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8/8/2019 evento_proto_etiq

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U n i v e r s i d a d d e l N o r t e

Eventos, Protocolo y Etiqueta

II

2.1 Gua Bsica para Organizacin de

Eventos en la Universidad del Norte

En la Universidad del Norte todos los eventos sonimportantes, pues reflejan la personalidad de nuestra

Institucin y proyectan la imagen que ao tras aoconstruimos en equipo. Por eso hacer un eventosignifica organizarlo, prever los detalles, visionar elmomento o tiempo en que queremos que se realicey cmo deseamos presentarlo ante nuestros invitados.Esperamos brindarles los lineamientos principales paralograr estos propsitos con este instructivo.

2.1.1 De dnde nace un evento?

De la inquietud por discutir un tema: foro, panel,debate.

De la intencin de presentar una informacin:conferencia, exposicin, congreso.De la necesidad de brindar un espacio a la academia:seminario, taller.Del deseo de compartir en torno de la cultura y el arte:presentacin de teatro, danza, exposicin de artesplsticas, recital de poesa, concierto.De intereses sociales: cctel, cena, almuerzo, otros.Del deseo de divulgar resultados de investigaciones oproyectos: ruedas de prensa, conversatorios con losperiodistas, etc.

2.1.2Qu tipos de Eventos puede haber?

Bsicamente, los eventos se clasifican en:AcadmicosCulturalesSocialesDeportivos

2.1.3 Cmo organizo un evento en la Universidad?

Antes de iniciar la organizacin de un evento debemoshaber definido el tipo de actividad que desarrollaremos,pues de ello depende la correcta planificacin para quesea exitoso. Los pasos que debemos seguir para llevar a

cabo un evento nuestra Institucin son:

1. Definir el tipo de evento (acadmico, cultural,deportivo, social). Este paso incluye identificar el tema,objetivos, pblico al que va dirigido y justificacin.

2. Revisar si el evento exige tener una imagen especial,para entonces crear logotipo, disear e imprimir elmaterial promocional (afiches, folletos, brochures,

volantes, pendones, pasacalles, backings, etc). Estose acostumbra en eventos de relevancia nacional einternacional. Este proceso afecta el presupuesto, por

lo cual se anticipa al mismo.

3. Prever el presupuesto del evento y quin asumir loscostos, si es una dependencia acadmica, administrativa oexterna a la Universidad. En trminos contables debeexistir claridad en cuanto a la organizacin, la cuenta y elprograma al que se cargarn los egresos e ingresos quetendrn lugar, para lo cual se debe consultar con laoficina de Tesorera el Manual de Manejo de Congresosy Seminarios para el control Financiero, as comoanalizar si se necesitar contratar personal de apoyo enlas diferente reas de trabajo que exija el evento, en

especial si es de gran envergadura, pues esto debeincluirse en el presupuesto, as como equipos decomputacin, radiotelfonos, stands para exhibicin,silletera adicional u otros implementos que sugieran losdiferentes comits.

4. Definir la fecha del evento, as como la hora de inicioy finalizacin. Para ello debemos tener en cuenta que nohaya otros similares en la Institucin, en la ciudad y en el


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pas, sobretodo si el evento es de carcter nacional einternacional o si tendremos invitados a quienes estopueda afectar en su decisin de venir.

5. Definir la lista de invitados o base de datos a quienesqueremos llegar. En un evento institucional se debe tenerpresente el protocolo a seguir y los invitados indicadospara cada caso segn el carcter y tipo del evento.Sugerimos revisar en el Manual de Protocolo, el apartede El arte de invitar, para mayor ilustracin, y adems

ver el anexo Gua Invitados eventos frecuentes.

6. Asignar tareas a funcionarios o comits, pues es lamejor manera de aunar esfuerzos para el logro de unobjetivo comn a mediano plazo. Estas personas o

comits se encargarn de la parte acadmica, financiera,logstica, de comunicaciones, cultural y de direccingeneral. (Ver funciones adelante)

7. Diligenciar el FEDERICO, sistema electrnico oficialpara la generacin de eventos en la Universidad y que seencuentra en el OFELIA. Esto se hace con el fin deconvocar a las instancias que colaboran en laorganizacin del evento, como son:-Aprobacin y asesora de la oficina de comunicaciones.-Solicitud de presencia del Rector (si es pertinente).-Solicitud de saln, servicios generales y audiovisuales.

principalmente.

Posteriormente se recomienda solicitar una reunin ge-neral para informar completamente sobre la actividad ylas expectativas que al respecto se tienen.

Todo evento que se realice en la Institucin debe tenerun responsable administrativo visible; por ello, siemprehabr quin pueda generar el Federico a travs de suOfelia, pues si es un funcionario lo hace el director delrea. Si es un profesor o estudiante, depende de sudepartamento, y si es un comit estudiantil, dependerde la oficina de Bienestar.

Para obtener induccin sobre el uso del sistema sedeben comunicar con Miguel Garca en el Centrode Informtica, ext. 276.

8. Confirmar el lugar en donde se realizar el evento. Laoficina encargada de asignar los salones es la de

Administracin del Coliseo Deportivo, ext. 526. Estodepende estrictamente del tipo de evento, si es un

congreso amerita un lugar amplio que albergue, comomnimo, 300 personas (Cancha Central del Coliseo o el

Auditorio) o tener salones alternos para el desarrollo de

las conferencias o seminarios. Si es un evento menor,como una conferencia, se debe reservar una sala comola del Instituto de Idiomas, el Roble Amarillo, el Salnde Proyecciones o los salones del CEC. Tambin sepuede optar por salones externos en hoteles y otrasinstituciones, como el Teatro Amira de la Rosa, laCmara de Comercio, el Teatro de Bellas Artes, entreotros.Los lugares disponibles dentro de la Universidad son:Saln de Proyecciones, para 77 personasSala de Conferencias del Instituto de Idiomas, para 50personas

Salones del C.E.C., ajustable para 20, 60 80 personas Saln No 1 del Coliseo, para 100 personas Auditorio, para 245 personas Lobby Norte del Coliseo, para 100 personas Lobby Sur del Coliseo, para 100 personas Cancha Central del Coliseo, para 1000 personas Teatrino del Coliseo, para 50 personas Plazoleta del Caf du Nord, para 50 personas Caf du Nord, para 60 personas sentadas y 150 de pie.

9. Informar al pblico objetivo sobre el evento.Dependiendo del carcter del evento y del pblico al que

queramos llegar se dividen en: De convocatoria abiertaSe har publicidad (avisos en prensa y radio, si esnecesario) y promocin interna (carteleras, email, web,

volantes y afiches). Si es un evento menor, sepromocionar internamente guardando las proporcionesy teniendo claro el pblico al que deseamos convocar. Evento cerradoComo paneles, talleres, seminarios y eventos sociales,solamente se informar directamente (tarjeta o carta) alos invitados o interesados de la base de datos y luego, sise desea, puede ser divulgado a travs de la prensa con

solicitud expresa a travs del Federico.

Este proceso implica, adems, la impresin de lastarjetas de invitacin o material informativo que serenviado a los conferencistas (taller, seminario,conferencia), y/o anfitriones y homenajeados (recital,exposicin, evento social) del evento. Del mismo modo,se deber enviar las invitaciones y confirmar alosinvitados especiales, si es un evento cerrado, o abrir


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la convocatoria cuando se trate de una conferencia,seminario o congreso abierta al pblico.

10. Auditora sobre las tareas de cada comit o parte delevento, a saber:Direccin general: es quien coordina todos los comitso personas y da las directrices desde el inicio, supervi-sando que se cumplan.Acadmica: confirmacin de los conferencistas,programacin, informacin para divulgacin y labor depromocin en medios, as como el acompaamiento alos conferencistas en la divulgacin, entre otros.Financiera: Consigue patrocinios, convenios con hote-les, restaurantes, empresas pertinentes para el evento,manejo de tiquetes de invitados y conferencistas, pago

deservicios de conferencias y en general, toda la gestinfinanciera que conlleve el evento.Logstica: salones, transporte y atencin de invitados yconferencistas; supervisa la disponibilidad de recursosaudiovisuales y tcnicos para el desarrollo del evento,comida y zona de alimentacin e insumos para ello, ascomo el rea de inscripciones.Comunicaciones: desarrollo de las campaas deexpectativa y promocin, montaje de informacin en la

web, contacto por e-mail y otros medios, supervisin deldiseo e impresin de la imagen y material P.O.P. del

evento, elaboracin de carpetas informativas, souvenirespara invitados especiales y conferencistas, entrega dematerial como escarapelas y carpetas que solicite la parteacadmica y logstica para las inscripciones, convocatoriaa medios, confirmacin de periodistas y envo dematerial periodstico, asesora y revisin general delProtocolo.Cultural: organizacin de los eventos sociales yculturales, atencin especial a invitados y conferencistas,revisin de los detalles de sonido, luces y dems para laspresentaciones que as lo requieran.

11. Desarrollo del Evento. Durante la actividad, cadacomit o persona asignada a las tareas especficasdeber continuar vigilando que se cumplan de acuerdocon lo previsto y, si hay alguna falla, retraso o problema,reaccionar inmediatamente para darle la solucin msadecuada. Para ello se recomienda que todos losintegrantes de la parte organizativa tengan a mano undirectorio de las personas del rea tcnica, acadmica,logstica, cultural y dems, para que cuando se necesite

se pueda comunicar de manera rpida para informarcualquier inconveniente y obtener ayuda. En ocasioneses recomendable el alquiler de radiotelfonos.

12. Actividades post-evento. Se debe concluir la relacingenerada con los actores del evento de la siguientemanera:Envo de cartas de agradecimiento a los conferencistas einvitados especiales por su participacin, a las empresas,medios de comunicacin, personas y entidades que finan-ciaron el evento o hicieron aportes para la realizacin delmismo; seguimiento al pago oportuno de los proveedoresy personal tcnico, logstico y cultural que particip en lasactividades realizadas; notas o reconocimiento de los lo-gros obtenidos a las personas que hicieron posible el

evento, adems de las propias de cada evento queidentifiquen los realizadores.

13. Evaluacin del evento. Se sugiere, al finalizarel evento, organizar una reunin en la que losrepresentantes de los comits entreguen un informecualitativo de lo que fue el evento y en una entrega finalse identifiquen las falencias, logros y novedades que sehayan obtenido del mismo. Las reuniones de evaluacinson importantes tanto para la dependencia que efectu elevento como para las dems unidades de la Institucinque colaboraron con l.

En general, cada evento tiene exigencias individuales muyespecficas que sera difcil abarcar en su totalidad; sinembargo, esperamos poder ofrecer una gua clara decmo proceder ante la inminencia de un evento y de lospasos bsicos a seguir para que ste sea exitoso.

2.1.4 Anexos

2.1.4.1 Gua de invitados a eventos frecuentes enUninorte

De acuerdo con nuestra finalidad de ofrecer una guaconcreta sobre la organizacin y detalles para eldesarrollo de un evento en nuestra Institucin, damos acontinuacin algunas pautas para tener en cuenta almomento de elaborar la lista de invitados a una actividad:

Segn sea la pertinencia, inters y envergadura delevento se contemplar la posibilidad de invitar aautoridades locales, regionales, nacionales o


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internacionales; civiles, eclesisticas o militares, (en cuyos casosla invitacin ser bajo el nombre del Rector de la Universidad yde la dependencia que organiza el evento. Toda vinculacin a

nombre del Rector para la convocatoria de actividades en laUniversidad deber tener su consentimiento previo y sin excep-cin. Este tipo de invitados se contemplan sobretodo paraeventos grandes como congresos, seminarios o actividades dendole nacional o internacional, pero tambin puede ser paraeventos menores que traten temas de actualidad imperante yoportuna que los convierta en protagonistas del momento. Eneventos en los que se deba convocar a los medios de comunica-cin, dicha gestin ser coordinada por la Oficina de Comuni-caciones y Relaciones Pblicas.

Eventos internos administrativos:

Consejo Directivo. Staff administrativo. Dems jefes, asistentes o personas relacionadas conel tema y carcter del evento.

Representante de los estudiantes ante el Consejo Acadmico(si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento).

Eventos internos acadmicos: Consejo Directivo Decanos Directores de programa (pregrado y postgrado segn el caso) Staff administrativo

Dems jefes, asistentes o personas relacionadas conel tema y carcter del evento.

Representante de los estudiantes ante el Consejo Acadmico yel comit de estudiantes de la Divisin que aplique por el moti-

vo del evento.

Homenajes o reconocimientos administrativos: Consejo Directivo Staff administrativo Dems jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema ycarcter del evento. Representante de los estudiantes ante el Consejo Acadmico

(si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento). Familiares del homenajeado. Lista de invitados especiales que el homenajeado sugiera.

Homenajes o reconocimientos acadmicos: Consejo Directivo Decanos Directores de programa (pregrado y postgrado segn el caso) Staff administrativo Dems jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema y

carcter del evento. Representante de los estudiantes ante el Consejo Acadmico yel comit de estudiantes de la Divisin que aplique por el moti-

vo del evento. Familiares del homenajeado. Lista de invitados especiales que el homenajeado sugiera.

Inauguracin de etapas de la Universidad, nuevosedificios o unidades de negocios: Consejo Directivo Staff administrativo Donantes del proyecto Empresas o proveedores participantes Dems jefes, asistentes o personas relacionadas con el tema ycarcter del evento.

Representante de los estudiantes ante el Consejo Acadmico(si es pertinente de acuerdo con el motivo del evento). Lista de invitados especiales que indique el director de la nuevarea.

Para casos excepcionales o eventos que no estn aqu reseadosse debe consultar a la oficina de Comunicaciones para mayorasesora.

Como recomendacin especial, sugerimos observar detenida-mente la lista de invitados del evento con el fin de no olvidarpersonas importantes y as evitar futuros inconvenientes.

2.1.4.2 Manual de manejo de congresos o seminarios

1. Debe hacer un presupuesto de ingresos y gastos del congresoy solicitar la su aprobacin a la Vicerrectora administrativa yfinanciera, una vez aprobado el presupuesto debe registrarlo enla oficina de presupuesto para que le asignen un centro de cos-tos. Recuerde que no puede girar para hacer un pago si no tie-nen plata en su centro de Costos.

2. El presupuesto debe venir aprobado por la Vicerrector Admi-nistrativa y Financiera, la ingeniera Alma Luca Diazgranados.

3. El presupuesto debe discriminarse por los rubros de gastosque aparecen en el Plan nico de Cuentas y que son los mismosque utiliza la universidad. En la ext.243 podemos aclararle enqu rubros puede ubicar cada gasto, en caso de que lo requiera.

4. Si se reciben donaciones, debe existir una carta de compromi-so que se le deber remitir a Crditos y cobranzas para que ela-bore la factura correspondiente y le ingreso en el sistema.


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5. Una vez terminado el evento, debe hacerse la liquidacin delmismo a fin de verificar el cumplimiento de lo presupuestado,en caso de esperar un dficit debe indicarse claramente quin lo

asumir.

6. Si desea que el valor del congreso sea pagado con tarjeta decrdito debe tener en cuenta que la comisin que cobran lasentidades a la universidad por este servicio es del 3.5% por lotanto debe estar incluido en el presupuesto de ingresos y gastosde su congreso o seminario.

7. La cuenta bancaria a utilizar para recaudar los ingresos delCongreso es la Cuenta Corriente No. 467-04657-9 del Banco deBogot. La consignacin debe hacerse a nombre de FundacinUniversidad del Norte.

8. La persona que consigna debe enviarle el volante de consig-nacin con el nombre escrito del participante para que ustedpueda tener la certeza de la consignacin de la persona.

9. Recuerde que en caja no se reciben montos superiores a$100.000 pesos, por lo tanto si el valor del congreso es supe-rior a este monto deber cancelar nicamente en el banco.

10. Hacer una relacin con nombre, cdula, valor y fecha de laconsignacin para llevarla a contabilidad con el fin de legalizarlos ingresos.

11. Se sugiere que se sirva de las oficinas de compras (en elevento de cualquier compra), servicios generales (contratacinde comidas, transporte, msicos, etc.), comunicacin y relacio-nes pblicas (cualquier tipo de publicidad), Mantenimiento(instalacin de telfonos o cualquier adecuacin locativa que senecesite), archivo central (en el evento de tener que enviar co-rreo) con el fin de que se le facilite su gestin y no tenga incon-

venientes con los diferentes pagos que esto genere. Cuandoautorice pagar una factura, esta debe cumplir con ciertos requisi-tos que en estos departamentos le informaran. Adicionalmentese manejan unas fechas de vencimientos de pagos para que

tenga presente de no hacer negociaciones con pago inmediato.

12. En el evento si se contrataron conferencistas debe tenerpresente si su pago se efectuar en dlares o pesos colombia-nos. En cualquier evento deben elaborar cuenta de cobro anombre del conferencista, la cual debe estar firmada por el con-ferencista. Los pagos a las personas Nacionales se hacen conconsignacin bancaria a la cuenta del conferencista, por lotanto en la cuenta de cobro, antes de la firma, debe estar la in-

formacin del No. de cuenta, Tipo de cuenta y nombre del ban-co, para asegurar que el pago llegue al destino correcto. Si el

valor a pagar al conferencista, supera los $100.000 pesos debe

hacer contrato civil, para esto debe tramitarlo a travs de la ofi-cina de gestin humana, la persona contacto para este fin esGina Basto. Tanto la cuenta de cobro como el contrato debenquedar firmados por el conferencista para poder hacer efectivoel pago. El pago a los conferencistas se hace efectivo a los 8 dassiguientes a la conferencia, siempre y cuando todo lo anterioreste diligenciado de manera correcta.

13. Las cuentas de cobro de los conferencistas deben ser entre-gadas en tesorera con 15 das de anticipacin a la fecha de pagopara tener tiempo de hacer todos los trmites respectivos.

14. En el evento de pago en dlares, la persona debe recogerpersonalmente los dlares en el banco, para esto debe, en pri-mera instancia, recoger la carta de autorizacin que la universi-dad le enva al banco para que le hagan entrega de los dlares,firmar el egreso y el contrato si lo hubiere.

15. En el evento de que el conferencista no pueda pasar por lasoficinas de tesorera y gestin humana a firmar su contrato yrecibir su paga, debe el conferencista autorizar a una personamediante carta para que reciba el dinero y le lleve los documen-tos que debe firmar. En este caso la persona encargada seresponsabiliza por traer devuelta los documentos a las oficinas

respectivas.

16. En el evento de necesitar hospedaje en un hotel, debe reali-zar la solicitud a travs de gestin humana, persona contactoEvelyn Bennedeti, para tal fin debe diligenciar el formato Soli-citud de capacitacin o comisin de trabajo, tiquete y hospeda-je que la oficina de gestin human tiene para estos efectos.

17. En el evento de recibir donaciones y que las empresas do-nantes soliciten factura para legalizar la donacin en su empre-sa, debe dirigirse a la oficina de crditos y cobranzas, personacontacto Roco Tafur.

18. Si necesita alguna asesora adicional sobre la organizacindel congreso dirjase al CEC, persona contacto Evelyn Blanco.


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Estimados (estudiantes, secretarias, amigos):Hemos querido vincularlos al evento de __________________

_________________ como parte importante en la logstica ypara ello necesitamos del compromiso y colaboracin queustedes pueden brindar.

A continuacin describimos las funciones y actitudes queesperamos acojan eficientemente antes, durante y despus de laceremonia de graduacin:

Asistir puntualmente y sin excepcin al ensayo programadopara el da _________, a las ___________, en el Coliseo.(Principalmente los coordinadores de guas.)

Se les solicita llegar puntualmente el da del evento, ___________________, a la hora indicada para el personal de apoyo ylogstica: 2:30 p.m.

La ubicacin de los guas ser as:-Entrada lobby Norte: 4 guas, dos en las puertas de vidrio ydos en las entradas a la cancha central.

-Lobby Sur: 5 guas en total, 2 guas en las escaleras quecomunican con los pisos 1 y 2, uno en cada descanso; 1 gua enel primer piso y 2 en el segundo piso, por donde ingresarntambin los asistentes al evento.-Acceso a Uninorte y gua Coliseo: Desde las tres puertas deacceso (4, 8 y 7) se ubicarn en puestos estratgicos 6 guas quedebern informar a los asistentes del camino al Coliseo. Unoen cada puerta y diez en el camino hasta el Coliseo. Debenconservar sus posiciones, para la asistencia en los alrededores einterior del mismo, prestando especial atencin a la atencin enla salida del evento a los invitados especiales y dems asistentes.

Los guas y acomodadores deben estar pendientes de recibir alos asistentes, invitados y estudiantes, quienes ingresarn porlas entradas 04 (peatonal, cra 51B), 07 (pueblito) y 08(parqueadero contiguo al edificio de postgrados) parafinalmente llegar al Coliseo por el lobby norte y sur.

Para una mejor organizacin del personal asistente al acto, seha dispuesto que los asistentes e invitados especiales ingresenprincipalmente por las entradas 07 y 08 y luego por entrarnpor el lobby norte del Coliseo (cra 53) y el lobby sur (escaleras)

y saldrn por all mismo, sin embargo hay quienes llegarn porla entrada peatonal, en la cra. 51B teniendo que dar especialatencin en la gua de este camino, desvindolos porcasa blanca para que lleguen directamente al Coliseo por esta

va.

Los estudiantes, asistentes y algunos invitados llegarn desdelas 6:30 p.m. por lo que se les pide estar en sus posicionesdesde las 6:00 p.m. para recibir cordialmente a quienes estningresando a la Universidad.

A cada Gua se le entregar una escarapela distintiva, la quedeben cuidar y devolver a __________, al finalizar el evento.

Estarn habilitados los baos del lobby norte (por dondeingresarn) y del lobby sur para que las personas que estn cercade cada puerta puedan acceder a los baos ms cercanos.

Durante el evento, deben conservar sus puestos de apoyo yestar atentos a cualquier persona que llegue tarde y proceder aguiarlo de igual forma que con los anteriores.

La actitud que presenten ustedes durante el evento es vital ydebe ser siempre amable; ofrecer una sonrisa a cada personaque se les acerque, dar las indicaciones con frases gentiles y demanera afirmativa, manteniendo siempre una buena postura(elegantes) aunque se sientan un poco cansados.

Es responsabilidad del gua y acomodador, venir vestido conpantaln negro y blusa o camisa blanca, zapatos bien limpios ytraer el cabello muy bien peinado.

Los guas deben llegar a la hora indicada y permanecer en elevento hasta que este se de por terminado, manteniendosiempre la actitud de servicio y apoyo.

Atender a las dems indicaciones que se les entreguen durante

el ensayo del evento y el evento mismo, para que todo salga conel xito esperado. Les reiteramos nuestro agradecimiento alcumplimiento de estas funciones y a la labor que ustedesprestarn a su Institucin, adems de reconocer la vitalimportancia que reviste su participacin en esta Ceremonia deGrados.

Ejemplo de documento para formalizar la labor de ungua en un evento

2.1.4.3 Instructivo acomodador y gua de eventos


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2.1.4.4 Protocolo de atencin para stands de Uninorte

Se ha desarrollado un corto manual para optimizar el correcto desempeo delpersonal que tenga a cargo la atencin en stands de Uninorte, dentro o fuerade la Institucin, con indicaciones que se recomienda seguir, pues son partede la proyeccin de la imagen institucional que se debe conservar. Igualmentese ofrece un libreto gua estndar que busca unificar el concepto y presenta-cin de la institucin ante el pblico que lo visita.

Toda aquella persona (hombre, mujer, estudiante o profesional) que seacontactado para guiar la promocin de la imagen institucional o de una de susinstancias a travs de un stand de la Universidad del Norte, se constituir enun Gua del stand y deber observar las siguientes instrucciones:Desempeo personal

1.Asistencia puntual en la hora indicada para los ensayos que se programen yuna hora antes, el da del evento.2.Durante la actividad promocional deben seguir las instrucciones dadas por elrepresentante de la Universidad, encargado del evento. Los guas se desempe-arn slo bajo las rdenes de la persona encargada. As mismo, debenubicarse donde se les indique.3.La hora de salida ser la que indique la persona responsable del evento yantes de retirarse debern dar aviso al supervisor o jefe encargado.4.Es responsabilidad de los guas, venir bien vestidos o con uniforme segnindicacin.5.Durante todo el evento, los guas y personal de atencin deben conservarsus puestos. En caso de ser necesario ausentarse del puesto indicado, se debe

informar previamente a la persona encargada y de ninguna forma dejar solo elstand sin previo aviso.6.Dirigirse al pblico en todo momento de manera formal y cordial, mante-niendo el respeto con las personas que se acerquen al stand o punto de infor-macin, ofreciendo la informacin requerida.7.Se debe mantener siempre una actitud de buen servicio y amabilidad.8.Es responsabilidad de los guas, atender a las dems indicaciones que se lesentreguen durante los ensayos (si los hay) y en el evento mismo. Esto puedeincluir, entrega de material promocional y publicitario, encuestas, bases dedatos, entre otras.Manejo del stand y material publicitario1.Si se les entregan escarapelas, stas deben estar siempre visibles y mante-

nerse en buen estado. As mismo, si se le indica, las deben devolver a lapersona encargada una vez finalice el evento.2.Antes de salir para el evento o al llegar al mismo, deben solicitar la relacinde los implementos que les sern encomendados para el montaje del stand yla promocin, lo que puede incluir tanto del mobiliario (Porta pendones, portafolletos, mesas, sillas, equipos audiovisuales), el material POP (Folletos, hojas

volantes, afiches, otros) o material institucional y de merchandising (PendnUninorte acreditado, Backing, software, bolgrafos, llaveros, mugs, dulces,otros posibles).

3.Los guas deben velar por los objetos de valor colocados en el punto de

informacin y por los dems elementos que conformen el stand propiamentedicho.4.Debern velar por la limpieza y buena presentacin del stand, dejando unaparte de la mesa libre para escritura y toma de datos, manteniendo las sillas paraatencin disponibles y conservar la visibilidad del stand para la buena observa-cin y acercamiento del pblico.5.Al final del da de promocin, los guas deben verificar los objetos o equiposque deben ser relacionados para guardar en bodega y sacar al da siguiente opara cuidado de los organizadores del evento. Si este dura ms de un da, o parael retiro del mobiliario y el material en general, en el desmonte del stand.6.El gua asumir la instalacin del mobiliario y la disposicin del material POPen los porta folletos y mesa, y el desmonte del stand al finalizar el evento. En los

casos en que el mobiliario sea complicado de armar la oficina coordinadora delstand coordinar la colaboracin del personal de Servicios Generales de la Uni-

versidad para acompaar al gua en la instalacin del mismo.Libreto Gua para atencin al pblico

Tanto la presentacin y actitud del gua, como la organizacin del stand hacenparte importante de la impresin que se lleva un asistente al acercarse al mismo,pero ms an lo es la forma en que el gua se dirige al visitante, las palabras queusa y la buena expresin oral que maneje, es por esto que se propone seguir unlibreto uniforme para los guas de un stand, que en todo caso se deber ajustardependiendo de la actividad puntual de promocin que se vaya a realizar.El libreto de atencin deber contener los siguientes puntos bsicos:1.Saludo (Muy buenos das, tardes, noches)

2.Invitacin puntual (queremos mostrarle la oferta de nos gustara contarlelos nuevos proyectos de )3.Confirmacin de datos (Por favor djenos sus datos y con mucho gusto leharemos llegar informacin complementaria)4.Despedida (Fue un placer atenderle, buen da.)Un ejemplo puede ser el siguiente:Evento: Feria de pregrado en la que participa uninorte.Pblico: Jvenes bachilleres y padres de familia.Informacin del Stand: La oferta de pregrados, folletos institucionales.Muy buenos das, la Universidad del Norte presenta hoy sus programas acad-micos de pregrado, en cul estaras interesado? ..Nos gustara poderte enviar informacin actualizada sobre las actividades de la

Universidad y los programas que te gustan, djanos tus datos (extiendes elformulario o escribes en el pc) y te estaremos contactando ms adelante parainvitarte a nuestra Feria POP tambin.Muchas gracias por tu tiempo, que te vaya muy bien. Adios.


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2.2 El Protocolo

2.2.1 Conceptos

Es la normativa legislada o establecida por usos ycostumbres, que determina la precedencia y honoresque deben tener las personas y smbolos, as como lasolemnidad y el desarrollo del ceremonial de los actosimportantes en donde se relacionan las personas paraun fin determinado.

La palabra protocolo tiene su origen en el latnprotocollum, que, a su vez, proviene del griegoprotokollon, cuya raz proto significa prioridad.

Es el ordenamiento normatizado y jerarquizado delos concurrentes a un acto pblico o privado, segn lanaturaleza y fines del mismo y en razn del cargoque ostentan los invitados, que es la motivacin de lainvitacin y de su presencia frente al anfitrin. (texto deltratado de protocolo del estado e internaciones de D.Felio A. Vilarrubias).

Es el conjunto de normas consensuadas dependientesde la jurisprudencia, la tradicin y el sentido comn de

los pases que determinan el orden jerrquico de lasautoridades en los actos oficiales, los programas quesiguen estas en sus visitas, su forma de vestir, sucomportamiento, todo lo que nos muestra la imageny el poder.

El protocolo es el encargado de ordenar, es decir, darprioridad a las personas y a las cosas, atendiendo a unoscriterios eminentemente jerrquicos en el caso de laspersonas, por razn del cargo pblico que se ostente, dela profesin, la edad, el sexo, el estado civil, etc.

El Protocolo supone:ConsensoOrganizacinSentido comnExistencia de unas normas ya sean reglamentos, leyes,decretos; o normas consuetudinarias fruto del uso y lacostumbrePraxis (practicidad)

2.2.2 El Protocolo Empresarial

Algunas personas estudiosas del tema consideran que elnico protocolo existente es el oficial, pues solamente stese encuentra normativizado a travs de reglamentos ydecretos.El resto son, en la opinin de estas personas, normassociales, normas consuetudinarias fruto de usos ycostumbres. Pero el no admitir la existencia de unprotocolo empresarial por el hecho de carecer de referencianormativa, supone negar un fenmeno histrico quetrastoc todos los rdenes socioeconmicos, polticos yculturales del siglo XIX, la Revolucin Industrial, de la que

surge la nueva clase econmica poderosa: los empresarios.stos establecen y desarrollan sus propios cdigos deconducta y su particular sentido de lo que se considerapertinente, distancindose en este proceso de los modos deactuacin de la Administracin Pblica.

Los autores que consideran norma social todo aquello queno sea protocolo oficial desestiman que, en numerosasocasiones, muchos de los preceptos de la llamada cortesasocial no son, en absoluto, aplicables en el mbito de laempresa.

El protocolo empresarial posee una entidad propia, siendocada vez ms las organizaciones que toman conciencia de lanecesidad de crear departamentos y oficinas conresponsables en esta rea. Adems, las empresas del nuevomilenio empiezan a ser conscientes que su evolucin estinexorablemente vinculada al progresivo papel social queejercen en sus relaciones con la administracin, con suspropios empleados, con sus clientes, proveedores, inclusocomo agentes conformadores de la opinin pblica. As, elprotocolo y la comunicacin son las dos herramientasrevolucionarias que la propia empresa vena demandandopara alcanzar el reconocimiento y prestigio tanto

profesional como social.

Si no queremos quedar a la zaga de pases con una visinms vanguardista de este servicio, tendremos que elevar elprotocolo de empresa a la categora de instrumento clavepara cualquier organizacin que pretenda ser eficaz.

La prueba de que existe una inquietud porque el protocoloempresarial adquiera entidad propia son los numerosos


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congresos, jornadas, seminarios y encuentros donde se hapretendido sentar unas bases. Las primeras jornadas sobreprotocolo y la empresa celebradas en Madrid en 1996,

recogieron una serie de recomendaciones con la finalidadde unificar criterios para la aplicacin del protocolo dentrode la empresa que, efectivamente, se estn observando ydifundiendo paulatinamente entre la clase empresarial.

Los principales acuerdos a los que se lleg en dichasjornadas han sido recogidos por el autor FranciscoLpez-Nieto y Mayo en su Manual de Protocolo, sonlos siguientes:

Manifestar la progresiva sensibilizacin de las empresasprivadas por la consolidacin de unas pautas concernientes

a la organizacin de sus actos pblicos internos. Respetar, en la medida de lo posible, la prelacin de lasautoridades asistentes a los actos de naturaleza mixta (actospromovidos por la empresa privada a los que asisten comoinvitados determinadas autoridades), intercalandoautoridades y miembros de las directivas de la empresa. Los actos que celebra la empresa privada estnpresididos por el mximo responsable de stas, en nuestrocaso, el Rector. Como excepcin, en caso de que asistieracomo invitado alguna autoridad, se cedera esta posicin, ose aplicara para ambos a la par: la autoridad y el Rector seubicaran en los dos puestos centrales, quedando el de la

derecha para la autoridad. Con respecto a las banderas en los actos organizados porla Universidad, nicamente, si se desea, figuran las propiasde la Institucin. En caso de que asista una alta autoridad,se colocarn las banderas oficiales, siempre separadas delas de la Universidad. Las banderas oficiales quedarn a laderecha de la presidencia alineadas por detrs de sta, y labandera de la Institucin, a la izquierda. Cuando el patrocinador asista al evento, como en uncongreso, por ejemplo, ser la empresa patrocinadora quiendictamine el trato y precedencia que se le dispensar a surepresentante.

La Universidad deber tener presente y acatar elordenamiento de las autoridades, de acuerdo al decreto queestablece el orden de precedencias del Estado.

2.2.3 El protocolo Oficial

Las categoras de los funcionarios que colaboran con un

jefe de misin son:

-Ministro Consejero.-Consejero.-Primer Secretario.-Segundo Secretario.-Tercer Secretario.-Agregado o adjunto: civil, cultura o comercial.

Tambin existen cargos de funcionariosespecializados como:-Consejero Comercial o Econmico y

-Consejero Cultural.

Gozan tambin de estatus diplomtico los adjuntos oagregados militares.Los otros cargos son administrativos, no diplomticos.

Precedencia de las autoridades eclesisticasLos miembros del Clero deben ocupar lugaresimportantes.

a. Santo Padreb. Cardenales su eminencia ... Alfonso Cardenal

c. Patriarcas su excelenciad. Arzobispos su excelenciae. Obispos su excelenciaf. Prefectos Apostlicos. Monseorg. Vicarios Apostlicos. Monseorh. Cannigos. Apostlicosi. Monseores. Apostlicosj. Sacerdotes. Prsbite, Padre

El Secretariado Permanente del Episcopado Colombianopublica peridicamente un folleto informativo, en el cualse encuentran las precedencias de los cardenales

colombianos, a quienes se les da el titulo de Eminencia,de los arzobispos y obispos.

Precedencia de las autoridades militaresEst determinada por el grado y antigedad de losmiembros de la fuerzas militares y por la sucesin legaldel mando, primando e concepto de grado y antigedad.a. Ejrcito.b. Armada.


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c. Fuerza Area.

Las empresas

Tanto oficiales como privadas, stas deben tener lasprecedencias bien establecidas y de conformidad conlos correspondientes estatutos, de tal manera que si sepresentase un caso fortuito, se sepa quien debe asumir larepresentacin legal de la entidad.

Tanto en las reuniones de junta directiva, como en lasasambleas, los dignatarios deben ocupar sus puestos enorden de precedencia.

La familiaEl jefe del hogar es el padre, sigue la madre, los hijos

en orden de edad, los irnos y nueras por antigedad,teniendo en cuenta fecha de matrimonio, los nietos pororden de edad; a menos que algn miembro de la familiaocupe un puesto destacado en la Iglesia o el Estado.

Precedencia en los puestosDe acuerdo con el Artculo 24 del decreto No. 770 del12 de marzo de 1982 de la Precedencia de la Repblicade Colombia, la precedencia en los puestos para asistir aun acto oficial y/o ceremonia militar es la siguiente:

a. Ubicacin y desplazamiento a pi:

1. Si las personas son dos, la de mayor precedencia va ala derecha.2. Si las personas son tres, la de mayor rango ocupael centro, la que sigue a la derecha y la que sigue a laizquierda.3. Si son cuatro, las tres primeras se colocaran en elorden anterior y la cuarta a la derecha de la situada ensegundo lugar.Cuando las personas se desplacen en fila, una detrsde otra, la de mayor categora deber marchar adelante,las dems, a partir de sta, hacia atrs, en orden deprecedencia.

Precedencia de vehculos (tierra, mar aire)En automotores o carruajes, cuyos asientos estncolocados en el sentido de la marcha y lo aborden trespersonas, el primer puesto es el de la derecha del asientotrasero, el segundo es el de la izquierda, el tercero al ladodel conductor. Cuando son cuatro los ocupantes, elprimer puesto es el de la derecha del asiento trasero, elsegundo el de la izquierda, el tercero el centro del asien-

to trasero y el cuarto junto al conductor.

En todos los vehculos sube primero la persona de

mayor categora, siguiendo las dems en orden dejerarqua, teniendo en cuenta el lugar que le correspondey la comodidad de la ocupacin. Para descender seprocede a la inversa. En lancha, buque o aeronave, lapersona de mayor categora se embarca de ltima ydesciende de primera. En ascensores entra y sale deprimera.

Precedencia en estadosEl lugar de honor est en el centro, el segundo a la

derecha, el tercero a la izquierda y as sucesivamente, demodo que los pares estn a la derecha y los impares a la

izquierda. La primera fila, generalmente es la msimportante, si se trata de un acto acadmico unadistribucin de premios, condecoraciones, certificadosdiplomas, etc. Si se trata de presenciar un espectculo, yasea un desfile, revista, etc., o una funcin de teatro, even-to deportivo o taurino, etc., el lugar preferencial puedeestar en segunda, tercera o cuarta fila, si la

visibilidad es mejor. Generalmente en un teatro el palcopresidencial es el central de la segunda fila.

Precedencias en las mesas de comedorPara un banquete, almuerzo comida, etc., el criterio

generalmente aceptado por el protocolo es el siguiente:el lugar del anfitrin debe estar al frente de la ventanaprincipal, si la entrada estuviera colocada en uno de losextremos del comedor la anfitriona se colocar frente alanfitrin. Se debe elaborar una lista de los invitadosque asistirn, en orden de precedencia, los seores,distinguidos con nmeros, las seoras con letras. Elinvitado de honor se colocar a la derecha de laanfitriona, el segundo a la izquierda, el invitadonmero tres a la derecha de la invitada de honor, assucesivamente se sigue el orden de los planos que seencuentran ms adelante.

En algunos casos es de rigor que los anfitriones cedansus lugares a los invitados de honor, cuando se trata deun jefe de estado, caso en cual el anfitrin se sienta a laizquierda de la primera dama, para que ella quede detodas maneras, a su derecha; la anfitriona a la izquierdadel jefe de estado, para que el quede a su derecha.

De conformidad con el protocolo universitario el rector


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es a la universidad lo que el jefe de estado es a la nacin.

Cuando se trate de un evento ofrecido en honor deun presidente de una empresa, el anfitrin o anfitrionesdeben tener la cortesa de cederle la precedencia en lamesa.

Los invitados deben entrar al comedor precedidos porla anfitriona y el invitado de honor. Ella es la personaindicada para guiar a los invitados, aunque algunosautores digan que es el anfitrin llevando de brazoa la invitada de honor, quien debe encabezar el desfilehacia el comedor.

Cuando el anfitrin es un jefe de estado y el invitado de

honor es otro jefe de estado que se encuentra en visitaoficial, el jefe de estado local iniciar el desfile con laesposa del jefe de estado invitado, siguiendo entoncesste acompaado de la anfitriona. La salida es alcontrario; los invitados deben conservar la precedenciausada en la mesa.

PresentacionesUna de las maneras de expresar deferencia por laspersonas es presentarlas. Como regla general, el hombrees presentado a la mujer, la persona ms joven a lamayor. Se presentan una mujer a un jefe de estado, a

un alto dignatario de la iglesia Catlica o a un miembroeminente de la realeza.

El Rector de una universidad es a una institucin loque un jefe de estado es a una nacin, por eso a el sele presentan decanos, profesores y alumnos sinconsideracin de sexo o edad.

No se deben omitir los ttulos ni los apellidos, a menosque se trate de un personaje muy conocido.

Las formas apropiadas son:

Seor Presidente, tengo el honor de presentarle alseor.........

Su Eminencia, (cuando se trata de un cardenal ), tengoel honor de presentarle a la seora.........

Excelencia, (cuando se trata de un arzobispo u obispo),tengo el honor de presentarle al doctor..........

Alteza, (cuando se trata de un miembro de una casareinante), tengo el honor de presentarle a la seora.........

Seor Rector, permtame presentarle a la seorita.........

Seor Embajador, o excelencia; puedo tener el honorde presentrselo a la seorita.........

Para presentaciones informales es suficiente decir losttulos, nombres y apellidos de las personas que sepresentan mencionando primero y con mayor nfasis, elde la persona con mayor categora.

Si de verdad se desea relacionar dos personas entre s,es conveniente acompaar la presentacin de algunaspalabras que sirvan de vnculo de unin.

Todo invitado a un homenaje debe ser presentado alhusped de honor, quien estar en la lnea de recepcinjunto a los anfitriones, a menos que se trate de unhomenaje colectivo, caso en el cual el homenajeadoentrar a la sala de banquetes cuando las dems perso-nas ya estn ubicadas en sus lugares.

En reuniones sociales no es necesario presentar a todaslas personas entre s, es conveniente presentar a quienessean vecinos en la mesa de comedor, pero an en elcaso de que no hayan sido formalmente presentados,pueden y deben entablar una conversacin y presentarseformalmente diciendo: Permtame presentarme, minombre es ......... a lo que la otra persona debe respondertambin con una presentacin personal.

El dar la mano sigue las mismas normas usadas para laspresentaciones. Es la persona de mayor categora quiendebe extender la mano. Es la mujer quien da la mano,

si quiere. La forma de presentar un orador es muyimportante. A menos que sea una persona muy conocidase deben resaltar sus mritos, para que el auditorio sede cuenta de la importancia de la persona que lleva lapalabra, adems es un estmulo para ella.

Es una falta de cortesa omitir el apellido al presentarse,cosa que puede interpretarse como: no quiero tenerque ver nada con usted en un futuro.


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2.2.4 Ceremonial Universitario

Las Precedencias universitarias deben seguir el mismoesquema de las oficiales, a menos que los estatutosindiquen algo diferente.

Para entender el ceremonial universitario es importanterecordar la forma como surgi la universidad cmo insti-tucin:

Por una parte sigue las tradiciones de los Gremios,mezcla de ideales religiosos y seculares. La terminologa ylos atuendos universitarios, as como la disciplinainicialmente impuesta en las universidades, se basaron enlas costumbres de las catedrales tales como Notre Damede Pars, en donde todas las ceremonia se celebraban congran dignidad, teniendo en cuenta el valorpedaggico de cada una de ellas est contenido en laspalabras, en las acciones y en el decoro, que sirven paraexaltar los valores espirituales.

El ceremonial universitario debe exaltar la Oligarquadel Saber como superior a la de la sangre o el podereconmico. Debe infundir un verdadero culto porquienes se dedican a la docencia, considerndola como lams bella de todas las ciencias.

Aunque el Papa, el Emperador o el Rey eran quienesconcedan permiso para el funcionamiento de unauniversidad, el rector era elegido democrticamente,sistema que influy mucho en la poltica mundial y

especialmente en Amrica.

El rector es a una universidad lo que el presidente es

a una repblica. Los conciliarios y consejo directivocorresponden al poder legislativo. El tribunaluniversitario, integrado por el rector, los decanos ypasantes llego a ser muy importante, ya que losmiembros del clero no podan ser sometidos a lajurisdiccin temporal de las cortes, y tenan que estarsujetos a las Cortes Espirituales. Tan drstica fue ladisciplina, que incluso muchas universidades tuvieroncalabozos.

2.2.4.1 Precedencias en las universidades

Dentro de las diferentes facultades o decanaturas, laprecedencia se establece por orden de fundacin,teniendo en cuenta fechas y horas de la firma del acta,conservando a la derecha siempre el ms antiguo.

Dentro de los catedrticos se establecen las precedenciasteniendo en cuenta los grados: doctorado, maestra yespecializacin, adems de la antigedad en cada nivel.

Miembros de Consejo Acadmico Jess Ferro Bayota Hernando Baquero

Javier Pez S. Jos Amar Amar Silvia Gloria de Vivo Miguel Pacheco S. Alberto Roa Carla Fernndez O. Alma Luca Dazgranados Carlos Acosta Barros Raymundo Abello Ll. Joachim Hahn Gina Pezzano de Vengoechea Carmen Helena de Pea

Claudia de Cunha Klaus Binder Kary Cabrera Leonor Jaramillo Estudiante de Relaciones Internacionales

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Se acostumbran las tarjetas de presentacin. Ya seansociales o comerciales; las primeras deben ser blancas, decartulina muy fina y si es posible elaboradas con plancha;las segundas admiten variedad en cuanto al color, eldiseo, etc., para hacerlas llamativas; sirven parapublicidad y propaganda de los servicios que se prestan.De todas maneras es importante que sean de buen gusto.

Cuando una persona desea hablar con otra en unaempresa se acostumbra a entregar una tarjeta depresentacin a la recepcionista, quien la har llegar asu destinatario. Es facultativo recibir a la personainmediatamente, darle una cita o no recibirla,presentndole, entonces, una disculpa.


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Miembros del Consejo Ejecutivo Jess Ferro Bayona Alberto Roa

Alma Luca Dazgranados Carmen Helena de Pea Claudia de Cunha Carla Fernndez Marco Sanjun Meja Representante por los Docentes

Miembros del Consejo Directivo lvaro Jaramillo Bengoechea Pablo Obregn Santo Domingo Csar Valencia Galiano Guido Nule Amn

Guillermo Muoz Penagos Hctor Rodelo Sierra Hernn Martnez Torres Jaime Duarte Martnez Julio Muvdi Abufhele Luis Fernando Vergara Munrriz Manuel de la Rosa Manotas Ramn Dvila Martnez Rodrigo Plata Cepeda Sergio Espinosa Posada Luis E. Pochet + Jess Ferro Bayona Rector

El Comit Paritario en UninorteLa funcin del Comit Paritario es la de velar por elcumplimiento del Programa de Salud Ocupacional, paralo cual se renen una (1) ves al mes.

Este comit est conformado por ocho (8) miembros;los Representantes por los trabajadores y los representan-tes por el patrono. La eleccin de stos tiene lugar cadados aos, y sigue las siguientes especificaciones:

Los aspirantes a representantes por los trabajadores

debern inscribirse en la oficina de Gestin Humana,una ves se haya abierto la convocatoria. La votacin es libre y se har mediante un tarjetn. De los 8 elegidos, los 4 primeros sern los titulares ylos 4 ltimos, los suplentes.

Los Representantes por el patrono sern de libre elec-cin del Consejo Directivo de la Universidad.

2.2.4.2 Ceremonias

Ceremonia de Graduacin

La Ceremonia de graduacin, sea individual o colectiva,debe revestir gran solemnidad. Al otorgar un grado ottulo universitario, el graduando recibe un diploma quelo acredita como profesional en una determina disciplinadespus de haber cumplido con una serie de requisitos.La palabra diploma tiene la misma raz que la palabradiplomacia.

Para un grado colectivo se debe organizar el ingreso alrecinto en forma profesional, a la cabeza de la cual irnquienes van a recibir un ttulo de pregrado o equivalente,teniendo en cuenta las precedencias de los programas:

los que van a recibir una maestra, los que recibirnel doctorado, los catedrticos, decanos, vicerrectores ycerrar el desfile el rector, quien se ubicar en el centro dela primera fila del estrado.

Es costumbre que uno de los graduandos tome lapalabra en nombre de todos los dems para agradeceral Alma Mater -as llamada por ser como una madreespiritual-, toda la formacin recibida durante esaimportante etapa de la vida. El rector o una personadelegada por l, pronuncian un discurso apropiado a laoportunidad.

La excelencia se distingue con los grados: Cum laude olaureado, Suma cum laude o Magna cum laude. Sepuede solemnizar con una marcha triunfal.

La salida del paraninfo o aula mxima debe ser tambinen procesin encabezada por el rector.

Ofrendas FloralesSe advierte de antemano el da, hora y traje que sedeber usar. Frente a la estatua se colocan los personajes,acompaados por el director de la Oficina de

Comunicaciones y Relaciones Pblicas, quien indicar laforma de actuar.

Firma de un tratado o convenio en la UniversidadSe puede llevar a cabo en el despacho del Seor Rector,en un saln especial.

La mesa se cubre con una carpeta de color vinotinto overde oscuro, en la cual se dispondrn los puestos para


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los personajes que firman el convenio. Los puestosestarn colocados de un slo lado de la mesa y en los dosextremos de la misma.

Ocupados los puestos de la mesa, el director de laOficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas y unfuncionario del pas extranjero firmante colocarn lostextos del documento oficial a firmar en el puesto desu respectivo superior; los signatarios firmarn y luego

el director de la Oficina de Comunicaciones y elfuncionario extranjero intercambian los textos parapasarlos nuevamente a la firma, a fin de que los dostextos queden firmados por los representantes en ambospases.

Todos estos documentos se firman siempre en dosoriginales idnticos; si es de un pas de idioma diferente alcastellano debe haber un texto en el idioma extranjero yotro castellano.

Se deben rubricar todas las pginas para evitar que se

puedan hacer alteraciones del texto.

En la firma de acuerdos multilaterales se acostumbra,para colocacin de la mesa y el orden de firmas, laprecedencia por el sistema alfabtico basado en laprimera letra de los nombres de los pases, en el idiomadel lugar.

Tambin debe haber textos en todos los idiomas de losestados que toman parte en el acuerdo.

Honores FnebresEn la Universidad no est dispuesta esta ceremonia, peropodemos observar las indicaciones de la Cancillera en

las que se rinden a:-Presidente de la repblica, encargado del ejecutivo,expresidentes, designados, ministros cardenales,arzobispos y obispos.-Oficiales de fuerzas armadas, en actividad o en uso debuen retiro.-Diplomticos extranjeros, a solicitud del Ministerio deRelaciones Exteriores.-Servidores pblicos y dems personalidades paraquienes el gobierno nacional decreta honores.-Alumnos de institutos militares, suboficiales enactividad o en uso de buen retiro, soldados en servicio

activo.

El programa especfico para cada ceremonia lo elaborael comando a cuyo cargo est el desarrollo de la mismay, si es del caso, se somete a la aprobacin del comandosuperior con la debida anticipacin.

Las ceremonias militares deben dar realce a laconmemoraciones o acontecimientos de carcterpatritico, militar, religioso y diplomtico, conparticipacin de unidades, bandas de guerra y msicosen formacin de parada.

2.2.4.3 Condecoraciones

Definicin:Las condecoraciones son distinciones honorficasconcedidas por gobiernos o entidades pblicas o priva-das, para premiar el mrito de un ciudadano o de unainstitucin o de recompensar los servicios prestados.

Moneda ConmemorativaEsta Moneda Conmemorativa se entrega a discrecindel Rector a personajes ilustres que visiten la

Universidad, tales como, presidentes, vicepresidentes,rectores de otras universidades, etc.

Medalla Sol de Norte 35 AosCondecoracin establecida en el ao que la Universidadcumpli 35 aos para entregarla por mritos acadmicos.La lista de quienes la recibieron se encuentra en el librode los 35 aos.

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Distinciones a los estudiantes en nuestra Universidad:

Medalla de Oro a la Excelencia Acadmica

Es el mximo reconocimiento que concede la Institucinpara premiar el esfuerzo, la consagracin al estudio yla permanente bsqueda de la excelencia. Se otorga algraduando que haya obtenido el ms alto rendimientoacadmico entre los graduandos de la promocincorrespondiente a ese perodo acadmico.

Medalla de Plata a la Excelencia AcadmicaEs el reconocimiento que concede la Institucin parapremiar los logros sobresalientes obtenidos por elgraduando, con un alto rendimiento acadmico encada Programa.

Pergamino al Mrito CientficoEs el reconocimiento que otorga la Institucin algraduando que haya obtenido una calificacin de lau-reada o meritoria en su proyecto de grado y seapostulado por su respectiva divisin acadmica.

Diploma a Graduandos de ExcelenciaSe concede a los graduandos que han obtenido unsobresaliente rendimiento acadmico durante supermanencia en la Universidad.

Distinciones a funcionarios y docentes de la Universidad:

Este reconocimiento se otorga a un funcionario una vezcada cinco (5) aos de labor en la Institucin, y de lamisma manera es entregada a los docentes cada diez (10)semestres. La distincin tiene lugar cada ao en el mesde octubre, mediante la celebracin de la Fiesta de

Antigedad.

De esta manera, se les hace entrega de un dije de orocon el logo de la Universidad, acompaado de undiploma de Aos de Vinculacin para los funcionarios

y de Perodo Acadmico para los docentes.

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2.3 Etiqueta en el trabajo

2.3.1 Cdigo de conducta profesionalToda profesin u oficio conlleva una responsabilidadpara con Dios, la Patria, la sociedad, la familia, nosotrosmismos y, de una manera especial, para con la entidad en

la cual trabajamos. Cuando una universidad, escuela oinstituto confiere un ttulo se empea la fe pblica yquien lo recibe debe corresponder cumpliendo

rigurosamente el juramento solemne inherente a laprofesin.

2.3.2 Un buen Empleado1. Considera un honor trabajar para la entidad en la cualpresta sus servicios.2. Conoce su trabajo y lo ejecuta con eficiencia.3. Presta su servicio de manera espontnea, eficientecomo si la entidad fuera propia, como si su trabajo fuerairremplazable.4. Es leal con la entidad. Sea en horas de trabajo o fuerade ellas, habla siempre bien de la entidad y no permite

crticas.5. Tiene en cuenta que la reserva es la obligacinmoral. Muchas entidades dependen del Know How;por esto, mantenerlo en estricta reserva es parte muyimportante de la tica profesional.Las cartas de negocios se deben cubrir con un papel paraque el que no tenga que leerlas no las vea.6. Es puntual, est dispuesto a trabajar fuera de suhorario si se necesitan sus servicios.7. Acata las rdenes con buena voluntad y prontitud.8. Manifiesta su respeto a los dems con un tratoacorde con la jerarqua de cada persona, con

amabilidad pero sin familiaridades fuera de tono.9. Se respeta a s mismo y lo demuestra por medio de:a) Presentacin personal.b) Comportamiento inmejorable en todo lugar.10. Est siempre en capacidad de rendir cuenta de sugestin.11. Cuida los bienes de la entidad como si fueranpropios.12. No se deja sobornar.13. Aprovecha el momento oportuno para:a) Pedir explicaciones.b) Aportar buenas ideas.

c) Solicitar permisos.d) Presentar quejas.

2.3.3 El nombre de la UniversidadEl nombre de una organizacin, de cualquier naturalezaque sea, no es nicamente la forma como est registrada,as como tampoco el logotipo, smbolo o palabras usadasen publicidad y/o propaganda. Ms all de eso, es la ideaque se forma el pblico por:


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1) La calidad de los servicios que se prestan.

2) El procedimiento tico en todos los mbitos de la

entidad.

2.3.4 La Imagen de la UniversidadLa imagen de la Universidad debe estar respaldada porun comportamiento administrativo coherente entrela Institucin como tal, sus valores y la comunidadinterna. De esta manera cada estudiante, docente y/ofuncionario, se convierte en la imagen de la Universi-dad tanto dentro como fuera de ella, lo cual conlleva aun compromiso profundo y duradero que requiere degran responsabilidad, disciplina y sentido de pertenenciahacia nuestra Institucin.

Si la Universidad tiene buena imagen, su comunidadinterna tambin se ver beneficiada de sta.

2.3.5 VocabularioCada profesin u oficio tiene su propio lenguaje. Enocasiones, una sola palabra omitida puede causar unagran tragedia.

Hay expresiones que pueden cambiar la actitud de lagente: buenos das, por favor, muchas gracias, disculpe,perdone, tenga cuidado... El vocabulario es la clave de

la cultura de una persona, del medio en que vive y dela gente con quien se trata.

Al responder el telfono se debe identificar la entidad,la seccin y en algunos casos la persona que contesta yse debe prestar especial atencin tanto como a las pala-bras que se dicen como al tono de la voz.

En nuestra Universidad, todo el personal de lasrespectivas dependencias debe estar en capacidad desuministrar informacin bsica; el no hacerlo, dar unamala imagen a la Institucin y har perder el tiempo.

2.3.6 Relacin entre la empresa y el hogarUn hogar es una empresa, tal como se debe organizar.Su familia debe estar informada de detalles importan-tes con respecto a la empresa en donde usted trabaja,qu hacen, quin es el rector, el decano y miembros dela junta directiva, quin es su jefe, sus compaeros detrabajo y en qu seccin trabaja, de modo que en casode una emergencia puedan avisar con prontitud.

2.3.7 Eventos SocialesYa sean slo para el personal de la empresa o para par-te del personal y algunos invitados, se deben organizar

teniendo en cuenta todas las normas que se estipulan enEl Arte de Invitar. Todo el personal de la empresaque tome parte en el evento debe colaborar atendiendoa los invitados, hacindoles sentir que son bienvenidos eimportantes. No es necesario que los invitados hayansido presentados previamente.

2.3.8 AtuendosLa primera impresin que la gente se forma de noso-tros se relaciona con la ropa que usamos; por esto, sedebe tener claro que existen atuendos apropiados paracada ocasin. As, para identificar una persona en un

grupo se dice: la seora de vestido amarillo o el seorde sweater rojo.

El cabello es, en segundo trmino, una clave para distin-guir al hombre, mujeres o nios. Como referencia semenciona la anciana de cabello blanco, el calvo, la mu-chacha de cabello crespo o de cabello largo rubio, o laque parece que hace mucho tiempo no se peina.

El atuendo para el trabajo debe estar de acuerdo con laactividad que se realiza, as la enfermera se viste deblanco por motivos de higiene, el cirujano, dentro del

quirfano, usa ropa esterilizada generalmente de color verde, desechable. Esa misma ropa sera totalmenteinadecuada para una reunin social.

En una oficina la gente debe usar ropa elegante perosobria. Es preferible tener poca ropa de buena calidadque mucha y ordinaria. Se recomienda el uso de ropaclsica ya que sta siempre est de moda. No se debenusar colores demasiado llamativos, ni telas brillantesy mucho menos transparentes. El calzado debe serelegante y cmodo a la vez, que no haga mucho ruidoal caminar.

Las joyas deben ser muy discretas; los anillos se puedenusar a toda hora y en toda ocasin, guardando el buengusto y sin ser exagerados. Uno o dos, como mximo.


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Invitar es una manifestacin de hospitalidad, amistad yamabilidad; por esto, se debe tener siempre en cuentaque toda invitacin tiene un carcter formal, aunque laocasin sea completamente informal.

Dado que el anfitrin est ofreciendo compartir algocon otra persona, el invitado, como mnimo, debe:

Agradecer Aceptar lo ms pronto posible O declinar la invitacin dando un motivo.

Excusarse a ltima hora slo se justifica por causa grave:enfermedad, fallecimiento de un familiar o allegado,calamidad domstica, etc.

2.4.1 InvitacionesVerbales: se puede hacer personalmente o por telfono,siempre y cuando se trate de eventos informales.

Escritas: para eventos formales, aunque tambin seusan tarjetas escritas a mano para invitar a reunionesinformales.

2.4.2 TarjetasDe uso especfico son las que se elaboran para unaoportunidad determinada: un matrimonio, celebracin deBodas de Oro, la inauguracin de una exposicin o deuna sede, entre otras.

Tarjetas de uso general, en las cuales los espacios sellenan a mano, con tinta del mismo color de la usada enla impresin de la tarjeta.

Si se trata de un homenaje, se escribe en la partesuperior de la tarjeta, a mano, el motivo y desde luego elnombre o nombres de personas en cuyo honor es elevento.

Tratndose de una invitacin formal, que se haya hechopersonalmente pidiendo una cita previa para tal efecto, seenviar una tarjeta Promemoria o Para recordar.Se cruzarn con tinta las letras RSVP o Se ruegacontestar.

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2.4 El Arte de Invitar


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El sobre se escribe a mano; se recomienda no usarabreviaturas en la redaccin de las tarjetas y/o sobres.

Las tarjetas elaboradas con plancha de cobre son las msfinas, las letras son realzadas, lo mismo que los escudos.stos pueden ser en policroma, dorados y simplementerealzados. El trabajo para hacer las tarjetas en plancha esmuy dispendioso, pues se hacen a mano una por una.Las tarjetas litografiadas siguen en calidad, y luego lasimpresas, que se hacen mecnicamente. Entre estasltimas puede haber muchas diferencias por la calidadde papel, el tipo de letra , la tinta y los sobres.

Si se trata de una invitacin formal, las tarjetas se deben

enviar, por lo menos, con veinte das de anticipacin yde la misma manera deben ser distribuidas a mano, nopor correo. Actualmente, hay muchas agencias que seencargan de repartir correspondencia. En el sobre no sepone direccin; en reemplazo, se escriben las letrasE.S.M. (en su mano). La direccin se llevar en unlistado que deber ser firmado por la persona que recibela tarjeta.

2.4.3 RespuestasUna invitacin escrita se debe contestar por escrito, amano, con tinta negra o azul, en esquela blanca o crema

o de color muy plido. La redaccin de la respuesta debeguardar relacin con el formato de la invitacin. Algunasveces se incluye el nmero de telfono, caso en el cual seresponde telefnicamente.

Demorar la respuesta es una falta de educacin. Noagradecer y no contestar son fallas imperdonables.

2.4.4 HomenajesSe debe pedir una cita a la persona a quien se quiererendir homenaje, a fin de convenir el da y la hora del

ste. Adems, se le preguntar los nombres de laspersonas que desea que sean invitadas al acto. Sobradecir que los cnyuges, hijos y personas allegadas porparentesco o amistad, deben ser incluidas en la lista deinvitados.

Oportunamente se har llegar una tarjeta Pararecordar, en la cual se especifican el motivo, el da,la hora, el lugar y el traje, que segn lo convenidopreviamente puede ser smoking o traje de calle, si setrata de un evento nocturno. Frac, si es de gala, comopor ejemplo un baile en honor de un Presidente de la

Repblica o de un presidente de otro pas.

Es conveniente nombrar una comisin que se encarguede llevar al homenajeado y, si es el caso, a su cnyugee hijas solteras al lugar del evento, y que de la mismaforma lo (s) acompae de regreso a su casa.

2.4.5 Lista de InvitadosSe debe procurar que el nmero de hombres y mujeressea ms o menos igual y que la gente sea compatible.No necesariamente se deben conocer previamente, puesuna reunin social es una oportunidad para vincularse

con personas con las cuales hay amistades en comn.Por ese hecho, no se requiere una presentacin porparte de una tercera persona, pues uno lo puede hacerpersonalmente.

2.4.6 ServicioSe debe contar con una persona del servicio porcada seis o siete invitados si se trata de una comida oalmuerzo formal; un buffet requiere mucho menosservicio, lo mismo que un t.

2.4.7 Men

Hay que tener en cuenta los elementos disponibles parapoder atender a los invitados de la manera apropiada.

AlmuerzosSe debe ofrecer, por lo menos:

Entremeses: Generalmente mariscos o pescado, path,variedad de cosas, platos a base de huevos, queso, etc.,as como platos de frutas exticas.


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Sopa, muy adecuada para el clima fro. As, si esconsom o crema, se sirve en taza de dos orejas o entachuelas o pailitas individuales de plata, peltre y otromaterial adecuado. Las sopas que lleven pedazos decarne, pollo, pescado, etc., se sirven en plato de sopa.

Entrada: carne de res, cerdo, venado, pollo, pato,codorniz, pichn, ganso, faisn o pavo, acompaado dearroz, papas y otros vegetales, teniendo en cuenta quesean de gusto general. En un almuerzo se puede serviralimentos fritos: papas a la francesa, nidos de papa frita,papas sopladas -que son algo muy especial-, croquetas,etc.

Ensalada: Se sirve en un plato aparte, que se colocar ala izquierda del plato pando o se ofrecer despus de la

entrada, sola o con quesos.

Postres: Puede ser uno, dos o tres a saber: dulce, frutos yqueso. Los dulces pueden ser muy variados, comoflanes, pudines, esponjados, tarta de frutas en almbar, alhorno, frutas frescas, helados, dulces a base de arequipe,etc. Es bueno tener claridad de que las frutas, por sualto contenido de azcar, se ofrecen como postre y nopara iniciar un almuerzo o una comida (salvo lasmencionadas como entremeses), pues el dulce quita elapetito.

Quesos: Se sirven acompaados por tostadas o galletasde sal. Salvo que un almuerzo sea estrictamente familiar,o en un colegio o fbrica, no se ofrecern gaseosas, peros puede ofrecerse agua mineral.

El caf tinto y el agua aromtica se sirven en el saln oen la biblioteca, no en el comedor.

ComidaSe sirve, como mnimo, sopa, consom o entremeses,entrada y postre. Sin embargo, hay comidas que puedenconstar de muchos platos:

-Entremeses-Consom o sopa-Pescado o langosta o langostino o frutos de mar-Sorbete helado, sin crema, sirve para preparar el paladaren el asado.

Entrada: Pavo, pato, ganso, cordero, faisn, venado ocualquier carne que no sea grasosa; por lo tanto a lacomida no se sirve cerdo. La entrada lleva tambinacompaamiento de vegetales, como corazones dealcachofa, arveja tierna, championes, etc. Ensalada,fruta, quesos con galletas o tostadas. Cuando la comida

es de ms de tres platos se debe colocar en la mesa elmen, escrito a mano o timbrado, uno para cadapersona, de modo que los invitados sepan qu esperar enmateria de comida y bebida. No se ponen ms de trescubiertos de cada lado, los otro se van pasando con losplatos, a medida que se necesiten.

Banquetes: Se rigen por las mismas normas de una co-mida formal.


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En todo men se debe tener en cuenta las siguientesnormas:

1.Los nicos ingredientes que se pueden repartir son:sal, azcar, pimienta, cebolla, mantequilla, huevos, cremay vino, siempre y cuando no se elaboren dos platos a lacrema o dos platos al vino.2.Debe haber variedad de colores en los alimentos:blanco, verde, rojo, etc.3.En cuanto a los sabores, el ideal es iniciar con un platode sabor fuerte.4.En los almuerzos y comidas de etiqueta y en losbanquetes, se sirve pan bien aliado con mantequilla yhuevos. No se pone mantequilla para untarla al pan.

BuffetLa variedad de alimentos que se pueden colocar en les muy grande, pero hay que tener en cuenta que losentremeses necesitan un plato y las entradas otro, demsde los necesarios para los postres. Si los comensalesdisponen de mesas para comer no hay limite en el menpara el buffet, pero en caso de que no sea as, lo que sesirve debe ser tal naturaleza que no requiera el uso decuchillo. Hay platos, como una paella a la valenciana,que se prestan muy bien para un buffet.

TSe debe poner especial atencin a la calidad del t y a la

forma de prepararlo. La leche no debe ser hervida, elazcar puede ser en cubos o granulada y el limn sedebe cortar a ultima hora para que no se amargue. Dela misma forma, se debe servir caf para quienes lodeseen. El acompaamiento puede ser de sal y de dulce;el ponqu es imperativo. Las galletas, los bizcochos y lapasticera deben ser pequeos, lo mismo que las muffinsy los sandwiches. Si se ofrece un t en la comida serequieren plato para los alimentos de sal, con suscorrespondientes cubiertos, y otro para los bizcochos,etc.

VinosVinos Aperitivos: Vermouth seco o dulce, Campari,Jerez seco o dulce, Doubonnet, tambin se acostumbraofrecer vino blanco del mismo que se servir en lacomida.

Vinos blancos: Se deben servir fros pero no helados,porque si la temperatura est muy baja no se puedeapreciar el bouquet y el sabor. Es el complemento ideal

para platos de mariscos, pescados, pollo o ternera.Tambin se puede servir con otros alimentos de sabor

ligero.Vinos tintos o rojos: Se sirven a la temperatura ambientecon comidas de sabor fuerte como carne de res o carnesnegras de caza, tales como el venado o el pato. Tambinson el acompaamiento para pastas y quesos.

Vinos rosados: Se sirven fros pero no helados.

Vinos espumosos: Se sirven helados con postres, o por ssolos, despus de la comida.

Champagne: Se puede servir con todo tipo de platos,pues es un vino de categora, universalmente apreciado,tan especial y exquisito que es el ideal para servir en unacena formal. Se sirve ms o menos fro o helado, deacuerdo con la marca. La mejor champagne se produceen Francia, en la regin que lleva ese nombre, pero enalgunos pases como Espaa tambin se produce de muybuena calidad. Al descorchar la botella debe hacerse congran habilidad para que no se derrame.

Los vinos se deben almacenar de tal forma que el corchono se reseque. Se deben manejar con cuidado, no sedeben sacudir. Los rojos o tintos se deben descorchar

con anticipacin para que se puedan airar un poco.

Jams se agrega hielo a un vino: Se enfra en la nevera omejor ponindolo entre hielo.

LicoresWhisky, vodka y ginebra son los licores ms popularesen la actualidad y al gusto del consumidor se sirven enlas rocas o con mezcladotes; se recomienda comprarlosen lugares de reconocida honorabilidad. Un licoradulterado puede causar mucho dao, inclusive lamuerte o ceguera permanente. Las calidades varan

mucho segn las marcas.

Cuando se organiza una fiesta, comida, etc, se debe hacerun inventario de vinos y licores, se firma cada botella yentregan al barman o persona responsable, quien debedevolver todas las botellas de vino y licores que sobrarony hacer entrega de todos los cascos desocupados. Esconveniente disponer de un lugar en donde se puedan

vigilar con facilidad y que se pueda cerrar en unmomento dado.


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CordialesSe ofrece despus de las comidas, lo mismo que buenbrandy. Los hay de menta, caf, cacao, albaricoque,curuba, benedictine, chartreuse, etc. Las botellas de vino,licores y cordiales deben ser estampilladas; no se les quitala cpsula y se conserva la mayor parte de la estampilla.

2.4.8 ManteleraEn banquetes y comidas formales se usa siempre mantelblanco o crema muy plido, con servilletas compaeras,puede ser de lino, encaje, organd, liso o bordado, conmetidos o calados, caso en el cual se puede poner en elmantel un fondo de lame plateado. El mantel clsico dedamasco de lino o seda es muy apropiado para eventosformales.

Para almuerzos formales se puede usar mantel blancoo de color plido o manteles individuales, siempre ycuando sean finos en cuanto al material y a laconfeccin, las servilletas, un poco ms pequeas quelas empleadas en las comidas, deben hacer juego conlos manteles o individuales. El mantel de t nonecesariamente tiene que cubrir toda la mesa, secoloca de manera que los ngulos del mantel quedenen los centros de los bordes de la mesa.

Si un buffet es formal, la mesa se cubre con mantelblanco; si es informal el mantel puede ser del color quese quiera, siempre y cuando armonice con la decoracin.Si se usan tablones, se ocultan las patas con una especiede falda .

Por ningn motivo se usan servilletas de papel dentro delas servilletas de tela.

2.4.8 La VajillaComo mnimo debe disponerse de:1- Copa para el agua

2- Copa para la champaa3- Copa para el vino rojo4- Copa para el vino blanco5- Cuchara para la sopa6- Cubiertos para el pescado7- Cubiertos para la carne aves, etc.8- Plato de fondo9- Pequeo plato para el pan o tinto10- Servilleta

11- Tarjeta de mesa12- Men

La vajilla debe ser de porcelana, oro o plata. Los platospara el pan pueden ser de cristal, plata u oro, aunquela vajilla sea de porcelana. Los platos para la ensaladapueden ser redondos o en forma de media luna; losplatos para los postres pueden ser diferentes al resto dela vajilla.

Las copas para vino blanco pueden ser transparentes ode colores. Las copas para la Champaa pueden ser deforma clsica como la del diagrama, o en forma deflauta. Los platos y cubiertos de postre se pasarn alretirar el plato de fondo.

Si los platos tienen algn diseo se deben colocar demodo que este quede bien centrado y en la forma comose pueda ver mejor, se colocara una flor con el tallohacia el centro de la mesa, o un castillo de medio lado.

2.4.9 Los anfitrionesSer un buen anfitrin es una tarea de cada da y nose limita a atender bien a los invitados en ocasiones

especiales: es hacer sentir bien a toda persona queentra a nuestra casa. Los buenos anfitriones mantienen lacasa limpia y bien arreglada y atractivamente decoradaaunque los muebles y enseres sean sencillos. Un florero,por ejemplo, da vida al ambiente.

Los buenos anfitriones tienen algo que ofrecer a lapersona o personas que llegan, as sea inesperadamente.


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Un caf negro o agua aromtica bien servidos sonapropiados para atender a la mayora de la gente, y a

cualquier hora del da o de la noche da la sensacinde que el visitante es bienvenido; adems, crea unambiente de cordialidad.

Lo importante no es lo que se sirva sino la forma comose ofrezca.

Los buenos anfitriones nunca dicen yo no me complicola vida, pues lo hacen con gusto en pro de las demspersonas. Dan algo o mucho de s mismos y piensanen la forma de complacer a los dems atendindolos dela mejor manera posible, escuchndolos con atencin,

interesndose por ellos y, en general, brindndoles verdadera atencin. Un buen anfitrin siempre tendren cuenta:

El registro socialEn el cual se anotan todas las invitaciones recibidas, demodo que sean oportunamente correspondidas. Seraimperdonable dejar de invitar a la comida, al almuerzo oal buffet a aquellas personas de quienes hemos recibidoatenciones, simplemente porque se nos olvid. A uno sele olvida lo que no le importa. En ese mismo registro seanotan a las personas a quienes se han invitado en alguna

o varias oportunidades.Tambin se hace una lista de las felicitaciones que sereciben, en una u otra forma, con motivo denombramientos, ascensos, bodas de plata, bodas de oro,cumpleaos, etc., para agradecerlas y corresponderlas dealguna manera.

Asimismo se registran las manifestaciones de condolenciarecibidas, para agradecerlas y manifestar nuestro psamea las personas que pierden un ser querido y que encircunstancias anlogas se han mostrado solidarias connosotros.

Recibir a los invitadosCerca de la puerta de entrada es el deber de losanfitriones. La seora, es a quien saludan primero. stalos recibir con una sonrisa, les dar la mano y les diralgo agradable a cada uno de ellos. Luego, el seor a cadainvitado y estar pendiente de que entren al saln. Si hayalguna persona que no conoce a nadie, el anfitrin debepresentarla y no dejarla sola.

Tratndose de un evento oficial o de negocios, en cualalgunos de los invitados no conocen a los anfitriones,

debe haber una persona -que puede ser un maestro deceremonias-, que va anunciando los nombres de losinvitados. Si no los conoce personalmente, se lospregunta discretamente.

Si una persona ocupa un puesto muy importante, comopor ejemplo, la Presidencia de la Repblica, se anunciasimplemente como el Presidente de la Repblica; steentra al saln y primero lo sigue la esposa.

El invitado de honor debe llegar cuando los demsinvitados ya lo hayan hecho y los anfitriones lo

acompaan en su entrada al saln.

La comida est servidaEstas son las palabras con las cuales la personaencargada, una vez que se ha cerciorado de que todoslos invitados estn presentes y que todo est listo en elcomedor y en la cocina, anuncia, a la anfitriona, quepuede pasar al comedor. El anfitrin le ofrece su brazoderecho a la invitada de honor y la acompaa alcomedor. Le seguirn las dems personas en orden deimportancia y termina el desfile la anfitriona con elhusped de honor.

Los seores no se sientan hasta cuando todas las seoraslo hayan hecho, ellos le retiran y acercan el asiento, ellasse sentaran por el lado izquierdo. La anfitriona, en elmomento oportuno, toma las servilletas y la coloca sobresus rodillas, a la vez que todos los comensales harn lomismo.

Los anfitriones deben mantener la conversacin en lamesa, pero si trata de mucha gente y la conversacin noes general, durante el primer plato la anfitriona habla conel invitado que tiene a su izquierda y as lo harn todas

las dems. Durante la segunda parte de la comida, sedirigir al seor que est a su derecha.

Cuando todos los invitados han terminado de comer, esla anfitriona quien se levanta y todos los invitados hacenlo mismo. Los seores acompaan a sus parejas al salny luego se retiran a la biblioteca u otro saln. Un pocoms tarde se renen con las damas. El husped de honordebe ser el primero en despedirse.


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El brindisSe hace durante los postres, cuando ya todo el mundo

est servido y los camareros no tengan que seguircaminando y movindose en el comedor. Lacolaboracin de familiares y amigos es de sumaimportancia para los anfitriones. Antes de la reunin, y sies posible con varios das de anterioridad, se debe pedira los hijos, nietos, hermanos, sobrinos, y otros allegados,as como los amigos ntimos, que son como de la casa,que ayuden a atender a los huspedes para que nadie sequede aislado.

Por muy buena que sea la comida y la bebida , la gentenunca se retira agradecida si no recibe una buena

atencin personal. Por esta razn, los anfitriones debenprocurar siempre atender a todos y cada uno de losinvitados.

La sinceridad y el calor humano son los mejores ingre-dientes con los cuales se puede atender a la gente.

2.5 Costumbres DiferentesAlemania: Una invitacin a una casa de familia es unadeferencia muy especial. La comida se sirve despus deun aperitivo, mximo dos. Se acostumbra llevarle flores

a la anfitriona, cinco o seis, siempre nmero impar,nunca rosa rojas, en Alemania son signo de amor,siempre se le quita la envoltura antes de entregarlas.No se pondera la comida, se supone que siempre esmuy buena.

No llevar crisantemos porque es para difuntos.

Se requiere cita previa para tratar cualquier negocio.

A los alemanes no les gusta perder el tiempo,acostumbran tratar los temas sin rodeos.

Al dirigirse a una persona use siempre el ttulo completo:Herr Doktor, Herr Engineer, se acostumbra dar lamano, de acuerdo con las normas ya especificadas eneste manual. El que sale es el que abre al puerta.

De conformidad con las leyes alemanas, si usted hacecreer que un negocio se realizar y este no lleva a cabose le puede demandar por daos y perjuicios.

Estados Unidos: tanto el protocolo de la Casa Blanca,

como el del Departamento de Estado as como el militarson muchos ms estrictos de lo que generalmente secree.

La clase dirigente, en bancos, grandes empresas,fundaciones, clubes, etc., es muy refinada y educadaal estilo britnico.

Las ceremonias se planean en todos sus detalles.

Enero, febrero, julio y agosto son los meses preferidospor los norteamericanos para venir a Colombia, ya que

durante esas pocas el fri y el calor llegan a extremosmuy incmodos.

Los norteamericanos aprecian mucho las invitaciones acasas particulares, como signo de amistad y deferencia.

Gran Bretaa: ingls es el nombre del idioma que sehabla en el pas que generalmente llamamos Inglaterra,britnico es el nombre que se dan a ellos mismos y por elcual esperan ser llamados.

Muchas de las costumbres colombianas, especialmente

en cuanto modales en la mesa se refiere, son britnicas.El t se ofrece a las cinco de la tarde, acompaado porun bizcocho seco que se pueda comer con la mano, no sepone tenedor sino un cuchillo pequeo, con el cual secortan pedacitos que se llevan a la boca con los dedos.Curiosamente para el t no usan servilletas.

En los clubes no se habla a la persona que no ha sidopreviamente presentada, lo mismo en reuniones sociales.

Generalmente la persona de mayor rango es la queentabla la conversacin.

El ingls britnico difiere del que se habla en los EstadosUnidos, especialmente en trminos de negocios.

Japn: imperio en el cual el jefe de estado ha sidoconsiderado tradicionalmente como una deidad. Lasceremonias, a todo nivel, son muy importantes, seorganizan teniendo en cuenta hasta los ms mnimosdetalles.

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E BA

G7

43 F

6 12 CD 5

10 42

1514

86 12

13 35 79 111

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El Japn, como estado, considera que tiene una MisinDivina en la bsqueda del bien.

La filosofa y por lo tanto el modo de pensar de losjaponeses es muy diferente al de los occidentales.

Analizan el comportamiento de una persona antes deempezar a tratar temas de negocios.

Cualquier negocio requiere numerosas conversaciones einnumerables tazas de t. Se tiene muy en cuenta elconducto regular.

Las tarjetas, tanto el propio idioma, como en japons sonindispensables.

Los altos ejecutivos generalmente hablan ingls, no aslos mandos medios. Un intrprete puede ser necesario.

Los japoneses creen que es una intromisin que unextranjero hable japons.

En el Japn hay una relacin muy especial entre lapoltica y los negocios.

En las industrias no debe haber desperdicio deninguna clase, todo se debe aprovechar.

Demostrar los sentimientos es un signo de malaeducacin en el Japn.

No se dejan ver las suelas de los zapatos.

No se menciona ni el cuatro (4) ni el nueve (9).

LAS CABECERAS DEBEN COLOCARSE EN LOSCENTROS DE LA MESA CUANDO LOS INVITA-

DOS SON 8, 12, 16, 20, 24, etc.

MESA RECTANGULAR PARACOMIDA CON SEORAS

DUEO DE CASA

DUEA DE CASA

MESA RECTANGULAR PARA COMIDACON HOMBRES SOLOS

DUEO DE CASA


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DUEODE

CASA

45

5 1013

1

69 2

3 1211 87 4

DUEO

DE CASA

2 E6 3D A

1 F5 4C B

DUEO

DE CASA

DUEA

DE CASA

LAS CABECERAS DEBEN COLOCARSE EN LOSEXTREMOS DE LA MESA CUANDO LOS

INVITADOS SON 10, 14, 18, 22.

MESA RECTANGULAR PARA COMIDACON HOMBRES SOLOS

MESA RECTANGULAR PARACOMIDA CON SEORAS

NUMEROS: CABALLEROSLETRAS: DAMAS

LAS MESAS EN UCON ASISTENCIAS DE HOMBRES SOLOS

DUEO DE CASA

CON ASISTENCIA DE SEORAS

LAS MESAS EN TCON ASISTENCIAS DE HOMBRES SOLOS


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DUEO

DECASA

DUEA

DECASA

DUEADE

CASA

HUESPED

DE

HONOR

DUEODE

CASA

SENORA

DEL

HONOR

CON ASISTENCIAS DE SEORAS

MODIFICACIN EN LAS MESASM T U

CON ASISTENCIA DE HUSPED DEHONOR Y SEORA

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DUEODE

CASA

DUEADE

CASA

DUEODE

CASA

DUEADE

CASA


28/29


EN AUTOMVIL

EN CARRUAJES

3

4

1

2

DUEODE

CASA

MESA EN MCON ASISTENCIA DE SEORAS

MESA EN MCON ASISTENCIA DE HOMBRES SOLOS

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EN AUTOMVIL

El ms

2 1

3 1 2

4 3 1 2

5 3 1 2 4

6 5 3 1 2 4

PERSONAS CAMINANDO EN LINEA HORIZONTAL

El puestomenos

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