FI-AP_01

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1 / 88 FI-AP_01_CONTABILIZACIONDOCUMENTO

18/09/2008

Manual de Usuario FinalMódulo: FI-AP

CONTABILIZACION ACREEDORES

Cod y Nom: FB60 – Factura Acreedor Proceso: Registro de documento de Acreedor.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización

FB60 – Factura.

Objetivo:

Que el usuario conozca de forma clara y sencilla la manera de registrar documentos a unAcreedor.

Descripción del proceso:

FACTURA ACREEDOR

Al acceder a la ruta anterior o a la transacción “FB60”nos presenta la siguiente imagen,donde nos muestra la pantalla (1):

P (1)

Ingrese la sociedad “1000 o 2000” donde desee contabilizar. Oprima el botón yaparecerá la siguiente pantalla (2):

P (2)

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Si desea cambiar la sociedad oprima el botón y aparecerá la pantalla (1)nuevamente.

En la pantalla 2 registre los siguientes campos:

Nombre del campo Descripción Longitud ObservacionesOperación Referencia a la operación que se 9 Opcional

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va a realizar (Factura o abono aAcreedor)

Acreedor Número del Acreedor al que se leva a registrar el documento.

10 Obligatorio

Ind. CME En caso de que se tengan

configuradas las Operaciones deMayor Especial.

1 Opcional

Fecha factura Fecha del documento original aregistrar

10 Obligatorio

Referencia Dato que identifique el documentoa registrar.

20 Opcional

Fecha contab. Fecha en que afecta los registroscontables.

10 Obligatorio

N° multisoc. En caso de que el documentoafecte más de una sociedad FI.

20 Opcional

Importe Valor del documento a registrar. 20 ObligatorioMoneda Valor que se puede consultar con

la tecla F4 3 ObligatorioCal. Impuestos Calcula automáticamente el

impuesto1 Opcional

Impte. Impuesto Muestra el valor del impuestocalculado.

20 Opcional

Texto Concepto al que se refiere elregistro del apunte contable

50 Opcional

Cuenta de Mayor Contra cuenta que se deseaafectar con el registro contable.

10 Obligatorio

D/H Debe / Haber 7 ObligatorioImporte moneda doc Valor del documento a registrar. 20 Obligatorio

Centro de costos Clave del centro de costos dondequedará registrado el gasto 10 OpcionalCentro gestor Desde el punto de vista de

presupuestos, indica el área deresponsabilidad que estaejerciendo el gasto. (el sistemarellena este campo dependiendodel centro de costos que seingrese)

10 Obligatorio

Posición financiera – Partidapresupuestal

Presupuestalmente correspondeal rubro de gastos o ingresos (elsistema rellena este campo)

14 Obligatorio

Fondo Representa el origen de losrecursos utilizados. 10 ObligatorioÁrea Funcional Representa la actividad prioritaria. 16 Obligatorio

Pantalla 3 con campos registrados:

P (3)

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En la pantalla anterior en la sección de posiciones únicamente se llenan los campos de“Cta de mayor”, el “Importe moneda doc” “fondo”, “área funcional”y el “centro de coste”, yaque se registraron esos campos se da un enter y el sistema automáticamente deriva loscampos de “centro gestor” y “posición presupuestal” como muestra la pantalla (4)

Nota: Cuando se trata de un registro de gastos, el sistema está configurado para que el“centro gestor” lo deriva del “centro de costos y la posición presupuestal la deriva de lacuenta de mayor.

P (4)

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Si oprime la pestaña de como muestra la pantalla (5) puede indicar para estafactura en especifico las condiciones de pago, vía de pago, banco propio,independientemente de las condiciones que tenga el dato maestro del Acreedor, éstos

datos que ponga en esta pantalla aplicarán para esta factura. También puede bloquear para pago la factura en el campo “Bloq.pago”

P (5 )

También existen las pestañas de donde puede visualizar la cuenta de mayor y los

datos presupuestales que afectan al proveedor, en la pestaña de puede ver el

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indicador de impuestos que registró y en la de puede visualizar si elAcreedor está sujeto a alguna retención (solo que en el dato maestro del Acreedor estéespecificado algún indicador de retención podrá visualizarlo en esta pestaña). En lapestaña de puede escribir alguna nota que desee en referencia a esta factura.

Oprima el botón para contabilizar este documento, de esta forma el sistema registrarála póliza contable y afectará en línea a la contabilidad presupuestal y la contabilidad decostos.

REGISTRO PRELIMINAR DE FACTURA ACREEDOR

Si no desea contabilizar el documento pero desea guardarlo para no perder los datos,puede grabar el documento en forma preliminar pulsando el botón:

desde la pantalla anterior en lugar de contabilizar.

NOTA: También se puede realizar el registro de forma preliminar desde la transacción“FV60” en la ruta:

Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Entrada preliminar FV60 – Tratar o registrar en forma preliminar la factura.

El sistema asignará un número de documento, el cual aún no se contabiliza en lasociedad, indicándonos el siguiente mensaje:

De igual forma se podrá visualizar el documento registrado de forma preliminar para

posteriormente modificarlo, rechazarlo, borrarlo o contabilizarlo en forma definitiva.Es importante mencionar que un documento preliminar no crea ningún registro contabledefinitivo, hasta que este quede contabilizado.

FACTURA GENERAL ACREEDOR

Además de la transacción “FB60” Existe otra transacción donde También se puederealizar el registro de una factura de Acreedor donde lo que cambia es que se puedeespecificar la clase de documento así como la clave de contabilización y además el layouty el llenado de los datos es diferente. En la ruta:

Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Entrada preliminar F-43 - Factura general

Al ingresar a la ruta anterior o a la transacción “F-43” nos presenta la siguiente pantalla(6):

P (6)

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En la pantalla anterior registre los siguientes campos:

Nombre del campo Descripción Longitud ObservacionesFecha documento Fecha del documento original a

registrar 10 Obligatorio

Fecha contab. Fecha en que afecta los registroscontables. 5 ObligatorioReferencia Dato que identifique el documento

a registrar.20 Opcional

Text cab. doc Texto de cabecera de documentodeseado

50 Opcional

Clase Doc. Clave de la clase de documento autilizar, en esta transacción elsistema propone la “KR” que

2 Obligatorio

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significa factura Acreedor, pero sidesea utilizar otra clase similar,puede hacerlo.

Período Período en que se realizará lacontabilización, si este espacio no

se registra el sistema lo actualizacon el mes de la fecha decontabilización señalada.

2 Opcional

Sociedad Clave de la sociedad FI en la quese registrará la contabilización

4 Obligatorio

Moneda/T/C Clave de la moneda en la que segestionan los importes en elsistema.

3 Obligatorio

Fe. conversión Fecha para la determinación deltipo de cambio a emplear en laconversión. Los tipos de cambioestán almacenados en el sistema.

En la entrada de documentos sóloserá necesario entrar esta fecha,si no coincide con la fecha decontabilización.

10 Opcional

N° multisoc. En caso de que el documentoafecte más de una sociedad FI.

20 Opcional

ClvCT Clave de contabilización queindica si será un cargo o abono ya que clase de cuenta (deudor,Acreedor, cuenta de mayor, etc)Para una factura a Acreedor elsistema propone la clave de

contabilización “’31” que significaAbono a Acreedor

2 Obligatorio

Cuenta Número del Acreedor al que se leva a registrar el documento.

10 Obligatorio

Ind. CME En caso de que se tenganconfiguradas las Operaciones deMayor Especial como anticipos.

1 Opcional


P (7)

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Oprima enter o el botón y aparecerá la siguiente pantalla (8):

P (8)

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Esta pantalla debe llevar los datos de la primera posición que es el cargo al Acreedor,


Nombre del campo Descripción Longitud ObservacionesImporte Importe de la posición de

documento en la moneda deldocumento.

10 Obligatorio

Cond. Pago Clave a través de la cual sedefinen las condiciones de pagoen forma de tipos de descuento y

plazos de pago, el sistemapropone la que tiene el datomaestro pero puede modificarseen cada partida.

4 Obligatorio

Fecha base Fecha a la que se refieren losdatos para el vencimiento deldescuento y el vencimiento delpago neto. Este es el caso enposiciones de documento en

10 Opcional

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cuentas de terceros. Enposiciones de documento encuentas de mayor la partida paraesta fecha vence inmediatamenteya que no existen datos de

descuento.Base desc Parte del importe de la factura,

sobre la cual se concederádescuento. El importe se entiendesiempre en la moneda deldocumento.

15 Opcional

Bloqueo pago Indica el motivo por el cual undocumento se ha bloqueado parael pago, si está en blanco eldocumento no está bloqueado ypodrá pagarse.

2 Opcional

Asignación La asignación es una información

adicional en la posición deldocumento. El contenido delcampo puede ser definido deforma automática por el sistemapor medio del campo Clave declasificación o bien, ser introducido manualmente por elusuario.

18 Opcional

Texto Texto explicativo para posición dedocumento

50 Opcional

Ref. fact Para posiciones de documentoque están relacionadas con otra

posición de documento, estecampo contiene el número deldocumento de interlocutor

10 Opcional

Vía de pago Vía de pago a través de la cualdebe pagarse esta partida.

1 Obligatorio

ClvCT (de lasiguiente posición)

Clave de contabilización queindica si será un cargo o abono ya que clase de cuenta (Deudor,Acreedor, cuenta de mayor, etc)En esta pantalla que es lasegunda posición se deberegistrar la contrapartida del

Acreedor, es decir un cargo a lacuenta de mayor de gastosrepresentada por la clave “40”

2 Obligatorio

Cuenta (de lasiguiente posición)

Número de la cuenta de mayor que refleja la contrapartida delAcreedor, es decir la cuenta degasto.

10 Obligatorio

Ind. CME (de la En caso de que se tengan 1 Opcional

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siguiente posición) configuradas las Operaciones deMayor Especial como anticipos.


P (9)

Después de ingresar los campos necesarios oprima enter para indicar los datos de lasegunda posición como muestra la pantalla (10):

P (10)

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Nombre del campo Descripción Longitud ObservacionesImporte Importe de la posición de

documento en la moneda deldocumento.

10 Obligatorio

Ind. impuestos Clave del indicador de impuestosque desee que el sistema calcule

2 Obligatorio

Centro de coste Clave del centro de costos dondese registrará el gasto en lacontabilidad de costos

10 Obligatorio

Texto Texto deseado para la posición 2 50 Opcional


P (11)

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Para visualizar los datos de presupuestos de un enter y Oprima el botón yaparecerá la siguiente pantalla (12)

P (12)

En esta pantalla podemos ver que los campos de presupuestos los registró el sistemaautomáticamente, Complete los campos de “fondo y “área funcional”. Oprima el botón

.

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Hasta este momento ya se registraron las dos posiciones del documento y puedecontabilizarse, si antes desea visualizar la póliza que se registraría al contabilizar,seleccione el menú “Documento/Simular” como muestra la siguiente pantalla (13)

P (13)

Al seleccionar este menú nos aparece la siguiente pantalla (14)

P (14)

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Esta es la póliza que nos crearía por lo que si desea contabilizarla oprima el botón enel inferior de la pantalla aparecerá el mensaje

.

VISUALIZAR DOCUMENTOS PRELIMINARES

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Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Documento Documentos preliminares FBV3 - Visualizar

Al acceder la ruta antes mencionada o a la transacción “FBV3”nos aparecerá la siguientepantalla (15):

P (15)

Ingrese la Sociedad, el número de documento preliminar que desea visualizar y el

ejercicio en que se registró el documento como muestra la pantalla anterior.

Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón enter y podremosvisualizar yen su caso modificar el documento preliminar, mostrándonos la siguiente pantalla (16):

Nota: Si no conoce el número de documento que desea visualizar oprima el botón

y delimite por fechas, clases de documentos, referencias, usuarios,para que el sistema muestre la lista de los documentos que cumplan con esascaracterísticas, posteriormente seleccione el documento que desea visualizar.

P (16)

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Este es el documento donde puede visualizar los datos registrados. Si desea hacer alguna modificación al documento, regrese a la pantalla (15) y en menú seleccione“Documento/Modificar” como muestra la siguiente pantalla (17):

P (17)

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Damos un clic en “Modificar” y nos muestra la siguiente pantalla (18), en la cual podemosmodificar, corregir, registrar nuevos datos.

P (18)

Al tener ya el documento corregido se procede a contabilizar en forma definitiva

oprimiendo el siguiente botón y ahora si el documento quedara registradoen la contabilidad mostrándonos el siguiente mensaje en la pantalla (19)

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P (19)

VISUALIZAR DOCUMENTO CONTABILIZADO DE ACREEDOR

Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedor Documento FB03 – Visualizar

Nos aparece la siguiente pantalla (20)

P (20)

Ingrese el número de documento que desea visualizar, la sociedad y el ejercicio en que seregistró el documento como muestra la pantalla anterior.

Presione el botón de enter y nos aparecerá la siguiente pantalla (21)

Nota: Si no conoce el número de documento que desea visualizar oprima el botón

y delimite por fechas, clases de documentos, referencias, usuarios,para que el sistema muestre la lista de los documentos que cumplan con esascaracterísticas, posteriormente seleccione el documento que desea visualizar.

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P (21)

Esta pantalla muestra la póliza contable del documento, si desea visualizar el detalle dealguna posición oprima dos veces en la línea deseada. Si desea visualizar la póliza conuna vista distinta donde se muestran los datos de presupuestos y costos seleccione en elmenú “Documento/presentación preliminar” como muestra la pantalla (22)

P (22)

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Después de seleccionar el menú indicado aparecerá la siguiente pantalla (23)

P (23)

Oprima el botón para seleccionar la vista de Presupuestos y nos aparecerála siguiente pantalla (24)P (24)

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Seleccione el primer renglón y oprima dos veces en él, nos aparecerála siguiente pantalla (25)

P (25)

Este documento nos muestra la póliza contable con los datos que afectó en las 3contabilidades (financiera, presupuestal y de costos)

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DOCUMENTOS PRELIMINARES ACREEDORES

Cod y Nom: FBV0 – Contab./borrar Proceso: Contabilizar ó borrar documento preliminar Acreedores.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Documento

Documentos preliminares FBV0 – Contab./borrar.

Si deseamos contabilizar o borrar un documento preliminar, podemos acceder a la rutaanterior donde nos presenta la siguiente pantalla (26):

P (26)

Ingresar la sociedad FI en la que se registró el documento preliminar, así como el númeroasignado por el sistema al documento preliminar y el año en que se registró. Después dellenar dichos datos, oprimir el botón , lo cual nos lleva a la siguiente pantalla (27):

P (27)

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Aquí se tienen varias opciones. La primera, en caso de que se decida contabilizar

definitivamente el documento preliminar, oprimir el botón , si no se deseacontabilizar aún pero sí se realizaron cambios al documento los cuales desee guardar oprima el botón

BORRAR DOCUMENTO PRELIMINAR ACREEDORES

En caso de que se desee borrar el documento preliminar, oprimir en el menú de lapantalla, “Documento / Borrar documento preliminar”, como se muestra en la pantalla (28):

P (28)

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Al seleccionar el menú anterior nos mostrará la siguiente pantalla (29)

P (29):

Oprima el botón y nos mostrará el siguiente mensaje en el fondo de lapantalla:.

RECHAZAR DOCUMENTO PRELIMINAR ACREEDORES

Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Documento Documentos preliminares

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FBV6 – Rechazar.

Al acceder a la ruta anterior nos presenta la siguiente imagen, donde nos muestra lapantalla (30):

P (30)

Ingresar la sociedad FI en la que se registró el documento preliminar, así como el númeroasignado por el sistema al documento preliminar y el año en que se registró. Después de

llenar dichos datos, oprimir el botón , lo cual nos lleva a la siguiente pantalla (31):

P (31)

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Para rechazar el documento preliminar seleccionado oprimir el botón y nosregresará a la pantalla inicial quedando como rechazado el documento el cuál ya no podrácontabilizarse debido al rechazo.

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CONTABILIZACION ACREEDORES (ABONO)

Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización FB65 – Abono.

Al acceder a la ruta anterior o a la transacción “FB65” nos presenta la siguiente imagen,donde nos muestra la pantalla (32):

P (32)

NOTA: Esta pantalla tiene los mismos campos que la FB60 Factura acreedor. Al tener completos estos datos se puede proceder ya sea a grabar directamente el documento ograbarlo de forma preliminar.

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También se puede realizar el registro de forma preliminar desde la transacción FV65 en laruta:

Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Entrada

preliminar

FV65 – Tratar o registrar en forma preliminar el abono.

Existe otra transacción donde También se puede realizar el registro de un abono donde loque cambia es que se puede especificar la clase de documento así como la clave decontabilización y además el layout y el llenado de los datos es diferente. En la ruta:

Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización F-41 - Abono

general

Al acceder a la ruta anterior o a la transacción “F-41” nos muestra la pantalla (33)

P (33)

NOTA: Esta pantalla tiene los mismos campos que la F-43 (Factura general).

Al tener completos estos datos como se indica en la parte del proceso antes mencionado,se puede grabar directamente el documento o grabarlo de forma preliminar.

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Si desea grabarlo de forma preliminar puede también hacerlo desde la transacción “F-63”en la ruta:

Menú SAP

Finanzas

Gestión financiera

Acreedores

Contabilización

Entrada preliminar F-63 - Entrada preliminar de facturas general

CONTABILIZACION SALIDA DE PAGOS

Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización Salida de pagos F-53 – Contabilizar.

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P (34)

En la pantalla anterior debe registrar los siguientes campos:

Campo Descripción Longitud ObservacionesFecha documento Fecha del documento

original a registrar 10 Obligatorio

Clase de documento El sistema lo propone sinembargo puedeconsultarse con la tecla F4.

2 Obligatorio

Sociedad Es la sociedad FI en la quese realiza el registro. 4 Obligatorio

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Fecha contab. Fecha en que afecta losregistros contables.

20 Obligatorio

Período Es el mes en el que seregistra el pago.

2 Obligatorio

N° documento Número del documento

contable 10 OpcionalReferencia Dato que identifique el

documento a registrar.20 Opcional

Texto de Cabecera Concepto al que se refiereel registro del apuntecontable

25 Opcional

Texto compens. Se toma para todas lascontabilizaciones decompensación que secreen.

25 Opcional

Datos bancariosCuenta Cuenta de mayor de la que

va a salir el pago. 10 ObligatorioImporte Importe del apunte a la

cuenta de mayor.10 Obligatorio

Fecha valor Fecha en que se emite elpago

10 Obligatorio

Selección departidas abiertasCuenta Número del Acreedor al

que se le realiza el pago.10 Obligatorio

Indicado CME En caso de que se tenganconfiguradas Cuentas deMayor Especial.

1 Opcional

Pantalla 35 con campos registrados

P (35)

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Al tener completos estos datos oprimir el botón ó y nos mostrará lasiguiente pantalla (36):

P (36)

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Esta pantalla nos muestra todas las facturas que el Acreedor tenga contabilizadaspendientes de pago. De entrada el sistema tiene seleccionado en azul todas las partidas

por lo que en el campo “Asignados” aparece el monto de la suma todas esas facturas.Para deseleccionarlas oprima en cada monto dos veces hasta que el color esté en negro

o si desea hacerlos todos de una sola vez oprima el botón “marcar todo “ y

posteriormente oprima el botón para que todas las partidas queden de color negro como muestra la siguiente pantalla (37):

P (37)

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Note que antes de seleccionar en azul la partida a pagar, en la parte inferior derecha dela pantalla nos refiere un importe entrado (2,5000) que es el importe que ingresamos en lapantalla incial, un importe asignado de (0.00)ya que no está seleccionada ninguna factura

a pagar y un importe sin asignar, (25,000.00).

En la pantalla anterior seleccione la partida que desee pagar dando doble clic sobre elimporte, éste se pondrá de color azul como se muestra en la siguiente pantalla P (38).

P (38)

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Note que el importe asignado se modificó (25,000.00) y el importe sin asignar (0.00). Sibien en este ejemplo se paga una sola partida, se pueden pagar múltiples partidas,siempre y cuando la cantidad entrada sea la misma que la cantidad asignada que, parapoder continuar con el proceso, es imperativo que el importe sin asignar no sea diferente

a (0.00).

Una vez seleccionadas las partidas a pagar, vaya al menú Documento, Simular, paracomprobar que el documento este correctamente estructurado como muestra la pantalla(39)

P (39)

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Al seleccionar el menú indicada nos mostrará la siguiente pantalla ( 40)

P (40)

En esta pantalla podemos visualizar la póliza contable que se registraría en caso de

contabilizar el documento, si se verificó que está correcto oprimir el botón y los datosserán guardados y el sistema generara un número de documento contable que apareceráen la barra inferior de la pantalla .

PAGOS PARCIALES

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Al acceder a la ruta anterior nos presenta la misma pantalla del proceso anterior P (34),donde debe registrar los mismos campos que la pantalla (35).


P (41)

Al tener completos estos datos oprimir el botón ó y posteriormente situarse

en la pestaña de y nos mostrará la pantalla (42):

P (42 )

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Esta pantalla nos muestra las partidas que tiene el acreedor pendientes de pago, por loque debemos seleccionar en azul la partida que se desee pagar de forma parcial.En el campo de “Importe pago” ingresar el monto que desea pagar de la partidaseleccionada.

Nota: En la pantalla podemos visualizar que el “importe entrado” es de (100), el importede “asignados” es (230) y “sin asignar” es (130).

En este caso en la pantalla inicial se ingresó el importe de $100.00, por lo que en elcampo “Importe de pago” se debe ingresar ese mismo monto como muestra la siguientepantalla (43):

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P (43)

Ahora podemos visualizar que cambiaron los importes, el “importe entrado” es de (100),el importe de “asignados” es (100) y “sin asignar” es (0) por lo que puede contabilizar el

documento oprimiendo el botón y el sistema enviará el siguiente mensaje en la parte

inferior de la pantalla:

PARTIDA RESTO

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Al acceder a la ruta anterior nos presenta la misma pantalla del proceso anterior P (34),donde debe registrar los mismos campos que la pantalla (35).

Pantalla 44 con campos registrados

P (44)

Al tener completos estos datos oprimir el botón ó y posteriormente situarseen la pestaña de y nos mostrará la pantalla (45):

P (45)

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En este caso pagaremos $200 del documento 190000000001, que fue el importe entradoen la pantalla inicial, pero como el total de la factura es de $230, se indicará la sistemaque cree una nueva partida por $30, poniendo este monto en el campo de “Partida rest”pero con signo negativo como muestra la siguiente pantalla (46)

P (46)

En esta pantalla podemos visualizar que el “importe entrado” es de (200), el importe de“asignados” es (200) y “sin asignar” es (0.00), lo que significa que ya puede contabilizarse

el documento. Oprima el botón y aparecerá la siguiente pantalla (47):

P (47)

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Aún no se ha contabilizado el documento ya que el sistema indica en la parte inferior de lapantalla “Por favor, corrija las posiciones marcadas” y señala en azul la posición que debemodificarse. Oprima dos veces en esa posición y únicamente debe indicarse el texto en elcampo de “Texto” como muestra la siguiente pantalla (48)

P (48)

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Ya que ingresó el texto oprima el botón para contabilizar el documento de pago y elsistema creará un numero de documento financiero indicando el siguiente mensaje en laparte inferior de la pantalla .

SALIDA DE PAGOS CON IMPRESIÓN DE FORMATOEn el caso de que se desee imprimir el medio de pago (cheque), acceder a la siguientetransacción:

Cod y Nom: F-58 – Contab.+ impr.form.Proceso: Contabilización mas impresión de pago de Acreedor.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización

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Salida de pagos F.58 – Contab.+ impr.form.

Este manual tiene por objetivo mostrar de forma clara y sencilla el proceso mediante el

cuál se realizan pagos manuales e impresión de cheques o cualquier otro formulario.


P (49)

En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo Descripción Longitud Observaciones

Sociedad Coloque la sociedad querealizará el pago. 4 ObligatorioVía de Pago Coloque la clave que identifica a

la vía de pago deseada.1 Obligatorio

Banco propio Coloque el banco propio con elque se desee realizar el pago

5 Obligatorio

No. De Remesade Cheque

Coloque el número de la remesade cheque que corresponda.

4Opcional

Formulario En caso necesario, puedeagregar manualmente el

16 Opcional

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alternativo formulario deseado.

Impresora ParaFormulario

Coloque la impresora en la quedesea imprimir.

30Obligatorio

Control deSalida

Marque la casilla de verificaciónimpresión inmediata. O en su

defecto la que mas le convenga.

-Opcional

Pantalla (50) con campos registrados;

P (50)

Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón para acceder ala pantalla (51):

P (51)

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En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos:

Campo Descripción Longitud ObservacionesFechadocumento

Fecha en la que referimoscuando se creó el documento.

10Obligatorio

Fecha decontabilización

Fecha en la que se va acontabilizar el documento

10Obligatorio

No. DeDocumento

Debe dejarse en blanco, lo colocael sistema de manera automática.

10N/A

Referencia Coloque un número de referenciacomo se haya definido en las

políticas internas.

16Opcional

Txt. Cab. Dedocumento

Coloque un texto que describa loque se esta realizando con estedocumento.

30Opcional

Moneda Coloque la clave de la monedaen la que se llevará a cabo laoperación

4Obligatorio

Importe Capture el importe a pagar. 16Opcional

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Cuenta(Receptor delpago)

Capture el número de acreedor alcuál se efectuará el pago.

16 Obligatorio

Indicador CME En caso de que la partida a pagar cuente con un indicador de mayor

especial, colóquelo en estecampo

10 Opcional

Pantalla (52) con campos registrados;

P (52)

Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón para acceder ala pantalla (53)

P (53)

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Esta pantalla nos muestra todas las facturas que el Acreedor tenga contabilizadaspendientes de pago. De entrada el sistema tiene seleccionado en azul todas las partidaspor lo que en el campo “Asignados” aparece el monto de la suma todas esas facturas.Para deseleccionarlas oprima en cada monto dos veces hasta que el color esté en negro

o si desea hacerlos todos de una sola vez oprima el botón “marcar todo” y

posteriormente oprima el botón para que todaslas partidas queden de color negro y posteriormente seleccione la partida que desee

pagar dando doble clic sobre el importe hasta que quede de color azul como se muestraen la siguiente pantalla P (54). Note que en la parte inferior izquierda de la pantalla nosrefiere un importe entrado (180.00), un importe asignado de (1850 ) ya que estánseleccionadas todas las partidas en azul y un importe sin asignar, (1670).

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P (54)

Note que el importe asignado se modificó (180.00) y el importe sin asignar (0.00). Si bienen este ejemplo se paga una sola partida, se pueden pagar múltiples partidas, siempre ycuando la cantidad entrada sea la misma que la cantidad asignada que, para poder continuar con el proceso, es imperativo que el importe sin asignar no sea diferente a(0.00).

Una vez seleccionadas las partidas a pagar, vaya al menú Documento, Simular, paracomprobar que el documento este correctamente estructurado. P (55)

P (55)

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Al seleccionar el menú indicado nos mostrará la siguiente pantalla (56)

P (56)

En esta pantalla podemos visualizar la póliza contable que se registraría en caso decontabilizar el documento, si se verificó que está correcto oprimir el botón y los datosserán guardados y el sistema generara un número de documento contable que aparecerála siguiente pantalla (57)

P (57)

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Oprima el botón y el sistema enviará le siguiente mensaje en el inferior de la pantalla

, lo que significa que al momento de contabilizar mandó imprimir el cheque. Para visualizar las ordenes de impresión puede ingresar a la transacción“SP01” donde mostrará la siguiente pantalla (58)

P (58)

Oprima el botón para que el sistema muestre las ordenes spool según el usuario y lafecha que especifique y aparecerá la siguiente pantalla (59)

P (59)

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Para visualizar la impresión seleccione la orden spool marcando el cuadro de lado

izquierdo y oprimiendo el botón y aparecerá la pantalla (60) que muestra la

impresión según el formato indicado en la pantalla inicial.

P (60)

ANULAR COMPENSACION

En caso de que se desee anular la compensación del pago, acceder a la siguientetransacción:

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Cod y Nom: FBRA – Anular compensaciónProceso: Anulación de compensación de pago de Acreedor.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Documento

FBRA – Anular compensación.

Al acceder a la ruta anterior nos presenta la siguiente imagen, donde nos muestra lapantalla (61)

P (61):

El sistema propone el último documento de compensación pero si desea anular otroingrese el número en el campo “Doc. Compensación”, así como la sociedad y ejercicio en

que se registró el documento. Después de llenar los datos requeridos, oprimir el botónpara anular el documento de compensación creado al registrar el pago del Acreedor yaparecerá la siguiente pantalla (62)

P (62)

En esta pantalla tiene dos opciones: Si oprime el botón el sistemaúnicamente anulará la compensación entre el documento de la factura y el documento depago pero dejará las partidas abiertas de estos dos documentos para compensarlosnuevamente con el documento deseado, pero si oprime el botón

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además de anular la compensación entre el documento de factura y el documento depago, también anulará éste último, dejando únicamente abierta la partida del documentode factura lista para poder pagarla de nuevo.

En este caso anularemos únicamente la compensación oprimiendo el botóny aparecerá el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla:

.

Si entramos a visualizar el estado de cuenta del acreedor en la transacción “FBL1N -Visualizar/Modificar partidas”, podemos visualizar en la pantalla (63) que ahora losdocumentos de factura 1900000003 y de pago 150000000003 siguen como partidasabiertas con estatus en semáforo rojo, es decir ya no están compensadas debido a que seanuló esa compensación pero aun existen los dos documentos.

P (63)

Observemos en la pantalla anterior que los documentos con estatus de semáforo verdeson los que ya están compensados, por ejemplo la factura 1900000004 está compensadacon el documento de pago 1500000004 y el documento de compensación es el mismoque el de pago. Si ingresamos el número de documento 1500000004 en la pantalla

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inicial como muestra la pantalla (64) y se oprime el botón para anular además de la compensación el documento de pago nos mostrará la pantalla (65)

P (64)

Al momento de indicarle al sistema que queremos anular también el documento de pago,nos muestra la siguiente pantalla (65)

P (65)

Esta pantalla nos pide un motivo de anulación en el campo “motiv.anulación” por lo quedebe ingresarlo. Los campos de “fecha de contabilización” y “Período contable” puededejarlos en blanco lo que indicará que la anulación se contabilizará con la misma fechadel documento original, si desea hacer la anulación con otra fecha ingrésela en los

campos mencionados y oprima el botón y aparecerá la siguiente pantalla (66)

P (66)

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Este mensaje nos indica que ya se realizó la anulación de la compensación. Oprima el

botón y aparecerá la siguiente pantalla (67)

P (67)

Esta pantalla nos indica que también se anuló el documento de pago y por lo mismo creóun número de documento de anulación que es el 1700000001. El documento de pagooriginal 1500000004 debe descompensarse de la factura y compensarse con el nuevodocumento de anulación.

Si se visualiza el estado de cuenta del acreedor aparecerá de la siguiente forma comomuestra la pantalla (68):

P (68)

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En esta pantalla podemos ver que el documento de pago 1500000004 se descompensó

del documento de factura pero como éste documento fue anulado, se compensóautomáticamente con el documento de anulación 1700000001 pudiendo visualizarlos conestatus de semáforo verde, dejando abierta únicamente la partida del documento defactura 1900000004 con estatus de semáforo rojo.

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ANULACION INDIVIDUAL DE DOCUMENTOS

Cod y Nom: FB08 – Anulación individual

Proceso: Anulación individual de documento de Acreedor.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Documento

Anular FB08 – Anulación individual.

Al acceder a la ruta anterior o a la transacción “FB08”nos presenta la siguiente pantalla(69):

P (69)

Ingresar el número de documento que se desea anular, así como la sociedad en la que seregistró y el ejercicio. En la sección de “Datos de contabilización de anulación” ingresar enel campo de “Motiv.anulación” la razón por la cual se anula, el sistema propone laanulación “01.- Anulación en el período actual.

En este caso anularemos el documento de factura 1900000004 que quedó abierto en elproceso anterior como muestra la pantalla (70)

P (70)

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Una vez ingresado los datos anteriores, oprimir el botón para contabilizar la anulación

y en la pantalla inferior aparece el mensaje .

Al anular el documento de factura original, el sistema creó un número de documento deanulación que es el 1700000002. El documento de de factura original debe aparecer ahora en estatus de compensado (semáforo verde) compensado con el nuevo documentode anulación.

Si se visualiza el estado de cuenta del acreedor aparecerá de la siguiente forma comomuestra la pantalla (71):

P (71)

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En ésta pantalla podemos visualizar el documento de factura original 1900000004 (clasede documento KR) compensado con el documento de anulación 1700000002 (clase dedocumento KA)

ANULACION EN MASA DE DOCUMENTOS

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En caso de que se desee anular más de un documento, utilizar la siguiente transacción:

Cod y Nom: F.80 – Anulación en masa

Proceso: Anulación en masa de documentos de Acreedor.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Documento Anular F.80 – Anulación en masa.

Al acceder a la ruta anterior o a la transacción “F.80” nos presenta la siguiente pantalla(72):

P (72)

Ingresar la sociedad en la que se desea anular los documentos, así como el rango dedocumentos que se desea anular y el ejercicio en el que fueron registrados. Al igual queen la anulación individual, ingresar el motivo de anulación. Si se desea validar

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previamente que los documentos que se van a anular son los correctos, marcar el campocomo muestra la siguiente pantalla (73)

P (73)

Oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (74)

P (74)

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En la pantalla anterior el sistema nos indica en la parte de arriba los documentos que sipueden anularse y en el cuadro de abajo los que no y la razón. Si la información es

correcta, volver a la pantalla anterior oprimiendo . Desmarcar el botóny oprimir nuevamente el botón para que ahora si anule losdocumentos como muestra la pantalla (75)

P (75)

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En esta pantalla podemos ver que ahora si realizó las anulaciones de los documentos quese permitían anular indicándonos el número de documento con el que fueron anulados(1700000003, 4 y 5)

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CONTABILIZACION ANTICIPOS

Cod y Nom: F-47 – Solicitud

Proceso: Solicitud de anticipos de Acreedor.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización

Anticipo F-47 – Solicitud.

SOLICITUD DE ANTICIPOS

Esta transacción nos sirve para registrar solicitudes de anticipo a algún acreedor, como sunombre lo indica es una solicitud por lo que ésta operación es estadística, es decir aún noafectará a la contabilidad financiera ni a la contabilidad de presupuestos. Este documentose crea como una petición de anticipo pero posteriormente deberá pagarlo.

Al acceder a la ruta anterior o a la transacción F-47 nos presenta la siguiente pantalla(76):

P (76)

Los campos que debe ingresar en la pantalla anterior son los siguientes.:



Clase de documento El sistema propone laclase (KA) sin embargopueden consultarse las

2 Obligatorio

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opciones con la teclaF4.

Sociedad Es la sociedad FI en laque se realiza elregistro.

4 Obligatorio

Fecha contab. Fecha en que afectalos registros contables.

10 Obligatorio


2 Obligatorio

Moneda Clave de la moneda enque será registrado elmovimiento

3 Obligatorio

N° documento Número del documentocontable

10 Opcional

Referencia Dato que identifique eldocumento a registrar. 20 Opcional

Texto de Cabecera Concepto al que serefiere el registro delapunte contable

25 Opcional

Cuenta (Acreedor) Número de Acreedor que solicita el anticipo.

10 Obligatorio

In.CME dest. Indicador de mayor especial de Anticipos(A)

1 Obligatorio

Pantalla (77) con campos registrados:

P (77)

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Al tener completos estos datos oprimir el botón . Nos mostrará la siguiente pantalla(78)

P (78)

Los campos que debe ingresar en la pantalla anterior son los siguientes.:

Campo Descripción Longitud ObservacionesImporte Importe del anticipo a

realizar al acreedor 13 Obligatorio

Vence el Fecha a la que serefieren los datos parael vencimiento deldescuento y elvencimiento del pagoneto. Este es el casoen posiciones dedocumento en cuentasde terceros. Enposiciones dedocumento en cuentasde mayor la partida

10 Obligatorio

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para esta fecha venceinmediatamente ya queno existen datos dedescuento.

Bloqueo pago Indicador para bloquear el pago de esta partida.Si se deja en blanco elpago está autorizado.

4 Opcional

Fondos Fuente definanciamiento ( dedónde proviene eldinero que se estágastando)

10 Obligatorio

Ce gestor Unidad responsable delgasto (si indica el

centro de costo,automáticamente elsistema llenará estecampo)

2 Obligatorio

Texto Concepto al que serefiere el registro delapunte contable

25 Opcional

Centro Coste Unidad responsable delgasto en la contabilidadde costos

20 Opcional

Pospre Rubro de gastos oingresos (paraanticipos utilizar lapospre “ANTICIPOS”)

25 Opcional


P (79)

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Una vez capturados todos los datos anteriores, oprimir el botón para contabilizar lasolicitud de anticipo. Nos mostrará el siguiente mensaje:, Si desea visualizar el documento creado en el

menú superior de la pantalla seleccione Documento/Visualizar como muestra la siguientepantalla (80)

P (80)

Al seleccionar el menú indicado nos mostrará la siguiente pantalla (81):

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P (81)

Esta pantalla nos muestra una sola posición, es decir la del anticipo al acreedor, no haafectado a la contabilidad ya que es una operación estadística, es por eso que notenemos una póliza de cargo y abono como cualquier documento contable.

Ya que tiene la solicitud de anticipo, puede realizar el pago del mismo en la corrida depagos automática (transacción F110) ya que ésta partida aparecerá para pago cuando sepaguen las partidas automáticas de este acreedor, ó en la salida de pagos manuales en la

transacción “ F-53”, si lo hace por ésta última debe especificar el Indicador de mayor especial “F” de solicitud de anticipo como muestra la siguiente pantalla (82)

P (82)

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Oprima el botón y aparecerá la siguiente pantalla (83)

P (83)

En esta pantalla nos aparece el documento 1700000007 de solicitud de anticipo,

selecciónelo y oprima el botón para contabilizar el pago.

ANTICIPO ACREEDOR

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Cod y Nom: F-48 – AnticipoProceso: Solicitud de anticipos de Acreedor.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización

Anticipo F-48 – Anticipo

Existe una transacción donde puede registrar el anticipo y pagarlo directamente en elmismo paso, es decir una transacción donde ahora sí afectará la contabilidad ya quedesde esa misma se indica la cuenta del banco de donde se pagará el anticipo y la cuentadel acreedor que lo recibirá.

Al acceder a la ruta anterior o a la transacción “ F-48” nos presenta la pantalla (84):

P (84)

Los campos que debe ingresar en la pantalla anterior son los siguientes:



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Clase de documento El sistema propone laclase (KA) sin embargopueden consultarse lasopciones con la teclaF4.

2 Obligatorio


4 Obligatorio


10 Obligatorio


2 Obligatorio


3 Obligatorio


10 Opcional

Referencia Dato que identifique eldocumento a registrar.

20 Opcional


25 Opcional


10 Obligatorio

In.CME dest. Indicador de mayor especial de Anticipos(A)

1 Obligatorio

Cuenta (banco) Cuenta del banco dedonde saldrá el dineroa pagar al proveedor

10 Obligatorio

Importe Importe que sacará dela cuenta del banco

13 Obligatorio

Fecha valor La fecha valor se utilizaen la cuentas bancariasy transitorias (Elsistema propone lafecha del día)

10 Obligatorio


P (85)

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Oprima el botón enter y aparecerá la siguiente pantalla (86)

P (86)


Campo Descripción Longitud Observaciones

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Importe Importe del anticipo arealizar al acreedor

13 Obligatorio

Vence el Fecha a la que serefieren los datos parael vencimiento del

descuento y elvencimiento del pagoneto. Este es el casoen posiciones dedocumento en cuentasde terceros. Enposiciones dedocumento en cuentasde mayor la partidapara esta fecha venceinmediatamente ya queno existen datos de

descuento.

10 Obligatorio

Bloqueo pago Indicador para bloquear el pago de esta partida.Si se deja en blanco elpago está autorizado.

4 Opcional

Fondos Fuente definanciamiento ( dedónde proviene eldinero que se estágastando)

10 Obligatorio

Ce gestor Unidad responsable delgasto (si indica elcentro de costo,automáticamente elsistema llenará estecampo)

2 Obligatorio

Texto Concepto al que serefiere el registro delapunte contable

25 Opcional

Centro Coste Unidad responsable delgasto en la contabilidadde costos

20 Opcional

Pospre Rubro de gastos oingresos (si no conocela pospre de gastoingrese “ANTICIPOS”)

25 Opcional


P (87)

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Oprima el botón para contabilizar el anticipo, aparecerá el siguiente mensaje en elinferior de la pantalla solamente es

un mensaje de advertencia, para seguir con la contabilización oprima el botón enter ,en la parte inferior de la pantalla el sistema muestra el siguiente mensaje

Si desea visualizar la póliza contable que se registró con esta operación seleccione elmenú de la pantalla superior: “Documento/Visualizar” como muestra la pantalla (88)

P (88)

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Al seleccionar el menú indicado aparecerá la siguiente pantalla (89)

P (89)

Esta pantalla muestra la póliza que afectó a la contabilidad, con un abono a la cuenta debancos y un cargo a la cuenta del acreedor. Esta es únicamente la contabilización delpago en el sistema pero si desea pagar con cheque debe ir a la transacción “FBZ5 –Imprimir formulario p. documento de pago” como muestra la pantalla (90)

P (90)

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En esta pantalla debe ingresar el número de documento de pago al que desea emitirle elcheque en el campo “No. Documento”, ingrese también los campos de “Sociedad”,”Ejercicio”, “vía de pago”, “No. De remesa de cheques”, el “formulario alternat”. con el quese desea imprimir y la “impresora p. formul” donde saldrá la impresión del cheque.Ya que ingresó los datos del cheque, en el menú superior seleccione “Cheque/ Imprimir”como muestra la siguiente pantalla (91)

P (91)

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El sistema enviará el mensaje en el inferior de lapantalla lo que significa que el cheque se está imprimiendo, si desea puede visualizar su

orden spool en la transacción “SP01”

COMPENSACION ANTICIPO ACREEDOR

Para compensar los anticipos pagados al areedor es a través de la siguiente transacción:

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Cod y Nom: F-54 – CompensaciónProceso: Compensación de anticipos de Acreedor.Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización

Anticipo F-54 – Compensación.

Al acceder a la ruta anterior o a la transacción “F-54” nos presenta la siguiente pantalla(92):

P (92)




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Clase de documento El sistema propone laclase (KA) sin embargopueden consultarse lasopciones con la teclaF4.

2 Obligatorio


4 Obligatorio


10 Obligatorio


2 Obligatorio


3 Obligatorio


10 Opcional

Referencia Dato que identifique eldocumento a registrar.

20 Opcional


25 Opcional


10 Obligatorio

Factura (facturacorrespondiente)

Numero de la facturacontable que deseacompensar con esteanticipo

10 Opcional

Texto (datos paralas posiciones detraslado)

Texto explicativo paraposición de documento. 50 Opcional

Nota: cuando se registra una factura aun acreedor al cual ya se le ha realizado unanticipo el sistema manda el siguiente mensaje como muestra la pantalla ( 93)

P (93)

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P (94)

Oprimir el botón , nos aparecerá la siguiente pantalla (95):

P (95)

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En esta pantalla nos muestra los anticipos que tiene registrados el Acreedor, en lacolumna de “importe” nos muestra el total de anticipos del Acreedor, la columna “Importe

disponible” nos dice cuanto aún no se ha aplicado o compensado con alguna factura odocumento, y en la columna “traslado” es donde vamos a ingresar el importe quequeremos compensar contra el pago de alguna factura del Acreedor. Se puede poner eltotal del importe disponible o solo una parte.

Seleccione la fila del anticipo que desea tratar oprimiendo el cuadro de la izquierda eindique el monto a compensar en el campo “Traslado” de la factura indicada en lapantalla inicial como muestra la siguiente pantalla (96)

P (96)

Oprima el botón y el sistema enviará el siguiente mensaje en la parte inferior de la

pantalla . Esto indica que el anticipo

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1500000005 ha sido compensado con la factura 1900000009 por un importe de $1500,quedando un restante del anticipo de $1500.La factura 1900000009 fue creada por $2300, y se compensó contra el anticipo por $1,500, lo que indica que cuando la factura se pague únicamente será por el resto queson $800.

Si deseamos visualizar el documento contable que nos generó ésta operación seleccionedel menú superior de la pantalla “Documento/Visualizar” como muestra la siguientepantalla (97)

P (97)

Al seleccionar el menú indicado aparecerá la siguiente pantalla (98)

P (98)

Esta pantalla nos muestra la póliza contable registrada al compensar el anticipo.

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Cuando desee compensar otro anticipo al acreedor visualizará la pantalla (99) de lasiguiente forma:

P (99)

Como se puede observar ahora el campo de “importe disponible” cambió a $1,500, ya queen el paso anterior se compensó ese importe.

FI-AP_01

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