ingresos (3)

b. Manejo eficiente de asuntos administrativos de notarios(6)

a. Falta de estandarización de políticas y procesos de orientación, referencia y control para la gestión notarial (5)

b. Falta de regulación para la gestión (notarial) consular (5)

Orientación a notarios y cónsules

Procesos Procesos disciplinarios al disciplinarios al

NotarioNotario

a. Garantizar el rigor legal en la prestación del servicio público notarial (7)

a. Falta de personal y recursos para adelantar los procesos disciplinarios (6)

b. Falta de unidad de criterios para adelantar los procesos disciplinarios(4)

Visitas Visitas generales y generales y especiales a especiales a

notariosnotarios

a. Presencia institucional de la SNR para ejercer inspección, vigilancia, orientación y control. (14)

b. Garantizar que el Notario cumpla con sus obligaciones notariales (9)

a. Falta de recursos para ejercer presencia institucional en la inspección vigilancia y control (10)

b. Falta de cobertura del numero de visitas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones notariales (10).



Posteriormente se hizo ajustes a nombres de los procesos, quedando asís:Administración notarial. Orientación a notarios y cónsules. Gestión, peticiones, quejas y reclamos notarial. Procesos disciplinarios a notarios.

PROCESO(sigla)


Gestión cultura Gestión cultura de serviciode servicio

a. Atención personalizada y conocimiento de los servicios prestados (12)

b. Manejo especializado, seguridad y oportunidad en la información de los servicios (11)

a. Carencia de guía del usuario y tecnología asociada al servicio (13)

b. Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos y estrategias enfocadas en la cultura de servicio (13)

Orientación, Orientación, peticiones, peticiones, quejas, quejas, reclamos y reclamos y felicitacionesfelicitaciones

a. Diversidad de canales de orientación al ciudadano (13)

b. Facilitar el pago del servicio al cliente ( (14)

a. Falta de tecnología para la prestación del servicio (14)

b. Falta de Información y orientación al ciudadano. Seguimiento de Q y R – Felicitaciones (11)



PROCESO(sigla)


Gestión de Gestión de MercadeoMercadeo

a. Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios (14).

b. Línea de atención y página Web al ciudadano (14)

a. Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios (13) .

b. Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país(13)

Gestión Gestión soporte soporte

tecnológico tecnológico software y software y hardwarehardware

a. Recurso humano con conocimiento en soporte tecnología (9)

b. Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico (14)

a. Escaso recurso humano para soporte tecnológico (5)

b. Falta de políticas para integrar sistemas de información(4)

Gestión Gestión mantenimiento mantenimiento

software y software y hardwarehardware

a. Proyecto asistencia técnica administrativa con recursos. (14)

b. Mantenimiento al software de folio magnético / fólio / ERP (14)

a. Insuficiente recurso humano para hacer el mantenimiento (5).

b. Actualización y capacitación del recurso humano en nueva tecnología (7).

c. Inconsistencia en el plan de mantenimiento (5).

Investigación y Investigación y creación de creación de tecnologíatecnología

a. Definición del modelo para conformar el sistema de información notarial (9)

b. Implementación SIR – SIN y otras tecnologías (14)

a. Falta de base de datos para seguimientos de procesos y estadísticas (11)

b. NO contratos “llave en mano” con particulares para el desarrollo de software de información pública (10)

Gestión Gestión ComprasCompras

a. Implementación SICE (8)

b. Disponibilidad de recursos para las compras (9)

a. Inconsistencia en el plan de compras (6)

b. Centralización de compras (5)



PROCESO(sigla)


Selección de Selección de personalpersonal

a. Régimen específico de carrera administrativa (4)

b.

a. Falta la definición de concursos de carrera (5).

b.

Asuntos Asuntos administrativos administrativos del personaldel personal

a. Pagos oportunos de nómina (4)

b. Estabilidad laboral(3)

a. Baja escala salarial para vinculación de personal (10)

b. Carencia de Recurso Humano por falta de un Plan Estratégico de Personal (7)

Asuntos legales Asuntos legales del personaldel personal

a. Cumplimiento oportuno de todas las obligaciones parafiscales (4)

b. Verificación del cumplimiento de normas laborales (4)

a. Falta de seguimiento a los pagos por seguridad social (5)

b. Carencia de procesos de Gestión Humana(5)

Procesos Procesos disciplinarios disciplinarios internosinternos

a. Cumplimiento de las Normas de Control Interno Disciplinario (5).

a. Desgaste administrativo en los procesos disciplinarios (6)

b. Carencia de Recurso Humano (12).

Gestión Salud Gestión Salud Ocupacional Ocupacional (higiene y seguridad (higiene y seguridad

industrialindustrial))

a. Existe un programa de Salud Ocupacional (4) a. Falta de ejecución del Programas de Salud Ocupacional (4)

b. Incumplimiento de la cobertura a nivel nacional por parte de la ARP.(3)



PROCESO Factores Críticos de Éxito (FCE) Factores Críticos Negativos (FCN)

Gestión Almacén e Gestión Almacén e InventariosInventarios

a. Existencia de una base de datos de inventarios por responsable (3)

b. Realización de seguimiento de inventarios (3)

a. Falta de actualización de inventarios y de costos históricos articulados con PGCP. (4)

b. Falta de control en la rotación en los elementos de consumo (4)

Desarrollo y Desarrollo y Mantenimiento de Mantenimiento de la infraestructura la infraestructura

físicafísica

a. Existencia de equipo humano capacitado para efectuar el mantenimiento(5)

b. Plan de mantenimiento en el Grupo Recursos Físicos (4)

a. .Falta de políticas de mantenimiento (3)

b. Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización (14)

Gestión de Gestión de correspondencia y correspondencia y

administración administración documentaldocumental

a. .Aplicativo para control de entrada y salida de correspondencia nivel central (3)

b. Tiempo de respuesta oportuno en la entrega de documentos solicitados (4)

c. Control centralizado de los derechos de petición y tutelas (6)

a. No están actualizadas las tablas de retención documental.(6).

b. Falta de seguimiento y controles a la gestión documental (4)

c. Falta de implementación del aplicativo en las ORIPS (7). d. Confidencialidad en el manejo de la información (11)

Presupuesto a. Se cuenta con recursos propios para sostenimiento y se genera rentabilidad social y económica (3)

b. Transferimos recursos al sector Justicia (3)

a. Alto porcentaje de transferencia al sector justicia (14)

b. Afectación de la inversión por techos presupuestales de Ministerio de Hacienda (5).

Contabilidad y costos

a. Sistema de información contable (10)

b. Talento humano capacitado en nivel central (5)

a. Carencia de un sistema de costos (5)

b. Carencia de un sistema integrado de información financiera(8)

Tesoreria y Tesoreria y carteracartera

a.Pago oportuno de obligaciones a terceros.(9)

b.b. Liquidez (7)

a. Carencia de un proceso de tesorería (5)

b. Administradores pasivos de recursos correspondientes a fondos con destinación específica (5)



PROCESO(sigla)


Gestión planes, Gestión planes, programas y programas y proyectosproyectos

a. Existen planes, programas y proyectos (4)

b. Acompañamiento en la formulación de planes, programas y proyectos a nivel central. (4)

a. Falta socialización de los planes, programas y proyectos a nivel nacional (6)

b. Insuficientes recursos para la ejecución de planes, programas y proyectos (14)

Seguimiento a Seguimiento a planes, planes, programas y programas y proyectosproyectos

a. Seguimiento a los planes de anuales de gestión y de desarrollo administrativo (3)

b. Participación del TH en la elaboración de planes, programas y proyecto (5)

a. Falta de continuidad de los planes, programas y proyectos (10)

b. Faltan recursos, políticas y unidad de criterios para la planeación y seguimiento (10).

ProspectivaProspectiva a. Posicionamiento dentro del sector Justicia (3)

b. Procesos de modernización tecnológica y de infraestructura física (12).

a. No continuidad de lo planeado en los proyectos de modernización (10)

b. Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales (14)

Gestión de la Gestión de la estructura estructura organizacionalorganizacional

a. Existen estructura funcional con áreas de responsabilidad y funciones (3)

b. Existe manual de funciones y procedimientos (3)

a. La estructura no es acorde a las necesidades actuales (8)

b. Falta de mejoramiento continuo de procesos (14).

Gestión Gestión integral de la integral de la calidadcalidad

a. Existen manuales de procedimientos, auditores capacitados (5)

b. Se busca la certificación de servicios al 2008 (13)

a. Faltan indicadores para la medición de impacto y satisfacción del cliente (8)

b. Falta cultura y compromiso de servicio (13).



PROCESO(sigla)


Control internoControl interno a. Cumplimiento de las normas sobre control interno. (4)

b. Acompañamiento, cultura de autocontrol e informes a entes de control (4)

a. Falta de compromiso de los servidores públicos con el sistema de control interno (4)

b. Falta capacitación y motivación en el sistema de control interno (5)

a.

b.

a.

b.




Paso 2. Priorizar los FCN y FCE . Formato 2.

La calificación se basa en si el FCE o FCN impacta o no otras variables internas.

Se califica con 1 si impacta y con 0 si no lo hace. Al final se suman los impactos para obtener los puntajes de cada FCE / FCN y se escogen aproximadamente los 10 FCE y FCN de mayor puntaje. El impacto se define como un causante de cambios en la variable interna, sea éste positivo o negativo.

Se priorizan 10 FCE y 10FCNSe priorizan 10 FCE y 10FCN

Focalización Estratégica – Formato 2

El Criterio para priorizar los FCE y los FCN se basa en el Impacto sobre las siguientes variables internas:

Capacidad Financiera (CF)

Procesos (P) Calidad (Ca)

Talento Humano (TH) Tiempo (T) Servicio al Cliente (SC)

Infraestructura Física (IF) Costo (C ) Valor Agregado (VA)

Infraestructura Tecnológica (IT)

Puntos de atención (PA) Efectividad (Efc)

Proveedores (Pr) Clientes (Cl)

Focalización Estratégica – Formato 2A

FCE CF TH IF IT PV P T C PA CL CA SC VA EFC TOTAL

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Calificar directamente en formato 1A

Focalización Estratégica – Formato 2A

FCN CF TH IF IT P MT F T C CD Cl Efc Ca SC VA MO Efa TOTAL

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

Calificado directamente en formato 1A

Listado de los 13 FCE seleccionados:Listado de los 13 FCE seleccionados:

1. Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria.2. Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral)3. Contribuir con la guarda de la fé pública en la transacción inmobiliaria4. Presencia institucional de la SNR para ejercer orientación, inspección,

vigilancia y control.5. Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios6. Línea de atención al ciudadano y página Web.7. Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico8. Proyecto asistencia técnica administrativa con recursos9. Mantenimiento al software de folio magnético / folio / ERP10. Implementación SIR – SIN y otras tecnologías11.Facilitar el pago del servicio al cliente

12.Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica

13.Se busca la certificación de servicios a partir del 2008

Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos. Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos.

Formato 2B.Formato 2B.

Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos. Paso 2. Selección de los 13 factores críticos de éxito negativos.

Formato 2B.Formato 2B.

Listado de los 13 FCN seleccionados:Listado de los 13 FCN seleccionados:

1. Falta de conectividad interna y externa2. Falta de tecnología para la prestación del servicio3. Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización4. Alto porcentaje de transferencia al sector justicia5. Insuficientes recursos para la ejecución de planes, programas y proyectos6. Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales7. Falta de mejoramiento continuo de procesos8. Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de

infraestructura física9. Carencia de cobertura nacional e insuficiente asignación de recursos10.Carencia de guía del usuario y tecnología asociada al servicio 11.Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos, estrategias

enfocadas en la cultura de servicio12.Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios13.Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país

Proceso FCE/FCN Status MetaGestión registral y Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial

Custodia y conservación de la tradición jurídica de la propiedad inmobiliaria

Custodia: 100%

Conservación: 40%

Custodia: 100%: 2007

Conservación: 90% 2011.

Gestión registral y Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial

Respuesta a las solicitudes del usuario (información registral)

60% 2007: 80%

2008: 100%


Contribuir con la guarda de la fe pública en la transacción inmobiliaria

80% 2007: 90%

2008: 100%


Presencia institucional de la SNR para ejercer orientación, inspección, vigilancia y control.

30% 2007: 50%

2008: 70%

2011: 100%

Gestión de comunicaciones Utilización de medios de comunicación .para divulgar servicios

30% 2007: 50%

2008: 100%

Servicio al ciudadano y Gestión tecnológica

Línea de atención y página Web al ciudadano

40% 2007: 80%

2008: 100%

Gestión tecnológica Existencia de infraestructura para el soporte tecnológico

40% 2007: 60%

2011: 100%

Gestión tecnológica, Gestión logística y Direccionamiento estratégico.

Proyecto asistencia técnica y administrativa con recursos

40% 2007: 60%

211: 100%

Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se Paso 2. seleccionados los FCE Y FCN, se identifica el estatus y la meta . Formato 2C.identifica el estatus y la meta . Formato 2C.

Proceso FCE/FCN Status MetaGestión tecnológica Mantenimiento del software de

folio magnético / folio / ERP70% 2007: 80%

2008: 100% (SIR)

Gestión registras; orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial y Gestión tecnológica

Implementación SIR, SIN y otras tecnologías

20% 2007: 35%

2008: 50%

2011: 100%

Gestión registral; Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial y Dirección financiera

Facilitar al ciudadano el pago del servicio

60% 2007: 90%

2011: 100%

Gestión registral; Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial

Exclusividad del servicio e infraestructura física y tecnológica

60% 2011: 100%

Direccionamiento estratégico Se busca la certificación de calidad al 2008. NTCGP:1000-2004

20% 2008: 50%

2009: 100%


Proceso FCE/FCN Status MetaGestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, gestión tecnológica.

Falta de conectividad interna y externa

20% 2007: 30%

2011: 100%

Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, gestión tecnológica.

Falta de tecnología para la prestación del servicio

50% 2008: 60%

2011: 100%

Direccionamiento estratégico Falta de control y seguimiento al proyecto de modernización

10% 2007: 100%

Dirección financiera Alto porcentaje de transferencia al sector justicia

100% 100%

Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial y Direccionamiento estratégico

Insuficientes recursos financieros para la ejecución de planes, programas y proyectos

70% 2011: 90%

Dirección financiera Limitación de recursos presupuestales y políticas para proyectos plurianuales

40% 2011: 90%

Direccionamiento estratégico Falta de mejoramiento continuo de procesos

10% 2008: 100%

Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, gestión tecnológica.

Diversidad de sistemas de información, obsolescencia tecnológica y de infraestructura física

50% 2011: 100%


Proceso FCE/FCN Status MetaGestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, gestión financiera, Direccionamiento estratégico

Falta de cobertura nacional e insuficiente asignación de recursos para la prestación del servicio.

60% 2011: 90%

(50 nuevos puntos de atención)

Servicio al ciudadano, Gestión registral; orientación, inspección, vigilancia y control notarial, Direccionamiento estratégico.

Falta guía del usuario y tecnología asociada al servicio

10% 2008: 100%


Falta de capacitación, políticas, compromiso, lineamientos, estrategias enfocadas a la cultura de servicio

30% 2008: 50%

2011: 100%


Falta hacer mercadeo y seguimiento a la prestación de los servicios

10% 2008: 60%

2011: 100%


Falta de presencia Institucional en algunas zonas del país

60% 2011: 90%



Paso 3. Definir el impacto (si existe) de cada una de las variables externas (las tendencias de alto impacto de la SNR 2011 ) sobre los FCE y FCN (variables internas) priorizadas.

Formato 3

La lógica para llenar este formato es:

Primero: se analiza si la variable externa (las tendencias que se identificaron 14) impacta (positiva o negativamente) el FCE o el FCN, en caso tal se pone una X en la casilla respectiva.

Segundo: se llena la casilla con lo que la empresa debería hacer para aprovechar la oportunidad (si el impacto es positivo) o para minimizar la amenaza (si el impacto es negativo).EJ. Inversión, mejoramiento,

Tercero: las acciones que queden en las casillas pasarán a ser los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR

Definir el impacto (si existe) de cada una de las variables externas (las tendencias de alto impacto de la SNR 2011 ) sobre los FCE y FCN (variables internas) priorizadas.

Formato 3

Variable Externa

FCE/

FCN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Tendencias

14 tendendecias: se hizo el ejercicio en equipo y se calificaron la automáticamente por el equipo

Construcción de Escenarios. Paso 9 Formato 10. Hacerlo en WordFormato 10. Hacerlo en Word

Redacción de los escenarios futuros:

1. Para el período 2007-2011 la SNR, actualizó la normatividad, que contribuyó al mejoramiento en la prestación del servicio al ciudadano.

2. En el período 2007-2011 en la SNR, se realizaron los concursos de carrera notarial, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

3. En el período 2007-2011 la SNR, desarrolló su gestión administrativa dando cumplimiento a la normatividad sin traumatismos y en acato a las normas legales aplicables a la entidad.

4. En el período 2007- 2011 en la SNR, se incrementaron sustancialmente los ingresos financieros y los salarios de los trabajadores.

5. Para el período 2007-2011 en la SNR, se modificaron e incrementaron las tarifas de los servicios prestados y se crearon nuevos servicios.

6. En el período 2007-2011, se presentó un crecimiento en las transacciones del sector inmobiliario, generando un incremento en los ingresos de la SNR



7. En el período 2007-2011 la SNR, cumplió con los objetivos de orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios registrales y notariales, inclusive, en las zonas de alto riesgo, como consecuencia del mejoramiento del orden público nacional.

8. En el 2011 la SNR, cuenta con mayor posicionamiento e imagen institucional frente al ciudadano.

9. En el período 2007-2011 la SNR, realizó las inversiones y las actualizaciones requeridas en tecnología e infraestructura física, obteniendo un sistema de información integral.

10. En el período 2007- 2011 la SNR, desarrolló su propio portal Web, brindándole una mayor accesibilidad de la información al ciudadano.

11. En el 2011 la SNR, cuenta con un sistema de control para el protocolo notarial y un sistema de archivo registral moderno.



12. En el período 2007-2011 la SNR, elaboró y desarrolló los programas de higiene y seguridad (salud ocupacional) de conformidad con lo previsto en la ley, para mitigar el riesgo a que están sometidos los empleados y clientes. 13. En el período 2007-2011 la SNR, logró incrementar la cobertura nacional en la prestación del servicio publico registral y notarial.14. En el 2011 la SNR, tiene estandarizados los procesos para una mejora continua en la prestación del servicio al ciudadano.


Paso 4. Identificar los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR Formato 4A.

Se toman las acciones que quedaron en las casillas del formato 3. Pasarán a ser los FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR.

Focalización Estratégica –

Focos estratégicos. Formato 4A

FOCOS ESTRATEGICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

9. 10. 11. 12.

13. 14. 15. 16.

17. 18. 19. 20.

Focalización Estratégica – Formato 4 B

Posterior a listar TODOS los Focos Estratégicos, se deben revisar de éstos cuáles incluyen a otros, cuáles conforman uno solo y cuáles son independientes. Así identificaremos los Focos Estratégicos definitivos.

Se seleccionan 5,7,9 focos estratégicos.


FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR

1. Inversión y recursos financieros para mejoramiento en tecnología e infraestructura física

2. Capacitación, profesionalización del talento humano y cultura del servicio.

3. Mejoramiento de procesos y sistema de gestión de la calidad para certificación ISO

4. Mercadeo para posicionamiento e imagen corporativa

5. Servicio al ciudadano.

6. Comunicación en servicios y tarifas.

7. Cobertura en la presencia institucional

8. Actualización de la normatividad existente.

9. Sistema integrado de información documental (archivistito)

10. Formulación y seguimiento de proyectos de inversión

11. Conectividad y sistema de información integrado

12. Convenios interadministrativos para la conectividad.

13. Venta de nuevos servicio y nuevas fuentes de financiación.

14. Proactividad normativa.

15. Proyectos plurianulaes.

Focalización Estratégica – Formato 4B

Posterior a listar TODOS los Focos Estratégicos, se deben revisar de éstos cuáles incluyen a otros, cuáles conforman uno solo y cuáles son independientes. Así identificaremos los Focos Estratégicos definitivos:

1

2

3

4

5

6

7

8

Focalización Estratégica – Formato 4 C


Paso 5. Graficar los Focos y sus relaciones siguiendo las

instrucciones del mismo. Formato 5 El siguiente paso es relacionar los Focos entre sí, de manera

que podamos identificar cuáles impactan sobre otros y cuáles son impactados para definir aquellos de mayor impacto y los de menor impacto según sus relaciones.

Se toma cada foco y se relaciona su impacto con los demás focos. Se toma el impacto de cada foco con un color distinto para identificar claramente el número de impactos.

Focalización Estratégica SUPERINTENDENCIA DE

NOTARIADO Y REGISTRO

FOCOS ESTRATEGICOS de la SNR:

1. Capacitación y profesionalización del servidor público.

2. Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional.

3. Cultura del servicio

4. Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP:1000-20004

5. Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de inversión

6. Proactividad y articulación normativa

7. Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional

8. Venta de nuevos servicios y actualización tarifaría

9. Sistema de información integrado para la conectividad y la gestión documental.


MejoramientoProcesos

8

Capacitación8

MercadeoCobertura

Imagen8

Formulación ys. Proyecto

6

Nuevos Servicios y

Tarifas8

Sii y gestiónDocumental

8

Proactividad8

Inversión8

Cultura Servicio

8

Inversión y asignaciónde recursos financierospara el mejoramiento de

la tecnología, la infraestructura física y

el desarrolloOrganizacional

Formulación y seguimiento de

proyectosplurianuales de inversión

Venta de nuevosServicios y

actualización tarifaría

Capacitación y profesionalización

del servidorpúblico

Mejoramiento continuo

de procesos, gestión de la calidad yCertificación

NTCGP:1000-2004.

Mercadeo, cobertura,comunicación e

imageninstitucional

Cultura del

Servicio.

Proactividad yarticulaciónNormativa

Sistema de Información

Integradopara la conectividad

y la gestióndocumental

Focos Estratégicos de la Superintendencia de Notariado y Registro


Paso 6. Definir lo que cada FOCO significa y qué quiere la Superintendencia de notariado y registro

Finalmente, terminaremos el ejercicio de Focalización Estratégica definiendo QUÉ SIGNIFICA cada Foco y QUÉ QUIERE la SNR en cada uno de éstos.


Foco Estratégico Qué Significa? Qué Quiere LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO?

Inversión y asignaciónInversión y asignación

de recursos financierosde recursos financieros

para el mejoramiento de para el mejoramiento de

la tecnología, la la tecnología, la infraestructura física y el infraestructura física y el desarrollo desarrollo organizacional organizacional

Modernización de la Institución para mejorar la prestación del servicio

Desarrollar un sistema de información integral para la conectividad.

Adquirir equipos de computo.

Adquirir y mejorar la infraestructura física (Sedes a nivel nacional)Adquirir canales de comunicación.

Asignar recursos para mejoramiento de procesos y capacitación de los servidores públicos.

Cultura Cultura

del del

ServicioServicio

Superar las expectativas del ciudadano. Generar empatía con el ciudadano para la mejorar la imagen institucional

Capacitar a los servidores públicos.

Mejorar las condiciones laborales de los trabajadores.

Mejorar continuamente los procesos.

Mejorar y ampliar puntos de atención (cobertura)

Unificar criterios en la aplicación de las normas.

Mejorar infraestructura física para brindar confort y comodidad al ciudadano. Orientación al ciudadano. Ventanilla única de servicio

Crear un centro de atención al ciudadano.

Racionalizar y actualizar los tramites legales.

Orientar, inspeccionar, vigilar y controlar la prestación de los servicios

Proactividad yProactividad y

articulaciónarticulación

normativanormativa

Actualizar y contribuir a la modificación de la normatividad aplicable en la SNR

Contribuir con la actualización de las normas que requiere el servicio.Definir unidad de criterios jurídicos en la aplicación de las normas.

Divulgar y consultar la normatividad.

Racionalizar y actualizar los tramites legales.

Capacitación a los servidores públicos y notarios.

Aplicación estricta de las leyes que le asignen responsabilidades a la SNR


Venta de nuevosVenta de nuevos

Servicios yServicios y

actualización actualización

tarifariatarifaria

Definir portafolio con nuevos servicios y ampliar fuente de ingresos.

Establecer tasas de contribución a los entes vigilados (notarios).

Actualizar, estudiar y sustentar incrementos tarifarios.

Definir nuevos servicios que le permitan accesibilidad de la información al ciudadano (ventanilla única para registro de la propiedad inmobiliaria)

Acceder al registro de otros bienes para especializarnos en registros públicos.

Mercadeo, cobertura,Mercadeo, cobertura,

Comunicación eComunicación e

imagenimagen

institucionalinstitucional

Incrementar puntos de atención y nuevos servicios.

Posicionar la imagen institucional frente al ciudadano.

Generar credibilidad y confianza en la ciudadanía frente a la guarda de la fe pública.

Conocer las necesidades y superar las expectativas del ciudadano.

Orientar al ciudadano y generar proximidad y accesibilidad al servicio.

Establecer relaciones de corto, mediano y largo plazo con el ciudadano (nichos de mercado)

MejoramientoMejoramiento

continuo de procesos, continuo de procesos, gestión gestión

de la calidad yde la calidad y

certificacióncertificación

NTCGP:1000-2004NTCGP:1000-2004

Racionalizar,

actualizar, dinamizar y flexibilizar los procesos. Lograr la certificación NTCGP:1000-2004 del servicio registral. Implementar

MECI Y GESTIÒN DE CALIDAD

Estudiar, analizar, sensibilizar y racionalizar los procesos.

Estandarizar y racionalizar tramites en los puntos de servicio (190 Oficinas de registro) y en el nivel central.

Agilizar y mejorar la prestación del servicio y generar confianza del ciudadano

Optimizar recursos y establecer conciencia de costos.

Certificar los servicios registrales bajo la norma NTCGP:1000-2004.

Generar cultura de servicio, confianza en el ciudadano e imagen institucional.




Sistema de Información Sistema de Información

integradointegrado

para la conectividad para la conectividad

y la Gestióny la Gestión

documentaldocumental

Tener un sistema de información integrado que permita mayor accesibilidad al ciudadano y se integre al funcionamiento de la ventanilla única

Integrar los diferentes sistemas de información.

Asegurar y garantizar la custodia y conservación de la información, para la guarda de la fe pública.

Reflejar la situación jurídica de la propiedad inmueble.

Brindar mayores fuentes de accesibilidad al ciudadano.

Tener ventanilla única para el registro de la propiedad inmobiliaria.

Hacer la interrelación registro-catastro

Formulación y seguimiento Formulación y seguimiento de proyectos plurianuales de de proyectos plurianuales de inversióninversión

Formular, inscribir y actualizar los proyectos en la DNP y hacer seguimiento y control al cumplimiento de las metas establecidas

Formular proyectos plurianuales según la necesidad del servicio, la viabilidad financiera (banco de proyectos) e inscribirlos en la DNP (sector Justicia).

Hace seguimiento y control periódico a los proyecto, según metas e indicadores establecidos.

Definir y cuantificar las actividades plurianuales de los proyectos y articular con los presupuestos plurianuales.

Capacitación y

profesionalización

del servidor

público

Contribuir con el crecimiento y desarrollo personal y profesional del talento humano, para impactar su cultura frente al compromiso de servicio al ciudadano.

Desarrollar las competencias del talento humano

Generar productividad, competitividad y desempeño superior del talento humano.

Impactar la cultura del servidor público frente al compromiso de servicio con el ciudadano.

Motivar y hacer reconocimiento personal, familiar y social del servidor público.

FOCALIZACIÓN ESTRATÉGICA Variables Internas ETAPA TRES Marzo 16 de 2007.

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