1

ESTUDIO DE MERCADO (RFI)

SERVICIO DE SUMINISTRO DE PERSONAL EN MISIÓN

COLVATEL S.A. ESP COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y

TELEMÁTICOS S.A. ESP BOGOTÁ D.C., DICIEMBRE 2018

2

1. INFORMACIÓN Se entiende por estudio de mercado el procedimiento y/o trámite que permite a COLVATEL revisar la estructura, las características y las tendencias del mercado de bienes y/o servicios, así como identificar los segmentos que representan la mejor opción y/o menor riesgo, conocer nuevos productos y/o servicios, y comprender las diferentes condiciones y/o limitaciones relacionadas con el abastecimiento de bienes y/o servicios, incluido el análisis de precios y/o tendencias de los mismos en el mercado y la evaluación de condiciones de capacidad de los posibles interesados. De conformidad con el Manual de Contratación de COLVATEL, la realización del presente Estudio de Mercado no obliga a COLVATEL a iniciar una o varias contrataciones, igualmente, COLVATEL podrá a su entera discreción, terminar el presente trámite de estudio de mercado en cualquier momento, sin que por ello se entienda que deba reconocer a los interesados o participantes en el mismo, cualquier indemnización o algún tipo reconocimiento. El interesado debe tener en cuenta que el presente estudio de mercado puede servir de base para una posterior contratación de los servicios objeto del presente estudio y que en esta fase no se constituye compromiso precontractual ni contractual entre el Participante o Interesado y COLVATEL. Así las cosas, el Estudio de Mercado no genera compromiso u obligación para COLVATEL con los participantes, pues no corresponde a un proceso de selección; y en desarrollo del mismo se tendrán en cuenta los principios que orientan la contratación COLVATEL. COLVATEL podrá solicitar a los participantes del Estudio de Mercado las aclaraciones o informaciones que estime pertinente, a fin de despejar cualquier punto o aspecto dudoso o equivoco de la información suministrada. Si el participante no envía las aclaraciones o información adicional requerida y no es posible aclarar lo solicitado, la misma no se tendrá en cuenta dentro del estudio. Con los resultados que se originen con ocasión de este Estudio de Mercado, eventualmente se podrán desprender uno o varios procesos de selección. Adicionalmente, dichos resultados constituyen una verificación de la información entregada por el participante a fin de establecer posibles invitados para participar en eventuales procesos de contratación con el objeto mencionado en el primer párrafo del presente documento.

3

Los presentes requerimientos no constituyen una información de precios mercantil para ninguna de las partes y no genera obligación comercial en la etapa precontractual o contractual en cualquiera de sus instancias; adicionalmente, en desarrollo de la lealtad y ética comercial, solicitamos y nos comprometemos a que la información entregada por nosotros y suministrada por cada uno de los interesados se mantenga en estricta confidencialidad. Las dudas o aclaraciones en cuanto al significado o alcance del contenido de este documento pueden ser solicitadas a través del correo electrónico mfonseca@colvatel.com y/o, mguzman@colvatel.com COLVATEL dará respuesta escrita a las solicitudes recibidas, mediante el mismo medio. 2. OBJETO

La Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos S.A. ESP “COLVATEL S.A. ESP” en adelante COLVATEL, está interesada en recibir la información de precios para evaluar el suministro de personal en misión a través de empresas de servicios temporales para el desarrollo de actividades propias de COLVATEL, en las ciudades y condiciones que en el presente documento se describen con empresas de servicios temporales legalmente constituidas y debidamente habilitadas para prestar este tipo de servicio. 3. CRONOGRAMA El cronograma proyectado para el estudio de mercado, es el siguiente:

ETAPA FECHA INICIAL FECHA FINAL

Envío de estudio de mercado a los interesados

Viernes 21 de diciembre/2018

Viernes 21 de diciembre/2018

Plazo para el envío de solicitudes de aclaraciones e inquietudes

Jueves 28 de diciembre 2018

Jueves 28 diciembre/2018

Plazo para dar respuesta a las solicitudes recibidas.

Miércoles 9 de enero 2019

Miércoles 9 de enero de 2019

Fecha límite para el envío del Estudio de Mercado

Viernes 11 de Enero/2019

Viernes 11 de Enero/2019

4. REQUISITOS MÍNIMOS A CUMPLIR POR INTERESADOS COLVATEL desea que el interesado informe claramente en su información de precios sí cuenta con los siguientes requerimientos:

4

Personas jurídicas nacionales que tengan sucursal acreditando su existencia,

objeto y representación legal de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio

Deberá contar con la autorización de funcionamiento como empresa de servicios temporales conforme con lo establecido en el decreto 4369 de 2006.

Experiencia mínima de 10 años en el desarrollo de actividades como empresa de servicios temporales, antigüedad que se contará a partir de la fecha de su constitución.

Contar con una oficina en Bogotá y asignar responsables líderes de cada proceso en dicha ciudad (descentralización de los procesos), a fin de atender todos los procesos administrativos de reclutamiento, selección, contratación, pago de nómina, procesos disciplinarios, procesos de formación, procesos de bienestar y procesos de seguridad y salud en el trabajo entre otros, que puedan presentarse en desarrollo del contrato. Esta obligación aplicará cuando EL INTERESADO tenga su sede principal por fuera de Bogotá.

5. REQUISITOS TÉCNICOS

5.1 SERVICIO REQUERIDO.

COLVATEL está interesada en recibir la información de precios para evaluar el suministro de personal para actividades enmarcadas dentro de su operación. EL INTERESADO se sujetará a lo dispuesto por la ley laboral colombiana para efectos del pago de salarios, prestaciones sociales, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales y festivos, afiliación al sistema de seguridad social, fondo de pensiones y aportes parafiscales y será responsable de la seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores en misión, en los términos señalados en las leyes que rigen la materia para los trabajadores de COLVATEL. Cabe aclarar que COLVATEL como empresa usuaria, cumplirá la normatividad existente que sobre el particular hace referencia el Decreto 1072 del 2015 Art. 2.2.4.2.4.2 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. La cantidad de personas es estimada de acuerdo con la operación actual, COLVATEL se reserva el derecho de hacer cambios en las cantidades y distribución de los mismos, aumentar o disminuir la cantidad de personas según sus necesidades, sin que por este hecho se puedan modificar los precios.

5

5.2 PROPUESTA DE AIU.

EL INTERESADO deberá indicar en su información de precios el porcentaje de AIU para la prestación de los servicios objeto del presente RFI. El AIU se aplicará sobre los ingresos del trabajador representado en: Salarios, prestaciones sociales, variables, bonos no constitutivos de salarios, auxilios de rodamiento, horas extras, recargos nocturnos, auxilios de algún tipo. COLVATEL S.A Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos S.A –E.S.P. Es una sociedad comercial anónima, de servicios públicos mixta, del orden distrital, descentralizada por servicios, creada en diciembre de 1992. Su régimen de contratación es privado, conforme con lo establecido en la Ley 1341 de 2009. Se le aplican las normas relativas a las sociedades anónimas según la legislación comercial colombiana. Más de 20 años de experiencia enfocada en el despliegue y operación de redes de telecomunicaciones y soluciones integrales (TIC), orientada a la innovación y excelencia operativa. Por el tipo de operaciones que maneja COLVATEL los trabajadores de planta y los empleados en misión están clasificados según la actividad y lugar donde desempeñan sus labores, en dos tipos de riesgo. COLVATEL reconoce para cargos de operación en terreno y/o bodegas, el siguiente factor salarial:

CONCEPTO PORCENTAJE %

Cesantías 8,33%

Intereses sobre Cesantías

1,00%

Prima 8,33%

Vacaciones 4,34%

Caja de Compensación

4,00%

Pensión 12,00%

ARL 2,436%

TOTAL FACTOR 40,436%

Para los cargos administrativos o que su nivel de exposición esté catalogada como menor, dependiendo de la sede donde se realice la labor, se manejará el siguiente factor salarial.

6

CONCEPTO PORCENTAJE %

Cesantías 8,33%

Intereses sobre Cesantías

1,00%

Prima 8,33%

Vacaciones 4,34%

Caja de Compensación

4,00%

Pensión 12,00%

ARL 0,522%

TOTAL FACTOR 38,522%

No se pagarán valores diferentes a lo anteriormente enunciados, salvo que por mandato legal sean modificados algunos de estos conceptos o porcentajes, en ese caso se ajustará al nuevo valor. El valor que se oferte como AIU dentro de la información de precios incluye todos los gastos, costos directos o indirectos e impuestos en que deberá incurrir EL INTERESADO para la adecuada ejecución de la prestación del servicio. Teniendo en cuenta que EL INTERESADO, como empleador de personal en misión, es el responsable de realizar la liquidación de la nómina respectiva; en este sentido se compromete a mantener indemne a COLVATEL por cualquier error en la liquidación de la misma. Nota: Para este proceso se estima contratar dos (2) empresas de servicios temporales para administrar 1.600 personas, entendiéndose que este proceso se maneja por demanda de servicios.

5.3 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS OBLIGATORIOS

5.3.1 PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

EL INTERESADO deberá considerar detalladamente los mecanismos que empleará para realizar las actividades de reclutamiento, selección y contratación de personal; EL INTERESADO deberá estar en capacidad de disponer para prestación del servicio, los recursos que él considere necesarios para el cumplimiento de los requerimientos de personal en calidad y oportunidad.

7

TIPOLOGÍAS DE CARGOS Y TIEMPOS DE RESPUESTA TIPO

DE CARGO

DESCRIPCIÓN

TIEMPO DE RESPUESTA

Tipo Cargo A - Soporte Auxiliares, Asistenciales 3 días calendario

Tipo Cargo B – Soporte Técnicos con Experiencia 5 - 8 días calendario

Tipo Cargo C – Ejecución Técnicos con Experiencia Específica

5 – 10 días calendario

La siguiente tabla detalla los días calendario que se requieren para el cubrimiento de vacantes, los días difieren según la cantidad de vacantes solicitadas por orden de servicio. La cantidad de hojas de vida a presentar dependen del tipo de perfil requerido.

Se tiene en cuenta que el tiempo de para realizar el cubrimiento de vacantes cuenta a partir del día hábil siguiente a la apertura del proceso.

Tipo de Perfil 1 - 20 Vacantes 21 - 40 Vacantes41 - 60

Vacantes

61 - 80

Vacantes

81 - 100

Vacantes

101 - 125

Vacantes

Hojas de vida a

presentar por Vacante

(*)

Tipo A Soporte

(Tiempos en días)3 días 6 días 8 días 10 días 12 días 14 días 3

Tipo B Soporte

(Tiempos en días)8 días 10 días 12 días 14 días 16 días 18 días 3

Tipo C Ejecución

(Tiempos en días)10 días 12 días 14 días 2

Tipo D Profesionales

Especializados

(Tiempos en días)

15 días 20 días 2

Regionales

Tipo A Soporte

(Tiempos en días)

10 días 2

Regionales

Tipo B Soporte

(Tiempos en días)

10 días 2

Regionales

Tipo C Ejecución

(Tiempos en días)

15 días 2

Profesionales de

Proyectos Especiales

(tiempo en días)15 días 2

(*) Ajustadas al perfil

CANTIDAD DE PERSONAS SOLICITADAS BOGOTÀ Y NACIONAL

5.3.2 BASES DE DATOS

EL INTERESADO deberá contar unas bases de datos suficientes y efectivas o cualquier otra fuente de reclutamiento que considere útil para el cubrimiento de las vacantes en los tiempos establecidos.

PERFILES TÉCNICOS: personal que tengan perfiles técnicos para trabajar en terreno, relacionados con el conocimiento y formación técnica en redes de telecomunicaciones, cableado, instalación de productos de comunicaciones, cuya

8

formación sea: bachiller técnico, técnico, tecnólogo y/o profesional en disciplinas como ingeniería electrónica, telecomunicaciones, sistemas, ingeniería mecánica y afines. PERSONAL DE PROYECTOS: personal que tengan experiencia relacionada en proyectos de: Cableado estructurado, Mesa de Ayuda, Infraestructura y Gestión documental.

5.3.3 PROCESO DE SELECCIÓN UTILIZADO PARA EVALUAR EL PERSONAL

COLVATEL requiere que el INTERESADO preste el servicio de proceso de selección de personal en misión, sin que ello implique un costo adicional al AIU cotizado de acuerdo con los perfiles y competencias definidos y requeridos para la operación de COLVATEL. EL INTERESADO deberá contar con mecanismos de evaluación y selección de personal, bases de datos y preselección de candidatos para suministrar en el menor tiempo posible, el personal técnico requerido por COLVATEL. En cuanto a los procesos considerados como masivos EL INTERESADO deberá contar permanentemente con personal pre-seleccionado y evaluado, de tal manera que pueda responder con una vinculación en un tiempo mínimo cuando se presente aumento de producción o al cambio inmediato del personal que renuncia o es retirado por solicitud de COLVATEL. COLVATEL requiere que EL INTERESADO realice jornadas de reclutamiento y selección necesarias para atender los requerimientos masivos de COLVATEL, en especial si estas deben ser programadas los días sábados, domingos o festivos inclusive. Así mismo a disponer de los recursos económicos y humanos necesarios para atender convocatorias masivas, si el reclutamiento que se adelanta no es el efectivo en los tiempos requeridos, según los acuerdos de niveles de servicio descritos en el apartado anterior. El proceso de selección deberá contener como mínimo:

Prueba o pruebas técnicas que evalúen las competencias acordes al cargo. Informe de entrevista cuando sea selección uno a uno, cuando sea masivo

una hoja que documente la entrevista y el resultado de la prueba psicotécnica aplicada, con los apartes más importantes de ubicación, experiencia y nivel académico.

Verificación de documentos, verificación de antecedentes judiciales El proceso de selección deberá contar con la referenciación como mínimo de

las tres últimas compañías donde haya prestado sus servicios. La

9

referenciación deberá ser emitida por el jefe inmediato y deberá responder no sólo a verificar tiempo y cargo sino deberá tener documentado el desempeño. Lo anterior, sin perjuicio del proceso que se tenga establecido en la EST.

Al iniciar el proceso de selección EL INTERESADO deberá asegurarse que el candidato tenga como mínimo los siguientes documentos:

Libreta militar en el caso de personal masculino. Certificado de Antecedentes Judiciales con vigencia no superior a un año. Cédula de ciudadanía.

Tarjeta profesional para los egresados de programas de ingeniería Para el caso de personal especializado de en la gestión de proyectos de

integración de servicios que requiera certificaciones según requerimiento, estas deben estar adjuntas al proceso.

Tarjeta profesional para los cargos requeridos en proyectos de gestión documental, mesa de ayuda, infraestructura, entre otros.

Para el inicio del contrato laboral entre EL INTERESADO y el personal en misión o en cualquier momento en el que se le requiera, EL INTERESADO deberá presentar la certificación que acredite la aprobación del proceso por parte del trabajador, acompañada de la hoja de vida respectiva, referenciación, examen médico que indique que el trabajador es apto; no se aceptarán exámenes médicos de aptos con restricciones; el concepto del laboratorio deberá contener la firma mediante la cual se aprueba el examen del trabajador por parte del encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo o de la persona competente con licencia en SST designada por parte del INTERESADO. EL INTERESADO se obliga a contar aliados de laboratorios médicos idóneos suficientes para atender un número de personal determinado en las jornadas de contratación masiva, así mismo deberá disponer de la cantidad de personal suficiente para atender jornadas de contratación en términos adecuados de eficiencia y uso del tiempo.

5.4 ESTRUCTURA REQUERIDA

EL INTERESADO deberá contar con el siguiente personal para atender los requerimientos de COLVATEL, sin que ello implique un costo adicional al AIU ofertado de acuerdo con los siguientes lineamientos:

5.4.1 PLANTA FIJA EN LA SEDE DEL INTERESADO

10

COLVATEL requiere que EL INTERESADO cuente en Bogotá, cuando menos, con el siguiente personal para atender necesidades propias de la operación:

5.4.1.1 RESPONSABLE DE LA CUENTA COLVATEL

PERFIL: Debe ser una persona con título profesional en carreras administrativas. Esta persona debe contar con una experiencia superior a dos (2) años en el manejo de cuentas empresariales en empresas de servicios temporales, con autonomía y capacidad para la toma de decisiones. FUNCIONES: Atenderá las inquietudes desde el punto de vista contractual y comercial, al igual que verificará y controlará el cumplimiento de los compromisos derivados del contrato que llegare a celebrarse entre COLVATEL y EL INTERESADO. Esta persona responderá por toda la estructura asignada para el desarrollo del contrato a COLVATEL y específicamente responderá por los Asesores de Servicio en temas de planeación, estrategia y seguimiento a sus actividades. Esta persona no es de dedicación exclusiva para COLVATEL

5.4.1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO DE SELECCIÓN:

PERFIL: Profesional en carreras administrativas, debe contar con una experiencia específica mínima de 3 años en Empresas de Servicios Temporales en actividades de planeación y estrategia de selección. Debe estar en contacto permanente con el coordinador de selección asignado para COLVATEL, apoyándolo en la estrategia y verificando el cubrimiento de vacantes el cual debe corresponder a los tiempos exigidos en el contrato; dicho seguimiento debe ser documentado y factible de auditar Esta persona no es de dedicación exclusiva para COLVATEL

5.4.1.3 RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO:

PERFIL: Profesional con licencia en SST, que maneje en la ciudad de Bogotá los temas relacionados con el sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; con experiencia en cargos similares en cuanto a negociación con ARL y apoyo a los diferentes programas de las empresas clientes.

11

FUNCIONES: Deberá responder y atender todos los asuntos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo y asistirá a las reuniones periódicas que solicite COLVATEL. Deberá presentar mensualmente a COLVATEL la gestión del mes anterior, enmarcada en accidentalidad, ausentismo de origen común, indicadores de gestión y el seguimiento a los casos médicos especiales de personal que se encuentre en estabilidad laboral reforzada; propendiendo por el cierre del caso bien sea producto de la recuperación del candidato o en la medida que no haya un pronóstico favorable. Así mismo, es el responsable de la ejecución presupuestal de la ARL destinada al cumplimiento de los programas establecidos para COLVATEL, según cronograma de actividades. Esta persona no es de dedicación exclusiva para COLVATEL

5.4.2 PERSONAL ASIGNADO PARA LA CUENTA COLVATEL.

En caso de resultar adjudicatario, para el inicio del contrato EL INTERESADO deberá contar con los profesionales que requiera asignar de manera permanente, para la correcta ejecución del contrato comercial. Estas personas deberán realizar sus actividades en las instalaciones del INTERESADO y asistirán de manera regular y programada a reuniones de seguimiento en las instalaciones COLVATEL. Igualmente las personas asignadas deben someterse al horario laboral establecido por COLVATEL, que para algunos casos dependiendo de los cargos estará de lunes a viernes 7am a 5pm y sábado 8am a 11am y para otros cargos estará de lunes a sábado de 7am a 4pm.

5.4.2.1 COORDINADOR O LÍDER ESPECIALIZADO EN EL ÁREA DE SELECCIÓN:

EL INTERESADO debe asignar un COORDINADOR O LÍDER EN SELECCIÓN que deberá contar con una experiencia mínima de dos (2) años en el área de selección. Experiencia comprobable mediante certificaciones en las que conste el manejo de procesos masivos en grandes compañías y experiencia en cargos especializados. FUNCIONES: Encargado de administrar los procesos, procedimientos y el personal asignado por EL INTERESADO para cumplir con los ANS en materia de selección y contratación, con excelente servicio al cliente y oportuno manejo de respuesta a los requerimientos. Esta persona si es de dedicación exclusiva para COLVATEL independiente que la sede de trabajo sea en las instalaciones de la EST.

12

EL INTERESADO asignará la cantidad de personas que considere necesarias para el cubrimiento de vacantes cumpliendo los acuerdos de niveles de servicio, y asignará los medios virtuales o presenciales para atender los requerimientos del personal en misión a nivel nacional.

5.4.2.2 COORDINADOR, LÍDER O PROFESIONAL SST

EL INTERESADO debe asignar por cada 800 trabajadores en misión un Coordinador experto en seguridad y salud en el trabajo. PERFIL: Esta persona debe ser profesional, con mínimo 3 años de experiencia laboral comprobable en manejo y desarrollo de programas de SST en compañías con actividades calificadas como de alto riesgo; deben tener certificación como coordinador de alturas de acuerdo con la Resolución 1409/12, deben tener conocimientos en espacios confinados, riesgo eléctrico, seguridad vial y riesgo público, entre otros. Debe tener experiencia orientada a la consecución de resultados, en seguimiento y control de procesos y manejo de indicadores de gestión. En caso que sea tecnólogo debe acreditar mínimo 5 años de experiencia en las actividades anteriormente mencionadas. FUNCIONES: Gestionar el cumplimiento del Sistema de gestión que COLVATEL tiene establecido para todo el personal en misión y coordinar las actividades de los Asesores SST, seguimiento a los casos de estabilidad laboral reforzada en conjunto con el área jurídica del INTERESADO, presentación y análisis de la información presentada en las auditorías de campo y gestión adelantada por su grupo. Administrar el personal asesor SST asignado a COLVATEL. Esta persona como mínimo estaría dos (2) días a la semana trabajando en las oficinas de COLVATEL, el resto del tiempo estará ejecutando sus actividades en terreno o en las oficinas del INTERESADO según se tenga establecido en su plan de acción.

5.4.2.3 ASESOR SST

EL INTERESADO debe asignar por cada 400 Trabajadores en misión suministrados a COLVATEL un Asesor experto en Seguridad y Salud en el Trabajo. PERFIL: Debe ser tecnólogo o profesional y tener licencia en SST, con acreditación de experiencia en compañías con actividades calificadas como de alto riesgo, deben tener certificación como coordinador de alturas de acuerdo con la Resolución 1409/12, contar con conocimientos en espacios confinados, riesgo eléctrico, seguridad vial y riesgo público entre otros; demostrar mínimo 2 años de experiencia laboral comprobable.

13

FUNCIONES: Asegurar el cumplimiento del Sistema de gestión que COLVATEL tiene establecido para todo el personal en misión, acompañar a las cuadrillas en terreno para verificar el cumplimiento de procedimientos, manejo de herramientas y utilización de equipos de protección contra caídas. Apoyar en la presentación y rendición de informes mensuales de la gestión adelantada e investigar los accidentes e incidentes de trabajo con el fin de socializar las lecciones aprendidas del caso e identificar oportunidades de mejora. Este asesor está asignado con dedicación completa a COLVATEL y sus actividades se desarrollarán en terreno acompañando a las cuadrillas.

5.4.2.4 PROFESIONAL ANALISTA SST

EL INTERESADO debe asignar este analista independiente al número de empleados en misión. PERFIL: Profesional o que se encuentre cursando los últimos dos (2) semestres de ingeniería industrial (o afines), con conocimiento en manejo de Office, Excel nivel intermedio, buena actitud de servicio, organización y con mínimo un año de experiencia laboral en actividades de análisis de información, bases de datos, facturación, manejo de inventarios entre otros. FUNCIONES: Realizar el seguimiento y control del cumplimiento de los términos y obligaciones establecidas en el contrato con los proveedores que suministran servicios de exámenes médicos, capacitaciones en alturas entre otros, velando por la facturación a tiempo y debidamente conciliada mes a mes, cuya información es el soporte para reportar los costos y gastos de la operación que se genera de la administración de los Trabajadores en Misión y que debe ser remitida a nuestros clientes principales. Por otra parte, se requiere el control de los consumos de inventarios de elementos de protección personal y dotación, para la acertada toma de decisiones de compra, garantizando el abastecimiento oportuno de dichos elementos al personal en misión. Este profesional está asignado con dedicación completa a COLVATEL y sus actividades se desarrollan en las instalaciones de COLVATEL.

5.4.2.5 AUXILIAR DOCUMENTACIÓN SST.

EL INTERESADO debe asignar un apoyo administrativo independiente al número de empleados en misión.

14

PERFIL: Esta persona debe ser auxiliar administrativo, conocimiento de Office, buena actitud de servicio, organización y con mínimo un año de experiencia laboral en actividades administrativas o afines. FUNCIONES: Encargado del control de documentación en lo referente a: facturación de servicios médicos, certificación y reentrenamiento en alturas, consolidar soportes exigidos para los informes que se presentan a nuestros clientes, y en general custodiar y archivar de manera adecuada los documentos que se generen de los procesos a cargo de la jefatura de seguridad y salud en el trabajo. Este auxiliar está asignado con dedicación completa a COLVATEL y sus actividades se desarrollan en las instalaciones de COLVATEL.

5.4.2.6 ASESOR DE SERVICIOS

EL INTERESADO debe asignar un asesor de servicios que administre todos los procesos y procedimientos referentes a la atención del personal en misión y coordine el personal que asigne EL INTERESADO para el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio. EL INTERESADO asignará la cantidad de personas que considere necesario para cumplir los acuerdos de niveles de servicio y contará con los medios virtuales o presenciales necesarios para atender los requerimientos del personal en misión a nivel nacional. PERFIL: Profesional o tecnólogo en carreras administrativas con experiencia mínima de dos (2) años en actividades de servicio, que requieran planeación, control, seguimiento, elaboración de informes y análisis de la información producto de los diferentes requerimientos de personal. FUNCIONES: Encargado de recibir las solicitudes e inquietudes del personal en misión. Debe garantizar la visita a las diferentes zonas de despacho de COLVATEL en Bogotá y sus municipios aledaños y a las ciudades donde COLVATEL tenga presencia a nivel nacional, de acuerdo con el cronograma de COLVATEL. Estas visitas deben desarrollar un tema específico programado que apalanque los procesos y programas de Gestión Humana. La cantidad de visitas está atada al cronograma mensual que garantice el cubrimiento de 2 visitas al mes en 15 zonas de despacho (Bogotá) y 1 vez al mes en municipios y/o regionales.

15

Se encargará de presentar los informes de gestión mensuales. Coordinar al personal de apoyo administrativo y las actividades asignadas a ellos. Responsable de reportar en menos de 24 horas todas las certificaciones de pago al sistema de seguridad social en las condiciones que la operación requiera, efectuar seguimiento al pago oportuno de las liquidaciones de prestaciones sociales de los trabajadores en misión, asegurar la localización del personal, por medio de bases de datos actualizadas del trabajador y un contacto familiar y realizar la solicitud y debido seguimiento de los paz y salvo de retiro garantizando que éstos se tramiten por parte del personal en misión al momento del retiro de las labores en COLVATEL. Esta persona se requiere al menos dos (2) días a la semana en COLVATEL, el resto del tiempo desarrollará sus funciones en las instalaciones del INTERESADO con el equipo de trabajo asignado planeando y organizando actividades dirigidas a cumplir los acuerdos de niveles de servicio establecidos.

5.4.2.7 PROFESIONAL EN DERECHO

PERFIL: Profesional con experiencia de dos (2) años en el área de Derecho laboral, en la atención y conceptualización de casos de índole laboral y disciplinaria. FUNCIONES: Atender los procesos disciplinarios y administrativos que se generen con ocasión del cumplimiento de las actividades laborales que un trabajador en misión esté ejecutando para COLVATEL. Realizar y entregar mensualmente un informe de gestión de los procesos disciplinarios realizados o en desarrollo y entrevistas de retiro. Verificar el proceso del cierre de los retiros de los trabajadores; asegurando que las comunicaciones de finalización de obra o labor estén debidamente firmadas por éstos y que estén debidamente documentadas las aceptaciones de renuncia de trabajadores en misión. Una vez solicitados los descargos por parte de COLVATEL, debe ejecutar el proceso correspondiente e informar a COLVATEL en un plazo máximo de tres (3) días hábiles desde el momento que se le realizó el requerimiento, los resultados del proceso. A nivel nacional, los trámites disciplinarios deberán ser atendidos por una persona especializada en temas laborales, directamente en cada ciudad donde COLVATEL tenga operación y se encuentren los trabajadores en misión, o de manera virtual atendida por el profesional que se encuentra ubicado en Bogotá, siempre y cuando se garantice el debido proceso.

16

Este profesional está asignado con dedicación completa a COLVATEL y sus actividades se desarrollan en las instalaciones de COLVATEL.

5.4.2.8 LOS DEMÁS QUE SEAN NECESARIOS PARA CUMPLIR CON EL OBJETO

DEL CONTRATO.

EL INTERESADO deberá apropiar los recursos que sean necesarios para garantizar la oportuna atención del contrato. EL INTERESADO deberá suministrar todos los elementos de trabajo requeridos para el personal que conforma la estructura solicitada (equipo de cómputo y celulares). Dada la cantidad de información a manejar así como las comunicaciones internas, los equipos de cómputo deben contar con Windows y Office como mínimo versión 2010 en adelante. Así mismo, los equipos celulares deben contar con planes de voz y datos para atender la operación, de manera que éste no sea un elemento para interrumpir la gestión o comunicación. Los equipos tecnológicos propiedad de la empresa temporal que sean asignados para la ejecución de actividades de cada una de las personas asignadas a COLVATEL, deberán ser soportados y mantenidos por el área de soporte técnico de la empresa OFERENTE. En caso de requerir cualquier recurso tecnológico interno de COLVATEL si la actividad o solicitud lo amerita el Área de informática de COLVATEL podrá solicitar al OFERENTE el cumplimiento de las políticas de seguridad internas y los requerimientos mínimos para el correcto funcionamiento (Licenciamiento de sistema operativo, aplicativos y actualizaciones vigentes) de los equipos tecnológicos asignados.

5.5 PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS EN LAS CIUDADES DONDE COLVATEL DESARROLLA SU OPERACIÓN

EL INTERESADO deberá estar en capacidad de atender todos los procesos administrativos de reclutamiento, selección, contratación, pago de nómina, procesos disciplinarios, procesos de formación, procesos de bienestar y procesos de seguridad y salud en el trabajo entre otros desde Bogotá.

Ciudad Participación Ciudad Participación

Bogotá 79,80% Funza 3,50%

Pereira 0,08% Tunja 0,40%

Villavicencio 6,70% Cali 1%

17

*Valores de referencia

El INTERESADO deberá contar con recursos y herramientas que le permitan proveer personal temporal enunciando las oficinas con que cuenta a nivel nacional y la cobertura por departamentos; así mismo deberá indicar en qué ciudades tiene presencia directa y en los casos de no tenerla, indicar los mecanismos de atención para la prestación del servicio. EL INTERESADO deberá estar en la capacidad de realizar en todas las regionales donde tiene personal al menos 2 actividades al mes, a través de su ARL, o representante de la regional o cualquier otro medio que pueda garantizar el cumplimiento de dichas actividades orientadas a la prevención y la seguridad de los trabajadores. Estas actividades pueden ser charlas, folletos, pausas saludables, capacitaciones formales, capacitaciones virtuales entregas de material audiovisual entre otras.

5.6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

a) EL INTERESADO deberá contar con sistemas de información de nómina para

consulta e información de los Trabajadores en Misión.

b) El sistema de información deberá permitir almacenar la hoja de vida de los colaboradores en misión con los datos generales de estudio, ubicación y experiencia, edad de los trabajadores y los estudios complementarlos con certificaciones. Para efectos de mantener información actualizada de los trabajadores en misión que permitan conocer la caracterización de la población las bases de datos deberán contener la siguiente información por trabajador:

Estado civil Tipo de vivienda (familiar, propia o arrendada) Localidad donde vive Dirección, teléfono Nivel de escolaridad

Fusagasugá 0,40% Pasto 0,10%

Girardot 2,20% Barranquilla 0,90%

Ibagué 0,40% Popayán 0,20%

Medellín 1% Cartagena 0,20%

Neiva 0,40% Santa Marta 0,20%

Cajicá 1,40% Montería 0,20%

Manizales 0,20%

1.600 Personas Aproximadamente

18

Número de hijos.

En todo caso EL INTERESADO deberá garantizar la ubicación del trabajador en misión.

c) El sistema de información deberá estar habilitado vía remota en el momento que el asesor de servicio realice en COLVATEL las visitas en los días acordados, para prestar un servicio adecuado a cada uno de los Trabajadores en Misión que tengan alguna inquietud con respecto al pago de su nómina. Los asesores de servicio deben contar con acceso al sistema en modo de consulta para poder responder de manera inmediata las inquietudes sobre el particular.

d) EL INTERESADO deberá contar con un centro de almacenamiento de datos que garantice la seguridad e integridad de la información asegurando la prestación del servicio ante una contingencia mayor. El centro de almacenamiento no puede estar dentro de las mismas instalaciones donde se almacena la información principal.

e) EL INTERESADO deberá contar con un sistema de información parametrizado que permita el control de cambios legales y alarmas de vencimientos de contratos. El asesor de servicio deberá realizar seguimiento y dar las señales de alerta al área de compensación y selección del INTERESADO y de COLVATEL sobre alarmas generadas.

f) EL INTERESADO deberá contar con un sistema de información consolidado que permita realizar seguimiento a todos los procesos de la Empresa de Servicios Temporales, tales como selección, contratación, nómina, retiro, entre otros.

g) El Centro de Almacenamiento de datos y el Sistema de Información del INTERESADO deberá contar con:

Sistemas de continuidad de negocio;

Centro de datos con sistemas de seguridad; Sistemas de control de acceso; Sistema contra incendios; Sistema ininterrumpido de potencia; Sistema de back up que respalde el sistema de información y la Información

asociada a este; Copias del sistema externas a la compañía;

19

Procedimientos para administración de usuarios, cambio de contraseñas, acceso al centro de datos, copias de respaldo restauración y contingencia;

Sistema de contingencia cuando se presentan fallas en el aplicativo.

5.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG – SST)

COLVATEL requiere que EL INTERESADO rinda un informe mensual de ausentismo y deberá informar al área SST cualquier notificación de embarazo en el momento que se presenten.

5.7.1 GESTIÓN DE RECURSOS PARA EL SG – SST:

5.7.1.1 RECURSOS FINANCIEROS PARA EL SG – SST: Para el apoyo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, EL INTERESADO deberá destinar recursos equivalentes al 25% del total de los aportes mensuales pagados al sistema de riesgos laborales por el personal que administra para COLVATEL. El equivalente a este valor será entregado por EL INTERESADO vía servicios los cuales puede generare mediante reinversión de aportes de ARL, negociación con terceros, negociación con corredores de seguros, o recursos propios entre otras estrategias. Con estos recursos EL INTERESADO apalancará, las actividades de formación de trabajo seguro, auditorías en terreno, inspecciones a equipos de seguridad y elementos de protección personal, asesoría legal, programa de seguridad basada en el comportamiento y demás actividades y programas que solicite COLVATEL para el desarrollo del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Como referencia para el año 2018 los aportes de ARL por administración de personal estuvieron en el orden de los $512 Millones y el promedio de reinversión estuvo en el orden de $128 Millones, los cuales se distribuyeron en dos empresas de servicios temporales, con un promedio de 1.600 empleados.

5.7.2 GESTIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS DEL PERSONAL EN MISIÓN.

EL INTERESADO deberá contar con la documentación que acredite la idoneidad de las entidades médicas a nivel nacional que realicen los exámenes del personal en misión. COLVATEL podrá rechazar las entidades médicas presentadas por EL INTERESADO en cualquier momento del contrato sin que esto afecte el desarrollo del mismo, cuando se identifique que no tienen la capacidad para atender las demandas de ingreso, las migraciones en campo, baja calidad en los conceptos de aptitud, deficiencias en la

20

logística en eventos de ingreso masivo, costos elevados por encima de los costos promedio del mercado y/o continuas inconsistencias en la gestión de la información. COLVATEL reconocerá los exámenes médicos bajo las siguientes condiciones:

1. Los costos de los exámenes básicos de ingreso son responsabilidad del directo empleador para este caso del interesado.

2. Los exámenes especializados (trabajo en alturas) los costos estarán a cargo de COLVATEL

3. COLVATEL reconocerá los exámenes médicos especializados del personal que ordene contratar y que el resultado sea NO APTO.

4. COLVATEL no reconocerá los exámenes médicos especializados del personal que ordene contratar, el resultado sea APTO, pero finalmente la persona desista del proceso y no sea contratado.

EL INTERESADO deberá poner a disposición de COLVATEL, a través del laboratorio clínico escogido para la realización de los exámenes médicos, un aplicativo web para consultar los conceptos de los exámenes médicos del personal que se encuentre en misión; los exámenes deberán cargarse máximo al día siguiente de ingresado el personal y preferiblemente deberán cargarse en línea.

5.7.3 GESTIÓN DE PERSONAL CON INCAPACIDADES, EMBARAZO, Y

OTRAS SITUACIONES DE DEBILIDAD MANIFIESTA Y/O ESTABILIDAD

OCUPACIONAL REFORZADA.

EL INTERESADO deberá garantizar en todo momento, el apoyo en los casos de medicina laboral que se presenten durante la ejecución del contrato, deberá llevar registros actualizados del personal que por motivos de calamidad médica se encuentre reubicado o incapacitado, deberá hacer seguimiento a las fechas del cumplimiento de las restricciones médicas y deberá gestionar junto con el trabajador las citas médicas que se requieran para emitir los conceptos de aptitud laboral o post incapacidad antes de su reincorporación laboral; deberán gestionarse en el momento adecuado para evitar la pérdida de días por programaciones de citas médicas futuras que no coincidan con la terminación de la restricción o la incapacidad. La gestión del INTERESADO deberá estar suficientemente sustentada y deberá demostrar el seguimiento para el cierre oportuno de cada caso así como también el

21

adecuado acompañamiento al trabajador desde el punto de vista de medicina laboral y desde el punto de vista legal. No se aceptan casos con preexistencias; si se identifica en el seguimiento puntual de cada caso que el trabajador tiene una condición que se originó antes de ser vinculado se devolverá al OFERENTE para que continúe su proceso medico allí sin cargo a COLVATEL. Para ello es importante que EL INTERESADO tenga un mecanismo legal para actuar en caso que el trabajador en misión omita información relevante de su estado de salud a la hora de tomarse el examen médico y con relación a ello presente una condición de debilidad manifiesta. Las reubicaciones laborales deberán ser tratadas por el área de medicina laboral dEL INTERESADO, y los conceptos de reubicación deberán ser remitidos máximo al día siguiente de que termine la incapacidad del trabajador; EL INTERESADO deberá hacer seguimiento de la vigencia de cada caso y actuar en consecuencia; en caso contrario COLVATEL devolverá el trabajador al OFERENTE, sin asumir ningún costo relacionado con éste empleado en misión. Los casos de debilidades manifiestas, derivadas por fallos de acciones de tutela y demandas laborales de trabadores ya retirados, y cuya orden judicial obliga al reintegro de los trabajadores, serán estudiados por COLVATEL y EL INTERESADO; Si el proceso de retiro es imputable al inadecuado manejo que ordenó COLVATEL se acatará el fallo, si el inadecuado proceso de retiro corresponde al manejo que le dio EL INTERESADO la responsabilidad de acatar el fallo será EL INTERESADO. COLVATEL podrá solicitar al INTERESADO la terminación del contrato de trabajo de un trabajador en debilidad manifiesta cuando comete faltas consideradas como justa causa de despido; para lo cual EL INTERESADO deberá realizar el debido proceso y solicitar previamente a la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo, el permiso para que autorice el despido con los debidos soportes documentales que justifiquen el mismo, de forma tal que se tenga la certeza que el despido no obedece a su condición de fuero de estabilidad laboral reforzada; COLVATEL acatará la decisión de la dirección territorial del Ministerio.

5.8 PROGRAMAS DE FORMACIÓN, ENTRENAMIENTO y BIENESTAR.

EL INTERESADO deberá estar en capacidad de apoyar las actividades que realiza COLVATEL en relación con los programas de formación, entrenamiento y bienestar, para ello deberá acatar las decisiones de COLVATEL en términos de programación de actividades que realice en pro de los colaboradores en misión.

22

COLVATEL definirá los asuntos particulares en los que desea trabajar, el tiempo que se requiere, el proveedor que escoja para el desarrollo de las actividades, fechas de realización de las actividades, etc., con base a los programas corporativos y los lineamientos de la compañía. Para efectos de apoyar los programas de formación, entrenamiento y bienestar EL INTERESADO deberá disponer como mínimo de una partida de SESENTA MIL PESOS ($60.000) por empleado en misión, por cada año calendario y proporcional por el resto del contrato, para el desarrollo de las actividades.

5.9 PAGO DE NÓMINA.

EL INTERESADO deberá manifestar expresamente en su información de precios que se compromete a pagar a los trabajadores en misión, el valor de la nómina de manera quincenal, los días 10 y 25 de cada mes; si estas fechas corresponden a días festivos o fines de semana, los pagos se deben realizar el día hábil inmediatamente anterior. Los pagos de nómina y volantes de pago deben elaborarse siguiendo las indicaciones de COLVATEL en lo que corresponde a forma de presentación y parametrización requerida, dentro del sistema de información que EL INTERESADO maneje. EL INTERESADO deberá presentar de manera mensual, en medio magnético la nómina consolidada con detalle por centro de costo y un registro único por persona especificando todos los conceptos que se desprenden de dicho registro, formulada de manera que se pueda evaluar la información allí consignada. EL INTERESADO deberá presentar la pre-nómina a COLVATEL, por lo menos con tres días calendario de antelación al pago, con el fin de que COLVATEL pueda validarla de manera aleatoria, sin perjuicio de que la responsabilidad de liquidación y pago seguirá siendo del INTERESADO, esta información deberá presentarse formulada de manera que se pueda evaluar la información allí consignada.

5.10 ANS (ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO)

COLVATEL en el marco de la ejecución del contrato establece con el (los) Contratista (s) Empresas De Servicios Temporales, acuerdos de niveles de servicio para el adecuado cumplimiento de los siguientes procesos: Cubrimiento Oportuno de Vacantes Pago Oportuno y adecuado de Nómina Pago Oportuno de Seguridad social

23

Pago Oportuno de Liquidación de prestaciones sociales.

6. FORMA DE PRESENTACIÓN DEL ESTUDIO DE MERCADO

El interesado deberá entregar los siguientes documentos:

1) Tarifa de AIU por el servicio a prestar. 2) Estados Financieros dictaminados a 31 de diciembre de 2017 por Revisor Fiscal. 3) Cámara de Comercio vigente.

La presentación de la propuesta deberá realizarse el viernes 11 de enero de 2019, vía correo electrónico a mfonseca@colvatel.com y mguzman@colvatel.com o física, a nombre de la Dirección de Capital Humano/COLVATEL. Diagonal 23K No 96F-62. Interior 2, Bogotá.

Los precios pueden presentarse simulando una administración promedio de 1.600 personas.

o Simulando la ejecución de un posible contrato a un año. o Simulando la ejecución de un posible contrato a dos años.

COLVATEL solicita no presentar cotizaciones alternativas con respecto a la parte, jurídica, técnica, económica o financiera diferentes a las establecidas en los presentes Términos de Referencia. Favor tener en cuenta que la administración de 1,600 trabajadores en misión se hará como mínimo entre dos empresas de servicios temporales. Garantías: el interesado debe tener en cuenta en su información de precios las siguientes garantías.

Cumplimiento: Por un valor asegurado del 20% del precio estimado, vigente desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo.

Calidad del Servicio: Por un valor asegurado del 20% del valor estimado del contrato, vigente desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo.

Salarios prestaciones sociales e indemnizaciones laborales:

24

Por un valor asegurado del 15% del precio estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución del mismo y tres años más.

Es de total responsabilidad para cualquier Empresa de Servicios Temporales en adelante EST, dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el pago de las obligaciones laborales y afiliación al Sistema Integral de Seguridad social y salud (ARL, FONDOS DE PENSIONES, EPS, APORTES PARAFISCALES ENTRE OTROS). El valor del AIU solo se reconocerá, para los devengos, es decir salarios, prestaciones sociales, horas extras, bonos no salariales, variables, auxilios de transporte, auxilios de movilización entre otros. Los exámenes médicos, posibles gastos de viaje en la medida que se llegasen a presentar, hoy no es el caso, se reconocerán al costo, así como los demás costos, gastos y egresos que sean necesarios para que se cubran los aspectos planteados en cada uno de los diferentes numerales técnicos planteados por COLVATEL. Para la presentación de los precios, es importante tener en cuenta que COLVATEL no otorga anticipos y el reconocimiento de los pagos para efectos de nómina se reconocerá a los 10 días calendario una vez se pague la nómina los 10 y 25 de cada mes y se radique la factura con sus debidos soportes. Para el reconocimiento del costo de exámenes médicos COLVATEL sólo reconocerá los exámenes especializados al costo que el proveedor facture a la EST, una vez sea conciliado cada mes y la factura se pagará 15 días calendario. 7. INFORMACIÓN GENERAL:

1. No se presentaron descuentos por incumplimiento de ANS durante el año 2018. 2. El índice de accidentalidad de COLVATEL en promedio se encuentra en el 4.69%

en comparación con la meta fijada que es de 5,70% lo que quiere decir que por cada 1.000 trabajadores se espera dado la naturaleza de la operación que se accidenten 57 personas, siendo este porcentaje muy bajo para el nivel de exposición y riesgo que genera la operación.

3. Personal con estabilidad laboral reforzada a la fecha sesenta (60) casos. COLVATEL reitera su agradecimiento e interés por participar en este estudio de referencia de mercado.