EVALUAR LA FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE SHAREPOINT ...
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EVALUAR LA FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE SHAREPOINT IMPLEMENTADO EN TCC SAS, CON BASE EN LOS REQUERIMIENTOS NORMATIVOS PARA LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS VS LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA OSCAR ANDRÉS MEJÍA SÁNCHEZ UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA ARCHIVÍSTICA MEDELLÍN 2017 EVALUAR LA FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE SHAREPOINT
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EVALUAR LA FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE SHAREPOINT
IMPLEMENTADO EN TCC SAS, CON BASE EN LOS REQUERIMIENTOS
NORMATIVOS PARA LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS VS LAS
NECESIDADES DE LA EMPRESA
OSCAR ANDRÉS MEJÍA SÁNCHEZ
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA
ARCHIVÍSTICA
MEDELLÍN
2017
EVALUAR LA FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE SHAREPOINT
2
IMPLEMENTADO EN TCC SAS, CON BASE EN LOS REQUERIMIENTOS
NORMATIVOS PARA LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS VS LAS
NECESIDADES DE LA EMPRESA
OSCAR ANDRÉS MEJÍA SÁNCHEZ
Trabajo de Grado para optar al título de
Archivista
Asesor
YIMI ALBERTO ACEVEDO VILLADA
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA
ARCHIVÍSTICA
2017
Resumen
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Adquirir, implementar o saber si un software es el adecuado para la gestión electrónica de
documentos en las empresas públicas y privadas es complejo debido al poco conocimiento
normativo, ejemplo; los parámetros y lineamiento que se exigen en la Moreq, norma
internacional para la gestión electrónica de documentos por ende, es muy importante tener clara
las necesidades internas, que se pretende y a dónde se quiere llegar con el manejo electrónico y
digital de la información.
La definición del alcance y el conocimiento de las normas que rigen la gestión electrónica
de documentos son vital para una buena decisión al momento de seleccionar o cambiar la
plataforma tecnológica la cual contribuirá a la mejora de los procesos, agilidad en los trámites y
satisfacción del cliente.
Palabras clave: Gestión electrónica de documentos, gestión documental, documento de
archivo, moreq, automatización.
4
Tabla de Contenido
Pág.
Introducción 8
1. Marco teórico y Conceptual 11
2. Metodología 22
3. Resultados 24
4. Conclusiones y Recomendaciones 41
Bibliografía 43
5
Lista de Tablas
Pág.
Tabla 1. Sistema de información 28
Tabla 2. Parámetros 30
Tabla 3. Funcionalidad 31
Tabla 4. Fiabilidad 32
Tabla 5. Criterios técnicos 33
Tabla 6. Funciones administrativas 34
Tabla 7. Costos 35
Tabla 8. Características complementarias 36
Tabla 9. Calidad en uso 37
Tabla 10. Escala de porcentaje final 39
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Lista de Gráficos
Pág.
Gráfico 1. Porcentajes obtenidos de cada ítem 38
Gráfico 2. Porcentaje final obtenido 39
7
Lista de Anexos
Pág.
Anexo 1. Encuesta 47
Anexo 2. Matriz de gestión de información 47
Anexo 3. Formato evaluación software 47
8
Introducción
El desarrollo tecnológico aumenta día tras día, pasar de una programación de código línea a
línea, a un método de programación gráfico orientado a objetos y desarrollos, hacen que sea más
requerido y atractivo para el cliente y/o usuario, sin embargo, las nuevas herramientas y
aplicativos de software requieren de un análisis referente a la normatividad, adaptabilidad y
funcionalidad según las necesidades de la empresa y/o cliente que lo vaya a adquirir.
Desde el año 2000 con la aprobación de la Ley 594 la función archivística se ha venido
reglamentando en los diferentes procesos, uno de ellos los desarrollos tecnológicos para
administrar la información. En la actualidad, es común que las entidades públicas y privadas
utilicen software de gestión documental como columna vertebral para administrar, automatizar y
gestionar todos los procesos de manera digital. Sin embargo, al momento de elegir un software
para la gestión electrónica de los documentos no se tiene en cuenta algunos aspectos como: las
necesidades de gestión documental de la empresa, seguridad informacional, cumplimiento y
aplicación de normatividad, procedimientos y trámites administrativos, una mirada futurista ni
estratégica, entre otros.
Adquirir un software es un asunto complejo, debido a que sus desarrolladores por lo
general, no diseñan el aplicativo para realizar labores archivísticas y tampoco son profesionales
con conocimientos básicos en esta materia. En consecuencia, las organizaciones, con el pasar del
tiempo, pueden evidenciar falencias de carácter funcional que afectan directamente las
actividades administrativas; un ejemplo de esto es la empresa TCC SAS, fundada El 11 de
Marzo de 1968, en la ciudad de Medellín, que actualmente cuenta con 4.500 colaboradores,
dedicada a ofrecer servicios logísticos de mensajería, paquetería, carga masiva, flotas dedicadas
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y comercio exterior, entre otros, en Colombia, Ecuador y Miami Estados Unidos.
Es preciso anotar, que el grupo TCC ha crecido notablemente, ya que inicialmente solo
ofertaba el servicio de paquetería por medio la Unidad de Negocio (UEN) TCC Paquetería, sin
embargo, en los último 10 años varias empresas se han unido para prestar sus servicios de
logística: TCC Mensajería, TCC Carga Masiva, TCC Altertrac y el Grupo Malco. Cabe anotar
que, aunque juntas son un grupo logístico, cada UEN tiene una estructura orgánica diferente,
debido a las particularidades de cada negocio, pero todas dependen de la Presidencia General y
de las Vicepresidencias de TCC, es decir, del corporativo del Grupo TCC.
Este sustancial crecimiento de TCC, se le suma el aumento de la producción documental
electrónica y física, es decir, un aumento de los documento producidos en virtud de los nuevos
negocios, por ende también del volumen de documentos para organizar y conservar, se asevera
que diariamente se reciben transferencias de aproximadamente 3400 documentos, lo que
claramente ha representado un reto para TCC para poder garantizar a sus usuarios y clientes el
acceso a la información.
Es por ello que en el año 2010, se toma la decisión, sin ningún criterio ni conocimiento, de
adquirir un software documental, “Sharepoint” para la gestión electrónica de documentos con el
fin de tramitar y gestionar información, y de esta manera mitigar la conservación física; hoy, 7
años después, se puede evidenciar que la disminución de documentos físicos y la conservación
no disminuyó según lo esperado.
Es por ello que, con este proyecto se pretende evaluar la funcionalidad del software
SharePoint según las necesidades de la empresa TCC S.A.S y la normatividad vigente, que para
ello hayan definido las normas ISO 30300 y 15489, en el Modelo de Requisitos para la gestión
de documentos electrónicos de archivos (MoReq) y el Decreto 1080 del 2015 expedido por el
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Ministerio de Cultura de Colombia, sobre la gestión documental y otras disposiciones.
En el desarrollo de la investigación, se tendrá en cuenta la identificación de las necesidades
específicas de la organización, el análisis de la composición del software, es decir, se estudiará
cada uno de sus componentes y, por último, la evaluación funcional del software mediante la
elaboración y aplicación de una matriz evaluativa donde se identificará su grado de adecuación
de acuerdo a la normatividad vigente mencionada.
Una vez finalizada la investigación, la organización podrá tomar acciones de mejora según
los resultados arrojados por el instrumento de evaluación utilizado que contempla conceptos
teórico-prácticos sobre la gestión documental electrónica, por lo tanto,con este trabajo se
pretendió evaluar la funcionalidad del software Sharepoint implementado en TCC SAS, con
base en los requerimientos establecidos por la Normatividad para la gestión electrónica de
documentos electrónicos vs las necesidades de la empresa.
Para lograr el propósito antes mencionado, se establecieron dos etapas, la primera en
determinar las necesidades de gestión electrónica de documentos que tienen los usuarios de la
empresa TCC SAS, frente a lo brindado por el software Sharepoint y la segunda, identificar el
nivel de cumplimiento que tiene el software Sharepoint con base en los ítems establecidos en la
norma internacional Moreq.
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1. Marco teórico y Conceptual
Este trabajo de grado pretende evaluar el software de gestión electrónica de documentos
“SharePoint de Microsoft” el cual está ubicado en el cuadrante de líderes de Gartner.
Gartner es una empresa estadounidense que realiza investigación y análisis de TI. Sus
productos y servicios incluyen una colección completa de investigación y asesoramiento para los
usuarios y vendedores de tecnología, la revisión de contratos y análisis detallado del desempeño
de TI, Gartner cuenta con un cuadrante mágico que proporciona un posicionamiento competitivo
gráfico de cuatro tipos de proveedores de tecnología, en mercados donde el crecimiento es alto y
la diferenciación de los proveedores es distinta, los cuatro tipos de proveedores tecnológicos son:
Los líderes. Se ejecutan bien contra su visión actual y están bien posicionados para el
mañana.
Los visionarios. Entienden hacia dónde va el mercado o tienen una visión para cambiar las
reglas del mercado, pero aún no se ejecutan bien.
Los jugadores de nicho. Se enfocan con éxito en un segmento pequeño, o están fuera de
foco y no superan en innovación o superan a los demás.
Los desafiantes
Se ejecutan bien hoy o pueden dominar un segmento grande, pero no demuestran una
comprensión de la dirección del mercado.
Sharepoint es utilizado actualmente en TCC S.A.S y en varias empresas de servicios,
Bavaria, Empresas Públicas de Medellín, Universidad Pontificia Bolivariana, Enovel, Agaval,
Grupo Éxito entre otras.
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Este trabajo se desarrolló mediante la definición y análisis de conceptos teóricos que
permiten la comprensión del tema a estudiar. En consecuencia, se define el conceptos de gestión
documental, según el Consejo Internacional de Archivos (CIA) es “el área de gestión
administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento,
uso y disposición de los documentos” (p.20). Es decir, que es un parte de la administración
encargada de administrar el activo de información o los documentos generados por una
institución que abarca desde la creación hasta la disposición del documento enmarcadas bajo la
economía y eficiencia en todas las actividades realizadas durante el proceso.
Por su parte, la ISO 15489-1 de 2001 (adoptada en Colombia en el año 2010 mediante la
norma técnica NTC-ISO 15489-1), define la gestión documental como el “área de gestión
responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el
uso y la disposición de documentos de archivo (…)” (p.4). Además, propone como procesos
documentales la determinación o producción de los documentos que deberían incorporarse al
sistema , el establecimiento de los plazos de conservación, la incorporación de los documentos,
el registro, la clasificación, el almacenamiento y manipulación, el acceso, la trazabilidad y la
disposición de los documentos.
Al respecto, el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN), mediante el Acuerdo
027 de 2006, define la gestión documental como “el conjunto de actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación” Y de acuerdo a la Presidencia de la República de Colombia,
mediante el Decreto 1080 de 2015, la gestión documental comprende como mínimo los procesos
de: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de
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documentos, preservación a largo plazo y la valoración. Es preciso anotar que se tienen en cuenta
las disposiciones del AGN, debido a que en el año 2013, mediante el Acuerdo 004, sentó que es
obligatoriedad de las Superintendencias y Ministerios solicitar a las empresas privadas
implementar políticas archivísticas, medida que primeramente en el año 2014 implementó la
Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Resolución 8934, y el 10 de noviembre
del año 2016 la Supertransporte hace la mismas exigencias a través de la Resolución 61583.
Para hablar de gestión electrónica de documentos es preciso definir y analizar algunos
conceptos que están directamente relacionados con ella, tales como automatización, software y
software archivístico, los cuales se constituyen en elementos indispensables para que pueda
haber una gestión de documentos electrónicos.
La automatización tiene una definición muy amplia, sin embargo, para lo que aquí atañe, es
decir, la archivística, Mendoza (2005) plantea que:
La automatización es una herramienta de primer orden para dotar de eficiencia y eficacia a la
gestión documental, racionalizando y simplificando las actuaciones administrativas y
economizando los recursos materiales y humanos. Es un proceso llevado a cabo por máquinas
(computadoras), dentro del archivo para lograr brindar un mejor servicio de información a los
usuarios. (p.22).
Es decir, que la automatización permite que los procesos archivísticos, en especial la
consulta y recuperación de información, sean realizados de forma más rápida y eficiente,
teniendo en cuenta esto, se afirma que la utilización de un software de gestión documental es la
principal aproximación de automatización de la práctica archivística.
El software está conformado por un conjunto de instrucciones informáticas y datos, con lo
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cuales se controla la funcionalidad de la máquina o computadora, es decir, nos permite
solucionar problemas mediante el aprovechamiento de las capacidades lógicas y técnicas de las
computadoras. En este sentido podemos entender el software como unos programas o aplicativos
asociados con la operación de una computadora. Por su parte el “software de aplicación describe
los programas escritos para o por los usuarios para realizar una tarea específica en la
computadora”. (Laudon y Laudon, 2004, p.193), tal como, procesadores de texto, hojas de
cálculo, procesadores gráficos, etc. Es decir, son programas que permiten a las personas la
realización de tareas específicas. De acuerdo con lo anterior, en este sentido podemos inferir que
las aplicaciones informáticas utilizadas para la gestión de documentos electrónicos de archivo
son software de aplicación o archivísticos.
Gómez (2008), expone que un software es archivístico si cumple con los principios
definidos en las siguientes normas que a continuación se listan: en primer lugar, la Norma ISO
15489 (2001) y otras asociadas, sobre gestión de documentos, el almacenamiento de información
electrónica y sobre la conservación a largo plazo de información de documentos electrónicos; en
segundo lugar, si se adapta al modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos
– MoReq, y otras relacionadas con dicho modelo; Moreq surge porque la comisión europea
decide desarrollar un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos y en los
años 1999 y 2000 elaboran la versión española, el propósito principal de esta norma es definir de
forma general las características que debe tener una aplicación destinada a la gestión de
documentos electrónicos de archivo, en tercer lugar, si se adapta a buenas prácticas definidas en
proyectos como Interpares 1 y 2, estos proyectos tienen como objetivo establecer las normas para
la creación de documentos de archivo electrónicos confiables y mantener su autenticidad durante
su vida activa y semiactiva, definir la metodología para garantizar la producción y
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mantenimiento de documentos de archivo digitales precisos y fiables en la preservación a largo
plazo, en cuarta instancia, si se adecua la legislación vigente de cada país de tal forma que se
normalice de forma clara y precisa, y por último, si se utiliza para su desarrollo tecnología de
licencia abierta o libre que permita “satisfacer las necesidades de normalización, distribución,
interoperabilidad y estabilidad del actual entorno de gestión de documentos” (Martín, 2006)
Otra definición relevante que aportó para el desarrollo del trabajo de grado fue el Modelo
de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivos – MOREQ (2001).
Díaz (2008) propone el control documental, la captura de documentos, la organización de
la documentación, la descripción, la recuperación y reproducción, la valoración, las funciones de
administración y aspectos como la facilidad de uso, la amigabilidad, entre otros, como las
características que pueden ser automatizadas mediante un software de gestión documental según
MoReq (2001). Con base en esto, establece seis ítems de evaluación del software que son la
identificación del programa y solvencia de la empresa, los requisitos archivísticos, los criterios
técnicos del programa, las funciones administrativas y unas características Complementarias.
El Modelo de Requisitos Para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos
(Moreq) tiene como objetivo definir, de forma general, las características o requisitos que debe
tener una “aplicación destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien
también se puede utilizar en la gestión de documentos de archivo tradicionales” (sección 2.2). En
este sentido, un software archivístico o sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo
o SGDEA (ERMS: Electronic Records Management System, por su sigla en inglés)-, debe
cumplir con unos requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo que
garantizan que la funcionalidad y finalidad del mismo garantice no solo el cumplimiento de
principios archivísticos sino también de la ejecución eficiente de las actividades.
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El Archivo General de la Nación, el 3 de abril del 2017, actualiza el documento modelo de
requisitos para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos donde
establece parámetros de clasificación y organización documental, retención, disposición,
búsqueda, presentación, metadatos, control, seguridad, flujos de trabajo y requerimientos no
funcionales.
Es preciso acentuar que la especificación propuesta por dicha norma se ha concebido de
forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones tanto públicas como privadas que deseen
introducir un software archivístico ó SGDEA que bien quieran evaluar la funcionalidad y
capacidad del que ya tienen.
Si bien es cierto que la especificación se centra en los requisitos funcionales, también reconoce la
importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un SGDEA, como sucede con
cualquier otro sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales presentan
grandes variaciones según el entorno. Por consiguiente, se procede a su identificación, pero la
descripción que de ellos se realiza es muy somera. (Moreq, 2001, p.1).
Las producciones bibliográficas sobre la evaluación de software de archivo o gestión
electrónica de documentos, para identificar la tendencia investigativa y analítica que los autores
han tenido sobre el tema en las últimas dos décadas, y de esta forma poder visualizar las
oportunidades de trabajo e investigación en el tema.
Para ello se ha puesto especial atención en realizar una revisión de producciones de
España, Canadá, Estados Unidos y Brasil.
Es preciso anotar que, de todos los autores consultados, es quizás Ramei Perpinyá Morera
de la Universidad Autónoma de Barcelona de España, uno de los que más ha tratado el tema, de
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él se encontró trabajos desde 1996 durante las Jornadas Españolas de Documentación
Automatizada donde expuso su artículo titulado Evaluación de softwares para la automatización
de archivos. Así mismo, su artículo Instrumentos de selección de software para la gestión de
archivos (2000).
Por su parte, Raquel Gómez Díaz (2008) de la Universidad de Salamanca de España, en su
artículo titulado Pautas para la evaluación del software archivístico, propone una plantilla para
la evaluación de programas informáticos para la gestión de documentos y archivos, la cual está
dividida en seis apartados, que permiten comparar las características de las aplicaciones a
evaluar. Además, define qué se entiende por gestión de documentos y las características que ha
de tener esta para ser electrónica.
Otra autora que ha desarrollado el tema es Amanda Stevens (2008) de Canadá, en su
artículo Archives Management Software Review Report, en el cual menciona los factores que se
deben considerar a la hora de seleccionar un software, así como también la metodología. En el
mismo hace revisión o evalúa los software: archives online 3, archivists’ Toolkit 1.1, Archon 2.2,
PastPerfect 4.0, Re:discovery Proficio 8.6, STAR/Archives 4.0 y Microsoft Access and
Filemaker Pro.
Por su parte, Lisa Spiro (2009) de Estados Unidos, en su artículo de Council on Library
and Information Resources Washington, titulado Archival Management Software - A Report for
the Council on Library and Information Resources, expone cómo seleccionar un software para la
administración de archivos, los criterios a tener en cuenta a la hora de realizar dicho proceso, y
agrega que: “Adopting new software, however, will require that archives adjust their workflows
and import existing data into the new system. This study identifies some of the key requirements
for archival management software so that archivists can make informed selections.”
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De la misma forma, los autores españoles José Antonio Moreiro, Sonia Sánchez-
Cuadrado, Vicente Palacios y Eduardo Barra (2011), mediante su artículo titulado: Evaluación
de Software libre para la gestión de archivos administrativos, “evalúan tres aplicaciones de
software libre de gestión de archivos administrativos para su implantación en el archivo de una
universidad: Archon, Archivists’ toolkit e ICA-AtoM.” Es decir, exponen los resultado de un
trabajo comparativo, en el cual concluyen que “en la comparativa se tuvieron en cuenta doce
requisitos concernientes a la gestión de metadatos, normas de descripción y préstamo, análisis y
ciclo de vida del documento.
Por su parte, el equipo italiano de InterPARES, conformado por María Mata Caravaca y
Roberto Nahum (2012). Exponen en su artículo titulado Case Study 01 – Desing and
implementation of Records Managements System at ICCROM: Final Report, un informe sobre
un estudio de caso mediante el cual se diseña e implementación un sistema para la gestión
documental. De esta forma, en el apartado 2.2.2.1, los autores indican cuales son los
requerimientos funcionales que debe cumplir un sistema para la gestión de documentos, además,
indican que dichos requisitos han sido basados en lo dispuesto en la norma ISO 15489-1/2:2001,
en InterPARES2 y MoReq2.
Si bien Murilo Billig Schäfer y Sônia Elisabete Constante (2012), mediante su artículo
titulado Políticas e estratégias para a preservação da informação, no relacionan directamente el
tema aquí en cuestión, es decir, no describen explícitamente qué requisitos tener en cuenta a la
hora de evaluar un software para la gestión de documentos, por su parte, describe políticas y
estrategias para la preservación de información digital basándose en principales proyectos de
conservación digital desarrollados por InterPARES, OAIS, Dirks, PREMIS, MoReq. En este
sentido, se presupone que al tener en cuenta dichas normas, sobre todo la MoReq, se hace
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alusión a que necesariamente debe haber una evaluación de requisitos, es así como durante el
desarrollo del texto habla de la necesidad de evaluar si los software de gestión documental
cumpliendo con los requisitos que la Moreq describe.
De la misma forma, Claudia Lacombe Rocha (2015) también de Brasil, mediante su
artículo Repositorios para a preservação de documentos archivísticos digitais, afirma que los
archivos digitales son importantes para la transparencia pública en Brasil, es por ello que la
conservación debe garantizar la fiabilidad, exactitud, autenticidad y accesibilidad de los
documentos. Sin embargo, para ellos los sistemas deben cumplir con unos requisitos plasmados
en las normas, entre esas la Moreq y el Modelo de requisitos para sistemas informatizados de
gestão archivística de documentos expedido por el Archivo Nacional, requisitos que son
desarrollados en el cuerpo del trabajo. Cabe mencionar, que la autora no trata el tema de la
evaluación de software archivísticos directamente, sin embargo, menciona la importancia que
éstos cumplan con los requisitos dados en las normas antes mencionadas.
Por su parte, Daniel del Cerro Santiago (2014) de la Universidad de Salamanca de España,
mediante su trabajo de grado titulado ICA - AtoM: Gestión Electrónica de Archivos, el cual tal
como lo expresa el título, está basado en la gestión electrónica de archivos, especialmente en los
software en código abierto para la descripción de archivos (ICA-AtoM) desarrollado por el
Consejo Internacional de Archivos. El autor expone en el numeral 2.5.3 cuáles son los criterios a
tener en cuenta para evaluar las cualidades generales y los aspectos funcionales de los softwares.
Dentro de los cuales se contempla: Coste y condiciones de pago, Capacidad del sistema,
Escalabilidad, Flexibilidad, Parametrizable, Amigabilidad, Migrabilidad y Rendimiento. Si bien
el autor no desarrolla el tema a profundidad, hace un importante aporte a lo que a nosotros
respecta, pues menciona qué requisitos tener en cuenta a la hora de evaluar un software
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preferiblemente libre.
Por último, pero no menos importante, la autora colombiana Jack Diana Lisbeth Zambrano
(2010) García, en su artículo titulado Análisis de aplicación del modelo de requisitos para la
gestión de documentos electrónicos MoReq2 en la adquisición de una aplicación de software en
gestión documental, describe cuál fue la metodología empleada para la validación de las
especificaciones MoReq2 en la aplicación de la gestión documental de una institución del sector
comercial que adquirió un software de gestión documental, y los resultados de la actividad
realizada en la elección de la aplicación de gestión documental, si bien no especifica cuáles
fueron los requerimientos tenidos en cuenta para realizar la evaluación, si expone de forma clara
en qué norma se basó, lo que nos hace pensar cuáles fueron los elementos tenidos en cuenta para
realizar la evaluación del software.
Para concluir este marco teórico, es preciso anotar que el tema de evaluación de software
archivístico lo han venido desarrollando los autores desde hace aproximadamente dos décadas,
sin embargo, su mayor producción se ha logrado entre los años 2008 y 2015. Es preciso anotar
que en total se analizaron 10 artículos, de los cuales, 4 son de autores españoles, 2 de Brasil y 1
caso respectivamente de Colombia, Canadá, Estado Unidos e Italia. Sobre el análisis hecho, se
puede afirmar que casi que la totalidad de los artículos estudiados, tienen como base los
requisitos expuestos en la MoReq2, lo que lleva a concluir que esta norma es un referente a nivel
mundial para realizar la actividad de evaluación de software archivístico, la mayor parte de los
autores coincidieron en que los softwares deben cumplir con unos requisitos o características
generales, unas funciones y técnicas y otras propiamente archivísticas. Es preciso anotar, que no
se encontró trabajo alguno de evaluación del aplicativo Sharepoint, el cual es objeto de estudio
mediante el presente proyecto, lo que hace viable el estudio del mismo mediante la
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implementación de los requisitos definidos en la MoReq2 y en las tablas de evaluación o análisis
en los trabajo de algunos de los autores ya estudiados.
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2. Metodología
Para la consecución de los objetivos del trabajo de grado el cual buscó evaluar la
funcionalidad del software Sharepoint implementado en TCC SAS, con base en los
requerimientos establecidos por la normatividad para la gestión electrónica de documentos
electrónicos vs las necesidades de la empresa, se basó en un enfoque o investigación cualitativa,
entendiendo esta como la que abarca el estudio, uso y recolección de una variedad de materiales
empíricos -estudio de caso, es decir, implicó un proceso de indagación caracterizado, un proceso
de experiencia personal, introspectiva, historia de vida, entrevista, textos observacionales,
históricos y visuales- que describen los momentos habituales y problemáticos y los significados
en la vida de los individuos (Vasilachis, 2006, p 24).
“La investigación cualitativa trata de identificar la naturaleza profunda de las realidades, su
estructura dinámica, aquella que da razón plena de su comportamiento y manifestaciones”.
(Vasilachis, 2006, p.128).
En este sentido, este trabajo se enmarca dentro de esta categoría, teniendo como base que
las normas técnicas vigentes y las necesidades de TCC S.A.S pueden cambiar con el pasar del
tiempo. Por lo cual, el método utilizado fue el propuesto por la norma internacional Moreq
(Modelo de requisitos para la gestión de los Récords Electrónicos), el cual se implementó
mediante el análisis y aplicación de los requisitos propuestos por dicha norma.
Díaz (2008), propone el control documental, la captura de documentos, la organización de
la documentación, la descripción, la recuperación y reproducción, la valoración, las funciones de
administración y aspectos como la facilidad de uso, la amigabilidad, entre otros, como las
características que pueden ser automatizadas mediante un software de gestión documental con
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base en MoReq (2001). Con base en esto, establece siete ítems en el desarrollo del método para
llevar a cabo la evaluación del software que son: la identificación del programa y solvencia de la
empresa, los requisitos archivísticos, los criterios técnicos del programa, las funciones
administrativas y unas características complementarias.
Es preciso anotar, que la principal técnica que se utilizó en el desarrollo de este trabajo de
grado fue la revisión documental, teniendo en cuenta que permite hacerse una idea del desarrollo
y las características de los procesos, también de disponer información que corrobora o no, lo que
se está investigando. Además, los documentos son la historia escrita de las acciones, experiencias
y maneras de concebir diferentes situaciones y contextos; en este sentido, la investigación
documental aquí empleada se tuvo en cuenta la norma Moreq, informes y estudios sobre la
misma, fichas técnicas y bibliografía sobre el software Sharepoint, vídeos, y demás elementos
que permitan hacer una valoración adecuada del mismo. Además, se realizaron entrevistas para
conocer la percepción de las personas que manejan en software Sharepoint, y conocer, entre otras
cosas, qué tan funcional es dicho aplicativo.
Como instrumentos de la revisión documental, se utilizaron fichas de análisis (técnicas o
lectura), y de las entrevistas, un guión de entrevista semi-estructurado, a partir de las cuales se
diseñó una matriz evaluativa como instrumento para determinar la funcionalidad del software
Sharepoint implementado en TCC SAS, con la cual se buscó dar respuesta al objetivo del trabajo
de grado y concluir si efectivamente es el aplicativo adecuado y cumple con las necesidades
normativas y expectativas de la organización.
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3. Resultados
Para la consecución del primer objetivo del proyecto, se realizó análisis de información
compilada en las encuestas de producción documental, realizadas en Julio y Agosto del año 2017
y de la Matriz de gestión de información, realizada en Septiembre del mismo año. Herramientas
que reflejan no solo la producción electrónica, sino también datos sobre el trámite y
conservación de la misma, y que permiten determinar parte de las necesidades en materia de
gestión electrónica de documentos de los usuarios de TCC, frente a lo brindado por el software
SharePoint de Microsoft.
Antes de enunciar cuáles son esas necesidades encontradas, es preciso mencionar cómo están
conformadas dichas herramientas, que sirvieron como fuentes de información, de igual manera,
hacer la claridad que las mismas fueron utilizadas porque a la fecha se encuentran vigentes, es
decir, no se han realizado cambios sustantivos o significativos en la producción, trámite y
conservación de los documentos electrónicos, y siguen siendo la misma.
Hecha la salvedad, se asevera que las encuestas de producción documental, son una herramienta
elaborada, con la cual se buscaba saber qué documentos generan las áreas de una de las Unidades
de Negocio del Grupo TCC (Global Mensajería) y tener fuentes para realizar sus TRD, en este
sentido, por haber sido realizadas para otra EN, su alcance no fue total, debido a que se
encuestaron todas las áreas corporativas, excepto la Operación de TCC, es decir, que de 31 áreas
de la estructura de TCC, sólo quedó pendiente por encuestar un área, consiguiendo un 97% de
alcance de información sobre la producción, trámite y conservación.
Dichas encuestas son aplicadas a nivel de tipología documental y se pueden evidenciar en el
anexo uno (1) del presente trabajo.
A continuación se describen las preguntas que conformaron la encuesta:
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Oficina productora: área que produce la información.
Proceso: Actividad bajo la cual se crea la información.
Tipología documental: Nombre del documento producido.
Soporte: mencionar el soporte o medio en que se crea el documento
Números de copias: cantidad de ejemplares producidos
Volumen: cantidad de documentos producidos
Software y/o aplicativo: donde se crea, lugar donde se guarda la información electrónica.
Modo de almacenamiento de información electrónica: tipo de archivo, software
utilizado, aplicativo, extensión),
Tiempo de conservación en la oficina: meses o años que la oficina productora la
conserva.
Tipo de unidad documental: decir si es simple o compuesta.
Documentos que conforman la unidad documental: en caso de que la unidad
documental sea compuesta, describir cada una de las tipologías que la conforman.
Tipo de ordenación: decir si al interior de la unidad documental, la información está
ordenada cronológicamente o alfabéticamente.
Normatividad: mencionar los lineamientos o directrices que han emitido los entes de
control que regulan la producción, trámite y conservación de documentos.
SharePoint: describir si la persona utiliza el aplicativo tecnológico, que percepción tiene
en cuanto al funcionamiento, control y administración de los documentos que tramita a través de
él.
Datos de la persona entrevistada: Colaborador que responde la encuesta.
Entrevistador: Persona que realiza la entrevista.
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Tal como se puede observar, de acuerdo a lo arriba especificado, las encuestas dan una
visión amplia sobre el estado de producción, trámite y conservación de los documentos físicos y
electrónicos, además, dicha información se haya condensada de una forma más organizada en la
Matriz Gestión de Información, una herramienta en la cual se describe la forma en que se
producen, gestionan y conservan los documentos físicos y electrónicos del Grupo TCC (excepto
la Operación de TCC), es decir, que sirve como guía para la administración correcta de la
información de TCC. esta matriz se puede evidencia en el anexo dos (2). A diferencia de las
encuestas, esta herramienta contiene información como: las agrupaciones documentales a las
cuales pertenece el documento (sección, subsección, serie y subserie) con sus respectivos
códigos, los anexos que puede contener, forma correcta de nombrar el documento electrónico,
cómo se debe ordenar y clasificar, transferencia (dónde, periodicidad y registro a emplear),
gestión y trámite (soporte en que se tramita, si se radica, digitaliza, es objeto de distribución
interna y/o externa, y aplicativos utilizados), codificación donde se encuentra en el archivo,
identificación de la unidad documental física, conservación electrónica (módulo de
almacenamiento, archivador, ruta de origen y ordenación), Backup de seguridad de la
información electrónica (medio, periodicidad y tiempo de conservación), aspectos sobre la
consulta y perfiles autorizados, disposición final de los documentos y valores de los mismos.
Explicado en qué consisten las herramientas utilizadas y qué información reúnen las
mismas, se afirma que una vez tabulada la información se pudo identificar de 804 tipologías
documentales, que en total producen las diferentes áreas de TCC, 472 son producidas,
gestionadas y conservadas electrónicamente, es decir, que un 58.70% de los documentos de TCC
son producidos en formatos electrónicos.
Sin embargo, es preciso anotar que dichos documentos no son gestionados de forma
27
adecuada, en el análisis de las encuestas, se puede evidenciar que desde el área de Gestión
Documental no hay control total de la información electrónica que producen las áreas, esto
debido a que si bien hay herramientas colaborativas para almacenar los documentos, como lo son
OneDrive y SharePoint de Microsoft, los colaboradores de TCC no almacenan la información en
dichas herramientas, sino que optan por conservarla en sus equipos de cómputo, lo que puede
traducirse como una falta de seguridad en la administración de la información, debido a que se
corre el riesgo que la misma se pierda o que sea hackeada. De la misma forma, se puede
comentar que esto hace que el trabajo colaborativo y consultas entre áreas sean más lentas,
debido a que la información no está en línea, lo que afecta directamente la administración en
general de TCC. De igual manera, las encuestas de producción documental permiten observar
que no existe control sobre los correos enviados y recibidos, muchos de los cuales tienen valores
legales y administrativos, debido a que por este medio se toman decisiones importantes y en
algunos casos se cierran negocios. También, se pudo observar que en la empresa se hace uso de 9
software o aplicativos para administrar la información, y que abajo se especifican en la tabla, los
cuales requieren de complementos, y de otros sistemas para poder integrarse, y en algunos casos
no logran integrarse, y las opciones son limitadas. Lo que también ocasiona demoras, y al mismo
tiempo condiciona que muchas actividades se sigan realizando de una forma muy manual, es
decir, que no se automaticen.
28
Tabla 1. Sistema de información
Proceso /
Área
Sistema de
Información Módulos / Alcance
Licencias
Activas
Gestión
Documental
Docuware Transversal a todos los Sistemas de Información 50
bpms Transversal a todos los Sistemas de Información 400
Sharepoint Transversal a todos los Sistemas de Información 4.500
Administrativo
ERP
Compras
2.000
CXP
Facturación
Contabilidad
Inventarios
CXC
Tesorería
(Peoplesoft)
Gastos de viaje
Activos Fijos
Presupuestos
HCM
Requisiciones
300
Perfiles
Posiciones
Contratos
Admón. Personal
Ayuda Escolar
Paco
Nómina
Yo soy
Compensación
Ausentismos
Préstamos
Eventos
Tienda
Operativo Sión
Digitación
3.500
Preventa
Novedades
Movilidad
Despachos
Facturación
PLS
Planeador
Plataforma
29
Liquidador
Gestión de convenios
Iris
Opencomex
900 SGA
Georeferenciado
Sitrac Carga Masiva 80
Clientes CRM
Cliente único
550
PQR
Marketing
Ventas
Indemnizaciones
Fuente: Elaboración propia
Expresado lo anterior, se puede afirmar que quizás la necesidad de gestión electrónica más
importante que presentan los usuarios de TCC, es que SharePoint permite tener control,
administración y gestión de toda la información producida, e incluso de los correos. Es decir, que
permita no solo almacenarlos, sino también planear la producción documental, conservar los
documentos electrónicos por el tiempo de retención, gestionarlos colaborativamente,
optimizando los procesos entre las áreas y permitir una administración del contenido digital.
También se exige a SharePoint que sea una herramienta integradora, es decir, que exista
comunicación o integración entre los diferentes módulos, la generación de informes globales
sobre la compañía, sin tener que ingresar a muchos aplicativos. En resumen que sirva para
gestionar la información comercial, contable, financiera, de gestión humana y la administrativa.
Una vez conocidas las necesidades en TCC y saber al detalle lo que exige la normatividad
en materia de gestión electrónica de documentos, se procedió a diseñar y elaborar una matriz
evaluativa (anexo 3) como instrumento para determinar la funcionalidad y el nivel de
cumplimiento del software “Sharepoint”.
El primer componente de la matriz son los parámetros, es decir, establecer los criterios
30
para ser aplicados a la evaluación del software, en la siguiente tabla se detalla uno a uno de los
Siete Ítems.
Tabla 2. Parámetros
CÓDIG
O ÍTEM
DESCRIPCIÓN
condición de Normalidad
Total
Preguntas
por Ítem
1 FUNCIONALIDAD
La capacidad del software de cumplir con las
funciones para satisfacer las necesidades
explícitas e implícitas cuando es utilizado en
condiciones específicas.
8
2 FIABILIDAD
La capacidad del software para mantener
un nivel específico de funcionamiento
cuando se está utilizando bajo condiciones
especificadas.
5
3 CRITERIOS La capacidad del software para determinar si
será necesario o no adquirir nuevos equipos. 3
4 FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
Junto con los requisitos archivísticos, estas
funciones ayudarán en la elección de un
programa u otro.
5
5 COSTOS DEL
SOFTWARE
Contemplación de todos los gastos que
supondrá la implantación del nuevo software,
costes directos e indirectos, como puede ser
la adquisición de equipos, la contratación de
personal, etcétera.
6
6 CARACTERÍSTICAS
COMPLEMENTARIAS
Entre estas se encuentran la amigabilidad, la
escalabilidad o el uso de normativa, que
también serán útiles a la hora de la selección
de un software determinado
7
7 CALIDAD EN USO
Capacidad del software para permitirles a
usuarios lograr las metas propuestas con
eficacia, productividad, seguridad y
satisfacción, en contextos especificados de
uso
6
TOTAL PREGUNTAS 40
Fuente: Elaboración propia
El primer ítem “funcionalidad” hace referencia a la capacidad del software para proveer las
funciones que satisfacen las necesidades explícitas e implícitas cuando se utiliza bajo
31
condiciones específicas. Tareas que se podrán llevar a cabo con la aplicación, en este apartado se
hace una idea de si el programa responderá a las expectativas o no y se analizó mediante 8
variables, las cuales tuvieron una calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla:
Tabla 3. Funcionalidad
N°
VARIABLE ÍTEM
DESCRIPCIÓN
condición de Normalidad
PUNT
OS
DE 1-
5
1 Control
documental
La capacidad del software para el registro de entradas
y salidas de documentos 4
2
Control de
Acceso al
programa
La capacidad del software para definir niveles de
acceso 4
3 Copias de
seguridad
La capacidad del software de realizar copias de
seguridad de datos del programa, documentos,
dispositivos de almacenamiento
5
4 Entrada de datos
La capacidad del software para captura de documentos,
crear máscaras de entrada de datos, personalización de
bases de datos (creación de formularios), validación de
datos (criterios prefijados, normas propias)
4
5 Organización
La capacidad del software para soportar niveles de
clasificación, creación cuadro de clasificación,
reclasificación de documentos, codificación y TRD.
4
6 Adecuación
La capacidad del software para proveer un adecuado
conjunto de funciones que cumplan las tareas y
objetivos especificados por el usuario.
4
7 Interoperabilidad
La capacidad del software para interactuar con uno o
más sistemas específicos, permitiendo la creación de
expedientes electrónicos.
4
8 Exactitud
La capacidad del software para hacer procesos y
entregar los resultados solicitados con precisión de
forma esperada.
3
TOTAL PUNTOS 32
Porcentaje total resultado de FUNCIONALIDAD 80%
Fuente: Elaboración propia
El segundo ítem “fiabilidad” hace referencia a la capacidad del software para mantener
un nivel específico de funcionamiento cuando se está utilizando bajo condiciones
32
especificadas, este ítem se analizó mediante 5 variables, las cuales tuvieron una calificación que
se puede evidenciar en la siguiente tabla:
Tabla 4. Fiabilidad
0 ÍTEM DESCRIPCIÓN
condición de Normalidad
PUNTOS
DE 1-5
9 Descripción
La capacidad del software para adaptarse
a las normas internacionales, incorporar
ficheros de autoridad, edición automática
de instrumentos de descripción, heredar
datos jerárquicos
4
10
Búsqueda,
recuperación y
reproducción de
la
documentación
La capacidad del software para presentar
las búsquedas, uso del lenguaje y facilidad
en las mismas
3
11 Interfaz de
Usuario
La capacidad del software para ser
amigable, criterios de seguridad,
posibilidad de cambio de apariencia del
programa, el software incorpora tutoriales.
3
12
Valoración,
selección,
conservación y
eliminación
La capacidad del software para calcular
plazos de conservación, notificación de
plazos de conservación, define reglas de
conservación, facilita transferencias,
facilita eliminación de documentos.
4
13 Productos que
incorpora
La capacidad del software para
presentar tesauros, lenguajes controlados,
workflow, radicación.
5
TOTAL PUNTOS 19
Porcentaje total resultado de
FIABILIDAD 76%
Fuente: Elaboración propia
El tercer ítem “criterios técnicos ” referente a la capacidad del software para determinar si
será necesario o no adquirir nuevos equipos, este se analizó mediante 3 variables, las cuales
tuvieron una calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla
33
Tabla 5. Criterios técnicos
N°
VARIABLE ÍTEM
DESCRIPCIÓN
condición de Normalidad
PUNTOS
DE 1-5
14 Hardware
requerido
Requisitos mínimos requeridos para procesador,
memoria RAM, perifericos. 4
15 Bases de datos
Cantidad de bases de datos que se pueden incorporar
en una misma aplicación, Flexibilidad de la base de
datos para permitir renombrar campos, modificar
atributos, Lenguaje de programación, Número de
usuarios que pueden trabajar
al mismo tiempo sobre el programa.
3
16 Formatos de la
documentación
¿La capacidad del software para trabajar con
diferentes formatos de documentos, permite establecer
enlaces con otros tipos de formatos de documentos?
3
TOTAL PUNTOS 10
Porcentaje total resultado de CRITERIOS
TÉCNICOS 67%
Fuente: Elaboración propia
El cuarto ítem “funciones administrativas ” hace referente a las funciones que ayudarán en
la elección de un programa u otro, este se analizó mediante 5 variables, las cuales tuvieron una
calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla.
34
Tabla 6. Funciones administrativas
N°
VARIABLE ÍTEM
DESCRIPCIÓN
condición de Normalidad
PUNTOS
DE 1-5
17 Seguridad
La capacidad del software para proteger la información y
los datos de modo que las personas o los sistemas no
autorizados no puedan leerlos o modificarlos, y a las
personas o sistemas autorizados no se les niegue el acceso
a ellos.
4
18 Gestión de
espacios
La capacidad del software para permitir al usuario
gestionar espacios de almacenamiento 4
19 Gestión de
Usuarios
La capacidad del software para permitir al
administrador operarlo y controlarlo, crear roles y perfiles,
dar permisos de consulta por niveles de expedientes y/o
documentos.
5
20
Edición de
informes y
estadísticas
(reportes)
La capacidad del software de generar reportes, informes e
indicadores de los registros publicados. 3
21
Modificación y
borrado de
registros
La capacidad del software para permitir el borrado y
recuperación de registros 4
TOTAL PUNTOS 20
Porcentaje total resultado de FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS 80%
Fuente: Elaboración propia
En el quinto ítem “costos” se contemplan todos los gastos que supondrá la implantación
del nuevo software, costos directos e indirectos, como puede ser la adquisición de equipos, la
contratación de personal, etcétera, se analizó mediante 6 variables, las cuales tuvieron una
calificación que se puede evidenciar en la tabla 7.
35
Tabla 7. Costos
N°
VARIABLE ÍTEM
DESCRIPCIÓN
condición de Normalidad
PUNTOS
DE 1-5
22 Licencias
¿Tipo de licenciamiento, licencia
nombrada o concurrente, otra, Valor de
la licencia?
5
23 Mantenimiento
Costo del mantenimiento anual (debe
ser menor del 20% del costo de las
licencias)
4
24 Actualización
Con qué periodicidad liberan
actualizaciones (debe ser mínimo cada
tres meses)
2
25 Importaciones
masivas
La capacidad del software para permitir
importación masiva de datos y
documentos
3
26 Condiciones de
pago
Qué facilidades de pago ofrece el
proveedor 4
27 Oportunidad de
respuesta
Que tan oportuno es la respuesta o
solución a un requerimiento planteado. 3
TOTAL PUNTOS 21
Porcentaje total resultado de
COSTOS 70%
Fuente: Elaboración propia
En el sexto ítem “otras características complementarias” se encuentran la amigabilidad, la
escalabilidad o el uso de normativa, que también serán útiles a la hora de la selección de un
software determinado, este ítem se analizó mediante 7 variables, las cuales tuvieron una
calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla:
36
Tabla 8. Características complementarias
N°
VARIABLE ÍTEM
DESCRIPCIÓN
condición de Normalidad
PUNTOS
DE 1-5
28 Rendimiento
La capacidad del software para proveer tiempos
adecuados de respuesta y procesamiento, y ratios de
rendimiento cuando realiza su función bajo las
condiciones establecidas.
3
29 Escalabilidad
La capacidad del software para ser adaptado a diferentes
entornos especificados sin aplicar acciones o medios
diferentes de los previstos para el propósito del software
considerado. Adaptabilidad incluye la escalabilidad de
capacidad interna (Ejemplo: Campos en pantalla, tablas,
volúmenes de transacciones, formatos de reporte, etc.).
4
30 Coexistencia
La capacidad del software para coexistir con otros
productos de software independientes dentro de un
mismo entorno, compartiendo recursos comunes.
3
31 Flexibilidad de
diseño
La capacidad del software para permitir que una
determinada modificación sea implementada.
Implementación incluye codificación, diseño y
documentación de cambios.
3
32 Migración de datos La capacidad del software para migrar datos de otros
aplicativos 4
33 Tolerancia a
errores
La capacidad del software para mantener un nivel de
funcionamiento en caso de errores 3
34 Madurez La capacidad del software para evitar fallas cuando
encuentra errores 2
TOTAL PUNTOS 22
Porcentaje total resultado de CARACTERÍSTICAS
COMPLEMENTARIAS 63%
Fuente: Elaboración propia
El séptimo ítem “Calidad en uso” hace referencia La capacidad del software para
permitirles a usuarios específicos lograr las metas propuestas con eficacia, productividad,
seguridad y satisfacción, en contextos especificados de uso, por ende se analizó mediante 6
variables, las cuales tuvieron una calificación que se puede evidenciar en la siguiente tabla:
Tabla 9. Calidad en uso
37
N°
VARIABLE ÍTEM
DESCRIPCIÓN
condición de Normalidad
PUNTOS
DE 1-5
35 Eficacia
La capacidad del software para permitir a los
usuarios lograr las metas especificadas con
exactitud e integridad, en un contexto especificado
de uso.
3
36 Productividad
La capacidad del software para permitir a los
usuarios emplear cantidades apropiadas de
recursos, en relación a la eficacia lograda en
un contexto especificado de uso.
Los recursos relevantes pueden incluir: tiempo
para completar la tarea, esfuerzo del usuario,
materiales o costo financiero.
3
37 Seguridad
La capacidad del software para lograr niveles
aceptables de riesgo de daño a las personas,
institucion, software, propiedad (licencias,
contratos de uso de software) o entorno, en un
contexto especificado de uso. Los riesgos son
normalmente el resultado de deficiencias en la
funcionalidad
(incluyendo seguridad), fiabilidad, usabilidad o
facilidad de mantenimiento.
4
38 Satisfacción
La capacidad del software para satisfacer a los
usuarios en un contexto especificado de uso.
La satisfacción es la respuesta del usuario a la
interacción con el producto, e incluye las actitudes
hacia el uso del producto.
3
39 Mercadeo
El tiempo que tiene el software o proveedor en el
caso del que producto sea a la medida en el
mercado. Menor a un año=0, de 1 a 2 años =1, de
2 a 3 años=2 y de más de 3 años=3
3
40 Estandarización
Número de Instalaciones en diferentes empresas
nacionales, Número de Softwares instalados por
el proveedor. Ninguno=0, de 1 a 5=1 de 6 a 10=2 ,
más 11 =5
5
TOTAL PUNTOS 21
Porcentaje total resultado de CALIDAD EN
USO 70%
Fuente: Elaboración propia
Una vez terminado de analizar y evaluar los 7 ítems mencionados anteriormente, se procede a
tabular los resultados de cada uno con el fin de tener un panorama global de la calificación, este
resultado se puede observar en la siguiente gráfica:
Gráfico 1. Porcentajes obtenidos de cada ítem
38
Fuente: Elaboración propia
Una vez evaluados los 7 ítems, el promedio general de la calificación del software
sharepoint se puede evidenciar en la siguiente gráfica:
39
Gráfico 2. Porcentaje final obtenido
Fuente: Elaboración propia
En definición conjunta con las directivas de la empresa TCC, se definió las siguientes
escalas de porcentaje para la evaluación:
Tabla 10. Escala de porcentaje final
Escala de
porcentaje Calificación
0 A 20% DEFICIENTE
21 A 30% INSUFICIENTE
31 A 40% ACEPTABLE
41 A 80% SOBRESALIENTE
SUPERIOR
A 80% EXCELENTE
Fuente: Elaboración propia
40
Con base en la tabla 10, se puede concluir que el software Sharepoint tiene una calificación
sobresaliente, con un porcentaje del 72%, lo que implica que no cumple con todas las
necesidades y requerimiento de TCC.
41
4. Conclusiones y Recomendaciones
● Una vez realizada la evaluación al software Sharepoint se puede concluir que cumple en
un 72% según las necesidades administrativas de TCC y los requerimientos normativos
establecidos principalmente en la norma internacional Moreq.
● También se puede concluir que el campo del conocimiento en materia de software para la
gestión electrónica de documentos carece de formación y de profesionales idóneos que
garanticen una adecuada administración del acervo documental.
● Otro aspecto a tener en cuenta es que en Colombia y a nivel mundial existe poca
producción de documentos e información referente a la adecuada gestión electrónica de
documentos, lo que trae como consecuencia mala decisiones al momento de elegir o
adquirir un software tecnológico.
● Las directivas de la empresa TCC, quedaron muy satisfechos con el trabajo realizado,
pues se alcanzaron resultados muy satisfactorios en la administración y gestión electrónica
de documentos asociados al Core del negocio, evidenciando que la herramienta tiene
carencias para alcanzar mayores y mejores resultados, reduciendo los tiempos de respuesta,
la pérdida de información y la optimización de los procesos.
42
● No existe cultura organizacional en los colaboradores de TCC, referente al impacto que
tiene la adecuada gestión electrónica de documentos y las consecuencias que genera el mal
uso y control de la información.
● como recomendación, la escuela interamericana de Bibliotecología en el programa
Archivística, debe complementar o modificar el pensum en cuanto al contenido de gestión
electrónica de documentos, ya que es un poco limitado y más aún teniendo en cuenta que
en la actualidad y en el futuro, el manejo de la información tiende a ser más digital y
electrónico.
43
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47
Anexos
Anexo 1. Encuesta
Anexo 2. Matriz de gestión de información
Anexo 3. Formato evaluación software
