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Manual de SharePoint Composites Gua para la creacin de soluciones empresariales sin cdigo

Por Mark Gillis Versin 2.0 noviembre de 2012 Resumen Este manual est destinado a los siguientes usuarios: Usuarios avanzados que deseen crear soluciones sin cdigo de fcil desarrollo que permitan responder

rpidamente a las necesidades empresariales. Personal tcnico de TI que busque desarrollar soluciones y prototipos con poco o ningn cdigo. Responsables de la toma de decisiones que conocen las ventajas que ofrece SharePoint Composites para

empresas de todos los tiposy tamaos. Cualquier usuario que desee mejorar notablemente su productividad empresarial e incrementar la agilidad

de su lugar de trabajo.. Ubicacin Soluciones sin cdigo que usan SharePoint 2013 Composites (http://msdn.microsoft.com/es-es/sharepoint/fp161345)

SharePoint Composites mejora, agiliza y simplifica las soluciones

empresariales basadas en la colaboracin.

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Pgina 3 de 95 Contenido Parte I: Aspectos fundamentales de SharePoint Composite ......................................................................................6

Qu es SharePoint Composite? ............................................................................................................................6

Motivos para crear soluciones de SharePoint Composites ................................................................................7

Flujo de personalizacin continuo de SharePoint ..............................................................................................8

Descripcin de la capacidad de ampliacin y evolucin de SharePoint .......................................................... 10

Creacin de soluciones en la plataforma de SharePoint ..................................................................................... 11

Puntos de integracin de Office 2013 ................................................................................................................. 14

Uso de aplicaciones para SharePoint y de aplicaciones para Office ................................................................... 18

Uso compartido e informtica social ................................................................................................................... 19

Parte II: Ciclo de vida de la solucin SharePoint Composite ................................................................................... 22

Definicin del objetivo......................................................................................................................................... 22

Identificacin de los requisitos ............................................................................................................................ 23

Usuarios y partes interesadas ......................................................................................................................... 23

Lgica empresarial ........................................................................................................................................... 24

Datos y documentos ........................................................................................................................................ 26

Tipos de contenido .......................................................................................................................................... 30

Requisitos de la interfaz de usuario ................................................................................................................ 31

Presentacin de datos ..................................................................................................................................... 34

Experiencia mvil............................................................................................................................................. 36

Requisitos de software .................................................................................................................................... 37

Requisitos tcnicos .......................................................................................................................................... 38

Diseo y desarrollo .............................................................................................................................................. 38

Implementacin y mantenimiento ...................................................................................................................... 38

Parte III: Patrones de diseo comunes deSharePoint Composite ........................................................................... 40

Personalizacin basada en el explorador ............................................................................................................ 40

Con editar la pgina es suficiente .................................................................................................................... 40

Insertar un libro de Excel ................................................................................................................................. 41

Agregar conexiones de elementos web .......................................................................................................... 42

Diagramas dinmicos .......................................................................................................................................... 44

Soluciones basadas en formularios ..................................................................................................................... 45

Formularios de lista y de la biblioteca de formularios .................................................................................... 46

Elemento web de formulario de InfoPath ....................................................................................................... 46

Flujos de trabajo y procesos empresariales ........................................................................................................ 47

Flujos de trabajo originales ............................................................................................................................. 47

Flujos de trabajo de SharePoint Designer ....................................................................................................... 48

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Proyectos ............................................................................................................................................................. 49

Uso del sitio de proyectos ............................................................................................................................... 50

Bsqueda del trabajo en un nico punto ........................................................................................................ 50

Qu hacer cuando los proyectos crecen ......................................................................................................... 51

Administracin de documentos y contenido ...................................................................................................... 51

Paneles de informacin de documentos ......................................................................................................... 51

Documentos estructurados ............................................................................................................................. 52

Recursos multimedia ....................................................................................................................................... 53

Administracin de documentos ...................................................................................................................... 54

Administracin de registros y cumplimiento .................................................................................................. 57

Sitios de publicacin ............................................................................................................................................ 58

Design Manager ............................................................................................................................................... 58

Sitios de Intranet ............................................................................................................................................. 59

Negocio a travs de Internet ........................................................................................................................... 59

Sitio web pblico ............................................................................................................................................. 60

Aplicaciones para Access ..................................................................................................................................... 60

Primeros pasos con plantillas y tablas ............................................................................................................. 61

Creacin automtica de una interfaz de usuario atractiva ............................................................................. 61

Almacenamiento de datos en SQL Server sin esfuerzo ................................................................................... 62

Personalizacin avanzada ................................................................................................................................ 62

Inteligencia empresarial ...................................................................................................................................... 63

Introduccin a la inteligencia empresarial ...................................................................................................... 63

Inteligencia empresarial de autoservicio con Excel y los Servicios de Excel ................................................... 65

Visualizacin interactiva con Power View ....................................................................................................... 67

Modelado de datos con PowerPivot ............................................................................................................... 68

Cuadros de mando ypaneles empresariales con PerformancePoint Services ................................................ 70

Informes operativos con SQL Server Reporting Services ................................................................................ 72

Integracin de datos de lnea de negocio ........................................................................................................... 72

Dos escenarios de BCS clsicos ........................................................................................................................ 73

Llegar a este punto es solo una parte del trabajo ........................................................................................... 74

Analice datos externos en productos de SharePoint ...................................................................................... 77

Analice datos externos en productos de Office .............................................................................................. 79

Ms all de los lmites de SharePoint Composite ............................................................................................... 81

Uso de JavaScript ............................................................................................................................................. 81

Uso de servicios web y REST ............................................................................................................................ 82

Apndices ................................................................................................................................................................ 83

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Los 40 fantsticos ................................................................................................................................................ 83

Resumen de elementos web ............................................................................................................................... 88

Diagramas de Visio compatibles con el ciclo de vida de la solucin ................................................................... 94

Pgina 6 de 95 Parte I: Aspectos fundamentales de SharePoint Composite

Qu es SharePoint Composite? Supongamos que su organizacin ha elegido e implementado productos de Microsoft SharePoint 2013 y desea usar y mostrar todas sus ventajas. Al promocionar y adoptar productos de SharePoint 2013 en la empresa, se encontrar con que los usuarios necesitarn su ayuda para abandonar sus antiguos hbitos. En lugar de almacenar los archivos en carpetas de correo electrnico o de red, deber moverlos paulatinamente a bibliotecas de SharePoint que permitan la administracin centralizada. En vez de enviar documentos por correo electrnico, se enviarn vnculos para que todos los usuarios vean la misma copia actualizada de los archivos de la biblioteca compartida. En lugar de adjuntar las hojas de clculo de tablas en mensajes de correo electrnico, deber usar listas y vistas de lista que faciliten el uso compartido y la actualizacin de los datos. Asimismo, en vez de realizar los procesos empresariales rutinarios de forma manual, aplicar flujos de trabajo para agilizar las tareas ms frecuentes. En realidad, el objetivo de todos estos cambios no es otro que mover gradualmente la informacin de procesos, los contenidos y proyectos claves de las cuentas de correo electrnico individuales, los equipos personales, las unidades de red o las notas, a los productos de SharePoint 2013 para que equipos y empresas puedan colaborar de un modo mucho ms eficaz. Sin embargo, todava hay ms: la solucin SharePoint Composites. SharePoint Composites permite crear soluciones rpidamente al permitir ensamblar, conectar y configurar los bloques de creacin de funcionalidades bsicas disponibles en los productos de SharePoint 2013 y, en muchos casos, Microsoft Office 2013. SharePoint Composite permite combinar datos, documentos y procesos empresariales de una forma til y productiva.

Piense en SharePoint Composite como en un compuesto de madera: las capas prediseadas se fusionan para ofrecer una solucin prctica, asequible, de mantenimiento simplificado y beneficiosa para su entorno.

Pgina 7 de 95 En la mayora de los casos, estas soluciones no requieren cdigo. No es que el uso del cdigo sea algo malo; simplemente se trata de aplicar la mxima siguiente: No usar el cdigo hasta que no sea realmente necesario usarlo. En pocas palabras, SharePoint Composite es una solucin empresarial del tipo hgalo usted mismo. Una solucin SharePoint Composite puede ser, por ejemplo, una pgina web personalizada que use una lista de sitios y varios elementos web conectados para realizar un seguimiento del kilometraje de los empleados de una empresa pequea. O bien, puede ser una solucin sofisticada de informes de absentismo corporativo conectada a la base de datos de Recursos Humanos mediante los Servicios de conectividad empresarial. Las soluciones SharePoint Composite guardan un cierto parecido a las conocidas soluciones mashup. Una solucin mashup es una aplicacin web rpida que incorpora los datos en una solucin sencilla, visual e interactiva. No obstante, el trmino composite indica que tambin es posible crear soluciones amplias y complejas con la plataforma de productos de SharePoint 2013.

Motivos para crear soluciones de SharePoint Composites A continuacin se explican las razones por las que debe considerar la posibilidad de crear soluciones SharePoint Composite. Para aprovechar las inversiones existentes El uso de los elementos incluidos en los productos de SharePoint 2013 le permite ahorrar tiempo, dinero y recursos. Estas son las ventajas tangibles que redundan en ahorro de costes para su empresa. Sin embargo, crear soluciones de SharePoint composite le ayudar a usted y a su personal a ser ms productivos. Estas son las ventajas no tangibles que afectan a su lnea de produccin y al xito diario cosechado. Para eliminar los silos de datos y contenido Los productos de SharePoint 2013 facilitan la conexin y la colaboracin, adems de ayudar a crear un enfoque de cerebro compartido en su organizacin. Cuanto ms multifuncional sea su forma de trabajar, mayor uso har de los recursos disponibles y ms aprovechar las ventajas que ofrecen la sinergia y la unificacin. Para liberar el valor de los datos de la lnea de negocio (LOB) data Con soluciones SharePoint Composite basadas en los Servicios de conectividad empresarial (BCS), podr trabajar con datos de otros sistemas empresariales como si estuviesen en sus propios sitios de SharePoint. Cree, lea, actualice, elimine y busque datos mediante listas externas y tipos de contenido externo. Analice datos empresariales en Microsoft Excel 2013 y Microsoft Word 2013. Realice bsquedas en todas las fuentes de informacin empresarial. Trabaje sin conexin y sincronice los cambios cuando vuelva a conectarse con Microsoft Outlook 2013. Para crear rpidamente una solucin empresarial sin depender del personal tcnico No necesita ser programador para ensamblar estos bloques de creacin. Al no usar cdigo, podr crear soluciones y sitios con un elevado nivel de personalizacin, as como compartir diagramas de Visio basados en datos o publicar aplicaciones de Microsoft Access 2013 Access. Use Microsoft SharePoint Designer 2013 y Microsoft InfoPath 2013 para disear y crear soluciones declarativas basadas en flujos de trabajo y formularios. Seguro que queda sorprendido ante la cantidad de retos empresariales que pueden resolverse con una solucin sin cdigo. Porque usted es un usuario avanzado Los los usuarios avanzados son aquellos que a menudo ven a sus compaeros con dificultades en sus trabajos y piensan seguro que hay una forma mejor. Estos usuarios ven un problema que requiere una solucin que ellos mismos pueden crear. Con los avances de software, de capacidad de uso y de estndares, el nmero de este tipo de usuarios es cada vez mayor. Para obtener ms informacin, consulte Gartner Says Citizen Developers 25 % of New Business Applications by 2014(Gartner prev que los usuarios avanzados sern los autores del 25% de las nuevas aplicaciones empresariales en 2014).

Pgina 8 de 95 Porque son soluciones sencillas desde el punto de vista de las TI Tanto los usuarios finales como el personal de TI buscan abordar el conocido problema de los proyectos atrasados y mejorar los procesos empresariales en general. Sin embargo, existe una paradoja entre la capacidad de respuesta y la atribucin de poder a los usuarios y el control de las TI. SharePoint Composites ayuda a resolver esta paradoja de una forma eficaz, ya que las soluciones son visibles y estn integradas en la infraestructura de su organizacin, con lo que se simplifican las tareas de implementacin, administracin, mantenimiento, as como el cumplimiento de las normativas vigentes. Porque son soluciones sencillas desde el punto de vista de los programadores Comenzar a programar una nueva aplicacin desde cero es una opcin costosa, arriesgada y que necesita mucho tiempo. A menudo, la mejora de soluciones que ya funcionan y con la que los usuarios estn familiarizados es la mejor opcin. Desde el punto de vista del programador, las soluciones de SharePoint Composite son como trabajar con un prototipo de aplicacin que debe ampliarse para miles de usuarios o millones de filas. Es posible que solo sea cuestin de agregar un elemento web personalizado, o bien de revisar la solucin de SharePoint Composite con cdigo personalizado y administrado. Sea cual sea su necesidad, el proceso de actualizacin siempre estar claro y libre de problemas.

Flujo de personalizacin continuo de SharePoint Los productos de SharePoint pueden convertirse en un componente esencial en su empresa, ya que admiten el uso, la personalizacin y la mejora constantes. Piense en el uso de los productos de SharePoint como un flujo de personalizacin continuo.

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En primer lugar, podemos comenzar a trabajar agregando contenido a sitios, listas o bloc de notas, realizando tareas como compartir contenido, participar en iniciativas de informtica social, crear documentos de forma conjunta con otros usuarios, celebrar reuniones mediante Lync o crear pginas y sitios. Es como mudarse a una nueva casa y comprar todo el mobiliario para tener su casa lista y en funcionamiento.

A continuacin, tomamos una capacidad (tambin denominada carga de trabajo) como, por ejemplo, la administracin de documentos corporativos con una taxonoma o la creacin de un negocio a travs de Internet para promocionar o vender productos. Podemos optar por crear de manera declarativa y prescriptiva muchas de estas soluciones; sin embargo, esto requiere tiempo y un equipo, administradores incluidos, con las competencias necesarias. Es como comprar muebles que requieren montaje: permiten ahorrar dinero, pero debemos dedicar algo de tiempo para montarlos.

Supongamos que optamos por tomar varias soluciones de SharePoint Composite para resolver problemas existentes en la empresa. El resultado de esta iniciativa puede ser la creacin de una aplicacin de Access para realizar seguimientos de contactos con los clientes, el desarrollo de un panel de inteligencia empresarial mediante Excel y los Servicios de Excel o la implementacin de un flujo RFP. Sera como crear nuestros propios muebles pero con la ayuda de planos detallados y vdeos demostrativos. El xito es rotundo, aunque necesitaremos invertir bastante ms tiempo que en el paso anterior.

Por ltimo, tenemos el caso de soluciones que, debido a su tamao, complejidad e importancia, requieren una solucin de cdigo administrado como, por ejemplo, los elementos web personalizados, los programas para agregar datos de listas en numerosos sitios o los conjuntos de aplicaciones publicadas en el Catlogo de aplicaciones. Es como remodelar la cocina para adaptarla a las normas ms exigentes: requiere invertir dinero pero, a diferencia de en los casos anteriores, no es necesario dedicar tiempo alguno.

Pgina 10 de 95 Descripcin de la capacidad de ampliacin y evolucin de SharePoint El tipo de soluciones de SharePoint Composites que se pueden crear es prcticamente ilimitado; sin embargo, es preferible pensar en estas soluciones como en una escala mvil o un espectro de soluciones empresariales.

Las soluciones de SharePoint Composites se encuentran en una posicin ideal en el espectro de las soluciones empresariales.

Las soluciones de SharePoint Composites son como las camisetas: estn disponibles en talla pequea, mediana y grande. El tamao y el mbito de su solucin depender de factores como, por ejemplo, el nmero de usuarios, la cantidad de datos o sitios, la complejidad de la lgica, el nivel de elaboracin de la presentacin o el modo en que implican interacciones. Es ms, las soluciones de SharePoint Composite pueden empezar siendo soluciones pequeas y terminar creciendo. Puesto que estas soluciones evolucionan y se amplan de sencillas a avanzadas, o de pequeas a grandes, suelen conllevar un incremento de coste, complejidad y capacidad.

Pgina 11 de 95 A continuacin se muestra la evolucin de una solucin tpica de SharePoint Composite.

Versin Nmero de empleados

Tipo Cantidad de cdigo

Caractersticas de informe de gastos

Tiempo necesario para completarse

Comentarios

1.0 De 1 a 25 Pequeas empresas Equipo empresarial

Ninguna Clculo automtico del reembolso de kilometraje segn la lista, el formulario de lista y las frmulas.

Dos das Solucin rpida

1.1 De 26 a 50 Pequea empresa Grupo de trabajo empresarial

Ninguna Reembolso de desplazamientos basado en formularios de InfoPath con reglas y funciones de validacin.

Dos semanas Solucin mejorada

1.2 De 51 a 200 Mediana empresa Departamento empresarial

Baja Formulario de InfoPath convertido a una plantilla de Excel, panel de informacin de documentos, informes con Servicios de Excel.

Dos semanas Solucin con mayor nivel de mejora

2.0 De 201 a 500

Mediana empresa Divisin empresarial

Elemento web personalizado y accin de flujo de trabajo

Interfaz de usuario mejorada con flujo de aprobacin avanzado.

Un mes Importante mejora ampliada usada por un mayor nmero de empleados

2.1 De 501 a 1000

Empresa Aplicacin Conexin a nuevo depsito directo, sistema de tarjetas de crdito

Un mes Mejora an ms importante usada por un mayor nmero de empleados

3.0 Ms de 1001

Gran empresa Solucin de cdigo administrado completa

Sistema de informe de gastos empresarial integrado

Cuatro meses Solucin consolidada y escalable

Creacin de soluciones en la plataforma de SharePoint Las plataformas de software proporcionan un conjunto de capas que ayudan a sacar el mximo partido a la cartera de soluciones empresariales. Las plataformas de software suelen estar compuestas por cuatro capas: Interfaz de usuario Muestra los datos, el contenido y los resultados de la lgica empresarial al usuario. La

personalizacin, el diseo, la navegacin, la visualizacin y la interaccin son cualidades que juegan un papel fundamental de cara a la utilidad, la facilidad de uso o el grado de satisfaccin que ofrece la aplicacin.

Pgina 12 de 95 Lgica empresarial Proporciona un nivel intermedio para los clculos y las reglas. Asimismo, conecta los

sistemas y las aplicaciones entre unos y otros. Esta capa es la que gestiona las transacciones entre las aplicaciones y los sistemas y define los procesos que intervienen en los servicios de los flujos de trabajo.

Orgenes de datos Ofrece servicios de almacenamiento, recuperacin y anlisis de los datos de la aplicacin. Los sistemas de bases de datos procesan las transacciones de la aplicacin, recopilan la informacin de los distintos sistemas y proporcionan herramientas de informe y anlisis.

Infraestructura Sienta las bases de la plataforma. La infraestructura es responsable de proporcionar caractersticas de seguridad, virtualizacin, identidad, acceso y servicios de red.

La plataforma de SharePoint es una plataforma comn unificada para sitios de Internet, extranet, intranet, de divisiones y de equipos. Ofrece un amplio conjunto de capacidades y su infraestructura tiene una amplia base. Las capacidades disponibles dependen de su entorno: si dispone de una instalacin local, en lnea o hbrida (local y en lnea), as como del nmero de licencias de software adquiridas. En instalaciones locales, estas capacidades tambin dependern de si estn habilitados los servicios y las caractersticas de SharePoint, que permiten activar o desactivar funcionalidades en el sitio, la coleccin de sitios, la aplicacin web o en toda la granja. Existen seis capacidades bsicas de SharePoint, cada una relacionada con un conjunto de caractersticas. Cinco de estas capacidades sientan la base para la sexta: SharePoint Composites. Piense en estas capacidades como en un conjunto de bloques de creacin. Los productos de SharePoint 2013 seran la infraestructura de la plataforma y SharePoint Composites sera el medio para ensamblar, conectar y configurar estos bloques de creacin para crear soluciones empresariales de colaboracin. La tabla que se muestra a continuacin resume las seis capacidades de SharePoint. Capacidad Caractersticas originales Sitios Ofrece una nica infraestructura que proporciona capacidades de portal y de colaboracin en

sitios de intranet, extranet e Internet: Listas, bibliotecas, vistas, edicin rpida, tipos de columnas y tipos de contenido. Creacin de pginas y sitios, personalizacin, temas, funciones de arrastrar y colocar,

as como bloc de notas del sitio. Administracin de sitios y colecciones de sitios. Administracin de permisos.

Pgina 13 de 95 Capacidad Caractersticas originales

Encuestas y paneles de discusin, RSS y alertas. Frmulas y funciones, elementos web y flujos de trabajo. Personalizacin, estndares y accesibilidad. Interfaz de usuario basada en cintas, edicin web simplificada, compatibilidad entre

distintos exploradores. Aplicaciones web de Office, experiencias mviles y anlisis de datos. Administracin y escalabilidad de listas de gran tamao, plantillas de varios sitios. Interfaz de usuario multilinge Plantilla de sitios de proyecto, listas de tareas, reas de trabajo, lneas de tiempo,

resmenes y disponibilidad de todas las tareas en un nico lugar. Sitio web pblico (solo en lnea).

Social Busque e interacte con personas a travs de las redes sociales: Contenido wiki y blogs, explorador de la organizacin. Sitios y perfiles personales. Buscador de personas con experiencia. Comentarios sociales, etiquetado, etiquetas de tendencias y clasificaciones de contenido. Sitios de comunidad, reputacin, clasificaciones y moderacin. Preguntarme sobre, seguimientos, suministros de noticias. Uso compartido de un solo clic. Personas, relaciones con organizaciones, fotografas y presencia.

Contenido Administracin de todo tipo de contenidos: Documentos Metadatos administrados, taxonomas, conjuntos e identificadores de

documentos, Information Rights Management (IRM), Word, PowerPoint y servicios de traduccin automtica.

Registros Organizador de contenido, archivado y cumplimiento general, enrutamiento avanzado, administracin de registros in situ, conservacin de documentos, exhibicin de documentos electrnicos y biblioteca de conservacin de documentos.

Medios enriquecidos Recursos digitales,, selector de recursos, biblioteca de recursosy elementos web de recursos multimedia.

Contenido web Contenido wiki empresarial, sitios de publicacin, publicacin en mltiples sitios, contenido estructurado, diseos de pgina y controles de campo. Temas de personalizacin de marca y pginas maestras personalizadas. Aprobacin de flujo de trabajo de publicacin, elemento web de bsqueda de contenido, variaciones multilinges, anlisis web, caractersticas empresariales de Internet como, por ejemplo, catlogos, pginas de temas, administrador de diseo y navegacin de metadatos.

Bsqueda Bsqueda de contenido, incluida la informacin en sistemas de base de datos de lnea de negocio: Bsqueda por mbito segn el sitio o la biblioteca. Panel de refinamiento, centro de bsquedas. Bsqueda avanzada, consultas booleanas y propiedades de contenido. Resultados basados en personas, clasificaciones, etiquetas y navegacin basada en

metadatos. Elementos web de bsqueda, incluida la bsqueda de contenido. Vistas previas de documentos, bsqueda de personas con experiencia, bsqueda de vdeo

y opciones ms probables visuales.

Pgina 14 de 95 Capacidad Caractersticas originales Inteligencia empresarial

Creacin de inteligencia empresarial al transformar los datos sin procesar en informacin til para la realizacin de acciones: Biblioteca de conexin de datos y centro de inteligencia empresarial. Excel, Servicios de Excel, PowerPivot, Power View. Segmentadores, filtros, segmentador de lnea de tiempo, bsqueda mediante filtros y

exploracin rpida. Servicios de PerformancePoint: indicadores claves de rendimiento (KPI), cuadros de

mando, informes, paneles y diseador de paneles. Componente web de SQL Server Reporting Services y de informes.

Composites Cree rpidamente soluciones empresariales con las herramientas siguientes: Flujos de trabajo y personalizaciones basadas en el explorador. Herramientas avanzadas de SharePoint Designer 2013 e InfoPath 2013. Servicios de formularios de InfoPath, formularios de explorador, formularios

personalizados y formularios en hojas de clculo. Servicios de conectividad empresarial, servicios de Access, servicios de Excel y de Visio. Mejoras de bajo contenido en cdigo (JavaScript, servicios web, REST, etc.).

Puntos de integracin de Office 2013 A menudo, se dice que Office 2013 y los productos de SharePoint 2013 son soluciones que funcionan mejor juntas. Esto es justo lo que ocurre precisamente con SharePoint Composites. Los productos de Office 2013 estn diseados para equipos cliente. Son herramientas que ofrecen velocidad y una amplia variedad de funciones, por lo que, a menudo, se convierten en la opcin perfecta para crear y disear todo tipo de documentos, desde los ms simples hasta los ms complejos. Por otra parte, los productos de SharePoint 2013 permiten compartir y colaborar con este contenido, as como realizar leves modificaciones por ejemplo, mediante las aplicaciones web de Office. Como buen profesional, usted conoce todas sus herramientas y valora especialmente las soluciones ms avanzadas, ya que son las que le ayudan a realizar su trabajo de una forma ms rpida y sin problemas. Tambin ha aprendido a usar estas herramientas avanzadas para maximizar su eficacia. Estos dos productos de Office 2013 son, en realidad, las herramientas avanzadas que necesita para crear soluciones de SharePoint Composites: SharePoint Designer 2013 e InfoPath 2013. Las tablas que se muestran a continuacin muestran un resumen de los puntos de integracin claves que existen entre los productos de SharePoint 2013 y Office 2013. Estos puntos de integracin admiten la creacin de soluciones de SharePoint Composites o facilitan de forma indirecta su diseo y su desarrollo.

Pgina 15 de 95 Compatibilidad directa con las soluciones de SharePoint Composite Punto de integracin Ventaja para el cliente Personalizacin de SharePoint avanzada

SharePoint Designer 2013 es una herramienta avanzada que abarca una amplia gama de funciones: Mejora de listas y bibliotecas con formularios personalizados e integracin de

distintos orgenes de datos. Creacin de flujos de trabajo (consulte Lgica empresarial). Creacin de tipos de contenido externo (consulte Integracin de datos de lnea de

negocio). Personalizacin de elementos web como, por ejemplo, la modificacin del diseo

de zonas web, la creacin de conexiones entre elementos web en distintas pginas y con mltiples valores.

Incorporacin de acciones personalizadas como, por ejemplo, vnculos, iconos y scripts en la cinta de SharePoint, la barra de herramientas y en los mens de elementos de lista gracias al creador de acciones personalizadas.

Almacenamiento de sitios como plantillas e implementacin de sitios como soluciones empaquetadas.

Formularios web InfoPath 2013 es una herramienta avanzada con multitud de posibilidades que incluye lo siguiente: Formularios de lista. Formularios de la biblioteca de formularios. Elemento web de formularios de InfoPath. Formularios de listas externas (consulte Integracin de datos de lnea de negocio). Formularios de flujos de trabajo (consulte flujos de trabajo y procesos

empresariales). Paneles de informacin de documentos

En Word 2013, Microsoft Excel 2013 y Microsoft PowerPoint 2013, es posible automatizar la captura de metadatos mediante un panel de informacin de documentos para facilitar la detectabilidad y la reutilizacin de la informacin.

En Word 2013, es posible incluir automticamente la informacin especificada en el documento mediante controles de campo y componentes rpidos.

Flujos de trabajo Automatizacin del diseo de procesos empresariales mediante el uso de Microsoft Visio 2013, SharePoint Designer 2013 y Visual Studio 2012 como conjunto de herramientas integrado.

Creacin de flujos de trabajo reutilizables y adjuntos a los tipos de contenido. Visualizacin de flujos de trabajo activos en un formato visual.

Diagramas web Uso de Visio 2013para realizar lo siguiente: Publicacin de diagramas de Visio en la web para compartir diagramas en el

explorador. Garantice la coherencia y la precisin de los flujos de trabajo mediante la validacin

de diagramas. Integracin con el Repositorio de procesos para almacenar, compartir y reutilizar

diagramas de procesos empresariales. Conexin de diagramas desde uno o varios orgenes de datos actualizables (como,

por ejemplo, Excel 2013) y publicacin en SharePoint. Creacin de soluciones visuales al usar el elemento web Visio Web Access

conectado a otros elementos web.

Pgina 16 de 95 Punto de integracin Ventaja para el cliente Inteligencia empresarial para todos los usuarios

Uso compartido de anlisis y resultados en la organizacin mediante la publicacin de hojas de clculo de Excel en sitios de SharePoint mediante los Servicios de Excel.

Creacin de paneles de Excel mediante el uso de formatos condicionales, minigrficos y segmentadores.

Publicacin selectiva de partes de una hoja de trabajo, ocultacin de frmulas y definicin de parmetros.

Conexin del elemento web Excel Web Access a otros elementos web. Uso de PowerPivot para Excel para combinar datos de mltiples orgenes y

manipular conjuntos de datos de gran tamao con millones de filas de datos. Uso de Power View para ofrecer visualizaciones atractivas. Publicacin y uso compartido de este anlisis mediante PowerPivot para

SharePoint. Aplicaciones para Access

Uso de Access 2013para realizar lo siguiente: Publicacin de datos, formularios, expresiones y macros como aplicacin de

SharePoint. Almacenamiento de datos en bases de datos de SQL Server de servidor, tanto

locales como en lnea y obtencin de numerosas ventajas de rendimiento y escalabilidad .

Uso de plantillas para comenzar a usar la herramienta de una forma rpida. Publicacin segura de aplicaciones de Access en la Web para que los

administradores de TI puedan cumplir los requisitos de cumplimiento de normativas, copias de seguridad y auditoras.

Integracin de datos de lnea de negocio (LOB) con los Servicios de conectividad empresaria (BCS)

Word 2013 Muestre datos de lnea de negocio en paneles de informacin de documentos y como propiedades de documentos de Word einsrtelos en documentos.

Excel 2013 Exporte datos LOB a Excel para obtener mayor detalle en el anlisis y la visualizacin de datos.

Outlook 2013 Asignacin de datos de lista externos a tipos de elementos de Office nativos como, por ejemplo, un contacto o una tarea.

Visio 2013 Vinculacin de datos de listas externas a diagramas y a sus formas correspondientes.

InfoPath 2013 Creacin de formularios para actualizar datos empresariales desde sistemas de servidor.

Pgina 17 de 95 Compatibilidad indirecta con soluciones de SharePoint Composite Punto de integracin Ventaja para el cliente Office Backstage Obtencin de informacin de SharePoint: visualizacin de metadatos, interaccin

con flujos de trabajo, acceso a perfiles de autores, etc. Adicin de acciones personalizadas para satisfacer necesidades personalizadas.

Listas y bibliotecas Almacenamiento de documentos de Office directamente en sitios de SharePoint. Importacin de datos de Excel a listas de SharePoint. Apertura o consulta de archivos de Office desde bibliotecas de SharePoint. Almacenamiento de documentos en productos de SharePoint 2013 desde

productos de Office 2013 con control de versiones. Deteccin automtica de bibliotecas de documentos de SharePoint para hacer del

almacenamiento de contenido una tarea ms sencilla e intuitiva con Conectar a Office.

Apertura, edicin y actualizacin de archivos de Office desde un sitio de SharePoint. Uso de las bibliotecas de diapositivas para compartir y reutilizar diapositivas de

PowerPoint. Seguimiento del trabajo de los proyectos mediante listas de tareas de proyectos de

SharePoint. Blogs Publicacin en blogs de SharePoint con plantillas de Word.

Comprobacin rpida de la ortografa, adicin de hipervnculos, imgenes y tablas; cambio del formato del texto y carga de la publicacin del blog en el sitio desde Word 2013.

Coautora Edicin simultnea de documentos de Word y presentaciones de PowerPoint almacenadas en SharePointy comentarios de diagramas de Visio.

Edicin simultnea de hojas de clculo de Office Web Excel, blocs de notas de Office Web OneNote, Word Web Appy PowerPoint Web App en un explorador Web.

Correo electrnico y calendarios

Participe en conversaciones en lnea mediante mensajes de correo electrnico. Visualizacin de calendarios de SharePoint y Outlook en paralelo. Administracin de alertas de SharePoint y suministros de noticias RSS. Uso de buzones de correo de sitios para proporcionar a todos los miembros de su

equipo acceso a una carpeta de equipo, un calendario y una lista de tareas al combinar Outlook, Exchange y SharePoint; almacenamiento automtico de los documentos adjuntos en bibliotecas de documentos.

Temas de sitio Aplicacin de temas de PowerPoint a sitios de SharePoint para facilitar la personalizacin de los sitios.

Office Web Apps

Visualizacin y edicin de documentos de Word, hojas de clculo de Excel, presentaciones de PowerPoint y blocs de notas de OneNote mediante un explorador.

Conservacin del fformato y el contenido de los documentos al realizar cambios en el explorador, as como en el equipo cliente.

Fcil insercin de libros de Excel en una pgina web. Insercin de presentaciones de PowerPoint en sitios web disponibles para cualquier

usuario sin que sea necesario que PowerPoint est instalado.

Pgina 18 de 95 Punto de integracin Ventaja para el cliente Contenido en lnea/sin conexin

Lectura y escritura, desde Access 2013, de listas nativas y uso de todos los tipos de datos de SharePoint al crear conexiones bidireccionales.

Exportacin, desde Excel 2013, de listas de SharePoint a tablas de Excel y creacin de una conexin de datos unidireccional.

Lectura y escritura desde Outlook 2013de contactos, tareas, calendarios y listas de discusiones, as como sincronizacin de bibliotecas de documentos.

Sincronizacin desde Project 2013 de listas de tareas de SharePoint con listas de tareas de Project.

Sincronizacin desde Visio 2013 de listas de tareas de SharePoint con PivotDiagram. Sincronizacin desde OneDrive for Business de documentos de bibliotecas de

SharePoint en su equipo. Uso, desde SharePoint Workspace 2010, de listas y bibliotecas sin conexin y

sincronizacin automtica de los cambios cuando se realizan en el cliente o en el servidor.

Tecnologa mvil Uso de Office Mobile para ver y editar documentos de Office en SharePoint desde dispositivos mviles.

Uso de aplicaciones para SharePoint y de aplicaciones para Office Si usa smart phones, probablemente ya est familiarizado con el concepto de aplicacin: un programa independiente diseado para realizar determinadas tareas y resolver problemas especficos. Piense en estos programas como en miniaplicaciones independientes, fciles de adquirir, instalar, supervisar, evaluar y quitar. Existen dos tipos de aplicaciones tiles al usar los productos de SharePoint 2013 y a la hora de planear soluciones de SharePoint Composite: Aplicaciones para SharePoint Las aplicaciones para SharePoint pueden usarse para realizar numerosas

tareas, desde la ampliacin de la cinta y los mens con nuevas funciones hasta ofrecer una experiencia enriquecida en pginas web. Entre los ejemplos tpicos de aplicaciones se incluyen las de planificacin de eventos, administracin del ciclo de vida de los contratos, herramientas de encuestas rpidas o formularios de contacto para sitios web pblicos.

Aplicaciones para Office Las aplicaciones para Office amplan Word, Excel y Outlook con nuevas caractersticas que usan multitud de factores de forma. Estas caractersticas pueden insertarse en lnea, pueden mostrarse como paneles de tareas o activarse de forma automtica con una seleccin. Entre los ejemplos tpicos de estas aplicaciones se incluyen las aplicaciones de Excel con tablas de parques nacionales integradas en los mapas de Bing, las aplicaciones de Word que integran las enciclopedias en lnea en paneles de tareas o las aplicaciones de Outlook capaces de reservar una reunin en funcin del nombre de la persona seleccionada.

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La aplicacin Medal tracker realiza un seguimiento de los ganadores olmpicos por equipo, evento y atleta.

Para ver cmo se cre la aplicacin Medal Tracker, vea Diseo de la plantilla de Medal Tracker. Los programadores crean las aplicaciones (tanto mediante terceros como a travs de los programadores de su propia organizacin) mediante Visual Studio 2012 o con las herramientas de desarrollo de Office 365 (anteriormente conocidas como NAPA). Las aplicaciones tambin estn basadas en estndares web modernos como, por ejemplo, HTML5, CSS3, Oauth, y OData. Es posible que piense que solo los programadores son los que pueden crear aplicaciones; sin embargo, eso no es as. Los usuarios avanzados tambin pueden crear aplicaciones con Office Access 2013. Una aplicacin de Access es una aplicacin de SharePoint. Por lo tanto, es posible crear una solucin de SharePoint Composite como aplicacin de Access o incorporar una aplicacin de Access app, al igual que cualquier otra aplicacin, en una solucin de SharePoint Composite an ms amplia. Para obtener ms informacin, consulte Aplicaciones de Access. Puede buscar, comprar y descargar aplicaciones desde las ubicaciones siguientes: La Tienda SharePoint. La Tienda Office. Un Catlogo de aplicaciones, que puede configurar el administrador para su organizacin como tienda

privada. En resumen, las aplicaciones son soluciones perfectas para realizar tareas, abordar necesidades inmediatas o realizar tareas diarias e integrarlas en las soluciones de SharePoint Composite.

Uso compartido e informtica social Al planear y crear una solucin de SharePoint Composite, el uso compartido y la informtica social pueden ser de gran ayuda. Por ejemplo, con estos medios puede buscar personas con habilidades especficas, anunciar sus habilidades a otras personas y crear relaciones basadas en intereses comunes. Asimismo, al crear una solucin de SharePoint Composite, es posible que desee anunciarla, compartirla y hacer que est disponible para otros usuarios con el fin de promocionar su visibilidad y utilizacin.

Pgina 20 de 95 El uso compartido y la informtica social son recursos que van de la mano: La informtica social permite compartir ideas y conocimientos inmediatos, conectar con compaeros y

localizar a expertos. Al conectar con personas a travs de las redes, podr permanecer conectado, en contacto con los dems y actualizado de un modo espontneo e incluso casual. Cada usuario de SharePoint tendr acceso a tres centros de informacin desde la barra de navegacin global: Suministro de noticias, Sitios y OneDrive. Estos centros estn totalmente integrados en la experiencia de SharePoint. Adems, las comunidades mejoran considerablemente el uso de los paneles de discusin, contenidos wiki y blogs para recopilar y compartir el conocimiento.

El uso compartido de sitios, documentos y listas con usuarios internos y externos permite abrir fcilmente el contenido de su sitio a otros usuarios que necesiten tener acceso al contenido, pero de un modo completamente seguro. En SharePoint Online, podr invitar a personas de fuera de su empresa como, por ejemplo, proveedores, socios empresariales de confianza o clientes para ver, compartir y trabajar con el contenido de sus sitios.

A continuacin se describen las caractersticas de SharePoint que usan funciones de uso compartido e informtica social. Suministro de noticias Si est familiarizado con los sitios de redes sociales ms populares, seguro que se sentir como en casa con el Suministro de noticias. La pgina de suministro de noticias proporciona acceso rpido a las listas de personas, documentos, sitios y etiquetas que est siguiendo a travs de secuencias de conversacin que tanto usted como otros usuarios podrn publicar y clasificar segn sus necesidades e intereses: Suministro de noticias muestra el contenido que est siguiendo actualmente: publicaciones, personas,

documentos, sitios y etiquetas. Todos muestra las conversaciones iniciadas por los usuarios de su empresa. Menciones solo muestra las publicaciones en las que aparece mencionado. Actividades solo muestra un suministro de noticias de sus actividades actuales, tal como se indica en la

pgina Acerca de m. Me gusta muestra todos los elementos que le gustan.

Sitios Sitios es una ubicacin con la que podr tener acceso rpido a su sitio personal y a los sitios que est siguiendo. Asimismo, es el lugar en el que podr administrar las actividades de informtica social. Existen varias secciones fciles de usar y que se explican por s mismas como, por ejemplo, Novedades, Documentos, Acerca de m, Reciente y Mis tareas , que contienen informacin social actualizada y que pueden ayudarle a filtrar grandes volmenes de datos sociales para localizar el contenido esencial y de utilidad para usted.Para que las caractersticas de informtica social funcionen correctamente, es muy importante que cada usuario de SharePoint desarrolle y mantenga su perfil de usuario a travs de la seccin Acerca de m.

Pgina 21 de 95 OneDrive OneDrive para la Empresa proporciona una forma rpida de tener acceso a documentos personales y compartidos, as como de sincronizar estos documentos con una carpeta informtica con el fin de disponer de acceso a estos contenidos cuando est sin conexin o fuera de su red corporativa. Comunidades La plantilla de sitio de comunidades ofrece una experiencia de foro que permite clasificar y mantener debates con todo tipo de personas de organizaciones para compartir y sacar partido de su experiencia. La plantilla le ayudar a organizar y clasificar las discusiones, inscribir miembros, administrar contenido, recompensar a los colaboradores ms activos y a conservar un historial de la conversacin. Tambin podr personalizar la apariencia al modificar la imagen de fondo, los temas, el contenido de las pginas, las descripciones de categoras, las imgenes, etc. Los sitios de comunidad pueden ser privados, cerrados o pueden estar abiertos al pblico. Uso compartido El uso del nuevo cuadro de dilogo Compartir, permite a los administradores de colecciones o propietarios de usuarios compartir sitios, bibliotecas, listas, documentos o elementos con los usuarios internos y, mediante SharePoint Online, con los usuarios externos que inicien sesin con un identificador de Microsoft. Use este cuadro de dilogo para controlar los permisos de acceso al contenido compartido. El uso compartido est activado de forma predeterminada; sin embargo, los administradores podrn desactivarlo y eliminar rpidamente los invitados existentes segn sea necesario como, por ejemplo, cuando ya no necesiten tener acceso al contenido.

Pgina 22 de 95 Parte II: Ciclo de vida de la solucin SharePoint Composite Aunque es posible que no sea programador, si lo que quiere es crear una solucin de SharePoint Composite, deber pensar como tal. Al igual que sucede con cualquier solucin o aplicacin, planear y disear la solucin de SharePoint Composite son procesos muy importantes. Puesto que los productos de SharePoint 2013 proporcionan una infraestructura completa que puede usar para comenzar a crear soluciones y que los productos de Office 2013 estn compuestos por herramientas con las que tanto usted como los usuarios estn ya familiarizados, puede decirse que est varios pasos por delante del ciclo de vida tpico de las soluciones. Sin embargo, a menudo es preferible no optar por procesos formalmente estructurados, principalmente porque son procesos que llevan demasiado tiempo. Por lo tanto, es preferible usar un enfoque de ciclo de vida ms gil o RAD (desarrollo rpido de aaplicaciones) que fomente las interacciones frecuentes, breves y de diseo rpido. Los ciclos de vida giles son la mejor opcin para el desarrollo de soluciones de SharePoint Composite por los motivos siguientes: Permiten comenzar a trabajar a su propio ritmo e ir avanzando paso a paso. El nivel de gastos generales es bajo. Permiten realizar correcciones durante el proceso. Ofrecen a los usuarios y a las partes interesadas visibilidad sobre el progreso. Permiten realizar pruebas de inmediato. Tienen potencial para ampliarse y crear una solucin de mayor envergadura. Recuerde que los productos de SharePoint 2013 ofrecen una amplia gama de caractersticas y herramientas que podr usar para planear y disear sus soluciones. En lugar de hacerlo todo usted mismo, busque las personas con la experiencia adecuada para opinar sobre su diseo, resolver problemas especficos o dar de alta el soporte tcnico. En lugar de crear multitud de documentos formales, cree un sitio de proyecto que podr usar para recopilar rpidamente requisitos o comentarios de otros usuarios (opiniones, prioridades, clasificaciones, etc.), comunicar correcciones intermedias e informar de problemas. A medida que vaya desarrollando su solucin, podr realizar un seguimiento de todas las notas y comunicaciones en sitios de contenido wiki que podr convertir en un sistema de soporte tcnico si fuese necesario. Por ltimo, no olvide que puede usar los diagramas de Visio para evaluar, analizar y comunicar sus ideas como, por ejemplo, diagramas de calles, diagramas de causa y efecto o imgenes de lluvia de ideas. Para obtener ms informacin, consulte Diagramas de Visio compatibles con el ciclo de vida de la solucin.

Definicin del objetivo El primer paso de cualquier ciclo de vida es definir el objetivo de la solucin y evaluar el contexto empresarial general. Un buen punto de partida puede ser establecer un simple objetivo y realizar una lluvia de ideas con el fin de recopilar ideas y soluciones posibles. A continuacin, deber plantearse las siguientes preguntas claves: Existe algn factor de riesgo en esta solucin que

requiera llevar a cabo un anlisis de riesgos formal? Se trata de una solucin de equipos especiales o

cuenta con un proceso formal que requiera aprobacin?

Pgina 23 de 95 Existe alguna aplicacin o solucin de terceros capaz de realizar el trabajo? Tenga cuidado si decide

adoptar una solucin personalizada o algn producto de terceros. Asegrese de que los errores y problemas de dicho producto se puedan solucionar rpidamente y que el cdigo personalizado no suponga ningn impedimento para las actualizaciones.

En qu entorno trabaja? Existen problemas polticos, cambios en curso o problemas de adopcin que necesite abordar?

Existe una curva de aprendizaje que tengan que superar los usuarios para usar los productos o tecnologas creados?

Cul es la proposicin de valor? Cules son los puntos fuertes, la utilidad y los beneficios que ofrece esta solucin?

Cules son las limitaciones generales? Piense en cmo encontrar el justo equilibrio entre estas limitaciones segn el clsico tringulo de recursos que se ilustra a continuacin:

Tiempo (o duracin) Coste (o presupuesto) mbito (cantidad de trabajo)

Intente comprender cmo encaja su solucin en el plan general de administracin de TI de su organizacin. Este plan est compuesto por un conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guan, dirigen y controlan la cooperacin entre los usuarios y las TI para lograr los objetivos empresariales y cumplir con las normativas vigentes como, por ejemplo, la ley Sarbanes Oxley. Es posible que su organizacin cuente con estrictas medidas de proteccin de la informacin y el trabajo confidenciales o con sistemas de control ms laxos que fomenten la adopcin y la creatividad. Asimismo, la administracin puede variar segn si trabaja en un equipo, un grupo, un departamento o una organizacin.

Por ltimo, no tome decisiones vinculantes y no se comprometa demasiado pronto sin considerar todas las consecuencias.

Identificacin de los requisitos Una vez establecido el objetivo, existe una serie de requisitos bsicos que deber identificar antes de comenzar a trabajar en el diseo y el desarrollo de la solucin: Usuarios y partes interesadas Lgica empresarial Datos y documentos Tipos de contenido Requisitos de la interfaz de usuario Formatos de presentacin de datos (cuadrculas, formularios, informes, paneles, cuadros de mandos,

grficos y diagramas) Experiencia mvil Requisitos de software Requisitos tcnicos Veamos cada uno de estos requisitos con ms detalle.

Usuarios y partes interesadas Identificar a los usuarios y a las partes interesadas de forma anticipada puede resultar de gran ayuda a la hora de especificar tareas, disear la interfaz de usuario, conseguir la aceptacin, comprender las necesidades de

Pgina 24 de 95 documentacin y aprendizaje o buscar recursos. No olvide que tambin debe tener en cuenta a las partes interesadas que pertenezcan a otras organizaciones como, por ejemplo, el personal de TI, de ventas y marketing o del departamento legal. Cualquiera puede convertirse en usuario de su solucin, por lo que los usuarios pueden estar en cualquier lugar. Su objetivo, por lo tanto, es comprender a los usuarios y adaptar la solucin a los distintos perfiles. Las soluciones empresariales basadas en la colaboracin tienen dos principales tipos de usuarios: Tipo de usuario Descripcin Trabajadores de la informacin

Usuarios cuya principal tarea es el procesamiento de la informacin. Estos usuarios suelen tener uno o varios equipos informticos. Existen varios tipos: Colaboradores Individuales que crean y editan nuevos contenidos,

colaboran con otros trabajadores y necesitan tener acceso a los datos y los documentos.

Directores de proyectoresponsables de la creacin de proyectos, la conservacin de la informacin relacionada con las tareas, los problemas, etc., as como de fomentar el trabajo y los procesos.

Responsables de la toma de decisiones que consultan informacin agrupada, datos de resmenes, informacin segura y realizan trabajos o presentaciones estratgicas.

Pequeas empresascomo, por ejemplo, profesionales que trabajan desde casa o en movimiento y que no tienen acceso al personal de TI.

Trabajadores sin sistemas de escritorio

Usuarios que no tienen acceso a su propio equipoo que no usan su equipo como herramienta principal para realizar su trabajo. Estos usuarios usan el correo electrnico y los exploradores web, colaboran con otros usuarios y realizan ediciones ocasionales de documentos. Algunos ejemplos son los siguientes: Trabajadores de plantas de fabricacin Asociaciones minoristas Empleados de caja de entidades bancarias Empleados de centros de llamadas Personal sanitario Empleados de puntos de ventas minoristas Trabajadores temporales

Lgica empresarial La lgica empresarial abarca los aspectos siguientes: reglas diarias que deben aplicarse en la solucin y flujo de trabajo del proceso empresarial. Reglas empresariales Al disear la solucin e interactuar con el diseo, deber definir y capturar reglas empresariales para que su solucin se alinee con la empresa y para que las acciones que realiza la solucin estn acordes con el funcionamiento de la empresa. A continuacin se muestran algunos ejemplos de reglas: Todas las comidas deben solicitarse 14 das antes de la conferencia. El precio debe ser igual a la suma de los artculos multiplicado por la cantidad de cada elemento ms los

impuestos y los gastos de envo, en caso de que la mercanca se entregue fuera de la zona de entrega gratuita. Debe ser un empleado permanente para disfrutar de un beneficio o asistir a un evento. Los pedidos solo pueden realizarse por artculos en existencias.

Pgina 25 de 95 Los cdigos de productos deben ser vlidos cuando se especifiquen. La cuenta del cliente debe estar activa y no puede estar cerrada o suspendida. No es posible eliminar clientes que tengan pedidos abiertos. Existen varias formas de implementar las reglas sin usar cdigo alguno: Columnas calculadas El uso de columnas calculadas basadas en funciones ofrece mucha flexibilidad a la

hora de codificar reglas empresariales y de simplificar los requisitos tcnicos. Al agregar una columna calculada a una lista o biblioteca, podr crear una frmula que incluya datos de otras columnas, que realice funciones de clculo de fechas y horas, que resuelva ecuaciones matemticas o que manipule texto. En una lista de tareas, por ejemplo, podr usar una columna para calcular el nmero de das necesarios para completar cada tarea en funcin de las columnas de fecha de inicio y de fecha de finalizacin. Para obtener ms informacin, vea Introduccin al clculo de datos.

Funciones y frmulas de de clculo de datos de Excel 2013 Las funciones de Excel son rutinas confiables y probadas que no tendr que reinventar y que pueden encapsular lgica y reglas. Las frmulas realizan clculos creados segn sus necesidades empresariales. Para obtener ms informacin, consulte Introduccin a las frmulas y funciones de Excel (por categora).

Expresiones de Access 2013 Si su solucin usa Access 2013, podr ver que el Generador de expresiones simplifica el proceso de creacin de expresiones. Con esta herramienta, invertir menos tiempo en la memorizacin de los nombres y la sintaxis de las expresiones, por lo que podr centrarse en la creacin de frmulas. El diseador de macros es una herramienta intuitiva que le ayudar a crear una lgica empresarial avanzada de forma declarativa. Por ltimo, las macros de datos usan modelos de eventos similares al de los desencadenadores de Microsoft SQL Server 2012 que aseguran una aplicacin confiable de las reglas de datos. Use estas caractersticas para crear aplicaciones de Access. Para obtener ms informacin, consulte Referencia de expresiones y SQL de Access.

Reglas de InfoPath 2013 Las reglas permiten controlar el comportamiento de los formularios al realizar acciones segn las condiciones del formulario o eventos que se llevan a cabo al cumplimentar un formulario. Algunos ejemplos son la visualizacin de mensajes en cuadros de dilogo, el establecimiento de valores de campo, la validacin de entradas y la consulta o el envo de datos a SharePoint o a una base de datos. Es posible desencadenar estas reglas al modificar el valor de un control, al hacer clic en un botn o al abrir o enviar un formulario. Para obtener ms informacin, consulte Introduccin a las reglas.

Flujos de trabajo empresariales En todas las empresas se realizan procesos diarios que requieren la combinacin de tareas manuales con la colaboracin en el uso de documentos. A menudo, estos procesos son tareas manuales que consumen mucho tiempo pero que se pueden automatizar para mejorar la eficacia. Ejemplos de estos procesos son la aprobacin de documentos, la creacin de equipos o la revisin de especificaciones y propuestas, as como la recopilacin de firmas. Un clsico ejemplo de flujo de trabajo empresarial es el proceso de aprobacin de los informes de gastos que requiere el trabajo de varias personas para ensamblar el contenido y seguir un proceso financiero formal, as como la aprobacin de empleados autorizados. Los flujos de trabajo automatizados se pueden crear para administrar procesos empresariales de la organizacin, desde

Pgina 26 de 95 los ms sencillos hasta los ms complejos. Los flujos de trabajo automatizan tanto los procesos de aplicaciones empresariales como los de colaboracin entre usuarios. De este modo, los procesos de aplicaciones empresariales pueden actualizar un origen de datos cuando se producen cambios en otro origen de datos. Por otra parte, los procesos de colaboracin entre usuarios pueden enviar documentos a los administradores de personal para su aprobacin. Los flujos de trabajo automatizados agilizan las operaciones siguientes: Operaciones sincrnicas Por ejemplo, en soluciones de bibliotecas pblicas, se usan flujos de trabajo para

administrar los avisos de fechas de salida y vencimiento de los libros. Cuando sale un elemento, el flujo de trabajo enva automticamente un recordatorio de fecha de vencimiento cuando vence el plazo del prstamo.

Operaciones asincrnicas Imaginemos, por ejemplo, que un usuario crea un proyecto, hitos, tareas y entradas de presupuesto para, a continuacin realizar un seguimiento del progreso. En esta situacin, el propietario del proyecto tiene acceso frecuente a toda la informacin, mientras que los propietarios de las tareas solo intervienen en los datos cuando as se lo permiten sus programaciones de trabajo.

Para obtener ms informacin, consulte Flujos de trabajo y procesos empresariales.

Datos y documentos La informacin es un factor clave para el funcionamiento eficaz de toda empresa y los datos son la columna vertebral. La mayora de las empresas gastan valiosos recursos en la recopilacin, el almacenamiento, la actualizacin, el acceso, el anlisis, los informes y la administracin de datos y documentos. En las soluciones de SharePoint Composite basadas en la colaboracin, deber prestar la misma atencin a las necesidades de datos como de documentos. En esencia, podemos decir que existen tres tipos de informacin: Datos estructurados Este tipo de datos se puede organizar en tablas. Estos datos se pueden actualizar,

ordenar, filtrar y consultar muy fcilmente. Asimismo, suelen almacenarse en bases de datos, listas y archivos planos. Los datos estructurados tambin pueden ser jerrquicos. Pueden incluir metadatos, es decir, datos sobre datos. Los metadatos aportan sentido y limitan los datos. Asimismo, incluyen encabezados de columnas, tipos de datos y formatos, adems de reglas de validacin bsicas. Los pedidos de compra, las estadsticas, los inventarios, los presupuestos y las ventas son ejemplos de datos estructurados.

Datos no estructurados Este tipo de datos representa informacin que se almacena en documentos y presentaciones. Estos datos no se pueden convertir automticamente en datos estructurados. Las notas, las cartas, las publicaciones, las directivas, las propuestas, las especificaciones, las diapositivas y los currculums son ejemplos de datos no estructurados.

Datos semiestructurados Este tipo de datos contiene datos estructurados combinados con una pequea cantidad de datos no estructurados como, por ejemplo, campos de notas, documentos adjuntos o propiedades de documentos. Los informes de estado, los documentos de solicitudes de propuestas formalizados (RFP), las revisiones de rendimiento o los catlogos de productos son ejemplos de datos no estructurados.

Deber prestar atencin a varias reas cuando trabaje con datos y documentos en soluciones de SharePoint Composite. Listas de SharePoint Los sitios de SharePoint suelen incluir numerosas listas predeterminadas que contienen vnculos, anuncios, contactos, seguimientos de incidentes, encuestas y tareas que pueden usarse como punto de convergencia para soluciones empresariales. En muchos casos, estas listas predeterminadas pueden proporcionar soluciones

Pgina 27 de 95 rpidas y eficaces sin requerir apenas modificacin. Por ejemplo, puede usar encuestas, que incluyen saltos condicionales y de pgina, para la evaluacin de la satisfaccin de clientes y empleados o el seguimiento de incidentes, que cuenta con caractersticas de almacenamiento de historial de versiones, para realizar anlisis detallados de proyectos de grupos de trabajo y tareas comunes. Las listas son herramientas flexibles y ricas en funciones que permiten almacenar, compartir y usar tanto datos estructurados como semiestructurados. Con las listas podr realizar tareas como las siguientes: Incluir numerosos tipos de datos como, por ejemplo, fechas, imgenes, frmulas y clculos en funcin de

otras columnas, campos solo para anexar (tiles para el registro y el seguimiento de aplicaciones) y campos de bsqueda en los que podr seleccionar un valor de otros campos de lista.

Crear vistas de lista para organizar, clasificar y filtrar datos de manera especfica, as como cambiar los metadatos (agregar y eliminar columnas, o modificar reglas de validacin) o usar listas de forma homognea en sitios de SharePoint con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas.

Crear listas personalizadas, mostrar datos en pginas y elementos web, importar, exportar y vincular datos de otros programas como, por ejemplo, Excel 2013 y Access 2013.

Realizar seguimientos de versiones e historiales detallados, solicitar la aprobacin para modificar datos, usar caractersticas de seguridad de carpeta y de nivel de elemento, proteger y desproteger listas o mantenerse al tanto de los cambios realizados con alertas y suministros de noticias RSS.

Para obtener ms informacin, vea Introduccin a las listas. Bibliotecas de SharePoint Una biblioteca de SharePoint es una ubicacin de un sitio de SharePoint en la que podr crear, recopilar, actualizar y administrar documentos con varios miembros del equipo y con otros empleados. Cada biblioteca muestra una lista de documentos y metadatos claves de dichos documentos que ayudan a las personas a usar los archivos y a trabajar de forma conjunta. Cada biblioteca ofrece caractersticas de utilidad como, por ejemplo, la proteccin o la desproteccin de documentos, el seguimiento y la creacin de nmeros de versiones principales y secundarias, as como el uso de caractersticas de flujo de trabajo, auditora y directivas. Estas bibliotecas permiten crear y administrar documentos, imgenes, presentaciones y formularios, entre otros tipos de archivos. Por ltimo, podr usar la biblioteca de documentos compartidos predeterminados para personalizar esta biblioteca segn sus necesidades o crear bibliotecas adicionales propias. Uno de los objetivos ms importantes del diseo de la solucin es organizar la biblioteca para facilitar el acceso. Existen dos enfoques bsicos: el uso de columnas o de carpetas. Columnas Personalice la biblioteca al agregar columnas para clasificar el contenidoy, a continuacin, crear

vistas con distintos filtros, clasificaciones y columnas. Carpetas Organice los documentos en carpetas con nombres descriptivos como, por ejemplo, Propuestas

RFP o Envos de proyectos para facilitar a los usuarios la localizacin de los documentos. Tambin puede especificar metadatos predeterminados segn cada carpeta mediante el ajuste de valor de carpeta predeterminado para sincronizar los cambios de metadatos realizados en varios elementos a la vez.

Para obtener ms informacin, vea Introduccin a las bibliotecas. Ciclo de vida del proceso de documentos Supongamos que los documentos pasan por un ciclo de vida de proceso de documentos. Estas seran las posibles fases que deberamos tener en cuenta a la hora de disear la solucin.

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Modelado dedatos El modelado de datos se reduce a identificar las columnas y los tipos de datos necesario para la solucin, as como las relaciones de datos claves existentes entre cada lista o tabla que hemos identificado. Estas podran ser las preguntas clave que podramos plantearnos: Qu datos y tipos de datos son necesarios? Va a usar solo datos procedentes de listas nativas o necesita crear listas externas a partir de orgenes de

datos externos a los productos de SharePoint 2013 como, por ejemplo, SQL Server 2012 o mediante un servicio web?

Necesitar importar o exportar los datos? Dnde se almacenarn los datos? Qu relaciones existen entre los datos para crear bsquedas y aplicar relaciones (tambin denominada

integridad referencial)? Cmo va a comprobar y validar los datos? Necesita realizar operaciones especiales con los datos como, por ejemplo, actualizaciones masivas o

adiciones complejas?

Pgina 29 de 95 Sugerencia Una manera sencilla de realizar una actualizacin en masa es abrir una lista en una vista de hoja de datos (edicin rpida) y copiar/pegar los datos en la cuadrcula. Asimismo, si vincula la lista a un equipo o base de datos de Access 2013, puede ejecutar consultas de accin para anexar, actualizar y eliminar numerosos elementos. Para obtener ms informacin acerca de los tipos de datos que se pueden crear en una lista o biblioteca, consulte Opciones y tipos de columna de sitio. A menudo, las listas funcionan como tablas de bases de datos. Por lo tanto, deber crear listas que recopilen columnas con nombres y elementos que almacenen informacin acerca de un nico tema como, por ejemplo, los empleados. Cada columna de la lista tendr un nombre nico y contendr informacin acerca del tema como, por ejemplo, el nombre o la direccin del empleado. Las filas de la tabla contendrn repeticiones del tema en cuestin como, por ejemplo, los empleados actuales de la empresa. En la interseccin de un elemento con una columna se almacenar un valor nico que representa un hecho nico (ejemplo: Seattle). Por ltimo, asegrese de que es posible ordenar y filtrar elementos y columnas sin cambiar el propsito de la lista.

La lista representa un tema nico: persona, lugar, cosa, evento o concepto. Cada elemento es nico y tiene una clave principal como, por ejemplo, un nmero de dispositivo o identificador de elemento.

Cada columna cuenta con un nombre nico, breve y relevante. Todos los valores de la columna tienen formato y significado similares. Cada valor de la lista representa un hecho nico.

Es posible que necesite varias listas con relaciones entre ellas que renan los datos. Por ejemplo, los empleados pertenecen a departamentos. En este escenario, deber crear dos listas: Empleados y Departamentos. A continuacin, deber crear una columna de bsqueda en la lista Empleados para buscar el departamento del empleado especfico en la lista Departamentos. Disponer de listas correctamente definidas y de relaciones claras entre dichas listas permite: Ahorrar espacio y mejorar el rendimiento al eliminar fsicamente la repeticin y la redundancia de los datos. Actualizar y conservar la integridad de los datos. Clasificar, filtrar y crear columnas calculadas, adems de resumir los datos. Crear vistas de los datos de formas distintas para responder a preguntas inesperadas y no previstas. Para obtener ms informacin, consulte Crear relaciones entre listas mediante columnas nicas y de bsqueda.

Pgina 30 de 95 Administracin de listas y bibliotecas con numerosos elementos Cuando una lista o biblioteca cuenta con un elevado nmero de elementos, deber planear, organizar y justificar cmo se tiene acceso a los datos. Mediante el planeamiento y el uso de caractersticas de biblioteca y listas clave, puede asegurarse de que todos los usuarios encuentren rpidamente la informacin sin afectar negativamente al rendimiento del resto del sitio. Las listas y bibliotecas permiten almacenar una gran cantidad de datos y archivos. Sin embargo, si una consulta u operacin de base de datos supera un umbral o lmite de recursos, es posible que experimente un bloqueo al realizar la operacin, ya que el acceso a numerosos elementos puede afectar negativamente a los dems usuarios del sitio. Por suerte, existe un conjunto de estrategias simples y caractersticas bsicas que podr usar para obtener los resultados deseados sin superar los umbrales y lmites existentes. De este modo, todos los usuarios podrn eludir el lmite existente durante un periodo determinado y, con los permisos adecuados, tambin podr aplicar un lmite mayor a travs del cdigo. Para obtener ms informacin, consulte Administrar listas y bibliotecas con muchos elementos.

Tipos de contenido Los tipos de contenido permiten a los usuarios de los sitios crear rpidamente tipos de contenido especializados al usar los comandos Elemento nuevo o Documento nuevo en una lista o biblioteca. Los tipos de contenido son tiles porque ofrecen a los propietarios del sitio una forma de garantizar la homogeneidad del contenido en los sitios y de que una nica lista o biblioteca contenga varios tipos de elementos o documentos. Los propietarios del sitio pueden, de este modo, preconfigurar detalles especficos acerca del contenido al configurar los tipos de contenido de un sitio, una lista o una biblioteca. Los propietarios del sitio tambin pueden definir tipos de contenido para elementos de lista, documentos o carpetas. A continuacin se describen los valores que se pueden especificar para un tipo de contenido: Las columnas (metadatos) que desea asignar a los elementos de este tipo (incluidas las columnas de

Metadatos administrados). Los formularios Nuevo, Editar y Mostrar que se pueden usar con este tipo de contenido. Los flujos de trabajo disponibles para los elementos de este tipo de contenido. Las caractersticas o soluciones personalizadas asociadas a los elementos de este tipo de contenido. Las directivas de administracin de la informacin asociadas a los elementos de este tipo de contenido. El panel de informacin de documentos que se muestra en los programas de Microsoft Office compatibles

para los elementos de este tipo de contenido. La plantilla de documento para los nuevos elementos de este tipo (Word, Excel y PowerPoint). Puede que le resulte til definir tipos de contenido para su contenido si este cumple cualquiera de los criterios siguientes: Si se cumple lo siguiente: Los tipos de contenido pueden resultarle tiles del siguiente

modo: Cuenta con tipos de documentos especficos con formato o propsito estndar y desea homogeneizarlos en toda su organizacin.

Configure tipos de contenido de sitio para estos tipos de documentos en el sitio principal de su coleccin de sitios para que estn disponibles en todos los subsitios. De este modo, todos los usuarios de su organizacin crearn documentos de un modo homogneo.

Pgina 31 de 95 Dispone de plantillas especficas que los usuarios deben usar para tipos de documentos especficos.

Agregue estas plantillas de documentos a los tipos de contenido correspondientes para que todos los documentos nuevos creados desde el tipo de contenido usen la plantilla.

Tiene un conjunto de informacin estndar con tipos de elementos o documentos de los que desea realizar un seguimiento.

Agregue columnas al tipo de contenido para realizar un seguimiento de la informacin. Si existe informacin que sea especialmente importante, es posible disear dichas columnas segn sea necesario. Tambin puede proporcionar valores predeterminados para columnas especficas al configurar el tipo de contenido.

Existe un proceso empresarial definido que determina el modo en que se controlan o revisan los tipos de documentos especficos.

Considere la posibilidad de configurar flujos de trabajo para tipos de contenido determinados. Puede usar flujos de trabajo para administrar procesos empresariales como, por ejemplo, la revisin o la aprobacin.

Tras identificar el contenido para el que desea definir tipos de contenido, debe pensar en el lugar en el que desea definir dichos tipos de contenido. Si define tipos de contenido de sitio en el sitio de nivel superior de su coleccin de sitios, estos estarn disponibles para su reutilizacin en listas y bibliotecas de todos los subsitios del sitio de nivel superior. Los propietarios de sitios individuales tambin pueden definir tipos de contenido de sitio para sus sitios propios, aunque dichos tipos de contenido solo estarn disponibles para el uso en listas y bibliotecas de ese sitio y de todos los sitios secundarios. Asimismo, podr compartir tipos de contenido en colecciones de sitios de SharePoint Online al designar un sitio especfico como centro para la publicacin de tipos de contenido. La publicacin de tipos de contenido ayuda a las organizaciones a administrar el contenido y los metadatos de un modo ms homogneo, ya que los tipos de contenido pueden crearse y actualizarse de forma centralizada y es posible publicar las actualizaciones en varias colecciones de sitios de suscripcin. Para la planificacin de tipos de contenido, puede que le resulte til crear una hoja de clculo o tabla que capture la informacin que desea incluir al definir los tipos de contenido. Por ejemplo, pueden comenzar con la creacin de contenido bsico como, por ejemplo, la tabla siguiente e ir adaptndola para incluir la informacin adicional que le resulte de utilidad como, por ejemplo, los sitios o equipos que usarn los tipos de contenido: Nuevo tipo de contenido

Tipo de contenido principal

Columnas Plantilla de documento

Flujos de trabajo

Directivas de administracin de la informacin

Especifique el nombre del tipo de contenido que desea crear.

Especifique el tipo de contenido principal a partir del que se crear el tipo de contenido.

Indique la columna nueva o existente que desea agregar al tipo de contenido.

Especifique si habr una plantilla de documento asociada al tipo de contenido.

Especifique si habr algn flujo de trabajo asociado al tipo de contenido.

Especifique las directivas de administracin de la informacin que se aplicarn a este tipo de contenido.

Para obtener ms informacin, consulte Introduccin a los tipos de contenido y a la publicacin del tipo de contenido.

Requisitos de la interfaz de usuario La mayora de las soluciones de SharePoint Composite no requieren habilidades avanzadas de diseo de pginas web. Asimismo, existen numerosas caractersticas de SharePoint que simplifican este paso que, a menudo, puede realizarse desde el explorador.

Pgina 32 de 95 Seleccin de una plantilla de sitio Para crear nuevos sitios, primero deber seleccionar la plantilla de sitio que desea usar como base. Las plantillas de sitio contienen listas, bibliotecas, pginas y otros elementos o caractersticas que permiten abordar las necesidades de las soluciones. Cuando cree un nuevo sitio a partir de una plantilla, puede comenzar a usar el sitio de inmediato o puede optar por personalizar el sitio para ajustarlo a sus necesidades.Los sitios de equipos, proyectos y comunidades son los ms comunes, aunque existen otros tipos de sitio que puede considerar en funcin de sus necesidades. Creacin de portales, reas de trabajoo paneles Puede crear varios tipos de pgina en su solucin de SharePoint Composite: pginas de portal, reas de trabajo y paneles. Las pginas de portales estn orientadas al contenido y permiten realizar las acciones siguientes: Agregar la informacin de una amplia gama de orgenes. Actualizar el contenido de forma peridica para implicar a los usuarios. Usar numerosos tipos de datos como, por ejemplo, texto, imgenes, vdeos, grficos y animaciones. Las reas de trabajo estn centradas en las tareas y permiten realizar las acciones siguientes: Establecer prioridades y destacar datos de clientes o proyectos para ayudar a tomar decisiones eficaces. Mostrar informacin de reuniones y programaciones de trabajo actualizada para agilizar la planificacin del

da. Obtener rpido acceso a datos de noticias, del tiempo y de sus sitios web favoritos para centrarse en la

navegacin web. Los paneles muestran informes de datos y permiten realizar las acciones siguientes: Consolidar datos de distintos orgenes de datos y crear informes. Analizar y agregar datos (por ejemplo, sumas, totales o recuentos). Ofrecer resmenes de informacin de KPI claves que desee ver al principio de cada da de trabajo. Creacin de contenido de pginas y navegacin Desde el explorador, podr editar pginas de SharePoint con diseos variados, texto con distintos formatos u objetos como, por ejemplo, imgenes y contenido multimedia. Estas caractersticas le ayudarn a crear pginas ms atractivas e informativas. El administrador de diseo ofrece incluso ms opciones de edicin de pginas. Piense en la estructura de la pgina como en una retcula que contiene un cromo de navegacin y de rea de contenido. Muchas decisiones de navegacin de pgina son fciles de implementar. La barra de vnculo superior ayuda a los usuarios de su sitio a navegar a otros sitios de la coleccin de sitios al mostrar una fila de pestaas en la parte superior de las pginas del sitio. Por su parte, el inicio rpido contiene vnculos a bibliotecas y listas selectas del sitio actual y pueden, opcionalmente, contener vnculos a subsitios y pginas del sitio actual. El inicio rpido puede usarse para navegar entre las distintas reas del sitio como, por ejemplo, de una lista a una biblioteca o de un sitio principal a un subsitio. Por ltimo, la vista de rbol es una opcin de navegacin que ofrece una vista jerrquica de las listas, las bibliotecas y los

Pgina 33 de 95 subsitios. La vista de rbol se muestra en el lateral de la mayora de las pginas del sitio, debajo del inicio rpido; sin embargo, es una vista que est deshabilitada de forma predeterminada. Si la jerarqua de su sitio es compleja, la vista de rbol puede facilitar a los usuarios la navegacin por el contenido del sitio como, por ejemplo, de una biblioteca del sitio actual a una lista de un subsitio. Adicin de elementos web Los elementos web permiten controlar la mayor parte de los aspectos dinmicos y basados en datos de las pginas web modernas. Un elemento web es una unidad de informacin modular que forma el bloque de construccin bsico de una pgina. Los elementos web pueden agregarse a pginas o zonas de elementos web de pginas de elementos web para, a continuacin, personalizar los elementos individuales y crear una pgina nica para los usuarios de su sitio. Los elementos web se pueden usar para consolidar datos como, por ejemplo, listas y grficos, as como contenido web como, por ejemplo, texto e imgenes, en una pantalla de informacin dinmica basada en tareas comunes o intereses especiales. Las pginas y las pginas de elementos web a menudo contienen varios elementos web conectados para mostrar datos y contenido de forma dinmica y, de este modo, obtener los resultados deseados. Por ejemplo, puede crear una pgina de elementos web denominada Pedidos de clientes y usarla para mostrar informacin crtica. Supongamos que recibe una llamada de un cliente con una consulta acerca de un pedido del que no recuerda el nmero de identificador del pedido pero s conoce la fecha en que se realiz el pedido. En esta situacin, puede usar la pgina de elementos web para realizar lo siguiente:

Buscar un pedido por nmero de identificador del pedido o, en este caso, por la fecha del pedido. Mostrar todos los pedidos por fecha. Seleccionar el pedido correcto, segn el nombre del cliente y buscar los detalles del pedido y del cliente. Seleccionar un elemento de la lnea (en este caso, la lmpara) y mo