EVALUACIÓN A LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN RAFAEL DE OIBA

Presentado por: YESID HERNÁNDEZ SÁENZ

UNIVERSIDAD LIBRE DE COLOMBIA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE

EMPRESASSOCORRO

2013

INTRODUCCIÓN El presente proyecto de investigación realizado en la ESE-HOSPITAL SAN RAFAEL DE OIBA, tiene como propósito general evaluar el subsistema de control estratégico para lograr establecer el grado de implementación del modelo estándar de control interno (MECI) y final mente formular un plan de mejoramiento a las debilidades encontradas, con el objeto de que la ESE se oriente hacia el cumplimiento de función misional.

La presente investigación tiene como propósito o finalidad analizar la situación actual al sistema de control interno con el fin de determinar el impacto, en los objetivos planteados y de las desviaciones del modelo MFCI-1000:2005 establecido desde el año 2008; se origina a la necesidad de establecer un plan de gestión con enfoque de auditoria.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Se ha originado esta investigación en la E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL DE OIBA. A la fecha no se está aplicado en pleno el módulo MECI, lo cual ha quedado evidenciado en la auditorias, que la empresa CAFESALUD le hace a la E.S.E dentro de su contrato de servicios las cuales se consignan en documentos, actas de auditoria con los hallazgos a los que se le hace un análisis posterior evidenciándose si se está cumpliendo con las normas y aplicaciones del MECI-PAME, lo que ha llevado a la dificultades.

En la presentación de los servicios de salud; poniendo en riesgo la seguridad del paciente al no cumplirse los protocolos, procesos y procedimientos adjuntados con la E.S.E exponiendo al hospital a una sanción de la súper intendencia y los argumentos de control de investigación desde la oficina de control interno.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

VARIABLES DEL PROBLEMA Se define como las características y aspectos cuantitativos o cualitativos que son objeto de búsqueda, que permite ser observado de forma directa o indirecta y sus características tienen que ver con la propiedad de variar, de ser medibles, de poderse confrontar con la realidad o con el proyecto de investigación.

Para el presente trabajo de investigación se ha determinado escoger como variables independientes:

inseguridad en la prestación de los servicios de salud.Ausencia de planes de mejoramiento de los servicios de salud.Incumplimiento en la aplicabilidad del manual de funciones de la ESE.

La E.S.E – HOSPITAL SAN RAFAEL DE OIBA, teniendo en cuenta la anterior resolución la gerencia presento el acuerdo N° 012 de Junio 6 de 2012 a la junta directiva denominado plan operativo anual vigencia 2012-2016 la cual incluye la matriz de consolidación del plan. Para la oficina de control interno este plan se compone de tres variables con la iniciativa, acciones, metas y los indicadores.

Inseguridad en la prestación de los servicios de salud.Mejoramiento de los servicios de salud.Personal competente y competitivo.

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

¿Con la implementación y despliegue del MECI, el hospital de Oiba será sostenible como centro hospitalario habilitado en la prestación de los servicios de salud de primer nivel?

¿Con el plan propuesto por la oficina de control interno se podrá evaluar y hacer recomendaciones a la alta gerencia para el mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud de la E.S.E?¿Con la evaluación a los subsistemas de control estratégico, control de gestión y control de evaluación, se constituirán en elementos de evidencia suficiente, competente y relevante para formular los planes de mejora al subsistema de control estratégico de la E.S.E?

¿Cómo organiza el sistema de control interno de la E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL de Oiba para brindar seguridad y mejoramiento continuo en la prestación de los servicios de salud a sus usuarios?

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

“Con la puesta en marcha del plan operativo y de gestión anual y el plan de mejoramiento que surge de la presente investigación, la E.S.E HOSPITAL de Oiba cumplirá con la norma como centro hospitalario habilitado de primer nivel promoción y prevención y podría solicitar certificación a los servicios misionales de urgencia, laboratorio, consulta externa, odontología, psicología y farmacia”.

FORMULACIÓN DE HIPOTESIS

OBJETIVOSGENERALEstablecer el alcance de implementación del modelo estándar de control interno MECI en la ESE-Hospital San Rafael de Oiba.ESPECIFICOS Evaluar los subsistemas y componentes del control estratégico

con sus elementos, aplicando la metodología propuesta por el departamento administrativo de la función pública (DAFP).

Cuantificar la calidad en la prestación de servicios de salud en las áreas de urgencias, laboratorios, consulta externa, odontología, vacunación en prevención y promoción de las enfermedades.

Diseñar un plan de mejoramiento institucional por procesos e individual

La presente investigación se originan basado en evaluaciones externas e internas de auditorías donde se ha podido evidenciar fallas en los procesos y procedimientos misionales, fallas o deficiencias que a primera vista no se pueden identificar sino a través de un plan estructurado.

JUSTIFICACIÓN

DELIMITACION TEMPORAL: El presente trabajo tomo como periodo de estudio los meses de septiembre de 2012 hasta septiembre de 2013.DELIMITACION SOCIAL: Las actividades de investigación y obtención de información todo el personal administrativo y misional de la E.S.

DELIMITACIÓN

DELIMITACION ESPACIAL: El presente proyecto de investigación se realiza en el departamento de Santander municipio de Oiba E.S.E hospital San Rafael de Oiba en las áreas de orientación.

DELIMITACIÓN TEMÁTICA

La investigación tiene como tema central, la evaluación independiente al sistema del control interno de la E.S.E hospital de Oiba, dentro del rol que le corresponde a la oficina de control interno.

ANTECEDENTESRevisando la información, archivos de la oficina de control interno y documentos que repasan en la gerencia de la E.S.E se puede establecer que no existe o al menos no se encuentro documentos que contengan estudios anteriores referentes a la evaluación propiamente dicha de control interno; en la revisión de la literatura de información externa ,algunos proyectos de grado hacen referencia al control interno presupuestal, en la universidad industrial de Santander UIS sede Socorro Moreno García (2008) reposa una tesis de grado sobre la implementación del MECI en esta universidad, pero se refiere a la implementación y no a la medición del avance del modelo, el trabajo de investigación de Tello (1968), otro trabajo es el Garay (1988) que se refiere a la ejecución del presupuesto, Elorriega Montenegro G. (2002) dice que es el encargado de examinar las operaciones de las entidades.

En nuestro concepto propio, muchos de los problemas financieros y de la función misional, de los hospitales de Colombia es la falta de un efectivo control interno ya que esta es una herramienta encaminada a la eficiencia la eficacia la cual tiene tres pilares que son: autocontrol, autogestión y autorregulación y un cuarto elemento que figura en los documentos de control interno, el cual se refiere a la formación de los valores como persona; valores que en la mayoría de problemas de hospitales están muy perdidos en las personas responsables de la dirección de la empresa.

De este tema prácticamente no existe la primera investigación documentada, es todo un tema por estudiar el cual llevara mucho más tiempo del previsto en este proyecto para abarcar el tema de control interno a todos los niveles.

FAYOL: Afirma que la toma de decisiones también hace parte de la funciones de organización. Señalo como las funciones del administrador la prevención, organización, coordinación y control, que expresado en temas más actuales, no es otra cosa que la planeación, organización, dirección y control.

MARCO TEÓRICO

AGUSTIN REYES FONCE: Afirmar que la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que he de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones por realizarlo y la determinación del tiempo y números necesarios para su realización.

JOSSEPH L. MASSIE: Método por el cual el administrador rehacía el futuro y descubre las alternativas, cusso de acción a partir de los cuales establece los objetivos.

PRINCIPIOS SEGÚN TAYLORAumento la eficiencia en la producción no solo para

disminuir costos sino para hacer más alta la remuneración.

ADMINISTRACIÓN CIENTIFICA

SELECCIÓN CIENTIFICA

COOPERARACIO ENTRE LA DIRECCIÓN

Y LOS TRABAJADORES

DIRECCIÓN EN TÉRMINOS DE

RESPONSABILIDAD

Se caracteriza por hacer énfasis en las tareas que desarrolla el obrero en su puesto de trabajo, entre tanto la teoría clásica, orienta su estudio a la estructura de la empresa y las funciones que debe tener la organización para lograr la eficiencia.

TEORIA CLÁSICA DE LA ADMINISTRACIÓN

MASLOW, HEREBER:Motivación y comportamiento exponente de las teorías de la motivación según las necesidades humanas se encuentran jerarquizadas HERZBAR considero y estudio los factores ambientales del entorno del trabajo

WILFREDO PRETTY: Padre del enfoque de sistemas sociales de la organización y la administración.Su tesis era que las actitudes sociales, o sentimientos funcionan para hacer que el sistema busque un equilibrio.

MARCO CONCEPTUAL

Evolución conceptual y técnica de modelo estándar de control interno

ANTES DE LA CONSTITUCIÓN DE

1991CONTROL CIRCUNSCRITO A

LA AUTORIDAD DE CUENTAS Y AL CONTROL

PREVIO.•Dilución de la responsabilidad de la Alta Dirección •Inconvenientes ocasionados por la administración.

EL CONTROL INTERNO

DESPUÉS DE LA CONSTITUCION DE

1991

Principio administrativo básico y fundamental de la administración

pública.

Cada Entidad toma conciencia e interioriza su verdadera responsabilidad en el diseño

y desarrollo de adecuados Sistemas de Control Institucional.

Control de Gestión y Resultados de las Entidades

Públicas y Evaluación del SCI de la OCI.

Control de las contralorías y auditorías internas de las

Entidades Públicas.

MARCO METODOLÓGICO

Tipo: son categorías de estudio para el desarrollo de forma de investigación, considere tres niveles de análisisExploratorioDescriptivoExplicativo

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN: Por el desarrollo del trabajo se tiene en cuenta el tipo de campo que consiste en la recolección de datos donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es una investigación no experimental por lo cual se aplica la metodología al manual MECI 1000:2005

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOSSe ha seleccionado la técnica de la encuesta en su modalidad de cuestionario formato MECI-1000:2005

INSTRUMENTOSSon los medios materiales que se empelan para recoger y almacenar la información, se ha seleccionado los formatos del modelo MECI aplicado por el DAFP (pegar diapositiva 18 y formato de FP)

TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS DE LAS CUENTAS TECNICAS:

Análisis de contenidoLa observación directaLa encuestaAnálisis documental TECNICA DE RECOLECCION DE DATOS

Consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigadores, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios).

HIPÓTESIS

Con los resultados obtenidos al diagnóstico S.C.J se formulara un plan de mejoramiento para dar la sostenibilidad y cumplimiento al MECI.

CARACTERISTICAS DE LA ENCUESTA

La encuesta está dirigida al subtema de control estratégico, que se compone de seis opciones de respuesta a saber:O no saber, se cumple,se cumple satisfactoriamentese cumple aceptablementese en alto gradose cumple plenamenteEl cuadro contiene tres columnas, la primera con el número de pregrado, el siguiente de la afirmación y la tercera columna la valoración, estos datos se llevaron a una matriz en Excel tabulación para obtener los resultados conforme al modelo MECI 1000:2005 esta de listo anexo N°2.

TECNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE DATOS

El análisis de la tabulación se hizo teniendo en cuenta la metodología del manual de implementación del MECI con el fin de organizar la información que cada uno arroja y analizarla para consolidar resultados para la tabulación de cada respuesta de la escala de valoración sele asigno un valor que se aprecia en la siguiente tabla.

TABLA DE LA VALORACIÓN DE LAS RESPUESTAS

VALOR DESCRIPCION

0 NO SABE

1 NO SE CUMPLE

2 SE CUMPLE SATISFACTORIAMENTE

4 SE CUMPLE EN ALTO GRADO

5 SE CUMPLE PLENAMENTE

FUENTE D.A.F.P

PROCESO METODOLÓGICO DE LA TABULACIÓN

Definir en cada presente, la frecuencia que la respuesta obtuvo en cada uno de los valores establecidos en la tabla de valoración.

Dividir cada frecuencia en el número total de encuestas aplicadas, en términos porcentuales.

Multiplicar cada valor por el porcentaje determinado en el paso anterior con el fin de hallar un valor parcial para cada uno.

Sumar los valores parciales para obtener el puntaje de cada pregunta.

Hacer el anterior procedimiento para todas las preguntas. Determinar el puntaje total sumando los puntajes

parciales y dividiendo el número total de preguntas realizadas.

MARCO LEGAL Y NORMATIVOCONCEPTO NORMA ARTICULO Constitución Política de 1991 209, 269

Control Interno Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

1

Resolución 048 de febrero 4 de 2004. Contaduría General de la Nación. Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.

1

Constitución Política de 1991 209

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

1

Principios del Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto de Contratación de la Administración Pública.

23, 24, 25, 26

Sistema de Control Interno

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades de orden nacional, se expiden disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

3, 4

Directiva Presidencial N° 02 de 1994. Asunto: Desarrollo de la función de control interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva de Orden Nacional.

Todo

Fundamentos Constitución Política de 1991 1, 209, 269, 287, 298

Constitución Política de 1991 2, 365, 366

Objetivos Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

2

Control Interno Ejecutado por Personas

Constitución Política de 1991 122, 123

Directiva Presidencial N° 02 de 1994. Asunto: Desarrollo de la función de control interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva de Orden Nacional.

Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio Control Interno en las Entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

1, 4

RESULTADOSDIAGNOSTICO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PUNTAJE TOTAL

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

EVALUACION DE LA GESTION ETICA PROMEDIO DEL GRUPO 1.9

EVALUACION DE LAS POLITICAS DE DESAROLLO DEL TALENTO HUMANO PROMEDIO DEL GRUPO 2.0

EVALUACION ESTILO DE DIRRECION PROMEDIO DEL GRUPO 3.7

EVALUACION PLANES Y PROGRAMAS PROMEDIO DEL GRUPO 3.1

EVALUACION ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROMEDIO DEL GRUPO 3.5

EVALUACION MODELO ESTRUCTURA POR PROCESOS PROMEDIO DEL GRUPO 3.0

EVALUACION ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROMEDIO DEL GRUPO 2.8

EVALUACION CONTEXTO ESTRATEGICO PROMEDIO DEL GRUPO 2.2

EVALUACION IDENTIFICACION, VALORACION Y ANALISIS DEL RIESGO PROMEDIO DEL GRUPO 3.3

PROMEDIO GENERAL 2.8

RANGO CRITERIO

PUNTAJE ENTRE 0.0 Y 2.0 INADECUADO

PUNTAJE ENTRE 2.1 Y 3.0 DEFICIENTE

PUNTAJE ENTRE 3.1 Y 4.0 SATSFACTORIO

PUNTAJE ENTRE 4.1 Y 5.0 ADECUADO

Código por colores: Inadecuado rojo Deficiente fucsia Satisfactorio amarillo Adecuado verde

CRITERIOS DE MEDICION

DISCUSÓN DE RESULTADOS

La metodología es la siguiente, dependiendo el rango en que se encuentre el elemento de control para nuestro caso el promedio del grupo, se propone las acciones para garantizar la existencia del elemento o del grupo de elementos; si el grupo se encuentra ubicado en los rangos:Inadecuado o deficiente: se propone acciones para el diseño e implementación del elemento.Satisfactorio o adecuado: las acciones a definir deben orientarse hacia el mejoramiento o mantenimiento hacia el elemento.La matriz de consolidación del diagnóstico tiene los siguientes resultados:

Componente: ambiente de control-evaluación éticaElemento: acuerdos, compromiso y protocolo éticos Para este elemento el total de los encuestados (15) empleados del hospital, calificaría en 7 preguntas un promedio del grupo de los 9 puntos, lo cual dentro del criterio se ubica en inadecuado, siendo la pregunta número 7 la de más baja calificación (0.8) sobre un máximo de 5.0 lo cual indica que se debe implementar este elemento prácticamente no existe para la organización Componente: ambiente de control Elemento: desarrollo del talento humanoEste elemento tiene una calificación promedia del grupo 2.0, la pregunta n° 12 “los resultado de la evaluación del desempeño sirven de insumo para programar acciones de capacitación y desarrollo de los servidores” fue la que más bajo puntaje obtuvo 0.4 sobre 5.0, lo cual se ubica en el rango inadecuado, siendo un elemento que igual que el anterior hay la necesidad de implementar.

Componente: ambiente de controlElementos: estilo de direcciónEste elemento tiene 15 preguntas con un puntaje promedio del grupo de 3.7sobre 5.0 la cual se ubica en el anterior satisfactorio las acciones a seguir en este elemento es hacia un mejoramiento sostenido. 

Componente: direccionamiento estratégico.Elemento: planes y programasElemento con una calificación de 3.1 sobre 5.0, consta de 13 preguntas, la pregunta con menos calificación es la n° 12 “se evalúa los planes de gestión anual” con una calificación de 2.3, este elemento se ubica en el rango satisfactorio, pero hay la necesidad de mejorarlos como plan de acción.

Componente:Elemento: estructura por procesosSu calificación es de 3.0, lo cual lo ubica en el criterio deficiente, por lo anterior hay la necesidad de implementar este elemento como recomendación.

Componente: direccionamiento estratégicoElemento: estructura organizacionalElemento conformado 7 preguntas, este grupo de preguntas, indaga sobre los procesos y procedimientos, manual de funciones, el promedio del grupo es de 2.8 sobre 5.0, lo que indica una debilidad muy marcada y que requiere urgentemente un plan de mejora, debido a que si los procesos se hace mal se corre el riesgo inherente al servicio de salud y los objetivos y metas no se podrían cumplir, es una de las debilidades de mayor atención y que debe preocupar a la administración de E.S.E  Componente: administración del riesgoElemento: contexto estratégicoCompuesto por 4 preguntas, se refiere al elemento de control que permite establecer el lineamiento estratégico que oriente las decisiones de la entidad, frente a los riesgos que puede afectar el cumplimiento de sus objetivos. Su calificación es de 2.2, lo cual deja claro que en el hospital existe la posibilidad alta de que ocurran eventos adversos, su rango tiene un criterio inadecuado, lo que indica que se debe implementar el elemento en la E.S.E.Componente: administración del riesgoElemento: identificación, valoración y análisis del riesgo

Elemento de control que permite establecer la probabilidad de ocurrencias de eventos positivos o negativos y el impacto de sus consecuencias, clasificándolas y evaluándolas a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptación y manejo, a este elemento se le formularon cuatro preguntas, su calificación del grupo fue de 3.3, la pregunta 3 y 4, sacaron el menor puntaje al preguntárseles si realizan el seguimiento a los riesgos detectando, este elemento se ubica en el rango del criterio satisfactorio, lo cual indica que hay que hacer plan de mejoramiento para sus sostenimiento.

CALIDAD Fundamentos y principios de la calidad en la gestión pública. Conceptos y fundamentos de calidad Calidad La calidad se define como el grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos. Las características de un producto, ya sean bien o servicio pueden ser cualitativos o cuantitativos y pueda ser físicos, sensoriales, de comportamiento, de tiempo ergonómico y funcional. La calidad puede referirse al cumplimiento de una especificación refiriéndose a un producto, también a un proceso, aun sistema, a una organización, al cliente y al ser.  Importancia La importancia estratégica de la calidad radica en que afecta los resultados de la empresa, potencia sus ventajas competitivas, repercute en toda la organización y en la sociedad, tiene gran alcance en el tiempo y concierne a la alta dirección en este caso sería a la Junta Directiva del Hospital.

CONCLUSIONES El Hospital se encuentra con una

calificación promedia de 2.8 la cual lo ubica dentro de una valoración deficiente como promedio general.

Debe implementar el elemento por que practica no existe dentro del control estratégico.

La oficina de control interno no ha hecho evaluaciones periódicas al MECI.

Las evaluaciones deben extenderse a todo la estructura del sistema de control y a cada una de las áreas de la ESE, en todos los niveles ya sean administrativos o misionales.

Que el asinamiento del Hospital ha influido para que los resultados no sean mejores, ya que se encuentra en etapa de construcción y los servicios asistenciales esta el mínimo espacio legal se diría que es inadecuado.

Debe implementarse un plan de choque urgente mediante el plan de mejora propuesto en el siguiente capitulo.

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍACARVAJAL SANCHEZ, José. Iniciación a la investigación. Tunja. Búhos Editores. 2012. 170 p. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Guía metodológica para el fortalecimiento y evaluación del sistema de control interno. Bogotá: DAFP, 2003. 49p.  DE SANTIS VILLA DIEGO, Jaime. Procedimiento para la evaluación del sistema de control interno. Internet Explorer. www.uniatlantico.edu.co:8006/controlinterno/texto1.html DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Manual de implementación modelo estándar de control interno para el estado colombiano. MECI. 1.000:2005. Bogotá. DAFP, 2006. 88P. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA. Cartillas de administración pública, Bogotá. DAFP. 2009. 108 P.

SAN MIGUEL JAIMES. Edis Mauricio. Metodología de la investigación 1. Socorro universidad libre seccional socorro. 2012. 49 p.