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MANUAL DE EXCEL AVANZADO

ILMER CONDOR

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CAPITULO I

CONCEPTOS DE BASE DE DATOS. ORDENAR.

FILTRO. CONSOLIDACION.

OBJETIVO

El objetivo de este Capítulo es proporcionar la información necesaria sobre Bases de Datos,

Ordenamiento, Filtros y Consolidación.

METAS

Al completar este Capítulo el participante estará en capacidad de

- Ordenar una base de datos,

- Extraer o visualizar una parte de ella mediante el uso de Filtro Automático

- Extraer o visualizar una parte de ella mediante el uso de Filtro Avanzado

- Obtener diversas formas de consolidación

TEMAS A TRATARSE

1. CONCEPTOS DE BASE DE DATOS

2. ORDENAR UNA BASE DE DATOS

3. FILTROS

3.1. FILTROS AUTOMÁTICOS (Auto filtros)

3.2. FILTROS AVANZADOS

4. CONSOLIDACIÓN

4.1. DE UNA MISMA HOJA

4.2. DE MÚLTIPLES HOJAS

4.3. DE OTROS LIBROS

5. EJEMPLO DE APLICACION

6. EJERCICIOS

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1. CONCEPTO DE BASE DE DATOS

Una Base de Datos es una colección de datos debidamente organizada

de tal manera que su acceso, consulta, adición, modificación y

eliminación de parte de ella, resultan ser operaciones sencillas. Un

conjunto de datos constituye una base de datos, si tiene una determinada

estructura física y lógica.

Desde la perspectiva del usuario (usuario final o usuario programador),

la estructura lógica de una Base de Datos está compuesta por un

conjunto de registros. Un registro está compuesto por un conjunto de

campos. Y un campo está constituido por un item. Este item es el

componente elemental en un registro.

Por ejemplo en una Base de Datos de Empleados podemos tener datos

respecto al código o número de empleado, sus apellidos y nombres, su

fecha de ingreso a la empresa, cargo, departamento, básico, etc.

El conjunto de todos los campos constituyen el registro empleado.

Cada empleado constituye un registro.

El conjunto de todos los empleados constituye una Base de Datos que

puede tener un nombre: Empleados, por ejemplo.

El conjunto de los empleados de una empresa, la lista de productos de

una ferretería, la relación de los pacientes de un hospital, los registros de

vuelos de una aerolínea, etc. constituyen bases de datos.

Por su estructura, una base de datos puede ser: Jerárquica o

Relacional.

Una BD Jerárquica se fundamenta en una estructura de datos de tipo

árbol, en el cual los datos pertenecen a un determinado nivel y el acceso

a ellos se realiza a través de los niveles, recorriendo las “ramas del árbol”

a través de navegaciones ascendentes o descendentes.

En una BD Relacional, en cambio, los registros y los campos se

encuentran directamente relacionados bajo la concepción de filas y

columnas. Una fila representa un registro y una columna representa un

campo. De esta manera, si en una fila se dispone de 5 columnas de

datos, podemos hablar de un registro con 5 campos.

Definición Registro Campo Estructura de una BD Una fila, un registro Una columna, un campo

Una Base de datos es llamada también una lista

BD relacional

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Una BD Relacional es la más sencilla de manejar. Muchos

administradores de bases de datos, usan este tipo de estructura.

Puesto que una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas, el

Excel es uno de los programas de aplicaciones que permiten el manejo

de una base de datos relacional.

Un Sistema de administración de una base de datos o DBMS (Data Base

Management System), permite al usuario el acceso a sus datos y le

proporciona asistencia y facilidades para transformarlos en información.

Entre los primeros administradores de datos en sistemas main frame fue

el DBMS el cual se podía manejar mediante el lenguaje de datos DL/1. A

nivel de los microcomputadores, desde los años 80 fueron apareciendo

diversos lenguajes o administradores de datos como el dBase, Clipper,

Paradox, FoxPro, IMS, Oracle, Access.

Una hoja de cálculo es un sencillo y a la vez muy efectivo administrador

de datos pero bastante restringido, pero que satisface muchos de

nuestros requerimientos y apremios.

Mediante una hoja de cálculo podemos realizar operaciones de

ordenamiento, de búsqueda, extracción, etc. Y podemos aprovechar la

potencia de la hoja de cálculo para realizar diversos cálculos y gráficos.

La siguiente figura es un claro ejemplo de una Base de Datos en Excel.

El primer empleado; es decir, la primera fila, constituye el primer registro.

Se trata del señor Gonzáles Miller, Joe; trabaja en el departamento de

Administración; su básico es de 4205 soles; etc.

Un poco de historia

Figura 1

Si tomamos

en cuenta

hasta la

columna G, la

base de datos

contendría 14

registros y 6

campos

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Ejemplo 1

Abra el archivo Películas de cine.xls.

Este libro contiene una lista de películas de cine conteniendo información

respecto a código, nombre de película, tipo, fecha de ingreso, precio,

estado y cantidad existente. Tomando en cuenta estos datos responda

las siguientes preguntas:

- ¿Cuántos campos tiene esta lista? ……….

- ¿Cuántos registros tiene esta lista? ……….

- ¿Cuántos campos de tipo numérico tiene? ………..

- ¿Cuántos campos de tipo fecha tiene? ………..

- Usando la siguiente secuencia complete el siguiente cuadro:

o Clic en una celda de una columna

o <Formato> - <Columna> - <Ancho>

o Tome nota del ancho

o <Aceptar>

Estructura de la base de datos PELICULAS

Nombre de campo Tipo Longitud Decimales

Codigo

NombrePeli

Tipo

FechaIng

Precio

Estado

Cantidad

- Haga que la base de datos se llame PELICULAS

Nota 1:

Una base de datos tiene un nombre desde el momento en que le

damos nombre de rango al conjunto de celdas seleccionadas.

Nota 2:

Trate de usar nombres adecuados como nombre de campo (o

columna). Por lo general dicho nombre debe decir algo respecto a

su contenido.

Nota 3:

Si desea usar dos palabras como nombre de campo, debe unirlas

con el guión de mayúscula.

7 786 2 (Precio, Cantidad) 1 (FechaIng) Cómo se llama la Base de Datos? No tiene nombre. Una cosa es el nombre del Libro: Películas de Cine, otra es el nombre de la hoja: Listado de películas y otra cosa es el nombre que puede tener la base de datos Como los datos (CON SUS RESPECTIVOS CAMPOS) están contenidos en el rango A1:G787, podemos usar <Insertar> - <Nombre> - <Definir> para dar nombre a nuestra base de datos: PELICULAS

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2. ORDENAR UNA BASE DE DATOS (BD)

Introducción

Una base de datos, por la facilidad de acceso que proporciona, puede

contener abundante cantidad de información, la que se fue almacenando

sucesivamente, según se fueron completando. Esto indica que

probablemente (y es lógico que esto ocurra) no se encuentre

debidamente ordenada. En una base de datos de 40 trabajadores de una

empresa puede ser muy fácil la búsqueda de un empleado. Es muy

rápido el disponer de todos los datos respecto de dicho empleado.

Pero en una base de datos de 50 mil clientes de una entidad bancaria, la

base de datos de postulantes a una universidad, las ventas diarias que

se registra en determinado supermercado, a través de sus 30 cajas

registradoras, durante 10 horas del día y por sus 10 tiendas,

seguramente debe ser muy difícil localizar un determinado cliente, saber

el número de postulantes a la facultad de Medicina o calcular el monto

total de ingresos diarios obtenidos por la venta de espárragos durante

una semana.

Y qué podemos decir del costo o el tiempo requerido para resolver una

consulta?

Por estas y muchas otras razones una base de datos debe estar

ordenada; es decir, clasificada.

Una base de datos se ordena (o clasifica) de acuerdo a un criterio de

ordenamiento y tomando como base algún campo de la base de datos.

Una base de datos de clientes de cuenta corriente de un banco puede

estar ordenada por número de cuenta corriente o por apellidos; puede

estar ordenada por la frecuencia de uso de la cuenta, puede estar

ordenada por el saldo, en forma creciente o decreciente.

Una base de datos de postulantes puede ordenarse por facultad y por

apellidos y nombres del postulante; o podría ordenarse por facultad y por

colegio de procedencia; tal vez puede ordenarse por Distrito, por colegio

y por apellidos y nombres.

Las ventas diarias de un supermercado pueden estar clasificadas por

Tienda, dentro de cada tienda, por código de cajero, dentro de cada

cajero por el nombre del producto.

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La forma cómo debe ordenarse una base de datos depende de cómo lo

desea el usuario en un momento determinado.

El Excel dispone del comando <Datos> para ordenar una base de datos.

Para ello es suficiente usar la siguiente secuencia:

<Datos> - <Ordenar>.

Ejemplo 1

Vamos a ordenar la lista de películas.

Abra el archivo Películas de cine.xls

- Haga clic en la celda B5

- Al usar la secuencia <Datos> - <Ordenar>, obtendrá la siguiente

ventana

- Al desplegar la lista, seleccione el campo Tipo

- El botón de opción Sí debe quedar activado ya que nuestra lista

contiene nombre de campo en la primera fila

- Haga clic en <Aceptar>

Observe los resultados

Ejemplo 2

Veamos el siguiente ejemplo.

Abra ahora el archivo Relación de personal.xls.

Esta lista contiene tres campos por las cuales se puede establecer cierta

jerarquía: Departamento, Sección y Puesto. Hay diversas formas de

Despliegue la lista para elegir el campo a ordenar

Despliegue la lista si desea ordenar después por este campo

Figura 2

Para que el rango de los datos quede seleccionado automáticamente, primero debe hacer clic al interior de los datos. De otra manera primero debe seleccionar el rango y luego usar el comando <Datos>

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ordenar:

Alfabético por departamento. Esto requiere dos campos de

ordenamiento: Departamento primero y Nombres, después.

Alfabético por departamento y sección: Esto requiere tres campos:

Departamento primero, Sección después y Nombres en tercer lugar.

Para el primer caso, después de usar:

<Datos> - <Ordenar>

Complete la ventana como se muestra en la Figura 3 y luego haga clic en

<Aceptar>.

Para el segundo caso, después de usar la secuencia

<Datos> - <Ordenar>

Complete los datos según la Figura 4.

Como puede observar, los datos han sido ordenados primero por

Departamento, dentro de cada departamento se ha ordenado por

Sección y luego y dentro del él, se ha ordenado por nombres.

EJERCICIO

Abra el archivo BD Tabla.xls. Defina a los datos contenidos en la primera

hoja como Pedidos y a los de la segunda hoja como Productos.

Ordene a la base de datos Pedidos por País y Ciudad de destinatario y

por Cliente. En el caso de la base de datos Productos, ordene por Id de

pedido y por el Precio. En ambos casos en form

Si no desea seleccionar un campo, elija la opción <Ninguna>

Cualquier tipo de campo, se puede ordenar en forma - Ascendente o - Descendente

Figura 4

Figura 3

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Figura 5

a decreciente.

3. FILTROS

Según el tamaño de una base de datos, la búsqueda, consulta o

recuperación de los datos contenidos en ella, puede ser un trabajo muy

pesado, no tanto por la dificultad de acceso, sino por lo difícil de la

búsqueda en una gran cantidad de datos.

En una base de datos corporativa, el personal de un determinado

departamento está interesado en una parte de ella: Por ejemplo, en el

caso de los empleados de ventas seguramente están interesados en

disponer de la cantidad de cada producto, del precio, de la ubicación

dentro del almacén; etc. Pero no requieren datos relativos a la forma de

pago de los clientes, a la dirección del proveedor; sin embargo a los de

cobranzas sí les interesan estos datos, no así las estadísticas de ventas.

Esto implica que la información a ser consultada o extraída desde una

base de datos, debe ser “filtrada” según el usuario de la misma. Cabe

añadir que un determinado usuario puede estar interesado sólo en una

parte de los datos; pero en otro momento puede estar realizando una

consulta diferente.

Otro gran problema es la manipulación de los datos si ésta es bastante

grande. Si el Departamento Médico de la Universidad de San Marcos

necesita examinar a los que ingresaron, no tiene sentido que deba

realizar consultas sobre toda la base de datos de 45,000 postulantes.

Hay pues muchas razones para trabajar con una parte de la base de

datos. Sea una parte de los registros o algunos campos de la misma.

En Excel disponemos

de la opción <Filtro> del

comando <Datos> para

realizar este trabajo.

Al usar la secuencia

<Datos> - <Filtro>,

obtenemos la ventana

mostrada en la Figura 5

de la derecha.

Filtros

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De acuerdo a las opciones de <Filtro>, podemos aplicar:

- Autofiltro

- Filtro avanzado

Después de haber usado una de estas dos formas de filtrado, los

registros que se muestran son parciales. Usaremos la opción <Mostrar

todo> para disponer de todos los datos. Se sugiere que se haga uso de

esta opción toda vez que se quiera aplicar otra modalidad de filtrado,

excepto si se desea aplicar nuevo filtro al resultado de un filtro anterior.

3.1. FILTRO AUTOMATICO (Autofiltro)

Ejemplo 01

- Abra el archivo Relacion de Personal.xls

- Al usar la secuencia <Datos> - <Filtro> - <Autofiltro>, obtendremos

la ventana, parte de la cual, se muestra en la Figura 6.

- ss

3.2. sdss

- Al hacer clic en de la columna

Departamento, obtenemos el recuadro de

la derecha.

Según esto, podemos mostrar la lista

completa (Todas); sólo los mejores (Diez

mejores); podemos filtrar de manera muy

particular (Personalizar…) o podemos

mostrar los empleados de un solo

departamento.

Para esto último es suficiente hacer clic en el departamento que se

desea visualizar.

- Al hacer clic en Diseño, obtenemos la lista que se muestra en la

siguiente figura.

Haga clic en estas flechas para visualizar opciones de autofiltro en este campo

Figura 6

Opciones de Autofiltro

Autofiltro

Use <Datos> - <Filtro> - <Autofiltro> para activar o desactivar esta opción Autofiltro.

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Si observamos la columna Departamento, veremos que sólo se

visualizan los empleados de Diseño. Del mismo modo, observando

el número de registro (fila), podemos decir que los empleados de

Diseño corresponden a los registros 16, 17, 24, 28, 29, 66, 75 y 80.

Observe también que en la barra de estado se puede leer el número

de registros que cumplen con este tipo de filtrado

- Al hacer clic nuevamente en el mismo botón y seleccionar el

departamento de Ingeniería, sólo veremos a los empleados de este

departamento.

- Ahora mostremos a todos los registros seleccionando la opción

<Mostrar todos> del recuadro mencionado.

- ¿Podríamos saber cuándo ingresó y qué sueldo tiene Lisa Barber?

Para ello hacemos clic en el botón de Nombres y de la lista que se

muestra seleccionamos Barber, Lisa.

- ¿Cuántos empleados son Auxiliares Técnicos?

En este caso hacemos clic en el botón de Puesto y seleccionamos

lo pedido.

Usemos autofiltro combinado:

Un filtro combinado se logra filtrando primero por un campo y luego

por los otros campos o columnas (empezando por el más general).

- ¿Cuántos empleados del departamento de Ingeniería pertenecen

a la sección Copiadoras?

Procedimiento:

o Hacemos clic primero en el botón de Departamento

o Seleccionamos Ingeniería

o Luego hacemos clic en Sección

o Finalmente seleccionamos Copiadoras

- ¿Cuántos empleados del departamento de Ingeniería están en la

Ingresó el 11/27/86 Sueldo anual: $ 47,986 Hay 4 Auxiliares Téc.

También puede usar <Datos> - <Filtro> - <Mostrar todo> para restablecer todos los registros.

Figura 7

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sección Impresoras y son Técnicos?

El orden de selección es: Ingeniería, Sección y Puesto.

Autofiltro personalizado

El filtrado automático (Autofiltro) se enriquece con la opción

<Personalizar>, que es el que vamos a usar ahora.

Al hacer clic en <Personalizar…> de cualquier botón, se obtiene una

ventana como se muestra en la figura 8.

En ella se muestran dos filas conteniendo cuadros de textos. En el

lado izquierdo se muestra una lista de formas de condicionar el

filtrado y en el lado derecho se colocarán los valores que se deben

satisfacer. Tenemos también los conectivos lógicos “Y” y “O” cuando

se usan las dos filas.

Veamos los siguientes ejemplos:

- Muestre la lista de los empleados cuyo Sueldo Anual es superior a

$ 50,000

o Hacemos clic en el botón de Sueldo Anual para desplegar sus

opciones.

o Seleccionamos (Personalizar…)

o En el primer cuadro de texto seleccionamos “es mayor que”

o En el lado derecho digitamos 50000 (puede digitarse 50,000)

o Haciendo clic en <Aceptar> y observando la barra de estado

obtendremos 33 empleados

- ¿Cuántos empleados tienen un Sueldo Anual mayor o igual a $

60,000 y menores que $ 85,000?

Completemos la ventana como se muestra en la figura 9.

Opción de autofiltro <Personalizado>

Figura 8

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- Tomando en cuenta la información que se muestra en la figura 10,

complete los espacios en blanco de la siguiente pregunta:

- ¿Cuántos empleados tienen un Sueldo Anual …………… o

…………………?

- Obtenga una lista de empleados cuyos nombres empiezan con A

ó con D

En este caso usaremos la siguiente secuencia:

o Restablecer los registros(<Datos> – <Filtro> – <Mostrar todo>)

o Hacemos clic en el botón de Nombres

o Seleccionamos (Personalizar…)

o Completamos el cuadro según la Figura.

Nota:

Como dice las dos líneas, podemos usar comodines para filtrar

registros.

Aquí hemos usado el comodín “*” para indicarle que debe extraer a

Rpta. Sueldo Anual menor que 22000 ó mayor que 100000. Comodines

Recuerde restablecer todos los registros

Figura 9

Figura 10

Figura 11

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todos los empleados cuyos Nombres empiezan con A o con D.

- Puede decirnos qué acción debemos añadir para obtener un listado

como el que se muestra en la figura 12?

¿Cuántos empleados ingresaron después del 90?

Ante todo, veamos el formato de fecha que está usando Excel. Para

ello hacemos clic en cualquier celda de la columna Fecha de Ingreso

(o Fecha de Nacimiento). En la barra de fórmulas indica que el

formato usado es el de “DD/MM/AA”. Por tanto, usando la opción

Personalizar, correspondiente a la Fecha de Ingreso, debemos

obtener como se indica

Nota: Como veremos, cuando estudiemos funciones de fecha, el

Excel usa a todos los datos de tipo fecha, como un entero.

- ¿Cuántos y quiénes son los empleados con Sueldo Anual mayor o

igual a $ 60,000 y menor que $ 80,000; que ingresaron después del

primero de Octubre del 84 y pertenecen al Departamento de

Ingeniería o Mercado?

Solución

o Primero usemos: <Datos> - <Filtro> - <Mostrar todo>

o Clic en <Sueldo Anual> - <Personalizar …> - <Es mayor o igual

que> -60000 <Y> - <Es menor o igual que > 80000 - <Aceptar>

o A continuación: Clic en <Fecha Ingreso> - <Personalizar …> -

<Es mayor o igual que > 01/10/1984 - <Aceptar>

o Finalmente: Clic en <Departamento> - <Personalizar…> - <Es

Igual a > Ingeniería - <Ó> - <Es igual a> - Mercado - <Aceptar>.

Terminemos con filtro automático mostrando todos los registros.

Filtrado complejo Respuesta: 14 Respuesta: 6 Respuesta: 5

Figura 12

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3.2. FILTRO AVANZADO

La complejidad de la última pregunta resuelta usando Filtro

Automático, nos dice que éste es muy potente.

Sin embargo, tiene sus limitaciones, como es el caso de aplicar

autofiltro sucesivamente a otros campos, en base a un resultado

anterior. Por otro lado, el resultado obtenido se muestra en la misma

lista original; no es posible extraerlo hacia otro lugar de la hoja.

La opción Filtro Avanzado nos permitirá resolver las dos

inquietudes, como lo veremos a continuación.

En el caso de Filtro avanzado tenemos la capacidad de filtrar y

extraerlo hacia otro lugar de la hoja, o filtrar la lista sin moverlo.

Para usar Filtro Avanzado se debe definir tres rangos:

Rango de datos: Contiene todas filas y columnas (Registros)

Rango de Criterios: Contiene dos o más filas donde se ingresan las

condiciones de filtrado. No requiere incluir todas las columnas

Rango de Salida: Le indica al Excel el rango que debe usar para

colocar todos los registros que cumplen con los criterios indicados.

La siguiente figura muestra estos rangos

Rangos a tomarse en cuenta

Todos los rangos incluyen como primera fila a los nombres de campo. En el rango de Criterios dos o más condiciones de la misma fila cumplen con el conectivo lógico “Y”. Los criterios en más de una columna satisfacen el conectivo “O”. Para el rango de salida es suficiente hacer clic en una celda.

Figura 13

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Nota:

Recuerde que para desactivar la opción de Autofiltro, debe

usar la secuencia <Datos> - <Filtro> - <Autofiltro>.

A continuación veremos algunos ejemplos

Pasos a seguir:

Paso 1: Copiar hacia un lugar determinado los nombres de los

campos (nombres de columna). Estos serán usados como rango de

criterios.

Paso 2: Ingresar en la siguiente fila o filas los valores que completan

el rango de criterio

Paso 3: Usar la secuencia: <Datos> - <Filtro> - <Filtro avanzado>.

En la ventana que se obtenga se deberá completar como se indica

en le siguiente figura.

Usando el archivo Relación de personal.xls, resuelva los siguientes

ejemplos.

Ejemplo 2

Obtenga un listado a partir de la celda J7, de todos aquellos

empleados del Departamento de Ingeniería.

Solución

Paso 1: Seleccionar el rango A7:H7 (este rango contiene los

nombres de los campos. Es mejor copiarlos todos). Copiar. Pegar a

partir de J1.

Si digita Ingenieria este no es igual a Ingeniería

Se activa cuando

se copia a otro

lugar.

Figura 14

Haga clic

aquí para

copiar a

extraer los

resultados a

otro lugar

Ingrese aquí

el rango

donde están

los criterios

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Paso 2: En M2 digitar “Ingeniería”. Si desea copie este dato de

alguna celda de la columna respectiva. (Es más confiable).

Paso 3: Haga clic en el interior de la base de datos. Use la secuencia

<Datos> - <Filtro> - <Filtro Avanzado>. En la ventana de diálogo que

se obtiene complete según se indica en la figura 15.

Para ingresar el rango de salida en el cuadro de texto <Copiar a:>, es

suficiente hacer clic en J7.

No se olvide de activar la casilla Copiar a otro lugar

Finalmente, haga clic en <Aceptar> para obtener el resultado.

Observe que los registros extraídos cumplen con el criterio de ser

todos ellos del departamento de Ingeniería.

Nota:

Si en M2 hubiera digitado Ingeniería sin acento, el rango de

salida estaría vacía, sólo veríamos los nombres de columna

(nombres de campo).

Ejemplo 3

Obtenga un listado a partir de la celda J20, de todos aquellos

empleados del Departamento de Ingeniería y que pertenecen a la

Sección de Copiadoras.

Solución

Paso 1: Ya está completada (lo hicimos en el Ejemplo 1)

Paso 2: Digite (o copie) “Copiadoras” en la celda N2. Ahora ya

tenemos dos criterios: Que sea del Departamento de Ingeniería Y

pertenezca al Puesto de Copiadoras.

Nota:

Si no obtiene

resultados,

borre los

nombres de

columna de J7 y

repita el

procedimiento

indicado en este

ejemplo.

Así puede usar

el mismo rango

de salida varias

veces.

Figura 15

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Paso 3: Active Copiar a otro lugar y en el rango de salida, haga clic

en J20.

Ejemplo 4

Obtenga un listado a partir de la celda P7, de todos aquellos

empleados del Departamento de Ingeniería, que pertenecen a la

Sección de Copiadoras y tienen un Sueldo Anual superior a $ 60,000

y menor que $ 80,000.

Nota: Copie el nombre del campo Sueldo Anual hacia R1.

En O2 digite >=60000 y en R2 digite <=80000. Cuando use el

comando, redefina el rango de criterio: J1:R2

Use el archivo BD Tabla.xls para resolver los siguientes

ejercicios.

Ejercicio 1

Obtenga la lista de todas los pedidos que se produjeron durante el

mes de Julio de 1996

Ejercicio 2

Obtenga todos los pedidos realizados por Buchanan, Steven, en todo

el mes de Julio de 1996.

Ejercicio 3

Obtenga todos los pedidos realizados por Davolio, Nancy o

Buchanan, Steven y que fueron remitidos a Alemania en el mes de

Julio del 96.

Ejercicio 4

Cúantos pedidos se realizaron usando la forma de Envío “United

Package” o “Federal Shipping” con un cargo mayor o igual a $ 80.0

pero menor que $ 120.0?

Y cómo se puede extraer los registros filtrados y tenerlos en otra

Planteamiento

de un caso

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hoja?

Esto es sin duda una buena alternativa. Para ello es necesario dar

nombre de rango a la base de datos. Luego del cual, se puede filtrar

hacia cualquier hoja dentro del mismo libro.

4. CONSOLIDACIÓN

Introducción

Una de las grandes razones por las cuales se almacenan los datos en un

medio de almacenamiento electrónico es con la finalidad de generar

reportes o informes a partir de ellos. Estos documentos muestran, por lo

general, resúmenes de una gran cantidad de datos que, de otra manera,

resultaría en un informe difícil de interpretar.

Veamos un caso:

Suponga que Usted es el responsable del las ventas generadas a través

de 5 tiendas cada una con 12 cajeros. Al inicio de cada día recibe la

información de ventas de las tiendas remitidas por el responsable de

ventas de cada tienda. Si Ud. recibe diariamente 5 archivos, cómo los

puede “fusionar” en un solo archivo?; cómo puede sumarizar el monto de

las ventas?. Cómo los puede colocar estos montos uno al costado del

otro?. Si ahora necesita emitir informes semanales o mensuales para ser

remitidos a los departamentos de mercadeo, contabilidad, etc. cómo

debe preparar sus reportes o informes?

Estas y muchas otras dificultades surgen en múltiples casos similares al

descrito en el párrafo anterior.

La solución para todos estos problemas es la consolidación de los datos.

Se puede consolidar añadiendo datos una al costado de otro; se puede

consolidar columnas de datos sumando, promediando, etc. en una sola

columna; se puede consolidar de tal forma que, cuando los datos de la

consolidación cambian, los resultados en la consolidación también

cambian.

La imagen que se muestra en la figura 15, nos releva de todo comentario

adicional.

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Pero cualquiera que sea la forma de consolidar, los datos deben haber

sido ingresados en todos y cada uno de los componentes de la

consolidación, exactamente en el mismo formato.

Observando el rango de las ventas del Lunes y Domingo, en la figura

anterior, podemos apreciar que se trata de 5 tiendas, los nombres de

estas y sus respectivos montos se encuentran en las mismas

ubicaciones, en el mismo orden y los rangos son iguales.

Ojo que la figura no hace referencia a que cada componente debe estar

en la misma hoja.

En una consolidación los rangos a ser consolidados pueden pertenecer a

a una misma hoja, a hojas diferentes o también a hojas de libros

diferentes, todos ellos abiertos.

En una consolidación hay situaciones en las que el rango de cada uno de

los componentes es el mismo; sin embargo en otros puede ser diferente.

En estos casos defina adecuadamente los rangos de cada bloque a ser

consolidad. Esto es natural si se consolidad las ventas de dos o más

tiendas de un supermercado.

Figura 16

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El Excel dispone de la opción <Consolidar> del comando <Datos> para

resolver el problema de consolidación. Esto se muestra en la Figura 17.

Al usar la secuencia <Datos> - <Consolidar> se obtiene la ventana que

se muestra en la Figura 18.

Hay varias operaciones que se pueden realizar cuando se consolida.

Haga clic en el cuadro de lista <Función> para elegir lo deseado.

Cada uno de los rangos a ser consolidados serán ingresados en el

cuadro de texto <Referencia>

Si el rango está en otro libro, haga uso del botón <Examinar>, de otra

manera seleccione el rango de la misma hoja o haciendo clic

previamente en la etiqueta de la hoja donde se encuentra el rango.

Al hacer clic en el botón <Agregar>, el rango ingresado en <Referencia>

será añadido a la lista que se muestra en <Todas las referencias>.

Si alguno de estas referencias estuviera mal o no debe ser considerada,

selecciónelo de la lista y haga clic en el botón <Eliminar>

Figura 17

Figura 18

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Use los botones de opción de <Usar rótulos en> según cómo desea

consolidar.

Nota:

Tenga cuidado de seleccionar la celda inicial del rango y que

esta sea la misma celda inicial de cada uno de los rangos

componentes de la consolidación.

A continuación veremos las diferentes formas de consolidar que permite

el programa Excel.

4.2. DE UNA MISMA HOJA

Ejemplo 1

Abra el archivo Ventas diarias.xls

Observe que en la primera hoja se dispone de 7 cuadros en los

cuales se registra el monto de las ventas de cada día de la semana,

de los seis días. En el rango A3:B9 se encuentra la información de la

Semana 1; en el rango A11:B17, A19:B25 y A27:B33 se encuentran

los montos de las ventas de las otras semanas del mes.

Se desea obtener un cuadro resumen de todas las ventas del mes a

partir de la celda E3.

Para ello siga el siguiente procedimiento:

- Haga clic en la celda E3

- Use la secuencia: <Datos> - <Consolidar>

- En el cuadro de lista <Función> debe decir Suma

- Haga clic en el cuadro de texto <Referencia>

- Seleccione el rango A3:B9. Luego haga clic en el botón

<Agregar>

- Seleccione el rango A11:B17. Luego haga clic en <Agregar>

- Seleccione el rango A19:B25. Luego haga clic en <Agregar>

- Repita lo mismo con el rango A27:B33

- Active la casilla <Fila superior> del Rótulo de etiquetas

- Haga clic en <Aceptar>

Es válido este resultado?. Como le falta la columna de la izquierda,

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vamos a deshacer lo realizado haciendo clic en el botón Deshacer.

Ahora volvamos a usar <Datos> - <Consolidar …>

Active las dos opciones de rótulo <Fila superior> y <Columna

izquierda>; luego haga clic en <Aceptar>

Esta es una forma de consolidación en la cual se han “sumado” las

ventas de todas las semanas, uno al costado del otro.

Qué ocurre si sólo activa la opción <Columna izquierda> de las

opciones de <Rotulo>? Tiene sentido este resultado?.

Esta es otra forma de consolidar datos. En ella se ha obtenido el total

de las ventas mensuales por cada día. Aquí se han sumado las

ventas de todos los lunes, martes, etc.

Ejercicio 1

Usando los mismos rangos de datos, obtenga el Promedio de las

ventas por semana en las dos modalidades de consolidación.

Cuál de las dos formas de consolidación tiene sentido con esta

función?

Ejercicio 2

Use la función Max y Min para consolidar las ventas obteniendo los

resultados a partir de las celdas D3 y D11.

Ejercicio 3

Consolide en la hoja Resumen Semanal, las ventas semanales de la

hoja Ventas diarias.

Luego de haber seleccionado los rangos, debe tener la ventana que

se muestra en la Figura 19.

En esta forma de consolidar, podría usar la opción de <Crear

vínculo>?

Nota: Si tiene problemas con la opción de crear vínculo, deberá

eliminar las filas o columnas, si fuera necesario.

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4.3. DE MÜLTIPLES HOJAS

Ejemplo 2

Como se dijo antes, se puede consolidar también datos

provenientes de diferentes hojas de cálculo.

Para ver este caso usaremos las hojas Semana 1, Semana 2,

Semana 3 y Semana 4 del mismo libro, Ventas diarias.xls. Vamos

a consolidar en la hoja Ventas del Mes.

Procedimiento:

Estando en la hoja Ventas del Mes, haga clic en la celda B3 (a partir

de esta celda estará la consolidación).

Use la secuencia <Datos> - <Consolidar …>

Vamos a consolidar usando la función Suma

Haciendo clic en el cuadro de texto <Referencia> haga clic en la

hoja Semana 1, luego seleccione el rango A2:B8 de esta hoja. Si es

necesario, modifique el rango que puede ya estar predefinido.

Haga clic en el botón <Agregar>.

Haga clic en la hoja Semana 2, luego clic en <Agregar>

Repita este procedimiento con las hojas Semana 3 y Semana 4.

Active las opciones <Fila superior> y <Columna izquierda>. Luego

haga clic en <Aceptar>.

Del mismo modo, haciendo clic en B12, por ejemplo, consolide el

promedio de las ventas, usando sólo la opción <Columna Izquierda>

Figura 19

Si algo sale mal, cambie los nombres de hoja por Sem1, Sem2, etc.

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Nota:

Tenga cuidado de usar la opción crear vínculo.

Puede ser muy efectiva pero después no es fácil

deshacerlo.

Ejemplo 3

Abra el archivo Balance mes a mes.xls.

Inserte una nueva hoja de cálculo y muévalo hacia la derecha de de

la hoja Dic. Que esta nueva hoja se llame Balance anual.

a) Obtener una consolidación de totales en columna donde se

registra el balance de todos los meses.

b) Obtener una consolidación en el que se disponga el balance de

todos los meses.

Solución:

Caso a)

Haga clic en la celda de la hoja Balance anual, a partir de donde

quiere obtener los resultados de la consolidación.

Use la secuencia <Datos> - <Consolidar …>. Clic en <Referencias>

Haciendo clic en <Ene>, seleccione el rango B3:C52

Haga clic en <Agregar>

Repita estas dos líneas del procedimiento para todos los otros

meses. Luego active <Columna Izquierda> solamente. Clic en

<Aceptar>.

Caso b)

Haga clic en otra parte de la hoja

Use la secuencia <Datos> - <Consolidar …> Ya están definidos los

rangos.

Active adicionalmente la opción <Fila superior>, luego haga clic en

<Aceptar>.

Ejercicio 4

Inserte una nueva hoja al lado derecho de la última. Haga clic en A3.

Active la opción <Crear vínculo con los datos de origen> para una

nueva consolidación tomando en cuenta solamente <Columna

Qué ha ocurrido con las columnas? Puede usar una opción de Ordenar para resolver el problema

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izquierda>. Cómo interpreta el efecto de esta opción?

Haga clic en el botón “+” del lado izquierdo. Allí se puede apreciar el

detalle de procedencia de los datos para esa celda consolidada.

Modifique ahora algún rubro del balance de Enero y Marzo, observe

si estos cambios afectan a la consolidación.

4.4. DE OTROS LIBROS

Cómo debemos proceder si se trata de consolidar datos

provenientes de hojas de diferentes libros?

Es común encontrar este tipo de problema en una empresa

corporativa. Los datos de una determinada operación realizada en

diferentes centros de acopio se están remitiendo como archivo o se

están modificando un único archivo compartido.

Si se trata de las ventas cuyos puntos de acopio remiten sus

archivos al final del día. Cómo se puede consolidar en un solo

archivo?

Veamos el siguiente ejemplo.

Ejemplo 4

Vamos a consolidar la información contenida en los archivos Datos

Venta Este.xls, Datos Venta Oeste.xls, Datos Venta Norte.xls y

Datos Venta Sur.xls en un nuevo libro que al grabarse se llamará

Ventas Consolidadas.xls.

Para ello siga el siguiente procedimiento:

Abra un nuevo libro vacío

Abra los archivos arriba mencionados

Haga clic en la celda B3 de la hoja 1, del nuevo libro.

Use la secuencia: <Datos> - <Consolidar …>

Haga clic en el cuadro de texto <Referencia>

Haga clic en el comando <Ventana> de la barra de Menú y

selecciones el libro Datos Venta Este

Seleccione el rango B3:I6

O haga clic en los nombres de los libros en la barra de tareas

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Haga clic en el botón <Agregar>

Repita las cuatro últimas líneas seleccionando en cada caso los

otros libros.

Active las opciones de <Fila Superior> y <Columna Izquierda>

Haga clic en <Aceptar>

Grabe el libro de consolidación con el nombre Ventas

Consolidadas.

4.5. EJERCICIO

Abra el archivo Consolid01.xls

Grabe el mismo con el nombre Consolid02.xls

Obtenga consolidaciones en las hojas finales. En el primero una

consolidación total y en el segundo una consolidación mensual.

4.6. EJERCICIO

Abra el archivo Consolid01.xls

Obtenga un cuadro como el que se muestra en la figura 20.

4.7. EJERCICIO

Abra el archivo Consolidar meses.xls y consolide como se sugiere

en la últimas hojas.

Figura 20

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CAPITULO II

INFORME DE TABLAS Y GRÁFICOS

DINÁMICOS. CONSOLIDACIÓN MÚLTIPLE.

CUBOS OLAP.

OBJETIVO

El objetivo de este Capítulo es proporcionar la información necesaria sobre Tablas y Gráficos

Dinámicos, Cubos OLAP y Consolidaciones múltiples a partir de informes dinámicos.

METAS

Al completar este Capítulo el participante estará en capacidad de

➢ Generar informes de tablas dinámicas

➢ Generar gráficos dinámicos a partir de tablas dinámicas

➢ Generar cubos OLAP usando el Asistente para cubos OLAP

➢ Obtener consolidaciones a partir de informes de tablas dinámicas

TEMAS A TRATARSE

1. INTRODUCCION

2. INFORMES DE TABLAS DINÁMICAS

2.1. DESDE UNA LISTA O BASE DE DATOS DE EXCEL

2.2. DESDE UNA FUENTE EXTERNA

2.3. RANGOS DE CONSOLIDACION MULTIPLES

2.4. GRAFICOS DINAMICOS

3. CUBOS OLAP

3.1. EJERCICIO 1

4. ANEXO 1: PREPARAR LOS DATOS PARA UN INFORME DINAMICO

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1. INTRODUCCION

Toda empresa grande o pequeña, simple o compleja siempre está

manejando un conjunto de datos para generar nueva información en la

toma de decisiones, en el intercambio de datos o información, etc. En

consecuencia, todo empleado de la empresa estará manejando todo o

parte de la información o de los datos. Muchos de ellos generan la

información necesaria en forma de tablas o resúmenes para después

presentarlos a los niveles superiores de la empresa a fin de que ellos

puedan tomar decisiones correctas, precisas y oportunas.

Hoy en día las empresas corporativas generan grandes cantidades de

datos y dependen en gran medida de los informes que los empleados

preparan. Puesto que los requerimientos de información de cada

gerencia o departamento difieren uno de otro, la preparación de los

informes debe tomar en cuenta parte de los datos. Aquello que sea de su

interés..

Hasta hace una década, las dificultades de almacenamiento y velocidad

de proceso limitaban el manejo de grandes bases de datos. Sin embargo

el desarrollo tecnológico hace que estas empresas manejen grandes

cantidades de datos organizadas en bases de datos o tablas de gran

tamaño, tanto en número de registros como en los campos que la

definen. Los problemas de búsqueda y consulta requiere de modernas

formas de administración y gestión de datos. Tal es el caso de las

herramientas cada vez más conocidas y necesarias, tecnologías de

gestión de datos, como son DATA WAREHOUSE, DATA MART, etc.

Pero, volviendo a los informes, el responsable de ello debe obtener sus

informes en tablas, gráficos o resúmenes. Para ello debe resolver dos

tipos de conflictos:

✓ Cómo generar informes muy rápidamente

✓ Cómo generar un informe a partir de grandes cantidades de datos

En el presente módulo se resolverá estos problemas mediante el uso de

➢ Informe de tablas y gráficos dinámicos

➢ Cubos OLAP

➢ Consolidación múltiple

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2. INFORME DE TABLAS DINAMICAS

Supongamos que Usted dispone de una gran cantidad de datos sobre las

ventas de cada producto que elabora la compañía. Ahora desea extraer

alguna información relevante para presentar su informe semanal. Para

ello se plantea resolver las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son las ventas totales de cada producto por tienda?

¿Cuáles son las ventas totales de cada producto por región?

¿Qué productos se venden mejor en una semana?

¿Cuál fue la tienda o región con mayor volumen de ventas?

Etc.

Para resolver estas y muchas otras preguntas se dispone de las tablas

interactivas (Pívot Table), conocidas como Informe de Tablas Dinámicas.

Una Tabla Dinámica es una tabla con cierto diseño que le permite

visualizar la información de manera interactiva, en línea, al instante,

modificando su diseño a voluntad y requerimientos dinámicos. Y un

Informe de este tipo de tablas es lo que se conoce con el nombre de

Informe de Tablas Dinámicas.

Si Usted dispone de los siguientes datos de ventas

El uso de Tablas Dinámicas le permite generar el siguiente tipo de

informe que nos muestra las ventas totales por región.

Definición de

Tabla Dinámica

Figura 1

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Podría generar también un informe de las ventas totales de cada

producto pero por región, como se muestra en la figura 3.

Igualmente podría generar las ventas totales por región pero detalladas

por vendedor, como se muestra en la siguiente figura.

O podría obtener un informe por región, pero detalladas por vendedor y

por cada producto. Esto es lo que se muestra en la siguiente figura 5.

Pero también, si las ventas estuvieran registradas por tiendas, podría

disponer de algunos de los tipos de informes de las figuras anteriores

pero agrupadas por tienda. En este caso, el quiebre de página se hace

por tienda. La siguiente figura muestra un informe en el cual en cada

página del informe se visualiza los totales de ventas por año, usando el

diseño de la figura anterior.

Figura 2

Figura 3

Figura 4

Figura 5

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El programa Excel permite realizar todos los tipos de informes de tabla

dinámica descritos aquí y con muchas otras opciones, algunas de las

cuales las contemplaremos a continuación.

El Excel dispone de la opción <Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos>

del comando <Datos> para obtener diversos tipos de informes como los

mostrados anteriormente y con muchas otras opciones.

Tipos de datos que se pueden utilizar

• Lista o base de datos de Excel

• Datos externos Por ejemplo, puede utilizar un archivo de base de datos, archivo de texto o datos de origen en Internet.

• Rangos de consolidación múltiples Puede combinar y resumir datos de varias listas de Excel.

• Otro informe de tabla dinámica

¿Va a utilizar los mismos datos para crear varios informes de tabla dinámica? Si es así, podrá ahorrar memoria y reducir el espacio en disco utilizando un informe de tabla dinámica existente para crear otro nuevo. De este modo, vinculará el informe de tabla dinámica original y el nuevo. (Por ejemplo, si actualiza los datos en el informe de tabla dinámica original, también se actualizarán los datos del nuevo informe y viceversa.)

Siga los siguientes pasos para generar sus informes y gráficos dinámicos

mediante el Excel:

Paso 0: Preparación de los datos

Antes de iniciar con el diseño del informe, se debe preparar los

datos. Esto significa que cualquiera que sea los datos a partir del

cual se desea generar algún tipo de informe, se debe adecuar los

datos bajo la concepción de una base de datos relacional; es

decir, que cada fila represente un registro y cada una de las

columnas represente un campo. Las columnas deben tener un

nombre adecuado, de preferencia que ocupe una celda dentro de

la fila.

Figura 6

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Preparar los datos también significa el distinguir aquellos datos

que son cualitativos, como Región, Tienda, Departamentos,

fecha, nombre de productos, etc. Y los otros que son datos

cuantitativos, como totales, cantidad, costo, precio, etc. Los datos

cuantitativos pueden ser sumarizados; es decir, podemos sumar,

contar, promediar, encontrar su máximo o mínimo, etc. En

cambio los datos cualitativos sólo pueden ser contados; sirven

fundamentalmente para realizar referencias, fundamental para

los informes.

Elimine de la tabla de datos todos aquellos objetos como

gráficos, cuadros de texto, comentarios, botones, etc.

Paso 1: Use la secuencia <Datos> - <Informe de Tablas y Gráficos

Dinámicos>

Como se muestra en la

siguiente figura

A continuación obtendrá la siguiente ventana, que constituye la

ventana del asistente para crear Tablas y gráficos dinámicos.

En esta ventana tenemos la opción de usar

➢ datos provenientes de un libro de Excel

➢ datos provenientes de una fuente externa y

➢ datos provenientes de rangos de consolidación múltiples

Figura 7

Figura 8

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Y los dos tipos de informes que se pueden obtener son

✓ Informe de Tabla dinámica

✓ Informe de gráfico dinámico

Después de hacer clic en el botón <Siguiente> se obtendrá una

pequeña ventana como se muestra en la figura 9.

Aquí se debe tomar en cuenta si el rango que se muestra es el

que le corresponde a todos los datos que van a ser incluidos en

el informe. Si así no fuera, haciendo clic en el cuadro de texto de

<Rango>, podemos seleccionar el rango manualmente; luego del

cual, se hará clic en <Siguiente>. Esto permitirá obtener la

ventana mostrada en la figura 10.

Ante todo se debe decidir si el informe debe ser emitido en la

misma hoja, donde están los datos o en una nueva hoja.

Naturalmente haremos clic en <Una hoja de cálculo nueva>.

En esta ventana se tiene la opción de pasar a una ventana donde

se debe diseñar le estructura del informe, en cuyo caso se debe

hacer clic en el botón <Diseño>. También podemos hacer uso

de <Opciones>. Por ahora sólo usaremos <Diseño>. Al hacer clic

en este botón, se obtiene la ventana que se muestra a

continuación.

Para que el

rango quede

seleccionado

en forma

automática,

primero debe

hacer clic al

interior de los

datos.

Figura 9

Figura 10

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Según esta ventana podemos decir que un informe de tabla

contiene cuatro áreas o campos bien definidos:

El campo <Fila>, en donde se debe colocar el dato que debe

desplegarse hacia abajo.

El campo <Columna>, en el cual se puede colocar el campo que

queremos cruzar con el campo que está en el área de fila.

El campo <Página>, allí se debe insertar el dato que permitirá

hacer un quiebre. Esto permite obtener informes independientes.

El campo <Datos>. Este es el espacio reservado para colocar un

campo que va ser usado para sumar, contar, promediar, etc.

Nota:

Puede ocurrir que en algún tipo de informe se requiere más

de una variable en el área de columna. Si así fuera el caso,

se debe hacer clic en el botón <Opciones> de la figura 10.

La siguiente figura nos muestra un ejemplo de diseño en el que

parece ser que hay un error en la captura de la columna Monto.

Probablemente

aquí haya un

error en la

captura del dato

Monto.

Figura 11

Figura 12

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Si lo que se desea es totales de la columna Monto en el área de

<Datos>, entonces deberá aparecer <Suma de Monto>. Si en

lugar de ello aparece <Cuenta de Monto>, es probable que dicha

columna contiene un dato de texto mas no un valor numérico.

2.1. DESDE UNA LISTA O BASE DE DATOS DEL EXCEL

Ejemplo 1

Abra el archivo Relación de Personal.xls

La figura 13 muestra una parte de este libro.

Bajo el concepto de base de datos, en este libro encontramos los

campos Cod Empl, Nombres, Puesto, Departamento, Sección,

Sueldo Anual, entre otros.

De esta lista sólo el campo Sueldo Anual puede ser usado para

totalizar, promediar, encontrar su varianza, el valor máximo, etc.

Siga el siguiente procedimiento para generar un informe de tabla

dinámica.

1. Haga clic al interior de los datos. Por ejemplo en B8.

2. Use la secuencia: <Datos> - <Informe de tabla y gráfico

dinámicos>

3. En la ventana siguiente deje activado: Lista o base de datos de

Excel y Tabla dinámica. Haga clic en <Siguiente>

4. En la siguiente ventana verifique si el rango es

. Si no lo fuera, seleccione todo el

rango de los datos incluyendo los nombres de columna. Luego

haga clic en <Siguiente>.

5. Active <Hoja de cálculo nueva> y haga clic en <Diseño>

Figura 13

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6. En la ventana siguiente arrastre los botones de campo hacia

las áreas respectivas como se indica en la figura 14.

Arrastre los botones que se indican y suéltelos en las áreas

que se indican con la flecha. Al final, la ventana de diseño debe

quedar como sigue.

A continuación haga clic en <Aceptar> y en <Finalizar>

Con lo cual obtendrá el informe en una nueva hoja, como se

muestra en la siguiente figura 16.

Observe que el campo o área de página está vacía por cuanto

no insertamos ningún campo de datos.

Figura 14

Figura 15

Figura 16

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El campo sección que se incluyó en el área de columna

muestra los valores de este campo que son: Copiadoras, Fax e

Impresoras.

El campo de datos Nombres se despliega hacia abajo y en

forma alfabética.

Y la variable que fue insertada en el área de Datos, Sueldo

Anual, figura en A3 como “Suma de Sueldo Anual” y sus

valores se muestran en la última columna del informe.

De este informe podemos decir que la empleada Abdul, Cathy

pertenece a la sección de Copiadoras y tiene como Sueldo

Anual la suma de 79306.56.

Como puede notar, hay dos objetos en la pantalla:

➢ La barra de herramientas de Tabla Dinámica

➢ La lista de campos

A continuación daremos una breve explicación de cada uno de

ellos.

Barra de herramientas de Tabla Dinámica

Como las otras barras de herramientas en el Office, ésta

permite realizar una serie de acciones sobre el informe que se

ha generado.

El primer botón <Tabla dinámica> permite actualizar datos, dar

formato, seleccionar, agrupar y mostrar detalle, crear fórmulas,

mostrar página, entre otros.

El segundo botón permite darle un determinado formato al

Si no está

activa, use

<Ver> -

<Barra de

Herramientas>

- <Tabla

dinámica>

Haga clic

aquí para

activar a este

cuadro

Figura 17

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informe

El tercer botón permite construir gráficos a partir del informe

El último botón permite mostrar u ocultar la lista de campos

Cuadro de Lista de Campos

Este cuadro es muy útil en la modificación dinámica del diseño.

Este cuadro contiene la lista de los campos de datos.

Use los botones de campo para arrastrar a las diferentes áreas

del informe para añadir dicho campo.

Del mismo modo, haga clic en un botón de campo de datos del

informe y arrástrelo hacia el área de datos y suéltelo. De esta

forma quita un campo para poner otro o para modificar su

ubicación en el informe.

Ejercicio 1

Haga clic en el botón de Sección que está en el área de

Columna y arrástrelo hacia el área de fila y suéltelo en alguna

de las filas. El informe se verá como se muestra en la siguiente

figura 18.

Ejercicio 2

Ahora arrastre el botón de Sección hacia el área de página y

suéltela en ella. Del mismo modo, haga clic en el botón de

Departamento en el cuadro de la lista de campos y arrástrelo

hacia el área de fila. Allí debe soltarlo.

Figura 18

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El resultado se verá como se muestra en la figura 19.

Ejercicio 3

Haga clic en el botón <Tabla dinámica> de la barra de

herramientas respectiva.

Haga clic en la opción <Mostrar página>

Como sólo se dispone de un campo en la lista siguiente, haga

clic en <Aceptar>.

Qué ha ocurrido?

Respuesta:

El informe relativo a cada uno de los valores del campo

Sección: Copiadoras, Fax e Impresoras, han sido puesto en

una nueva hoja independiente uno de otro.

Ejercicio 4

Abra el archivo VentasXP.xls

Haga un informe de tabla dinámica que permita mostrar la

información que se aprecia en la figura 20.

Figura 19

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2.2. IMPORTACION DE DATOS

Las versiones anteriores del Excel permitían diseñar tablas dinámicas

usando la opción <Fuente de datos externa> de <Informe de tablas y

gráficos dinámicos> del comando <Datos>. Sin embargo, el uso de

esta opción, en la versión 2003 presenta serios inconvenientes pues

al realizar el procedimiento rigurosamente como lo indica el asistente

correspondiente, se llega a un error de conversión.

Expliquemos esto: Por la opción <Fuente de datos externa> el Excel

podía importar datos desde otras fuentes como archivos de texto,

datos provenientes del Access y muchas otras fuentes. Para ello el

Excel dispone de un motor de conversión para los diversos formatos.

El uso y selección de dicho motor (drivers) de conversión se realiza

durante el uso del asistente de conversión.

El proceso pasa por definir el formato en que se encuentran los

datos; para ello crea un archivo llamado schema.ini en donde

almacena los nombres de cada campo y su tipo. Al terminar la

conversión este archivo guarda los nombres de campo sin la

definición adecuada. Y como después el asistente termina cuando

recupera los datos convertidos y pretende colocarlos en una hoja del

Excel, no lo puede hacer pues la definición no se encuentra

adecuadamente guardada en el archivo mencionado.

Así las cosas, cómo podemos diseñar tablas dinámicas con datos

provenientes de fuente externa?

La versión 2003 del Excel dispone de una opción bastante completa

Figura 20

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para resolver esta pregunta. Para ello debemos usar la secuencia:

<Datos> - <Obtener datos externos> -<Importar datos>.

Usaremos esta opción para primero importar los datos hacia una hoja

del Excel y, estando en formato Excel, pues usaremos la primera

opción: <Datos> - <Informe de tabla y gráfico dinámicos> - <Lista o

base de datos de Excel>.

Procedimiento para importar datos:

Use la secuencia: <Datos> - <Obtener datos externos> - <Importar

datos>

Entre los muchos tipos de archivo que se pueden importar tenemos:

MDB, DBF, PRN, TXT, CSV; etc.

En la ventana siguiente

Ubique el archivo y cambie el tipo según el tipo de archivo que desea

importar.

Siga completando la información que solicita el asistente de

conversión en las ventanas de diálogo que va abriendo.

Dependiendo del separador de campo que se haya usado en el

archivo, se deberá seleccionar el apropiado en la ventana que se

muestra a continuación.

Supongamos que se desea importar datos de un archivo cuyo

separador de campos es la coma; es decir “,”.

En esta ventana observe cómo se muestran los datos habiendo

elegido como separador de campo el tabulador.

Figura 21

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Sin embargo al activar la casilla de verificación correspondiente a la

“coma”, podrá apreciar los datos como se muestra en la siguiente

figura.

Luego, en la ventana que siga, se deberá indicar el formato de los

datos. Use General cuando se tiene un campo numérico, convierta a

texto si el campo contiene datos literales o debe ser considerado de

tipo texto. Si el campo fuera fecha, pues deberá indicarlo, eligiendo

adecuadamente si es en formato DMA o MDA.

Finalmente los datos serán almacenados en la hoja de cálculo activa

y después de grabarlo con algún nombre, podrá disponer de ello para

diseñar su tabla dinámica.

Nota:

Antes de resolver propiamente los dos ejercicios siguientes, debe

importar los datos hacia una hoja del Excel.

Ejercicio 1

Genere un informe de tabla dinámica usando los datos del archivo

Figura 22

Figura 23

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DataHouse Csv.csv. El diseño del informe debe contener el campo

Forma de pago en el área de fila, el campo Tienda en el área de

columna y en el área de datos debe estar el campo Monto.

Modifique el informe anterior de tal forma que en el área de datos se

tenga el Promedio del campo Cantidad

Ejercicio 2

Genere un informe de tabla dinámica usando los datos del archivo

DataHouse Esp.prn. Use el diseño empleado en el Ejercicio 1 y

además coloque en el área de Página el campo de datos Zona.

Haga que el informe del ejercicio anterior se muestre en páginas

diferentes para cada una de las zonas.

Recuerde que:

Debe usar la opción <Mostrar página> del botón de Tabla

dinámica, en la barra de Tabla dinámica.

2.3. RANGOS DE CONSOLIDACION MÚLTIPLES

Un informe de tabla o gráfico dinámico puede provenir también de

hojas de datos consolidados.

Si en el capítulo I hemos aprendido a consolidar y ahora disponemos

de un libro con varias hojas que son consolidaciones provenientes de

otras hojas (u otros libros), o simplemente tenemos un libro con

varias hojas, cómo podemos generar un informe de tabla o gráfico

dinámico a partir de estas múltiples hojas?

El programa Excel permite generar informes a partir de múltiples

hojas consolidadas o no.

ota: Sólo debe tenerse cuidado de elegir hojas no

consolidadas que tengan la forma de datos consolidados.

Ejemplo 1

Abra el archivo Ventas anuales.xls

Inserte una nueva hoja y colóquela al final de la hoja llamada

Año2005. Que esta nueva hoja se llame Reporte dinámico. Observe

que cada una de las hojas mantiene los mismos diseños de en la

presentación de los datos. Recuerde que esto era necesario para

Ojo con la

nota

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realizar una consolidación.

Use el siguiente procedimiento para generar un informe de tabla

dinámica para el caso de múltiples hojas.

Procedimiento:

1. Active la hoja Reporte dinámico y ubique el cursor en A3

2. Use la secuencia <Datos> - <Informe de tablas y gráficos

dinámicos> (No se desespere ya veremos lo de gráficos)

3. Haga clic en la opción <Rangos de Consolidación múltiple> y

luego haga clic en <Siguiente>. Pasará a la ventana que se

muestra en la siguiente figura 24..

En esta ventana tenemos dos opciones:

➢ Crear un solo campo de página o

➢ Campos de página personalizados

El primero es el que Excel asume por omisión.

En el segundo se debe definir cada elemento que debe aparecer

como miembro en el campo de página. Hay un máximo de cuatro

elementos que se pueden incluir.

En este ejemplo usaremos la primera opción.

4. Haga clic en el botón <Siguiente> para pasar a la siguiente

ventana, la que se muestra en la Figura 25.

Puesto que esta ventana de diálogo es bastante familiar y nos

recuerda a una similar durante las etapas de consolidación, la

Figura 24

Figura 25

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usaremos sin mayor explicación.

5. Haga clic en cada una de las hojas y defina el rango A3:B15;

haga clic en el <Agregar> y repita lo mismo para las otras hojas

hasta la que tiene por nombre Año2005.

6. Haga clic en el botón <Siguiente>. Esto le llevará a la ventana a

partir de la cual pasamos a diseñar el informe.

7. Haga clic en el botón <Diseño>. Lo que se obtiene es una

ventana similar a la siguiente figura 26.

Observe que ya están colocados los campos en cada una de las

áreas.

8. Haga clic en <Aceptar> y nuevamente clic en <Finalizar> de la

ventana siguiente.

La siguiente figura muestra el informe que se ha generado.

Grabe el libro con todos los cambios e informes con el nombre

Informe de Ventas.

Ejercicio 1

Muestre un informe sólo del Año2003

Ejercicio 2

En el informe del ejemplo 1, retire el campo Página 1 del informe. Si

obtiene resultado erróneo arregle el informe haciendo clic en el botón

Figura 26

Figura 27

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de columna y desactivando <Cuenta de página 1>.

Ejercicio 3

Este es un ejercicio que debe ser desarrollado a partir de un libro que

contenga información práctica (de la empresa donde Usted labora). A

partir de dicho libro, genere un informe de tabla dinámica tomando en

cuenta que debe colocar un campo de dato en el área de página.

Luego haga que cada valor del campo página se muestre en una

hoja diferente. A continuación proceda a consolidar a partir de estas

hojas usando la opción <Rangos de consolidación múltiples>. Si

tiene alguna dificultad con los datos, elimine de cada hoja los

botones que le indican al Excel que se trata de hojas que

representan informes de tablas dinámicas.

2.4. GRAFICOS DINAMICOS

En cada ejemplo que se ha desarrollado hemos tenido la ocasión de

seleccionar la generación de un gráfico dinámico, en lugar de una

tabla dinámica.

Incluso después de haber generado un informe de tabla dinámico, se

puede generar un gráfico, a partir de dicho informe.

Esto último se puede realizar de manera directa, inmediata y sencilla

con solo hacer clic en el botón de gráfico de la barra de herramienta

de tabla dinámica.

Ejemplo 1

Abra el archivo DataHouse.xls y genere un informe con el diseño que

se muestra en la siguiente figura.

Gráficos

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Figura 28

Haga clic en el botón del asistente para gráfico, de la barra de

herramienta Tabla Dinámica.

Obtendrá el siguiente gráfico.

Sin duda no es muy bueno que digamos. Es por la cantidad de

valores que tiene la variable NomProducto.

Como se hizo en un informe de tabla dinámica, arrastre el botón de

<Nomproducto> y suéltelo en el interior del área del gráfico. Lleve el

botón de <Zona> hacia el eje de categorías.

Ahora vuelva a la hoja donde tiene el informe. ¿Qué ha pasado?

Recuerde que todo esto es dinámico. Si modifica a un objeto (una

hoja de cálculo o libro es también un objeto), los otros también sufren

un cambio equivalente.

Figura 29

¡ Ojo !

También la

tabla se

modifica

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Ponga el campo Tienda en al área de fila y Zona en el área de

columna. Luego vaya a la hoja donde se encuentra el gráfico. Lo que

se aprecia es un gráfico de columnas apiladas.

Retire el botón de Zona para tener un gráfico de columna relativo a

las ventas por tienda.

Ahora haga clic con el botón derecho para desplegar un menú

contextual, del cual debe seleccionar la opción <Formato de punto de

datos>. En la ventana que a continuación se obtiene, haga clic en la

ficha <Opciones>. Obtendrá una ventana similar a la siguiente figura.

En esta ventana reduzca el <Ancho del rango>; podría dejarlo en 30.

Haga clic en la casilla <Variar colores entre puntos>

Luego haga clic en <Aceptar>

Ejercicio

Abra el archivo Informe de Ventas.Xls

Para el informe allí obtenido genere un gráfico dinámico.

¿Qué ocurre con el gráfico si sólo selecciona un elemento en el área

de página del informe?

Figura 30

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3. CUBOS OLAP

Introducción

Antes de hablar y generar un Cubo OLAP veamos algunos conceptos a

partir de los cuales tiene sentido hablar de Cubos OLAP.

DATA WAREHOUSE (Almacén de Datos)

Es una técnica para almacenar y manejar datos provenientes de varias

fuentes de una organización como un instrumento o medio de soporte a

la toma de decisiones.

Es también un repositorio de información, recogida de múltiples fuentes

almacenadas en un único esquema y que, normalmente reside en una

base de datos única.

Se mantienen en sistemas separados de las bases de datos

operacionales ya que ofrecen diferentes funciones y requieren diferentes

tipos de datos.

DATA MARTS

Es un conjunto de información contenida en un data warehouse y que

responde a las necesidades de un grupo de usuarios, por ejemplo cliente,

producto, ventas. Se implementan en sistemas departamentales de bajo

coste.

CUBO DE INFORMACION

Un cubo es una estructura para almacenar información proveniente de

grandes bases de datos o de otras estructuras más modernas de

almacenamiento como son los data warehouse y que permite realizar

análisis multidimensionales basados en ciertas formas de medición sobre

cruce de datos referenciales llamados dimensiones. La siguiente figura

es una muestra de cómo se entiende a un cubo de información.

Cubos OLAP

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Cada cara del cubo permite visualizar ciertos datos como puede ser el

monto de la venta a través del tiempo (semanas, meses, trimestres,

años); regiones de ventas como Norte, Sur, Este; tipos de productos; etc.

Podemos estar interesados en construir un esquema de referencias

cruzadas (o jerarquizadas) de regiones con tipos de productos, por

ejemplo. En otros tipos de datos podemos crear esquemas jerarquizados

como el caso de consumo de energía eléctrica por departamento,

provincia, distrito y hogares. En este caso la variable que permite medir

es el monto de energía consumida. Se podría medir el promedio, el

consumo máximo o mínimo, etc.

Como se puede ver, estamos hablando de dos tipos de variable de datos:

Las que permite diseñar esquemas jerarquizados y aquellas que

permiten medir, contabilizar; es decir, sumarizar.

CUBO OLAP

Cuando estos cubos de información son procesados en línea para

generar diversos tipos de informes de tablas o gráficos dinámicos es

cuando hablamos de Cubos OLAP; es decir, el procesamiento de

analítico de datos en línea (On Line Analytical Processing).

Es una manera de organizar datos para que se ajusten al modo que

tienen los usuarios de analizarlos:

➢ En categorías jerárquicas y

➢ En valores de resumen previamente calculados

En Excel podemos construir cubos OLAP a través del uso de los

Informes de Tabla dinámicos y usando la opción: Fuente de Datos

Externa.

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Ejemplo

Construir un cubo OLAP para la información contenida en el libro

Relación de Personal.xls

PREPARACIÓN DE LOS DATOS Abra el libro: Relación de Personal.xls

Agregue los campos: Apellido/Sección/Sueldo/Departamento al final de

las columnas.

Dar nombre a toda la tabla: GranTabla

Grabar como nuevo libro: Relación de Personal Ampliado.xls

A continuación presentamos el procedimiento de manera muy resumida.

Paso 1 Generación del Informe

<Datos>

<Informe de tablas y gráficos dinámicos>

<Fuente de datos externa> - <Siguiente>

<Obtener datos>

<Excel files> - <Aceptar>

Seleccionar unidad/carpeta/archivo - *.xls - <Aceptar>

Seleccionar GranTabla – Pasar a la derecha - <Siguiente>

<Siguiente>

<Siguiente>

Clic en <Crear un Cubo OLAP> - <Finalizar>

Paso 2 Asistente para Cubos OLAP(Analytical Processing On

Line)

<Siguiente>

Desactivar campos (CodEmpl) - <Siguiente>

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Seleccione campos de datos y pase a la derecha como se muestra

<Siguiente>

Seleccionar una opción (última> - Seleccionar Unidad/Carpeta/y dar

nombre al cubo. La extensión de un cubo es *.CUB

<Siguiente>

<Finalizar>

Seleccionar Unidad/Carpeta/y luego dar un nombre a la consulta. Este

tendrá como extensión *.Oqy - <Siguiente>

Paso 3 Diseño dinámico del Informe

<Diseño>

Colocar las dimensiones en <Fila>

Colocar los campos resumen (Sueldo Anual) en el área de datos

Colocar campos de datos independientes en columna (los no

dimensionados)

<Siguiente>

<Finalizar>

Paso 4 Visualizar el informe dinámicamente

Clic en la dimensión colocada en fila

Clic en uno o más ítems (debe quedar doblemente seleccionado)

Paso 5 Gráfico

Clic en el asistente para gráfico (botón en la barra de Tabla dinámica)

Añadir/Cambiar/Retirar los botones del gráfico

Botón derecho sobre uno de los objetos – <Formato> Seleccionar

<Opciones>

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Modificar ancho / Modificar colores

Botón derecho en el eje vertical – Modificar parámetros

Clic en los puntos del gráfico - Modificar su presentación tridimensional

3.1. EJERCICIO 1

Construya un cubo OLAP para la información contenida en el archivo

Data House.xls. Diseñe por lo menos cuatro dimensiones de hasta

tres niveles. Deje también campos individuales que permitan añadir

nuevos campos durante la generación del informe de tabla dinámico.

4. ANEXO 1: PREPARAR LOS DATOS PARA UN INFORME DINAMICO

Cómo preparar los datos

Para preparar los datos de un informe de tabla dinámica, lea la sección correspondiente al tipo de datos que está utilizando.

Preparar los datos de una lista o base de datos de Excel

Para preparar los datos de Excel, deberá tener en cuenta los siguientes puntos:

• Asegúrese de que la lista esté bien organizada ¡Es importante la claridad! Por ejemplo, asegúrese de que la primera fila de la lista contenga rótulos de columna ya que Excel utilizará estos datos para los nombres de campo en el informe. Asimismo, asegúrese de que cada columna contenga elementos similares; por ejemplo, incluya texto en una columna y valores numéricos en otra.

• Quite los subtotales automáticos No se preocupe porque el informe de tabla dinámica calculará los subtotales y totales generales.

• Si más adelante va a agregar más datos, asigne un nombre a los rangos Por lo tanto, cuando cree el informe de tabla dinámica, asegúrese de especificar el nombre al introducir el rango de datos de origen. De este modo, cada vez que agregue más datos al rango, podrá actualizar el informe de tabla dinámica para incluir los nuevos datos.

• Si desea utilizar datos filtrados, utilice el comando Filtro avanzado En el menú Datos, elija Filtro, haga clic en Filtro avanzado y, a continuación, ingrese el rango de datos; si usa nombre de rango, el filtrado será más versátil; active el botón Copiar a otro lugar. De este modo, se extraen los datos filtrados a otra ubicación en la hoja de cálculo y podrá utilizarlos en el informe de tabla dinámica. No filtre los datos en el mismo rango de datos ni utilice el comando Autofiltro. De este modo, algunos datos quedan ocultos pero el informe de tabla dinámica incluirá todos los datos de la lista.

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Preparar los datos de un origen externo

Para preparar los datos externos, deberá tener en cuenta los siguientes puntos:

• Instale los controladores y herramientas necesarios Probablemente esté todo listo pero asegúrese de que tenga instalados Microsoft Query y los controladores ODBC (conectividad abierta de bases de datos) o controladores de origen de datos que necesite. Cuando cree un informe de tabla dinámica con el Asistente para tablas y gráficos dinámicas, utilizará Microsoft Query para recuperar los datos externos.

• En los siguientes casos, recupere los datos antes de iniciar el Asistente Compruebe la siguiente lista. Si contiene el método de recuperación de datos que utiliza Excel, no podrá utilizar Query desde el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para recuperar los datos. En ese caso, siga las instrucciones que figuran a continuación para insertar los datos en un libro de Excel. A continuación, podrá utilizar el Asistente para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que contenga los datos externos, al igual que en el caso de las listas de Excel.

Conexiones de datos de Office Los archivos de conexión de datos de Office (.odc) constituyen el método recomendado para recuperar datos externos para los informes. Podrá utilizarlos para recuperar datos de una sola tabla de base de datos o de un cubo OLAP, de modo que no necesite combinar los datos de más de una tabla en la base de datos externa, ni filtrar los datos para seleccionar determinados registros antes de crear el informe. Archivos de consulta y plantillas de informe Si desea utilizar un archivo de consulta (extensiones .dqy, .oqy o .rqy) para recuperar los datos, ábralo en Excel. Para utilizar una plantilla de informe (.xlt) que aún no incluya un informe de tabla dinámica, abra la plantilla. Consultas de parámetros. Si desea usar consulta de parámetros para recuperar los datos, debe crearla primero en Microsoft Query de modo que devuelva los datos a Excel. Observe que no puede crear una consulta de parámetros para recuperar datos de origen de bases de datos OLAP. Para obtener información sobre cómo crear consultas de parámetros, consulte la Ayuda de Microsoft Query. Consultas Web. Si desea utilizar una consulta Web para recuperar los datos a través de Internet, primero debe crearla y recuperar los datos en Excel. Para crear una consulta Web, elija Obtener datos externos en el menú Datos y, a continuación, haga clic en Nueva consulta Web.

Preparar los datos de otro informe de tabla dinámica

Para preparar los datos de otro informe de tabla dinámica, deberá tener en cuenta los siguientes puntos:

• Asegúrese de que ambos informes de tabla dinámica estén en el mismo libro Si el informe de tabla dinámica está en otro libro, copie el informe original al libro donde desee que aparezca el nuevo informe

• Compruebe la configuración de los campos de página En el informe de tabla dinámica original, es posible que haya cambiado la configuración de los campos de página de modo que recuperan

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individualmente los datos externos de cada página. En ese caso, deberá restablecer los campos de página de modo que recuperen a la vez los datos externos de todos los elementos. Para comprobar la configuración, haga doble clic en cada campo de página y, a continuación, en Avanzado.

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CAPITULO III

FUNCIONES MÁS COMUNES: MATEMÁTICAS,

LÓGICAS, ESTADÍSTICAS, DE TEXTO, DE

BASE DE DATOS, ESPECIALES,

FINANCIERAS. BÚSQUEDA EN TABLAS.

OBJETIVO

El objetivo de este Capítulo es proporcionar la información necesaria sobre las principales

funciones matemáticas, estadísticas, lógicas, de texto, base de datos y financieras, que posee el

programa Excel como parte de su librería.

METAS

Al completar este Capítulo el participante estará en capacidad de

➢ Usar funciones matemáticas como Entero(...), Redondear(...), Aleatorio.Entre(...), etc.

➢ Usar funciones las funciones lógicas: Si(...), Y(...), O(...)

➢ Usar funciones Estadísticas como Promedio(...), Max(...); Var(...), etc.

➢ Usar funciones de texto como Mayusc(...), NomPropio(...), Concatenar(...), etc.

➢ Usar funciones de base de datos como BDSuma(...), BDExtrae(...), BDMax(...), etc.

➢ Usar funciones especiales como Contar.Si(...),Sumar.Si(...),Indice(...), Coincidir(...), etc.

➢ Usar funciones financieras como Pago(...), Tasa(...), NPer(...), Tir(...)

➢ Usar funciones para búsqueda en tablas como son BuscarV(...) y BuscarH(...)

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TEMAS A TRATARSE

Los temas a tratarse son los siguientes

1. FUNCIONES MATEMATICAS

2. FUNCIONES LOGICAS

3. FUNCIONES ESTADISTICAS

4. FUNCIONES DE TEXTO

5. FUNCIONES DE BASE DE DATOS

6. FUNCIONES FINANCIERAS

7. FUNCIONES ESPECIALES

8. FUNCIONES DE BUSQUEDA

9. ANEXO: FUNCIONES DE FECHA Y FUNCION TEXTO

1. INTRODUCCION

CONCEPTOS DE FUNCIÓN

Matemáticamente una función es una operación que permite obtener un determinado

resultado en base a la información proporcionada por un conjunto de argumentos y que

devuelve dicho resultado. Este resultado se recibe en una variable. El siguiente es la

notación usada para representar funciones:

Bajo la lupa

del Excel

Corresponderá

la celda activa

(donde está el

cursor).

Se hace clic en

la celda y se

digita la

función.

Este es el

nombre de la

función. Suma,

Max, Pago,

Aleatorio.Entre,

BDContar, etc.

Aquí se

colocan los

argumentos,

encerrados

entre

paréntesis y

separados por

comas.

Figura 1

),...,,(21 xxx n

fy =

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En Excel se dispone de una gran cantidad de funciones organizadas todas ellas en 10

categorías: Matemáticas, Estadísticas, Financieras, Lógicas, etc.

Para usar una de estas funciones se dispone del Asistente para funciones, la que se

presenta como opción del comando <Insertar>.

Puede iniciar el uso del asistente usando <Insertar> - <Función> o haciendo clic en el icono

de la barra de fórmula.

Nota:

Si Ud. desea tenerlo como un botón dentro de la barra

Estándar (o la de formato), siga el siguiente procedimiento:

<Ver>-<Barra de herramientas>-<Personalizar>-<Comando>

Clic en <Insertar>. Del lado derecho arrastrar el botón

hacia una de las barras de herramientas y soltarlo.

A continuación se mostrará la ventana que se muestra en la figura 2.

En esta ventana se puede digitar, en el cuadro de texto <Buscar una función> o seleccionar

la categoría correspondiente en el cuadro de la lista haciendo clic en la flecha. En seguida

se listará todas las funciones relacionadas con el nombre que se digitó o las que

corresponden a la categoría seleccionada.

Luego de hacer clic en la función deseada y hacer clic en <Aceptar>, se pasará a una

ventana similar a la que se muestra en la figura 3.

El número de cuadros de texto que en ella se tenga dependerá del número de argumentos

de la función. Algunas como la función Aleatorio o la función Hoy no tienen argumentos,

Figura 2

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pero sí es necesario el uso de ambos paréntesis.

Para ingresar el valor de cada argumento, será suficiente digitar el dato, la celda o el rango

de celdas, que constituye el valor de dicho argumento.

Puede hacer clic en su cuadro de texto y arrastrando la ventana a un costado, puede hacer

clic en la celda o rango de celdas que constituyen el argumento en cuestión.

Una función puede ser la única que se incluye en una fórmula. Una función puede ser parte

de una fórmula. Una función puede ser un parámetro de otra función.

Cualquiera que sea el caso, la fórmula debe ir precedida del signo igual, de un paréntesis o

a veces del signo “+”, aunque es más común el uso de del signo igual.

Observación:

En el desarrollo de Excel Avanzado, dejaremos de usar el

Asistente de funciones y más bien digitaremos las funciones.

Como facilidad, aprovecharemos la ventaja que nos proporciona

el Excel en su forma interactiva; es decir, al ingresar el nombre de

una función y digitar el paréntesis que abre, automáticamente

contaremos con la sintaxis en cuadro emergente, la que nos libera

del uso del asistente.

A continuación estudiaremos las funciones más comunes del Excel tomando en cuenta la

siguiente metodología.

A. Explicación de la misma

B. Sintaxis de la función

C. Ejemplo sencillo de aplicación

D. Algunas observaciones, si fueran necesarias

E. Otros ejemplos en segmentos de hoja

F. Al final del grupo de funciones de la misma categoría, un ejemplo y un ejercicio

Un

argumento

puede ser

una función.

Esta se

digitará

respetando

toda sus

sintaxis en el

cuadro de

texto.

Figura 3

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2. FUNCIONES MATEMATICAS

2.1. FUNCIÓN ENTERO

Esta función devuelve la parte entera del número o contenido de la celda o de las

celdas1.

Sintaxis

=Entero(Número)

donde Número es un número, una celda o rango de celdas.

A B C D E F

1 Monto IGV(19%) Neto Entero(Neto)

2 Trimestre 1 3230 613.7 3843.7 3843

3 Trimestre 2 5780 1098.2 6878.2 6878

4 Trimestre 3 6270 1191.3 7461.3 7461

5 Trimestre 4 3580 680.2 4260.2 4260

6 Total

Ejemplos:

=Entero(D2)

=Entero(125.982)

2.2. FUNCIÓN REDONDEAR

Esta función redondea a Número en ndec decimales.

Sintaxis

=Redondear(Número,ndec)

donde Número es un número, una celda o rango de celdas.

Y ndec es un número entero.

El siguiente segmento de hoja muestra los resultados del uso de esta función.

A B C D E F

1 Monto IGV(19%) Neto Redondear(Neto)

2 Trimestre 1 3230 613.7 3843.7 3844

3 Trimestre 2 5780 1098.2 6878.2 6878

4 Trimestre 3 6270 1191.3 7461.3 7461.300

5 Trimestre 4 3580 680.2 4260.2 4260

6 Total

Trunca

decimales

Devuelve

3843

Devuelve

125

Figura 5

1 Generalmente cuando se desea tomar la parte entera de un rango de celdas lo que se hace es ingresar la

función en la primera celda y luego copiarla hacia las otras del rango. Pero también se puede hacer todo a la

vez. Para ello se debe dar el tratamiento de matriz a la fórmula. Si es así haga la siguiente: Seleccione el

rango donde debe quedar el resultado. Ingrese la fórmula =Entero(rango de datos). Presione

<CTRL>+<SHIFT>+<Enter>

Cómo

rango de

celdas?

Lea el pie

de página.

Figura 4

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Ejemplos:

=Redondear(D2,0)

=Redondear(D4,3)

2.3. FUNCIÓN ALEATORIO

Devuelve un número decimal entre 0 y 1. No requiere de argumentos. El número de

dígitos decimales depende de la configuración del Excel.

Sintaxis

=Aleatorio()

Ejemplo

La sintaxis es en sí, un ejemplo.

Es útil en la generación de tablas de números aleatorios.

2.4. FUNCIÓN ALEATORIO.ENTRE

Esta función genera un valor numérico entero comprendido entre ValInicial y

ValFinal. Estos valores pueden ser celdas que contienen valores numéricos.

Sintaxis

=Aleatorio.Entre(ValInicial,ValFinal)

Ejemplos

=Aleatorio.Entre(10, 20)

=Aleatorio.Entre(5,25)/100

2.5. FUNCIÓN LOG (logaritmo)

Esta función devuelve el logaritmo de Valor en la base indicada por el segundo

argumento, Base. La función LOG10(…) es igual a LOG(…).

Sintaxis

=Log(Valor,Base)

donde Valor es el número o celda; Base es la base del logaritmo que se va a

emplear.

Ejemplo

=Log(10,10)

El siguiente segmento de hoja contiene una tabla en la cual se ha obtenido el

logaritmo de los números de la columna I, según la base indicada en cada una de

las columnas J, K, L y M.

Valor Base hacia la cual se obtiene el logaritmo

2 8 10 e

2016 10.9773 3.6591 3.3045 7.6089

2931 3.3321 6.1540 6.6788 3.9339

2463 6.4882 4.2976 4.1124 5.7016

4749 4.5272 5.8062 5.9871 4.8632

3432 5.3910 4.6283 4.5490 5.1469

Solución en

F2

Solución en

F4

Usado para

generar

decimales

de 0.05 a

0.25

Resultado

es 1

Log(2016,e)

?

Figura 6

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2.6. FUNCIÓN EXP (Exponencial)

Devuelve el valor de eValor

donde e es la base de los logaritmos neperianos.

Sintaxis

=Exp(Valor)

donde Valor es un número o celda

Ejemplo

=Exp(1)

Observación

=Ln(Valor) es la función inversa de Exp(...). Devuelve el logaritmo neperiano

de Valor.

Ejemplo

=Ln(Exp(1))

2.7. FUNCIÓN RAIZ (raíz cuadrada)

Devuelve la raíz cuadrada de Valor.

Sintaxis

=Raiz(Valor)

donde Valor es un número o una celda

2.8. FUNCION SUMA (sólo daremos su sintaxis)

=Suma(Valor)

donde Valor es un número, una celda o rango de celdas.

2.9. EJEMPLO

Construya una hoja como la que se indica en el segmento de hoja anterior (Figura

6). Use la función aleatorio.entre para generar los valores de la primera columna.

Procedimiento:

a) En A1 ingrese el texto “Valor”

b) En B1 ingrese “Base hacia la cual se obtiene el logaritmo”

c) Seleccione B1:E1 combine y centre

d) En B2:E2 ingrese 2, 8, 10, =Exp(1). A E2 defina un formato personalizado

para que aparezca “e”.

e) En A3 ingrese =Aleatorio.Entre(1205,4873)

f) Copie y pegue en el rango A4: A7

g) En B3 digite: =Log($A3,B$2)

h) Copie esta fórmula hacia la derecha E3 y hacia abajo E7.

Devuelve el

valor de e

= 2.718282

Devuelve 1

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2.10. EJERCICIO

En una hoja vacía ingrese en B2, “Calculo de devengados”. A4 ingrese “Fecha”. En

B4 ingrese “Entero”. En C4 ingrese “Red. 2 dec”. En D3 ingrese =Aleatorio(). Copie

hacia E3:G3. Que tenga formato porcentual con 2 decimales.

En D4 a G4 ingrese 2, 8, 10 y =Exp(1). Que en G4 aparezca “e”.

En A5 ingrese la siguiente fórmula:

=Aleatorio.Entre(Hoy(),”28/10/2009”)

Copie hacia abajo hasta completar 10 valores.

Obtenga las columnas B y C según indica su nombre

En la columna D, E, F y G calcule el Logaritmo del valor de la primera columna, en

la base según se indica, y multiplique por el porcentaje de la columna respectiva.

Ahora haga que la columna A tenga formato de Fecha

3. FUNCIONES LOGICAS

3.1. FUNCIÓN SI

El uso de esta función es muy frecuente en una hoja de cálculo. Por lo general

cuando se obtiene un resultado, éste se calcula de manera condicional. Tal es el

caso del cálculo del Impuesto a las utilidades. Se aplica el impuesto siempre que no

haya habido pérdidas; es decir, si la Utilidad antes de impuesto es positivo, entonces

se debe calcular el impuesto, en caso contrario el Impuesto es 0

Explicación

Esta función devuelve el resultado o valor de Expresion1 si la Condicion es

Verdadera; en caso contrario, devuelve el resultado o valor de Expresion2.

Sintaxis

=Si(Condición,Expresión1,Expresión2)

donde

Condición es una expresión que compara un valor con otro

Expresión1 y Expresión2 son expresiones o constantes reconocidos por el Excel.

Nota:

Expresion1, Expresion2 pueden contener, a su vez, a la misma función u otras

funciones válidas en el contexto.

Ejemplo 1

Supongamos que la celda A5 contiene 12. Si en B5 ingresamos:

=Si(A5>10,”Aprobado”,”Desaprobado”)

Respuesta:

Como la celda A5 contiene 12, la expresión literal de la función es: Como 12 es

mayor que 10, entonces pondrá en B5 la expresión “Aprobado”.

Y cuál habría sido el resultado si A5 tuviera el dato 5?. Allí se diría: Como 5 no es

mayor que 10, la comparación es falsa, luego en B5 pondrá “Desaprobado”.

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Ejemplo 2

Dado los siguientes datos:

B C D

4 Monto imponible Impuesto Saldo Final

5 52035.60

6 28264.15

Cálculo de la columna C: Si el Monto imponible es mayor a 50000 el impuesto es

igual al 12% del Monto imponible; en caso contrario es el 8% del mismo.

La fórmula que se debe ingresar en C5 es:

=Si(B5>50000,0.12*B5,8%*B5)

Luego de copiar hacia la fila 6, los resultados se aprecian en el siguiente segmento

de hoja

Monto imponible Impuesto Saldo Final

52035.6 6244.272 45791.328

28264.15 2261.132 26003.018

Ejemplo 3

Usando los datos del ejemplo 2, suponga que ahora el impuesto se calcula usando

el siguiente criterio:

Si el monto imponible es negativo o cero, el impuesto es 0; si el Monto imponible es

mayor que 0 y menor o igual a 20,000 se aplica el 5% del Monto imponible; si es

mayor que 20,000 y menor o igual a 50,000 se aplica el 8%; si es superior a 50,000

se aplica el 12% del Monto imponible.

La función a digitarse en C5 es:

=Si(B5<=0,0,Si(B5<=20000,5%*B5,Si(B5<=50000,8%*B5,12%*B5)))

3.2. FUNCIÓN Y

Devuelve el valor lógico Verdadero si todas y cada una de las condiciones son

verdaderas. Si una de ellas no es verdadera, devuelve el valor lógico Falso.

Sintaxis

=Y(Condicion1,Condicion2,...,Condicionk)

donde Condicion1, Condicion2, ..., Condicionk son expresiones en las cuales se

establece un criterio de comparación entre un valor y otro.

Por lo general, esta función se usa como parte de la función Si.

Ejemplo 1

Si A5 = 12; B5 = 15; C5 = 10.

En lógica

es la

conjunción

:

p ^ q

p ^ q ^ r ^ s

Verdadero

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=Y(A5>10,B5>10)

=Y(A5>10,B5>10,C5>10)

Ejemplo 2

Suponga que las notas de un alumno son las mismas que aparecen en el ejemplo 1.

Se desea obtener el promedio del alumno. Si no está aprobado en las dos primeras,

el promedio se obtiene tomando en cuenta la tercera prueba, en caso contrario se

desecha ésta.

=Si(Y(A5>10,B5>10),(A5+B5)/2,(A5+B5+C5)/3)

Cúal es el resultado si B5 = 10 y C5 = 15?

3.3. FUNCIÓN O

Devuelve el valor lógico Verdadero si todas o algunas de las condiciones es

verdadera. Es suficiente que una de ellas sea verdadera. Devuelve el valor lógico

Falso sólo si todas son falsas.

Sintaxis

=O(Condicion1,Condicion2,...,Condicionk)

donde Condicion1, Condicion2, ..., Condicionk son expresiones en las cuales se

establece un criterio de comparación entre un valor y otro.

Por lo general, esta función se usa como parte de la función Si.

Ejemplo 1

Si A5 = 12; B5 = 15; C5 = 10.

=O(A5>10,B5>10)

=O(A5>10,B5>10,C5>10)

Ejemplo 2

En el siguiente segmento de hoja se tiene el monto de compra que 5 clientes

realizaron un determinado Lunes.

Se trata de obtener una calificación para las ventas de ese día, usando el siguiente

criterio: Si por lo menos uno de los cinco clientes hizo una compra superior a los S./

500.0 entonces la calificación es “Venta exitosa” en caso contrario “Sin comentario”.

Falso

Devuelve

13.5

12.33

En lógica

es la

disyunción:

p v q

p v q v r v s

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La fórmula que se debe ingresar en la celda B8 es:

=SI(O(B2>500,B3>500,B4>500,B5>500,B6>500),"Venta exitosa","Sin comentario")

Ejercicio

Qué fórmula debe ingresarse en B8 si la venta del día se califica como “Venta

exitosa” sólo si todas la ventas fueron superiores a S./ 500.0?

3.4. EJEMPLO

Abra el archivo Quinta Categoría.xls.

Resuelva el problema que allí se plantea.

Solución

De acuerdo a los datos, la celda I24 contiene el Monto total anual que debe ser

sometido al criterio del impuesto por quinta categoría.

Literalmente:

Como 37541.84 está en el rango 30,000 a 50,000 soles, el monto del impuesto será

el 8% del Monto total anual.

La fórmula a ingresar en I26 será:

=SI(I24<B26,0,SI(Y(I24>=A27,I24<B27),C27*I24,SI(Y(I24>=A28,I24<B28)

,C28*I24,C29*I24)))

3.5. EJERCICIO

Abra el archivo Quinta Categoría.xls. Presione <ctrl.>+z Valla al final de la hoja.

Resuelva el problema usando el criterio allí indicado.

4. FUNCIONES ESTADISICAS

4.1. FUNCIÓN CONTAR

Cambiar

O por Y

Figura 7

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Devuelve el total de valores numéricos encontrado en el rango de celdas

especificadas en Valor.

Sintaxis

=Contar(Valor)

donde Valor constituye un rango de celdas

Cuenta el número de celdas que contienen números excluyendo aquellas que

contienen datos no numéricos o estén en blanco.

En el siguiente segmento de hoja

La fórmula que se ha usado es

=Contar(A2:C14)

Nota 1:

La función ContarA(Valores) permite contar celdas que

contienen valores numéricos o de texto; descartando claro

está aquellas que están vacías o en blanco.

Nota 2

La función Contar.Blanco(Valores) permite contar todas

las celdas que están en blanco o vacías, dentro del rango

especificado por Valores.

4.2. FUNCIÓN PROMEDIO

Devuelve el promedio de todos los elementos contenido en el argumento Valores.

Sintaxis

=Promedio(Valores)

donde Valores representa un o más valores numéricos o un rango de celdas.

Ejemplo 1

Si A5 = 10; A6 = 25; A7 = 20; A8 = 30, la fórmula

Figura 8

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=Promedio(A5:A8)

Devuelve como resultado 21.25

Ejemplo 2

Si se digita las notas 12, 08, 16, 13, 18, 07 y 14 en el rango B10:B16 obtenga la nota

promedio en entero, con medio punto a favor del alumno

Solución

La función Promedio(B10:B16) devuelve el promedio con decimales; en este caso,

12.5714286.

Como se desea con medio punto a favor del alumno, 0.5714286 debe ser

incrementado en 0.5, con lo que se obtiene 13.0714. A este resultado le tomamos su

parte entera usando la función Entero.

La fórmula será: =Entero(Promedio(B10:B16)+0.5)

Nota:

Como estadísticas de posición tenemos también la Mediana y la Moda,

funciones que en Excel, tienen la siguiente sintaxis:

Mediana: =Mediana(Rango)

Moda : =Moda(rango)

4.3. FUNCIÓN VAR (varianza)

Devuelve la varianza de un conjunto de valores numéricos que pueden formar parte

del argumento o estar en un rango de celdas.

Sintaxis

=Var(Valores)

donde Valores representa uno o más valores o rango de celdas.

Ejemplo 1

Tomando en cuenta los datos del ejemplo 2 de la función, tenemos:

=Var(B10:B16)

Nota:

La raíz cuadrada de la varianza es la Desviación Estándar,

que, como función se tiene a =Desv.Est(Valores)

4.4. FUNCIÓN MAX (máximo)

Permite encontrar el máximo valor de todos aquellos especificados en los valores

dados como argumento o en el rango de celdas.

15.952381

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Sintaxis

=Max(Valores)

donde Valores representa uno o más valores numéricos o un rango de celdas.

4.5. FUNCIÓN MIN (mínimo)

Permite encontrar el mínimo valor de todos aquellos especificados en los valores

dados como argumento o en el rango de celdas.

Sintaxis

=Min(Valores)

donde Valores representa uno o más valores numéricos o un rango de celdas.

El siguiente ejemplo presenta el uso de las funciones anteriores.

Ejemplo 1

En el siguiente segmento de hoja (Figura 9), se usan algunas de las funciones

estadísticas.

A continuación se da la secuencia para obtener los resultados.

Primero se da nombre de rango a B4:B10 como Ventas usando <Insertar> -

<Nombre> - <Crear> - <Aceptar>

Luego ingresar las siguientes fórmulas en las celdas respectivas:

En B12: =Suma(Ventas)

En B13: =Min(Ventas)

En B14: =Max(Ventas)

En B15: Promedio(Ventas)

En B16: =Var(Ventas)

En B17: =DesvEst(Ventas)

He aquí los resultados:

Ejercicio 1

Dado el siguiente segmento de hoja (Figura 10), calcule las filas y columnas

indicadas.

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Ejercicio 2

Abra el archivo BanCordia.xls

Complete el cuadro con el valor de los estadísticos que se piden.

Recuerde que para encontrar el número de intervalos se debe usar la Ley de

Sturges: = 1 + 3.32 x Log(n)

4.6. FUNCIÓN FRECUENCIA

Permite obtener la frecuencia absoluta para cada uno de los intervalos en la tabla de

distribución de frecuencia.

Sintaxis

=Frecuencia(Rango_datos,Rango_Grupos)

donde

Rango_datos representa el rango de los datos

Rango_Grupos representa el rango de los límites superiores de todos los intervalos.

Nota Importante:

El tratamiento que se le da a esta función es matricial.

Por ello se debe tomar en cuenta los siguientes pasos:

a) Seleccionar el rango destino

b) Ingresar la función

Figura 9

Figura 10

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c) Presionar <CTRL>+<SHIFT>+<ENTER>

Ejemplo

Abra el archivo BanCordia Agrupado.xls

Obtener el cuadro de distribución de frecuencia que allí se indica.

Luego obtenga un gráfico de barras con las marcas de clase como eje de

categorías.

Solución

➢ Siga el siguiente procedimiento:

➢ Que el rango B10:B849 se llame Saldo

➢ Obtener el máximo saldo en F24: =Max(Saldo)

➢ Obtener el mínimo saldo en F25: =Min(Saldo)

➢ Obtener el rango en F26 : =F24-F25

➢ Obtener número de intervalo en F27:

o =Entero(1+3.32*Log(Contar(Saldo,10))

➢ Obtener la longitud de intervalo en F28: = F26/F27

➢ En E11: =Min(Saldo)

➢ En F11: =E11+F28

➢ En E12: =F11

➢ En F12: =F12+$F$28

➢ Copiar E12:F12 hacia E13:F20

➢ En G11: =Promedio(E11:F11)

➢ Copiar G11 hacia G12:G20

➢ Seleccionar H11:H20

➢ Digitar: =Frecuencia(Saldo,F11:F20) No presione <Enter>

➢ Presionar <CTRL>+<SHIFT>+<Enter>

➢ Ingresar en I11: =H11/$H$21

➢ Copiar hacia H12:H20

➢ En J11 ingresar: =H11

➢ En J12 ingresar: =H12+J11

➢ Copiar J12 hacia J13:J20

➢ En K11 ingresar: =I11

➢ En K12 ingresar: =I12+K11

➢ Copiar de K12 hacia K13:K20

El gráfico:

➢ Seleccione el rango G11:H20

➢ Haga clic en el asistente para gráficos. Debe verificar que en el eje de

categorías esté la marca de clase. Con el botón derecho haga clic en una de las

barras del gráfico; clic en Formato de serie de datos; clic en <Opciones>;

reduzca la separación y haga clic en variar colores entre puntos

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4.7. ESTIMACION.LINEAL

Esta es una de las funciones muy importantes y de especial interés en los temas de

Regresión de dos o más variables, ampliamente utilizado en modelos de regresión

en los cuales, para estimar sus parámetros o determinados coeficientes, se emplea

el Método de los Mínimos Cuadrados Ordinarios (MCO). Se fundamenta en lo

siguiente:

Dado el modelo Y = f (X1, X2, ..., Xk) expresado mediante

Y = β1X1 + β2X2 + ... + βkXk + β0

Se trata de encontrar los estimadores de los coeficientes βi a los cuales se les llama

parámetros de regresión.

Sintaxis

=Estimación.Lineal(ArgY,ArgX,ArgOrig,ArgTipo)

donde

ArgY : Es el rango de la variable dependiente (Vector Y)

ArgX : Es el rango de las variables independientes (Matriz X)

ArgOrig : 1 si se desea el valor de la constante (Intercepto), β0

ArgTipo : 1 Permite emitir el siguiente cuadro del ANOVA

Modo de usarlo:

a) Seleccionar el rango de salida. Si el modelo tiene k variables independientes y

se pide el valor del intercepto, entonces se debe seleccionar un rango de (k+1)

columnas por 5 filas.

b) Ingresar la función: =Estimacion.Lineal(RangoY,Rangos,1,1)

c) Presionar <CTRL>+<SHIFT>+<Enter>

El siguiente esquema muestra el orden de emisión de los resultados:

Xn Xn-1 X1 b Variables

mn mn-1 ... m1 b Coeficiente de cada variable

sen sen-1 ... se1 seb Error estándar de cada variable

r² Sey Coef.de determ. Error Est. Y

Fc Df F calculado Grados de lib.

Ssreg ssresid S.C.de la Regresión S.C.de residuales

La primera fila es un añadido no es parte del rango.

Si bien todo el cuadro es usado en un Análisis de Varianza, lo mínimo a

considerarse son los estimadores de los coeficientes (coeficiente de cada variable);

el coeficiente de determinación y el valor del estadístico F de Fisher (F calculado).

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Ejemplo

Abra el archivo Regresion Multiple.xls

Use la función Estimacion.Lineal para obtener el cuadro del ANOVA arriba indicado

a partir de la celda B47.

Solución

Dar nombre de rango a B25:B44 como Y

Dar nombre de rango a C25:E:44 como X

Clic en B47

Seleccionar el rango B47:E51

Ingresar la fórmula: =Estimacion.Lineal(Y,X,1,1)

Presionar <CTRL>+<SHIFT>+<Enter>

Puesto que r² es 0.9875 entonces el grado de dependencia entre Y las columnas de

X, es bastante alta; es decir, el 98.75% de las veces Y se explica por el modelo.

Esto se ratifica observando el valor del Fc =421.6857.

Cuestión 1

Se puede saber cuál de las dos variables X depende más Y?

Cuestión 2

Hay algún grado de dependencia entre las X?

Ejercicio 1

En el mismo archivo, pero a partir de la fila 82 se plantea otro problema. Obtenga un

cuadro de ANOVA y diga si los niveles de venta de automóviles dependen de la

población y de la renta per cápita.

Ejercicio 2

Resuelva el problema que allí figura como OTRO SI DIGO.

4.8. FUNCIÓN COEF.DE.CORREL(Coef. de Correlación de X e Y)

Esta función da respuesta a la pregunta planteada en las dos cuestiones anteriores.

Sintaxis

=Coef.de.Correl(Arg1,Arg2)

donde

Arg1 y Arg2 son vectores o matrices en los cuales se encuentran las variables

sujetas a medir el grado de asociación entre ellas.

4.9. EJEMPLO

Obtenga el coeficiente de correlación entre cada una de las variables del primer

Lo

responde el

coeficiente

de

correlación.

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modelo del archivo Regresion Multiple.xls.

Solución

Dar nombre a cada columna de dato. Yt, X1t, X2t y X3t.

A partir de la celda F23, ingrese el siguiente cuadro:

X1 X2 X3

Y

X1

X2

X3

En G25 digite: =Coef.de.Correl(Yt,X1t)

En H25 digite: =Coef.de.Correl(Yt,X2t)

En I25 digite : =Coef.de.Correl(Yt,X3t)

Complete las otras celdas del cuadro.

Al final obtendrá el siguiente resultado

X1 X2 X3

Y 0.98403 0.96733 0.99017

X1 1 0.98836 0.98932

X2 0.98836 1 0.98542

X3 0.98932 0.98542 1

Se puede apreciar que Y depende de X2 en menor grado que el de las otras.

Igualmente podemos decir que era suficiente obtener la triangular superior de esta

matriz para tener todos los coeficientes de correlación.

4.10. EJERCICIO

Abra el archivo Regresión Múltiple.xls y obtenga los coeficientes de correlación

entre todas las variables del problema propuesto y del Otro si digo.

Construya un gráfico de líneas para los tres problemas contenido en este archivo.

Agregue una línea de tendencia para el gráfico del primer problema de tipo

potencial, a partir de la serie Yt, usando extrapolación dos períodos hacia delante

y solicitando que incluya la ecuación el valor del r² en el gráfico.

5. FUNCIONES DE TEXTO

El programa Excel dispone también de una gran variedad de funciones para el

tratamiento de texto.

Nota:

Un texto es una cadena de caracteres formado por caracteres

literales, dígitos y algunos caracteres especiales.

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Siendo algunas de estas funciones bastante sencillas, presentaremos su sintaxis, un

ejemplo directo y al final trataremos de incluir ejemplos en los cuales se aplique la

mayoría de ellas.

5.1. FUNCIÓN MAYUSC (mayúscula)

Devuelve a Texto en mayúscula.

Sintaxis

=Mayusc(Texto)

donde

Texto es una celda o una cadena de caracteres

Ejemplo

Si A5 = “centro de EsparCIMIENTO”

La fórmula: =Mayusc(A5)

devuelve CENTRO DE ESPARCIMIENTO

5.2. FUNCIÓN MINUSC (minúscula)

Devuelve a Texto en minúscula.

Sintaxis

=Minusc(Texto)

donde

Texto es una celda o una cadena de caracteres

Ejemplo

Si A5 = “centro de EsparCIMIENTO”

La fórmula: =Minusc(A5)

Devuelve: centro de esparcimiento

5.3. FUNCIÓN NOMPROPIO (Nombre propio)

Esta función convierte a Texto en mayúscula el primer carácter y minúscula los

siguientes. Si la cadena estuviera formado por varias “palabras”, cada una de ellas

empezará con mayúscula.

Sintaxis

=NomPropio(Texto)

donde

Texto es una celda o una cadena de caracteres

Ejemplo

Si A5 contiene “centro de esparcimiento La Coruña”,

La fórmula: =NomPropio(A5) devuelve

Centro De Esparcimiento La Coruña

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5.4. FUNCIÓN CONCATENAR

Permite concatenar, añadir o juntar todas las cadenas contenidas como argumentos,

o el contenido de las celdas.

Sintaxis

=Concatenar(Texto1,Texto2,...,Textok)

donde

Texto1,Texto2,...,Textok es una celda o rango de celdas, o cadenas de caracteres

Ejemplo 1

Si D5 = “márquez”; E5 = “gonzález” y F5=”jessica ruth”, la fórmula

=Concatenar(D5:F5) devuelve márquezgonzálezjessica ruth

Ejemplo 2

Usando los datos del ejemplo 1, la fórmula

=Concatenar(D5,” “,E5,”, “,F5) devuelve el texto

márquez gonzález, jessica ruth

Si a este resultado le aplicamos la función NomPropio, mediante

=NomPropio(Concatenar(D5,” “,E5,”, “,F5))

Obtendremos

Márquez González, Jessica Ruth

Ejercicio

Abra el archivo Funciones de texto 1.xls

Obtenga la columna D de la hoja concatenar.

Use la función NomPropio de la hoja Nompropio para arreglar los datos.

5.5. FUNCIÓN LARGO

Devuelve la longitud en caracteres de la cadena contenida en una celda o como

argumento.

Sintaxis

=Largo(Texto)

donde

Texto es una celda o cadena de caracteres

Ejemplo

Si A5=”Universidad de Lima”, la fórmula

=Largo(A5)

Devuelve 19 caracteres.

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5.6. FUNCIÓN IZQUIERDA

Extrae los n primeros caracteres de Texto.

Sintaxis

=Izquierda(Texto, n)

donde

Texto es una celda o cadena de caracteres

n es un número entero; es el número de caracteres a extraerse

Ejemplo 1

Si A5 contiene “Universidad de Lima”; la fórmula

=Izquierda(A5,11)

Devuelve Universidad

Ejemplo 2

Si B10 = “Universidad de Lima”; D10=”Ice”; la fórmula

=Mayusc(Izquierda(Concatenar(B10,” “,D10),Largo(D10))

devuelve UNI

5.7. FUNCIÓN DERECHA

Extrae los últimos n caracteres de Texto.

Sintaxis

=Derecha(Texto,n)

donde

Texto es una celda o cadena de caracteres

n es un número entero; es el número de caracteres a extraerse

Ejemplo 1

Si A5 contiene “Universidad de Lima”; la fórmula

=Derecha(A5,4)

Devuelve Lima

Ejemplo 2

Si B10 = “Universidad de Lima”; D10=”Ice”; la fórmula

=Mayusc(Derecha(Concatenar(B10,” “,D10),3*Largo(D10)-1))

Devuelve LIMA ICE

5.8. FUNCIÓN ENCONTRAR

Devuelve la posición a partir de la cual se encuentra incluido el primer argumento,

dentro del segundo.

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Sintaxis

=Encontrar(Texto_Buscado,Dentro_de_Texto,Iniciando_En)

donde

Texto_Buscado es la cadena de caracteres que se busca y que debe estar

contenida en el segundo argumento.

Dentro_de_Texto es la celda o cadena de caracteres que contiene a

Texto_Buscado.

Iniciando_En es un número entero que indica la posición inicial a partir del cual inicia

la búsqueda.

Nota 1:

La cadena que se busca debe estar totalmente

contenida en la cadena donde se busca

Nota 2:

Si no se especifica el tercer argumento, la búsqueda se

inicia en el primer carácter del segundo argumento.

Ejemplo 1

Si A5 = “Diversidad en la unidad”; D5=”el cambio”; la fórmula

=Encontrar(“la”,A5)

devuelve 15

Ejemplo 2

Usando los datos del ejemplo 1, la fórmula

=Izquierda(A5,Encontrar(“la”,A5)-1)

devuelve “Diversidad en”

Ejemplo 3

Usando los datos del ejemplo 1, la fórmula

=Concatenar(Izquierda(A5,Encontrar(“la”,A5)-1),” “,D5)

devuelve “Diversidad en el cambio”

5.9. FUNCIÓN EXTRAE

Permite extraer de Texto, n caracteres a partir de Pos_Inicial

Sintaxis

=Extrae(Texto,Pos_Inicial,n)

donde

Texto es la celda o cadena de caracteres desde donde se extraerá

Pos_Inicial número entero que indica a partir de dónde se inicia la extracción

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n indica el número de caracteres que serán extraídos.

Ejemplo 1

Si A5 = “Diversidad en la unidad”, D5 = “el cambio”, la fórmula

=Extrae(A5,Largo(D5)+1)

devuelve “Diversidad”

Ejemplo 2

Usando los datos del ejemplo 1, la fórmula

=EXTRAE(A5,ENCONTRAR("la",A5),LARGO(D5))

devuelve “la unidad”

Ejemplo 3

Usando los datos del ejemplo 1, la fórmula

=Concatenar(EXTRAE(A5,ENCONTRAR("la",A5),LARGO(D5)),” en “,D5)

Devuelve “la unidad en el cambio”

5.10. EJEMPLO

Abra el archivo Funciones de Texto 1.xls

Obtenga las columnas que se indican en la hoja Partes.

Solución

Haga clic en la Hoja Partes

Columna B

En B3 se debe obtener lo mismo que contiene A3, pero usando la función

NomPropio.

Digite en B3: =NomPropio(A3)

Columna C:

Para extraer el apellido paterno se puede usar la función Izquierda, cuántos

caracteres? Si se logra conocer la posición del espacio en blanco “ “, y a este le

restamos 1, tendremos la cantidad de caracteres que debe extraerse con la

función izquierda.

Digite en C3: =Izquierda(B3,Encontrar(“ “,B3)-1)

Columna D:

Ahora se trata de extraer el apellido materno. Este empieza después del espacio

en blanco, su posición lo da Encontrar(“ “,B3).

Del mismo modo, Encontrar(“,”,B3) -1 nos entrega la última posición del apellido

materno.

Si se resta Encontrar(“,”,B3)-Encontrar(“ “,B3)-1, tendremos la cantidad de

caracteres que debe extraerse. Por ello

Digite en D3: =Extrae(B3,Encontrar(“ “,B3)+1,Encontrar(“,”,B3)-Encontrar(“ “,B3)-1)

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Columna E:

Ahora se trata de extraer los nombres. Para ello se debe usar la función derecha.

El número de caracteres que se debe extraer es igual a la longitud total de B3

(Largo(B3)) menos la posición de “,” (Encontrar(“, “,B3)). Por ello

Digite en E3: =Derecha(B3,Largo(B3)-Encontrar(”,”B3)-1)

Ahora copie las fórmulas para las otras filas.

5.11. EJERCICIO 1

Abra el archivo Funciones de Texto 1.xls

Obtenga lo que se pide en las columnas F, G y H de la hoja Extraer

Tome nota de que el año de ingreso se encuentra en el código del empleado.

5.12. EJERCICIO 2

Tomando en cuenta la hoja Ejercicio del libro Funciones de Texto 1.xls resuelva la

pregunta que allí se plantea.

Tome nota que el separador entre es el espacio en blanco. Se le sugiere que use

columnas temporales para extraer una parte y a partir de ella obtener lo que se

pide. Finalmente debe pasar a valor todas las fórmulas y eliminar las columnas de

trabajo.

6. FUNCIONES DE BASE DE DATOS

INTRODUCCION

Las funciones de la categoría de Base de Datos son aquellas que nos permiten obtener

ciertos resultados estadísticos basados en algún tipo de criterio.

Como en el caso de las funciones estadísticas, podemos contar, sumar, promediar;

encontrar el máximo, el mínimo, la varianza o la desviación estándar del conjunto de

registros de una base de datos, en el cual, algún campo en particular cumple con algún

criterio de selección.

Se distinguen de las mismas funciones estadísticas por cuanto el resultado que se

obtiene es condicional.

Los nombres de las funciones son los mismos que las funciones estadísticas, excepto

que se antepone “BD” a cada nombre.

Todas

ellas

empiezan

con BD

Todas ella

tienen los

mismos

argumentos

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La sintaxis de todas ellas presenta el siguiente esquema

=BDNombre(Rango_Datos,Nombre_Campo,Rango_Criterio)

donde

Rango_Datos es el rango donde están todos los datos

Nombre_Campo es el nombre de campo o de columna, que va a ser sometido a la

acción de la función

Rango_Criterio es el rango que incluye dos celdas (dos filas): la primera contiene el

nombre de campo y la segunda contiene el valor, usado para filtrar la acción a llevarse a

cabo sobre el Nombre_Campo.

Nota:

La primera columna del Rango_Datos debe contener el

Nombre de campo tomado en cuenta en la primera celda del

Rango_Criterio.

A continuación las describiremos a cada una de ellas y en el ejemplo general

resolveremos un problema de aplicación.

6.1. FUNCIÓN BDSUMA

Permite encontrar la suma de todos los datos contenidos en el campo indicado por

el segundo argumento, y que cumplen con el criterio indicado en el tercer

argumento.

Sintaxis

=BdSuma(Rang_Datos,Nombre_Campo,Rango_Criterio)

donde los argumentos cumplen con lo dicho en la introducción.

Ejemplo

Dado el siguiente segmento de hoja,

A B C D E 1 Producto Tienda 1 Tienda 2 2 Papaya 5060 5210 3 Melocotones 4580 6370 4 Naranja 5190 4600 5 Naranja 7300 6620 6 Melocotones 8100 8210 7 Melocotones 6570 8070 8 Manzana 5430 6140 9 Melocotones 7880 8260 10 Naranja 5900 6540 11 Papaya 7980 4870 12 Naranja 7810 5990 13 Papaya 6920 7880 14

El segundo

argumento

puede ser

una celda

que

contiene al

nombre

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15 Total Nro. Ventas Máxima Mínima 16 Producto 17 Melocotones

Encuentre el total de ventas de Melocotón en la tienda 2

Solución

De acuerdo a la forma cómo están ubicados los datos, use A1:C13 como rango de

datos, A16:A17 como rango de criterio y la celda C1 ya que contiene el nombre de

campo Tienda 2.

En B16 digite =BDSuma(A1:C13,C1,A16:A17)

6.2. FUNCIÓN BDCONTAR

Permite contar todos los registros contenidos en el campo indicado por el segundo

argumento, y que cumplen con el criterio indicado en el tercer argumento.

Sintaxis

=BdContar(Rang_Datos,Nombre_Campo,Rango_Criterio)

donde los argumentos cumplen con lo dicho en la introducción.

Ejemplo

Dado el segmento de hoja dado en la función BDSuma, cuántas ventas de

melocotón se realizaron en la Tienda 1?

Digte en C16: =BDContar(A1:C13,”Tienda 1”,A16:A17)

6.3. FUNCIÓN BDMAX

Permite obtener el máximo valor de todos los registros relativos al campo indicado

por el segundo argumento, y que cumple con el criterio indicado en el tercer

argumento.

Sintaxis

=BDMax(Rang_Datos,Nombre_Campo,Rango_Criterio)

donde los argumentos cumplen con lo dicho en la introducción.

Ejemplo

Dado el segmento de hoja dado en la función BDSuma, obtenga la máxima venta

realizada en la Tienda 2.

En D16 digite: =BdMax(A1:C13,”Tienda 2”,A16:A17)

6.4. FUNCIÓN BDMIN

Permite obtener el mínimo valor de todos los registros relativos al campo indicado

por el segundo argumento, y que cumple con el criterio indicado en el tercer

argumento.

Sintaxis

Resultado:

30910

Respuesta:

8260

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=BDMin(Rang_Datos,Nombre_Campo,Rango_Criterio)

donde los argumentos cumplen con lo dicho en la introducción.

Ejemplo

Dado el segmento de hoja dado en la función BDSuma, obtenga la máxima venta

realizada en la Tienda 2.

En D16 digite: =BdMin(A1:C13,”Tienda 1”,A16:A17)

6.5. FUNCIÓN BDVAR

Permite obtener la varianza de los valores relativos al campo indicado por el

segundo argumento, y que cumplen con el criterio indicado en el tercer argumento.

Sintaxis

=BDVar(Rang_Datos,Nombre_Campo,Rango_Criterio)

donde los argumentos cumplen con lo dicho en la introducción.

Ejemplo

Dado el segmento de hoja dado en la función BDSuma, obtenga la varianza de las

ventas realizada en la Tienda 2.

En D16 digite: =BdVar(A1:C13,”Tienda 1”,A16:A17)

6.6. FUNCIÓN BDEXTRAER

Permite extraer el valor del campo indicado por el segundo argumento, que cumple

con el criterio indicado en el tercer argumento.

Sintaxis

=BDExtraer(Rang_Datos,Nombre_Campo,Rango_Criterio)

donde los argumentos cumplen con lo dicho en la introducción.

Ejemplo

Dado el segmento de hoja dado en la función BDSuma, en A16 digite “Tienda 2”; en

A17 digite =Max(C2:C16). Qué producto tuvo la máxima venta en la tienda 2?.

Para responder a esta pregunta En D16 digite

=BdExtraer(A1:C13,A1,A16:A17)

6.7. EJEMPLO

Abra el archivo Ventas Centro Plaza.xls.

En la hoja Venta diaria se registra la venta de 42 productos. Se trata de obtener

estadísticas de resumen respecto al Stock actual de cada uno de estos productos.

Se pide completar el cuadro que se muestra a partir de la columna R.

Solución

Respuesta:

4580

Respuesta:

2612158

Respuesta:

Melocotones

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Como se puede apreciar, se trata de encontrar el total, número de ventas, máximo,

mínimo y el promedio del Stock para cada uno de los productos.

Para ello haga lo siguiente:

Dar nombre Productos al rango A4:O2024

Seleccione el rango R4:W46. Copie. Usando el botón derecho, haga clic en la celda

Y2 ; seleccione Pegado Especial; seleccione la casilla <Transponer> y luego haga

clic en <Aceptar>.

Observe que este formato se presta para lo que se pide. Sólo falta ingresar el

nombre del campo producto (NomProducto) en la fila 1, para cada uno de los

productos (Nombre de campo repetido).

Corte el contenido de Y2 y pegue en el rango Z1:BO1.

Digite StkActual en Y2.

Ahora, en Z3, ingrese la fórmula: =BdSuma(Productos,$Y$2,Z1:Z2)

En Z4: =BDCONTAR(Producto,$Y$2,Z1:Z2)

En Z5: =BDMAX(Producto,$Y$2,Z1:Z2)

En Z6: =BDMIN(Producto,$Y$2,Z1:Z2)

En Z7: =BDPROMEDIO(Producto,$Y$2,Z1:Z2)

Copie el rango Z3:Z7 hacia AA3:BO7

Copie el rango AA3:BO7 y pegue sobre sí mismo como valor.

Ahora seleccione el rango Y2:BO7; copie; haga clic con el botón derecho sobre la

celda R4; active la casilla Transponer y luego clic en <Aceptar>.

6.8. EJERCICIO 1

Abra el archivo-libro Funciones Base Datos.xls.

Este libro contiene una lista de pedidos realizados a la Empresa TRANSFERSA,

desde una diversidad de empresas cuya identificación se registra. Ellos solicitan

que se les atienda sus pedidos sobre dos categorías de productos: Café o Té. Se

tiene la cantidad de pedido, el precio por unidad y el total del pedido. En base a la

información contenida en este archivo, resuelva las siguientes preguntas:

P1. Defina todo el cuadro (Rango A6:H371) como Tabla: <Insertar> - <Nombre> -

<Definir> - Digite Tabla - <Aceptar>

P2. Defina el rango A1:H2 con el nombre Criterio1

P3. Defina como Criterio2 al rango A1:H3

P4. Copie la cabecera de la BD (A6:H6) hacia las filas 380, 385, 390, 395 y 400.

Defina los rangos con el nombre indicado (Criterio3, Criterio4, …) incluyendo

una fila adicional. En el último caso incluya dos filas adicionales.

Resuelva las siguientes preguntas, usando las celdas adecuadas según los criterios:

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P5. Cuántos pedidos hizo la empresa con identificación BERGL?

=BDCONTARA(Tabla,”ID Empresa”,Criterio1) o también:

=BDContara(Tabla,3,C1:C2)

P6. Cuántos pedidos de Té hicieron BERGL o MEREP?

Antes ingresemos “Té” en E2. Ahora ingresamos la fórmula:

=BDContara(Tabla,3,Criterio2) o también

=BDContara(Tabla,3,C1:E4)

P7. A cuánto asciende el total de los pedidos de Té, de la empresa BERGL?

P8. Cuánto obtendría TRANSFERSA por la venta de Té a estas dos empresas?

P9. A cuánto asciende el total de pedidos de SAVEA, atendidos por Garnier?. Use

Criterio 3

P10. A cuánto asciende el máximo pedido hecho por BLAUE?. Use Criterio 4

P11. A cuánto asciende el máximo pedido de Café?. Use Criterio 5.

P12. Quién atendió el máximo pedido de Café?. Use Criterio 6. (Total ¿?)

6.9. EJERCICIO 2

Abra el archivo Estadist Pedidos.xls

Obtenga la columna de Monto Neto

Obtenga las mismas estadísticas tomadas en cuenta en el Ejemplo anterior para los

primeros 20 productos.

7. FUNCIONES FINANCIERAS

INTRODUCCION

El programa Excel dispone de una gran variedad de funciones para resolver problemas

financieros.

Dependerá del interés que tenga el usuario respecto a la importancia de las funciones.

7.1. FUNCIÓN PAGO

Devuelve el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y a una

tasa de interés constante.

Sintaxis

=Pago(Tasa,NPer,Va,[VF],[Tipo])

Donde Tasa es el tipo de interés del préstamo; NPer es el número total de pagos del

préstamo; Va es el valor actual, o lo que vale ahora, la cantidad total de una serie de

pagos futuros, conocido también como el Principal; Vf es el valor futuro o un saldo

en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si se omite se

asume que el valor futuro de un préstamo es 0.

Tipo es un valor que indica el vencimiento de los pagos. Si es 0, los pagos se

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efectúan al final del período; si es 1 se efectúa al inicio.

Nota 1:

El monto devuelto por Pago incluye el capital y el interés pero no

incluye impuestos, pagos en reserva ni gastos que a veces se asocia

con un préstamo.

Nota 2:

Tanto Tasa como NPer deben estar expresados en la

misma unidad; es decir, si Tasa es un porcentaje anual,

Nper debe indicar años, por lo tanto la función devolverá

los pagos anuales que deben realzarse.

Ejemplo

La siguiente fórmula devuelve el pago mensual de un préstamo de $10000 con una

tasa de interés anual del 8% pagadero en 10 meses:

PAGO(8%/12, 10, 10000) es igual a $ -1,037.03.

Usando el mismo préstamo, con pagos vencen al comienzo del período, el pago es:

PAGO(8%/12, 10, 10000, 0, 1) es igual a $ -1,030.16.

La siguiente fórmula devuelve la cantidad que se le deberá pagar cada mes, si

presta $ 5,000 durante un plazo de cinco meses a una tasa de interés del 12%:

PAGO(12%/12, 5, -5000) es igual a $1030.20

Se puede utilizar PAGO para determinar otros pagos anuales. Por ejemplo, si desea

ahorrar $ 50000 en 18 años, ahorrando una cantidad constante cada mes, se puede

usar PAGO para determinar la cantidad que se debe ahorrar. Asumiendo que podrá

devengar un 6 % de interés en su cuenta de ahorros, puede usar PAGO para

determinar qué cantidad debe ahorrar cada mes:

PAGO(6%/12, 18*12, 0, 50000) es igual a $ -129.08

Si deposita $ 129.08 cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 6% de interés,

al final de 18 años habrá ahorrado $ 50,000.

7.2. FUNCIÓN TASA

Devuelve el tipo o tasa de interés por período de una anualidad.

Sintaxis =TASA(Nper,Pago,Va,Vf,Tipo)

Si desea que el resultado sea positivo, use la función Abs.

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Ejemplo

Para calcular la tasa de un préstamo de $ 8,000 a cuatro años con pagos mensuales

de $ 200:

TASA(48, -200,8000) es igual a 0.77 por ciento

Esta es la tasa mensual ya que el período es mensual. La tasa anual es 0.77%*12,

que es igual a 9.24 por ciento

7.3. FUNCIÓN NPER

Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos

periódicos constantes y a una tasa de interés constante.

Sintaxis

=NPER(Tasa; Pago; Va; Vf; Tipo)

La descripción dada para los argumentos de las funciones anteriores, es válida en

esta función.

Ejemplo 1 NPer(12%/12, -100, -1000, 10000, 1) es igual a 60

NPer(1%, -100, -1000, 10000) es igual a 60

NPer(1%, -100, 1000) es igual a 11

Ejemplo 2

A B

1 Datos Descripción

2 12% Tasa de interés anual

3 -100 Pago efectuado en cada período

4 -1000 Valor actual

5 10000 Valor futuro

6 1 El pago vence al principio del período

El número de períodos de la inversión se obtiene usando:

=NPer(A2/12,A3,A4,A5,1) que devuelve 60.

Cuando los pagos se efectúan al final del período:

=NPer(A2/12,A3,A4,A5) que devuelve 60

Cuando el valor futuro es 0:

=NPer(A2/12,A3,A4) que devuelve -9,578.

7.4. FUNCIÓN VA (valor actual)

Permite obtener el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene

la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por ejemplo, cuando

se pide dinero prestado, la cantidad del préstamo es el valor actual para el

prestamista.

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Sintaxis

=Va(Tasa,NPer,Pago,Vf,Tipo)

Ejemplo

Supongamos que desee comprar una póliza de seguros que pague $ 500 al final de

cada mes durante los próximos 20 años. El costo de la anualidad es $60,000 y el

dinero pagado devengará un interés del 8%. Para determinar si la compra de la

póliza es una buena inversión, use la función VA para calcular que el valor actual de

la anualidad

La fórmula es:

Va(0.08/12, 12*20, 500, , 0) lo que devuelve $ -59,777.15

El resultado es negativo, ya que muestra el dinero que pagaría (flujo de caja

negativo). El valor actual de la anualidad ($59,777.15) es menor que lo que pagaría

($ 60,000) y, por tanto, determina que no sería una buena inversión

7.5. FUNCIÓN VF (valor futuro)

Devuelve el valor futuro de una inversión, basándose en pagos periódicos

constantes y a una tasa de interés constante.

Sintaxis

=Vf(Tasa,NPer,Pago,Va,Tipo)

Ejemplo

Dado el siguiente segmento de hoja:

A B

1 Datos Descripción

2 6% Tasa de interés anual

3 10 Número de pagos

4 -200 Importe del pago

5 -500 Valor actual

6 1 El pago vence al principio del período

La fórmula =VF(A2/12;A3;A4;A5;A6) devuelve 2581.40 como valor futuro de la

inversión.

7.6. FUNCIÓN TIR (tasa interna de retorno)

Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los

números del argumento Valores.

Sintaxis

=Tir(Rango_de_Valores,Guess)

donde

Rango_de_Valores es el rango que contiene los valores para los cuales se desea

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calcular la tasa interna de retorno.

Guess es un número que el usuario estima que se aproximará al resultado del Tir.

Los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares meses o años. La tasa

interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de

inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren

en períodos regulares.

Ejemplo

Dado el siguiente segmento de hoja, obtenga

A B

1 Datos Descripción

2 -70000 Costo inicial de un negocio

3 12000 Ingresos netos del primer año

4 15000 Ingresos netos del segundo año

5 18000 Ingresos netos del tercer año

6 21000 Ingresos netos del cuarto año

7 26000 Ingresos netos del quinto año

La tasa interna de retorno de la inversión después de 4 años:

=Tir(A2:A6) que devuelve -2%

La tasa interna de retorno después de 5 años:

=Tir(A2:A7) que devuelve 9%

Para calcular la tasa interna de retorno después de dos años; es decir, cuando el

rango es A2:A4, se deberá incluir el segundo argumento, como se indica en la

siguiente fórmula:

=Tir(A2:A4,2%) que devuelve -44%

7.7. EJERCICIO

Abra el archivo Aplicaciones Financieras.xls

Restaure todos los elementos que faltan en la hoja. Luego calcule lo que se pide en

la primera hoja. Cuando lo haya resuelto compare con la solución que se da en la

última hoja.

8. FUNCIONES ESPECIALES

A continuación desarrollaremos algunas funciones especiales que en ciertas situaciones

tienen una gran importancia y utilidad.

8.1. FUNCIÓN CONTAR.SI

Permite contar el número de registros o ítems de Rango_Datos que cumplen con la

condición planteada en Criterio.

Sintaxis

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=Contar.Si(Rango_Datos,Criterio)

donde

Rango_Datos es el rango que contiene a los datos a ser contados

Criterio es una expresión con la cual se compara cada uno de los elementos que

conforman Rango_Datos.

Ejemplo

Abra el archivo Especiales 1.xls

Obtenga los dos cuadros de totales por Cliente y por Cajero

Solución

Antes de resolver el problema dé nombre a los rangos que va a usar, de tal forma

que facilite su trabajo. Usando <Insertar> - <Nombre> - <Crear> o <Definir> déle

nombre de rango a los siguientes nombres: Cajero, Monto, Tiempo_Minutos,

Tipo_Cliente, respectivamente.

Use como valor de criterio el contenido de la columna Tipo.

Primer cuadro

En la primera fila se trata de contar el número de clientes de tipo C que fueron

atendidos. Se debe contar el rango Tipo_Cliente usando el criterio que está en F6.

Para ello se debe contar condicionalmente.

En G6 digite: =Contar.Si(Tipo_Cliente,F6)

Copie esta fórmula hacia los otros tipos

Segundo Cuadro

En este caso,

En J6 digite: =Contar.Si(Cajero,I6)

Luego copie hacia los otros cajeros.

8.2. FUNCIÓN SUMAR.SI

Permite obtener la suma de todos los elementos contenidos en Rango_Suma, que

cumplen con el valor del criterio planteado en Criterio.

Sintaxis

=Sumar.Si(Rango_Datos,Criterio,Rango_Suma)

donde

Rango_Datos es el rango que contiene a los datos a ser sumados.

Criterio es una expresión con la cual se compara cada uno de los elementos que

conforman Rango_Datos.

Rango_Suma es el rango de los datos a ser sumandos siempre que cumplan el

criterio.

Ejemplo

Abra el archivo Especiales 1.xls. Obtenga los cuatro últimos cuadros referidos a

totales por Cliente y por Cajero.

Si no se usa

Rango_Suma,

debe estar

contenido en

Rango_Datos

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Solución

Usando las mismas definiciones de rango usados en la función anterior,

resolveremos el problema para estos cuadros.

Cuadro 3:

En este caso Rango_Datos es Tipo_Cliente. El criterio está en F14. El Rango_Suma

es Monto.

En G14 digite: =Sumar.Si(Tipo_Cliente,F14,Monto)

Copiar hacia las otras filas

Cuadro 4:

En lugar de Tipo_Cliente use el rango Cajero. La fórmula en J14 es:

=Sumar.Si(Cajero,I14,Monto)

Luego copie hacia las otras filas

En el caso de los dos últimos cuadros se debe usar el nombre de rango

Tiempo_Minutos y repetir el mismo procedimiento anterior.

8.3. FUNCIÓN INDICE

Esta función es particularmente interesante cuando se trata de extraer un elemento

de una lista. La lista puede ser un rango de fila o columna o una matriz formada por

un rango de varias filas y columnas. En cualquiera de los casos extrae un elemento

del rango.

Permite extraer el elemento de la lista indicado por el segundo argumento.

Sintaxis

=Indice(Rango_Datos,Num_Fila [,Num-Col])

donde

Rango_Datos es el rango de los datos desde la cual se extraerá un elemento.

Rango_Datos puede ser un vector o matriz.

Num_Fila es un número de fila que indica el número de elemento del rango a ser

extraído.

Num_Col es opcional, si se usa indica el número de columna desde donde se

extraerá el elemento.

Ejemplo 1

Dado el siguiente segmento de hoja

A B 1 Cantidad 2 Pera 30 3 Manzana 25 4 Naranja 82 5 Fresa 43 6 Plátanos 58 7 Mandarina 64

La fórmula

=Indice(A2:A7,3) permite extraer el producto Naranja

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Ejemplo 2

En el siguiente segmento de hoja, al ingresar el número 1 o 2 en la celda B1, en C2

debe visualizarse Boleta o Factura, respectivamente en negrita y tamaño 16.

A B C 1 2

Boleta 3 Factura

Solución

Haga clic en C2; modifique su tamaño a 16 y haga que esté en negrita. Haga que

A2:A3 tenga por nombre Formulario.

Digite ahora:=Indice(Formulario,B1)

En C2 se visualizara la palabra Boleta o Factura, según el número (1, 2) que se

ingrese en B1.

8.4. FUNCIÓN COINCIDIR

Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un

valor especificado, en un orden especificado.

Sintaxis

=Coincidir(Valor_Buscado, Matriz_Buscada,Tipo_Coincidencia)

donde

Valor_Buscado es el valor (numérico o texto) o una celda que se busca en la matriz,

o un valor al que se hace coincidir (de allí el nombre de la función).

Matriz_Buscada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de

búsqueda.

Tipo_Coincidencia es el número -1, 0, 1 que permite que se realice un tipo

determinado de coincidencia.

Si se usa -1: La función encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor

buscado

Si se usa 0: La función encuentra el primer valor que coincide con el valor buscado.

Si se usa 1: La función encuentra el mayor valor que es menor o igual al valor

buscado.

8.5. EJEMPLO

Abra el archivo Ferretería el Iman.xls

Ingrese el código de producto. Si desea saber los códigos de los productos, puede ir

a la otra hoja haciendo clic en el mensaje inferior.

Para este código se debe obtener la descripción del producto y su precio. La

cantidad se debe ingresar como dato. Ingrese algunos productos y calcule los

totales. Asuma un descuento de 5%, además del IGV. Haga que al ingresar la

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cantidad, se debe calcular automáticamente todas las filas. Si no hay datos los

cálculos deben estar en blanco o en cero.

Solución

Dar nombre a cada columna de la hoja Catálogo: Codigo, Descripción, Stock y

Precio.

En B5 digite la siguiente fórmula:

=INDICE(Descripcion,COINCIDIR(A5,Codigo,0))

En D5 digite una cantidad deseada (supuesta)

En E5 digite la siguiente fórmula:

=INDICE(Precio,COINCIDIR(A5,Codigo,0))

En F5 digite la siguiente fórmula:

=E5*D5

Si se ingresa nuevos productos se debe copiar dichas fórmulas.

Nota:

Puesto que en el ejemplo se pide que cuando no hay productos comprados, la hoja

debe quedar vacía, recalculemos todo de nuevo.

En B5: =Si(Largo(A5)>0, =INDICE(Descripcion,COINCIDIR(A5,Codigo,0)),””)

En E5: =Si(Largo(B5)>0, =INDICE(Precio,COINCIDIR(A5,Codigo,0)),””)

En F5: =Si(E5>0,E5*D5,””)

Copiar todas las fórmulas para las filas 6 a 14.

Calcular las celdas F15, F16, F17 y F18.

8.6. EJERCICIO

Abra el archivo Especiales 2.xls

Obtenga todos los resultados que se solicita

9. FUNCIONES DE BUSQUEDA EN TABLAS

INTRODUCCION

Hay dos funciones que, por su trascendencia respecto a otras funciones, las hemos

separado. Son las funciones para realizar búsqueda en tablas: La función para

búsqueda vertical: BUSCARV(...) y la función para búsqueda horizontal: BUSCARH(...).

Muchas operaciones realizadas en el mundo de las hojas de cálculo se realizan

mediante el uso de ciertos valores definidos como constantes, y como tales, se

encuentran almacenadas en listas, arreglos o alguna forma de almacén que, para

efectos de su tratamiento en Excel, se les denominan Tablas.

Claro está que el Excel también tiene otra forma de tratamiento a una tabla. Aquí lo

usaremos bajo la perspectiva de búsqueda de un determinado dato a través de su

coincidencia con algún valor en la misma.

9.1. FUNCIÓN BUSCARV (búsqueda vertical)

Esta función permite buscar un valor específico en la columna izquierda de una

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matriz y devolviendo el elemento de la misma fila de la columna, determinada por el

tercer argumento de la función.

Sintaxis

=BuscarV(Valor_Buscado,Matriz_Donde_Busca,Nro_Columna,Ordenado)

donde

Valor_Buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Puede

ser un valor o una celda.

Matriz_Donde_Busca es la matriz de datos en cuya primera columna se realiza la

búsqueda.

Nro_Columna es el número de columna de la matriz desde donde se debe extraer el

dato que corresponde a la fila donde se produjo la coincidencia.

Ordenado es un valor lógico: Verdadero / Falso (1 / 0). Si la tabla está ordenada se

deberá especificar Verdadero ó 1; en caso contrario, se usará Falso o 0.

Ejemplo 1

Dado el siguiente segmento de hoja

A B C

1 Densidad Viscosidad Temperatura

2 0.457 3.55 500

3 0.525 3.25 400

4 0.616 2.93 300

5 0.675 2.75 250

6 0.746 2.57 200

7 0.835 2.38 150

8 0.946 2.17 100

9 1.09 1.95 50

10 1.29 1.71 0

Si D5 = 0.675

La fórmula: =BuscarV(D5,$A$2:$C$10,2,0) devuelve 2.75

La fórmula: =BuscarV(0.75,$A$2:$C$10,2,1) devuelve 2.57

9.2. FUNCIÓN BUSCARH (búsqueda horizontal)

Esta función permite buscar un valor específico en la fila superior de una matriz y

devuelve el elemento de la misma columna en una fila, determinada por el un

argumento de la función.

Sintaxis

=BuscarH(Valor_Buscado,Matriz_Donde_Busca,Nro_Fila,Ordenado)

donde

Valor_Buscado es el valor que se busca en la primera fila de la matriz. Puede ser un

valor o una celda.

Matriz_Donde_Busca es la matriz de datos en cuya primera fila se realiza la

búsqueda.

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Nro_Fila es el número de fila de la matriz desde donde se debe extraer el dato que

corresponde a la columna donde se produjo la coincidencia.

Ordenado es un valor lógico: Verdadero / Falso (1 / 0). Si la tabla está ordenada se

deberá especificar Verdadero ó 1; en caso contrario, se usará Falso o 0.

Ejemplo 1

Dado el siguiente segmento de hoja

A B C D E F

1 Wiese BCRED LIMA

CITY BANK

BSD

2 A plazo fijo 12% 11% 13% 10% 12%

3 A plazo var. 8% 9% 7% 8% 8%

4 Prést. Vivienda 10% 10% 12% 15% 13%

5 Prést. Vehículo 14% 15% 16% 14% 13%

6 Prést. Viaje 18% 16% 17% 20% 15%

Cuál es el porcentaje que se paga por un préstamo para vivienda en el banco de

Crédito?. Si A20 = BCRED, la fórmula:

=BuscarH(A20,$B$1:$F$6,4,0) devuelve 0.1 ó 10%.

9.3. EJEMPLO

Abra el archivo Búsqueda.xls.

Calcule la columna Total a Pagar del tercer cuadro.

Solución

Encontrar el precio en el cuadro 1. En B14 digitar la fórmula:

=BuscarV(A14,$A$6:$B$10,2,0). Esto devuelve 36

Como la cantidad se encuentra en la segunda tabla y para el cual se ingresa por el

precio, entonces buscaremos el precio (B14) en el rango E6:I7, se debe digitar en

C14:=BuscarH(B14,$E$6:$I$7,2,0)

En ambos casos se ha hecho uso de 0 en el último argumento ya que la búsqueda

debe ser exacta.

Ahora multiplique B14 con C14 para encontrar el total a pagar. Luego copie hacia

abajo.

9.4. EJERCICIO

Abra el archivo Ejercicio de Búsqueda 2.xls

Resuelva lo que se pide en cada hoja.

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10. ANEXO: FUNCIONES DE FECHA

Todas las fechas en Excel son números enteros o reales

Si el número es entero, éste se convierte en fecha solamente

Si el número es real (con decimales), éste se convierte en fecha y hora

Por el echo de de registrar las fechas y las horas como números, el Excel permite realizar

diversos tipos de operaciones aritméticas con fechas, lo que comúnmente se llama aritmética

de fechas.

Entre las principales funciones de fecha tenemos las siguientes:

=Hoy()

Devuelve la fecha del día en formato: DD/MM/YYYY

= Ahora()

Devuelve la fecha y la hora del día en formato: DD/MM/YYYY HH:MM

=Fecha(Año,Mes,Dia)

Devuelve el número que representa la fecha en código de fecha y hora.

=Dias360(Fecha_Inicial,Fecha_Final,Método)

Devuelve el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días

Si Método = Falso, usa formato USA, en caso contrario, formato europeo.

=DiaSem(Número_de_Serie,Tipo)

Devuelve un número de 1 a 7 que identifica el día de la semana

Si Tipo = 1 o se omite, se considera a Domingo como día 1

Si Tipo = 2 se considera a Lunes como primer día

Si Tipo = 3 se considera a Lunes como día 0

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OTRO SI DIGO

FUNCION TEXTO

Esta función, de poco uso, resulta muy importante en algunas situaciones en los que se debe

extraer una parte de un dato que no tiene formato de texto o no es texto, pero previa

conversión a texto.

=Texto(Valor, Formato)

Convierte a Valor en texto bajo un formato especificado en Formato.

Ejemplo

Ingrese en una hoja vacía las siguientes fórmulas:

En C5: =Ahora()

En C7: =Texto(B5,”DD/MM/YYYY HH:MM”)

En B9: =Izquierda(C7,Encontrar(“ “,C7)-1)

En D9: =Extrae(C7,Encontrar(“ “,C7)+1,5)

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CAPITULO IV

ASISTENTE PARA SUMA CONDICIONAL. TABLAS.

ESCENEARIOS. PLANTILLAS.

OBJETIVO

El objetivo de este Capítulo es proporcionar la información necesaria para realizar sumas

condicionales, manejar tablas de una y dos entradas, administrar escenarios y utilizar las plantillas

de Microsoft Excel y crear plantillas y bases de datos mediante el asistente para plantillas.

METAS

Al completar este Capítulo el participante estará en capacidad de

- Obtener sumas o totales condicionales bastante complejos

- Utilizar tablas de datos de una o dos entradas

- Crear y Administrar Escenarios

- Crear sus propias plantillas, saber usar las plantillas de Microsoft Excel y

- Usar el Asistente para Plantillas para crear plantillas y bases de datos asociadas a ellas.

TEMAS A TRATARSE

1. ASISTENTE PARA SUMA CONDICIONAL

2. TABLAS

3. ESCENARIOS

4. PLANTILLAS

* EJEMPLOS DE APLICACIONES EN CADA TEMA

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1. ASISTENTE PARA SUMA CONDICIONAL

En muchas situaciones el uso de la función Si(...) ha resuelto nuestros

problemas de cálculos condicionales. En otras situaciones, como en el

caso del cálculo del impuesto de Quinta categoría, hemos tenido que

usar funciones anidadas.

También hemos visto que la función Contar.Si(...) o Sumar.Si(...) son

grandes herramientas de cálculo condicional.

Y más aún, hemos combinado las tres funciones mencionadas para

ciertos cálculos un poco caprichosos.

Claro, cuando en algún momento los valores que condicionan el cálculo

ha estado en forma de tabla, hemos preferido usar las funciones de

Búsqueda en Tablas como BuscarV(...) o BuscarH(...); asistido claro está,

por otras como Coincidir(...), Indice(...), etc.

Veamos:

Abra el archivo Totales condicionales.xls

Cómo se puede obtener el monto total por cada cajero?

Es fácil no?

Para el cajero Potter, es suficiente usar la fórmula:

=Sumar.Si(C1:C201,”Potter”,D2 :D201) Rpta. 6218

Lo mismo se puede hacer para cada uno de los cajeros, para cada Lugar

o para cada Zona.

Y si quisiera el monto total por cajero y por Lugar?

Peor aún, si se desea el monto total por Cajero por Lugar y por Zona?

Bueno, esto ya es diferente.

Aquí es cuando debemos hacer uso de otros recursos.

El Excel dispone de la herramienta Asistente para Suma Condicional

para resolver este tipo de problemas.

EJEMPLO

Obtenga el total del Monto obtenido por el cajero Platinum, en la tienda El

Dorado, de la zona Norte.

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Solución

Para usar esta herramienta haga uso de la siguiente secuencia:

<Herramientas> - <Asistente> - <Suma Condicional>

Esto nos llevará a una ventana como se muestra en la siguiente figura 1.

Después de verificar que el rango es el correcto (se debe incluir los

nombres de las columnas (nombres de campo), haga clic en <Siguiente>.

A continuación obtendrá la ventana que se muestra en la siguiente figura

Seleccione las condiciones según se indica en el siguiente cuadro. En

cada caso, después de plantear la condición, haga clic en el botón

<Agregar condición>

Columna Es Este valor

Zona = Norte

Lugar = El Dorado

Cajero = Platinum

Figura 2

Figura 1

Verifica el

rango:A1:D201

Elija la columna

y el criterio.

La columna que

deseas sumar

Agrega todas

las condiciones

necesarias

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Después de agregar todas las condiciones que deben cumplirse para

obtener la suma, haga clic en el botón <Siguiente> para pasar a la

ventana que se muestra en la siguiente figura 3.

En esta ventana se tiene las siguientes opciones:

➢ Copiar sólo la fórmula en una sola celda

➢ Copiar la fórmula y los valores condicionales (criterios). Active ésta.

En la siguiente ventana ingrese la celda o haga clic en la celda donde

desea que aparezca el valor por la condición utilizada. Esto se muestra

en la siguiente figura

Luego de hacer clic en <Siguiente> obtendrá una o más ventanas según

el número de condiciones que se agregaron en la ventana de la figura 2.

En este caso digite G4 y G5 en las dos ventanas que siguen.

La última ventana le pedirá la celda donde debe depositar la suma que

cumple con todas las condiciones establecidas.

Digite la celdas G6 para obtener en ella el resultado. Luego haga clic en

el botón <Terminar>.

Haga clic en la celda G6, donde está la suma y vea la fórmula que ha

Figura 3

Figura 4

G3

Digite aquí la

celda donde

desea que

aparezca el

criterio usado

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utilizado esta herramienta. La solución era usar la función Suma sobre

argumentos que contienen decisiones condicionales especiales.

EJERCICIO

Abra el archivo BDVentas.xls y obtenga la cantidad total del Stock Actual

de acuerdo al siguiente cuadro:

Zona Almacén Distrito Precio Total de Stock

N Alfa Rimac <5.0

N Pitágoras Miraflores >20 y <= 40

N Einstein La Victoria >10 y <=30

S Alfa Jesús Maria <=20

S Beta Callao >10 y <=40

S Beta Jesús María <10

2. TABLAS

Si bien el Excel es un programa muy dinámico en el sentido de que

podemos realizar diversos tipos de análisis sobre un conjunto de

resultados con sólo variar ciertas celdas vinculadas con aquellas que

muestran el resultado, también encontramos en ellas cierta dificultad.

Expliquemos esto:

Suponga que se tiene el siguiente cuadro, en el cual se dispone de la

cantidad que se debe pagar mensualmente a una tasa anual del 12% y

en 60 meses.

A B

1 Préstamo 36800

2 Tasa anual 12%

3 Años 5

4

5 Pago

mensual S/. 818.60

La respuesta es pagar S/. 818.60 al final de cada mes durante 5 años y a

una tasa del 12%.

Si ahora nos preguntamos: Cuánto habrá que pagar mensualmente si la

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tasa fuera de 10%? Y si fuera de 14%? Si ahora fuera del 8%?

La respuesta a cada pregunta la encontramos muy fácilmente: Basta con

digitar 10% en B2. Y al instante tendremos la respuesta. Lo mismo

podemos hacer para responder la pregunta si la tasa es de 14% o de 8%.

Y si ahora quiero comparar el pago mensual con una tasa del 12% con la

del 10% y la del 8%?.

Tendríamos que copiar en un papel para tener a la mano los pagos en

cada caso.

Sin embargo el Excel dispone de la opción Tabla del comando Datos

para resolver esta dificultad.

2.1. Tabla de una entrada

Ejemplo

Abra el libro Tabla de Entrada.xls que se encuentra en su carpeta.

Active la hoja Tabla de una entrada y observe la información que

corresponde al Análisis de un préstamo hipotecario. Calcule en B11

el pago mensual para este préstamo. Observe que en el rango

A12:A16 se indican variables que serán sustituidas en la celda C5.

Puesto que los diferentes valores que tomará la celda Tasa de

Interés se encuentran en columna: A12:A16, la celda variable, C5,

recibirá el nombre de Celda de entrada (columna).

Si los diferentes valores que tomara estuvieran en una fila, entonces

la celda variable (tasa) recibiría el nombre de Celda de entrada

(fila).

Para utilizar esta herramienta realice el siguiente procedimiento:

Seleccione el rango A11:B16

Ir al menú Datos, seleccione Tabla, aparecerá la siguiente ventana:

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Ubíquese en la casilla Celda de entrada (columna) y de clic en la

celda $C$5 tal y como se muestra:

Haga clic en <Aceptar>.

Ahora observe cómo esta herramienta ha generado los pagos que el

usuario realizará considerando los distintos tipos de interés

indicados.

2.2. Tabla de dos entadas

Active la Hoja Tabla de dos entradas. En ella observará la

información que corresponde al de un préstamo hipotecario, como

en la hoja anterior. Asimismo se muestra la información que

corresponde a la Tasa de Interés, al Plazo y al importe del

préstamo.

En la celda A11 calcule el pago para este préstamo. Observe que

en el rango A12:A16 se indican variables que serán sustituidas en

la celda C5, como ya lo vimos en el caso de Tablas de una

entrada. Recuerde que la celda C5 se denomina Celda variable

columna.

Figura 5

Figura 6

Observe la posición de los datos. Esto es fundamental

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Observe ahora que en el rango B11:F11 se indican variables que

serán sustituidas en la celda C6 que corresponde a diferentes

números de períodos de pago. Siguiendo lo anterior, en este caso,

para las filas se tendrá que la celda C6 recibe el nombre de Celda

variable fila.

Para utilizar esta herramienta realice el siguiente procedimiento:

Seleccione el rango A11:F16

Ir al menú Datos, seleccione Tabla.

En la ventana que aparece indicar como Celda de entrada (fila) la

celda $C$6 y como Celda de entrada (columna) la celda $C$5.

Observe cómo aparecerán los cálculos en función de los datos

indicados.

2.3. EJERCICIO

Prepare una hoja en la cual pueda aplicar el uso de Tablas de una o

dos entradas.

3. ESCENARIOS

Introducción

Un escenario es un entorno, un espacio o área en el cual se llevan a

cabo determinadas acciones, ambiente en el cual, todos los elementos

que la conforman realizan una función o mantienen un valor.

En el caso de una hoja de cálculo, dependiendo del tipo de información

que hay en ella, podemos tener un escenario en donde una o más celdas

variables mantienen un valor o pueden cambiar, afectando a otras que

dependen directa o indirectamente de ella.

El Excel dispone de la herramienta Escenarios que permite crear y

administrar este tipo de entornos.

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Al usar la secuencia:

<Herramientas> - <Escenarios>, se obtiene la ventana que se muestra

en la siguiente figura:

Como es lógico, no hay ningún escenario definido. En el recuadro

superior se visualizará una lista de escenarios ya definidos; en al cuadro

de lista <Celdas cambiantes> se deberá tener la o las celdas que

cambian en el escenario seleccionado; y el tercer recuadro puede

contener un comentario breve relacionado con el escenario.

El botón <Mostrar> permite visualizar los efectos de las celdas

cambiantes en los otros componentes de la hoja.

El botón <Cerrar> termina el uso de la herramienta escenarios.

EL botón <Agregar> permite añadir nuevos escenarios a la lista. Cada

nuevo escenario tendrá un nombre y tendrá sus propias celdas

cambiantes y los valores que ellas tengan.

El botón <Eliminar> permite eliminar el escenario seleccionado de la lista

de escenarios definidos.

El botón <Modificar> permite cambiar los componentes del escenario

seleccionado.

El botón <Combinar> permite combinar escenarios existentes en otras

hojas o en otros libros.

El botón <Resumen> permite obtener, en nuevas hojas, todas las celdas

cambiantes y aquellas relacionadas directa o indirectamente.

Al hacer clic en el botón <Agregar> obtenemos una ventana como se

muestra en la siguiente figura:

Figura 7

7

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En esta ventana se debe ingresar el nombre del escenario, la o las

celdas cambiantes y el comentario (si fuera necesario). Luego de hacer

clic en <Aceptar> se pasa a la ventana que se muestra en la Figura 9.

En esta ventana se debe ingresar los nuevos valores (valores objetivos)

que deben tomar estas celdas a las cuales el Excel las llama Celdas

cambiantes.

Al hacer clic en el botón <Aceptar> volverá a la ventana inicial, desde la

que podrá realizar algunas de las acciones que allí se indican, como es el

caso de mostrar el efecto de los cambios introducidos, hacer un tipo de

resumen, modificar los cambios ingresados, añadir nuevos escenarios o

cerrar el administrador de escenarios.

EJEMPLO

Abra el archivo Ejemplo de Escenarios.xls

La información contenida en este libro permite obtener el margen de

beneficio trimestral por la venta de un determinado producto. Se puede

apreciar que el margen del trimestre T3 es mucho más bajo respecto a

los otros trimestres. Preocupado por esta situación, se decide variar la

cantidad de dinero dedicada a Publicidad.

a) Si para el trimestre T3 se aumenta la publicidad a 12,000 $, cuál será

el margen de beneficio de dicho trimestre?.

b) Si se aumenta la inversión en publicidad en los trimestres T1 y T3 a

12,000 $ y 8,000 $ reduciendo a los otros a 5,000 $ y 10,000 $ ,

respectivamente, se logrará incrementar los márgenes de beneficios

de los trimestres 1 y 3?

Figura 8

Si son varias

celdas, haga clic

en cada celda

teniendo

presionada la

tecla <CTRL>

Figura 9

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c) Cuál debe ser la máxima inversión en publicidad en el primer

trimestre de tal forma que se tenga el máximo porcentaje de margen

de beneficio de dicho trimestre?

Solución

Use la secuencia <Herramientas> - <Escenarios ...>

Complete la información que se solicita según la Figura 10, digitando el

nombre del escenario: Escenario 1; Celdas cambiantes: $D$11.

Haga clic en <Aceptar>. En la siguiente ventana, Figura 11, ingrese el

nuevo valor para la celda cambiante. Digite 12000 y luego haga clic en

<Aceptar>.

De acuerdo a esto se volverá a la primera ventana, en la cual se puede

apreciar que ya se tiene definido un primer escenario, como se muestra

en la siguiente figura 12.

Haga clic en <Mostrar>. Observe que, en lugar de aumentar el margen

de beneficio, este se ha reducido a 7%.

Cree un segundo escenario cambiando el valor de la celda cambiante a

una nueva inversión de 5,000. Luego haga clic en mostrar y observe el

resultado. Podrá observar que el margen se ha incrementado.

Vamos a guardar como resumen estos escenarios.

Para ello haga clic en el botón <Resumen>.

Figura 10

Figura 11

Figura 12

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A continuación pasará a la ventana que se muestra en la siguiente figura.

Como puede ver, se dispone de dos tipos de informes:

➢ Un informe resumen

➢ Un informe de tabla dinámica

Haga clic en la primera opción y seleccione las celdas D16 como celda

donde queremos el resultado. Luego haga clic en <Aceptar>.

La figura anterior, Figura 14, muestra el informe que se ha generado.

Vuelva a la hoja de trabajo (Hoja1) y use la secuencia <Herramientas> -

<Escenarios> para volver a la lista de los escenarios.

En esta ventana haga clic en <Resumen> y seleccione la opción

<Informe de tabla dinámica> y luego haga clic en <Aceptar>. En una

nueva hoja tendrá los resultados en formato de tabla dinámica.

Esto se muestra en la siguiente figura.

Respuesta a la pregunta b)

Vuelva a usar la secuencia <Herramientas> - <Escenarios>.

Agregue un nuevo escenario llamado Escenario 3. En esta vez

seleccione las cuatro celdas de Publicidad: B16, C16, D16 y E16 con los

valores 12000, 5000, 8000 y 10000.

Respuesta a la pregunta c)

Si la inversión fuera nula en Publicidad para el primer trimestre T1 el

margen de beneficio será de 11%, aunque invirtiendo hasta 7000 se

logra el mismo margen.

Figura 14

Figura 13

Figura 15

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EJERCICIO

Abra el archivo Escenario02.xls

Analice las ventas de Junio y Julio e intente modificar estos valores de tal

forma que se logre aumentar la cuota de participación de las tiendas con

menor porcentaje.

4. PLANTILLAS

Una plantilla es un libro como cualquier otro, excepto que es utilizado

como modelo o guía para generar hojas de cálculo con muy poca

modificación.

Si un usuario trabaja todos los días con un nuevo libro en el cual registra

las ventas diarias, es posible que sólo tenga que modificar ciertas celdas,

aquellas donde se ingresan los datos de venta. Las fórmulas, los

formatos, los gráficos vinculados, los objetos y tablas que en ella se

encuentren, probablemente no cambien. Luego de ingresar los datos

correspondientes del día, procede a grabarlo con otro nombre. Al día

siguiente y los siguientes, hace lo mismo. Siempre parte del libro del día

anterior para modificar los datos que varían y luego lo graba con otro

nombre.

El libro que siempre está abriendo es, para él, su plantilla. Eso es una

plantilla. Y dicho libro lo está usando como plantilla.

Excel distingue entre un libro y una plantilla. La extensión de un libro es

XLS, mientras que el de una plantilla es XLT. Cada vez que se abre una

plantilla, se crea un nuevo libro con el mismo contenido y con el nombre

de la plantilla al cual se añade “1”. Al grabar, se graba como libro.

Crear una plantilla

Para crear una plantilla tome en cuenta las siguientes recomendaciones:

➢ Complete su hoja de cálculo con todo lo que en ella desea tener:

fórmulas, etiquetas, tablas, objetos, gráficos, vínculos, botones,

formatos de celda, cuadros de texto, etc. Cuando todo está listo

continúe.

➢ Grabe el libro usando <Guardar como>.

➢ Cambie el tipo de archivo seleccionando <Plantillas (*.xlt), como se

muestra en la siguiente figura.

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➢ Supongamos que la plantilla debe tener por nombre Ejemplo01.

Entonces el archivo tendrá por nombre Ejemplo01.xlt

➢ Cada vez que quiera crear una plantilla, lo tendrá que hacer a partir

de un libro. Excepto cuando abre la plantilla y la guarda como

plantilla.

Dónde lo graba?

Si Ud. no cambia la carpeta donde se debe guardar el archivo, el Excel lo

grabará en la carpeta Plantillas de la carpeta Microsoft, que está en

Datos de programa, correspondiente a la carpeta del usuario, digamos

Administrador, y ésta dentro de la carpeta Documents and Settings, de la

unidad C. La siguiente es la ruta.

C:\Documents and Settings\Administrador\Datos de Programa\Microsoft\Plantillas

Siendo la plantilla de un usuario, lógicamente lo graba en la carpeta del

usuario, en este caso, el usuario es el Administrador.

Las plantillas del Excel se encuentran grabadas en la carpeta Templates,

la que se encuentra tomando en cuenta la siguiente ruta:

C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Templates\3082

Nota:

Esto depende de la instalación y configuración en cada

equipo.

Claro que puede guardarlo en cualquier otra carpeta, puede

incluso guardarlo en disquete. Solo que en estos casos,

cuando quiera abrirlo tendrá que hacerlo eligiendo su tipo de

archivo e indicando la carpeta o unidad donde está

guardada.

Cómo usar una plantilla

Para usar una plantilla creada previamente, puede usar una de las dos

opciones siguientes:

a) Si fue grabado en la carpeta de plantillas, use la secuencia:

<Archivo> - <Nuevo>. Esto le proporcionará el Panel de Tareas, lo

que se muestra en la figura de la izquierda, Figura 16.

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A continuación haga clic en <En mi PC> para pasar a la ventana que

se muestra en la figura de la derecha (Figura 17).

En ese recuadro aparecerán las plantillas que Ud. ha creado.

b) Si fue grabado en otra carpeta

Use la siguiente secuencia:

<Archivo> - <Abrir>. Indique la unidad y carpeta donde lo grabó

Abra la plantilla tomando en cuenta que debe cambiar el tipo de

archivo a Plantilla (*.xlt).

Supongamos que desea abrir la plantilla Ejemplo01.xlt.

Qué ocurre después de abrir una plantilla?

En pantalla verá un libro cuyo nombre será Ejemplo011. Como se

muestra en la siguiente figura

Lo que Excel hace es abrir un libro a partir de la plantilla indicada.

Cuando se guarde lo que está en pantalla, se guardará como libro con el

nombre que le ha puesto (Ejemplo011) o con el nombre que Ud. desee.

Nota:

Una plantilla se abre para generar un libro a partir de ella. Se modifica,

actualiza o elimina su contenido y cuando se graba, se guarda como

libro, excepto si desea modificar la plantilla misma, en cuyo caso debe

tener cuidado de grabarlo como plantilla (*.xlt).

Plantillas de Excel

El programa Excel dispone de una gran variedad de plantillas, aunque en

su computadora habrá sólo 5 de ellas. Como se ha visto en el Panel de

Tareas, se puede abrir plantillas en línea desde las páginas de Microsoft

Figura 16 Figura 17

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Office o desde vuestros propios alojamientos (sus páginas Web, las

plantillas de Intranet de su empresa grabadas en el Servidor, etc.).

Cuando se instala el Office o solo el programa Excel, las plantillas del

Excel se guardan en una carpeta especial, a partir del cual serán abiertas

como libro cada vez que queramos abrirlas. Como se dijo antes la ruta

para encontrar estas plantillas, es

C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Templates\3082

Para abrir una de ellas use <Archivo> - <Nuevo> - <En mi PC...>. Al

obtener la nueva ventana haga clic en la ficha <Soluciones hojas de

cálculo>. En seguida verá lo que se muestra en la siguiente figura.

Entre las cinco plantillas que allí se encuentran está la hoja llamada

Amortización de Préstamo

Haga clic en esta plantilla y luego en <Aceptar>

Observe que ahora el nombre de libro es Amortización de préstamo1.

Lo que ve en pantalla es un modelo de plantilla. Muchas veces debe

haber trabajado con hojas similares a esta. Observe que sólo se tiene

acceso a ciertas celdas. Las otras están protegidas. Haga clic en la celda

D11. Allí verá un comentario. Si hace clic en las celdas en las cuales está

permitido hacerlas, verá en el cuadro de nombres (lado izquierdo de la

barra de fórmulas) el nombre de dicha celda. Despliegue la lista de este

cuadro. Todo lo que allí ve son nombres de celdas o de rango de celdas.

Esto es importante, como bien sabe, por muchas razones. Es

particularmente importante por lo que en esta sesión de plantilla diremos.

Ingrese los datos que se piden y al completarlos verá en cómo todo el

cuadro se completa proporcionándole una Tabla de amortización.

Grabe este libro como Tabla de amortización. Use <Guardar como>.

Observe el nombre con el que quiere guardarlo, la ubicación y el tipo de

archivo (xls). Es decir ya no es una plantilla. Grábelo con el nombre

indicado y en la carpeta que Ud. desee.

Figura 18

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Nota 1:

Si desea guardarlo en su carpeta personal, como plantilla, borre todos

los datos que ha ingresado y grábelo como plantilla y con el nombre que

desee. A partir de ello podrá usar esta plantilla y no la de Excel.

Nota 2:

Si desea poner su propio diseño en esta plantilla, siga el siguiente

procedimiento:

<Herramientas> - <Macro> - <Editor de Visual Basic>. Obtendrá la

siguiente ventana:

Ahora vuelva a su hoja de cálculo y haga clic en cualquier celda.

Ahora puede ponerle cabecera y pie de página, puede insertarle su

propio logotipo, etc.

Y por su puesto lo grabará como plantilla en la carpeta de plantillas o en

su carpeta personal.

Nota 3:

Las plantillas pueden servirnos mucho más de lo que hasta aquí hemos

dicho. Esto se puede hacer con la versiones 2002 ó 2003 del Excel que

no tienen el Asistente de Plantillas en el comando <Datos>.

La otra gran ventaja que tiene la creación y manejo de plantillas es el

Haga clic en estos

dos lugares

Seleccione 0 -

xlNorestrictions

Figura 19

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manejo de una base de datos vinculada a la plantilla y al libro que se

genera al abrir la plantilla.

Veamos la siguiente situación:

Durante el día se atendieron a los clientes entregándoles una factura

impresa proveniente de una hoja de cálculo, el cual fue generado a partir

de una plantilla. Para cada nuevo cliente se ha generado dos

documentos impresos: para el cliente y para Usted que de inmediato o al

día siguiente, se encarga de pasar ciertos datos hacia una hoja de

cálculo en el cual registra la información de facturación de todos los

clientes durante un mes. Dependiendo del volumen de ventas al final

estará manejando una gran base de datos de miles de registros. Pero su

trabajo es tedioso, aburrido y totalmente mecánico y repetitivo.

Así como se generó una plantilla, gracias a la cual ya no se necesita dar

ningún formato ni hacer cálculo, ¿se puede automatizar la copia de

ciertos datos y añadirlos en una nueva fila de la base de datos de

facturación? Claro... eso lo hace una macro. Usted puede crear una

macro para que copie de ciertas celdas de una hoja y pegue en otra. Al

final, lo único que Usted haría será presionar dos teclas o hacer clic en

un botón y resuelto el problema. Y si no sabe macros?

Por otro lado la macro no le va a permitir crear la base de datos. Salvo

que tenga dos macros: una para creación de la base de datos y otra para

actualizarla.

El Excel 2000 nos proporciona un asistente para crear plantillas y bases

de datos asociados a dichas plantillas y a los libros que se generan al

abrir las plantillas. A continuación vamos a usar el Asistente para

Plantillas.

Asistente para Plantilla

Nota:

El Excel 2000 tiene, en el comando Datos, una opción para usar el

Asistente para plantillas. Las versiones 2002 y el 2003 no disponen de

este asistente. No sabemos lo que ocurrirá después.

Cuando alguna función u opción no está activada lo que hacemos es

habilitar el complemento mediante la secuencia <Herramientas> -

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<Complementos>. Se activa las que no lo están y después de <Aceptar>

ya se podrá usar. Y si dicho complemento no está, aún le queda instalar

algún otro componente que pudiera estar en la carpeta <AddIns> o

finalmente, se puede modificar la instalación para añadir todos los

complementos que fueran necesarios.

Sin embargo, el Asistente para Plantillas, que en el caso de las versiones

mencionadas no se encuentran. No es que pueda haberse instalado

incompleto, simplemente no se dispone del asistente.

Para resolver este inconveniente estas versiones disponen de una gran

cantidad de plantillas en sus páginas, desde las cuales podemos

descargarlas, pero no está entre ellas el complemento que nos permita

usar el Asistente.

Puesto que al consultar con la ayuda, la misma Microsoft nos autoriza a

descargarlo de alguna de sus páginas, entonces nosotros podemos

instalar dicho complemento y usarlo después.

Nosotros le entregaremos conjuntamente con los archivos de trabajo, un

archivo que contiene el complemento mencionado.

Para ello haremos uso del siguiente procedimiento.

Procedimiento

Paso 1: <Herramientas> - <Complementos> - <Examinar>. Ubique la

carpeta donde se encuentra los archivos de trabajo.

Seleccione el archivo AsisPlan.xla y luego haga clic en

<Aceptar>.

Paso 2: Responda a la ventana de diálogo en donde se le pide si

desea que lo agregue a la carpeta AddIns o desea instalarlo en

otra carpeta.

Paso 3. Al final Ud. tendrá, en la lista de complementos, una nueva

casilla indicando que ya está disponible el Asistente para

Plantillas. Haga clic en la casilla y luego <Acepte>.

USO DEL ASISTENTE PARA PLANTILLAS

Vamos a crear una plantilla y una base de datos usando el asistente.

Para ello vamos a elegir la plantilla del Excel llamada Factura.

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Previo:

Supondremos que su carpeta de trabajo es Libros y que está en el primer

nivel de la unidad C; es decir la ruta de acceso es C:\Libros.

Procedimiento:

Abra la plantilla Factura usando <Archivo> - <Nuevo> - <Soluciones hoja

de cálculo> - <Factura> - <Aceptar>.

Observe la barra de título. El nombre del libro activo es Factura1.

Grábelo como libro, con el nombre Facturación en su carpeta de trabajo.

Modifique el diseño de este libro. Que el nombre de la empresa sea

SAMERSA BROTHERS S.A. Inserte la imagen El Pintor.jpg. Si no lo

permite, desproteja la hoja usando: <Herramientas> - <Proteger> -

<Desproteger hoja>. Al final de la hoja escriba. “Recuerde que se está

aplicando el 0.10% de impuesto ITF”. Y como mensaje de despedida:

“Muchas gracias y... Vuelva pronto !!!”.

Vuelva a grabar el libro con esta modificación y con el mismo nombre.

Con este libro vamos a crear una base de datos llamada Lista de

Facturación.xls. Esta lista contendrá los siguientes nombres de campos

(celdas de la hoja):

NroFactura/Cliente/Dirección/Ciudad/Teléfono/FechaPedido/

NroPedido/Represent/SubTotal/Flete/Impuestos/Total/ModoPago

Use la siguiente secuencia:

<Datos> - <Asistente para Plantillas... >. A continuación tendrá la

siguiente ventana

En el primer cuadro de texto se ingresa el nombre de la hoja a partir de

donde se está creando la plantilla. Deje con el nombre que aparece:

Figura 20

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Facturación.xls

En el siguiente cuadro de texto ingrese la ruta y nombre para la plantilla.

Digite: C:\Libros\Plantilla para Facturación. (El nombre de la plantilla

será: Plantilla para Facturación.xlt)

Haga clic en <Siguiente>

Obtendrá la siguiente ventana:

En el primer cuadro de texto se debe seleccionar el tipo de base de datos

que se desea crear. Puede elegir Base de datos de Access o de la línea

del dbase. Nosotros elegiremos <Libro de Microsoft Excel> ya que la

plantilla es un archivo de Excel y genera un libro. Si se elige <Base de

datos de Access> se podrá usar totalmente en Access. Para ser usado

en Excel deberá realizarse una conversión previa y asistida.

En el siguiente cuadro de texto se debe ingresar la ruta y nombre de la

base de datos que se está creando. Como se dijo antes, el nombre será

Lista de Facturación. Su ruta será C:\Libros\Lista de Facturación.xls

(Observe que éste va a ser un libro como cualquier otro).

Nota:

Puede ser que no necesite crear una nueva base de datos, sino usar una

ya creada; en cuyo caso sólo necesita vincularla. En este caso esto es lo

que se estaría haciendo si se hace clic en el botón <Examinar> y se

ubica al archivo correspondiente.

Haga clic en <Siguiente>.

Si está creando una nueva base de datos, obtendrá la ventana mostrada

en la figura 22; en caso contrario, se visualizará la misma ventana pero

con la lista de los campos ya definidos.

Figura 21

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Haga clic en el cuadro de texto 1: Primer nombre de campo

Haga clic en la celda M3 de la hoja. Vea cómo se inserta $M$3 en el

cuadro de texto 1.

Ahora haga clic en el cuadro de texto <Campo>. Digite allí, “NroFactura”

(encima del nombre que salga)

Haga clic en el cuadro de texto 2. Haga clic en D13 de la hoja.

Haga clic en el siguiente cuadro de texto (campo). Digite allí “Cliente”.

Continúe con cada uno de los campos arriba indicados hasta terminar

con ModoPago que corresponde a la

celda D38.

Haga clic en <Siguiente>. A

continuación obtendrá la siguiente

ventana.

Si en esta ventana hace clic en <Agregar> lo que le estará indicando al

Excel es que abra otros libros desde la cual se añadirán datos a esta

base de datos. En ella Usted dispondrá de medios para indicarle el lugar

y nombre de los archivos. Si no hay otro libro, se elegirá <Omitir>. En el

caso presente, haga clic en el botón <Omitir>.

Luego haga clic en <Siguiente>. Ahora se obtendrá una ventana

resumen donde se indica el nombre y la ubicación de la plantilla y la base

de datos que se está creando. Luego haga clic en <Terminar>.

Al hacer clic en <Terminar> y después de breves segundos de

Nombre de la hoja

Nombre del campo

Nombre de la hoja

Figura 22

Figura 23

Figura 24

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procesamiento, volveremos al libro. Recuerde que partimos de este libro.

La plantilla y la base de datos ya se han creado.

Cómo añadir registros a la base de datos creada

Cierre el libro Facturación.xls que está abierto. Guarde los cambios.

Abra la plantilla Plantilla para Facturación.xlt desde donde lo guardó o

haciendo uso de <Archivo> - <Nuevo> - Seleccionar y <Aceptar>.

Complete una factura. Complete todos los datos. Por ejemplo:

Nro. De Factura: 1

Nombre: Ferreyros y Compañía

Dirección: Av. Los Carrizales 120

Ciudad: Trujillo

Teléfono: 075 – 276253

Fecha: 05/06/2004

Nro. de pedido: 129

Representante: Drago Runcimann

Cantidad: 12. En la siguiente fila: 5

Descripción: Bolsas de harina de trigo / Láminas de acero corrugado

Precio unitario: 125 / 360 (en soles)

Envío: 120

Impuestos: 19.01%

Medio de pago: Efectivo

Ahora use <CTRL> - <G> o <Archivo> - <Guardar> o haga clic en el

disquete.

Obtendrá la siguiente ventana.

Como estamos creando un nuevo registro (y los campos del registro se

encuentran en la hoja) haga clic en <Aceptar>.

Nota:

En cada nueva factura debemos usar la secuencia arriba indicada para

crear nuevo registro. Si usa la opción sin actualizar no se grabará nuevo

registro para esta factura.

Recuerde

abrir Plantilla

y no Libro.

Figura 25

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Nota:

Después de aceptar se le pedirá que grabe el libro en uso. Si desea,

grabe el libro con el nombre que tenga o con otro, como cuando lo hacía

antes, cada vez que generaba nueva factura.

Vuelva a modificar los datos en la idea de tener otra factura para otro

cliente y cuyos datos deben ser guardados en la base de datos.

Nro. De Factura: 2

Nombre: Luis Martínez Salazar

Dirección: Av. Javier Prado. Estadio de la U

Ciudad: La Molina

Teléfono: 437 6753

Fecha: 15/08/2004

Nro. de pedido: 10

Representante: Luis Cobarrubias

Cantidad: 120. En la siguiente fila: 40

Descripción: Bolsas de cemento Andino / Camiones de arena gruesa

Precio unitario: 25 / 360 (en soles)

Envío: 50

Impuestos: 19.01%

Medio de pago: Efectivo

Use <CTRL> - <G>.

Haga clic en <Crear registro nuevo> - <Aceptar>

Ahora cierre el libro.

Abra la base de datos llamada Lista de Facturación.xls

Hemos creado dos registros en esta base de datos.

EJERCICIO

Abra la plantilla de Excel llamada Informe de gastos y genere, a partir

de ella, un nuevo libro con formato propio llamado Gastos, una plantilla

llamada Plantilla de Gastos y una base de datos llamada Datos de

Gastos. Ingrese 5 registros a la base de datos creada.

EJERCICIO

Escoja una de sus hojas con las cuales trabaja frecuentemente y que

tenga la característica de ser plantilla, arregle y dé un formato adecuado

y una buena presentación a esta hoja. Grabe como libro con el nombre

que Usted desea y a partir de ella, genere una plantilla y una base de

datos que tendrán por nombre los que Usted desee. Ingrese 5 registros a

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la base de datos creada.

Esto es todo amigo

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CAPITULO V

BUSCAR OBJETIVO.

SOLVER. APLICACIONES

OBJETIVO

El objetivo de este Capítulo es proporcionar la información necesaria para realizar Análisis de

Sensibilidad sobre una hoja de cálculo utilizando dos herramientas de análisis: Buscar Objetivo y

Solver.

METAS

Al completar este Capítulo el participante estará en capacidad de

➢ Realizar análisis de sensibilidad sobre diferentes situaciones usando la herramienta Buscar

Objetivo.

➢ Saber utilizar la herramienta Solver para resolver problemas de optimización en diferentes

aplicaciones como en el campo de la economía, en la administración; en general, en todo

problema susceptible de ser optimizado, sea maximizando o minimizando.

➢ Resolver problemas de la investigación de operaciones debidamente formulado

TEMAS A TRATARSE

1. INTRODUCCION

2. HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO

3. EJEMPLOS Y APLICACIONES

4. HERRAMIENTA SOLVER

5. EJEMPLOS Y APLICACIONES

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1. INTRODUCCION

Después de realizado un determinado cálculo y luego de observar el

resultado, nos preguntamos: Qué ocurre con el resultado si en lugar de

dar un cierto valor a una celda, se ingresa otro valor?. Mas aún, si al

observar los resultados de un determinado cálculo, quisiéramos que

fuera otro, cuál debería ser el valor que tomara algunos de los

componentes de dicho cálculo?

Concretemos:

Tomemos el siguiente segmento de hoja:

Si se hace un préstamo de S/. 30,000 a una tasa anual de 8% para

pagarlos mensualmente en 5 años, entonces se debe pagar en cada

mes la cantidad de S/. 608.29.

¿Cuánto se debe pagar mensualmente si aumentamos el período de

pago a seis años? Es decir, que ocurre si B3 se cambia a 6?

Respuesta:

Aquí es suficiente cambiar la celda B3 a 6. El pago a efectuarse en

cada período será de S/. 526.00

Pero, a la pregunta:

Si mi capacidad de pago fuera de S/. 650.0 mensualmente, ¿en

cuantos períodos lo pagaría?

Otra:

Planteado desde la perspectiva del prestamista: Si el cliente puede

=Pago(B2/12,B3*B4,B1)

Figura 1

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pagar S/. 620 durante 60 meses, ¿Cuál debe ser la tasa anual que se

le debe cobrar? Es decir, Qué ocurre con la celda B2 si la celda B5 se

cambia por S/. 620.0?

Las dos últimas preguntas no pueden ser resueltas sin tener que usar

otra fórmula. A parte que habría que destruir la fórmula en B5. En

términos financieros, la segunda pregunta será resuelta usando la

función NPER(...) y la tercera pregunta será resuelta usando la función

TASA(...).

Las dos preguntas constituyen preguntas clásicas que son conocidas

como el “QUE OCURRE SI”, lo que en las antiguas hojas de cálculo

como el Lotus 123, el Multiplan o SuperCalc se conocían como las

herramientas WHAT IF y GOAL SEEKING.

El Excel permite realizar este tipo de análisis usando dos herramientas:

➢ Buscar Objetivo

➢ Solver

Observación Importante

Del segmento de hoja arriba mencionado, Figura 1,

podemos decir que la celda a la cual se le asigna el

nuevo valor, constituye el objetivo que queremos

alcanzar. Pero esto ocurre para algún valor de la

celda que queremos cambie. La primera es la celda

objetivo y la segunda constituye la celda cambiante,

la que alcanzará un valor a través de un número

determinado de iteraciones.

2. HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO

Para usar esta herramienta haga uso de la siguiente secuencia:

<Herramientas> - <Buscar Objetivo>

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A continuación obtendrá la siguiente ventana

En <Definir la celda> debe ingresar la celda que debe recibir un valor,

el cual queremos obtener como resultado final, como objetivo. Esta

celda recibe el nombre de Celda Objetivo.

En <con el valor> se debe ingresar el valor que queremos alcance

como objetivo la llamada Celda Objetivo

En <para cambiar la celda> se debe ingresar la celda que debe

alcanzar un valor para que la celda objetivo llegue a tener el valor

ingresado; a esta celda se le denomina Celda Cambiante.

El Excel, mediante un conjunto de iteraciones (que puede ser una

decena de miles) deberá encontrar un valor tal que, al recalcular la

fórmula contenida en la celda cambiante, se logrará el valor ingresado.

Por qué iteraciones?

Suponga que X = 5; Y = 2; Z = 2*X + 3*Y

En primer lugar, con los valores dados, Z = 16.

Si queremos (objetivo) que Z sea 21 (le estamos asignando 21 a Z),

cuál debe ser el valor de X?

Empecemos asignando a X = 5.

Si X = 5 entonces Z = 16

Si X = 4 entonces Z1 = 14

Como Z1 es menor que el valor anterior Z, y esto ocurre cuando X

disminuye en 1, entonces asignemos a X valores mayores que su valor

original.

Si X = 6 entonces Z1 = 18. Comparemos con el objetivo que es Z = 21

Figura 2

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Como Z1 < Z seguimos iterando

Si X = 7 entonces Z1 = 20. Como Z1 < Z , seguimos iterando

Si X = 8 entonces Z1 = 22. Como Z1 > Z, asignamos un valor intermedio

entre el X anterior y el último; es decir X = 7.5.

Ahora bien, si X = 7.5 entonces Z1 = 21. Como Z1 = Z hemos logrado

el objetivo. Esto se ha logrado con X = 7.5 que constituye una solución

óptima cuyo valor objetivo es Z = 21. Y esto se ha logrado con 6

iteraciones.

Esto es exactamente lo que hace esta herramienta.

Por ello debemos remarcar los nombres de las celdas implicadas en

esta herramienta. Esto lo hacemos observando la siguiente figura.

3. EJEMPLOS Y APLICACIONES

EJEMPLO 1

Volvamos al ejemplo de la Figura 1. Aquí la volvemos a mostrar como

Figura 4.

Responderemos a la primera pregunta: Si B5 = S/. 650.00, ¿cuál debe

ser el valor de B3?

En este caso la celda objetivo será B5. La celda cambiante será B3.

Celda cambiante:

Esta celda deberá recibir un valor

como respuesta

del uso de Buscar Objetivo

Celda Objetivo: En esta celda se debe ingresar el

valor objetivo

Figura 3

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Use la secuencia: <Herramientas> - <Buscar Objetivo>.

En la ventana que salga:

En <Definir la celda> ingrese B5

En <Con el valor> ingrese 650

En <Para cambiar la celda> ingrese B3

Haga clic en <Aceptar>

El resultado será 4.61186464. Que al multiplicar por el número de

períodos (12) se obtiene 55.3424 períodos; es decir, se logrará

amortizar el préstamo en 56 cuotas (naturalmente la última cuota

completa el saldo).

Respondamos a la segunda pregunta. Si el objetivo es pagar S/. 620

mensualmente, ¿cuál debe ser la tasa a la cual se debe realizar el

préstamo?.

Vuelva a usar Buscar Objetivo (haga que B3 sea 5)

Celda objetivo: 620

Celda cambiante: B2

Resultado: 8.81% anualmente.

EJEMPO 2

Abra el archivo Ejemplo de Escenarios.xls

Si el objetivo es alcanzar un margen de beneficio de 10% en el

trimestre 3, ¿cuánto debe ser lo que se invierta en publicidad?

Solución

<Herramientas> - <Buscar Objetivo>

Figura 4

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En <Definir la celda> haga clic en D16.

En <Con el valor> ingrese 10%

En <Para cambiar la celda> ingrese D11

El resultado es: Ufff !!!! No hay solución. Sabe cuántas iteraciones ha

realizado el Excel?

Vuelva a usar la herramienta, pero ahora use 9% como objetivo.

El resultado: Dice que debe invertirse S/. 2900, lo que se logra en 90

iteraciones.

EJEMPO 3

Abra el archivo Buscar Objetivo Ejemplo 3.xls

En la primera hoja tenemos la venta de tres tipos de Cemento. En la

celda B19 se tiene el ingreso total por la venta de una cantidad de

bolsas de cemento de cada tipo. Es la suma de B7, B12 y B17. A su

vez estas dependen de la cantidad de bolsas de cemento vendido.

Si se desea tener un ingreso total de 5300, cuántas bolsas de cada tipo

se debe vender?

Solución

Aquí encontramos una limitación de esta herramienta, ya que sólo se

puede optimizar individualmente por cada tipo de cemento. Si bien

podemos ingresar las tres celdas cambiantes: B6, B11 y B16, sin

embargo Buscar Objetivo logra satisfacer el objetivo con sólo una celda

cambiante, las otras permanecen en 0.

Veamos: Active la ventana de Buscar Objetivo

En <Definir la celda> ingrese B19

En <Con el valor> ingrese 5300

En <Para cambiar la celda> Teniendo presionada la tecla <CTRL>

haga clic sucesivamente en las celdas: B6, B11 y B16. Luego haga clic

en <Aceptar>

La solución se logra vendiendo 286.49 bolsas de Cementos Lima, y 0

de las otras.

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EJERCICIO 1

Abra el archivo Ejemplo de Escenarios.xls

Encuentre los márgenes óptimos en cada uno de los trimestres y luego

diga cuánto debe invertirse en publicidad en cada trimestre.

EJERCICIO 2

Abra el archivo Análisis de Venta.xls

Realice todos los cálculos en esta hoja. Al lado derecho de la hoja hay

datos que deben ser usados para todos los cálculos.

Use la herramienta Buscar Objetivo para determinar la cantidad óptima

de productos que se debe vender a fin de obtener $ 3,500 de Utilidad

después de impuestos.

4. HERRAMIENTA SOLVER

INTRODUCCION

Esta es una herramienta del Excel que permite resolver una gran variedad de problemas de

optimización.

Antes de ver el uso del Solver hagamos una breve introducción a los conceptos de

optimización sea en términos de maximización o de minimización.

Un problema de optimización consiste en encontrar aquellos valores de ciertas variables que

permiten optimizar a una función llamada Función Objetivo Z = f (x1, x2,..., xn). El conjunto de

valores de x1, x2,..., xn, reciben el nombre de variables de decisión y deben tomar valores tal

que hagan que Z alcance un valor máximo (o mínimo), lo que será llamado valor óptimo.

El método más conocido para encontrar el óptimo de una función es a través del análisis de

sus derivadas. Este método tiene dos limitaciones: no siempre la función es derivable y,

además, no siempre el óptimo nos da una solución que tenga sentido en la práctica.

Debido a la primera limitación, surgieron los métodos numéricos, que parten de una solución

inicial, y mediante algún algoritmo iterativo, mejoran sucesivamente la solución.

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Debido a la segunda limitación, surgieron los métodos de optimización restringida. El nombre

se debe a que podemos ponerle restricciones a las variables y a la disponibilidad de los

recursos, de modo que cumplan una o más condiciones.

La restricción más común que se da en la práctica es que las variables deben ser no

negativas. Por ejemplo, no tiene sentido una "solución" que implique producir cantidades

negativas, o sembrar un número negativo de hectáreas, o llevar un número negativo de

paquetes.

Pero, en el mundo real, surgen naturalmente otras restricciones, debido a limitaciones de

horas de trabajo, capital, tiempo, insumos, o quizás deseamos imponer ciertos mínimos o

máximos de calidad, riesgo, etc.. Estas restricciones pueden y deben ser funciones de las

variables controlables o capaces de ser controladas.

Los modelos más sencillos de optimización restringida corresponden a modelos de

Programación Lineal, donde tanto la función objetivo como las restricciones son funciones

lineales, las variables deben ser no negativas, y pueden tomar cualquier valor real, no

necesariamente entero (si así fuera estamos en los modelos de Programación Entera).

LA HERRAMIENTA SOLVER

Solver es una herramienta para resolver y optimizar soluciones mediante el uso de métodos

numéricos.

Con Solver, se puede buscar el valor óptimo para una celda, llamada celda objetivo, en

donde se escribe la fórmula de la función objetivo f (x1, x2, ..., xn).

Solver cambia los valores de un grupo de celdas, denominadas celdas cambiantes, y que

estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo.

En estas celdas se encuentran los valores de las variables controlables x1, x2, ..., xn.

Se puede añadir restricciones a Solver, escribiendo una fórmula g(x1, x2, ..., xn ) en una celda,

y especificando que la celda deberá ser mayor o igual, igual, o menor o igual que otra celda

que contiene la constante cj. También puede especificar que los valores sean enteros, para

evitar dar resultados absurdos de algunos problemas, tales como que se necesitan 3,5

empleados. Solver2 ajustará los valores de las celdas cambiantes, para generar el resultado

especificado en la fórmula de la celda objetivo.

2 Algoritmos y Métodos Utilizados por Solver

Microsoft Excel Solver utiliza diversos métodos de solución, dependiendo de las opciones que seleccione.

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EJEMPLO 1: Solución al problema planteado con Buscar Objetivo

Abra el archivo Buscar Objetivo Ejemplo 3.xls

Haga clic en la hoja Por Solver es la misma que la primera.

En esta hoja la celda Objetivo es B19. Las celdas cambiantes son B6, B11 y B16. Se desea

alcanzar un ingreso total de 5300.

Use la siguiente secuencia: <Herramientas> - <Solver>. Obtendrá la ventana anterior.

Complete los datos como se indican. Luego haga clic en <Resolver>

Luego de muy breves segundos Solver habrá encontrado una solución.

Para los problemas de Programación Lineal utiliza el método Simplex. Para problemas lineales enteros utiliza el método de ramificación y límite, implantado por John Watson y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc. Para problemas no lineales utiliza el código de optimización no lineal (GRG2) desarrollado por la Universidad Leon Lasdon de Austin (Texas) y la Universidad Allan Waren (Cleveland). Para obtener más información acerca del proceso de solución interno que utiliza Solver, póngase en contacto con: Frontline Systems, Inc. Páginas Web: http://www.frontline.com o más concretamente: http://frontline.us.merial.com/

Figura 5

Figura 6

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Si se desea obtener un ingreso total de 5300 se debe vender 116 bolsas de Cementos Lima,

141 bolsas de Cemento Cañete y alrededor de 6 bolsas de Cementos Pacasmayo.

EJEMPLO 2: Solución buscando que maximizar los ingresos

Resuelva el mismo problema, pero en lugar de ingresar la cantidad a ser alcanzada, haga clic

en Maximizar. Luego haga clic en <Resolver>.

Cuál es la solución que Solver devuelve?. Le parece lógico este resultado?

Claro que sí. Puesto que el objetivo es maximizar los ingresos, éste será óptimo cuando se

venda infinitas bolsas de los tres tipos de cemento.

EJEMPLO 3: OPTIMIZACIÓN RESTRINGIDA POR SOLVER

Active la hoja “Por Solver con limitaciones”.

Ahora la cantidad de bolsas de cada tipo de cemento está limitada. Esto se observa en el lado

derecho de la hoja. La forma de ingresarlo en el Solver será como se aprecia en el cuadro de

texto que aparece en la parte inferior.

En F11 ingrese la fórmula: =B6+B11+B16

Abra la ventana del Solver (<Herramientas> - <Solver>)

Complete según como se indica:

Celda objetivo: Clic en B19

Clic en el botón de Maximizar

Cambiando las celdas: Usando <CTRL> haga clic en B6, B11 y B16

Haga clic en el botón <Agregar... > para ingresar las restricciones. Con ello pasará a la

siguiente ventana.

Haga clic en <Referencia de la celda> Haga clic en la celda B6. Seleccione “>=” y digite 0 en

<Restricción>, como se muestra en la siguiente figura.

Haga clic en <Agregar>

Proceda a ingresar todas las restricciones indicadas en el cuadro de texto

Figura 7

Figura 8

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Ojo:

El total de bolsas: B6+B11+B16 es una fórmula que se ha ingresado en F11. Use esta celda

para plantear el último par de restricciones.

Cuando ingrese la última restricción, haga clic en <Aceptar> para volver a la ventana anterior.

Al final debe tener una ventana como se muestra en la siguiente figura.

Note que B6 >= 0 es la única que esta restringida con un valor (cero) todas las otras tienen

como celdas los límites que se indican. Vamos a cambiar la restricción B6>=0. Haga clic en

ella, luego haga clic en el botón <Cambiar>. Haciendo clic en el cero, haga clic en la celda G8.

Luego haga clic en <Aceptar>.

Finalmente haga clic en <Resolver>

Al cabo de muy breves segundos Solver emite la siguiente ventana donde ha encontrado una

solución y ha puesto los valores en las celdas variables (celdas cambiantes) y en B19 ha

encontrado un valor óptimo, que es el máximo ingreso que se puede lograr. Esto se muestra

en la siguiente ventana.

Según esto se debe vender

Cementos Lima : 320 bolsas

Cementos Cañete : 120 bolsas

Cemento Pacasmayo : 560 bolsas

Con lo cual se logrará maximizar el ingreso total igual a 9168.

Ahora, si desea que Solver mantenga la solución, haga clic en <Aceptar>.

Figura 9

Figura 10

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Si desea guardar el escenario haga clic en <Guardar escenario>

Si desea mantener los valores originales sin ningún cambio, haga clic en <Restaurar valores

originales>.

Si desea obtener alguno o todos los tipos de informes, seleccione lo adecuado y luego haga

clic en <Aceptar>.

Volveremos después a explicar algo más respecto a estos Informes.

EJEMPLO 4: Solución de un problema de mercadotecnia.

Abra el archivo Ejemplo de Opt por Solver.xls

Este modelo proviene de los ejemplos de Solver de la versión 97 del programa Excel.

És un modelo típico de mercadotecnia que muestra las ventas en función de los gastos en

publicidad y de un factor de temporada. Esta función es no lineal y se expresa como:

Unidades vendidas = 35*factor de temporada*(publicidad+3000) ^ 0.5

El gráfico siguiente corresponde a un factor de temporada igual a 1.

Observe que las ventas aumentan a partir de una cifra base (quizás debido al personal de

ventas) al incrementar la publicidad, pero con una caída constante en el flujo de caja.

Por ejemplo, los primeros $ 5,000 de publicidad producen aproximadamente un incremento

de 1.200 unidades vendidas, pero los $ 5,000 siguientes producen cerca de 800 unidades

adicionales. La gráfica a partir de los datos, se muestra en la siguiente figura

Figura 11

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Se puede utilizar Solver para averiguar si el presupuesto publicitario es escaso y si la

publicidad debe orientarse de otra manera durante algún tiempo, para aprovechar mejor el

factor de temporada.

Caso 1: Encontrar el valor óptimo (Maximizando) sujeto a un valor cambiante.

Se desea saber cuánto se debe gastar en publicidad para generar el máximo beneficio en el

primer trimestre. El objetivo es maximizar el beneficio cambiando los gastos en publicidad:

Celda Objetivo: B15; Celda cambiante: B11.

Active la herramienta Solver

En <Celda objetivo> ingrese o haga clic en B16

Clic la opción Máximo

En <Cambiando las celdas> haga clic en B11

Haga clic en <Resolver>

El resultado obtenido indica que un gasto en publicidad en el primer trimestre, T1, de $ 17,093

produce un beneficio máximo de $ 15,093. Sin embargo, el margen de beneficio disminuye.

En efecto, si se grafica la función beneficio para distintos valores de gastos de publicidad, se

obtendrá:

0

20,000

40,000

60,000

80,000

T1 T2 T3 T4

Unid. vendidas

Flujo caja

Figura 12

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Observe que esta función es cóncava hacia abajo y tiene un solo máximo igual a $ 15,093

cuando el gasto en publicidad alcanza una cantidad igual a $ 17,093.

Caso 2: Encontrar el valor óptimo (Maximizando) sujeto a varios valores cambiantes.

Si se desea obtener el máximo beneficio, cuál debe ser el gasto en publicidad en los cuatro

trimestres?

En este caso la celda objetivo es F15.

Las celdas cambiantes son: B11, C11, D11 y E11.

Al hacer clic en <Resolver> se encontrará la siguiente solución:

Se reducen los márgenes de beneficio pero se logra obtener un beneficio máximo igual a $

79,706 con un gasto en publicidad según se indica en la figura.

Pero... Y si sólo se disponía de $ 40,000 para ser gastado en publicidad durante el año?

La solución a esta pregunta implica resolver el problema usando restricciones.

Caso 3: Encontrar el valor óptimo (Maximizando) sujeto a restricciones.

$ 17,093

Figura 13

Figura 14

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En este caso la única restricción viene dada por la limitación del gasto en publicidad: Que el

total de gasto no puede ser mayor a $ 40,000.

Esto significa que B11+C11+D11+E11 debe ser menor o igual a 40000

Para ello verifique que en F11 haya una fórmula igual a la suma de gastos en publicidad

(=B11+C11+D11+E11). Usaremos esta celda como restricción.

Vuelva a activar el Solver.

A los datos ingresados en el caso anterior vamos a añadirle una restricción.

Haga clic en <Agregar>.

En <Referencia de la celda> Ingrese F11 y

En <Restricción> ingrese 40000

Después de hacer clic en <Aceptar>, haga clic en <Resolver>.

Solver ha encontrado la solución óptima para este caso. Esto se aprecia en la siguiente figura

Esta es la solución óptima para el problema.

Guardar el modelo

Solver dispone de la opción <Guardar el modelo> para almacenar la solución en un rango de

celdas determinadas.

Si está en la ventana <Resultados del Solver> haga clic en <Cancelar>

Vuelva a usar el Solver y haga clic en <Opciones> Obtendrá la siguiente ventana:

Figura 15

Figura 16

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Aquí puede determinar las restricciones de no negatividad (que todas las variables ≥ 0), el

tiempo, el número de iteraciones, la precisión en los casos de comparación y algunos otros

criterios en los cuales se basará el Solver para encontrar una solución.

En esta ventana también disponemos de un botón para <Guardar el modelo> o para <Cargar

el modelo> (si ya hubiera sido guardado).

Haga clic en <Guardar el modelo>. Obtendrá la siguiente ventana.

En ella se debe ingresar las celdas donde guardará las restricciones del modelo.

Seleccione en la hoja las celdas H16:H19. Luego haga clic en <Aceptar>.

Al volver a la ventana de opciones, haga clic en <Aceptar> y luego clic en <Resolver>.

Guardar el escenario

Al hacer clic en <Guardar el escenario> podemos guardar el entorno en el cual se ha

obtenido la solución. Bastará con dar nombre al escenario.

En cuanto a los Informes

Como puede ver, Solver genera tres tipos de informes: Informe de Respuestas, de

Sensibilidad y de Límites. Particularmente el segundo informe es más útil en cuanto al análisis

de sensibilidad del modelo.

Finalmente haga clic en <Utilizar solución de Solver> para tener la solución en la hoja. Luego

haga clic en <Aceptar>

5. EJERCICIO 1

Abra el archivo Modelo ProTrac por Solver.xls

En este libro se enuncia el problema, se formula el modelo y se tiene esquematizado la celda

objetivo y las celdas cambiantes (variables de decisión). Resuelva el problema por Solver

encontrando una solución óptima.

6. EJERCICIO 2

Abra el archivo Solver Ejercicio 2.xls

Formule este problema como un modelo de programación lineal y encuentre la solución

óptima usando la herramienta Solver

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CAPITULO VI

PROTEGER HOJAS Y LIBROS.

MACROS. MODULOS.

OBJETIVO

El objetivo de este Capítulo es proporcionar la información necesaria para proteger y desproteger

hojas y libros. Crear y ejecutar macros y módulos en interacción con las hojas de cálculo.

METAS

Al completar este Capítulo el participante estará en capacidad de

➢ Saber proteger y desproteger hojas y libros.

➢ Saber crear, ejecutar, modificar y eliminar macros

➢ Ejecutar macros desde un botón incluido en las barras de herramientas

➢ Escribir, modificar y ejecutar módulos en VBA

TEMAS A TRATARSE

1. PROTEGER Y DESPROTEGER HOJAS Y LIBROS

2. MACROS

2.1. CREACIÓN DE MACROS

2.2. EJECUCIÓN DE MACROS

2.3. ASIGNACIÓN DE BOTONES A UNA MACRO

2.4. BOTONES DE LA BARRA DE FORMULARIOS

2.5. EJERCICIOS

3. MÓDULOS

3.1. EJEMPLOS

3.2. EJERCICIOS

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1. PROTEGER Y DESPROTEGER HOJAS Y LIBROS

Una de las deficiencias que tienen los archivos que manejamos es su

protección. Aquel que tiene acceso al archivo está en capacidad de

modificar su contenido. Si hablamos de una hoja de cálculo, quien abre

un libro puede modificar los datos, las fórmulas y todo lo que haya en

ella.

Claro está que en el momento de grabar el archivo existe la opción de

asignarle una contraseña que puede ser de sólo lectura o aquélla que no

le permite editar su contenido.

Pero si bien puede ser la solución en un archivo en general, en el caso

de una hoja de cálculo no siempre es buena. En una hoja de cálculo

existen celdas de datos con las cuales se calculan otras celdas y se

generan las soluciones. Al tener acceso de sólo lectura o al no poder

editarlas, no podríamos ingresar nuevos datos para generar otras

soluciones. En el capítulo anterior se vieron el uso e importancia de las

plantillas. Si no tuviéramos la facilidad de editar y modificar el contenido,

no podríamos usarlas para generar nuevos libros.

Por ello es que en Excel disponemos de la herramienta de Protección y

Desprotección de hojas y libros, que es lo que haremos ahora.

Usando <Herramientas> - <Proteger> accedemos a las opciones que se

muestran en la figura 1.

Según esto podemos proteger hojas, proteger libros, proteger y compartir

libros y permitir que los usuarios modifiquen rangos.

1.1. Proteger hoja

Al hacer clic en la opción <Proteger hoja> obtenemos la ventana

que se muestra en la siguiente figura:

Figura 1

Proteger hoja

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Si se activa la primera casilla se estará protegiendo la hoja y el

contenido de todas las celdas bloqueadas.

Tenemos también la capacidad de ingresar una contraseña que

permita desproteger la hoja. Esto es, si la hoja ya está protegida, la

única forma de desprotegerla será ingresando la contraseña.

En la lista inferior se muestran un conjunto de acciones que

pueden quedar disponibles o inhabilitadas, según se active o no la

opción. Según la figura 2, el usuario podrá seleccionar celdas

bloqueadas y desbloqueadas, pero no podrá usar varias opciones

que tiene el comando Formato; no podrá insertar o eliminar filas o

columnas, ni crear vínculos, entre otras.

Nota:

Para proteger una parte de la hoja y desproteger otras se debe,

ante todo, desbloquear las celdas que deben quedar

desprotegidas, al proteger la hoja.

1.2. Ejemplo 1

Abra el archivo Formularios.xls.

Copie el rango B4:B16 hacia C4:G16

Use la secuencia:

<Herramientas> - <Proteger> - <Proteger hoja> - <Aceptar>

Ahora intente ingresar cualquier dato en una celda cualquiera.

Intente usar la secuencia <Formato> - <Celda>

Intente usar la secuencia <Formato> - <Columna/Fila>

Como puede ver, no es posible usar ninguna de estas opciones.

No se puede modificar el contenido de ninguna celda.

Figura 2

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Pero observe Usted que en esta hoja necesitamos ingresar la

cantidad de productos vendidos en cada mes, en la fila 4.

Se requiere desproteger el rango B4:G4 y que el resto quede

protegido.

1.3. Ejemplo 2

Use el mismo archivo anterior.

Resolveremos la inquietud del ejemplo anterior.

Paso 1: Desbloquear el rango que debe quedar desprotegido

Seleccionar el rango B4:G4

Use <Formato> - <Celda> - <Proteger>

Haga clic en la casilla de Bloqueada

Clic en <Aceptar>

Paso 2: Proteger la hoja

Use la secuencia: <Herramientas> - <Proteger> - <Proteger hoja>

Pruebe si puede modificar las celdas desbloqueadas o aquellas

que no fueron desbloqueadas.

USO DE FORMULARIOS

Recuerde que debe haber copiado B4:B16 hacia C4:G16.

Aprovechemos de esta capacidad de protección en un Formulario.

El Excel nos permite usar Formularios.

Primero seleccione el rango A3:G16

Use la secuencia: <Datos> - <Formulario>

Formulario

Figura 3

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Como se puede apreciar en la figura anterior, haciendo clic en la

barra de desplazamiento vertical de la ventana del formulario, se

puede visualizar el contenido de cada fila del cuadro. Las únicas

celdas que tienen cuadro de texto en los cuales tenemos opción a

ingresar un valor, corresponde justamente a las celdas que se

desprotegieron. Las otras celdas sólo permiten ver el contenido

pero no modificar ni editar su contenido.

Ingrese en Enero, 100. En Febrero 180. En los meses siguientes

150, 240, 240 y 320. Observe que todas las celdas que dependen

directa o indirectamente de B4:G4, sufren cambios, por cada

cambio en la cantidad vendida.

Diversas son las aplicaciones que se puede dar a esta herramienta

del Excel. En principio podemos pensar en utilizarlo para el ingreso

de datos hacia una hoja que debe realizar determinados cálculos;

se puede asignar el trabajo de ingresar los datos a terceras

personas quienes no deben tener acceso a la modificación de la

hoja; se puede desactivar todas las barras de herramientas y

objetos de la ventana del Excel a fin de presentar una pantalla de

aplicación; etc.

1.4. EJERCICIO

Abra el archivo Aplicaciones Financieras Proteg.xls

Calcule las celdas C6, C7 y C8.

Luego proteja la hoja de tal forma que sólo se pueda modificar las

celdas C1, C2, C3 y C5.

2. MACROS

Muchas personas o usuarios, responsables de la manipulación de datos,

por lo general siempre están haciendo las mismas acciones, sea que

esto signifique dar formato, realizar operaciones de cálculo, construir

gráficos, etc. Muchas de estas acciones los tienen que realizar con

mucha frecuencia, todas las semanas, todos los días, varias veces por

día. Si tiene que consolidar diariamente archivos de ventas provenientes

de varias tiendas, siempre está haciendo lo mismo, sobre las mismas

celdas, sobre los mismos rangos; tanto es así que puede hacerlo con los

ojos cerrados. Es una rutina lo que hace, siempre sigue una secuencia

fija de pasos para completar el trabajo con cada uno de los archivos.

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Frente a esto, por qué no automatizar las operaciones que realiza?; esto

es, ¿podríamos instruirle al Excel para que almacene la secuencia de

pasos que debe realizar en cada proceso y pedirle después que lo haga,

cuantas veces queramos?

Sí es posible hacerlo. El programa Excel nos permitirá automatizar

muchos procesos. Esto lo hace mediante el manejo de MACROS.

Concepto de Macro

Una macro es un módulo compuesto por un conjunto de instrucciones

que permiten automatizar determinados procesos.

Supongamos que cada hoja nueva que creamos siempre lo hacemos a

partir de una plantilla:

- seleccionamos el rango A5:G6,

- aplicamos negrita,

- seleccionamos tamaño 14;

- seleccionamos fuente a Times New Roman.

- luego seleccionamos el rango A6:A18,

- insertamos borde;

- seleccionamos B6:G18,

- insertamos borde.

En lugar de estar realizando estas ocho acciones, podemos crear una

macro e invocarla para que ejecute los ocho pasos automáticamente.

Crear una macro en Excel implica grabar la secuencia de operaciones

que se desea automatizar y almacenarla en un módulo. Un módulo es un

programa y cada acción que realiza la macro es una instrucción del

programa. De manera que ejecutar una macro significa ejecutar el

programa que está detrás de la macro; grabar una macro significa

escribir el programa.

Pero nada de dicho módulo ni cómo se escribe el programa ni el lenguaje

que se usa, es necesario para manipular una macro.

La macro tendrá un nombre y una forma para ejecutarla.

Definición de

Macros

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2.1. CREACIÓN DE MACROS

Una macro se puede crear usando la barra de herramientas del

Visual Basic. Para acceder a ella, use la siguiente secuencia:

<Ver> - <Barra de herramientas> - <Visual Basic>

La barra de herramientas del Visual Basic se muestra a

continuación.

El primer botón se convierte en un cuadrado cuando se está

grabando una macro y permite detener la grabación.

El segundo, un disco, permite iniciar la grabación de una nueva

macro.

El siguiente botón nos permite ingresar al editor del Visual Basic

El tercer botón permite modificar la seguridad que proporciona el

Excel para la acción de las macros.

El quinto botón nos permite acceder al cuadro de controles.

El sexto botón permite pasar del modo de edición de una macro al

modo de ejecución de la misma.

El último botón permite la manipulación de una secuencia de

comandos de Microsoft relacionados con el lenguaje XML mediante

el cual se pueden editar y modificar páginas Web relacionadas con

una o más hojas de un libro.

Otra forma de acceder al manejo de macros es usando la siguiente

secuencia:

<Herramientas> - <Macros>, con lo que dispondremos de las

siguientes opciones, mostradas en la figura 5:

Tiempo de diseño Editor de Visual Basic

Para grabar o detener grabación

Para ejecutar

Figura 4

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La opción <Grabar nueva macro> se convierte en <Detener

grabación> cuando se está grabando la macro.

Nota:

➢ Antes de grabar una macro se debe tener muy claro las

operaciones que queremos grabar. Durante la sesión de

grabación de la macro se deberá evitar corregir una acción.

➢ Al terminar de grabar una macro se debe detener la grabación

antes de realizar cualquier acción en Excel.

EJEMPLO 1

Grabar una macro que, usando los datos del archivo Macros 01.xls,

calcule el total de las ventas diarias de todos los cajeros.

Solución

Abra el archivo Macros 01.xls

Active la hoja Macro 01.

Active la barra de herramientas de Visual Basic usando: <Ver> -

<Barra de herramientas> - <Visual Basic>

Haga clic en el botón para iniciar la grabación de una nueva

macro. Obtendrá la siguiente ventana:

En esta ventana se debe ingresar un nombre para la macro. Digite

Figura 6

Figura 5

Ejecutar,

Editar,

Modificar

macros Grabar nueva

macro

Ingrese una

letra pero no

las que usa

Excel.

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Mac01. En términos de programación, Mac01 será el nombre del

programa que se generará cuando se grabe la macro.

En <Método abreviado> se debe ingresar una letra. De preferencia

debe ser una letra distinta de las que emplea el Excel para sus

métodos abreviados; por ejemplo <CTRL>+c es usado para copiar;

<CTRL>+v es usado para pegar; <CTRL>+n es usado para

negrita.

En consecuencia ingrese la letra z.

En el cuadro de texto <Guardar macro en> se puede guardar la

macro en un libro de macros personal, en este libro (el que está en

edición) o en un nuevo libro.

En este caso lo dejaremos con la opción <Este libro>

Finalmente podemos introducir un breve comentario en

<Descripción>. Podríamos digitar: “Esta macro calcula el total de

las ventas diarias de todos los cajeros”.

Haga clic en <Aceptar>

En este momento ya estamos en modo de grabación. Usted verá

en pantalla un botón adicional que nos permite detener

la grabación de la macro.

Nota:

Tenga en cuenta que todo lo que haga hasta que

detenga la grabación, será grabado en la macro

Mac01.

Realice las siguientes acciones:

Haga clic en F4

Ingrese la fórmula: =Suma(B4:E4) y presione <Enter>

Copie hacia las otras filas.

Haga clic en otra celda cualquiera (digamos A1)

Detenga la grabación

➢ Haciendo clic en el botón de pequeño recuadro,

➢ Haciendo clic en el segundo botón de la barra de herramientas

del Visual Basic o

➢ Usando la secuencia <Herramientas> - <Macro> - <Detener

grabación>

Si usa

<ctrl.>+c, el

Excel inhibe su

método

abreviado de

copiar y respeta

su macro.

Puede usar las

mayúsculas.

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2.2. EJECUCIÓN DE MACROS

Vamos a ejecutar una macro previamente grabada.

Para ejecutar una macro puede usar cualquiera de las siguientes

opciones:

➢ Hacer clic en el primer botón de la barra de herramientas del

Visual Basic

➢ Usar <Herramientas> - <Macro> - <Macros ...> - <Seleccionar

la macro> - <Ejecutar>.

➢ Presionando simultáneamente: <CTRL>+tecla con el cual se

grabó la macro.

En este caso usemos esta última opción:

Pero antes, para ver el efecto de la macro, borre todo lo que se ha

calculado (rango F4:F9).

Presione: <CTRL>+z

Borre lo que ha calculado y vuelva a ejecutar

Vuelva a borrar y vamos a ejecutar la macro usando la segunda

opción:

<Herramientas> - <Macro> - <Macros>.

En la ventana siguiente seleccione la macro Mac01, como se

muestra en la siguiente figura:

Como puede apreciar, para ejecutar una macro se selecciona su

nombre de la lista y se hace clic en el botón <Ejecutar>.

Por esta ruta podemos también ejecutar la macro paso a paso,

podemos eliminar la macro seleccionada o podemos modificar la

macro.

Para modificar una macro deberá hacer clic en el botón

<Modificar> después de haber seleccionado el nombre de la

macro.

Pero modificar una macro significa editar el programa que se

Figura 7

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generó durante la grabación de la macro.

Nota:

El modificar una macro nos llevará indefectiblemente a

la ventana del Editor del Visual Basic, que es donde

se modificará la macro. Si no desea usar esta

modalidad y la macro no hace lo que Usted desea, es

mejor eliminarla y grabar otra.

EJEMPLO 2

Abra el archivo Macros 01.xls

Active la hoja Macro 02

Grabe una macro que se llame Mac02; que su método abreviado

sea <CTRL>+<o>; que se guarde en este libro.

Que haga lo siguiente:

Que calcule la fila y columna de Total.

Rango B2:E2: que combine; negrita; borde; tamaño 14; Times New

Roman

Rango B3:D3: borde; relleno azul; tamaño 11; Arial

Celdas A16 y E3: borde; amarillo oscuro

Rango A4:A15: borde; arial; amarillo oscuro

Rango B4:D15: borde; canela; arial 10

Rango E4:E16 y B16:D16: borde; gris 25%

Detenga la grabación de la macro.

Borre todo lo que debe hacer la macro

Ejecute la macro

EJERCICIO

Abra el archivo Macros 01.xls

Active la hoja Macro03. Calcule todo lo que allí se pide y asigne un

formato que Usted cree conveniente.

EJERCICIO

Abra el archivo SesMac01.xls

Resuelva el problema que allí se pide.

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2.3. ASIGNACIÓN DE BOTONES A UNA MACRO

Como puede haber comprobado en la sección anterior, el uso de

macros permite automatizar un conjunto de operaciones que, de

otra manera, resultaría hasta tediosa su manipulación. Toda vez

que tenga que realizar operaciones en las que siempre se está

haciendo lo mismo y sobre las mismas celdas o rangos de celda,

use macros.

Naturalmente las macros se convierten en herramientas muy

potentes si logramos modificar sus opciones ingresando al módulo

(programa) que está por detrás de la macro. Este es tema de la

siguiente sección.

Lo que ahora queremos es tomar en cuenta lo que ocurriría si

hacemos uso intensivo de macros. Quizás si tuviéramos más de 10

macros, nos van a faltar letras. En este caso se ppodría usar la

letras mayúsculas.

Sin embargo, corremos el riesgo de equivocarnos de la letra con la

cual se ejecuta una macro. En este caso podemos usar la

secuencia <Herramientas> - <Macro> - <Macros>. Claro está que

el procedimiento es más lento que el usar el método abreviado.

¿Podríamos usar botones como los que contienen las barras de

herramientas? Si así fuera, bastaría con hacer clic en el botón.

Sí podemos insertar botones en la ventana de la hoja y asignarle

una macro de manera que al hacer clic en dicho botón, se logre

ejecutar la macro.

Insertar un icono en una barra de herramientas de pantalla

Vamos a insertar el icono que nos permite asignarle una macro.

Para ello use la siguiente secuencia:

<Ver> - <Barra de herramientas> - <Personalizar> - <Comandos> -

<Macro>

Arrastre el único icono disponible hacia una posición dentro de as

barras que se muestran en la pantalla y suéltelo. Esto se muestra

en la siguiente figura.

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Haga clic en el botón <Modificar selección>. Luego haga clic en

<Cambiar imagen del botón>, seleccione una de las imágenes que

están disponibles para cambiar el icono estándar de macro.

Nuevamente haga clic en <Modificar selección> y después en

<Asignar macro>. En este punto se obtendrá la ventana desde la

cual se podrá seleccionar la macro que se desea. Luego haga clic

en <Aceptar>.

Ahora, para ejecutar la macro será suficiente hacer clic en el botón

que acaba de crear.

Insertar un botón desde la barra de herramientas de

formularios

El botón que será usado para ejecutar una macro será extraído

desde la barra de herramientas de Formularios.

Para disponer de esta barra se debe usar la secuencia:

<Ver> - <Barra de herramientas> - <Formularios>

Que es lo que se aprecia en la siguiente figura.

En esta sección sólo usaremos el botón llamado <Botón>.

Haga clic en este botón

En la hoja activa despliegue un pequeño rectángulo en un área que

no está ocupado por los datos de la hoja.

Al soltar el botón izquierdo, de manera automática obtendrá la

Permite ejecutar macros o módulos

Figura 8

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ventana en la cual se listan las macros grabadas.

Seleccione la macro a la cual quiere asignar el botón y haga clic en

<Aceptar>.

Estando activado el botón haga clic al interior de él para digitar un

nombre. Digite “Ejecuta macro”

Para desactivar la selección del botón haga clic en cualquier otro

sitio de la hoja.

Si pasa el puntero del ratón sobre el botón verá que aparece una

mano, la cual indica que podemos hacer clic en él y ejecutar la

macro.

2.4. OTROS BOTONES DE LA BARRA DE FORMULARIOS

Ahora vamos a usar algunos de los botones de la barra de

formulario de tal forma que podamos diseñar hojas de cálculo más

inteligentes y versátiles en su manejo.

Para qué podríamos usar el botón de opción?

Use este botón toda vez que tenga que activar un elemento de una

lista de opciones.

Por ejemplo si se trata de seleccionar una boleta o factura; si debe

responderse con un Si o No; si se tiene un conjunto de productos,

uno sólo de los cuales debe ser elegido.

Para qué podríamos usar la casilla de verificación?

Use este botón cuando tenga que seleccionar uno o más

elementos de una lista de elementos. Cada elemento tiene una

casilla de verificación.

Por ejemplo si dispone de una lista de productos y desea

seleccionar uno o más de ellos para ser extraídos; podrá hacer clic

en sus respectivas casillas para eliminarlos, copiarlos, etc.

Para qué podríamos usar el botón de cuadro combinado?

Use este botón para seleccionar un elemento de una lista de

elementos. En este caso se dispone de una lista. Se puede

navegar por toda la lista y seleccionar uno de ellos.

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Para qué podríamos usar el botón barra de desplazamiento?

Se usará este botón si deseamos seleccionar un valor aumentando

o disminuyendo cada vez que se hace clic en los extremos del

botón.

Para qué podríamos usar el botón de control de número?

Como en el caso anterior, solo que aquí solo se visualiza el valor

que aumenta o disminuye.

EJEMPLO 1

Abra el archivo Macros 01.xls.

Active la hoja Botones.

Defina con el nombre Coche al rango P2:P13; con el nombre

Precio al rango Q2:Q13.

Estando en pantalla la barra de herramientas de Formularios, haga

clic en el botón de Cuadro combinado y despliegue un rectángulo

entre las celdas E9 y F9.

Haga clic con el botón derecho sobre este botón y en el menú

contextual que aparezca, haga clic en <Formato de control... >.

Haga clic en la ficha <Control>. Obtendrá la siguiente ventana.

Haga clic en <Rango de entrada> y digite Coche. Si el rango no

tuviera nombre deberá digitar el rango.

Haga clic en <Vincular con la celda> y luego haga clic en I1.

Haga clic en <Aceptar>

Si ahora hace clic en el botón, cuando se visualice una mano, verá

desplegarse la lista de los coches.

Seleccione un coche cualquiera y observe el valor que aparece en

Use una celda

algo alejada

de su área de

trabajo y

recuérdelo.

Figura 9

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la celda I1.

En la celda B9 ingrese la fórmula: =Indice(Precio,I1)

Ahora ya tiene el precio del vehículo.

Vamos a colocar un botón de barra de desplazamiento para

manejar el descuento.

Para ello haga clic en dicho botón de la barra de Formularios

Despliegue un recuadro en la fila 11 y entre las columnas E y F.

Haga clic con el botón derecho, seleccione <Formato de control> y

haga clic en la ficha <Control>. En <Valor mínimo> deje en 0 y

<Valor máximo> ingrese 30. (Suponemos que no es posible un

descuento superior a los 30% de su valor). Haga clic en <Vincular

con la celda> y luego clic en I2.

Luego clic en <Aceptar>.

Para probar, haga clic en los extremos del botón y vea cómo va

cambiando el valor sea aumentando o disminuyendo. Observe el

valor en I2.

En la celda B10 ingrese la fórmula: =I2/100*B9

Calcule la celda de Préstamo, B11: =B9-B10

Ingrese en B12 la tasa de interés anual. Que sea 8%.

Vamos a desplegar un botón de número para obtener el número de

años. Haga clic en el botón <Control de número>, despliegue un

recuadro entre las filas 13 y 14; luego clic con el botón derecho y

seleccione <Formato de control>; haga clic en la ficha <Control> y

en <Valor máximo> digite 30. En <Vincular con la celda> digite I3.

Pruebe el botón haciendo clic en incrementar o disminuir y observe

el valor elegido en la celda I3.

En la celda B13 digite: =I3

Como en la celda B14 ya se había ingresado la fórmula que

permite calcular el pago mensual que debe hacerse para cancelar

el préstamo, se verá dicho monto automáticamente.

Ahora seleccione otro vehículo y observe cuánto debe pegar

mensualmente. Cambie el porcentaje de descuento o cambie el

número de años y vea cómo se obtiene los resultados de

inmediato.

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EJEMPLO 2

Abra el archivo Plantas.xls

Active la hoja Venta. Haga clic en el botón Cuadro de Grupo y

despliegue un recuadro entre las celdas G5:H10.

En el nombre ingrese “Tipo de documento”.

Al interior de este cuadro despliegue dos botones de opción, uno

con el texto “Boleta” y otro con “Factura”

Haciendo clic con el botón derecho en cada uno de ellos, vaya a la

ventana de Formato de control y en la ficha Control haga clic en

<Vincular con la celda> haga clic en K3. Los dos botones deben

estar vinculados con K3.

En G2 digite: =SI($K$3=”1”,”BOLETA”,”FACTURA”)

Haga que esta celda esté en negrita y tamaño 16.

Despliegue otro Cuadro de Grupo entre las celdas G11 y H16 y un

tercero entre G17 y H20. El nombre para el primero que sea

“Módulo del cliente” y del tercero: “Cambio al día”.

En G13 ingrese el texto: Descuento especial.

Despliegue una barra de desplazamiento horizontal debajo de

Descuento especial. Vincule con la celda K2.

En G16 digite: =K2/100. Asigne formato porcentual a esta celda.

En G19 ingrese 3.48.

EN F6 digite: =SI(E6>0,D6*E6*$G$19,"")

Copie esta fórmula hasta F15.

En F16 digite: =SI(SUMA(F6:F15)>0,SUMA(F6:F15),"")

En F17 digite: =SI(F16>0,$K$2/100*F16,"")

En F18 digite: =SI(F16>0,19%*F16,"")

En F20 digite: =SI(F16>0,F16-F17+F18,"")

Pasemos ahora a la hoja Almacén.

Para cada producto y para cada equipo, despliegue un botón de

casilla de verificación alineados y al costado del precio de cada

producto. Al usar el botón derecho, Formato de Control y la ficha

Control, debe asignarle sucesivamente como celda vinculante, G1,

G2, G3, ..., G47, G48. Para los equipos: G54, G55, ..., G59.

En A67 digite: =SI(G1,A4,””)

Copie esta fórmula hasta A114. En A115 digite: =Si(G54,A54,””).

Luego copie hasta A120.

En B67 digite: =SI(A67>0,BUSCARV(A67,$A$4:$C$59,2,FALSO))

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Copie esta fórmula hasta B120.

En C67 digite: =SI(A67>0,BUSCARV(A67,$A$4:$C$59,3,FALSO))

Copie hasta C120.

Vamos a grabar dos macros: El primero va permitir limpiar el área

donde se van a ir colocando los valores al hacer clic en cada

casilla; es decir, vamos a limpiar las celdas vinculantes, cada vez

que se atiende un nuevo pedido. La segunda macro va a

seleccionar los productos deseados, va copiar de la parte inferior

usando copiado especial con F5, hacia la hoja Venta y lo pegará en

el espacio destinado para los números, nombres y precio de los

productos.

Primera macro: Nombre: Limpiar

Estando en la hoja Almacén

<Herramientas> - <Macro> - <Grabar nueva macro>

Seleccione el rango G1:I60

Presione la tecla suprimir <Supr>.

Detenga la grabación de la macro.

Segunda macro. Nombre: Generar.

Use <Herramientas> - <Macro> - <Grabar nueva macro>

Haga clic en la etiqueta de la hoja <Ventas>

Seleccione el rango B6:E15. Presione la tecla <Supr>

Haga clic en la etiqueta de la hoja <Almacén>.

Seleccione el rango A67:A120

Presione <F5>. Haga clic en <Especial>. Como el rango

seleccionado contiene fórmula, haga clic en <Celdas con fórmula>,

luego desactive las otras excepto <Números>. Luego <Aceptar>.

Copie.

Haga clic en la hoja <Venta>. Luego clic en B6. Pegue.

Haga clic en la hoja Almacén. Seleccione el rango B67:B120;

presione <F5>. Clic en <Especial>. Seleccione <Celdas con

fórmulas> y deje activado sólo <Números>. Copie.

Haga clic en la hoja <Venta>. Clic en C6. Pegue.

Repita el procedimiento con C67:C120 y pegue en D6.

Detenga la grabación.

Asignar botones a las dos macros.

Haga clic en el botón Botón de la barra de herramientas de

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Formularios. Despliegue un recuadro al obtener la ventana de

macros, selecciona la macro Limpiar. Luego haga que se nombre

sea “Nuevo”.

Despliegue otro botón para la macro Generar. Que este botón

tenga por nombre “Generar orden”.

Para ejecutar, primero presione el botón <Nuevo>

Luego haga clic en las casillas de las plantas y equipo que Usted

desee.

A continuación presione el botón <Generar>.

2.5. EJERCICIO

Abra el archivo Análisis de venta.xls

En las columnas Q hasta W hay información respecto a los

productos, su precio, costo, descuento.

Inserte un botón de Cuadro combinado que le permite seleccionar

un producto de la lista y luego complete toda la hoja ingresando las

fórmulas que le permita calcular toda la hoja.

Si desea grabe una macro para que haga todos los cálculos

después de haberse obtenido el nombre del producto en A4

mediante el uso del botón.

3. MODULOS

Un módulo es un programa escrito en un determinado lenguaje de

programación de computadora. Por lo general un módulo resuelve una

parte específica de un problema. Desde este punto de vista, la solución

de un problema por la computadora se realiza mediante la ejecución de

varios módulos debidamente secuenciados y en lo posible hasta pueden

ejecutarse paralelamente dos o más módulos (ejemplo: los threads).

Al grabar una macro en Excel lo que se hace es grabar un módulo. Cada

acción grabada en una macro constituye una instrucción en el módulo. El

lenguaje que se emplea para escribir estos módulos es el Visual Basic

Applications (VBA). El VBA no es el lenguaje Visual Basic; es un lenguaje

compuesto por una gran cantidad de propiedades y métodos que sólo

son posibles usarlos en una hoja de cálculo del Excel. Un programador

experimentado en Visual Basic no se sentirá disminuido al escribir

módulos y funciones en VBA; sino que muy por el contrario puede

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realizar su trabajo de manera mucho más sencilla y manejando objetos

como Libros, hojas de cálculo, rango de celdas, etc.

El Excel dispone de este lenguaje para escribir módulos y funciones

capaces de resolver problemas altamente complejos, limitados sólo por la

capacidad del autor.

Para ello dispone del Editor del Visual Basic, donde se ingresa las

instrucciones del módulo o función y en el cual se modifica el módulo que

pone en ejecución a una macro.

Para escribir un módulo se debe ingresar al Editor del Visual Basic.

Antes de acceder al Editor del Visual Basic, abra un libro vacío.

Para abrir el editor use la secuencia:

<Herramientas> - <Macro> - <Editor de Visual Basic>, como se muestra

en la siguiente figura

A continuación se tendrá la siguiente ventana.

Figura 10

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En esta ventana tenemos algunos objetos que los vamos a describir muy

brevemente.

La Ventana de Proyectos. En esta ventana se tiene un conjunto de

carpetas utilizadas tanto por el Excel como por el usuario. Las carpetas

de la parte superior contienen funciones y módulos propios de las hojas

que emplea el Excel. Esas carpetas están protegidas con una

contraseña.

Luego se tiene una lista de carpetas en las cuales se encuentra una por

cada libro (WorkBook) que estuviera abierto; en este caso Libro1. Dentro

cada WorkBook se tiene las hojas (WorkSheet) que contiene el libro.

Estas hojas tienen un nombre y una etiqueta. Su etiqueta es Hoja1

(Sheet1) y su nombre es Hoja1 (Sheet1) o el que el usuario le da, como

es el caso de Hoja2 que se llama Trabajo.

Al final de esta lista de carpetas tenemos las carpetas de módulos

(siempre que el libro tenga módulos en alguna de sus hojas; en este caso

no se ve esta carpeta ya que el libro no tiene ningún módulo o macro en

él. Dentro de la carpeta Módulos (Module) pueden haber más de un

Insertar Módulo

o Formulario

Volver al Excel

Ventana de

Proyecto

Para ver código

Hoja activa

Segunda hoja

Aquí estará la

carpeta de

módulos

Ventana de

propiedades

Ver/Ocultar

hoja

Figura 11

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módulo (Módulo1, Módulo2, etc.). Estos se ejecutan probablemente al ser

invocadas por una de ellas. Si en una misma sesión se grabara tres

macros, los módulos correspondientes a estas macros estarán

contenidos en Módulo1. Nosotros podemos insertar todos los módulos

que queramos.

Para insertar o añadir módulos se hace uso del comando <Insertar> del

Editor, como lo indica la figura anterior.

Este comando permite también, entre otras cosas, insertar o añadir

nuevos Formularios (UserForm). Estos son los documentos llamados

formularios a los cuales se tiene acceso en el lengua Visual Basic. A este

formulario le acompañará la ventana del Cuadro de Controles, con los

cuales se diseña el formulario.

Para visualizar los módulos contenidos en un libro, hoja o carpeta de

módulo, haga clic en él primero y luego haga clic en el botón del extremo

izquierdo de la parte superior de la ventana de proyecto <Ver código>.

En la parte inferior se encuentra la Ventana de Propiedades. En ella se

encuentran todas las propiedades y su valor definido para ellas, de los

objetos existentes en la Ventana de Proyectos.

Haga clic en la hoja2 (Trabajo) de libro que aparece en la Ventana de

Proyectos y vea como se modifica la Ventana de Propiedades.

Una de las primeras propiedades es (Name), la que nos permite darle

nombre a la Hoja y es el que se usará al escribir el módulo. Algunas

líneas más abajo (9) tenemos también la propiedad Name. Este es el

nombre que se visualiza en la etiqueta de la hoja al estar en el objeto

Excel.

Una de las últimas propiedades es el estado de la hoja (oculta o visible).

Haga clic en el lado derecho de la propiedad <Visible>. Use la barra de

desplazamiento vertical, si fuera necesario. Seleccione de la lista el valor

o atributo <0 – xlSheetHidden>. Ahora vuelva al Excel haciendo clic

como se indica en la figura anterior o haciendo clic en la barra de tareas

del Windows. Vea si se puede visualizar la hoja2 llamada Trabajo.

Retorne al Editor, seleccione la Hoja2 en la ventana de proyecto y, en la

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ventana de propiedades, en Visible, seleccione <-1 – xlSheetVisible>.

A continuación vamos a crear algunos ejemplos de módulos muy

elementales, para luego completar con uno que tenga cierta utilidad.

3.1. EJEMPLOS

Ejemplo 1

Escriba un módulo que permita emitir un mensaje de bienvenida.

Solución

Estando en una hoja vacía, use la secuencia <Herramientas> -

<Macro> - <Editor de Visual Basic>.

Use la secuencia <Insertar> - <Módulo> para añadir un nuevo

módulo. Obtendrá la siguiente ventana.

Al digitar Sub Saludos y presionar <Enter>, automáticamente

obtendrá lo siguiente:

Sub Saludos()

|

End Sub

Todo módulo tiene nombre; en este caso se le ha dado el nombre

Saludos. Después del nombre y encerrado entre paréntesis, vienen

los argumentos del módulo. Si el módulo no tiene argumentos, se

debe colocar necesariamente los paréntesis. Del mismo modo, todo

módulo termina con la última instrucción que hace que el Visual

Basic sepa que allí termina el módulo.

Al interior de estas dos líneas de inicio y final del módulo se deben

ingresar todas las instrucciones que queremos que sean ejecutadas

al ejecutarse el módulo.

Digite aquí:

Sub Saludos

Presione

<Enter>

Figura 12

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Ingrese ahora la instrucción siguiente:

MsgBox (“Hola !, Bienvenidos al Excel con VBA”)

Vamos a ejecutar este módulo llamados Saludos.

Para ejecutar un módulo se debe tomar en cuenta la barra de

herramientas del Visual Basic en la ventana del Editor.

Estando el cursor en el interior del módulo, haga clic en <Ejecutar

módulo>.

Como puede ver, el resultado de la ejecución del módulo se hace en

los predios de la hoja activa del libro activo, del Excel.

Haga clic en <Aceptar> en la ventana que ha emitido el Método

MsgBox(...).

Nota Previa:

Un módulo es un programa

Un módulo está formado por un conjunto de instrucciones

Una instrucción es una expresión formada por variables y

métodos y funciones; como las fórmulas en Excel.

En un módulo se puede incluir procedimientos a los cuales se

les llama métodos y funciones, que devuelven un valor.

Una variable tiene un nombre: Stot, X, ahora, X21, Cadena05;

etc. Una variable contiene un valor. Este valor puede ser un

número o una cadena de caracteres.

Una variable recibe un valor usando: variable = Expresión.

Ejemplos:

X1 = “SAMESA”

Ir al

Excel Insertar

módulo

Ejecutar un

módulo

Detener la

ejecución

Figura 13

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Canti = 120

PreUnit=5.87

Monto = Canti+PreUnit

Titulo = X1+” Producciones”

Al inicio del módulo use DIM para definir las variables

Explicación de MsgBox(...)

Este es un procedimiento o método del Visual Basic que permite

emitir en una ventana un determinado mensaje o el valor de las

variables contenidas como argumentos.

Tiene muchos argumentos. Para lo que queremos es suficiente decir

que MsgBox puede ser usado para emitir mensajes o valores de

variables.

Ejemplos:

MsgBox(“Ingresa un número.”)

MsgBox(“El monto total es “ & Stot & “ soles.”)

Texto = MsgBox(“Bienvenido....!”,,”Ventanita de Saludos”)

Observación:

En un módulo podemos insertar en una o más líneas de comentarios.

Un comentario es un texto cualquiera precedida por apóstrofe ( ‘ ).

Ejemplo 2

Con qué función o método se ingresan datos para las variables?

Solución

La función que permite el ingreso de datos es

Variable = InputBox(Mensaje, Titulo)

Al ejecutarse, en la ventana Título , se emite el Mensaje y en un

cuadro de texto, se debe ingresar por teclado el dato solicitado.

Ejemplos

Nombre = InputBox(“Ingresa tu nombre”)

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Apel = InputBox(“Ahora tu apellido paterno....”)

Titulo = “Hola” + Nombre + “ “ + Apel

Edad = InputBox(“Ahora ingresa tu edad”,Titulo)

MsgBox(“Gracias ...”)

MsgBox(“Te llamas: “ & Nombre & Apel & “ y tienes “ & Edad & “

años”)

Inserte otro módulo

Digite: Sub Dialogo y presione <Enter>

Digite todo el ejemplo al interior de este módulo

Ejecute el módulo

Observación:

1. Note que hay palabras que necesitaban de un espacio en blanco;

en otros sí les hemos puesto.

2. No es necesario grabar el contenido del Editor. Es suficiente

grabar el libro activo para que los módulos se graben. Cada vez

que se abra el libro, estarán disponibles los módulos.

Vamos a formalizar el uso de las variables en el módulo

Todas las variables que se usen debieran ser declaradas antes de

ser usadas. Esto se hace con DIM.

La sintaxis es: DIM Variable AS Tipo

Si la variable va a contener cadena de caracteres entonces declare

como de tipo STRING; si va a contener valor numérico, declare como

de tipo INTEGER si será entero o DOUBLE si tendrá decimales.

Pero cuando a una variable se usa en más de una forma, use el tipo

Variant (una variable de tipo string puede recibir datos de tipo Char).

Ejemplo:

Dim Titulo, Apel, Nombre As String

Dim Edad As Integer

¿Cómo podemos hacer que estos datos se almacenen en

determinadas celdas de la hoja activa?

Como se trata de manejar las hojas del Excel, debemos entonces

seleccionar la hoja (lo mismo se hace si se trata con varios libros que

estén abiertos). Para ello se emplea la siguiente sentencia:

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Sheets(Indice).Select

en donde Indice puede ser el número de hoja o el nombre de la hoja:

Hoja1, Hoja2, Trabajo, ec.

Ejemplo:

Sheets(1).Select

Sheets(“Hoja1”).Select

Sheets(“Trabajo”).Select

Nota:

Para activar el uso de una hoja: Use una de las siguientes:

- Sheets(nombre).Activate ó Sheets(n).Activate

- WorkSheets(nombre).Activate

Para hacer uso de una celda de una hoja use una de las siguientes

formas:

- Range(celda).Select

- Cells(NroFila,NroColumna).Select

Donde celda, si es nombre de celda, va encerrada entre comillas; si

es el nombre de una variable, debe ser una variable de tipo Variant o

String.

Ejemplos

Range(“A5”).Select Activa la celda A5

Dato = Range(“B8”) Deja en Dato el contenido de B8

Ejemplo 3

Si está en Excel vaya a la ventana del Editor del Visual Basic.

Ubíquese al final del módulo (antes de End Sub).

Digite lo siguiente:

' Vamos a activar la hoja llamada Hoja3

Sheets("Hoja3").Select

Range("A5") = Nombre

Range("B5") = Apel

Range("C5") = Edad

Ahora vuelva a ejecutar el módulo y cuando termine, vaya el Excel y

observe el contenido de la tercera hoja, Hoja3.

Y cómo podemos pasar datos de una hoja a otra?

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Solución

El procedimiento para responder a esta pregunta consiste en lo

siguiente:

Seleccionar la hoja donde están los datos a ser pasados

Asignar los datos de las celdas respectivas a variables

Seleccionar la destino

Asignar el contenido de las variables hacia las celdas donde las

queremos asignar.

Vuelva al Editor.

Ubíquese al final del módulo (antes de End Sub)

Digite las siguientes líneas

' Pasemos datos de una hoja a otra

Dato1 = Range("A5")

Dato2 = Range("B5")

Dato3 = Range("C5")

Sheets("Trabajo").Select

Cells(1, 5) = Dato1

Cells(1, 6) = Dato2

Cells(1, 7) = Dato3

Vuelva a ejecutar el módulo

Haciendo clic en las dos hojas (Hoja3 y Trabajo) observe lo que ha

ocurrido.

Ejemplo 4

Cómo podemos ingresar un conjunto de 10 valores aleatorios

hacia 10 celdas de una hoja?

Para responder a la pregunta debemos saber primero ejecutar una o

más sentencias repetidamente.

Para ello introducimos las siguientes sentencias:

For Indice = ValInicial TO ValFinal [STEP Incremento]

……..

Next Indice

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Permite ejecutar todas las instrucciones contenidas en el alcance del

For --- Next, variando de uno en uno a una variable de control

(llamado aqui Indice) desde un valor inicial ValInicial hasta el último

valor , ValFinal; cuando termina continua con la siguiente instrucción

después de Next

While Condicion

.........

Wend

donde Condicion establece una comparación entre una variable de

control y una constante o expresión. Mientras la condición que se

compara es verdadera, se ejecutan todas las instrucciones dentro de

While – Wend; en el momento que ya no se cumple, el control pasa a

la siguiente instrucción después de Wend.

Ejemplos a

Suma = 0

For I = 1 To 10

Suma = Suma + i

Next

Ejemplo b

J=1

Product = 1

While J < 11

Suma = Suma*J

WEnd

Sheets(2).Select

Cells(5,2) = Product

El primer ejemplo obtiene en Suma, la suma de los 10 primeros

números 1, 2, ..., 10.

El segundo ejemplo obtiene el producto de los 10 primeros números

y después lo deposita en la celda B5, de la hoja2.

Ejemplo

Vamos a ingresar 10 números aleatorios hacia las celdas C5 hasta

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C14 de la hoja Trabajo.

Vaya al Editor del Visual Basic.

Inserte nuevo módulo

Ingrese: Sub Iterar y presione <Enter>

Ingrese ahora las siguientes líneas:

Sheets(“Trabajo”).Select

For I = 5 To 14

Cells(I, 3) = “=Rnd”

I = I + 1

Next

Explicación:

Empieza con I = 1; Celda (I, 3) es la celda C5. En esta celda deja un

número aleatorio entre 0 y 1.

Ahora vuelve e I =2; en C (6, 3); es decir, en C6 deja otro valor

Ejecute el módulo y observe la hoja Trabajo.

Ejemplo 5

Vamos a ingresar las ventas de un cliente y calcular el monto de su

compra, aplicar el impuesto IGV(19%). Primero lo haremos para un

solo producto.

Procedimiento:

Seleccionar la hoja

Ingresar la cabecera de las columnas en la fila 2: Producto, Cantidad,

PrUnitario, Monto, Impuesto, Neto a Pagar.

Se pedirá con InputBox todos los datos y se depositarán en la fila 3.

Se calculará el Monto, el IGV y el Neto a Pagar.

Fin de proceso

Nota:

Necesitamos una variable numérica entera (Integer) para la cantidad

y otra de tipo real (Double) para el precio. También necesitamos para

el monto del impuesto y para el Neto a Pagar; ambas de tipo Double.

Esto implica que debemos declararlos con DIM al comienzo.

Todas las

fórmulas se

ingresan entre

comillas y

claro,

precedidas

por el signo

igual.

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Para este módulo vamos a usar la misma carpeta anterior. Para ello,

después de dejar una o más líneas por debajo del último End Sub

que tenga, digite:

Sub Ventas y presione <Enter>

Ingrese el siguiente código:

Dim Cantidad As Integer

Dim PreUnit, Monto, Impuesto, PegoNeto As Double

Dim Produc As String

' Seleccionar el libro

Sheets("Trabajo").Select

' Ponemos los títulos en la fila 2

Range("A2") = "Producto"

Range("B2") = "Cantidad"

Cells(2, 3) = "PreUnit"

Cells(2, 4) = "Monto"

Cells(2, 5) = "Igv (19%)"

Cells(2, 6) = "Pago Neto"

' Ahora vamos a ingresar datos usando InputBox

' y depositando directamente en la celda

Cells(3, 1) = InputBox("Nombre del producto")

Cells(3, 2) = Val(InputBox("Cantidad"))

Cells(3, 3) = Val(InputBox("Cual es el precio unitario ?"))

' Cálculo del Monto: Precio * Cantidad

Cells(3, 4) = Cells(3, 2) * Cells(3, 3)

' Cálculo del IGV

Cells(3, 5) = 0.19 * Cells(3, 4)

' Cálculo de Pago Neto

Cells(3, 6) = Cells(3, 4) + Cells(3, 5)

Ahora ejecute este módulo.

Ejemplo 6

Asignación de un botón para este módulo.

Solución

Como puede haber notado, nuestros módulos sólo pueden ser

ejecutados desde el Editor del Visual Basic.

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Usando la barra de herramientas de Formulario vamos a colocar un

botón de comando (Botón) en una parte de la hoja en donde

queremos los resultados del módulo.

Estado en la hoja Trabajo, active la barra de herramientas de

Formularios (<Ver> - <Barras de herramientas> - <Formularios>

Haga clic en el botón Botón

Despliegue un recuadro entre las celdas G3 y H3.

En la ventana que se emita, seleccione el nombre del módulo (aquí

asume que este es una macro) y luego haga clic en <Aceptar>.

Ahora haga clic sobre el botón (debe estar seleccionado) para

cambiar de nombre. Digite <Ventas>.

Haga clic en otro sitio o presione <Esc>.

Haga clic en el botón (previamente limpie las celdas donde trabaja el

módulo).

Ejemplo Final

Inserte las instrucciones necesarias para que el módulo Ventas

permita ingresar varias ventas hasta que se decida que ya no hay

más ventas y luego calcule el monto total del Pago Neto.

Solución

No podemos usar la instrucción For ... Next ya que éste ejecuta un

número de veces determinado.

Usaremos el While ... WEnd.

La variable de control será Ok (variable de tipo carácter, Char).

Después de ingresar el precio del producto, deberá preguntar si

desea continuar. Se digitará “S” o “s” para seguir. Esto se depositará

en la variable Ok. Si el contenido de Ok no es “S” o “s”, dará por

terminado el bucle y pasará a emitir el Monto Total del Neto a Pagar.

Vaya al Editor del Visual Basic

Modifique el contenido del módulo tomando en cuenta el siguiente

listado.

Dim Ok As String

Dim TotalNeto As Double

Dim Cantidad As Integer

Dim PreUnit, Monto, Impuesto, PegoNeto As Double

Dim Produc As String

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Dim NLineas As Integer

' Seleccionar el libro

Sheets("Trabajo").Select

' Ponemos los títulos en la fila 2

Range("A2") = "Producto"

Range("B2") = "Cantidad"

Cells(2, 3) = "PreUnit"

Cells(2, 4) = "Monto"

Cells(2, 5) = "Igv (19%)"

Cells(2, 6) = "Pago Neto"

' Ahora vamos a ingresar datos usando InputBox

' y depositando directamente en la celda

TotalNeto = 0

NLineas = 3

Ok = "S"

While UCase(Ok) = "S"

Cells(NLineas, 1) = InputBox("Nombre del producto")

Cells(NLineas, 2) = Val(InputBox("Cantidad"))

Cells(NLineas, 3) = Val(InputBox("Cual es el precio unitario ?"))

' Cálculo del Monto: Precio * Cantidad

Cells(NLineas, 4) = Cells(NLineas, 2) * Cells(NLineas, 3)

' Cálculo del IGV

Cells(NLineas, 5) = 0.19 * Cells(NLineas, 4)

' Cálculo de Pago Neto

Cells(NLineas, 6) = Cells(NLineas, 4) + Cells(NLineas, 5)

TotalNeto = TotalNeto + Cells(NLineas, 6)

NLineas = NLineas + 1

Ok = InputBox("Desea continuar? S/N")

Wend

Cells(NLineas + 2, 6) = TotalNeto

Ahora vaya a Excel y ejecute el módulo haciendo clic en el botón

Ventas.

Nota:

Puesto que para cada prueba debe seleccionar el rango A1:F6,

introduzca la siguiente línea para limpiar el contenido.

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Después de Sheets(“Trabajo”).Select

Ingrese la línea:

Range("A1:F20").ClearContents

Ahora ejecute sin borrar la prueba anterior.

3.2. EJERCICIOS

EJERCICIO 1

Escriba un módulo que le permita obtener una tabla de valores como

se indica en el siguiente cuadro.

A B C D

Cuadrado de N Cubo de N Raíz cuadrada Logaritmo(10)

1

2

3

EJERCICIO 2

Abra el archivo Formularios.xls y Pro forma de pago.xls

Asigne un botón a la macro que almacena los datos en la Hoja

Resumen

Asigne un nuevo botón a la macro que trabaja con la hoja

Proformas.