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En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa. Miles de decisiones se toman apoyadas en él. Millones de empresas de todo el mundo simplemente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. Gran parte de los programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan a Excel como motor de cálculo. Casi todos muestran sus resultados en una hoja Excel.

Excel por años ha significado una herramienta efectiva que permite a muchas personas y empresas, manejar grandes volúmenes de datos y obtener de ellos resultados exactos y eficaces. Actualmente la usabilidad de Excel se posiciona como la mejor Planilla Electrónica del mercado, abarcando un 73% respecto a las otras planillas o similares. Por tanto es necesario crear conciencia de la importancia de su explotación en beneficio de los resultados que entrega.

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LECTURA DOCUMENTO SISTEMA DE INFORMACIÓN

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EXCEL AVANZADO

INTRODUCCIÓN AL EXCEL

Base de datos en Excel Ordenar una Base de datos Opciones de Ordenación Ordenación Rápida

Filtros Autofiltros Filtros Avanzados Tabla dinámica

Inmovilización de Panel Primera fila Primera columna Fila /Columna Inmovilización Fila/Columna

Funciones condicionales Si si anidado… si (y()) si (0())

o Funciones de Búsquedao Buscaro Buscarho Buscarv

מ Validación de datosמ Formato Condicionalמ Gráficos en Excel

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GESTIÓN DE

DATOS

Base de datos en Excel Ordenar una Base de datos Opciones de Ordenación Ordenación Rápida Funciones

de Bases de Datos

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Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera.

Toda la información incluida en una base de datos se organiza en campos (cada elemento de información para todas las fichas -columnas-) y está constituida por registros (cada ficha que contiene los datos concretos para cada campo-filas-) Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo en blanco donde se introducen los datos de los distintos campos para confeccionar así el fichero.

Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de encabezados).

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Excel puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar información de forma sencilla.

Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no los títulos de los campos.Se elige el comando Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.

Hay 3 criterios:

Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.

Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.

Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan. Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar Si en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos.

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1. Clic en Ordenar y Filtrar que esta en la pestaña de inicio

2. Clic en la pestaña inferior izquierda

ORDEN DE DATOS

3. Elegir criterio de Orden

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El orden Personalizado puede ser por nombre de las columnas, colores de celdas, Adicional a ello de la A a la Z , Z a la A o de menor a Mayor, Mayor a Menor… según sean los datos números o caracteres de letras.

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FILTRO DE

DATOS

El filtrado de datos de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos y trabajar con ellos. Al aplicar filtros se muestran sólo las filas que contienen cierto valor mientras que ocultan las otras filas.

Seleccione los títulos de los campos. Seleccione Autofiltro en el menú Datos Filtros.

Aparece una flecha (menú desplegable) a la derecha del encabezado de cada campo para elegir en uno o varios campos la condición que se desee.

Antes de seleccionar un filtro automático hay que asegurarse de que no hay otro activado ya, esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Datos Autofiltro.

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1. Clic en Ordenar y Filtrar que esta en la pestaña de inicio

2. Clic en la pestaña inferior izquierda

FILTRO DE DATOS

3. Clic en la Opción Filtro

Los Filtros pueden ser:

De TextoNuméricoDe Color

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TABLA DINAMICATABLAS DINÁMICAS,

También llamadas pivot tables, son una herramienta para análisis de bases de datos (BD). Se encargan de resumir y ordenar la información contenida en la BD.

Esta clase de tablas permiten analizar sólo una porción de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar únicamente la información relevante, con lo que el análisis se torna más sencillo.

Las pivot tables están basadas en dos conceptos: sumarización y rotación:

SUMARIZACIÓN

Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos. sumarizacion, es aquel nombre que nos sirve para identificar una tabla dinámica de dos columnas y tres filas donde haya una excitación manual.

ROTACIÓNEs la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en cualquier posición que se requiera siempre y cuando estos campos estén contenidos en la base de datos.

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1 2

3 4Contar con una BD

Clic Pestaña insertar opcion tabla dinamica

Seleccionar área (rango)de la BD

Diseñar tabla con los campos requeridos uno a uno arrastrándolos

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RESULTADOS FINALES

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INMOVILIZACIÓN DE PANELES

Para ver dos áreas de una hoja de cálculo y bloquear filas y columnas de un área se puede usar la inmovilización o la división de paneles. Para inmovilizar paneles, se seleccionan filas o columnas específicas que permanecen visibles al desplazarse por la hoja de cálculo.

Por ejemplo, la inmovilización de paneles permite mantener visibles los rótulos de las filas y columnas mientras se desplaza.

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Inmovilización de Panel Primera fila Primera columna Fila /Columna Inmovilización Fila/Columna

Contar con una Base de DatosClic en la Opción VISTAClic en la opción Inmovilizar PanelesElegir según criterio necesidad de usuario.

Si de manera independiente quiero inmovilizar una fila me ubico una fila después a la que deseo dejar inmóvil

Si se trata de la columna de igual manera se selecciona la columna una posición después ala que se desea inmovilizar

Si lo que deseo es inmovilizar fila y columna al tiempo lo que debo ubicar es una Celda de tal forma que de lo elegido hacia arriba y hacia la izquierda será inmovilizado.

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FUNCIONES CONDICIONALES

FUNCIÓN SI

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Función SIFunción Sencilla

SI ( PRUEBA LOGICA; VALOR DE VERDAD; VALOR DE FALSO)

Función Anidada

SI (Prueba Lógica; Valor de Verdad, SI( Prueba Lógica, valor de verdad, SI(PL, VV,..

Función combinada con Y /O

SI( Y( Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2),Valor de verdad, valor de falso)

SI( 0( Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor de verdad, valor de falso)

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FUNCIÓN BUSCARFUNCIÓN BUSCAR

BUSCAR(VALOR BUSCADO; VECTOR DE COMPARACIÓN;VECTOR RESULTADO)

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Verdadero = 1 Para un valor aproximado Falso = 0 para un valor exacto

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BUSCARV(Valor buscado; Matriz de búsqueda; indicador de columna; condición)

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VALIDACIÓN DE

DATOS

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La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

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TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR

Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:

Números     Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.

Fechas y horas     Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.

Longitud     Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres.

Lista de valores     Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.

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TIPOS DE MENSAJES QUE SE PUEDE MOSTRAR

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.

Mensaje de entrada     Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.

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MENSAJE DE ERROR    Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Mensaje De Advertencia     Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda ADVERTENCIA

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MENSAJE DE INFORMACIÓN  

Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos.

Además del texto que proporciona el usuario, incluye un

icono de información, un botón Aceptar, que introduce los

datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar, que

restaura el valor anterior de la celda.

INFORMACIÓN

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ERROR

MENSAJE DE DETENCIÓN    

Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el

texto que proporciona el usuario, un icono de detención y dos

botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y

Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este

mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien los

usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y

presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y

pegando o rellenando datos en la celda.

Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que

introduce un usuario son válidos de modo que se pueden

comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una

entrada no es válida.

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FORMATO CONDICIONAL

Si necesitas ofrecer una mejor visualización de tus datos numéricos en

tus hojas de cálculo sin tener que recurrir a los gráficos, estas de

suerte, Excel 2007 ofrece un gran número de posibilidades en este

área.

Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo”

correspondiente a la “Ficha Inicio” tienes disponible usa serie de

posibilidades para ofrecer una visualización gráfica de los valores

numéricos en las propias celdas.

08/04/2023 Leyda Alejandra Atehortua Sandoval 32Leyda Alejandra Atehortua Sandoval

1 2

3 4

5

0

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BARRAS DE DATOS

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ESCALAS DE COLOR

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CONJUNTO DE ICONOS

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Administrador de Reglas

Configuración Nueva Regla

Borrado de Reglas

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Formato a la FuenteFormato de Borde

Formato de Relleno

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GRAFICOSEN

EXCEL

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Gráficos de columnas Gráficos de líneas Gráficos circulares Gráficos de barras Gráficos de área Gráficos XY (Dispersión) Gráficos de cotizaciones Gráficos de superficie Gráficos de anillos Gráficos de burbujas Gráficos radiales

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Para enfatizar distintos tipos de información en un gráfico, puede combinar dos o más tipos de gráfico en ese gráfico. Por ejemplo, puede combinar un gráfico de columnas con uno de líneas para conseguir un efecto visual instantáneo que facilite la comprensión del gráfico.Cuando el rango de valores de las distintas series de datos del gráfico varíe mucho o tenga tipos de datos mixtos, puede representar una o más series de datos de un tipo de gráfico diferente en un eje vertical (valores) secundario

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ESCENARIOSEN

EXCELES UN CONJUNTO DE VALORES QUE EXCEL GUARDA Y QUE PUEDE SUSTITUIR AUTOMATICAMENTE EN UNA HOJA DE CALCULO EN UN ESCENARIO SE PUEDEN DEFINIR VALORES DFERENTES Y ASÍ OBSERVAR LOS DIFERNETES VALORES.OBSERVAR LOS DIFERENTES VALORES DE UN MODELO CUANDO SE INGRESAN DIFERNETES VALROES.

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Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces

denominados herramientas de análisis Y si. Un escenario es un conjunto

de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente

en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el

resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar

diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación,

pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos

resultados.