EL FILTRO AVANZADO EN

EXCEL 2007

Por Fernando Lera

ÍNDICE

Bases de datos en Excel.

¿Qué es un filtro?

Ordenar o filtrar: diferencias.

Filtro automático.

Filtro avanzado (I).

Filtro avanzado (II).

Filtro avanzado (III).

Bases de datos en Excel Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a

un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su

posterior uso.

Están representadas en Listas, que se componen de datos

dispuestos en filas y columnas. Las columnas son los campos

y las filas los registros. Un registro (fila) será calificado por al

menos un campo (columna):

En el ejemplo, el dato “Jaime

Quintana” pertenece al registro

(fila) “2” y es calificado por el

campo (columna) “Colegiado”

¿Qué es un filtro? Un filtro es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de

una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se

especifique para una columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los

datos o con el color. En el siguiente ejemplo sólo queremos que nos aparezcan todos los

registros de sexo “H” (hombres):

Lista original Lista filtrada

Ordenar o filtrar: diferencias Cuando ordenamos una lista de datos lo haremos en base a

ciertos criterios (de mayor a menor, orden alfabético, color,

etc), pero el resultado siempre contendrá todos los registros

iniciales.

Cuando filtramos una lista, también lo haremos en base a

ciertos criterios, pero el resultado del filtro puede

contener o no todos los datos, dependiendo de

quién los cumpla. En Excel existen 2 tipos de filtro, el

automático y el avanzado.

Filtro automático. Con él podemos filtrar una lista utilizando los criterios que nos ofrece un desplegable situado en

cada campo. Haga clic con el botón izquierdo del ratón cuando el puntero señale una celda de la

lista sobre la que quiere aplicar filtros. Siga estos pasos Datos Ordenar filtrar Filtro.

Aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.

Haciendo clic en una de las

flechas se muestra una lista

de todos los elementos

visibles y únicos de la

columna. Si selecciona un

elemento de una lista de

una columna específica,

puede ocultar

instantáneamente todas las

filas que no contengan el

valor seleccionado.

Filtro Avanzado (I) El filtro avanzado permite aplicar varios criterios a varias

columnas y aplicar criterios con fórmulas. Seguiremos los

siguientes pasos:

1. Seleccione los rótulos de columna de la lista correspondientes a las

columnas que contienen los valores que desea filtrar y cópielos en otro lugar

de la hoja, separados de la lista. Éstos se emplearán como rótulos en la lista

de criterios. En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, introduzca los

criterios que desea buscar. Compruebe que existe al menos una fila vacía

entre los valores de criterios y la lista. En nuestro ejemplo queremos que

solo nos aparezcan los registros con sexo “H”, que pertenezcan a “Renault” y

con un importe superior a 3.500 euros.

Filtro Avanzado (II) Vaya a la pestaña “Datos” y presione el botón “Avanzadas”.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Rango de lista: Rango de los datos

que queremos filtrar.

Rango de criterios: Rango de

celdas donde hemos establecido

los criterios (diapositiva

anterior)

Filtrar la lista sin moverla o

copiarla a otro lugar. Si

queremos moverla a otro lugar,

en “copiar a” introduciremos el

rango.

Filtro Avanzado (III) Aceptaremos y nos copiará los registros que cumplan los

criterios de filtrado en el lugar que hayamos indicado:

Conclusiones El tratamiento de bases de datos en Excel es pieza

fundamental para el análisis de la información que contiene.

El manejo hábil de los filtros es un arma imprescindible en la

precisión y para la exactitud de las conclusiones extraídas de

dicha información.

Gracias por su atención

Fernando Lera