FASE III PLANEACIÓN ACTUALIZACIÓN MECI 2014 · gestión año 2015 Dirección de Planeación...

Oficina de Control Interno

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE PIEDECUESTA PIEDECUESTANA E.S.P.

FASE III

PLANEACIÓN ACTUALIZACIÓN MECI 2014

DECRETO 934 DE 2014

Piedecuesta, 2014


Plan de Actualización Modelo Estándar de Control Interno

Fecha de Inicio: 1 de Junio de 2014 Fecha final Prevista: 31 de Diciembre de 2014 Responsables: Representante Legal: Cesar Tolosa Núñez-Gerente Alta Dirección: (Lideres de Procesos)

RESPONSABLES DE LOS PROCESOS Y AREAS DE LA ENTIDAD

ITEM MAPA PROCESOS PROCESO LIDER DE PROCESO AREA DE LA ENTIDAD

1 PROCESOS

ESTRATEGICOS DIRECCIÓN

ESTRATEGICA

JUNTA DIRECTIVA/GERENTE

GENERAL Dirección de Planeación

2 PROCESOS

ESTRATEGICOS GESTIÓN DE LA

COMUNICACIÓN JEFE OFICINA DE PRENSA

Y COMUNICACIONES Oficina de Prensa y

Comunicaciones

3 PROCESOS

ESTRATEGICOS GERENCIA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA/GERENTE

GENERAL Gerente General

4 PROCESOS

MISIONALES ACUEDUCTO

DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y DIRECTOR

DE OPERACIONES

Dirección de Planeación y Planta de Tratamiento

5 PROCESOS

MISIONALES ALCANTARILLADO

DIRECTOR DE OPERACIONES

Oficina de Redes

6 PROCESOS

MISIONALES ASEO

DIRECTOR DE OPERACIONES

Dirección de Operaciones, Áreas Supervisoras de Barrido, Recolección y

Transporte

7 PROCESOS DE

APOYO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Y DE TALENTO HUMANO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO,

FINANCIERO Y COMERCIAL

Dirección Administrativa y de Talento Humano, Sistemas,

Sui, Archivo, Almacén, Contractual

8 PROCESOS DE

APOYO GESTIÓN

FINANCIERA



Dirección Financiera, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Cobro Coactivo


9 PROCESOS DE

APOYO GESTIÓN

COMERCIAL



Dirección Comercia, Coordinación Comercial,

Facturación, Coordinación PQR, Matriculas, Antifraude-

IANC

10 PROCESOS DE

APOYO GESTIÓN JURIDICA GERENTE GENERAL Oficina Jurídica

11

CONTROL INTERNO DE GESTIÓN, MEDICIÓN Y

ANALISIS

CONTROL INTERNO DE

GESTIÓN

JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA

SUS VECES Oficina de Control Interno

12

CONTROL INTERNO DE GESTIÓN, MEDICIÓN Y

ANALISIS

MEDICIÓN Y ANALISIS

ASESOR CALIDAD Oficina de Calidad

Tabla 1. Responsable por Procesos Representante de la Alta Dirección: Raúl Duran Sánchez-Director de Planeación Equipo MECI:

Nombres Proceso Área Cargo

Betty Johana Rodríguez

Proceso Estratégico

Dirección de Planeación

Contratista Diseño

Jorge Arturo Ochoa Freyre

Medición y Análisis Calidad Contratista Calidad

Sergio Niño Proceso de Apoyo Gestión Administrativa,

Financiera y Comercial

Contratista SUI

Saúl Jerez

Ayala/Salomón Villamizar

Proceso de Apoyo Gestión Administrativa,


Contratista Cobro

Coactivo

Armando Jaimes

Proceso de Apoyo

Gestión Administrativa,


Contratista Sistemas

Sofía Uribe Jaimes

Gestión de la Comunicación

Prensa y Comunicaciones

Contratista de Prensa y

Comunicaciones

Valezca

Suarez/Maira Barajas

Proceso de Apoyo



Contratista de

Tesorería

Janeth Mantilla

Proceso e Apoyo


Contratista Coordinación



Comercial

Diana Díaz/Luis Mayorga

Proceso Misional Dirección de Operaciones

Contratista de Redes

Facilitadores del por Procesos

Nombres Cargo

Blanca Mary Araque Dirección Administrativa y de Talento Humano

Plan de Trabajo Actualización MECI


No

FA

SE DESCRIPCION

DE LA FASEACTIVIDADES A REALIZAR

JUN

IO

JULI

O

AG

OST

O

SEP

TIEM

BR

E

OC

TUB

RE

NO

VIE

MB

RE

DIC

IEM

BR

E

ENER

O 2

01

5

FEB

RER

O 2

01

5

MA

RZO

20

15

AB

RIL

20

15

MA

YO

20

15

JUN

IO 2

01

5

JULI

O 2

01

5

FASE I CONOCIMIENTO

ACTUALIZACIÓN

MECI

Hacer la lectura, con el fin de comprender la dimension de los

cambios que se realizan y efectuar las sesibilizaciones necesarias al

inerior de la entidades, para que los servidores publicos conozcan

de manera general la actualizacion del Modelo.

FASE II DIAGNOSTICO

Las entidade3s deberan identificar los principales cambios surtidos

en el proces doe actualizacion, (Anexo 4) y realizar una

autoevaluacion con respecto al estado del Sistema en la Actualidad,

esto con el fin de establecrer lo que e ha adelantado en la

implementacion, y lo que debe ser creado, modificado o eliminado

segun sea el caso. Para tal efecto, se propone el formato de

autoevaluacion anexo, en el que identifica los productos minimos

de cada uno de los elementos de control que resultan de la

actualizacion del Modelo, y se podra valorar el estado en que se

encuenta. Lasentidades podran adaptar el Formato a sus necesides y

a las particularidades de la organizacion. Esta actividad debera ser

ejecutada por el responsable del proceso invlucardo con cada uno

de los aspectos refernciados en el modelo. La evaluacion y revision

al cumplimiento de esta fase, le corresponde a las Oficinas de

Control Interno o quien haga sus veces.

FASE

III

PLANEACION DE

LA

ACTUALIZACION

en esta fase deberan realziar un listado de actividades, producto del

diagnostico realizado, para t al efecto se propone un formato de

plan de trabajo que se encuentra en el anexo 5, en el que se

incluyen las actividades minimas que deben realizarse, las

entidades pdoran desagregarlas segun los resultados obetnidos y

priorizar las accinoes segun el estado en que se encuentre el

Modelo. Se debe etner en cuetna que la responsablidad de la

ejcucucion de las activiades debe reacaer en los cargos y no en las

personas, esto con el fin de que se garantice la continuidd del

proceso de actualizacion, sin que incidan los cambios

organizaciones. Se podra utilizzr tableros de Control, cronogramas, o

similares para tener un mayor seguimiento al cumplimiento de esta

fase.

FASE

IV

EJECUCION Y

SEGUIMIENTO

Se lelvara a cabo las acciones definidas en el plan de actulaizacion, y

se realizaran los seguimientos necesarios para tomar los correctivos

que permitan llevar a cabo la actualizacion. Estos seguimientos se

realizaran con la periodicidad que las entidades determinen segun

el resultado del diagnostico y la priorizacion de las acciones, de tal

manera que se tengan los controles necesarios para culminar el

proceso.

FASE V CIERRE

Se dara a conocer los resultados finales de la actualziacin, se

mostraran los productos realizados, y se realizara un nuevo balance

con el fin de efectuar una comparacion con el diagnostico inicial,

que permita evidenciar los cambios que se surtieron para la

actuaizaicon MECI. asi mismo, deberan realizarse jornadas de

actualizacion para garantizar que los servicores publicos conozcan

los cambios y comiencen su aplicacion. En el siguiente cuadro podrá ver Planificador en Excel Actualización del MECI con las actividades detalladas y las fechas propuestas.


PLANIFICADOR DE LA ACTUALIZACION DEL MODELO ESTANDAR DE

CONTROL INTERNO

FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN

FASE I CONOCIMIENTO

Lectura del Documento Funcionarios-Equipo Mecí

11-06-2014 30-06-2014

Apropiación de los Conocimientos

Funcionarios-Equipo Mecí

1-07-2014 30-07-2014

Sensibilización de los servidores Públicos

Funcionarios-Equipo Mecí

1-08-2014 30-08-2014

FASE II DIAGNOSTICO

Identificación de los cambios en el Modelo

Equipo MECI - Líderes de Procesos - Rep. Alta Dirección

1-09-2014 31-10-2014

Diseño del Diagnostico

Aplicación del Diagnostico

Análisis del Diagnostico

Identificación de puntos críticos

Identificación de victorias tempranos

FASE III PLANEACION DE LA ACTUALIZACION

Identificación de actividades a realizar

Equipo MECI

01-09-2014 31-10-2014

Identificación de los responsables de ejecución

de las actividades Equipo MECI

Defunción de fechas de inicio y finales de las

actividades Equipo MECI


FASE IV Ejecución y Seguimiento

Socializar entre todo el personal de la PDS, el Código de Ética y Buen

Gobierno, que fue expedido según la

resolución 077 de 2013, mediante una charla con

un profesional del tema el cual entregara a los

funcionarios un folleto tríptico en el cual se

plasmarán los Principios éticos del Servidor de la

PDS y por ende la imagen y el slogan de la

Piedecuesta, se incluirá dentro del proceso de

inducción y reinducción

Dirección Administrativa

y de Talento Humano

2014/10/01 2014/12/31


Compilación y actualización del Manual de Funciones el cual se presentará a la Junta Directiva de la PDS, la

propuesta de la modificación al acuerdo No. 11 de AGOSTO 11 / 1998 , en el cual la PDS

adoptaba el MANUAL DE FUNCIONES de algunos

cargos de la entidad, pero el actual será un MANUAL

ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y

COMPETENCIAS LABORALES REQUISITOS Y

COMPETENCIAS de los cinco ( 5 ) cargos que en la

PDS son de libre nombramiento y

remoción. Conforme al Decreto 2539 de 2005 se realizará el Manual de

Competencias Laborales para estos cinco (5) cargos de la entidad, con el fin de

identificar las responsabilidades y

competencias de cada uno.


y de Talento Humano

2014/10/01 2014/12/31



Para la vigencia de 2015 de tiene proyectada

realizar el estudio técnico para la estructuración de los cargos de la entidad, ya que en los Acuerdo No. 003 de Enero 24 / 2003 de Enero 24 de

1998, Acuerdo No. 009 de Julio 9 de 1998 y Acuerdo No. 011 de

Agosto 11 de 1998 no se realizó, teniendo en

cuenta las herramientas expuestas en la cartilla

del Departamento Administrativo de la

Función Pública – DAFP – , establecida en

concordancia con la Ley 909 de 2004 la cual define el empleo como el núcleo

básico de la Función Pública y se precisan

orientaciones a tener en cuenta en el diseño e

incorporación de cuadros funcionales y

competencias laborales que deberán desarrollarse

como herramienta de la Gestión Pública y la Gestión del Talento

Humano en la Administración Pública, los Decretos Leyes 770,

785 de 2005, Decreto 2539 de 2005, los cuales

establecen los criterios y la obligatoriedad der las

instituciones del Orden Nacional y territorial para definir e incorporar en los Manuales Específicos de funciones y de requisitos

las competencias laborales para el ejercicio de los

empleos públicos, garantizando que el

2015/01/01 2015/06/30


ingreso de los servidores a las entidades públicas se

realice no solo teniendo en cuenta los

conocimientos , sino la demostración de

habilidades, destrezas, aptitudes y actitudes.


Documentación del Procedimiento de Plan

Anual de Capacitación el cual incluye las actividades desde el diagnostico hasta la aprobación del Plan de Capacitaciones según las

necesidades

Dirección Administrativa financiera y de

talento humano

2014/10/01 2014/12/31


Documentación y levantamiento del Procedimiento del Proceso de Inducción y Reinducción


talento humano

2014/10/01 2014/12/31


Documentación y levantamiento del Procedimiento del Reinducción basado en los cambios importantes de la


talento humano

2014/10/01 2014/12/31


entidad


Documentación y levantamiento del Procedimiento del Programa de Bienestar Social según la normatividad que aplica a la entidad


talento humano

2015/01/01 2015/06/30


NO APLICA PARA LA ENTIDAD SEGÚN

DIRECCION ADMINISTRATIVA


NO APLICA PARA LA ENTIDAD SEGÚN

DIRECCION ADMINISTRATIVA


Documentación y levantamiento del

Procedimiento de la gestión de los cargos de

libre nombramiento


talento humano

2015/01/01 2015/06/30


Construcción de Planes de Acción y/o operativos con

cada líder de área

Lidera Dirección de

Planeación/Lideres de Proceso

2014/10/01 2014/12/31


Definición de actividades y presupuesto estimado para cada uno de los

proyectos que conforman el Plan de Gestión para el año 2015, Documentación

del Procedimiento de Elaboración de los Planes

de Acción y Operativos .Concertación y

Socialización del plan de gestión año 2015


2014/10/01 2014/12/31


Aprobación del de Gestión para el año 2015,

Documentación del Procedimiento del Plan de

Gestión


2014/10/01 2014/12/31



Documentar dentro de los procedimientos la

evaluación hacia clientes, en aras de evaluar si se

está cumplimiento con las necesidades y objetivo

institucional

Coordinador SIG/Lideres de

Procesos 2014/10/01 2014/12/31


Se caracterizaron los 12 procesos establecidos en el sistema. Se definieron los objetivos, el responsable, las entradas, recursos y salidas, los indicadores de gestión y las actividades del proceso.

coordinador SIG/ Lideres de procesos

2014/11/01 2014/12/26


Los indicadores de gestión están definidos dentro de las caracterizaciones de

cada proceso, lo cual permitirá evidenciar la

eficiencia y efectividad de cada proceso, permitiendo

la toma de acciones correctivas o preventivas

oportunamente.


2014/11/01 2014/12/26


Para dejar evidencia de las reuniones en las cuales se

elaboraron y documentaron las

actividades y labores, se diseñó un formato

denominado actas de reunión en donde reposara toda la

información que dentro de esa actividad se desarrolle.

coordinador SIG

2014/09/01 31-10-2014


Se identificaron y documentaron las

actividades que realiza cada proceso,

pretendiendo lograr con ello estandarizar las ejecuciones de estas

labores.


2104/03/01 2014/12/26


El manual de calidad y los documentos establecidos

en el sistema, serán

coordinador SIG

2014/11/01 2014/12/26


divulgados mediante capacitaciones e

inducciones que se programen.


Para la implementación del sistema de gestión de

calidad, la norma ISO 9001 y la NTCGP 1000, exigen

como requisito elaborar 6 procedimientos que

controlen y evalúen su funcionamiento.

coordinador SIG

2104/03/01 2014/12/26


El manual de calidad y los documentos establecidos

en el sistema, serán divulgados mediante

capacitaciones e inducciones que se

programen.

coordinador SIG

2014/11/01 2014/12/26


Se realizara la matriz de indicadores, se levantara el procedimiento por el

área de planeación

Planeación, SIG

2014/11/01 2014/12/26


Los procesos serán evaluados según la

información recolectada de los tableros de

indicadores, con ellos podremos establecer su

desempeño y avances con respecto a las metas

establecidas por cada proceso.

coordinador SIG/dirección

gestión estratégica

2014/11/01 2014/12/26


Documentación del proceso de Política e

Operación y aprobación de la política por el Comité de

Control Interno Equipo MECI

2014/12/15 2014/12/31


Divulgación a toda la organización de la Política

de Operación

Dirección Administrativa y Financiera/

Comunicación y Prensa

2014/07/01 2014/12/31


Elaboración de Acto Administrativo para la

Adopción de la política de Administración del Riesgo

Comité de Control Interno

2014/07/01 2014/12/31



Elaboración y aprobación de los mapas riesgos por Procesos y Institucional

Comité de Control Interno

2014/07/01 2014/12/31


Socialización del Mapas de Riesgos Por procesos

Grupo MECI 2014/07/01 2014/12/31


Publicación en la página web de los Mapa de riesgo


2014/07/01 2014/12/31


Cuadro de Control de seguimiento de Riesgos


2015/01/01 2015/06/30


Se elaborara una encuesta que permita medir dentro

del SIG la evaluación y retroalimentación de los

procesos

Coordinador SIG

2014/07/01 2014/12/31


Realización de actividades de sencilibilacion a los funcionarios sobre la

cultura de autocontrol


2014/05/01 2014/12/31


Seguimiento por parte de la Oficina de Control

Interno a los indicadores de los procesos y otros


2015/01/01 2015/06/30


Se realizara el análisis de los indicadores una vez

sean entregados

Planeación y SIG

2015/01/01 2015/06/30


Se elaborar un procedimiento para que

cada área realice un informe de gestión de los procesos a cargo, en aras

de realizar la autoevaluación de las

mismas

Coordinador SIG - Todas las

Áreas 2015/01/01 2015/06/30


Levantamiento, Documentación y puesta

en marcha del Procedimiento de PQRS

Coordinador Comercial, PQRS - SIG

2014/08/01 2015/06/30


Documentación del proceso consulta de los

Actos Administrativo

Presa y Comunicaciones/Calidad/Control Interno

2014/12/01 2014/12/31



Implementación y adopción de la pollita de

Gobierno en Línea

Prensa y comunicacion

es 2015/01/01 2015/06/30


Documentación del proceso de Planes de

acción el cual finaliza con la Publicación en la Página

web

Planeación, Prensa

2014/12/01 2014/12/31


Publicación de los tramites de Disponibilidad del

servicio, vinculación a los servicios, compra

medidores, Reconexión, recibo de redes

Calidad/Prensa líderes de los

procesos a publicar

2014/12/01 2014/12/31


Documentación del proceso de rendición de

cuentas


es 2014/12/01 2014/12/31


Documentación del Proceso de boletines de prensa y su divulgación


es 2014/12/01 2014/12/31


Elaboración de un mecanismos por medio del

cual se reciban inquietudes y sugerencias

de los Funcionarios

Talento Humano

2015/01/01 2015/06/30


ELABORACION DE INSTRUMENTOS

ARCHIVISTICOS PARA EL DESARROLLO E

IMPLEMENTACION DE LA GESTION DOCUMENTAL

COMO: CUADRO DE CLASIFICACION

DOCUMENTAL -CCD, TABLA DE RETENCION

DOCUMENTAL-TRD, PLAN INSTITUCIONAL DE

ARCHIVOS DE LA ENTIDAD – PINAR Y CAPACITACION

AL PERSONAL EN LA EMPRESA PIEDECUESTANA

DE SERVICIOS PUBLICOS E.S.P.

Dirección Administrativa - Contratista

Encargado del Proceso- Archivo

2015/06/30



Actualización y Puesta en marcha del Software SGD para consulta interna de t

todos los funcionarios


, Contratista encargado,

Sistemas

2015/01/01 2015/06/30


Elaboración de la Política y Documentación de

Procedimiento y Formatos en el cual se plasme el Plan de Comunicación

vigencia 2015

Prensa y comunicaciones

2015/01/01 2015/06/30


Análisis de Sistema de Información con el que cuenta la entidad para

verificar su funcionamiento según

nuevas tablas de retención documental o puesta en

marcha de nuevo modulo



Sistemas

2015/01/01 2015/06/30


Actualización y Puesta en marcha del Software los módulos de ARCOSIS de

inventarios, PPE y financiero



Sistemas

2014/01/01 2015/06/30


Seguimiento por parte del área encargada de la Pagina Web y Redes

sociales


es 2014/01/01 2015/06/30

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