En este informe, exploraremos cómo la automatización, junto con la colaboración en toda la empresa vía sistemas integrados y soluciones integrales, puede aumentar la eficiencia y mejorar significativamente las operaciones financieras de su organización.

LA EVOLUCIÓN DE LAS CAPACIDADES DIGITALES EN LAS OPERACIONES FINANCIERAS PARA UNA EFICIENCIA ÓPTIMA Abril de 2016 Keir Walker, asociado sénior de Investigación,

Gestión financiera, GRC

Puntos destacados del informe

Una de las presiones principales del equipo de AR es mejorar la orientación/ proyección del flujo de caja.

La principal prioridad para los equipos de AP es la necesidad de disponibilidad de datos en tiempo real.

Las mejores compañías de su clase tienen un 83% más de probabilidades de tener una solución de punta a punta de gestión de gastos de T&E.

Las organizaciones con automatización gozan de la mitad del costo de procesamiento para un único pago que aquellas sin automatización.

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En el entorno actual de negocios, donde las organizaciones trabajan cada vez más con una gama de socios de negocio en múltiples ubicaciones geográficas, los departamentos de finanzas experimentan una evolución muy necesaria. Los procesos manuales y las redundancias en las tareas de los empleados agregan mayores costos, mientras que ponen la organización en riesgo por datos inexactos y malas relaciones con los socios. Para minimizar estos desafíos, las organizaciones de más alto rendimiento han alterado la configuración de sus departamentos financieros, así como la tecnología que utilizan para darles soporte. La automatización es esencial para superar los numerosos obstáculos operativos asociados a las cuentas por cobrar y por pagar. Los centros de servicios compartidos y la tecnología financiera centralizada que digitaliza los procesos anteriormente manuales pueden resolver los problemas internos. Externamente, las redes de proveedores pueden mejorar la comunicación con la empresa extendida, reduciendo así los costos y mejorando la precisión. En este informe, exploraremos cómo la automatización, junto con la colaboración en toda la empresa vía soluciones integradas y sistemas integrales, pueden mejorar significativamente las operaciones financieras de su organización.

Presiones percibidas en operaciones financieras

Antes de identificar aquellos sistemas y soluciones que ayudarán a mejorar la gestión y las operaciones financieras, tiene sentido echar un vistazo a las principales presiones que enfrentan las organizaciones. Los datos proporcionados a continuación son duales. La figura 1 es más macro en naturaleza y presenta una evaluación más amplia y corporativa de las presiones que impulsan cambios para mejorar la gestión financiera. La figura 2 es más micro en naturaleza y aborda algunas presiones

La automatización es esencial para superar los numerosos obstáculos operativos asociados a las cuentas por cobrar y por pagar.

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específicas identificadas por los equipos de cuentas por cobrar (AR).

Figura 1: Presiones organizacionales para mejorar la gestión financiera

En el nivel macro (figura 1), el mayor número de encuestados (37%) señaló el tiempo que se tarda en completar los procesos financieros, junto con las demandas realizadas sobre los recursos internos, como una de las principales presiones que deben enfrentar. Reducir el tiempo y el personal necesario para los procesos financieros definitivamente liberará recursos para centrarse en otras presiones observadas, como agilizar la entrega de información financiera, aumentar la colaboración y permitir un mayor volumen de transacciones.

Estas presiones también pueden abordarse mediante soluciones financieras automatizadas. Automatizar los aspectos más “mecánicos” de las operaciones financieras implica una reducción del personal necesario para procesar las facturas emitidas o los pagos entrantes. También garantiza una mayor precisión eliminando la posibilidad de errores manuales en el procesamiento, sin mencionar los tiempos de respuesta más rápidos.

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Automatizar las operaciones financieras actúa como un contrapeso que vuelve a equilibrar las tareas operativas. Libera recursos manuales para resolver las necesidades del cliente/proveedor, gestionar mejor las consultas y dar soporte a las tareas internas o campañas que requieren una atención más dedicada y personalizada.

Pasando al nivel micro, abordaremos las presiones específicas de AR, y desde esta perspectiva veremos cómo algunos componentes fundamentales de las operaciones financieras ocupan el centro de atención. La figura 2 (abajo) muestra que el mayor número de encuestados (45% y 40%, respectivamente) nombró la necesidad de mejores proyecciones de flujo de caja y el impulso para reducir los días de ventas pendientes (DSO) como las dos mayores presiones que enfrentan.

Reducir el tiempo de DSO significa en última instancia que los ingresos lleguen más rápido — y no hay ninguna compañía, ni ningún equipo de AR, que no haga de esto una prioridad—. Las analíticas asociadas al uso eficaz de soluciones en toda la empresa ayudan con la creación de perfiles y promueven una mejor comprensión del cliente. Esto puede ayudar con las proyecciones y permite anticipar con mayor precisión las demoras de riesgo para recibir pagos de clientes (la tercera presión mencionada por AR). Finalmente, los procesos automatizados liberan recursos que pueden ayudar a mitigar y (idealmente) acelerar el proceso de cobro.

Definición del marco de la clase de madurez El marco de la clase de madurez de Aberdeen Group se utiliza para definir a los encuestados de mayor desempeño. Clasificadas de acuerdo con la información que ellas mismas han facilitado acerca del rendimiento en varias métricas clave, cada una de las empresas encuestadas cae dentro de una de las siguientes tres categorías: Mejores de su clase: el 20%

más destacado de las empresas encuestadas según su rendimiento

Promedio de la industria:

el 50% de las empresas encuestadas que se encuentran en el medio según su rendimiento

Rezagadas: el 30% inferior de

las empresas encuestadas según su rendimiento

Todas las demás son las

empresas promedio de la industria y las rezagadas combinadas

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Figura 2: Principales presiones del equipo de AR

Curiosamente, mejorar la eficiencia de las transacciones, solo identificada por un 19% de los encuestados como una de las presiones principales, es esencialmente una fusión de las dos presiones macro (procesos que demoran mucho tiempo o que requieren demasiados recursos y la necesidad de una entrega urgente de datos financieros) mencionadas precedentemente.

Resalta algunas de las desconexiones entre las presiones financieras percibidas a nivel corporativo y las presiones tal como se ven en el nivel del equipo, en este caso, AR. También señala el valor de las soluciones colaborativas en toda la empresa que satisfacen las demandas individuales de los equipos respectivos y las de las partes interesadas de la empresa.

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Lidiar con las cuatro presiones principales de AR tiene consecuencias de largo alcance. La mejor eficiencia de las transacciones permite concentrar tiempo y energía en tareas más proactivas, en lugar de reactivas, tareas centradas en el cliente, tales como mitigar riesgos y gestionar el proceso de cobro. Gestionando mejor el riesgo y el cobro, hay un mayor potencial para reducir los DSO. Crear perfiles de pago de los clientes, comprender el riesgo del cliente de manera eficaz y atacar los cuellos de botella de DSO facilita un mejor análisis para una orientación y proyección más precisa del flujo de caja. Cuando la información relativa a todos estos elementos se encuentra fácilmente disponible y es actualizada de manera colaborativa en tiempo real en las soluciones de toda la empresa, las ventajas son claras.

Revisar los desafíos con Cuentas por pagar

La empresa opera en dos direcciones. El cobro de ingresos vía AR es una prioridad evidente. Pero apaciguar a los proveedores con pagos puntuales es también de vital importancia para el éxito de la organización. Después de haber discutido el lado de AR, echaremos un vistazo a las principales presiones que enfrentan los equipos de cuentas por pagar (AP) (figura 3), tal como lo revela la investigación de Aberdeen.

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Figura 3: Revelar las presiones que enfrentan los equipos de AP

Las partes interesadas que toman decisiones financieras para compras, inversiones y proyecciones dependen en gran medida de la exactitud de los datos para reducir el riesgo. Por esta razón, no resulta sorprendente que la demanda de datos en tiempo real sea uno de los desafíos principales para los equipos de AP. Las soluciones de AP que presentan automatización pueden ejecutar transferencias de datos en tiempo real a los sistemas integrados donde se puede acceder a los datos.

A medida que las compañías crecen, comienzan a trabajar con más proveedores y a manejar más facturas. Esto pone más estrés sobre los equipos de AP. Las soluciones automatizadas para la digitalización y extracción de documentos pueden ayudar a reducir este estrés.

Con esta afluencia de proveedores y facturas viene el desafío adicional de archivar y catalogar estas facturas. La capacidad para localizar y referir facturas es crucial para la gestión de relaciones basadas en finanzas. Las soluciones de AP que operan en plataformas centralizadas hacen que sea más fácil encontrar la información que busca y brindan datos históricos integrales que usted puede extraer según sea necesario.

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Disfrute los frutos de la automatización

Las soluciones financieras de hoy ofrecen una gama de capacidades que mejoran las operaciones financieras y abordan los dos conjuntos de presiones señalados en las figuras 1 y 2. En la figura 4 (abajo), vemos cómo el uso de estas soluciones por parte de las mejores organizaciones de su clase difiere del uso por parte de Todas las demás (ver la barra lateral en la página 4 donde detalla las distinciones de la clase de madurez y en la página 8 para las métricas de rendimiento). Los datos ilustran de manera abrumadora cómo las mejores organizaciones de su clase aprovechan las capacidades automatizadas de las soluciones financieras para aliviar las presiones y mejorar el rendimiento general.

Figura 4: Capacidades críticas de gestión financiera empleadas con soluciones automatizadas

Dos capacidades empleadas por las mejores organizaciones de su clase se destacan por encima de todas los demás. La primera es el uso de informes financieros automatizados; las mejores organizaciones de su clase tienen el doble de probabilidades que

Métricas de gestión financiera Aquí hacemos un benchmark de las comparaciones entre varios KPI que ayudaron a evaluar y medir a los encuestados como las mejores empresas de su clase versus Todas las demás: Porcentaje de informes requeridos por gerentes entregados a tiempo: Mejores de su clase 91% Todas las demás 71% Porcentaje de informes precisos en los últimos 12 meses: Mejores de su clase 93% Todas las demás 80% Exactitud de la proyección de ingresos: Mejores de su clase +/- 8% Todas las demás +/- 16% Aumento de los ingresos Mejores de su clase 12% Todas las demás 7% Auditorías del gobierno en los dos últimos años Mejores de su clase 1,47 Todas las demás 2,18 Días para informar una posición de caja mundial Mejores de su clase 1,90 Todas las demás 7,46 Precisión de las poyecciones de caja mundiales Mejores de su clase 3% Todas las demás 8% Fuente: Aberdeen Group, junio de 2014

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todas las demás de aprovechar esta capacidad. La precisión y el ahorro de tiempo que les brinda permiten abordar la demanda de entrega urgente de información financiera.

La segunda capacidad relacionada abrumadoramente adoptada por las mejores organizaciones de su clase es la capacidad de reconocer los ingresos independientemente de la facturación. La capacidad de reconocer los ingresos independientemente de la facturación da soporte tanto a una mayor precisión en la orientación del flujo de caja como a la gestión de DSO. La visibilidad en tiempo real y el control de todos los saldos de las cuentas de caja, que ejercen un 17% más frecuentemente las mejores organizaciones de su clase, también facilita la proyección/orientación más precisa de caja. La importación directa de las transacciones bancarias liquidadas significa que la información se entrega con una mayor eficiencia, y el reconocimiento manual de las transacciones no necesita atascar los recursos.

La automatización mueve los datos de forma rápida y eficiente a través de los canales de negocio. Los cuellos de botella de los procesos, que a menudo requieren la intervención humana, son eliminados; los errores se reducen.

Funcionalidades para mejorar AP y funciones contables

A medida que el negocio de una compañía mejora, también lo hace el volumen de transacciones de AP. Las compañías en esta trayectoria deben encontrar la manera de procesar un número creciente de transacciones sin una pérdida en la productividad. Aquellas capaces de hacer pagos en forma consistente o que se adelantan a las fechas de pago contractuales pueden gozar de los beneficios del ahorro.

Por lo menos, mantener pagos puntuales ofrece un camino claro hacia mejores relaciones con los proveedores, lo que a su vez

Procesamiento de transacciones y gestión de riesgos entre las mejores organizaciones de su clase y todas las demás

Gozan del monitoreo continuo del proceso: Mejores de su clase – 71% Todas las demás – 41%

Tienen la capacidad de identificar y cuantificar la exposición al riesgo: Mejores de su clase – 61% Todas las demás – 39% Ejercen la capacidad de evaluar crédito: Mejores de su clase – 67% Todas las demás – 51% Optimizan y centralizan el procesamiento de pagos: Mejores de su clase – 67% Todas las demás – 59%

Porcentaje de encuestados, n = 100 Fuente: Aberdeen Group, junio de 2014

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puede llevar a un trato preferencial. La figura 5 (abajo) destaca cómo las mejores organizaciones de su clase hacen uso de las soluciones que promueven la eficiencia en AP y en otros lugares.

Figura 5: Optimizar la contabilidad y varias operaciones financieras

La importancia de integrar la contabilidad y la nómina en las operaciones financieras es digna de mención. Representar una parte significativa de los fondos salientes y automatizar el proceso de nómina en una solución centralizada totalmente integrada brinda varios beneficios que incluyen: mayor precisión de los datos, reducción de los recursos manuales asignados a la tarea y mejores actualizaciones de la información en tiempo real sobre la cual dependen los responsables clave de la toma de decisiones de negocio vitales.

Casi tres cuartas partes de las mejores organizaciones de su clase, en comparación con poco más de la mitad de todas las demás, adoptaron esta mejor práctica como parte de sus operaciones financieras. Las capacidades que optimizan el cálculo de impuestos mejoran la precisión y la eficiencia en las funciones contables, mientras que la capacidad para dar soporte

Con 3,9x facturas que pueden ser procesadas, y un 63% más de facturas procesadas como STP, la eficiencia vía la automatización es clara. La reducción de los costos de procesamiento es igualmente convincente, con soluciones automatizadas que brindan un ahorro del 51% de los costos por transacción de factura.

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a la aprobación de flujo de trabajo acelera gran parte del procesamiento de los pagos que requieren autorización. No es de extrañar que las mejores organizaciones de su clase tengan un 53% y un 29% más de probabilidades, respectivamente, de utilizar dichas capacidades.

Por último, los procesos (salientes) optimizados y centralizados son esenciales para la precisión en los pagos. Centralizando esta función, todas las entradas necesarias tienen más probabilidades de ser recibidas y aplicadas correctamente. Como puede ver, las mejores organizaciones de su clase se encuentran por delante de todas las demás cuando se trata de adoptar esta capacidad.

Integración de viajes y gastos con aplicaciones de gestión de gastos empresariales

Un gasto consecuente que debe ser manejado dentro de las operaciones financieras es la gestión de viajes y gastos (T&E). Integrar estas funciones dentro de las soluciones en toda la empresa, en gran parte de forma automatizada (donde los gastos devengados se registran vía una capacidad de captura de fuente, que excluye el procesamiento manual de recibos en papel), mejora la precisión y los ajustes financieros de downstream. La figura 6 a continuación ilustra esto, particularmente cuando las mejores organizaciones de su clase son 2,4x más propensas a integrar T&E con la gestión de gastos empresariales.

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Figura 6: Sistemas integrados de T&E y de gestión de gastos empresariales

Las mejores organizaciones de su clase impulsan los sistemas que dan soporte a la colaboración en toda la empresa

Mientras que la automatización es clave para reducir los toques manuales y los errores humanos, así como para agilizar las salidas, si los datos no están integrados en los sistemas apropiados y gestionados a fin de brindar un acceso rápido y fácil, se perderán las ganancias en eficiencia operativa. Por esta razón, la automatización debe ser complementada con la colaboración en toda la empresa. Ambas van de la mano.

Los datos de la figura 7 muestran cuán avanzadas están las mejores organizaciones de su clase cuando se trata de la colaboración. Por ejemplo, el 89% de las mejores organizaciones de su clase utilizan repositorios centralizados para albergar datos e información financiera, en comparación con apenas un 58% de Todas las demás.

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Figura 7: Capacidades integradas del sistema Impulsar la colaboración

Los repositorios centralizados no solo reducen las redundancias potenciales en la gestión de tareas, sino que también permiten que más ojos revisen, pregunten o validen la información recolectada. Por otra parte, un repositorio central asegura que todos los interesados trabajen (literal y figurativamente) desde la misma página. Finalmente, dado que los datos son menos inconexos, la gestión de consultas mejora.

Las mejores organizaciones de su clase están también mucho más comprometidas (78% vs. 43%) con la colaboración en toda la empresa y el intercambio de datos. Una manera en la que esta mentalidad colaborativa influye es en la capacidad de los usuarios para realizar anotaciones, compartir y trabajar en los informes en tiempo real. Las mejores organizaciones de su clase son 2,3 veces más propensas a dar soporte a esta capacidad.

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Los esfuerzos colaborativos de ambos sistemas y equipos/departamentos aseguran la máxima eficiencia recibiendo todos los datos, de la manera más expedita. La digitalización, al final de las operaciones de AP y AR, acelera los datos recuperados y/o exportados en el procesamiento de pagos y facturas. Las redes de negocio integran los datos de clientes y de proveedores —las mejores organizaciones de su clase tenían 57% más probabilidades de tener esta capacidad—. Manteniendo una ubicación centralizada, es más fácil encontrar, modificar y utilizar estos datos críticos. El diagrama 1 a continuación ilustra este concepto.

Las dos capacidades restantes que aparecen en la figura 7 contemplan la colaboración de manera externa e implican la capacidad de integrar y compartir datos con clientes y proveedores. Los centros de servicios compartidos juegan un papel integral aquí. Centralizando las operaciones dispares, junto con la implementación de los procesos corporativos universalmente estandarizados, las compañías pueden minimizar las brechas operativas, las redundancias, los cuellos de botella y otras ineficiencias.

El enfoque estrecho y bien definido de los servicios compartidos permite una ejecución superior y más ágil. Por ejemplo, debido a que todas las funciones dentro de un centro de servicios compartidos están centralizadas, es mucho más fácil actualizar e implementar nuevas tecnologías relevantes. Además,

Repositorio/ERP centralizado

Analíticas de datos, BI

GRC, Gestión de tesorería

Partes interesadas clave internas/ externas, sistemas posteriores

AP/AR, Contabilidad, Gestión de gastos, Gestión de la cadena de suministro

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la reducción de redundancias y la optimización de procesos en última instancia permiten un ahorro de costos favorable.

Benchmarking de beneficios: automatización o no automatización

La tabla 1 (abajo) brinda métricas que comparan el rendimiento de las operaciones financieras donde se utiliza la automatización y donde no se utiliza. Dada la capacidad de procesar 3,9 veces más facturas y una tasa de STP un 63% más alta, las eficiencias que brinda la automatización son claras. Los costos reducidos de procesamiento son igualmente convincentes, con soluciones automatizadas que proporcionan un ahorro del 51% de costos por transacción de factura.

Tabla 1: Comparaciones métricas

Comparaciones de rendimiento Con automatización Sin automatización ¿Cuántas facturas procesa su organización por mes? 23.084,83 5.886,84 ¿Cuántos proveedores diferentes presentan facturas por mes? 2.281,52 1.297,63 ¿Cuál es el costo de procesamiento de pagos de su organización para procesar un único pago desde el recibo hasta la liquidación de la transacción con los ingresos percibidos? USD5,13 USD10,55 Tasa de procesamiento directo (STP) o porcentaje de facturas recibidas, validadas y aprobadas para el pago de manera completamente automatizada 52% 32% ¿Cuál es el rendimiento actual de su organización en porcentaje de cuentas por cobrar que están VENCIDAS? 9% 10% Tiempo de procesamiento – el tiempo total requerido para procesar las facturas desde la recepción inicial hasta que son aprobadas para el pago (incluyendo fines de semana) 7,65 días 8,40 días

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Con métricas de rendimiento como estas, es difícil imaginar por qué alguien se opondría a la automatización de las operaciones financieras. Los datos demuestran que la automatización es parte integral de una mejor eficiencia, y con dicha eficiencia hay mucho espacio para reasignar recursos y reorientar las energías.

Consideraciones clave

El argumento a favor de la automatización es muy fuerte, y se hace aun más fuerte cuando se combina la automatización con los sistemas integrados en toda la empresa. Estos puntos resumen nuestros hallazgos:

Los procesos automatizados pueden mejorar en gran medida la eficiencia operativa, liberando recursos y reduciendo enormemente los costos. Las soluciones automatizadas de AP/AR desempeñan un papel central. Otras vías para una mayor eficiencia operativa incluyen los centros de servicios compartidos y llevar las plataformas a la nube (ver barra lateral para una breve descripción de los beneficios de la nube).

La colaboración en toda la empresa y los esfuerzos interdepartamentales brindan datos producidos de manera más eficiente y precisa. Los centros de servicios compartidos que centralizan el procesamiento de AR/AP desde varias ubicaciones corporativas, junto con las soluciones basadas en la nube con su acceso remoto superior, todo ayuda a dar soporte a los esfuerzos colaborativos.

Los sistemas financieros integrados aumentan la colaboración organizacional. También brindan mayor información estratégica analítica en toda la empresa.

Mitigar el riesgo, tanto en cuanto a la regulación y la oferta/demanda del negocio, sigue siendo una preocupación integral y debe ser gestionada holísticamente.

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Las organizaciones que emplean soluciones automatizadas (AP/AR) tuvieron significativamente más probabilidades de beneficiarse de las capacidades identificadas para aliviar las presiones de la gestión financiera, mientras trabajaban simultáneamente para alcanzar los objetivos departamentales.

Conclusión:

Teniendo en cuenta los argumentos presentados, junto con nuestros hallazgos clave, por último presentamos las recomendaciones finales para mejorar las operaciones financieras:

Integre sus sistemas. Las operaciones financieras mejoran cuando se combinan con soluciones contables automatizadas y sistemas integrados en toda la empresa. Esto sin lugar a dudas acelera y mejora el acceso a los datos necesarios para tomar decisiones críticas. También libera recursos para focalizarse en tareas centradas en el cliente.

Maximice las capacidades colaborativas. Relacionar diversas funciones de departamento y de negocio vía un repositorio de datos centralizado y sistemas integrados fomenta una mayor colaboración entre empresas y todos sus beneficios.

Promueva el cambio cultural poniendo énfasis en la colaboración. Los sistemas integrados impulsan una mayor eficiencia y precisión en los datos. Sin embargo, si las unidades continúan operando en forma independiente o en silos, los beneficios de tales sistemas están silenciados. La cultura corporativa debe reflejar la necesidad de que todos adopten la colaboración.

Adoptando estas recomendaciones, no hay duda de que establecerá las bases para una mayor eficiencia en sus

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operaciones financieras. La colaboración hará que su organización sea más fuerte. El ahorro de costos, el foco en la relación con los clientes y las mejores analíticas en torno a los proveedores también crecerán.

En última instancia, creemos que su equipo de gestión financiera encontrará el éxito en su capacidad para gestionar mejor sus operaciones.

Para obtener más información sobre este u otros temas de investigación, visite www.aberdeen.com.

Investigaciones relacionadas “Improve Cash Flow Projections, Ops Efficiency & Reduce Risk with Automated AR Solutions”; enero de 2016 “Anywhere, Anytime: AR Mobile Apps makes Income-Management Always Available”; enero de 2016

“Bring Invoice Processing Costs Back to Earth with AP Automation in the Cloud”; diciembre de 2015 “Automation: The Solution to Efficient Financial Management”; septiembre de 2015

Autor: nombre, título, práctica (correo electrónico)

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Desde 1988, Aberdeen Group publica investigaciones que ayudan a empresas de todo el mundo a mejorar su rendimiento. Nuestros analistas obtienen información estratégica basada en hechos y neutral en cuanto a vendedores desde un marco analítico propio, que identifica a las mejores organizaciones de su clase de la investigación primaria realizada con profesionales de la industria. El contenido resultante de la investigación es utilizado por cientos de miles de profesionales de negocios para llevar adelante tomas de decisión más astutas y mejorar la estrategia de negocio. Aberdeen Group tiene su sede en Waltham, MA.

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