Conjunto integrado de partes relacionadas de manera estrecha y dinámica, que desarrolla una actividad o función, que requiere organización y está destinado a alcanzar un objetivo común y específico.

Sistema socio-técnico, incluido en otro más amplio que es la sociedad, con la que interactúa influyéndose mutuamente.

Sistema social, integrado por individuos o grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente.

ORGANIZACIÓN

AMBIENTEEntradas o

Insumos (Inputs)

Salidas o Resultados

(Outputs)

RETROALIMENTACIÓN

Recursos, materiales,

energía, información

.

Bienes o servicios, energía,

información.

Procesos

HOMEÓSTASIS PERMEABILIDAD

Entradas o insumos (inputs): el sistema importa y recibe insumos del ambiente (recursos, energía e información) que le proporcionan los medios necesarios para funcionar.Procesos: pueden ser técnicos y humanos que transforma las entradas en salidasSalidas o Resultados (outputs): entradas debidamente procesadas y transformadas en resultados que se exportan de nuevo al ambiente en forma de productos o servicios, energía o información.Retroalimentación (feedback): Efecto de retorno y alimentación de la salida sobre la entrada al sistema, para regularlo o mantenerlo en ciertos parámetros.

Ambiente: Conjunto de objetos exteriores al sistema, que lo rodea más allá de las fronteras o límites de la Organización, pero que influyen decididamente en esta y esta sobre el contexto. Es una relación mutua de contexto-sistema.Homeóstasis: Es la propiedad de un sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica, que define su nivel de respuesta y de adaptación al ambiente. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones. Permeabilidad: Mide la interacción del sistema con su medio. A mayor o menor permeabilidad del sistema, este será más o menos abierto.

Organización

MACRO AMBIENTE

Variablessociales

VariablesLegales

Variablesecológicas

Variablesculturales

Variablespolíticas

Variablestecnológicas

Variableseconómicas

MICRO AMBIENTE

Clientes

Agencias Reguladoras

Proveedores

Competidores

El 80% del día de trabajo de un administrador es utilizado en comunicación directa con colaboradores; esto representa 48 minutos de cada hora invertidos en reuniones, conversaciones personales, por teléfono o hablando informalmente con otras personas. El otro 20% del tiempo del administrador lo emplea en trabajos de oficina, muchos de los cuales incluyen también comunicación en forma escrita.

Cerca del 90% de los problemas en las Organizaciones giran en torno a la comunicación, o peor aun, de su ausencia o inadecuado uso.

Existen Sub-sistemas denominados: departamentos, divisiones, equipos, etc. integrados a través de las REDES DE COMUNICACION en las Organizaciones.

La comunicación está presente en cada una de las funciones administrativas y operativas de una Organización.

COMUNICAR

Volver algo COMÚN: (un mensaje, una información, un significado cualquiera)

Puente que permite a los mensajes pasar de una persona a otra o de una organización a otra.

Fenómeno mediante el cual un emisor INFLUYE y ACLARA algo a un receptor

COMUNICAR no solo es enviar, sino COMPARTIR.

Es la base principal de las buenas relaciones entre colaboradores, además es la herramienta más idónea para solucionar la mayoría de los problemas a nivel interno de las Organizaciones. Es el pilar fundamental para delegar funciones, depositar responsabilidades, entrenar al personal nuevo y capacitar a los colaboradores antiguos.

Para que la comunicación Interna se produzca de manera efectiva se requiere conformar las Redes de Comunicación, dentro de la Organización. De ésta manera se evitará la comunicación no regulada, y de forma directa se bajará el índice de rumores y malos entendidos dentro de la misma.

LA COMUNICACIÓN INTERNALA COMUNICACIÓN INTERNALA COMUNICACIÓN INTERNALA COMUNICACIÓN INTERNA

REDES DE COMUNICACIÓNREDES DE COMUNICACIÓNREDES DE COMUNICACIÓNREDES DE COMUNICACIÓN

Patrones regulares de las relaciones laborales entre colaboradores , por medio de los cuales la información fluye en una Organización.

Sistema para estructurar la comunicación en una Organización.

COMUNICACIÓN FORMALCOMUNICACIÓN

INFORMAL

Fluyen dentro de la cadena de mando o responsabilidad de la organización.

Funcionan fuera de los canales formalmente autorizados y no siempre sigue la jerarquía de autoridad.

REDES FORMALES DE COMUNICACIÓNREDES FORMALES DE COMUNICACIÓNREDES FORMALES DE COMUNICACIÓNREDES FORMALES DE COMUNICACIÓN

COMUNICACIONCOMUNICACION DESCENDENTEDESCENDENTE

COMUNICACIOCOMUNICACIONN

ASCENDENTEASCENDENTE

COMUNICACIONCOMUNICACION HORIZONTALHORIZONTAL

BBEENNEEFFIICCIIOOSS

T T IIPPOOSS

PPRROOBBLLEEMMAASS

Instrucciones de Instrucciones de trabajo, trabajo,

procedimientos procedimientos organizacionales, organizacionales, retroalimentación, retroalimentación, adoctrinamiento.adoctrinamiento.

Problemas laborales, Problemas laborales, reporte de reporte de funciones, funciones,

sugerencias, lo que sugerencias, lo que sienten hacia el sienten hacia el

trabajo y sus trabajo y sus compañeros.compañeros.

Coordinar tareas, Coordinar tareas, resolver problemas, resolver problemas,

compartir compartir información, manejar información, manejar

conflictos, crear conflictos, crear afinidad entre afinidad entre compañeros.compañeros.

Prevenir/corregir Prevenir/corregir errores, mayor errores, mayor

satisfacción con el satisfacción con el trabajo, mejor trabajo, mejor

estado de ánimo.estado de ánimo.

Prevención Prevención problemas nuevos / problemas nuevos / solución de asuntos solución de asuntos pasados, aceptación pasados, aceptación de las decisiones de de las decisiones de

gerencia.gerencia.

Cooperación entre Cooperación entre colaboradores de colaboradores de

distintas distintas obligaciones, mayor obligaciones, mayor entendimiento de la entendimiento de la

misión de la empresa.misión de la empresa.

Mensajes Mensajes insuficientes o poco insuficientes o poco

claros, exceso de claros, exceso de mensajes, mensajes mensajes, mensajes

distorsionados ya que distorsionados ya que pasa por más de un pasa por más de un

intermediario.intermediario.

Superior que Superior que desalienta, pasa por desalienta, pasa por

alto, resta alto, resta importancia a los importancia a los mensajes de los mensajes de los colaboradores, colaboradores,

supervisores que supervisores que culpa injustamente culpa injustamente

por noticias por noticias desagradablesdesagradables

Rivalidad entre Rivalidad entre compañeros de compañeros de diversas áreas, diversas áreas,

exceso de exceso de información, información,

esparcimiento de esparcimiento de rumores y distorsión rumores y distorsión

de mensajes.de mensajes.

FUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓNFUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓNFUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓNFUNCIONES DE LAS REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓN

1 Harvard Business Review

CONFIRMACONFIRMARR

ACELERAACELERARR

CONTRADECICONTRADECIRR

COMPLEMENTCOMPLEMENTARAR

EXPANDIREXPANDIR

Algunas ratifican los mensajes formales: “Esta vez es en serio, el jefe sancionará a los que lleguen tarde, lo escuché cuando lo gritaba en su oficina”

Llena lagunas que dejan los mensajes formales incompletos: “Ud. Podría preguntarle a un compañero con más experiencia”

Algunas ratifican los mensajes formales: “Esta vez es en serio, el jefe sancionará a los que lleguen tarde, lo escuché cuando lo gritaba en su oficina”

A veces contradicen mensajes oficiales: “No te multarán si llegas tarde, no te preocupes, eso solo lo dice el reglamento”

A veces hasta la gerencia sabe que la comunicación informal es importante y complementa la formal: ““Si la organización formal es el esqueleto de “Si la organización formal es el esqueleto de la compañía, entonces la informal es el la compañía, entonces la informal es el sistema nervioso central” sistema nervioso central” David Krackhardt y Jeffrey Hanson” 1

Comunicación frente a Comunicación frente a frentefrente

Juntas de dos personas, programadas o espontáneas

Juntas grupales programadas o espontáneas

Presentaciones de oratoria ante un grupo grande

VELOCIDAD CONTROL COMO ORADOR

RETROALIMENTACIONINMEDIATA

CALIDADPERSONAL

CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

TeleconferenciTeleconferenciaa

Distancia = Practicidad

Interacción de segunda mano, pero tan efectiva como la comunicación

frente a frente

Teléfono y Correo de Teléfono y Correo de vozvoz

Comunica a gente ocupada

Carece de retroalimentación visual

Enfrenta obstáculos de diversa índole

Ofrece retroalimentación visual

Dificulta retener la atención del interlocutor

Correos de voz con Sub- menú extenso

Permite dejar mensajes a cualquier hora

CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

Com. Oral - Transitoriedad- Com. Oral - Transitoriedad- Distorsión Distorsión

Comunicación escritaComunicación escrita

CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE CÓMO ESCOGER EL CANAL ÓPTIMO DE COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN

Cartas MemorándumsBoletines Informes

PERMANENCIAFACILIDAD DE

ENTENDIMIENTOARREGLO PORADELANTADO

SUELEN TENERMENOS ERRORES

Correos electrónicos

Mensajes inmediatos (MI)

Me encargaré de contratar a otra persona para su Dpto. tan pronto como termine de

revisar el presupuesto.

Empezaré a hacer

entrevistas para ese puesto

dentro de unas tres semanas

Tengo cosas más importantes que

hacer. Olvidémonos de contrataciones por un tiempo.

Lo que dijo el Gerente

Lo que quiso decir el Gerente

Lo que entendió el colaborador

Su gente parece estar

Teniendo problemas para

terminar el trabajo a tiempo. Quiero

que se encargue de la situación y que la

resuelva.

Converse con sus compañeros de

Dpto. y averigüe cuál es el

problema.

No me importa cuántas cabezas

rueden, sólo entrégueme ese producto. Tengo

muchos problemas como

para que Ud. también haga las

cosas mal.

Me gustaría recibir ese informe tan

pronto como sea posible.

Necesito ese informe en el curso de esta

semana.

Deje el pedido urgente que está

atendiendo y prepare ese informe hoy

mismo.

Lo que dijo el Gerente

Lo que quiso decir el Gerente

Lo que entendió el colaborador

Su desempeño estuvo por

debajo de la medida del trimestre pasado.

Esperaba más de Ud.

Tendrá que esforzarse más, pero sé que Ud. lo puede lograr.

Si se equivoca de nuevo será despedido.

Por el momento no podremos igualar el suelo que le ofrece la competencia.

Podemos pagarle por ahora el 85% de esa oferta y seguramente el

próximo año pagarle más.

Si fuera Ud. yo aceptaría la oferta de la

competencia. Definitivamente no le pagaremos

ese sueldo.