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Manual de Gestión de Pedidos en Adquira Marketplace

Manual Proveedor Enero 2016

Facturación Electrónica

Manual de Proveedor - Repsol

Manual de Facturación Electrónica en Adquira Marketplace

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Propiedad Intelectual

La presente obra ha sido divulgada y editada por ADQUIRA ESPAÑA S.A. correspondiéndole por tanto la totalidad de los derechos sobre la misma.

En virtud de lo anterior, corresponden a ADQUIRA ESPAÑA S.A. los derechos de explotación sobre la

presente obra en cualquier forma, y en particular los derechos de reproducción, distribución y transformación que no podrán ser realizadas sin autorización expresa y escrita de ADQUIRA S.A.


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Índice 1. INTRODUCCIÓN A LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA ................................................... 4

1.1. CONOCIMIENTOS GENERALES SOBRE LA FACTURA ELECTRÓNICA ..................................... 4

1.1.1. FACTURA ELECTRÓNICA Y FIRMA DIGITAL AVANZADA ................................................ 4

1.1.2. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN ADQUIRA MARKETPLACE ........................................... 4

1.1.3. PARTICULARIDADES DEL COMPRADOR - REPSOL .................................................. 6

1.1.4. RÉGIMEN ESPECIAL DEL CRITERIO DE CAJA ......................................................... 6

1.1.5. PESTAÑA DE FACTURAS EMITIDAS .................................................................. 7

1.1.6. BUSCADOR GLOBAL, BÚSQUEDA AVANZADA Y FILTROS DE FACTURAS ................................ 9

1.2. CARPETAS PERSONALIZADAS .................................................................... 12

1.3. ¿QUÉ DEBEMOS HACER PREVIAMENTE? ........................................................... 14

1.3.1. INSTALAR UN CERTIFICADO DIGITAL PARA LA FIRMA ELECTRÓNICA ................................. 14

1.3.2. INSTALAR SOFTWARE DE FIRMA DIGITAL AVANZADA .............................................. 15

2. ¿CÓMO GESTIONAR FACTURAS ELECTRÓNICAS? .................................................. 16

2.1. FACTURAS ELECTRÓNICAS CON REFERENCIA A PEDIDO ............................................ 16

2.1.1. ¿CUÁLES SON LOS PEDIDOS FACTURABLES? ...................................................... 16

2.1.2. ¿CÓMO CREAR UNA FACTURA CON REFERENCIA A PEDIDO? ........................................ 16

2.1.2.1. CREAR FACTURA DESDE EL ENLACE “CREAR FACTURA”, SITUADO EN LA PÁGINA DE INICIO ... 17

2.1.2.2. CREAR FACTURA DESDE LOS PEDIDOS PENDIENTES DE FACTURA DE LA PÁGINA DE INICIO .... 17

2.1.2.3. CREAR FACTURA DESDE LA PESTAÑA FACTURA EN EL APARTADO PENDIENTES ............... 18

2.1.2.4. CREAR FACTURAS DESDE LA PESTAÑA FACTURAS DESDE EL APARTADO CREAR.............. 19

2.1.2.5. CREAR FACTURA ACCEDIENDO DIRECTAMENTE A UN PEDIDO FACTURABLE ................... 19

2.1.3. FACTURA ORDINARIA Y FACTURA RECTIFICATIVA .................................................. 20

2.1.3.1. FACTURA ORDINARIA ..................................................................... 20

2.1.3.2. FACTURA RECTIFICATIVA .................................................................. 21

2.1.3.2.1. FACTURA RECTIFICATIVA CON REFERENCIA A PEDIDO .................................... 22

2.1.3.2.2. FACTURA RECTIFICATIVA SIN REFERENCIA A PEDIDO, CON REFERENCIA A FACTURA ........ 23

2.1.3.2.3. FACTURA RECTIFICATIVA SIN REFERENCIA A PEDIDO, SIN REFERENCIA A FACTURA ......... 25

2.1.4. PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE UNA FACTURA ORDINARIA INDIVIDUAL ....................... 25

2.1.5. PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS DE FORMA MÚLTIPLE ................. 33

2.1.6. PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS MEDIANTE CARGA DE UNA HOJA EXCEL. 38

2.1.7. PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE FACTURAS ORDINARIAS MEDIANTE FACTURAR RECEPCIONES .. 41

2.1.8. PROCESO GENERAL DE CREACIÓN DE UNA FACTURA RECTIFICATIVA NORMAL ....................... 48

2.2. FACTURAS ELECTRÓNICAS SIN REFERENCIA A PEDIDO ELECTRÓNICO. .............................. 53

2.2.1. DATOS DE CABECERA DE FACTURA ............................................................... 56

2.2.2. DATOS DE LÍNEAS DE FACTURA. .................................................................. 59

2.3. ANEXADO MASIVO DE FICHEROS A FACTURAS .................................................... 62

2.4. FIRMAR UNA FACTURA ELECTRÓNICA. ............................................................. 64

2.4.1. FIRMA POR EL PROVEEDOR....................................................................... 65

2.4.2. FIRMA DELEGADA EN ADQUIRA. .................................................................. 68

2.4.3. GESTIÓN DE FACTURAS DESPUÉS DE FIRMAR ..................................................... 69

2.5. FACTURAS DESDE PDF .......................................................................... 70


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2.6. ENVIAR FACTURA AL COMPRADOR ............................................................... 72

2.7. VISUALIZAR FACTURAS ........................................................................... 74

2.8. DUPLICADOS DE FACTURAS ...................................................................... 75

2.8.1. A TRAVÉS DEL MENÚ FACTURAS .................................................................. 75

2.8.2. PULSANDO EL ACCESO “CREAR FACTURAS”-NUEVA FACTURA DE LA PÁGINA DE INICIO .............. 80

2.9. FACTURA RECTIFICATIVA DE ANULACIÓN .......................................................... 81

2.10. CONSULTAR FACTURAS ASOCIADAS A UN PEDIDO ................................................. 84

2.11. ESTADOS DE UNA FACTURA ...................................................................... 85

2.12. DESCARGAR Y GUARDAR FACTURAS EN FORMATO ELECTRÓNICO .................................. 86

2.13. POSIBILIDADES DE VISUALIZACIÓN DE UNA FACTURA .............................................. 90

2.13.1. EN FORMATO LEGIBLE .................................................................... 90

2.13.1.1. FICHERO XML CON VISOR .............................................................. 90

2.13.1.2. FACTURA EN FORMATO PDF ........................................................... 91

2.13.2. EN FORMATO NO LEGIBLE ................................................................ 91

2.14. POSIBLES ERRORES ............................................................................. 92

2.14.1. ERROR EN LA FECHA DE FACTURA ......................................................... 92

2.14.2. ERROR EN LA FECHA DE VENCIMIENTO DE PAGO ESTIMADA ................................. 92 2.14.3. ERROR AL CANCELAR LA FIRMA POR PARTE DEL USUARIO EN LA SELECCIÓN DEL CERTIFICADO

92 2.14.4. ERROR AL INTRODUCIR LA CONTRASEÑA .................................................. 93

2.14.5. ERROR CON CERTIFICADO CADUCADO ..................................................... 93

2.14.6. ERROR CERTIFICADO EMITIDO POR UNA ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN NO RECONOCIDA ...... 93

2.14.7. ERROR AL NO EXISTIR CERTIFICADO SELECCIONABLE ...................................... 94

2.14.8. ERRORES TRAS EL ENVÍO DE DOCUMENTOS ................................................ 94

3. NOTIFICACIONES DEL SISTEMA ................................................................... 97

3.1. NOTIFICACIONES A PROVEEDORES PARA LA GESTIÓN DE FACTURAS ................................ 97

3.1.1. FACTURA ELECTRÓNICA ENVIADA DESDE ADQUIRA MARKETPLACE ................................. 97

3.1.2. ACEPTACIÓN DE UNA FACTURA POR SU COMPRADOR EN ADQUIRA MARKETPLACE .................. 98

3.1.3. ANULACIÓN DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA ENVIADA DESDE ADQUIRA MARKETPLACE ............. 99

3.1.4. RECHAZO DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA POR EL COMPRADOR EN ADQUIRA MARKETPLACE ..... 100

3.1.5. SE HA PRODUCIDO UN FALLO EN EL ENVÍO DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA ...................... 101

3.2. SELECCIÓN DE NOTIFICACIONES QUE SE DESEA RECIBIR .......................................... 101

4. REQUISITOS TÉCNICOS PARA EL ACCESO A LA HERRAMIENTA ..................................... 102

5. MICROSITE DE FORMACIÓN .................................................................... 104


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1. Introducción a la Facturación electrónica

1.1. Conocimientos generales sobre la factura Electrónica

1.1.1. Factura electrónica y Firma digital Avanzada

Una de las características fundamentales del modelo de facturación electrónica es la firma

electrónica de los documentos definitivos (facturas ordinarias, facturas rectificativas,

facturas rectificativas de anulación y duplicados de todas las anteriores).

El objeto de la utilización de la firma electrónica es que el emisor de las facturas pueda ser

identificado por el receptor del mensaje, permitiendo asegurar en todo momento la

integridad del mensaje. La firma electrónica permite:

● Verificar la autenticidad del origen de los mensajes enviados

(Autenticación).

● Verificar que la información contenida en los mensajes no ha sido

modificada desde su generación (Integridad).

● Asegurar que la firma sólo ha podido ser generada por un emisor (No

repudio).

La firma electrónica a utilizar es del tipo firma digital avanzada, que según la ley 59/2003

de 19 de diciembre de firma electrónica es “aquella firma electrónica que permite la

identificación del signatario y ha sido creada por medios que éste mantiene bajo su

exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los

que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos”.

1.1.2. Facturación Electrónica en Adquira Marketplace

A través de Adquira Marketplace, podrá gestionar las facturas de los pedidos transados en

Adquira:

o Crear facturas ordinarias en base a recepciones de mercancías

comunicadas por el comprador.

o Crear facturas ordinarias con referencia a pedidos sin recepciones

comunicadas desde el sistema del comprador.

o Crear facturas ordinarias sin referencia a pedidos. o Crear facturas rectificativas en base a devoluciones de mercancías

y/o anulaciones de recepciones comunicadas por el comprador,

rectificando así facturas ordinarias previas.

o Anular facturas ordinarias y facturas rectificativas, creando facturas

rectificativas de anulación.

o Crear duplicados de todos los tipos de factura anteriormente

mencionados.

o Firmar electrónicamente y enviar al comprador originales o

duplicados de todos los tipos de factura anteriormente mencionados.

o Visualizar y descargar todos los tipos de factura anteriormente

mencionados.


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IMPORTANTE: En el presente documento, cuando nos refiramos a

“facturas electrónicas”, estaremos englobando las facturas ordinarias, las

facturas rectificativas y las facturas rectificativas de anulación.

Puede acceder a la gestión de Facturas a través de la pestaña Facturas (1) o desde el

enlace “Crear factura” de la opción “Acciones Habituales” (2) disponibles desde la página

de inicio. También es importante destacar que en la página de inicio podrá acceder

directamente a la lista de “pedidos pendientes de facturar” (3).

Le recordamos que, para una mejor gestión de sus facturas,

podría asignar tres nuevas series (rangos de numeración) para la

facturación electrónica, diferentes de las habitualmente utilizadas

para la facturación por otros medios (en formato papel, etc). Podría

prever una serie para facturas ordinarias, otra serie para facturas

rectificativas y otra serie para facturas rectificativas de anulación.

De esta forma, la identificación y búsqueda de estos documentos electrónicos se

verá facilitada.

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1.1.3. Particularidades del Comprador - REPSOL

En este punto, se va tratar de definir qué tipos de facturas (con referencia a pedidos)

podremos realizar ara facturar a Repsol.

Para Repsol podremos gestionar las siguientes facturas:

- Facturas ordinarias con referencia a pedidos recibidos.

- Facturas ordinarias sin referencia a pedido publicado.

1.1.4. Régimen especial del criterio de Caja

Como consecuencia de la nueva Ley de Emprendedores, determinados proveedores

podrían acogerse a un Régimen Especial de IVA / IGIC por el cual el IVA / IGIC que

repercuten a sus clientes, no lo ingresan en la Agencia Tributaría hasta que no cobren total

o parcialmente la factura.

A su vez los destinatarios de las operaciones de dichos proveedores acogidos a este

Régimen Especial, no podrán deducir el IVA / IGIC total o parcial, incluido en factura, hasta

el momento en que dicha factura sea pagada total o parcialmente, o, si no se produce dicho

pago, el 31 de diciembre del año inmediato posterior.

Para acogerse a esta opción deberá acceder a Editar perfil, para modificar la

configuración de su empresa. Por defecto, en Marketplace ninguna empresa estará acogida

al régimen especial.

Una vez en el perfil de usuario debe seleccionar la opción Criterio de Caja


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Cuando modifique la configuración le aparecerá una ventana para confirmar la

selección y evitar modificaciones erróneas.

En el momento en que una empresa se acoge a este régimen, al crear las facturas

en Marketplace aparecerá un texto identificativo tanto en la pantalla de la factura como en

el fichero PDF.

1.1.5. Pestaña de Facturas Emitidas

En la parte superior de la pantalla, encontrará la pestaña Facturas Emitidas, dicho

apartado le permitirá gestionar sus facturas en función de los distintos estados en los que

éstas se encuentren:


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A continuación veremos los diferentes estados por los cuales puede pasar una factura que

visualizaremos en la pestaña “Facturas Emitidas”.

Los submenús que nos encontramos son los siguientes:

Crear

Nueva factura, nos llevará al asistente para la creación de facturas.

Estado

En Facturas en borrador, encontrará todas las facturas que hemos creado,

pero que aún no están firmadas.

En Facturas firmadas, se encuentran todas las facturas que hemos firmado

electrónicamente, pero que aún no se han enviado al comprador.

En Enviando, encontrará todas las facturas firmadas que hemos enviado al

comprador. Las facturas se encontrarán en este estado hasta que hayan sido

correctamente recibidas y procesadas en el sistema del comprador (validaciones

técnicas y funcionales).

Facturas rechazadas, nos muestra aquellas facturas que han sido

rechazadas por el comprador, y que usted deberá anular.

Facturas Aceptadas, nos muestra aquellas facturas que han sido aceptadas

por el comprador, y que usted podría anular en caso de necesidad.

Ver todas, nos muestra todas las facturas de este apartado.

Histórico de facturas

Facturas enviadas, recoge todas aquellas facturas que han sido

correctamente recibidas y procesadas en el sistema del comprador (validaciones


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técnicas y funcionales) y que están pendientes de aceptación o rechazo por el

comprador, además de los duplicados.

Facturas Rectificadas, recoge aquellas facturas ordinarias que se han

rectificado, generando la/s correspondiente/s factura/s rectificativa/s y enviándosela/s

al comprador.

Facturas Pagadas, contiene las facturas aceptadas por el comprador y para

las que el comprador ha notificado el pago desde su sistema.

Nota: la funcionalidad de facturas “Pagadas” actualmente solo está disponible

para las empresas que facturen con Telefónica Móviles España.

Facturas anuladas, recoge aquellas facturas ordinarias o rectificativas que

usted ha anulado, generando la correspondiente factura rectificativa de anulación y

enviándosela al comprador.

Ver todas, nos muestra todas las facturas de este apartado.

Informes

Facturas cargadas, recoge los ficheros que hemos cargado para la

creación múltiple de facturas.

1.1.6. Buscador Global, Búsqueda Avanzada y filtros de facturas

La aplicación dispone de una serie de mecanismos para realizar búsquedas de Facturas.

Son accesibles desde cualquier punto durante la navegación por la Web, en la parte

superior de la página Web: “la búsqueda global” y la “búsqueda avanzada”. También se

puede realizar la búsqueda de una factura desde cualquiera de los enlaces vistos en el

punto anterior, filtrando los datos por el tipo de documento.

A continuación se describe el uso de las distintas opciones para realizar búsquedas:

Buscador Global: Mediante un cuadro de texto para introducir patrones de

búsqueda, se pueden realizar búsquedas por el Número de Factura, previamente debemos

seleccionar la opción de Facturas emitidas.

Búsqueda Avanzada: Además podemos ajustar nuestra búsqueda, con la opción de

“Búsqueda Avanzada”. Una vez dentro de la búsqueda avanzada. La herramienta nos

presenta dos opciones Búsqueda avanzada y Búsqueda Múltiple.


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En la Búsqueda avanzada podremos afinar la búsqueda estableciendo criterios, tales

como: “Tipo de documento”, “Estado”, “Fecha de creación” y mediante el campo “Por

Contenido”, en el que introduciremos el patrón de búsqueda y el campo “en el campo” se

puede acotar la búsqueda por Compañía compradora, Número de factura, Id. Pedido

Comprador y Referencia Adquira:

Podremos definir uno o varios criterios de búsqueda y combinarlos con diferentes

operaciones relacionales, agregando más o menos condiciones en cada uno de los filtros

existentes, de manera que el resultado sea lo más preciso posible y se ajuste a nuestras

necesidades.


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En la búsqueda Múltiple, podremos incluir hasta 25 números de factura separados por

comas y de esa forma obtener el listado de las facturas indicadas.

Búsqueda por Filtro: Este tipo de búsqueda nos permite realizar un filtrado por “tipo

de documento”, de esta forma podemos visualizar solamente el tipo de facturas que se ha

seleccionado.


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Al seleccionar el tipo de factura veremos que estos campos aparecen abreviados.

Estas abreviaciones hacen referencia a los siguientes significados:

“F orig.” Factura ordinaria original

“FRA orig.” Factura rectificativa de anulación original

“F dupl.” Duplicado de factura ordinaria

“FRA dupl.” Duplicado de factura rectificativa de anulación

“FR orig.” Factura rectificativa original

“FR dupl.” Duplicado de factura rectificativa

1.2. Carpetas personalizadas

Con esta opción se pueden seleccionar facturas (una o varias), para un fácil

seguimiento de las mismas. En la pestaña de Facturas Emitidas encontraremos el apartado

Favoritas y en el enlace mostrar todos nos llevará al listado de facturas incluidas en esta

lista.

Indica el Nº total de facturas

que se encuentran en el estado

que seleccionamos.

Nos permite realizar un Filtro por el tipo de factura. Seleccionamos

primero el tipo de factura y luego

pinchamos en Filtrar.


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Al acceder la factura en el desplegable de Acciones encontraremos la opción Marcar

para agregar la factura a la lista de favoritas para poder realizar especial seguimiento.

Una vez marcada, Marketplace nos confirmará que la factura se ha marcado como

favorita. Al acceder a la factura podremos ver un símbolo identificando el pedido como

marcado.

Posteriormente al acceder al enlace Mostrar Todos, nos llevara al listado de facturas

que hayamos marcado.


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Posteriormente también podemos eliminar de esta vista el o las facturas

correspondientes al acceder a la factura y en el desplegable de acciones seleccionando

Desmarcar.

1.3. ¿Qué debemos hacer previamente?

1.3.1. Instalar un certificado Digital para la firma Electrónica

En el proceso de alta en Adquira Marketplace para la facturación electrónica, usted habrá

elegido un tipo firma:

Firma por el proveedor: Usted firmará con un certificado propio que le

identifique como persona física o como persona jurídica.


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Firma delegada en Adquira: Usted habrá delegado la firma en Adquira, por lo

que firmará con el certificado de Adquira.

En el caso de haber elegido la Firma por el Proveedor, para poder firmar electrónicamente

sus facturas, previamente tendrá que instalar en su ordenador un Certificado de Firma

Digital Avanzada, según establece la legislación española. Adquira pone a su disposición

información adicional sobre cómo obtener e instalar su Certificado. Para ello, consulte la

“Guía de obtención de Certificados de Firma Digital Avanzada” en el Área de

Formación de Adquira.

1.3.2. Instalar Software de Firma digital Avanzada

Para poder crear Facturas Electrónicas en Adquira Marketplace, una vez haya

instalado el Certificado Digital, debe instalar el software (Applet) de Firma Digital Avanzada.

Adquira Marketplace le ofrece este software gratuitamente.

Su instalación es sencilla. Deberá llevar a cabo esta instalación el día que Adquira le

haya comunicado que puede facturar electrónicamente (no antes). Ese día, póngase en

contacto con el departamento técnico o de sistemas de atención a usuarios de su

empresa, para que un usuario de dicho departamento acceda como administrador local de

su máquina. Dicho usuario deberá acceder a Adquira Marketplace utilizando su usuario y

contraseña, el cual habrá sido configurado previamente por Adquira para gestionar facturas

electrónicas. El sistema le solicitará que instale el software (Applet) para poder firmar

facturas electrónicamente desde su ordenador.

Una vez instalado el software de firma, usted podrá acceder normalmente, desde su

ordenador, a Adquira Marketplace, utilizando su usuario y contraseña; podrá así emitir

facturas electrónicas firmadas a través de Adquira Marketplace.

Si quisiera acceder a Adquira Marketplace desde otro equipo donde no haya sido ya

instalado el software de firma, deberá repetir los pasos descritos anteriormente.


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2. ¿Cómo Gestionar Facturas Electrónicas?

Adquira Marketplace permite la gestión de facturas tanto con referencia a pedido

como sin referencia a pedidos gestionados a través de la herramienta.

2.1. Facturas Electrónicas con referencia a pedido

Las facturas electrónicas con referencia a Pedidos Electrónicos gestionados en

Adquira Marketplace, son aquellas que se emiten en relación a las recepciones (u otras

posiciones como devoluciones o anulaciones de recepción) que se han realizado en la

herramienta de dichos pedidos.

2.1.1. ¿Cuáles son los pedidos facturables?

Definimos como pedidos facturables a aquellos pedidos susceptibles de ser

facturados, por tener asociados al menos un movimiento de mercancías enviado por el

comprador y aún no incluido en una factura. Los movimientos de mercancía que puede

enviar el comprador en su sistema van a ser recepciones, devoluciones o anulaciones de

recepción. Estos movimientos provocarán sus correspondientes facturas.

Además también tendremos la opción de realizar facturas de pedidos sin recepciones

asociadas en casos particulares que veremos en los apartados XXXXX

2.1.2. ¿Cómo crear una factura con referencia a pedido?

Para crear una Factura con referencia a un pedido de Adquira Marketplace, se

puede proceder de distintas maneras:

i) Pulsando el acceso “Crear Factura”, situado en página de inicio en el

menú de Acciones Habituales.

ii) Pulsando directamente en alguno de los pedidos que aparecen en el

listado de Pedidos pendientes de facturar en la página de inicio.

iii) A través de la pestaña Pedidos, en el apartado pendientes de

facturar y/o de crear facturas rectificativas.

iv) A través de la pestaña facturas, en el apartado crear en el enlace

nueva factura.

v) Accediendo dentro de un pedido que contenga algún movimiento de

mercancías pendiente de facturar.


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2.1.2.1. Crear factura desde el enlace “Crear Factura”, situado en la página de inicio

Pulsando en este enlace accedemos a los siguientes pasos previos en los que

deberemos escoger entre varias opciones:

1- Nos aparece un menú en el que debemos determinar si la factura que vamos

crear va a ser en base a un pedido o bien sin referencia a pedido, y también

desde aquí nos dará la opción de crear un Duplicado de Facturas o una

Factura Rectificativa.

En el caso de no tener el usuario permisos de facturación electrónica sin referencia a

pedido, este menú no aparece. (Ver más información acerca de la facturación sin referencia

a pedido en el punto 2.2. Facturas Electrónicas sin referencia a pedido).

2.1.2.2. Crear factura desde los pedidos pendientes de factura de la página de Inicio

En la página de inicio, nos encontramos un listado con los pedidos que se

encuentran pendientes de facturar.


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Desde allí podemos acceder al pedido, pulsando sobre el identificador, y al visualizar

lo detalles del mismo, también podremos crear la factura mediante el botón Crear factura.

2.1.2.3. Crear factura desde la pestaña factura en el apartado

pendientes

En el apartado de Pendientes en el menú lateral izquierdo se puede acceder

directamente a los pedidos pendientes de crear una factura normal o de crear una factura

rectificativa.

Si pulsamos en el enlace “de facturar”, la aplicación nos lleva a un listado de los

pedidos que tienen alguna posición pendiente de crear su correspondiente factura ordinaria.

Si pulsamos en el enlace “de crear factura rectificativa”, la aplicación nos lleva

directamente a un listado de aquellos pedidos que tienen alguna posición de devolución o

anulación de recepción que previamente se había facturado, y de la cual deberemos crear

su correspondiente factura rectificativa.

En cualquiera de los listados que nos aparece (tanto accediendo desde el enlace

“Pendiente facturar” o bien “Pendiente crear factura rectificativa”, podremos seleccionar un

pedido y acceder a él para ver sus detalles pulsando el botón “Ver detalle” o bien

directamente crear la factura pulsando el botón “Crear factura”, como se puede observar en

la siguiente imagen.


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2.1.2.4. Crear facturas desde la Pestaña facturas desde el

apartado Crear

En la pestaña facturas en el apartado Crear, se encuentra el enlace Nueva factura que, al

pulsar sobre él nos lleva al asistente de creación de facturas tal como explicamos en este

manual en el punto 2.1.2.1.

2.1.2.5. Crear factura accediendo directamente a un pedido

facturable

Desde la pestaña Pedidos en el apartado Pendientes y Por estado del menú lateral, se

puede acceder a un pedido para facturarlo (siempre y cuando dicho pedido contenga

recepciones pendientes de ser facturadas). Los estados del pedido en los que podrá crear

factura serán:


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Parcialmente Expedidos, aquellos pedidos en los que quedan cantidades

pendientes de expedir, ya sea correspondiente a una línea o varías líneas de pedido e

independientemente de que tenga recepciones por parte del comprador. Este estado

sólo corresponde a pedidos de empresas del Grupo Telefónica y pedidos se servicios

de BBVA.

Parcialmente Recibidos, aquellos pedidos que el proveedor ha expedido en su

totalidad (en el caso que corresponda expedir) y sobre los que el comprador ha

realizado recepciones, quedando todavía pendiente cantidades por recibir. Este estado

es independiente de que el pedido tenga o no cantidades devueltas. Recibidos, aquellos pedidos que ha recibido totalmente el comprador y que no

tienen devoluciones de mercancías comunicadas por el proveedor. Devoluciones, aquellos pedidos que tienen al menos una devolución de

mercancía comunicada por el comprador y que hayan sido recibidos totalmente.

Parcialmente Facturados, aquellos pedidos que tienen al menos una factura

asociada pero que tienen recepciones, devoluciones o anulaciones de recepciones

pendientes de facturar.

Ver todos, podemos ver todos los pedidos facturables independientemente de su

estado.

Por cualquiera de estos puntos de menú, accedemos a la lista de pedidos correspondientes

a ese estado. Tras haber seleccionado un pedido en concreto y pulsado el botón “Ver

detalle”, accederemos al pedido. Si el pedido contiene posiciones facturables que aún no

han sido facturadas, aparecerá el botón “Crear Factura” en la parte superior derecha, que

deberemos pulsar para crear la factura correspondiente a dichas recepciones.

2.1.3. Factura Ordinaria y Factura Rectificativa

A la hora de crear una factura debemos especificar si la factura a emitir será una factura

normal en base a un pedido o si es una factura rectificativa, es decir, que modifica a una

factura anterior.

2.1.3.1. Factura Ordinaria

Para crear una factura ordinaria debemos seleccionar la opción “Factura con referencia a

pedido”


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Al entrar por la opción “Factura con referencia a pedido”, se nos despliegan varias

opciones para seleccionar si se quiere crear una única factura, o bien crear facturas a partir

de una selección múltiple de pedidos, o por último, crear facturas mediante la carga de un

fichero Excel. Cualquiera que sea la opción escogida dentro de esas opciones, los pedidos

que aparecerán como facturables, serán aquellos que puedan dar lugar a una factura

ordinaria, es decir aquellos pedidos con recepciones de mercancías pendientes de facturar y

devoluciones de mercancías vinculadas a dichas recepciones, también pendientes de

facturar.

Las recepciones de mercancías anuladas por las correspondientes anulaciones de

recepciones no aparecerán como facturables ya que ambos movimientos de mercancías se

compensan.

2.1.3.2. Factura Rectificativa

Para crear una factura rectificativa debemos seleccionar la opción “Factura

rectificativa” y nos desplegará un menú con los tipos de Facturas Rectificativas que

podemos crear: “Factura Rectificativa con referencia a pedido”, “Factura Rectificativa sin

referencia a pedido, con referencia a factura” y “Factura Rectificativa sin referencia a

pedido, sin referencia a factura”.

En este apartado veremos cómo crear una “Factura Rectificativa con referencia a

pedido” y para ello, debemos seleccionar la opción de: “Factura Rectificativa con referencia

a Pedido”.

Debemos seleccionar la opción

Factura con referencia a pedido


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2.1.3.2.1. Factura Rectificativa con referencia a Pedido

Al acceder por la opción “Factura rectificativa con referencia a pedido”, se

visualizarán aquellos pedidos que puedan dar lugar a una factura rectificativa, es decir

aquellos pedidos con devoluciones de mercancías o anulaciones de recepciones de

mercancías, vinculadas a recepciones de mercancías ya facturadas previamente.

Una factura rectificativa, como su nombre indica, rectificará una, y sólo una, factura

ordinaria previamente creada y aceptada.

Nota: Si accedemos a crear una factura desde la opción 2.1.2.3. Crear Factura desde la

pestaña pedidos en el apartado pendientes, no nos solicitará la aplicación si debemos crear

una factura normal o rectificativa, pues el listado de pedidos que aparece ya hace referencia

a unos u otros.

Al seleccionar cualquiera de las opciones de crear factura, la aplicación nos mostrará

un listado de pedidos pendientes de crear su correspondiente factura (bien sea una factura

ordinaria o bien rectificativa, en función de la opción escogida).


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2.1.3.2.2. Factura Rectificativa sin Referencia a pedido, con referencia a factura

También tenemos la opción de crear una “Factura Rectificativa sin referencia a

pedido, con referencia a factura” en el caso de que exista una factura previa registrada en

la aplicación. Para ello, debemos Pulsar la opción correspondiente tal como se muestra a

continuación:

De esta manera nos aparecerán aquellas facturas que han sido creadas sin

referencia a pedido, susceptibles de crear sobre ellas una Factura Rectificativa.


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Una vez hayamos seleccionado el botón Rectificar, accederíamos a la factura

Rectificativa que estamos creando. Al igual que en cualquier factura, existen una serie de

campos obligatorios que debemos rellenar, dichos campos están resaltados en color crema.


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A continuación debemos añadir las líneas a incluir en la factura rectificativa hasta

concluir el flujo de la misma (Véase Crear Factura sin referencia a pedido. Apartado 2.2)

2.1.3.2.3. Factura Rectificativa sin referencia a pedido, sin referencia a factura

También tenemos la opción de crear una “Factura Rectificativa sin referencia a

pedido, sin referencia a factura” en el caso de que no exista una factura previa registrada

en la aplicación. Seleccionamos la opción tal como se muestra en la figura:

Igual que en el caso anterior, al pulsar esta opción nos llevará a la pantalla de crear la

Factura rectificativa, con la diferencia que en este caso la factura que estamos elaborando

no rectifica a una factura creada a través de Marketplace sino que rectificaría a una factura

que hayamos realizado por fuera de la plataforma, es decir en papel (está opción está

disponible para usuarios que utilicen la opción de facturar sin referencia a pedido).

2.1.4. Proceso General de creación de una factura ordinaria Individual

Para generar una única factura ordinaria con referencia a un pedido, pulsamos en el

enlace “Nueva factura” en el apartado Crear, de la pestaña facturas. Aquí se nos

despliega el Asistente para la Creación de de Facturas y debemos seleccionar la opción

“Factura con referencia a pedido”. Posteriormente, nos aparece un menú donde

deberemos seleccionar la opción “Crear factura única”. La aplicación nos mostrará

entonces el listado de pedidos con los movimientos o posiciones del mismo pendientes de

crear su correspondiente factura ordinaria.


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Como vemos en la siguiente imagen, una vez aceptada la opción de “crear factura

única”, nos mostrará la aplicación el listado de los pedidos susceptibles de ser facturados:

Una vez dentro de ese listado, para crear una factura, debemos acceder al pedido

que deseemos facturar. Para ello seleccionaremos el pedido y pulsaremos el botón “Ver

detalle” si deseamos visualizar el pedido antes de crear la factura, o bien pulsaremos

directamente sobre el nombre o número del pedido para visualizarlo. Si, por otro lado, lo

que queremos es crear directamente una factura pulsaremos el botón “Crear factura”, y

Adquira Marketplace nos mostrará las posiciones del pedido escogido que se pueden

seleccionar para crear la factura.


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Para el presente ejemplo, vamos a acceder al pedido pulsando el botón “Ver

detalle” en lugar del botón “Crear factura” y la aplicación nos mostrará toda la

información del mismo distribuido en los siguientes apartados: datos del pedido,

comprador, líneas de pedido y estado de las mismas, datos de expedición, datos de

facturación, datos de pago, comentarios y anexos. Con el enlace “Contraer Todo”, se

ocultarán los datos del pedido, Comprador, datos de expedición, datos de facturación, datos

de pago y comentarios, accediendo directamente a las líneas del pedido.


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Las líneas susceptibles de ser facturadas son las que se encuentran en estado

“Recibido”, “Parcialmente recibido”, “Parcialmente expedido”, “Parcialmente

facturado” y “Devoluciones”. Para verificar si existe alguna recepción pendiente de

facturar en un pedido concreto, puede acceder a los detalles de la línea (deberá pulsar el

botón “Ver Detalle” situado debajo de las líneas del pedido, tal y como se puede ver en la

imagen anterior) y verificar si sus recepciones tienen o no alguna factura asociada y en el

caso que sí la tiene, entonces verificar en qué estado está esa factura. En la siguiente

imagen, hemos accedido a los detalles de la línea de un pedido, y se puede observar que a

pesar de estar recibida, no tiene ninguna factura asociada, por lo que esa recepción

aparecerá como facturable al crear una factura:

Una línea (y por lo tanto un pedido) puede tener más de una recepción y más de una

factura asociada (por ejemplo una factura por cada recepción realizada).

Cuando estamos visualizando un pedido que tiene recepciones pendientes de facturar,

aparece el botón “Crear factura” en la parte superior derecha de la pantalla. Si pinchamos

en él, la aplicación volverá a preguntarnos si deseamos crear la factura, si respondemos

que si, ya nos mostrará las posiciones que se pueden facturar (y que deberemos

seleccionar).


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En este punto, nos muestra las posiciones (o partidas) que podemos incluir en la

factura que estamos creando, las cuales podremos seleccionar. Podremos seleccionar todas

o sólo algunas, de las partidas, seleccionando en cada casilla correspondiente.

Una vez seleccionadas las partidas a facturar, deberemos pulsar el botón “Crear

factura”, donde ya aparecerán los datos de cabecera a rellenar.

Al crear facturas ordinarias, seleccionando recepciones y devoluciones de mercancías

facturables, el sistema chequeará el saldo resultante. El saldo deberá ser positivo creándose

una factura ordinaria. En caso de ser igual a cero, aparecerá un mensaje de error Indicando

que el pedido es no facturable.

A continuación accederemos al borrador de la factura. Tendremos que cumplimentar

los campos obligatorios de la factura que aparecen en la cabecera, como:

“Número de factura”

“Fecha de factura”

“Fecha de vencimiento del pago estimada”.


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En el campo “Número”, corresponde al número de factura, se deberá informar un valor

alfanumérico de 15 dígitos como máximo (Para proveedores de latam el valor máximo de

este campo es de 16 dígitos, excepto para Perú que son 13 dígitos). En caso de no

cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error.

Para empresas tales como: BBVA, TDE y TME el número de factura debe ir en mayúsculas,

sin caracteres especiales y no puede empezar por 0.

En el campo “Fecha de factura” aparecerá por defecto la fecha del día como fecha de

creación de la factura, pero este dato se puede modificar. La fecha de factura deberá estar

comprendida entre la fecha del movimiento de mercancías seleccionado más reciente y la

fecha del día, ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un

mensaje de error.

En el campo “Fecha de vencimiento del pago estimada”, Normalmente el sistema

mostrará esta fecha según la información contenida en el pedido. En el caso de no incluirse

se deberá informar una fecha superior o igual a la fecha de factura. En caso de no

cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error.

El campo “Condiciones de pago” podrá venir informado con un valor fijo no modificable

(“transferencia”) o mostrará por defecto el método de pago del pedido.

Se puede mostrar u ocultar la información de complementaria de la factura mediante los

enlaces: Expandir Todo y contraer todo.


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Pulsando “Añadir línea” puede añadir nuevas partidas facturables del mismo pedido a la

factura que está creando. Pulsando el botón “suprimir” puede eliminar una línea de esta

factura.

Puede modificar el tipo impositivo si es incorrecto o bien informar el campo “Datos de

Comprador”. Para ello pulse el botón “Modificar” situado bajo a las líneas de factura.

Asimismo, puede modificar en una única pantalla todas las líneas, pulsando el botón

“Modificación masiva”.

Al pulsar en “Modificación masiva” o bien en “Modificar” podremos modificar el

Impuesto y Tipo impositivo.

Se pueden expandir o contraer los

apartados para visualizar u ocultar

la información


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Una vez modificados estos campos los aceptamos y volvemos a la pantalla anterior.

Verificaremos entonces que disponemos de un campo denominado “Datos de la firma

digital”, donde podremos verificar si los datos de la firma electrónica son correctos; así

como verificar si la factura está o no firmada.

Cuando haya revisado y cumplimentado todos los campos de la factura, pulse el botón

“Guardar”.


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Una vez guardada la factura se nos activará el botón para poder añadir adjuntos a la

factura en el caso que corresponda.

Al terminar de cumplimentar toda la información de la factura procederemos a guardar

y firmar el documento para su envío.

Los posteriores pasos de firma y envío de facturas, se contemplan en los apartados 2.3 y

2.4 de este manual.

2.1.5. Proceso general de creación de facturas ordinarias de forma múltiple

Para generar facturas ordinarias con referencia a pedidos de forma múltiple en Adquira

Marketplace, una vez pulsemos en “Nueva Factura” deberemos seleccionar la opción

“Factura con referencia a pedido”, y posteriormente, en el siguiente menú de opciones

deberemos seleccionar la opción “Facturación múltiple por selección de pedidos”.

La aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos facturables, pero con

alguna diferencia en la pantalla respecto a aquélla que nos mostraba cuando

seleccionábamos la opción de facturar una única factura (pues ahora se pueden seleccionar

varios pedidos a la vez, por ejemplo).

Al seleccionar esa segunda opción, nos aparece la siguiente pantalla de listado de

pedidos facturables, con una cabecera donde se podrá establecer una serie de datos, tales

como un valor raíz, un valor inicial para empezar a numerar las facturas que se van a crear,

y también se podrá establecer una fecha de factura y de vencimiento, en dicha cabecera.

En este tipo de facturación (múltiple) es posible facturar todos los pedidos que

aparecen en pantalla, así como tan sólo aquéllos que seleccionemos. Pero al menos

deberemos seleccionar uno o si no la aplicación nos mostrará un error.


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Para la opción del botón “Ver Detalle”, tan sólo podremos seleccionar un solo pedido,

no permitiendo la aplicación la visualización de más de un pedido a la vez.

Podemos establecer un valor inicial y una raíz para construir el número de factura, también se puede indicar la facha de factura y la de vencimiento

Luego pulsamos en Aplicar y los valores definidos se aplicarán en los pedidos que hemos seleccionado


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Una vez seleccionemos los pedidos a facturar (ya sean todos los de la pantalla, o

bien, tan sólo los que decidamos) y sabemos que la numeración va a ser consecutiva,

podemos establecer un valor en Raíz y un valor para la primera factura. Así, si hemos

seleccionado tres pedidos, podemos por ejemplo establecer en el campo Raíz el valor “F” y

en valor inicial “0001”. También podemos establecer una fecha de Factura y una fecha de

vencimiento de las facturas que vamos a generar, recordando que la fecha de la factura

tiene que estar comprendida entre la fecha de la última recepción y la fecha actual:

Una vez establecidos dichos campos como veíamos en la imagen anterior,

pulsaremos el botón “Aplicar” y Adquira Marketplace nos establecerá automáticamente los

valores de números de facturas y fechas a las líneas de pedidos que hayamos seleccionado

para facturar. En el ejemplo que estamos viendo, establecerá los valores F0001, F0002 y

F0003, respectivamente a cada pedido que corresponda, como en las imágenes se puede

observar, ya que seleccionamos 3 pedidos a facturar, indicando que las facturas debían

empezar con el valor “F” y el empezar la numeración de las mismas con “0001”

Permite ver los detalles de solo un pedido seleccionado


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Si por otro lado, los números de las facturas que queremos emitir no van a ser

consecutivos, y tienen para nosotros un valor ya asignado internamente en nuestro

sistema, podemos seleccionar los pedidos que deseemos facturar, pudiendo introducir el

valor que queramos en la correspondiente caja de texto que hace referencia al número de

factura, en cada línea de pedido del listado que aparece debajo de la cabecera de esa

página, tal y como se puede observar en la siguiente imagen. No será necesario en ese

caso poner ningún dato en el campo Raíz y valor inicial de la cabecera:

Como vemos en la imagen superior, hemos seleccionado tres pedidos, y hemos

establecido diferentes números de facturas para cada uno de ellos, así como diferentes

fechas de vencimiento.

Una vez ya tenemos los pedidos seleccionados con los datos cargados (ya sea desde

la cabecera, o en cada uno de los pedidos como hemos visto en ambos casos), el siguiente

paso será pulsar el botón “Crear Factura”. Una vez pulsemos dicho botón, se generarán las

facturas de los pedidos seleccionados, y el sistema nos indicará si existe algún error en la

creación de alguna de ellas (fechas no válidas, etc).

Al pulsar en “Crear Factura” se nos cargará la siguiente pantalla, donde vemos que

las facturas se han cargado y están en estado “Borrador”.


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El siguiente paso será firmar las facturas.

Es posible firmar todas las facturas que aparecen en la pantalla pulsando el botón

“Firmar TODAS” (opción sólo disponible para usuarios con firma delegada).

También es posible firmar aquéllas que queramos, si anteriormente hemos

seleccionado las facturas que deseemos y pulsamos luego el botón “Firmar selección”.

Siguiendo con el ejemplo que estábamos utilizando, una vez hemos pulsado el botón

“Firmar TODAS”, se han firmado las facturas, las cuales aparecen en estado Firmadas,

como se puede ver en la siguiente pantalla:

Una vez ya hemos procedido a firmar las facturas, la pantalla nos muestra el estado

de las mismas a firmadas, y nos da la opción de enviarlas. Como en el caso de la firma, el

envío se puede realizar de todas las facturas firmadas que aparecen en la pantalla si

pulsamos el botón “Enviar TODAS”, o bien, se pueden seleccionar aquellas que queramos y

posteriormente pulsar el botón “Enviar selección”. En nuestro ejemplo, pulsamos el botón

“Enviar TODAS”, de manera que las facturas pasarán al estado Enviando.

Si posteriormente pulsamos en el botón inicio de Adquira Marketplace, y accedemos

a la bandeja “Facturas en Enviando” del menú lateral izquierdo, veremos la siguiente

pantalla.


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Este estado es puntual, pues una vez las facturas superen las validaciones técnico-

funcionales del sistema del comprador, pasarán a estado correcto de Enviadas, a la espera

de que sean Aceptadas o Rechazadas por el comprador (como más adelante veremos en el

punto 2.9. Estados de una Factura).

2.1.6. Proceso general de creación de facturas ordinarias mediante

carga de una hoja Excel.

Para generar facturas ordinarias con referencia a pedidos mediante carga de una hoja

Excel en Adquira Marketplace, una vez pulsemos en “Nueva Factura” deberemos

seleccionar la opción “Factura con referencia a pedido”, y posteriormente, en el

siguiente menú de opciones deberemos seleccionar la opción “Facturación múltiple por

carga de fichero”

Deberemos entonces adjuntar un archivo Excel utilizando el botón Seleccionar y

localizando el archivo a adjuntar. La plantilla la podremos descargar desde esta misma

opción. El fichero a cargar será una hoja Excel y contendrá la siguiente información por

cada factura a generar:

Campos Obligatorios:

Identificador del pedido en Marketplace

Número de factura

Fecha de la factura


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Fecha de vencimiento del pago estimada

CIF del comprador

Fecha de Operación

Campos Opcionales:

Número de control (Facturas Venezuela)

Número de Recepción

Línea del pedido

Código de país y nombre del impuesto

Porcentaje del impuesto

Comentario

Régimen Fiscal (Facturas Méjico)

Referencia de Pago (Facturas Méjico)

Código de país y nombre de la retención

Porcentaje de la retención

Base imponible de la retención

La estructura del fichero Excel será la siguiente:

Pedido Factura Fecha Fac Fecha venc cif comprador Fecha Op. Nº control Nº recepciónNº línea Impuesto % impuesto Comentarios

0012345678 FACT001 01/09/2014 25/06/2010 A80002299 01/09/2014 A1234 A1234 00010 [ES] IVA 21 Comentario de factura



El Excel que se carga debe crearse sin cabecera, la imagen es informativa del orden y

formato de los campos.

Las validaciones que se realizan sobre el Excel son las siguientes:

El CIF del comprador es válido en Marketplace

El pedido existe

El pedido pertenece al proveedor que realiza la carga de facturas

El CIF del comprador y proveedor en el pedido a facturar son correctos

El pedido o alguna de las posiciones del pedido están en estado “facturable”

El número de factura no puede ser nulo y no superior a 15 caracteres (en

España)

El número de factura no ha sido utilizado por el proveedor

El formato de la fecha de factura y vencimiento debe ser correcto

(dd/mm/aaaa)

La fecha de factura no puede ser posterior a la fecha actual

La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha de creación de la

factura

El número máximo de filas que se podrán incluir en el archivo Excel es de 100.

Informar que en el Excel, a las celdas de los campos de fecha factura y fecha vencimiento

se deberán establecer formato celda “Fecha, dd/mm/aaaa”, y para las celdas de número de

pedido se deberá establecer formato celda “Texto”, siendo recomendable, que una vez se

haya introducido el número de pedido y establecido el formato de celda a “Texto” pulsar la

tecla “F2” para que Excel actualice dichos cambios.

Una vez hemos adjuntado el archivo mediante el botón “Seleccionar”, deberemos

pulsar el botón “Enviar” para que se carguen los datos de dicho archivo Excel en Adquira

Marketplace. Procesado el fichero, se muestra en pantalla el resultado de la carga de las


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facturas y los posibles errores en el caso de que ésos se produzcan. Si al cargarse el fichero

se producen errores, Adquira Marketplace le indicará en que línea y columna del Excel que

hemos cargado se encuentra el/los error/es.

Para el ejemplo que vamos a utilizar, hemos cargado una hoja Excel conteniendo 2

pedidos que queremos facturar. El Excel tendría el siguiente formato:

0050145104 FACTURA1 13/04/2012 13/07/2012 A82018474 13/04/2012

0050144964 FACTURA2 12/04/2012 12/05/2012 A82018474 12/04/2012

Una vez cargado correctamente ese archivo, debemos seleccionar en el menú

Informes (pestaña Facturas Emitidas), en el enlace facturas cargadas. Allí encontraremos el

registro de los ficheros que utilicemos al cargar facturas.

Seleccionamos le fichero y pulsamos Ver Detalle e inmediatamente Adquira

Marketplace nos mostrará la siguiente página de Resultado de la carga del archivo Excel,

donde visualizaremos las facturas en estado En borrador, y con las siguientes opciones:

En el caso de producirse algún error en la carga, el resultado de la carga se

mostraría de la siguiente manera:


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Como vemos, las dos facturas que hemos cargado aparecen “En Borrador”, y

tenemos las mismas opciones que veíamos al utilizar la opción de crear facturas de forma

múltiple. De manera que para los siguientes pasos de firma y envío de facturas deberán

remitirse al punto 2.1.5. Proceso general de creación facturas ordinarias de forma múltiple,

Pues la mecánica va a ser la misma.

2.1.7. Proceso general de creación de facturas ordinarias mediante

Facturar recepciones

Otra opción para poder emitir facturas de forma Múltiple sobre pedidos con

recepciones es a través de “Facturar recepciones”

Esta nueva funcionalidad va a permitirnos no sólo poder emitir facturas de forma masiva

sobre pedidos recepcionados, o exportarnos a Excel directamente el fichero para dicha

carga en el caso de que lo necesitemos, también va a permitirnos el poder emitir facturas

para varias recepciones en el caso en el que un comprador, nos haya marcado diversas

recepciones dentro de un mismo pedido y además, nos va a permitir ver directamente esa

recepción sin tener que acceder directamente al pedido e ir visualizándolas.

Para acceder a la opción de facturar recepciones podremos acceder directamente

desde la bandeja de pedidos pendientes de facturar con recepción


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También desde la sección de crear facturas Nueva factura con referencia a pedido

factura única.

Cuando seleccionemos sobre el botón de Facturar recepciones nos aparecerá el

siguiente menú:


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Podremos efectuar la facturación de un pedido en concreto únicamente poniendo el

número de pedido en el campo número de pedido.

En este caso, como podemos observar al ejecutar la búsqueda se nos muestran 2

recepciones para el mismo pedido


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Tenemos la opción de emitir una única factura para esas dos recepciones

seleccionando Generar facturas o emitir dos facturas una por cada recepción efectuada

seleccionando sobre el botón Exportar a MS Excel.

Vamos a ver primero como generar una única factura para las dos recepciones.

Seleccionamos sobre el botón Generar facturas y nos aparece el siguiente menú:

Prefijo del número de factura, valor que se incluirá en el número de factura y que se

irá incrementando de uno en uno según el nº de facturas que vayamos a crear.

Nº de factura, nuestro número de factura sin el prefijo inicial.

Ejemplo: si vamos a crear una factura y como prefijo ponemos 1 y como nº de

factura 2014, al crear las facturas tendremos 12014 (como número de factura

creada).

Fecha de factura, Fecha de emisión de la factura que vamos a crear.

Fecha de vencimiento, fecha estimada de vencimiento según lo acordado con el

comprador al que emitimos la factura.

Comentarios

Impuesto

Al seleccionar sobre generar, nos aparecerá un mensaje en pantalla informándonos

de donde debemos acceder para ver la factura que hemos generado:


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Accedemos a la sección de Informes/ facturas cargadas y accedemos al resultado de

nuestra creación de factura igual que si hubiésemos procedido con la carga de un fichero

Excel.

Como podemos ver, en este caso hemos emitido una única factura por dos recepciones.

Si lo que deseamos es emitir varias facturas sobre varios pedidos de forma masiva el

procedimiento será el mismo sólo que en vez de buscar un pedido en concreto como

hicimos al comienzo, seleccionaremos aquellos pedidos que deseamos facturar.


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Ahora vamos a ver cómo generar estas facturas por Excel; esta opción nos permitirá

poder emitir factura por recepción; como en el caso que vimos antes. Tenemos un pedido

con dos recepciones diferentes efectuadas por el comprador y necesitamos como

proveedores emitir dos facturas una por cada recepción.


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Lo que queremos hacer en este caso es emitir dos facturas una por cada recepción,

para eso seleccionaremos el botón Exportar a fichero MS Excel.

La ventana que nos aparecerá será la misma que vimos antes.

Completamos los campos y al seleccionar en Generar nos exportara un Excel de

carga en formato comprimido y en este caso vamos a ver en este Excel de carga de

facturas con referencia a pedido como en vez de una factura por una única recepción,

creará dos con la misma numeración.


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Para emitir dos facturas una para cada recepción, en vez de una única factura por

todas las recepciones, lo único que tendremos que hacer será cambiar el nº a una de las

dos facturas en el Excel y efectuar una carga de factura masiva de este Excel con referencia

a pedido.

Guardamos el fichero en nuestro PC y procedemos a la carga del fichero Excel como

cualquier otro fichero que cargáramos con referencia a pedido.

Nota: esto nos va a permitir a partir de ahora autogenerar nuestro fichero de carga Excel

para facturas con referencia a pedido, sin tener que cumplimentarlo nosotros manualmente

y así, poder crear y emitir varias facturas para recepciones diferentes dentro de un mismo

pedido sin tener que acceder al pedido y seleccionarlas una a una.

2.1.8. Proceso general de creación de una factura rectificativa Normal

Para generar una factura rectificativa con referencia a un pedido, una vez pulsamos en

“Nueva Factura” debemos seleccionar la opción “Factura rectificativa”, y por último, en

el nuevo menú que nos aparece: “Factura rectificativa con referencia a pedido”. La

aplicación nos mostrará entonces el listado de pedidos que contienen devoluciones de

mercancías o anulaciones de recepción referentes a recepciones ya facturadas.


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Una factura rectificativa, como su nombre indica, rectificará una, y sólo una, factura

ordinaria previamente creada y enviada a través de Marketplace..

Una vez dentro de ese listado, para crear una factura rectificativa, deberá acceder al

pedido que desee facturar. Para ello seleccione el pedido y pulse el botón “Ver detalle” si

desea visualizar el pedido antes de crear la factura, o bien pulse directamente sobre el

nombre o número del pedido para visualizarlo. Si, por otro lado, lo que desea es crear

directamente la factura pulse el botón “Crear factura”, y directamente nos mostrará las

posiciones que se pueden seleccionar para crear la factura (nos mostrará, en ese caso, las

posiciones de devolución o anulaciones de recepción vinculadas a recepciones ya

facturadas).

Al acceder al pedido, pulsando por ejemplo el botón “Ver detalle”, accederemos al contenido

del pedido

En la imagen siguiente accedemos al pedido con recepciones que ya se han facturado y

que posteriormente el comprador habrá devuelto o anulado:

Si pulsamos en Ver detalles a nivel de línea de pedido, visualizaremos los movimientos que

por el momento ha tenido esa línea. Entre ellos la devolución que hace referencia a una

recepción ya facturada. Eso lo podremos verificar con los números de “Identificador de

documento” e “Identificador de documento de referencia”. El “Identificador de documento

de referencia” relaciona esa devolución con una recepción de esa misma línea (es decir, lo

relaciona con el “Identificador de documento” de esa recepción en concreto).


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Una vez que pulsamos el botón crear factura, el sistema nos mostrará automáticamente las

partidas susceptibles de ser facturadas en una factura rectificativa. En este ejemplo, tan

sólo aparece una posición, donde se puede visualizar que hay una cantidad devuelta, y el

importe es negativo.

Pulsamos en el botón Crear Factura y la aplicación nos pide la confirmación de si queremos

crear la factura de este pedido.

Se deben seleccionar las partidas que quiera incluir en la factura. Para desmarcar las

posiciones seleccionadas, pulse “Limpiar selección”. En este caso, tan sólo hay una posición

para seleccionar.

Al crear facturas rectificativas, seleccionando devoluciones y/o anulaciones de

recepciones de mercancías, el saldo será siempre negativo, no siendo posible obtener un

saldo igual o superior a cero.

Si aparecen posiciones de devolución o anulación de recepción vinculadas a una

misma recepción, se seleccionan juntas, y nos obliga la aplicación a crear la factura

rectificativa para todas las posiciones sin la opción de poder seleccionar unas sí y otras no.


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Una vez seleccionadas las partidas a facturar, deberemos pinchar en el botón “Crear

factura”, donde ya aparecerán los datos de cabecera a rellenar.

A continuación accederemos al borrador de la factura. Tendremos que cumplimentar

los campos obligatorios de la factura que aparecen en la cabecera, como:

“Número de factura”, debemos informar un valor alfanumérico de 15

dígitos como máximo. En caso de no cumplirse esta condición,

aparecerá un mensaje de error.

“Fecha de factura”, aparecerá por defecto la fecha del día como fecha de

creación de la factura, pero este dato se puede modificar. La fecha de

factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de

mercancías seleccionado más reciente y la fecha del día, ambas

inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje

de error.

“Fecha de vencimiento del pago estimada”, deberá informar una fecha

superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta

condición, aparecerá un mensaje de error.

Asimismo, también deberá rellenar el campo “Comentarios de Proveedor”, el cual

también es obligatorio.


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Al crear una factura rectificativa, en el campo Documento de referencia, nos indica el

número de factura ordinaria que estamos rectificando:

Al crear facturas rectificativas es obligatorio introducir el motivo de rectificación en el

campo “Comentarios de Proveedor”.

Pulsando “Añadir línea” puede añadir nuevas partidas del mismo pedido a la factura

que está creando. Pulsando el botón “suprimir” puede eliminar una línea de esta factura.

Puede modificar el tipo impositivo si es incorrecto. Para ello pulse el botón

“Modificar” situado junto a cada línea de factura, aunque la factura rectificativa debería

llevar el impuesto de la factura ordinaria que estamos rectificando.

Asimismo, puede modificar en una única pantalla todas las líneas, pulsando el botón

“Modificación masiva”.

Cuando hayamos revisado y cumplimentado todos los campos de la factura,

pulsaremos el botón “Guardar”.

Una vez hayamos pulsado en “Guardar”, nos aparecerá el botón “Firmar” y

posteriormente de la firma, tendremos en pantalla el botón “Enviar” que, una vez pulsado la


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factura pasará al estado enviando, momento en el cual la factura pasará las validaciones

técnico funcionales en el sistema del comprador.

2.2. Facturas Electrónicas sin referencia a pedido electrónico.

Como proveedores vamos a poder emitir facturas sin referencia a pedido para REPSOL

en aquellos casos en los que el pedido no se encuentre publicado en Marketplace o no

exista pedido como tal pero nos veamos en la obligación de emitir factura electrónica.

Para estos casos accederemos a nivel de interfaz crear facturas y seleccionaremos crear

factura sin referencia a pedido.

Se nos desplegarán en el menú 2 opciones. Las posibles opciones son Crear Factura

única y Facturación múltiple por carga de fichero. La primera opción nos llevará al

formulario para crear una factura sin referencia a un pedido publicado en Marketplace y la

segunda a la pantalla desde donde se puede subir un fichero en formato Excel o .CSV con

datos para crear varias facturas sin referencia simultáneamente.

Crear Factura Única: tal como muestra la siguiente figura, al pulsar sobre la opción de crear

factura única, nos lleva al formulario de crear factura, en el que tendremos que

cumplimentar todos los datos para su creación.

Seleccionaremos la operadora de REPSOL a la que debemos emitir la factura


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A continuación incluiremos los datos de nuestra factura; nº de factura, Condición de pago

que tengamos acordada, fecha de factura etc.

Importante: El campo id de pedido no será obligatorio a cumplimentar ya que en muchas

ocasiones no existirá pedido como tal; no obstante, podremos incluir en ese campo un texto

acorde con lo que vayamos a facturar que nos sea a nivel de proveedor útil para relacionar

nuestra factura con aquello que facturamos.

A continuación, procederemos a añadir la línea o líneas que debamos facturar.


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Para ver como añadir una línea ver punto 2.2.2

Una vez cumplimentados estos campos el procedimiento será: guardar, firmar y enviar

nuestra factura.

Carga Masiva: tal como muestra la siguiente figura, al pulsar sobre la opción facturación

múltiple por carga de fichero, nos muestra dos opciones: Carga de fichero Excel o Carga de

fichero csv.

En ambos casos Marketplace nos llevará a la página en la que mediante el botón examinar

debemos adjuntar el fichero que queremos cargar y que previamente hemos guardado en

nuestro ordenador.

Para los detalles de carga por fichero Excel ver punto 3.4.3. pág. 125.

NOTA: lo único que difiere es que para este caso el campo Excel de número de pedido que

para Telefónica si es obligatorio, en este caso para REPSOL no lo es.

Una vez que hemos seleccionado el fichero a cargar pulsamos en el botón Enviar


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2.2.1. Datos de cabecera de Factura

Tal como se comentó en el apartado anterior al seleccionar la opción de crear factura

única, debemos cumplimentar los datos de la factura comenzando por la cabecera de la

misma.

Debemos tener en cuenta que hay campos obligatorios que tendremos que

cumplimentar para poder realizar la factura correctamente, estos campos vienen resaltados

en color crema.

En caso de no rellenar estos campos, aparecerá el siguiente mensaje de error:

Una vez que pulsamos en crear factura única, tenemos que destacar que encontraremos los

siguientes apartados en la cabecera de la factura a crear:

1. Datos del proveedor se recuperan automáticamente de los datos almacenados en

Marketplace a nivel de entidad proveedora. Estos datos son los que las empresas

proveedoras facilitaron en el momento de darse de alta en Adquira

2. Datos del comprador, en este apartado se filtran los datos de los compradores a

los que el proveedor puede emitir una factura sin referencia a pedido.

3. Datos de la factura, aquí se incluyen los campos de Número de Factura, Fecha

de Factura y Fecha Vencimiento, Condiciones de Pago, moneda; todos estos

campos son obligatorios. El campo fecha de vencimiento, lo calcula Marketplace

en base a las condiciones de pago seleccionadas. El Estado de la Factura es un

campo informativo, calculado por Marketplace.

4. Datos del pedido, En este apartado se registran los datos del pedido o la referencia

de lo que se quiere facturar.


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Al cumplimentar los datos de la factura vamos a observar que, en campos como

comprador, condiciones de pago, moneda, y centro de coste nos aparecerá un desplegable

en el que debemos seleccionar el valor deseado.

El comportamiento de estos campos será el que sigue:

Al elegir el comprador, se activa un campo con la dirección del comprador

seleccionado, además se activan el centro de coste con los datos correspondientes al

comprador seleccionado y el campo de proceso de compra (en el que se cargaran los

procesos de compra que tenemos para ese comprador).

Al elegir las condiciones de pago, según la opción seleccionada se establece la fecha

de vencimiento.


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Con respecto a los campos de cabecera, existen las siguientes validaciones:

El número de factura debe ser único en Adquira Marketplace para el

proveedor.

La Fecha de factura debe ser menor o igual a la fecha del día, pero no más

de 45 días partiendo del día en que se crea la factura.

La Fecha de vencimiento de pago tiene que ser mayor o igual a la fecha de

la factura, aunque Marketplace la calcula al seleccionar el valor de las condiciones de

pago.

Todos los campos de fecha, disponen de un botón Calendario. Pulsando este botón, el

sistema mostrará un calendario, pudiendo el usuario, seleccionar la fecha y recuperarla en

el campo correspondiente.

Al establecer los datos del pedido, podremos incluir la información que creamos acorde con

lo que vamos a facturar.


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2.2.2. Datos de líneas de factura.

Al crear una factura deberemos agregar al menos una línea de factura, para ello

seleccionaremos el botón Añadir Línea.

Marketplace nos llevara a la siguiente pantalla:

Para la creación de la línea debemos tener en cuenta:

Dentro de la línea de una factura los campos obligatorios son: Descripción del

artículo, Ctd. Recibida, Precio unidad, unidad.

En relación al campo Unidad, debemos seleccionar la unidad de medida de cantidad

que corresponda al artículo en consideración

Con respecto a las líneas de factura, existen las siguientes validaciones:

La cantidad recibida y el precio unidad deben de ser numéricos.


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La Fecha de Recepción no puede ser menor a la fecha de expedición ni superior a

la fecha de hoy.

Seleccionamos el impuesto a aplicar.

Una vez seleccionado el tipo impositivo y su porcentaje correspondiente pulsaremos el

botón Añadir y de esa forma el impuesto se reflejará debajo de los detalles de la línea y se

actualizarán los totales de la línea.

Cuando hemos finalizado de completar todos los campos requeridos para la primera

línea de factura, pulsando el botón Añadir, veremos la línea de factura creada.

Debemos repetir este procedimiento por cada línea de factura que queramos añadir,

pulsando el botón “Añadir línea”:


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En el siguiente ejemplo se muestra la factura con dos líneas de factura creadas.

Una vez completados todos los datos de la factura tendremos que pulsar el botón Guardar.

A la hora de guardar una factura, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

Tendremos que completar los campos obligatorios y al menos dar de alta una línea

de factura.

Si aún no hemos enviado la factura podremos: modificar los datos de cabecera y

línea de factura (esta última con el botón modificar) y pulsar el botón Guardar para

actualizar los cambios.

Una vez guardada la factura, el resumen de la misma quedará tal como se observa en la

imagen siguiente.

l


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2.3. Anexado Masivo de Ficheros a facturas

Podremos adjuntar ficheros a varias facturas a la vez. Para ello Disponemos del

siguiente proceso:

Al acceder al listado de facturas en borrador, veremos el botón Anexar ficheros.

Dicho botón nos llevará a la pantalla donde podremos seleccionar el fichero Excel a

cargar:

En esta pantalla pulsaremos el botón Seleccionar fichero para seleccionar el

fichero excel con la relación de facturas y ficheros a anexar. Además tendremos la

posibilidad de descargar una plantilla para ver el formato del fichero necesario, los datos

que deben incluirse en el fichero son:

Número de Factura

Nombre de fichero

El fichero tendrá el siguiente formato:

Al seleccionar el excel a cargar, nos aparecerá en la tabla el nombre del fichero

seleccionado y su tamaño, habilitandose el botón Cargar Fichero.


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Una vez cargado el fichero Excel, si no hay problema con el procesamiento nos

solicitará la confirmación de si queremos seguir con el proceso de carga:

Al pulsar Si, nos llevara a la pantalla para cargar cada uno de los anexos de las

órdenes de mantenimiento:

Al pulsar seleccionar ficheros podremos seleccionar de nuestro ordenador, los

documentos que queremos anexar (todos deben estar incluidos en el fichero excel). Una

vez inidcados, nos aparecerá un listado con los ficheros seleccionados e información de

tamaño de cada uno y del resultado de la prevalidación del mismo. Esta validación se

realiza con respecto al fichero de asociaciones previamente cargado, siendo los válidos los

que están en el fichero y los no válidos los no incluidos en dicho fichero.


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Al pulsar cargar ficheros se procederá a adjuntar los ficheros válidos a sus facturas

respectivas. En la barra de progreso veremos el grado de avance de la carga y al acabar el

resultado:

Una vez cargados los ficheros se localizan en la factura correspondiente en el

apartado de Adjuntos

2.4. Firmar una factura electrónica.

Una vez que haya guardado la factura que estuviera creando (ya sea una factura

ordinaria, rectificativa, rectificativa de anulación o una factura sin referencia a pedido

electrónico) podrá proceder a firmarla, pulsando el botón correspondiente.


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En el proceso de alta en Adquira Marketplace para la facturación electrónica, usted habrá

elegido un tipo firma:

Firma por el proveedor: Usted firmará con un certificado propio que le

identifique como persona física o como persona jurídica.

Firma delegada en Adquira: Usted habrá delegado la firma en Adquira, por

lo que firmará con el certificado de Adquira.

2.4.1. Firma por el Proveedor.

Antes de poder empezar a firmar, previamente tendrá que haber instalado en su

ordenador un Certificado de Firma Digital Avanzada, tal como se describe en el apartado

“Instalar un Certificado Digital para la Firma Electrónica”.

Para firmar, pulse el botón “Firmar” y le aparecerán las siguientes ventanas para

realizar el proceso de firma. Deberá seleccionar el certificado con el que desea firmar la

factura, en caso de poseer más de un certificado. Asegúrese de que el certificado que va a

utilizar es válido y está en vigor (no revocado, ni caducado); en caso contrario la factura no

será válida ante la AEAT (organismo en España) y/o Organismo correspondiente al país.

Es necesario tener instalada la máquina virtual de Java 1.7 o superior para proceder

con éxito a la firma electrónica.

La primera pantalla que nos aparece es la siguiente:

Seleccionamos “Iniciar” para comenzar el proceso de firma digital de la factura.


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A continuación seleccionaremos en el desplegable el almacén donde se encuentra el

certificado con clave privada que deseamos utilizar para la firma digital de la factura.

- Almacén de certificados de Microsoft Windows

- Almacén de certificados en fichero PKCS12 ( .pfx, .pl2)

Si seleccionamos “Almacén de certificados de Microsoft Windows” nos seleccionará el

certificado de firma que tengamos ya instalado en nuestro equipo. Los pasos serían los

siguientes:

Seleccionamos “Continuar” y nos aparecerá la posibilidad de introducir nuestra clave de

firma si se requiriera:

Introducimos la contraseña y seleccionamos “Aceptar”

En la siguiente pantalla verificamos que la Firma Digital se ha generado correctamente.


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Si seleccionamos Almacén de certificados en fichero PKCS12 (.pfx, .pl2), éste nos permitirá

seleccionar de nuestro disco duro el fichero de firma correspondiente con las extensiones

indicadas (.pfx, .pl2”. Para ello debemos los siguientes pasos:

Debemos seleccionar en “Iniciar” para comenzar el proceso.

A continuación, seleccionamos el almacén de claves donde se encuentra el certificado con

clave privada que deseamos utilizar para la firma digital de la factura y seleccionamos

“Continuar”.


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A través del botón “Seleccionar” localizaremos el fichero que contiene el certificado y

una vez seleccionado éste, haremos clic en “Continuar” y comprobaremos que la firma se

ha generado correctamente.

2.4.2. Firma Delegada en Adquira.

Si ha elegido este tipo de firma, no será necesario haber instalado ningún certificado

previamente ya que usted va a firmar con el certificado de Adquira.

Para firmar, pulse el botón “Firmar” y, si el sistema no detecta ningún problema con el

certificado de Adquira, aparecerá una pequeña ventana informativa confirmando que la

autoriza a Adquira a firmar su factura. Pulse el botón “Acepto” para proseguir.


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2.4.3. Gestión de facturas después de Firmar

Comprobará que la factura ha pasado al estado “Firmada”. Además, puede consultar

información sobre la firma en el apartado “Datos de la Firma Digital”, situado en la parte

inferior derecha de la factura:

Si desea enviar la factura en otro momento posterior a la firma, puede salir del

sistema. Está factura firmada quedará automáticamente almacenada en el apartado

“Facturas firmadas”, accesible desde la pestaña Facturas en el apartado estado de Adquira

Marketplace.

Dentro del listado de Facturas firmadas, puede identificar su factura por el “Número de

factura”. Además, puede acceder directamente al pedido al que hace referencia la factura,

pulsando sobre el número de pedido. También puede ordenar las facturas por cualquiera de

las columnas del listado (comprador, importe, etc)

Para facilitar la localización de una factura en concreto, Adquira Marketplace le

ofrece la posibilidad de realizar “Búsqueda Avanzada de facturas” y de “Filtrar” facturas. (tal

como se explicó en el apartado 1.1.5 de este manual)

Seleccione la factura que desea consultar y pulse el botón correspondiente a la

acción a realizar, entre las siguientes opciones:

Podemos acceder a la factura o al pedido, pulsando en los identificadores


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- Ver detalle. Si desea revisar su factura, proceda a seleccionarla y pulse el

botón “Ver”.

- Vista previa, esta opción le permite visualizar la factura seleccionada en

formato “pdf”.

-

Eliminar selección, pulse este botón para eliminar la factura seleccionada. El pedido

del comprador volverá entonces a ser facturable y aparecerá en el listado de “Pedidos

Facturables”. Al eliminar una factura el número de factura que indicamos también se borra,

por lo que podemos reutilizarlo. Sólo se podrán eliminar facturas en estado “En curso” o

“Firmada”.

- Descargar selección, este botón le permite descargar la factura en formato

electrónico a su ordenador: en formato pdf así como en formato legal “.eml.

- Modificar Factura, pulse este botón para modificar los campos de la factura o el

tipo impositivo. Recuerde que modificar una factura implica deshacer la firma,

por lo que siempre que realice una modificación en una factura, tendrá que

volver a firmarla. Una factura ya enviada al comprador no podrá ser

modificada.

2.5. Facturas desde PDF

A través de Marketplace podrá enviar facturas en PDF al sistema de Repsol.

Para ello deberá seleccionar en el asistente de creación de facturas la opción

Recepción de facturas.

Allí podrá seleccionar el fichero PDF que se desea remitir a Repsol. Una vez

seleccionado pulsar enviar.


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En ese momento aparecerá una pantalla donde se solicitarán datos necesarios para

la gestión del documento: Sociedad Receptora, número de factura, Base imponible, Fecha

de factura, etc.

Una vez informados se pulsará el botón guardar y en ese momento se creará el

documento de factura en estado Firmado (sin necesidad de que tenga que firmar de

nuevo).


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Al acceder a la factura, desde el botón acciones realizaremos el envío de la factura.

Además desde este botón podremos descargar la factura´, eliminar la factura (esto si no

la hemos enviado), etc.

Es importante destacar que el PDF adjuntado inicialmente, será enviado a Repsol

como documento legal de factura, por lo que una vez pulsada la opción enviar, se remitirá

el documento PDF al Sistema de recepción de PDF’s de Repsol, donde será validado y

gestionado.

2.6. Enviar Factura al Comprador

Si accede a la factura a través de “Ver detalle”, podrá enviarla pulsando el botón “Enviar”.

Adquira Marketplace muestra a continuación una pantalla que le confirma el envío de

la factura al comprador.


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Esta factura pasará al estado “Enviando”, donde podrá consultarla, realizar una vista previa

o descargarla.

Si seleccionamos la opción de vista previa nos aparecerá la factura en formato PDF para su

consulta (este documento no tiene validez legal).


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Si seleccionamos la opción descargar se obtendrán los ficheros correspondientes a la

factura, tal como se describe en el apartado “2.11 Descargar y Guardar Facturas en

Formato Electrónico”.

2.7. Visualizar Facturas

Puede proceder a visualizar una factura electrónica en formato “.pdf”, desde cualquier

enlace del apartado Estado, de la Guía de Navegación lateral de la pestaña Facturas

Emitidas, así como desde el histórico de facturas. Para ello, seleccione la factura en

cuestión del listado y pulsar el botón “Vista Previa”. Puede imprimir la factura pulsando el

icono de impresión.


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2.8. Duplicados de Facturas

2.8.1. A través del Menú Facturas

Puede realizar duplicados de originales de facturas ordinarias, facturas rectificativas o

facturas rectificativas de anulación, que se consideran definitivas, es decir en estado

“Aceptadas”, “Enviadas”, “Rectificadas” o “Anuladas”. Para ello, localizaremos la factura

sobre la que deseamos crear el duplicado, en la Guía de Navegación izquierda desde el

Menú superior de Facturas Emitidas.

Permite imprimir la factura.


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Acceda a la factura que desea duplicar, haciendo clic sobre ella o bien seleccionándola

y a continuación haciendo clic en “Ver detalle y pulse el botón “Crear Duplicado”. No podrá

realizar modificaciones sobre este documento, puesto que es una copia exacta de la factura

original.

En el momento en el que seleccionamos el botón crear duplicado, nos aparece el

duplicado de esa factura para ser firmada de nuevo, tal y como se observa a continuación:

Localizaremos la factura sobre la que deseamos crear el duplicado, en la Guía de Navegación

izquierda desde el menú superior de Facturas.


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Verificamos que el duplicado de la factura aparece en la bandeja de facturas

“Firmadas”. Verificamos en la parte inferior del duplicado de la factura los “Datos de la

Firma Digital”.

Una vez firmado el duplicado, puede proceder a su envío, y a partir de ese momento

encontrará este duplicado de factura en “Enviando”. El duplicado será una copia exacta de

la factura original, con la única diferencia en el campo “Tipo de documento”, en el que

aparecerá “Duplicado de factura”, en lugar de “Original de factura”.


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Para enviar la factura, podemos seleccionar la factura a enviar ó realizar una selección

múltiple y pulsar el botón “Enviar Selección”.

De igual manera podemos acceder a los detalles de la factura previamente a su envío.

Para ello seleccionaremos la factura y pulsaremos el botón “Ver detalle”.

Una vez accedamos a la factura, tendremos varios botones de acción, entre los que se

encuentra el botón “Enviar”.


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Una vez pulsado el botón “Aceptar” el duplicado de la factura queda finalmente enviado al

sistema del comprador.

Podemos verificar en la bandeja de Facturas Enviadas el detalle.

Observamos además que el duplicado de factura una vez enviado pasaría al estado:

“Enviadas”.

Haciendo doble clic sobre el mismo podremos acceder a visualizar el detalle


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2.8.2. Pulsando el acceso “Crear facturas”-Nueva Factura de la página de Inicio

Pulsando en este enlace accedemos al asistente de facturación, deberemos escoger la

opción: “Duplicado de Facturas” y “Crear Duplicado”. De esta manera, nos aparecerán las

facturas de las que podemos obtener un duplicado.

Una vez hayamos seleccionado la opción de “Duplicado de Facturas”, nos aparecerán

en pantallas las facturas sobre las que podemos crear un duplicado, la seleccionaríamos y

hacemos clic en “Crear duplicado”.

Podremos crear “duplicado de facturas” sobre las siguientes:

- Facturas Rechazadas

- Facturas Aceptadas

- Facturas Enviadas

- Facturas Rectificadas

- Facturas Anuladas

Solo podremos crear duplicados de factura si y solo si el comprador acepta este tipo

de facturas en su sistema, en caso contrario no nos aparecerá la opción de crear duplicado.


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NOTA: Para más información del proceso de firma y envío de facturas, consulte los

apartados 2.3. Firmar una Factura Electrónica y 2.4. Enviar Factura al Comprador.

2.9. Factura Rectificativa de Anulación

Adquira Marketplace permite anular facturas ordinarias o rectificativas que se

encuentren en los estados “rechazadas” o “aceptadas”.

- Si una factura se encuentra en estado “rechazada”, debemos anularla

creando y enviando la correspondiente factura rectificativa de anulación.

- Si una factura se encuentra en estado “aceptada”, podremos anularla,

en caso de necesidad, creando y enviando la correspondiente factura

rectificativa de anulación. Este tipo de anulaciones deberían ser

excepcionales, previo acuerdo con el comprador.

Para anular una factura que se encuentre en la Bandeja de Facturas Rechazadas,

podremos hacerlo, bien a través de la pestaña factura, al acceder a una factura que

requiera ser anulada y pulsando el botón “Anular Factura” o pulsando el acceso “Crear

Factura”,de la página de inicio y una vez se nos despliegue el menú, seleccionando la

opción “ Crear Factura Rectificativa de Anulación” y a continuación “Factura

Rectificativa de Anulación” y de esta manera nos aparecerán aquellas facturas sobre las

que debemos crear su correspondiente Factura Rectificativa de Anulación.

Para anular una factura desde la Bandeja de Facturas rechazadas, deberíamos

acceder a la factura y seleccionar el botón anular factura, tal y como se muestra a

continuación.

A continuación introduciremos los campos de: “Número Factura”, un número de

factura rectificativa de anulación y “Fecha de la Factura”. Desde la Factura Rectificativa

de Anulación que estamos creando podremos acceder en todo momento a la factura original

que está anulando a través del campo “Documento de referencia”. Del mismo modo

podremos acceder al pedido asociado a la factura original de la que estamos creando la

factura rectificativa de anulación.


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Las validaciones sobre los campos “fecha factura” y número de factura” son idénticas

a las de creación de un original de factura.

ºPara crear una factura de anulación es necesario introducir los motivos de la anulación en

el cuadro “Comentarios de proveedor”.

Posteriormente, pulse el botón “Guardar”.

Una vez guardada la factura rectificativa de anulación, podrá proceder a firmarla

electrónicamente. A continuación, podrá enviar la factura rectificativa de anulación al

comprador pulsando el botón “Enviar”.


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NOTA: Para más información del proceso de firma y envío de facturas, consulte los

apartados 2.4. Firmar una Factura Electrónica y 2.5. Enviar Factura al Comprador.

- Para anular una Factura desde el acceso “Crear Facturas”, situado en la

página de inicio, deberíamos seguir los siguientes pasos. Seleccionamos

“Crear Factura” y una vez se nos despliegue el menú, seguiremos los

siguientes pasos: “Factura Rectificativa” - “Factura Rectificativa de

Anulación” y de esta manera nos aparecerán aquellas facturas sobre las

que debemos crear su correspondiente Factura Rectificativa de Anulación.


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Nota: La factura de anulación toma los datos de la factura rechazada. El flujo del

envío de la factura de Anulación termina cuando la factura cambia a estado enviada en

Marketplace. En ese momento la factura original que se encuentra en estado rechazada

pasará a estado anulada.

2.10. Consultar Facturas Asociadas a un Pedido

Un pedido en Marketplace puede tener asociadas una o varias facturas. Es por ello

que se ha creado un botón que permite consultar las facturas asociadas al pedido, si existe

alguna creada. En caso de no existir ninguna factura para el pedido el botón no aparece.

Para consultar las facturas asociadas, accedemos a un pedido.

Una vez que accedemos a los detalles del pedido, si el pedido tiene facturas

asociadas, observamos que nos aparece un botón nuevo: “Facturas Asociadas” tanto en la

parte superior de la pantalla como en la parte inferior.

Al seleccionar “Facturas Asociadas” visualizaremos las facturas asociadas al pedido que

queremos consultar y nos aparecerá la pantalla con el listado de la/s factura/s que tenga el

Pedido.


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2.11. Estados de una Factura

Una Factura pude pasar por los estados: “En Borrador”, “Firmadas”, “Enviando”,

“Enviadas”, “Rechazadas”, “Aceptado”, “Anulado”, “Rectificado” y “Pagadas” (éste último

sólo disponible para los proveedores que emitan la factura a Telefónica Móviles España).

El siguiente esquema nos muestra los distintos estados y el orden en el que se produciría:

Esquema de una factura rectificativa sobre una factura ordinaria

Esquema de una factura ordinaria


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Dependiendo del estado en el que se encuentre la factura tendremos la posibilidad de

anular una Factura o emitir uno o varios duplicados.

Cuando procedemos a anular una factura, veremos que una Anulación de Factura,

también puede pasar por distintos estados, como muestra el siguiente esquema:

2.12. Descargar y guardar facturas en Formato Electrónico

Puede descargar a su ordenador en formato electrónico todas las facturas que se

consideren definitivas, es decir, aquellas que cumplan con los siguientes estados:

Facturas ordinarias que estén en estado “Aceptadas”, “Anuladas”,

“Rectificadas”.

Facturas rectificativas que estén en estado “Aceptadas”, “Anuladas”.

Facturas rectificativas que estén en estado “Enviadas”.

De esta manera, usted podrá guardar sus facturas cumpliendo los requisitos de custodia

que exige la ley. Para ello debe seleccionar la factura que desee y pulsar en el botón

“Descargar”

Esquema de una anulación de una factura ordinaria

Esquema de una anulación de una factura rectificativa


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Nos aparecerá una ventana nueva y, tal y como se muestra a continuación,

siguiendo las instrucciones que se indican en la pantalla, pulse sobre “Descarga de

factura” y seleccione la opción “Guardar archivo”, tal y como aparece en la siguiente

imagen. Posteriormente deberá indicar la carpeta de su ordenador en la que desea guardar

la factura y finalmente pulsar el botón “Guardar”. El sistema ofrece la opción de abrir a

continuación dicho fichero.


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Para facilitar la identificación de la factura, el nombre del archivo coincide con el

número de la factura. Recomendamos no modificar este dato, ya que el nombre de la

factura servirá de identificación cuando desee abrir de nuevo esa factura en su ordenador.

El fichero descargado está en formato ZIP, por tanto, para visualizar la factura, es

necesario descomprimir el fichero.

Al descomprimir el fichero ZIP podremos observar que puede contener dos o tres

archivos (dependerá del comprador al que se emita la factura):

Localizaremos una carpeta en

las cual guardar nuestras

facturas.

El nombre del archivo es por defecto

el Nº de la factura, por lo cual

recomendamos no modificarlo.


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En el caso de tener tres ficheros:

Factura electrónica firmada en formato “XML”. Ésta es la factura

con valor legal que deberá almacenar durante el periodo que establece la ley y

que deberá mostrar a Hacienda en caso de una inspección fiscal.

Visor, archivo “xslt” que nos permite visualizar de forma legible el

fichero factura XML.

Archivo pdf, que nos permite visualizar de forma legible la factura

con el programa Acrobat Reader. Este documento no tiene validez legal.

En el caso de tener solo dos:

Factura electrónica firmada en formato “eml”. Ésta es la factura

con valor legal que deberá almacenar durante el periodo que establece la ley y

que deberá mostrar a Hacienda en caso de una inspección fiscal.

Archivo pdf, que nos permite visualizar de forma legible la factura

con el programa Acrobat Reader. Este documento no tiene validez legal.

En la carpeta de su ordenador, en la que decida guardar las facturas, podrá ir

acumulando todas las facturas electrónicas emitidas a través de Adquira Marketplace. Le

recomendamos que haga periódicamente una copia de seguridad de dichas facturas

Factura con valor legal.

Fichero que nos permite visualizar de forma legible el archivo factura XML.

Nos permite visualizar la factura en formato PDF.


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electrónicas, en soporte magnético (en un CD por ejemplo), para su almacenamiento y

custodia.

2.13. Posibilidades de Visualización de una Factura

Antes de visualizar una factura electrónica, previamente, debemos extraer a nuestro

ordenador (en local), los archivos del fichero ZIP, qué según el comprador a quien

hayamos emitido la factura serán dos o tres ficheros.

2.13.1. En Formato Legible

2.13.1.1. Fichero XML con Visor

Estando el fichero formato XML y el visor en el mismo directorio, haremos doble clic

sobre el fichero factura XML para visualizarlo.


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2.13.1.2. Factura en Formato PDF

Para visualizar el documento debemos hacer doble clic sobre la factura pdf.

2.13.2. En Formato No Legible

En este caso podemos visualizar la factura pulsando con el botón derecho del ratón

sobre el documento eml, y seleccionando la opción “Abrir con…”, a continuación

seleccionaremos un editor de texto como puede ser: “Word” o “Bloc de notas”. O haciendo

doble click en dicho documento.


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2.14. Posibles Errores

A continuación veremos aquellos posibles errores con los cuales nos podemos

encontrar a la hora de gestionar nuestras facturas.

2.14.1. Error en la Fecha de factura

La fecha de factura deberá estar comprendida entre la fecha del movimiento de

mercancías seleccionado más reciente, es decir la última recepción que haya habido de ese

pedido por parte del comprador y la fecha del día en la que estemos creando la factura,

ambas inclusive. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un mensaje de error.

2.14.2. Error en la fecha de vencimiento de Pago Estimada

En el campo “Fecha de vencimiento del pago estimada”, deberá informar una fecha

superior o igual a la fecha de factura. En caso de no cumplirse esta condición, aparecerá un

mensaje de error.

2.14.3. Error al Cancelar la Firma por Parte del Usuario en la

selección del Certificado

Otro error con el cual nos podemos encontrar es que al pulsar “Cancelar” mientras

estamos seleccionando un certificado nos cancela la firma de la factura como veremos en el

gráfico.


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2.14.4. Error al Introducir la Contraseña

Cuando introducimos erróneamente nuestra contraseña se produce el siguiente

error. El texto de este error puede variar, dependiendo si trabajamos con Windows XP o

Windows 2000.

Este error también lo visualizamos al pulsar el botón “cancelar”, cuando tenemos

que introducir la contraseña a la hora de firmar.

2.14.5. Error con Certificado Caducado

Cuando procedemos a firmar una factura y nuestro Certificado ha caducado,

visualizaremos una pantalla en la cual el botón “Aceptar” estará desactivado. Pero en esta

ventana nos aparecerá la fecha de validez del certificado, por tanto podemos verificar su

caducidad.

2.14.6. Error Certificado Emitido por una Entidad de Certificación no Reconocida

Cuando tenemos un certificado que no es de una entidad confiable, es decir, que no

está reconocido por la FNMT, visualizaremos el siguiente error al intentar firmar una

factura.

Error generado

con Windows 2000.

Error generado con Windows XP.


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2.14.7. Error al no Existir Certificado Seleccionable

Si intentamos firmar una factura pero no tenemos un certificado instalado, el

sistema nos mostrará el siguiente error:

2.14.8. Errores tras el envío de documentos

Una vez que hemos procedido al envío de un documento al comprador, (factura,

abono, anulación de factura o duplicado), a través de la opción de Enviar, dicho documento

queda en Adquira Marketplace en el estado "Enviando".

En caso de producirse algún error en el procesamiento de dicho documento en el

sistema del comprador, por ejemplo por determinadas validaciones funcionales o de datos,

el documento volverá en Adquira Marketplace al estado "Firmada", con una señal de

advertencia y con un texto descriptivo del error.


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Con un documento que se encuentre en estado "Firmada", podemos llevar a cabo una

de estas 3 acciones:

1. Reenviar dicho documento al comprador a través de la opción de “Enviar”, si

así lo solicita el comprador.

Para ver qué ha ocurrido con esta factura, situamos el ratón sobre el icono de error “!” y de esta forma se nos mostrará el motivo de dicho error.

Si accedemos a la factura haciendo clic sobre ella, también visualizaremos el motivo del error.


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2. Modificar dicho documento, (sólo aquellos datos que son modificables) a

través de la opción de “Modificar”. Una vez modificados el documento debemos firmarlo

y enviarlo nuevamente al comprador.

3. Eliminar el documento de Adquira Marketplace, a través de la opción

“Eliminar”. Después, en el momento en el que proceda, podemos generar un nuevo

documento, firmarlo y enviarlo al comprador.

Tenemos que tener en cuenta que en los casos en los que no

sepamos solucionar el problema identificado, debemos ponernos en

contacto con el Centro de Atención al Cliente de Adquira.


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3. Notificaciones del Sistema

3.1. Notificaciones a proveedores para la Gestión de Facturas

El sistema envía automáticamente una serie de notificaciones a los usuarios a medida

que vayamos trabajando en las facturas. Dichas notificaciones se envían a una única

dirección de remite que es aquella facilitada a Adquira en el momento de la toma de datos.

Si tienen alguna duda o para realizar cualquier modificación de la misma no dude en

ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en el número de teléfono

902 424 024 o en la dirección de correo electrónico [email protected].

A continuación se detallan las distintas plantillas de mensajes que puede recibir a la hora

de trabajar con Facturas electrónicas en Marketplace.

3.1.1. Factura Electrónica enviada desde Adquira Marketplace

A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibiremos al enviar la

factura desde Adquira Marketplace:

mailto:[email protected]


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3.1.2. Aceptación de una factura por su Comprador en Adquira Marketplace

A continuación vemos la plantilla del correo electrónico que recibe el proveedor

cuando cuándo el comprador acepta una factura previamente enviada. La factura aparecerá

en Adquira Marketplace con el estado “Aceptada”.


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3.1.3. Anulación de una Factura Electrónica enviada desde Adquira Marketplace

A continuación veremos la plantilla del correo electrónico que recibiremos cuando la factura

rectificativa de anulación enviada ha llegado correctamente al sistema del comprador:


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3.1.4. Rechazo de una Factura Electrónica por el Comprador en Adquira Marketplace

A continuación veremos la plantilla del correo electrónico que recibiremos cuando el

comprador rechaza una factura previamente enviada. La factura aparecerá en Marketplace

con el estado “Rechazada”.


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3.1.5. Se ha producido un Fallo en el Envío de una Factura Electrónica

A continuación veremos la plantilla del correo electrónico que recibiremos si la factura se

devuelve a Marketplace con un error, generado por el sistema del Comprador:

3.2. Selección de notificaciones que se desea recibir

En el menú superior, “Editar perfil”, dentro de Perfil de Usuario aparece la opción

“Correos electrónicos”. Esta opción va a permitir seleccionar las notificaciones de correo

electrónico que usted desea recibir, tanto para pedidos como para facturas. Por defecto,

aparecerán marcadas todas las opciones de notificación de correo electrónico, por lo que

deberá desmarcar la opción que no desee recibir.


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Podrá también, elegir el formato en el que desea recibir el correo, HTML o Texto.

4. Requisitos técnicos para el acceso a la herramienta

4.1. Requerimientos de Hardware de los Equipos

Para poder trabajar con las aplicaciones de Adquira España, la configuración mínima y

recomendada es la siguiente :

Sistemas Operativos :

Windows 2000 con Service Pack 4, Windows XP (Service Pack 1 o 2).

Ordenador:

Configuración mínima: Ordenador equipado con procesador Intel Pentium III

con velocidad de 1,5 GHz o superior.

Configuración recomendada: Ordenador equipado con procesador Intel

Pentium IV con velocidad de 1,5 GHz o superior.


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Memoria RAM:

Configuración recomendada: 512 Mb

En el caso de que en el mismo equipo se estén ejecutando simultáneamente otras

aplicaciones, es posible que se requiera una mayor memoria RAM para que los tiempos de

respuesta de las aplicaciones de Adquira sean los adecuados.

Conexión a Internet:

Configuración Mínima: ADSL con 128 Kbps. De bajada o conexión LAN con

igual velocidad o superior.

Configuración Recomendada: ADSL con 256 Kbps. De bajada o conexión LAN

con igual velocidad o superior.

Nota: Las aplicaciones de Adquira España, no están soportadas en

plataformas Macintosh.

4.2. Requerimientos de Software de los Equipos Los requerimientos de software para poder trabajar normalmente con las aplicaciones de

Adquira son los siguientes:

a) Navegador de Internet:

Internet Explorer 7 ó inferiores. Los navegadores deben de tener Java habilitado (versión:

6.0.10 o superior)

Nota: Adquira asegura el funcionamiento de la aplicación si se emplea ese

tipo de versión de navegador.

Si el tipo y/o versión del navegador es considerada “no compatible”, Adquira no asegura el

funcionamiento correcto de la aplicación.

Puede conseguir el navegador compatible en la siguiente dirección de Internet de

Microsoft:

http://www.microsoft.com/downloads/en/default.aspx

Para garantizar la descarga ágil de documentos anexos se recomienda que los usuarios

dispongan de un acceso con una velocidad mínima equivalente a una ADSL de 256k

dedicada.

A continuación se listan una serie de requisitos y recomendaciones habituales en

cualquier sistema con acceso a Internet.

El límite para el tamaño de los archivos a anexar es de 5Mb por

anexo. Cualquier archivo de tamaño superior será rechazado automáticamente

por la herramienta.


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Con el fin de evitar posibles interrupciones en el envío y recepción de

datos se recomienda fijar un time-out en el Proxy igual o superior a 90

segundos.

Se recomienda, igualmente, desactivar el caché de páginas Proxy y del

navegador utilizado.

Es necesario tener abierto en el Proxy el puerto 443 para conexión

segura (https).

Importante: Para que el usuario facturador pueda emitir facturas

electrónicas a través de Adquira Marketplace correctamente, debe instalar el

software (Applet) de Firma Digital Avanzada, tal como se indica en el

apartado 1.2.2. Instalar el software de Firma Digital Avanzada. Para ello

póngase en contacto con su departamento técnico de atención a usuarios de

su empresa, o bien, con el Centro de Atención de Clientes de Adquira.

5. Microsite de Formación

Esperamos que este manual le ayude en el manejo de Adquira Marketplace. Para

facilitarle el uso de la herramienta puede visitar nuestro microcine de formación, que

encontrará en la Web de Adquira:

www.adquira.es

http://www.adquira.es/


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No dude en ponerse en contacto con nuestro Centro de Atención al Cliente en todo

momento. Estaremos encantados de poder ayudarle en todo lo que necesite.

Centro de Atención al Cliente

Horario de lunes a viernes de 09:00 a 19:00 hrs. Correo: [email protected]

902 424 024

Para acceder al microsite de formación pulsamos sobre Formación Clientes

Introducimos el usuario “formacp” y contraseña “proveed”

mailto:[email protected]

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