ASIGNATURA: ORGANIZACIÓN Y METODOS

FLUJOGRAMACION DE SISTEMASCONCEPTO DE FLUJOGRAMACION Y SU ESTRUCTURA

La Flujogramación es una herramienta técnica utilizada en la descripción gráfica y secuencial de un procedimiento o proceso. Es el gráfico lógico de una serie de pasos que están sucediendo, ya sea en el aspecto administrativo o en cualquier situación de la realidad.

La estructura de un flujograma es algo que se desvincula integralmente de la representación tipo texto y de la obligatoriedad del sentido de desarrollo (siempre de arriba para abajo o de izquierda hacia la derecha).

Predomina el gráfico sobre el texto.

IMPORTANCIA DE LA FLUJOGRAMACION

La importancia estriba en que esta técnica es utilizada en la revisión, modificación y diseño de sistemas. Específicamente los auditores utilizan el flujograma como el instrumento más adecuado en el estudio del control interno.

SIMBOLOGIA

En la mayoría de los flujogramas la simbología está dirigida para que destaque los documentos involucrados y para los pasos realizados con relación a tales documentos. Tal aspecto es bastante válido si consideramos que en el área de trabajos burocráticos o administrativos el lugar común de todos los procedimientos gira en torno de documentos y formularios.

Se admiten determinados símbolos que denotan un significado preciso y para cuya utilización se aplican determinadas reglas. Los símbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de flujo son de dos tipos:

1. Símbolos abstractos. Se trata en su mayoría de perfiles de figuras geométricas a los que se le atribuye convencionalmente un significado, por ejemplo, algunas operaciones que ejecuta o experimenta una persona, una máquina, un material, o un documento o dato. Se utiliza la simbología ASME (America Society of Mechanical Engineers) para representar flujos de materiales o personas y la simbología ANSI (American Nacional Standard Institute) para representar flujos de información.

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2. Símbolos figurativos. Se trata de fotografías, dibujos o caricaturas que representan alguna operación que ejecuta o experimenta una persona, una máquina, un material o un documento o dato.

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SIMBOLOGIA ANSI UTILIZADA EN FLUJOGRAMACION

INICIO – FINAL. El punto en el cual un documento entra al sistema o sale del mismo.

REVISION – APROBACION Operación en la cual el trabajo preparado anteriormente es revisado por un funcionario.

PROCESO Acciones u operaciones realizadas

PREPARACION – ELABORACION Indica la elaboración de un documento, su origen en el procedimiento.

DOCUMENTOCualquier tipo de documento que se utilice en el sistema.

DECISION Representa una decisión en el sistema donde el flujo toma una alternativa.

ARCHIVOIndica el archivo de una unidad administrativa. T: temporal; P: permanente; A: alfabético; N: numérico

ANEXAR – ADJUNTARCuando los documentos son adjuntadas en el procedimiento.

CINTA – LISTADO Indica listados o cintas sumatorias

CONECTOR INTERNO Indican la unión del flujo en una misma página

CONECTOR EXTERNO Indica la unión del flujo de una página a la otra siguiente.

Flujo físico de los documentos, orden que siguen las operaciones.

Flujo de información, señala cuando de un documento solo se obtiene información.

Cuando se cruzan dos líneas del flujo, la que cruza horizontalmente debe formar un codo en la intersección.

Flujo físico de ir y volver de un documento en el sistema.

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Bifurcación del flujo, posibilidades alternativas.

Transmisión de información telefónica.

CLASIFICACION DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

1. Por su formato se clasifican en:

1.1. Verticales. El flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo.

1.2. Horizontales. Una sola carta representa el proceso entero. Registra en línea vertical y horizontal la participación de más de un puesto o departamento.

1.3. Arquitectónicos. Describe el itinerario o ruta de una forma o persona, sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

2. Por su propósito existen diagramas:

2.1. De forma. Se ocupa fundamentalmente de una forma, con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones; se utiliza el formato horizontal

2.2. De labores (¿qué se hace?). Son diagramas abreviados del proceso. Sólo presentan las operaciones en que se compone el procedimiento y el puesto o departamento que las ejecuta. Se utiliza el formato vertical.

2.3. De método (¿cómo se hace?). Presentan la manera de realizar cada operación del procedimiento, dentro de la secuencia establecida y la persona que debe realizarla. Se utiliza el formato vertical.

2.4. Analítico. (¿para qué se hace?). Presenta no sólo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para que sirven cada una de las operaciones dentro del procedimiento, y cuando el dato es importante, consignan el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria.

2.5. De espacio (¿dónde se hace?). Presenta el itinerario y la distancia que recorre la forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, y señala el espacio por el que se desplaza. Se utiliza el formato arquitectónico.

2.6. Combinados. Presenta una combinación de dos o más de las clases anteriores. Se utiliza el formato vertical para combinar labores, métodos y análisis. Se emplea el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

3. Por la naturaleza de los datos se clasifican en:

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3.1. Cualitativos. Si solo describen la sucesión de fases de un proceso en el orden en que ocurren; las personas o unidades orgánicas que las ejecutan y el método empleado, sin indicar cantidades ni tiempos.

3.2. Con escala de tiempo. En cualquiera de los dos casos anteriores en que se relacionan los datos con su ejecución en el tiempo

GUIAS METODOLOGICAS PARA PREPARAR FLUJOGRAMAS

Debido a que los flujogramas deben ser utilizados para un período indefinido de tiempo, durante el cual serán revisados y actualizados por personal diferente, es importante guardar cierta uniformidad en su preparación. De acuerdo con lo anterior, las siguientes normas deben ser observadas en la preparación de los flujogramas.

ETAPAS A SEGUIR PARA PREPARAR FLUJOGRAMAS

1. Debe obtenerse la descripción completa de los sistemas y procedimientos a graficar. Es conveniente recordar que la flujogramación debe reflejar la verdad de los hechos, por lo que la situación a analizar, o la propuesta, deberán quedar convenientemente resumidas en una gráfica de flujo.

2. El papel de trabajo para flujogramar debe ser dividido en columnas verticales, cada una de las cuales será utilizada en la siguiente forma:

Descripción narrativa de los procedimientos que están siendo representados gráficamente.

Indicación del cargo de la persona que ejecuta cada operación. Columna(s) separada(s) para cada departamento o sección involucrada.

3. Los procedimientos deben ser representados gráficamente y descritos en forma narrativa, siguiendo la secuencia en que ellos actualmente ocurren. Deben ser presentados en el flujograma mostrando el flujo de documentos y acontecimientos en forma vertical y, de resultar factible, de izquierda a derecha.

4. Cuando la simbología utilizada no logra representar al situación descrita, podrán utilizarse comentarios conocidos que indiquen la acción efectuada, como por ejemplo: F (firmar), R (revisar), S/R (sumar y registrar), etc.

5. Cuando en un símbolo se registren datos dentro de él, deberá procurarse que estos datos sean lo más simplificados posibles. Si los datos no alcanzan dentro del símbolo, podrán anotarse debajo del mismo.

6. Toda abreviatura que se utilice para resumir el nombre de una forma (OC, por orden de compra), o el nombre de un departamento o proceso (PED, por Procesamiento Electrónico de Datos), deberá ser descifrado para el lector, al pie del flujograma respectivo.

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7. Cuando se utilicen símbolos desconocidos para el lector, o se crea que él no entenderá la acción flugramada, los mismos deberán ser presentados en una cartilla que describa o detalle el significado de dicha simbología.

8. Para una mayor cobertura de tiempo en su utilización, y evitar situaciones embarazosas para quienes trabajan en un sistema determinado, se sugiere que en un flujograma no se mencionen nombres de personas, sino los cargos que ostentan.

9. Deberá indicarse el punto de inicio de un flujograma, a fin de que el lector no se confunda entre tantos símbolos que pueda tener una gráfica. Cuando existan varios puntos de inicio, o bien acciones que posteriormente se unirán en un mismo flujo operacional, deberán establecerse los correspondientes puntos de inicio, atendiendo al orden o la prioridad de cada uno de ellos.

10.Cuando un documento tenga una o varias copias, deberá establecerse una numeración, poniéndola en la parte superior interna lado derecho del símbolo del documento, o en la parte inferior interna derecha. La colocación anterior dependerá de cómo sean combinados los símbolos por el flujogramador. La numeración de los documentos podrá comenzar el número uno en adelante, asignándole el uno al original También podrá dársele la letra “O” al original, por lo que a la primera copia le correspondería el número “1”.

11.Una acción puede originar más de un efecto. Cuando éste sea el caso, sus líneas de salida así lo deberán indicar.

12.No mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.

13.No debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.

14.El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta líneas de salida.

15.A la salida de una operación no se hace necesario que vuelvan a dibujarse todos los documentos que entraron a ella, pero esto deberá hacerse cuando se agreguen o se generen nuevos documentos, o bien, cuando los mismos tengan que distribuirse.

16.Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas y en caso necesario utilizar ángulos rectos.

17.Cuando el dibujo de una gráfica comprenda acciones desarrolladas en diferentes puestos, o en diferentes departamentos, podrá dividirse el papel de trabajo (hoja de flujogramación) en bandas verticales, en cuyo encabezamiento se pondrá el nombre del sector o puesto de trabajo en el que se realizan las operaciones.

18.Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño, salvo el caso de que se quiera resaltar alguna situación especial.

19.Cuando se cruzan dos líneas de flujo, la que cruza horizontalmente deberá formar un pequeño codo con la vertical.

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20.Para fines de toma de decisiones, las debilidades o inconsistencias de un sistema deberán indicarse en el flujograma pudiendo marcarlas en el orden de salida. Ej.: D1, D2, D3, etc.

21.Cuando el símbolo terminal identifique una unidad orgánica, debe contener el nombre completo de ella; si se emplean iniciales para identificar la unidad orgánica se debe indicar su significado al pie de la hoja del diagrama.

22.El símbolo documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en cuestión.

23.El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, además se debe tener presente que los contenidos de los conectores de entrada y salida deben ser iguales.

24.Pueden elaborarse flujogramas que comprendan solamente los sistemas principales, elaborándose a manera de anexos los subsistemas respectivos.

25.Pueden usarse flechas de doble punta ( ) para indicar que un documento va y vuelve, o cuando dos o más documentos se junta (para compararse por ejemplo) separándose inmediatamente, en vez de dibujar todos los documentos de entrada para luego volverlos a dibujar al salir.

26.No importa que el flujogramador no sea un “experto en control interno” y no logre detectar todas las fallas del sistema. Si su flujograma representa fielmente la situación encontrada, su trabajo puede dar pie para que los verdaderos expertos en la empresa, puedan detectar las fallas, al leer el flujograma que el flujogramador preparó.

27.Un flujogramador que cambia el significado de sus símbolos no es un bien diagramador. Es un flujogramador de garabatos. Deberán utilizarse símbolos de significado uniforme en los flujogramas, o por lo menos, comunes a todos los que trabajan en una misma organización. Al establecer un “lenguaje” para flujogramar deberá evitarse el cambiarlo.

VENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS1. La representación de la secuencia de acontecimientos y el flujo de información

en una forma gráfica – narrativa, provee la información que permite una mayor comprensión y entendimiento del sistema, pudiendo identificar mejor las debilidades y fortalezas del sistema.

2. Rápida visualización de los documentos involucrados.

3. Al seguir una secuencia cronológica de los acontecimientos y señalando la distribución de los documentos, nos da una seguridad que se ha considerado el sistema en su totalidad.

4. Visualización de los puntos donde salen y entran los documentos.

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5. La flexibilidad del flujograma nos brinda la oportunidad de resaltar y profundizar en los procedimientos específicos del sistema bajo estudio.

6. La preparación del flujograma impone una disciplina en la persona que lo elabora, ya que el mismo no puede ser completado en forma adecuada sin el entendimiento de la lógica del sistema.

7. La visión gráfica permite ver la existencia o inexistencia de la simultaneidad de ejecución u operaciones.

DESVENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS1. Por tener predominio de la representación gráfica es más laborioso en la

confección.

2. Presenta mayor dificultad en el aprendizaje, en virtud de poseer mayor cantidad de símbolos y convenciones gráficas.

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DEFINIR LOS SIGUIENTES PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMARLOS

1. Operaciones de compra de materiales. 2. Operaciones de retiro de materiales de bodega. 3. Operaciones de elaboración y pago de planillas de sueldos y

salarios. 4. Operaciones de cancelación de una cuenta por pagar. 5. Operaciones de cancelación de una cuenta por cobrar. 6. Operaciones de ingresos – depósitos de efectivo. 7. Operaciones de facturación de productos terminados.

BIBLIOGRAFIA:

1. ORGANIZACIÓN Y METODOS EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA. Gustavo Quiroga Leos. Editorial Trillas. Segunda edición. 1988

2. ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS. Análisis, diseño y estructura. Enrique Benjamín Franklin. McGraw Hill. 1998.