Universidad Técnica de Manabí

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas

Escuela de Contabilidad y Auditoría

Cátedra:Sistematización Contable y Financiera

Catedrático:Ing. Rosa Maricela Cedeño Zambrano Mg.

Estudiantes:Álava Alcívar Andrea Nichol

Arteaga Cobeña Gema AnnabelleCedeño Mera Lissette CarlinaLoor Santana Carmen AreanaManrique Demera María José

Moreira Pico María LuisaRivadeneira Solórzano Carla Maholy

Grupo # 1

Nivel:Séptimo “B”

Período:Octubre 2014 – Febrero 2014

Codificación de datos

El contador de una empresa debe definir previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrán en funcionamiento en la compañía. Así, el sistema de codificación para un catálogo de cuentas será distinto al utilizado para una lista extensa de los ítems de inventarios pero debe estar relacionado con él.

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma, por ejemplo, para grabar la referencia de una factura, el contador asigna a un documento una cadena de caracteres de la forma FC-XXXXX con el número de la factura correspondiente y este proceso se realiza para cada documento, sean giros, notas de débito, notas de crédito u otros documentos; se asigna una numeración correlativa a los documentos para controlar su uso, evitar su pérdida, facilitar su búsqueda, declarar cualquier pérdida, extravío o mal uso. Un computador únicamente puede identificar y operar los datos si estos han sido previamente almacenados bajo un esquema lógico de organización. Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación son: el sistema elegido debe cumplir con los requerimientos de procesamiento de información y en segundo término, prever si los códigos serán procesados manualmente o a través de un computador.

Características básicas de un sistema de codificación

Precisión del código:

Significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuneta corriente en un banco, debe asignársele un solo código, y este debe ser único para esta cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.

Correcto: 013-22481-R Juan García013-22482-T Carlos Hernández013-22483-O José Meza013-22484-W Juan García (1)Incorrecto:013-22481-R Juan García013-22482-T Carlos Hernández013-22483-T José Meza (2)013-22483-O Juan García

Flexibilidad:

Significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las

operaciones futuras de la empresa. Tomando el ejemplo de un código contable tenemos dos situaciones:

Correcto:1-01-01-01 Cuentas por cobrar Banco del Caribe1-01-01-02 Cuentas por cobrar Banco Provincial1-01-01-03 Cuentas por cobrar Banco Mercantil1-01-01-04 Cuentas por cobrar Banco LatinoIncorrecto:1-01-01-1 cuentas por cobrar Banco del Caribe1-01-01-2 cuentas por cobrar Banco Provincial1-01-01-3 cuentas por cobrar Banco Mercantil1-01-01-4 cuentas por cobrar Banco Latino

Conciso:

Un código conciso establece que no se debe adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.

Correcto:FC-32458 Factura del proveedor AFC-45849 Factura del proveedor BFC-96749 Factura del proveedor XFC-83835 Factura del proveedor ZIncorrecto:FC-32458 Factura del proveedor AFC-45849 Factura del proveedor BFC-96749-W Factura del proveedor XFC-83835-O Factura del proveedor Z

Significativo:

Para que un código se considere significativo, el mismo debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.

Correcto:GI-83412 Efectos por pagar del proveedor MGI-21225 efectos por pagar del proveedor WGI-38452 Efectos por pagar del proveedor XGI-15238 Efectos por pagar del proveedor UIncorrecto:83412 efectos por pagar del proveedor M21225 efectos por pagar del proveedor W38452 efectos por pagar del proveedor X15238 efectos por pagar del proveedor U

Operabilidad

La operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operabilidad. Ejemplo:

Correcto1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Provincial1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Industrial1-01-01-004 Cuentas por Cobrar Banco Latino

Incorrecto1-01-A235 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe1-01-W531 Cuentas por Cobrar Banco Provincial1-01-X380 Cuentas por Cobrar Banco Industrial1-01-B201 Cuentas por Cobrar Banco Latino

Aun cuando en éste último ejemplo, el computador podría operar con los códigos, los mismos no representan características significativas de los elementos, por lo cual el código asignado es de difícil operación; tanto las letras como los números asignados al último segmento del código, no muestran un significado específico.

Sistemas de codificación

Hasta ahora se han visto las características que deberían tener los diferentes métodos de codificación y sus correspondientes códigos, veamos ahora cuáles son estos métodos y en qué casos resulta beneficioso su aplicación. Los métodos que se estudiarán son los siguientes:

Secuencial Por bloques Por grupo Alfabético numérico Nemotécnico Con dígito de verificación De consonantes Fonético De barras

Secuencial

El método de codificación secuencial consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir d un número predeterminado.

Ventaja:

Útil en listas cortas.

Desventajas:

No se pueden formar grupos para clasificar los elementos. Ejemplo:

Código Nombre del elemento001 Cuentas por Cobrar Eduardo Díaz002 Cuentas por Cobrar Raúl Castro003 Cuentas por Cobrar Adriana García004 Cuentas por Cobrar Víctor Bolívar

Por Bloques

El método de codificación por bloques representa una derivación del secuencial, ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que identifiquen alguna característica del elemento a codificar, por ejemplo: tipo de artículo, localización geográfica, etc.

Ventaja:

Útil en el procesamiento de listas cortas.

Desventaja:

Pueden presentarse problemas de flexibilidad. Ejemplo:

Código Nombre del elemento Explicación01 Televisor 12 pulgadas 01 al 0602 Televisor 16 pulgadas Televisores

06 Televisor 23 pulgadas s 07 Licuadora 2 velocidades 07 al 1208 Licuadora 4 velocidades Licuadoras

12 Licuadora 12 velocidades s 13 Nevera 20 pies 13 al 1914 Nevera 21 pies Neveras

19 Nevera 26 pies

Por grupo

El método de codificación por grupo, es otra derivación de la codificación secuencial y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas.

Ventajas:

Facilidad de expansión. Rapidez en el procesamiento de los datos.

Desventaja:

Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden presentarse problemas de expandibilidad y confusión en su uso.

Ejemplo:

Código Nombre del elemento2-000-000-000 Pasivo2-001-000-000 Pasivo Circulante2-001-001-000 Cuentas por Pagar Proveedores2-001-001-001 Cuentas por Pagar Ferretería El Clavo

Alfabético numérico

Bajo el método de codificación alfabético numérico, se asigna un código alfabético tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la lista.

Ventaja:

Útil en el procesamiento de listas cortas.

Desventaja:

Pueden presentarse problemas de expandibilidad si la estructura del código no es adecuadamente definida.

Un ejemplo de una codificación alfabético numérico lo representan las placas de los carros como, por ejemplo:

XEH-301LVA-203VEC-100

Nemotécnico

El método de codificación nemotécnico efectúa una combinación de números y letras, para identificar por varias características a cada uno de los elementos. Su aplicación es sumamente útil en aquellas empresas que manejan una gran variedad y cantidad de ítems, tales como las ventas de repuestos para vehículos o los inventarios de una ferretería. Su objetivo e identificar el código con los elementos que representa y facilitar su aprendizaje y memorización.

Ventaja:

Sumamente útil cuando los ítems a manejar son numerosos.

Desventaja:

La codificación de los ítems puede ser engorrosa y compleja.

Un ejemplo es el siguiente:

Código Nombre del elementoNT670151 Neumático tubular tamaño 670 x 15 banda blancaNT670152 Neumático tubular tamaño 670 x 15 sin bandaNT670181 Neumático tubular tamaño 670 x 18 banda blanca

PFDCF750 Pastillas de freno delantero camión Ford 750PFTCF800 Pastillas de freno trasero camión Ford 800

Nótese que en el caso de los neumáticos, el último dígito, un 1 o 2 indica si tiene o no banda blanda.

Con digito de verificación

El método con digito de verificación consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado, por el computador, ello para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema. Nace a raíz de los errores que pueden producirse en el ingreso de los datos. Antes de dar un ejemplo expliquemos los errores más comunes que se pueden presentar en el manejo de los datos.

TranscripciónEl error consiste en escribir un carácter equivocado al transcribir el código en la posición del carácter correcto:

Ejemplo:Colocar 12845 en vez de 12345

Transposición simple o doble

Consiste en la inversión de dos dígitos adyacentes.

EjemploColocar 12543 en vez de 12345

Error al azar

Es una combinación de los errores explicados anteriormente.

EjemploColocar 73245 en vez de 12345

Con el objetivo de detectar estos errores, se agrega al código principal una o más posiciones para dígitos verificadores, los cuales se calculan mediante un algoritmo o formula predeterminada.

Veamos un ejemplo:

De consonantes

El método de codificación por medio de consonantes consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra sea esta una consonante o una vocal.

Ventaja

Facilidad en su aplicación

Desventaja:

Requiere conocimiento del método para que tenga significado

Veamos un ejemplo:

CÓDIGO NOMBRE DEL ELEMENTO

PRZ Pérez

ALFR Alfaro

CDG Código

CBRDR Carburador

CSRDT Casa Rodante

Es utilizado en las consultas a base de datos, tales como direcciones de datos, índices por temas u otras aplicaciones similares.

Fonético

El método de codificación fonética es un método que codifica los nombres de los elementos de acuerdo a su sonido. También es conocido como “Método Soundex”. Debe mantenerse la primera letra de la palabra, sea vocal o consonantes.

Ventaja:

Útil para una búsqueda alfabética en una lista.

Desventaja:

Aplicable a situaciones muy específicas.

PASO 1: eliminar todas las vocales y las consonantes W, H e Y. se debe mantener la primera letra de la palabra, sea esta una vocal o una consonante.

PASO 2: el resto de las letras se codifican de acuerdo con la siguiente tabla:

Paso 3: Si el campo asignado para la codificación fonética no alcanza a ser ocupado por los números que representan las consonantes, se rellena con ceros las posiciones no ocupadas.

De barras

El método codificación de barras consiste en la asignación de una línea y espacios de distintos a anchos que son impresos a un producto. La aplicación práctica más evidente está representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios lo cual permite fácilmente controlar mejor tales activos atreves de la identificación optima del producto

Ventajas

Permite aplicar fácilmente un control sobre todos los inventarios de productos masivos de una compañía

Desventajas

El desconocimiento de su aplicación

Como se pudo observar, el método de codificación de barras incorpora un digito o carácter de verificación el cual ya se explicó su funcionamiento y calculo. De esta forma resulta bastante difícil que un producto sea procesado en forma errónea por un computador y al realizar una toma física de inventarios por ejemplo, se reduce parcialmente el tiempo en que de otra forma pudiera incurrirse

País/área Indicativo AsignadoEnte responsable de la

codificación localArgentina 779 Código/ buenos aires

Brasil 789 ABAC/ SAO PauloCanadá 00 al 09 UCC conuncil/ Daytona ohioChile 780 CNC- depco/Santiago

Colombia 770 LACCuba 850 CCRP

España 84 AECOC/barcelonaEstado unidos 00 al 09 UCC conuncil_Daytona/Obio

Libro 978 y 979 Uso generalMéxico 750 Amecop/México

Perú 775 APCL/LimaRevistas 977 Uso generalUruguay 973 CUNA Montevideo

Venezuela 759 CIP cacacas

CAMBIAR POR CUANDO APAREZCA

1 BFPV

2 CGJKQSXZ

3 DT

4 L

5 MN

6 R

Característica de un código contable

Los códigos contables deben ser diseñados bajo ciertos parámetros contables que le permitan cumplir con los requerimientos información que solicitan los usuarios debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distinto objetivos de la contabilidad, se ajusta siempre a las necesidad especifica de la empresa , y además cubra las circunstancia especiales y los casos individuales que puedan presentarse

Flexibilidad

La flexibilidad significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de información aplicables en los negocios

Adecuada clasificación

Una adecuada clasificación indica que un código contable deber estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesión, por ejemplo los activos fijos no puede ser clasificado como activo disponible ya que no se corresponde con la práctica contable general

Jerarquizado

La jerarquización de un código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido. Ejemplo:

Correcto

1 Activo circulante1-01 Disponible1-01-01 Fondos Fijos1-01-01-01 Fondos fijos Tiendas

1-01-02 Bancos 1-01-02-01 Bancos Nacionales1-01-02-02 Bancos Extranjeros

Incorrecto

1-01 Activo1-01 Disponible1-01-01 Fondos Fijos1-01-02 Bancos Nac. y Ext.

1-02 Realizable

Claridad en las descripciones

Uno de los aspectos importantes para el diseño del código de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.

Generalmente los sistemas de contabilidad mecanizados proveen el suficiente espacio de posiciones para las descripciones o denominaciones de las cuentas.

Ejemplo:

Diseño de un Código de Cuentas

Hasta ahora hemos adquirido los conocimientos básicos de codificación para diseñar apropiadamente un código contable. El siguiente paso consiste en unir tales conocimientos básicos con toda la teoría contable, a fin de diseñar correctamente el código de cuentas.

Para elaborar el código contable de una compañía, el contador debe seguir una serie de pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas. Estudiaremos ahora los pasos a seguir para elaborar la estructura de las cuentas que servirá para el registro de las operaciones.

Paso 1: Especificar o asignar números a los grupos de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancias y pérdidas.

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Ejemplo 3

Ejemplo 4

En algunos casos, la asignación de números es realizada automáticamente por el software contable mecanizado, pero en todo caso, debe disponerse de una descripción completa del significado de cada número asignado a cada una de las partidas.

Paso 2:

Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles. Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas. Ejemplo

Formato Características

9-9-999 Cinco dígitos, tres niveles9-99-99 Cinco dígitos, tres niveles9-9-99-99 Seis dígitos, cuatro niveles9-999-999 Siete dígitos, tres niveles9-99-99-99 Siete dígitos, cuatro niveles9-9-9-9-999- Siete dígitos, tres niveles

Observaciones

El número de niveles en un sistema mecanizado, siempre servirá para emitir listados por subtotales hasta el nivel que se esté requiriendo.

El número máximo de dígitos estará determinado por las características del software contable.

El número de niveles del código estará determinado por el grado de clasificación que se asignará al total de cuentas que utilizará la empresa.

Ejemplo

Obsérvese que la estructura del código tiene seis dígitos y cuatro niveles.

Paso 3:

Una vez realizados el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el código contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las necesidades de información de la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado de nivel de detalle. Ejemplo.

Ejemplo 1

Activo Pasivo y PatrimonioCirculante CirculanteDisponible Prestaciones SocialesExigible Pasivo a Largo PlazoRealizable Otros PasivosFondos Capital SocialInversiones Utilidades no DistribuidasActivo fijo tangibleActivo fijo intangibleOtros activosCuentas de orden

Un mayor nivel de detalle se muestra en el siguiente ejemplo:

Ejemplo 3

Cada empresa puede adaptar la clasificación que más se acerque a la naturaleza y objetivo de sus transacciones, sin embargo, se debe tener en cuenta en todo momento que el código contable debe corresponder a las características y naturaleza de cada una de las partidas.

Relación de la codificación con los sistemas mecanizados

Como se ha podido ver hasta ahora, los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad comprenden una serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple aplicación del principio de partida doble, hasta la total automatización de las operaciones financieras en una empresa. El Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) define la contabilidad de la siguiente manera:

“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean en parte al menos, de carácter financiero e interpretar los resultados obtenidos.”

Otro cuerpo colegiado reconocido, como lo es el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), define la contabilidad de la siguiente forma;

“La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad económica y ciertos eventos identificables y

cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.”

Si analizamos cada una de las definiciones citadas anteriormente, encontraremos las siguientes características que identifican y/o definen a la contabilidad.

Clasificación Registro Resumen Sistematización Estructuración Análisis Interpretación

Todas estas acciones son llevadas a cabo para que un sistema contable mecanizado pueda producir información organizada de acuerdo con los requerimientos de los usuarios. Antes de registrarse, toda transacción debe ser clasificada para poder ordenarse; previamente, debe haberse definido cuál o cuáles serán los métodos de codificación que se utilizarán en el proceso de clasificación. No todas las técnicas estudiadas en este capítulo serán aplicables en todos los casos. Por ejemplo, una codificación fonética no será aplicada para codificar las cuentas de un detalle de proveedores, sin embargo, si sería útil para el caso de un sistema e consultas de clientes para los cuales se tiene información parcial de su descripción. Los métodos de codificación aplicados deberán tener como norte para su uso, el propósito para el cual servirá la información codificada.