Fesabid2015 JAAlonso EstrategiasCumplimientoRequisitos.desbloqueado

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1La nueva ISO 9001:2015 ‖ 29 de mayo de 2015

La nueva ISO 9001:2015

Estrategias para abordar el cumplimiento

de los requisitos de la información documentada

con el apoyo de la norma ISO 30301

José Alberto Alonso [email protected]

www.eblagestiodocumental.cat www.iso30300.es www.informaciondocumentada.es




Requisitos de la documentación de los sistemas de gestión

Las normas de sistemas de gestión ISO requieren documentar el sistema para:

> dar soporte a la realización de los procesos y tener la seguridad de que los procesos se

han llevado a cabo como estaban planificados;

> comunicar al personal la forma en que se llevarán a cabo las actividades del sistema;

> proporcionar evidencias de los resultados de las actividades y del cumplimiento de los

requisitos especificados;

> suministrar información para la mejora continua del sistema;

> proporcionar una base para auditar el sistema.




Información documentada | Definición

Información que requiere ser controlada y mantenida por una organización y el medio de

soporte que la contiene.

Nota 1: La información documentada puede estar en cualquier formato o medio de soporte y

provenir de cualquier fuente.

Nota 2: La información documentada puede hacer referencia a:

– el sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados;

– la información creada para que la organización lleve a cabo sus operaciones (documentación);

– la evidencia de los resultados obtenidos (registros).




Creación y actualización

Cuando se crea o actualiza la información documentada la organización debe garantizar

adecuadamente:

a) la identificación y descripción (p. ej., un título, fecha, autor o número de referencia);

b) el formato (p. ej., idioma, versión del software, gráficos) y medio de soporte (p. ej.,papel, electrónico);

c) la revisión y aprobación para su idoneidad y adecuación.




Control de la información documentada (i)

La información documentada requerida por el sistema de gestión y por esta Norma

internacional debe estar controlada para garantizar que:

a) está disponible y es apropiada para su uso, dónde y cuándo se necesite;

b) está protegida adecuadamente (p. ej., pérdida de confidencialidad, uso inapropiado opérdida de integridad).

Para el control de la información documentada, la organización debe plantearse las

siguientes actividades, según corresponda:

1) distribución, acceso, recuperación y uso;

2) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;

3) control de cambios (p. ej., control de versiones);

4) retención y disposición.




Control de la información documentada (ii)

La información documentada de origen externo que la organización determine que es

necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión debe ser identificada

según proceda y controlada.

NOTA El acceso implica una decisión con respecto al permiso para solamente ver la informacióndocumentada, al permiso y la autorización para ver y cambiar la información documentada, etc.




ISO 30301. Anexo A – Procesos y controles (i)

A.1 Creación

A.1.1 Determinar qué documentos, cuándo y cómo deben ser creados y capturados

en cada proceso de negocio

A.1.2 Determinar la información sobre el contenido, contexto y control (metadatos)

que debe incluirse en los documentos

A.1.3 Decidir en qué forma y estructura se deben crear y capturar los documentos

A.1.4 Determinar tecnologías apropiadas para crear y capturar documentos




ISO 30301. Anexo A – Procesos y controles (ii)

A.2 Control

A.2.1 Determinar qué información de control (metadatos) debe crearse en los

procesos de gestión de documentos y cómo se vinculará con los documentos

y gestionará al largo del tiempo

A.2.2 Establecer las reglas y condiciones para el uso de los documentos a lo largo

del tiempo

A.2.3 Mantener la usabilidad de los documentos a lo largo del tiempo

A.2.4 Establecer la disposición/eliminación autorizada de los documentos

A.2.5 Establecer las condiciones de administración y mantenimiento de las

aplicaciones de gestión de documentos




Líneas de trabajo

> Utilizar el análisis y descripción de los procesos de negocio para identificar la

información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad o el

sistema integrado de gestión.

> Establecer pautas comunes de creación y actualización y de control de la información

documentada empleando como base el Anexo A de la norma ISO 30301.> Tener en cuenta los requisitos sobre revisión, aprobación, distribución y control de

cambios, sobre todo para la información documentada que hace referencia al sistema

de gestión de la calidad, los procesos relacionados y la forma de llevar a cabo las

operaciones.

> Aumentar la eficacia de los controles de gestión documental incorporando los

resultados de las actividades de evaluación del desempeño y de mejora del sistema

de gestión de la calidad.

> Aprovechar la implantación o adecuación del sistema de gestión de la calidad para

impulsar o consolidar el sistema de gestión documental en toda las áreas o procesos

de la organización.




Muchas gracias por su atención

10 años2005-2015

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